Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Pt. Pln (Persero) Wilayah Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard Manajemen Perkantoran, Edisi kelima, penerbit Erlangga, Jakarta, 2002

Gaffin, Manajemen Jilid 2 Edisi 7, Penerbit BPFE Yogyakarta, 2001

Purwanto,Djoko, Komunikasi Bisnis, Cetakan Pertama, penerbit Erlangga, Jakarta, 2010

Buku Pedoman & Informasi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Rachmadhi, Public Relation dalam Teori dan Praktek, Cetakan kedua, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2001

Mudrajat, Moedrajat, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Penerbit Erlangga, Edisi revisi, Bandung, 2002.

Moekijat, Drs, Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar, Maju, Bandung, 2001.

Maryono, Joko, Jurnal Organisasi & Manajemen, Vol 1, No.1. September 2005, 1-59, Penerbit Pusat Keilmuan. LPPM

Sedarmayani, M.Pd, Dr. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 2001.

Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, Jakarta. Surbakti, Afrida, 2006.

Surbakti, Afrida, 2006. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Kantor Dinas dan UKM pemerintahan Provinsi Sumatera Utara, Tugas Akhir Prodi D III FE USU, Medan

Susanti, Nanis, Jurnal Manajemen Teori & Terapan, Tahun ke 2, No.1, April 2009, Penerbit Departemen Manajemen Fakultas Ekonom Universitas Airlangga

http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010 http://ayuuuri.blogspot.com/08/11/2010 http://blogspot.xtraboss.com/8/11/2010

27 BAB III

PEMBAHASAN

A.Pengertian Manajemen Perkatoran

1. Arti Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai dalam organisasi.

Manajemen dan kantor dalam pelaksanaannya tidak dapat dipisahkan, oleh karena itu untuk memperjelas pengertian manajemen perkantoran,dibawah ini dikutip beberapa pendapat pakar antara lain :

a. Menurut Leffingwell (http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010) menyatakan bahwa “Manajemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan”.

b. Menurut Moekijat (2001:16) menyatakan bahwa “Manajemen Perkantoran adalah fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor,

agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas”.

Berdasarkan kutipan diatas terdapat persamaan-persamaan dasar terutama dari fungsi manajamen.

Adapun fungsi manajemen yang dijalankan yaitu : 1. Perencanaan

Menurut Sedarmayanti (2001:8) Perencanaan adalah suatu pemilihan yang berhubungan dengan kenyataan-kenyataan, membuat dan mempergunakan asumsi-asumsi yang berhubngan dengan waktu yang akan datang dalam menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dengan penuh keyakinan untuk tercapainya hasil yang dikehendaki.

2. Pengorganisasian

Menurut Sedarmayanti (2001:9) Pengorganisasian ialah mencantumkan, mengelompokkan dan mengatur berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk mencapai tujuan. Penguasaan orang-orang dalam kegiatan ini dengan menetapkan faktor-faktor lingkungan fisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap individu yang dihasilkan untuk melaksanakan tugas tersebut.

3. Penggerakan

Menurut Sedarmayanti (2001:9)Penggerakan adalah usaha semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman pada perencanaan dan usaha pengorganisasian.

29

4. Pengawasan

Menurut Sedarmayanti (2001:10) proses penentuan apa yang harus diselesaikan yaitu pelaksanaan penilaian pelaksanaan, bila perlu melakukan tindakan korektif agar pelaksanaannya tetap sesuai dengan standar. Kesemua fungsi ini bertujuan untuk pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini tentunya akan memberikan kepuasan bak kepada pimpinan maupun kepada pegawai karena memberikan pengaruh yang baik untuk semua pihak yang bersangkutan.

Pelaksanaan manajemen perkantoran pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara menerapkan fungsi-fungsi manajemen , yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan sehingga tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran dari PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dapat tercapai.

2. Arti Kantor

Menurut Williams (2001:26) menjelaskan, pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan secara berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak didalam organisasi tersebut. Di samping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.

Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat memipmpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar kegiatan dalam bekerja sama agar tujuan dapat terarah dan jelas. Selain itu gerak dan dinamika suatu organisasi tidak dapat lepas hubungannya dengan kegiatan organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebtuhan akan tersedianya informasi.

Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya. Pada dasarnya, rangkaian kegiatan didalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintahan maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditemukan, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar.

Berdasarkan fakta menurut Mariono (Jurnal organisasi dan Manajemen 2005) informasi sangat diperlukan oleh pimpinan dalam rangka pimpinan mengatur dan mengendalikannya usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka akan sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan meyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan ditindak lanjuti.

31

Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuanya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam satu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, menurut Sedarmayanti (2001 :11) kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.

Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor adalah: a. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.

b. Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumplkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi. Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi, perlu dicatat, diolah dan disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang. Berkutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang-orang pimpinan dapat menunjuk atau

mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk membantunya. Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja.

3. Fungsi Kantor

Menurut Denyer (http://ayuuuri.blogspot.com/08/11/2010), fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah :

a. Untuk menerima keterangan (misalnya, surat-surat, harga, kutipan, sebagainya)

b. Untuk mencatat keterangan (misalnya, persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaiaan)

c. Untuk menyusun keterangan (misalnya, dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)

d. Untuk memberi keterangan (misalnya, faktur-faktir penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya)

e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya, pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya)

33

4. Fungsi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor menurut Susanti (Jurnal Manajemen dan terapan 2009) berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan, mencatat keterangan. Kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna.

Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.

Apabila diteliti lebih lanjut hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut :

a. Mengumpulkan/ menghitung/keterangan

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.

b. Mencatat keterangan

Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.

c. Mengolah keterangan

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d. Menggandakan keterangan

Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim keterangan

Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak ke pihak lain.

f. Meyimpan keterangan

Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih mudah diatur sistematis dan aman.

5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :

a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan.

Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit lingkup usahanya.

35

b. Sifat atau jenis usaha suatu kantor.

Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor tersebut, maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis menulis da catat mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan, (stensil, foto copy dan lain-lain), kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan telepon dan sebagainya

Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketatausahaan di tambah dengan kegiatan lainnya seperti: penentuan sistem dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan sebagainya.

Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaanya pekerjaan kantor, dapat berupa:

1. Pekerjaan tulis menulis kantor dapat berupa menjawab surat. 2. Ketatausahaan

3. Katatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih kompleks

Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok.

B. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknyan dihindari. Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti (2001 : 5) antara lain adalah:

1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

2. Untuk member catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.

3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya. 4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu

member pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.

5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.

C. Tata Ruang Kantor pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara Dalam melaksanakan tata ruang kantor, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran. Menurut Terry

37

(http://blog.xtraboss.com/8/11/2010 menyatakan bahwa “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

1. Tata ruang kantor di bagi atas empat macam yaitu : a. Tata ruang kantor berkamar

Tata ruang kantor berkamar adalah ruang untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

b. Tata ruang kantor terbuka

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisah-pisah oleh batas

c. Tata ruang kantor berhias atau bertaman

Tata ruang kantor berhias atau bertaman adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasai oleh taman, dekorasi dan lain-lain.

d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar, terbuka, dan berhias.

Penyusunan tata ruang yang baik dapat memberi pengaruh dalam menentukan kelancaran segala aktifitas dalam suatu kantor serta dapat membangkitkan semangat kerja karyawan.

2. Tujuan tata ruang kantor antara lain :

a. Mencegah penghambatan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat disingkat.

b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau suara bising lainnya.

3. Pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Penataan ruang PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara: a. Tata ruang berkamar

Tata ruang berkamar ini digunakan untuk setiap kepala bagian b. Tata ruang terbuka

Tata ruang terbuka ini digunakan untuk pegawai administrasi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

4. Peralatan kantor yang digunakan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara seperti

a. Komputer b. ATK

c. Facsimile

d. Filing Kabinet

39

5. Perabot kantor yang digunakan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yaitu

a. Meja

b. Kursi

c. Lemari

d. Sofa meja bundar

e. Kursi rapat

f. Dan TV

Peralatan kantor dan perabot kantor adalah pendukung dari PT PLN. Karena semua itu termasuk kedalam investaris kantor atau perusahaan. Disamping hal-hal tersebut diatas, maka dalam rangka penataan ruangan kantor ada beberapa faktor lain yang sangat mempengaruhi kegiatan-kegiatan pekerjaan kantor

tersebut.

6. Faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan kantor yakni :

a. Faktor penerangan / cahaya

Cahaya merupakan salah satu faktor yang mempunyai pengaruh terhadap kesempurnaan tata ruang kantor agar tercipta kondisi kantor agar tercipta kondisi kerja yang baik.

Pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara penerangan Sudah sangat baik seperti kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini berhubungan satu sama lain.

b. Faktor warna

Warna tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi di dalam pekerjaan kantor itu tersebut.

Pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara menggunakan warna putih berlapis dengan warna coklat muda yang membuat ruangan semakin sejuk dan nyaman.

c. Faktor suara

Banyak sumber suara terdapat dalam kantor seperti percakapan, geseran kursi-kursi pada lantai, dan mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara. Pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara terlihat sangat tenang tanpa gangguan suara yang dapat memecah konsentrasi para pegawai.

D. Sistem Komunikasi pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara Komunikasi menurut Griffin (2002:28) merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor. Komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari pihak satu ke pihak lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian. Dalam suatu organisasi komunikasi dapat berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk kominukasi formal atau informal.

41

1. Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi.

Komunikasi internal dapat dibedakan dalam 2 macam. a. Komunikasi vertikal

Proses penyampaian sesuatu warta dari pihak pemimpin para pegawai (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pemimpin (vertikal ke atas)

b. Komunikasi horizontal

Hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenang organisasi yang kurang lebih satu derajat.

2. Komunikasi Eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk dan keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi, biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat (stakeholders ekternal) yang berhubungan dengan perusahaan .

Pelaksanaan komunikasi internal pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara ini bersifat formal dan informal hal ini dapat terlihat dari komunikasi vertikal yang meliputi hubungan yang bersifat dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Komunikasi dari atas kebawah berupa perintah dan petunjuk sedangkan komunikasi dari bawah keatas dapat berupa keluhan laporan, pendapat atau saran baik dalam lisan maupun tulisan. Komunikasi horizontal biasa dalam kedudukan yang setingkat atau sama.

Pelaksanaan komunikasi yang bersifat eksternal pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:

a. Masyarakat b. Pelanggan c. Kreditur d. Pemasok

43 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir penulis yaitu “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara” sebagai berikut :

1. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari perusahaan karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami menejemen perkantoran, yakni ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kegiatan-kegiatan.

2. Jenis tata ruang kantor yang digunakan di ruangan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara merupakan jenis tata ruang kantor berkamar, dan terbuka. Sehingga bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis tata ruang tersebut.

3. Alat-alat komunikasi yang digunakan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara antara lain : Telepon, Mesin Fax dan Mail

B. Saran

Adapun saran yang akan diberikan kepada kantor PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yaitu :

1. Pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara Utara harus selalu menjaga keseimbangan dalam berkomunikasi antar sesama pegawai sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik, dan haruslah mampu memahami arti manajemen dalam pekerjaan kantor.

2. Pada ruangan-ruangan bagian harus mendapat perubahan karena ruangan yang terlalu lebar tetapi tidak di manfaatkan sepenuhnya sehingga banyak bagian ruangan yang tidak dipergunakan.

3. Sebaiknya PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara menambah fasilitas serta peralatan dan perlengkapan kantor untuk memperlancar pekerjaan.

6 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

Sebelum Kemerdekaan Sampai 1965

Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia tahun 1893 di daerah Batavia (Jakarta sekarang ), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan. Sentralnya dibangun di tanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang sekarang di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM / OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NV ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937)

Masa penjajahan Jepang, Jepang hanya mengambil alih pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi pemerintahan tentara Jepang waktu itu.

Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih perusahaan listrik bekas milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan kepada Pemerintah RI dalam hal ini

Departemen Pekerjaan Umum. Untuk mengenang peristiwa ambil alih itu, maka Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara (Sumatera Timur dan Tapanuli) yang mula-mula dikepalai R. Sukarno (merangkap kepala di Aceh), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan dirubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi .

Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9 /PRT/64 dan Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Eksploitasi. Sumatera Utara tetap menjai Eksploitasi II.

Dari Perum menjadi Persero

Dengan keluarnya peraturan pemerintah No. 23 / 1994 tanggal 16 Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagi persero. Adapun yang melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi kebutuhan listrik yang terus meningkat dewasa ini.

Dimana pada abad 21 nanti PLN tidak dapat harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center.

8

Pemisahan Wilayah, Pembangkitan dan Penyaluran

Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang begitu pesat, hal ini ditandai dengan semakin bertambahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas kelistrikan, kemampuan pasokan listrik dan indikasi-indikasi pertumbuhan lainnya. Untuk mengantisipasi pertumbuhan dan perkembangan kelistrikan Sumatera Utara dimasa – masa mendatang serta sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan jasa kelistrikan, maka berdasarkan Surat Keputusan Nomor 078.K/023/DIR/1996 tanggal 8 Agustus 1996 dibentuk organisasi baru bidang jasa pelayanan kelistrikan yaitu PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara.

Dengan pembentukan Organisasi baru PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara yang terpisah dari PT PLN (Persero) Wilayah II, maka fungsi – fungsi pembangkitan dan penyaluran yang sebelumnya dikelola PT PLN (Persero) Wilayah II berpisah tanggung jawab pengelolaanya ke PLN Pembangkitan dan Penyaluran Sumbagut. Sementara itu, PT PLN (Persero) Wilayah II berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik.

Pada Tahun 2003 PT PLN (Persero) Wilayah II Berubah Menjadi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

PT.PLN (PERSERO) WILAYAH bergerak dalam bidang jasa pelayanan arus listrik. Adapun beberapa proses dan masing-masing tugas pada PT PLN lainnya

C. Struktur Organisasi

Adapun Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini:

10

Sumber Penulis : Buku Pedoman dan Informasi PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara 2013

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero)

D. Uraian Fungsi dan Tugas Pokok

Adapun uraian fungsi dan tugas pokok pada organisasi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah :

1. GENERAL MANAGER

Bertanggung jawab untuk memastikan terlaksananya strategi dan pengelolaan unit sesuai dengan misi dengan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia secara efisien, efektif dan sinergis, menjamin pengelolaan distribusi, niaga dan pelayanan pelanggan, melaksanakan operational performance improvement, menuingkatkan mutu serta terlaksananya Good Corporate Governance (GCG) sesuai dengan target kinerja, dengan tugas poko sebagai berikut:

a. Mengusulkan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja Anggaran;

b. Menetapkan kebijakan strategis terkait pengelolaan unit;

c. Memastikan terlaksananya Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan sesuai dengan penetapan Direksi;

d. Memastikan terlaksananya operational performance improvement dalam pengelolaan distribusi tenga listrik untuk meningkatkan mutu dan keandalan pelayanan;

e. Memastikan terlaksananya pengelolaan niaga dan penjualan listrik untuk meningkatkan kinerja perusahaan;

12

f. Memastikan terlaksananya pengelolaan pelayanan pelanggan memenuhi kebutuhan pelanggan;

g. Memastikan terlaksananya pengelolaaan sember daya secara efisien, efektif dan sinergis untuk menjamin pengelolaan usaha secara optimal dan memenuhi kaidah Good Corporate Governance;

h. Memastikan pengembangan kompetensi organisasi dan kompetensi sumber daya manusia;

i. Menetapkan Laporan manajemen.

2. Bidang Perencanaan

Bertanggung jawab ntuk memastikan tersedianya perencanaan bidang distribusi ketenagalistrikan yang komprehensif termasuk Rencana Umum Pengembangan Tenaga Listrik, Rencana Jangka Panjang, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, mengelola manajemen kinerja, manajemen mutu, serta sistem teknologi informasi, dengan tugas pokok sebagai berikut

a. Menyusun Rencana Umum Pengembangan Tenaga Listrik (RUPTL), Rencana Jangka Panjang (RJP), dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan(RKAP);

b. Memastikan tersusunnya rencana pengembangan sistem ketenagalistrikan;

c. Memastikan tersusunnya sistem manajemen mutu dan kinerja unit-unit kerja;

d. Memastikan terlaksananya fungsi manajemen risiko termasuk analisa dan evaluasi unit;

e. Memastikan tersusunnya rencana pengembangan dan pengendalian sistem sistem teknologi informasi termasuk aplikasinya serta menyiapkan SOP pengelolaannya;

f. Memastikan tersusunnya rencana pengadaan dan pelaksanaan pengadaan IPP sesuai kewenangan unit;

g. Memastikan tersusunnya laporan manajemen.

3. Bidang Distribusi

Bertanggung jawab untuk memastikan pengelolaan operasi dan pemeliharaan jaringan dan menjamin terlaksananya kegiatan operational performance improvement pengelolaan jaringan distribusi, pengedalian dan pengawasan terhadapa pembangunan, pengembangan, operasi, pengaturan dan pemeliharaan jaringan ditribusi, dan pengelolaan lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan, serta penyediaan material agar pasokan tenaga listrik keapada pelanggan lebih andal dengan mutu dan efisien sesuai dengan target kinerja perusahaan, demgam tugas pokok sebagai berikut :

14

a. Menetapkan rencana pengembangan sistem jaringan ditribusi dan pembinaan penerapannya untuk memenuhi perkembangan kebutuhan tenaga listrik masyarakat;

b. Menetapkan stategi pengoperasian dan pemeliharaan serta prosedur dan kebijakan terkait operational performance improvement pengelolaan jaringan ditribusi termasuk pengembangan sarana, komunikasi dan otomatis operasi jaringan ditribusi;

c. Mengelola disain standard konstruksi k\jaringan distribusi dan peralatan kerjanya, menetapkan metode kegiatan konstruksi serta pembinaan penerapannya untuk mendapatkan sistem pasokan tenaga listrik yang aman dan efisien;

d. Mengendalikan susut energi listrik dan gangguan pada saran pendistribusian tenaga listrik serta penyusunan rencana perbaikan untuk dijadikan dasra pertimbangan dalam menetapkan strategi dan langkah-langkah kedepan;

e. Memastikan terlaksananya manajemen aset distribusi termasuk pengendalian persediaan;

f. Melaksanakan fungsi koordinasi pelayanan IPP;

g. Menetapkan regulasi untuk penyempurnaan data induk jaringan dan menjamin kemuktahiran dan kelengkapan data;

4. Bidang Niaga dan Pelayanan Pelanggan

Bertanggung jawab memastikan pemasaran dan pelyanan pelanggan dalam jual beli tenaga listrik dengan mengelola Proses Bisnis dan Tata Usaha Langganan, merencanakan strategi pemasaran, peningkatan penjualan, penurunan tunggakan, penurunan susut non teknis dan peningkatan kepuasan pelanggan sesuai target revenue assurance, dengan tugas poko sebagai berikut :

a. Menentukan strategi pemasran tahunan;

b. Menetukan strategi pengembangan pelayanan pelanggan;

c. Mengelola kontrak-kontrak niaga dan transaksi tenaga listrik untuk pelanggan maupun listrik swasta;

d. Merekomendasi target kWh jual;

e. Memastikan pelaksanaan pembinaan dan menerapkan standar pelayanan pelanggan;

f. Menentuka strategi pengelolaan pencatatan meter;

g. Menetapkan mekanisme interaksi anatar unit pelaksana dan sub unit pelaksana dalam pelayanan pelanggan;

h. Menetapkan strategi penurunan susut non teknis;

16

j. Melaukukan koordinasi dengan revenue assurance Kantor Pusat mengenai kebijakan yang diperlukan untuk menjalakan proses revenue assurance dan memastikan pelaksanaannya di unit induk

5. Bidang Keungan

Bertanggung jawab menjamin terlaksananya pengelolaan manajemen keuangan yang mencakup perncanaan, penyediaan dan pengendalian anggaran investasi dan operasi, aliran kas pendapatan, aliran kas pembiayaan dan terselenggaranya laporan keuangan sesuai dengan kaidah perusahaan dan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum sehingga mampu mencapai efektivitas pengelolaan keuangan dalam memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja perusahaan, dengan tugas pokok sebagai berikut :

a. Mengendalikan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran Bidang Keuangan;

b. Menjamin terlaksananya penyediaan dan pengendalian anggaran investasi dan operasi untuk pelaksanaan kegiatan perusahaan;

c. Menjamin terlaksananya pengendalian aliran kas pendapatan dank as pembiayaan untuk pengamanan pendapatan (revenue protecton);

d. Menjamin terselenggaranya penyususnan lapiran keuangan unit induk

6. Bidang Sumber Daya Manusia dan Umum

Bertanggung jawab menjamin terlaksananya pengembangan sumber daya manusia dan organisasi, pengelolaan kegiatan komunikasi masyarakat hukum, serta pengelolaan administrasi dan kesekretariatan termasuk pengeloalaan keamanan, aset, sarana dan prasarana kantor serta pembinaan keselamatan dan kesejahteraan kerja, dengan tugas pokok sebagai berikut :

a. Mengendalikan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran Bidang Sumber Daya Manusia dan Umum;

b. Melaksanakan pengembangan dan evaluasi organisasi sesuai dengan perkembangan kebijakan korporat;

c. Memastikan efektivitas dan efisiensi pemanfaatan, pembinaan dan pengembangan kebijakan capabilities, dan leadership sumber daya manusia;

d. Mengelola administrasi kepegawaian dan kesejahteraan pegawai serta kinerja sumber daya manusia;

e. Mengelola bidang hubungan industrial;

f. Mengelola sistem komunikasi internal dan eksternal serta program Corporate Social Responsibility untuk mebangan citra baika dan memperkuat posisi perusahaan;

18

g. Menjamin kelancaran penyelesaian kasu hukem perusahaan dan memberikan advokasi hukumdalam bisnis energi listrik dan ketenagakerjaan;

h. Pengelolaan sistem keamanan lingkungan, fasilitas aktiva perusahaan, keselamatan dan kesehatan kerja, serta pelaksanaan administrasi;

i. Mengoptimalkan pengelolaan, pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia melalui coaching, mentoring, dan assignment serta knowledge management.

E. Kinerja Usaha Terkini

Kinerja PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah :

1. Pencapaian Jumlah Pelanggan 2012

PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Tabel 2. 1

Pencapaian Jumlah Pelanggan 2012

No Cabang Dec-11 Desember

Target Realisasi 1 Medan 530,370 550,195 549,320 2 Binjai 484,429 501,549 507,267 3 Lubuk Pakam 406,119 420,304 428,110 4 P. Siantar 497,521 508,898 518,157

5 Rantau Parapat 289,799 299,921 305,516 6 P. Sidempuan 213,263 223,212 227,519 7 Sibolga 198,066 203,984 204,711 8 Nias 58,930 63,988 67,680 Total 2,678,497 2,772,051 2,808,280 11,417

20

2. Pencapaian kWh 2012

PT PLN (Persero)

Wilayah Sumatera Utara 1,047,803,153

Tabel 2. 2

Pencapaian kWh 2012

No Cabang DES

Target Realisasi 1

Medan

3,427,336,000 3,354,491,635

2

Binjai

1,150,069,000 1,047,803,153

3

Lubuk Pakam

1,167,557,000 1,186,846,792

4

P. Siantar

1,040,287,000 1,005,159,690

5

Rantau Parapat

570,700,000 583,958,347

6

P. Sidempuan

286,349,000 267,142,688

7

Sibolga

285,198,000 278,435,377

8

Nias

100,050,000 85,482,703

Total

8,027,546,000

7,809,320,385

3. Pencapaian COP 2012

PT PLN (Persero)

Wilayah Sumatera Utara

Tabel 2. 3

Pencapaian COP

2012

No Cabang

Desember Targ et Realisa si 1 Medan 2.70 2.67 2 Binjai 4.67 5.70

3 Lubuk Pakam

4.17

5.06

4 P. Siantar

4.17

6.07

5 Rantau Parapat 4.34 4.90 6 P. Sidempu an 4.75 6.36 7 Sibolga 3.03 3.31 8 Nias 31.9 8 55.00 Total 4.15 4.59 Sumber : Penulis (2013)

22

4. Pencapaian LBP 2012 dan Pencapaian LPB 2012 Kumulatif

PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Table 2. 4

Pencapaian LPB 2012

No Cabang Desember

Target Realisasi 1 Medan 19,631 31,024 2 Binjai 17,029 26,076 3 Lubuk Pakam 14,041 19,976 4 P. Siantar 11,243 26,069 5 Rantau Parapat 10,099 24,658 6 P. Sidempuan 9,855 9,862 7 Sibolga 5,874 9,270 8 Nias 5,026 7,206 Total 92,798 154,141

Tabel 2. 5

Pencapaian LPB 2012 Kumulatif

No Cabang Desember

Target Realisasi 1 Medan 19,631 51,422 2 Binjai 17,029 37,887 3 Lubuk Pakam 14,041 34,835 4 P. Siantar 11,243 45,274 5 Rantau Parapat 10,099 33,204 6 P. Sidempuan 9,855 11,892 7 Sibolga 5,874 11,307 8 Nias 5,026 8,780 Total 92,798 234,602

24

5. Jumlah Komplain Pelanggan 2012

Tabel 2. 6

NO Cabang Jumlah Kumulatif

1 Medan 11.963 143. 584

2 Binjai 382 8.707

3 Lubuk Pakam 2.986 34.270

s4 P. Siantar 262 3.512

5 Rantau Parapat 154 1.788

6 P. Sidempuan 126 1.190

7 Sibolga 124 875

8 Nias 22 240

Total 16.019

F. Rencana Kegiatan

Saat ini PT.PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara mau meningkatkan sasaran di segala bidang, sasaran yang ditujuh antara lain:

1. Pemasaran

a. Penjualan tenaga listrik b. Penambahan pelanggan c. Penambahan daya tersambung d. Peningkatan pelayanan

e. Peningkatan efisiensi

f. Pengembangan listrik pedesaan

2. Produksi

a. Produksi tenaga listrik b. Pemakaian bahan bakar

3. Teknologi

a. Penelitian dan pengembangan

b. Pengembangan dan impelementasi sistem informasi

4. Sumber daya manusia

a. Peningkatan pendayagunaan tenaga kerja

26

5. Keuangan dan akuntansi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan dalam melaksanakan berbagai aktifitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor -faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan

Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya. Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah lebih maju.

Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara propofesional. Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik. Mengurangi hambatan-hambatan dan mungkin suatu perusahaan mencapai tujuan yang telah

2

ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen perkantoran adalah proses penyelenggaraan yang dapat melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan dari suatu perusahaan sejalan dengan meningkatnya kebutuhan setiap pimpinan kan data-data yang lengkap dan cepat dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan, maka penerapan manajemen perkantoran setiap waktu juga akan banyak memberika bantuan – bantuan terhadap manajemen perkantoran merupakan urat nadi dari segala kegiatan dari organisasi dan memiliki peranan yang cukup besar dalam mendukung maju mundurnya suatu perusahaan.

Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak. Luas sempitnya pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahakan koordinasi terhadap kegiatan – kegiatan pokok. Pekerjaan kantor itu mempunyai peranan kehidupan dan perkembangan organisasi. Sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. Dalam menyelenggarakan kegiatan, perlu adanya pencatatan yang cermat, pengelolaan arsip secara tertib, guna penilaian atau penyusunan program perkembangan lebih lanjut.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul untuk Tugas Akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

B. Perumusan Masalah

Mengingat bahwa peranan Manajemen Perkantoran adalah suatu peranaan yang luas alam mencapai tujuan perusahaan agar dapat megalamai perkembangan kearah yang lebih maju, maka “ Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan menajemen perkantoran pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

D. Manfaat Penelitian

1. Memperdalam pengetahuan mengenai peranan manajemen perkantoran bagi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

2. Melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir penulis dalam mengembangkan teori-teori yang ada.

4

3. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami perkembangan.

4. Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti – peneliti lain dan semua pihak yang membutuhkan

E. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada table 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara Jl. Yos Sudarso No. 284 Medan.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

I II III

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3. Penulisan Laporan

Keterangan :

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir,dimulai dari pencarian buku-buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan survei pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir

F. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Jenis Usaha/Kegiatan, Struktur Organisasi, Uraian Fungsi dan Tugas Pokok, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen perkantoran.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

Abstrak

Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan dalam melaksanakan berbagai aktifitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor -faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan

(PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

DIAJUKAN OLEH :

CITRA DIORI

102103025

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : CITRA DIORI

NIM : 102103025

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN

PERKANTORAN PADA PT PLN (PERSERO)

WILAYAH SUMATERA UTARA

Tanggal : April 2013 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal : April 2013 Dekan

(Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M. Ec, Ac) NIP. 19560407198002 1 001

NAMA : CITRA DIORI

NIM : 102103025

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN

PERKANTORAN PADA PT PLN (PERSERO)

WILAYAH SUMATERA UTARA

Medan, April 2013

Menyetujui

Dosen Pembimbing

(Dra. Lisa Marlina, M.Si) NIP 19570314 198503 2 001

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan pertolonganNya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “ Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada PT PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti ujian akhir semester pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc.(CTM), Sp.A.(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M. Ec, Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Lisa Marlina, M,Si sebagai Dosen Pembimbing penulis

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Akhir dengan baik.

7. Bapak Ir. Rutman Silaen, kepala P2TL PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yang telah menerima penulis mengadakan riset.

8. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis, Ayahanda Arifin Silaen, B.Sc dan Ibunda tercinta Christina, B.Sc yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moral dan materil serta limpahan kasih sayang dan doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

9. My Beloved Brother and Sister Sere Yordan, SH dan Anbar Cindy Horasi serta keluarga besar yang telah memberikan semangat dan perhatian kepada Penulis agar dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan baik.

10.Spesial untuk Kakanda Irfan Nantu Simamora, Amd yang selalu bersedia memberikan bantuan dan motivasi yang besar kepada Penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

11.Untuk Christina Natalya Purba, Kak Haerani Ester Siahaan, Abang Rizal Parsaoran Panggabean, Abang Hengki Matondang, Abang Frengki Sihite, Abang Roy Sianturi, Junaedy Siburian, Abang Juna Febrianto Siregar, Abang Laungan Simamora, Abang Dico Naibaho,

iii

Abang Agus Hasugian, Eduard Siregar, Dapot Siregar, Abang Hendra Pakpahan, Abang Frengky Hutahuruk, Kak Devi Silaen, Kak Melpa Silaban, Abang Esron Hutagalung dan Adik Wanti Meliana Simamora. 12.Seluruh teman-teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan

stambuk 2010 yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas dukungannya dan semangatnya. Semoga cita-cita kita terwujud secepatnya.

13.Teman-teman kost penulis 712U Dameriana Manalu, Kak Fitriyani Banjarnahor, Kak Lely Gultom, Kak Mery Manalu, Kak Devi Pangaribuan, Kak Nita Marbun, Susi Sinaga, Yenny Sinaga, Febry Sipayung, Desy Sipayung, Loly Purba dan Barita Simangunsong. 14.Teman-teman magang kelompok 3 Yudi, Rose, Dinda dan Fanny yang

telah bersama-sama berjuang.

Medan, April 2013

Penulis

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah………... 1

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan Penelitian... 3

D. Manfaat Penelitian... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan... 5

BAB II PROFIL INSTANSI………... 6

ASejarah Perusahaan ......……6

B. Jenis Usaha/Kegiatan... ………9

C. Struktur Organisasi...9

D. Uraian Fungsi dan Tugas Pokok... 11

E. Kinerja Usaha Terkini...19

v

BAB III PEMBAHASAN……….. 27

A. Pengertian Manajemen Perkantoran………...27

1. Arti Manajemen Perkantoran………... 27

2. Arti Kantor ...29

3. Fungsi Kantor ...32

4. Fungsi Pekerjaan Kantor. ...34

5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor ...34

B. Tujuan Manajemen Perkantoran ... 36

C. Tata Ruang Kantor pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara………... 36

D. Sistem Komunikasi pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara………... 40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN………43

A. Kesimpulan...43

B. Saran ...44

No Judul Halaman

Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 4

Tabel 2. 1 Pencapaian Jumlah Pelanggan 2012………..19

Tabel 2. 2 Pencapaian kWh 2012 ……….20

Tabel 2. 3 Pencapaian COP 2012………..21

Tabel 2. 4 Pencapaian LPB 2012………..22

Tabel 2. 5 Pencapaian LPB 2012 Kumulatif ………23

vii

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

6. Bapak Drs. Sahat Silaen, M. Si yang telah memberikan dorongan dan motivasi kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik.

7. Bapak Ir. Rutman Silaen, kepala P2TL PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yang telah menerima penulis mengadakan riset.

8. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis, Ayahanda Arifin Silaen, B.Sc dan Ibunda tercinta Christina, B.Sc yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moral dan materil serta limpahan kasih sayang dan doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

9. My Beloved Brother and Sister Sere Yordan, SH dan Anbar Cindy Horasi serta keluarga besar yang telah memberikan semangat dan perhatian kepada Penulis agar dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan baik.

10. Spesial untuk Kakanda Irfan Nantu Simamora, Amd yang selalu bersedia memberikan bantuan dan motivasi yang besar kepada Penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

11. Untuk Christina Natalya Purba, Kak Haerani Ester Siahaan, Abang Rizal Parsaoran Panggabean, Abang Hengki Matondang, Abang Frengki Sihite, Abang Roy Sianturi, Junaedy Siburian, Abang Juna

Abang Agus Hasugian, Eduard Siregar, Dapot Siregar, Abang Hendra Pakpahan, Abang Frengky Hutahuruk, Kak Devi Silaen, Kak Melpa Silaban, Abang Esron Hutagalung dan Adik Wanti Meliana Simamora. 12. Seluruh teman-teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan

stambuk 2010 yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas dukungannya dan semangatnya. Semoga cita-cita kita terwujud secepatnya.

13. Teman-teman kost penulis 712U Dameriana Manalu, Kak Fitriyani Banjarnahor, Kak Lely Gultom, Kak Mery Manalu, Kak Devi Pangaribuan, Kak Nita Marbun, Susi Sinaga, Yenny Sinaga, Febry Sipayung, Desy Sipayung, Loly Purba dan Barita Simangunsong. 14. Teman-teman magang kelompok 3 Yudi, Rose, Dinda dan Fanny yang

telah bersama-sama berjuang.

Medan, April 2013

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah………... 1

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan Penelitian... 3

D. Manfaat Penelitian... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan... 5

BAB II PROFIL INSTANSI………... 6

A Sejarah Perusahaan ...……6

B. Jenis Usaha/Kegiatan... ………9

C. Struktur Organisasi...9

D. Uraian Fungsi dan Tugas Pokok... 11

E. Kinerja Usaha Terkini...19

BAB III PEMBAHASAN……….. 27

A. Pengertian Manajemen Perkantoran………...27

1. Arti Manajemen Perkantoran………... 27

2. Arti Kantor ...29

3. Fungsi Kantor ...32

4. Fungsi Pekerjaan Kantor. ...34

5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor ...34

B. Tujuan Manajemen Perkantoran ... 36

C. Tata Ruang Kantor pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara………... 36

D. Sistem Komunikasi pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara………... 40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN………43

A. Kesimpulan...43

B. Saran ...44

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 4

Tabel 2. 1 Pencapaian Jumlah Pelanggan 2012………..19

Tabel 2. 2 Pencapaian kWh 2012 ……….20

Tabel 2. 3 Pencapaian COP 2012………..21

Tabel 2. 4 Pencapaian LPB 2012………..22

Tabel 2. 5 Pencapaian LPB 2012 Kumulatif ………23

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman