Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh :

YOSIE PRATIWI 082103016

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Alhamdulliahi Rabbil Alamin, dengan segenap kerendahan hati, penulis mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti ujian akhir semester pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih kurang sempurna yang disebabkan oleh keterbatasan kemampuan dan kurangnya pengalaman penulis, sehingga dengan besar hati penulis sangat mengharapkan segala kritik dan saran yang bersifat membangun penulisan laporan yang lebih baik lagi.

Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Doli Mhd Jafar Dalimunthe, SE, MSi sebagai dosen pembimbing saya

5. Ibu Fepty Aniar,SE Selaku Kasubag Akademi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Teristimewa untuk kedua orang tua, Ayahanda tersayang Hamdan dan Ibunda tercinta Maimunah yang telah membesarkan, memberikan kasih sayangnya, dan membimbing saya agar tetap menjadi yang lebih baik, dan untuk abangku tersayang Yogie Pratama S.Kom terima kasih untuk dukungan yang tiada henti.

8. Buat Tengku Rief Hamdani terima kasih sudah memberikan semangat saat penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Buat sahabat-sahabat terbaikku sejak kecil “D’Bangkotz” , Riri, Chici, Dila, Dita terima kasih atas dukungannya.

10.Sahabat-sahabatku di kampus yang lucu-lucu “K2C” dan “D3-Sec”, Nova, Noni, Weny, Vina, Leo, Dina, Fani, Alvin, Yuda, Master. Abang-abang dan kakak-kakak seniork, Reza(Mamad), Ansah(D’mez), Bayu (Ubay), Agung (Mo’ong),Ujek, Rudi (Idur), Iwan, Riyanti, Diah, Winda, Dewi terima kasih atas kebahagiaan dan nasehat-nasehat yang telah kalian berikan selama di kampus.

11.Kawan-kawan magang kelompok 3, Shella, Tami, Dian, Atika yang telah bersama-sama berjuang.

12. Seluruh teman-teman di setiap stambuk Diploma III Kesekretariatan (HIDEAKI) semoga kita dapat mempertahankan kekompakan kita.

Medan, Desember 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL... v

DAFTAR GAMBAR... vi

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah………... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan... 5

BAB II PROFIL INSTANSI………... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 7

B. Struktur Organisasi ... ……… 9

C. Job Description ... 14

D. Jaringan Usaha Terkini ... 20

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN……….. 23

A. Pengertian Manajemen Perkantoran………... 23

1. Arti Manajemen Perkantoran………... 23

2. Arti Kantor ... 25

3. Fungsi Kantor ... 27

4. Fungsi Pekerjaan Kantor. ... 28

5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor ... 30

B. Tujuan Manajemen Perkantoran ... 31

C. Tata Ruang Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara ... 32

D. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara ... 36

E. pada Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan ... 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN……….42

A. Kesimpulan...42

B. Saran ... 43

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... ... 11 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Ekonomi Pembangunan USU... 37 Gambar 3.2 Denah Ruangan Departemen Ekonomi Pembanguna USU... 40

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana system kerja sama dilakukan dalam melaksanakan dalam melaksanakan berbagai aktifitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor – faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan

Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya. Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi – fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah lebih maju.

Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara propofesional. Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik. Mengurangi

hambatan-hambatan dan mungkin suatu perusahaan mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Manajemen perkantoran adalah proses penyelenggaraan yang dapat melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan dari suatu perusahaan sejalan dengan meningkatnya kebutuhan setiap pimpinan kan data-data yang lengkap dan cepat dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan, maka penerapan manajemen perkantoran setiap waktu juga akan banyak memberika bantuan – bantuan terhadap manajemen perkantoran merupakan urat nadi dari segala kegiatan dari organisasi dan memiliki peranan yang cukup besar dalam mendukung maju mundurnya suatu perusahaan.

Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.

Luasnya sempitnya pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahakan koordinasi terhadap kegiatan – kegiatan pokok. Pekerjaan kantor itu mempunyai peranan kehidupan dan perkembangan organisasi. Sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. Dalam menyelenggarakan kegiatan, perlu adanya pencatatan yang

cermat, pengelolaan arsip secara tertib, guna penilaian atau penyusunan program perkembangan lebih lanjut.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul untuk tugas akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Mengingat bahwa peranan Manajemen Perkantoran adalah suatu peranaan yang luas alam mencapai tujuan perusahaan agar dapat megalamai perkembangan kearah yang lebih maju, maka penulisa akan membatasi pokok yang akan dibahas penulis adalah “ Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan menajemen perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Memperdalam pengetahuan mengenai peranan manajemen perkantoran bagi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

2. Melatih dan menegmbangkan kemampuan barfikir penulis dalam mengembangkan teori-teori yang ada.

3. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan dating sehingga dapat mengalami perkembangan.

4. Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti – peneliti lain dan semua pihak yang membutuhkan

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada table 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

I II III

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Laporan

Keterangan :

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir,dimulai dari pencarian buku-buku referensi mengenai sistem informasi.Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir

F. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Stuktur Organisasi, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen perkantoran.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

BAB II PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Preseiden Sumatera Utara (Istilah nama pimpinan pada saat itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu pengetahuan R.I. No. 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

R.I. No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/ DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dan jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubagan

Dalam berorganisasian, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktifitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu.

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang. 2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur

organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang lain yang tepat.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

PEJABAT PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe,M.Ec,Ac

Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec

Anggota : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak

Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si

Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak

Prof.Dr.Ramli,MS

Prof.Dr.Syaad Afifudin S, M.Ec

Prof.Dr.Rismayani,MS

Drs. Hasan Sakti Siregar,Msi.Ak

Prof.Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam,SE

Drs. Raja Bongsu Hutagalung,Msi,Ak

Dr.Murni Daulay,SE,Msi

DEPARTEMEN Akuntansi

Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si, Ak

Sekertaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

Manajemen

Ketua : Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si

Sekertaris : Nisrul Irawati,SE,MBA

Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec

Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.Soc.Sc,Ph.D

1. Program Diploma III a. Keuangan

Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi

b. Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar, MSi,Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE,MSi

c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini,SE,MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA C. Job Description

Adapun uraian tugas dan setiap bagian struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugas umum dan Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyaraka.

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

c. Bertanggung jawab kepada Rektor.

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa.

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji.

f. Mendisposisi surat-surat masuk.

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.

2. Pembantu Dekan a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

3. Kepala Tata Usaha a. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2) Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3) Megumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4) Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5) Melaksanakan urusan dan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.

9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10)Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11)Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2) Mengumpulkan dan mengelola data dibidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3) Melakukan administrasi akademik.

4) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. 5) Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target

kurikulum.

6) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

7) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas.

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2) Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

3) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

4) Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilimiah di lingkunagan fakultas.

5) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6) Melakukan penerimaan, penyimpanan pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

7) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8) Mengoprasionalkan system informasi keuangan.

9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. 10)Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan bagian.

d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

3) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

4) Memverifikasikan usulan angka kredit jabatan fungsional.

5) Memproses penetapan angka kredit fungsional, usulan kenaikan jabatan/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

6) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7) Memproses SK jabatan structural dan fungsional. 8) Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

9) Menyusun laopran kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

3) Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

6) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

8) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

9) Mengoprasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni.

10)Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

11)Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3) Mengoprasionalkan system informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggan dan perlengkapan.

5) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan keamanan lingkungan.

6) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

7) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

D. Jaringan Usaha /Kegiatan

Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonmi Unversitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan peneltian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:

1. Penyelengaraan Pendidikan. 2. Pengadaan Penelitian dan, 3. Pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu,

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas untuk mewujudkannya. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlakukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selau bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkatoran 1. Arti Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap peruahaan karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut, adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.

Manajemen dan kantor dalam pelaksanaannya tidak dapat dipisahkan, oleh karena itu untuk memperjelas pengertian manajemen perkantoran, dibawah ini dikutip beberapa pendapat pakar antara lain :

a. Menurut Leffingwell (http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010) menyatakan bahwa “Manjemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan”.

b. Menurut Moekijat (2001:16) menyatakan bahwa “Manajemen Perkantoran adalah fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas”.

Berdasarkan kutipan diatas terdapat persamaan-persamaan dasar terutama dari fungsi manajamen.

Adapun fungsi manajemen yang dijalankan yaitu : 1. Perencanaan

Menurut Sedarmayanti (2001:8) Perencanaan adalah suatu pemilihan yang berhubungan dengan kenyataan-kenyataan, membuat dan mempergunakan asumsi-asumsi yang berhubngan dengan waktu yang akan datang dalam menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dengan penuh keyakinan untuk tercapainya hasil yang dikehendaki.

2. Pengorganisasian

Menurut Sedarmayanti (2001:9) Pengorganisasian ialah mencantumkan, mengelompokkan dan mengatur berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk mencapai tujuan. Penguasaan orang-orang dalam kegiatan ini dengan menetapkan faktor-faktor lingkungan fisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap ndividu yang dihasilkan untuk melaksanakan tugas tersebut.

3. Penggerakan

Menurut Sedarmayanti (2001:9)Penggerakan adalah usaha semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman pada perencanaan dan usaha pengorganisasian.

4. Pengawasan

Menurut Sedarmayanti (2001:10) proses penentuan apa yang harus diselesaikan yaitu pelaksanaan penilaian pelaksanaan, bila perlu melakukan tindakan korektif agar pelaksanaannya tetap sesuai dengan standar. Kesemua fungsi ini bertujuan untuk pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini tentunya akan memberikan kepuasan bak kepada pimpinan maupun kepada pegawai karena memberikan pengaruh yang baik untuk semua pihak yang bersangkutan.

2. Arti Kantor

Menurut Williams (2001:26) menjelaskan, pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan secara berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak didalam organisasi tersebut. Di samping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.

Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat memipmpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar

kegiatan dalam bekerja sama agar tujuan dapat terarah dan jelas. Selain itu gerak dan dinamika suatu organisasi tidak dapat lepas hubungannya dengan kegiatan organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebtuhan akan tersedianya informasi.

Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tinda lanjut berikutnya. Pada dasarnya, rangkaian kegiatan didalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintahan maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditemukan, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar.

Berdasarkan fakta menurut Mariono (Jurnal organisasi dan Manajemen 2005) dan dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka pimpinan mengatur dan mengendalikannya usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka akan sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan meyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan ditindak lanjuti.

Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai

tujuanya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam satu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetap dengan perkembangan peat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.

Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor adalah: a. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.

b. Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumplkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi, perlu dicatat, diolah dan disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang. Berkutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang pimpinan dapat menunjuk atau mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk membantunya. Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang

diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja.

3. Fungsi Kantor

Menurut Denyer (http://ayuuuri.blogspot.com/08/11/2010), fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah :

a. Untuk menerima keterangan (misalnya, surat-surat, harga, kutipan, sebagainya)

b. Untuk mencatat keterangan (misalnya, persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaiaan)

c. Untuk menyusun keterangan (misalnya, dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)

d. Untuk memberi keterangan (misalnya, faktur-faktir penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya)

e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya, pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya)

4. Fungsi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor Susanti (Jurnal Manajemen & terapan 2009) berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan, mencatat keteranga. Kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna.

Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.

Apabila diteliti lebih lanjut hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut :

a. Mengumpulkan/ menghitung/keterangan

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan. b. Mencatat keterangan

Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.

c. Mengolah keterangan

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud meyajikan dalam bentuk yang lebih berguna

d. Menggandakan keterangan

Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak ke pihak lain.

f. Meyimpan keterangan

Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih mudah diatur sistematis dan aman.

5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :

a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan.

Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit lingkup usahanya.

b. Sifat atau jenis usaha suatu kantor.

Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor tersebut, maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis menulis da catat mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang meliputi pekerjaan

pengetikan, penggandaan, (stensil, foto copy dan lain-lain), kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan telepon dan sebagainya.

Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketata usahaan di tambah dengan kegiatan lainnya seperti: penentuan sistem dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan sebagainya.

Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaanya pekerjaan kantor, dapat berupa:

1. Pekerjaan tulis menuls kantor dapat berupa menjawab surat. 2. Ketatausahaan

3. Katatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih kompleks

Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi member fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok

B. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut

sebaiknyan dihindari. Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti (2001 : 5) antara lain adalah:

1. Untuk member ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

2. Untuk member catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.

3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya. 4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu

member pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.

5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.

C. Tata Ruang Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebak-baiknya agar kepuasan bekerja bagi para pegawai akan tercapai. Menurut R. Terry (http://blog.xtraboss.com/8/11/2010 menyatakan bahwa “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

1. Tata ruang kantor di bagi atas 4 macam yaitu : a. Tata ruang kantor berkamar

Tata ruang kantor berkamar adalah ruang untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

b. Tata ruang kantor terbuka

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisah-pisah oleh penyakit

c. Tata ruang kantor berhias atau bertaman

Tata ruang kantor berhias atau bertaman adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasai oleh taman, dekorasi dll.

d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar, terbuka, dan berhias.

Penyusunan tata ruang yang baik dapat memberi pengaruh dalam menentukan kelancaran segala aktifitas dalam suatu kantor serta dapat membangkitkan semangat kerja karyawan.

2. Tujuan tata ruang kantor antara lain :

a. Mencegah penghambatan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat disingkat.

b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau suara bising lainnya.

3. Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera

Penataan ruang Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera utara:

a. Tata ruang berkamar

Tata ruang berkamar digunakan untuk ruangan Ketua Jurusan dan Sekretararis Jurusan Departemen Ekonomi pemabnagunan Universitas Sumatera Utara.

b. Tata ruang terbuka

Tata ruang terbuka ini digunakan untuk pegawai administrasi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

4. Peralatan kantor yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara seperti:

a. Komputer b. ATK c. Mesin tik

d. Facsimile

e. Filing Kabinet

f. Rak arsip

5. Perabot kantor yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara yaitu :

a. Kursi b. Meja

c. Almari

d. Sofa meja bundar e. Dan kursi rapat

Peralatan kantor dan perabot kantor adalah pendukung dari Departemen. Kesemua itu termasuk kedalam investaris kantor atau perusahaan. Disamping hal-hal tersebut diatas, maka dalam rangka penataan ruangan kantor ada beberapa faktor lain yang sangat mempengaruhi kegiatan-kegiatan pekerjaan kantor tersebut.

6. Faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan kantor yakni : a. Faktor penerangan / cahaya

Cahaya merupakan salah satu faktor yang mempunyai pengaruh terhadap kesempurnaan tata ruang kantor agar tercipta kondisi kantor agar tercipta kondisi kerja yang baik. Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara Penerangan Sudah sangat baik seperti kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini berhubungan satu sama lain.

b. Faktor warna

Warna tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi di dalam pekerjaan kantor itu tersebut. Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara menggunakan warna putih berlapis dengan warna coklat muda yang membuat ruangan semakin sejuk dan nyaman.

c. Faktor suara

Banyak sumber suara terdapat dalam kantor seperti percakapan, geseran kursi-kursi pada lantai, dan mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara. Akan tetapi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara terlihat sangat tenang tanpa gangguan suara yang dapat memecah konsentrasi para pegawai.

D. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

Komunikasi menurut Griffin (2002:28) merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor. Komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari pihak satu ke pihak lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertin.

1. Komunikasi internal mencakup a. Komunikasi vertical b. Komunikasi horizontal

Pelaksanaan komunikasi internal pada departemen ini bersifat formal dan informal hal ini dapat terlihat dari komunikasi vertical yang meliputi hubungan yang bersifat ke atas atau kebawah. Sedangkan komunikasi dari bawah keatas dapat berupa keluhan laporan, pendapat atau saran baik dalam lisan maupun tulisan. Bias dalam kedudukan yang setingkat atau sama.

Komunikasi yang bersifat eksternal pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:

a. Hubungan dengan setiap mahasiswa b. Hubungan dengan setiap departemen lain

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU (2010) KETUA DEPT. EP

Wahyu Ario Pratomo,

SEKRETARIS

Irsyad Lubis,

STAF

Leni Herawati STAF

Sugianto STAF

Diambil : Tanggal 5 November 2010

E .Deskripsi Pekerjaan Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

KETUA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN

Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain :

1. Membuka sidang ujian komprehensif.

2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat. 3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing atau pembanding. 4. Menandatangani KRS atau KHS mahasiswa.

5. Menandatangani persetujuan mahasiswa

SEKRETARIS DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN

Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain:

1. Mengoreksi judul outline mahasiswa.

2. Mengoreksi skripsi yang akan diuji/diperbanyak.

3. Membuka sidang ujian komprehensif apabila ketua departemen tidak dapat hadir.

4. Menandantangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal. 5. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang

berhubungan dengan Departemen Ekonomi Pembangunan.

STAF DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN

Deskripsi Pekerjaan Staf Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain :

1. Mengetik surat keluar/masuk. 2. Mengarsip surat keluar/masuk.

3. Memberikan KRS/KHS kepada mahasiswa.

4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh ketua Departemen Ekonomi Pembangunan S1.

5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa. 6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji/diperbanyak.

7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar. 8. Mengetik daftar alumni Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 9. Menstempel KRS/KHS mahasiawa.

11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif. 12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai/tamat. 13. Membuat undangan seminar proposal mahasiswa.

14. Menyiapkan berkas ujian meja hijau mahasiswa.

15. Memasukkan IPK mahasiswa ke dalam buku evaluasi belajar.

1 6

5 5

7

10

2 5

5

2

4 ₂

2

1

1

Gambar 3.2 Denah kantor Departemen Ekonomi Pembangunan USU Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU

Diambil :5 November 2010

KETERANGAN 1. Pintu 2. Meja 3. Kursi

4. Filling Kabinet 5. Lemari

6. Ruang tempat penyimpanan barang 7. Meja sekretaris jurusan

8. Ruang seminar/meja hijau 9. Meja rapat

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir saya yaitu “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara” sebagai berikut :

1. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari perusahaan karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami menejemen perkantoran, yakni ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kegiatan-kegiatan.

2. Jenis tata ruang kantor yang digunakan di ruangan Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara merupakan jenis tata ruang kantor

berkamar, dan terbuka. Sehingga bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis tata ruang tersebut.

3. Alat-alat komunikasi yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara antara lain : Telepon, Mesin Fax, Mail dan Scanner. Posisi atau kedudukan sekretaris dalam struktur organisasi secara khusus sangat berperan penting untuk mendukung kegiatan pimpinan, tugas dan fungsi sekretaris. Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

B. Saran

Adapun saran yang akan diberikan kepada kantor Departemen Ekonomi Pembangunan yaitu :

1. Pada Departemen Ekonomi Pemabangunan Universitas Sumatera Utara harus selalu menjaga keseimbangan dalam berkomunikasi antar sesame pegawai sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik, dan haruslah mampu memahami arti manajemen dalam pekerjaan kantor.

2. Pada ruangan-ruangan bagian harus mendapat perubahan karena ruangan yang teralalu lebar tetapi tidak di manfaatkan sepenuhnya sehingga banyak bagian ruangan yang tidak dipergunakan.

3. Sebaiknya kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara menambah fasilitas serta peralatan dan perlengkapan kantor untuk memperlancar pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard Manajemen Perkantoran, Edisi kelima, penerbit Erlangga, Jakarta, 2002

Gaffin, Manajemen Jilid 2 Edisi 7, Penerbit BPFE Yogyakarta, 2001 Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010, USU Press, Medan. Purwanto,Djoko, Komunikasi Bisnis, Cetakan Pertama, penerbit Erlangga,

Jakarta, 2010

Rachmadhi, Public Relation dalam Teori dan Praktek, Cetakan kedua, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2001

Mudrajat, Moedrajat, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Penerbit Erlangga, Edisi revisi, Bandung, 2002.

Moekijat, Drs, Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar, Maju, Bandung, 2001.

Maryono, Joko, Jurnal Organisasi & Manajemen, Vol 1, No.1. Septemebr 2005,1-59, Penerbit Pusast Keilmuan. LPPM

Sedarmayani, M.Pd, Dr. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 2001.

Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Surbakti, Afrida, 2006. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Kantor Dinas dan UKM pemerintahan Provinsi Sumatera Utara, Tugas Akhir Prodi D III FE USU, Medan

Susanti, Nanis, Jurnal Manajemen Teori & Terapan, Tahun ke 2, No.1, April 2009, Penerbit Departemen Manajemen Fakultas Ekonom Universitas Airlangga

http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010

11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif. 12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai/tamat. 13. Membuat undangan seminar proposal mahasiswa.

14. Menyiapkan berkas ujian meja hijau mahasiswa.

15. Memasukkan IPK mahasiswa ke dalam buku evaluasi belajar.

1

6

5 5

7

10

2 5

5

2

4 ₂

1

1

Gambar 3.2 Denah kantor Departemen Ekonomi Pembangunan USU Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU

Diambil :5 November 2010

KETERANGAN 1. Pintu 2. Meja 3. Kursi

4. Filling Kabinet 5. Lemari

6. Ruang tempat penyimpanan barang 7. Meja sekretaris jurusan

8. Ruang seminar/meja hijau 9. Meja rapat

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir saya yaitu “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara” sebagai berikut :

1. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari perusahaan karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami menejemen perkantoran, yakni ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kegiatan-kegiatan.

berkamar, dan terbuka. Sehingga bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis tata ruang tersebut.

3. Alat-alat komunikasi yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara antara lain : Telepon, Mesin Fax, Mail dan Scanner. Posisi atau kedudukan sekretaris dalam struktur organisasi secara khusus sangat berperan penting untuk mendukung kegiatan pimpinan, tugas dan fungsi sekretaris. Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

B. Saran

Adapun saran yang akan diberikan kepada kantor Departemen Ekonomi Pembangunan yaitu :

1. Pada Departemen Ekonomi Pemabangunan Universitas Sumatera Utara harus selalu menjaga keseimbangan dalam berkomunikasi antar sesame pegawai sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik, dan haruslah mampu memahami arti manajemen dalam pekerjaan kantor.

2. Pada ruangan-ruangan bagian harus mendapat perubahan karena ruangan yang teralalu lebar tetapi tidak di manfaatkan sepenuhnya sehingga banyak bagian ruangan yang tidak dipergunakan.

3. Sebaiknya kantor Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara menambah fasilitas serta peralatan dan perlengkapan kantor untuk memperlancar pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard Manajemen Perkantoran, Edisi kelima, penerbit Erlangga, Jakarta, 2002

Gaffin, Manajemen Jilid 2 Edisi 7, Penerbit BPFE Yogyakarta, 2001 Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010, USU Press, Medan. Purwanto,Djoko, Komunikasi Bisnis, Cetakan Pertama, penerbit Erlangga,

Jakarta, 2010

Rachmadhi, Public Relation dalam Teori dan Praktek, Cetakan kedua, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2001

Mudrajat, Moedrajat, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Penerbit Erlangga, Edisi revisi, Bandung, 2002.

Moekijat, Drs, Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar, Maju, Bandung, 2001.

Maryono, Joko, Jurnal Organisasi & Manajemen, Vol 1, No.1. Septemebr 2005,1-59, Penerbit Pusast Keilmuan. LPPM

Sedarmayani, M.Pd, Dr. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 2001.

Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Surbakti, Afrida, 2006. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Kantor Dinas dan UKM pemerintahan Provinsi Sumatera Utara, Tugas Akhir Prodi D III FE USU, Medan

Susanti, Nanis, Jurnal Manajemen Teori & Terapan, Tahun ke 2, No.1, April 2009, Penerbit Departemen Manajemen Fakultas Ekonom Universitas Airlangga

http://safrizalhappy.wordpress.com/9/11/2010