Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Diajukan oleh :

VIONY RAHWINA

102103001

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : VIONY RAHWINA

NIM : 102103001

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Tanggal ... : Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM. NIP. 19741012 200003 2 003

)

Tanggal ... : Dekan Fakultas Ekonomi

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak NIP.19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : VIONY RAHWINA

NIM : 102103001

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Medan, Disetujui Pembimbing

(Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, MSi NIP. 19770214 200812 2 001

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb

Alhamdulillah wa syukurillah, segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua,khususnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.

Selama proses penyelesaian Tugas Akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang hingga akhirnya penyelesaian, penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih atas bantuan yang diberikan dalam bentuk pikiran, tenaga, support yang luar biasa. Dengan segala Kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc.(CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani, SE, M.Si Selaku Sekretaris Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Isfenti Sdalia, SE, ME selaku Ketua Program Studi Manajemen yang telah menjadi supervise dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik. 7. Seluruh Dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

8. Bapak OK. Rafii, Ibu Melvina Sari dan Ibu Nurailah selaku staf administrasi pada Departemen Manajemen yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan penulis.

9. Teristimewa untuk kedua orangtua penulis , Ayahanda Azwir Midin dan Ibunda Yuslena yang telah membesarkan penulis cinta dan kasih sayang yang besar dan tanpa henti mendoakan penulis agar tetap menjadi yang lebih baik dan meraih cita – cita yang diinginkan.

10.Buat abang penulis Hendri Lesmana dan kakak Nancy Nila Herwina, Silvy Azmarina, Dhany Heruyana, Rizky M.Silvana dan adik

Muhammad Hendra yang selalu memberikan Doa, dukungan dan semangat Kepada penulis.

11.Untuk Ferry Susanto yang selalu bersedia memberikan bantuan dan motivasi yang besar kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

12.Seluruh teman – teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan stambuk 2010, Suci Fatiya, A.Ananda Musdalifah, Agita Karina, Dwita Sari Sinaga yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan bagi penulis, Semoga cita – cita kita terwujud secepatnya. 13.Buat teman – teman magang khususnya grup 01 yaitu Elys, Regina,

Muchti, Eko,yang telah bekerjasama dengan baik selama kegiatan magang.

Semoga Allah selalu melimpahkan Rahmat- Nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat member manfaat bagi semua pihak.

Wasalam

Medan, Juli 2013

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. ... La tar Belakang Masalah ... 1

B. _... Pe rumusan Masalah ... 3

C. ... Tu juan Penelitian ... 3

D. _... M anfaat Penelitian ... 3

E. ... Ja dwal Kegiatan ... 4

F... Sis tematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 7

A. _... Sejarah Ringkas ... 7

B. ... Tu juan Organisasi ... 9

C. ... Str uktur Organisasi ... 10

D. _... Job Description ... 13

E. ... Jaringan Usaha/Kegiatan .. ... 17

F._... Kinerja Usaha Terkini ... 17

G. ... Rencana Kegiatan ... 19

BAB III PEMBAHASAN ... 20 A. _... M

anajemen Perkantoran ... 20 1. _... De

fenisi Manajemen ... 20 2. ... De

fenisi Manajemen Perkantoran ... 20 3. _... Fu

ngsi Manajemen Perkantoran ... 29 4. ... De

fenisi dan Fungsi Kantor ... 29 B. _... Pe

kerjaan Perkantoran ... 31 1. _... Ar

ti Pekerjaan Perkantoran ... 31 2. ... Pr

osedur dan Sistem Perkantoran ... 32 a._... Pr

osedur Perkantoran ... 32 b. ... Sis

tem Perkantoran ... 33 3. _... De

skripsi Pekerjaan pada DepartemenManajemen ... 34 C. _... Ko

munikasi Perkantoran ... 36 1. ... Ar

ti Komunikasi ... 36 2. _... Be

ntuk Komunikasi ... 36 3. ... Ko

munikasi yang Efektif ... 38 4. _... As

as Komunikasi ... 39 5. _... Ar

ti Komunikasi Perkantoran ... 40 6. ... Je

nis Komunikasi Perkantoran ... 41 D. _... Ta

ta Ruang Perkantoran ... 42 1. ... Ar

ti Tata Ruang Perkantoran ... 42 2. _... Tu

juan Tata Ruang Perkantoran ... 43 3. _... As

4. _... Je nis – jenis Tata Ruang Perkantoran ... 45 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 48 A. _... Ke

simpulan ... 48 B. ... Sa

ran ... 50 DAFTAR PUSTAKA ... 53

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 11 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang

Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Setiap lembaga atau perusahaan di dalam menjalankan tugasnya tidak dapat berdiri sendiri, melainkan sangat berhubungan dengan pihak dari luar perusahaan, apakah itu dari perusahaan luar ataupun dari masyarakat luas. Dalam hal ini perusahaan harus mampu menciptakan hubungan baik dan harmonis antara perusahaan dengan lingkungannya, melalui aktivitas sebuah komunikasi. Tidak terkecuali sebuah lembaga pendidikan, di dalam lembaga ini akan sangat terasa adanya kebutuhan suatu hubungan komunikasi yang efektif dan bekerja sama yang baik dengan orang – orang yang bergerak di segala bidang.

Menurut Siagian (2007:7), manajemen adalah sebagai seni memperoleh hasil melalui kegiatan orang lain dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasional ketika terdapat sekelompok orang lain yang menduduki berbagai jenjang tingkat kepemimpinan dan sekelompok orang lain yang tanggung jawab utamanya adalah menyelenggarakan berbagai kegiatan operasional.

Menurut William dan Edwin dalam Gie (2007:2), manajemen perkantoran adalah suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan.

Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya. Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju.

Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Pada Departemen Manajemen tidak terlepas dari penerapan yang ada di dalam manajemen perkantoran agar sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen ini sudah baik dilihat dari mampu nya mengurangi hambatan-hambatan yang terjadi pada Departemen ini. Hambatan-hambatan itu, misalnya seperti penyelesaian kerja yang kurang displin baik atasan maupun staf nya sendiri.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas permasalahan yang akan dibahas, yaitu “Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan organisasi?”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen perkantoran pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis

Memperdalam pengetahuan mengenai Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara dan melatih serta mengembangkan kemampuan berfikir penulis dalam mengembangkan teori – teori yang ada.

2. Bagi instansi

Sebagai bahan masukan bagi instansi dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami perkembangan.

3. Bagi pihak lain

Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain dan semua pihak yang membutuhkan, khususnya tentang Manajemen Perkantoran.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Table 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas Akhir.

Penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

Sumber Penulis: (2013)

NO Kegiatan

Mei 2013 Juni 2013

Minggu Minggu

I II III IV I II III IV

1 Persiapan Tugas Akhir

2

Pelaksanaan Tugas Akhir

Keterangan :

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku- buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, Penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.

F. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal survei dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan sejarah perusahaan, stuktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen perkantoran.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan KebudayaanR.I

No.0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangakan Program Studi Diploma-III terdiri dari :

a. Program Studi Diploma III Kesekretariatan b. Program Studi Diploma III Keuangan c. Program Studi Diploma III Akuntansi

Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara :

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan. C. Struktur Organisasi

Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing masing pegawai tahu akan tugas , wewenang , dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada nya dengan baik dan tanggungjawab.

Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini :

DEKAN PEMBANTU DEKAN

I II III

Senat Akademik Komisi-komisi Pusat Kajian/ Pengembangan Unit Pelaksana Teknis Tata Usaha Subbag Pendidikan Subbag Umum dan Perlengkapan, Sekretaris Dekan K Kep

L A B O R A T O R I U Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonom Dosen

Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan DIII Kesekretariatan

Dosen Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Dosen Ekonomi Pembangunan S1 Reguler Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension

Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris Program Studi : Dra. Friska S, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak

Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena L.L. Sibarani, SE,M.Si

D. Job Description

Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai

dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46).

Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

c. Bertanggung jawab kepada Rektor.

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji.

f. Mendisposisi surat-surat masuk. g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi. 2. Pembantu Dekan

Tugasnya :

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama

3. Kasubag Kemahasiswaan Tugasnya :

a. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar. b. Memaraf surat permohonan mahasiswa.

c. Mengkonsep/membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).

4. Staf/ Pegawai

Tugasnya :

a. Mengetik surat permohonan beasiswa.

b. Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.

c. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM dan sebagainya.

d. Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir.

5. Bagian Tata Usaha Tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan

kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

k. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

l. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

6. Sub Bagian Akademik Tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Jaringan Usaha/Kegiatan

Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.

3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.

4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.

5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester, laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang baik.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar- seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

BAB III

PEMBAHASAN

A.Pengertian Manajemen Perkantoran

Menurut Terry Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu using.

Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan, karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan- tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.

1. Defenisi manajemen perkantoran dari beberapa ahli:

a. Menurut William dan Ernest dalam Gie (2007:3) menyatakan bahwa Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas – aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.

b. Menurut WH Evans dalam Sukoco (2007:3) menyatakan bahwa Manajemen Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.

c. The Liang Gie Dia mengatakanPada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:

1. Tata penyelenggaraan; 2. Pelaksanaan secara efesien;

3. Pengendalian, pengawasan dan pengarahan

4. Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan. 2. Fungsi Manajemen Perkantoran antara lain:

a. Fungsi Perencanaan

Menurut Siagian (2007:35), fungsi perencanaan merupakan langkah konkret yang pertama-tama diambil dalam usaha pencapaian tujuan, artinya perencanaan merupakan usaha konkretisasi langkah-langkah yang harus ditempuh yang dasar-dasarnya telah diletakkan dalam strategi organisasi.

1) Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing – masing fungsi serta layanan kantor, termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain.

2) Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan fungsi kantor yang efektif dan efisien.

3) Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara total fungsi dan layanan kantor yang baru.

4) Memudahkan pengawasan.

Jenis-jenis perencanaan terbagi atas tiga bagian, yaitu:

1. Perencanaan Jangka Pendek adalah perencanaan yang meliputi jangka waktu sampai satu atau dua tahun dan tidak membutuhkan perincian yang sangat mendetail.

Contoh : Perencanaan kebutuhan pokok tiap hari atau tiap minggu.

2. Perencanaan Jangka Menengah adalah suatu rencana yang bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibandingkan rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.

Contoh : Melatih mahasiswa mengikuti perkembangan manajemen semua aspek. 3. Perencanaan Jangka Panjang adalah perencanaan yang memiliki sasaran dan

tindakan yang disarankan yang meliputi jangka waktu lebih lama, paling sedikit lima tahun dan membutuhkan pertimbangan secara lebih mendetail agar lebih matang.

Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan lainnya. Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan yang didesain sedemikian indah agar kinerja di dalam Departemen tersebut dapat terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen.

Pada Departemen Manajemen ini, perencanaan jangka pendek meliputi dari merencanakan pembelian kebutuhan-kebutuhan untuk memenuhi tercapainya kegiatan didalam Departemen ini. Misalnya saja pembelian kebutuhan pada ATK. Sedangkan perencanaan jangka menengah, misalnya melakukan atau melatih mahasiswa dalam mengikuti perkembangan Manajemen di setiap aspek. Baik dalam aspek perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Dan perencanaan jangka panjang meliputi mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia umumnya.

b. Fungsi Pengorganisasian

Menurut Siagian (2007:60), fungsi pengorganisasian merupakan keseluruhan proses pengelompokkan orang – orang, alat – alat, tugas – tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang

dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Quible dalam Sukoco (2001:9), tujuan fungsi pengorganisasian adalah:

1) Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya.

2) Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.

3) Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan.

Pengertian struktur organisasi adalah adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan lainnya. Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan yang didesain sedemikian indah agar kinerja di dalam Departemen tersebut dapat terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen. Pada Departemen Manajemen ini, perencanaan jangka pendek meliputi dari merencanakan pembelian kebutuhan-kebutuhan untuk memenuhi tercapainya kegiatan didalam Departemen ini. Misalnya saja pembelian kebutuhan pada ATK. Sedangkan perencanaan jangka menengah, misalnya melakukan atau melatih mahasiswa dalam mengikuti perkembangan Manajemen di setiap aspek. Baik dalam aspek perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Dan perencanaan jangka panjang meliputi mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia umumnya.

c. Fungsi Pengarahan

Menurut Siagian (2007:95), fungsi pengarahan didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif dan ekonomis.

Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengarahan adalah:

1) Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit

2) Menjamin terpenuhnya pegawai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

3) Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan.

Pada Departemen Manajemen, pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada departemen ini sudah dijalankan. Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain.

Pada Departemen Manajemen, dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, M.E sebagai Ketua Departemen Manajemen dan Dra. Marhayani, M.Si sebagai Sekretaris Departemen Manajemen. Pada Departemen Manajemen mempunyai 42 tenaga pengajar. Tenaga pengajar pada Departemen ini terdiri dari 28 tenaga pengajar wanita dan 14 tenaga pengajar laki-laki dan mempunyai 3 pegawai/staf yang akan membantu segala aktivitas yang dilakukan pada departemen ini.

Struktur Organisasi pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 3.1. berikut ini :

Sumber : Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara (2013)

Gambar 3.1

Struktur Organisasi Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara

Ketua Program Studi S1 Manajemen Dr.Endang Sulistya Rini,SE,M.Si

NIP. 19620513 199203 2 001

Sekretaris Program Studi S1 ManajemenDra.Friska S, M.Si

NIP.19620117 198603 2 002

Staf Administrasi

OK. Rafii

NIP. 19610823 198203 1 002

Staf Administrasi

Melvina Sari NIP. 19820905 200910 2 001

Staf Administrasi Nurailah,Amd

NIP. 19650618 200810 2 001

Ketua Departemen S1 Manajemen Dr. Isfenti Sadalia,SE ME NIP. 19671019 199303 2 002

Sekretaris Departemen S1 Manajemen

Dra. Marhayanie,M.Si

Struktur organisasi pada Departemen Manajemen yang dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME sebagai Ketua Departemen S1 Manajemen mempunyai wewenang terhadap Sekretaris Departemen S1 Manajemen, Ketua Program Studi S1 Manajemen dan pegawai/staf nya. Wewenang itu seperti mengadakan rapat yang dipimpin langsung oleh Ketua Departemen S1 Manajemen. Setiap wewenang yang dilakukan oleh Ketua Departemen ini haruslah selalu disertai dengan ketaatan bawahan nya. Dengan adanya rasa taat yang dilakukan bawahan terhadap suatu wewenang akan memperlancar segala aktivitas didalam nya. Wewenang itu bukan saja hanya dari Ketua Departemen S1 Manajemen ini, melainkan wewenang itu bisa dari Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi S1 Manajemen. Seperti, menggerakkan kepada staf-staf nya agar memeriksa judul skripsi yang akan dipilih. Judul skripsi tersebut haruslah dengan judul terbaru agar tidak ada mahasiswa yang melakukan plagiat pada skripsi orang lain.

d. Fungsi Pengawasan

Menurut Siagian (2007:125), fungsi pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengawasan adalah:

1) Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan efisien.

2) Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja.

3) Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai.

Pada Departemen Manajemen, pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada departemen ini sudah dijalankan. Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain.

Pada Departemen Manajemen tidak terlepas dari penerapan yang ada di dalam manajemen perkantoran agar sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen ini sudah baik dilihat dari mampu nya mengurangi hambatan-hambatan yang terjadi pada Departemen ini.

3. Defenisi dan Fungsi Kantor a. Defenisi Kantor

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor menurut Sedarmayanti (2001:2) adalah:

1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.

2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

b. Fungsi Kantor

Menurut Mills dan Oliver dalam Gie (2007:16) Fungsi kantor adalah sebagai segenap rangkaian aktivitas seperti menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

i. Menghimpun

Yaitu kegiatan – kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimanapun sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

ii. Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis, keterangan – keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

iii.Mengolah

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

iv.Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

v. Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

vi.Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Pada Departemen Manajemen, fungsi kantor sudah diterapkan pada kerja setiap pegawai/staf nya. Keseluruhan aspek fungsi kantor dilaksanakan dengan baik. Misalnya, pada Departemen ini seluruh aktivitas baik mencatat seluruh kegiatan yang penting untuk dicek kembali oleh atasan maupun mengolah keterangan-keterangan yang dapat dijadikan sebagai sample atau contoh dikemudian hari untuk mempermudah pekerjaan staf/pegawai nya. Kegiatan yang dilakukan sudah sesuai dengan bentuk kajian, itu bertujuan agar kegiatan yang berlangsung didalam sudah terpenuhi dengan baik.

B.Pekerjaan Perkantoran 1. Arti Pekerjaan Perkantoran

a. Menurut Terry dalam Gie (2007:13) pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan Objek cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

b. Menurut William dan Edwin dalam Gie (2007:14), pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat – warkat dari badan usaha pembuatan warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari

keterangan di kemudian hari.

Pada Departemen Manajemen, pekerjaan perkantoran didalam berbagai hal sudah bisa dikatakan baik. Dilihat dari pembuatan warkat/arsip yang berurutan sesuai dengan nomor, pemakaian warkat yang apabila digunakan tersusun rapi didalam lemari dan penyimpanan warkat dalam departemen ini menggunakan ruangan tersendiri.

2. Prosedur dan Sistem Perkantoran a. Prosedur Perkantoran

Menurut George Terry dalam Gie (2007:27), prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah – langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh satu petugas.

Pada Departemen Manajemen, prosedur perkantoran sudah dilaksanakan oleh berbagai pihak sesuai dengan prosedur yang ditetapakan. Misalnya, prosedur penerimaan dan penjawaban surat – surat yang masuk yaitu mulai diterima oleh pegawai, setelah itu dibuka dan dicatat seperlunya lalu diteruskan kepada pejabat/atasan yang berkepentingan.

b. Sistem Perkantoran

Menurut Denyer dalam Gie (2007:29), mengemukakan asas-asas umum sistem perkantoran seperti berikut:

1. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan.

2. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat.

3. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.

4. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu. 5. Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesin yang ada,

tetapi tidak menggunakannya secara berlebihan.

Pada Departemen Manajemen, sistem perkantoran sudah cukup baik. Dilihat dari pemanfaatan teknologi informasi yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan walaupun masih banyak yang harus dibenahi. Misalnya, prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan pada departemen ini maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan atau pengecekan karena hal tersebut tidak perlu. Pada Departemen Manajemen terdapat beberapa teknologi informasi seperti komputer, faximile dan telepon. Pada Departemen ini memiliki 4 unit komputer, 1 unit telepon dan 1 unit faximile.

Pada Departemen ini, teknologi informasi belum cukup. Alasannya, karena staf pada Departemen ini masih saja bingung dengan banyak nya mahasiswa yang datang berkerumunan atau datang beramai-ramai untuk mencari informasi kepada staf pada Departemen ini. Akibat dari kurangnya teknologi informasi seperti inilah yang membuat terganggunya kerja yang dilakukan oleh staf. Dengan menambah teknologi informasi pada

Departemen ini akan memperbaharui segala aktivitas staf-staf nya baik dalam memberikan informasi kepada mahasiswa agar tidak ada mahasiswa yang mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan.

3. Deskripsi Pekerjaan Pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara

1) Ketua Program Studi Manajemen

Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Manajemen antara lain:

a. Membuka sidang ujian kompehensif

b. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat c. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding d. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa

e. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal f. Menandatangani skripsi yang telah diperbanyak mahasiswa

g. Menghadiri pertemuan rapat fakultas / rapat dosen yang berhubungan dengan Departemen Manajemen

h. Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Manajemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Manajemen.

2) Sekretaris Program Studi Manajemen

Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Manajemen antara lain: a. Mengoreksi skripsi yang akan diuji/diperbanyak

b. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Manajemen.

3) Staf Departemen Manajemen

Deskripsi Pekerjaan Staf Departemen Manajemen antara lain: a. Mengetik surat masuk / keluar

b. Mengarsip surat / keluar

c. Memberikan KRS / KHS mahasiswa

d. Menstempel Skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh Ketua Departemen Manajemen

e. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa

f. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji / diperbanyak

g. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar h. Mengetik daftar alumni Departemen Manajemen

i. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Manajemen

j. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif k. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai / tamat.

C.Komunikasi Perkantoran 1. Arti Komunikasi

Menurut Boove dalam Sukoco (2007:49), komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila

pesan tersebut dapat dimengerti tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang digunakan sudah efektif karena penyampaian pesan/warkat yang dilakukan baik oleh atasan kepada staf maupun staf kepada mahasiswa nya mudah dimengerti sehingga didalam pemberian pesan/warkat si penerima pesan bertindak sesuai dengan pesan yang telah disampaikan.

2. Bentuk Komunikasi i. Komunikasi Intern

Menurut Broaded dalam Gie (2007:67), untuk menyederhanakan penyebutan, hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern.

Komunikasi itu dapat dibedakan dalam dua macam, yaitu: a. Hubungan Tegak (Vertikal)

Adalah proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan kepada para pegawai (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal keatas).

b. Hubungan Datar (Horizontal)

Adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

Pada Departemen Manajemen, bentuk komunikasi vertikal dan horizontal sama-sama digunakan dalam beberapa hal. Misalnya, bentuk

hubungan vertikal kebawah ketika ketua departemen manajemen (atasan) memberi perintah maupun petunjuk kepada staf nya untuk mengerjakan sesuatu seperti mengetik surat. Dan bentuk komunikasi vertikal keatas ketika staf meminta atasan (ketua prodi manajemen) untuk menandatangani KRS dan lainnya.

Untuk hubungan horizontal seperti komunikasi antara ketua departemen manajemen dengan ketua departemen lainnya

ii. Komunikasi Ekstern

Menurut penelitian yang telah dilakukan penulis, komunikasi yang bersifat eksternal pada Departemen Ekonomi Manajemen Universitas Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:

1. Hubungan dengan setiap mahasiswa

Misalnya, dalam mengurus KRS dan KHS, dalam mengurus seminar proposal maupun skripsi dan lainnya.

2. Hubungan dengan setiap departemen lain.

Misalnya, dengan pemberian informasi yang akurat dari departemen lain sekaligus menjalin kerjasama yang baik pada departemen lain.

3. Komunikasi yang Efektif i. Arti komunikasi yang efektif

Menurut Thomas dan Schmidt dalam Sukoco (2007:51), komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun perusahaan. Dengan memiliki ketermpilan berkomunikasi yang baik, kita

akan dapat mengantisipasi masalah membuat keputusan dan mengoordinasikan arus kerja.

ii. Manfaat Komunikasi yang Efektif

Menurut Quible dalam Sukoco (2007:52) mengilustrasikan 8 manfaat komunikasi yang efektif seperti berikut:

1) Pemecahan masalah lebih cepat 2) Keputusan yang lebih kuat 3) Meningkatkan produktivitas

4) Arus kerja yang lebih siap dan efektif 5) Hubungan bisnis yang lebih kuat 6) Materi promosi yang lebih jelas 7) Meningkatkan citra profesional 8) Meningkatkan tanggapan stakehoders

Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang dilakukan sudah efektif. Selain dilihat dari pemberian pesan yang mudah dimengerti oleh penerima pesan, bentuk komunikasi baik intern maupun ekstern sudah efektif. Komunikasi yang efektif sudah terjalin pada departemen. Jika departemen ini terus meningkatkan komunikasi nya agar semakin lebih efektif, pastilah departemen ini dapat meningkatkan produktivitas yang lebih baik, hubungan kepada departemen lainnya akan semakin kuat.

4. Asas Komunikasi

Mills dan Oliver dalam Gie (2007:65) mengemukakan empat asas pokok komunikasi sebagai berikut:

a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.

Komunikasi hanya bisa terjadi di antara orang-orang. Oleh karena itu, penting sekali memperhatikan dan berfikir dalam rangka faktor ini.

b. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti.

Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya.

Misalnya, seorang ahli hukum dalam melakukan komunikasi dengan orang biasa tidak boleh semau-maunya mempergunakan istilah-istilah hukum yang tidak dimengerti orang biasa.

c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.

Pengirim warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima bilamana wartanya tidak dimengerti. Kemungkinan sekali pengirim warta tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak memberikan penjelasan yang memadai.

d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta/pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.

Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim bilamana wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan yang harus dimintanya.

Pada Departemen Manajemen, atasan memahami asas-asas komunikasi dalam melaksanakan tugasnya. Dilihat dari persoalan yang ada pada departemen ini, dimana atasan mampu menyelesaikan segala persoalan yang ada. Walaupun didalam penyelesaian persoalan masih sulit untuk diselesaikan.

5. Arti Komunikasi Perkantoran

Menurut Geoffrey Mills dalam Gie (2007:63), komunikasi perkantoran adalah salah satu dari fungsi – fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan/kantor (menentukan sarana apa yang akan dipakai).

Pada Departemen Manajemen, sarana sebagai penunjang untuk meningkatkan kinerja baik untuk atasan maupun staf-staf nya sudah dikatakan baik. Dimana disetiap bagian telah tersedia alat penunjang kinerja. Misalnya, komputer yang ada di bagian staf, infokus yang disediakan pada ruang rapat dan seminar dan alat tulis kantor yang tersedia disetiap meja baik pada meja atasan maupun staf nya.

6. Jenis – jenis Komunikasi Perkantoran

Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis menurut J. C. Denyer dalam Gie (2007:63) yang membedakannya dalam: a) Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Meliputi: surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.

b) Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)

Meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara.

c) Sistem Mekanis (Mechanical System)

Meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.

d) Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)

Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit. Sarananya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

Pada Departemen Manajemen, menyampaikan suatu pesan yang menggunakan segala komunikasi dalam berinteraksi agar orang yang menerima pesan dapat mengerti dengan pesan yang disampaikan. Pada departemen manajemen ini komunikasi yang digunakan adalah sistem komunikasi tulisan dan sistem komunikasi lisan. Sistem komunikasi tulisan, misalnya mengirim surat, telegram maupun staf manajemen yang

seperti menggunakan telepon untuk menghubungkan keluar maupun kedalam departemen itu sendiri.

D.Tata Ruang Perkantoran a) Arti Tata Ruang Perkantoran

Menurut Terry dalam Gie (2007:186), tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Pada Departemen Manajemen, tata ruang sudah cukup baik. Fungsi dari Tata ruang pada departemen ini adalah agar menambah sarana sebagai penunjang kinerja yang ada didalamnya. Selain itu tata ruang pada departemen ini sebaiknya dibuat dalam bentuk 1 ruangan karena dengan dibuatnya departemen ini menjadi 1 ruang makanya tata ruang kantor pada departemen ini akan menunjang bagi pelaksanaan kerja didalamnya.

b)Tujuan Tata Ruang Perkantoran

Menurut Terry dalam Gie (2007:188), tujuan dari tata ruang perkantoran adalah:

1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

4) Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. 5) Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung. 6) Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:

a. gerakan pegawai yang sedang bekerja

b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

Pada Departemen Manajemen, tujuan dari tata ruang ini sudah begitu jelas terlihat. Pada departemen ini tata ruangnya memang sudah baik. Tetapi jika tata ruangnya terus dibuat seperti ini membuat penghamburan tenaga dan waktu para staf karena harus berjalan dengan jarak yang memakan banyak waktu jika hendak menuju ruang atasan. Selain itu, departemen manajemen ini haruslah dibuat dalam 1 ruangan saja agar orang-orang mengetahui dimana letak dari bagian departemen manajemen itu sendiri.

c) Asas – asas Pokok Tata Ruang Perkantoran

Menurut Muther dalam Gie (2007:190), mengemukakan beberapa asas itu adalah:

1) Asas Jarak Terpendek

Merupakan jarak antara dua titik dalam garis lurus

2) Asas Rangkaian Kerja

Penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan

3) Asas Penggunaan Segenap Ruang

Tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas atau kebawah

4) Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja Apabila diperlukan mudah untuk diubah, karena:

a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

Pada Departemen Manajemen, asas yang digunakan adalah asas jarak terpendek, karena ruang atasan dekat dengan bagian staf dimana kedua bagian tersebut sering berhubungan. Selain asas jarak terpendek ada juga lain yang digunakan seperti asas rangkaian kerja, karena penempatan alat-alat kantor seperti telepon, komputer ada disetiap meja staf untuk mempermudah aktivitas. Dan asas yang digunakan adalah Asas penggunaan setiap ruang, karena tidak ada ruang kosong dalam ruang kerja pada departemen ini.

d)Jenis – jenis Tata Ruang Perkantoran

Menurut Wylie dalam Gie (2007:192), tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam empat bagian, yaitu:

1) Tata Ruang Kantor Berkamar

Ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja Keuntungan :

b) Pekerjaan yang bersifat rahasia lebih terjamin/terlindung.

c) Untuk menambah kewibawaan status pejabat, sehingga untuk terpelihara kewibawaan pimpinan.

d) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggungjawab atas ruangan.

Kerugian :

a) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

b) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan.

c) Pemakaian ruangan kurang luwes. d) Mempersulit pengawasan.

e) Memerlukan ruangan yang luas.

2) Tata Ruang Kantor Terbuka

Ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan termasuk tanpa dipisah oleh penyekat. Keuntungan:

a) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi. b) Luwes apabila diperlukan perubahan ruangan.

c) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja.

d) Biaya lebih hemat untuk pemeliharaan ruangan, penggunaan telepon, kelengkapan dan peralatan, dan lain-lain.

Kerugian :

a) Kemungkinan timbul kegaduhan/kebisingan.

b) Pegawai sulit untuk bekerja dengan penuh konsentrasi.

c) Batas kedudukan antara pimpinan bawahan tidak tampak jelas. d) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan.

e) Kemungkinan terlihat adanya tumpukan-tumpukan berkas/ kertas sehingga mengakibatkan pemandangan kurang baik.

3) Tata Ruang Kantor Berhias

Ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman,dekorasi, dan lain-lain. Keuntungan :

a) Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja. b) Ketegangan syaraf dapat berkurang/ dihindarkan. c) Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang.

d) Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sebagai tujuan orang dapat mudah dicapai.

Kerugian :

a) Biaya cukup tingi untuk membuat taman. b) Biaya pemeliharaan tinggi.

c) Menggunakan tenaga ahli untuk membuat taman. 4) Tata Ruang Kantor Gabungan

Tata ruang kantor gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, terbuka, berhias.

Pada Departemen Manajemen, memiliki tata ruang kantor berkamar dan tata ruang kantor berhias. Pada tata ruang kantor berkamar di departemen ini memilki penyekat yang akan memisahkan atasan dengan para staf nya. Dan tata ruang pada departemen ini dikatakan tata ruang berhias juga karena ada dekorasi yang akan menambah kenyamanan disaat bekerja, misalnya seperti adanya tumbuhan yang dipelihara atau tumbuhan hidup.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Manajemen sudah dikatakan baik. Dilihat dari segi pelaksanaan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran yang merupakan suatu hal yang bersifat mutlak dan harus dilaksanakan dalam suatu perkantoran. Fungsi Manajemen Perkantoran itu terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Pelaksanaan segala kegiatan perkantoran akan berjalan dengan lancar apabila menerapkan ataupun menjalankan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran tersebut.

2. Pekerjaan Perkantoran pada Departemen Manajemen sudah sesuai dengan prosedur dan sistem perkantoran. Prosedur perkantoran sudah dilaksanakan oleh berbagai pihak dan sistem perkantoran sudah cukup baik dilihat dari pemanfaatan teknologi informasi seperti komputer, telepon maupun faximile yang akan mempermudah pekerjaan yang ada pada Departemen ini.

3. Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan lainnya. Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan yang didesain sedemikian indah agar kinerja di dalam Departemen tersebut dapat

4. terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen. 5. Pada Departemen Manajemen, pengorganisasian dipimpin oleh Dr. Isfenti

Sadalia, SE, M.E sebagai Ketua Departemen Manajemen dan Dra. Marhayani, M.Si sebagai Sekretaris Departemen Manajemen. Pada Departemen Manajemen mempunyai 42 tenaga pengajar. Tenaga pengajar pada Departemen ini terdiri dari 28 tenaga pengajar wanita dan 14 tenaga pengajar laki-laki dan mempunyai 3 pegawai/staf yang akan membantu segala aktivitas yang dilakukan pada departemen ini.

6. Pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada Departemen ini sudah dijalankan. Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain.

7. Pengawasan kinerja pegawai pada Departemen ini terlaksana dengan baik karena metode dan prosedur kerja dilaksanakan dengan baik. Hal itu terlihat dari setiap pekerjaan yang dilakukan oleh staf selalu diawasi dengan cara atasan melihat kembali setiap hasil pekerjaan yang dikerjakan oleh staf nya. Jika staf melakukan kesalahan pada pekerjaan yang dilakukannya, maka atasan akan memberitahukan hal-hal yang salah itu kepada staf nya dan akan memberi penjelasan secara jelas supaya staf nya mampu memperbaiki pekerjaan yang

salah tersebut sehingga terlaksananya.

8. Tata Ruang Perkantoran pada Departemen Manajemen sudah cukup baik.. Fungsi dari Tata ruang adalah agar menambah sarana sebagai penunjang kinerja yang ada didalamnya sehingga pelaksanaan kerja dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Tujuan dari tata ruang adalah Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat, menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

B.Saran

Adapun saran yang akan diberikan kepada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara yaitu:

1. Hendaknya seluruh individu yang berada pada Departemen ini lebih menerapkan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran dengan baik. Karena Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan. Oleh sebab itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Dan diharapkan juga pada Departemen ini dapat mengelola seluruh unsur-unsur manajemen perkantoran dengan sebaik-baiknya demi kelancaran pekerjaan perkantoran yang ada didalamnya.

Perkantoran sebaiknya setiap pekerjaan yang berhubungan dengan arsip disusun lebih rapi lagi walaupun penyusunan arsip pada Departemen ini sudah dikatakan baik agar suatu saat jika arsip tersebut digunakan akan mudah untuk dicari demi melancarkan kegiatan pekerjaan perkantoran.

3. Perencanaan akan berjalan dengan lancar apabila rencana yang disusun sudah berjalan dengan baik. Melihat pentingnya perencanaan yang dilakukan dalam suatu organisasi/instansi, pada Departemen ini haruslah memperhatikan segala jenis perencanaan baik perencanaan jangka pendek, menengah, dan panjang. Karena dengan lebih memperhatikan ketiga perencanaan tersebut, maka kegiatan yang berlangsung pada Departemen ini akan lebih baik. Walaupun perencanaan pada Departemen ini sudah disusun dengan baik.

4. Pengorganisasian pada Departemen ini dilihat dari struktur organisasi. Organisasi/instansi yang baik dilihat dari pengorganisasian dari atasan kepada bawahan. Ada baiknya atasan pada Departemen ini lebih memperhatikan lagi kerja yang dilakukan bawahannya dan setidaknya memberikan motivasi yang memunculkan niat kerja yang tinggi kepada bawahannya. Walaupun atasan sudah mempunyai wewenang terhadap bawahannya, untuk ditaati oleh bawahannya itu sendiri.

5. Pentingnya pengarahan yang baik pada Departemen ini untuk rencana kerja akan mendorong para anggota organisasi/instansi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi. Pengarahan yang baik itu dilihat dari komunikasi yang baik juga. Ada baik nya juga, apabila

komunikasi itu diimbangi dengan asas-asas komunikasi agar komunikasi pada Departemen ini lebih efektif.

6. Hendaknya pengawasan pada Departemen ini lebih dibenahi, dilihat dari pengawasan teknologi informasi pada Departemen ini dalam yang masih belum cukup. Alasannya, karena staf pada Departemen ini masih saja bingung dengan banyak nya mahasiswa yang datang berkerumunan atau datang beramai-ramai untuk mencari informasi kepada staf pada Departemen ini. Akibat dari kurangnya teknologi informasi seperti inilah yang membuat terganggunya kerja yang dilakukan oleh staf. Dengan menambah teknologi informasi pada Departemen ini akan memperbaharui segala aktivitas staf-staf nya baik dalam memberikan informasi kepada mahasiswa agar tidak ada mahasiswa yang mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan.

7. Pada Departemen Manajemen, tata ruang sudah cukup baik. Hanya saja, tata ruanga pada Departemen perlu dibenahi. Maksud dari dibenahi adalah sebaiknya Departemen ini dibuat didalam 1 ruangan saja. Walaupun ruangan untuk Ketua dan Sekretaris Departemen Manajemen dibuat dalam 1 kamar/tempat dan berbeda ruangan untuk Ketua Prodi Manajemen dan staf/pegawainya. Dengan membuat 1 ruangan untuk Departemen ini, akan mempermudah pencarian Departemen itu sendiri tanpa harus bertanya-tanya dimana letak Departemen Manajemen. Selain itu, dengan dibuatnya Departemen ini menjadi 1 ruangan akan menunjang bagi pelaksanaan kerja didalamnya tanpa terusik dengan mahasiswa yang datang sesuka hati untuk mencari informasi.

DAFTAR PUSTAKA

BUKU :

Achmad Zaenudin, 2007 Manajemen Perkantoran Mitra Wacana Media, Jakarta.

Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya. Erlangga

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta : Liberty

Hendi Haryadi 2009 Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf . Jakarta : Visimedia

Ida Nuraida . 2008 Manajemen Administrasi Perkantoran Yogyakarta : Kanisius

Maryono, Joko. 2005. Jurnal Organisasi & Manajemen. Jakarta : Pusat Keilmuan LPPM

Moekijat. 2001. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayani. 2001. Dasar – Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Susanti, Nanis. 2009. Jurnal Manajemen Teori & Terapan. Surabaya : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga

Suparjati . 2000 Tata Usaha dan Kearsipan Jakarta: Kanisius

Slamet Susanto, 1995 Administrasi Kantor: Manajemen dan Aplikasi: Jakarta, Djambatan.

INTERNET :

4. terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen.

5. Pada Departemen Manajemen, pengorganisasian dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, M.E sebagai Ketua Departemen Manajemen dan Dra. Marhayani, M.Si sebagai Sekretaris Departemen Manajemen. Pada Departemen Manajemen mempunyai 42 tenaga pengajar. Tenaga pengajar pada Departemen ini terdiri dari 28 tenaga pengajar wanita dan 14 tenaga pengajar laki-laki dan mempunyai 3 pegawai/staf yang akan membantu segala aktivitas yang dilakukan pada departemen ini.

6. Pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada Departemen ini sudah dijalankan. Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain.

7. Pengawasan kinerja pegawai pada Departemen ini terlaksana dengan baik karena metode dan prosedur kerja dilaksanakan dengan baik. Hal itu terlihat dari setiap pekerjaan yang dilakukan oleh staf selalu diawasi dengan cara atasan melihat kembali setiap hasil pekerjaan yang dikerjakan oleh staf nya. Jika staf melakukan kesalahan pada pekerjaan yang dilakukannya, maka atasan akan memberitahukan hal-hal yang salah itu kepada staf nya dan akan memberi penjelasan secara jelas supaya staf nya mampu memperbaiki pekerjaan yang

salah tersebut sehingga terlaksananya.

8. Tata Ruang Perkantoran pada Departemen Manajemen sudah cukup baik.. Fungsi dari Tata ruang adalah agar menambah sarana sebagai penunjang kinerja yang ada didalamnya sehingga pelaksanaan kerja dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Tujuan dari tata ruang adalah Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat, menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

B.Saran

Adapun saran yang akan diberikan kepada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara yaitu:

1. Hendaknya seluruh individu yang berada pada Departemen ini lebih menerapkan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran dengan baik. Karena Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan. Oleh sebab itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Dan diharapkan juga pada Departemen ini dapat mengelola seluruh unsur-unsur manajemen perkantoran dengan sebaik-baiknya demi kelancaran pekerjaan perkantoran yang ada didalamnya.

Perkantoran sebaiknya setiap pekerjaan yang berhubungan dengan arsip disusun lebih rapi lagi walaupun penyusunan arsip pada Departemen ini sudah dikatakan baik agar suatu saat jika arsip tersebut digunakan akan mudah untuk dicari demi melancarkan kegiatan pekerjaan perkantoran.

3. Perencanaan akan berjalan dengan lancar apabila rencana yang disusun sudah berjalan dengan baik. Melihat pentingnya perencanaan yang dilakukan dalam suatu organisasi/instansi, pada Departemen ini haruslah memperhatikan segala jenis perencanaan baik perencanaan jangka pendek, menengah, dan panjang. Karena dengan lebih memperhatikan ketiga perencanaan tersebut, maka kegiatan yang berlangsung pada Departemen ini akan lebih baik. Walaupun perencanaan pada Departemen ini sudah disusun dengan baik.

4. Pengorganisasian pada Departemen ini dilihat dari struktur organisasi. Organisasi/instansi yang baik dilihat dari pengorganisasian dari atasan kepada bawahan. Ada baiknya atasan pada Departemen ini lebih memperhatikan lagi kerja yang dilakukan bawahannya dan setidaknya memberikan motivasi yang memunculkan niat kerja yang tinggi kepada bawahannya. Walaupun atasan sudah mempunyai wewenang terhadap bawahannya, untuk ditaati oleh bawahannya itu sendiri.

5. Pentingnya pengarahan yang baik pada Departemen ini untuk rencana kerja akan mendorong para anggota organisasi/instansi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi. Pengarahan yang baik itu dilihat dari komunikasi yang baik juga. Ada baik nya juga, apabila

komunikasi itu diimbangi dengan asas-asas komunikasi agar komunikasi pada Departemen ini lebih efektif.

6. Hendaknya pengawasan pada Departemen ini lebih dibenahi, dilihat dari pengawasan teknologi informasi pada Departemen ini dalam yang masih belum cukup. Alasannya, karena staf pada Departemen ini masih saja bingung dengan banyak nya mahasiswa yang datang berkerumunan atau datang beramai-ramai untuk mencari informasi kepada staf pada Departemen ini. Akibat dari kurangnya teknologi informasi seperti inilah yang membuat terganggunya kerja yang dilakukan oleh staf. Dengan menambah teknologi informasi pada Departemen ini akan memperbaharui segala aktivitas staf-staf nya baik dalam memberikan informasi kepada mahasiswa agar tidak ada mahasiswa yang mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan.

7. Pada Departemen Manajemen, tata ruang sudah cukup baik. Hanya saja, tata ruanga pada Departemen perlu dibenahi. Maksud dari dibenahi adalah sebaiknya Departemen ini dibuat didalam 1 ruangan saja. Walaupun ruangan untuk Ketua dan Sekretaris Departemen Manajemen dibuat dalam 1 kamar/tempat dan berbeda ruangan untuk Ketua Prodi Manajemen dan staf/pegawainya. Dengan membuat 1 ruangan untuk Departemen ini, akan mempermudah pencarian Departemen itu sendiri tanpa harus bertanya-tanya dimana letak Departemen Manajemen. Selain itu, dengan dibuatnya Departemen ini menjadi 1 ruangan akan menunjang bagi pelaksanaan kerja didalamnya tanpa terusik dengan mahasiswa yang datang sesuka hati untuk mencari informasi.

DAFTAR PUSTAKA

BUKU :

Achmad Zaenudin, 2007 Manajemen Perkantoran Mitra Wacana Media, Jakarta.

Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya. Erlangga

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta : Liberty

Hendi Haryadi 2009 Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf . Jakarta : Visimedia

Ida Nuraida . 2008 Manajemen Administrasi Perkantoran Yogyakarta : Kanisius

Maryono, Joko. 2005. Jurnal Organisasi & Manajemen. Jakarta : Pusat Keilmuan LPPM

Moekijat. 2001. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayani. 2001. Dasar – Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Susanti, Nanis. 2009. Jurnal Manajemen Teori & Terapan. Surabaya : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga

Suparjati . 2000 Tata Usaha dan Kearsipan Jakarta: Kanisius

Slamet Susanto, 1995 Administrasi Kantor: Manajemen dan Aplikasi: Jakarta, Djambatan.

INTERNET :