5. PeralatanInventaris
Inventaris merupakan alat-alat yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU yang berupa inventaris kantor , seperti meja, kursi, komputer, lemari,
arsip dan lain-lain. Serta peralatan perkuliahan seperti LCD projektor, papan tulis, OHP, Screen, AC, pengeras suara, kipas angin, dan alat-alat
lainnya.
C. Penggolongan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat digolongkan dalam dua sudut. Kedua sudut tersebut adalah sudut substansi dan sudut disusutkan atau tidak disusutkan.
1. Sudut substansi, aktiva tetap menurut sudut substansi dapat dibagi :
b. tangible assets aktiva berwujud seperti lahan, mesin, gedung dan
peralatan. c.
intagible assets aktva tidak berwujud seperti HGU, HGB, Paten, hak cipta, goodwill, copyright, franchise dan lain-lain.
2. Sudut disusutkan atau tidak disusutkan, aktiva tetap menurut sudut
disusutkan atau tidak disusutkan dapat dibagi : a.
depreciated plant assets yaitu aktiva tetap yang disusutkan, seperti building, equipment, machinery, inventaris, jalan dan lain-lain.
b. undepreciated plant assets yaitu aktiva tetap yang tidak
disusutkan, separti tanah land.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara aktiva tetap tidak dikelompokkan secara khusus, tetapi semua aktiva tetap dicatat dan dipergunakan
sebagai mana mestinya karena Fakultas Ekonomi bukan perusahaan tetapi lembaga pendidikan dibawah Universitas Sumatera Utara. Semua aktiva tetap
yang dimiliki Fakultas Ekonomi USU merupakan harta kekayaan milik Universitas Sumatera Utara.
D. Struktur Kode Aktiva Tetap
Jika perusahaan memiliki berbagai jenis aktiva tetap di berbagai lokasi, untuk memudahkan identifikasi aktiva tetap, diperlukan kode yang mampu
memberikan informasi lengkap mengenai aktiva tetap. Diantara informasi penting yang perlu dicerminkan dalam kode aktiva tetap adalah, golongan aktiva tetap,
jenis aktiva tetap, lokasi portability, tahun perolehan, fungsi yang bertanggung jawab dalam pemakaian aktiva tersebut. Oleh karena itu, jika perusahaan
menggunakan kode angka kelompok group code, maka berikut ini disajikan struktur kode aktiva tetap.
Contoh penggunaan kode aktiva tetap disajikan sebagai berikut : X
XX XX
XX XX
XX Golongan aktiva tetap
Jenis aktiva tetap Tahun perolehan
Fungsi Lokasi
portability
Aktiva tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi merupakan Barang Milik Negara BMN. Klasifikasi dan kodefikasi BMN didasarkan pada ketentuan
tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara BMN yang berlaku. Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi SIMAK Barang Milik Negara
BMN, barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok. Jika terdapat Barang Milik Negara BMN yang
belum terdaftar pada ketentuan tersebut, agar menggunakan klasifikasi dan kode barang yang mendekati jenis dan atau fungsinya. Dalam hal ini pada Fakultas
Ekonomi USU telah menggunakan metode di atas dan dapat dilihat pada pemberian kode sepeda motor seperti di bawah ini,
Sepeda Motor 2.02.01.04.001 Keterangan : 2, alat bergerak.
02, alat angkutan. 01, alat angkutan darat bermotor.
04, sepeda motor. 001, mudah dibawa dengan tangan manusia.
E.Dokumen dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap
Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan
tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data
dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukanya
suatu kegiatan.
Menurut Mulyadi 2001:600, dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi aktiva tetap seperti disebutkan di bawah ini:
1. surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization
request atau authorization for expenditures, 2.
surat permintaan reparasi authorization for reparation, 3.
surat permintaan transfer aktiva tetap, 4.
surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5.
surat perintah kerja work order, 6.
surat order pembelian, 7.
laporan penerimaan barang, 8.
faktur dari pemasok, 9.
bukti kas keluar,
10. bukti memorial.
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang digunakan
pada Fakultas Ekonomi USU adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat perintah kerja work order, surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti memorial. Pedoman dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah
diatur sesuai dengan Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 dan Peraturan Pemerintah No. 95 Tahun 1995. Surat permintaan otorisasi investasi
expenditures authorization request. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana
dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi
dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti
kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran
investasi capital budget untuk disetujui diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi
diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. Surat
perintah kerja work order, yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan
sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang
dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat
untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan penerimaan barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan
kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok. Faktur dari pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari
pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi keuangan setelah dokumen surat
permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. Bukti
memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun,
penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.
F. Catatan Akuntansi
