BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjadi dari kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-
perbaikan. Sebagai analisis pada sistem yang sedang berjalan, akan dibahas bagaimana
prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan yang digambarkan dalam bentuk flow map, pengkodean dan analisis sistem non fungsional yang meliputi perangkat
keras dan perangkat lunak yang digunakan, serta analisis user yang terlibat.
3.1.1 Analisis Masalah
Sesuai dengan hasil penelitian maka analisis masalahnya adalah proses pengolahan pegawai dan kalkulasi kinerja yang dilakukan secara tertulis, yang
ditampilkan dalam bentuk file. Dalam pembuatan laporannya, menggunakan Microsoft Word dengan mengolah ulang data-data pegawai yang telah ditulis dalam
buku kepegawaian. Pada kenyataannya hal itu kurang efektif karena dinilai masih terdapat kekurangan diantaranya lamban dalam penyampaian informasi serta resiko
kesalahan perhitungan.
3.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana prosedur yang sedang berjalan dan masalah yang dihadapi sistem
untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem.
3.1.2.1 Prosedur Pengolahan Pegawai
Prosedur ini berisi mengenai proses pengolahan data pegawai yang melibatkan pegawai dan bagian administrasi. Adapun prosedurnya adalah sebagai
berikut :
1. Bagian administrasi memberikan formulir pegawai kepada pegawai. 2. Pegawai mengisi formulir pegawai dan diserahkan ke bagian Administrasi
3. Bagian Administrasi mengecek formulir pegawai yang sudah diisi. 4. Jika lengkap, Formulir pegawai yang sudah diisi dan sesuai dicatat di buku
kepegawaian.
Gambar 3.1
Flowmap Pengolahan Data Pegawai
3.1.2.2 Prosedur Pengolahan Kalkulasi Kinerja.
Prosedur kerja sistem yang diajukan dalam kalkulasi kinerja melibatkan pegawai yang akan dinilai kinerjanya dengan bagian administrasi yang akan
mengolah data kalkulasi kinerja tersebut. 1. Bagian Administrasi memberikan Rangkuman Penilaian Sasaran Kerja
RPSK dan Rangkuman Penilaian Kompetensi RPK ke pegawai. 2. Pegawai mengisi dan menanda tangani RPSK dan RPK, kemudian diserahkan
ke penilai. 3. Penilai mengecek RPSK dan RPK yang sudah diisi.
4. Jika lengkap, maka.RPSK dan RPK dinilai dan ditanda tangani penilai. 5. RPSK dan RPK yang sudah dinilai dan ditanda tangani kemudian diserahkan
ke bagian administrasi. 6. RPSK dan RPK yang sudah dinilai dan ditanda tangani tersebut di catat ke
buku kalkulasi kinerja pegawai oleh bagian administrasi.
Isi RPSK RPK
Pengecekan RPSK RPK yg
sudah diisi RPSK RPK
lengkap? penilaian
RPSK RPK
Pegawai Penilai
y t
Tanda tangan pegawai
Buku kalkulasi kinerja pegawai
Catat RPSK RPK
Bagian Administrasi
Tanda tangan penilai RPSK
RPK 1
RPSK yg shd diisi 2
RPK yg sudah diisi
1 RPSK
2 RPK
1 RPSK
2 RPK
1 RPSK tanda tangan
2 RPK tanda tangan
pegawai 1
RPSK tanda tangan 2
RPK tanda tangan pegawai
1 RPK tdk lengkap
2 RPSK tdk lengkap
1 RPK lengkap
2 RPSK lengkap
1 RPK lengkap
2 RPSK lengkap
1 RPK yg dinilai
2 RPSK yg dinilai
1 RPK tanda
tangan penilai 2
RPSK tandan tangan penilai
1 RPK tanda
tangan penilai 2
RPSK tandan tangan penilai
1 RPK yg dinilai
2 RPSK yg dinilai
RPK yg dinilai RPSK yg dinilai
1 RPK tdk lengkap
2 RPSK tdk lengkap
A
Gambar 3.2
Flowmap Pengolahan Kalkulasi Kinerja Ket :
RSPK = Rangkuman Penilaian Sasaran Kerja RPK = Rangkuman Potensi Kerja
A = Arsip RPK dan RPSK yg sudah dinilai
3.1.2.3 Prosedur Pembuatan Laporan Pegawai
Prosedur pembuatan laporan pegawai ini melibatkan bagian administrasi sebagai pengolah data pegawai dan pimpinan perusahaan yang menandatanganinya.
1. Dari buku kepegawaian yang baru, dibuatkan laporannya dan disimpan dalam file komputer.
2. Kemudian laporan pegawai diperiksa dengan mencocokan buku kepegawaian. 3. Jika sesuai maka laporan pegawai diarsipkan di bagian administrasi kemudian
diserahkan ke pimpinan perusahaan. 4. Pimpinan perusahaan mengarsipkan laporan pegawai.
Gambar 3.3
Flowmap Pembuatan Laporan Pegawai Ket :
A1 = arsip buku kepegawaian A2 = arsip laporan pegawai
3.1.2.4 Prosedur Pembuatan Laporan Kalkulasi Kinerja
Prosedur pembuatan laporan kalkulasi kinerja ini melibatkan bagian administrasi sebagai pengolah data kalkulasi kinerja dan pimpinan perusahaan yang
menandatanganinya. 1. Dari buku kalkulasi kinerja pegawai, dibuatkan laporannya dan disimpan di
dalam file komputer. 2. Cetak laporan RPKP, kemudian diperiksa dengan mencocokan RPSK dan
RPK yang sudah dinilai. 3. Jika laporan RPKP lengkap, diserahkan ke penilai.
4. Penilai menanda tangani laporan RPKP. Kemudian diserahkan ke atasan penilai.
5. Atasan penilai menanda tangani laporan RPKP dan dijadikan sebagai arsip laporan RPKP.
Gambar 3.4
Flowmap Pembuatan Laporan Kalkulasi Kinerja Ket:
RPSK = Rangkuman Penilaian Sasaran Kerja RPK = Rangkuman Potensi Kerja
RPKP = Rangkuman Penilaian Kerja Pekerja A3
= Arsip RPKP A4
= Arsip laporan RPKP di penilai A5
= Arsip laporan RPKP di Atasan Penilai
3.1.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat
keras hardware yaitu peralatan yang ada pada suatu sistem
komputer secara fisik. Adapun spesifikasi komputer yang hanya digunakan pada bagian administrasi adalah sebagai berikut:
a. Processor Intel Pentium 4 2,4 GHz b. RAM 256
c. Hardisk 80 GB d. Monitor 17”
e. Printer Untuk menggunakan program aplikasi ini dibutuhkan komputer dengan
spesifikasi minimum sebagai berikut: a. Processor Pentium 2.
b. RAM 128 MB c. Hardisk 20 GB
d. Monitor 14” e. Printer
Jadi, spesifikasi perangkat keras yang ada di bagian administrasi, sudah mencukupi dengan spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan komputer
untuk menjalankan program ini.
3.1.4 Analisis Pengkodean
Seorang pegawai mempunyai sebuah identitas yang membedakan pegawai satu dan yang lainnya. Identitas ini berupa nomor pegawai Nopeg. Nopeg ini
bersifat identik, jadi tidak ada pegawai yang mempunyai Nopeg yang sama dalam satu perusahaan. Berikut format Nopeg yang digunakan :
Format nopeg : 999999 Contoh nopeg : 738504
1. nopeg terdiri dari enam digit nomor dan tidak boleh kurang dari enam digit. 2. nopeg tidak boleh diisi dengan huruf atau simbol.
3.1.5 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak software yaitu program yang berisi perintah-perintah atau melakukan pengolahan data, dimana program dibuat sederhana mungkin untuk
memudahkan seorang operator komputer dalam menjalankan suatu program. Kebutuhan perangkat lunak untuk mendukung kelancaran sistem ini selain
perangkat keras juga diperlukan perangkat lunak. Adapun perangkat lunak yang digunakan pada bagian administrasi terdiri dari:
a. Sistem Operasi Microsoft Windows Xp SP2. b. Microsoft Office 2003.
Sedangkan perangkat lunak yang digunakan untuk membangun program aplikasi data pegawai dan kalkulasi kinerja ini terdiri dari:
a. Sistem Operasi Microsoft Windows Xp Professional. b. Microsoft Visual Basic 6.0.
c. Microsoft Access.
3.1.6 Analisis User
Kategori