ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PEMES
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN
PEMESANAN TIKET TOUR PT DWIDAYA WORLD WIDE
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pada
Program Diploma III
Disusun Oleh
1.
Windi Aulia
12144893
2.
Elfa Illahiya
12143776
3.
Debby Arista Marpaung
12147149
4.
Muhamad Ajis Nur Eva
12142196
5.
Siti Nurlaela
KELAS 12.4B.06
BINA SARANA INFORMATIKA
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
2016
1
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberi Rahmat
dan Karunia-Nya sehingga dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek
(KKP) ini dengan baik. Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini diajukan untuk memenuhi salah satu
mata kuliah Analisan dan Perancangan Sistem Informasi pada program Diploma III (D3) AMIK
BSI Kalimalang. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, dari beberapa
sumber literature yang mengandung penulisan ini.
Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan
Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu, maka
dalam kesempatan ini izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputroselaku Direktur AMIK BSI.
2. Ahmad Sinun sebagai dosen mata kuliah analisa dan perancangan sistem informasi
3. Pak Kelvin selaku staff karyawan
4. Orang tua tercinta yang selalu mendukung dan terus-menerus memberikan doa.
5. serta rekan-rekan yang ikut memberikan bantuan dalam pembuatan laporan kuliah kerja
praktek ini.
Serta semua pihak yang pada kesempatan ini yang telah banyak membantu penulis dalam
menyelesaikan laporan ini, baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis menyadari
masih banyak kekurangan dalam penyusunan laporan ini, untuk itu penulis mengharapkan saran
dan kritik dari seluruh pihak untuk kemajuan dan kelengkapan penyusunan laporan ini. Akhir
kata, penulis berharap semoga Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat bermanfaat bagi
penulis khusunya dan pembaca pada umumnya.
Jakarta, 14 April 2016
Penulis
2
DAFTAR ISI
LEMBAR KKP......................................................................................................................1
KATA PENGANTAR ...........................................................................................................2
DAFTAR SIMBOL................................................................................................................5
DAFTAR GAMBAR.............................................................................................................6
DAFTAR TABEL..................................................................................................................7
DAFTAR LAMPIRAN..........................................................................................................8
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum...................................................................................................................9
1.2 Maksud dan Tujuan............................................................................................10
1.3 Metode Penelitian...............................................................................................10
1.4 Ruang Lingkup...................................................................................................11
1.5 Sistematika Penulisan.........................................................................................11
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem..........................................................................................12
2.2 Karakteristik Sistem..........................................................................................13
2.2.1 Konsep Dasar Informasi......................................................................14
2.3 Peralatan Pendukung (Tools System).................................................................15
2.3.1 Kamus Data........................................................................................17
2.3.2 Notasi pada Kamus Data ...................................................................18
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum.................................................................................................................20
3.2 Tinjauan Perusahaan...........................................................................................20
3.2.1 Sejarah Perusahaan..............................................................................20
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi...........................................................21
3.3 Prosedur Sistem Berjalan...................................................................................28
3
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan......................................................30
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan..............................................................................33
3.5.1 Kamus Data Dokume Masukan.........................................................33
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran.......................................................33
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan................................................................................34
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan..............................................34
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran..............................................34
3.6.3 Spesifikasi File ...................................................................................35
3.6.4 Struktur Kode......................................................................................35
3.6.5 Spesifikasi Program.............................................................................36
3.7 Permasalahan......................................................................................................37
3.8 Pemecahan Masalah...........................................................................................37
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan.........................................................................................................38
4.2 Saran...................................................................................................................38
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................39
SURAT KETERANGAN PKL/RISET...............................................................................40
4
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram
DAFTAR GAMBAR
5
Gambar III.1 Struktur Organisasi...........................................................................................22
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan...................................................................30
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan..........................................................................31
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan.......................................................................32
DAFTAR TABEL
6
Tabel II.1 Notasi Tipe Data..................................................................................................18
Tabel II.2 Struktur Data........................................................................................................19
DAFTAR LAMPIRAN
7
Lampiran A.1 Form Pemesanan...........................................................................................41
Lampiran A.2 Bukti Pembayaran.........................................................................................42
BAB I
8
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Informasi merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dari aktivitas kehidupan. Masa era
globalisasi banyak sekali orang yang memanfaatkan jasa transportasi. Baik melalui darat, laut
maupun udara. Khusunya yang akan dibahas adalah jalur transportasi udara, jalur transportasi
melalui udara dinilai lebih efektif dan efisien baik dari segi waktu, biaya, dan tenaga. Jika ingin
melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat secara manual, calon penumpang terlebih
dahulu melakukan pemesanan tiket pesawat udara ke pusat pembelian tiket sesuai dengan
maskapai penerbangan yang ingin dipilih. Dengan adanya kemajuan teknologi melalui internet
penumpang dapat dengan mudah memsan tiket pesawat, dan memiliki banyak manfaat yang bisa
diperoleh perusahaan diantaranya adalah berupa informasi dari satu pihak dengan pihak lain,
informasi yang tidak terbatas pada suatu tempat maupun ruangan dan informasi perusahaan dapat
dengan mudah bisa diakses dari manapun diseluruh penjuru dunia.
PT Dwidaya World Wide merupakan perusahaan agen perjalanan yang bergerak dibidang
biro perjalanan meliputi tiket pesawat udara baik domestik dalam maupun internasional, kapal
pesiar, menyewakan mobil baik buat dalam kota maupun luar kota, juga menyelenggarakan
pemandu wisata atau guilding and tour conducting, serta pengurusan dokumen perjalanan yang
sesuai dengan peraturan berlaku. Cabang PT Dwidaya World Wide beralamat di Mall
Casablanca Jln. Casablanca no. 88, Jakarta Selatan.
Salah satu aktivitasnya adalah menyediakan sistem informasi pemesanan tiket tour, tiket
pesawat, tiket pemesanan hotel yang sudah terperinci dan terorganisir dengan baik, agar dalam
melakukan peningkatan kegiatan perusahaan bisa terus berkembang secara memuaskan. Jasa
Tour and Travel adalah salah satu bidang usaha yang dikembangkan oleh PT Dwidaya World
Wide merupakan jasa yang bergerak dibidang transportasi. Jasa di era globalisasi saat ini, sangat
diperlukan oleh berbagai kalangan masyarakat yang ingin membutuhkan sarana transportasi
cepat, aman dam nyaman.
1.2 Maksud dan Tujuan
9
Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Melakukan penelitian mengenai cara prosedur untuk pemesanan tiket pada PT Dwidaya
World Wide.
2. Pengguna jasa transportasi udara bisa lebih efisien dan efektif dari segi waktu, biaya dan
tenaga.
Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan kkp ini adalah untuk memenuhi mata kuliah analisa
dan perancangan sistem informasi pada semester IV (empat).
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan kkp khususnya,
untuk memperoleh data sesuai dengan materi yang sedang dibahas dan kebenaran yang
menunjang penelitian ini. Maka peneliti menggunakan data sebagaia berikut, yaitu :
1. Metode Observasi
Dalam penyusunan laporan, penulis melakukan observasi secara langsung untuk melihat
bagaimana proses pemesanan yang dilakukan pelanggan dan mengetahui bagaimana cara
proses detail yang berkaitan dengan proses pembelian dan melakukan penjualan tiket.
2. Metode Wawancara
Untuk mendapatkan informasi secara lengkap penulis melakukan wawancara dengan
staff karyawan dan melakukan tanya jawab. Tujuannya yakni untuk mengetahui situasi dan
kondisi yang ada secara umum, sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengumpulan data selengkap mungkin.
3. Metode Study Pustaka
Metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengumpulkan data secara
langsung ke perusahaan.
1.4 Ruang Lingkup
10
Dalam penulisan laporan kkp ini, penulis membahas tentang analisa sistem pemesanan
tiket tour pada Dwidayatour. Agar laporan kkp ini mencapai sasaran, maka ruang lingkup
pembahasan meliputi proses pemesanan tiket, proses pembayaran.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja
Praktek ini, dengan harapan agar penelitian apat dilakukan secara sistematis dan efisien.
Sistematika penulisan bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan mudah
memahami laporan Kuliah Kerja Praktek, sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan ini menjelaskan tentang latar belakang secara umum, maksud dan tujuan
ruang lingkup, dan sistematika secara keseluruhan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung
(tools sistem).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum, tinjauan perusahaan
dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi beserta fungsi, prosedur
sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,
spesifikasi sistem berjalan memiliki sub spesifikasi bentuk masukan dan keluaran,
spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, bab ini juga menguraikan tentang
permasalahan dan pemecahan masalah.
BAB II
11
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Ada banyak pendapat tentang pengertian dan definisi sistem yang dijelaskan oleh beberapa
ahli. Berikut pengertian dan definisi sistem menurut beberapa ahli:
1.
Menurut Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang
betul-betul ada dan terjadi.
2.
Menurut Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-
komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
3.
Lani Sidharta (1995:9), Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling
berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
4.
Menurut Murdick, R. G (1991:27), Sistem adalah seperangkat elemen yang
membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari
suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan atau barang pada
waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan atau energi dan atau barang.
5.
Menurut Davis, G. B (1991:45), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
Dengan mengacu pada beberapa definisi sistem diatas dapat diartikan bahwa sistem adalah
sekumpulan komponen dan elemen yang mempunyau tujuan bersama dan memiliki unsur
keterkaitan dalam menghasilkan sebuah informasi.
2.2 Karakteristik Sistem
12
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4-6) Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1.
Mempunyai Komponen atau komponen sistem (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun
sistem. Komponen dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem
disebut juga sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang
terlibat dalam sistem.
2.
Mempunyai batas/batas sistem (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain.
Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem.
Batas sistem akan memberikan scope tinjauan terhadap sistem.
3.
Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan
sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang
menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan
sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar
mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
4.
Mempunyai
penghubung/antar
muka
(interface)
antar
komponen
Penghubung/antar muka (interface)
Merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani
hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan
sarana
yang
memungkinkan
setiap
komponen
saling
berinteraksi
dan
berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen.
5.
Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk
menghasilkan keluaran yang berguna.
6.
Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama
mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para
pemakainya. Pengolahan dapat berupa program aplikasi komputer yang kemudian
dikembangkan untuk keperluan khusus. Dimana program aplikasi tersebut mampu
13
menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai
dengan kebutuhan para pemakai.
7.
Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk
keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8.
Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan
harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan
tujuan. Sasaran sistemadalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka
waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/ hasil akhir yang
ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini,
tahapan merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya
pencapaian tujuan.
9.
Mempunyai Kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peranan utama dalam menjaga atas proses dalam
sistem dapat berlangsung secara normal sesuai dengan batasan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses,
maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dandikembangkan secara
terprogram.
10.
Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek
terjadinya
penyimpangan
proses
dalam
sistem
dalam
sistem
dan
mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
2.2.1 Konsep Dasar Informasi
1.
Menurut Darmawan (2012:2), “Informasi adalah sejumlah data yang sudah diolah
atau proses melalui prosedur pengolahan data dalam rangka menguji tingkat
kebenarannya, keterpakaiannnya sesuai dengan kebutuhan”.
2.
Menurut Agus Mulyanto (2009:9) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu
komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang
14
memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk
mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan informasi adalah data
yang sudah diolah untuk menguji kebenarannya sehingga bermanfaat bagi
pengguna dalam mengambil keputusan.
2.3 Peralatan Pendukung (Tools System)
Peralatan pendukung merupakan alat yang digunakan untuk menggambar logika model dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, ataupun diagram-diagram
yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (tool system)
adalah untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari informasi dapat bekerja dengan
suatu bentuk logika model dan phsycal model.
A. Tahapan DAD
1.
Diagram Konteks
Diagram ini di buat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan system
secara manual umum atau global dari keseluruhan yang ada.
2.
Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam
diagram konteks yang penjabaran secara terperinci.
3.
Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
B. Aturan Main DAD
1.
Di dalam diagram alir DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity
dengan external entity lainnya secara langsung.
2.
Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan lainnya secara langsung.
3.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.
15
C. Cara Pembuatan DAD
1.
Mulai dari umum sampai dengan detail (top- down analisis ).
2.
Jabarkan peroses sedetail mungkin.
3.
Pelihara konsistensi antar proses.
4.
Berikan label yang bermakna.
D. Istilah dan Simbol yang Digunakan dalam DAD
1.
Kesatuan Luar (External Entity)
External entity mewakili entitas external yang berkomunikasi dengan sistem yang
dikembangkan. External entity merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang
dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem lainnnya yang berada dilingkungan
luar sistem yang akan memberikan input atau output dari sistem. Biasannya
external entity ini dikenal dengan nama entitas sumber atau tujuan. External entity
dapat juga berupa departemen, defisi, atau sistem diluar sistem yang
berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.
2.
Proses (Process)
Menggambarkan proses pengolahan atau trasformasi data. Proses disebut juga
fungsi atau informasi. Komponen proses yang menggambarkan bagian dari
system yang mentranformasikan input ke output atau dapat dikatakan bahwa
komponen proses menggambarkan transformasi suatu input atau lebih menjadi
output.
3.
Arus Data (Data Flow)
Suatu data flow atau arus data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang
menunjukan arah menuju keadaan keluar dari suatu proses. Alur data ini
digunakan unuk menerangkan perpindahan data atau juga informasi dari suatu
bagian system kebagian lainnya. Arus data disimbolkan dengan panah.
4.
Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
16
2.3.1 Kamus Data
Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail
tentang DAD ysng mencangkup proses, data flow, dan data store. Macam-macam
atribut kamus data yaitu:
A.
Nama Arus Data
Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca
DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam
DAD dapat mudah mencari di kamus data.
B.
Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar
memudahkan mencari arus data didalam DAD.
C.
Tipe Data
Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk
mengkelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan
sistem.
D.
Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.
E.
Penjelasan
Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka baga penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.
F.
Volume
Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.
G.
Periode
Periode ini merupakan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu dicatat di
kamus data karena dapat digunakan untuk mrngidentifikasi kapan input data
harus dimasukkan kedalam system, kapan proses program dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan
17
H.
Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu dituliskan
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen yang satu dengan yang lain.
2.3.2 Notasi pada Kamus Data
Terdiri dari 2 macam, yaitu :
A.
Notasi Tipe Data
Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi formasi input maupun output
suatu data notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
Tabel II.1
Notasi Tipe Data
Notasi
X
9
A
Z
.
,
/
B.
Keterangan
Untuk setiap karakter
Angka numeric
Karakter alphabet
Angka nol yang ditampilkan spasi kosong
Pemisah ribuan
Pemisah pecahan
Tanda penghubung
Pembago
Notasi Struktur Data
Notasi yang digunakan untuk membuat spesifik elemen data. Dimana notasi
yang digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2
Notasi Struktur Data
Notasi
=
+
()
Keterangan
Terdiri dari
Dan atau and
Pilihan optimal
18
{}
[]
|
*
@
Iterasi (perulangan proses)
Pilihan salah satu pilihan yang ada
Pemisah pilihan didalam tanda[]
Keterangan atau catatan
Field kunci
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Seiring dengan perkembangan teknologi kini semua perusahaan baik yang berorientasi
melalui jasa atau produk dapat ikut berkembang pesat. Penjualan tiket merupakan termasuk pada
usaha dibidang jasa. Banyaknya data yang keluar dan masuk menyebabkan data menjadi lebih
19
sulit diatur, sangat diperlukannya peran sistem dalam sebuah perusahaan. Dengan sistem
penjualan tiket PT Dwidaya World Wide diharapkan penjualan dan pendataan bisa dilakukan
dengan cepat dan efisien.
3.2 TINJAUAN PERUSAHAAN
3.2.1 VISI DAN MISI
Visi :
Menjadi penyedia jasa tour dan travel paling menarik di Indonesia, yang
memberikan pengalaman tak terlupakan kepada pelanggan, praktisi bisnis, dan
mitra kami.
Misi :
Menghadirkan kegiatan operasional dan layanan yang terencana, tepat
sasaran, serta pengalaman wisata yang tak ternilai dengan implementasi praktis
industry terbaik.
Membantu praktisi bisnis kami dalam membuka dan memperluas
pandangan global terhadap dunia dengan membantu mengembangkan potensi
secara professional maupun personal.
Memberikan timbal balik investasi terbaik kepada pemegang saham dan
mitra bisnis.
3.2.2 SEJARAH PERUSAHAAN
Berdiri sejak 19 Juli 1967, PT Dwidaya World Wide dipercaya sebagai salah satu
travel agent terbesar di Indonesia. Dibawah nama brand Dwidayatour, memiliki lebih
dari 80 cabang yang terbesar di kota-kota besar seluruh Indonesia. Setiap tahunnya
beberapa penghargaan bergengsi berhasil didapatkan oleh Dwidayatour, diantaranya
adalah Top Travel Agent oleh beberapa maskapai penerbangan terkemuka dunia
seperti Singapore Airlines, Cathay Pacific, Qatar Airways, KLM Royal Dutch,
Garuda Indonesia, Eva Air, Lufthansa German Airlines, dan masih banyak lagi.
3.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan
20
Perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan didalam bentuk struktur
organisasi. Merupakan sebagai kumpulan sarana yang penting dalam menjalankan
fungsi. Struktur organisasi sebagai suatu pola yang mempunyai hubungan antara
kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama.
Berikut ini merupakan struktur organisasi PT Dwidaya World Wide, struktur
organisasi fungsional dimana pembagian tugas masing – masing bagian dalam
perusahaan adalah sebagai berikut :
Gambar III.1
Struktur Organisasi
21
1. Chairman
Merupakan pemilik dari PT Dwidaya World Wide.
Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas chairman yang
bertanggung jawab langsung kepada chairman.
2. CEO
Menjalankan bisnis perusahaan seperti sales, marketing dan perorganisasian
perusahaan.
• Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas CEO yang bertanggung
jawab langsung kepada CEO.
• Internal Auditor
Melakukan audit terhadap perusahaan tersebut.
3. Managing Director
Menjalankan fungsi pada bagian opersional perusahaan diluar keuangan.
• Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas Managing Director yang
bertanggung jawab langsung kepada Managing Director.
4. Ticketing Manager
Menjalankan fungsi pada pengaturan penjualan tiket.
• Ticketing Supervisor
22
Membantu Ticketing Manager dalam pengaturan penjualan tiket tersebut.
• Team Leader
Membantu Ticketing Supervisor dalam menjalankan tugas serta menjadi pimpinan
beberapa staf.
• Ticketing staff
Bertugas dalam memasarkan tiket, serta membantu tugas dari Team Leader.
5. Branch Manager
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan dari cabang – cabang yang ada.
• Ticketing staff
Menjalankan fungsi sebagai penjual tiket pada cabang – cabang.
• Tour staff
Membantu tugas Branch Manager dalam memasarkan tour pada cabang – cabang.
• Cashier
Menjalankan fungsi sebagai tempat untuk pembayaran tiap penjualan tiket.
6. Dir. of Marketing and Quality Control
Menjalankan fungsi sebagai control terhadap sales manager.
• Promotion & Graphic Design
Menjalankan fungsi sebagai pendesign suatu iklan untuk dimasukan kedalam
media cetak.
23
• Corporate TM Sales Supervisor
Menjalankan fungsi untuk menangani perusahaan – perusahaan yang mau
berkerjasama.
• Corporate TM Sales Executive
Menjalankan fungsi sebagai pembantu Corporate TM Sales Supervisor dalam
mencari perusahaan untuk bekerjasama.
7. MCE Manager
Menjalankan fungsi untuk menangani tour insentif.
• MCE Staff
Menjalankan fungsi membantu MCE Manager dalam mencari pelanggan untuk
tour insentif tersebut.
8. Tour Manager
Menjalankan fungsi untuk segala macam hal yang berhubungan dengan tour.
• Tour Coordinator Australia & Asia
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian Australia dan Asia.
• Tour Coordinator America, Europe and Africa
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian America, Europe dan
Africa.
• Tour Coordinator China
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian China.
• Tour Supervisor Domestic Tour
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian dalam negeri.
24
• Op. Supervisor Hotel Products
Menjalankan fungsi sebagai bagian yang berhubungan dengan hotel – hotel yang
akan dilakukan kerjasama dalam suatu perjalanan tour.
• Hotel Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu Op. Supervisor Hotel Products dalam
mencari hotel maupun dalam melakukan kerjasama.
9. HRD Manager
Menjalankan fungsi untuk menangani pada bagian personalia perusahaan.
• Personal Supervisor
Menjalankan fungsi untuk membantu HRD Manager untuk menangani bagian
personalia.
10. Travel Doc. Supervisor
Menjalankan fungsi untuk menangani bagian dokumen tour pada perusahaan.
• Travel Doc. Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu Travel Doc. Supervisor dalam menangani
dokumen tersebut.
CEO langsung membawahi Chief Accounting, Finance Manager, EDP Supervisor. Dan
GA & Purchasing dilihat pada berikut ini :
1.
Chief Accounting
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan dari bagian accounting.
• A/R Controller
25
Menjalankan fungsi untuk membantu Chief Accounting dalam melakukan control
pada bagian acconting.
• Acc Supervisor
Menjalankan fungsi untuk membantu Chief Accounting dan menjadi pimpinan
dari Refund & CN Controller dan Accounting Staff.
• Refund & CN Controller
Menjalankan fungsi untuk pengembalian uang bila ada pelanggan yang
membatalkan perjalanannya.
• Accounting Staff
Menjalanakan fungsi untuk accounting pada perusahaan.
2.
Finance Manager
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan untuk bagian keuangan perusahaan.
• Payment Controller
Menjalankan fungsi untuk membantu Finance Manager dalam kontrol terhadap
pembayaran.
• Cashiers
Menjalankan fungsi untuk menangani bagian pembayaran pada bagian keuangan.
3.
EDP Supervisor
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan pada divisi TI perusahaan.
4.
GA & Purchasing
26
Menjalankan fungsi untuk menangani dalam pembelian barang – barang bagi
perusahaan.
• GA Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu GA & Purchasing dalam melakukan
pembelian barang – barang bagi perusahaan.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Analisa prosedur merupakan menganalisa kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh
pihak PT Dwidaya World Wide dalam melakukan proses sistem informasi, pelayanan pemesanan
tiket tour yang sedang berjalan. Prosedur atau tahapan-tahapan dari analisa proses sistem pelayan
an pemesanan tiket yang sedang berjalan, sebagai berikut :
A. Prosedur Pendaftaran
Bagi pelanggan yang ingin pesan tiket bisa melalui kantor cabang "Dwidayatour"
terdekat. Bagian ticketing akan mencatat pesanan pelanggan di Reservation Form For
(RFF), selanjutnya RFF yang sudah diisi akan dimasukkan ke file pesanan dan
dimasukkan juga ke arsip pesanan. Bagi pelanggan baru akan diminta data-datanya
lalu dimasukkan ke dalam file pelanggan, sedangkan pelanggan yang sudah pernah
memesan akan di buka datanya kembali dari file pelanggan. Lalu bagian ticketing
akan memverifikasikan data pesanan pelanggan.
B. Prosedur Biaya
Pada proses biaya tour untuk pelanggan yang ingin melakukan tour di kawasan
Benua Asia diwajibkan membayar full, sedangkan diluar Benua Asia pelanggan
memberikan uang muka atau deposit minimal 20% dari biaya tour. Sesuai dengan
nilai yang ditentukan oleh PT Dwidaya World Wide. Pelunasan sisa pembayaran
harus dilakukan paling lambat 21hari sebelum tanggal keberangkatan, walaupun visa
masih dalam proses atau permintaan deviasi belum terpenuhi. Apabila pelunasan
27
tidak dilakukan sesuai prosedur, peserta tersebut dianggap telah melakukan
pembatalan dan akan dikenakan biaya pembatalan sesuai dengan ketentuan berlaku.
C. Prosedur Cetak Tiket
Pada proses ini, cetak tiket dilakukan dengan melihat data pemesanan melalui
arsip pemesanan via website dan melihat data penerbangan melalui arsip
penerbangan. Selanjutnya tiket akan diberikan kebagian kasir. bagian kasir akan
membuat invoice berdasarkan tiket yang sudah dicetak untuk menyesuaikan total
harga yang tertera ditiket. Setelah bagian kasir menerima pembayaran dari pemesan,
maka bagian kasir akan memberikan tiket dan invoice sebagai bukti pembayaran
tiket kepada pemesan. Data invoice akan disimpan kedalam arsip pembayaran untuk
dijadikan sebagai data pembayaran, tiket akan disimpan kedalam arsip tiket.
D. Prosedur Pembatalan dan Biaya
Peserta yang berniat membatalkan keikutsertaan harus mengisi Formulir
Pembatalan atau menyampaikan pembatalannya secara tertulis kepada PT
Dwidaya World Wide
Pembatalan yang dilakukan oleh peserta tur karena sesuatu dan lain hal, akan
dikenakan biaya pembatalan sebagai berikut :
Setelah deposit s/d 22 hari sebelum tanggal keberangkatan : senilai deposit yang
telah ditentukan.
21 s/d 15 hari sebelum tanggal keberangkatan : 30% dari biaya tur
14 s/d 8 hari sebelum tanggal keberangkatan : 40% dari biaya tur
7 s/d 4 hari sebelum tanggal keberangkatan : 50% dari biaya tur
Kurang dari 4 hari sebelum tanggal keberangkatan : 100% dari biaya tur.
Pengembalian dana akan memakan waktu sekitar dua (2) sampai (3) bulan untuk
memproses pengembalian dana tiket pesawat.
Ketentuan biaya pembatalan di atas dapat berubah-ubah tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu, khususnya pada masa sibuk (peak/high season) atau pada jenis
produk tertentu yang terkait dengan paket kappa pesiar, penerbangan khusus
(extra flight / charter flight), dan lain-lain.
28
Biaya pembatalan diatas juga dapat dikenakan kepada peserta yang atas kehendak
sendiri, pindah ke jenis tour lain ataupun tanggal keberangkatan lain.
Disamping biaya pembatalan, peserta wajib membayar biaya proses pengurusan
visa yang telah dilakukan.
Khusus untuk pembatalan akibat visa ditolak, peserta wajib membayar biaya
pengurusan visa serta biaya pembatalan tour sesuai yang dikenakan oleh pihak
airlines/hotel/supplier lainnya.
E. Prosedur Laporan
Untuk sistem informasi penjualan tiket, laporan yang dibuat meliputi laporan
penjualan berdasarkan file transaksi penjualan, laporan keuangan berdasarkan file
jurnal, detail jurnal yang kemudia diberikan kepada manager.
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada PT Dwidaya World Wide, dapat diketahui bentuk
sistem secara garis besar yang sedang berjalan di dalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis
besarnya dapat dilihat dibawah ini, sebagau berikut:
f
Customer
P1
Reservation Form For,
Info Bayar, Info Data Customer,
Tiket
Sistem
Penjualan
Tiket
g
Reservation Form For
Info Bayar
Pusat
Tiket
Dwidayatour
Info Tagihan
Tanda Terima Pembayaran
Tiket
Tanda Terima Proses Refund
Tanda Terima Refund
Info Hasil Refund
Laporan Penjualan
Laporan Jurnal
e
Manager
29
Gambar III. 2
Diagram Konteks Sistem Berjalan
b
P1
Pelanggan
Isi Data, Pesanan
Pendaftaran
D2
Arsip
Penerbangan
D3
Arsip
Pelanggan
D4
Arsip
Pesanan
D5
Arsip
Transaksi
Isi Data
Isi Data
Data Pesanan
P2
Pembayaran
Data Pesanan
Biaya
Pembayaran Customer
Invoice Copy 1
c
P3
Kasir
Tiket Pelanggan
Arsip Penerbangan
Cetak
Tiket
Arsip Pelanggan
Invioce Copy 2
d
Pengembalian Dana
Form Pembatalan
Arsip
Tiket
D7
Arsip
Refund
P4
Form Pembatalan
Petugas
D6
Refund
Isi Form Pembatalan
Pengembalian Dana
e
P5
Manager
Arsip Transaksi
File
Laporan
Gambar III. 3
Diagram Nol Sistem Berjalan
30
b
d
P1
Pelanggan
Isi Form
Prosedur
Refund
Isi Form
Petugas
Info Tanda Info Form Refund
P2
Info Hasil Refund
Info
Refund
Info Hasil Refund
Copy Tanda Form Refund
Tanda Terima Refund
P3
Tanda Terima Refund
Penyerahan
Refund
D7
Arsip
Refund
Tanda Terima Proses Refund Copy
Gambar III. 4
Diagram Detail Sistem Berjalan
31
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan
A. Form Pemesanan
Nama Arus Data : Info Reservasi
Alias
: Info Reservasi
Bentuk Data
: Lembaran Kertas
Arus Data
: Proses 1.0 Pemesan
Penjelasan
: Sebagai bukti pemesanan tiket
Periode
: Setiap kali terjadi pemesanan
Volume
: Harian
Struktur Data :
Header : logo + keterangan
Isi : no + nama peserta sesuai paspor + keterangan + nama tour/ tour code +
tanggal keberangkatan + harga tour + reservasi diterima oleh + dari
cabang/agent + keterangan + tanggal + tanda tangan.
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran
A. Form Pembayaran
Nama
: Faktur Pembayaran
Dekripsi
: Berisi Informasi Pembayaran ke Konsumen
Sumber
: 2.0 transaksi pembayaran
Tujuan
: Konsumen
Jenis aliran data
: Laporan
Nama Struktur Data
: Informasi Pembayaran
Volume
: Harian
Struktur Data
:
Header : nama perusahaan + kepada nama pelanggan + kode cabang dan kode
tiket + kode cabang + tanggal + staff admin
32
Identitas perusahaan : alamat + no telpon + faximile + email + website
Isi : pembayaran diterima dari + jumlah uang + untuk pembayaran kode
cabang dank ode booking + media pembayaran + total uang
Footer : untuk pembayaran destinasi tour + bagian kasir + bagian accounting
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah rincian bentuk dokumen yang
digunakan didalam proses penjualan tiket. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua
bagian yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan adalah langķah awal dalam melakukan pemrosesan
data. Data-data yang terdapat didalam dokumen masukan adalah sebagai berikut :
A. Nama Dokumen Masukan
: Form Pemesanan Tiket
Fungsi
: Untuk mengisi data pelanggan
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Petugas
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap Melakukan Pemesanan
Bentuk
: Lampiran A.1
3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluaran adalah dokumen atau data yang dibuat melalui
hasil pemrosesan data masukan dan bentuknya dapat berupa hardcopy atau soft copy
seperti tampilan dari layar program.
B. Nama Dokumen Keluaran : Tiket
Fungsi
: Sebagai Alat validasi perjalanan
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Pelanggan
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Komputer
Frekuensi
: Setiap Transaksi Berhasil
33
Bentuk
: Lampiran A.2
3.6.3. Spesifikasi File
Spesifikasi File Pembayaran
Nama file
: File Transaksi Pembayaran
Fungsi file
: Untuk data pembayaran
Tipe file
: File transaksi pembayaran
Akses file
: Online
Media
: Personal Computer
Software
: ABACUSS
3.6.4. Struktur Kode
Menurut Hartono struktur kode adalah bentuk struktur yang berfungsi untuk
mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam computer dan untuk
mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.
A.
Format
Kode Wilayah Cabang Mall Casablanca PT Dwidaya World Wide
Panjang
: 4 digit
Tipe
: Text
:
x
x
x
x
x
x
Kode Wilayah
Contoh Kode
:
W
A
L
K
K
K
WALKK
B.
Kode Booking Pelanggan
Panjang
: 4 Digit
Tipe
: Angka
34
Format
:
9
9
9
9
Nomor Booking Pelanggan
Contoh Kode :
6
3
9
8
6398
3.6.5. Spesifikasi Program
Spesifikasi mendefinisikan atau menentukan input, pemrosesan, dan output
yang diperlukan. Bentuk bentuk HIPO dari Sistem Informasi Pemesanan PT
Dwidaya World Wide adalah sebagai berikut:
3.7 Permasalahan
35
Di social media facebook ada beberapa customer yang complain dan kecewa dengan
pelayanan dan sistem management dwidayatour berikan, bermasalah mulai dari keputusan yg
diambil satu pihak yaitu oleh pihak Dwidayatour dan keteledoran SDM nya, bonus album foto
yang salah cetak, visa terlalu lama keluarnya sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama,
koordinasi yang kurang antara cabang dan pusat.
3.8 Pemecahan Masalah
Diharapkan pihak management mengevaluasi kinerja karyawan baik
antar
cabang
dan pusat sehingga
koordinasi
yang baik
diharapkan
kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi tidak akan terulang kembali,
sehingga kualitas dan profesionalitas Dwidayatour di mata customer tetap
terjaga.
36
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT Dwidayatour World Wide dapat
disimpulkan PT Dwidaya Tour World Wide telah dikenal sebagai salah satu tour & travel
terbaik. Dengan pengalaman jaringan yang luas, PT Dwidaya Tour World Wide
mengembangkan usahanya dengan penjual paket tour yang menarik bagi pelanggan. Serta
perencanaan tour yang sangat terkenal bagi para pelanggan. Pelayanan yang memadai sangat
dijunjung tinggi oleh PT Dwidaya Tour World Wide, karena kepuasan pelanggan merupakan
suatu nilai positif bagi perusahaan.
4.2 Saran
1.
Sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi yang menggunakan jaringan
global dan aplikasi berbasis website.
2.
Adanya suatu sistem database yang mampu mengorganisir data-data
pelanggan.
37
Daftar Pustaka
https://arifashkaf.wordpress.com/2015/10/14/pengertian-sistem-dan-contohnya-softskill/
SLIDE BSI
http://cumlaude4edu.blogspot.co.id/2014/04/struktur-kode.html
http://bisnisonline-rumah.blogspot.co.id/2012/02/struktur-data-dan-spesifikasiprogram.html
38
Surat
Keterangan PKL
/ Riset
39
DAFTAR
LAMPIRAN
Lampiran
Form
A.1
Pemesanan
40
Lampiran A.2
Bukti Pembayaran
41
PEMESANAN TIKET TOUR PT DWIDAYA WORLD WIDE
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pada
Program Diploma III
Disusun Oleh
1.
Windi Aulia
12144893
2.
Elfa Illahiya
12143776
3.
Debby Arista Marpaung
12147149
4.
Muhamad Ajis Nur Eva
12142196
5.
Siti Nurlaela
KELAS 12.4B.06
BINA SARANA INFORMATIKA
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
2016
1
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberi Rahmat
dan Karunia-Nya sehingga dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek
(KKP) ini dengan baik. Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini diajukan untuk memenuhi salah satu
mata kuliah Analisan dan Perancangan Sistem Informasi pada program Diploma III (D3) AMIK
BSI Kalimalang. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, dari beberapa
sumber literature yang mengandung penulisan ini.
Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan
Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu, maka
dalam kesempatan ini izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputroselaku Direktur AMIK BSI.
2. Ahmad Sinun sebagai dosen mata kuliah analisa dan perancangan sistem informasi
3. Pak Kelvin selaku staff karyawan
4. Orang tua tercinta yang selalu mendukung dan terus-menerus memberikan doa.
5. serta rekan-rekan yang ikut memberikan bantuan dalam pembuatan laporan kuliah kerja
praktek ini.
Serta semua pihak yang pada kesempatan ini yang telah banyak membantu penulis dalam
menyelesaikan laporan ini, baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis menyadari
masih banyak kekurangan dalam penyusunan laporan ini, untuk itu penulis mengharapkan saran
dan kritik dari seluruh pihak untuk kemajuan dan kelengkapan penyusunan laporan ini. Akhir
kata, penulis berharap semoga Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat bermanfaat bagi
penulis khusunya dan pembaca pada umumnya.
Jakarta, 14 April 2016
Penulis
2
DAFTAR ISI
LEMBAR KKP......................................................................................................................1
KATA PENGANTAR ...........................................................................................................2
DAFTAR SIMBOL................................................................................................................5
DAFTAR GAMBAR.............................................................................................................6
DAFTAR TABEL..................................................................................................................7
DAFTAR LAMPIRAN..........................................................................................................8
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum...................................................................................................................9
1.2 Maksud dan Tujuan............................................................................................10
1.3 Metode Penelitian...............................................................................................10
1.4 Ruang Lingkup...................................................................................................11
1.5 Sistematika Penulisan.........................................................................................11
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem..........................................................................................12
2.2 Karakteristik Sistem..........................................................................................13
2.2.1 Konsep Dasar Informasi......................................................................14
2.3 Peralatan Pendukung (Tools System).................................................................15
2.3.1 Kamus Data........................................................................................17
2.3.2 Notasi pada Kamus Data ...................................................................18
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum.................................................................................................................20
3.2 Tinjauan Perusahaan...........................................................................................20
3.2.1 Sejarah Perusahaan..............................................................................20
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi...........................................................21
3.3 Prosedur Sistem Berjalan...................................................................................28
3
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan......................................................30
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan..............................................................................33
3.5.1 Kamus Data Dokume Masukan.........................................................33
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran.......................................................33
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan................................................................................34
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan..............................................34
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran..............................................34
3.6.3 Spesifikasi File ...................................................................................35
3.6.4 Struktur Kode......................................................................................35
3.6.5 Spesifikasi Program.............................................................................36
3.7 Permasalahan......................................................................................................37
3.8 Pemecahan Masalah...........................................................................................37
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan.........................................................................................................38
4.2 Saran...................................................................................................................38
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................39
SURAT KETERANGAN PKL/RISET...............................................................................40
4
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram
DAFTAR GAMBAR
5
Gambar III.1 Struktur Organisasi...........................................................................................22
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan...................................................................30
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan..........................................................................31
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan.......................................................................32
DAFTAR TABEL
6
Tabel II.1 Notasi Tipe Data..................................................................................................18
Tabel II.2 Struktur Data........................................................................................................19
DAFTAR LAMPIRAN
7
Lampiran A.1 Form Pemesanan...........................................................................................41
Lampiran A.2 Bukti Pembayaran.........................................................................................42
BAB I
8
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Informasi merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dari aktivitas kehidupan. Masa era
globalisasi banyak sekali orang yang memanfaatkan jasa transportasi. Baik melalui darat, laut
maupun udara. Khusunya yang akan dibahas adalah jalur transportasi udara, jalur transportasi
melalui udara dinilai lebih efektif dan efisien baik dari segi waktu, biaya, dan tenaga. Jika ingin
melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat secara manual, calon penumpang terlebih
dahulu melakukan pemesanan tiket pesawat udara ke pusat pembelian tiket sesuai dengan
maskapai penerbangan yang ingin dipilih. Dengan adanya kemajuan teknologi melalui internet
penumpang dapat dengan mudah memsan tiket pesawat, dan memiliki banyak manfaat yang bisa
diperoleh perusahaan diantaranya adalah berupa informasi dari satu pihak dengan pihak lain,
informasi yang tidak terbatas pada suatu tempat maupun ruangan dan informasi perusahaan dapat
dengan mudah bisa diakses dari manapun diseluruh penjuru dunia.
PT Dwidaya World Wide merupakan perusahaan agen perjalanan yang bergerak dibidang
biro perjalanan meliputi tiket pesawat udara baik domestik dalam maupun internasional, kapal
pesiar, menyewakan mobil baik buat dalam kota maupun luar kota, juga menyelenggarakan
pemandu wisata atau guilding and tour conducting, serta pengurusan dokumen perjalanan yang
sesuai dengan peraturan berlaku. Cabang PT Dwidaya World Wide beralamat di Mall
Casablanca Jln. Casablanca no. 88, Jakarta Selatan.
Salah satu aktivitasnya adalah menyediakan sistem informasi pemesanan tiket tour, tiket
pesawat, tiket pemesanan hotel yang sudah terperinci dan terorganisir dengan baik, agar dalam
melakukan peningkatan kegiatan perusahaan bisa terus berkembang secara memuaskan. Jasa
Tour and Travel adalah salah satu bidang usaha yang dikembangkan oleh PT Dwidaya World
Wide merupakan jasa yang bergerak dibidang transportasi. Jasa di era globalisasi saat ini, sangat
diperlukan oleh berbagai kalangan masyarakat yang ingin membutuhkan sarana transportasi
cepat, aman dam nyaman.
1.2 Maksud dan Tujuan
9
Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Melakukan penelitian mengenai cara prosedur untuk pemesanan tiket pada PT Dwidaya
World Wide.
2. Pengguna jasa transportasi udara bisa lebih efisien dan efektif dari segi waktu, biaya dan
tenaga.
Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan kkp ini adalah untuk memenuhi mata kuliah analisa
dan perancangan sistem informasi pada semester IV (empat).
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan kkp khususnya,
untuk memperoleh data sesuai dengan materi yang sedang dibahas dan kebenaran yang
menunjang penelitian ini. Maka peneliti menggunakan data sebagaia berikut, yaitu :
1. Metode Observasi
Dalam penyusunan laporan, penulis melakukan observasi secara langsung untuk melihat
bagaimana proses pemesanan yang dilakukan pelanggan dan mengetahui bagaimana cara
proses detail yang berkaitan dengan proses pembelian dan melakukan penjualan tiket.
2. Metode Wawancara
Untuk mendapatkan informasi secara lengkap penulis melakukan wawancara dengan
staff karyawan dan melakukan tanya jawab. Tujuannya yakni untuk mengetahui situasi dan
kondisi yang ada secara umum, sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengumpulan data selengkap mungkin.
3. Metode Study Pustaka
Metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengumpulkan data secara
langsung ke perusahaan.
1.4 Ruang Lingkup
10
Dalam penulisan laporan kkp ini, penulis membahas tentang analisa sistem pemesanan
tiket tour pada Dwidayatour. Agar laporan kkp ini mencapai sasaran, maka ruang lingkup
pembahasan meliputi proses pemesanan tiket, proses pembayaran.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja
Praktek ini, dengan harapan agar penelitian apat dilakukan secara sistematis dan efisien.
Sistematika penulisan bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan mudah
memahami laporan Kuliah Kerja Praktek, sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan ini menjelaskan tentang latar belakang secara umum, maksud dan tujuan
ruang lingkup, dan sistematika secara keseluruhan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung
(tools sistem).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum, tinjauan perusahaan
dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi beserta fungsi, prosedur
sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,
spesifikasi sistem berjalan memiliki sub spesifikasi bentuk masukan dan keluaran,
spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, bab ini juga menguraikan tentang
permasalahan dan pemecahan masalah.
BAB II
11
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Ada banyak pendapat tentang pengertian dan definisi sistem yang dijelaskan oleh beberapa
ahli. Berikut pengertian dan definisi sistem menurut beberapa ahli:
1.
Menurut Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang
betul-betul ada dan terjadi.
2.
Menurut Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-
komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
3.
Lani Sidharta (1995:9), Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling
berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
4.
Menurut Murdick, R. G (1991:27), Sistem adalah seperangkat elemen yang
membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari
suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan atau barang pada
waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan atau energi dan atau barang.
5.
Menurut Davis, G. B (1991:45), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
Dengan mengacu pada beberapa definisi sistem diatas dapat diartikan bahwa sistem adalah
sekumpulan komponen dan elemen yang mempunyau tujuan bersama dan memiliki unsur
keterkaitan dalam menghasilkan sebuah informasi.
2.2 Karakteristik Sistem
12
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4-6) Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1.
Mempunyai Komponen atau komponen sistem (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun
sistem. Komponen dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem
disebut juga sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang
terlibat dalam sistem.
2.
Mempunyai batas/batas sistem (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain.
Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem.
Batas sistem akan memberikan scope tinjauan terhadap sistem.
3.
Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan
sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang
menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan
sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar
mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
4.
Mempunyai
penghubung/antar
muka
(interface)
antar
komponen
Penghubung/antar muka (interface)
Merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani
hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan
sarana
yang
memungkinkan
setiap
komponen
saling
berinteraksi
dan
berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen.
5.
Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk
menghasilkan keluaran yang berguna.
6.
Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama
mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para
pemakainya. Pengolahan dapat berupa program aplikasi komputer yang kemudian
dikembangkan untuk keperluan khusus. Dimana program aplikasi tersebut mampu
13
menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai
dengan kebutuhan para pemakai.
7.
Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk
keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8.
Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan
harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan
tujuan. Sasaran sistemadalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka
waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/ hasil akhir yang
ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini,
tahapan merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya
pencapaian tujuan.
9.
Mempunyai Kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peranan utama dalam menjaga atas proses dalam
sistem dapat berlangsung secara normal sesuai dengan batasan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses,
maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dandikembangkan secara
terprogram.
10.
Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek
terjadinya
penyimpangan
proses
dalam
sistem
dalam
sistem
dan
mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
2.2.1 Konsep Dasar Informasi
1.
Menurut Darmawan (2012:2), “Informasi adalah sejumlah data yang sudah diolah
atau proses melalui prosedur pengolahan data dalam rangka menguji tingkat
kebenarannya, keterpakaiannnya sesuai dengan kebutuhan”.
2.
Menurut Agus Mulyanto (2009:9) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu
komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang
14
memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk
mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan informasi adalah data
yang sudah diolah untuk menguji kebenarannya sehingga bermanfaat bagi
pengguna dalam mengambil keputusan.
2.3 Peralatan Pendukung (Tools System)
Peralatan pendukung merupakan alat yang digunakan untuk menggambar logika model dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, ataupun diagram-diagram
yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (tool system)
adalah untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari informasi dapat bekerja dengan
suatu bentuk logika model dan phsycal model.
A. Tahapan DAD
1.
Diagram Konteks
Diagram ini di buat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan system
secara manual umum atau global dari keseluruhan yang ada.
2.
Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam
diagram konteks yang penjabaran secara terperinci.
3.
Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
B. Aturan Main DAD
1.
Di dalam diagram alir DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity
dengan external entity lainnya secara langsung.
2.
Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan lainnya secara langsung.
3.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.
15
C. Cara Pembuatan DAD
1.
Mulai dari umum sampai dengan detail (top- down analisis ).
2.
Jabarkan peroses sedetail mungkin.
3.
Pelihara konsistensi antar proses.
4.
Berikan label yang bermakna.
D. Istilah dan Simbol yang Digunakan dalam DAD
1.
Kesatuan Luar (External Entity)
External entity mewakili entitas external yang berkomunikasi dengan sistem yang
dikembangkan. External entity merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang
dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem lainnnya yang berada dilingkungan
luar sistem yang akan memberikan input atau output dari sistem. Biasannya
external entity ini dikenal dengan nama entitas sumber atau tujuan. External entity
dapat juga berupa departemen, defisi, atau sistem diluar sistem yang
berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.
2.
Proses (Process)
Menggambarkan proses pengolahan atau trasformasi data. Proses disebut juga
fungsi atau informasi. Komponen proses yang menggambarkan bagian dari
system yang mentranformasikan input ke output atau dapat dikatakan bahwa
komponen proses menggambarkan transformasi suatu input atau lebih menjadi
output.
3.
Arus Data (Data Flow)
Suatu data flow atau arus data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang
menunjukan arah menuju keadaan keluar dari suatu proses. Alur data ini
digunakan unuk menerangkan perpindahan data atau juga informasi dari suatu
bagian system kebagian lainnya. Arus data disimbolkan dengan panah.
4.
Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
16
2.3.1 Kamus Data
Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail
tentang DAD ysng mencangkup proses, data flow, dan data store. Macam-macam
atribut kamus data yaitu:
A.
Nama Arus Data
Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca
DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam
DAD dapat mudah mencari di kamus data.
B.
Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar
memudahkan mencari arus data didalam DAD.
C.
Tipe Data
Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk
mengkelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan
sistem.
D.
Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.
E.
Penjelasan
Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka baga penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.
F.
Volume
Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.
G.
Periode
Periode ini merupakan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu dicatat di
kamus data karena dapat digunakan untuk mrngidentifikasi kapan input data
harus dimasukkan kedalam system, kapan proses program dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan
17
H.
Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu dituliskan
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen yang satu dengan yang lain.
2.3.2 Notasi pada Kamus Data
Terdiri dari 2 macam, yaitu :
A.
Notasi Tipe Data
Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi formasi input maupun output
suatu data notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
Tabel II.1
Notasi Tipe Data
Notasi
X
9
A
Z
.
,
/
B.
Keterangan
Untuk setiap karakter
Angka numeric
Karakter alphabet
Angka nol yang ditampilkan spasi kosong
Pemisah ribuan
Pemisah pecahan
Tanda penghubung
Pembago
Notasi Struktur Data
Notasi yang digunakan untuk membuat spesifik elemen data. Dimana notasi
yang digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2
Notasi Struktur Data
Notasi
=
+
()
Keterangan
Terdiri dari
Dan atau and
Pilihan optimal
18
{}
[]
|
*
@
Iterasi (perulangan proses)
Pilihan salah satu pilihan yang ada
Pemisah pilihan didalam tanda[]
Keterangan atau catatan
Field kunci
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Seiring dengan perkembangan teknologi kini semua perusahaan baik yang berorientasi
melalui jasa atau produk dapat ikut berkembang pesat. Penjualan tiket merupakan termasuk pada
usaha dibidang jasa. Banyaknya data yang keluar dan masuk menyebabkan data menjadi lebih
19
sulit diatur, sangat diperlukannya peran sistem dalam sebuah perusahaan. Dengan sistem
penjualan tiket PT Dwidaya World Wide diharapkan penjualan dan pendataan bisa dilakukan
dengan cepat dan efisien.
3.2 TINJAUAN PERUSAHAAN
3.2.1 VISI DAN MISI
Visi :
Menjadi penyedia jasa tour dan travel paling menarik di Indonesia, yang
memberikan pengalaman tak terlupakan kepada pelanggan, praktisi bisnis, dan
mitra kami.
Misi :
Menghadirkan kegiatan operasional dan layanan yang terencana, tepat
sasaran, serta pengalaman wisata yang tak ternilai dengan implementasi praktis
industry terbaik.
Membantu praktisi bisnis kami dalam membuka dan memperluas
pandangan global terhadap dunia dengan membantu mengembangkan potensi
secara professional maupun personal.
Memberikan timbal balik investasi terbaik kepada pemegang saham dan
mitra bisnis.
3.2.2 SEJARAH PERUSAHAAN
Berdiri sejak 19 Juli 1967, PT Dwidaya World Wide dipercaya sebagai salah satu
travel agent terbesar di Indonesia. Dibawah nama brand Dwidayatour, memiliki lebih
dari 80 cabang yang terbesar di kota-kota besar seluruh Indonesia. Setiap tahunnya
beberapa penghargaan bergengsi berhasil didapatkan oleh Dwidayatour, diantaranya
adalah Top Travel Agent oleh beberapa maskapai penerbangan terkemuka dunia
seperti Singapore Airlines, Cathay Pacific, Qatar Airways, KLM Royal Dutch,
Garuda Indonesia, Eva Air, Lufthansa German Airlines, dan masih banyak lagi.
3.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan
20
Perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan didalam bentuk struktur
organisasi. Merupakan sebagai kumpulan sarana yang penting dalam menjalankan
fungsi. Struktur organisasi sebagai suatu pola yang mempunyai hubungan antara
kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama.
Berikut ini merupakan struktur organisasi PT Dwidaya World Wide, struktur
organisasi fungsional dimana pembagian tugas masing – masing bagian dalam
perusahaan adalah sebagai berikut :
Gambar III.1
Struktur Organisasi
21
1. Chairman
Merupakan pemilik dari PT Dwidaya World Wide.
Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas chairman yang
bertanggung jawab langsung kepada chairman.
2. CEO
Menjalankan bisnis perusahaan seperti sales, marketing dan perorganisasian
perusahaan.
• Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas CEO yang bertanggung
jawab langsung kepada CEO.
• Internal Auditor
Melakukan audit terhadap perusahaan tersebut.
3. Managing Director
Menjalankan fungsi pada bagian opersional perusahaan diluar keuangan.
• Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas Managing Director yang
bertanggung jawab langsung kepada Managing Director.
4. Ticketing Manager
Menjalankan fungsi pada pengaturan penjualan tiket.
• Ticketing Supervisor
22
Membantu Ticketing Manager dalam pengaturan penjualan tiket tersebut.
• Team Leader
Membantu Ticketing Supervisor dalam menjalankan tugas serta menjadi pimpinan
beberapa staf.
• Ticketing staff
Bertugas dalam memasarkan tiket, serta membantu tugas dari Team Leader.
5. Branch Manager
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan dari cabang – cabang yang ada.
• Ticketing staff
Menjalankan fungsi sebagai penjual tiket pada cabang – cabang.
• Tour staff
Membantu tugas Branch Manager dalam memasarkan tour pada cabang – cabang.
• Cashier
Menjalankan fungsi sebagai tempat untuk pembayaran tiap penjualan tiket.
6. Dir. of Marketing and Quality Control
Menjalankan fungsi sebagai control terhadap sales manager.
• Promotion & Graphic Design
Menjalankan fungsi sebagai pendesign suatu iklan untuk dimasukan kedalam
media cetak.
23
• Corporate TM Sales Supervisor
Menjalankan fungsi untuk menangani perusahaan – perusahaan yang mau
berkerjasama.
• Corporate TM Sales Executive
Menjalankan fungsi sebagai pembantu Corporate TM Sales Supervisor dalam
mencari perusahaan untuk bekerjasama.
7. MCE Manager
Menjalankan fungsi untuk menangani tour insentif.
• MCE Staff
Menjalankan fungsi membantu MCE Manager dalam mencari pelanggan untuk
tour insentif tersebut.
8. Tour Manager
Menjalankan fungsi untuk segala macam hal yang berhubungan dengan tour.
• Tour Coordinator Australia & Asia
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian Australia dan Asia.
• Tour Coordinator America, Europe and Africa
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian America, Europe dan
Africa.
• Tour Coordinator China
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian China.
• Tour Supervisor Domestic Tour
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian dalam negeri.
24
• Op. Supervisor Hotel Products
Menjalankan fungsi sebagai bagian yang berhubungan dengan hotel – hotel yang
akan dilakukan kerjasama dalam suatu perjalanan tour.
• Hotel Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu Op. Supervisor Hotel Products dalam
mencari hotel maupun dalam melakukan kerjasama.
9. HRD Manager
Menjalankan fungsi untuk menangani pada bagian personalia perusahaan.
• Personal Supervisor
Menjalankan fungsi untuk membantu HRD Manager untuk menangani bagian
personalia.
10. Travel Doc. Supervisor
Menjalankan fungsi untuk menangani bagian dokumen tour pada perusahaan.
• Travel Doc. Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu Travel Doc. Supervisor dalam menangani
dokumen tersebut.
CEO langsung membawahi Chief Accounting, Finance Manager, EDP Supervisor. Dan
GA & Purchasing dilihat pada berikut ini :
1.
Chief Accounting
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan dari bagian accounting.
• A/R Controller
25
Menjalankan fungsi untuk membantu Chief Accounting dalam melakukan control
pada bagian acconting.
• Acc Supervisor
Menjalankan fungsi untuk membantu Chief Accounting dan menjadi pimpinan
dari Refund & CN Controller dan Accounting Staff.
• Refund & CN Controller
Menjalankan fungsi untuk pengembalian uang bila ada pelanggan yang
membatalkan perjalanannya.
• Accounting Staff
Menjalanakan fungsi untuk accounting pada perusahaan.
2.
Finance Manager
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan untuk bagian keuangan perusahaan.
• Payment Controller
Menjalankan fungsi untuk membantu Finance Manager dalam kontrol terhadap
pembayaran.
• Cashiers
Menjalankan fungsi untuk menangani bagian pembayaran pada bagian keuangan.
3.
EDP Supervisor
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan pada divisi TI perusahaan.
4.
GA & Purchasing
26
Menjalankan fungsi untuk menangani dalam pembelian barang – barang bagi
perusahaan.
• GA Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu GA & Purchasing dalam melakukan
pembelian barang – barang bagi perusahaan.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Analisa prosedur merupakan menganalisa kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh
pihak PT Dwidaya World Wide dalam melakukan proses sistem informasi, pelayanan pemesanan
tiket tour yang sedang berjalan. Prosedur atau tahapan-tahapan dari analisa proses sistem pelayan
an pemesanan tiket yang sedang berjalan, sebagai berikut :
A. Prosedur Pendaftaran
Bagi pelanggan yang ingin pesan tiket bisa melalui kantor cabang "Dwidayatour"
terdekat. Bagian ticketing akan mencatat pesanan pelanggan di Reservation Form For
(RFF), selanjutnya RFF yang sudah diisi akan dimasukkan ke file pesanan dan
dimasukkan juga ke arsip pesanan. Bagi pelanggan baru akan diminta data-datanya
lalu dimasukkan ke dalam file pelanggan, sedangkan pelanggan yang sudah pernah
memesan akan di buka datanya kembali dari file pelanggan. Lalu bagian ticketing
akan memverifikasikan data pesanan pelanggan.
B. Prosedur Biaya
Pada proses biaya tour untuk pelanggan yang ingin melakukan tour di kawasan
Benua Asia diwajibkan membayar full, sedangkan diluar Benua Asia pelanggan
memberikan uang muka atau deposit minimal 20% dari biaya tour. Sesuai dengan
nilai yang ditentukan oleh PT Dwidaya World Wide. Pelunasan sisa pembayaran
harus dilakukan paling lambat 21hari sebelum tanggal keberangkatan, walaupun visa
masih dalam proses atau permintaan deviasi belum terpenuhi. Apabila pelunasan
27
tidak dilakukan sesuai prosedur, peserta tersebut dianggap telah melakukan
pembatalan dan akan dikenakan biaya pembatalan sesuai dengan ketentuan berlaku.
C. Prosedur Cetak Tiket
Pada proses ini, cetak tiket dilakukan dengan melihat data pemesanan melalui
arsip pemesanan via website dan melihat data penerbangan melalui arsip
penerbangan. Selanjutnya tiket akan diberikan kebagian kasir. bagian kasir akan
membuat invoice berdasarkan tiket yang sudah dicetak untuk menyesuaikan total
harga yang tertera ditiket. Setelah bagian kasir menerima pembayaran dari pemesan,
maka bagian kasir akan memberikan tiket dan invoice sebagai bukti pembayaran
tiket kepada pemesan. Data invoice akan disimpan kedalam arsip pembayaran untuk
dijadikan sebagai data pembayaran, tiket akan disimpan kedalam arsip tiket.
D. Prosedur Pembatalan dan Biaya
Peserta yang berniat membatalkan keikutsertaan harus mengisi Formulir
Pembatalan atau menyampaikan pembatalannya secara tertulis kepada PT
Dwidaya World Wide
Pembatalan yang dilakukan oleh peserta tur karena sesuatu dan lain hal, akan
dikenakan biaya pembatalan sebagai berikut :
Setelah deposit s/d 22 hari sebelum tanggal keberangkatan : senilai deposit yang
telah ditentukan.
21 s/d 15 hari sebelum tanggal keberangkatan : 30% dari biaya tur
14 s/d 8 hari sebelum tanggal keberangkatan : 40% dari biaya tur
7 s/d 4 hari sebelum tanggal keberangkatan : 50% dari biaya tur
Kurang dari 4 hari sebelum tanggal keberangkatan : 100% dari biaya tur.
Pengembalian dana akan memakan waktu sekitar dua (2) sampai (3) bulan untuk
memproses pengembalian dana tiket pesawat.
Ketentuan biaya pembatalan di atas dapat berubah-ubah tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu, khususnya pada masa sibuk (peak/high season) atau pada jenis
produk tertentu yang terkait dengan paket kappa pesiar, penerbangan khusus
(extra flight / charter flight), dan lain-lain.
28
Biaya pembatalan diatas juga dapat dikenakan kepada peserta yang atas kehendak
sendiri, pindah ke jenis tour lain ataupun tanggal keberangkatan lain.
Disamping biaya pembatalan, peserta wajib membayar biaya proses pengurusan
visa yang telah dilakukan.
Khusus untuk pembatalan akibat visa ditolak, peserta wajib membayar biaya
pengurusan visa serta biaya pembatalan tour sesuai yang dikenakan oleh pihak
airlines/hotel/supplier lainnya.
E. Prosedur Laporan
Untuk sistem informasi penjualan tiket, laporan yang dibuat meliputi laporan
penjualan berdasarkan file transaksi penjualan, laporan keuangan berdasarkan file
jurnal, detail jurnal yang kemudia diberikan kepada manager.
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada PT Dwidaya World Wide, dapat diketahui bentuk
sistem secara garis besar yang sedang berjalan di dalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis
besarnya dapat dilihat dibawah ini, sebagau berikut:
f
Customer
P1
Reservation Form For,
Info Bayar, Info Data Customer,
Tiket
Sistem
Penjualan
Tiket
g
Reservation Form For
Info Bayar
Pusat
Tiket
Dwidayatour
Info Tagihan
Tanda Terima Pembayaran
Tiket
Tanda Terima Proses Refund
Tanda Terima Refund
Info Hasil Refund
Laporan Penjualan
Laporan Jurnal
e
Manager
29
Gambar III. 2
Diagram Konteks Sistem Berjalan
b
P1
Pelanggan
Isi Data, Pesanan
Pendaftaran
D2
Arsip
Penerbangan
D3
Arsip
Pelanggan
D4
Arsip
Pesanan
D5
Arsip
Transaksi
Isi Data
Isi Data
Data Pesanan
P2
Pembayaran
Data Pesanan
Biaya
Pembayaran Customer
Invoice Copy 1
c
P3
Kasir
Tiket Pelanggan
Arsip Penerbangan
Cetak
Tiket
Arsip Pelanggan
Invioce Copy 2
d
Pengembalian Dana
Form Pembatalan
Arsip
Tiket
D7
Arsip
Refund
P4
Form Pembatalan
Petugas
D6
Refund
Isi Form Pembatalan
Pengembalian Dana
e
P5
Manager
Arsip Transaksi
File
Laporan
Gambar III. 3
Diagram Nol Sistem Berjalan
30
b
d
P1
Pelanggan
Isi Form
Prosedur
Refund
Isi Form
Petugas
Info Tanda Info Form Refund
P2
Info Hasil Refund
Info
Refund
Info Hasil Refund
Copy Tanda Form Refund
Tanda Terima Refund
P3
Tanda Terima Refund
Penyerahan
Refund
D7
Arsip
Refund
Tanda Terima Proses Refund Copy
Gambar III. 4
Diagram Detail Sistem Berjalan
31
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan
A. Form Pemesanan
Nama Arus Data : Info Reservasi
Alias
: Info Reservasi
Bentuk Data
: Lembaran Kertas
Arus Data
: Proses 1.0 Pemesan
Penjelasan
: Sebagai bukti pemesanan tiket
Periode
: Setiap kali terjadi pemesanan
Volume
: Harian
Struktur Data :
Header : logo + keterangan
Isi : no + nama peserta sesuai paspor + keterangan + nama tour/ tour code +
tanggal keberangkatan + harga tour + reservasi diterima oleh + dari
cabang/agent + keterangan + tanggal + tanda tangan.
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran
A. Form Pembayaran
Nama
: Faktur Pembayaran
Dekripsi
: Berisi Informasi Pembayaran ke Konsumen
Sumber
: 2.0 transaksi pembayaran
Tujuan
: Konsumen
Jenis aliran data
: Laporan
Nama Struktur Data
: Informasi Pembayaran
Volume
: Harian
Struktur Data
:
Header : nama perusahaan + kepada nama pelanggan + kode cabang dan kode
tiket + kode cabang + tanggal + staff admin
32
Identitas perusahaan : alamat + no telpon + faximile + email + website
Isi : pembayaran diterima dari + jumlah uang + untuk pembayaran kode
cabang dank ode booking + media pembayaran + total uang
Footer : untuk pembayaran destinasi tour + bagian kasir + bagian accounting
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah rincian bentuk dokumen yang
digunakan didalam proses penjualan tiket. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua
bagian yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan adalah langķah awal dalam melakukan pemrosesan
data. Data-data yang terdapat didalam dokumen masukan adalah sebagai berikut :
A. Nama Dokumen Masukan
: Form Pemesanan Tiket
Fungsi
: Untuk mengisi data pelanggan
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Petugas
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap Melakukan Pemesanan
Bentuk
: Lampiran A.1
3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluaran adalah dokumen atau data yang dibuat melalui
hasil pemrosesan data masukan dan bentuknya dapat berupa hardcopy atau soft copy
seperti tampilan dari layar program.
B. Nama Dokumen Keluaran : Tiket
Fungsi
: Sebagai Alat validasi perjalanan
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Pelanggan
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Komputer
Frekuensi
: Setiap Transaksi Berhasil
33
Bentuk
: Lampiran A.2
3.6.3. Spesifikasi File
Spesifikasi File Pembayaran
Nama file
: File Transaksi Pembayaran
Fungsi file
: Untuk data pembayaran
Tipe file
: File transaksi pembayaran
Akses file
: Online
Media
: Personal Computer
Software
: ABACUSS
3.6.4. Struktur Kode
Menurut Hartono struktur kode adalah bentuk struktur yang berfungsi untuk
mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam computer dan untuk
mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.
A.
Format
Kode Wilayah Cabang Mall Casablanca PT Dwidaya World Wide
Panjang
: 4 digit
Tipe
: Text
:
x
x
x
x
x
x
Kode Wilayah
Contoh Kode
:
W
A
L
K
K
K
WALKK
B.
Kode Booking Pelanggan
Panjang
: 4 Digit
Tipe
: Angka
34
Format
:
9
9
9
9
Nomor Booking Pelanggan
Contoh Kode :
6
3
9
8
6398
3.6.5. Spesifikasi Program
Spesifikasi mendefinisikan atau menentukan input, pemrosesan, dan output
yang diperlukan. Bentuk bentuk HIPO dari Sistem Informasi Pemesanan PT
Dwidaya World Wide adalah sebagai berikut:
3.7 Permasalahan
35
Di social media facebook ada beberapa customer yang complain dan kecewa dengan
pelayanan dan sistem management dwidayatour berikan, bermasalah mulai dari keputusan yg
diambil satu pihak yaitu oleh pihak Dwidayatour dan keteledoran SDM nya, bonus album foto
yang salah cetak, visa terlalu lama keluarnya sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama,
koordinasi yang kurang antara cabang dan pusat.
3.8 Pemecahan Masalah
Diharapkan pihak management mengevaluasi kinerja karyawan baik
antar
cabang
dan pusat sehingga
koordinasi
yang baik
diharapkan
kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi tidak akan terulang kembali,
sehingga kualitas dan profesionalitas Dwidayatour di mata customer tetap
terjaga.
36
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT Dwidayatour World Wide dapat
disimpulkan PT Dwidaya Tour World Wide telah dikenal sebagai salah satu tour & travel
terbaik. Dengan pengalaman jaringan yang luas, PT Dwidaya Tour World Wide
mengembangkan usahanya dengan penjual paket tour yang menarik bagi pelanggan. Serta
perencanaan tour yang sangat terkenal bagi para pelanggan. Pelayanan yang memadai sangat
dijunjung tinggi oleh PT Dwidaya Tour World Wide, karena kepuasan pelanggan merupakan
suatu nilai positif bagi perusahaan.
4.2 Saran
1.
Sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi yang menggunakan jaringan
global dan aplikasi berbasis website.
2.
Adanya suatu sistem database yang mampu mengorganisir data-data
pelanggan.
37
Daftar Pustaka
https://arifashkaf.wordpress.com/2015/10/14/pengertian-sistem-dan-contohnya-softskill/
SLIDE BSI
http://cumlaude4edu.blogspot.co.id/2014/04/struktur-kode.html
http://bisnisonline-rumah.blogspot.co.id/2012/02/struktur-data-dan-spesifikasiprogram.html
38
Surat
Keterangan PKL
/ Riset
39
DAFTAR
LAMPIRAN
Lampiran
Form
A.1
Pemesanan
40
Lampiran A.2
Bukti Pembayaran
41