ORGANISASI BISNIS Dukungan Sistem Inform
ORGANISASI BISNIS
Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area
bisnis. sistem – sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik yaitu cara
bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin, dan uang) dialokasikan ke berbagai
area – area fisik perusahaan-anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang, dan
seterusnya.
ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Sumber Daya Informasi
Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan
tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di
area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.
Spesialis Informasi
Spesialis informasi pada awalnya meliputi analisis sistem, programmer, dan operator. Kemudian
ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan web master.
Analis Sistem
Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem – sistem baru dan
memperbaiki sistem – sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah orang yang ahli dalam
mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana
komputer akan membantu menyelesaikan masalah – masalah tersebut.
Administrator Basis Data
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data tersebut sebagai
administrator basis data (database administrator-DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area
utama: Perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
Webmaster
Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan. Webmaster harus
bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara
perusahaan dan pelanggan dan/atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Satu tugas penting dari
webmaster adalah melacak orang – orang yang mengunjungi halaman web perusahaan. Angka
statistic ini dapat memberikan informasi penting mengenai keefektifan situs web tersebut.
Sebagai contoh, statistic dapat menunjukkan bahwa banyak pelanggan memulai proses
pembelian tetapi kemudian membatalkan transaksi mereka setelah pindah dari satu halaman ke
halaman yang lain. Informasi seperti ini dan urut – urutan halaman yang diakses bersama – sama
dengan jumlah waktu yang dihabiskan pada setiap halaman web dapat mengarah pada rancangan
situs yang berbeda. Relasi denga pelanggan dapat sangat ditingkatkan denga situs web yang
beroperasi sepanjang hari, setiap hari, namun rancangan situs web yang buruk dapat dengan
cepat menghapus semua keuntungan tersebut.
Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan
komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan
akan menggabungkan keahlian dari bidang – bidang komputasi maupun telekomunikasi.
Memlihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi – aplikasi berbasis web adalah
hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi diluar batasan
perusahaan.
Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode
program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan pengguna. Beberapa
perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programmer., menciptakan suatu posisi
analis programmer.
Operator
Operatot menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan
server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor
konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpanan data, serta
melakukan tugas – tugas lain yang serupa.
Semua spesialis informasi diatas pada umumnya digabungkan dengan perwakilan – perwakilan
dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan sistem. Para
spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut
diimplementasikan.
STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam
cara. Unit – unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan dengan
hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.
Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi
Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programmer untuk
mengembangkan sistem – sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programmer
lainnya untuk memelihara sistem – sistem yang sudah ada. Masing – masing kelompok dipimpin
oleh seorang manajer. Unit – unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan
kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.
Selama tahun 1970-an dan 1980-an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan
sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit – unit bisnis dan memberikan
wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan.
Struktur Organisasi Inovatif
Hal yang didasari selama tahun 1990-an adalah bahwa sentralisasi maupun desentralisasi
memiliki keunggulannya masing – masing. Perusahaan – perusahaan besar berusaha untuk
mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini dicapai dengan
memberikan wewenang kepada unit IS komporat untuk mengambil keputusan – keputusan yang
berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area – area bisnis utuk mengambil
keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area mereka masing – masing. Struktur
ini memiliki kesulitan karena dua alasan. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besar
di perusahaan daripada di masa lalu. Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut agar
struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian
informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis
sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.
Sebagai respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif
yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model
terskala (scalable model). Basis dari model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja
dengan area – area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi
bisnis. Beberapa perusahaan, khususnya yang beroperasi secara siklus memiliki kebutuhan untuk
dapat menyesuaikan dengan cepat tingkat sumber daya informasi yang dimilikinya untuk
merespon kondisi pasar. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu
peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang – peluang
tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang
minimum.
Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi ini menyadari bahwa fungsi IT bukanlah
suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan
semua sistem informasi kepada para pengguna. Merupakan hal yang perlu bahwa (1) IT
berinteraksi dengan pengguna maupun vendor dan (2) tanggung jawab atas fungsi – fungsi
tertentu dialokasikan kepada spesialis – spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer
rekening. Pandangan ini mencerminkan adanya suatu usaha untuk membuat unit IT sebagai salah
satu pemain dalam penggunaan sumber daya informasi.
KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR
Diakhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk
mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi
pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan
pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi
pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama.
Dampak pendidikan komputer. Selama awal tahun 1980-an, dampak program –
program pendidikan komputer yang baik di sekolah – sekolah negeri dan swasta,
perguruan tinggi, dan perusahaan – perusahaan industry mulai terlihat. Jajaran
manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah mulai diisi dengan orang – orang yang
memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer –
manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan
penggunaan sistem informasi dan teknologinya.
Antrean layanan informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak
pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat
penting selama awal 1980-an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan –
tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi.
Layanan informasi tidak dapat memberikan respon yang cukup cepat untuk memenuhi
tuntutan pengguna, dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu
untuk dikerjakan oleh komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun
sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian.
Murahnya peranti keras. Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer
mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan
memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut
dikirimkan menggunakan taksi.
Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat
peranti lunak yang akan mengerjakan tugas – tugas akuntansi dasar sekaligus
memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini
menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan
memungkinkan perusahaan dan pengguna – pengguna individual dengan sedikit keahlian
komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.
Pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun mereka
harus menanggung sebagian tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus, pengguna akan
bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem. Oleh karena itu, konsep
EUC tidak berarti hilangnya kebutuhan akan spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan
bahwa spesialis informasi akan lebih banyak memainkan peranan konsultasi daripada yang
sebelumnya pernah mereka lakukan.
PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI
Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat
memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan
kompetitif.
Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir
EUC memberikan dua manfaat utama:
Menyamakan kemampuan dan lantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan
sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih
berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem sistem yang rumit, yang
memungkinkan mereka melakukan pekerjaan vang lebih baik di area area tersebut.
Spesialis yuga memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang
sudah la-bidang tanggung iatrab yang cutup penting.
Mempersempit jarak komunikasi Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan
sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis
informasi. Penssuna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi
komputasi Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan
peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem.
Sebaliknya, spesialis informasu, adalah pakar dalam bidang teknologi, namun kurang
memiliki pengetahuan dalam area masalah Ketika pengguna mengaplikasi mereka
sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunilasi karena tidak ada kebutuhan untuk
berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengembangan sebagian dari sistem
mereka, jarak ini akan menyempit.
Manfaat manfaat di atas akan menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik
daripada yang dihasilkan oleh spesialis informasi yang mencoba untuk melakukan sendiri
sebagian besar pekerjaan.
Risiko Komputasi Pengguna Akhir
Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan
menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko
Sasaran sistem yang buruk. Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi
aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain. seperti secara inanual.
Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Para pengguna akhir,
meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasanya tidak
akan dapat menyamai profesionalisine dari spesialis informasi dalam hal perancangan
sistem. Begitu pula ketika pengguna akhir tergesa-gesa dalam menyiapkan dan
menjalankan
sistem,
nereka
cenderung
mengabaikan
kebutuhan
untuk
mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem tidak dapat dipelihara.
Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Ketika tidak terdapat kendali
pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak. perusahaan pada akhirnya bisa
mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan Pengguna
akhir dapat pula "melakukan pengulangan" dengan mengembangkan sistem yang
sebelumnya pernah dikembangkan oleh layanan informasi atau pengguna akhir yang lain.
Hilangnya integritas data. Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehatian- hatian
yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan Pengguna
pengguna lain kemudian menggunakan data yang salah in dengan berasumsi data tersebut
akurat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer
mengambil keputusan yang salah
Hilangnya keamanan. Pengguna akhir dapat tidak menjaga data dan peranti lunak
mereka. Penjahat komputer dapat memperoleh akses ke sistem dan merugikan
perusahaan dalam banyak hal. Meningkatnya penggunaan jaringan menjadikan keamanan
semakin penting artinva.
Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan
mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan
dukungan komputer bagi perusahaan.
Karena potensi manfaat vang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu nna
strategis sumber dava informasi yang memungkinkan l berkembang dan buh subur. Sedangkan
unluk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang telah bekerja begitu baik di layanan iniormasi
juga hirus diterapkan pada area - area pengguna.
KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN, DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN
UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI
Pengembangan sistem informasi menbutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis
informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya
ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.
Pengetahuan Pengembangan Sistem
Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal
ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati jenis pengetahuan yang
memungkinkan seseorang memberikan kontribusi dalam upaya-upaya pengembangan sistem
meliputi pengetahuan komputer, pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses
pengembangan sisteni, dan pembuatan model sistem.
Pengetahuan komputer (komputer literacy ) adalah kemampuan untuk menggunakan
sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Pengetahuan informasi
(information literacy) meliputi peniahanan bagaimana menggunakan informasi dalam setiap
langkah proses pemecahan masalah-di mana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana
membagi dengan orang lain Meskipun pengetahuan informasi tidak membutuhkan pengetahuan
komputer secara absolut, keduanya akan saling membantu dalam memberikan alat yang
bermaniaat bagi para pemecah nuasalah.
Keahlian Pengembangan Sistem
Dengan cara yang sama kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan
yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Meskipun keahlian-keahlian ini dapat dipelajari,
setiap individu biasanya memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda yang berasal dari
bakat alamiah , dan proses pembelajaran yang menyempurnakan. Keahlian pengembangan
sistem meliputi keahlian berkomunikasi, kemampuan analitis, kreativitas, dan kepemimpinan.
Keahlian komunikasi (communications skills) melibatkan kemampuan untuk
menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan nienggunakan komunikasi lisan,
tulisan, atau gambar Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman
akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respons alau solusi Kreativitas adalah
penciptaan ide atau solusi baru vang sepenuhnya separuhnya baru. Kreativitas terutama
bermanfaat di saat tidak terdapatnya pengalaman alau pengetahuan yang diperoleh dari
mempelajari suatu fenomena yang serupa. Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk
mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya. Bagi manajemen umum, hal ini mungkin
merupakan keahlian yang paling penting, namun juga penting bagi para spesialis iilormasi
karena mereka terlibat dalam pengelolaan suatu proyek pengembangan sistem Tabel 42
menunjukkan arti penting secara relatif dari keahlian keahlian di atas bagi manajemen umum,
staf profesional dan administrasi, seria spesialis informasi
MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKKAN OLEH SUMBER DAYA
INFORMASI PERUSAHAAN
Di Bab 2, kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi perusshan yang meliputi
peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi. pengguna, fasilitas, basis data dan informasi.
Beberapa sumber daya di atas mencerminkan gudang-gudang penyimpanan pengetahuan yang
berharga. Peranti lunak menyimpan pengetahuan dalam bentuk proses dan prosedur perusahaan.
Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang mencerminkan
sumber daya dan operasi fisik perusahaan. Pengguna dan spesialis informasi menyimpan
pengetahuan dalam bentuk-bentuk yang sebelumnya telah dibahas-pengetahuan komputer dan
informasi, dasar-dasar bisnis, serta teori pengembangan, dan pembuatan model sistem.
Perusahaan sering kali menganggap manajemen pengetahuan (knowledge managementKM) sebagai sistem jenis lain yang harus dikembangkan. Sistem seperti ini akan menciptakan
pengetahuan, mengelolanya, dan mengirimkannya ke pengguna- pengguna yang tepat. Vendorvendor seperti KnowledgeBase net menjual peranti lunak manajemen pengetahuan kepada
perusahaan-perusahaan yang ingin mengambil keuntungan dari peranti lunak siap pakai.
OTOMATISASI KANTOR
Ketika kita melacak kembali jalan yang telah ditempuh oleh komputasi bisnis selama 50
tahunan sejarahnya, kita sering kali menemui istilah otomnlisasi kantor (ofice automation)
Dilihat dari nananya, otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi
komputer, pada pekerjaan kantor. otomatisasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun
1960-an, ketika l memperkenalkan istilah pengolahan kata (ward processing) untuk menyatakan
suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan
kata-kata. Lalu, teknologi teknologi lain seperti e-mail penanggalan elektronik, konferensi video,
dan desktop plaulshing diterapkan pada pekerjaan kantor, dan bersama-sama disebut sebagai
otomatisasi kantor Otomatisasi kantor (office nutomation-oA) meliputi seluruh sistem elektronik
formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan konumikasi informasi ke dan dari
orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan
Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial
Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk mendukung pegaw bagian
sekretariat dan admin Pengolah kata, e-mail, faks, dan penanggala elektronik adalah contohcontohnya. Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahua komputer di kalangan nanajer dan
profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapa menggunakan berbagai aplikasi untuk
memecahkan masalah yang mereka hadapi. Merek mulai menggunakan e-mail untuk
berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya nenggunakan penanggalan elektronik untuk
nienjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakakan konferensi video untuk
menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas, dan seterusnya. Dewasa
ini, kalangan manajer dan profesional memiliki klaim atas aplikasi OA sama halnya dengan
pegawai sekretariat dan administratif.
KANTOR MAYA
Kemampuan OA untuk menghubungka orang secara elektronik membuka pintu-pintu
baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan, OA bahkan membuat pekerjaan kantor
tidak harus dikerjakan di kantor Sebagai gantinya. pekerjaan seperti itu dapat dilakukan di
manapun karyawan berada-di suutu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) mengakui
bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kera
tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan
komunikasi elektronik Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk
menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.
Telecommuting
Bukti akan adanya kantor maya mulai muncul sepanjang tahun 1970-an seiring dengan
murahnya harga peralatan komputer mikro dan peralatan komunikasi data yang memungkinkan
individu-individu, untuk bekerja di rumah. Istilah telecommuting diperkenalkan karena
sepertinya merupakan satu cara rang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat
secara elektronik "pergi ke tempat kerja. Di antara telecommuter yang pertama adalah ilmuwanilmuvan komputer seperti programer sistem, yang menyadari bahira mereka dapat membuat
produk-produk peranti lunaknya di rumah atau di perahu layar dengan sama baiknya seperti di
kantor.
Keuntungan terbesar relecommuting bagi karyawan adalah neksibilitas yang diberikan
dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi.
Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar
pada kebutuhan komunikasi para telecommuneter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor
biasa, di mana sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan
melalui observasi.
Namun keuntungan-keuniungan di atas diimbangi pula oleh beberapa kerugian yang
nyata. Pertams, karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan telecommuting dapat
merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting. Kerugian lainnya adalah
kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan karyawan
dilakukan terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa semua orang yang
bekerja dengan sebuah komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan
mereka dapat mejadi korban dari suatu pemecatan elektronik Meskipun karyawan tersebut tidak
dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak menjadi bagian dari suatu organisasi fisik maka
peluang kemajuan karier mereka akan terganggu Kerugian ketiga adalah meningkatnya
ketegangan keluarga Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu kesepakatan kerja
yang digunakan untuk nenghindari tanggung jawab keluarga. Batasan antara tanggung awab
rumah dan kantor dapat dengan nudah menjadi kabur.
Hoteling
Fokus teleconimuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas pekerja
kantor tertentu saja yang dapat nielakukan pekerjaan mereka di rumah. telah meluas hingga
meliputi seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi
nama hoteling, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan nenyediakan suatu fasilitas terpusat
yang dapal dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan
kantor.
Karyawan menggunakan lasilitas terpusat ini dengan cara yang sama seperti jika mereka
menggunakan sebuah hotel ketika sedang bepergian. Karyawan melakukan reservasi atas fasilitas
dengan sumber daya dukungan tertentu, berdasarkan atas pekerjaan yang harus dilakukan. Agar
visi ini dapat tercapai, fasilitas kantor terpusat harus dikelola oleh pegawai pendukung yang
memadai dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan
Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif
dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor Risiko
yang ada meliputi anggapan akan hilangnya bonus" oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki
ruangan kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam suatu konunitas, dan potensi dampak
negatif pada budaya korporat.
Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area
bisnis. sistem – sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik yaitu cara
bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin, dan uang) dialokasikan ke berbagai
area – area fisik perusahaan-anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang, dan
seterusnya.
ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Sumber Daya Informasi
Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan
tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di
area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.
Spesialis Informasi
Spesialis informasi pada awalnya meliputi analisis sistem, programmer, dan operator. Kemudian
ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan web master.
Analis Sistem
Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem – sistem baru dan
memperbaiki sistem – sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah orang yang ahli dalam
mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana
komputer akan membantu menyelesaikan masalah – masalah tersebut.
Administrator Basis Data
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data tersebut sebagai
administrator basis data (database administrator-DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area
utama: Perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
Webmaster
Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan. Webmaster harus
bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara
perusahaan dan pelanggan dan/atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Satu tugas penting dari
webmaster adalah melacak orang – orang yang mengunjungi halaman web perusahaan. Angka
statistic ini dapat memberikan informasi penting mengenai keefektifan situs web tersebut.
Sebagai contoh, statistic dapat menunjukkan bahwa banyak pelanggan memulai proses
pembelian tetapi kemudian membatalkan transaksi mereka setelah pindah dari satu halaman ke
halaman yang lain. Informasi seperti ini dan urut – urutan halaman yang diakses bersama – sama
dengan jumlah waktu yang dihabiskan pada setiap halaman web dapat mengarah pada rancangan
situs yang berbeda. Relasi denga pelanggan dapat sangat ditingkatkan denga situs web yang
beroperasi sepanjang hari, setiap hari, namun rancangan situs web yang buruk dapat dengan
cepat menghapus semua keuntungan tersebut.
Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan
komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan
akan menggabungkan keahlian dari bidang – bidang komputasi maupun telekomunikasi.
Memlihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi – aplikasi berbasis web adalah
hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi diluar batasan
perusahaan.
Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode
program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan pengguna. Beberapa
perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programmer., menciptakan suatu posisi
analis programmer.
Operator
Operatot menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan
server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor
konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpanan data, serta
melakukan tugas – tugas lain yang serupa.
Semua spesialis informasi diatas pada umumnya digabungkan dengan perwakilan – perwakilan
dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan sistem. Para
spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut
diimplementasikan.
STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam
cara. Unit – unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan dengan
hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.
Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi
Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programmer untuk
mengembangkan sistem – sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programmer
lainnya untuk memelihara sistem – sistem yang sudah ada. Masing – masing kelompok dipimpin
oleh seorang manajer. Unit – unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan
kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.
Selama tahun 1970-an dan 1980-an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan
sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit – unit bisnis dan memberikan
wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan.
Struktur Organisasi Inovatif
Hal yang didasari selama tahun 1990-an adalah bahwa sentralisasi maupun desentralisasi
memiliki keunggulannya masing – masing. Perusahaan – perusahaan besar berusaha untuk
mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini dicapai dengan
memberikan wewenang kepada unit IS komporat untuk mengambil keputusan – keputusan yang
berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area – area bisnis utuk mengambil
keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area mereka masing – masing. Struktur
ini memiliki kesulitan karena dua alasan. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besar
di perusahaan daripada di masa lalu. Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut agar
struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian
informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis
sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.
Sebagai respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif
yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model
terskala (scalable model). Basis dari model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja
dengan area – area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi
bisnis. Beberapa perusahaan, khususnya yang beroperasi secara siklus memiliki kebutuhan untuk
dapat menyesuaikan dengan cepat tingkat sumber daya informasi yang dimilikinya untuk
merespon kondisi pasar. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu
peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang – peluang
tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang
minimum.
Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi ini menyadari bahwa fungsi IT bukanlah
suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan
semua sistem informasi kepada para pengguna. Merupakan hal yang perlu bahwa (1) IT
berinteraksi dengan pengguna maupun vendor dan (2) tanggung jawab atas fungsi – fungsi
tertentu dialokasikan kepada spesialis – spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer
rekening. Pandangan ini mencerminkan adanya suatu usaha untuk membuat unit IT sebagai salah
satu pemain dalam penggunaan sumber daya informasi.
KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR
Diakhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk
mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi
pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan
pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi
pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama.
Dampak pendidikan komputer. Selama awal tahun 1980-an, dampak program –
program pendidikan komputer yang baik di sekolah – sekolah negeri dan swasta,
perguruan tinggi, dan perusahaan – perusahaan industry mulai terlihat. Jajaran
manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah mulai diisi dengan orang – orang yang
memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer –
manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan
penggunaan sistem informasi dan teknologinya.
Antrean layanan informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak
pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat
penting selama awal 1980-an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan –
tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi.
Layanan informasi tidak dapat memberikan respon yang cukup cepat untuk memenuhi
tuntutan pengguna, dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu
untuk dikerjakan oleh komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun
sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian.
Murahnya peranti keras. Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer
mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan
memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut
dikirimkan menggunakan taksi.
Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat
peranti lunak yang akan mengerjakan tugas – tugas akuntansi dasar sekaligus
memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini
menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan
memungkinkan perusahaan dan pengguna – pengguna individual dengan sedikit keahlian
komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.
Pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun mereka
harus menanggung sebagian tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus, pengguna akan
bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem. Oleh karena itu, konsep
EUC tidak berarti hilangnya kebutuhan akan spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan
bahwa spesialis informasi akan lebih banyak memainkan peranan konsultasi daripada yang
sebelumnya pernah mereka lakukan.
PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI
Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat
memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan
kompetitif.
Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir
EUC memberikan dua manfaat utama:
Menyamakan kemampuan dan lantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan
sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih
berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem sistem yang rumit, yang
memungkinkan mereka melakukan pekerjaan vang lebih baik di area area tersebut.
Spesialis yuga memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang
sudah la-bidang tanggung iatrab yang cutup penting.
Mempersempit jarak komunikasi Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan
sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis
informasi. Penssuna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi
komputasi Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan
peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem.
Sebaliknya, spesialis informasu, adalah pakar dalam bidang teknologi, namun kurang
memiliki pengetahuan dalam area masalah Ketika pengguna mengaplikasi mereka
sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunilasi karena tidak ada kebutuhan untuk
berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengembangan sebagian dari sistem
mereka, jarak ini akan menyempit.
Manfaat manfaat di atas akan menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik
daripada yang dihasilkan oleh spesialis informasi yang mencoba untuk melakukan sendiri
sebagian besar pekerjaan.
Risiko Komputasi Pengguna Akhir
Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan
menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko
Sasaran sistem yang buruk. Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi
aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain. seperti secara inanual.
Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Para pengguna akhir,
meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasanya tidak
akan dapat menyamai profesionalisine dari spesialis informasi dalam hal perancangan
sistem. Begitu pula ketika pengguna akhir tergesa-gesa dalam menyiapkan dan
menjalankan
sistem,
nereka
cenderung
mengabaikan
kebutuhan
untuk
mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem tidak dapat dipelihara.
Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Ketika tidak terdapat kendali
pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak. perusahaan pada akhirnya bisa
mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan Pengguna
akhir dapat pula "melakukan pengulangan" dengan mengembangkan sistem yang
sebelumnya pernah dikembangkan oleh layanan informasi atau pengguna akhir yang lain.
Hilangnya integritas data. Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehatian- hatian
yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan Pengguna
pengguna lain kemudian menggunakan data yang salah in dengan berasumsi data tersebut
akurat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer
mengambil keputusan yang salah
Hilangnya keamanan. Pengguna akhir dapat tidak menjaga data dan peranti lunak
mereka. Penjahat komputer dapat memperoleh akses ke sistem dan merugikan
perusahaan dalam banyak hal. Meningkatnya penggunaan jaringan menjadikan keamanan
semakin penting artinva.
Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan
mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan
dukungan komputer bagi perusahaan.
Karena potensi manfaat vang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu nna
strategis sumber dava informasi yang memungkinkan l berkembang dan buh subur. Sedangkan
unluk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang telah bekerja begitu baik di layanan iniormasi
juga hirus diterapkan pada area - area pengguna.
KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN, DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN
UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI
Pengembangan sistem informasi menbutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis
informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya
ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.
Pengetahuan Pengembangan Sistem
Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal
ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati jenis pengetahuan yang
memungkinkan seseorang memberikan kontribusi dalam upaya-upaya pengembangan sistem
meliputi pengetahuan komputer, pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses
pengembangan sisteni, dan pembuatan model sistem.
Pengetahuan komputer (komputer literacy ) adalah kemampuan untuk menggunakan
sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Pengetahuan informasi
(information literacy) meliputi peniahanan bagaimana menggunakan informasi dalam setiap
langkah proses pemecahan masalah-di mana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana
membagi dengan orang lain Meskipun pengetahuan informasi tidak membutuhkan pengetahuan
komputer secara absolut, keduanya akan saling membantu dalam memberikan alat yang
bermaniaat bagi para pemecah nuasalah.
Keahlian Pengembangan Sistem
Dengan cara yang sama kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan
yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Meskipun keahlian-keahlian ini dapat dipelajari,
setiap individu biasanya memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda yang berasal dari
bakat alamiah , dan proses pembelajaran yang menyempurnakan. Keahlian pengembangan
sistem meliputi keahlian berkomunikasi, kemampuan analitis, kreativitas, dan kepemimpinan.
Keahlian komunikasi (communications skills) melibatkan kemampuan untuk
menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan nienggunakan komunikasi lisan,
tulisan, atau gambar Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman
akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respons alau solusi Kreativitas adalah
penciptaan ide atau solusi baru vang sepenuhnya separuhnya baru. Kreativitas terutama
bermanfaat di saat tidak terdapatnya pengalaman alau pengetahuan yang diperoleh dari
mempelajari suatu fenomena yang serupa. Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk
mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya. Bagi manajemen umum, hal ini mungkin
merupakan keahlian yang paling penting, namun juga penting bagi para spesialis iilormasi
karena mereka terlibat dalam pengelolaan suatu proyek pengembangan sistem Tabel 42
menunjukkan arti penting secara relatif dari keahlian keahlian di atas bagi manajemen umum,
staf profesional dan administrasi, seria spesialis informasi
MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKKAN OLEH SUMBER DAYA
INFORMASI PERUSAHAAN
Di Bab 2, kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi perusshan yang meliputi
peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi. pengguna, fasilitas, basis data dan informasi.
Beberapa sumber daya di atas mencerminkan gudang-gudang penyimpanan pengetahuan yang
berharga. Peranti lunak menyimpan pengetahuan dalam bentuk proses dan prosedur perusahaan.
Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang mencerminkan
sumber daya dan operasi fisik perusahaan. Pengguna dan spesialis informasi menyimpan
pengetahuan dalam bentuk-bentuk yang sebelumnya telah dibahas-pengetahuan komputer dan
informasi, dasar-dasar bisnis, serta teori pengembangan, dan pembuatan model sistem.
Perusahaan sering kali menganggap manajemen pengetahuan (knowledge managementKM) sebagai sistem jenis lain yang harus dikembangkan. Sistem seperti ini akan menciptakan
pengetahuan, mengelolanya, dan mengirimkannya ke pengguna- pengguna yang tepat. Vendorvendor seperti KnowledgeBase net menjual peranti lunak manajemen pengetahuan kepada
perusahaan-perusahaan yang ingin mengambil keuntungan dari peranti lunak siap pakai.
OTOMATISASI KANTOR
Ketika kita melacak kembali jalan yang telah ditempuh oleh komputasi bisnis selama 50
tahunan sejarahnya, kita sering kali menemui istilah otomnlisasi kantor (ofice automation)
Dilihat dari nananya, otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi
komputer, pada pekerjaan kantor. otomatisasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun
1960-an, ketika l memperkenalkan istilah pengolahan kata (ward processing) untuk menyatakan
suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan
kata-kata. Lalu, teknologi teknologi lain seperti e-mail penanggalan elektronik, konferensi video,
dan desktop plaulshing diterapkan pada pekerjaan kantor, dan bersama-sama disebut sebagai
otomatisasi kantor Otomatisasi kantor (office nutomation-oA) meliputi seluruh sistem elektronik
formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan konumikasi informasi ke dan dari
orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan
Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial
Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk mendukung pegaw bagian
sekretariat dan admin Pengolah kata, e-mail, faks, dan penanggala elektronik adalah contohcontohnya. Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahua komputer di kalangan nanajer dan
profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapa menggunakan berbagai aplikasi untuk
memecahkan masalah yang mereka hadapi. Merek mulai menggunakan e-mail untuk
berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya nenggunakan penanggalan elektronik untuk
nienjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakakan konferensi video untuk
menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas, dan seterusnya. Dewasa
ini, kalangan manajer dan profesional memiliki klaim atas aplikasi OA sama halnya dengan
pegawai sekretariat dan administratif.
KANTOR MAYA
Kemampuan OA untuk menghubungka orang secara elektronik membuka pintu-pintu
baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan, OA bahkan membuat pekerjaan kantor
tidak harus dikerjakan di kantor Sebagai gantinya. pekerjaan seperti itu dapat dilakukan di
manapun karyawan berada-di suutu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) mengakui
bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kera
tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan
komunikasi elektronik Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk
menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.
Telecommuting
Bukti akan adanya kantor maya mulai muncul sepanjang tahun 1970-an seiring dengan
murahnya harga peralatan komputer mikro dan peralatan komunikasi data yang memungkinkan
individu-individu, untuk bekerja di rumah. Istilah telecommuting diperkenalkan karena
sepertinya merupakan satu cara rang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat
secara elektronik "pergi ke tempat kerja. Di antara telecommuter yang pertama adalah ilmuwanilmuvan komputer seperti programer sistem, yang menyadari bahira mereka dapat membuat
produk-produk peranti lunaknya di rumah atau di perahu layar dengan sama baiknya seperti di
kantor.
Keuntungan terbesar relecommuting bagi karyawan adalah neksibilitas yang diberikan
dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi.
Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar
pada kebutuhan komunikasi para telecommuneter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor
biasa, di mana sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan
melalui observasi.
Namun keuntungan-keuniungan di atas diimbangi pula oleh beberapa kerugian yang
nyata. Pertams, karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan telecommuting dapat
merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting. Kerugian lainnya adalah
kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan karyawan
dilakukan terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa semua orang yang
bekerja dengan sebuah komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan
mereka dapat mejadi korban dari suatu pemecatan elektronik Meskipun karyawan tersebut tidak
dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak menjadi bagian dari suatu organisasi fisik maka
peluang kemajuan karier mereka akan terganggu Kerugian ketiga adalah meningkatnya
ketegangan keluarga Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu kesepakatan kerja
yang digunakan untuk nenghindari tanggung jawab keluarga. Batasan antara tanggung awab
rumah dan kantor dapat dengan nudah menjadi kabur.
Hoteling
Fokus teleconimuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas pekerja
kantor tertentu saja yang dapat nielakukan pekerjaan mereka di rumah. telah meluas hingga
meliputi seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi
nama hoteling, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan nenyediakan suatu fasilitas terpusat
yang dapal dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan
kantor.
Karyawan menggunakan lasilitas terpusat ini dengan cara yang sama seperti jika mereka
menggunakan sebuah hotel ketika sedang bepergian. Karyawan melakukan reservasi atas fasilitas
dengan sumber daya dukungan tertentu, berdasarkan atas pekerjaan yang harus dilakukan. Agar
visi ini dapat tercapai, fasilitas kantor terpusat harus dikelola oleh pegawai pendukung yang
memadai dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan
Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif
dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor Risiko
yang ada meliputi anggapan akan hilangnya bonus" oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki
ruangan kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam suatu konunitas, dan potensi dampak
negatif pada budaya korporat.