BENTUK BENTUK DASAR KOMUNIKASI pada
BENTUK BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Sebelum membahas tentang bentuk dasar komunikasi, terlebih dahulu kita perlu
memahami tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan komunikasi bisnis
itu sendiri.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Bussines
Communications: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses
pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik
dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi
bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
Menurut Djoko Purwanto ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan
dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk
komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun
lisan.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal,
misalnya:
1. Membuat dan mengirim
pembayarannya.
2. Membuat dan mengirim
3. Membuat dan mengirim
4. Membuat dan mengirim
5. Membuat dan mengirim
6. Membuat dan mengirim
7. Membuat dan mengirim
8. Membuat dan mengirim
surat teguran kepada nasabah yang menunggak
surat
surat
surat
surat
surat
surat
surat
penawaran harga barang kepada pihak lain.
konfirmasi barang kepada pelanggan.
pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
aduan (claim ) kepada pihak lain.
permintaan barang kepada pihak lain.
penolakan kerja.
kontrak kerja kepada pihak lain.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui
tulisan dan lisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca
atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang
dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
Berbagai macam bentuk komunikasi verbal yang digunakan dalam dunia bisnis:
a. Berbicar a dan menulis
Pada umumnya, untuk mengirim kan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang
berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya,
komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis,
penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang dilakukan.
Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting.
Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan
menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia
bisnis mencakup antar lain surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan
laporan.
b. Mendengar dan membaca
Komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang
terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan
informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut,
mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca
(reading).
Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan yang
relatif lemah(kurang baik). Sebagai contoh sederhana, ketika seseorang
mengikuti seminar bisnis, maka informasi yang dapat diserap dalam benak
pikiran mungkin hanya setengah dari yang diucapkan (itupun masih lumayan).
Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, kedua nya
memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi
yang berarti bahwa seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan
yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya. Setelah dapat
menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah
menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting
dari proses mendengar. Sambil melakukan penyaringan suatu informasi,
seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana
yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide
pokok dan ide-ide pendukung secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi
dengan baik, seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang
dibaca atau didengar.
2. Komunikasi Non verbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah
komunikasi nonverbal. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang
menunjukan komunikasi nonverbal:
1.
2.
3.
4.
Mengerutkan dahi untuk menunjukan seseorang sedang berpikir.
Berpangku tangan untuk menunjukan seseorang sedang melamun.
Menggelengkan kepala untuk menunjukan sikap menolak atau keheranan.
Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukan
bahwa tamu dilarang merokok.
5. Menganggukan kepala untuk menunjukan tanda setuju atau OK.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang
terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai
contoh, seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk
mengambil buku kerja di suatu tempat yang terdapat beragam warna maupun
judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal.
Komunikasi nonverbal lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi
verbal dalam hal penyampaian suatu pesan.
3. Pentingnya komunikasi nonverbal
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal
ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran
pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Dengan
memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan
atau menegaskan kejujuran orang lain.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim atau penerima pesan,
karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa
harus berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya
dengan cepat.
4. Tujuan komunikasi nonverbal
Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellent In Business
Comunications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan,yaitu:
1.
2.
3.
4.
Menyediakan/memberikan informasi.
Mengatura alur suatu percakapan.
Mengekspresikan emosi.
Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya bagaimana mengayunkan
tongkat golf dengan baik dan benar.
Dan menurut Poerwanto dan Zakaria Lantang Sukirno ada 2 bentuk komunikasi
bisnis lagi selain komunikasi verbal dan nonverbal yaitu Komunikasi visual dan
audiovisual.
Komunikasi visual
Komunikasi visual merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan
simbol-simbol dan atau gambar. Tujuan komunikasi visual adalah:
1. Menarik perhatian.
2. Memfokuskan pembahasan.
3. Mempercepat dan memudahkan pemahaman tentang pesan yang
disampaikan.
4. Mempermudah akses masukan dari para partisipan atau penerima pesan.
Komunikasi Audio visual
Komunikasi audio visual merupakan kegiatan pengiriman pesan yang tidak secara
langsung. Komunikasi audio visual disampaikan sudah dibuat atau dikemas lebih
dahulu, sehingga bisa dievaluasi lebih dahulu agar tampilannya bisa mengurangi
risiko kesalahpahaman interprestasi penerima pesan. Dalam kegiatan bisnis
komunikasi audio visual banyak digunakan untuk kegiatan pemasaran, terutama
periklanan.
Sebelum membahas tentang bentuk dasar komunikasi, terlebih dahulu kita perlu
memahami tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan komunikasi bisnis
itu sendiri.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Bussines
Communications: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses
pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik
dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi
bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
Menurut Djoko Purwanto ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan
dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk
komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun
lisan.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal,
misalnya:
1. Membuat dan mengirim
pembayarannya.
2. Membuat dan mengirim
3. Membuat dan mengirim
4. Membuat dan mengirim
5. Membuat dan mengirim
6. Membuat dan mengirim
7. Membuat dan mengirim
8. Membuat dan mengirim
surat teguran kepada nasabah yang menunggak
surat
surat
surat
surat
surat
surat
surat
penawaran harga barang kepada pihak lain.
konfirmasi barang kepada pelanggan.
pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
aduan (claim ) kepada pihak lain.
permintaan barang kepada pihak lain.
penolakan kerja.
kontrak kerja kepada pihak lain.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui
tulisan dan lisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca
atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang
dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
Berbagai macam bentuk komunikasi verbal yang digunakan dalam dunia bisnis:
a. Berbicar a dan menulis
Pada umumnya, untuk mengirim kan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang
berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya,
komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis,
penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang dilakukan.
Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting.
Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan
menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia
bisnis mencakup antar lain surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan
laporan.
b. Mendengar dan membaca
Komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang
terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan
informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut,
mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca
(reading).
Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan yang
relatif lemah(kurang baik). Sebagai contoh sederhana, ketika seseorang
mengikuti seminar bisnis, maka informasi yang dapat diserap dalam benak
pikiran mungkin hanya setengah dari yang diucapkan (itupun masih lumayan).
Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, kedua nya
memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi
yang berarti bahwa seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan
yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya. Setelah dapat
menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah
menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting
dari proses mendengar. Sambil melakukan penyaringan suatu informasi,
seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana
yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide
pokok dan ide-ide pendukung secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi
dengan baik, seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang
dibaca atau didengar.
2. Komunikasi Non verbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah
komunikasi nonverbal. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang
menunjukan komunikasi nonverbal:
1.
2.
3.
4.
Mengerutkan dahi untuk menunjukan seseorang sedang berpikir.
Berpangku tangan untuk menunjukan seseorang sedang melamun.
Menggelengkan kepala untuk menunjukan sikap menolak atau keheranan.
Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukan
bahwa tamu dilarang merokok.
5. Menganggukan kepala untuk menunjukan tanda setuju atau OK.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang
terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai
contoh, seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk
mengambil buku kerja di suatu tempat yang terdapat beragam warna maupun
judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal.
Komunikasi nonverbal lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi
verbal dalam hal penyampaian suatu pesan.
3. Pentingnya komunikasi nonverbal
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal
ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran
pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Dengan
memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan
atau menegaskan kejujuran orang lain.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim atau penerima pesan,
karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa
harus berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya
dengan cepat.
4. Tujuan komunikasi nonverbal
Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellent In Business
Comunications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan,yaitu:
1.
2.
3.
4.
Menyediakan/memberikan informasi.
Mengatura alur suatu percakapan.
Mengekspresikan emosi.
Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya bagaimana mengayunkan
tongkat golf dengan baik dan benar.
Dan menurut Poerwanto dan Zakaria Lantang Sukirno ada 2 bentuk komunikasi
bisnis lagi selain komunikasi verbal dan nonverbal yaitu Komunikasi visual dan
audiovisual.
Komunikasi visual
Komunikasi visual merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan
simbol-simbol dan atau gambar. Tujuan komunikasi visual adalah:
1. Menarik perhatian.
2. Memfokuskan pembahasan.
3. Mempercepat dan memudahkan pemahaman tentang pesan yang
disampaikan.
4. Mempermudah akses masukan dari para partisipan atau penerima pesan.
Komunikasi Audio visual
Komunikasi audio visual merupakan kegiatan pengiriman pesan yang tidak secara
langsung. Komunikasi audio visual disampaikan sudah dibuat atau dikemas lebih
dahulu, sehingga bisa dievaluasi lebih dahulu agar tampilannya bisa mengurangi
risiko kesalahpahaman interprestasi penerima pesan. Dalam kegiatan bisnis
komunikasi audio visual banyak digunakan untuk kegiatan pemasaran, terutama
periklanan.