Analisa Sistem Penggajian BAB III
27
3.2 Tinjauan Perusahaan
A. Sejarah Perusahaan
PD.“Al-Hally” Galeri Muslim berdiri pada tahun 2004 oleh Bapak H.Sobirin
yang berpusat di Ruko Taman Wisata Blok A 15 No. 7 Depan Marakash Square
Pondok Ungu Permai Bekasi Utara dan memiliki 2 cabang. Salah satunya terletak di
Ruko Villa Mutiara Gading 2 Blok R1 No. 16 Tambun Bekasi. Tenaga kerja yang
dipekerjakan PD.”Al-Hally” berjumlah 12 orang.
PD.“Al-Hally” yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
perdagangan. Dengan motto “Alhamdulillah, Berkah, Melimpah”. PD.“Al-Hally”
membangun kepercayaan terhadap member-member yang dimiliki. Dengan
menyadari bahwa sangat tidak mudah untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan
yang bergerak di bidang yang sama. PD.”Al-Hally” mencoba untuk lebih fokus
dalam pelayanan dan memberikan solusi yang terbaik bagi member-member.
PD.”Al-Hally” dengan aktif mendengarkan dan belajar untuk memahami apa yang
menjadi kebutuhan utama dari member-member.
B. Struktur Organisasi
Perusahaan merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang yang akan dicapai. Agar dapat mencapai
tujuan tersebut diperlukan koordinasi dan kerjasama antar fungsi yang ada didalam
perusahaan.
28
Pembagian tugas dan tanggungjawab merupakan bagian yang terpenting
didalam perusahaan sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan struktur organisasi yang jelas dalam
menspesifikasikan tugas dan tanggungjawab manajemen pada semua tingkat dalam
organisasi.
Struktur organisasi yang terdapat pada PD.”Al-Hally” berbentuk fungsional
dimana struktur wewenangnya berupa garis yang menunjukkan bahwa masingmasing fungsi bertanggungjawab pada satu atsan.
`Berikut ini struktur organisasi PD.”Al-Hally” :
Bagan Struktur Organisasi PD. “Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi
Gambar III.1 Struktur Organisasi PD.”Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi
29
C. Pembagian Tugas dan Wewenang
Berikut tugas dan wewenang dari masing-masing unit yang terdapat pada
PD.”Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi :
a. Direktur Utama
Membawahi: Manajer Pemasaran, Manajer Administrasi dan Keuangan,
Manajer Pembelian dan Gudang
Tugas:
Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam
jangka pendek & panjang
Bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan
perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya
Wewenang:
Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan
Menunjuk, mengangkat dan memberhentikan manajer
Menandatangani permintaan pengeluaran kas
Menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang
Mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan
b. Manajer Pemasaran
Bertanggung jawab kepada: Direktur utama
Membawahi: Bagian Penjualan
Tugas:
Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang
menyangkut pemasaran
30
Memonitoring dan mengarahkan proses-proses pemasaran
Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan
hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran
Wewenang:
Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan
pemasaran serta pengadaan barang
c. Bagian Penjualan
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pemasaran
Tugas:
Bertanggungjawab kepada direktur pemasaran
Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target
Menyusun rencana penjualan
Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar
Menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta
memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan
Wewenang:
memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan
d. Manajer Administrasi dan Keuangan
Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama
Tugas:
Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti penerimaan dan
pengeluaran kas
31
Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai, faktur
penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari
perusahaan ke konsumen
Wewenang:
Menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan
aministrasi perusahaan
Membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan
e. Manajer Pembelian dan Gudang
Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama
Membawahi: Bagian Pembelian dan Bagian Gudang
Tugas:
Menandatangani segala urusan pembelian, penerimaan, dan
gudang.
Bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan
pembelian
Wewenang:
Memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan
dengan pembelian dan gudang
32
f.
Bagian Pembelian
Bertanggung jawab kepada: Direktur Pembelian dan Gudang
Tugas:
Mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih
Wewenang:
Membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada
pemasok
Membuat pembelian yang befungsi untuk menambah stok
barang
g. Bagian Gudang
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pembelian dan Gudang
Tugas:
Mempersiapkan barang yang akan dikirim
Bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang
diterima dari retur penjualan
Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada digudang
Wewenang:
Memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin
melakukan retur penjualan
Mengontrol retur penjualan dan retur pembelian
33
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
A. Prosedur Penyerahan Absen
Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu
absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke
bagian Keuangan untuk direkap. Selanjutnya setelah rekapitulasi, kartu absen
dan rekapitulasi absen karyawan tersebut diarsipkan.
B. Prosedur Penghitungan Gaji
Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Keuangan dengan terlebih
dahulu melihat arsip data karyawan, dilanjutkan dengan melihat arsip
rekapitulasi absen dan arsip bonus. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya
oleh bagian Keuangan dan selanjutnya meminta persetujuan ke Direktur. Dari
persetujuan Direktur, rekapitulasi dikembalikan ke bagian Keuangan untuk
diarsipkan, begitu dengan data gaji karyawan.
C. Prosedur Pembayaran Gaji
Berdasarkan arsip gaji karyawan, bagian Keuangan membayar gaji kepada
karyawan dengan
memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi
rincian detail gaji yang diterima karyawan yang bersangkutan dan bagian
Keuangan juga memberikan tanda terima gaji karyawan untuk ditandatangani
sebagai bukti pembayaran dan setelah ditandatangani, tanda terima tersebut
diarsipkan.
34
D. Prosedur Laporan Gaji
Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka bagian Keuangan membuat
laporan gaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah
ditandatangani oleh karyawan dan ditujukan kepada Direktur sedangkan copynya diarsipkan.
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram Alir Data digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsifungsi yang dilakukan oleh sistem keseluruhan. Proses yang berjalan digambarkan
secara logic dengan diagram tersebut.
A. Diagram Konteks
Desain ini dimulai dari bentuk yang paling global yaitu diagram konteks,
kemudian diagram ini diturunkan sampai bentuk yang paling detail. Diagram
Konteks ini menggambarkan input dan output sistem informasi penggajian
dengan satu kesatuan seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
35
B. Diagram Nol Sistem Berjalan
Dari konteks diagram diatas, maka disusun Diagram Nol sistem berjalan.
Diagram Nol terlihat proses-proses yang terdapat pada sistem berjalan :
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
36
C. Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji
Proses pembayaran gaji digambarkan secara detail pada Diagram Detail
Proses Pembayaran Gaji. Proses ini meliputi beberapa proses yang lebih rinci
yaitu proses pembuatan slip gaji dan proses penyerahan slip gaji.
Gambar III.4 Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji
37
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data
(DAD). Kamus data ini mencerminkan keterangan yang jelas tentag data yang
dicatatnya.
A. Kamus Data Masukkan
1. Nama Arus Data
: Kartu Absen
Alias
: Kartu_Absen
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Karyawan – Proses 1.0,
Proses 1.0 – ARSIP Kartu Absen
Penjelasan
: Sebagai Bukti Kehadiran Karyawan
Periode
: Setiap Karyawan Hadir
Volume
: Rata-rata 12 lembar perhari
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email+Judul
No_Tlp
Isi
*terdiri dari 12 digit*
= Nm_Karyawan + Bulan + Tgl + Jam + Ket +
Total
Tgl
= Tgl + Bulan + Tahun
Jam
= Jam_Masuk + Jam_Keluar
Ket
= [Sakit | Izin | Tdk Hadir]
38
Total
= Total Keseluruhan Absensi
Footer
= Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
2. Nama Arus Data
: Laporan Data Karyawan
Alias
: Data_Karyawan
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: ARSIP DataKaryawan – Proses 2.0
Penjelasan
: Daftar Riwayat Hidup Karyawan
Periode
: Setiap Pemeriksaan Karyawan
Volume
: Setiap pertambahan karyawan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_Tlp
Isi
*terdiri dari 12 digit*
= No + Nm_Karyawan + Ttl + Alamat +
Jns_Kel + Agama + Status + Jabatan
Jns_Kel
= [Pria | Wanita]
Ttl
= Tempat_Lahir + Tgl + Bulan + Tahun
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tgl
= Tanggal Dibuat Dokumen
39
3. Nama Arus Data
: Laporan Pendapatan
Alias
: Data_Bonus
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: ARSIP Bonus – Proses 2.0
Penjelasan
: Untuk Penghitungan Bonus Karyawan
Periode
: Setiap Akhir Bulan
Volume
: Rata-rata 1 perhari
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_Tlp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= No + Pendapatan + Pengeluaran + Setoran +
Transfer + Omset_Perhari + Total
Total
= Total Keseluruhan
B. Kamus Data Keluaran
1. Nama Arus Data
: Laporan Rekap Absen Karyawan
Alias
: Rekap_Absen
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 1.0 – ARSIP Rekap Absen
ARSIP Rekap Absen – Proses 2.0
Penjelasan
: Dokumen Rincian Absen
40
Volume
: Rata-rata 1 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_Tlp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= No + Nm_Karyawan + Tgl + Jabatan +
Jumlah + Ket
Tgl
= Tanggal Akhir Bulan
Jumlah
= [Hadir | Tdk Hadir]
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tgl
= Tanggal Dibuat Dokumen
2. Nama Arus Data
: Slip Gaji
Alias
: Slip_Gaji
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 3.0 - Karyawan
Penjelasan
: Sebagai Bukti Penerimaan Gaji
Periode
: Setiap waktu penggajian
Volume
: Rata-rata 12 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
41
No_telp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= Tgl + Nm_Karyawan + Jabatan +
Penerimaan + Jumlah_Gaji_Bersih
Penerimaan
= Tetap + Tdk_Tetap
Tetap
= Gapok + Jumlah
Tdk_tetap
= Tunjangan
Tunjangan
= Makan + Malming + Insentif + Jumlah
Footer
= Ttdkep_Keu
3. Nama Arus Data
: Laporan Tanda Terima Gaji
Alias
: TT_Gaji_acc
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 3.0 – ARSIP TT_Gaji_acc
ARSIP TT_Gaji_acc – Proses 4.0
Penjelasan
: Sebagai Bukti Tanda Terima Gaji
Periode
: Setiap terjadi penggajian
Volume
: Rata-rata 1 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_telp
*Terdiri dari 12 digit*
42
Isi
= No + Nm_Karyawan + Tanggal +
Jabatan + Ttd_Karyawan
Tanggal
= Tanggal Penggajian
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tanggal
= Tanggal Dibuatnya Dokumen
4. Nama Arus Data
: Laporan Penggajian
Alias
: Laporan_Gaji
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 4.0 – Direktur
Penjelasan
: Sebagai Dokumen Laporan Penggajian
Periode
: Setiap bulan sekali
Volume
: Rata-rata 1 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp +Alamt_Email + Judul
No_Tlp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= No + Nm_Karyawan + Jabatan +
Gaji_Pokok + Tunjangan + Gaji_Bersih
Tunjangan
= Makan + Malming + Insentif
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tgl
= Tanggal Dibuat Dokumen
43
3.6
Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi ini terdiri dari dua penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang
berjalan dibawah ini :
3.6.1
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
Dokumen masukkan atau input system penggajian, adalah sebagai berikut :
a. Nama
: Kartu Absen
Fungsi
: Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber Data
: Karyawan
Tujuan
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: tgl,jam_masuk,jam_keluar,ket_sakit,
ket_izin,ket_tdkhadir
b. Nama
: Laporan Data Karyawan
Fungsi
: Daftar riwayat hidup karyawan
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,ttl,alamat,jenis_kelamin,
Agama,status,jabatan
44
c. Nama
: Laporan Pendapatan
Fungsi
: Sebagai penghitunngan bonus
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,pendapatan,pengeluaran,setoran,
transfer,omset_perhari
3.6.2
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran atau output system penggajian, adalah sebagai berikut :
a. Nama
: Laporan Rekap Absen Karyawan
Fungsi
: Dokumen Rincian Absen
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,tanggal,jabatan,jumlah_hadir,
jumlah_tdkhadir,keterangan
b. Nama
: Slip Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Rangkap
: 1(satu)
45
Atribut
: tanggal,nama,jabatan,penerimaan_tetap,
gaji_pokok,penerimaan_tidktetap,tunjangan,
makan,malming,insentif,jumlah_gajibersih
c. Nama
: Laporan Tanda Terima Gaji Karyawan
Fungsi
: Sebagai bukti tanda terima gaji
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,tanggal,jabatan,tanda_tangan
d. Nama
: Laporan Penggajian
Fungsi
: Sebagai dokumen laporan penggajian
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Direktur
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,jabata,gaji_pokok,tunjangan_makan,
Tunjangan,malming,tunjangan_insentif,
Gaji_bersih,tanda_terima
46
3.7
Permasalahan Pokok
1. Prosedur yang berjalan, kebanyakan mengguakan proses manual, dimulai dari
rekapitulasi absen, penghitungan gaji, pembuatan slip gaji dan pembuatan
laporan, sehingga membutuhkan banyak waktu.
2. Integritas data tidak terjaga sehingga rentan terjadi kesalahan
3. Pembuatan laporan penggajian masih menggunakan arsip, sehingga
membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan data
4. Keamanan data kurang terjamin
3.8
Pemecahan Masalah
1.
Dirancang sebuah system penggajian terkomputerisasi, dimana pada proses
rekap absen dan penghitungan gaji tidak perlu dicatat dalam buku/arsip ,
melainkan Bagian Keuangan dapat langsung menginputkan data dan
menghitung gaji karyawan dan disimpan dalam database.
2. Membuat database seperti di SQL Server, sehingga data bisa diakses dan di
update di kemudian hari serta bisa di BackUp untuk keamanan data
3. Membuat siste Informasi Penggajian yang didalamnya terdapat pembuatan
laporan-laporan
4. Membuat system Informasi yang didalamnya terdapat password user
3.2 Tinjauan Perusahaan
A. Sejarah Perusahaan
PD.“Al-Hally” Galeri Muslim berdiri pada tahun 2004 oleh Bapak H.Sobirin
yang berpusat di Ruko Taman Wisata Blok A 15 No. 7 Depan Marakash Square
Pondok Ungu Permai Bekasi Utara dan memiliki 2 cabang. Salah satunya terletak di
Ruko Villa Mutiara Gading 2 Blok R1 No. 16 Tambun Bekasi. Tenaga kerja yang
dipekerjakan PD.”Al-Hally” berjumlah 12 orang.
PD.“Al-Hally” yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
perdagangan. Dengan motto “Alhamdulillah, Berkah, Melimpah”. PD.“Al-Hally”
membangun kepercayaan terhadap member-member yang dimiliki. Dengan
menyadari bahwa sangat tidak mudah untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan
yang bergerak di bidang yang sama. PD.”Al-Hally” mencoba untuk lebih fokus
dalam pelayanan dan memberikan solusi yang terbaik bagi member-member.
PD.”Al-Hally” dengan aktif mendengarkan dan belajar untuk memahami apa yang
menjadi kebutuhan utama dari member-member.
B. Struktur Organisasi
Perusahaan merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang yang akan dicapai. Agar dapat mencapai
tujuan tersebut diperlukan koordinasi dan kerjasama antar fungsi yang ada didalam
perusahaan.
28
Pembagian tugas dan tanggungjawab merupakan bagian yang terpenting
didalam perusahaan sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan struktur organisasi yang jelas dalam
menspesifikasikan tugas dan tanggungjawab manajemen pada semua tingkat dalam
organisasi.
Struktur organisasi yang terdapat pada PD.”Al-Hally” berbentuk fungsional
dimana struktur wewenangnya berupa garis yang menunjukkan bahwa masingmasing fungsi bertanggungjawab pada satu atsan.
`Berikut ini struktur organisasi PD.”Al-Hally” :
Bagan Struktur Organisasi PD. “Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi
Gambar III.1 Struktur Organisasi PD.”Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi
29
C. Pembagian Tugas dan Wewenang
Berikut tugas dan wewenang dari masing-masing unit yang terdapat pada
PD.”Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi :
a. Direktur Utama
Membawahi: Manajer Pemasaran, Manajer Administrasi dan Keuangan,
Manajer Pembelian dan Gudang
Tugas:
Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam
jangka pendek & panjang
Bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan
perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya
Wewenang:
Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan
Menunjuk, mengangkat dan memberhentikan manajer
Menandatangani permintaan pengeluaran kas
Menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang
Mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan
b. Manajer Pemasaran
Bertanggung jawab kepada: Direktur utama
Membawahi: Bagian Penjualan
Tugas:
Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang
menyangkut pemasaran
30
Memonitoring dan mengarahkan proses-proses pemasaran
Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan
hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran
Wewenang:
Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan
pemasaran serta pengadaan barang
c. Bagian Penjualan
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pemasaran
Tugas:
Bertanggungjawab kepada direktur pemasaran
Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target
Menyusun rencana penjualan
Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar
Menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta
memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan
Wewenang:
memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan
d. Manajer Administrasi dan Keuangan
Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama
Tugas:
Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti penerimaan dan
pengeluaran kas
31
Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai, faktur
penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari
perusahaan ke konsumen
Wewenang:
Menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan
aministrasi perusahaan
Membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan
e. Manajer Pembelian dan Gudang
Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama
Membawahi: Bagian Pembelian dan Bagian Gudang
Tugas:
Menandatangani segala urusan pembelian, penerimaan, dan
gudang.
Bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan
pembelian
Wewenang:
Memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan
dengan pembelian dan gudang
32
f.
Bagian Pembelian
Bertanggung jawab kepada: Direktur Pembelian dan Gudang
Tugas:
Mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih
Wewenang:
Membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada
pemasok
Membuat pembelian yang befungsi untuk menambah stok
barang
g. Bagian Gudang
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pembelian dan Gudang
Tugas:
Mempersiapkan barang yang akan dikirim
Bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang
diterima dari retur penjualan
Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada digudang
Wewenang:
Memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin
melakukan retur penjualan
Mengontrol retur penjualan dan retur pembelian
33
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
A. Prosedur Penyerahan Absen
Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu
absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke
bagian Keuangan untuk direkap. Selanjutnya setelah rekapitulasi, kartu absen
dan rekapitulasi absen karyawan tersebut diarsipkan.
B. Prosedur Penghitungan Gaji
Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Keuangan dengan terlebih
dahulu melihat arsip data karyawan, dilanjutkan dengan melihat arsip
rekapitulasi absen dan arsip bonus. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya
oleh bagian Keuangan dan selanjutnya meminta persetujuan ke Direktur. Dari
persetujuan Direktur, rekapitulasi dikembalikan ke bagian Keuangan untuk
diarsipkan, begitu dengan data gaji karyawan.
C. Prosedur Pembayaran Gaji
Berdasarkan arsip gaji karyawan, bagian Keuangan membayar gaji kepada
karyawan dengan
memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi
rincian detail gaji yang diterima karyawan yang bersangkutan dan bagian
Keuangan juga memberikan tanda terima gaji karyawan untuk ditandatangani
sebagai bukti pembayaran dan setelah ditandatangani, tanda terima tersebut
diarsipkan.
34
D. Prosedur Laporan Gaji
Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka bagian Keuangan membuat
laporan gaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah
ditandatangani oleh karyawan dan ditujukan kepada Direktur sedangkan copynya diarsipkan.
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram Alir Data digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsifungsi yang dilakukan oleh sistem keseluruhan. Proses yang berjalan digambarkan
secara logic dengan diagram tersebut.
A. Diagram Konteks
Desain ini dimulai dari bentuk yang paling global yaitu diagram konteks,
kemudian diagram ini diturunkan sampai bentuk yang paling detail. Diagram
Konteks ini menggambarkan input dan output sistem informasi penggajian
dengan satu kesatuan seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
35
B. Diagram Nol Sistem Berjalan
Dari konteks diagram diatas, maka disusun Diagram Nol sistem berjalan.
Diagram Nol terlihat proses-proses yang terdapat pada sistem berjalan :
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
36
C. Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji
Proses pembayaran gaji digambarkan secara detail pada Diagram Detail
Proses Pembayaran Gaji. Proses ini meliputi beberapa proses yang lebih rinci
yaitu proses pembuatan slip gaji dan proses penyerahan slip gaji.
Gambar III.4 Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji
37
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data
(DAD). Kamus data ini mencerminkan keterangan yang jelas tentag data yang
dicatatnya.
A. Kamus Data Masukkan
1. Nama Arus Data
: Kartu Absen
Alias
: Kartu_Absen
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Karyawan – Proses 1.0,
Proses 1.0 – ARSIP Kartu Absen
Penjelasan
: Sebagai Bukti Kehadiran Karyawan
Periode
: Setiap Karyawan Hadir
Volume
: Rata-rata 12 lembar perhari
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email+Judul
No_Tlp
Isi
*terdiri dari 12 digit*
= Nm_Karyawan + Bulan + Tgl + Jam + Ket +
Total
Tgl
= Tgl + Bulan + Tahun
Jam
= Jam_Masuk + Jam_Keluar
Ket
= [Sakit | Izin | Tdk Hadir]
38
Total
= Total Keseluruhan Absensi
Footer
= Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
2. Nama Arus Data
: Laporan Data Karyawan
Alias
: Data_Karyawan
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: ARSIP DataKaryawan – Proses 2.0
Penjelasan
: Daftar Riwayat Hidup Karyawan
Periode
: Setiap Pemeriksaan Karyawan
Volume
: Setiap pertambahan karyawan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_Tlp
Isi
*terdiri dari 12 digit*
= No + Nm_Karyawan + Ttl + Alamat +
Jns_Kel + Agama + Status + Jabatan
Jns_Kel
= [Pria | Wanita]
Ttl
= Tempat_Lahir + Tgl + Bulan + Tahun
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tgl
= Tanggal Dibuat Dokumen
39
3. Nama Arus Data
: Laporan Pendapatan
Alias
: Data_Bonus
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: ARSIP Bonus – Proses 2.0
Penjelasan
: Untuk Penghitungan Bonus Karyawan
Periode
: Setiap Akhir Bulan
Volume
: Rata-rata 1 perhari
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_Tlp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= No + Pendapatan + Pengeluaran + Setoran +
Transfer + Omset_Perhari + Total
Total
= Total Keseluruhan
B. Kamus Data Keluaran
1. Nama Arus Data
: Laporan Rekap Absen Karyawan
Alias
: Rekap_Absen
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 1.0 – ARSIP Rekap Absen
ARSIP Rekap Absen – Proses 2.0
Penjelasan
: Dokumen Rincian Absen
40
Volume
: Rata-rata 1 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_Tlp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= No + Nm_Karyawan + Tgl + Jabatan +
Jumlah + Ket
Tgl
= Tanggal Akhir Bulan
Jumlah
= [Hadir | Tdk Hadir]
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tgl
= Tanggal Dibuat Dokumen
2. Nama Arus Data
: Slip Gaji
Alias
: Slip_Gaji
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 3.0 - Karyawan
Penjelasan
: Sebagai Bukti Penerimaan Gaji
Periode
: Setiap waktu penggajian
Volume
: Rata-rata 12 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
41
No_telp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= Tgl + Nm_Karyawan + Jabatan +
Penerimaan + Jumlah_Gaji_Bersih
Penerimaan
= Tetap + Tdk_Tetap
Tetap
= Gapok + Jumlah
Tdk_tetap
= Tunjangan
Tunjangan
= Makan + Malming + Insentif + Jumlah
Footer
= Ttdkep_Keu
3. Nama Arus Data
: Laporan Tanda Terima Gaji
Alias
: TT_Gaji_acc
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 3.0 – ARSIP TT_Gaji_acc
ARSIP TT_Gaji_acc – Proses 4.0
Penjelasan
: Sebagai Bukti Tanda Terima Gaji
Periode
: Setiap terjadi penggajian
Volume
: Rata-rata 1 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp + Alamt_Email + Judul
No_telp
*Terdiri dari 12 digit*
42
Isi
= No + Nm_Karyawan + Tanggal +
Jabatan + Ttd_Karyawan
Tanggal
= Tanggal Penggajian
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tanggal
= Tanggal Dibuatnya Dokumen
4. Nama Arus Data
: Laporan Penggajian
Alias
: Laporan_Gaji
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 4.0 – Direktur
Penjelasan
: Sebagai Dokumen Laporan Penggajian
Periode
: Setiap bulan sekali
Volume
: Rata-rata 1 perbulan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +
No_Tlp +Alamt_Email + Judul
No_Tlp
*Terdiri dari 12 digit*
Isi
= No + Nm_Karyawan + Jabatan +
Gaji_Pokok + Tunjangan + Gaji_Bersih
Tunjangan
= Makan + Malming + Insentif
Footer
= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur
Tgl
= Tanggal Dibuat Dokumen
43
3.6
Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi ini terdiri dari dua penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang
berjalan dibawah ini :
3.6.1
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
Dokumen masukkan atau input system penggajian, adalah sebagai berikut :
a. Nama
: Kartu Absen
Fungsi
: Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber Data
: Karyawan
Tujuan
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: tgl,jam_masuk,jam_keluar,ket_sakit,
ket_izin,ket_tdkhadir
b. Nama
: Laporan Data Karyawan
Fungsi
: Daftar riwayat hidup karyawan
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,ttl,alamat,jenis_kelamin,
Agama,status,jabatan
44
c. Nama
: Laporan Pendapatan
Fungsi
: Sebagai penghitunngan bonus
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,pendapatan,pengeluaran,setoran,
transfer,omset_perhari
3.6.2
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran atau output system penggajian, adalah sebagai berikut :
a. Nama
: Laporan Rekap Absen Karyawan
Fungsi
: Dokumen Rincian Absen
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,tanggal,jabatan,jumlah_hadir,
jumlah_tdkhadir,keterangan
b. Nama
: Slip Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Rangkap
: 1(satu)
45
Atribut
: tanggal,nama,jabatan,penerimaan_tetap,
gaji_pokok,penerimaan_tidktetap,tunjangan,
makan,malming,insentif,jumlah_gajibersih
c. Nama
: Laporan Tanda Terima Gaji Karyawan
Fungsi
: Sebagai bukti tanda terima gaji
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,tanggal,jabatan,tanda_tangan
d. Nama
: Laporan Penggajian
Fungsi
: Sebagai dokumen laporan penggajian
Sumber Data
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Direktur
Rangkap
: 1(satu)
Atribut
: no,nama,jabata,gaji_pokok,tunjangan_makan,
Tunjangan,malming,tunjangan_insentif,
Gaji_bersih,tanda_terima
46
3.7
Permasalahan Pokok
1. Prosedur yang berjalan, kebanyakan mengguakan proses manual, dimulai dari
rekapitulasi absen, penghitungan gaji, pembuatan slip gaji dan pembuatan
laporan, sehingga membutuhkan banyak waktu.
2. Integritas data tidak terjaga sehingga rentan terjadi kesalahan
3. Pembuatan laporan penggajian masih menggunakan arsip, sehingga
membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan data
4. Keamanan data kurang terjamin
3.8
Pemecahan Masalah
1.
Dirancang sebuah system penggajian terkomputerisasi, dimana pada proses
rekap absen dan penghitungan gaji tidak perlu dicatat dalam buku/arsip ,
melainkan Bagian Keuangan dapat langsung menginputkan data dan
menghitung gaji karyawan dan disimpan dalam database.
2. Membuat database seperti di SQL Server, sehingga data bisa diakses dan di
update di kemudian hari serta bisa di BackUp untuk keamanan data
3. Membuat siste Informasi Penggajian yang didalamnya terdapat pembuatan
laporan-laporan
4. Membuat system Informasi yang didalamnya terdapat password user