Evaluasi koleksi bidang ilmu ekonomi di Perpustakaan Umum Kota Medan Dengan Menggunakan Metode Conspectus

BAB II
KAJIAN TEORETIS
2.1. Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan berasal dari kata dasar “Pustaka” yang berarti “buku,
naskah, tulisan. Perpustakaan umum merupakan sebuah lembaga yang
menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan
layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang
didukung penuh atau sebahagian dari dana masyarakat (pajak). Perpustakaan
Umum memiliki tugas yang sangat luas dalam hal penyediaan akses informasi
kepada masyarakat
Pengertian

perpustakaan

umum

adalah

:

Perpustakaan

yang

diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi
semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk
melayani kebutuhan akan informasi dari bahan bacaan
Menurut Sjahrial - Pamuntjak (2000, 30)
Perpustakaan umum adalah perpustakan yang menghimpun koleksi buku,
bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum.
Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan
oleh masyarakat. Setiap warga dapat mempergunakan perpustakaan tanpa
dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama.
Sedangkan Sutarno (2003, 32) menyatakan bahwa
Perpustakaan umum sering diibaratkan sebagai Universitas Rakyat atau
Universitas Masyarakat maksudnya adalah bahwa perpustakaan umum
merupakan lembaga pendidikan yang demokratis karena menyediakan
sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya
tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar
belakang dan tingkat sosial, umur dan pendidikan serta perbedaan lainnya.
Perpustakaan umum mempunyai tugas untuk memenuhi kebutuhan dan

keinginan seluruh lapisan masyarakat tanpa memandang dan membedakan
latar belakang penggunanya.
Pendapat tersebut mengemukakan bahwa perpustakaan umum merupakan
wadah pengetahuan yang mendukung kepentingan masyarakat umum sebagai
pusat untuk meggolongkan suatu perpustakaan termasuk ke dalam jenis
perpustakaan umum, berdasarkan Undang-Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun

15
Universitas Sumatera Utara

2007 pasal 22 tentang Perpustakaan Umum, dikemukakan bahwa setidak-tidaknya
perpupustakaan umum melihat empat unsur sebagai kriteria yaitu :
a. Dikelola oleh pemerintah daerah kabupaten/kota, kecamatan, desa dan
kelurahan, atau oleh masyarakat atas prakarsa dan keinginan masyarakat
setempat (swakarsa),
b. Dengan dukungan dana sendiri (swadana), dan dikelola (swakelola) oleh
masyarakat yang bersangkutan,
c. Koleksi bersifat umum meliputi seluruh jenis dan cabang ilmu
pengetahuan dalam sistem DDC antara kelompok 000-099,
d. Pemakainya seluruh lapisan masyarakat, tanpa membedakan latar

belakang pendidikan, usia, agama, etnis, jenis kelamin, strata sosial,
ekonomi dan budaya, bahkan pemakainya terutama ditujukan untuk
masyarakat yang kurang beruntung ditinjau dari segi ekonomi termasuk
para penyandang cacat (disabilities).
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum lebih
menekankan tugasnya untuk mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan
menyajikan bahan pustakanya untuk masyarakat umum tanpa membedakan jenis
kelamin, kepercayaan, agama, ras, pekerjaan, keturunan, serta memberikan
layanan secara gratis kepada masyarakat umum, dan perpustakaan umum
didirikan oleh masyarakat, untuk masyarakat, dan didanai dengan dana
masyarakat yang bertujuan untuk mencerdaskan masyarakat.
Perpustakaan umum dikelola oleh pemerintah daerah, dengan koleksi
bersifat umum meliputi seluruh jenis dan cabang ilmu pengetahuan dalam system
DDC, dan dipakai oleh seluruh lapisan masyarakat tanpa terkecuali.
2.1.1. Tujuan Perpustakaan Umum
Tujuan perpustakaan umum adalah sebagai sumber belajar dan bagian
integral dari pusat informasi lainnya yang bersama - sama bertujuan mendukung
proses kegiatan belajar - mengajar demi tercapainya suatu masyarakat yang
terinformasi. Secara teknis, tujuan perpustakaan umum adalah melayani semua
lapisan masayarakat untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan.

Lebih jauh lagi perpustakaan umum yang diselenggarakan oleh dana umum
dengan tujuan melayani
Pada dasarnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa
tujuan yang ingin dicapai. Menurut Yusuf (1996, 18), tujuan Perpustakaan Umum
antara lain:

16
Universitas Sumatera Utara

1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka
yang tersedia di Perpustakaan Umum
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, dan memanfaatkan
informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum
3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di
Perpustakaan Umum
4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri
5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi
masyarakat
6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung
jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.

Sedangkan dalam Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip
oleh Sulistyo-Basuki (1993, 46) dinyatakan bahwa Perpustakaan Umum
mempunyai empat tujuan utama, yaitu :
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang
dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik;
2. Menyediakan informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat,
terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan sedang
hangat dalam kalangan masyarakat ;
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya
sehinga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarkat sekitarnya,
sejauh kemampuan tersebut dapat disebut sebagai fungsi pendidikan
perpustakaan umum, lebih tepat disebut sebagai pendidikan
berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup. Pendidikan seperti
ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum karena perpustakaan
umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi
umum. Perpustakaan nasional juga terbuka untuk umum namun untuk
memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan,
adakalanya harus melalui perpustakaan lain;
4. Bertindak sebagai agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan
pusat utama. Kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan

umum bertugas menumbuhkan budaya masyarakat sekitarnya dengan cara
menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film dan
penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran
dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni.
Selain uraian tersebut di atas dalam Buku Panduan Penyelenggaran
Perpustakaan Umum (1992, 6) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum
dirinci ke dalam tiga jenis tujuan sebagai berikut :
a. Tujuan Umum
Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan
kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang
berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani
masyarakat berada dalam jangkauan layanan, sehingga berkembangnya

17
Universitas Sumatera Utara

kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas
setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang
pembangunan nasional
b. Tujuan Fungsional

Tujuan fungsional dan tujuan khusus Perpustakaan Umum adalah :
− Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca, serta
mendayagunakan budaya tujlisan dalam segala sektor kehidupan.
− Mengembangkan
kemampuan
mencari,
mengolah
serta
memanfaatkan informasi ;
− Mendidik masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan
memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna ;
− Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri ;
− Memupuk minat dan bakat masyarakat ;
− Menumbuhkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah
yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha
sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat ;
− Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional yang
menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan
sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
c. Tujuan Operasional

Tujuan Operasional Perpustakaan umum merupakan pernyataan formal
yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta cara
mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan
dievaluasi keberhasilannya.
Dari uraian di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan perpustakaan umum
adalah membina dan mendidik masyarakat untuk meningkatkan pengetahuan dan
memanfaatkan bahan pustaka dengan baik agar mendapatkan informasi yang
sesuai dengan kebutuhan. Perpustakaan umum memberikan pengarahan dan
pendidikan tentang tujuan dan manfaat perpustakaan bagi masyarakat. Di samping
itu perpustakaan umum juga berperan untuk mengembangkan kebiasaan membaca
serta belajar mandiri masyarakat dengan mempergunakan bahan pustaka.

2.1.2. Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan
pemikiran tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Standar
Nasional Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (2009, 3)
menetapkan bahwa fungsi perpustakaan umum kabupaten/kota adalah sebagai
berikut :
1. Mengembangkan koleksi.
2. Menghimpun koleksi muatan lokal.

18
Universitas Sumatera Utara

3. Mengorganisasi materi perpustakaan.
4. Mendayagunakan koleksi.
5. Menyelenggarakan pendidikan pengguna.
6. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.
7. Melestarikan materi perpustakaan.
8. Membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya.
Menurut Sulistyo Basuki (1993, 112) perpustakaan umum “berfungsi
sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan utama
budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat”.
Pendapat tentang fungsi perpustakaan umum juga dikemukakan oleh Sutarno
(2006, 43) bahwa “fungsi perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan
masyarakat dalam rangka memperoleh dan meningkatkan berbagai ilmu
pengetahuan”.
Perpustakaan umum baik yang berada di Daerah Tingkat II (ibukota
kabupaten/kota), di ibukota kecamatan maupun yang berada di desa, menurut
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 1988 dan Instruksi Menteri

Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 1988, mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi.
2. Memelihara dan melestarikan bahan pustaka dan informasi.
3. Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informasi, sebagai
pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan
minat dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum
memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan
pengembangan minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat
pelestarian bahan pustaka lokal atau dengan istilah lain sebagai pusat deposit
lokal.
Perpustakaan

umum

menyediakan

berbagai

koleksi

yang

dapat

dimanfaatkan masyarakat untuk menambah pengetahuan. Koleksi yang tersedia
tidak hanya terbatas pada yang tercetak tetapi juga mencakup yang elektronik.
Dengan ketersediaan koleksi, perpustakaan akan dapat melaksanakan fungsinya
dengan baik

19
Universitas Sumatera Utara

Menurut Yusuf (1996, 21) fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai
berikut :
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan Umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa
karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan
menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat
membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan Umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya,
yaitu menyediakan buku-buku referensi, bacaan ilmiah populer berupa
buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang perlukan
pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan Umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil
budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam. Perpustakaan
merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya
manusia yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi
perpustakaan.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan Umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah,
tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan
majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat
menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan
banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993, 27) Perpustakaan Umum berfungsi
sebagai:
a. Sebagai sarana simpan karya manusia
Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia,
khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya
rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya.
b. Fungsi Informasi
Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya
ataupun menanyakannya ke perpustakaan.
c. Fungsi Rekreasi
Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan
bacaan ini disediakan oleh perpustakaan
d. Fungsi Pendidikan
Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informasi,
artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah
maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah
e. Fungsi Kultural
Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan
apresiasi budaya masyarakat.
Kedua uraian di atas mengemukakan bahwa perpustakaan umum
mempunyai fungsi edukatif, informatif, rekreasi, referensi, kultural, dan sebagai
20
Universitas Sumatera Utara

sarana simpan karya manusia dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat.

2.2. Koleksi Perpustakaan
Pengertian koleksi perpustakaan menurut Siregar (2002, 2) adalah “Semua
bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada
masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Koleksi perpustakaan tidak terbatas hanya pada buku saja, tetapi meliputi
segala macam bentuk cetakan dan rekaman. Dalam Buku Pedoman Umum
Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 19), dinyatakan bahwa ”Koleksi
perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak serta buku, majalah dan
surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan
(disk) dan lain-lain”.
Menurut Philips (1992, 139) koleksi adalah: “Kumpulan buku atau bahan
pustaka lainnya juga dipakai untuk menyatakan seluruh bahan pustaka yang ada di
suatu perpustakaan”.
Perpustakaan umum adalah perpustakaan dengan variasi penggunanya
yang paling beragam jika dibandingkan dengan jenis perpustakaan lain pada
umumnya. Hal ini tentunya berimplikasi terhadap cakupan keberagaman koleksi
yang dimilikinya.
Sutarno (2006, 37) menyatakan bahwa
Perpustakaan umum sering diibaratkan sebagai universitas rakyat, karena
perpustakaan umum menyediakan semua jenis koleksi bahan pustaka dari
berbagai disiplin ilmu, dan penggunaannya oleh seluruh lapisan
masyarakat, tanpa terkecuali.
Sedangkan dalam Standar Nasional Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan
Umum Kabupaten/Kota (2009, 3) diperinci hal-hal yang terkait dengan koleksi
perpustakaan umum sebagai berikut :
1. Koleksi perpustakaan dikembangkan untuk menunjang visi dan misi, tugas
pokok dan fungsi, serta kebutuhan masyarakat.
2. Jenis koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi karya cetak, karya rekam dan
bentuk lain yang mengakomodasikan semua kebutuhan masyarakat
termasuk kebutuhan penyandang cacat.
3. Perpustakaan umum kabupaten/kota memiliki koleksi buku sekurangkurangnya 5.000 eksemplar.

21
Universitas Sumatera Utara

4. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan
lokal.
5. Koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan
masyarakat.
6. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2% dari jumlah judul per
tahun.
7. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3
tahun.
8. Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3
tahun.
9. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 2 judul surat kabar terbitan
lokal/propinsi dan 2 judul terbitan nasional.
10. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 5 judul majalah.
Jenis koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka yang sesuai
dengan keperluan dan mampu dibaca atau didengar dan dimengerti oleh
masyarakat pengguna perpustakaan umum. Setiap bahan pustaka yang
ditempatkan diruang koleksi adalah bahan pustaka yang sudah siap untuk
dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna. Menurut Taslimah Yusuf (1996, 75)
berbagai jenis bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan umum adalah sebagai
berikut :
1. Buku teks atau monografi.
2. Buku fiksi.
3. Majalah.
4. Surat kabar.
5. Brosur atau pamflet.
6. Buku referensi.
7. Bahan grafis.
8. Bahan kartografi.
9. Bentuk komputer atau nonbuku.
Selain pendapat di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan
Perpustakaan Umum (2000, 19) diuraikan bahwa “koleksi perpustakaan umum
mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, dan surat kabar, bahan
pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan dan lain-lain”. Dari
dua pandangan tentang jenis koleksi perpustakaan umum di atas, dapat dinyatakan
bahwa koleksi perpustakaan umum adalah berupa buku teks, majalah, surat kabar,
bentuk digital dan lain-lain. Jenis koleksi yang beragam pada suatu perpustakaan
umum membutuhkan penanganan yang baik, agar mampu memenuhi semua jenis
koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan.

22
Universitas Sumatera Utara

Dari uraian di atas, diketahui bahwa koleksi dari perpustakaan umum
sangat beragam, artinya dari berbagai jenis (buku maupun non buku), berbagai
disiplin ilmu (pengguna yang beragam) dan juga menyediakan koleksi bahan
pustaka terbitan lokal yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan
informasi.

2.3. Pengadaan Koleksi Perpustakaan Umum
Pengadaan koleksi merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan
dengan sumber-sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bagi
perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi
pekerjaan menentukan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi
awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan adalah untuk
menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.
Metode yang digunakan dalam pengadaan koleksi pepustakaan adalah
sangat beragam, hal ini berhubungan dengan kapasitas layanan dan hubungan
perpustakaan dengan penyedia sumber-sumber informasi. Metode pengadaan
yang biasanya dilakukan di perpustakaan untuk memperoleh buku dengan cara:
1. Pembelian dan Pemesanan
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang
paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan
pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya
berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi
perpustakaan.
Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup.
Mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakwan dan
pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam
memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka
dapat dilakukan dengan beberapa hal, Menurut Bafadal (2001 : 37) untuk
membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu :
a. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka,
pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif lebih

23
Universitas Sumatera Utara

murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini
disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.
b. Membeli di toko buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh
perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian kecil, baik yang
berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak
mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.Kekurangan yang sering
ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah
bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan
tersedia di toko buku.
Menurut Yulia (1993:45), Cara pemesanan bahan pustaka melalui toko
buku yaitu :
1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu
pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap. Kartu pesan yang
disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar
permintaan.
2. Buat daftar pesanan yang membuat judul-judul pesanan yang diambil
dari kartu-kartu pesanan di atas, disusun menurut abjad pengarang.
Jika dana terbatas, tentukan prioritasny
3. Tentukan took buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan
berada
4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku
untuk mendapatkan layanan.
5. Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah
pembeliannya, serta minta bukti pembayaran serta faktur
pembeliannya.
6. Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah dating.
7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu
dicarikan pada toko lain yang berada dikota tersebut.
c. Memesan langsung kepada penerbit
Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke
penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal
yang demikian ini.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah
Pada perpustakaan kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah
merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Unit hadiah atau
sumbangan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan
diterima atau yang akan dibeli dengan dana sumbangan. Koleksi bahan pustaka
yang diperoleh dari sumbangan/hadiah sangat penting untuk membangun koleksi
perpustakaan.

Kadang-kadang

penawaran

hadiah

bahan

pustaka

harus

ditempatkan pada ruangan khusus, terpisah dari koleksi yang sudah ada.
24
Universitas Sumatera Utara

Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55), Cara-cara
permintaan dan pemberian hadiah dapat dilakukan dengan 2 cara:
a.Hadiah Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:
- Meyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
- Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah
bahan perpustakaan lain
diterima.
- Memeriksa dan mencocokan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah
dengan surat pengantarnya.
- Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
- Mengolah bahan perpustakan hadiah yang diterima seperti pengolahan
bahan perpustakaan biasa.
b.Hadiah Tidak Atas Permintaan
prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu:
- Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokannya dengan
surat pengantarnya.
- Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
- Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan
3. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengelolaan pertukaran bahan pustaka di sebagian besar perpustakaan
harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung
distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung
diantara lembaga-lembaga, tetapi pertukaran yang bersifat internasional mungkin
dilakukan secara tidak langsung melalui pusat-pusat pertukaran nasional.
Tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan pada
bagian pengadaan.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) perpustakaan yang
melakukan pertukaran bahan pustaka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
-

Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya biaya
pengiriman, dan biaya pengambilan.
Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
Mencatat alamat pemesan.
Menyampaikan bahwa perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau
lembaga yang memesannya.

Dalam Pernik Pustakawan (2009), cara untuk memperoleh bahan pustaka dengan
tukar menukar:

25
Universitas Sumatera Utara

a. Perpustakan dengan bahan pustaka/buku lebih (duplikat) yang sudah tidak
diperlukan membuat daftar buku tersebut secara alfabetis ataupun klas
untuk ditawarkan.
b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang
diperkirakan memiliki koleksi sesuai dengan bahan pustaka yang
ditawarkan.
c. Perpustakaan yang menerima tawaran tersebut, memilih bahan yang
sesuai, selanjutnya memilih buku penukar yang sesuai bobotnya serta
menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan
penukar. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas
penawarannya melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran
tentang subyek dan bobotnya.
Tujuan pertukarannya adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang
tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain. Sistem
pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku
duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
Dari uraian di atas, dapat dipahami bahwa kegiatan pengadaan koleksi
dapat dilakukan dengan beberapa cara , antara lain melalui pembelian, hadiah atau
sumbangan, dan pengadaan dengan cara tukar-menukar koleksi dengan
perpustakaan lain, dengan prinsip saling menguntungkan.

2.4. Pengguna Perpustakaan Umum
Pengguna perpustakaan umum sangat beragam, hal ini sesuai dengan tugas
dan fungsi perpustakaan umum yang melayani masyarakat mulai dari tingkat
persiapan sekolah hingga perguruan tinggi, peneliti dan umum. Hal ini sesuai
dengan yang dinyatakan dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum
(1992, 92) bahwa “mengingat fungsinya sebagai perpustakaan umum, maka
penggunanya terdiri dari berjenis-jenis lapisan masyarakat yang memiliki
kebutuhan dan minat yang berbeda terhadap bahan pustaka yang diinginkan”.
Dengan keberagaman pengguna pada perpustakaan umum, maka dibutuhkan
perbandingan yang proporsional antara jumlah koleksi dan ruangan dengan
jumlah pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi.

26
Universitas Sumatera Utara

2.5. Pengembangan Koleksi
Tanggung jawab utama dari perpustakaan umum adalah pemilihan dan
pemeliharaan koleksi buku yang terbaik, untuk memenuhi kepentingan dan
kebutuhan masyarakat. Secara umum seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau
proses memilih. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi, seleksi
merupakan kegiatan yang menyangkut perumusan kebijakan dalam memilih dan
menentukan bahan pustaka mana yang akan diadakan serta metode apa yang akan
diterapkan dalam seleksi koleksi tersebut.
Kebijakan seleksi harus mampu mengkomunikasikan tujuan dan kebijakan
pengembangan koleksi. Setiap perpustakaan tentunya mempunyai visi yang
berbeda. Secara umum penilaian atau keberhasilan perpustakaan didasarkan pada
banyak tidaknya sumber informasi yang dimanfaatkan oleh komunitas
penggunanya. Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan
bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi
standard, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi.
Menurut ALA Glossary of Library and Information Science (1983) bahwa
pengembangan koleksi adalah :
A term which encompasses a number of activities related to the
development of the library collection, including the determination of the
library collection, including the determination and coordination of
selection policy, assessment of needs of users and potential users,
collection evaluation, identification of collection needs, selection of
materials, planning for resource sharing, collection maintenance, and
weeding.
Jika pengertian pengembangan koleksi menurut ALA Glosary of Library
and Information Science (1983) di atas di terjemahkan ke dalam bahasa indonesia,
akan berarti
Sebuah istilah yang mencakup beberapa kegiatan yang berkaitan dengan
pengembangan koleksi perpustakaan, termasuk penentuan koleksi perpustakaan,
termasuk penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, penilaian kebutuhan
pengguna dan pengguna potensial, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan
koleksi,

pemilihan

material,

perencanaan

untuk

berbagi

sumber

daya,

pemeliharaan koleksi, dan penyiangan.

27
Universitas Sumatera Utara

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengembangan
koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para
pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna (efisien-efektif) dengan
memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan dan
sumber-sumber informasi tersebut harus dikembangkan secara baik agar sesuai
dengan kondisi perpustakaan umum dan masyarakat yang dilayani.

2.5.1. Tujuan Pengembangan Koleksi
Untuk terlaksananya kegiatan pengembangan koleksi yang tepat,
perpustakaan dirasa perlu membuat nota kesepahaman yang jelas untuk kemudian
dijadikan pedoman bagi bagian pengadaan dan selector bahan pustaka. Kebijakan
pengembangan koleksi harus berdasarkan tujuan dan tugas perpustakaan, serta
hasil survei masyarakat pengguna yang dilakukan. Kebijakan pengembangan
koleksi sebaiknya dibuat tertulis, agar dapat dijadikan pedoman untuk mengatasi
masalah yang mungkin timbul dikemudian hari. Kebijakan pengadaan koleksi
menurut Siregar (2002, 8) berfungsi sebagai berikut :
1. Pedoman bagi pemilih bahan pustaka.
2. Sarana komunikasi.
3. Informasi dalam perencanaan.
Selain fungsi di atas, Siregar (2002, 8) selanjutnya menyatakan kebijakan
pengembangan koleksi juga berguna untuk :
1. Memudahkan penentuan metode penilaian bahan pustaka yang akan di
beli.
2. Memudahkan pemilihan cara pengadaan, apakah melalui agen, atau toko
buku.
3. Memudahkan pekerjaan dalam masalah sensor bahan pustaka yang akan
dijadikan koleksi perpustakaan, dimana dapat ditentukan bahan apa saja
yang dapat dijadikan koleksi.
4. Dijadikan bahan pertimbangan dalam perencanaan anggaran perpustakaan.
5. Memudahkan perencanaan kerjasama yang akan dilakukan dengan
perpustakaan dan pusat informasi lain.
6. Memudahkan identifikasi bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari
koleksi.

28
Universitas Sumatera Utara

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perlu melakukan
kegiatan pengembangan koleksi secara baik, dan oleh karena itu kebijakan yang
mengarah kepada pengembangan dan kebutuhan pengguna sangat dibutuhkan.

2.6. Evaluasi Koleksi
Pada dasarnya, kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa
Indonesia. Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005, 80) evaluasi diartikan
sebagai proses penilaian.
Penilaian juga bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan
gabungan dari keduanya. Pada awalnya kata evaluasi merupakan kata
serapan yang berasal dari bahasa inggris yaitu evaluation yang berarti
penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000, 220).
Sedangkan menurut Ajick (2009, 2) “ evaluasi adalah penggunaan teknik
penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat
mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan
informasi atau sebagai bentuk instruksi”.
Sedangkan Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan
baik dari segiketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi
itu olehpengguna. Oleh karena itu evaluasi merupakan kegiatan yang penting
yang harusdilakukan di perpustakaan, melalui kegiatan evaluasi kita bisa
mengetahui bagaimana keadaan perpustakaan. Evaluasi bisa dijadikan sebagai
dasar untukperbaikan koleksi agar koleksi yang tersedia benar-benar membantu
dan sesuaidengan kebutuhan pemakai.
Dalam Handbook for School Libraries Edisi Ke-2 yang disusun oleh New
South Wales Department of School Education di Australia, dijelaskan bahwa
Evaluasi koleksi adalah proses penilaian efektivitas koleksi dalam
memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan
aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam
proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai (New South Wales Dept.
Of School Education, 1996, 25). Di terjemahkan oleh Wishnu Hardi,2005

29
Universitas Sumatera Utara

Table 2.1 Matriks Evaluasi koleksi

Koleksi dengan
tingkat relevansi
tinggi (high
relevance)
Koleksi dengan
tingkat relevansi
rendah (low
relevance)

Koleksi dengan tingkat
pemanfaatan tinggi
(high use)
Tetap disimpan sebagai
koleksi utama

Koleksi dengan tingkat
pemanfaatan rendah
(low use)
Pindahkan ke tempat
penyimpanan atau ganti
fisik buku dengan judul
yang sama
Ganti dengan koleksi Tarik dari rak buku
penggantian
yang lebih relevan atau tanpa
pertimbangkan untuk dengan koleksi lain
menarik koleksi asli
dari rak

Sumber :
University of Tenesse(www.lib.utk.edu/~colldev/procedure/colleval.pdf)
yang diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, 2005
1. High use-high relevance adalah buku atau jurnal yang merupakan koleksi inti
(core material) perpustakaan. Judul-judul atau subjek-subjek tersebut masih
sangat penting bagi kegiatan penelitian yang sedang berjalan atau terkait
langsung dengan kurikulum pendidikan. Koleksi tersebut tetap disimpan
sebagai koleksi primer perpustakaan.
2. High relevance-low use adalah koleksi-koleksi yang penting bagi penelitian
namun hanya digunakan sewaktu-waktu atau oleh sebagian departemen
tertentu atau pada tingkat pendidikan yang lebih tinggi. Koleksi jenis ini dapat
dipindahkan ke ruang penyimpanan atau dialihbentukan ke dalam format yang
lain.
3. High use-low relevance adalah koleksi-koleksi yang masih dimanfaatkan
namun isinya tidak relevan atau kurang sesuai dengan latar belakang
pendidikan pemakai. Koleksi jenis ini biasa berupa manual aplikasi komputer
atau buku frase bahasa asing yang sudah lama.
4. Low use-low relevance adalah koleksi yang jarang digunakan, tidak mutakhir,
terduplikasi, atau kondisi fisiknya sudah sangat rusak tanpa dirawat secara
berarti. Koleksi jenis dapat ditarik dari rak tanpa penggantian koleksi untuk
jenis yang sama.
Sementara itu menurut Lancaster (1980, 40), yang diterjemahkan oleh
wishnu hardi pada tahun 2005 yaitu: menekankan pentingnya pengukuran
evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada
koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan
koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi
koleksi yang paling sering digunakan.
Dari uraian di atas dapat jelaskan bahwa Evaluasi dapat dilakukan dengan
menentukan tujuannya yang berarti bahwa evaluasi direncanakan untuk menjawab
pertanyaan tertentu dan data yang diperoleh memungkinkan untuk diperbaiki oleh

30
Universitas Sumatera Utara

system yang ada. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan
baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan
koleksi itu oleh pengguna. Evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan
hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat.

2.6.1. Tujuan Evaluasi Koleksi
Tujuan secara umum dari evaluasi koleksi diantaranya adalah untuk
menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan
yang telah dilakukan telah tercapai.
Tujuan Evaluasi Koleksi Pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan pasti
mempunyai tujuan dan fungsi, begitu juga dengan evaluasi koleksi ada tujuan
yang dicapai dalam proses

mendapatkan informasi, Perpustakaan memiliki

beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi. Adapun alasan-alasan umum
yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu
perpustakaan antara lain :
1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis
berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah
ada ;
2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan
koleksi berikutnya ;
3. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap
keadaan koleksi (Junaidi, 2010, 3)
Melakukan evaluasi koleksi memang menyita banyak waktu, tetapi dari
hasil evaluasi ini akan diketahui kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan data itu
maka staf pengembangan koleksi dapat memformulasikan kembali perencanaan
untuk terus memelihara koleksi yang kuat dan memperbaiki koleksi yang lemah.
Semua aktivitas evaluasi ini tentunya harus sejalan dengan fungsi dan tujuan
perpustakaan, serta kebutuhan komunitas. Apabila evaluasi koleksi ini sudah
dilakukan secara rutin, tugas ini akan terasa semakin ringan, terlebih apabila
diingat bahwa proses ini akan membawa koleksi perpustakaan semakin dekat
dengan kebutuhan komunitas yang dilayani.
Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari
segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh

31
Universitas Sumatera Utara

pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan pada umunya menurut
Stufflebeam dalam Worthen dan Sanders (1979, 129) evaluasi adalah :
Process of delineating, obtaining and providing useful information for
judging decision alternatives. Dalam evaluasi ada beberapa unsur yang
terdapat dalam evaluasi yaitu : adanya sebuah proses (process) perolehan
(obtaining), penggambaran (delineating), penyediaan (providing)
informasi yang berguna (useful information) dan alternatif keputusan
(decision alternatives).
Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu. demikian
juga dengan evaluasi. Menurut Suharsimi Arikunto (2004, 13)
Ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan
umum diarahkan kepada program secara keseluruhan sedangkan tujuan
khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen. Implementasi
program harus senantiasa di evaluasi untuk melihat sejauh mana program
tersebut telah berhasil mencapai maksud pelaksanaan program yang telah
ditetapkan sebelumnya. Tanpa adanya evaluasi, program-program yang
berjalan tidak akan dapat dilihat efektifitasnya. Karenanya, evaluasi
program bertujuan untuk menyediakan data dan informasi serta
rekomendasi bagi pengambil kebijakan (decision maker) untuk
memutuskan apakah akan melanjutkan, memperbaiki atau menghentikan
sebuah program.
Evaluasi koleksi adalah suatu pendekatan logis dan sistematis dalam
mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi dalam suatu perpustakaan. Ada tiga
tahapan dalam kegiatan evaluasi:
1. Tahap Persiapan (preparation)
Pada tahap ini, perpustakaan menentukan tujuan yang akan dicapai dan
sarana yang diperlukan untuk melakukan evaluasi. Selain itu, diperlukan
pula sumber daya staf yang terlatih. Kegiatan selanjutnya adalah
menentukan “wilayah” yang harus dievaluasi.
2. Tahap Penelitian Evaluasi (evaluation research)
Pada tahap, ini pertanyaan-pertanyaan penelitian dikembangkan dan
diimplementasikan secara khusus. Dilakukan pula perancangan bentuk dan
metodologi evaluasi untuk mengetahui efektivitas program, koleksi buku,
serta administrasi perpustakaan.
3. Tahap Pengembangan Keorganisasian (organizational development)
Pada tahap terakhir ini, perpustakaan dapat memperkirakan hasil evaluasi
dan membuat penilaian berkaitan dengan jasa atau aktivitas yang
seharusnya diperbaiki tau dikembangkan (Hernon dan McClure, 1990, 1).
Diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, 2005.
Paul Mosher (1985, 17) mengidentifikasi beberapa keuntungan yang bisa
diperoleh dalam kegiatan evaluasi koleksi:

32
Universitas Sumatera Utara

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mengetahui cakupan, kedalaman, dan kelengkapan koleksi.
Membantu perencanaan pengembangan koleksi.
Membantu pengambilan keputusan kebijakan pengembangan koleksi.
Mengukur efektivitas kebijakan pengembangan koleksi.
Menentukan kualitas koleksi.
Meningkatkan utilitas koleksi dengan mengetahui kelemahan-kelemahan
yang ada.
Sedangkan menurut Pendit (1986, 67). Evaluasi koleksi merupakan salah
satu dari kegiatan pembinaan koleksi yang bertujuan untuk mengetahui
secara lebih jelas siapa yang dilayani oleh perpustakaan, koleksi apa saja
yang dapat dimanfaatkan untuk perencanaan pengembangan bahan
literatur lebih lanjut, bagaimana menilai koleksi agar relevansinya dapat
dipertahankan.
Sementara itu Lancaster (1980, 40), menekankan pentingnya pengukuran

evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada
koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan koleksi,
tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling
sering digunakan.

2.6.2. Prinsip-Prinsip Seleksi
Persoalan yang sangat penting dalam seleksi ialah menetapkan dasar
pemikiran untuk kegiatan tersebut. Perpustakaan akan menentukan pilihan apakah
mengutamakan kualitas (nilai intrinsik bahan pustaka) ataukah mengutamakan
penggunaan (bahan pustaka yang akan digunakan atas permintaan pemakai).
Dalam hal ini peran seorang pustakawan adalah sangat besar, karena menyeleksi
suatu bahan pustaka tidaklah mudah, butuh keahlian dan pengetahuan yang tidak
sedikit.Yuyu Yulia (1993, 27) menyatakan bahwa ada beberapa pandangan dalam
membangun suatu koleksi perpustakaan, yaitu :
1. Pandangan Tradisional
Prinsip ini mengutamakan nilai intrinsik untuk bahan pustaka yang akan di
koleksi perpustakaan. Titik tolak yang mendasari prinsip ini ialah
pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan
warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan masyarakat. Apabila
dinilai tidak bermutu, bahan pustaka tidak akan dipilih untuk diadakan.
2. Pandangan Liberal
Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya, kualitas tetap
diperhatikan, tetapi dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai
dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat pengguna.
3. Pandangan Pluralistik

33
Universitas Sumatera Utara

Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan
keseimbangan diantara kedua pandangan tersebut, baik tradisional maupun
liberal
Sedangkan menurut Soeatminah (1992, 76) prinsip dalam seleksi bahan pustaka
disesuaikan dengan :
1. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai
2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan
3. Kemajuan pengetahua dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif yang
dibawanya
4. Pustaka yang memenuhi kualitas persyaratan.
Selain pendapat di atas, Siregar (2002, 11) menyatakan bahwa secara umum ada
beberapa prinsip seleksi bahan pustaka, antara lain:
1. Relevansi atau kesesuaian.
Pepustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan
dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya.
2. Orientasi kepada pengguna.
Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan
pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan
tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
3. Unsur kelengkapan.
Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada
kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman
kepada jumlah eksemplar bahan pustaka, karena mutu suatu perpustakaan
bukan dilihat dari jumlah eksemplar bahan pustaka yang dimiliki tetapi
dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas yang dimiliki.
4. Unsur kemutakhiran.
Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber
informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak.
Perpustakaan sebaiknya menjalin kejasama dengan berbagai pihak seperti
para pakar ilmu pengetahuan, pengguna, dalam melaksanakan pemilihan
bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat
dipenuhi.
6. Menggunakan alat bantu seleksi.
Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara lengkap,
hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat
bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog penerbit.
Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa, penetapan dasar
prinsip dalam kegiatan seleksi merupakan hal yang penting untuk dipahami agar
tercipta kesepahaman dan bukan perbedaan pandangan terhadap sesama personel
seleksi bahan pustaka
34
Universitas Sumatera Utara

2.6.3. Teknik Evaluasi Koleksi
Evaluasi koleksi pada perpustakaan juga mempunyai teknik, guna teknik
pada pengevaluasian agar dapat mempermudah pustakawan dalam mengevalusi
koleksi. Ada beberapa macam teknik pengevaluasian koleksi menurut para ahli
sebagai berikut:
Arianto (2007, 2) menguraikan beberapa teknik evaluasi koleksi yaitu sebagai
berikut :
1. Pengujian Data Shelflist
Teknik ini mengumpulkan data kuantitatif tentang koleksi, termasuk
jumlah judul-judul, presentasi koleksi secara keseluruhan, usia dan format
rata-rata koleksi.
2. Pengujian Langsung Koleksi
Pengujian langsung tidak digunakan sebagai satu-satunya teknik penilaian.
Browsing rak harus dilakukan setelah data shelflist dikumpulkan. Teknik
browsing dan shelflist saling melengkapi satu dengan yang lain untuk
meyediakan suatu perincian koleksi yang dapat dipercaya.
3. Pemeriksaan Daftar
Metode ini membandingkan koleksi dengan daftar-daftar otoritatif yang
tersedia dan sesuai dengan jenis koleksi tertentu. Pemeriksaan daftar dapat
membantu staf perpustakaan dalam menilai apa yang seharusnya
ditambahkan kepda koleksi.
4. Evaluasi oleh Ahli luar
Ahli-ahli luar mencakup konsultan-konsultan, pustakawan-pustakawan
lain, atau seorang pengguna perpustakaan dengan pengetahuan khusus.
5. Analisis Sitasi
Teknik ini dapat dicirikan sebagai suatu bentuk khusus dari pemeriksaan
daftar, dimana daftar-daftar dibuatkan oleh peneliti dari buku-buku dan
artikel-artikel ilmiah.
Sujana (2006, 3-6) menyatakan bahwa ada beberapa metode di dalam
mengevaluasi koleksi yaitu:
1. Metode terpusat pada koleksi
a. Pencocokan pada daftar tertentu, bibliografi atau katalog Terkait
masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada
ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin
banyak daftar yang dicocokkan semakin banyak waktudibutuhkan
untuk melakukannya. Dengan adanya OPAC (Online Public Access
Catalog) akan sangat membantu mempercepat proses pencocokan
(checklist) koleksi dengan daftar.
b. Penilaian dari pakar
Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan
penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode
ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan

35
Universitas Sumatera Utara

kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu
memenuhi tujuan perpustakaan.
c. Perbandingan data statistik
d. Perbandingan pada berbagai standar koleksi
2. Metode terpusat pada penggunaan
a. Melakukan kajian sirkulasi
b. Meminta pendapat pengguna
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan
koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu
data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi.
c. Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan
Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan koleksi
perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan
itu. Tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah
adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
d. Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca)
e. Memeriksa ketersediaan koleksi di rak

2.7. Metode Conspectus
Conspectus adalah instrumen bagi perpustakaan untuk mendeskripsikan
kekuatan koleksi dan intensitas pengumpulan dengan cara menambahkan kode
alfanumerik sesuai dengan notasi klasifikasi yang digunakan, dapat Library of
Congress Classification dapat pula Dewey Decimal Classification. Conspectus
mulaidikembangkan pada tahun 1979 oleh Research Libraries Group. Libraries
Group Conspectus merupakan inventarisasi kekuatan koleksi yang ada serta
intensitas pengumpulan koleksi yang diperoleh melalui worksheet berdasarkan
skema klasifikasi Library of Congress
Metode conspectus muncul sebagai upaya manajemen perpustakaan dalam
menyiasati peningkatan kebutuhan informasi yang pesat ditengah terbatasnya
anggaran perpustakaan. Informasi mengenai latar belakang historis metode
conspectus diperlukan agar fungsi dan tujuannya dapat lebih dipahami secara utuh
sehingga penerapannya di perpustakaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perpustakaan itu sendiri.
Kondisi-kondisi seperti peningkatan jumlah terbitan, menurunnya jumlah
anggaran perpustakaan, kurangnya ruang penyimpanan, masalah preservasi serta
format dokumen turut berperan dalam kemunculan metode evaluasi koleksi
berdasarkan conspectus (Munroe, 2004, 181).

36
Universitas Sumatera Utara

Conspectus pada awalnya dibuat untuk mendukung inventarisasi bahan
literatur perpustakan-perpustakaan riset serta mengukur kekuatan koleksi
(collection strength) dan intensitas koleksi (collection intensity). Upaya ini
direalisasikan dengan melakukan survai menggunakan lembar kerja yang
mengacu pada skema klasifikasi Library of Congress (Research Libraries Group,
2004). Selain mengukur kekuatan koleksi perpustakaan, metode ini digunakan
untuk memfasilitasi kerja sama dan saling berbagi sumber daya informasi di
antara para anggotanya (Research Libraries Group, 2004). Metode conspectus
juga dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan jasa pinjam antarperpustakaan,
pengelolaan dana, kebijakan pengembangan koleksi, alat akreditasi, serta prioritas
preservasi (Munroe, 2004: 181). Diterjemahkan oleh Misroni, 2004
Research Libraries Group Conspectus kemudian diadopsi oleh Association
of Research Libraries (ARL) untuk kegiatannya, North American Collections
Inventory Project, kemudian diadaptasi oleh National Library of Canada untuk
kepentingan Canada, lalu menyebar ke Inggeris, negara Eropa Barat dan
Australia. Research Libraries Group Conspectus telah dimodifikasi oleh berbagai
perpustakaan yang mengumpulkan koleksi di bawah intensitas penelitian untuk
keperluan resource sharing, alokasi dana, alokasi ruang, proyeksi penyimpanan,
akreditasi, penerimaan usulan dan prioritas preservasi.
Menurut Hardi (2006, 11) salah satu metode yang digunakan dalam
mengevaluasi koleksi adalah dengan menggunakan metode Conspectus yaitu
sebuah metode untuk menganalisis dan mengevaluasi serta memungkinkan
kontrol bahan literatur perpustakaan berdasarkan pola-pola yang telah dan akan
ditentukan.
Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk menfasilitasi pengambilan
keputusan tentang pengembangan koleksi dengan berdasarkan kebutuhan
informasi pengguna dengan ketersediaan dana yang dimiliki. Dari pernyataan
diatas dapat diartikan bahwa teknik yang digunakan untuk mengukur tingkat
keterpakaian koleksi memperhatikan tingkatan judul berdasarkan standar umum,
sistem data perpustakaan, menguji secara langsung ke rak, survei pengguna
tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran koleksi dan teknik

37
Universitas Sumatera Utara

dalam mengevaluasi koleksi adalah pengujian data shelflist, pengujian langsung
koleksi, pemeriksaan daftar, evaluasi oleh ahli luar, analisis sitasi .

2.7.1. Conspectus sebagai Sebuah Pendekatan Evaluasi Koleksi
Dalam Western Library Network (WLN) Collection Assesment Manual 4th
Edition, dijelaskan bahwa conspectus adalah seperangkat kode standar, alat,
survai yang digunakan untuk memberikan penilaian koleksi secara sistematis
(WLN Collection Assessment Man