Sistem Informasi Akuntansi Sistem Penj
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Perusahaan selalu berusaha meningkatkan penjualan agar tercapainya profit/laba, dengan
melakukan penjualan tunai dan penjualan kredit salah satu cara yang banyak terjadi
diperusahaan untuk meningkatkan penjualan adalah dengan menggunakan sistem penjualan
kredit. Objek penelitian yang digunakan adalah dengan PT. Sumbermas Artabahagia, dalam
makalah ini akan dijelaskan pula proses Penjualan Kredit dan Piutang di PT. Sumbermas
Artabahagia dalam bentuk Flowchart.
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan penelitian
sebagai berikut:
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Piutang.
3. Objek Penelitian Penjualan Kredit dan Piutang
ARTABAHAGIA.
4. Kesimpulan dari penelitian tersebut.
di
PT.
SUMBERMAS
3. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapai seperti:
1. Mengetahui Sistem Penjualan Kredit di PT.SUMBERMAS ARTABAHAGIA
2. Mengetahui Sistem Akuntansi Piutang di PT.SUMBERMAS ARTABAHAGIA
3. Mengetahui Bagaimana Prosedur dalam Pernyataan Piutang.
4. Sumber Data
1. Mulyadi , “Sistem Akuntansi” Penerbit Salemba Empat , Edisi 3, 2010-M1
2. PT. Sumbermas Artabahagia (Objek Penelitian)
BAB II
1
1. TEORI SISTEM PENJUALAN KREDIT
Sistem Penjualan Kredit merupakan transaksi order dari pelanggan yang telah
dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Penjualan kredit memungkinkan
perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli
membelanjakan penghasilan yang akan diterima mereka (perusahaan) pada masa yang akan
datang . Seperti telah disebutkan diatas, pembahasan berbagai sistem ini diterapkan dalam
perusahaan dagang sebagai model. Oleh karena itu kegiatan penjualan yang akan diuraikan
ini hanya bersangkutan dengan kegiatan penjualan barang. Dalam transaksi penjualan, tidak
semua penjualan berhasil mendapatkan pendapatan (revenue) bagi perusahaan. Adakalanya
pembeli mengembalikan barang yanng telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi
pengembalian barang ini ditangani perusahaan melaui sistem retur penjulan.
1.1 Fungsi Terkait dalam Penjualan Kredit
Ada berbagai fungsi yang terkait dalam penjualan kredit, diantaranya adalah:
1. Fungsi penjualan.
2.
3.
4.
5.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order
pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang. Fungsi ini
bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan
untuk memenuhi order dari pelanggan.
Fungsi gudang.
Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
Fungsi pengiriman.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order
pengiriman dan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
Fungsi Penagihan.
Fungsi ini beretanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada
pelanggan. Serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi.
Fungsi Akuntansi.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit,
membuat serta mengirimkan piutang kepada debitur, dan membuat laporan keuangan.
1.2 Dokumen Yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
1. Surat Penawaran.
2
Surat penawaran merupakan surat yang isinya mengenai tawaran sebuah jasa/barang.
Fungsi utama dari surat penawaran yakni untuk melakukan penawaran barang untuk
para calon pembeli. Adapun fungsi lainnya ialah sebuah tawaran untuk melakukan kerja
sama.
Contohpenawaran by email olehpelanggan
3
Contoh surat penawaran yang telah disepakati oleh pelanggan
4
2. PO (purchase order)
Purchase Order adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan
berdasarkan harga penawaran. Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari
pelanggan. Jika dikemudian hari pada saat kita sudah mengantarkan barang dan
pelanggan menyangkalnya , maka PO ini dapat menjadi bukti. Purchase Order juga
merinci bagaimana tahap pembayaran dilakukan.
3. Faktur penjualan
Faktur Penjualan adalah dokumen untuk rekam transaksi penjualan kredit. Lembar ke-1
dan ke-2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat tagihan yang secara periodik dibuat
oleh bagian penagihan dan dikirimkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, bagian
pengiriman harus mendapatkan tanda tangan diatas faktur penjualan lembar ke-1 dan
ke-2 pada saat bagian pengiriman tersebut menyerahkan barang kepada pelanggan.
Lembar ke-3 untuk arsip bagian administrasi dan lembar ke-4 berfungsi untuk diberikan
kepada divisi pajak. Dan lembar ke-1 dilampirkan pada surat tagihan yang dikirimkan
kepada pelanggan. Berikutadalahcontohfakturpenjualan 4 rangkap.
5
Rangkap 1 & 2 untuk dikirim kepelanggan dan ditandatangani
Rangkap 3 untukarsipbagian akuntansi.
6
Rangkap 4 untuk arsip bagian pajak.
4. Data Piutang Pelanggan
Kumpulan atau rincian piutang yang harus kita tagih pada kreditur berdasarkan faktur
penjualan sebagai alat bukti yang sah atas suatu transaksi.
1.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai
maupunkredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen
memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat
disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.
7
2. Kartu piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang
perusahaan kepada tiap tiap debiturnya.
3. Kartu Gudang
Catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini
dibuat oleh bagian gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan digudang
beserta mutasinya.
8
4. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan barang
yang terdapat dalam gudang . Buku pembantu ini berisi rincian mutasi setiap jenis
persediaan.
1.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan
informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat
surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari
pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai
dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya
kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan
sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
4. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalam kartu
piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan
menurut abjad yang berfungsi sebagai pencatatan piutang.
9
2.
TEORI SISTEM AKUNTANSI PIUTANG
Sistem Akuntansi Piutang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan
berkurangnya piutang. Terjadinya piutang berasal dari transaksi penjualan kredit dan
berkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan dan penerimaan kas dari piutang.
Prosedur pencatatan piutang ini bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada
setiap debitur.
2.1 Dokumen Yang Dibutuhkan dalam Akuntansi Piutang
Dokumen yang dibutuhkan dalam Akuntansi Piutang antara lain sebagai berikut:
1. Faktur Penjualan.
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transakti penjualan
kredit. Dokumen ini dilampiri oleh surat PO sebagai dokumen pendukung untuk mencatat
transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk.
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi
pelunasan debitur.
3. Tanda Terima Retur.
Tanda terima retur dalam penjualan sebagai tanda telah terimanya barang dari customer untuk
dikembalikan kepada perusahaan bisa dikarenakan tidak sesuai dengan yang diorder atau
karena barang rusak/lecet. Tergantung kesepakatan customer untuk ditukar dengan barang
yang sama atau dipotong dalam piutang penjualan.
10
2.2 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang
adalah:
1. Jurnal Penjualan.
Dalam prosedur pencatatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari
transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan.
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Umum.
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat lagi ditagih.
11
4. Jurnal Penerimaan Kas
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
5. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap
debitur.
12
2.3 Metode Pencatatan Piutang
Metode yang digunakan oleh PT. Sumbermas Artabahagia adalah dengan menggunakan
komputerisasi. Dengan menggunakan metode ini PT. Sumbermas Artabahagia akan lebih
memudahkan dan meminimalisir waktu penggunaan. PT. Sumbermas Artabahagia
menggunakan sistem akuntansi Accurate dengan berbagai fitur yang memudahkan.
Diantaranya potongan harga yang diberikan, diskon bertingkat, multi gudang dengan lokasi
berbeda, mencetak faktur penjualan, mencetak faktur pajak, layout faktur (invoice) yang bisa
dirubah dan berbagai fitur lainnya.
2.4 Prosedur Pernyataan Piutang
Pernyataan Piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal
tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya.
Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:
1. Pernyataan Satuan
Pernyataan piutang iniberisi:
1. Saldo kewajiban debitur pada awal bulan
2. Mutasi debit dan kredit selama sebulan beserta penjelasan rinci setiap transaksi
3. Saldo kewajiban debitur pada akhir bulan
2. Pernyatan Faktur yang Belum di Bayar
Pernyataan piutang bentuk ini berisi daftar faktur faktur yang belum dilunasi oleh debitur
pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya. Penggunaan
bentuk pernyataan piutang ini dimungkinkan jika para pelanggan diharuskan membayar
jumlah yang tercantum dalam faktur.
2.5 Distribusi Penjualan
Distribusi Penjualana dalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam faktur
penjualan (misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran) dan pengumpulan total
ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan
hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Prosedur Penjualan sangat dipengaruhi oleh isi
laporan yang akan dihasilkan.
13
2.6 Metode Distribusi Penjualan
Metode Distribusi Penjualan yang PT. Sumbermas Artabahagia gunakan adalah dengan
metode komputerisasi, sama seperti pembahasan sebelumnya di Sistem Penjualan Kredit.
Metode distribusi dengan menggunakan computer merupakan metode distribusi yang paling
mudah pelaksanaannya dengan kemampuan menghasilkan informasi penjualan yang
luarbiasa. Dengan menggunakan computer, kita hanya perlu memberikan kode yang benar
terhadap transaksi penjualan yang terjadi dengan ketelitian yang tinggi dan mempersingkat
waktu pengerjannya. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode
distribusi adalah sebagai berikut:
2.7 Metode Distribusi Penjualan
Metode Distribusi Penjualan yang PT. Sumbermas Artabahagia gunakan adalah dengan
metode komputerisasi, sama seperti pembahasan sebelumnya di Sistem Penjualan Kredit.
Metode distribusi dengan menggunakan computer merupakan metode distribusi yang paling
mudah pelaksanaannya dengan kemampuan menghasilkan informasi penjualan yang luar
biasa. Dengan menggunakan computer, kita hanya perlu memberikan kode yang benar
terhadap transaksi penjualan yang terjadi dengan ketelitian yang tinggi dan mempersingkat
waktu pengerjannya. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dala peilihan metode
distribusi adalah sebagai berikut:
1. Informasi yang akan dicantukan dalam laporan
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen sangat menentukan isi laporan yang akan
dihasilkan oleh kegiatan distribusi. Jika berbagai jenis klasifikasi perlu disajikan dalam
laporan, metode distribusi dengan menggunakan jurnal berkolom tidak dapat menghasilkan
informasi tersebut.
2. Jumlah Unsur Dalam Klasifikasi
Jumlah unsur dalam klasifikasi menentukan metode distribusi yang akan digunakan. Apakah
klasifikasi terdiri dari 5 unsur,100 unsur atau lebih dari 1000 unsur, hal ini akan menentukan
jumlah kolom, rekening, atau register yang harus disediakan dalam distribusi. Kegiatan setiap
unsur dalam periode tertentu juga menentukan metode distribusi yang dipilih. Jika dalam
klasifikasi terdapat 100 unsur, namun hanya 10 unsur yang aktif dalam setiap harinya, hal ini
memerlukan metode distribusi yang berbeda dengan jika dari 100 unsur tersebut hanya 90%nya yang aktif.
3. Media Yang Dipakai Sebagai Sumber Data
Jika media yang dipakai sebagai dasar berupa media campuran, hal ini memerlukan
pengubahan media tersebut menjadi media tunggal untuk memudahkan sortasi bagi keperluan
pembuatan laporan. Jika media berupa media tunggal, hal ini akan mendorong orang untuk
memilih metode distribusi yang berisi didalamnya kegiatan sortasi penjualan. media tunggal,
hal ini akan mendorong orang untuk memilih metode distribusi yang berisi didalamnya
kegiatan sortasi penjualan.
14
BAB III
OBJEK PENELITIAN
PT. SUMBERMAS ARTABAHAGIA adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang distributor cat Kansai Paint di Jakarta, dimana PT. Sumbermas Artabahagia menjadi
supplier cat untuk toko-toko atau Proyek yang membutuhkan cat dalam kegiatan usaha. PT.
Sumbermas Artabahagia berlokasi di Jalan Biak No.30, Kelurahan Cideng, Kecamatan
Gambir, Jakarta Pusat. Dalam melakukan penjualan baik tunai maupun kredit PT. Sumbermas
Artabahagia menggunakan software akuntansi yaitu Accurate. Accurate memudahkan dan
mempercepat tugas-tugas administrative yang memerlukan ketelitian, keakuratan dan
keamanan. Berikut adalah flowchart Penjualan Kredit dan Piutang:
15
BAB IV
KESIMPULAN
Dalam melaksanakan penjualan, PT. Sumbermas Artabahagia menggunakan transaksi
penjualan kredit. Untuk transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama
yang reputasi pembayaran kreditnya baik. Tetapi, kadang PT. Sumbermas Artabahagiaakan
melakukan transaksi kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan yang telah dipikirkan oleh perusahaan.
Berdasarkan dari hasil dan pembahasan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT. Sumbermas Artabahagia
yaitu prosedur order penjualan, prosedur pengiriman, prosedur penagihan, prosedur
pencatatan piutang. Dalam prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada
PT. Sumbermas Artabahagia sudah berjalan dengan baik.
2. Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit pada PT. Sumbermas
Artabahagia meliputi Surat Penawaran, Purchase Order, Faktur Penjualan merangkap
Surat Order Pengiriman. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit
pada PT. Sumbermas Artabahagia meliputi jurnal penjualan, kartu piutang, kartu
gudang, kartu persediaan. Dalam penggunaan dokumen dan catatan akuntansi sistem
penjualan kredit pada PT. Sumbermas Artabahagia sudah cukup baik, karena setiap
kegiatan dalam penjualan kredit sudah Komputerisasi berupa Sistem Accurate.
Bagian atau fungsi yang terkait telah terpisah sesuai dengan otorisasi meliputi bagian
penjualan,bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan dan bagian
akuntansi.
3. Sistem akuntansi piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang peerusahaan
kepada setiap debitur, yang terjadi karena transaksi penjualan kredit.
4. Dokumen sumber yang mencatat mutasi piutang adalah faktur penjualan,bukti
penerimaan kas, dan tanda terima retur. Catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem akuntansi piutang adalah jurnal penjualan, jurnal retur penjualan, jurnal
penerimaan kas, jurnal umum, dan kartu piutang.
5. PT. Sumbermas Artabahagia menggunakan metode pencatatan dan metode distribusi
penjualan dengan komputerisasi yang lebih memudahkan dan mengefisiensi waktu
pengerjaan
16
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.
PT. Sumbermas Artabahagia. Jakarta: sebagai Objek Penelitian
17
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Perusahaan selalu berusaha meningkatkan penjualan agar tercapainya profit/laba, dengan
melakukan penjualan tunai dan penjualan kredit salah satu cara yang banyak terjadi
diperusahaan untuk meningkatkan penjualan adalah dengan menggunakan sistem penjualan
kredit. Objek penelitian yang digunakan adalah dengan PT. Sumbermas Artabahagia, dalam
makalah ini akan dijelaskan pula proses Penjualan Kredit dan Piutang di PT. Sumbermas
Artabahagia dalam bentuk Flowchart.
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan penelitian
sebagai berikut:
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Piutang.
3. Objek Penelitian Penjualan Kredit dan Piutang
ARTABAHAGIA.
4. Kesimpulan dari penelitian tersebut.
di
PT.
SUMBERMAS
3. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapai seperti:
1. Mengetahui Sistem Penjualan Kredit di PT.SUMBERMAS ARTABAHAGIA
2. Mengetahui Sistem Akuntansi Piutang di PT.SUMBERMAS ARTABAHAGIA
3. Mengetahui Bagaimana Prosedur dalam Pernyataan Piutang.
4. Sumber Data
1. Mulyadi , “Sistem Akuntansi” Penerbit Salemba Empat , Edisi 3, 2010-M1
2. PT. Sumbermas Artabahagia (Objek Penelitian)
BAB II
1
1. TEORI SISTEM PENJUALAN KREDIT
Sistem Penjualan Kredit merupakan transaksi order dari pelanggan yang telah
dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Penjualan kredit memungkinkan
perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli
membelanjakan penghasilan yang akan diterima mereka (perusahaan) pada masa yang akan
datang . Seperti telah disebutkan diatas, pembahasan berbagai sistem ini diterapkan dalam
perusahaan dagang sebagai model. Oleh karena itu kegiatan penjualan yang akan diuraikan
ini hanya bersangkutan dengan kegiatan penjualan barang. Dalam transaksi penjualan, tidak
semua penjualan berhasil mendapatkan pendapatan (revenue) bagi perusahaan. Adakalanya
pembeli mengembalikan barang yanng telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi
pengembalian barang ini ditangani perusahaan melaui sistem retur penjulan.
1.1 Fungsi Terkait dalam Penjualan Kredit
Ada berbagai fungsi yang terkait dalam penjualan kredit, diantaranya adalah:
1. Fungsi penjualan.
2.
3.
4.
5.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order
pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang. Fungsi ini
bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan
untuk memenuhi order dari pelanggan.
Fungsi gudang.
Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
Fungsi pengiriman.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order
pengiriman dan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
Fungsi Penagihan.
Fungsi ini beretanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada
pelanggan. Serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi.
Fungsi Akuntansi.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit,
membuat serta mengirimkan piutang kepada debitur, dan membuat laporan keuangan.
1.2 Dokumen Yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
1. Surat Penawaran.
2
Surat penawaran merupakan surat yang isinya mengenai tawaran sebuah jasa/barang.
Fungsi utama dari surat penawaran yakni untuk melakukan penawaran barang untuk
para calon pembeli. Adapun fungsi lainnya ialah sebuah tawaran untuk melakukan kerja
sama.
Contohpenawaran by email olehpelanggan
3
Contoh surat penawaran yang telah disepakati oleh pelanggan
4
2. PO (purchase order)
Purchase Order adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan
berdasarkan harga penawaran. Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari
pelanggan. Jika dikemudian hari pada saat kita sudah mengantarkan barang dan
pelanggan menyangkalnya , maka PO ini dapat menjadi bukti. Purchase Order juga
merinci bagaimana tahap pembayaran dilakukan.
3. Faktur penjualan
Faktur Penjualan adalah dokumen untuk rekam transaksi penjualan kredit. Lembar ke-1
dan ke-2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat tagihan yang secara periodik dibuat
oleh bagian penagihan dan dikirimkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, bagian
pengiriman harus mendapatkan tanda tangan diatas faktur penjualan lembar ke-1 dan
ke-2 pada saat bagian pengiriman tersebut menyerahkan barang kepada pelanggan.
Lembar ke-3 untuk arsip bagian administrasi dan lembar ke-4 berfungsi untuk diberikan
kepada divisi pajak. Dan lembar ke-1 dilampirkan pada surat tagihan yang dikirimkan
kepada pelanggan. Berikutadalahcontohfakturpenjualan 4 rangkap.
5
Rangkap 1 & 2 untuk dikirim kepelanggan dan ditandatangani
Rangkap 3 untukarsipbagian akuntansi.
6
Rangkap 4 untuk arsip bagian pajak.
4. Data Piutang Pelanggan
Kumpulan atau rincian piutang yang harus kita tagih pada kreditur berdasarkan faktur
penjualan sebagai alat bukti yang sah atas suatu transaksi.
1.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai
maupunkredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen
memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat
disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.
7
2. Kartu piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang
perusahaan kepada tiap tiap debiturnya.
3. Kartu Gudang
Catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini
dibuat oleh bagian gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan digudang
beserta mutasinya.
8
4. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan barang
yang terdapat dalam gudang . Buku pembantu ini berisi rincian mutasi setiap jenis
persediaan.
1.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan
informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat
surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari
pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai
dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya
kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan
sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
4. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalam kartu
piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan
menurut abjad yang berfungsi sebagai pencatatan piutang.
9
2.
TEORI SISTEM AKUNTANSI PIUTANG
Sistem Akuntansi Piutang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan
berkurangnya piutang. Terjadinya piutang berasal dari transaksi penjualan kredit dan
berkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan dan penerimaan kas dari piutang.
Prosedur pencatatan piutang ini bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada
setiap debitur.
2.1 Dokumen Yang Dibutuhkan dalam Akuntansi Piutang
Dokumen yang dibutuhkan dalam Akuntansi Piutang antara lain sebagai berikut:
1. Faktur Penjualan.
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transakti penjualan
kredit. Dokumen ini dilampiri oleh surat PO sebagai dokumen pendukung untuk mencatat
transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk.
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi
pelunasan debitur.
3. Tanda Terima Retur.
Tanda terima retur dalam penjualan sebagai tanda telah terimanya barang dari customer untuk
dikembalikan kepada perusahaan bisa dikarenakan tidak sesuai dengan yang diorder atau
karena barang rusak/lecet. Tergantung kesepakatan customer untuk ditukar dengan barang
yang sama atau dipotong dalam piutang penjualan.
10
2.2 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang
adalah:
1. Jurnal Penjualan.
Dalam prosedur pencatatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari
transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan.
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Umum.
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat lagi ditagih.
11
4. Jurnal Penerimaan Kas
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
5. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap
debitur.
12
2.3 Metode Pencatatan Piutang
Metode yang digunakan oleh PT. Sumbermas Artabahagia adalah dengan menggunakan
komputerisasi. Dengan menggunakan metode ini PT. Sumbermas Artabahagia akan lebih
memudahkan dan meminimalisir waktu penggunaan. PT. Sumbermas Artabahagia
menggunakan sistem akuntansi Accurate dengan berbagai fitur yang memudahkan.
Diantaranya potongan harga yang diberikan, diskon bertingkat, multi gudang dengan lokasi
berbeda, mencetak faktur penjualan, mencetak faktur pajak, layout faktur (invoice) yang bisa
dirubah dan berbagai fitur lainnya.
2.4 Prosedur Pernyataan Piutang
Pernyataan Piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal
tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya.
Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:
1. Pernyataan Satuan
Pernyataan piutang iniberisi:
1. Saldo kewajiban debitur pada awal bulan
2. Mutasi debit dan kredit selama sebulan beserta penjelasan rinci setiap transaksi
3. Saldo kewajiban debitur pada akhir bulan
2. Pernyatan Faktur yang Belum di Bayar
Pernyataan piutang bentuk ini berisi daftar faktur faktur yang belum dilunasi oleh debitur
pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya. Penggunaan
bentuk pernyataan piutang ini dimungkinkan jika para pelanggan diharuskan membayar
jumlah yang tercantum dalam faktur.
2.5 Distribusi Penjualan
Distribusi Penjualana dalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam faktur
penjualan (misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran) dan pengumpulan total
ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan
hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Prosedur Penjualan sangat dipengaruhi oleh isi
laporan yang akan dihasilkan.
13
2.6 Metode Distribusi Penjualan
Metode Distribusi Penjualan yang PT. Sumbermas Artabahagia gunakan adalah dengan
metode komputerisasi, sama seperti pembahasan sebelumnya di Sistem Penjualan Kredit.
Metode distribusi dengan menggunakan computer merupakan metode distribusi yang paling
mudah pelaksanaannya dengan kemampuan menghasilkan informasi penjualan yang
luarbiasa. Dengan menggunakan computer, kita hanya perlu memberikan kode yang benar
terhadap transaksi penjualan yang terjadi dengan ketelitian yang tinggi dan mempersingkat
waktu pengerjannya. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode
distribusi adalah sebagai berikut:
2.7 Metode Distribusi Penjualan
Metode Distribusi Penjualan yang PT. Sumbermas Artabahagia gunakan adalah dengan
metode komputerisasi, sama seperti pembahasan sebelumnya di Sistem Penjualan Kredit.
Metode distribusi dengan menggunakan computer merupakan metode distribusi yang paling
mudah pelaksanaannya dengan kemampuan menghasilkan informasi penjualan yang luar
biasa. Dengan menggunakan computer, kita hanya perlu memberikan kode yang benar
terhadap transaksi penjualan yang terjadi dengan ketelitian yang tinggi dan mempersingkat
waktu pengerjannya. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dala peilihan metode
distribusi adalah sebagai berikut:
1. Informasi yang akan dicantukan dalam laporan
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen sangat menentukan isi laporan yang akan
dihasilkan oleh kegiatan distribusi. Jika berbagai jenis klasifikasi perlu disajikan dalam
laporan, metode distribusi dengan menggunakan jurnal berkolom tidak dapat menghasilkan
informasi tersebut.
2. Jumlah Unsur Dalam Klasifikasi
Jumlah unsur dalam klasifikasi menentukan metode distribusi yang akan digunakan. Apakah
klasifikasi terdiri dari 5 unsur,100 unsur atau lebih dari 1000 unsur, hal ini akan menentukan
jumlah kolom, rekening, atau register yang harus disediakan dalam distribusi. Kegiatan setiap
unsur dalam periode tertentu juga menentukan metode distribusi yang dipilih. Jika dalam
klasifikasi terdapat 100 unsur, namun hanya 10 unsur yang aktif dalam setiap harinya, hal ini
memerlukan metode distribusi yang berbeda dengan jika dari 100 unsur tersebut hanya 90%nya yang aktif.
3. Media Yang Dipakai Sebagai Sumber Data
Jika media yang dipakai sebagai dasar berupa media campuran, hal ini memerlukan
pengubahan media tersebut menjadi media tunggal untuk memudahkan sortasi bagi keperluan
pembuatan laporan. Jika media berupa media tunggal, hal ini akan mendorong orang untuk
memilih metode distribusi yang berisi didalamnya kegiatan sortasi penjualan. media tunggal,
hal ini akan mendorong orang untuk memilih metode distribusi yang berisi didalamnya
kegiatan sortasi penjualan.
14
BAB III
OBJEK PENELITIAN
PT. SUMBERMAS ARTABAHAGIA adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang distributor cat Kansai Paint di Jakarta, dimana PT. Sumbermas Artabahagia menjadi
supplier cat untuk toko-toko atau Proyek yang membutuhkan cat dalam kegiatan usaha. PT.
Sumbermas Artabahagia berlokasi di Jalan Biak No.30, Kelurahan Cideng, Kecamatan
Gambir, Jakarta Pusat. Dalam melakukan penjualan baik tunai maupun kredit PT. Sumbermas
Artabahagia menggunakan software akuntansi yaitu Accurate. Accurate memudahkan dan
mempercepat tugas-tugas administrative yang memerlukan ketelitian, keakuratan dan
keamanan. Berikut adalah flowchart Penjualan Kredit dan Piutang:
15
BAB IV
KESIMPULAN
Dalam melaksanakan penjualan, PT. Sumbermas Artabahagia menggunakan transaksi
penjualan kredit. Untuk transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama
yang reputasi pembayaran kreditnya baik. Tetapi, kadang PT. Sumbermas Artabahagiaakan
melakukan transaksi kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan yang telah dipikirkan oleh perusahaan.
Berdasarkan dari hasil dan pembahasan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT. Sumbermas Artabahagia
yaitu prosedur order penjualan, prosedur pengiriman, prosedur penagihan, prosedur
pencatatan piutang. Dalam prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada
PT. Sumbermas Artabahagia sudah berjalan dengan baik.
2. Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit pada PT. Sumbermas
Artabahagia meliputi Surat Penawaran, Purchase Order, Faktur Penjualan merangkap
Surat Order Pengiriman. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit
pada PT. Sumbermas Artabahagia meliputi jurnal penjualan, kartu piutang, kartu
gudang, kartu persediaan. Dalam penggunaan dokumen dan catatan akuntansi sistem
penjualan kredit pada PT. Sumbermas Artabahagia sudah cukup baik, karena setiap
kegiatan dalam penjualan kredit sudah Komputerisasi berupa Sistem Accurate.
Bagian atau fungsi yang terkait telah terpisah sesuai dengan otorisasi meliputi bagian
penjualan,bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan dan bagian
akuntansi.
3. Sistem akuntansi piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang peerusahaan
kepada setiap debitur, yang terjadi karena transaksi penjualan kredit.
4. Dokumen sumber yang mencatat mutasi piutang adalah faktur penjualan,bukti
penerimaan kas, dan tanda terima retur. Catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem akuntansi piutang adalah jurnal penjualan, jurnal retur penjualan, jurnal
penerimaan kas, jurnal umum, dan kartu piutang.
5. PT. Sumbermas Artabahagia menggunakan metode pencatatan dan metode distribusi
penjualan dengan komputerisasi yang lebih memudahkan dan mengefisiensi waktu
pengerjaan
16
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.
PT. Sumbermas Artabahagia. Jakarta: sebagai Objek Penelitian
17