ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT. MJPF FARMA INDONESIA - Binus e-Thesis

  Jurusan Komputerisasi Akuntansi Program Studi Strata-1

  Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2007/2008

  

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA

PT. MJPF FARMA INDONESIA

NOVY SANDANITA 0800735596

KON SANDRA ESTHER 0800761083

Kelas / Kelompok : 07PAA / 01

  Abstrak Tujuan dari penulisan skripsi adalah untuk menganalisis sistem pembelian dan persediaan bahan baku yang berjalan serta mengidentifikasi kebutuhan dan merancang sistem baru sehingga dapat memperbaiki kelemahan yang ditemukan pada PT. MJPF Farma Indonesia. Metodologi penelitian yang digunakan untuk membangun perancangan sistem informasi ini adalah dengan metode analisis, metode perancangan berorientasi objek dan studi kepustakaan. Hasil penelitian yang ingin dicapai adalah agar menghasilkan suatu perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menghadapi permasalahan sistem yang sedang berjalan. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku yang baru membantu dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen karena laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu dan akurat. Dan dengan penggunaan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan selama ini.

  Kata Kunci

  Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan, Bahan Baku iv

PRAKATA

  v

  Dengan kerendahan hati, penulis mengucapkan segala puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala bimbingan dan berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu, di mana skripsi ini merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.

  Penulis menerima begitu banyak bimbingan, petunjuk dan dukungan baik secara material dan moril dari berbagai pihak dalam penyusunan skripsi ini. Dan oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

  1. Alm. Ibu Dr. Th Widia Soeryaningsih, Ph.D., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara.

  2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan penulisan skripsi ini.

  3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.ComSc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.

  4. Ibu Yanti, S.kom., MM., selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara.

  5. Ibu Noerlina, S.Kom., MM., selaku Sekertaris Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara.

  6. Ibu Margaretha Endang P, Dra., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberi bimbingan, pemahaman dan masukan selama penyusunan skripsi ini.

  7. Bapak Min Sen, selaku Manajer PT. MJPF Farma Indonesia yang telah memberi kesempatan dan informasi selama penyusunan skripsi.

  8. Ibu Inggrid selaku staff bagian pembelian yang banyak memberikan bantuan dan penjelasan mengenai proses bisnis berjalan perusahaan yang dibutuhkan penulis untuk penyusunan skripsi.

  9. Seluruh staff PT. MJPF Farma Indonesia yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi.

  10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan.

  11. Seluruh anggota keluarga yang telah memberikan dukungan yang sangat besar dalam segala hal.

  12. Semua teman dan rekan-rekan lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah turut memberi dukungan moril dan doa pada penulis selama penyusunan skripsi Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca agar mendapatkan sumbangan ide dan masukan yang berarti dari skripsi ini.

  Jakarta, 9 Januari 2008 Penulis vi

  

DAFTAR ISI

  Halaman

  HALAMAN JUDUL LUAR

  ............................................................................. i

  HALAMAN JUDUL DALAM

  .......................................................................... ii

  HALAMAN PENGESAHAN HARDCOVER

  ................................................. iii

  ABSTRAK

  ......................................................................................................... iv

  PRAKATA

  ........................................................................................................ v

  DAFTAR ISI

  ..................................................................................................... vii

  DAFTAR TABEL

  ............................................................................................. xii

  DAFTAR GAMBAR

  ......................................................................................... xiv

  DAFTAR LAMPIRAN

  ..................................................................................... xviii

  BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang............................................................................. 1 Ruang Lingkup ............................................................................ 2 Tujuan dan Manfaat ..................................................................... 3 Tujuan.............................................................................. 3 Manfaat............................................................................ 3 Metodologi Penelitian .................................................................. 4 Sistematika Penulisan .................................................................. 5 BAB 2 LANDASAN TEORI

  2.1 Teori – Teori Dasar / Umum ........................................................ 7

  2.1.1 Pengertian Sistem............................................................. 7

  2.1.2 Pengertian Informasi ........................................................ 7

  2.1.3 Pengertian Sistem Informasi............................................. 8

  2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................ 8

  2.2 Analisa dan Perancangan Sistem .................................................. 9

  2.2.1 UML ................................................................................ 9

  2.2.1.1 Pengertian UML .................................................. 10

  2.2.1.2 Activity Diagram ................................................. 10

  2.2.1.2.1 Identifikasi Event .................................. 10

  2.2.1.2.2 Pengertian Workflow ............................ 11

  2.2.1.2.3 Pengertian Activity Diagram ................. 11

  2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram ................. 12

  2.2.1.2.5 Simbol Activity Diagram....................... 14

  2.2.1.3 UML Class Diagram ............................................ 15

  2.2.1.3.1 Pengertian Class .................................... 15

  2.2.1.3.2 Pengertian Attribut ................................ 16

  2.2.1.3.3 Pengertian Behaviour ............................ 16

  2.2.1.3.4 Pengertian Event ................................... 17

  2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram ............ 17

  2.2.1.3.6 Hubungan-hubungan dalam class diagram......................................... 17

  2.2.1.4 Usecase Diagram ................................................. 18

  2.2.1.4.1 Pengertian Usecase................................ 18

  2.2.1.4.2 Pengertian Actor ................................... 18

  2.2.1.4.3 Pengertian Usecase Diagram ................. 19

  2.2.1.4.4 Simbol Usecase Diagram....................... 19

  2.2.2 Rancangan Database ........................................................ 20

  2.2.2.1 Pengertian Rancangan Database........................... 20

  2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database.............................. 21

  2.2.3 Rancangan Formulir ......................................................... 22

  2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir ........................... 22

  2.2.3.2 Jenis Tipe Input Form .......................................... 23

  2.2.3.3 Elemen penting Form........................................... 23

  2.2.4 Rancangan Layar.............................................................. 24

  2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar................................ 24

  2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar .................................... 24

  2.2.5 Rancangan Laporan.......................................................... 25

  2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan............................ 25

  2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan................................. 26

  2.2.6 Navigation Diagram ......................................................... 27

  2.3 Teori Khusus ............................................................................... 27

  2.3.1 Pembelian .......................................................................... 27

  2.3.1.1 Pengertian Pembelian .......................................... 27

  2.3.1.2 Pengertian Sistem Informasi Pembelian ............... 27

  2.3.1.3 Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian ........ 28

  2.3.1.4 Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian ............................................................ 30

  2.3.1.5 Pembelian Just In Time........................................ 32

  2.3.2 Persediaan.......................................................................... 33

  2.3.2.1 Pengertian Persediaan .......................................... 33

  2.3.2.2 Jenis Persediaan................................................... 33

  2.3.2.3 Fungsi Persediaan ................................................ 34

  2.3.2.4 Metode Pencatatan Persediaan ............................. 34

  2.3.2.5 Metode Penilaian Persediaan ............................... 35

  2.3.2.6 Pengendalian Fisik Terhadap Persediaan.............. 36

  2.3.2.7 Persediaan Just In Time ....................................... 38

  2.3.2.8 Re-Order Point..................................................... 38

  BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

  3.1 Gambaran Umum Perusahaan ...................................................... 39

  3.1.1 Sejarah Perusahaan............................................................. 39

  3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ................................................... 42

  3.1.3 Struktur Organisasi............................................................. 44

  3.1.4 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab................. 45

  3.2 Sistem Yang Berjalan .................................................................. 70

  3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan............................................. 70

  3.2.1.1 Prosedur Pembelian pada Sistem Berjalan ............... 70

  3.2.1.2 Prosedur Persediaan pada Sistem Berjalan ............... 72

  3.2.2 Overview Activity Diagram ............................................... 76

  3.2.3 Identifikasi Event/Event Table ........................................... 77

  3.2.4 Formulir dan Laporan pada Sistem berjalan........................ 80

  3.2.5 Workflow Table Sistem Berjalan........................................ 85

  3.3 Analisis Temuan Hasil Survey ..................................................... 88

  3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi................................................. 92

  BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

  4.1 Narasi (overview) sistem yang diusulkan ..................................... 96

  4.1.1 Prosedur Sistem Pembelian yang Diusulkan ....................... 96

  4.1.2 Prosedur Sistem Persediaan yang Diusulkan....................... 98

  4.10.2 Jadwal Implementasi ......................................................... 193

  ........................................................................................... 201

  RIWAYAT HIDUP

  ........................................................................................ 199

  DAFTAR PUSTAKA

  5.2 Saran ........................................................................................... 198

  5.1 Simpulan ..................................................................................... 196

  BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

  4.10.4 Matriks Level Access ....................................................... 195

  4.10.3 Matriks Distribusi Laporan............................................... 194

  4.10.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data ....................................... 192

  4.2 Overview Activity Diagram sistem yang diusulkan...................... 102

  4.10 Matriks Rencana Penerapan Sistem.............................................. 189

  4.9 Navigation Diagram..................................................................... 188

  4.8 Rancangan Laporan ..................................................................... 177

  4.7 Rancangan Layar ......................................................................... 149

  4.6 Rancangan Formulir .................................................................... 138

  4.5 Rancangan Database .................................................................... 129

  4.4 Usecase Diagram .......................................................................... 128

  4.3 UML Class Diagram .................................................................... 127

  4.2.2 Detail Activity Diagram sistem yang diusulkan .................. 108

  4.2.1 Workflow Tabel sistem yang diusulkan.............................. 103

  LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Antibiotik ............................................................................................. 41Tabel 3.2 Anticocci & Anthelmintik...................................................................... 41Tabel 3.3 Vitamin................................................................................................. 41Tabel 3.4 Desinfektan............................................................................................ 41Tabel 3.5 Event Table Pembelian dan Persediaan .................................................. 77Tabel 3.6 Workflow Table Pembelian dan persediaan............................................ 85Tabel 4.1 Workflow Sistem Yang Diusulkan......................................................... 103Tabel 4.2 Rancangan Database Ms Bahan Baku .................................................... 129Tabel 4.3 Rancangan Database Ms Supplier .......................................................... 129Tabel 4.4 Rancangan Database Ms Karyawan ....................................................... 130Tabel 4.5 Rancangan Database Tr Header Bukti Permintaan Barang ..................... 130Tabel 4.6 Rancangan Database Tr Detil Bukti Permintaan Barang......................... 130Tabel 4.7 Rancangan Database Tr Header Surat Permintaan Penawaran Harga...... 131Tabel 4.8 Rancangan Database Tr Detil Surat Permintaan Penawaran Harga......... 131Tabel 4.9 Rancangan Database Tr Header Purchase Order..................................... 131Tabel 4.10 Rancangan Database Tr Detil Purchase Order ...................................... 132Tabel 4.11 Rancangan Database Tr Header Bukti Penerimaan Bahan Baku........... 132Tabel 4.12 Rancangan Database Tr Detil Bukti Penerimaan Bahan Baku .............. 132Tabel 4.13 Rancangan Database Tr Header Bukti Pemberitahuan Retur ................ 133Tabel 4.14 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pemberitahuan Retur.................... 133Tabel 4.15 Rancangan Database Tr Header Surat Retur Pembelian........................ 133Tabel 4.16 Rancangan Database Tr Detil Surat Retur Pembelian ........................... 134Tabel 4.17 Rancangan Database Tr Header Bukti Pengambilan Bahan Baku ........ 134Tabel 4.18 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengambilan Bahan Baku ............ 134Tabel 4.19 Rancangan Database Tr Header Bukti Pengeluaran Bahan Baku .......... 135 xiiTabel 4.20 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengeluaran Bahan Baku.............. 135Tabel 4.21 Rancangan Database Tr Header Surat Terima Produksi........................ 135Tabel 4.22 Rancangan Database Tr Detil Surat Terima Produksi........................... 136Tabel 4.23 Rancangan Database Tr Tanda Terima Faktur...................................... 136Tabel 4.24 Rancangan Database Tr Bukti Pengeluaran Kas ................................... 137Tabel 4.25 Rancangan Database Tr Jurnal Pembelian............................................ 137Tabel 4.26 Matriks Jadwal Pengolahan Data......................................................... 192Tabel 4.27 Matriks Jadwal Implementasi Sistem ................................................... 193Tabel 4.28 Matriks Distribusi Laporan .................................................................. 194Tabel 4.29 Matriks Level Akses ............................................................................ 195

  xiii

  DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi .............................................................................44Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Pembelian dan Persediaan

  Bahan Baku ........................................................................................76

Gambar 4.1 Overview Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan ..........................102Gambar 4.2 Detail Activity Diagram Event Membuat BPB....................................108Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi BPB.............................109Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Event Mencetak BPB ...................................109Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Event Membuat SPPH..................................110Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Event Membuat PO ......................................111Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi PO ...............................112Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Event Mencetak PO......................................113Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Event Menerima Bahan Baku .......................114Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Event Membuat BPR..................................115Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Event Membuat SRP ..................................116Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Event Membuat BPnB ................................117Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Pembelian ...........118Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Event Membuat BPBB ...............................119Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Event Mengeluarkan Bahan Baku...............120Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Event Membuat STP...................................121Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Persediaan...........122Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Event Membuat TTF ..................................123Gambar 4.19 Detail Activity Diagram Event Membuat BPK..................................124Gambar 4.20 Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran....................125Gambar 4.21 Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian...............126Gambar 4.22 UML Class Diagram Sistem Yang Diusulkan ...................................127 xivGambar 4.23 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan.......................................128Gambar 4.24 Rancangan Formulir Bukti Permintaan Barang .................................138Gambar 4.25 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga..................139Gambar 4.26 Rancangan Formulir Purchase Order.................................................140Gambar 4.27 Rancangan Formulir Bukti Pemberitahuan Retur ..............................141Gambar 4.28 Rancangan Formulir Surat Retur Pembelian......................................142Gambar 4.29 Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Bahan Baku .........................143Gambar 4.30 Rancangan Formulir Bukti Pengambilan Bahan Baku .......................144Gambar 4.31 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Bahan Baku ........................145Gambar 4.32 Rancangan Formulir Surat Terima Produksi......................................146Gambar 4.33 Rancangan Formulir Tanda Terima Faktur........................................147Gambar 4.34 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Kas .....................................148Gambar 4.35 Rancangan Layar Login ....................................................................149Gambar 4.36 Rancangan Layar Menu Utama .........................................................149Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Utama

   File .............................................150

Gambar 4.38 Rancangan Layar Menu Utama

   View ...........................................150

Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Utama

   Master.........................................151

Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Utama

   Transaksi ....................................151

Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama

   Laporan.......................................152

Gambar 4.42 Rancangan Layar Menu Utama

   Jurnal..........................................152

Gambar 4.43 Rancangan Layar Menu Utama

   Windows.....................................153

Gambar 4.44 Rancangan Layar Menu File

   Change Password ............................153

Gambar 4.45 Rancangan Layar Menu ROP............................................................154Gambar 4.46 Rancangan Layar Menu

   Message Inbox .......................................154

Gambar 4.47 Rancangan Layar View

   Inbox ......................................................155

Gambar 4.48 Rancangan Layar Menu Master

   Karyawan ...................................155

Gambar 4.49 Rancangan Layar Menu Master

   Bahan Baku ................................156 xv

Gambar 4.50 Rancangan Layar Menu Master

   Supplier......................................156

Gambar 4.51 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Bukti Permintaan Barang ..............................................................................................157

Gambar 4.52 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Bukti Permintaan Barang Otorisasi ................................................................................158

Gambar 4.53 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Bukti Permintaan Barang Cetak BPB............................................................................158

Gambar 4.54 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Permintaan Penawaran Harga...............................................................................159

Gambar 4.55 Rancangan Layar Menu Data

   Data Permintaan Penawaran Harga................................................................................................160

Gambar 4.56 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Purchase Order.......161

Gambar 4.57 Rancangan Layar Menu Data

   Data Purchase Order Otorisasi .......161

Gambar 4.58 Rancangan Layar Menu Data

   Data Purchase Order  Cetak PO..162

Gambar 4.59 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Pemberitahuan Retur.................................................................................................163

Gambar 4.60 Rancangan Layar Menu Data

   Data Pemberitahuan Retur..............164

Gambar 4.61 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Retur Pembelian.....165

Gambar 4.62 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Penerimaan Bahan Baku ......................................................................................166

Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Data

   Data Penerimaan Bahan Baku ........166

Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Pengambilan Bahan Baku ......................................................................................167

Gambar 4.65 Rancangan Layar Menu Data

   Data Pengambilan Bahan Baku ......167

Gambar 4.66 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Pengeluaran Bahan Baku ......................................................................................168

Gambar 4.67 Rancangan Layar Menu Data

   Data Pengeluaran Bahan Baku .......169 xvi

Gambar 4.68 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Terima Produksi.....170

Gambar 4.69 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Tanda Terima Faktur .............................................................................................171

Gambar 4.70 Rancangan Layar Menu Data

   Data Tanda Terima Faktur .............172

Gambar 4.71 Rancangan Layar Menu Transaksi

   Transaksi Bukti Pengeluaran Kas ...................................................................................................173

Gambar 4.72 Rancangan Layar Menu Laporan

   Laporan Pembelian...................174

Gambar 4.73 Rancangan Layar Menu Laporan

   Laporan Persediaan ..................174

Gambar 4.74 Rancangan Layar Menu Laporan

   Laporan Retur ..........................175

Gambar 4.75 Rancangan Layar Menu Laporan

   Laporan Penggunaan Bahan Baku ......................................................................................175

Gambar 4.76 Rancangan Layar Menu Laporan

   Laporan Pengeluaran Kas .........176

Gambar 4.77 Rancangan Layar Menu Jurnal

   Jurnal...........................................176