T0__BAB II Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Otomatisasi Sistem Informasi Pembelian Kebutuhan Stationery di PT Purinusa Ekapersada T0 BAB II
BAB II
DASAR TEORI
2.1
Konsep dan Definisi Konsep
2.1.1.
Sistem
Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem berfungsi menerima input (masukam), mengolah
input, dan menghasilkan output (keluaran). Input dan output berasal dari luar
sistem, atau dari lingkungan sistem tersebut berada. Oleh karenanya, sistem akan
berinteraksi dengan lingkunganya. Sistem yang mampu berinteraksi dengan
lingkungannya akan mampu bertahan lama. Sistem yang tidak cepat berinteraksi
dengan lingkungannya tidak akan bertahan lama(Wing Wahyu Winarno,
2006:1.3).
2.1.2.
Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Data adalah aliran fakta-fakta
mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan
lingkungan fisik sebelum diorganisir dan ditata menjadi suatu bentuk yang bisa
dipahami dan digunakan. (Muhammad Fakhri Husein,2004:3)
8
9
2.1.3.
Akuntansi
Akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan
menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan.
Selain itu akuntansi juga menginterpretasikan (atau “membaca”) informasi yang
diterimanya. (Wing Wahyu Winarno,2006:1.8)
2.1.4.
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan,
memasukkan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi
untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi
sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. (Romney,1997:16)
2.1.5.
Sistem informasi akuntansi
Apabila ketiga pengertian sistem, informasi, dan akuntansi diatas digabung
dalam istilah sistem informasi akuntansi, maka akan diperoleh definisi seperti
berikut: Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan perangkat sistem yang
berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyajikan
informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak
eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur dan sebagainya). (Wing Wahyu
Winarno,2006:1.9)
10
2.1.6.
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa. (Romney,2005:74)
2.1.7.
Macro Excel
Macro Excel dapat diartikan sebagai progam yang berisi rangkaian perintah
untuk mengatur beberapa aspek pada Excel sehingga pekerjaan dapat menjadi
lebih efektif dan efisien. (Winpec Solution,2007:15)
2.1.8.
Visual Basic Editor
Visual basic Editor atau Excel VBA Integrated Development Environment
(IDE) adalah tempat program macro excel dibuat. (Winpec Solution,2007:15)
2.2
Uraian Konsep dan Sub Konsep
2.2.1.
Uraian Siklus Pengeluaran
Siklus ini biasanya dilaksanakan oleh Bagian Pembelian, Pengadaan,
atau Bagian Logistik suatu perusahaan, dipimpin oleh seorang Direktur
Pengadaan atau Wakil Direktur Pembelian, yang bertanggungjawab ke
Direktur Utama. Kegiatan utama dalam siklus pengeluaran meliputi kegiatankegiatan berikut ini:
a.
Permintaan barang dan jasa oleh masing-masing bagian di dalam
perusahaan.
b.
Permintaan penawaran harga
11
c.
Pemesanan barang atau jasa kepada pemasok
d.
Penerimaan barang
e.
Penerimaan tagihan dan pembayaran. (Wing Wahyu Winarno,2006:13.4)
2.2.2.
Uraian Analisis Sistem
Ketika sistem baru yang ditingkatkan dibutuhkan, permintaan untuk
pengembangan sistem yang tertulis akan dibuat. Permintaan tersebut
menjelaskan masalah sistem saat ini, alasan untuk perubahan, dan sasaran
serta tujuan sistem yang diusulkan, seperti juga manfaat dan biaya yang
diperkirakan. (Romney,2005:286). Berikut langkah dan tujuan dalam tahap
analisis :
1.
Investigasi Awal
Dilakukan untuk memilih proyek. orang yang melakukan investigasi
awal harus mendapatkan gambaran jelas tentang masalah / kebutuhan
yang ada, menetapkan keberlangsungan proyek dan perkiraan biaya serta
pengembaliannya, mengevaluasi apakah proyek pengembangan tersebut
harus dilakukan seperti usulannya, diubah, / tidak dilakukan. Dalam
tahap ini juga bertujuan membuat laporan kelayakan awal, membuat
proposal untuk melakukan analisis sistem.
2.
Survei Sistem
Tujuan dari sebuah survei sistem adalah :
12
a. Mendapatkan pemahaman menyeluruh atas operasi, kebijakan, dan
prosedur, arus data dan informasi, kekuatan dan kelemahan SIA,
hardware, software dan personil yang ada.
b. Membuat penilaian awal atas kebutuhan pemrosesan saat ini dan
dimasa mendatangm serta menetapkan keleluasan dan sifat
perubahan yang dibutuhkan.
c. Mengembangkan hubungan kerja dengan para pemakai dan
membangun dukungan untuk SIA.
d. Mengumpulkan data yang dapat mengidentifikasi kebutuhan
pemakai, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi
ke pihak manajemen.
3.
Studi Kelayakan
Analisis kelayakan secara teratur diperbarui sewaktu proyek berjalan dan
biaya serta manfaat menjadi lebih jelas.
4.
Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem
Tujuan tahap ini mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai
dan menetapkan tujuan dan persyaratan sistem baru tersebut.
5.
Laporan Analisis Sistem
Laporan tersebut menunjukkan sasaran dan tujuan sistem yang baru,
lingkup proyek dan sistem yang baru, bagaimana sistem baru tersebut
sesuai dengan rencana utama perusahaan, persyaratan pemrosesan dan
kebutuhan informasi dai para pemakai, analisis kelayakan, serta
rekomendasi untuk sistem yang baru. (Romney,2005:268)
13
2.2.3.
Uraian Pengembangan Sistem
Perubahan sistem dalam perusahaan baik dilakukan besar-besaran atau
kecil saja harus melalui siklus hidup pengembangan sistem. Berikut langkahlangkah dalam siklus tersebut :
1.
Analisis Sistem
Tahap ini adalah mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk
membeli atau untuk mengembangkan sistem baru.
2.
Desain Konseptual
Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desains serta
alternatif yang tepat. Ada banyak cara yang berbeda untuk mendapatkan
sistem baru, termasuk membeli software, mengembangkannya sendiri
atau melakukan outsourcing.
3.
Desain Fisik
Perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada
pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang
digunakan untuk mengkodekan serta menguji program komputer
tersebut. Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis,
file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian
dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem baru tersebut.
4.
Implementasi dan perubahan
Tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut
disatukan. Pada tahap ini kerumitan dan peran penting terjadi, maka
rencana implementasi dan perubahan dikembangkan serta diikuti dengan
14
teliti. Sebagai bagian dari implementasi, hardware atau software baru
dipasang dan diuji.
5.
Operasional dan Pemeliharaan
Sistem baru digunakan sesuai keperluan perusahaan, sistem tersebut
secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika ada masalah atau
jika ternyata ada kebutuhan baru.
DASAR TEORI
2.1
Konsep dan Definisi Konsep
2.1.1.
Sistem
Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem berfungsi menerima input (masukam), mengolah
input, dan menghasilkan output (keluaran). Input dan output berasal dari luar
sistem, atau dari lingkungan sistem tersebut berada. Oleh karenanya, sistem akan
berinteraksi dengan lingkunganya. Sistem yang mampu berinteraksi dengan
lingkungannya akan mampu bertahan lama. Sistem yang tidak cepat berinteraksi
dengan lingkungannya tidak akan bertahan lama(Wing Wahyu Winarno,
2006:1.3).
2.1.2.
Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Data adalah aliran fakta-fakta
mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan
lingkungan fisik sebelum diorganisir dan ditata menjadi suatu bentuk yang bisa
dipahami dan digunakan. (Muhammad Fakhri Husein,2004:3)
8
9
2.1.3.
Akuntansi
Akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan
menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan.
Selain itu akuntansi juga menginterpretasikan (atau “membaca”) informasi yang
diterimanya. (Wing Wahyu Winarno,2006:1.8)
2.1.4.
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan,
memasukkan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi
untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi
sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. (Romney,1997:16)
2.1.5.
Sistem informasi akuntansi
Apabila ketiga pengertian sistem, informasi, dan akuntansi diatas digabung
dalam istilah sistem informasi akuntansi, maka akan diperoleh definisi seperti
berikut: Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan perangkat sistem yang
berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyajikan
informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak
eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur dan sebagainya). (Wing Wahyu
Winarno,2006:1.9)
10
2.1.6.
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa. (Romney,2005:74)
2.1.7.
Macro Excel
Macro Excel dapat diartikan sebagai progam yang berisi rangkaian perintah
untuk mengatur beberapa aspek pada Excel sehingga pekerjaan dapat menjadi
lebih efektif dan efisien. (Winpec Solution,2007:15)
2.1.8.
Visual Basic Editor
Visual basic Editor atau Excel VBA Integrated Development Environment
(IDE) adalah tempat program macro excel dibuat. (Winpec Solution,2007:15)
2.2
Uraian Konsep dan Sub Konsep
2.2.1.
Uraian Siklus Pengeluaran
Siklus ini biasanya dilaksanakan oleh Bagian Pembelian, Pengadaan,
atau Bagian Logistik suatu perusahaan, dipimpin oleh seorang Direktur
Pengadaan atau Wakil Direktur Pembelian, yang bertanggungjawab ke
Direktur Utama. Kegiatan utama dalam siklus pengeluaran meliputi kegiatankegiatan berikut ini:
a.
Permintaan barang dan jasa oleh masing-masing bagian di dalam
perusahaan.
b.
Permintaan penawaran harga
11
c.
Pemesanan barang atau jasa kepada pemasok
d.
Penerimaan barang
e.
Penerimaan tagihan dan pembayaran. (Wing Wahyu Winarno,2006:13.4)
2.2.2.
Uraian Analisis Sistem
Ketika sistem baru yang ditingkatkan dibutuhkan, permintaan untuk
pengembangan sistem yang tertulis akan dibuat. Permintaan tersebut
menjelaskan masalah sistem saat ini, alasan untuk perubahan, dan sasaran
serta tujuan sistem yang diusulkan, seperti juga manfaat dan biaya yang
diperkirakan. (Romney,2005:286). Berikut langkah dan tujuan dalam tahap
analisis :
1.
Investigasi Awal
Dilakukan untuk memilih proyek. orang yang melakukan investigasi
awal harus mendapatkan gambaran jelas tentang masalah / kebutuhan
yang ada, menetapkan keberlangsungan proyek dan perkiraan biaya serta
pengembaliannya, mengevaluasi apakah proyek pengembangan tersebut
harus dilakukan seperti usulannya, diubah, / tidak dilakukan. Dalam
tahap ini juga bertujuan membuat laporan kelayakan awal, membuat
proposal untuk melakukan analisis sistem.
2.
Survei Sistem
Tujuan dari sebuah survei sistem adalah :
12
a. Mendapatkan pemahaman menyeluruh atas operasi, kebijakan, dan
prosedur, arus data dan informasi, kekuatan dan kelemahan SIA,
hardware, software dan personil yang ada.
b. Membuat penilaian awal atas kebutuhan pemrosesan saat ini dan
dimasa mendatangm serta menetapkan keleluasan dan sifat
perubahan yang dibutuhkan.
c. Mengembangkan hubungan kerja dengan para pemakai dan
membangun dukungan untuk SIA.
d. Mengumpulkan data yang dapat mengidentifikasi kebutuhan
pemakai, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi
ke pihak manajemen.
3.
Studi Kelayakan
Analisis kelayakan secara teratur diperbarui sewaktu proyek berjalan dan
biaya serta manfaat menjadi lebih jelas.
4.
Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem
Tujuan tahap ini mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai
dan menetapkan tujuan dan persyaratan sistem baru tersebut.
5.
Laporan Analisis Sistem
Laporan tersebut menunjukkan sasaran dan tujuan sistem yang baru,
lingkup proyek dan sistem yang baru, bagaimana sistem baru tersebut
sesuai dengan rencana utama perusahaan, persyaratan pemrosesan dan
kebutuhan informasi dai para pemakai, analisis kelayakan, serta
rekomendasi untuk sistem yang baru. (Romney,2005:268)
13
2.2.3.
Uraian Pengembangan Sistem
Perubahan sistem dalam perusahaan baik dilakukan besar-besaran atau
kecil saja harus melalui siklus hidup pengembangan sistem. Berikut langkahlangkah dalam siklus tersebut :
1.
Analisis Sistem
Tahap ini adalah mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk
membeli atau untuk mengembangkan sistem baru.
2.
Desain Konseptual
Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desains serta
alternatif yang tepat. Ada banyak cara yang berbeda untuk mendapatkan
sistem baru, termasuk membeli software, mengembangkannya sendiri
atau melakukan outsourcing.
3.
Desain Fisik
Perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada
pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang
digunakan untuk mengkodekan serta menguji program komputer
tersebut. Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis,
file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian
dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem baru tersebut.
4.
Implementasi dan perubahan
Tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut
disatukan. Pada tahap ini kerumitan dan peran penting terjadi, maka
rencana implementasi dan perubahan dikembangkan serta diikuti dengan
14
teliti. Sebagai bagian dari implementasi, hardware atau software baru
dipasang dan diuji.
5.
Operasional dan Pemeliharaan
Sistem baru digunakan sesuai keperluan perusahaan, sistem tersebut
secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika ada masalah atau
jika ternyata ada kebutuhan baru.