FAIL MEJA GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA 1

FAIL MEJA GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

1

VISI PUSAT SUMBER SEKOLAH

Mewujudkan warga sekolah yang berilmu dengan sahsiah yang seimbang,
berfikiran kreatif dan inovatif melalui sikap suka membaca dan meneroka sumber
informasi

2

MISI PUSAT SUMBER SEKOLAH
 Melengkapkan PSS dengan prasarana informasi yang berteknologi tinggi
 Menyajikan koleksi khazanah informasi yang terkini dan berkualiti
 Mengintegrasikan PSS dengan media berteknologi tinggi
 Insan yang berinformasi
 Mencanai minda yang bestari
 Membentuk warga sekolah yang berkualiti

3

OBJEKTIF PUSAT SUMBER
 Mewujudkan kemerlangan pendidikan di sekolah
 Menggalakkan penggunaan kemudahan PSS
 Pemupukan tabiat belajar pelajar di sekolah
 Penghasilan bahan untuk P & P
 Memperolehi kemahiran maklumat di kalangan warga sekolah

4

MATLAMAT PUSAT SUMBER
 Mempertingkatkan mutu pendidikan sekolah
 Membentuk satu profesion perguruan yang positif
 Membentuk pelajar yang berilmu

JAWATANKUASA TADBIR PUSAT SUMBER
(SMA ITTIFAKIAH)

PENGERUSI
PENGETUA / GURU BESAR

Tuan Haji Jusoh bin Mat

NAIB PENGERUSI 2
1
GPK PENTADBIRAN
GPK HEM& AKAEMIK
Puan
Puan Hjh.
Hjh. Faridah
Zawiah binti
bin Salleh
Yusof

NAIB PENGERUSI 3
GPK KOKU
En. Roslan bin Muda

SETIAUSAHA
GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA
Cik Adila Shuhada binti Ahyat

AHLI JAWATANKUASA
GKMP/KETUA BIDANG
KETUA PANITIA
GURU CEMERLANG
KAUNSELOR

JAWATANKUASA KERJA
PUSAT SUMBER
(NAMA SEKOLAH)

PENGERUSI
GURU PENOLONG KANAN 1

GURU PERPUSTAKAAN DAN
MEDIA
......................................................

SETIAUSAHA
......................................................

PERKHIDMATAN
PERPUSTAKAAN

PEMBANTU

PERKHIDMATA
N

PERK. BBM

PERK. ICT

PERK.LAI
N

KETUA UNIT PENGAWAS
PUSAT SUMBER

PER. LAIN

PERK
LAIN

SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

14.
15.
16.
17.
18.
19.

Merancang dan mengajar antara 6 hingga 8 waktu seminggu
Merancang dan melaksanakan dasar dan program tahunan PSS
bersama-sama pengetua, kakitangan PSS, guru dan pelajar sekolah.
Merancang dan mengurus belanjawan tahunan PSS bersama AJK
Kurikulum Sekolah.
Merancang pemerolehan dan pembinaan koleksi yang komprehensif,
seimbang dan kemaskini.
Merancang dan melaksanakan Program Kemahiran Maklumat dan
perkhidmatan PSS yang dapat menyokong pelaksanaan P&P
Merancang dan mengurus program pembacaan (Program NILAM) dan
pembudayaan ilmu.
Merancang,melaksanakan dan menyelaras program pembangunan staf
dan program latihan dalaman berhubung dengan PSS

Merancang dan mengurus program PSS
Bekerjasama dengan guru-guru dalam pelaksanaan P&P berasaskan
sumber
Berhubung dan bekerjasama dengan PSPN, PKG, Perpustakaan
Awam untuk meningkatkan perkhidmatandan program PSS
Menyelia dan mengurus bahan-bahan PSS
Menyedia dan mengedar minit mesyuarat J/K induk, J/K Kerja PSS
Memantau dan mengawal selia pelaksanaan program PSS
Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori dan peralatan PSS
Mempromosi dan menjadi ahli persatuan perpustakaan / PSS negeri
Menjalankan penyelidikan / kajian tindakan berhubung dengan
perkhidmatan PSS
Menyediakan laporan serta analisis pelaksanaan pembangunan,
pengurusan, program dan aktiviti serta kewangan PSS
Menghantar data dan laporan pelaksanaan program PSS khasnya
laporan PSS dan NILAM kepada BTP melalui PKG dan PSPN pada
bulan Oktober setiap tahun
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengurusan sekolah
dari semasa ke semasa

PROSES KERJA 1:
Merancang dan mengajar antara 6 – 8 waktu seminggu

BIL
1
2
3
4
5
6
7
8

PROSES KERJA
Terima jadual waktu dari pihak
pentadbir sekolah
Mendapatkan sukatan pelajaran dan
huraian sukatan pelajaran
Menyediakan perancangan tahunan
ikut mingguan

Menyediakan BBM
Menyediakan rancangan harian
Menyediakan lembaran kerja
Melaksanakan P&P
Menjalankan penilaian

PENGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK
Pengetua/Guru Besar
Guru Kanan
M/Pelajaran

SEKSYEN UNDANGUNDANG/
PERATURAN

CARTA ALIR PROSES KERJA 1:
Merancang dan mengajar antara 6 – 8 waktu seminggu

MULA

Terima jadual waktu dari pihak pentadbir sekolah
Mendapatkan sukatan pelajaran dan huraian sukatan pelajaran

Menyediakan perancangan tahunan ikut mingguan
Menyediakan BBM

Menyediakan rancangan harian
Menyediakan lembaran kerja

Melaksanakan P&P

Menjalankan penilaian

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 1:
Merancang dan mengajar antara 6 – 8 waktu seminggu
BIL
1
2

3
4
5
6
7
8

PERKARA

TANDAKAN
(/)

Terima daripada dan jadual waktu
dari pihak pentadbir sekolah
Mendapatkan sukatan pelajaran dan
huraian sukatan pelajaran
Menyediakan perancangan tahunan ikut
mingguan
Menyediakan BBM
Menyediakan rancangan harian
Menyediakan lembaran kerja
Melaksanakan P&P
Menjalankan penilaian

PROSES KERJA 2 & 3 :
Merancang dan melaksanakan dasar, program dan belanjawan tahunan PSS bersama-sama
pengetua, kakitangan PSS, guru dan pelajar sekolah

CATATAN

BIL

PROSES KERJA

1

Terima arahan daripada pihak pentadbir
sekolah untuk menyediakan dasar,
program dan anggaran belanjawan
tahunan
Merangka dasar dan perancangan
tahunan
Memberi taklimat penyediaan anggaran
belanjawan tahunan kepada jawatan
kuasa tadbir berdasarkan perancangan
aktiviti unit masing-masing
Mengadakan mesyuarat dengan AJK
Induk untuk menyediakan dasar,
program dan anggaran perbelanjaan
tahunan.
Terima dan menyemak anggaran
belanjawan tahunan untuk kelulusan
pentadbir sekolah.
Pelaksanaan program tahunan.
Penilaian / Laporan

2
3

4

5
6
7

PENGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK
Guru Besar /
Pengetua
AJK Induk PSS

Guru Besar /
Pengetua

AJK Induk PSS

SEKSYEN UNDANGUNDANG/
PERATURAN

CARTA ALIR PROSES KERJA 2 & 3 :
Merancang dan melaksanakan dasar, program dan belanjawan tahunan PSS bersama-sama
pengetua, kakitangan PSS, guru dan pelajar sekolah

MULA

Terima arahan daripada pihak pentadbir sekolah
Merangka dasar dan perancangan tahunan

Memberi taklimat kepada jawatan kuasa pentadbir sekolah

Mengadakan mesyuarat dengan AJK Induk
Penerimaan dan semakan anggaran belanjawan tahunan

Melaksanakan P&P

Menjalankan penilaian dan membuat laporan

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 2 & 3 :
Merancang dan melaksanakan dasar, program dan belanjawan tahunan PSS bersama-sama
pengetua, kakitangan PSS, guru dan pelajar sekolah
BIL

PERKARA

1

Terima arahan daripada pihak pentadbir
sekolah untuk menyediakan dasar,
program dan anggaran belanjawan
tahunan
Merangka dasar dan perancangan tahunan
Memberi taklimat penyediaan anggaran
belanjawan tahunan kepada jawatan kuasa
tadbir berdasarkan perancangan aktiviti
unit masing-masing
Mengadakan mesyuarat dengan AJK Induk
untuk menyediakan dasar, program dan
anggaran perbelanjaan tahunan.
Terima dan menyemak anggaran
belanjawan tahunan untuk kelulusan
pentadbir sekolah.
Pelaksanaan program tahunan
Penilaian / Laporan

2
3

4
5
6
7

TANDAKAN
(/)

CATATAN

PROSES KERJA 4:
Merancang pemerolehan dan pembinaan koleksi yang komprehensif, seimbang dan kemaskini.

BIL

PROSES KERJA

1

Membuat Anggaran Belanjawan.

2

Penyemakan stok

3

Merancang pemerolehan dan pembinaan
bahan dan koleksi.

4

Memilih bahan dan koleksi yang sesuai.

5

Menyelia dan mengurus bahan dan
koleksi.

6

Pamerkan.

CARTA ALIR PROSES KERJA 4:

PENGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

Pengetua/Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Merancang pemerolehan dan pembinaan koleksi yang komprehensif, seimbang dan
kemaskini.
MULA

Membuat Anggaran Belanjawan.

Penyemakan stok

Merancang pemerolehan dan pembinaan bahan dan koleksi.

Memilih bahan dan koleksi yang sesuai.

Menyelia dan mengurus bahan dan koleksi.
Pamerkan.

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 4:
Merancang pemerolehan dan pembinaan koleksi yang komprehensif, seimbang dan
kemaskini.

BIL

PERKARA

1

Membuat Anggaran Belanjawan.

2

Penyemakan stok.

3

Merancang pemerolehan dan pembinaan
bahan dan koleksi.

4

Memilih bahan dan koleksi yang sesuai.

5

Menyelia dan mengurus bahan dan
koleksi.

6

Pamerkan.

TANDAKAN
(/)

CATATAN

PROSES KERJA 5.1:
Proses Kerja Perkhidmatan PSS

BIL

PROSES KERJA

1.

Menyenaraikan perkhidmatan yang
ada di PSS
- Perkhidmatan Perpustakaan
- Perkhidmatan TV Pendidikan
- Perkhidmatan BBM dll.

2.

Memastikan semua perkhidmatan
lengkap dan sempurna.

3.

Mempromosikan perkhidmatan yang

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

terdapat di PSS.
4.
Menerima maklum balas daripada
semua bahagian perkhidmatan yang
terdapat di PSS.
.
5

6.

Membuat analisa data penggunaan
daripada setiap perkhidmatan.
- Rekod Penggunaan Perpustakaan.
- Rekod Penggunaan TV Pendidikan
dll.
Melaporkan kepada pihak pentadbir

Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

CARTA ALIR PROSES KERJA 5.1:
Proses Kerja Perkhidmatan PSS

MULA

Menyenaraikan Perkhidmatan PSS.

Memastikan perkhidmatan lengkap dan sempurna.

Menerima makluman balas.

Menganalisa data perkhidmatan

Melaporkan pihak pentadbir

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 5.1:
Proses Kerja Perkhidmatan PSS

BIL

PROSES KERJA

1.

Menyenaraikan perkhidmatan yang
ada di PSS
- Perkhidmatan Perpustakaan
- Perkhidmatan TV Pendidikan
- Perkhidmatan BBM dll.

2.

Memastikan semua perkhidmatan
lengkap dan sempurna.

3.

Mempromosikan perkhidmatan yang
terdapat di PSS.

4.

Menerima maklum balas daripada
semua bahagain perkhidmatan yang
terdapat di PSS.

5.

Membuat analisa data penggunaan
daripada setiap perkhidmatan.
- Rekod Penggunaan Perpustakaan.
- Rekod Penggunaan TV Pendidikan
dll.

6.

Melaporkan kepada pihak pentadbir

PROSES KERJA 5.2:
Program Kemahiran Maklumat

TANDAKAN
(/)

CATATAN

BIL

1.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

Merancang Program Kemahiran
Maklumat
- LIterasi maklumat
- Perpustakaan
- ICT

2.

Memastikan bahan dan peralatan
lengkap dan mencukupi sempurna.

3.

Menyediakan jadual , menetapkan
pelaksana dan kumpulan sasaran.

4.

Melaksanakan Program Kemahiran
Maklumat.

5.

Penilaian dan maklum balas

6.

Melaporkan kepada pentadbir

CARTA ALIR PROSES KERJA 5.2:
Program Kemahiran Maklumat

MULA

Pengetua/
Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Merancang Program Kemahiran Maklumat

Memastikan bahan dan peralatan lengkap dan mencukupi.

Penyediaan jadual, menetapkan pelaksana, dan kumpulan sasaran.
Melaksanakan Program Kemahiran Maklumat.
Penilaian dan maklum balas.

Laporan kepada pihak pentadbir

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 5.2:
Program Kemahiran Maklumat

BIL

PROSES KERJA

TANDAKAN
(/)

CATATAN

1.

Merancang Program Kemahiran
Maklumat
- Letarasi maklumat
- Perpustakaan
- ICT

2.

Memastikan bahan dan peralatan
lengkap dan mencukupi sempurna.

3.

Menyediakan jadual , menetapkan
pelaksana dan kumpulan sasaran.

4.

Melaksanakan Program Kemahiran
Maklumat.

5.

Penilaian dan maklum balas

6.

Melaporkan kepada pentadbir

PROSES KERJA 6:
Program NILAM dan Pembudayaan Ilmu

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

1.

Merancang Program NILAM dan
Pembudayaan Ilmu
- Pembelian buku NILAM

- Pembelian bahan bacaan.
a) buku fiksyen (BM / BI )
b) Akhbar, majalah.
2.

Mengadakan aktiviti yang berkaitan
Program NILAM dan Pembudayaan
Ilmu.
- Projek Pukal
- Pertandingan Bercerita dll.

3.

Penyediaan tempat dan bahan
mengikut kumpulan sasaran.

4.

Memastikan pelaksanaan selaras
dengan kehendak PSPN.

5.

Penilaian dan maklum balas

6.

Menyemak dan mengesahkan
laporan

CARTA ALIR PROSES KERJA 6:
Program NILAM dan Pembudayaan Ilmu

MULA

Guru Besar dan
Guru Perpustakaan
dan media.

Merancang Program NILAM dan Pembudayaan Ilmu.

Mengadakan aktiviti berkaitan.

Penyediaan tempat dan bahan mengikut kumpulan sasaran.

Memastikan pelaksanaan selaras dengan PSPN

Penilaian dan maklum balas.

Menyemak dan mengesahkan laporan

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 6:
Program NILAM dan Pembudayaan Ilmu

BIL

PROSES KERJA

TANDAKAN
(/)

CATATAN

1.

Merancang Program NILAM dan
Pembudayaan Ilmu
- Pembelian buku NILAM
- Pembelian bahan bacaan.
a) buku fiksyen (BM / BI )
b) Akhbar, majalah.

2.

Mengadakan aktiviti yang berkaitan Program
NILAM dan Pembudayaan Ilmu.
- Projek Pukal
- Pertandingan Bercerita dll.

3.

Penyedian tempat dan bahan mengikut
kumpulan sasaran.

4.

Memastikan pelaksanaan selaras dengan
kehendak PSPN.

5.

Penilaian dan maklum balas

6.

Menyemak dan mengesahkan
laporan

.

PROSES KERJA 7:
Program Pembangunan Staf dan Latihan Dalaman Dengan PSS

BIL

PROSES KERJA

1.

Mengenalpasti dan Merancang
Program Pembangunan Staf dan
Latihan Dalaman.

2.

Memastikan bahan dan peralatan
lengkap dan mencukupi sempurna.

3.

Menyediakan jadual , menetapkan
pelaksana dan kumpulan sasaran.

4.

Melaksanakan Program
Pembangunan Staf dan Latihan
Dalaman.

5.

Penilaian dan maklum balas

6.

Melaporkan kepada pentadbir

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

Pengetua/Guru
Besar

CARTA ALIR PROSES KERJA 7:
Program Pembangunan Staf dan Latihan Dalaman

MULA

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Merancang Program Pembangunan Staf dan Latihan Dalaman.

Memastikan bahan dan peralatan lengkap dan mencukupi.

Penyediaan jadual, menetapkan pelaksana, dan kumpulan sasaran.

Melaksanakan Program Pembangunan dan Latihan Dalaman

Penilaian dan maklum balas.

Laporan kepada pihak pentadbir.

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 7:
Program Pembangunan Staf dan Latihan Dalaman

BIL

PROSES KERJA

TANDAKAN
(/)

CATATAN

1.

Merancang Program Pembangunan
Staf dan Latihan Dalaman

2.

Memastikan bahan dan peralatan
lengkap dan mencukupi sempurna.

3.

Menyediakan jadual , menetapkan
pelaksana dan kumpulan sasaran.

4.

Melaksanakan Program
Pembangunan Staf dan Latihan
Dalaman..

5.

Penilaian dan maklum balas

6.

Melaporkan kepada pentadbir

PROSES KERJA 8.1:
Urusan Pengurusan Stor

BIL
1.

PROSES KERJA
Pastikan ada stor yang sesuai

Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk

Seksyen
Undang-Undang/
Peraturan

2.

Susun barang mengikut kumpulan:
Kumpulan A:
30% barang yang mempunyai nilai pembelian
tahunan tertinggi
Kuantiti stok maksima 4 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Kumpulan B:
Mengandungi 70% bakinya
Kuantiti stok maksima 6 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap
stok berada di stok minima atau menokok stok

3.

Semak barang yang diterima
kualiti
kuantiti

4.

Semak dan rekod stok mengikut jenis:
Peralatan Pejabat – Kew 314:
Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak
luak nilainya rendak dan tidak ekonomik untuk
dibaikpulih/selenggara

5.

Melantik pegawai “Pemverifikasi Stor” bagi
tujuan menyemak stok

6.

Buat pelupusan barang-barang bila didapati:
 barangMULA
yang tidak diperlukan lagi
 barang yang tidak boleh digunakan lagi
 syor daripada pemverifikasi

CARTA ALIRAN PROSES KERJA 8.1:
Urusan Pengurusan Stor

TAMAT

Pengetua/Guru
Besar

Pastikan ada stor yang sesuai
Susun barang mengikut kumpulan:
Kumpulan A:
30% barang yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi
Kuantiti stok maksima 4 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Kumpulan B:
Mengandungi 70% bakinya
Kuantiti stok maksima 6 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan

Semak barang yang diterima
kualiti
kuantiti
Semak dan rekod stok mengikut jenis:
Peralatan Pejabat – Kew 314:
Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak nilainya rendak dan
tidak ekonomik untuk dibaikpulih/selenggara

Buat pelupusan barang-barang bila didapati:
barang yang tidak diperlukan lagi
barang yang tidak boleh digunakan lagi
syor daripada pemverifikasi

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 8.1:
Urusan Pengurusan Stor
Bil
1.

PERKARA
Pastikan ada stor yang sesuai

TANDAKAN
(/)

CATATAN

2.

Susun barang mengikut kumpulan:
Kumpulan A:
30% barang yang mempunyai nilai pembelian
tahunan tertinggi
Kuantiti stok maksima 4 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Kumpulan B:
Mengandungi 70% bakinya
Kuantiti stok maksima 6 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap
stok berada di stok minima atau menokok stok

3.

Semak barang yang diterima
kualiti
kuantiti

4.

Semak dan rekod stok mengikut jenis:
Peralatan Pejabat – Kew 314:
Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak
luak nilainya rendak dan tidak ekonomik untuk
dibaikpulih/selenggara

5.

Melantik pegawai “Pemverifikasi Stor” bagi
tujuan menyemak stok

6.

Buat pelupusan barang-barang bila didapati:
 barang yang tidak diperlukan lagi
 barang yang tidak boleh digunakan lagi
 syor daripada pemverifikasi

PROSES KERJA 8.2:
Urusan Proses Pelupusan / Hapuskira

BIL

PROSES KERJA

Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk

Seksyen
Undang-Undang/
Peraturan

1.

Memastikan jenis pelupusan /hapuskira
Pelupusan
Kategori barang yang tidak diperlukan
lagi
Kategori barang yang tidak boleh
digunakan lagi
Hapuskira
Kehilangan
Hasil/kutipan yang tidak boleh
didapatkan lagi

2.

Lantik Lembaga Pemeriksa Peringkat PSPN
2 orang pegawai kanan
bebas dari urusan stok
mempunyai kebolehan/kepakaran jika
berkaitan teknik/mesin

3.

Memeriksa barang-barang yang hendak
dihapuskan dan membuat syor
Sediakan borang pelupusan/hapuskira:
Pelupusan:
300V dalam 6 salinan
Hapuskira:
Lampiran J
Lampiran K
Lampiran L
Laporan Jaga
Laporan Polis awal
Laporan Polis terkini

4.

Pemeriksaan oleh
MULAahli Lembaga Pemeriksa:
Barang yang melebihi RM10,000.00
seunit dan keseluruhan RM100,000.00
oleh Lembaga Pemeriksa
Barang yang kurang RM10,000.00
seunit dan keseluruhan kurang
RM100,000.00 tanpa Lembaga
Pemeriksa

CARTA ALIRAN PROSES KERJA 8.2:
Urusan Proses Pelupusan / Hapuskira

TAMAT

Pengetua/Guru
Besar

Memastikan jenis pelupusan /hapuskira
Pelupusan
Kategori barang yang tidak diperlukan lagi
Kategori barang yang tidak boleh digunakan lagi
Hapuskira
Kehilangan
Hasil/kutipan yang tidak boleh didapatkan lagi
Lantik Lembaga Pemeriksa Peringkat PSPN
2 orang pegawai kanan
bebas dari urusan stok
mempunyai kebolehan/kepakaran jika berkaitan teknik/mesin
Memeriksa barang-barang yang hendak dihapuskan dan membuat
syor
Sediakan borang pelupusan/hapuskira:
Pelupusan:
300V dalam 6 salinan
Hapuskira:
Lampiran J
Lampiran K
Lampiran L
Laporan Jaga
Laporan Polis awal
Laporan Polis terkini
Pemeriksaan oleh ahli Lembaga Pemeriksa:
Barang yang melebihi RM10,000.00 seunit dan keseluruhan
RM100,000.00 oleh Lembaga Pemeriksa
Barang yang kurang RM10,000.00 seunit dan keseluruhan
kurang RM100,000.00 tanpa Lembaga Pemeriksa

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 8.2:
Urusan Prosos Pelupusan / Hapuskira
Bil

PERKARA

TANDAKAN
(/)

CATATAN

1.

2.

Memastikan jenis pelupusan /hapuskira
Pelupusan
Kategori barang yang tidak diperlukan
lagi
Kategori barang yang tidak boleh
digunakan lagi
Hapuskira
Kehilangan
Hasil/kutipan yang tidak boleh
didapatkan lagi
Lantik Lembaga Pemeriksa Peringkat PSPN
2 orang pegawai kanan
bebas dari urusan stok
mempunyai kebolehan/kepakaran jika
berkaitan teknik/mesin

3.

Memeriksa barang-barang yang hendak
dihapuskan dan membuat syor
Sediakan borang pelupusan/hapuskira:
Pelupusan:
300V dalam 6 salinan
Hapuskira:
Lampiran J
Lampiran K
Lampiran L
Laporan Jaga
Laporan Polis awal
Laporan Polis terkini

4.

Pemeriksaan oleh ahli Lembaga Pemeriksa:
Barang yang melebihi RM10,000.00
seunit dan keseluruhan RM100,000.00
oleh Lembaga Pemeriksa
Barang yang kurang RM10,000.00
seunit dan keseluruhan kurang
RM100,000.00 tanpa Lembaga
Pemeriksa

PROSES KERJA 9:
Proses Kerja Berhubung Dan Bekerjasama Dengan Guru-guru Dalam Pelaksanaan P&P Berasaskan
Sumber.
Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang –
Undang / Peraturan

1.

Mesyuarat Induk
- mengumpul Perancangan Tahunan
setiap Panitia.

2.

Membincangkan susunan
aktiviti/program Tahunan selari
dengan takwim PSS.

3.

Mendapat kelulusan daripada
Pengerusi atau Naib Pengerusi

4.

Menyediakan dokumen / bahan yang
diperlukan dalam aktiviti yang
dianjurkan.

5.

Melaksanakan aktiviti / P&P yang
dirancang.

6.

Menyediakan laporan.

Pengetua/Guru
Besar

CARTA ALIR PROSES KERJA 9:
Carta Aliran Proses Kerja Berhubung Dan Bekerjasama Dengan Guru-guru Dalam Pelaksanaan P&P
Berasaskan Sumber

Mesyuarat Induk
- mengumpul Perancangan Tahunan
setiap Panitia.

MULA

Membincangkan susunan aktiviti/program Tahunan selari dengan
takwim PSS.
Mula

Mendapat kelulusan daripada Pengerusi atau Naib Pengerusi

TAMAT
Menyediakan dokumen / bahan yang diperlukan dalam aktiviti yang
dianjurkan.
TAMBAH / PINDA
Melaksanakan aktiviti / P&P yang dirancang.

TIDAK
YA

Menyediakan laporan.

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 9:
Proses Kerja Berhubung Dan Bekerjasama Dengan Guru-guru Dalam Pelaksanaan P&P Berasaskan
Sumber
BIL
1.

2.

PROSES KERJA
Mesyuarat Induk
- mengumpul Perancangan Tahunan
setiap Panitia.
Membincangkan susunan aktiviti/program
Tahunan selari dengan takwim PSS.
Mendapat kelulusan daripada Pengerusi atau
Naib Pengerusi

3.
Menyediakan dokumen / bahan yang
diperlukan dalam aktiviti yang dianjurkan.
4.
Melaksanakan aktiviti / P&P yang dirancang.
5.
6.

Menyediakan laporan.

TANDAKAN
(/)

CATATAN

PROSES KERJA 10: PROSES KERJA 10:
Berhubung Dan Bekerjasama Dengan PSPN, PKG dan Perpustakan Awam Untuk Meningkatkan
Perkhidmatan Dan Program PSS

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

1.

Kenalpasti program / perkhidmatan
yang diperlukan

AJK Induk PSS
AJK Kerja PSS

2.

Berbincang dan mendapat kelulusan
daripada Pengerusi atau Naib
Pengerusi

Pengerusi atau
Naib Pengerusi

3.

Sediakan dokumen berkenaan.

4.

Dapatkan Pengesahan
atau Naib Pengerusi

5.

Pengerusi

Dapatkan perkhidmatan / program
daripada PSPN, PKG dan
Perpustakaan Awam

Pengerusi atau
Naib Pengerusi

SEKSYEN
UNDANG –
UNDANG /
PERATURAN

CARTA ALIRAN PROSES KERJA 10:
Berhubung Dan Bekerjasama Dengan PSPN, PKG dan/atau Perpustakan Awam Untuk
Meningkatkan Perkhidmatan Dan Program PSS

Kenalpasti program / perkhidmatan yang diperlukan

Berbincang dan mendapat kelulusan daripada Pengerusi atau Naib
Pengerusi
MULA
Mula
Sediakan dokumen berkenaan.
- Surat Rasmi
- Kertas Kerja / Maklumat Program

Dapatkan Pengesahan Pengerusi atau Naib Pengerusi

Dapatkan perkhidmatan / program daripada PSPN, PKG dan/atau
Perpustakaan Awam

TAMBAH / PINDA
TIDAK
YA
TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 10:
Berhubung Dan Bekerjasama Dengan PSPN, PKG dan Perpustakan Awam Untuk Meningkatkan
Perkhidmatan Dan Program PSS

BIL

PROSES KERJA

5.

Kenalpasti program / perkhidmatan yang diperlukan

6.

Berbincang dan mendapat kelulusan daripada
Pengerusi atau Naib Pengerusi

7.

Sediakan dokumen berkenaan.
- Surat Rasmi
- Kertas Kerja / Maklumat Program

8.

Dapatkan Pengesahan Pengerusi atau Naib
Pengerusi

9.

Dapatkan perkhidmatan / program daripada PSPN,
PKG dan Perpustakaan Awam

PROSES KERJA 11.1:
Memproses Bahan Buku

TANDAKAN
(/)

CATATAN

BIL

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

PROSES KERJA

1

Senaraikan bahan buku

2

Dapatkan maklumat pembekal

3

Dapatkan sebut harga

4

Memilih pembekal

5

Berhubung dengan pembekal

6

Menerima Delivery Order (DO)

7

Kelulusan Guru Besar/ Pengetua

8

Menerima buku dari pembekal

9

Menentukan buku yang diterima
sama seperti dalam Borang Pesanan

10

Periksa keadaan fizikal buku

11

Rekodkan butir-butir buku dalam
buku stok

12

Sediakan Slip Kerja

13

Sediakan kad katolog

14

Jalankan proses fizikal

15

Pamerkan buku baru

16

Ditempatkan di rak

CARTA ALIR PROSES KERJA 11.1:
Memproses Bahan Buku
MULA

Pengetua/Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Senaraikan bahan buku
Dapatkan maklumat pembekal
Dapatkan sebut harga
Memilih pembekal

Jika “TIDAK”

Jika “ YA”
Berhubung dengan pembekal
Menerima Delivery Order (DO)
Kelulusan Pengetua

Jika “TIDAK”

Jika “ YA”
Menerima buku dari pembekal
Menentukan buku yang diterima sama seperti dalam
Borang Pesanan

Jika “TIDAK”
Pulangkan kepada pembekal

Jika “ YA”
Periksa keadaan fizikal buku

Jika “TIDAK”

Jika “ YA”
Rekodkan butir-butir buku dalam buku stok
Sediakan Slip Kerja
Sediakan kad katolog
Jalankan proses fizikal
Pamerkan buku baru
Ditempatkan di rak
TAMA
T

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 11.1:
Memproses Bahan Buku
BIL

PERKARA

1

Senaraikan bahan buku

2

Dapatkan maklumat pembekal

TANDAKAN
(/)

CATATAN

3

Dapatkan sebut harga

4

Memilih pembekal

5

Berhubung dengan pembekal

6

Menerima Delivery Order (DO)

7

Kelulusan Guru Besar / Pengetua

8

Menerima buku dari pembekal

9

Menentukan buku yang diterima
sama seperti dalam Borang Pesanan

10

Periksa keadaan fizikal buku

11

Rekodkan butir-butir buku dalam
buku stok

12

Sediakan Slip Kerja

13

Sediakan kad katolog

14

Jalankan proses fizikal

15

Pamerkan

16

Ditempatkan di rak

PROSES KERJA 11.2:
Memproses Bahan Bukan Buku

BIL

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

PROSES KERJA

1

Senaraikan bahan yang hendak
dibeli

2

Dapatkan maklumat pembekal

3

Dapatkan sebut harga

4

Memilih pembekal

5

Berhubung dengan pembekal

6

Menerima Delivery Order (DO)

7

Kelulusan Pengetua

8

Menerima bahan dari pembekal

9

Menentukan bahan yang diterima
sama seperti dalam Borang Pesanan

10

Periksa keadaan fizikal bahan

11

Rekodkan butir-butir bahan dalam
buku stok

12

Sediakan Slip Kerja

13

Sediakan kad katolog

14

Jalankan proses fizikal

15

Pamerkan

16

Ditempatkan di rak/APD

CARTA ALIR PROSES KERJA 11.2:
Memproses Bahan Bukan Buku
MULA

Pengetua/Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Senaraikan bahan yang hendak dibeli
Dapatkan maklumat pembekal
Dapatkan sebut harga
Memilih pembekal

Jika “TIDAK”

Jika “ YA”
Berhubung dengan pembekal
Menerima Delivery Order (DO)
Kelulusan Guru Besar / Pengetua

Jika “TIDAK”

Jika “ YA”
Menerima bahan dari pembekal
Menentukan bahan yang diterima sama seperti dalam
Borang Pesanan

Jika “TIDAK”
Pulangkan kepada pembekal

Jika “ YA”
Periksa keadaan fizikal bahan

Jika “TIDAK”

Jika “ YA”
Rekodkan butir-butir bahan dalam stok
Sediakan Slip Kerja
Sediakan kad katolog
Jalankan proses fizikal
Pamerkan
Ditempatkan di rak
TAMA
T

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 11.2:
Memproses Bahan Bukan Buku

BIL

PERKARA

1

Senaraikan bahan yang hendak dibeli

2

Dapatkan maklumat pembekal

3

Dapatkan sebut harga

4

Memilih pembekal

5

Berhubung dengan pembekal

6

Menerima Delivery Order (DO)

7

Kelulusan Guru Besar/Pengetua

8

Menerima bahan dari pembekal

9

Menentukan bahan yang diterima sama
seperti dalam Borang Pesanan

10

Periksa keadaan fizikal bahan

11

Rekodkan butir-butir bahan dalam buku stok

12

Sediakan Slip Kerja

13

Sediakan kad katolog

14

Jalankan proses fizikal

15

Pamerkan

16

Ditempatkan di rak/APD

TANDAKAN
(/)

CATATAN

PROSES KERJA 12:
Menyedia Dan Mengedar Minit Mesyuarat J/Kuasa Induk , J/K Kerja PSS.
BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN /

SEKSYEN
UNDANG-

DIRUJUK
1.

Merujuk takwim PSS dan menerima
arahan daripada Pengerusi berkaitan
agenda mesyuarat, tarikh, masa, dan
tempat mesyuarat.

2

Menyediakan surat panggilan
mesyuarat kepada AJK yang terlibat.

3

Mengadakan mesyuarat dan
mencatat agenda/ minit mesyuarat.

4

Memproses minit mesyuarat.

5

Berbincang dan mendapat kelulusan
Pengerusi berkaitan minit mesyuarat.

6

Mengedarkan minit mesyuarat kepada
AJK yang terlibat dan memfailkan
minit mesyuarat.

7

Mengadakan tindakan susulan.

Pengetua/Guru
Besar

CARTA ALIR PROSES KERJA 12:
Menyedia Dan Mengedar Minit Mesyuarat J/Kuasa Induk , J/K Kerja PSS.

MULA
MULA

UNDANG /
PERATURAN

Merujuk takwim PSS dan menerima arahan
daripada Pengerusi berkaian agenda
mesyuarat, tarikh, masa, dan tempat
mesyuarat.
Menyediakan surat panggilan mesyuarat
kepada AJK yang terlibat.

Mengadakan mesyuarat dan mencatat
agenda/ minit mesyuarat.
Memproses minit mesyuarat.

Berbincang dan mendapat kelulusan
Pengerusi berkaitan minit mesyuarat.

Perbincangan
Tidak
Ya

Mengedarkan minit mesyuarat kepada AJK
yang terlibat dan memfailkan minit
mesyuarat.
Mengadakan tindakan susulan.

TAMAT

3. SENARAI SEMAK

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 12:
Menyedia Dan Mengedar Minit Mesyuarat J/Kuasa Induk , J/K Kerja PSS.
BIL

PERKARA

1.

Merujuk takwim PSS dan menerima
arahan daripada Pengerusi berkaitan

TANDAKAN
(√)

CATATAN

agenda mesyuarat, tarikh, masa, dan
tempat mesyuarat.
2

Menyediakan surat panggilan
mesyuarat kepada AJK yang terlibat.

3

Mengadakan mesyuarat dan
mencatat agenda/ minit mesyuarat.

4

Memproses minit mesyuarat.

5

Berbincang dan mendapat kelulusan
Pengerusi berkaitan minit mesyuarat

6

Mengedarkan minit mesyuarat kepada
AJK yang terlibat dan memfailkan
minit mesyuarat.

7

Mengadakan tindakan susulan.

PROSES KERJA 13 :
Pemantauan Dan Mengawal Selia Pelaksanaan Program PSS

BIL

PROSES KERJA

1

Mesyuarat Jawatankuasa

2

Memantau dan mengawal selia
pelaksanaan program

3
4

Menyemak hasil pemantauan
Penilaian

5

Laporan

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

Pengetua/Guru Besar

CARTA ALIR PROSES KERJA 13:
Pemantauan Dan Mengawal Selia Pelaksanaan Program PSS

SEKSYEN
UNDANG-UNDANG
/PERATURAN

MUL
A

Mesyuarat Jawatankuasa

Memantau dan mengawal selia pelaksanaan
program
Menyemak hasil pemantauan

Penilaian

Laporan

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 13:
Pemantauan Dan Mengawal Selia Pelaksanaan Program PSS

BIL

PERKARA

1

Mesyuarat Jawatankuasa

2

Memantau dan mengawal selia
pelaksanaan program
Menyemak hasil pemantauan
Penilaian
Laporan

3
4
5

TANDAKAN
(/)

CATATAN

PROSES KERJA 14:
Urusan Pengurusan Stok

BIL

PROSES KERJA

1.

Pastikan ada stok yang sesuai

2.

Susun barang mengikut kumpulan:
Kumpulan A:
30% barang yang mempunyai nilai
pembelian tahunan tertinggi
Kuantiti stok maksima 4 bulan
penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan
penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan
penggunaan
Kumpulan B:
Mengandungi 70% bakinya
Kuantiti stok maksima 6 bulan
penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan
penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan
penggunaan
Dan pembelian boleh dibuat apabila
tahap stok berada di stok minima atau
menokok stok

3.

Semak barang yang diterima
kualiti
kuantiti

4.

Semak dan rekod stok mengikut jenis:
Peralatan Pejabat – Kew 314:
Barang yang luak dan alatan pejabat
yang tak luak nilainya rendak dan tidak
ekonomik untuk dibaikpulih/selenggara

5.

Melantik pegawai “Pemverifikasi Stok”
bagi tujuan menyemak stok

6.

Buat pelupusan barang-barang bila
didapati:
 barang yang tidak diperlukan lagi
 barang yang tidak boleh digunakan
lagi
 syor daripada pemverifikasi

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

Pengetua/Guru
Besar

SEKSYEN
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN

CARTA ALIRAN PROSES KERJA 14:
Urusan Pengurusan Stok

MULA

Pastikan ada stok yang sesuai

Susun barang mengikut kumpulan:
Kumpulan A:
30% barang yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi
Kuantiti stok maksima 4 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Kumpulan B:
Mengandungi 70% bakinya
Kuantiti stok maksima 6 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan

Semak barang yang diterima
kualiti
kuantiti
Semak dan rekod stok mengikut jenis:
Peralatan Pejabat – Kew 314:
Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak nilainya rendak dan
tidak ekonomik untuk dibaikpulih/selenggara

Buat pelupusan barang-barang bila didapati:
barang yang tidak diperlukan lagi
barang yang tidak boleh digunakan lagi
syor daripada pemverifikasi

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 14:
Urusan Pengurusan Stok

BIL

PERKARA

1.

Pastikan ada stok yang sesuai

2.

Susun barang mengikut kumpulan:
Kumpulan A:
30% barang yang mempunyai nilai pembelian
tahunan tertinggi
Kuantiti stok maksima 4 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Kumpulan B:
Mengandungi 70% bakinya
Kuantiti stok maksima 6 bulan penggunaan
Angka menokok stok 3 bulan penggunaan
Kuantiti stok minima 2 bulan penggunaan
Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap
stok berada di stok minima atau menokok stok

3.

4.

5.
6.

TANDAKAN
(/)

Semak barang yang diterima
kualiti
kuantiti
Semak dan rekod stok mengikut jenis:
Peralatan Pejabat – Kew 314:
Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak
luak nilainya rendak dan tidak ekonomik untuk
dibaikpulih/selenggara
Melantik pegawai “Pemverifikasi Stor” bagi
tujuan menyemak stok
Buat pelupusan barang-barang bila didapati:
 barang yang tidak diperlukan lagi
 barang yang tidak boleh digunakan lagi
 syor daripada pemverifikasi

PROSES KERJA 15:
Promosi dan Menjadi Ahli Persatuan Perpustakaan Negeri

CATATAN

BIL

PROSES KERJA

1

Mendapatkan maklumat keahlian

2

Mendapatkan borang keahlian

3

Mengadakan taklimat PUSTAKAM

4

Mengisi borang keahlian PUSTAKAM

5

Menyenaraikan Ahli Persatuan
Perpustakaan Negeri di Sekolah

6

Mendapatkan maklumbalas kebajikan
ahli

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
Pengetua/Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
/PERATURAN

CARTA ALIR PROSES KERJA 15:
Promosi dan Menjadi Ahli Persatuan Perpustakaan Negeri

MUL
A

Mendapatkan maklumat keahlian

Mendapatkan borang keahlian

Mengadakan taklimat keahlian PUSTAKAM

Mengisi borang keahlian PUSTAKAM

Menyenaraikan Ahli Persatuan Perpustakaan
Negeri di Sekolah

Mendapatkan maklumbalas kebajikan ahli

Tamat

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 15:

Promosi Dan Menjadi Ahli Persatuan Perpustakaan Negeri

BIL

PERKARA

1

Mendapatkan maklumat keahlian

2

Mendapatkan borang keahlian

3

Mengadakan taklimat PUSTAKAM

4

Mengisi borang keahlian PUSTAKAM

5

Menyenaraikan Ahli Persatuan
Perpustakaan Negeri di Sekolah

6

Mendapatkan maklumbalas kebajikan
ahli

TANDAKAN
(/)

PROSES KERJA 16:
Menjalankan Penyelidikan Dan Kajian Tindakan Perkhidmatan PSS

CATATAN

BIL

PROSES KERJA

1

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

2

Kenalpasti masalah semasa
menjalankan penyelidikan dan
kajian

3

Tentukan kaedah penyelidikan
yang sesuai dengan perkhidmatan
PSS

4

Perlaksanaan penyelidikan yang
akan dijalankan

5

Dapatan daripada penyelidikan dan
kajian tindakan

6

Penilaian

7

Laporan

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
Pengetua/Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

CARTA ALIR PROSES KERJA 16:
Carta Aliran Penyelidikan Dan Kajian Tindakan Perkhidmatan PSS
MUL
A

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
Kenalpasti masalah semasa menjalankan
penyelidikan dan kajian
Tentukan kaedah penyelidikan yang sesuai
dengan perkhidmatan PSS
Perlaksanaan penyelidikan yang akan
dijalankan
Dapatan daripada penyelidikan dan kajian
tindakan

Penilaian

Laporan

Tamat

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 16:
Carta Aliran Penyelidikan Dan Kajian Tindakan Perkhidmatan PSS

BIL

PERKARA

1

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

2

Kenalpasti masalah semasa
menjalankan penyelidikan dan kajian

3

Tentukan kaedah penyelidikan yang
sesuai dengan perkhidmatan PSS

4

Perlaksanaan penyelidikan yang akan
dijalankan

5

Dapatan daripada penyelidikan dan
kajian tindakan

6

Penilaian

7

Laporan

TANDAKAN
(/)

CATATAN

PROSES KERJA 17
Menyediakan Laporan Serta Analisis Perlaksanaan Pembangunan Pengurusan Program Dan
Aktiviti Serta Kewangan PSS.

BIL.

PROSES

1.

Terima arahan daripada pihak
pentadbiran sekolah untuk
menyediakan laporan serta analisis
perlaksanaan pembangunan,
pengurusan program dan aktiviti
serta kewangan PSS.

2.

Memberi taklimat laporan serta
analisis perlaksanaan
pembangunan, pengurusan
program dan aktiviti serta
kewangan PSS kepada
jawatankuasa tadbir.

3.

Memberi taklimat laporan serta
analisis perlaksanaan
pembangunan, pengurusan
program dan aktiviti serta
kewangan PSS kepada
jawatankuasa kerja PSS
berdasarkan perancangan aktiviti
unit masing-masing.

4.

Mengadakan mesyuarat dengan
ahli jawatankuasa PSS
menyediakan laporan serta analisis
perlaksanaan pembangunan,
pengurusan program dan aktiviti
serta kewangan PSS pada tahun
berkenaan.

5.

Terima dan menyemak untuk
kelulusan pentadbir sekolah.

PENGAWAI YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Pengetua/Guru Besar

CARTA ALIR PROSES KERJA 17:
Laporan Serta Analisis Perlaksanaan Pembangunan, Pengurusan, Program Dan Aktiviti Serta
Kewangan PSS.

MULA

Terima arahan daripada pihak pentadbiran sekolah untuk

menyediakan laporan serta analisis perlaksanaan pembangunan,
pengurusan program dan aktiviti serta kewangan PSS.
Memberi taklimat laporan serta analisis perlaksanaan
pembangunan, pengurusan program dan aktiviti serta kewangan
PSS kepada jawatankuasa tadbir.
Memberi taklimat laporan serta analisis perlaksanaan
pembangunan, pengurusan program dan aktiviti serta kewangan
PSS kepada jawatankuasa kerja PSS berdasarkan perancangan
aktiviti unit masing-masing.

Setiap unit kerja menyediakan laporan serta analisis perlaksanaan
pembangunan , pengurusan program dan aktiviti serta kewangan
PSS serta kewangan PSS pada tahun berkenaan.

Mengadakan mesyuarat dengan ahli jawatankuasa kerja PSS
dan membentangkan laporan serta analisis perlaksanaan
pembangunan , pengurusan program dan aktiviti serta kewangan
PSS pada ahli jawatankuasa kerja unit masing-masing.
Tidak
Membuat keputusan hasil pembentangan laporan setiap unit
jawatankuasa kerja PSS dan mencatatkan keputusan tersebut
dalam minit mesyuarat jawatankuasa kerja PSS.
YA
Memberi taklimat kepada jawatan kuasa induk laporan
jawatankuasa kerja PSS.

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 17:
Laporan Serta Analisis Perlaksanaan Pembangunan, Pengurusan, Program Dan Aktiviti Serta
Kewangan PSS.

BIL
1

PERKARA
Membuat dasar perlaksanaan pembangunan ,

TANDAKAN
(/)

CATATAN

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12
13

pengurusan program PSS
Membuat belanjawan PSS
Merancang aktiviti PSS
Melaksanakan program pembangunan dan
pengurusan PSS
Merancang dan melaksana program
perkembangan staf.
Menjalankan aktiviti yang dirancang.
Menyelia dan memantau perlaksanaan
pembangunan dan pengurusan PSS
Menyedia dan mengedar minit mesyuarat JK/
Induk PSS.
Memantau dan menyelia perlaksanaan
pembangunan, dan pengurusan program PSS.
Membuat kajian tindakan.
Menyediakan laporan serta analisis
perlaksanaan
Pembangunan, pengurusan, program dan aktiviti
PSS.
Melengkapkan data dan laporan pembangunan
dan pengurusan.
Membuat semakan laporan.

PROSES KERJA 18:
Menghantar Data dan Laporan Perlaksanaan Program PSS Khasnya Laporan PSS dan NILAM
Kepada BTP Melalui PKG dan PSPN Pada Bulan SEPTEMBER Setiap Tahun.

BIL.

PROSES

PENGAWAI
YANG
MELULUSKAN
/ DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

1.

Terima arahan daripada pihak pentadbiran
sekolah untuk menyediakan laporan PSS
khasnya laporan PSS dan NILAM kepada
BTP melalui PKG dan PSPN pada bulan
Okt setiap tahun.

2.

Memberi taklimat tentang Program NILAM
dan melantik AJK NILAM .

3.

Memberi taklimat kepada AJK Pengurusan
tentang program NILAM.

4.

Mengadakan mesyuarat dengan Ahli
Jawatankuasa PSS.

5.

Terima dan menyemak untuk kelulusan
pentadbir sekolah.

Pengetua/Guru
Besar

CARTA ALIR PROSES KERJA 18:
Menghantar Data dan Laporan Perlaksanaan Program PSS Khasnya Laporan PSS dan NILAM
Kepada BTP Melalui PKG dan PSPN Pada Bulan OKT. Setiap Tahun.        

MULA

Terima arahan daripada pihak pentadbiran sekolah untuk
Menyediakan data dan laporan perlaksanaan Program NILAM.

Memberi taklimat laporan dan melantik AJK NILAM.

Memberi taklimat tentang program NILAM kepada AJK Pengurusan.

Melaksanakan program NILAM dan mengumpulkan maklumat
setiap bulan.

Menghantar data dan laporan NILAM kepada PKG dan PSPN pada
bulan Oktober.

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 18:
Menghantar Data dan Laporan Perlaksanaan Program PSS Khasnya Laporan PSS dan NILAM
Kepada BTP Melalui PKG dan PSPN Pada Bulan OKT. Setiap Tahun.        

BIL
1.

PERKARA
Terima arahan daripada pihak pentadbiran
sekolah untuk menyediakan laporan PSS
khasnya laporan PSS dan NILAM kepada BTP
melalui PKG dan PSPN pada bulan Okt setiap

TANDAKAN
(/)

CATATAN

tahun.
2.

Memberi taklimat tentang Program NILAM dan
melantik AJK NILAM .

3.

Memberi taklimat kepada AJK Pengurusan
tentang program NILAM.

4.

Mengadakan mesyuarat dengan Ahli
Jawatankuasa PSS.

5.

Terima dan menyemak untuk kelulusan
pentadbir sekolah.

6.

Terima arahan daripada pihak pentadbiran
sekolah untuk menyediakan laporan PSS
khasnya laporan PSS dan NILAM kepada BTP
melalui PKG dan PSPN pada bulan Okt setiap
tahun.

PROSES KERJA 19:
Proses Kerja Tugas-Tugas Lain Yang Diarahkan Oleh Pengurusan Sekolah.

BIL.

PROSES

1.

Terima arahan daripada pihak
pentadbiran sekolah untuk tugas-tugas
lain.

PENGAWAI
YANG
MELULUSKAN /
DIRUJUK
Pengetua /
Guru Besar

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

2.

Memberi taklimat kepada AJK yang
berkenaan.

3.

Melaksanakan tugas-tugas yang
diarahkan oleh pentadbir sekolah.

4.

Tindakan susulan.

CARTA ALIR PROSES KERJA 19:
Proses Kerja Tugas-Tugas Lain Yang Diarahkan Oleh Pengurusan Sekolah.

MULA

Terima arahan daripada pihak pentadbiran sekolah untuk
menjalankan tugas lain.

Memberi taklimat kepada AJK .

Membuat keputusan untuk menjalankan tugas-tugas lain.
Tidak
Ya

Membuat laporan mengenai tugas-tugas lain.

TAMAT

SENARAI SEMAK PROSES KERJA 19:
Proses Kerja Tugas-Tugas Lain Yang Diarahkan Oleh Pengurusan Sekolah.

BIL
1
2
3
4
5
6

PERKARA
Membuat dasar perlaksanaan pembangunan ,
pengurusan program PSS
Membuat belanjawan PSS
Merancang aktiviti PSS
Melaksanakan program pembangunan dan
pengurusan PSS
Merancang dan melaksana program
perkembangan staf.
Menjalankan aktiviti yang dirancang.

TANDAKAN
(/)

CATATAN

7
8
9
10
11

12
13

Menyelia dan memantau perlaksanaan
pembangunan dan pengurusan PSS
Menyedia dan mengedar minit mesyuarat JK/
Induk PSS.
Memantau dan menyelia perlaksanaan
pembangunan, dan pengurusan program PSS.
Membuat kajian tindakan.
Menyediakan laporan serta analisis
perlaksanaan
Pembangunan, pengurusan, program dan aktiviti
PSS.
Melengkapkan data dan laporan pembangunan
dan pengurusan.
Membuat semakan laporan.

Contoh dan perlu diubahsuai ikut keperluan sekolah anda sendiri
PERATURAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
PERATURAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH
11.1

Waktu perpustakaan dibuka
Isnin

hingga

Khamis

7.10 am hingga 3.30 pm

Jumaat
7.10 am hingga 12.00 tgh
Perpustakaan dibuka jika dirasakan perlu/arahan pengetua.
11.2

Kemasukan pelajar
11.2.1 Waktu persekolahan
a) Berpakaian seragam sekolah yang lengkap.
b) Merekodkan kemasukkannya di dalam buku yang disediakan di kaunter.
c) Masuk bersama guru sesuatu matapelajaran atau guru pengganti
(pelajar tidak dibenarkan masuk jika tiada guru yang mengawasinya.
d) Tidak boleh meninggalkan perpustakaan tanpa memberitahu guru yang
mengawasi/guru perpustakaan/pembantu pusat sumber.
11.2.2 Waktu petang
Berpakaian seragam sekolah yang lengkap.
11.2.3 Waktu-waktu lain
Hanya T – Shirt sekolah sahaja dibenarkan di samping pakaian lain
yang lengkap.

11.3

Semasa berada di dalam perpustakaan
a) Tidak boleh membuat bising.
a) Berkelakuan sopan.
b) Menjaga denganbaik buku-buku dan perabot perpustakaan.
c) Tidak boleh membawa masuk buku teks, kotak pensil, pisau atau
gunting.
d) Tidak dibenarkan makan, minum dan tidur.
e) Tidak dibenarkan menanggalkan tanda nama atau memakai tanda
nama pelajar.

11.4

Sebelum meninggalkan perpustakaan
a) Menyusun semula kerusi yang telah digunakan.
b) Menyusun semula buku-buku yang telah digunakan diraknya.
c) Meletakkan semula akhbar-akhbar dan majalah ke tempatnya.
d) Menunjukkan semua buku dan kertas-kertas semasa keluar kepada
pengawas pusat sumber yang bertugas dipintu.

11.5

Pinjaman Buku dan Pemulangan Buku
a) Setiap pelajar dibenarkan meminjam dua buah buku sahaja untuk sekali pinjam.
b) Tidak dibenarkan meminjam buku dengan menggunakan kad perpustakaan
pelajar lain.
c) Waktu peminjaman dan pemulangan buku.
HARI
Isnin - Jumaat

MASA
7.10 am – 7.40 am
10.20 am – 10.40 am

11.00 am – 11.20 am
2.10 pm – 4.15 pm
8.30 am – 12.00 am

Sabtu

d) Tempoh Peminjam
1.5.4.1
Buku Fiksyen dan bukan Fiksyen - 1 minggu
1.5.4.2
Buku Rujukan/Siri Ulangkaji
- 3 hari
e) Memastikan buku-buku yang dipinjam dalam keadaan baik.
f) Peminjam perlu mempastikan buku-buku yang dipinjamnya telah dicap tarikh
pemulangan yang betul.
g) Peminjam perlu menulis nama tingkatan pada kad peminjam buku.
h) Buku-buku yang dipinjam tidak dibenarkan dibawa masuk ke perpustakaan.
11.6

Denda
a. Buku yang lewat dipulang;
a) Buku Fiksyen:
Hari Pertama
= 10 sen
Hari-hari Berikutnya
= 5 sen
b) Buku Rujukan: Hari Pertama
= 20 sen
Hari-hari Berikutnya
= 10 sen
b. Buku yang hilang, harga buku dan denda tambahan sebanyak RM3.00
c. Digantung kad pinjaman.
- telah melakukan beberapa kali perkara yang menyalahi undang-undang
perpustakaan.

11.7

Kad Pinjaman
a) Seorang pelajar berhak memiliki hanya dua keeping kad pinjaman (kecuali
Pengawas Pusat Sumber yang dibenarkan memiliki tiga keeping kad)
b) Pada tiap-tiap awal tahun (awal persekolahan), pelajar-pelajar tingkatan 1 akan
diberi dua keeping kad secara percuma. Sekiranya kad tersebut hilang pelajarpelajar boleh mendapatkan kad yang baru dengan harga 40 sen sekeping.
c) Tiap-tiap orang ahli perpustakaan akan diberi nombor ahli yang dicapkan pada
kad pinjamannya
d) Kad pinjaman tidak boleh ditukar milik.
e) Pelajar-pelajar tidak dibenarkan meminjamkan kadnya kepada orang lain.
f) Kad-kad ini perlu berada dalam keadaan yang baik dan sebarang pengubahsuaian
terhadapnya tidak akan diperakukan.
g) Gambar-gambar ukuran pasport perlu ditampal pada kad pinjaman ini. Salinan
Photostat juga boleh digunakan asalkan jelas. Gambar yang telah diubahsuai tidak
akan dianggap sah.
Contoh Kad
HADAPAN
KAD AHLI
PERPUSTAKAAN

GAMBAR
UKURAN
PASPORT

BELAKANG
Nama :
K/P :
Tingkatan

Tahun

(UNDANG-UNDANG PERPUSTAKAAN INI TERTAKLUK KEPADA PINDAAN DAN
PELAJAR-PELAJAR AKAN DIBERITAHU MENGENAINYA TERLEBIH DAHULU)

PENYUSUNAN BUKU
11..8 Sistem Penyusunan
a) Buku-buku disusun berdasarkan Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey. Menurut
system ini buku-buku dikelaskan kepada;
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900

KARYA AM
FALSAFAH
AGAMA
SAINS KEMASYARAKATAN
BAHASA
SAINS TULEN
TEKNOLOGI
KESENIAN
KESUSASTERAAN
GEOGRAFI DAN SEJARAH AM

b) Pengkelasan am ini dibahagikan kepada bahagian-bahagian yang lebih kecil dan
lebih khusus.

11.9

Sudut-sudut khas
Sudut-sudut khas diwujudkan bertujuan untuk kemudahan pengguna-pengguna
perpustakaan. Diantara sudut-sudut berkenaan ialah:
a)
Sudut akademik
Buku-buku yang dipilih berdasarkan keperluan sesuatu mata pelajaran.
Buku-buku dari sudut ini tidak boleh dipinjam kerana ia merupakan
rujukan terakhir pelajar jika buku-buku yang sama di rak terbuka telah
dipinjam.

c) Sudut guru
Buku-buku pilihan yang sesuai untuk kegunaan guru-guru. Buku-buku dari
sudut ini hanya boleh dipinjam oleh guru.
d) Sudut siri ulangkaji – PMR, SPM, dan STPM
Mengandungi buku-buku siri ulangkaji PMR, SPM, dan STPM. Buku tiap-tiap
mata pelajaran diletakkan di rak-rak tersendiri. Buku-buku ini termasuk dalam
golongan buku ‘RED SPOT’ yang boleh dipinjam selama 3 hari sahaja.
e) Sudut pameran
Mengandungi buku-buku baru yang terdapat di perpustakaan.
f) Sudut bahan-bahan bercetak yang lain
Mengandungi laporan, bulletin, jurnal dan sebagainya.
g) Sudut soalan
Mengandungi soalan-soalan peperiksaan yang telah dijilidkan. Soalan-soalan
ini terdiri daripada soalan peperiksaan dalaman, soalan peperiksaan
percubaan PMR, SPM, dan STPM tahun-tahun lepas. Buku-buku soalan ini
tidak boleh dipinjam dan dibawa keluar dari perpustakaan.
11.10

SURAT KHABAR
Perpustakaan juga menyediakan surat-surat khabar untuk kemudahan pelajar.
Pelajar-pelajar tidak dibenarkan membawa keluar surat khabar semasa atau juga
surat khabar lama. Di antara surat khabar yang disediakan di perpustakaan ialah;
BERITA HARIAN
UTUSAN MALAYSIA
THE NEWS STRAITS TIME
THE STAR
(Tertakluk kepada perubahan dan keperluan semasa)
MAJALAH

11.11 Majalah Red Spot
Majalah-majalah juga ada disediakan di perpustakaan. Majalah-majalah ini
ditempatkan di kaunter perpustakaan dan dijadikan majalah ‘Red Spot’. Pelajar-pelajar yang
ingin membacanya perlu menulis nama mereka dalam buku yang disediakan. Langkah ini
bertujuan untuk mengelakkan pelajar merosakkan majalah-majalah berkenaan. Majalahmajalah yang diletakkan di kaunter ini ialah majalah semasa. Majalah-majalah lama
diletakkan di rak majalah yang disediakan.
Di antara majalah yang boleh di dapati:

AL ISLAM
DEWAN KOSMIK
DEWAN SISWA
DEWAN MASYARAKAT
DEWAN BUDAYA
DEWAN SASTERA
JURNAL DEWAN BAHASA
PELITA BAHASA
MASTIKA
KELUARGA
ANIS
MAJALAH PC
ORGANISASI PERPUSTAKAAN
11.13 Pentadbiran dan pengurusan
Perpustakaan merupakan satu cabang pusat sumber sekolah. Di sekolah Menengah Seri
Tanjong ini beberapa orang guru telah dilantik menguruskannya dengan dibantu oleh
pelajar-pelajar yang menjawat jawatan sebagai Pengawas Perpustakaan. Untuk
melicinkan lain pengurusannya seorang Pembantu Pusat Sumber telah dilantik dari
kalangan kakitangan sekolah. Beliau bertugas di Pusat Sumber dari pukul 7.00 pagi
hingga 2.00 petang.
11.14

Pengawas Perpustakaan
a Terdiri dari kalangan pelajar yang berminat.
b Dilantik oleh pihak pegurusan perpustakaan.
C Iklan jawatan akan dikeluarkan oleh pihak perpustakaan pada pertengahan
tahun.
d. Apabila telah dilantik menjadi Pengawas Perpustakaan pelajar tersebut tidak boleh
menjadi Pengawas Sekolah dan begituleh sebaliknya.
e. Apabila telah dilantik menjadi Pengawas Perpustakaan pelajar tersebut secara
automatik menjadi ahli Kelab Perpustakaan dan keahliannya dalam kelab-kelab
lain tergugur.
f. Pengawas Perpustakaan yang baru dilantik akan didedahkan dengan tugas-tugas
pengurusan perpustakaan melalui satu kursus jangka pendek.
g. Pengawas perpustakaan mestilah amanah, jujur, dan bertanggungjawab.
PERATURAN TAMBAHAN UNTUK GURU

11.15 Membawa pelajar
a) Guru perlu berada bersama-sama pelajar sepanjang masa di perpustakaan.
b) Pastikan pelajar tidak membawa masuk barang-barang seperti peraturan yang
ditetapkan.
c) Mengisikan segala maklumat dalam Rekod Penggunaan Perpustakaan Dalam
Waktu Pembelajaran Sekolah yang boleh diperolehi di kaunter pinjaman
perpustakaan.
d) Memastikan pelajar-pelajar yang dibawa duduk berkumpul di satu tempat.
e) Semasa berada di dalam perpustakaan, sila pastikan pelajar-pelajar tidak keluar
dan masuk dengan sewenag-wenangnya.

f) Semasa pelajar keluar guru dikehendaki mengawasinya supaya pelajar-pelajar