Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1
Kearsipan
Kearsipan memiliki peranan sebagai sumber ingatan, pusat informasi
serta sebagi alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi atau
instansi pemerintahan dalam rangka melaksanakan kegiatan yang akan
berlangsung. Kearsipan menyangkut kegiatan yang berhubungan dengan
surat-surat dan dokumen penting lainnya.
Menurut Webster yang dikutip oleh Ketelaar (2001), “Kearsipan
merupakan kegiatan untuk mengumpulkan catatan atau dokumen, seringkali
dipahami sebagai aktivitas yang dilakukan setelah penciptaan sebuah
dokumen”.
Menurut Basir Barthos (2007: 2), menyatakan bahwa kearsipan
adalah:
Suatu bandan yang melakukan kegiatan pencatatan, penanganan,
penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai
arti penting dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang
dapat dipertanggung jawabkan.
Dari penjelasan diatas dapat dinyatakan kearsipan adalah kegiatan
pengelolaan catatan rekaman atau sumber informasi yang memiliki nilai
kegunaan yang terencana, baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar
mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
7
Universitas Sumatera Utara
2.1.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah sebuah tempat untuk menemukan informasi, seperti
halnya diperpustakaan dimana orang-orang mencari informasi dari buku dan
melakukan penelitian, mereka yang melakukan penelitian melalui arsip
mengumpulkan secara langsung fakta dan bukti dari surat, laporan, catatan,
foto-foto, audio, vidio rekaman, dan dari segala sumber (Potter:2003).
Kemudian menurut Barthos (2007: 2) “Arsip dapat diartikan sebagai
suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan
penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti
penting baik menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan
dengan
menetapkan
suatu
kebijakan
dan
sistem
yang
dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan juga
dinyatakan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Keberadaan arsip tidak telepas dari pelaksanaan fungsi unit-unit kerja
dalam struktur organisasi suatu instansi. Setiap kegiatan pelaksaan yang
tercipta dari fungsi tersebut terekam dalam media tertentu yang diberinama
arsip. Dengan demikian arsip merupakan bearing ( Michael Cook, 1986),
8
Universitas Sumatera Utara
dalam berbagai bentuk dan corak yang berkembang cepat sejalan dengan
perkembangan teknologi informasi.
Dari pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa arsip adalah
sekumpulan tulisan, dokumen yang disimpan sebagai sumber informasi
untuk dijadikan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan pada suatu
organisasi atau instansi.
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip
Menurut UU No.43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan atas dua:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya
dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip
dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan Arsip
dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di
dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan
arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
9
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya menurut Barthos (2007) berdasarakan fungsinya arsip
dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
Tujuan kearsipan telah dijelaskan pada pasal 3 Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1971 adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Dari beberapa penjelasan mengenai tujuan dan fungsi arsip , dapat
dinyatakan bahwa arsip sangat memegang perananan penting bagi
organisasi, maupun instansi pemerintahan.
2.1.3
Peranan Arsip
Peranan kearsipan sangat penting dalam menunjang kelancaran
kegiatan administrasi.
10
Universitas Sumatera Utara
Menurut Riza dan Syahyuman (2013) “Kearsipan memiliki peranan
sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan
kegiatan-kegiatan di kantor-kantor lembaga negara, swasta, maupun
perguruan tinggi”.
Dapat dikatakan arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi
kelangsungan proses kegiatan suatu organisasi ataupun instansi.
2.1.4
Jenis Arsip
Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip
berbeda-beda juga.
Menurut Widjaja (1986) “penggolongan arsip berdasarkan fungsi
arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis
dan arsip statis”.
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada
umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:
a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih digunakan terus menerus
bagi
kelangsungan
pekerjaan
di
lingkungan
unit
pengolahannya dari suatu organisasi.
b.
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya
sudah mulai menurun dari arsip aktif.
11
Universitas Sumatera Utara
c. Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara
terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau
hanya digunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung
dalam
perencanaan,
penyelenggaraan
pelayanan
ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk
menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.
2.2
Arsip Statis
Dalam daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan
beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum
yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena
memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan
memiliki
kewajiban
melestarikan
arsip
statis
sebagai
bahan
pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka
pembentukan jati diri bangsa.
Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah,
dan
didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan
kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original
order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis
dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan kesejarahan, layanan
penelitian,dan layanan publik.
12
Universitas Sumatera Utara
2.2.1 Pengertian Arsip Statis
Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
dinyatakan, arsip statis adalah “arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan
keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau
lembaga kearsipan”.
Selanjutnya menurut Mirnani yang dikutip oleh Riza dan syahyuman
(2013),
“arsip statis merupakan arsip yang tidak lagi digunakan bagi
kepentingan organisasi dan memiliki nilai berkelanjutan. Arsip statis tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan,
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara”.
Berdasarkan pengertian arsip statis yang telah dikemukakan di atas
dapat dinyatakan bahwa arsip statis merupakan jenis arsip yang yang secara
tidak langsung dipergunakan dalam berbagai kegiatan seperti perencanaan,
dan
penyelenggaraaan
administrasi
organisasi
ataupun
institusi
pemerintahan.
2.2.2 Tujuan Arsip Statis
Menurut Novyanti (2010) Arsip statis bagi pemerintah memiliki
tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang
perencanaan,
pelaksanaan
dan
penyelenggaraan
kehidupan
13
Universitas Sumatera Utara
kebangsaan
serta
menyediakannya
untuk
kegiatan
yang
ada
di
pemerintahan.
Dapat dinyatakan Tujuan dari arsip statis adalah agar arsip yang
dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali serta memberikan mafaat
kepada organisasi, instansi, maupun peneliti yang membutuhkannya.
2.2.3 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis secara umum disimpan, dilestarikan, diolah dan
didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan
kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original
order-nya.
Menurut Riza dan Syahyuman (2013), Arsip statis memiliki fungsi
sebagai berikut:
1)
Sebagai memori perusahaan atau perorangan
2)
Untuk pembuktian
3)
Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
4)
Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
5)
Untuk keselamatan manusia
6)
Untuk kepentingan masyarakat
7)
Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
8)
Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
9)
Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan
14
Universitas Sumatera Utara
10)
Untuk menelusur silsilah
11)
Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
12)
Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian
nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi,
maupun hak lainnya.
Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip
dirancang untuk memenuhi kebutuhan kesejarahan, layanan penelitian, serta
layanan publik.
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis
Arsip statis juga disebut permanen record atau arsip abadi. Arsip yang
secara tidak langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
negara dan memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama
lamanya. Arsip statis tidak lagi berada di organisasi penghasil arsip, tetapi
telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan kata lain, arsip
statis sudah tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat (Arsip
Nasional Pusat) dan Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah (Arsip
Nasional Daerah). Menurut kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat
golongan, yaitu: arsip vital, arsip penting, arsip biasa dan arsip tidak
penting.
Dari keempat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen
adalah arsip vital. Arsip vital memiliki nilai historis, ilmiah, atau
mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat abadi. Oleh karena
15
Universitas Sumatera Utara
itu arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat
diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya telah hilang. Menurut
Wursanto yang dikutip oleh Fadli (2011) , contoh waktu penyimpanan untuk
masing-masing golongan arsip adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip
Sumber: (Fadli, 2011)
Wursanto (1991) juga memberikan gambar arsip-arsip yang dapat
digolongkan dalam arsip vital
1. Dalam Bidang Politik dan Pemerintahan
a. Teks sumpah pemuda
b. Teks proklamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato kenegaraan presiden setiap tanggal 16 Agustus
menjelang peringatan Hari Kemerdekaan R.I
e. Teks pidato presiden dalam mengantar nota keuangan di depan
rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks pidato Presiden dalam rangka pertanggungjawaban pemerintah
di depan Sidang Mejelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) R.I.
g. Dan lain-lain
16
Universitas Sumatera Utara
2. Dalam Kegiatan Organisasi
a. Surat-surat piagam, surat hak, hipotik
b. Stock kapital
c. Buku besar umum
d. Kutipan surat pajak
e. Pola perencanaan (tata kota)
f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran
h. Neraca
i. Hak cipta, merek dagang, paten
j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan
l. Akta, hak pakai
m. Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen
n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan
o. Akta pendirian organisasi/perusahaan
p. Peta: tanah, daerah penelititan
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan
r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang
tidak bergerak lainnya
s. Dokumentasi/foto-foto udara
t. Dan lain-lain
17
Universitas Sumatera Utara
Dari masing-masing organisasi tentu memiliki kebijakan sendiri untuk
menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau
tidak, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dan yang akan dicapai oleh
tiap-tiap organisasi, namun sampai saat ini belum ada ketentuan atau
pedoman yang pasti.
Sedangkan menurut Terry yang dikutip oleh Wursanto (1991)
mengemukakan bahwa “arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 tahun”.
Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan
salah satu kegitan dalam bidang penyusutan arsip.
Suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh
masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipeliahara
dan di lestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks menggambarkan
komposisi volume suatu arsip organisasi sebagai berikut :
1. 10% arsip yang akan dilestarikan (statis)
2. 25% arsip dalam kategori aktif
3. 30% arsip memasuki masa inaktif
4. 35% arsip yang musnah (Ricks, 1992: 101-102)
Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa ruang lingkup pengelolaan
arsip statis terbatas pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau
permanen. Terdapat beberapa perbedaan dalam menentukan jangka waktu
peyimpanan setiap dokumen, akan tetapi untuk masalah pedoman atau
ketetapan belum ada yang pasti, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan
dari masing-masing organisasi.
18
Universitas Sumatera Utara
2.3
Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah
organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang
diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai
dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.
Sugiarto yang dikutip oleh Lungvy dan Pramusinto (2014),
menyatakan bahwa ruang lingkup Manajemen kearsipan meliputi aspek
POAC yang merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating,
Controling. Planning (perencanaan) merupakan
aspek perencanaan
dibidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar
perlu diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat
memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu
dimusnahkan dan juga dilestarikan.
Langkah-langkah dalam pengelolaan arsip meliputi:
1) Pegawai/petugas yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapi,
2) Keuangan
yang
mendukung
untuk
keberhasilan
rencana
pengurusan arsip
3) Peralatan yang memadai,
4) Sistem atau metode penyimpanan, dan
5) Pemilihan sistem penataan berkas.
Ruang lingkup manajemen selanjutnya adalah actuating yaitu
meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnahan atau
pelestarian
termasuk
didalamnya
masalah
pemeliharaan,
melalui
19
Universitas Sumatera Utara
pengawasan yang cermat serta terarah. Lingkup manajemen kearsipan yang
terakhir adalah controlling, yang meliputi pengawasan dari semua
komponen dari manajemen kearsipan.
Dari beberapa pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa
pengelolaan arsip merupakan suatu pendekatan terhadap sistem penciptaan
sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi atau
instansi yang dilakukan secara permanen dan dapat dijadikan sumber
informasi.
2.3.1
Evaluasi Pengelolaan Arsip
Dalam bahasa inggris evaluation (evaluasi) berarti penilaian atau
penaksiran. Evaluasi dinyatakan sebagai kegiatan yang terencana untuk
mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan
hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.
Evaluasi adalah proses untuk menentukan nilai terhadap sebuah objek
tertentu berdasarkan suatu kriteria tertentu pula (Sudjana, 1990).
Menurut
Hamalik
(2010)
kriteria
evaluasi
yang
dapat
dipertanggungjawabkan:
1.
Efektifitas: yang mengidentifikasi apakah pencapaian tujuan yang
diinginkan telah optimal.
2.
Efisiensi: menyangkut apakah manfaat yang diinginkan benar-benar
berguna atau bernilai dari program publik sebagai fasilitas yang
dapat memadai secara efektif.
20
Universitas Sumatera Utara
3. Responsivitas : yang menyangkut mengkaji apakah hasil kebijakan
memuaskan kebutuhan/keinginan, preferensi, atau nilai kelompok
tertentu terhadap pemanfaatan suatu sumber daya.
Dari penjelasan di atas, dapat dinyatakan bahwa evaluasi pengelolaan
arsip adalah proses untuk memberikan nilai kepada pengelolaan semua
aspek arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, hingga
penyusutan arsip berdasarkan kriteria manajemen arsip.
2.3.2
Pengelolaan Arsip Statis
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan dinyatakan, pengelolaan arsip statis adalah “proses pengendalian
arsip statis secara efesien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik
dalam suatu sistem kearsipan nasional”.
Menurut Ismiatun (2001) manajemen arsip statis merupakan suatu
kegiatan penanganan arsip statis dari sebelum arsip dipindahkan ke lembaga
arsip hingga disajiakan kepada pengguna arsip. Sedangkan tujuannya adalah
agar arsip yang dirawat dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat
kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti dan pengguna arsip. secara
umum mencakup kegiatan:
1.
Akuisisi dan Penilaian arsip (Acquisition and Records
Appraisal) merupakan sebuah kegiatan dalam pengembangan
jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan sebuah lembaga arsip.
21
Universitas Sumatera Utara
Secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi
(sumbangan),
transfer
(pemindahan),
atau
pembelian
(purchases) (Reed, 1993: 137).
2.
Pengolahan Arsip disebut juga inventarisasi arsip statis. Hasil
dari pengolahan tersebut adalah terciptanya akses terhadap arsip
dengan wujud finding aids (sarana temu balik arsip). Dalam
membuat inventaris di pakai dua prinsip yang menjadi pedoman:
a) Prinsip asal-usul , menurut prinsip ini arsip dikelola
berdasarkan asal-usul lembaga pencipta arsip yang
memiliki otoritas tertinggi.
b) Prinsip aturan asli, menurut prinsip ini arsip harus diatur
sesuai dengan aturan yang dipergunakan pada masa
dinamisnya. Penataan harus sama dengan pada saat arsiparsip tersebut pada lembaga pencipta.
3.
Deskripsi Arsip adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat
dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta
segenap komponennya (International Council on Archives,
2000). Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsurunsur sebagai berikut:
a) Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya)
b) Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di
mana)
22
Universitas Sumatera Utara
c) Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan,
dan sebagainya)
d) Tanggal surat dibuat
e) Bentuk luar (lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan
volume arsip)
f) Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas
pembuat
Selanjutnya dalam keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105
Tahun 2004 tentang pengelolaan arsip statis juga dinyatakan, Pengelolaan
arsip statis adalah “suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan,
perawatan, penyelamatan, penggunaan, dan pembinaan atas pelaksanaan
serah terima arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan”.
1.
Pengumpulan
Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :
a) Penilaian yang dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan
kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti
pertanggung jawaban nasional. Dalam hal hasil penilaian yang
menunjukkan arsip statis tidak lengkap dan/atau mengalami
kerusakan kondisi fisiknya namun mempunyai nilai informasi bagi
bukti pertanggungjawaban nasional, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota :
23
Universitas Sumatera Utara
1. Meminta
Lembaga-lembaga
Negara
dan
Badan-badan
Pemerintahan baik pusat maupun daerah, badan-badan swasta
dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip statis;
2. Menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan
terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
Hasil penilaian yang menunjukkan arsip statis tidak mempunyai
nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Pimpinan
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota mengembalikan arsip kepada
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik
Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan dapat
memberi rekomendasi untuk dimusnahkan.
b) Penataan terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan
penataan dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan
informasi yang dikandungnya dan bentuk atau media arsip
statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata cara dan
teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan,
penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.
c)
Pembuatan daftar arsip statis terhadap arsip statis yang
diterima, didata dan dicatat dengan cara dan teknik tertentu
dalam
daftar
arsip
statis
oleh
Lembaga
Kearsipan
Kabupaten/Kota.
24
Universitas Sumatera Utara
2.
Penyimpanan
Penyimpanan
arsip
statis
dilaksanakan
pada
tempat
khusus
penyimpanan arsip statis. Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai
dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis
yang diatur oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
3.
Perawatan
Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan
restorasi terhadap terjadinya kerusakan. Perawatan arsip statis melalui
kegiatan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung
dalam arsip statis. Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi ditujukan
terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan. Kegiatan
pencegahan dilakukan dengan :
1. Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis
2. Mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis
3. Mensterilkan dari perusak arsip
4. Merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami
kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan
ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis
5. Menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai
dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis
6. Mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis
secara berkala
7. Kegiatan lain yang diperlukan.
25
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan kegiatan restorasi dilakukan dengan :
1. Mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
2. Menentukan metode dan rangka ian tindakan perbaikan kondisi fisik
arsip statis yang mengalami kerusakan;
3. Melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai
dengan metode dan rangka tindakan perbaikan.
Pelaksanaan kegiatan restorasi dilakukan dengan memperhatikan
keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
4.
Penyelamatan
Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan
keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalih
bentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberitahukan secara tertulis
kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan Pemerintahan, baik Pusat
maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau perorangan pencipta atau
penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat dan/atau dialihbentukan
ke dalam media lain.
5.
Penggunaan
Arsip statis yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
digunakan
untuk
kepentingan
kegiatan
pemerintahan,
penelitian,
26
Universitas Sumatera Utara
pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta
penyebaran informasi.
Penggunaan arsip statis dilaksanakan dengan tetap memperhatikan
keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku. Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam
dan/atau di luar lingkungan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat menghentikan
kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya tidak sesuai
dengan penggunaan arsip statis. Arsip statis yang sifatnya rahasia untuk
diketahui umum, hanya dapat digunakan setelah mendapat izin tertulis dari
Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam Keputusan
Presiden.
6.
Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis
Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga-
lembaga dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah
sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dilaksanakan pembinaan
atas pelaksanaan serah arsip statis. Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip
statis dimaksudkan agar arsip statis yang diserahkan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota mempunyai kelengkapan dan keutuhan kondisi fisiknya
serta nilai informasi bagi pertanggungjawaban nasional.
27
Universitas Sumatera Utara
Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara
pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang :
a) arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b) sumber daya manusia kearsipan;
c) sarana dan prasarana kearsipan.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :
a) bimbinngan;
b) konsultasi;
c) penyuluhan;
d) supervisi dan pemantauan;
e) pendidikan dan pelatihan
Dari berbagai penjelasan diatas, dapat dinyatakan pengelolaan arsip
statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efektif, efesien, serta
sistematis yang meliputi akuisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik.
2.3.3 Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami
dalam manajemen kearsipan. Banyak bagian saling berhubungan yang
28
Universitas Sumatera Utara
bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang
efektif dan efisien (Sedarmayanti)
Menurut Ricks (1992) daur hidup arsip meliputi:
“creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings,
copies, microform, computer input/output), distribution (internal dan
external), use (decision making, documentation, response, reference,
legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition
(inactive storage, archive, discard, destroy)”
Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian,
penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip
inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen.
Dari penjelasan dari daur hidup arsip (life cycle) di atas dapat
diperoleh informasi bahwa arsip juga mempunyai proses perjalanan hidup
yang dimulai dari penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan,
pemindahan (penyusutan) dan akhirnya disimpan secara permanen.
Rangkaian dalam kegiatan manajemen arsip statis dapat dilihat dari gambar
daur hidup arsip sebagai berikut:
29
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip Statis
Sumber : Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM Yogyakarta
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa kegiatan pengelolaan
arsip statis dimulai dari kegiatan akuisisi, deskripsi, pemeliharaan,
perawatan, penggunaan, dan temu kembali. Dari kegiatan daur hidup
arsip statis tersebut, maka dapat dijelaskan sebagai berikut:
2.3.3.1
Akuisisi (Acquisition)
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam pengembangan
jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan sebuah lembaga arsip.
Secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan),
transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993).
Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja
yang
berbeda.
Pelaksanaanya
dapat
berupa
dari
instansi/lembaga/perorangan, begitu juga penarikan arsipnya.
Dalam Undang-Undang kearsipan Nomor 7 Tahun 1971 telah
menegaskan bahwa instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya
yang sudah tidak bernilai guna primer kepada Arsip Nasional.
Dalam proses akuisisi hal yang perlu diperhatiakan adalah
Penilaian arsip (record appraisal) yang merupakan suatu pengujian
terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap
sejarah arsip.
Menurut The Society of Americant Archivist Committee on
Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus
30
Universitas Sumatera Utara
penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum,
dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian,
penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford,
1977). Agar penilaian arsip dapat dilakukan secara optimal, maka
dalam melakukan penilaian harus memperhatikan beberapa hal, antara
lain :
1. Kepentingan lembaga pencipta (creating agency)
2. Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan
materinya.
3. Peraturan perundang-undangan kearsipan
4. Kepentingan masyarakat
5. Pertanggungjawaban nasional.
Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa akuisisi
dan penilain arsip merupakan kegiatan dalam menyeleksi arsip yang
memiliki referensi dan untuk penelitian yang memiliki nilai guna yang
tinggi.
2.3.3.2
Deskripsi (Description)
Menurut Rusidi (2010: 3), Deskripsi arsip merupakan “kegiatan
penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang
dideskripsikan secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu
deskripsi”.
Deskripsi arsip dalam kamus kearsipan diartikan sebagai
“penyiapan sarana penemuan arsip untuk memfasilitasi pengendalian
31
Universitas Sumatera Utara
dan penggunaan khasanah arsip sesuatu instansi/organisasi agar dapat
digunakan untuk layanan publik”
Pendeskripsian arsip merupakan suatu proses pencatatan arsip
berdasarkan ciri-ciri dan informasi yang terdapat didalamnya dan
dapat dilakukan pada perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata
baik . Bisa juga dilakukan pada tingkat perlembar bagi arsip lepas dan
tidak utuh. Di dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip
sangat diperlukan untuk kegiatan penemuan kembali arsip yangmudah
dan efesien.
2.3.3.3
Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Tujuan dari pemeliharaan arsip adalah untuk melestarikan
kandungan infomasi dari arsip dengan menggunakan media lain atau
melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat
digunakan secara optimal. Langkah ini berguna agar kondisi fisik
arsip tetap terjaga secara utuh sehingga dapat digunakan dalam jangka
waktu yang lama. Pentingnya pemeliharaan arsip, karena arsip
merupakan suatu informasi yang dapat mempertahankan hak milik
seseorang, instansi maupun negara (Riza dan syahyuman, 2013).
Aktivitas pada tahap ini ini mencakup perawatan yang stabil
bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode penanganan dan
penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil
(misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil,
mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu
32
Universitas Sumatera Utara
format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi),
menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang
terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat
dari kertas karton bebas asam), memperbaiki dokumen-dokumen
untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol
terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana
yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon
terhadap terjadinya bencana (Fadli, 2011).
Pemeliharaan secara umum mencakup semua kegiatan untuk
memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal tersebut dilakukan
agar mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsiparsip, serta untuk mencegah hilangnya nilai informasi yang
dikandungnya.
2.3.3.4
Perawatan (Currative Conservation)
Sebagian besar penyebab kerusakan dokumen adalah akibat
kerusakan lingkungan yang tidak stabil; diantaranya faktor biologis,
penanganan dokumen yang ceroboh, bencana alam dan manusia, tinta
yang tidak kekal dan asam, dan tekonologi yang dihasilkan dari
format hardware dan software sudah usang yang membuat informasi
tersebut tidak dapat diakses lagi (Jones & Ritzentholer yang dikutip
oleh Ngulube, 2003).
Harvey yang dikutip oleh Oweru dan Mnjama (2014)
mendefinisikan konservasi merupakan “kebijakan dan praktek-praktek
33
Universitas Sumatera Utara
yang terlibat dalam melindungi bahan Perpustakaan dan arsip dari
semua kerusakan, ,termasuk juga metode dan teknik yang dirancang
oleh staf teknis”.
Sedangkan Tujuan utama dari konservasi adalah “untuk
memperpanjang umur warisan dokumenter dan untuk memastikan
aksesibilitas jangka panjang koleksi oleh badan-badan pemerintah,
lembaga-lembaga, organisasi bisnis, dan masyarakat luas” (Fransham,
2007).
Dari penjelasan di atas, tahap
preventive conservation
merupakan salah satu tahap pengelolaan arsip yang bertujuan untuk
melindungi arsip dari kerusakan dan kehancuran yang bisa saja terjadi.
2.3.3.5
Layanan Pengguna (Information Services)
Layanan informasi merupakan kegiatan untuk memberikan
pelayanan informasi dan pelayanan dokumen kepada pengguna serta
sebagai sarana uji keberhasilan dalam kegiatan manajemen arsip
statis. Kegiatan ini juga dijadikan sebagai bagian dari layanan yang
bermanfaat
dalam
berbagai
keperluan
akan
informasi
yang
dibutuhkan, dan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk
mengambil keputusan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan
penetapan kebijakan dan kegiatan lainnya (Ismiatun, 2001).
Pada tahap ini akses terhadap penggunaan arsip statis dilakukan
untuk pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan
memperhatikan prinsip keutuhan, kemanan, dan keselamatan arsip.
34
Universitas Sumatera Utara
Dan akses arsip statis berdasarkan atas sifat keterbukaan dan
ketertutupan yang disesuai dengan peraturan perundang-undangan,
serta kewenangan kepala lembaga kearsipan.
2.3.3.6
Sumber Publikasi (Sources Publication)
Dalam Kamus Kearsipan, sumber publikasi atau publikasi
kearsipan diartikan sebagai suatu tindakan dan prosedur untuk
menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan
dalam bentuk apapun dan formatnya untuk dideskripsikan secara
umum. Termasuk didalamnya penerbitan sarana penemuan arsip,
penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah lisan, serta tulisan lain
yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
Biasanya publikasi kearsipan diasosiasikan dengan menggunakan
penerbitan buku-buku dan majalah-majalah kearsipan, Dokumendokumen kearsipan yang ada dalam situs web, CD-ROM, video tape,
rekaman suara, dan format-format dokumen lainnya yang di buat
untuk didistribusikan juga termasuk publikasi kearsipan.
2.3.3.7
Temu Kembali
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara
bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah
ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Hal ini sangat berhubungan
dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan kembali arsip
dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik.
Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali
35
Universitas Sumatera Utara
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga
mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan alat lebih banyak untuk
menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik
(komputer).
Penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah
tidak langsung, karena harus melalui kartu kendali, akan tetapi
fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk
keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun
dokumen dalam file cabinet (berdaarkan indeks) sudah cukup
memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan
(Widjaja 1993, 177).
Menurut (Sedarmayanti (2003, 79) “Menyimpan arsip pada
tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat
ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat
hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang
dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.”
Dari penjelasan dapat dinyatakan bahwa arsip harus disimpan
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga
arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat,
tepat pada waktu dibutuhkan.
36
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN LITERATUR
2.1
Kearsipan
Kearsipan memiliki peranan sebagai sumber ingatan, pusat informasi
serta sebagi alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi atau
instansi pemerintahan dalam rangka melaksanakan kegiatan yang akan
berlangsung. Kearsipan menyangkut kegiatan yang berhubungan dengan
surat-surat dan dokumen penting lainnya.
Menurut Webster yang dikutip oleh Ketelaar (2001), “Kearsipan
merupakan kegiatan untuk mengumpulkan catatan atau dokumen, seringkali
dipahami sebagai aktivitas yang dilakukan setelah penciptaan sebuah
dokumen”.
Menurut Basir Barthos (2007: 2), menyatakan bahwa kearsipan
adalah:
Suatu bandan yang melakukan kegiatan pencatatan, penanganan,
penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai
arti penting dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang
dapat dipertanggung jawabkan.
Dari penjelasan diatas dapat dinyatakan kearsipan adalah kegiatan
pengelolaan catatan rekaman atau sumber informasi yang memiliki nilai
kegunaan yang terencana, baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar
mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
7
Universitas Sumatera Utara
2.1.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah sebuah tempat untuk menemukan informasi, seperti
halnya diperpustakaan dimana orang-orang mencari informasi dari buku dan
melakukan penelitian, mereka yang melakukan penelitian melalui arsip
mengumpulkan secara langsung fakta dan bukti dari surat, laporan, catatan,
foto-foto, audio, vidio rekaman, dan dari segala sumber (Potter:2003).
Kemudian menurut Barthos (2007: 2) “Arsip dapat diartikan sebagai
suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan
penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti
penting baik menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan
dengan
menetapkan
suatu
kebijakan
dan
sistem
yang
dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan juga
dinyatakan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Keberadaan arsip tidak telepas dari pelaksanaan fungsi unit-unit kerja
dalam struktur organisasi suatu instansi. Setiap kegiatan pelaksaan yang
tercipta dari fungsi tersebut terekam dalam media tertentu yang diberinama
arsip. Dengan demikian arsip merupakan bearing ( Michael Cook, 1986),
8
Universitas Sumatera Utara
dalam berbagai bentuk dan corak yang berkembang cepat sejalan dengan
perkembangan teknologi informasi.
Dari pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa arsip adalah
sekumpulan tulisan, dokumen yang disimpan sebagai sumber informasi
untuk dijadikan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan pada suatu
organisasi atau instansi.
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip
Menurut UU No.43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan atas dua:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya
dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip
dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan Arsip
dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di
dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan
arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
9
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya menurut Barthos (2007) berdasarakan fungsinya arsip
dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
Tujuan kearsipan telah dijelaskan pada pasal 3 Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1971 adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Dari beberapa penjelasan mengenai tujuan dan fungsi arsip , dapat
dinyatakan bahwa arsip sangat memegang perananan penting bagi
organisasi, maupun instansi pemerintahan.
2.1.3
Peranan Arsip
Peranan kearsipan sangat penting dalam menunjang kelancaran
kegiatan administrasi.
10
Universitas Sumatera Utara
Menurut Riza dan Syahyuman (2013) “Kearsipan memiliki peranan
sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan
kegiatan-kegiatan di kantor-kantor lembaga negara, swasta, maupun
perguruan tinggi”.
Dapat dikatakan arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi
kelangsungan proses kegiatan suatu organisasi ataupun instansi.
2.1.4
Jenis Arsip
Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip
berbeda-beda juga.
Menurut Widjaja (1986) “penggolongan arsip berdasarkan fungsi
arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis
dan arsip statis”.
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada
umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:
a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih digunakan terus menerus
bagi
kelangsungan
pekerjaan
di
lingkungan
unit
pengolahannya dari suatu organisasi.
b.
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya
sudah mulai menurun dari arsip aktif.
11
Universitas Sumatera Utara
c. Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara
terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau
hanya digunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung
dalam
perencanaan,
penyelenggaraan
pelayanan
ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk
menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.
2.2
Arsip Statis
Dalam daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan
beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum
yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena
memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan
memiliki
kewajiban
melestarikan
arsip
statis
sebagai
bahan
pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka
pembentukan jati diri bangsa.
Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah,
dan
didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan
kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original
order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis
dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan kesejarahan, layanan
penelitian,dan layanan publik.
12
Universitas Sumatera Utara
2.2.1 Pengertian Arsip Statis
Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
dinyatakan, arsip statis adalah “arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan
keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau
lembaga kearsipan”.
Selanjutnya menurut Mirnani yang dikutip oleh Riza dan syahyuman
(2013),
“arsip statis merupakan arsip yang tidak lagi digunakan bagi
kepentingan organisasi dan memiliki nilai berkelanjutan. Arsip statis tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan,
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara”.
Berdasarkan pengertian arsip statis yang telah dikemukakan di atas
dapat dinyatakan bahwa arsip statis merupakan jenis arsip yang yang secara
tidak langsung dipergunakan dalam berbagai kegiatan seperti perencanaan,
dan
penyelenggaraaan
administrasi
organisasi
ataupun
institusi
pemerintahan.
2.2.2 Tujuan Arsip Statis
Menurut Novyanti (2010) Arsip statis bagi pemerintah memiliki
tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang
perencanaan,
pelaksanaan
dan
penyelenggaraan
kehidupan
13
Universitas Sumatera Utara
kebangsaan
serta
menyediakannya
untuk
kegiatan
yang
ada
di
pemerintahan.
Dapat dinyatakan Tujuan dari arsip statis adalah agar arsip yang
dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali serta memberikan mafaat
kepada organisasi, instansi, maupun peneliti yang membutuhkannya.
2.2.3 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis secara umum disimpan, dilestarikan, diolah dan
didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan
kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original
order-nya.
Menurut Riza dan Syahyuman (2013), Arsip statis memiliki fungsi
sebagai berikut:
1)
Sebagai memori perusahaan atau perorangan
2)
Untuk pembuktian
3)
Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
4)
Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
5)
Untuk keselamatan manusia
6)
Untuk kepentingan masyarakat
7)
Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
8)
Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
9)
Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan
14
Universitas Sumatera Utara
10)
Untuk menelusur silsilah
11)
Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
12)
Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian
nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi,
maupun hak lainnya.
Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip
dirancang untuk memenuhi kebutuhan kesejarahan, layanan penelitian, serta
layanan publik.
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis
Arsip statis juga disebut permanen record atau arsip abadi. Arsip yang
secara tidak langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
negara dan memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama
lamanya. Arsip statis tidak lagi berada di organisasi penghasil arsip, tetapi
telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan kata lain, arsip
statis sudah tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat (Arsip
Nasional Pusat) dan Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah (Arsip
Nasional Daerah). Menurut kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat
golongan, yaitu: arsip vital, arsip penting, arsip biasa dan arsip tidak
penting.
Dari keempat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen
adalah arsip vital. Arsip vital memiliki nilai historis, ilmiah, atau
mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat abadi. Oleh karena
15
Universitas Sumatera Utara
itu arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat
diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya telah hilang. Menurut
Wursanto yang dikutip oleh Fadli (2011) , contoh waktu penyimpanan untuk
masing-masing golongan arsip adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip
Sumber: (Fadli, 2011)
Wursanto (1991) juga memberikan gambar arsip-arsip yang dapat
digolongkan dalam arsip vital
1. Dalam Bidang Politik dan Pemerintahan
a. Teks sumpah pemuda
b. Teks proklamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato kenegaraan presiden setiap tanggal 16 Agustus
menjelang peringatan Hari Kemerdekaan R.I
e. Teks pidato presiden dalam mengantar nota keuangan di depan
rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks pidato Presiden dalam rangka pertanggungjawaban pemerintah
di depan Sidang Mejelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) R.I.
g. Dan lain-lain
16
Universitas Sumatera Utara
2. Dalam Kegiatan Organisasi
a. Surat-surat piagam, surat hak, hipotik
b. Stock kapital
c. Buku besar umum
d. Kutipan surat pajak
e. Pola perencanaan (tata kota)
f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran
h. Neraca
i. Hak cipta, merek dagang, paten
j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan
l. Akta, hak pakai
m. Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen
n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan
o. Akta pendirian organisasi/perusahaan
p. Peta: tanah, daerah penelititan
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan
r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang
tidak bergerak lainnya
s. Dokumentasi/foto-foto udara
t. Dan lain-lain
17
Universitas Sumatera Utara
Dari masing-masing organisasi tentu memiliki kebijakan sendiri untuk
menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau
tidak, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dan yang akan dicapai oleh
tiap-tiap organisasi, namun sampai saat ini belum ada ketentuan atau
pedoman yang pasti.
Sedangkan menurut Terry yang dikutip oleh Wursanto (1991)
mengemukakan bahwa “arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 tahun”.
Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan
salah satu kegitan dalam bidang penyusutan arsip.
Suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh
masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipeliahara
dan di lestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks menggambarkan
komposisi volume suatu arsip organisasi sebagai berikut :
1. 10% arsip yang akan dilestarikan (statis)
2. 25% arsip dalam kategori aktif
3. 30% arsip memasuki masa inaktif
4. 35% arsip yang musnah (Ricks, 1992: 101-102)
Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa ruang lingkup pengelolaan
arsip statis terbatas pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau
permanen. Terdapat beberapa perbedaan dalam menentukan jangka waktu
peyimpanan setiap dokumen, akan tetapi untuk masalah pedoman atau
ketetapan belum ada yang pasti, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan
dari masing-masing organisasi.
18
Universitas Sumatera Utara
2.3
Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah
organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang
diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai
dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.
Sugiarto yang dikutip oleh Lungvy dan Pramusinto (2014),
menyatakan bahwa ruang lingkup Manajemen kearsipan meliputi aspek
POAC yang merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating,
Controling. Planning (perencanaan) merupakan
aspek perencanaan
dibidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar
perlu diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat
memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu
dimusnahkan dan juga dilestarikan.
Langkah-langkah dalam pengelolaan arsip meliputi:
1) Pegawai/petugas yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapi,
2) Keuangan
yang
mendukung
untuk
keberhasilan
rencana
pengurusan arsip
3) Peralatan yang memadai,
4) Sistem atau metode penyimpanan, dan
5) Pemilihan sistem penataan berkas.
Ruang lingkup manajemen selanjutnya adalah actuating yaitu
meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnahan atau
pelestarian
termasuk
didalamnya
masalah
pemeliharaan,
melalui
19
Universitas Sumatera Utara
pengawasan yang cermat serta terarah. Lingkup manajemen kearsipan yang
terakhir adalah controlling, yang meliputi pengawasan dari semua
komponen dari manajemen kearsipan.
Dari beberapa pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa
pengelolaan arsip merupakan suatu pendekatan terhadap sistem penciptaan
sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi atau
instansi yang dilakukan secara permanen dan dapat dijadikan sumber
informasi.
2.3.1
Evaluasi Pengelolaan Arsip
Dalam bahasa inggris evaluation (evaluasi) berarti penilaian atau
penaksiran. Evaluasi dinyatakan sebagai kegiatan yang terencana untuk
mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan
hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.
Evaluasi adalah proses untuk menentukan nilai terhadap sebuah objek
tertentu berdasarkan suatu kriteria tertentu pula (Sudjana, 1990).
Menurut
Hamalik
(2010)
kriteria
evaluasi
yang
dapat
dipertanggungjawabkan:
1.
Efektifitas: yang mengidentifikasi apakah pencapaian tujuan yang
diinginkan telah optimal.
2.
Efisiensi: menyangkut apakah manfaat yang diinginkan benar-benar
berguna atau bernilai dari program publik sebagai fasilitas yang
dapat memadai secara efektif.
20
Universitas Sumatera Utara
3. Responsivitas : yang menyangkut mengkaji apakah hasil kebijakan
memuaskan kebutuhan/keinginan, preferensi, atau nilai kelompok
tertentu terhadap pemanfaatan suatu sumber daya.
Dari penjelasan di atas, dapat dinyatakan bahwa evaluasi pengelolaan
arsip adalah proses untuk memberikan nilai kepada pengelolaan semua
aspek arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, hingga
penyusutan arsip berdasarkan kriteria manajemen arsip.
2.3.2
Pengelolaan Arsip Statis
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan dinyatakan, pengelolaan arsip statis adalah “proses pengendalian
arsip statis secara efesien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik
dalam suatu sistem kearsipan nasional”.
Menurut Ismiatun (2001) manajemen arsip statis merupakan suatu
kegiatan penanganan arsip statis dari sebelum arsip dipindahkan ke lembaga
arsip hingga disajiakan kepada pengguna arsip. Sedangkan tujuannya adalah
agar arsip yang dirawat dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat
kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti dan pengguna arsip. secara
umum mencakup kegiatan:
1.
Akuisisi dan Penilaian arsip (Acquisition and Records
Appraisal) merupakan sebuah kegiatan dalam pengembangan
jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan sebuah lembaga arsip.
21
Universitas Sumatera Utara
Secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi
(sumbangan),
transfer
(pemindahan),
atau
pembelian
(purchases) (Reed, 1993: 137).
2.
Pengolahan Arsip disebut juga inventarisasi arsip statis. Hasil
dari pengolahan tersebut adalah terciptanya akses terhadap arsip
dengan wujud finding aids (sarana temu balik arsip). Dalam
membuat inventaris di pakai dua prinsip yang menjadi pedoman:
a) Prinsip asal-usul , menurut prinsip ini arsip dikelola
berdasarkan asal-usul lembaga pencipta arsip yang
memiliki otoritas tertinggi.
b) Prinsip aturan asli, menurut prinsip ini arsip harus diatur
sesuai dengan aturan yang dipergunakan pada masa
dinamisnya. Penataan harus sama dengan pada saat arsiparsip tersebut pada lembaga pencipta.
3.
Deskripsi Arsip adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat
dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta
segenap komponennya (International Council on Archives,
2000). Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsurunsur sebagai berikut:
a) Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya)
b) Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di
mana)
22
Universitas Sumatera Utara
c) Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan,
dan sebagainya)
d) Tanggal surat dibuat
e) Bentuk luar (lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan
volume arsip)
f) Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas
pembuat
Selanjutnya dalam keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105
Tahun 2004 tentang pengelolaan arsip statis juga dinyatakan, Pengelolaan
arsip statis adalah “suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan,
perawatan, penyelamatan, penggunaan, dan pembinaan atas pelaksanaan
serah terima arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan”.
1.
Pengumpulan
Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :
a) Penilaian yang dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan
kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti
pertanggung jawaban nasional. Dalam hal hasil penilaian yang
menunjukkan arsip statis tidak lengkap dan/atau mengalami
kerusakan kondisi fisiknya namun mempunyai nilai informasi bagi
bukti pertanggungjawaban nasional, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota :
23
Universitas Sumatera Utara
1. Meminta
Lembaga-lembaga
Negara
dan
Badan-badan
Pemerintahan baik pusat maupun daerah, badan-badan swasta
dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip statis;
2. Menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan
terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
Hasil penilaian yang menunjukkan arsip statis tidak mempunyai
nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Pimpinan
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota mengembalikan arsip kepada
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik
Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan dapat
memberi rekomendasi untuk dimusnahkan.
b) Penataan terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan
penataan dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan
informasi yang dikandungnya dan bentuk atau media arsip
statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata cara dan
teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan,
penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.
c)
Pembuatan daftar arsip statis terhadap arsip statis yang
diterima, didata dan dicatat dengan cara dan teknik tertentu
dalam
daftar
arsip
statis
oleh
Lembaga
Kearsipan
Kabupaten/Kota.
24
Universitas Sumatera Utara
2.
Penyimpanan
Penyimpanan
arsip
statis
dilaksanakan
pada
tempat
khusus
penyimpanan arsip statis. Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai
dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis
yang diatur oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
3.
Perawatan
Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan
restorasi terhadap terjadinya kerusakan. Perawatan arsip statis melalui
kegiatan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung
dalam arsip statis. Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi ditujukan
terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan. Kegiatan
pencegahan dilakukan dengan :
1. Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis
2. Mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis
3. Mensterilkan dari perusak arsip
4. Merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami
kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan
ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis
5. Menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai
dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis
6. Mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis
secara berkala
7. Kegiatan lain yang diperlukan.
25
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan kegiatan restorasi dilakukan dengan :
1. Mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
2. Menentukan metode dan rangka ian tindakan perbaikan kondisi fisik
arsip statis yang mengalami kerusakan;
3. Melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai
dengan metode dan rangka tindakan perbaikan.
Pelaksanaan kegiatan restorasi dilakukan dengan memperhatikan
keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
4.
Penyelamatan
Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan
keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalih
bentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberitahukan secara tertulis
kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan Pemerintahan, baik Pusat
maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau perorangan pencipta atau
penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat dan/atau dialihbentukan
ke dalam media lain.
5.
Penggunaan
Arsip statis yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
digunakan
untuk
kepentingan
kegiatan
pemerintahan,
penelitian,
26
Universitas Sumatera Utara
pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta
penyebaran informasi.
Penggunaan arsip statis dilaksanakan dengan tetap memperhatikan
keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku. Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam
dan/atau di luar lingkungan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat menghentikan
kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya tidak sesuai
dengan penggunaan arsip statis. Arsip statis yang sifatnya rahasia untuk
diketahui umum, hanya dapat digunakan setelah mendapat izin tertulis dari
Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam Keputusan
Presiden.
6.
Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis
Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga-
lembaga dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah
sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dilaksanakan pembinaan
atas pelaksanaan serah arsip statis. Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip
statis dimaksudkan agar arsip statis yang diserahkan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota mempunyai kelengkapan dan keutuhan kondisi fisiknya
serta nilai informasi bagi pertanggungjawaban nasional.
27
Universitas Sumatera Utara
Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara
pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang :
a) arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b) sumber daya manusia kearsipan;
c) sarana dan prasarana kearsipan.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :
a) bimbinngan;
b) konsultasi;
c) penyuluhan;
d) supervisi dan pemantauan;
e) pendidikan dan pelatihan
Dari berbagai penjelasan diatas, dapat dinyatakan pengelolaan arsip
statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efektif, efesien, serta
sistematis yang meliputi akuisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik.
2.3.3 Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami
dalam manajemen kearsipan. Banyak bagian saling berhubungan yang
28
Universitas Sumatera Utara
bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang
efektif dan efisien (Sedarmayanti)
Menurut Ricks (1992) daur hidup arsip meliputi:
“creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings,
copies, microform, computer input/output), distribution (internal dan
external), use (decision making, documentation, response, reference,
legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition
(inactive storage, archive, discard, destroy)”
Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian,
penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip
inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen.
Dari penjelasan dari daur hidup arsip (life cycle) di atas dapat
diperoleh informasi bahwa arsip juga mempunyai proses perjalanan hidup
yang dimulai dari penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan,
pemindahan (penyusutan) dan akhirnya disimpan secara permanen.
Rangkaian dalam kegiatan manajemen arsip statis dapat dilihat dari gambar
daur hidup arsip sebagai berikut:
29
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip Statis
Sumber : Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM Yogyakarta
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa kegiatan pengelolaan
arsip statis dimulai dari kegiatan akuisisi, deskripsi, pemeliharaan,
perawatan, penggunaan, dan temu kembali. Dari kegiatan daur hidup
arsip statis tersebut, maka dapat dijelaskan sebagai berikut:
2.3.3.1
Akuisisi (Acquisition)
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam pengembangan
jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan sebuah lembaga arsip.
Secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan),
transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993).
Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja
yang
berbeda.
Pelaksanaanya
dapat
berupa
dari
instansi/lembaga/perorangan, begitu juga penarikan arsipnya.
Dalam Undang-Undang kearsipan Nomor 7 Tahun 1971 telah
menegaskan bahwa instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya
yang sudah tidak bernilai guna primer kepada Arsip Nasional.
Dalam proses akuisisi hal yang perlu diperhatiakan adalah
Penilaian arsip (record appraisal) yang merupakan suatu pengujian
terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap
sejarah arsip.
Menurut The Society of Americant Archivist Committee on
Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus
30
Universitas Sumatera Utara
penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum,
dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian,
penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford,
1977). Agar penilaian arsip dapat dilakukan secara optimal, maka
dalam melakukan penilaian harus memperhatikan beberapa hal, antara
lain :
1. Kepentingan lembaga pencipta (creating agency)
2. Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan
materinya.
3. Peraturan perundang-undangan kearsipan
4. Kepentingan masyarakat
5. Pertanggungjawaban nasional.
Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa akuisisi
dan penilain arsip merupakan kegiatan dalam menyeleksi arsip yang
memiliki referensi dan untuk penelitian yang memiliki nilai guna yang
tinggi.
2.3.3.2
Deskripsi (Description)
Menurut Rusidi (2010: 3), Deskripsi arsip merupakan “kegiatan
penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang
dideskripsikan secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu
deskripsi”.
Deskripsi arsip dalam kamus kearsipan diartikan sebagai
“penyiapan sarana penemuan arsip untuk memfasilitasi pengendalian
31
Universitas Sumatera Utara
dan penggunaan khasanah arsip sesuatu instansi/organisasi agar dapat
digunakan untuk layanan publik”
Pendeskripsian arsip merupakan suatu proses pencatatan arsip
berdasarkan ciri-ciri dan informasi yang terdapat didalamnya dan
dapat dilakukan pada perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata
baik . Bisa juga dilakukan pada tingkat perlembar bagi arsip lepas dan
tidak utuh. Di dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip
sangat diperlukan untuk kegiatan penemuan kembali arsip yangmudah
dan efesien.
2.3.3.3
Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Tujuan dari pemeliharaan arsip adalah untuk melestarikan
kandungan infomasi dari arsip dengan menggunakan media lain atau
melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat
digunakan secara optimal. Langkah ini berguna agar kondisi fisik
arsip tetap terjaga secara utuh sehingga dapat digunakan dalam jangka
waktu yang lama. Pentingnya pemeliharaan arsip, karena arsip
merupakan suatu informasi yang dapat mempertahankan hak milik
seseorang, instansi maupun negara (Riza dan syahyuman, 2013).
Aktivitas pada tahap ini ini mencakup perawatan yang stabil
bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode penanganan dan
penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil
(misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil,
mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu
32
Universitas Sumatera Utara
format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi),
menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang
terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat
dari kertas karton bebas asam), memperbaiki dokumen-dokumen
untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol
terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana
yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon
terhadap terjadinya bencana (Fadli, 2011).
Pemeliharaan secara umum mencakup semua kegiatan untuk
memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal tersebut dilakukan
agar mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsiparsip, serta untuk mencegah hilangnya nilai informasi yang
dikandungnya.
2.3.3.4
Perawatan (Currative Conservation)
Sebagian besar penyebab kerusakan dokumen adalah akibat
kerusakan lingkungan yang tidak stabil; diantaranya faktor biologis,
penanganan dokumen yang ceroboh, bencana alam dan manusia, tinta
yang tidak kekal dan asam, dan tekonologi yang dihasilkan dari
format hardware dan software sudah usang yang membuat informasi
tersebut tidak dapat diakses lagi (Jones & Ritzentholer yang dikutip
oleh Ngulube, 2003).
Harvey yang dikutip oleh Oweru dan Mnjama (2014)
mendefinisikan konservasi merupakan “kebijakan dan praktek-praktek
33
Universitas Sumatera Utara
yang terlibat dalam melindungi bahan Perpustakaan dan arsip dari
semua kerusakan, ,termasuk juga metode dan teknik yang dirancang
oleh staf teknis”.
Sedangkan Tujuan utama dari konservasi adalah “untuk
memperpanjang umur warisan dokumenter dan untuk memastikan
aksesibilitas jangka panjang koleksi oleh badan-badan pemerintah,
lembaga-lembaga, organisasi bisnis, dan masyarakat luas” (Fransham,
2007).
Dari penjelasan di atas, tahap
preventive conservation
merupakan salah satu tahap pengelolaan arsip yang bertujuan untuk
melindungi arsip dari kerusakan dan kehancuran yang bisa saja terjadi.
2.3.3.5
Layanan Pengguna (Information Services)
Layanan informasi merupakan kegiatan untuk memberikan
pelayanan informasi dan pelayanan dokumen kepada pengguna serta
sebagai sarana uji keberhasilan dalam kegiatan manajemen arsip
statis. Kegiatan ini juga dijadikan sebagai bagian dari layanan yang
bermanfaat
dalam
berbagai
keperluan
akan
informasi
yang
dibutuhkan, dan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk
mengambil keputusan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan
penetapan kebijakan dan kegiatan lainnya (Ismiatun, 2001).
Pada tahap ini akses terhadap penggunaan arsip statis dilakukan
untuk pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan
memperhatikan prinsip keutuhan, kemanan, dan keselamatan arsip.
34
Universitas Sumatera Utara
Dan akses arsip statis berdasarkan atas sifat keterbukaan dan
ketertutupan yang disesuai dengan peraturan perundang-undangan,
serta kewenangan kepala lembaga kearsipan.
2.3.3.6
Sumber Publikasi (Sources Publication)
Dalam Kamus Kearsipan, sumber publikasi atau publikasi
kearsipan diartikan sebagai suatu tindakan dan prosedur untuk
menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan
dalam bentuk apapun dan formatnya untuk dideskripsikan secara
umum. Termasuk didalamnya penerbitan sarana penemuan arsip,
penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah lisan, serta tulisan lain
yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
Biasanya publikasi kearsipan diasosiasikan dengan menggunakan
penerbitan buku-buku dan majalah-majalah kearsipan, Dokumendokumen kearsipan yang ada dalam situs web, CD-ROM, video tape,
rekaman suara, dan format-format dokumen lainnya yang di buat
untuk didistribusikan juga termasuk publikasi kearsipan.
2.3.3.7
Temu Kembali
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara
bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah
ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Hal ini sangat berhubungan
dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan kembali arsip
dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik.
Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali
35
Universitas Sumatera Utara
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga
mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan alat lebih banyak untuk
menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik
(komputer).
Penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah
tidak langsung, karena harus melalui kartu kendali, akan tetapi
fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk
keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun
dokumen dalam file cabinet (berdaarkan indeks) sudah cukup
memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan
(Widjaja 1993, 177).
Menurut (Sedarmayanti (2003, 79) “Menyimpan arsip pada
tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat
ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat
hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang
dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.”
Dari penjelasan dapat dinyatakan bahwa arsip harus disimpan
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga
arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat,
tepat pada waktu dibutuhkan.
36
Universitas Sumatera Utara