Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
INFORMAN I (Bidang Penyelenggaraan Kearsipan)
1.
Ada berapa jumlah pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
2.
Apakah ada yang berlatar belakang arsiparis dari semua pegawai pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
3.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
6.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
8.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
9.
Bagaimana Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan oleh Dinas
Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
10. Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
77
Universitas Sumatera Utara
11. Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan? Apakah
ada pemakaian zat kimia (fumigasi) atau lainnya?
12. Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
13. Apakah ada ruangan khusus perawatan arsip?
14. Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
15. Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
16. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
17. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?
18. Apakah sudah pernah dilakukan pelatihan terhadap pegawai bagian
kearsipan untuk meningkatkan keterampilan dan kinerja pegawai dlam
pengelolaan arsip statis?
78
Universitas Sumatera Utara
INFORMAN II (Seksi Pembinaan Kearsipan)
1.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis?
2.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya?
3.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
6.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
8.
Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan? Apakah
ada pemakaian zat kimia (fumigasi) atau lainnya?
9.
Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
10. Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
11. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
12. Apakah sudah pernah dilakukan pelatihan terhadap pegawai bagian
kearsipan untuk meningkatkan keterampilan dan kinerja pegawai dlam
pengelolaan arsip statis?
79
Universitas Sumatera Utara
INFORMAN III (Seksi Pengawasan Kearsipan)
1.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis?
2.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya?
3.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
6.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
8.
Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip yang dilakukan?
9.
Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
10. Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
11. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
12. Apakah sudah pernah dilakukan pelatihan terhadap pegawai bagian
kearsipan untuk meningkatkan keterampilan dan kinerja pegawai dlam
pengelolaan arsip statis?
80
Universitas Sumatera Utara
INFORMAN IV (Seksi Pengelolaan Arsip)
1.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis?
2.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya?
3.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
6.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Bagaiman Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan oleh Dinas
Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
8.
Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus? Apakah ada
pemakaian zat kimia (fumigasi) secara berkala?
9.
Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
10. Apakah ada ruangan khusus pemeliharaan dan perawatan arsip?
11. Apakah sarana (gedung) dan prasarana(peralatan) dalam pengelolaan
arsip statis pada Dinas perpustakaan sudah tercukupi?
12. Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
81
Universitas Sumatera Utara
13. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
14. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?
15. Ada berapa jumlah pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
16. Apakah ada yang berlatar belakang arsiparis dari semua pegawai pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
82
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN II
PEDOMAN OBSERVASI (Check List)
Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
No
Aspek
Ya
Tidak
Keterangan
A Ruang (Tempat) dan Fasilitas
Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip statis
1. Kondisi dan Keadaan Kantor
Ruang kerja kantor menjadi satu
dengan ruang kerja kantor lainnya
(multifungsi)
2. Kondisi ruangan penyimpanan arsip statis
a. Ruang penyimpanan arsip
statis menjadi satu dengan
ruang kantor
b. Ruang penyimpanan arsip
statis sudah dilengkapi
dengan fasilitas kearsipan
3. Penerangan
a. Pencahayaan berasal dari
lampu dan masuknya sinar
matahari
b. Lampu dalam kantor masih
dalam keadaan layak pakai
c. Terdapat jendela untuk
masuknya cahaya matahari
4. Kebersihan lingkungan kerja
a.
Ada tempat sampah
b.
Ada vacum cleaner
c.
Ada kemoceng dan sapu
d.
Ada debu di dalam ruangan
kerja
5. Pengaturan suhu udara
a. Terdapat Air Conditioner
83
Universitas Sumatera Utara
No
Aspek
Ya
Tidak
Keterangan
b. Terdapat alat pengukur
kelembaban udara
(hygrometer)
6. Fasilitas Kearsipan
a. Almari Arsip
b. Meja
c. Kursi
d. Box file/arsip
e. Filling cabinet
f. Rak arsip
g. Komputer
h.
Printer
7. Penggunaan warna ruangan
a. Cat ruangan masih bagus
b. Warna dinding
B
Aktor (Pelaku)
Petugas dalam melakukan tugas kearsipan
1. Petugas arsip memiliki latar
belakang pendidikan kearsipan
2. Petugas arsip pernah mengikuti
diklat kearsipan
3. Petugas arsip kurang dari segi
jumlahnya
4. Melayani tamu dengan baik
84
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN III
HASIL TRANSKIP WAWANCARA
1. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I1
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 14.00 WIB
Lokasi
: Gedung penyimpanan arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Selamat pagi buk, Saya Rahmadani Mahasiswa Ilmu Perpustakaan
Universita Sumatera Utara (P memberikan surat ijin penelitian). Saya
sedang melakukan penelitian tentang pengelolaana arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk.
I
: O adek yang dibilang Buk Eva kemaren ya? Apa yang bisa ibuk bantu
disini?
P
: Iya buk, sebelumnya saya udah melakukan wawancara sama Buk Rahmi
(I1) dan Pak Amrizal (I4) yang di Perpusatakaan tadi buk. Selanjutnya saya
ingin mewawancarai ibuk sebagai data penelitian saya nanti. Boleh buk?
I
: O begitu, boleh dek. Ayok duduk dulu
P
: Boleh saya mulai sekarang buk?
I
: Boleh dek, nanti kalaupun kurang keterangan dari ibuk bisa adek tanyak
langsung saja sama Buk Rahmi dan Pak Amrizal lagi. Karna ibuk juga
baru disini. Sebelumnya kan Buk Rahmi yang jadi Kabidnya.
P
: O iya buk (P mengeluarkan Pedoman Wawancara). Pertanyaan pertama,
Ada berapa jumlah pegawai kearsipan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk?
I
: Jumlahnya semua ada 11 orang, Ibukla satu kabid, 3 kasinya, 4 Staf
PNS, 4 lagi TKS. Nanti minta aja struktur organisasinya disana dek.
P
: Iya buk, Dari semua pegawai tersebut ada yang arsiparis buk?
85
Universitas Sumatera Utara
I
: Gak ada kalau arsiparis itu.
P
: O iya buk. Bagaimana proses pengadaan arsip statis di Dinas
Perpustakaan ini buk?
I
: Dia bisa kita beli ke ANRI, bisa jugak kita kumpulkan dari Dinas-dinas
yang berada dibawah PEMKO Tanjung Balai ini. Kalau mau tau lebih
lanjut tanyakkan sama Buk Rahmi. Kemaren mereka yang dikirim Dinas
ke ANRI membeli beberapa gambar-gambar dokumentasi Kota Tanjung
Balai ni disana.
P
: O iya buk. Lembaga pemerintah apa saja yang menyerahkan arsipnya ke
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan?
I
: Seharusnya semua instansi pemerintahan yang berada di bawah naungan
PEMKO Tanjung Balai. Tapi kenyataannya masih ada beberapa instansi
pemerintahan yang tak juga menyerahkan arsipnya.
P
: Kalau masyarakat umum buk, apakah ada yang menyerahkan arsipnya ke
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Sejauh ini belum ada. Mungkin juga mereka kurang paham dan kurang
percaya jugak.
P
: O gitu buk, Kalau kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung
arsip statis dari lembaga pemerintahan ada buk?
I
: Ada lah. Disurati itu nanti instansi tersebut, setelah itu kita jemput
arsipnya ke kantor mereka.
P
: Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria atau ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Kalau disini kita terima aja arsip yang mereka kirimkan. Kayak inila ha
begoni-goni (berkarung-karung) arsip yang mereka kirimkan tapi gak
semua ini arsip. Entah barang barang apa ajanya ini isinya. Baru disinilah
nanti kita pilah-pilah. Karena gak semua yang mereka kirim ini isinya
arsip.
P
: O gitu buk. Kalau prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini buk?
I
: Disusun berdasarkan jenis indeks arsipnya. Misalnya keuangan dengan
keuangan, tahunnya, bulannya kita sesuainya penyusunannya. Kalau mau
lebih paham masalah penyusunannya bisa tanyak Pak Amrizal (I4) .
86
Universitas Sumatera Utara
P
: Iya buk udah dijelaskan pak amrizal jugaknya tadi, Proses kegiatan
perawatan arsip, apakah ada prosedur khusunya?
I
: Kalau proses perawatannya masih kayak beginilah (I menunjukkan kapur
barus, baygon, kemoceng, tisu, dan pengharum ruangan)
P
: Berarti belum ada pemakaian zat kimia atau fumigasi secara berkala buk?
I
: Kalau yang adek maksud pemakaian fumigasi yang khusus memang
untuk arsip memang belum ada. Masih seperti inilah yang digunakan.
P
: Kalau ruangan khusus perawatan arsip ada buk?
I
: Balum ada lah kalau ruang perawatan arsip. adek udah lihat-lihatkan
kondisi gedung kita ini?
P
: Udah kok buk. Pertanyaan selanjutnya, Bagaimana sistem layanan
pengguna yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Kalau sistem layanannya masih tertutuplah melihat kondisi gedung
penyimpanan yang seperti ini. Belum melayani secara langsung dan
terbuka.
P
: O begitu buk. Kalau prosedur dalam penggunaan arsip statis di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini buk?
I
: Masih yang berkepentingan yang boleh menggunakannya. Itupun kalau
ada surat pengantar dari Dinas dia berasal baru dibolehkan. Kalau mau
melihat lihat arsip orang lain masih belum dibolehkan.
P
: Kalau waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali arsip buk kira kira
berapa lama waktunya?
I
: Kalau itu tergantung penyusunannya. Bisa lama, bisa jugak agak cepat.
Karena adek lihat sendirilah kondisi gedung kita ini. Serba kekurangan.
Sehingga waktu kita mencari arsip gak terus dapat dia.
P
: Baiklah buk, saya rasa udah cukup wawancaranya. Terima kasih banyak
ya buk atas bantuannya selama saya melakukan penelitian disini.
I
: Iya sama sama dek, kalau ada yang kurang datang aja lagi kesini.
P
: Iya buk, Terima kasih banyak.
87
Universitas Sumatera Utara
2. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I2
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 09.00 WIB
Lokasi
: Ruang Arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Assalamualaikum buk
I
: Waalaikum salam dek
P
: Saya Rahmadani Simanjuntak, Mahasiswa Ilmu Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara. Saya sedang melakukan penelitian tentang
Pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai ( P memberikan surat ijin penelitian). Disini saya
membutuhkan wawancara dengan ibuk sebagai data dari penelitian saya.
Ibuk bersedia saya wawancarai ?
I
: Insyaallah bersedia
P
: Kalau gitu langsung saja kita mulai wawancaranya ya buk (P
mengeluarkan Pedoman wawancara). Pertanyaan yang pertama,
Bagaimana Proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk?
88
Universitas Sumatera Utara
I
: Pengadaannya ada dua cara ya, Pertama bisa kita beli dan yang kedua
bisa kita kumpulkan dengan cara memintak dari Dinas-dinas yang
bersangkutan. Kalau beli itu biasa kita ke ANRI, karena cuman ANRI
yang punya akses dan punya Undang-undang untuk mengkomersilkan
arsip statis. Dinas-dinas lain kita gak beli, cuman kita mintak dan kita
himbau ya karna berdarsarkan Undang-undang Kearsipan nomor 28 sama
43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok bukunya nanti kalau
mau. Jadi berdasarkan itu kita bisa memintak ke orang itu tapi tidak bisa
membeli.
P
: O gitu buk, Biasanya buk lembaga apa saja yang menyerahkan arsipnya
ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Secara keseluruhan yang harusnya semua lembaga pemerintahan dan
non pemerintahan boleh, secara pribadi juga boleh. Tapi kenyataannya
yang non pemerintahan itu agak sulit karena mungkin orang itu pun tak
palah (tidak terlalu) kita wajibkan kali karena penyimpanan orang itu
jugak udah baik. Apalagi bank-bank itu udah sangat baiklah
penyipanannya.
P
: O berarti bukan cuma lembaga pemerintahan aja yang boleh ya buk?
I
: Iya, secara pribadi jugak boleh. Karena arsip itu kan sebenarnya urusan
pribadi ya kan. Cuman ada yang dikelola pemerintah, ada jugak secara
pribadi. Tapi memang secara pribadi itu pun tetap diketahui pemerintahan
kan. Misalnya perjajian sewa menyewa.
89
Universitas Sumatera Utara
P
: O begitu buk. Kalau misalnya masyarakat umum, ada yang menyerahkan
arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Gak ada, sejauh ini belum ada.
P
: Kalau misalnya kebijakan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini
untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis dari lembaga
pemerintahan ada buk?
I
: Ada, ada kebijakannya kalau dalam meminta atau mengambil arsip
mereka.
P
: Kalau dalam penerimaan arsip statis, ada kriteria atau ketentuan khusus
dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sendiri buk?
I
: Kalau yang itu, kami kan menerimo sajo arsip yang datang, nanti proses
di digitalkan dokumennya nanti juiga kami lakukan. Tapi tidaklah kami
patokkan (wajibkan) harus memberikan dalam bentul CD, Flasdisk. Tapi
kalau ada yang mengasi (memberi) alhamdulillah jugak. Cuman kalaupun
dalam bentuk CD kami perlu jugak dokumen yang manual atau aslinya
dalam bentuk kertasnya.
P
: Kalau begitu buk dengan kata lain penerimaannya tergantung dari
instansi itu sendiri buk?
I
: Iya, tapi nanti kami olah lagi. Ada pengkatagoriannya jugak itu.
90
Universitas Sumatera Utara
P
: O iya buk. Pertanyaan selanjutnya buk, dalam proses pemeliharaan arsip
supaya tetap terjaga nilainya, agar gak rusak, ada gak buk prosedur
khususnya?
I
: Kalau untuk sekarang ini, khususnya tu masih sederhana. Pemeliharaan
dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita semprot,
dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia khusus
belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.
P
: Kalau perawatannya tadi belum ada la ya kan buk pemakaian zat kimia
atau fumigasi secara berkala?
I
: Yang ibuk bilang tadi di semprot itu kan pemakain zat kimia, cuman
yang ibuk bilang tadi cara yang mahal itu belum digunakan. Masih pakai
alat sederhana. Itu nantikan arsip itu dikumpulkan ada memang zat kimia
yang dipakek tersendiri dan cara pengolahannya itu memang agak repot,
ha itu tadi yang ibuk bilang yang belum digunakan.
P
: Berarti masih sederhana lah ya kan buk?
I
: Iya masih sederhana maksud ibuk.
P
: O iya buk. Kalau sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini buk sistem layanan yang bagaimana?
I
: Kalau pengguna kami belum melayani secara terbuka, kecuali
penggunanya itu yang memang punya arsip.
91
Universitas Sumatera Utara
P
: O berarti yang punya akses tersendiri lah ya kan buk baru boleh
menggunakan?
I
: Iya, adala aksesnya tersendiri untuk menggunakannya. Kalau orang lain
belum bisa kami layani kalau untuk mengambil arsip orang lain. Kecuali
arsipnya sendiri.
P
: Berarti belum membuka layanan terbuka lah ya kan buk, masih tertutup.
Kalau prosedur dalam penggunaan arsip tadi buk bagaimana buk? Kan
kayak ibuk bilang tadi cuman orang yang punya arsip yang bisa
menggunakannya.
I
: Kami kan punya pertelaan, jadi berdasarkan pertelaan itu kan bisa kenal.
Kok secara khusus memang belum ada la. Pokonya ada pertelaan
pengenalan dari buku.
P
: Berarti prosedurnya itu cuman berdasarkan pertelaan ajalah buk?
I
: Iya kalau dibuat nanti umum kayak pelayanan ini kan, itu memang harus
dibuat lagi undang-undangnya itu. Paling tidak PERWA. Belum ada kita
buat PERWA nya.
P
: O iya buk, Kalau sistem temu kembali arsipnya buk?
I
: Kalau itu berdasarkan buku pertelaan tadi tu udah dapatla itu. Karena
kita gak komersil jadi prosedurnya gak gitu rumit rumit kali.
92
Universitas Sumatera Utara
P
: O iya buk. Pertanyaan yang terakhir, Apakah sudah pernah dilakukan
pelatihan terhadap pegawai bagian pengelolaan arsip untuk meningkatkan
keterampilan dan kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip?
I
: Sudah pernah, kalau setiap tahun tu ada dari ANRI sana itu
langsung.Kita langsung yang di kirim ke ANRI.
P
: Awak rasa udah selesai buk, Terima kasih atas bantuan ibuk.
I
: Iya dek sama-sama.
93
Universitas Sumatera Utara
3. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I3
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 14.50 WIB
Lokasi
: Gedung Penyimpanan Arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Selamat pagi bu, Saya Rahmadani Simanjuntak Mahasiswa Ilmu
Perpustakaan USU ingin melakukan penelitian skripsi tentang pengelolaan
arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai ini.
Disini saya butuh wawancara dengan ibuk sebagai data penelitian saya
nanti. Boleh ibuk saya wawancara?
I
: Sama berarti wawancaranya dengan buk Tetty tadi?
P
: Hehe iya buk, cuman ada beberapa pertanyaan yang di khususkan untuk
ibuk nanti, bolehnya buk ?
I
: Boleh, dudukla dulu. Udah semester akhirla adek ni berarti ya?
P
: Hehe begitula buk semester tua. Boleh dimulai wawancaranya ini buk?
I
: Mulai la, Biar copat siap dan biar copat kito pulang hahaha.
P
: Pertanyaan pertama, Bagaimana proses pengadaan arsip statis di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ni buk?
I
: Kalau itu dikumpulkan dari Dinas yang berada dibawah naungan Kota
Tanjung Bale ni, Selain itu bisa di boli jugo kayak cerita Buk Tetty tadi.
Ke ANRI membolinyo (membeli) kayak gambar gambar Kota Tanjung
Balai ni zaman dulu. Orang buk Eva sama buk Rahmi yang berangkat ke
ANRI kemaren tu la.
P
: O iya buk saya juga udah dijelaskan sama buk rahmi tadi. Kalau
masyakat umum sejauh ini ada yang menyerahkan arsipnya ke Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ni buk untuk di kelola dan disimpan?
94
Universitas Sumatera Utara
I
: Sejauh ini belum ada la kalau masyakat umum menyimpankan surat-surat
orangtu ke sini selain Dinas-dinas di bawah PEMKO Tanjung Balai. Karna
kan kalau masyarakat umum ni tak di wajibkan menyerahkan arsipnya
kesini. Tapi kalau pun ada yang memberikan kami terima. Sesangkan
Dinas-dinas yang seharusnya menyerahkan pun payah mengirimkan
arsipnya. Sepalah dikirim mereka bergoni-goni (berkarung-karung)
berkas-berkas orang itu. Itupun isinya entah hapa-hapa.
P
: Kalau kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis
dari lembaga pemerintah ada buk?
I
: Ada kalau itu, di buatlah nanti itu permintaan pengiriman arsip setelah itu
baru dijemput Dinas Perpustakaan dan Arsip ni arsip-arsip dari Dinas yang
mau mengirimkan arsipnya tadi.
P
: Oh begitu buk. Untuk proses pemeliharaan arsip, apakah ada prosedur
khususnya?
I
: Kalau prosedur khususnya belum ada, ya cuma pemeliharaan dari debu
sama serangga. Itula alat alatnya yang adek photo tadi la yang digunakan.
Macam penjelasan buk Tetty tadilah kalau masalah perawatannya. Karna
kan dananya ini yang belum ada untuk membeli alat-alat yang seharusnya
itu.
P
: Iya buk. Kalau kegiatan perawatan arsip yang dilakukan Dinas
Perpustkaan dan Kearsipan ini, Bagaimana buk?
I
: Nanti arsip yang baru datang itu di pilih-pilih, kalau ada klipnya,
penjempit kertas, langsung di buang dan pilih pilih lagi. Baru nanti
dikelompokkanlah dia. Begitula paling perawatan arsip yang kami lakukan
disini. Beginila keadaan Dinas kita ni masih sangat-sangat kurang dan
butuh perhatian dan bantuan.
P
: oh iya buk. Pegawai kearsipan disini memang belum ada yang arsiparis
ya buk?
I
: Iya memang belum ada, semua kegiatan di arsip disini yang
mengerjakannya kamilah, staf, pegawai, sama TKS lah yang
mengerjakannya.
P
: Oh begitu buk. Yang terakhir buk, Apakah pernah dilakukan pelatihan
terhadap pegawai bagian pengelolaan arsip untuk meningkatkan
keterampilan sama kinerja peawai dalam pengelolaan arsip statis?
95
Universitas Sumatera Utara
I
: Pernah, hampir setiap tahun pun. Itulah yang dikirim ke ANRI untuk
dapat pemahaman tentang arsip ini dan mengelolanya. Sekitar 4 orang itu
dikirim setiap tahunnya dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanjung
Balai ni.
P
: Oke buk, saya rasa udah cukup keterangan dari ibuk. Terima kasih ya
buk untuk bantuannya, kalau ada nanti yang saya butuhkan boleh main
main kesini lagi?
I
: Iya sama-sama dek, selama untuk tugas penelitian adek kamipun siap
membantu. Kalau ada butuh apa-apa mintak aja nanti sama abang dan
kakak ni ya.
P
: iya buk.
96
Universitas Sumatera Utara
4. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I4
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 10.00 WIB
Lokasi
: Ruang Arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Selamat pagi pak. Saya Rahmadani Simanjuntak, Mahasiswa Ilmu
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Saya sedang melakukan
penelitian tenteng Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai (P Mememberikan surat ijin penelitian).
Boleh saya mewawancarai bapak sebagai data penelitian saya?
I
: Boleh, tapi kalau bisa singkat saja ya soalnya bapak jugak ada
keperluan lagi.
P
: Oke pak. Pertanyaan pertama, Bagaimana proses pengadaan arsip statis
pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini pak?
I
: Tadi kan udah dijawab Buk Rahmi (I2), Sama jawabannya kayak yang
dibilang Buk Rahmi kalau masalah pengadaan tadi.
P
: O iya pak, Kalau masalah pendeskripsian arsipnya dimulai dari mana
pak? Bisa bapak jelaskan prosesnya ?
I
: Yang pertama penyampaian permintaan kepada SKPD untuk
mengirimkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini.
Tahap yang kedua penjemputan dari Dinas, mereka tak mau kalau tak
dijemput arsipnya ke kantor mereka, kita yang menyediakan
transfortasinya untuk dijemput. Tahap yang ketiga mempersipakan dan
memilah milah arsip yang ada, karna seharusnya arsip-arsip mereka yang
dikirim mereka ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini, tapi
kenyataannya barang barang busuk mereka yang mereka kirim kesini. Tak
dipilah pilah orang tu macam-macam suratnya. kayak yang adek tengok la
kemaren tu begoni goni (berkarung-karung) barang rongsokan kebanyakan
isinya. Kadang dalam satu goni besar itu mencari arsip itu pun payah.
Tahap keempat arsip tadi disusun berdasarkan jenis indeks arsp,
bentuknya, pencipta arsipnya (misalnya: keuangan dengan keuangan),
97
Universitas Sumatera Utara
kemudian disesuaikan dengan tahun dan bulannya. Tahap yang kelima
dimasukkan kedalam box arsip, Selanjutnya mencantumkan nomor urut
berkas pada sampul dan kotak.Tahap selanjutnya pembuatan daftar
pertelean arsip. Tahap yang terakhir penyimpanan arsip kedalam box arsip
dan penyimpanan kedalam rak.
P
: O iya pak. Apakah semua instansi di Kota Tanjung Balai ini
menyerahkan arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearispan Kota
Tanjung Balai?
I
: Tidak semua instansi yang menyerahkan arsipnya. Tugas Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini kan cuman menyimpan arsip-arsip yang
ada dari Dinas-dinas di Kota Tanjung Balai ini. Kayak Dinas IPKA ini lah,
belum ada yang menyerahkan arsip arsipnya kepada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan ini. Entah itu sertifikat tanah atau lain lainnya. Karena
mereka kurang percaya melihat kondisi penyimpanan yang begini.
P
: Tapikan pak, kan udah jelas diatur dalam Undang-undang kearsipan No.
7 tahun 1971 instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya?
I
: Iya Undang undang No.7 tahun 1971 disitu cuman menegaskan saja,
tetapi gak ada memberikan sanksi. Cobak kalau ada sanksinya pasti semua
instansi pemerintahan ini pun takut dan semuanya menyerahkan arsipnya
untuk disimpan dan dikelola.
P
: O iya yakan pak, kemaren saya juga ada lihat di ruangan penyimpanan
arsip yang di dekat gubahan itu ada banyak books arsip yang diletakkan
dilantai, itu kenapa ya pak?
I
: Karna gudang kami tidak mencukupi, jangankan rak, gudang pun tak
mencukupi. Sehingga kami pun menyewa gudang satu lagi yang didekat
jalan arteri. Itupun raknya udah tak cukup lagi. Bertimpa-timpa
penyusunannya. Udah adek lihat kegudang kan kemaren cemana
kondisinya?
P
: Iya pak, kemaren. Berarti terkendala la ya kan pak dalam proses temu
kembali arsip?
I
: Dalam kata lain kalau kita memerlukan arsip gak segera dapat, akibat
dari susunanya gak benar, rapat rapat, gak jumpa.
P
: O gitu pak. Jadi berapa lama biasanya waktunya dalam temu kembali
arsip itu pak? Ada sekitar 20 sampai 30 menit?
98
Universitas Sumatera Utara
I
: Kalau kita katakanla petugasnya perempuan, berapa lama la waktu orang
itu menggeser isi gudangtu. Apalagi rak-rak besi tu. Bisa jadi sekitar 20
sampai 30 menit bahkan bisa jadi lebih. Yang jelasnya gedung
penyimpanan arsip tu lah perlu di perbaharui penataannya itu yang
bermasalah akibat tidak memiliki gedung yang memadai. Udah itu arsip
itu seharusnya khusus dan tersendiri jangan bercampur dengan
perpustakaan seperti ini.
P
: Kalau sistem kearsipan di Dinas Perpustakaan ini bagaimana pak? Masih
manual apa sudah berbasis teknologi?
I
: Belum ada itu, masih manual lah dek. Seharusnya ada sistem sudah
berbasis teknologi yang disediakan, jadi gampang suatu waktu kita
mencarinya. Disimpan data-data instansi satu Tanjung bale tu disitu, gak
usah pakek pakek falshdisk lagi. Karena flashdisk ini kemampuannya
terbatas dan bisa saja rusak.
P
: Jadi masih manual la ya pak. Kalau prosedur dalam penyusunan arsip
statis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan gimana?
I
: Masih sama jawabannya kayak penjelasan Ibuk Rahmi (I2) tadi.
P
: Kalau proses pemeliharaannya arsip pak?
I
: Proses yang kami lakukan sekarang sederhana, dengan kapur barus.
Masih sangat sangat sederhana. Kan si adek udah menengok langsung
kegudangnya kan.
P
: iya pak. Kalau menurut bapak peralatan dalam perawatan dan
pemeliharaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai ini sudah terpenuhi?
I
: Kan adek udah melihat langsung gudang arsipnya kan, begitulah
keadaannya. Serba kekurangan.
P
: iya sih pak. Kalau ruang pemeliharaan atau perawatan arsipnya tersendiri
ada pak?
I
: belum ada lah kalau ruangan pemeliharaan dan perawatan itu.
P
: Kalau sistem layanannya pengguna pak? Masih sama kayak kata Buk
Rahmi tadi cuman orang yang punya arsip yang bisa menggunakan arsip?
I
: Bisanya sebenarnya, tapi arsip yang bersifat umum. Tapi kalau arsip yang
memiliki sifat kerahasian gak la kita kasi.
99
Universitas Sumatera Utara
P
: O gitu pak. Kalau prosedur dalam penggunaan arsip pak? Apakah harus
ada surat dari instansi yang berkaitan atau dari mana pak?
I
: Harus yang berkepentinganlah yang boleh, Kayak si Mada (Peneliti)
kemaren mau melihat lihat arsip kan ada surat penelitian dari Universitas
yang menyatakan untuk penelitian. Kayak gitulah ibaratnya kalau
perseorangan bukan dari instansi.
P
: Kalau misalnya dari Instansi pak?
I
: Melalui kantor atau instansi dulu lah.
P
: O gitu pak. Pegawai bagian kearsipannya ada berapa pak?
I
: Jumlahnya 11 orang. 1 Kabid, 3 Kasi, 4 Staf PNS, dan 4 Staf TKS
P
: Dari semua jumlah pegawai bagian kearsipan itu pak ada arsiparis pak?
I
: Gak ada.
P
: O ya pak, saya rasa wawancaranaya udah cukup. Terima kasih ya pak
atas bantuannya.
I
: Iya sama-sama.
100
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN IV
HASIL OBSERVASI (Check List)
Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
No
Aspek
Ya
Tidak
Keterangan
A Ruang (Tempat) dan Fasilitas
Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip statis
8. Kondisi dan Keadaan Kantor
Ruang kerja kantor menjadi satu
Ruang kerja sub bagian
dengan ruang kerja kantor lainnya
kearsipan terdiri atas dua
(multifungsi)
bagian, yaitu gedung
penyimpanan arsip dan ruang
pegawai bagian kearsipan.
9. Kondisi ruangan penyimpanan arsip statis
c. Ruang penyimpanan arsip
Ruang penyimpanan arsip
statis menjadi satu dengan
statis berbeda gedung dengan
ruang kantor
ruang pegawai bagian
kearsipan.
d. Ruang penyimpanan arsip
Sudah dilengkapi dengan
statis sudah dilengkapi
fasilitas kearsipan antara lain
dengan fasilitas kearsipan
filling cabinet, rak arsip, AC,
dan belum ada hygrometer.
Rak arsip kurang dalam segi
jumlah sehingga masih banyak
box arsip yang masih terletak
dilantai.
10.
Penerangan
d. Pencahayaan berasal dari
Pencahayaan berasal dari sinar
lampu dan masuknya sinar
matahari, lampu pada siang
matahari
hari tidak dinyalakan.
e. Lampu dalam kantor masih
Lampu kantor tidak ada yang
dalam keadaan layak pakai
mati
f. Terdapat jendela untuk
masuknya cahaya matahari
Terdapat jendela untuk
masuknya cahaya matahari
Tempat sampah telah
disediakan pada setiap
ruangan
Belum tersedia
11. Kebersihan lingkungan kerja
e.
Ada tempat sampah
f.
Ada vacum cleaner
101
Universitas Sumatera Utara
g.
Ada kemoceng dan sapu
h.
Ada debu di dalam ruangan
kerja
12.
Pengaturan suhu udara
c. Terdapat Air Conditioner
d. Terdapat alat pengukur
kelembaban udara
(hygrometer)
13.
Fasilitas Kearsipan
i. Almari Arsip
j. Meja
k. Kursi
l. Box file/arsip
m. Filling cabinet
n. Rak arsip
o. Komputer
p.
14.
Kemoceng dan sapu dalam
keadaan cukup baik untuk
digunakan
Cukup banyak debu yang
ditemukan disela-sela
dokumen, kolong meja, kursi,
sekitar filling cabinet, dan
diantara tumpukan buku-buku
Printer
Ruang penyimpanan arsip
dilengkapi dengan satu AC
Belum tersedia
Satu buah lemari arsip 2pintu
dan satu buah lemari arsip 4
pintu
Terdapat 7 buah meja yang
terdiri atas meja kerja pegawai
Terdapat 15 kursi yang
disediakan
Terdapat box arsip yang
digunakan untuk menyimpan
arsip
Terdapat 3 buah filling cabinet
Cukup banyak rak arsip kayu
dan besi yang telah
disediakan, tetapi masih
kurang mengingat jumlah
arsip yang terus bertambah
dari waktu ke waktu
Terdapat satu buah komputer
di gedung penyimpanan arsip
Terdapat satu buah printer di
gedung penyimpanan arsip
Penggunaan warna ruangan
c. Cat ruangan masih bagus
Cat ruangan penyimpanan
arsip sudah mulai terlihat
pudar dan tua
102
Universitas Sumatera Utara
d. Warna dinding
B
Ruangan di cat berwarna putih
Aktor (Pelaku)
Petugas dalam melakukan tugas kearsipan
5. Petugas arsip memiliki latar
belakang pendidikan kearsipan
6. Petugas arsip pernah mengikuti
diklat kearsipan
7. Petugas arsip kurang dari segi
jumlahnya
8. Melayani tamu dengan baik
Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
belum memiliki petugas arsip
berlatar belakang pendidikan
kearsipan dan belum memiliki
arsiparis
Petugas kearsipan sebanyak 4
orang setiap tahunnya
mengikuti diklat di ANRI
Petugas kearsipan masih
diatakatan kurang dan hanya
berjumlah 11 orang
Melayani tamu dengan baik
dan membantu yang
berkepentingan khususnya
103
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN V
DOKUMENTASI
Daftar Pertelean Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai
Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
104
Universitas Sumatera Utara
FASILITAS KEARSIPAN
Almari Arsip
Rak Arsip Besi
105
Universitas Sumatera Utara
Rak Arsip Kayu
Seperangkat Komputer dan Printer
106
Universitas Sumatera Utara
Bahan Yang Digunakan Untuk Proses Pemeliharaan Arsip
Kegiatan Perawatan Arsip
107
Universitas Sumatera Utara
Pendingin Ruangan (Air Conditioner)
Beberapa Penghargaan Kota Tanjung Balai yang juga disimpan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
108
Universitas Sumatera Utara
Kondisi Ruang Penyimpanan Arsip
Beberapa Box Arsip yang hanya diletakkan dilantai karena kekurangan rak
Arsip yang belum dikelola
109
Universitas Sumatera Utara
Kondisi gedung yang sudah tua dan cat yang sudah mengelupas dan berjamur
110
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA
INFORMAN I (Bidang Penyelenggaraan Kearsipan)
1.
Ada berapa jumlah pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
2.
Apakah ada yang berlatar belakang arsiparis dari semua pegawai pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
3.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
6.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
8.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
9.
Bagaimana Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan oleh Dinas
Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
10. Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
77
Universitas Sumatera Utara
11. Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan? Apakah
ada pemakaian zat kimia (fumigasi) atau lainnya?
12. Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
13. Apakah ada ruangan khusus perawatan arsip?
14. Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
15. Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
16. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
17. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?
18. Apakah sudah pernah dilakukan pelatihan terhadap pegawai bagian
kearsipan untuk meningkatkan keterampilan dan kinerja pegawai dlam
pengelolaan arsip statis?
78
Universitas Sumatera Utara
INFORMAN II (Seksi Pembinaan Kearsipan)
1.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis?
2.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya?
3.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
6.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
8.
Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan? Apakah
ada pemakaian zat kimia (fumigasi) atau lainnya?
9.
Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
10. Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
11. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
12. Apakah sudah pernah dilakukan pelatihan terhadap pegawai bagian
kearsipan untuk meningkatkan keterampilan dan kinerja pegawai dlam
pengelolaan arsip statis?
79
Universitas Sumatera Utara
INFORMAN III (Seksi Pengawasan Kearsipan)
1.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis?
2.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya?
3.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
6.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
8.
Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip yang dilakukan?
9.
Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
10. Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
11. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
12. Apakah sudah pernah dilakukan pelatihan terhadap pegawai bagian
kearsipan untuk meningkatkan keterampilan dan kinerja pegawai dlam
pengelolaan arsip statis?
80
Universitas Sumatera Utara
INFORMAN IV (Seksi Pengelolaan Arsip)
1.
Bagaimana proses pengadaan arsip statis?
2.
Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya?
3.
Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan
arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
4.
Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
5.
Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip
statis yang ada dari lembaga pemerintah?
6.
Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
7.
Bagaiman Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan oleh Dinas
Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
8.
Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus? Apakah ada
pemakaian zat kimia (fumigasi) secara berkala?
9.
Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
10. Apakah ada ruangan khusus pemeliharaan dan perawatan arsip?
11. Apakah sarana (gedung) dan prasarana(peralatan) dalam pengelolaan
arsip statis pada Dinas perpustakaan sudah tercukupi?
12. Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
81
Universitas Sumatera Utara
13. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
14. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?
15. Ada berapa jumlah pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
16. Apakah ada yang berlatar belakang arsiparis dari semua pegawai pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
82
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN II
PEDOMAN OBSERVASI (Check List)
Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
No
Aspek
Ya
Tidak
Keterangan
A Ruang (Tempat) dan Fasilitas
Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip statis
1. Kondisi dan Keadaan Kantor
Ruang kerja kantor menjadi satu
dengan ruang kerja kantor lainnya
(multifungsi)
2. Kondisi ruangan penyimpanan arsip statis
a. Ruang penyimpanan arsip
statis menjadi satu dengan
ruang kantor
b. Ruang penyimpanan arsip
statis sudah dilengkapi
dengan fasilitas kearsipan
3. Penerangan
a. Pencahayaan berasal dari
lampu dan masuknya sinar
matahari
b. Lampu dalam kantor masih
dalam keadaan layak pakai
c. Terdapat jendela untuk
masuknya cahaya matahari
4. Kebersihan lingkungan kerja
a.
Ada tempat sampah
b.
Ada vacum cleaner
c.
Ada kemoceng dan sapu
d.
Ada debu di dalam ruangan
kerja
5. Pengaturan suhu udara
a. Terdapat Air Conditioner
83
Universitas Sumatera Utara
No
Aspek
Ya
Tidak
Keterangan
b. Terdapat alat pengukur
kelembaban udara
(hygrometer)
6. Fasilitas Kearsipan
a. Almari Arsip
b. Meja
c. Kursi
d. Box file/arsip
e. Filling cabinet
f. Rak arsip
g. Komputer
h.
Printer
7. Penggunaan warna ruangan
a. Cat ruangan masih bagus
b. Warna dinding
B
Aktor (Pelaku)
Petugas dalam melakukan tugas kearsipan
1. Petugas arsip memiliki latar
belakang pendidikan kearsipan
2. Petugas arsip pernah mengikuti
diklat kearsipan
3. Petugas arsip kurang dari segi
jumlahnya
4. Melayani tamu dengan baik
84
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN III
HASIL TRANSKIP WAWANCARA
1. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I1
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 14.00 WIB
Lokasi
: Gedung penyimpanan arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Selamat pagi buk, Saya Rahmadani Mahasiswa Ilmu Perpustakaan
Universita Sumatera Utara (P memberikan surat ijin penelitian). Saya
sedang melakukan penelitian tentang pengelolaana arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk.
I
: O adek yang dibilang Buk Eva kemaren ya? Apa yang bisa ibuk bantu
disini?
P
: Iya buk, sebelumnya saya udah melakukan wawancara sama Buk Rahmi
(I1) dan Pak Amrizal (I4) yang di Perpusatakaan tadi buk. Selanjutnya saya
ingin mewawancarai ibuk sebagai data penelitian saya nanti. Boleh buk?
I
: O begitu, boleh dek. Ayok duduk dulu
P
: Boleh saya mulai sekarang buk?
I
: Boleh dek, nanti kalaupun kurang keterangan dari ibuk bisa adek tanyak
langsung saja sama Buk Rahmi dan Pak Amrizal lagi. Karna ibuk juga
baru disini. Sebelumnya kan Buk Rahmi yang jadi Kabidnya.
P
: O iya buk (P mengeluarkan Pedoman Wawancara). Pertanyaan pertama,
Ada berapa jumlah pegawai kearsipan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk?
I
: Jumlahnya semua ada 11 orang, Ibukla satu kabid, 3 kasinya, 4 Staf
PNS, 4 lagi TKS. Nanti minta aja struktur organisasinya disana dek.
P
: Iya buk, Dari semua pegawai tersebut ada yang arsiparis buk?
85
Universitas Sumatera Utara
I
: Gak ada kalau arsiparis itu.
P
: O iya buk. Bagaimana proses pengadaan arsip statis di Dinas
Perpustakaan ini buk?
I
: Dia bisa kita beli ke ANRI, bisa jugak kita kumpulkan dari Dinas-dinas
yang berada dibawah PEMKO Tanjung Balai ini. Kalau mau tau lebih
lanjut tanyakkan sama Buk Rahmi. Kemaren mereka yang dikirim Dinas
ke ANRI membeli beberapa gambar-gambar dokumentasi Kota Tanjung
Balai ni disana.
P
: O iya buk. Lembaga pemerintah apa saja yang menyerahkan arsipnya ke
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan?
I
: Seharusnya semua instansi pemerintahan yang berada di bawah naungan
PEMKO Tanjung Balai. Tapi kenyataannya masih ada beberapa instansi
pemerintahan yang tak juga menyerahkan arsipnya.
P
: Kalau masyarakat umum buk, apakah ada yang menyerahkan arsipnya ke
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Sejauh ini belum ada. Mungkin juga mereka kurang paham dan kurang
percaya jugak.
P
: O gitu buk, Kalau kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung
arsip statis dari lembaga pemerintahan ada buk?
I
: Ada lah. Disurati itu nanti instansi tersebut, setelah itu kita jemput
arsipnya ke kantor mereka.
P
: Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria atau ketentuan
khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Kalau disini kita terima aja arsip yang mereka kirimkan. Kayak inila ha
begoni-goni (berkarung-karung) arsip yang mereka kirimkan tapi gak
semua ini arsip. Entah barang barang apa ajanya ini isinya. Baru disinilah
nanti kita pilah-pilah. Karena gak semua yang mereka kirim ini isinya
arsip.
P
: O gitu buk. Kalau prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini buk?
I
: Disusun berdasarkan jenis indeks arsipnya. Misalnya keuangan dengan
keuangan, tahunnya, bulannya kita sesuainya penyusunannya. Kalau mau
lebih paham masalah penyusunannya bisa tanyak Pak Amrizal (I4) .
86
Universitas Sumatera Utara
P
: Iya buk udah dijelaskan pak amrizal jugaknya tadi, Proses kegiatan
perawatan arsip, apakah ada prosedur khusunya?
I
: Kalau proses perawatannya masih kayak beginilah (I menunjukkan kapur
barus, baygon, kemoceng, tisu, dan pengharum ruangan)
P
: Berarti belum ada pemakaian zat kimia atau fumigasi secara berkala buk?
I
: Kalau yang adek maksud pemakaian fumigasi yang khusus memang
untuk arsip memang belum ada. Masih seperti inilah yang digunakan.
P
: Kalau ruangan khusus perawatan arsip ada buk?
I
: Balum ada lah kalau ruang perawatan arsip. adek udah lihat-lihatkan
kondisi gedung kita ini?
P
: Udah kok buk. Pertanyaan selanjutnya, Bagaimana sistem layanan
pengguna yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Kalau sistem layanannya masih tertutuplah melihat kondisi gedung
penyimpanan yang seperti ini. Belum melayani secara langsung dan
terbuka.
P
: O begitu buk. Kalau prosedur dalam penggunaan arsip statis di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini buk?
I
: Masih yang berkepentingan yang boleh menggunakannya. Itupun kalau
ada surat pengantar dari Dinas dia berasal baru dibolehkan. Kalau mau
melihat lihat arsip orang lain masih belum dibolehkan.
P
: Kalau waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali arsip buk kira kira
berapa lama waktunya?
I
: Kalau itu tergantung penyusunannya. Bisa lama, bisa jugak agak cepat.
Karena adek lihat sendirilah kondisi gedung kita ini. Serba kekurangan.
Sehingga waktu kita mencari arsip gak terus dapat dia.
P
: Baiklah buk, saya rasa udah cukup wawancaranya. Terima kasih banyak
ya buk atas bantuannya selama saya melakukan penelitian disini.
I
: Iya sama sama dek, kalau ada yang kurang datang aja lagi kesini.
P
: Iya buk, Terima kasih banyak.
87
Universitas Sumatera Utara
2. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I2
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 09.00 WIB
Lokasi
: Ruang Arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Assalamualaikum buk
I
: Waalaikum salam dek
P
: Saya Rahmadani Simanjuntak, Mahasiswa Ilmu Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara. Saya sedang melakukan penelitian tentang
Pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai ( P memberikan surat ijin penelitian). Disini saya
membutuhkan wawancara dengan ibuk sebagai data dari penelitian saya.
Ibuk bersedia saya wawancarai ?
I
: Insyaallah bersedia
P
: Kalau gitu langsung saja kita mulai wawancaranya ya buk (P
mengeluarkan Pedoman wawancara). Pertanyaan yang pertama,
Bagaimana Proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk?
88
Universitas Sumatera Utara
I
: Pengadaannya ada dua cara ya, Pertama bisa kita beli dan yang kedua
bisa kita kumpulkan dengan cara memintak dari Dinas-dinas yang
bersangkutan. Kalau beli itu biasa kita ke ANRI, karena cuman ANRI
yang punya akses dan punya Undang-undang untuk mengkomersilkan
arsip statis. Dinas-dinas lain kita gak beli, cuman kita mintak dan kita
himbau ya karna berdarsarkan Undang-undang Kearsipan nomor 28 sama
43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok bukunya nanti kalau
mau. Jadi berdasarkan itu kita bisa memintak ke orang itu tapi tidak bisa
membeli.
P
: O gitu buk, Biasanya buk lembaga apa saja yang menyerahkan arsipnya
ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Secara keseluruhan yang harusnya semua lembaga pemerintahan dan
non pemerintahan boleh, secara pribadi juga boleh. Tapi kenyataannya
yang non pemerintahan itu agak sulit karena mungkin orang itu pun tak
palah (tidak terlalu) kita wajibkan kali karena penyimpanan orang itu
jugak udah baik. Apalagi bank-bank itu udah sangat baiklah
penyipanannya.
P
: O berarti bukan cuma lembaga pemerintahan aja yang boleh ya buk?
I
: Iya, secara pribadi jugak boleh. Karena arsip itu kan sebenarnya urusan
pribadi ya kan. Cuman ada yang dikelola pemerintah, ada jugak secara
pribadi. Tapi memang secara pribadi itu pun tetap diketahui pemerintahan
kan. Misalnya perjajian sewa menyewa.
89
Universitas Sumatera Utara
P
: O begitu buk. Kalau misalnya masyarakat umum, ada yang menyerahkan
arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?
I
: Gak ada, sejauh ini belum ada.
P
: Kalau misalnya kebijakan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini
untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis dari lembaga
pemerintahan ada buk?
I
: Ada, ada kebijakannya kalau dalam meminta atau mengambil arsip
mereka.
P
: Kalau dalam penerimaan arsip statis, ada kriteria atau ketentuan khusus
dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sendiri buk?
I
: Kalau yang itu, kami kan menerimo sajo arsip yang datang, nanti proses
di digitalkan dokumennya nanti juiga kami lakukan. Tapi tidaklah kami
patokkan (wajibkan) harus memberikan dalam bentul CD, Flasdisk. Tapi
kalau ada yang mengasi (memberi) alhamdulillah jugak. Cuman kalaupun
dalam bentuk CD kami perlu jugak dokumen yang manual atau aslinya
dalam bentuk kertasnya.
P
: Kalau begitu buk dengan kata lain penerimaannya tergantung dari
instansi itu sendiri buk?
I
: Iya, tapi nanti kami olah lagi. Ada pengkatagoriannya jugak itu.
90
Universitas Sumatera Utara
P
: O iya buk. Pertanyaan selanjutnya buk, dalam proses pemeliharaan arsip
supaya tetap terjaga nilainya, agar gak rusak, ada gak buk prosedur
khususnya?
I
: Kalau untuk sekarang ini, khususnya tu masih sederhana. Pemeliharaan
dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita semprot,
dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia khusus
belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.
P
: Kalau perawatannya tadi belum ada la ya kan buk pemakaian zat kimia
atau fumigasi secara berkala?
I
: Yang ibuk bilang tadi di semprot itu kan pemakain zat kimia, cuman
yang ibuk bilang tadi cara yang mahal itu belum digunakan. Masih pakai
alat sederhana. Itu nantikan arsip itu dikumpulkan ada memang zat kimia
yang dipakek tersendiri dan cara pengolahannya itu memang agak repot,
ha itu tadi yang ibuk bilang yang belum digunakan.
P
: Berarti masih sederhana lah ya kan buk?
I
: Iya masih sederhana maksud ibuk.
P
: O iya buk. Kalau sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini buk sistem layanan yang bagaimana?
I
: Kalau pengguna kami belum melayani secara terbuka, kecuali
penggunanya itu yang memang punya arsip.
91
Universitas Sumatera Utara
P
: O berarti yang punya akses tersendiri lah ya kan buk baru boleh
menggunakan?
I
: Iya, adala aksesnya tersendiri untuk menggunakannya. Kalau orang lain
belum bisa kami layani kalau untuk mengambil arsip orang lain. Kecuali
arsipnya sendiri.
P
: Berarti belum membuka layanan terbuka lah ya kan buk, masih tertutup.
Kalau prosedur dalam penggunaan arsip tadi buk bagaimana buk? Kan
kayak ibuk bilang tadi cuman orang yang punya arsip yang bisa
menggunakannya.
I
: Kami kan punya pertelaan, jadi berdasarkan pertelaan itu kan bisa kenal.
Kok secara khusus memang belum ada la. Pokonya ada pertelaan
pengenalan dari buku.
P
: Berarti prosedurnya itu cuman berdasarkan pertelaan ajalah buk?
I
: Iya kalau dibuat nanti umum kayak pelayanan ini kan, itu memang harus
dibuat lagi undang-undangnya itu. Paling tidak PERWA. Belum ada kita
buat PERWA nya.
P
: O iya buk, Kalau sistem temu kembali arsipnya buk?
I
: Kalau itu berdasarkan buku pertelaan tadi tu udah dapatla itu. Karena
kita gak komersil jadi prosedurnya gak gitu rumit rumit kali.
92
Universitas Sumatera Utara
P
: O iya buk. Pertanyaan yang terakhir, Apakah sudah pernah dilakukan
pelatihan terhadap pegawai bagian pengelolaan arsip untuk meningkatkan
keterampilan dan kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip?
I
: Sudah pernah, kalau setiap tahun tu ada dari ANRI sana itu
langsung.Kita langsung yang di kirim ke ANRI.
P
: Awak rasa udah selesai buk, Terima kasih atas bantuan ibuk.
I
: Iya dek sama-sama.
93
Universitas Sumatera Utara
3. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I3
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 14.50 WIB
Lokasi
: Gedung Penyimpanan Arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Selamat pagi bu, Saya Rahmadani Simanjuntak Mahasiswa Ilmu
Perpustakaan USU ingin melakukan penelitian skripsi tentang pengelolaan
arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai ini.
Disini saya butuh wawancara dengan ibuk sebagai data penelitian saya
nanti. Boleh ibuk saya wawancara?
I
: Sama berarti wawancaranya dengan buk Tetty tadi?
P
: Hehe iya buk, cuman ada beberapa pertanyaan yang di khususkan untuk
ibuk nanti, bolehnya buk ?
I
: Boleh, dudukla dulu. Udah semester akhirla adek ni berarti ya?
P
: Hehe begitula buk semester tua. Boleh dimulai wawancaranya ini buk?
I
: Mulai la, Biar copat siap dan biar copat kito pulang hahaha.
P
: Pertanyaan pertama, Bagaimana proses pengadaan arsip statis di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ni buk?
I
: Kalau itu dikumpulkan dari Dinas yang berada dibawah naungan Kota
Tanjung Bale ni, Selain itu bisa di boli jugo kayak cerita Buk Tetty tadi.
Ke ANRI membolinyo (membeli) kayak gambar gambar Kota Tanjung
Balai ni zaman dulu. Orang buk Eva sama buk Rahmi yang berangkat ke
ANRI kemaren tu la.
P
: O iya buk saya juga udah dijelaskan sama buk rahmi tadi. Kalau
masyakat umum sejauh ini ada yang menyerahkan arsipnya ke Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ni buk untuk di kelola dan disimpan?
94
Universitas Sumatera Utara
I
: Sejauh ini belum ada la kalau masyakat umum menyimpankan surat-surat
orangtu ke sini selain Dinas-dinas di bawah PEMKO Tanjung Balai. Karna
kan kalau masyarakat umum ni tak di wajibkan menyerahkan arsipnya
kesini. Tapi kalau pun ada yang memberikan kami terima. Sesangkan
Dinas-dinas yang seharusnya menyerahkan pun payah mengirimkan
arsipnya. Sepalah dikirim mereka bergoni-goni (berkarung-karung)
berkas-berkas orang itu. Itupun isinya entah hapa-hapa.
P
: Kalau kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis
dari lembaga pemerintah ada buk?
I
: Ada kalau itu, di buatlah nanti itu permintaan pengiriman arsip setelah itu
baru dijemput Dinas Perpustakaan dan Arsip ni arsip-arsip dari Dinas yang
mau mengirimkan arsipnya tadi.
P
: Oh begitu buk. Untuk proses pemeliharaan arsip, apakah ada prosedur
khususnya?
I
: Kalau prosedur khususnya belum ada, ya cuma pemeliharaan dari debu
sama serangga. Itula alat alatnya yang adek photo tadi la yang digunakan.
Macam penjelasan buk Tetty tadilah kalau masalah perawatannya. Karna
kan dananya ini yang belum ada untuk membeli alat-alat yang seharusnya
itu.
P
: Iya buk. Kalau kegiatan perawatan arsip yang dilakukan Dinas
Perpustkaan dan Kearsipan ini, Bagaimana buk?
I
: Nanti arsip yang baru datang itu di pilih-pilih, kalau ada klipnya,
penjempit kertas, langsung di buang dan pilih pilih lagi. Baru nanti
dikelompokkanlah dia. Begitula paling perawatan arsip yang kami lakukan
disini. Beginila keadaan Dinas kita ni masih sangat-sangat kurang dan
butuh perhatian dan bantuan.
P
: oh iya buk. Pegawai kearsipan disini memang belum ada yang arsiparis
ya buk?
I
: Iya memang belum ada, semua kegiatan di arsip disini yang
mengerjakannya kamilah, staf, pegawai, sama TKS lah yang
mengerjakannya.
P
: Oh begitu buk. Yang terakhir buk, Apakah pernah dilakukan pelatihan
terhadap pegawai bagian pengelolaan arsip untuk meningkatkan
keterampilan sama kinerja peawai dalam pengelolaan arsip statis?
95
Universitas Sumatera Utara
I
: Pernah, hampir setiap tahun pun. Itulah yang dikirim ke ANRI untuk
dapat pemahaman tentang arsip ini dan mengelolanya. Sekitar 4 orang itu
dikirim setiap tahunnya dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanjung
Balai ni.
P
: Oke buk, saya rasa udah cukup keterangan dari ibuk. Terima kasih ya
buk untuk bantuannya, kalau ada nanti yang saya butuhkan boleh main
main kesini lagi?
I
: Iya sama-sama dek, selama untuk tugas penelitian adek kamipun siap
membantu. Kalau ada butuh apa-apa mintak aja nanti sama abang dan
kakak ni ya.
P
: iya buk.
96
Universitas Sumatera Utara
4. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I4
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017
Waktu
: 10.00 WIB
Lokasi
: Ruang Arsip
Keterangan :
P
: Penulis
I
: Informan
P
: Selamat pagi pak. Saya Rahmadani Simanjuntak, Mahasiswa Ilmu
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Saya sedang melakukan
penelitian tenteng Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai (P Mememberikan surat ijin penelitian).
Boleh saya mewawancarai bapak sebagai data penelitian saya?
I
: Boleh, tapi kalau bisa singkat saja ya soalnya bapak jugak ada
keperluan lagi.
P
: Oke pak. Pertanyaan pertama, Bagaimana proses pengadaan arsip statis
pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini pak?
I
: Tadi kan udah dijawab Buk Rahmi (I2), Sama jawabannya kayak yang
dibilang Buk Rahmi kalau masalah pengadaan tadi.
P
: O iya pak, Kalau masalah pendeskripsian arsipnya dimulai dari mana
pak? Bisa bapak jelaskan prosesnya ?
I
: Yang pertama penyampaian permintaan kepada SKPD untuk
mengirimkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini.
Tahap yang kedua penjemputan dari Dinas, mereka tak mau kalau tak
dijemput arsipnya ke kantor mereka, kita yang menyediakan
transfortasinya untuk dijemput. Tahap yang ketiga mempersipakan dan
memilah milah arsip yang ada, karna seharusnya arsip-arsip mereka yang
dikirim mereka ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini, tapi
kenyataannya barang barang busuk mereka yang mereka kirim kesini. Tak
dipilah pilah orang tu macam-macam suratnya. kayak yang adek tengok la
kemaren tu begoni goni (berkarung-karung) barang rongsokan kebanyakan
isinya. Kadang dalam satu goni besar itu mencari arsip itu pun payah.
Tahap keempat arsip tadi disusun berdasarkan jenis indeks arsp,
bentuknya, pencipta arsipnya (misalnya: keuangan dengan keuangan),
97
Universitas Sumatera Utara
kemudian disesuaikan dengan tahun dan bulannya. Tahap yang kelima
dimasukkan kedalam box arsip, Selanjutnya mencantumkan nomor urut
berkas pada sampul dan kotak.Tahap selanjutnya pembuatan daftar
pertelean arsip. Tahap yang terakhir penyimpanan arsip kedalam box arsip
dan penyimpanan kedalam rak.
P
: O iya pak. Apakah semua instansi di Kota Tanjung Balai ini
menyerahkan arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearispan Kota
Tanjung Balai?
I
: Tidak semua instansi yang menyerahkan arsipnya. Tugas Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini kan cuman menyimpan arsip-arsip yang
ada dari Dinas-dinas di Kota Tanjung Balai ini. Kayak Dinas IPKA ini lah,
belum ada yang menyerahkan arsip arsipnya kepada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan ini. Entah itu sertifikat tanah atau lain lainnya. Karena
mereka kurang percaya melihat kondisi penyimpanan yang begini.
P
: Tapikan pak, kan udah jelas diatur dalam Undang-undang kearsipan No.
7 tahun 1971 instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya?
I
: Iya Undang undang No.7 tahun 1971 disitu cuman menegaskan saja,
tetapi gak ada memberikan sanksi. Cobak kalau ada sanksinya pasti semua
instansi pemerintahan ini pun takut dan semuanya menyerahkan arsipnya
untuk disimpan dan dikelola.
P
: O iya yakan pak, kemaren saya juga ada lihat di ruangan penyimpanan
arsip yang di dekat gubahan itu ada banyak books arsip yang diletakkan
dilantai, itu kenapa ya pak?
I
: Karna gudang kami tidak mencukupi, jangankan rak, gudang pun tak
mencukupi. Sehingga kami pun menyewa gudang satu lagi yang didekat
jalan arteri. Itupun raknya udah tak cukup lagi. Bertimpa-timpa
penyusunannya. Udah adek lihat kegudang kan kemaren cemana
kondisinya?
P
: Iya pak, kemaren. Berarti terkendala la ya kan pak dalam proses temu
kembali arsip?
I
: Dalam kata lain kalau kita memerlukan arsip gak segera dapat, akibat
dari susunanya gak benar, rapat rapat, gak jumpa.
P
: O gitu pak. Jadi berapa lama biasanya waktunya dalam temu kembali
arsip itu pak? Ada sekitar 20 sampai 30 menit?
98
Universitas Sumatera Utara
I
: Kalau kita katakanla petugasnya perempuan, berapa lama la waktu orang
itu menggeser isi gudangtu. Apalagi rak-rak besi tu. Bisa jadi sekitar 20
sampai 30 menit bahkan bisa jadi lebih. Yang jelasnya gedung
penyimpanan arsip tu lah perlu di perbaharui penataannya itu yang
bermasalah akibat tidak memiliki gedung yang memadai. Udah itu arsip
itu seharusnya khusus dan tersendiri jangan bercampur dengan
perpustakaan seperti ini.
P
: Kalau sistem kearsipan di Dinas Perpustakaan ini bagaimana pak? Masih
manual apa sudah berbasis teknologi?
I
: Belum ada itu, masih manual lah dek. Seharusnya ada sistem sudah
berbasis teknologi yang disediakan, jadi gampang suatu waktu kita
mencarinya. Disimpan data-data instansi satu Tanjung bale tu disitu, gak
usah pakek pakek falshdisk lagi. Karena flashdisk ini kemampuannya
terbatas dan bisa saja rusak.
P
: Jadi masih manual la ya pak. Kalau prosedur dalam penyusunan arsip
statis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan gimana?
I
: Masih sama jawabannya kayak penjelasan Ibuk Rahmi (I2) tadi.
P
: Kalau proses pemeliharaannya arsip pak?
I
: Proses yang kami lakukan sekarang sederhana, dengan kapur barus.
Masih sangat sangat sederhana. Kan si adek udah menengok langsung
kegudangnya kan.
P
: iya pak. Kalau menurut bapak peralatan dalam perawatan dan
pemeliharaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai ini sudah terpenuhi?
I
: Kan adek udah melihat langsung gudang arsipnya kan, begitulah
keadaannya. Serba kekurangan.
P
: iya sih pak. Kalau ruang pemeliharaan atau perawatan arsipnya tersendiri
ada pak?
I
: belum ada lah kalau ruangan pemeliharaan dan perawatan itu.
P
: Kalau sistem layanannya pengguna pak? Masih sama kayak kata Buk
Rahmi tadi cuman orang yang punya arsip yang bisa menggunakan arsip?
I
: Bisanya sebenarnya, tapi arsip yang bersifat umum. Tapi kalau arsip yang
memiliki sifat kerahasian gak la kita kasi.
99
Universitas Sumatera Utara
P
: O gitu pak. Kalau prosedur dalam penggunaan arsip pak? Apakah harus
ada surat dari instansi yang berkaitan atau dari mana pak?
I
: Harus yang berkepentinganlah yang boleh, Kayak si Mada (Peneliti)
kemaren mau melihat lihat arsip kan ada surat penelitian dari Universitas
yang menyatakan untuk penelitian. Kayak gitulah ibaratnya kalau
perseorangan bukan dari instansi.
P
: Kalau misalnya dari Instansi pak?
I
: Melalui kantor atau instansi dulu lah.
P
: O gitu pak. Pegawai bagian kearsipannya ada berapa pak?
I
: Jumlahnya 11 orang. 1 Kabid, 3 Kasi, 4 Staf PNS, dan 4 Staf TKS
P
: Dari semua jumlah pegawai bagian kearsipan itu pak ada arsiparis pak?
I
: Gak ada.
P
: O ya pak, saya rasa wawancaranaya udah cukup. Terima kasih ya pak
atas bantuannya.
I
: Iya sama-sama.
100
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN IV
HASIL OBSERVASI (Check List)
Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
No
Aspek
Ya
Tidak
Keterangan
A Ruang (Tempat) dan Fasilitas
Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip statis
8. Kondisi dan Keadaan Kantor
Ruang kerja kantor menjadi satu
Ruang kerja sub bagian
dengan ruang kerja kantor lainnya
kearsipan terdiri atas dua
(multifungsi)
bagian, yaitu gedung
penyimpanan arsip dan ruang
pegawai bagian kearsipan.
9. Kondisi ruangan penyimpanan arsip statis
c. Ruang penyimpanan arsip
Ruang penyimpanan arsip
statis menjadi satu dengan
statis berbeda gedung dengan
ruang kantor
ruang pegawai bagian
kearsipan.
d. Ruang penyimpanan arsip
Sudah dilengkapi dengan
statis sudah dilengkapi
fasilitas kearsipan antara lain
dengan fasilitas kearsipan
filling cabinet, rak arsip, AC,
dan belum ada hygrometer.
Rak arsip kurang dalam segi
jumlah sehingga masih banyak
box arsip yang masih terletak
dilantai.
10.
Penerangan
d. Pencahayaan berasal dari
Pencahayaan berasal dari sinar
lampu dan masuknya sinar
matahari, lampu pada siang
matahari
hari tidak dinyalakan.
e. Lampu dalam kantor masih
Lampu kantor tidak ada yang
dalam keadaan layak pakai
mati
f. Terdapat jendela untuk
masuknya cahaya matahari
Terdapat jendela untuk
masuknya cahaya matahari
Tempat sampah telah
disediakan pada setiap
ruangan
Belum tersedia
11. Kebersihan lingkungan kerja
e.
Ada tempat sampah
f.
Ada vacum cleaner
101
Universitas Sumatera Utara
g.
Ada kemoceng dan sapu
h.
Ada debu di dalam ruangan
kerja
12.
Pengaturan suhu udara
c. Terdapat Air Conditioner
d. Terdapat alat pengukur
kelembaban udara
(hygrometer)
13.
Fasilitas Kearsipan
i. Almari Arsip
j. Meja
k. Kursi
l. Box file/arsip
m. Filling cabinet
n. Rak arsip
o. Komputer
p.
14.
Kemoceng dan sapu dalam
keadaan cukup baik untuk
digunakan
Cukup banyak debu yang
ditemukan disela-sela
dokumen, kolong meja, kursi,
sekitar filling cabinet, dan
diantara tumpukan buku-buku
Printer
Ruang penyimpanan arsip
dilengkapi dengan satu AC
Belum tersedia
Satu buah lemari arsip 2pintu
dan satu buah lemari arsip 4
pintu
Terdapat 7 buah meja yang
terdiri atas meja kerja pegawai
Terdapat 15 kursi yang
disediakan
Terdapat box arsip yang
digunakan untuk menyimpan
arsip
Terdapat 3 buah filling cabinet
Cukup banyak rak arsip kayu
dan besi yang telah
disediakan, tetapi masih
kurang mengingat jumlah
arsip yang terus bertambah
dari waktu ke waktu
Terdapat satu buah komputer
di gedung penyimpanan arsip
Terdapat satu buah printer di
gedung penyimpanan arsip
Penggunaan warna ruangan
c. Cat ruangan masih bagus
Cat ruangan penyimpanan
arsip sudah mulai terlihat
pudar dan tua
102
Universitas Sumatera Utara
d. Warna dinding
B
Ruangan di cat berwarna putih
Aktor (Pelaku)
Petugas dalam melakukan tugas kearsipan
5. Petugas arsip memiliki latar
belakang pendidikan kearsipan
6. Petugas arsip pernah mengikuti
diklat kearsipan
7. Petugas arsip kurang dari segi
jumlahnya
8. Melayani tamu dengan baik
Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
belum memiliki petugas arsip
berlatar belakang pendidikan
kearsipan dan belum memiliki
arsiparis
Petugas kearsipan sebanyak 4
orang setiap tahunnya
mengikuti diklat di ANRI
Petugas kearsipan masih
diatakatan kurang dan hanya
berjumlah 11 orang
Melayani tamu dengan baik
dan membantu yang
berkepentingan khususnya
103
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN V
DOKUMENTASI
Daftar Pertelean Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai
Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
104
Universitas Sumatera Utara
FASILITAS KEARSIPAN
Almari Arsip
Rak Arsip Besi
105
Universitas Sumatera Utara
Rak Arsip Kayu
Seperangkat Komputer dan Printer
106
Universitas Sumatera Utara
Bahan Yang Digunakan Untuk Proses Pemeliharaan Arsip
Kegiatan Perawatan Arsip
107
Universitas Sumatera Utara
Pendingin Ruangan (Air Conditioner)
Beberapa Penghargaan Kota Tanjung Balai yang juga disimpan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
108
Universitas Sumatera Utara
Kondisi Ruang Penyimpanan Arsip
Beberapa Box Arsip yang hanya diletakkan dilantai karena kekurangan rak
Arsip yang belum dikelola
109
Universitas Sumatera Utara
Kondisi gedung yang sudah tua dan cat yang sudah mengelupas dan berjamur
110
Universitas Sumatera Utara