Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang Masalah
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi

pimpinan dalam mengambil sebuah keputusan dan merumuskan kebijakan.
Mengingat pentingnya keberadaan dan fungsi arsip dalam mendukung aktivitas
dalam sebuah organisasi atau instansi, maka perlu adanya manajemen atau
pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang baik dan benar dapat membantu
kelancaran suatu pekerjaan pada organisasi ataupun instansi baik pemerintahan
maupun swasta, sehingga dapat menyelamatkan dan memanfaatkan informasi
yang terkandung di dalam arsip tersebut (Lungvy dan Pramusinto, 2014). Selain
itu arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan
pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggungjawaban nasional
untuk generasi mendatang. Oleh karena itu Arsip harus dikelola dengan baik dan
benar menggunakan suatu sistem yang baik agar informasi yang tersimpan dalam
arsip tetap terjaga keotentikannya. Pengelolaan arsip yang baik juga dapat
mempermudah dalam temu kembalii arsip, ketika arsip tersebut dibutuhkan
sewaktu-waktu (Rusita, 2014).

Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari
penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan,
perawatan, dan penyimpanan menurut suatu sistem tertentu yang telah ditentukan.
Seiring dengan berjalannya waktu dan bertambah banyaknya kegiatan
yang dilakukan pada suatu organisasi atau instansi, maka makin banyak pula arsip

1

Universitas Sumatera Utara

yang tercipta. Jika dibiarkan begitu saja akan banyak informasi yang bersifat
penting pun dapat hilang. Maka organisasi perlu melakukan pembenahan pada
sistem kearsipan mereka. Suatu organisasi perlu menyadari pentingnya fungsi
arsip, sehingga arsip dapat dikelola, disimpan, dan dirawat dengan baik.
Instansi pemerintah merupakan salah satu yang melakukan kegiatan
administrasi secara rutin. Dengan bertambahnya kegiatan adminisi akan
menambah volume arsip. Apabila tidak dikelola dengan baik arsip pada instansi
pemerintah tersebut akan semakin menumpuk dan nilai guna arsip pun akan
hilang. Hal ini perlu pengelolaan arsip yang efektif dan efesien.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai berdasarkan

Peraturan Daerah Nomor 37 Tahun 2008 mempunyai fungsi dan tugas pokok
melaksanakan urusan pemerintahan dibidang perpustakaan dan kearsipan
berdasarkan atas asas otonomi dan tugas perbantuan. Dengan adanya fungsi
tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai bertanggung
jawab mengelola dan melestarikan arsip yang berada di daerah Kota Tanjung
Balai, serta melayani kepentingan masyarat maupun pihak-pihak yang
membutuhkan informasi tentang arsip daerah Kota Tanjung Balai. Dengan adanya
tanggung jawab tersebut maka dibutuhkan pengelolaan arsip statis yang efektif
dan efesien.
Dalam Peraturan Pemerintah menyangkut pelaksanaan Undang-undang
Nomor 43 Thn 2009 tentang kearsipan, dinyatakan bahwa Pengelolaan Arsip
Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efesien, efektif, dan

2

Universitas Sumatera Utara

sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan,
dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Dari tahun 2015 sampai tahun 2016 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Tanjung Balai memiliki jumlah arsip yang tersimpan dalam keadaan tertata
sebanyak

2.552 box arsip dan tahun 2017 sebanyak 156 karung arsip yang

tersimpan dalam keadaan belum tertata. Arsip Statis yang dimiliki Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai terdiri atas: arsip pemerintahan,
arsip kependudukan, arsip keagamaan, arsip infrastruktur, arsip pariwisata, arsip
pendidikan, arsip industri dan perdagangan, arsip pertanian, arsip kesehatan, arsip
kesenian dan kebudayaan, dan arsip bencana alam.
Hasil pengamatan dan wawancara secara informal yang dilakukan penulis
dengan dua orang pegawai yang bertugas di bidang kearsipan pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai mengidentifikasi adanya
beberapa masalah dalam pengeloalan arsip. Hal tersebut diantaranya adalah pada
kegiatan akuisisi yang belum terlaksana dengan baik. Kurangnya kepedulian
masyarakat dan juga lembaga-lembag pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya
kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai secara sukarela
untuk dikelola. Selanjutnya waktu penemuan kembali arsip yang masih manual
membutuhkan waktu yang cukup lama sekitar 5-20 menit, penemuan kembali
arsip yang diletakkan di lain ruangan bisa membutuhkan waktu yang lebih lama

lagi. Gedung penyimpanan arsip masih dikatakan sempit dan juga terpisah lokasi
dengan ruangan pegawai bagian kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung balai yang berjarak sekitar 3 km. Pemeliharaan arsip statis yang

3

Universitas Sumatera Utara

dilakukan juga hanya memanfaatkan peralatan yang minim dan sederhana sepeti;
pemberian kapur barus, baygon/hit, kemoceng, tisu, dan pengharum ruangan.
Kurangnya fasilitas kearsipan juga terlihat dari box arsip yang masih banyak
diletakkan di lantai. Selanjutnya Kurangnya tenaga ahli khususnya SDM di
bidang kearsipan juga merupakan salah satu kendala yang dihadapi Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Fasilitas kearsipan yang memadai dan pemeliharaan yang baik dan sesuai
dengan prosedur, serta Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan sangat
dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan kearsipan pada suatu instansi. Minimnya
fasilitas kearsipan dapat mengganggu jalannya kegiatan kearsipan yang
seharusnya dapat terus berlangsung. Pemeliharaan dan perawatan arsip yang tidak
sesuai prosedur dapat menyebabkan arsip menjadi cepat rusak. Misalnya

penggunaan fumigasi yang tidak dilakukan secara berkala akan menyebabkan
pelapukan fisik arsip lebih cepat terjadi. SDM kearsipan sebagai sumber daya
manusia juga memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting di bidang kearsipan
dan juga memegang peranan penting dalam pelaksanaan pengelolaan arsip statis,
peranan tersebut bisa dilakukan melalui peningkatan wawasan dalam hal
kearsipan pada umumnya.
Berdasarkan latar belakang terhadap masalah yang terjadi di lapangan,
maka penulis ingin melakukan penelitian lebih lanjut tentang “Evaluasi
Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tajung
Balai”

4

Universitas Sumatera Utara

1.2

Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas,

maka yang menjadi rumusan masalah penelitian adalah : Bagaimana Pengelolaan
Arsip Statis yang meliputi akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan,
penggunaan (pelayanan), dan temu kembali pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?

1.3

Tujuan Masalah
Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui

pengelolaan Arsip Statis yang meliputi akuisisi, deskripsi, pemeliharaan,
perawatan, penggunaan (pelayanan), dan temu kembali pada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai.

1.4

Manfaat Penelitian

1.

Bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai, sebagai
masukan untuk lebih memperhatikan dan memperbaiki proses pengelolaan
Arsip Statis sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efesien.

2.

Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan pemahaman penulis
tentang pengelolaan Arsip Statis.

3.

Bagi Peneliti, untuk berbagai referensi dalam melakukan penelitian
selanjutnya.

5

Universitas Sumatera Utara

1.5

Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup pada penelitian ini dibatasi oleh Daur Hidup Arsip statis

(life cycle), yang terdiri atas: Akuisisi, Deskripsi, Pemeliharaan, Perawatan,
Penggunaan (Pelayanan), dan Temu Kembali.

6

Universitas Sumatera Utara