Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai Chapter III V
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1
Gambaran Umum
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai terbentuk
berdasarkan peraturan daerah Kota Tanjung Balai No.28 Tahun 2004 yang
ditindaklanjuti dengan peraturan daerah Kota Tanjung Balai No.16 Tahun
2008. Adapun Tugas Pokok dan Fungsinya sesuai dengan Peraturan daerah
Kota Tanjung Balai No.37 Tahun 2008 adalah melaksanakan urusan
pemerintahan bidang perpustakaan dan arsip berdasarkan atas asas otonomi
dan tugas perbantuan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dibangun
tahun 2003 dan diresmikan pada tanggal 7 April 2003 oleh Walikota Tanjung
Balai Dr. Sutrisno Hadi, SpOG yang berada dibawah Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Pemerintah Kota Tanjung Balai. Dengan Peraturan Daerah Kota
Tanjung Balai No.28 Tahun 2004 terbentuklah Kantor Perpustakaan Umum
Kota Tanjung Balai yang berubah nama menjadi Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota Tanjung Balai yang kemudian berubah nama kembali menjadi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
3.2
Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai yang beralamat di jalan Jendral Sudirman
No.111, Kota Tanjung Balai. Waktu pengambilan data direncanakan akan
37
Universitas Sumatera Utara
dilakukan pada bulan Mei-Juni 2017. Alasan pemilihan lokasi didasarkan
kepada permasalahan pengelolaan arsip statis yang terdapat pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai, sehingga setelah penelitian
berlangsung dapat dijadikan masukan untuk lebih memperhatikan dan
memperbaiki proses pengelolaan arsip statis sehingga dapat berjalan dengan
efektif dan efesien.
3.3
Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang ditempuh sehubungan dengan
penelitian yang dilakukan, yang memiliki langkah-langkah yang sistematis.
Metode penelitian juga menyangkut masalah kerjanya, yaitu cara untuk
dapat memahami objek yang menjadi sasaran penelitian yang bersangkutan,
meliputi prosedur penelitian dan teknik penelitian (Hasan, 2002: 20).
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif merupakan “salah satu
prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau
tulisan dan perilaku orang yang diamati” (Bogdan dan Taylor, 1992: 21-22).
Penelitian ini dipilih karena peneliti hanya berupaya untuk menyajikan
data secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta yang ada di
lapangan. Penelitian ini dilakukan untuk menggali fakta mengenai
pelaksanaan pengelolaan arsip statis yang ada Pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai dengan menggunakan desain penelitian
deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
38
Universitas Sumatera Utara
3.4
Data dan Sumber Data
Untuk jenis dan sumber data yang dibutuhkan adalah data primer dan
skunder.
1. Data Primer
Data primer penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan
pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari
pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah berbagai sumber tertulis yang diperoleh atau
dikumpulkan untuk dimanfaatkan bagi penelitian ini dan akan
digunakan untuk mendorong keberhasilan penelitian, diantaranya
buku-buku literatur, internet, majalah atau jurnal ilmiah, dan dokumen
yang berhubungan dengan penelitian.
3.5 Prosedur Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data, peneliti memakai beberapa teknik yaitu:
1. Wawancara.
Wawancara adalah “percakapan yang dilakukan dengan maksud
tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara
(interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai
(interview) yang memberikan jawaban pertanyaan itu”. (Moleong,
2002: 135). Wawancara dilakukan secara langsung dengan pegawai
39
Universitas Sumatera Utara
kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai dengan menggunakan teknik wawancara mendalam (depth
interview)
mengenai
pengelolaan
arsip
statis
pada
Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Untuk memudahkan pelaksanaan wawancara penulis menyusun
pedoman wawancara agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian.
Pedoman wawancara terdiri dari daftar pertanyaan yang disusun
berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
Wawancara yang dilakukan pada penelitian ini bersifat semi
terstruktur yang artinya apabila terdapat keterangan yang kurang
jelas terhadap jawaban yang di berikan, peneliti dapat mengulang
pertanyaan yang dirasa belum terjawab dengan jelas dan
pertanyaan wawancara diambil dari pedoman wawancara. Data dari
wawancara tersebut direkam dengan memakai media tertentu dan
juga dibantu dengan alat tulis lainnya. Hasil rekaman wawancara
yang telah dilakukan selanjutnya dibuat dalam bentuk tertulis
secara verbal, yang kemudian dibaca dan diteliti ulang untuk
mendapatkan data yang benar.
2. Observasi
Observasi yaitu kegiatan penelitian yang dilakukan dengan
cara mengamati secara langsung ke Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan
Kota
Tanjung
Balai,
khususnya
mengenai
40
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai
Kegiatan Observasi dilakukan setelah peneliti melakukan
wawancara, peneliti akan mengamati kesesuaian informasi yang
ada
dilapangan dengan data
yang diberikan informan.
Tujuannya adalah melihat apakah informa yang sudah diberikan
oleh informan itu benar atau tidak.
3. Studi Dokumentasi
Selain melakukan teknik wawancara dan observasi, peneliti
juga melakukan studi dokumentasi. Peneliti melakukan suatu
kegiatan pengumpulan berbagai informasi dan data dari
beberapa dokumen yang berhubungan, guna menunjang
kelengkapan data yaitu melalui buku, majalah, jurnal, hasil
seminar dan artikel yang tersedia dalam media online maupun
yang ada dalam perpustakaan. Studi dokumentasi ini dilakukan
agar mengetahui setiap permasalahan yang dihadapi dan setelah
itu dibandingkan keadaan yang diteliti atau survei di lokasi atau
tempat penelitian yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai.
3.6 Mengidentifikasi Informan
Informan dalam penelitian adalah orang-orang yang terlibat dan dapat
memberikan informasi selengkap-lengkapnya mengenai latar belakang dan
41
Universitas Sumatera Utara
keadaan yang sebenarnya dari objek yang diteliti sehingga dapat diperoleh
data yang akurat, serta mengerti tentang pokok permasalahan yang terjadi
dan bersedia memberikan keterangan dalam masalah penelitian ini. Adapun
informan dalam penelitian ini adalah Pegawai bagian kearsipan pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang secara langsung
melaksanakan kegiatan kearsipan.
Tabel 3.1 Data Informan
Kode Informan
Strata Pendidikan
Jabatan
S1 Ilmu Hukum
Kabid Penyelenggaraan Kearsipan
S1 Ilmu Ekonomi
Kasi Pembinaan dan Kearsipan
S1 Ilmu Ekonomi
Kasi Pengawasan Kearsipan
SMA
Kasi Pengelolaan Arsip
3.7 Analisis Data
Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis
catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan
pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai
temuan kepada orang lain.
Menurut Sugiono (2014:91) analisis data dalam penelitian kualitatif
terdiri beberapa alur kegiatan yaitu reduksi data, penyajian data, verifikasi
data dan penarikan kesimpulan.
1. Reduksi data
Reduksi data dapat diartikan sebagai merangkum, memilih hal-hal
pokok, kompleks, memfokuskan pada hal-hal penting, dicari tema
42
Universitas Sumatera Utara
dan polanya dan membuang yang tidak perlu. Pada reduksi data
penulis melakukan pengelompokan hasil wawancara yang
membahas
tentang
pengelolaan
arsip
statis
pada
Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang meliputi
1)Akuisisi,
2)Deskripsi,
3)Pemeliharaan,
4)Perawatan,
5)Penggunaan (Pelayanan), dan 6)Temu Kembali.
2. Penyajian data
Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian ini
berbentuk teks naratif. Untuk mempermudah pemahaman tentang
informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan
dilakukan penyederhanaan informasi yang kompleks kedalam
satuan bentuk yang disederhanakan dan selektif. Penulis
melakukan penyajian data dengan bentuk teks naratif yang
terdapat pada BAB IV hasil dan pembahasan penelitian.
3. Verifikasi data dan Penarikan Kesimpulan.
Tahap Selanjutnya setelah reduksi data dan penyajian data, maka
dilakukan verifikasi dan kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan
kepenarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan
proses interprestasi data-data yang telah dikumpul;kan dengan
metode wawancara dan dokumentasi sambil terus menerus
melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa teknik yang dilakukan
untuk menganalisis data dapat dilakukan dengan tiga langkah, yaitu
43
Universitas Sumatera Utara
pengumpulan data, reduksi data, display data, penarikan kesimpulan dan
verifikasi.
3.9
Keabsahan Data
Untuk menguji keabsahan data, peneliti menggunakan teknik
trianggulasi data, yaitu teknik yang dilakukan dengan cara meminta
keterangan lebih lanjut. Data yang diperoleh dengan mencari informasi lebih
dari satu orang. Menurut Moleong (2007: 330), “triangulasi adalah teknik
pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain”. Diluar
data untuk pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut.
Teknik triangulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui
sumber lainnya.
Denzin yang dikutip oleh Moleong (2007: 330) membedakan empat
macam, triangulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan
pengguna sumber, metode, penyidik, dan teori.
Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan.
Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan
data sekunder. Adapun teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian
ini adalah:
1.
Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil
observasi. Penulis mewawancarai pegawai bagian kearsipan pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Penulis juga
melakukan kegiatan pengumpulan berbagai informasi dan data dari
44
Universitas Sumatera Utara
berbagai dokumen Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai yang berhubungan dengan pengelolaan arsip statis melalui buku,
majalah, jurnal, hasil seminar, maupun artikel.
2.
Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa
data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini,
berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk menggunakan dan
menguji terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel
jurnal, buku, yang membahas tentang pengelolaan arsip statis.
3.
Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode
wawancara dan observasi, serta metode dikumentasi. Metode yang
dapat dilakukan pada penelitian ini adalah wawancara ke sumber
penelitian dan observasi. Peneliti melakukan analisa dari berbagai
wawancara dan hasil observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti
terhadap pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Metode triangulasi merupakan salah satu metode yang paling umum
dipakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan
berdasarkan wawancara dengan informan, studi dokumentasi oleh peneliti
dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan dan observasi.
Observasi yang dilakukan ada dua jenis, yaitu observasi langsung dan
observasi tidak langsung. Observasi tidak langsung ini dimaksud dalam
45
Universitas Sumatera Utara
bentuk pengamatan atas beberapa kelakuan dan kejadian yang kemudian
dari hasil pengamatan tersebut diambil benang merah yang menghubungkan
masalah yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai.
46
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karateristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah pegawai kearsipan yang bekerja di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang bertugas mengelola
segala arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Berikut adalah daftar karateristik informan.
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
No
Kode Informan
Jabatan
Lokasi Wawancara
1
I1
Kabid Penyelenggara
Bagian Penyimpanan
Kearsipan
Arsip
Kasi Pembinaan dan
Ruang Arsip
2
I2
Kearsipan
3
4
I3
I4
Kasi Pengawasan
Bagian Penyimpanan
Kearsipan
Arsip
Kasi Pengelolaan Arsip
Ruang Arsip
Informan pertama (I1) adalah informan yang berahasil di wawancarai dengan
pendekatan perkenalan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, dan I4,
Kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai, dengan menjelaskan
terlebih dahulu maksud dan tujuan daripada penelitian ini yang dalam
pengumpulan datanya dilakukan dengan menggunakan metode wawancara. (I1)
diwawancarai bertempat di bagian penyimpanan arsip Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai. Proses bertemunya penulis dengan (I1) adalah
dimulai pada tahap penulis datang kebagian tata usaha untuk meminta perizinan
penelitian dan menyerahkan surat penelitian. Dari hasil percakapan tersebut
diperoleh informasi bahwa untuk melakukan penelitian dengan menggunakan
47
Universitas Sumatera Utara
wawancara penulis disarankan untuk menemui pegawai dibagian arsip yang lain
terlebih dahulu yang ada di bagian ruang arsip. Untuk menemui beliau maka
petugas dari tata usaha setempat menkonfirmasi terlebih dahulu melalui telepon.
Selanjutnya penulis menemui pegawai kearsipan yang dimaksud untuk melakukan
wawancara. Proses menemui pegawai kearsipan setempat dimulai dengan
perkenalan dan menerangkan maksud dari penelitian dan dengan memakai apa
metode pengumpulan datanya. Setelah proses perkenalan tersebut penulis
menanyakan waktu dari wawancara tersebut, apakah kegiatan wawancara bisa
dilakukan hari ini. Petugas kearsipan tersebut setuju untuk dilakukannya kegiatan
wawancara tersebut pada saat itu juga. Pada hari itu juga penulis berhasil untuk
melakukan wawancara dengan informan yang cocok dengan karateristik informan
dalam penelitian ini, yaitu dua orang pegawai kearsipan yang tugasnya melakukan
pembinaan kearsipan (I2) dan pengelolaan arsip (I4) yang ada di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Wawancara berlangsung secara
informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan
wawancara mendalam (depth interview). Pelaksanaan wawancara dilakukan
secara substantif, artinya tidak diharuskan pada suatu tempat. Pelaksanaan
wawancara dilakukan pada pagi hari tepatnya berada di ruang arsip yang berada di
lantai 1 gedung Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Selanjutnya wawancara dilanjutkan siang hari setelah jam istirahat dengan
informan pertama (I1) dan informan ketiga (I3) yang bertempat di ruang
penyimpanan arsip. Suasana dan kondisi wawancara bersifat latar alamiah, artinya
kondisi dan suasana yang apa adanya, yang tidak diatur sedemikian rupa untuk
tujuan tertentu.
Begitu juga dengan bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan selama
percakapan adalah bahasa informal, meskipun terkadang penulis menggunakan
istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Bahasa informal juga digunakan untuk
memancing percakapan awal kepada informan, kemudian menggunakan pedoman
wawancara. Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan
informan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih ada yang
perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.
48
Universitas Sumatera Utara
4.2 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun
sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan
coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip
wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan
dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang
diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis menurunkan lima
kategori yang berkaitan. Adapun kelima kategori itu adalah, sebagai berikut :
1. Akuisisi
2. Deskripsi
3. Pemeliharaan
4. Perawatan
5. Penggunaan (pelayanan)
6. Temu Kembali
4.2.1 Akuisisi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah akuisisi atau pengadaan. Kegiatan akuisisi dianggap penting
karena tanpa adanya kegiatan ini arsip-arsip yang ada di lingkungan lembaga
pemerintahan Kota Tanjung Balai akan hilang begitu saja.
Dalam proses akuisis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
biasanya menerima arsip-arsip langsung dari pencipta dan membeli dari ANRI,
sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Bisa melalui pembelian arsip ke ANRI, seperti dokumentasi kota Tanjung
Balai pada zaman dahulu, bisa jugak dikumpulkan dari Dinas-Dinas yang
berada dibawah Pemerintah Kota Tanjung Balai ini.”
49
Universitas Sumatera Utara
I2: “Pengadaannya ada dua cara, yang pertama bisa di beli dan yang kedua
dikumpulkan dengan cara meminta dari Dinas-Dinas yang bersangkutan.
Kalau dibeli biasa ke ANRI langsung, karena cuma ANRI yang punya akses
dan punya Undang-undang untuk mengkomersilkan arsip statis. Sedangkan
Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai diminta
dan dihimbau menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai karena berdarsarkan Undang-undang
Kearsipan nomor 28 sama 43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok
bukunya nanti kalau mau. Jadi berdasarkan Undang-undang tersebut Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai mempunyai hak untuk
meminta kepada Dinas-dinas yang bersangkutan tapi tidak bisa membeli.”
Dalam melaksanakan kegiatan akuisisi, pegawai kearsipan berpedoman pada
Undang-undang No. 28 Tahun 2009, Undang-undang No. 43 Tahun 2009, dan
Undang-undang No. 7 Tahun 1971, yang mana didalam pedoman itu telah diatur
tata cara penyerahan dan juga penyimpanan, hal ini sesuai dengan keterangan
yang diberikan oleh I1 dan I4, yaitu sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada pedoman undang undang yang digunakan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam
kegiatan akuisisi?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “...Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai
diminta dan dihimbau menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai karena berdarsarkan Undang-undang
Kearsipan nomor 28 sama 43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok
bukunya nanti kalau mau. Jadi berdasarkan Undang-undang tersebut Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai mempunyai hak untuk
meminta kepada Dinas-dinas yang bersangkutan tapi tidak bisa membeli.”
I4: “Iya Undang undang No.7 tahun 1971 disitu cuma menegaskan saja, tetapi
tidak ada memberikan sanksi. Coba saja kalau ada sanksinya pasti semua
Instansi Pemerintahan pun takut dan semuanya menyerahkan arsipnya untuk
disimpan dan dikelola.”
Selain disamping telah adanya sebuah peraturan yang mengikat setiap
pencipta arsip untuk menyerahakan karyanya ke lembaga kearsipan daerah,
pegawai kearsian pun aktif dalam mengumpulkan arsip-arsip tersebut. Hal ini
sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I2 dan I3 dalam wawancara, yaitu sebagai
berikut:
Pertanyaan: Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil
langsung arsip statis yang ada dari lembaga pemerintah?
50
Universitas Sumatera Utara
Jawaban Informan 2 dan 3:
I2: “Ada, ada kebijakannya kalau dalam meminta atau mengambil arsip dari
Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai.”
I3: “Ada kalau itu, nanti di buat dulu permintaan pengiriman arsip setelah itu
baru dijemput Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini arsip-arsip dari Dinas
yang mau mengirimkan arsipnya tadi.”
Kegiatan yang dilakukan oleh pegawai kearsipan tersebut dilandasi karena
masih kurangnya kepedulian dari para pencipta arsip untuk melindungi karyanya.
Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I1 dan I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai
menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “Seharusnya semua Instansi pemerintahan yang berada di bawah
Pemerintahan Kota Tanjung Balai. Tapi kenyataannya masih ada beberapa
Instansi Pemerintahan yang belum juga menyerahkan arsipnya.”
I4: “Tidak semua Instansi yang menyerahkan arsipnya. Tugas Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini kan cuma menyimpan arsip-arsip yang ada
dari Dinas-dinas di Kota Tanjung Balai ini. Seperti Dinas IPKA ini lah, belum
ada menyerahkan arsip arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini.
Entah itu sertifikat tanah atau lain lainnya. Karena mereka kurang percaya
melihat kondisi penyimpanan yang begini.”
Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini tidak ada
terdapat kriteria yang dipakai oleh pegawai kearsipan dalam menyeleksi arsip
yang masuk ke lembaga kearsipan. Keterangan ini sesuai dengan apa yang
dinyatakan oleh I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan : Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada
kriteria/ketentuan khusus dari Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Kalau disini kami merima saja arsip yang dikirimkan Dinas-dinas yang
bersangkutan. seperti ini lah berkarung-karung arsip yangdi kirimkan tapi
tidak semua ini isinya arsip. Entah barang barang apa saja ini isinya. Baru di
51
Universitas Sumatera Utara
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai inilah nanti kami
pilah-pilah. Karena tidak semua yangdi kirim ini isinya arsip.”
I2 :“Kalau yang itu, kami kan menerima saja arsip yang datang, nanti proses di
digitalkan dokumennya lain lagi. Tapi tidaklah kami tetapkan harus
memberikan dalam bentuk CD, Flasdisk. Tapi kalau ada yang memberi dalam
bentuk seperti itu alhamdulillah juga. Cuma kalaupun dalam bentuk CD kami
perlu jugak dokumen yang manual atau aslinya dalam bentuk kertas.”
Dari pernyataan diatas menunjukkan bahwa sebenarnya telah terdapat
panduan ataupun peraturan yang mengikat setiap para pencipta arsip untuk
menyerahkan karyanya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai, namun peraturan tersebut belum dipatuhi secara maksimal oleh para
pencipta arsip karena masih kurangnya kesadaran masyarakat atau pencipta arsip
itu sendiri tentang arti penting sebuah arsip.
Dalam kegiatan akuisisi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai belum menerapkan suatu kategori untuk menyeleksi arsip yang masuk ke
lembaga kearsipan. Hal ini belum sesuai dengan apa yang telah di jelaskan pada
bab sebelumnya (lihat BAB II) bahwa dalam kegiatan akuisisi terdapat 2 kegiatan
didalamnya yaitu kegiatan penilaian dan seleksi arsip, yang mana dalam kegitan
tesebut intinya adalah menetukan layak atau tidaknya asip tersebut disimpan dan
dikelola oleh lembaga kearsipan daerah. Tetapi, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai menilai dan menyeleksi ketika sesudah arsip telah
sampai di lembaga kearsipan tersebut.
4.2.2 Deskripsi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah deskripsi. Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan setelah
akuisis dalam sebuah life cycle arsip statis.
52
Universitas Sumatera Utara
Dalam proses pendeskripsian pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai terdapat beberapa kriteria yang digunakan oleh pegawai kearsipan
untuk mendeskripsikan arsip yaitu berdasarkan bentuknya, siapa pencipta arsip,
kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat yang kemudian semua informasi tersebut
dicatat pada sebuah kartu deskripsi. Hal ini sesuai dengan informasi yang
diberikan oleh I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan
oleh Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 4:
I4: “...Arsip tadi disusun berdasarkan jenis indeks arsip, bentuknya, pencipta
arsipnya (misalnya: keuangan dengan keuangan), kemudian disesuaikan
dengan tahun dan bulannya. Selanjutnya mencantumkan nomor urut berkas
pada bungkus dan kotak. Tahap selanjutnya pembuatan daftar pertelean
arsip. Tahap yang terakhir penyimpanan arsip kedalam kotak arsip dan
penyimpanan kedalam rak.”
Gambar 4.1 Arsip Yang Baru Dideskripsikan Sesuai Pencipta Arsip Dan
Bentuk Arsip
Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai telah melakukan proses pendeskripsian arsip yang
ada. Hal ini senada dengan informasi yang ada pada bab sebelumnya mengenai
53
Universitas Sumatera Utara
deskripsi arsip (lihat BAB II) yang menyatakan bahwa Deskripsi arsip
dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi mengenai asal–usul, isi
dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya
dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan
digunakan. Sehingga arsip yang tersimpan nantinya dapat ditemukan dengan
mudah.
Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari para informan serta dari
observasi langsung, dapat diketahui proses pendeskripsian arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai berawal dari permintaan
pengiriman arsip kepada SKPD (satuan kerja perangkat daerah), penjemputan
arsip, persiapan dan pemilahan, pendaftaran arsip pada lembar kartu,
penyampulan, mencantumkan No.urut berkas pada bungkus/books, pembuatan
daftar pertelean arsip, penyimpanan arsip kedalam books arsip, penyimpanan
books kedalam rak sesuai dengan flowchart sebagai berikut:
Permintaan
pengiriman arsip
kepada SKPD
Penjemputan
arsip
Persiapan dan
pemilahan
Penyampulan
Pendaftaran arsip
pada lembar kartu
Mencantumkan
No.urut berkas
pada box arsip
Pembuatan daftar
pertelean arsip
Penyimpanan arsip
kedalam box arsip
Penyimpanan box
arsip kedalam rak
54
Universitas Sumatera Utara
Gambar 4.2 Peta Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
1. Permintaan Pengiriman Arsip Kepada SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah)
Pada tahap ini permintaan pengiriman kepada SKPD (Satuan Kerja
Perangkat Daerah) dilakukan oleh pegawai kearsipan dimana setiap Instansi
Pemerintahan yang berada dibawah Pemerintah Kota Tanjung Balai diminta
untuk mengirimkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai.
2. Penjemputan Arsip
Setelah mengimkan permintaan pengiriman arsip kepada SKPD, arsiparsip tersebut dijemput Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
menggunakan transfortasi yang telah disediakan.
3. Persiapan dan Pemilahan
a. Persiapan
Pada tahap ini petugas harus mempersiapkan peralatan keselamatan
dan kesehatan seperti masker pelindung dan peralatan lainnya. Selain itu
peralatan untuk membersihkan arsip juga dibutuhkan mengingat arsip yang
akan ditangani cukup berdebu atau kotor yang diakibatkan kurangnya
kepedulian dari pencipta arsip yang menyimpannya sebelum diserahkan ke
lembaga kearsipan daerah. Persiapkan juga kertas pembungkus arsip yang
digunakan untuk membungkus arsip yang telah bersih. Setelah itu
persiapkan juga box arsip dimana box ini dipergunakan untuk menyimpan
arsip yang telah dibungkus dan dicatat dalam daftar pertelaan arsip.
55
Universitas Sumatera Utara
b. Pemilahan
Pada tahap ini petugas memilah arsip dan non-arsip atau arsip dengan
duplikasi. Kemudian arsip dikelompokkan ke dalam kartu masalah, dan
apabila terdapat arsip yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya,
maka arsip tersebut digabungkan kedalam satu rangkaian proses atau
kegiatan sehinggga arsip tersebut memberkas.
Pada kegiatan ini umumnya akan menghasilkan 3 (tiga) kelompok
berkas, yaitu:
1. Arsip bernilai guna
2. Non-arsip atau duplikasi
3. Buku, majalah, foto , dan bentuk arsip lainnya kecuali berbentuk
naskah. Apabila terdapat benda-benda yang menempel pada berkas
seperti paperclip, logam dan sebagainya maka benda-benda tersebut
harus disingkirkan dan untuk paperclip yang terbuat dari logam
maka akan diganti dengan yang terbuat dari plastik.
4. Mendaftar Arsip pada Lembar Kartu
Sebelum
arsip
didaftar
pada
kartu
pembantu,
terlebih
dahulu
dikelompokkan berdasarkan masalah, sub masalahnya, dan KIN. Untuk
memudahkan penggabungan arsip yang belum memberkas atau masih
terpisah perlu digunakan kartu pembantu, dan penggabungannya didasarkan
pada rangkaian proses suatu kegiatan.
56
Universitas Sumatera Utara
Setelah arsip memberkas berdasrkan masalahnya, maka arsip tersebut
didaftar pada kartu pembantu yang ditulis secara lengkap dan terperinci yakni
dengan mencatumkan
1. Isi ringkas
2. Rincian arsip yang telah memberkas
3. Kurun waktu terciptanya arsip (tahunan atau bulanan)
4. Kondisi fisik arsip (Lengkap atau tidak lengkap, baik atau rusak dan
sebagainya)
Berikut adalah contoh dari kartu pembantu daftar arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai:
Gambar 4.3 Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
Kegiatan berikutnya dalam tahap mendaftar arsip pada lembar kartu
pembantu adalah menyatukan arsip yang masih terpisah, untuk dimasukkan
kedalam folder. Apabila arsip yang telah memberkas tersebut tidak muat
untuk dimasukkan ke dalam folder, maka dapat digunakan folder yang
57
Universitas Sumatera Utara
lainnya dengan membuat nomor urut dari folder tersebut sehingga antara satu
sama lainnya tidak terpisah.
Dalam melaksanakan pendaftaran arsip perlu juga memperhatikan :
1. Mandaftar arsip tidak dilakukan dalam bentuk perlembar melainkan
dalam bentuk perkelompok
2. Tidak diperbolehkan untuk memberi suatu tanda apapun pada lembar
arsip
3. Untuk arsip yang bernilai tinggi dan rapuh perlu penanganan ekstra
hati-hati
5. Penyampulan
Dalam tahap ini arsip yang disimpan dalam folder akan diberikan suatu
nomor pada folder tersebut, dan selanjutnya nomor tesebut digunakan sebagai
nomor sampul. Selanjutnya dibungkus dengan kertas kissing, dan apabila
arsip tersebut tidak muat dalam satu kertas pembungkus (berkas). Maka dapat
dibungkus menjadi beberapa bagian yang kemudian disatukan dalam satu
bundel dengan memberikan nomor urut.
6. Menentukan atau Mencantumkan Nomor Urut Berkas pada Sampul
Pembungkus
7. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
58
Universitas Sumatera Utara
Pembuatan daftar pertelaan arsip harus disesuaikan dengan sistem
penataannya, seperti:
1. Nomor urut, untuk arsip perundang-undangan dan/atau berdasarkan NIP
atau nama pegawai bagi arsip kepegawaian
2. Abjad, untuk arsip kepegawaian disusun berdasarkan nama pegawai
3. Waktu disusun berdasarkan urutan waktu atau kronologis
4. Badan atau instansi
5. Klasifikasi masalah
6. Gabungan antara keduanya sesuai dengan kebutuhan
Berikut adalah contoh dari daftar pertelaan arsip pada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai :
Gambar 4.4 Daftar Pertelean Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
8. Penyimpanan Arsip ke Dalam Box Arsip
Apabila arsip telah didaftar pada kartu dan telah dibungkus serta
dicantumkan nomor berkas, maka arsip tersebut langsung dimasukkan ke
dalam box yang kemudian diberi nomor.
59
Universitas Sumatera Utara
9. Penyimpanan Box arsip ke dalam Rak Arsip
Penyimpanan box kedalam rak arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut
telah dimasukkan ke dalam daftar pertelaan arsip, yang disusun menurut
urutan nomor box berkas sesuai urutan sampul dalam box.
4.2.3 Pemeliharaan
Kategori ketiga yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah pemeliharaan. Dalam kegiatan pemeliharaan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki prosedur khusus, hal ini sesuai
dengan pernyataan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
Jawaban Informan 2:
I2: “Kalau untuk sekarang ini, khususnya itu masih sederhana. Pemeliharaan
dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita semprot,
dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia khusus
belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.”
Begitu juga dengan ruangannya, pemeliharaan pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai juga belum memiliki ruangan khusus, sesuai
dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada ruangan khusus pemeliharaan dan perawatan
arsip?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “Belum ada lah kalau ruang pemeliharaan dan perawatan arsip. adek udah
lihat-lihatkan kondisi gedung kita ini.”
I4: “Gak ada belum dek kalau ruang pemeliharaan arsipnya.”
60
Universitas Sumatera Utara
Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai kegiatan
pemeliharaan telah dilakukan cukup baik. Walaupun hanya memanfaatkan
peralatan dan bahan yang minim dan sederhana seperti; pemberian kapur barus,
baygon/hit, kemoceng, tisu, pengharum ruangan, tetapi masih dinilai layak dan
terpenuhi. Berikut merupakan penyataan yang diperoleh dari I2 dan I4:
Pertanyaan: Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 2 dan 4:
I2: “...Pemeliharaan dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita
semprot, dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia
khusus belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.”
I4: “Proses yang kami lakukan sekarang sederhana, dengan kapur barus. Masih
sangat sangat sederhana. Kan adek melihat gudangnya kan.”
Gambar 4.5 Bahan Untuk Proses Kegiatan Pemeliharaan
Salah satu usaha lain dari pemeliharaan arsip sebaiknya ruangan
penyimpanan arsip memiliki AC dengan temperatur suhu khusus sesuai dengan
tingkat keasaman kertas arsip. Pada Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota
61
Universitas Sumatera Utara
Tanjung Balai ruangan penyimpanan arsip statis yang ada sudah memiliki
pendingin udara atau AC.
Usaha lain yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai dalam kegiatan pemeliharaan adalah telah dilakukannya kegiatan duplikasi,
berikut sepenggal informasi dari I2:
Pertanyaan: Apakah ada usaha lain yang dilakukan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam kegiatan
pemeliharaan arsip?
Jawaban Informan 2:
I2: “...Proses di digitalkan dokumennya nanti juga akan kami lakukakan. Tapi
kami tidak metapkan harus memberikan dalam bentuk CD, Flasdisk. Tapi
kalau ada yang yanmg membei dalam bentuk seperti itu alhamdulillah juga.
Cuma kalaupun diberikan dalam bentuk CD kami perlu jugak dokumen yang
manual atau aslinya dalam bentuk kertasnya.”
Jadi dapat dinyatakan bahwa kegiatan pemeliharaan yang dijalankan oleh
pegawai kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
telah dilakukan sudah cukup baik. Walaupun masih belum ada ruangan khusus
pemeliharaan dan hanya memanfaatkan bahan dan peralatan yang minim dan
sederhana, tetapi masih di nilai layak dan terpenuhi. Hal ini sesuai dengan bab
sebelumnya (lihat BAB II) yang membahas tentang pemeliharaan telah disebutkan
bahwa terdapat berbagai macam usaha untuk memepertahankan kondisi arsip
yang ada sehingga informasi yang terkandung didalamnya tetap terjaga.
4.2.4 Perawatan
Kategori keempat yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah Perawatan. Kegiatan perawatan merupakan hal yang sangat
penting dalam upaya untuk menjaga informasi agar tetap dapat digunakan. Pada
62
Universitas Sumatera Utara
kegiatan perawatan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
telah dilakukan dengan baik, hal ini ditandai dengan adanya usaha untuk
menyingkirkan berbagai benda yang dapat merusak yang sebelumnya menempel
pada arsip yang baru datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan I3 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 3:
I3: “Nanti arsip yang baru datang itu di pilih-pilih, kalau ada klipnya, penjempit
kertas, langsung di buang dan pilih pilih lagi. Setelah itu dikelompokkanlah.”
Gambar 4.6 Perawatan Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
Hanya saja Dinas Perpustakaan tidak memiliki ruangan khusus dalam
pemeliharaan dan perawatan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai
berikut:
Pertanyaan: Apakah ada ruangan khusus perawatan arsip?
Jawaban Informan 1 dan 4:
63
Universitas Sumatera Utara
I1: “Belum ada lah kalau ruang perawatan arsip. adek udah lihat-lihatkan
kondisi gedung kita ini”
I4: “Kan adek udah melihat langsung gudang arsipnya kan, begitulah
keadaannya. Serba kekurangan.”
Dapat kita ketahui bahwa Dinas Perpustakaan melakukan kegiatan perawatan
dengan cukup baik. Hal ini dapat terlihat dari usaha untuk melindungi arsip dari
bebagai kerusakan yang bisa saja terjadi. Meskipun belum memiliki ruangan
khusus perawatan arsip tapi masih bisa di nilai layak dan terpenuhi.
4.2.5 Penggunaan (Pelayanan)
Kategori kelima yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah Penggunaan. Karena arsip juga merupakan sebuah sumber
informasi maka arsip juga digunakan oleh penggunanya. Untuk menggunakan
arsip yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai,
pengguna harus mengikuti prosedur terlebih dahulu yang diantaranya pegawai
kearsipan harus mengetahui apa hubungan pengguna dengan pencipta arsip yang
ingin digunakan, atau untuk keperluan apa pengguna ingin menggunakan arsip.
Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Masih yang berkepentingan yang boleh menggunakannya. Itupun kalau ada
surat pengantar dari Dinas dia berasal baru dibolehkan. Kalau mau melihat
lihat arsip orang lain masih belum dibolehkan.”
I2: “Kalau orang lain belum bisa kami layani kalau untuk mengambil arsip
orang lain. Kecuali arsipnya sendiri.”
64
Universitas Sumatera Utara
Penggunaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai adalah untuk keperluan penelitian, dan untuk keperluan Instansi
yang bersangkutan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut:
I4: “Harus yang berkepentinganlah yang boleh, seperti saat kamu (Peneliti)
kemaren mau melihat-lihat arsip kan ada surat penelitian dari Universitas
yang menyatakan untuk penelitian. Seperti itulah kalau perseorangan bukan
dari instansi.”
Sistem pelayanan yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai menerapkan sistem tertutup. Hal ini sesuai dengan pernyataan I 2
sebagai berikut :
Pertanyaan: Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 2:
I2: “Kalau pengguna kami belum melayani secara terbuka, kecuali penggunanya
itu yang memang punya arsip.”
Jadi dapat kita peroleh informasi bahwa kegiatan pelayanan atau penggunaan
arsip statis yang dijalankan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai yang dilakukan oleh petugas kearsipan telah dilakukan dengan baik. Hal ini
ditandai dengan diterapkannya sistem layanan pengguna tertutup yang
dimaksudkan untuk menjaga arsip tersebut. Keterangan yang ada diatas juga
dijelaskan pada bab sebelumnya (lihat BAB II) dimana fungsi dari arsip statis
adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi lembaga dan juga masyarakat.
65
Universitas Sumatera Utara
4.2.6 Temu Kembali
Kategori ke-6 yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah Temu Kembali. Agar proses temu kembali arsip dapat dilakukan
sebuah layanan haruslah mempunyai sebuah sistem temu kembali. Pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menggunakan pertelean
pengenalan dari buku untuk sistem temu kembali arsip. Hal ini sesuai dengan
pernyataan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana sistem temu kembali arsip pada
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Dinas
Jawaban Informan 2:
I2: “Kami kan punya pertelaan, jadi berdasarkan pertelaan itu kan bisa
mengenali dan menemukan. Kalau secara khusus memang belum ada.
Pokoknya ada pertelaan pengenalan dari buku.”
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa sistem temu kembali arsip
statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menggunakan
perteleam pengenalan dari buku untuk sistem temu kembali arsip. Hal ini sesuai
dengan informasi yang ada di bab sebelumnya (baca BAB II) dimana dinyatakan
bahwa tujuan dari temu kembali adalah agar arsip tersebut dapat mudah
ditemukan kembali dan didayagunakan .
4.3 Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
Berdasarkan masalah yang dituliskan pada bagian latar belakang masalah
bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai masih
terdapat masalah
pada waktu temu kembali arsip yang masih manual dan
66
Universitas Sumatera Utara
membutuhkan waktu cukup lama sekitar 5-20 menit. Hal ini sebenarnya akibat
dari penyusunan arsip di rak yang tidak rapi dan tidak sesuai prosedur penyusunan
disebabkan oleh rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai. Hal ini
sesuai dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai berikut :
Pertanyaan: Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “ Kalau itu tergantung penyusunannya. Bisa lama, bisa jugak agak cepat.
Karena adek lihat sendirilah kondisi gedung kita ini. Serba kekurangan.
Sehingga waktu kita mencari arsip gak terus dapat dia. Diakibatkan
penyusunannya dan tempat atau raknya gak memadai.”
I4: “Dengan kata lain kalau kita memerlukan arsip gak segera dapat, akibat dari
susunanya gak benar, rapat rapat, gak jumpa.”
I4: “Kalau kita katakanla petugasnya perempuan, berapa lama la waktu orang
itu menggeser isi gudang terasebut. Apalagi rak-rak besi tu. Bisa jadi sekitar
20 sampai 30 menit bahkan bisa jadi lebih. Yang jelasnya gedung
penyimpanan arsip tu lah perlu di perbaharui.penataannya itu yang
bermasalah akibat tidak memiliki gedung yang memadai. Udah itu arsip itu
seharusnya khusus dan tersendiri jangan bercampur dengan perpustakaan
seperti ini.”
Selain itu, akibat dari rak dan gedung
penyimpanan arsip yang tidak
memadai ini juga yang menyebabkan beberapa books arsip hanya diletakkkan
dilantai. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut :
Pertanyaan: kemaren saya juga ada lihat di ruangan penyimpanan arsip
yang di dekat gubahan itu ada banyak books arsip yang
diletakkan dilantai, itu kenapa ya pak?
Jawaban Informan 4:
I4: “Karena gudang kami tidak mencukupi, jangankan rak, gudang pun tak
mencukupi. Sehingga kami pun menyewa gudang satu lagi yang didekat jalan
arteri. Itupun raknya udah tak cukup lagi. Bertimpa-timpa penyusunannya...”
Dari keterangan diatas dapat diketahui permasalahan pada proses temu
kembali arsip yang masih manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama
67
Universitas Sumatera Utara
sekitar 5-20 menit disebabkan oleh rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak
memadai yang mengakibatkan peyusunan arsip di rak yang tidak rapi dan tidak
sesuai prosedur penyusunan arsip, sehingga terkendala dalam proses temu
kembali arsip jika suatu waktu arsip itu dibutuhkan. Hal tersebut juga yang
menyebabkan beberapa box arsip yang hanya diletakkan dilantai. Hal ini belum
sesuai dengan informasi yang ada pada BAB II bahwa tujuan dari temu kembali
arsip adalah agar arsip itu dapat mudah ditemukan kembali dan didayagunakan.
68
Universitas Sumatera Utara
4.4 Rangkuman Hasil Wawancara
Berdasarkan hasil wawancara mendalam (depth interview) dengan informan,
melalui proses analisa data yang menjaga keabsahan data serta melakukan
triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori tersebut sebagai berikut:
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawancara
NO
KATEGORI
HASIL WAWANCARA
1
Akuisisi
2
Dekripsi
3
Pemeliharaan
4
Perawatan
5
Penggunaan
(Pelayanan)
Kurangnya kesadaran pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya
kepada lembaga kearsipan daerah
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ikut serta
dalam mengumpulkan arsip dengan cara meminta langsung kepada
penciptanya
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai telah
melakukan proses pendeskripsian yang ada dengan baik
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum
memiliki ruangan khusus pemeliharaan
Pegawai bagian Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai sudah melakukaan kegiatan pemeliharaan
dengan cukup baik. Meskipun hanya memanfaatkan peralatan dan
bahan yang minim dan sederhana seperti; pemberian kapur barus,
baygon/hit, kemoceng, tisu, pengharum ruangan, tetapi masih dinilai
layak dan terpenuhi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai juga telah
melakukan kegiatan duplikasi sebagai usaha lain dalam kegiatan
pemeliharaan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum
memiliki ruangan khusus perawatan arsip
Pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai telah melakukan proses perawatan dengan baik
Memakai sistem layanan pengguna tertutup yang dimaksudkan
untuk menjaga arsip tersebut
6
Temu Kembali
Untuk temu kembali arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai menggunakan pertelean pengenalan dari buku yang
telah disiapkan untuk temu kembali arsip
Proses temu kembali arsip yang masih manual membutuhkan waktu
yang cukup lama sekitar 5-20 menit disebabkan oleh rak dan
gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai dan sesuai prosedur
penyusunan arsip, sehingga terkendala dalam proses temu kembali
arsip jika suatu waktu arsip itu dibutuhkan.
69
Universitas Sumatera Utara
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, maka
dapat disimpulkan sebagai berikut:
1.
Pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai yang dilakukan oleh pegawai kearsipan telah dilaksanakan
dengan baik. Hal ini terlihat pada dilakukannya kegiatan akusisi hingga temu
kembali arsip statis yang ada. Pada poin-poin dari daur hidup arsip, kegiatan
yang dilakukan juga hampir memenuhi persyaratan yang ada.
2.
Pada kegiatan Akuisisi, kurangnya kepedulian masyarakat dan juga lembagalembaga pencipta arsip untuk menyerahkan arsip mereka kepada lembaga
kearsipan daerah secara sukarela untuk dikelola.
3.
Pada kegiatan Pemeliharan dan Perawatan, masih menjadi masalah dimana
belum terdapatnya ruangan pemeliharaan dan perawatan, serta alat-alat dan
bahan yang digunakan dalam pengelolaan arsip yang belum memadai.
4.
Pada kegiatan temu kembali, terdapat masalah dalam segi fasilitas dan
gedung yang menyebabkan terkendalanya proses temu kembali arsip yang
masih manual dan memakan waktu yang cukup lama.
5.
Selain itu masalah SDM (Sumber Daya Manusia), dimana Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki arsiparis
dan hanya mengandalkan pegawai yang bertugas dibagian kearsipan
70
Universitas Sumatera Utara
sebanyak 11 orang, hal ini belum dirasa cukup mengingat pentingnya peranan
arsiparis dalam pengelolaan arsip statis dan peningkatan wawasan dalam hal
kearsipan
5.2 Saran
1.
Untuk masalah Akuisisi, Pegawai kearsipan diharapkan agar lebih tegas lagi
mengenai penerapan aturan serah simpan arsip dari pencipta arsip ke lembaga
kearsipan daerah, hal ini untuk menghindari hilangnya informasi arsip statis
yang ada.
2.
Untuk masalah Pemeliharaan dan Perawatan, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai diharapkan untuk melengkapi segala fasilitas
kearsipan, baik dari segi gedung, rak, ruangan khusus pemeliharaan dan
perawatan arsip, serta alat-alat dan bahan yang digunakan dalam pengelolaan
arsip.
3.
Untuk masalah Temu kembali, Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai sebaiknya juga menggunakan aplikasi yang bisa membantu
penyimpanan dan memudahkan dalam menemukan dokumen yang di
perlukan,
4.
Untuk masalah SDM (Sumber Daya Manusia), Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai juga diharapkan untuk menambahkan
arsiparis pada tiap-tiap bagian pengelolaan arsip yang dibantu oleh pegawai
bagian kearsipan. Hal ini untuk mengantisipasi jumlah arsip statis yang akan
dikelola jumlahnya semakin banyak dikemudian hari dan tuntutan lembaga
71
Universitas Sumatera Utara
pencipta arsip agar arsip mereka tetap aman dan terjaga nilai informasi yang
ada pada arsip tersebut.
5.
Peneliti selanjutnya, diharapkan adanya penelitian lanjutan yang membahas
evaluasi pengelolaan arsip statis pada lembaga kearsipan daerah karena masih
kurangnya penelitian secara mendalam dan berkelanjutan mengenai evaluasi
pengelolaan arsip statis pada lembaga kearsipan daerah.
72
Universitas Sumatera Utara
METODE PENELITIAN
3.1
Gambaran Umum
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai terbentuk
berdasarkan peraturan daerah Kota Tanjung Balai No.28 Tahun 2004 yang
ditindaklanjuti dengan peraturan daerah Kota Tanjung Balai No.16 Tahun
2008. Adapun Tugas Pokok dan Fungsinya sesuai dengan Peraturan daerah
Kota Tanjung Balai No.37 Tahun 2008 adalah melaksanakan urusan
pemerintahan bidang perpustakaan dan arsip berdasarkan atas asas otonomi
dan tugas perbantuan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dibangun
tahun 2003 dan diresmikan pada tanggal 7 April 2003 oleh Walikota Tanjung
Balai Dr. Sutrisno Hadi, SpOG yang berada dibawah Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Pemerintah Kota Tanjung Balai. Dengan Peraturan Daerah Kota
Tanjung Balai No.28 Tahun 2004 terbentuklah Kantor Perpustakaan Umum
Kota Tanjung Balai yang berubah nama menjadi Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota Tanjung Balai yang kemudian berubah nama kembali menjadi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
3.2
Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai yang beralamat di jalan Jendral Sudirman
No.111, Kota Tanjung Balai. Waktu pengambilan data direncanakan akan
37
Universitas Sumatera Utara
dilakukan pada bulan Mei-Juni 2017. Alasan pemilihan lokasi didasarkan
kepada permasalahan pengelolaan arsip statis yang terdapat pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai, sehingga setelah penelitian
berlangsung dapat dijadikan masukan untuk lebih memperhatikan dan
memperbaiki proses pengelolaan arsip statis sehingga dapat berjalan dengan
efektif dan efesien.
3.3
Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang ditempuh sehubungan dengan
penelitian yang dilakukan, yang memiliki langkah-langkah yang sistematis.
Metode penelitian juga menyangkut masalah kerjanya, yaitu cara untuk
dapat memahami objek yang menjadi sasaran penelitian yang bersangkutan,
meliputi prosedur penelitian dan teknik penelitian (Hasan, 2002: 20).
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif merupakan “salah satu
prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau
tulisan dan perilaku orang yang diamati” (Bogdan dan Taylor, 1992: 21-22).
Penelitian ini dipilih karena peneliti hanya berupaya untuk menyajikan
data secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta yang ada di
lapangan. Penelitian ini dilakukan untuk menggali fakta mengenai
pelaksanaan pengelolaan arsip statis yang ada Pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai dengan menggunakan desain penelitian
deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
38
Universitas Sumatera Utara
3.4
Data dan Sumber Data
Untuk jenis dan sumber data yang dibutuhkan adalah data primer dan
skunder.
1. Data Primer
Data primer penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan
pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari
pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah berbagai sumber tertulis yang diperoleh atau
dikumpulkan untuk dimanfaatkan bagi penelitian ini dan akan
digunakan untuk mendorong keberhasilan penelitian, diantaranya
buku-buku literatur, internet, majalah atau jurnal ilmiah, dan dokumen
yang berhubungan dengan penelitian.
3.5 Prosedur Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data, peneliti memakai beberapa teknik yaitu:
1. Wawancara.
Wawancara adalah “percakapan yang dilakukan dengan maksud
tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara
(interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai
(interview) yang memberikan jawaban pertanyaan itu”. (Moleong,
2002: 135). Wawancara dilakukan secara langsung dengan pegawai
39
Universitas Sumatera Utara
kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai dengan menggunakan teknik wawancara mendalam (depth
interview)
mengenai
pengelolaan
arsip
statis
pada
Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Untuk memudahkan pelaksanaan wawancara penulis menyusun
pedoman wawancara agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian.
Pedoman wawancara terdiri dari daftar pertanyaan yang disusun
berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
Wawancara yang dilakukan pada penelitian ini bersifat semi
terstruktur yang artinya apabila terdapat keterangan yang kurang
jelas terhadap jawaban yang di berikan, peneliti dapat mengulang
pertanyaan yang dirasa belum terjawab dengan jelas dan
pertanyaan wawancara diambil dari pedoman wawancara. Data dari
wawancara tersebut direkam dengan memakai media tertentu dan
juga dibantu dengan alat tulis lainnya. Hasil rekaman wawancara
yang telah dilakukan selanjutnya dibuat dalam bentuk tertulis
secara verbal, yang kemudian dibaca dan diteliti ulang untuk
mendapatkan data yang benar.
2. Observasi
Observasi yaitu kegiatan penelitian yang dilakukan dengan
cara mengamati secara langsung ke Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan
Kota
Tanjung
Balai,
khususnya
mengenai
40
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai
Kegiatan Observasi dilakukan setelah peneliti melakukan
wawancara, peneliti akan mengamati kesesuaian informasi yang
ada
dilapangan dengan data
yang diberikan informan.
Tujuannya adalah melihat apakah informa yang sudah diberikan
oleh informan itu benar atau tidak.
3. Studi Dokumentasi
Selain melakukan teknik wawancara dan observasi, peneliti
juga melakukan studi dokumentasi. Peneliti melakukan suatu
kegiatan pengumpulan berbagai informasi dan data dari
beberapa dokumen yang berhubungan, guna menunjang
kelengkapan data yaitu melalui buku, majalah, jurnal, hasil
seminar dan artikel yang tersedia dalam media online maupun
yang ada dalam perpustakaan. Studi dokumentasi ini dilakukan
agar mengetahui setiap permasalahan yang dihadapi dan setelah
itu dibandingkan keadaan yang diteliti atau survei di lokasi atau
tempat penelitian yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai.
3.6 Mengidentifikasi Informan
Informan dalam penelitian adalah orang-orang yang terlibat dan dapat
memberikan informasi selengkap-lengkapnya mengenai latar belakang dan
41
Universitas Sumatera Utara
keadaan yang sebenarnya dari objek yang diteliti sehingga dapat diperoleh
data yang akurat, serta mengerti tentang pokok permasalahan yang terjadi
dan bersedia memberikan keterangan dalam masalah penelitian ini. Adapun
informan dalam penelitian ini adalah Pegawai bagian kearsipan pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang secara langsung
melaksanakan kegiatan kearsipan.
Tabel 3.1 Data Informan
Kode Informan
Strata Pendidikan
Jabatan
S1 Ilmu Hukum
Kabid Penyelenggaraan Kearsipan
S1 Ilmu Ekonomi
Kasi Pembinaan dan Kearsipan
S1 Ilmu Ekonomi
Kasi Pengawasan Kearsipan
SMA
Kasi Pengelolaan Arsip
3.7 Analisis Data
Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis
catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan
pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai
temuan kepada orang lain.
Menurut Sugiono (2014:91) analisis data dalam penelitian kualitatif
terdiri beberapa alur kegiatan yaitu reduksi data, penyajian data, verifikasi
data dan penarikan kesimpulan.
1. Reduksi data
Reduksi data dapat diartikan sebagai merangkum, memilih hal-hal
pokok, kompleks, memfokuskan pada hal-hal penting, dicari tema
42
Universitas Sumatera Utara
dan polanya dan membuang yang tidak perlu. Pada reduksi data
penulis melakukan pengelompokan hasil wawancara yang
membahas
tentang
pengelolaan
arsip
statis
pada
Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang meliputi
1)Akuisisi,
2)Deskripsi,
3)Pemeliharaan,
4)Perawatan,
5)Penggunaan (Pelayanan), dan 6)Temu Kembali.
2. Penyajian data
Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian ini
berbentuk teks naratif. Untuk mempermudah pemahaman tentang
informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan
dilakukan penyederhanaan informasi yang kompleks kedalam
satuan bentuk yang disederhanakan dan selektif. Penulis
melakukan penyajian data dengan bentuk teks naratif yang
terdapat pada BAB IV hasil dan pembahasan penelitian.
3. Verifikasi data dan Penarikan Kesimpulan.
Tahap Selanjutnya setelah reduksi data dan penyajian data, maka
dilakukan verifikasi dan kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan
kepenarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan
proses interprestasi data-data yang telah dikumpul;kan dengan
metode wawancara dan dokumentasi sambil terus menerus
melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa teknik yang dilakukan
untuk menganalisis data dapat dilakukan dengan tiga langkah, yaitu
43
Universitas Sumatera Utara
pengumpulan data, reduksi data, display data, penarikan kesimpulan dan
verifikasi.
3.9
Keabsahan Data
Untuk menguji keabsahan data, peneliti menggunakan teknik
trianggulasi data, yaitu teknik yang dilakukan dengan cara meminta
keterangan lebih lanjut. Data yang diperoleh dengan mencari informasi lebih
dari satu orang. Menurut Moleong (2007: 330), “triangulasi adalah teknik
pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain”. Diluar
data untuk pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut.
Teknik triangulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui
sumber lainnya.
Denzin yang dikutip oleh Moleong (2007: 330) membedakan empat
macam, triangulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan
pengguna sumber, metode, penyidik, dan teori.
Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan.
Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan
data sekunder. Adapun teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian
ini adalah:
1.
Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil
observasi. Penulis mewawancarai pegawai bagian kearsipan pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Penulis juga
melakukan kegiatan pengumpulan berbagai informasi dan data dari
44
Universitas Sumatera Utara
berbagai dokumen Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai yang berhubungan dengan pengelolaan arsip statis melalui buku,
majalah, jurnal, hasil seminar, maupun artikel.
2.
Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa
data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini,
berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk menggunakan dan
menguji terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel
jurnal, buku, yang membahas tentang pengelolaan arsip statis.
3.
Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode
wawancara dan observasi, serta metode dikumentasi. Metode yang
dapat dilakukan pada penelitian ini adalah wawancara ke sumber
penelitian dan observasi. Peneliti melakukan analisa dari berbagai
wawancara dan hasil observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti
terhadap pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Metode triangulasi merupakan salah satu metode yang paling umum
dipakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan
berdasarkan wawancara dengan informan, studi dokumentasi oleh peneliti
dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan dan observasi.
Observasi yang dilakukan ada dua jenis, yaitu observasi langsung dan
observasi tidak langsung. Observasi tidak langsung ini dimaksud dalam
45
Universitas Sumatera Utara
bentuk pengamatan atas beberapa kelakuan dan kejadian yang kemudian
dari hasil pengamatan tersebut diambil benang merah yang menghubungkan
masalah yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai.
46
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karateristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah pegawai kearsipan yang bekerja di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang bertugas mengelola
segala arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Berikut adalah daftar karateristik informan.
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
No
Kode Informan
Jabatan
Lokasi Wawancara
1
I1
Kabid Penyelenggara
Bagian Penyimpanan
Kearsipan
Arsip
Kasi Pembinaan dan
Ruang Arsip
2
I2
Kearsipan
3
4
I3
I4
Kasi Pengawasan
Bagian Penyimpanan
Kearsipan
Arsip
Kasi Pengelolaan Arsip
Ruang Arsip
Informan pertama (I1) adalah informan yang berahasil di wawancarai dengan
pendekatan perkenalan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, dan I4,
Kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai, dengan menjelaskan
terlebih dahulu maksud dan tujuan daripada penelitian ini yang dalam
pengumpulan datanya dilakukan dengan menggunakan metode wawancara. (I1)
diwawancarai bertempat di bagian penyimpanan arsip Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai. Proses bertemunya penulis dengan (I1) adalah
dimulai pada tahap penulis datang kebagian tata usaha untuk meminta perizinan
penelitian dan menyerahkan surat penelitian. Dari hasil percakapan tersebut
diperoleh informasi bahwa untuk melakukan penelitian dengan menggunakan
47
Universitas Sumatera Utara
wawancara penulis disarankan untuk menemui pegawai dibagian arsip yang lain
terlebih dahulu yang ada di bagian ruang arsip. Untuk menemui beliau maka
petugas dari tata usaha setempat menkonfirmasi terlebih dahulu melalui telepon.
Selanjutnya penulis menemui pegawai kearsipan yang dimaksud untuk melakukan
wawancara. Proses menemui pegawai kearsipan setempat dimulai dengan
perkenalan dan menerangkan maksud dari penelitian dan dengan memakai apa
metode pengumpulan datanya. Setelah proses perkenalan tersebut penulis
menanyakan waktu dari wawancara tersebut, apakah kegiatan wawancara bisa
dilakukan hari ini. Petugas kearsipan tersebut setuju untuk dilakukannya kegiatan
wawancara tersebut pada saat itu juga. Pada hari itu juga penulis berhasil untuk
melakukan wawancara dengan informan yang cocok dengan karateristik informan
dalam penelitian ini, yaitu dua orang pegawai kearsipan yang tugasnya melakukan
pembinaan kearsipan (I2) dan pengelolaan arsip (I4) yang ada di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Wawancara berlangsung secara
informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan
wawancara mendalam (depth interview). Pelaksanaan wawancara dilakukan
secara substantif, artinya tidak diharuskan pada suatu tempat. Pelaksanaan
wawancara dilakukan pada pagi hari tepatnya berada di ruang arsip yang berada di
lantai 1 gedung Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Selanjutnya wawancara dilanjutkan siang hari setelah jam istirahat dengan
informan pertama (I1) dan informan ketiga (I3) yang bertempat di ruang
penyimpanan arsip. Suasana dan kondisi wawancara bersifat latar alamiah, artinya
kondisi dan suasana yang apa adanya, yang tidak diatur sedemikian rupa untuk
tujuan tertentu.
Begitu juga dengan bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan selama
percakapan adalah bahasa informal, meskipun terkadang penulis menggunakan
istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Bahasa informal juga digunakan untuk
memancing percakapan awal kepada informan, kemudian menggunakan pedoman
wawancara. Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan
informan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih ada yang
perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.
48
Universitas Sumatera Utara
4.2 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun
sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan
coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip
wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan
dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang
diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis menurunkan lima
kategori yang berkaitan. Adapun kelima kategori itu adalah, sebagai berikut :
1. Akuisisi
2. Deskripsi
3. Pemeliharaan
4. Perawatan
5. Penggunaan (pelayanan)
6. Temu Kembali
4.2.1 Akuisisi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah akuisisi atau pengadaan. Kegiatan akuisisi dianggap penting
karena tanpa adanya kegiatan ini arsip-arsip yang ada di lingkungan lembaga
pemerintahan Kota Tanjung Balai akan hilang begitu saja.
Dalam proses akuisis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
biasanya menerima arsip-arsip langsung dari pencipta dan membeli dari ANRI,
sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Bisa melalui pembelian arsip ke ANRI, seperti dokumentasi kota Tanjung
Balai pada zaman dahulu, bisa jugak dikumpulkan dari Dinas-Dinas yang
berada dibawah Pemerintah Kota Tanjung Balai ini.”
49
Universitas Sumatera Utara
I2: “Pengadaannya ada dua cara, yang pertama bisa di beli dan yang kedua
dikumpulkan dengan cara meminta dari Dinas-Dinas yang bersangkutan.
Kalau dibeli biasa ke ANRI langsung, karena cuma ANRI yang punya akses
dan punya Undang-undang untuk mengkomersilkan arsip statis. Sedangkan
Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai diminta
dan dihimbau menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai karena berdarsarkan Undang-undang
Kearsipan nomor 28 sama 43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok
bukunya nanti kalau mau. Jadi berdasarkan Undang-undang tersebut Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai mempunyai hak untuk
meminta kepada Dinas-dinas yang bersangkutan tapi tidak bisa membeli.”
Dalam melaksanakan kegiatan akuisisi, pegawai kearsipan berpedoman pada
Undang-undang No. 28 Tahun 2009, Undang-undang No. 43 Tahun 2009, dan
Undang-undang No. 7 Tahun 1971, yang mana didalam pedoman itu telah diatur
tata cara penyerahan dan juga penyimpanan, hal ini sesuai dengan keterangan
yang diberikan oleh I1 dan I4, yaitu sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada pedoman undang undang yang digunakan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam
kegiatan akuisisi?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “...Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai
diminta dan dihimbau menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai karena berdarsarkan Undang-undang
Kearsipan nomor 28 sama 43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok
bukunya nanti kalau mau. Jadi berdasarkan Undang-undang tersebut Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai mempunyai hak untuk
meminta kepada Dinas-dinas yang bersangkutan tapi tidak bisa membeli.”
I4: “Iya Undang undang No.7 tahun 1971 disitu cuma menegaskan saja, tetapi
tidak ada memberikan sanksi. Coba saja kalau ada sanksinya pasti semua
Instansi Pemerintahan pun takut dan semuanya menyerahkan arsipnya untuk
disimpan dan dikelola.”
Selain disamping telah adanya sebuah peraturan yang mengikat setiap
pencipta arsip untuk menyerahakan karyanya ke lembaga kearsipan daerah,
pegawai kearsian pun aktif dalam mengumpulkan arsip-arsip tersebut. Hal ini
sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I2 dan I3 dalam wawancara, yaitu sebagai
berikut:
Pertanyaan: Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil
langsung arsip statis yang ada dari lembaga pemerintah?
50
Universitas Sumatera Utara
Jawaban Informan 2 dan 3:
I2: “Ada, ada kebijakannya kalau dalam meminta atau mengambil arsip dari
Dinas-dinas yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tanjung Balai.”
I3: “Ada kalau itu, nanti di buat dulu permintaan pengiriman arsip setelah itu
baru dijemput Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini arsip-arsip dari Dinas
yang mau mengirimkan arsipnya tadi.”
Kegiatan yang dilakukan oleh pegawai kearsipan tersebut dilandasi karena
masih kurangnya kepedulian dari para pencipta arsip untuk melindungi karyanya.
Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I1 dan I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai
menyerahkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “Seharusnya semua Instansi pemerintahan yang berada di bawah
Pemerintahan Kota Tanjung Balai. Tapi kenyataannya masih ada beberapa
Instansi Pemerintahan yang belum juga menyerahkan arsipnya.”
I4: “Tidak semua Instansi yang menyerahkan arsipnya. Tugas Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan ini kan cuma menyimpan arsip-arsip yang ada
dari Dinas-dinas di Kota Tanjung Balai ini. Seperti Dinas IPKA ini lah, belum
ada menyerahkan arsip arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini.
Entah itu sertifikat tanah atau lain lainnya. Karena mereka kurang percaya
melihat kondisi penyimpanan yang begini.”
Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini tidak ada
terdapat kriteria yang dipakai oleh pegawai kearsipan dalam menyeleksi arsip
yang masuk ke lembaga kearsipan. Keterangan ini sesuai dengan apa yang
dinyatakan oleh I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan : Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada
kriteria/ketentuan khusus dari Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Kalau disini kami merima saja arsip yang dikirimkan Dinas-dinas yang
bersangkutan. seperti ini lah berkarung-karung arsip yangdi kirimkan tapi
tidak semua ini isinya arsip. Entah barang barang apa saja ini isinya. Baru di
51
Universitas Sumatera Utara
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai inilah nanti kami
pilah-pilah. Karena tidak semua yangdi kirim ini isinya arsip.”
I2 :“Kalau yang itu, kami kan menerima saja arsip yang datang, nanti proses di
digitalkan dokumennya lain lagi. Tapi tidaklah kami tetapkan harus
memberikan dalam bentuk CD, Flasdisk. Tapi kalau ada yang memberi dalam
bentuk seperti itu alhamdulillah juga. Cuma kalaupun dalam bentuk CD kami
perlu jugak dokumen yang manual atau aslinya dalam bentuk kertas.”
Dari pernyataan diatas menunjukkan bahwa sebenarnya telah terdapat
panduan ataupun peraturan yang mengikat setiap para pencipta arsip untuk
menyerahkan karyanya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai, namun peraturan tersebut belum dipatuhi secara maksimal oleh para
pencipta arsip karena masih kurangnya kesadaran masyarakat atau pencipta arsip
itu sendiri tentang arti penting sebuah arsip.
Dalam kegiatan akuisisi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai belum menerapkan suatu kategori untuk menyeleksi arsip yang masuk ke
lembaga kearsipan. Hal ini belum sesuai dengan apa yang telah di jelaskan pada
bab sebelumnya (lihat BAB II) bahwa dalam kegiatan akuisisi terdapat 2 kegiatan
didalamnya yaitu kegiatan penilaian dan seleksi arsip, yang mana dalam kegitan
tesebut intinya adalah menetukan layak atau tidaknya asip tersebut disimpan dan
dikelola oleh lembaga kearsipan daerah. Tetapi, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai menilai dan menyeleksi ketika sesudah arsip telah
sampai di lembaga kearsipan tersebut.
4.2.2 Deskripsi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah deskripsi. Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan setelah
akuisis dalam sebuah life cycle arsip statis.
52
Universitas Sumatera Utara
Dalam proses pendeskripsian pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai terdapat beberapa kriteria yang digunakan oleh pegawai kearsipan
untuk mendeskripsikan arsip yaitu berdasarkan bentuknya, siapa pencipta arsip,
kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat yang kemudian semua informasi tersebut
dicatat pada sebuah kartu deskripsi. Hal ini sesuai dengan informasi yang
diberikan oleh I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan
oleh Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 4:
I4: “...Arsip tadi disusun berdasarkan jenis indeks arsip, bentuknya, pencipta
arsipnya (misalnya: keuangan dengan keuangan), kemudian disesuaikan
dengan tahun dan bulannya. Selanjutnya mencantumkan nomor urut berkas
pada bungkus dan kotak. Tahap selanjutnya pembuatan daftar pertelean
arsip. Tahap yang terakhir penyimpanan arsip kedalam kotak arsip dan
penyimpanan kedalam rak.”
Gambar 4.1 Arsip Yang Baru Dideskripsikan Sesuai Pencipta Arsip Dan
Bentuk Arsip
Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai telah melakukan proses pendeskripsian arsip yang
ada. Hal ini senada dengan informasi yang ada pada bab sebelumnya mengenai
53
Universitas Sumatera Utara
deskripsi arsip (lihat BAB II) yang menyatakan bahwa Deskripsi arsip
dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi mengenai asal–usul, isi
dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya
dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan
digunakan. Sehingga arsip yang tersimpan nantinya dapat ditemukan dengan
mudah.
Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari para informan serta dari
observasi langsung, dapat diketahui proses pendeskripsian arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai berawal dari permintaan
pengiriman arsip kepada SKPD (satuan kerja perangkat daerah), penjemputan
arsip, persiapan dan pemilahan, pendaftaran arsip pada lembar kartu,
penyampulan, mencantumkan No.urut berkas pada bungkus/books, pembuatan
daftar pertelean arsip, penyimpanan arsip kedalam books arsip, penyimpanan
books kedalam rak sesuai dengan flowchart sebagai berikut:
Permintaan
pengiriman arsip
kepada SKPD
Penjemputan
arsip
Persiapan dan
pemilahan
Penyampulan
Pendaftaran arsip
pada lembar kartu
Mencantumkan
No.urut berkas
pada box arsip
Pembuatan daftar
pertelean arsip
Penyimpanan arsip
kedalam box arsip
Penyimpanan box
arsip kedalam rak
54
Universitas Sumatera Utara
Gambar 4.2 Peta Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
1. Permintaan Pengiriman Arsip Kepada SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah)
Pada tahap ini permintaan pengiriman kepada SKPD (Satuan Kerja
Perangkat Daerah) dilakukan oleh pegawai kearsipan dimana setiap Instansi
Pemerintahan yang berada dibawah Pemerintah Kota Tanjung Balai diminta
untuk mengirimkan arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai.
2. Penjemputan Arsip
Setelah mengimkan permintaan pengiriman arsip kepada SKPD, arsiparsip tersebut dijemput Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
menggunakan transfortasi yang telah disediakan.
3. Persiapan dan Pemilahan
a. Persiapan
Pada tahap ini petugas harus mempersiapkan peralatan keselamatan
dan kesehatan seperti masker pelindung dan peralatan lainnya. Selain itu
peralatan untuk membersihkan arsip juga dibutuhkan mengingat arsip yang
akan ditangani cukup berdebu atau kotor yang diakibatkan kurangnya
kepedulian dari pencipta arsip yang menyimpannya sebelum diserahkan ke
lembaga kearsipan daerah. Persiapkan juga kertas pembungkus arsip yang
digunakan untuk membungkus arsip yang telah bersih. Setelah itu
persiapkan juga box arsip dimana box ini dipergunakan untuk menyimpan
arsip yang telah dibungkus dan dicatat dalam daftar pertelaan arsip.
55
Universitas Sumatera Utara
b. Pemilahan
Pada tahap ini petugas memilah arsip dan non-arsip atau arsip dengan
duplikasi. Kemudian arsip dikelompokkan ke dalam kartu masalah, dan
apabila terdapat arsip yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya,
maka arsip tersebut digabungkan kedalam satu rangkaian proses atau
kegiatan sehinggga arsip tersebut memberkas.
Pada kegiatan ini umumnya akan menghasilkan 3 (tiga) kelompok
berkas, yaitu:
1. Arsip bernilai guna
2. Non-arsip atau duplikasi
3. Buku, majalah, foto , dan bentuk arsip lainnya kecuali berbentuk
naskah. Apabila terdapat benda-benda yang menempel pada berkas
seperti paperclip, logam dan sebagainya maka benda-benda tersebut
harus disingkirkan dan untuk paperclip yang terbuat dari logam
maka akan diganti dengan yang terbuat dari plastik.
4. Mendaftar Arsip pada Lembar Kartu
Sebelum
arsip
didaftar
pada
kartu
pembantu,
terlebih
dahulu
dikelompokkan berdasarkan masalah, sub masalahnya, dan KIN. Untuk
memudahkan penggabungan arsip yang belum memberkas atau masih
terpisah perlu digunakan kartu pembantu, dan penggabungannya didasarkan
pada rangkaian proses suatu kegiatan.
56
Universitas Sumatera Utara
Setelah arsip memberkas berdasrkan masalahnya, maka arsip tersebut
didaftar pada kartu pembantu yang ditulis secara lengkap dan terperinci yakni
dengan mencatumkan
1. Isi ringkas
2. Rincian arsip yang telah memberkas
3. Kurun waktu terciptanya arsip (tahunan atau bulanan)
4. Kondisi fisik arsip (Lengkap atau tidak lengkap, baik atau rusak dan
sebagainya)
Berikut adalah contoh dari kartu pembantu daftar arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai:
Gambar 4.3 Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
Kegiatan berikutnya dalam tahap mendaftar arsip pada lembar kartu
pembantu adalah menyatukan arsip yang masih terpisah, untuk dimasukkan
kedalam folder. Apabila arsip yang telah memberkas tersebut tidak muat
untuk dimasukkan ke dalam folder, maka dapat digunakan folder yang
57
Universitas Sumatera Utara
lainnya dengan membuat nomor urut dari folder tersebut sehingga antara satu
sama lainnya tidak terpisah.
Dalam melaksanakan pendaftaran arsip perlu juga memperhatikan :
1. Mandaftar arsip tidak dilakukan dalam bentuk perlembar melainkan
dalam bentuk perkelompok
2. Tidak diperbolehkan untuk memberi suatu tanda apapun pada lembar
arsip
3. Untuk arsip yang bernilai tinggi dan rapuh perlu penanganan ekstra
hati-hati
5. Penyampulan
Dalam tahap ini arsip yang disimpan dalam folder akan diberikan suatu
nomor pada folder tersebut, dan selanjutnya nomor tesebut digunakan sebagai
nomor sampul. Selanjutnya dibungkus dengan kertas kissing, dan apabila
arsip tersebut tidak muat dalam satu kertas pembungkus (berkas). Maka dapat
dibungkus menjadi beberapa bagian yang kemudian disatukan dalam satu
bundel dengan memberikan nomor urut.
6. Menentukan atau Mencantumkan Nomor Urut Berkas pada Sampul
Pembungkus
7. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
58
Universitas Sumatera Utara
Pembuatan daftar pertelaan arsip harus disesuaikan dengan sistem
penataannya, seperti:
1. Nomor urut, untuk arsip perundang-undangan dan/atau berdasarkan NIP
atau nama pegawai bagi arsip kepegawaian
2. Abjad, untuk arsip kepegawaian disusun berdasarkan nama pegawai
3. Waktu disusun berdasarkan urutan waktu atau kronologis
4. Badan atau instansi
5. Klasifikasi masalah
6. Gabungan antara keduanya sesuai dengan kebutuhan
Berikut adalah contoh dari daftar pertelaan arsip pada Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai :
Gambar 4.4 Daftar Pertelean Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
8. Penyimpanan Arsip ke Dalam Box Arsip
Apabila arsip telah didaftar pada kartu dan telah dibungkus serta
dicantumkan nomor berkas, maka arsip tersebut langsung dimasukkan ke
dalam box yang kemudian diberi nomor.
59
Universitas Sumatera Utara
9. Penyimpanan Box arsip ke dalam Rak Arsip
Penyimpanan box kedalam rak arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut
telah dimasukkan ke dalam daftar pertelaan arsip, yang disusun menurut
urutan nomor box berkas sesuai urutan sampul dalam box.
4.2.3 Pemeliharaan
Kategori ketiga yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah pemeliharaan. Dalam kegiatan pemeliharaan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki prosedur khusus, hal ini sesuai
dengan pernyataan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?
Jawaban Informan 2:
I2: “Kalau untuk sekarang ini, khususnya itu masih sederhana. Pemeliharaan
dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita semprot,
dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia khusus
belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.”
Begitu juga dengan ruangannya, pemeliharaan pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai juga belum memiliki ruangan khusus, sesuai
dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai berikut:
Pertanyaan: Apakah ada ruangan khusus pemeliharaan dan perawatan
arsip?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “Belum ada lah kalau ruang pemeliharaan dan perawatan arsip. adek udah
lihat-lihatkan kondisi gedung kita ini.”
I4: “Gak ada belum dek kalau ruang pemeliharaan arsipnya.”
60
Universitas Sumatera Utara
Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai kegiatan
pemeliharaan telah dilakukan cukup baik. Walaupun hanya memanfaatkan
peralatan dan bahan yang minim dan sederhana seperti; pemberian kapur barus,
baygon/hit, kemoceng, tisu, pengharum ruangan, tetapi masih dinilai layak dan
terpenuhi. Berikut merupakan penyataan yang diperoleh dari I2 dan I4:
Pertanyaan: Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 2 dan 4:
I2: “...Pemeliharaan dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita
semprot, dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia
khusus belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.”
I4: “Proses yang kami lakukan sekarang sederhana, dengan kapur barus. Masih
sangat sangat sederhana. Kan adek melihat gudangnya kan.”
Gambar 4.5 Bahan Untuk Proses Kegiatan Pemeliharaan
Salah satu usaha lain dari pemeliharaan arsip sebaiknya ruangan
penyimpanan arsip memiliki AC dengan temperatur suhu khusus sesuai dengan
tingkat keasaman kertas arsip. Pada Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota
61
Universitas Sumatera Utara
Tanjung Balai ruangan penyimpanan arsip statis yang ada sudah memiliki
pendingin udara atau AC.
Usaha lain yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai dalam kegiatan pemeliharaan adalah telah dilakukannya kegiatan duplikasi,
berikut sepenggal informasi dari I2:
Pertanyaan: Apakah ada usaha lain yang dilakukan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam kegiatan
pemeliharaan arsip?
Jawaban Informan 2:
I2: “...Proses di digitalkan dokumennya nanti juga akan kami lakukakan. Tapi
kami tidak metapkan harus memberikan dalam bentuk CD, Flasdisk. Tapi
kalau ada yang yanmg membei dalam bentuk seperti itu alhamdulillah juga.
Cuma kalaupun diberikan dalam bentuk CD kami perlu jugak dokumen yang
manual atau aslinya dalam bentuk kertasnya.”
Jadi dapat dinyatakan bahwa kegiatan pemeliharaan yang dijalankan oleh
pegawai kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
telah dilakukan sudah cukup baik. Walaupun masih belum ada ruangan khusus
pemeliharaan dan hanya memanfaatkan bahan dan peralatan yang minim dan
sederhana, tetapi masih di nilai layak dan terpenuhi. Hal ini sesuai dengan bab
sebelumnya (lihat BAB II) yang membahas tentang pemeliharaan telah disebutkan
bahwa terdapat berbagai macam usaha untuk memepertahankan kondisi arsip
yang ada sehingga informasi yang terkandung didalamnya tetap terjaga.
4.2.4 Perawatan
Kategori keempat yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah Perawatan. Kegiatan perawatan merupakan hal yang sangat
penting dalam upaya untuk menjaga informasi agar tetap dapat digunakan. Pada
62
Universitas Sumatera Utara
kegiatan perawatan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai
telah dilakukan dengan baik, hal ini ditandai dengan adanya usaha untuk
menyingkirkan berbagai benda yang dapat merusak yang sebelumnya menempel
pada arsip yang baru datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan I3 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 3:
I3: “Nanti arsip yang baru datang itu di pilih-pilih, kalau ada klipnya, penjempit
kertas, langsung di buang dan pilih pilih lagi. Setelah itu dikelompokkanlah.”
Gambar 4.6 Perawatan Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai
Hanya saja Dinas Perpustakaan tidak memiliki ruangan khusus dalam
pemeliharaan dan perawatan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai
berikut:
Pertanyaan: Apakah ada ruangan khusus perawatan arsip?
Jawaban Informan 1 dan 4:
63
Universitas Sumatera Utara
I1: “Belum ada lah kalau ruang perawatan arsip. adek udah lihat-lihatkan
kondisi gedung kita ini”
I4: “Kan adek udah melihat langsung gudang arsipnya kan, begitulah
keadaannya. Serba kekurangan.”
Dapat kita ketahui bahwa Dinas Perpustakaan melakukan kegiatan perawatan
dengan cukup baik. Hal ini dapat terlihat dari usaha untuk melindungi arsip dari
bebagai kerusakan yang bisa saja terjadi. Meskipun belum memiliki ruangan
khusus perawatan arsip tapi masih bisa di nilai layak dan terpenuhi.
4.2.5 Penggunaan (Pelayanan)
Kategori kelima yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah Penggunaan. Karena arsip juga merupakan sebuah sumber
informasi maka arsip juga digunakan oleh penggunanya. Untuk menggunakan
arsip yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai,
pengguna harus mengikuti prosedur terlebih dahulu yang diantaranya pegawai
kearsipan harus mengetahui apa hubungan pengguna dengan pencipta arsip yang
ingin digunakan, atau untuk keperluan apa pengguna ingin menggunakan arsip.
Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 1 dan 2:
I1: “Masih yang berkepentingan yang boleh menggunakannya. Itupun kalau ada
surat pengantar dari Dinas dia berasal baru dibolehkan. Kalau mau melihat
lihat arsip orang lain masih belum dibolehkan.”
I2: “Kalau orang lain belum bisa kami layani kalau untuk mengambil arsip
orang lain. Kecuali arsipnya sendiri.”
64
Universitas Sumatera Utara
Penggunaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai adalah untuk keperluan penelitian, dan untuk keperluan Instansi
yang bersangkutan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut:
I4: “Harus yang berkepentinganlah yang boleh, seperti saat kamu (Peneliti)
kemaren mau melihat-lihat arsip kan ada surat penelitian dari Universitas
yang menyatakan untuk penelitian. Seperti itulah kalau perseorangan bukan
dari instansi.”
Sistem pelayanan yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai menerapkan sistem tertutup. Hal ini sesuai dengan pernyataan I 2
sebagai berikut :
Pertanyaan: Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas
Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?
Jawaban Informan 2:
I2: “Kalau pengguna kami belum melayani secara terbuka, kecuali penggunanya
itu yang memang punya arsip.”
Jadi dapat kita peroleh informasi bahwa kegiatan pelayanan atau penggunaan
arsip statis yang dijalankan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai yang dilakukan oleh petugas kearsipan telah dilakukan dengan baik. Hal ini
ditandai dengan diterapkannya sistem layanan pengguna tertutup yang
dimaksudkan untuk menjaga arsip tersebut. Keterangan yang ada diatas juga
dijelaskan pada bab sebelumnya (lihat BAB II) dimana fungsi dari arsip statis
adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi lembaga dan juga masyarakat.
65
Universitas Sumatera Utara
4.2.6 Temu Kembali
Kategori ke-6 yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah Temu Kembali. Agar proses temu kembali arsip dapat dilakukan
sebuah layanan haruslah mempunyai sebuah sistem temu kembali. Pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menggunakan pertelean
pengenalan dari buku untuk sistem temu kembali arsip. Hal ini sesuai dengan
pernyataan I2 sebagai berikut:
Pertanyaan: Bagaimana sistem temu kembali arsip pada
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?
Dinas
Jawaban Informan 2:
I2: “Kami kan punya pertelaan, jadi berdasarkan pertelaan itu kan bisa
mengenali dan menemukan. Kalau secara khusus memang belum ada.
Pokoknya ada pertelaan pengenalan dari buku.”
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa sistem temu kembali arsip
statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai menggunakan
perteleam pengenalan dari buku untuk sistem temu kembali arsip. Hal ini sesuai
dengan informasi yang ada di bab sebelumnya (baca BAB II) dimana dinyatakan
bahwa tujuan dari temu kembali adalah agar arsip tersebut dapat mudah
ditemukan kembali dan didayagunakan .
4.3 Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
Berdasarkan masalah yang dituliskan pada bagian latar belakang masalah
bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai masih
terdapat masalah
pada waktu temu kembali arsip yang masih manual dan
66
Universitas Sumatera Utara
membutuhkan waktu cukup lama sekitar 5-20 menit. Hal ini sebenarnya akibat
dari penyusunan arsip di rak yang tidak rapi dan tidak sesuai prosedur penyusunan
disebabkan oleh rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai. Hal ini
sesuai dengan pernyataan I1 dan I4 sebagai berikut :
Pertanyaan: Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?
Jawaban Informan 1 dan 4:
I1: “ Kalau itu tergantung penyusunannya. Bisa lama, bisa jugak agak cepat.
Karena adek lihat sendirilah kondisi gedung kita ini. Serba kekurangan.
Sehingga waktu kita mencari arsip gak terus dapat dia. Diakibatkan
penyusunannya dan tempat atau raknya gak memadai.”
I4: “Dengan kata lain kalau kita memerlukan arsip gak segera dapat, akibat dari
susunanya gak benar, rapat rapat, gak jumpa.”
I4: “Kalau kita katakanla petugasnya perempuan, berapa lama la waktu orang
itu menggeser isi gudang terasebut. Apalagi rak-rak besi tu. Bisa jadi sekitar
20 sampai 30 menit bahkan bisa jadi lebih. Yang jelasnya gedung
penyimpanan arsip tu lah perlu di perbaharui.penataannya itu yang
bermasalah akibat tidak memiliki gedung yang memadai. Udah itu arsip itu
seharusnya khusus dan tersendiri jangan bercampur dengan perpustakaan
seperti ini.”
Selain itu, akibat dari rak dan gedung
penyimpanan arsip yang tidak
memadai ini juga yang menyebabkan beberapa books arsip hanya diletakkkan
dilantai. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut :
Pertanyaan: kemaren saya juga ada lihat di ruangan penyimpanan arsip
yang di dekat gubahan itu ada banyak books arsip yang
diletakkan dilantai, itu kenapa ya pak?
Jawaban Informan 4:
I4: “Karena gudang kami tidak mencukupi, jangankan rak, gudang pun tak
mencukupi. Sehingga kami pun menyewa gudang satu lagi yang didekat jalan
arteri. Itupun raknya udah tak cukup lagi. Bertimpa-timpa penyusunannya...”
Dari keterangan diatas dapat diketahui permasalahan pada proses temu
kembali arsip yang masih manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama
67
Universitas Sumatera Utara
sekitar 5-20 menit disebabkan oleh rak dan gedung penyimpanan arsip yang tidak
memadai yang mengakibatkan peyusunan arsip di rak yang tidak rapi dan tidak
sesuai prosedur penyusunan arsip, sehingga terkendala dalam proses temu
kembali arsip jika suatu waktu arsip itu dibutuhkan. Hal tersebut juga yang
menyebabkan beberapa box arsip yang hanya diletakkan dilantai. Hal ini belum
sesuai dengan informasi yang ada pada BAB II bahwa tujuan dari temu kembali
arsip adalah agar arsip itu dapat mudah ditemukan kembali dan didayagunakan.
68
Universitas Sumatera Utara
4.4 Rangkuman Hasil Wawancara
Berdasarkan hasil wawancara mendalam (depth interview) dengan informan,
melalui proses analisa data yang menjaga keabsahan data serta melakukan
triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori tersebut sebagai berikut:
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawancara
NO
KATEGORI
HASIL WAWANCARA
1
Akuisisi
2
Dekripsi
3
Pemeliharaan
4
Perawatan
5
Penggunaan
(Pelayanan)
Kurangnya kesadaran pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya
kepada lembaga kearsipan daerah
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ikut serta
dalam mengumpulkan arsip dengan cara meminta langsung kepada
penciptanya
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai telah
melakukan proses pendeskripsian yang ada dengan baik
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum
memiliki ruangan khusus pemeliharaan
Pegawai bagian Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai sudah melakukaan kegiatan pemeliharaan
dengan cukup baik. Meskipun hanya memanfaatkan peralatan dan
bahan yang minim dan sederhana seperti; pemberian kapur barus,
baygon/hit, kemoceng, tisu, pengharum ruangan, tetapi masih dinilai
layak dan terpenuhi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai juga telah
melakukan kegiatan duplikasi sebagai usaha lain dalam kegiatan
pemeliharaan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum
memiliki ruangan khusus perawatan arsip
Pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjung Balai telah melakukan proses perawatan dengan baik
Memakai sistem layanan pengguna tertutup yang dimaksudkan
untuk menjaga arsip tersebut
6
Temu Kembali
Untuk temu kembali arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai menggunakan pertelean pengenalan dari buku yang
telah disiapkan untuk temu kembali arsip
Proses temu kembali arsip yang masih manual membutuhkan waktu
yang cukup lama sekitar 5-20 menit disebabkan oleh rak dan
gedung penyimpanan arsip yang tidak memadai dan sesuai prosedur
penyusunan arsip, sehingga terkendala dalam proses temu kembali
arsip jika suatu waktu arsip itu dibutuhkan.
69
Universitas Sumatera Utara
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, maka
dapat disimpulkan sebagai berikut:
1.
Pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai yang dilakukan oleh pegawai kearsipan telah dilaksanakan
dengan baik. Hal ini terlihat pada dilakukannya kegiatan akusisi hingga temu
kembali arsip statis yang ada. Pada poin-poin dari daur hidup arsip, kegiatan
yang dilakukan juga hampir memenuhi persyaratan yang ada.
2.
Pada kegiatan Akuisisi, kurangnya kepedulian masyarakat dan juga lembagalembaga pencipta arsip untuk menyerahkan arsip mereka kepada lembaga
kearsipan daerah secara sukarela untuk dikelola.
3.
Pada kegiatan Pemeliharan dan Perawatan, masih menjadi masalah dimana
belum terdapatnya ruangan pemeliharaan dan perawatan, serta alat-alat dan
bahan yang digunakan dalam pengelolaan arsip yang belum memadai.
4.
Pada kegiatan temu kembali, terdapat masalah dalam segi fasilitas dan
gedung yang menyebabkan terkendalanya proses temu kembali arsip yang
masih manual dan memakan waktu yang cukup lama.
5.
Selain itu masalah SDM (Sumber Daya Manusia), dimana Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki arsiparis
dan hanya mengandalkan pegawai yang bertugas dibagian kearsipan
70
Universitas Sumatera Utara
sebanyak 11 orang, hal ini belum dirasa cukup mengingat pentingnya peranan
arsiparis dalam pengelolaan arsip statis dan peningkatan wawasan dalam hal
kearsipan
5.2 Saran
1.
Untuk masalah Akuisisi, Pegawai kearsipan diharapkan agar lebih tegas lagi
mengenai penerapan aturan serah simpan arsip dari pencipta arsip ke lembaga
kearsipan daerah, hal ini untuk menghindari hilangnya informasi arsip statis
yang ada.
2.
Untuk masalah Pemeliharaan dan Perawatan, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai diharapkan untuk melengkapi segala fasilitas
kearsipan, baik dari segi gedung, rak, ruangan khusus pemeliharaan dan
perawatan arsip, serta alat-alat dan bahan yang digunakan dalam pengelolaan
arsip.
3.
Untuk masalah Temu kembali, Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Kota
Tanjung Balai sebaiknya juga menggunakan aplikasi yang bisa membantu
penyimpanan dan memudahkan dalam menemukan dokumen yang di
perlukan,
4.
Untuk masalah SDM (Sumber Daya Manusia), Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai juga diharapkan untuk menambahkan
arsiparis pada tiap-tiap bagian pengelolaan arsip yang dibantu oleh pegawai
bagian kearsipan. Hal ini untuk mengantisipasi jumlah arsip statis yang akan
dikelola jumlahnya semakin banyak dikemudian hari dan tuntutan lembaga
71
Universitas Sumatera Utara
pencipta arsip agar arsip mereka tetap aman dan terjaga nilai informasi yang
ada pada arsip tersebut.
5.
Peneliti selanjutnya, diharapkan adanya penelitian lanjutan yang membahas
evaluasi pengelolaan arsip statis pada lembaga kearsipan daerah karena masih
kurangnya penelitian secara mendalam dan berkelanjutan mengenai evaluasi
pengelolaan arsip statis pada lembaga kearsipan daerah.
72
Universitas Sumatera Utara