Makalah Sistem Pengendalian Manajemen (1)
Makalah Sistem Pengendalian Manajemen
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari
pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya,
sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan
mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan
asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu
menerjemahkan antara lain :
• Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan
secara efsien, efektif, dan produktif.
• Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
• Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih
mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan
organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan
pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi
mempunyai komponen sama, yaitu :
• W = Work (Pekerjaan)
• E = Employe (Tenaga Kerja)
• R = Relationship (Hubungan)
• E = Environment (Lingkungan)
Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan
“teoritis-praktis.” Karena itu, dalam system pengendalian manajemen akan
lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa
membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam
kehidupan organisasi perusahaan.
1.2 Tujuan
Mempelajari fungsi manajemen yang merupakan kebutuhan hidup manusia
dan organisasi.
Mempelajari fungsi manajemen yang harus didukung dengan sarana dan
prasarana.
Mempelajari pelaksanaan manajemen yang tercermin pada pelaksanaan
fungsi – fungsi manajemen.
Mempelajari pelaksanaan manajemen yang membutuhkan gaya
kepemimpinan tertentu, yang mampu mengendalikan kepada bawahanya
agar mampu bekerja dengan baik.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Manajemen, Sistem, dan Pengendalian
Manajemen bukan lagi merupakan hal baru atau hal asing bagi kita lagi.
Manajemen sudah dikenal dan sudah ada sejak dulu kala. Manajemen, adalah
suatu proses / kegiatan / usaha pencapaian tujuan tertentu melalui
kerjasama dengan orang – orang lain.
Tujuan utama atau pokok dalam mempelajari manajemen, ialah guna
memperoleh suatu cara, teknik, metode, yang sebaik – baiknya dilakukan,
agar supaya dengan sumber – sumber yang sangat terbatas (seperti modal,
tenaga, tanah, dan lain sebagainya) dapatlah diperoleh hasil yang sebesar –
besarnya.
Adapun fungsi – fungsi manajemen, adalah POAC (Planing / Perencanaan,
Organizing / Pengorganisasian, Actuating / Penggerakkan, dan Controlling /
Pengendalian / Pengawasan).
Untuk memenuhi tuntutan efsiensi dan efektivitas kerja dari setiap bidang /
jenis pekerjaan, diperlukan adanya suatu sistem kerja yang up to date, tepat,
dan sesuai dengan situasi dan kondisi tempat. Dalam praktek sering
dicampur adukan penggunaan istilah sistem. Sistem, adalah suatu rangkaian
daripada tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu
kebulatan pola teratur dalam rangka melaksanakan sutau bidang pekerjaan.
Pengendalian, adalah suatu proses yang menentukan tentang apa yang
harus dikerjakan, agar apa yang direncanakan berjalan sesuai rencana.
Pengendalian dilakukan untuk mengawasi sampai dimana usaha – usaha
dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan program yang telah digariskan atau
belum.
2.2 Sistem Pengendalian Manajemen
1. Edy Sukarno, menyatakan “Sistem pengendalian manajemen, adalah
suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman,
penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk
membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar
hasilnya optimal.”
2. Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System
mengungkapkan : “Management control is the process by which managers
influence other members of the organization to implement the organizationss
strategies.”
3. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah suatu alat untuk
mengimplementasikan strategi yang berfungsi untuk memotivasi anggota –
anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.
4. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah perolehan dan penggunaan
informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan
perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk
memandu perilaku manajemen.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :
Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh
organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya
(resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun
hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan
organisasi dapat berjalan lancar.
Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang
berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti
dalam mengevaluasi sesuatu.
Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena
pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager
mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbanganpertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas,
dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui
pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara
efektif dan efsien.
Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama
manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara
untuk mencapainya. Lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan
organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan – kebijakan yang dapat
menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan
tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian
manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen
telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
Pengendalian manajemen, merupakan usaha yang tersistematis dari
perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan
prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk
mengoreksi perbedaan yang penting.
2.3 Konsep Dasar
Konsep dasar yang memberikan kerangka bagi perancangan dan
penerapan sistem pengendalian manajemen meliputi:
1. Komponen operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus menerus (A
continuous built-in component of operations);
Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktivitas
yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus
menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam
suatu organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian integral dari
setiap sistem yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan
kegiatannya.
Pengendalian intern dapat disebut pula pengendalian manajemen yang
terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana organisasi
guna membantu manajemen menjalankan organisasi dan mencapai
tujuannya. Dengan demikian, perkembangan pengetahuan dan teknologi
yang menghasilkan timbulnya gagasan baru berupa penerapan mekanisme/
metode/cara kerja baru menuntut adanya pemodifkasian sistem
pengendaliannya yang berjalan secara terus – menerus.
Contoh: adanya media akses nasabah perbankan melalui internet banking
system menuntut pemodifkasian pengamanan dalam sistem pengendalian
manajemen perbankan sehingga para nasabah diharapkan tidak mengalami
kerugian akibat tindakan pihak-pihak
yang tidak bertanggung jawab.
2. Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia;
Dalam kenyataan sering dijumpai bahwa suatu organisasi memiliki pedoman
(manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun tidak
dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian manajemen
yang telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi positif bagi
organisasi. “A man behind the gun” adalah istilah yang cocok dengan faktor
ini. Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan
dengan sungguh-sungguh oleh manusia. Tanggung jawab berjalannya sistem
pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Manajemen
menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan mekanisme
pengendalian, memantau serta mengevaluasi pengendalian. Dengan
demikian, seluruh pegawai dalam organisasi memegang peranan penting
untuk mencapai dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen secara
efektif. Karakter dan motivasi manusia memegang peranan penting dalam
membangun suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif.
3. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak;
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada
pertimbangan biaya dan manfaat. Tidak peduli betapa baiknya perancangan
dan pengoperasian suatu pengendalian manajemen dalam suatu organisasi,
sistem itu tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak agar
tujuan organisasi dapat tercapai. Faktor – faktor dari luar yang
mempengaruhi manajemen dapat mempengaruhi kemampuan organisasi
dalam mencapai tujuannya. Kesalahan manusia, pertimbangan yang keliru,
dan adanya kolusi adalah contoh faktor – faktor yang dapat menghalangi
pencapaian tujuan organisasi sebagaimana yang diinginkan. Dengan
demikian, pengendalian manajemen dapat memberikan keyakinan yang
memadai, tidak mutlak dalam mencapai tujuan organisasi.
2.4 Jenis Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis:
1. Pengendalian pencegahan (preventive controls).
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu
kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak
diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan
efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh
pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten,
pemisahan fungsi, review pengawas dan pengendalian ganda.
Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada
mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan
jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau
korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan
memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya
perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat
menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih
dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.
2. Pengendalian deteksi (detective controls).
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk
mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas
pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi
merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi
biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap
dibutuhkan dengan alasan:
Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian
pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif
dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus
ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.
Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti, catatan
kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank,
konfrmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fsik persediaan,
konfrmasi piutang/utang dan sebagainya.
3. Pengendalian koreksi (corrective controls).
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang
teridentifkasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya, adalah agar supaya
kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan
dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah
atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya
adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.
4. Pengendalian pengarahan (directive controls).
Pengendalian pengarahan, adalah pengendalian yang dilakukan pada saat
kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan
sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.
Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan
langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor
terhadap aktivitas pekerja.
5. Pengendalian kompensatif (compensating controls).
Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian
karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung
pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena
ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian
kompensatif.
2.5 Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat
pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen
formal merupakan tahap – tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri
dari proses :
a. Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan
dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk
setiap program yang telah ditentukan.
b. Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci,
dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu
tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran – anggaran dari
pusat pertanggungjawaban.
c. Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya
yang digunakan dan penerimaan – penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan
biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah
ditetapkan. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk
pemrograman di masa yang akan datang.
d. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses
pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban
akuntansi dapat dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan
program di tahun yang akan datang.
Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realistis.
Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikanperbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
2.6 Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
1. Kurang matangnya suatu pertimbangan.
Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan
manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh
manajemen umumnya didasarkan pada pertimbangan – pertimbangan yang
ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu,
dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan).
Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang
diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan
dengan apa yang diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan
alamiah yang dihadapi oleh manajemen.
2. Kegagalan menterjemahkan perintah.
Pengendalian telah didisain dengan sebaik-baiknya, namun kegagalan dapat
terjadi yang disebabkan adanya pegawai (staf) yang salah menterjemahkan
perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah
dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang
bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila
kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.
3. Pengabaian manajemen.
Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak
atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah
melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan
tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian
manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan
dapat mencapai tujuannya jika staf atau bahkan seorang pimpinan
mengabaikan pengendalian. Istilah “pengabaian manajemen” ditujukan pada
tindakan manajemen yang mengaibaikan pengendalian dengan tujuan untuk
kepentingan pribadi atau untuk meningkatkan penyajian kondisi laporan
kegiatan dan kinerja organisasi yang bersangkutan.
4. Adanya Kolusi.
Kolusi adalah salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif. Pemisahan
fungsi telah dilakukan namun jika manusianya melakukan suatu
persekongkolan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan tertentu selain
organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun tidak akan dapat
mendeteksi atau mencegah terjadinya suatu tindakan yang merugikan
organisasi.
Sebagai contoh, konsultan pengawas atas suatu kegiatan pembangunan
gedung kantor melakukan kolusi dengan pihak penyedia barang dan jasa
yang melaksanakan pembangunan dengan cara memberikan peluang
terjadinya penyimpangan dalam spesifkasi. Hal ini dapat terjadi apalagi
pejabat pembuat komitmen kegiatan tersebut kurang aktif melakukan
pengecekan.
Contoh lain, kolusi yang terjadi antara penyedia barang dan jasa dengan
pihak penerima barang. Penyedia barang dan jasa menyerahkan barang yang
dipesan dengan kualitas dan kuantitas yang berbeda tetapi dinyatakan
dalam faktur penagihan telah sesuai dengan yang dipesan. Di lain pihak, si
penerima barang memproses penerimaan barang tersebut seolah-olah telah
diterima sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang dipesan.
BAB III
PENUPUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut :
• Pada dasarnya, sistem pengendalian manajemen ini berisi tuntutan kepada
kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan/organisasi
yang “dianggap baik.”
• Sistem pengendalian manajemen, adalah usaha yang tersistematis dari
perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan
prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk
mengoreksi perbedaan yang penting.
• Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian
informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan
tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain.
• Beberapa jenis pengendalian manajemen, antara lain : pengendalian
pencegahan, deteksi, koreksi, pengarahan, dan kompensatif.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.resumeakun.com/2009/01/biaya-relevan.html
http://ilmumanajemen.wordpress.com/2007/06/15/penetapan-harga-jual/
http://www.cahyopramono.com/2009/03/menentukan-harga-jual.html
Ray H. Garrison, managerial Accounting, Sixth Edition, Richard d. Irwin, Inc,
1991
Makalah Sistem Pengendalian Manajemen
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari
pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya,
sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan
mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan
asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu
menerjemahkan antara lain
1.
Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan
secaraefsien,efektif,danproduktif.
2.
Kebijakandalammenentukantolokukurdiatas.
3.
Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih
mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi
terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai
bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen
sama, yaitu :
1.
W = Work (Pekerjaan)
2.
E = Employe (Tenaga Kerja)
3.
R = Relationship (Hubungan)
4.
E = Environment (Lingkungan)
Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan
“teoritis-praktis.” Karena itu, dalam system pengendalian manajemen akan lebih
mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa membayangkan
dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi
perusahaan.
B.
Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Apa pengertian Sistem ?
2.
Apa pengertian Pengendalian ?
3.
Apa pengertian Manajemen ?
4.
Bagaimanakah sistem pengendalian Manajemen ?
5.
Bagaimana contohnya ?
C.
Tujuan
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Untuk mengetahui pengertian Sistem
2.
Untuk mengetahui pengertian Pengendalian
3.
Untuk mengetahui pengertian Manajemen
4.
Untuk mengetahui sistem pengendalian Manajemen
5.
Untuk mengetahui contoh dari sistem pengendalian manajemen
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Sistem
Sistem, Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan
biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995)
maka sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling
menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak- yang keseluruhannya
merupakan sebuah kesatuan.
Suatu sistemyang digunakan oleh manajemen/pemilik perusahaan untuk
menjamin bahwaorganisasimelaksanakan strateginya secara efsien dan efektif
dalam rangka mencapai tujuanyang telah ditetapkan dalam proses perencanaan
stratejik
B.
Pengertian Pengendalian
Pengendalian, Menurut Hansen dan Mowen (1995) pengendalian adalah proses
penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja
sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja
sesungguhnya berbeda secara signifkan dengan apa yang telah direncanakan
sebelumnya.
C.
Pengertian Manajemen
Manajemen, Manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui tangan orang lain.
Pengertian manajemen yang lain adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta
pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan bekerja bersama.
Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin
banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadangkadang digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan
kembali pembukuan. Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata
merupakan salah satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen
yang luas itu.
D.
Sistem Pengendalian Manajemen
Ada berbagai macam defnisi mengenai Sistem Pengendalian Manajemen.
Berikut ini akan disajikan beberapa defnisi tersebut:
a.
Menurut Arief Suadi, Ph.D.
Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari
beberapa anak sistem yang berkaitan, yaitu : pemrograman, penganggaran,
akuntansi, pelaporan dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen
mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar mau mencapai tujuan
perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efsien.
b.
Menurut Anthony, Dearden dan Bedford
Sistem Pengendalian Manajemen adalah struktur dan proses yang sistematis
serta terorganisir yang digunakan manajemen di dalam pengendalian
manajemennya.
c.
Menurut Anthony dan Reece ( 1989:824 )
Sistem pengendalian manajemen adalahnfluence members of the organization to
implement the organization. yang kurang lebih memiliki arti bahwa sistem
pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitasaktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi
badan usaha untuk mencapai tujuannya.
Dari defnisi-defnisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengendalian manajemen
adalah semua usaha perusahaan yang mencakup metode, prosedur dan strategi
perusahaan yang mengacu pada efsiensi dan efektivitas operasional
perusahaan, agar dipatuhinya kebijakan manajemen serta tercapainya tujuan
perusahaan.
Sedangkan Sistem pengendalian manajemen adalah struktur dan prosedurprosedur yang saling berkaitan dan disusun dengan skema yang utuh dan
menyeluruh, untuk membantu manajemen di dalam melakukan
pengendaliannya. Dengan kata lain, sistem pengendalian manajemen adalah
sarana bagi pengendalian manajemen yang akan menunjang pelaksanaan
pengendalian di dalam perusahaan.
Di atas telah disebutkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses untuk
mempengaruhi orang lain dalam perusahaan agar secara efektif dan efsien
mencapai tujuan perusahaan. Penentuan tujuan perusahaan dan strategi untuk
mencapainya dilakukan dalam suatu proses yang dinamakan Perencanaan
Strategis. Perencanaan strategis adalah suatu proses untuk menentukan tujuan
perusahaan, dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena
perencanaan strategis tidak dapat lepas dari lingkungannya, maka perencanaan
strategis dapat juga dikatakan sebagai reaksi perusahaan terhadap lingkungan.
Lingkungan perusahaan adalah : karyawan, pemegang saham, pesaing,
pelanggan, pemasok, lembaga keuangan, pemerintah, dan masyarakat. Tujuan
perusahaan merupakan arah yangakanditempuhperusahaan.
Pada saat perusahaan didirikan, perencanaan baru dapat dilakukan setelah
tujuan dan strategi pencapaian tersebut ditentukan. Sebaliknya, setelah
perusahaan berjalan, realisasi yang efektif dan efsien namun tidak mencapai
tujuan perusahaan dapat menimbulkan evaluasi terhadap program, strategi atau
tujuan perusahaan, dan hal ini dapat terjadi berulang kali.
Selain memerlukan pengendalian manajemen, untuk mencapai tujuan
perusahaan diperlukan pengendalian yang lain yaitu : pengendalian tugas”.
Pengendalian tugas adalah : proses untuk menjamin bahwa sebuah pekerjaan
dilakukan dengan cara yang efektif dan efsien. Efsiensi menunjukkan
perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input) yang
favourable. Sedangkan efektivitas menunjukkan perbandingan antara keluarga
dengan tujuan.
1.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen
1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penaksir (Selektor) uatu perangkat yang menentukan signifkansi dari
peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut ffeedbackf) yang mengubah
perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
4. Jaringan komunikasi (Komunikator) perangkat yang meneruskan informasi
antara detector dan selektor dan antara selektor dan effector.
Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses
kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang
aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun
informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang
terjadi di dalam suatu aktivitas. Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang
terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria
mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya
pembenaran. Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga
penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria
yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan
berkelanjutan.
2.
Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya.
Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya
adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi.
Pengorganisasian dan penyusunan personalia.
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber
daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan
cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai
efektivitas paling tinggi.
Pengarahan, Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan.
Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor,
kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di
perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
Pengawasan, Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat,
sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan
adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu,
pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap
rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam
kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
a.
Perencanaan
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan
baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya.
Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih
sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu,
perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum
melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen,
terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam
era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang
rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan frasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari
proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep
perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan
perencanaan dari berbagai jenis.
b.
Proses Perencanaan
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan,
terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada
setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan
apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan
semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana
perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada
keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya
mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan
pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih
rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka
waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang
tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan
khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh
perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan
tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan
antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek.
Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui
empat tahap sebagai berikut:
a) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
b) Merumuskan keadaan saat ini.
c) Mengidentifkasikan segala kemudahan dan hambatan.
d) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan.
c.
Alasan Perlunya Perencanaan
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang
dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di
waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan
yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis,
berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi
terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:
1. Untuk mencapai “protective benefts” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Untuk mencapai “positive benefts” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan
perubahanperubahan lingkungan.
2. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih
jelas.
3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
4. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
5. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi.
6. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
7. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
8. Menghemat waktu, usaha, dan dana.
Beberapa kelemahan perencanaan adalah:
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada
kontribusi nyata.
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi.
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
5. Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
d.
Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain
Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya.
Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah
saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.
Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan
bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk
mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari
sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi
dan memotivasi karyawan.
Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan
erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja
terhadap rencana.
e.
Perbedaan Sistem Pengendalian Manajemen Dengan Formulasi
Strategi Dan Pengendalian Tugas
Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalian
manajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan
contoh masing-masing.
Perumusan Strategi
Pengendalian
Manajemen
Pengendalian tugas
Mengakuisisi bisnis yang
tak terkait
Memperkenalkan produk Mengkoordinasi pesanan
atau merek baru dalam yang masuk
lini produk
Memasuki bidang bisnis Memperluas pabrik
baru
Menambah
penjualan Menentukan
langsung melalui pos
untuk iklan
Mengubah
utang/modal
Menjadwalkan produksi
anggaran Memesan iklan TV
rasio Menerbitkan utang baru
Mengatur arus kas
Menerapkan
kebijakan Menerapkan
program Memelihara
yang telah disepakati
rekrutmen minoritas
kepegawaian
Menyusun
kebijakan Memutuskan
spekulasi persediaan
persediaan
Memutuskan lingkup dan
arah riset
Mengendalikan
organisasi riset
tingkat Memesan
barang
dokumen
ulang
suatu
Menjelaskan proyek riset
individual
Formulasi strategi (FS), pengendalian manajemen (PM), dan pengendalian tugas
(PT) adalah tiga sistem yang secara simultan berguna untuk mejalankan fungsi
perencanaan dan pengendalian pada perusahaan. Ketiga sistem ini memiliki
kesamaan karena menjalankan fungsi yang sama. Namun, ketiga sistem ini juga
memiliki perbedaan pada prinsip-prinsip penerapannya. Kesalahan yang serius
akan terjadi jika prinsip pada suatu sistem digeneralisasikan pada sistem
lainnya.
1. Perbedaan antara PM dan FS
a. Kesistematisan
Pada dasarnya, FS tidaklah sistematis karena penilaian dan angka yang
digunakan merupakan estimasi kasar. Selain itu, FS juga dipengaruhi oleh
ancaman, kesempatan, dan gagasan baru yang waktunya tidak dapat
ditentukan. Sedangkan PM lebih sistematis dibandingkan FS karena mempunyai
serangkaian aktivitas yang merupakan langkah-langkah yang terjadi dalam
urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap dengan estimasi
yang dapat diandalkan.
b. Partisipan
Biasanya, proses FS melibatkan hanya sedikit orang yaitu manajemen senior,
staf pusat, dan penggagas. Sedangkan proses PM melibatkan lmanajer dan
stafnya pada setiap tingkatan organisasi agar PM tersebut sesuai dengan
kebutuhan mereka.
2. Perbedaan antara PM dan PT
a. Kesistematisan
Pada dasarnya, PT sangatlah sistematis karena proses yang dikendalikan
sangatlah teknikal. Contohnya adalah mengkoordinasi pesanan yang masuk,
memesan suatu material, dan menjadwalkan produksi. Dalam proses seperti
ini, keterlibatan manusia sangatlah minim. Sedangkan, PM kurang
sistematis dibandingkan PT karena prosesnya melibatkan perilaku para manajer.
Hal ini menunjukkan adanya keterlibatan manusia yang banyak dalam proses
PM.
b. Fokus
Fokus PT terletak pada tugas-tugas spesisfk yang tidak memerlukan banyak
pertimbangan untuk melaksanakannya. Sedangkan, fokus PM terletak
pada pembuatankeputusan yang memerlukan banyak pertimbangan untuk
melaksanakannya.
Contoh Aktivitas Formulasi Strategi:
1. Keputusan untuk mengakuisisi bisnis yang tak terkait
2. Keputusan untuk memasuki bidang bisnis baru
3. Keputusan untuk menambah penjualan langsung melalui pengiriman
4. Keputusan untuk mengubah rasio utang terhadap modal
5. Menerapkan kebijakan yang telah disepakati
6. Menyusun kebijakan spekulasi persediaan
7. Memutuskan lingkup dan arah riset dan pengembangan
Contoh Aktivitas Pengendalian Manajemen:
1. Keputusan utnuk memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk
2. Keputusan untuk memperluas pabrik
3. Penentuan anggaran untuk iklan
4. Keputusan untuk menerbitkan utang baru
5. Keputusan untuk menerapkan rekrutmen minoritas
6. Keputusan tentang tingkat persediaan
7. Mengendalikan unit organisasi riset
Contoh Aktivitas Pengendalian Tugas:
1. Mengkoordinasi pesanan yang masuk
2. Menjadwalkan produksi
3. Memesan iklan di media
4. Mengatur kas keluar dan masuk
5. Mengelola dokumen kepegawaian
6. Memesan ulang suatu material
7. Menjalankan proyek riset individual(Dapat dilihat bahwa contoh 1-6 dapat
diotomatisasi menggunakan perangkat lunak enterprise resource planning)
E.
a.
Contoh Kasus
Sejarah Perusahaan
Rendell Company ini didirikan pada tahun 1968 dengan tujuan memberikan
representasi kualitas tinggi untuk pasar elektronik di Illinois dan Wisconsin.
Rendell Company memiliki tujuh divisi operasi : yang terkecil mempunyai angka
penjualan per tahun sebesar $ 50 juta, sementara angka penjualan per tahun
yang terbesar sebanyak $500 juta. Masing-masing divis bertanggung jawab
kepada bagian pembuatan dan pemasaran di sektor produksinya masingmasing. Sejumlah bagian dan komponen di transfer di antara divisi, namun
volume bisnis antar divisinya tidaklah besar.
Fred Bevin adalah seorang pengontrol pada Pengontrol Divisi dari Perusahaan
Rendell. Pengontrol Divisi bertanggung jawab pada fnancial accounting internal,
auditing, dan analysis of capital budgeting requests. Fred Bevins merasa tidak
puas karena selama ini Pengontrol Divisinya hanya melaporkan pekerjaan
kepada atasaannya yaitu General Manager Divisi. General Manager Divisi
membicarakan budget divisinya dengan manajemen puncak dan Pengontrol
Divisi hanya diminta untuk membicaraka hal-hal teknis dan dia diberlakukan
sebagai staff. Dengan ketidakpuasaan akan tindakan General Manager Divisi ini
menginspirasi Bevins untuk membuat perubahan dengan menerapkan cara baru
yang pernah dipelajari di Martex Company yaitu menerapkan penggambaran
tugas dan tanggung jawab organisasi. Caranya adalah pengawas organisasi
dibebani dengan tanggung jawab dalam menetapkan standar biaya dan
keuntungan perusahaan serta mengambil tindakan yang tepat untuk melihat
apakah standar ini sudah tercapai atau belum. Fred bevins sebagai seorang
pengendali perusahaan Rendell Company sangant prihatin terhadap status
organisasi dari para pengendali divisi dalam perusahaan. Selama ini para
pengendali divisi memberikan laporan kepada manajer umum divisi mereka.
Bevins menginginkan perubahan struktur organisasi pengendali divisi, dengan
mengamati penerapan pengendalian di perusahaan lain yaitu perusahaan
Martex. Organisasi pengendali perusahaan bertanggung jawab atas pencatatan
keuangan, auditing internal, dan analisis permintaan anggaran modal. Di
perusahaan saat ini telah terdapat system pengendalian anggaran, akan tetapi
pelaporan dilakukan langsung oleh divisi operasi kepada manajemen puncak
tanpa melalui analisis yang mendalam oleh pengendali perusahaan. Bevins
menginginkan peran lebih aktif dan lebih dalam dari organisasi control
perusahaan dalam proses penentuan anggaran dan analisa kinerja.
b.
Landasan Teori
System pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia.
System pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian
rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras; artinya tindakan-tindakan individu
yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk
mencapai tujuan-tujuan organisasi.
1.
Keselarasan Tujuan
Tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh
mungkin) tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Dalam proses yang sejajar
dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai
dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan
kepentingan perusahaan.
2.
Faktor-faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
Hal yang diperhatikan oleh para perancang system pengendalian formal adalah
aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya
manajemen, dan buadaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi
organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan
mekanisme informal.
2.a. Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan
didalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini
mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga diseut sebagai eots kerja, yang
diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat
dan juga kebanggaan yang dimmiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas.
2.b. Faktor-faktor Internal
a.
Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri,
yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma
perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implicit diterima dan yang secara
ekspisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi.
b.
Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap
pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap
bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka,
dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap
CEO.
c. Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan
formal, yaitu pemegang saham otoritas resmi dan tanggung jawab-dari setiap
manajemen.
d. Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer harus mengetahui
tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya.
3.
Jenis – Jenis Organisasi
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya.
Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan system
pengendalian manajemen organisasi. Organisasi bisa dikelompokkan ke dalam
tiga kategori umum :
1.
Struktur fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas
fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi.
2.
Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagain yang semi-independen daro perusahaan.
3.
Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab
ganda.
4.
Fungsi Kontroler
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system
pengendalian manajemen disebut sebagai kontroler. Kontroler biasanya
menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :
1.
Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian
2.
Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para
pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya
3.
Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporalaporan ini untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal
anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannna ke
dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4.
Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur
pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengaman yang
memasai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit
operasional.
c.
Permasalahan
1.
Rendell ternyata mengalami kesulitan melaksanakan teknik pengendalian
yang lebih modern, dikarenakan adanya hubungan yang kurang baik atau tidak
saling mendukung antara pengendali korporat dan divisi, yang mengakibatkan
terjadinya tambahan biaya anggaran perusahaan untuk memperbaiki hal
tersebut.
2.
Randell memiliki permasalahan peran pengendali korporasi dan pengendali
divisi yang mana hubungan informasi antar keduanya kurang transparan.
3.
Randell ingin mengubah peran organisasi pengendali perusahaan agar
dapat mengikuti seperti peran pengendali perusahaan di perusahaan lain, yakni :
Martex Company.
1.
Bukti Kasus
William Harrigan adalah manager di kantor pusat Rendell Company dan dia
mantan pengontrol seniordi satu divisi perusahaan Rendell selama 25 tahun.
Pengontrol Perusahaan sering menanyakan kepada divisinya : Apakah divisi
anda dapat berjalan baik jika perusahaan memotong sekian $x diluar budget
periklanan? Apakah divisi anda yakin perkiraan penghematan biaya pada
peralatan ini realistis? Walaupun pengontrol tahu kondisi sebenarnya dan dia
tidak setuju dengan perusahaan pengontrol,Harrigan tidak boleh mengatakan
demikian. Bila ada ketidakberesan dalam divisi (budget berlebih) dan situasi
yang buruk maka hal itu tidak akan di jadikan berita di laporan operasional,
sehingga hal ini membuat pekerjaan Harrigan menjadi sulit. Tapi Harrigan tidak
menjadikan hal ini sebagai masalah karena jika dia menerapkan metode klaim
(mengumumkan adanya ketidaksesuaian) dari Martex maka Pengontrol Divisi
tidak akan menjadi bagian dari kelompok menejemen itu lagi.
2.
Kesimpulan
Karena sistem akuntansi sudah lama berada di perusahaan, perubahan mungkin
tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan tersebut dapat
menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana divisi
pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan
menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian,
pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap
divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah kegemukan dalam
anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan
mengacaukan baris mapan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan
lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai
tujuan dan sasaran Perusahaan.
3.
Rekomendasi
Perusahaan Rendell dapat mempertahankan struktur organisasi saat ini dengan
menerapkan sistem kontrol tambahan untuk mengatasi permasalahan budget.
Sistem kontrol tersebut adalah :
a.
Menerapkan sistem akuntansi terpusat.
Kita tidak bisa memaksa departemen atau divisi untuk merubah sistem
akuntansi mereka karena Ini akan memakan waktu banyak dan mungkin
berbeda dengan kebutuhan divisi serta hal ini akan menyebabkan konflik dan
tidak efsien. Akan lebih baik jika mengembangkan sistem akuntansi perusahaan
dan membuat divisinya untuk menyerahkan data dan informasi mereka. Akan
ada kesalahan, tetapi perusahaan tersebut akan hidup dengan itu.
b.
Tetapkan target atau standar.
Membandingkan biaya saat ini dengan standar industri dan perusahaan untuk
mengurangi kegemukan budget. Selain pembandingan ini, variabel kritis atau
kunci dapat dicermati lebih sering untuk mencapai kontrol yang lebih baik dari
sistem.
c.
Menetapkan sistem insentif seperti yang dilakukan Martex.
Pengontrol Perusahaan seharusnya lebih terlibat secara aktif dalam
anggaran Sistem pengontrol anggaran diatas dapat ditingkatkan atau dibentuk
lebih baik lagi.
e. Analisis Masalah
1. Analisis SWOT
a. Strength (kekuatan)
-
Peraturan saat ini memungkinkan informasi mengalir lebih efsien.
- Dengan pengendali divisi melapor langsung kepada manajer divisi,
memungkinkan isu-isu taktis untuk diselesaikan lebih cepat dan berdasarkan
informasi terbaru.
- Laporan dan tujuan pada anggaran divisi dan kinerja dari pengendali divisi ke
kontroler perusahaan memberikan informasi lebih rinci tentang divisi.
- Penilaian yang lebih kritis terhadap kegiatan operasional membantu
mengurangi pembengkakan dalam anggaran biaya dan lebih mudah untuk
melaksanakan program control yang baru.
b. Weekness (kelemahan)
- Sulit untuk menerapkan perubahan dalam struktur organisasi dalam waktu
singkat
- Terdapat kemungkinan bagi Manajer Divisi untuk menyembunyikan informasi
keuangan yang cacat.
- Tingkat kepercayaan atas informasi yang disediakan oleh Pengendali Divisi
kepada pengendali Korporat patu dipertanyakan.
c. Opportunity (peluang)
- Diterapkannya teknik-teknik modern di lingkungan perusahaan
d. Threats (ancaman)
- Terjadinya pembengkakan anggaran
- Dapat terjadi penyembunyian atas keuangan yang cacat yang dilakukan
antara pengendali divisi dengan manajer dan manajer dengan stafnya.
2. Prospek perusahaan
a. Jika perusahaan ingin terus berkembang, maka pihak manajemen harus
mempercayai informasi yang diberikan oleh divisi pengendali.
b. Jika sistem pengendalian dan manajemen perusahaan sudah baik dan tidak
lagi terjadi pembengkakan dalam anggaran, maka barulah perusahaan
memikirkan untuk membuat elektronik yang lebih canggih dibandingkan
kompetitor nya, sehingga tidak hanya mendapatkan laba tetapi angka
pertumbuhan perusahaan juga meningkat.
f. Kesimpulan Dan Saran
1.
Kesimpulan
Karena sistem akuntansi sudah lama dipakai oleh perusahaan, perubahan
mungkin tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan
tersebut dapat menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana
divisi pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan
menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian,
pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap
divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah pembengkakan dalam
anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan
mengacaukan baris depan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan
lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai
tujuan dan sasaran perusahaan.
2. Saran
a. Pengendali korporat sebaiknya menempatkan pengendali divisi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari
pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya,
sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan
mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan
asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu
menerjemahkan antara lain :
• Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan
secara efsien, efektif, dan produktif.
• Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
• Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih
mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan
organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan
pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi
mempunyai komponen sama, yaitu :
• W = Work (Pekerjaan)
• E = Employe (Tenaga Kerja)
• R = Relationship (Hubungan)
• E = Environment (Lingkungan)
Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan
“teoritis-praktis.” Karena itu, dalam system pengendalian manajemen akan
lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa
membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam
kehidupan organisasi perusahaan.
1.2 Tujuan
Mempelajari fungsi manajemen yang merupakan kebutuhan hidup manusia
dan organisasi.
Mempelajari fungsi manajemen yang harus didukung dengan sarana dan
prasarana.
Mempelajari pelaksanaan manajemen yang tercermin pada pelaksanaan
fungsi – fungsi manajemen.
Mempelajari pelaksanaan manajemen yang membutuhkan gaya
kepemimpinan tertentu, yang mampu mengendalikan kepada bawahanya
agar mampu bekerja dengan baik.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Manajemen, Sistem, dan Pengendalian
Manajemen bukan lagi merupakan hal baru atau hal asing bagi kita lagi.
Manajemen sudah dikenal dan sudah ada sejak dulu kala. Manajemen, adalah
suatu proses / kegiatan / usaha pencapaian tujuan tertentu melalui
kerjasama dengan orang – orang lain.
Tujuan utama atau pokok dalam mempelajari manajemen, ialah guna
memperoleh suatu cara, teknik, metode, yang sebaik – baiknya dilakukan,
agar supaya dengan sumber – sumber yang sangat terbatas (seperti modal,
tenaga, tanah, dan lain sebagainya) dapatlah diperoleh hasil yang sebesar –
besarnya.
Adapun fungsi – fungsi manajemen, adalah POAC (Planing / Perencanaan,
Organizing / Pengorganisasian, Actuating / Penggerakkan, dan Controlling /
Pengendalian / Pengawasan).
Untuk memenuhi tuntutan efsiensi dan efektivitas kerja dari setiap bidang /
jenis pekerjaan, diperlukan adanya suatu sistem kerja yang up to date, tepat,
dan sesuai dengan situasi dan kondisi tempat. Dalam praktek sering
dicampur adukan penggunaan istilah sistem. Sistem, adalah suatu rangkaian
daripada tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu
kebulatan pola teratur dalam rangka melaksanakan sutau bidang pekerjaan.
Pengendalian, adalah suatu proses yang menentukan tentang apa yang
harus dikerjakan, agar apa yang direncanakan berjalan sesuai rencana.
Pengendalian dilakukan untuk mengawasi sampai dimana usaha – usaha
dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan program yang telah digariskan atau
belum.
2.2 Sistem Pengendalian Manajemen
1. Edy Sukarno, menyatakan “Sistem pengendalian manajemen, adalah
suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman,
penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk
membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar
hasilnya optimal.”
2. Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System
mengungkapkan : “Management control is the process by which managers
influence other members of the organization to implement the organizationss
strategies.”
3. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah suatu alat untuk
mengimplementasikan strategi yang berfungsi untuk memotivasi anggota –
anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.
4. Sistem Pengendalian Manajemen, adalah perolehan dan penggunaan
informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan
perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk
memandu perilaku manajemen.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :
Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh
organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya
(resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun
hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan
organisasi dapat berjalan lancar.
Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang
berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti
dalam mengevaluasi sesuatu.
Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena
pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager
mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbanganpertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas,
dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui
pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara
efektif dan efsien.
Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama
manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara
untuk mencapainya. Lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan
organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan – kebijakan yang dapat
menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan
tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian
manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen
telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
Pengendalian manajemen, merupakan usaha yang tersistematis dari
perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan
prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk
mengoreksi perbedaan yang penting.
2.3 Konsep Dasar
Konsep dasar yang memberikan kerangka bagi perancangan dan
penerapan sistem pengendalian manajemen meliputi:
1. Komponen operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus menerus (A
continuous built-in component of operations);
Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktivitas
yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus
menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam
suatu organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian integral dari
setiap sistem yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan
kegiatannya.
Pengendalian intern dapat disebut pula pengendalian manajemen yang
terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana organisasi
guna membantu manajemen menjalankan organisasi dan mencapai
tujuannya. Dengan demikian, perkembangan pengetahuan dan teknologi
yang menghasilkan timbulnya gagasan baru berupa penerapan mekanisme/
metode/cara kerja baru menuntut adanya pemodifkasian sistem
pengendaliannya yang berjalan secara terus – menerus.
Contoh: adanya media akses nasabah perbankan melalui internet banking
system menuntut pemodifkasian pengamanan dalam sistem pengendalian
manajemen perbankan sehingga para nasabah diharapkan tidak mengalami
kerugian akibat tindakan pihak-pihak
yang tidak bertanggung jawab.
2. Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia;
Dalam kenyataan sering dijumpai bahwa suatu organisasi memiliki pedoman
(manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun tidak
dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian manajemen
yang telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi positif bagi
organisasi. “A man behind the gun” adalah istilah yang cocok dengan faktor
ini. Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan
dengan sungguh-sungguh oleh manusia. Tanggung jawab berjalannya sistem
pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Manajemen
menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan mekanisme
pengendalian, memantau serta mengevaluasi pengendalian. Dengan
demikian, seluruh pegawai dalam organisasi memegang peranan penting
untuk mencapai dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen secara
efektif. Karakter dan motivasi manusia memegang peranan penting dalam
membangun suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif.
3. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak;
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada
pertimbangan biaya dan manfaat. Tidak peduli betapa baiknya perancangan
dan pengoperasian suatu pengendalian manajemen dalam suatu organisasi,
sistem itu tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak agar
tujuan organisasi dapat tercapai. Faktor – faktor dari luar yang
mempengaruhi manajemen dapat mempengaruhi kemampuan organisasi
dalam mencapai tujuannya. Kesalahan manusia, pertimbangan yang keliru,
dan adanya kolusi adalah contoh faktor – faktor yang dapat menghalangi
pencapaian tujuan organisasi sebagaimana yang diinginkan. Dengan
demikian, pengendalian manajemen dapat memberikan keyakinan yang
memadai, tidak mutlak dalam mencapai tujuan organisasi.
2.4 Jenis Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis:
1. Pengendalian pencegahan (preventive controls).
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu
kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak
diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan
efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh
pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten,
pemisahan fungsi, review pengawas dan pengendalian ganda.
Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada
mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan
jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau
korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan
memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya
perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat
menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih
dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.
2. Pengendalian deteksi (detective controls).
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk
mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas
pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi
merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi
biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap
dibutuhkan dengan alasan:
Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian
pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif
dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus
ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.
Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti, catatan
kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank,
konfrmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fsik persediaan,
konfrmasi piutang/utang dan sebagainya.
3. Pengendalian koreksi (corrective controls).
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang
teridentifkasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya, adalah agar supaya
kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan
dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah
atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya
adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.
4. Pengendalian pengarahan (directive controls).
Pengendalian pengarahan, adalah pengendalian yang dilakukan pada saat
kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan
sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.
Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan
langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor
terhadap aktivitas pekerja.
5. Pengendalian kompensatif (compensating controls).
Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian
karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung
pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena
ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian
kompensatif.
2.5 Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat
pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen
formal merupakan tahap – tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri
dari proses :
a. Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan
dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk
setiap program yang telah ditentukan.
b. Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci,
dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu
tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran – anggaran dari
pusat pertanggungjawaban.
c. Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya
yang digunakan dan penerimaan – penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan
biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah
ditetapkan. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk
pemrograman di masa yang akan datang.
d. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses
pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban
akuntansi dapat dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan
program di tahun yang akan datang.
Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realistis.
Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikanperbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
2.6 Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
1. Kurang matangnya suatu pertimbangan.
Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan
manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh
manajemen umumnya didasarkan pada pertimbangan – pertimbangan yang
ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu,
dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan).
Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang
diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan
dengan apa yang diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan
alamiah yang dihadapi oleh manajemen.
2. Kegagalan menterjemahkan perintah.
Pengendalian telah didisain dengan sebaik-baiknya, namun kegagalan dapat
terjadi yang disebabkan adanya pegawai (staf) yang salah menterjemahkan
perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah
dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang
bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila
kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.
3. Pengabaian manajemen.
Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak
atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah
melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan
tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian
manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan
dapat mencapai tujuannya jika staf atau bahkan seorang pimpinan
mengabaikan pengendalian. Istilah “pengabaian manajemen” ditujukan pada
tindakan manajemen yang mengaibaikan pengendalian dengan tujuan untuk
kepentingan pribadi atau untuk meningkatkan penyajian kondisi laporan
kegiatan dan kinerja organisasi yang bersangkutan.
4. Adanya Kolusi.
Kolusi adalah salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif. Pemisahan
fungsi telah dilakukan namun jika manusianya melakukan suatu
persekongkolan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan tertentu selain
organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun tidak akan dapat
mendeteksi atau mencegah terjadinya suatu tindakan yang merugikan
organisasi.
Sebagai contoh, konsultan pengawas atas suatu kegiatan pembangunan
gedung kantor melakukan kolusi dengan pihak penyedia barang dan jasa
yang melaksanakan pembangunan dengan cara memberikan peluang
terjadinya penyimpangan dalam spesifkasi. Hal ini dapat terjadi apalagi
pejabat pembuat komitmen kegiatan tersebut kurang aktif melakukan
pengecekan.
Contoh lain, kolusi yang terjadi antara penyedia barang dan jasa dengan
pihak penerima barang. Penyedia barang dan jasa menyerahkan barang yang
dipesan dengan kualitas dan kuantitas yang berbeda tetapi dinyatakan
dalam faktur penagihan telah sesuai dengan yang dipesan. Di lain pihak, si
penerima barang memproses penerimaan barang tersebut seolah-olah telah
diterima sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang dipesan.
BAB III
PENUPUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut :
• Pada dasarnya, sistem pengendalian manajemen ini berisi tuntutan kepada
kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan/organisasi
yang “dianggap baik.”
• Sistem pengendalian manajemen, adalah usaha yang tersistematis dari
perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan
prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk
mengoreksi perbedaan yang penting.
• Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian
informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan
tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain.
• Beberapa jenis pengendalian manajemen, antara lain : pengendalian
pencegahan, deteksi, koreksi, pengarahan, dan kompensatif.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.resumeakun.com/2009/01/biaya-relevan.html
http://ilmumanajemen.wordpress.com/2007/06/15/penetapan-harga-jual/
http://www.cahyopramono.com/2009/03/menentukan-harga-jual.html
Ray H. Garrison, managerial Accounting, Sixth Edition, Richard d. Irwin, Inc,
1991
Makalah Sistem Pengendalian Manajemen
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari
pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya,
sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan
mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan
asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu
menerjemahkan antara lain
1.
Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan
secaraefsien,efektif,danproduktif.
2.
Kebijakandalammenentukantolokukurdiatas.
3.
Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih
mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi
terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai
bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen
sama, yaitu :
1.
W = Work (Pekerjaan)
2.
E = Employe (Tenaga Kerja)
3.
R = Relationship (Hubungan)
4.
E = Environment (Lingkungan)
Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan
“teoritis-praktis.” Karena itu, dalam system pengendalian manajemen akan lebih
mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa membayangkan
dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi
perusahaan.
B.
Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Apa pengertian Sistem ?
2.
Apa pengertian Pengendalian ?
3.
Apa pengertian Manajemen ?
4.
Bagaimanakah sistem pengendalian Manajemen ?
5.
Bagaimana contohnya ?
C.
Tujuan
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Untuk mengetahui pengertian Sistem
2.
Untuk mengetahui pengertian Pengendalian
3.
Untuk mengetahui pengertian Manajemen
4.
Untuk mengetahui sistem pengendalian Manajemen
5.
Untuk mengetahui contoh dari sistem pengendalian manajemen
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Sistem
Sistem, Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan
biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995)
maka sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling
menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak- yang keseluruhannya
merupakan sebuah kesatuan.
Suatu sistemyang digunakan oleh manajemen/pemilik perusahaan untuk
menjamin bahwaorganisasimelaksanakan strateginya secara efsien dan efektif
dalam rangka mencapai tujuanyang telah ditetapkan dalam proses perencanaan
stratejik
B.
Pengertian Pengendalian
Pengendalian, Menurut Hansen dan Mowen (1995) pengendalian adalah proses
penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja
sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja
sesungguhnya berbeda secara signifkan dengan apa yang telah direncanakan
sebelumnya.
C.
Pengertian Manajemen
Manajemen, Manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui tangan orang lain.
Pengertian manajemen yang lain adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta
pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan bekerja bersama.
Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin
banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadangkadang digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan
kembali pembukuan. Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata
merupakan salah satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen
yang luas itu.
D.
Sistem Pengendalian Manajemen
Ada berbagai macam defnisi mengenai Sistem Pengendalian Manajemen.
Berikut ini akan disajikan beberapa defnisi tersebut:
a.
Menurut Arief Suadi, Ph.D.
Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari
beberapa anak sistem yang berkaitan, yaitu : pemrograman, penganggaran,
akuntansi, pelaporan dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen
mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar mau mencapai tujuan
perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efsien.
b.
Menurut Anthony, Dearden dan Bedford
Sistem Pengendalian Manajemen adalah struktur dan proses yang sistematis
serta terorganisir yang digunakan manajemen di dalam pengendalian
manajemennya.
c.
Menurut Anthony dan Reece ( 1989:824 )
Sistem pengendalian manajemen adalahnfluence members of the organization to
implement the organization. yang kurang lebih memiliki arti bahwa sistem
pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitasaktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi
badan usaha untuk mencapai tujuannya.
Dari defnisi-defnisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengendalian manajemen
adalah semua usaha perusahaan yang mencakup metode, prosedur dan strategi
perusahaan yang mengacu pada efsiensi dan efektivitas operasional
perusahaan, agar dipatuhinya kebijakan manajemen serta tercapainya tujuan
perusahaan.
Sedangkan Sistem pengendalian manajemen adalah struktur dan prosedurprosedur yang saling berkaitan dan disusun dengan skema yang utuh dan
menyeluruh, untuk membantu manajemen di dalam melakukan
pengendaliannya. Dengan kata lain, sistem pengendalian manajemen adalah
sarana bagi pengendalian manajemen yang akan menunjang pelaksanaan
pengendalian di dalam perusahaan.
Di atas telah disebutkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses untuk
mempengaruhi orang lain dalam perusahaan agar secara efektif dan efsien
mencapai tujuan perusahaan. Penentuan tujuan perusahaan dan strategi untuk
mencapainya dilakukan dalam suatu proses yang dinamakan Perencanaan
Strategis. Perencanaan strategis adalah suatu proses untuk menentukan tujuan
perusahaan, dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena
perencanaan strategis tidak dapat lepas dari lingkungannya, maka perencanaan
strategis dapat juga dikatakan sebagai reaksi perusahaan terhadap lingkungan.
Lingkungan perusahaan adalah : karyawan, pemegang saham, pesaing,
pelanggan, pemasok, lembaga keuangan, pemerintah, dan masyarakat. Tujuan
perusahaan merupakan arah yangakanditempuhperusahaan.
Pada saat perusahaan didirikan, perencanaan baru dapat dilakukan setelah
tujuan dan strategi pencapaian tersebut ditentukan. Sebaliknya, setelah
perusahaan berjalan, realisasi yang efektif dan efsien namun tidak mencapai
tujuan perusahaan dapat menimbulkan evaluasi terhadap program, strategi atau
tujuan perusahaan, dan hal ini dapat terjadi berulang kali.
Selain memerlukan pengendalian manajemen, untuk mencapai tujuan
perusahaan diperlukan pengendalian yang lain yaitu : pengendalian tugas”.
Pengendalian tugas adalah : proses untuk menjamin bahwa sebuah pekerjaan
dilakukan dengan cara yang efektif dan efsien. Efsiensi menunjukkan
perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input) yang
favourable. Sedangkan efektivitas menunjukkan perbandingan antara keluarga
dengan tujuan.
1.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen
1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penaksir (Selektor) uatu perangkat yang menentukan signifkansi dari
peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut ffeedbackf) yang mengubah
perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
4. Jaringan komunikasi (Komunikator) perangkat yang meneruskan informasi
antara detector dan selektor dan antara selektor dan effector.
Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses
kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang
aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun
informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang
terjadi di dalam suatu aktivitas. Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang
terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria
mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya
pembenaran. Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga
penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria
yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan
berkelanjutan.
2.
Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya.
Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya
adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi.
Pengorganisasian dan penyusunan personalia.
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber
daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan
cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai
efektivitas paling tinggi.
Pengarahan, Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan.
Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor,
kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di
perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
Pengawasan, Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat,
sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan
adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu,
pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap
rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam
kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
a.
Perencanaan
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan
baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya.
Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih
sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu,
perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum
melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen,
terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam
era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang
rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan frasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari
proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep
perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan
perencanaan dari berbagai jenis.
b.
Proses Perencanaan
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan,
terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada
setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan
apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan
semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana
perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada
keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya
mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan
pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih
rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka
waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang
tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan
khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh
perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan
tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan
antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek.
Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui
empat tahap sebagai berikut:
a) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
b) Merumuskan keadaan saat ini.
c) Mengidentifkasikan segala kemudahan dan hambatan.
d) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan.
c.
Alasan Perlunya Perencanaan
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang
dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di
waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan
yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis,
berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi
terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:
1. Untuk mencapai “protective benefts” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Untuk mencapai “positive benefts” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan
perubahanperubahan lingkungan.
2. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih
jelas.
3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
4. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
5. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi.
6. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
7. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
8. Menghemat waktu, usaha, dan dana.
Beberapa kelemahan perencanaan adalah:
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada
kontribusi nyata.
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi.
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
5. Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
d.
Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain
Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya.
Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah
saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.
Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan
bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk
mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari
sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi
dan memotivasi karyawan.
Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan
erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja
terhadap rencana.
e.
Perbedaan Sistem Pengendalian Manajemen Dengan Formulasi
Strategi Dan Pengendalian Tugas
Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalian
manajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan
contoh masing-masing.
Perumusan Strategi
Pengendalian
Manajemen
Pengendalian tugas
Mengakuisisi bisnis yang
tak terkait
Memperkenalkan produk Mengkoordinasi pesanan
atau merek baru dalam yang masuk
lini produk
Memasuki bidang bisnis Memperluas pabrik
baru
Menambah
penjualan Menentukan
langsung melalui pos
untuk iklan
Mengubah
utang/modal
Menjadwalkan produksi
anggaran Memesan iklan TV
rasio Menerbitkan utang baru
Mengatur arus kas
Menerapkan
kebijakan Menerapkan
program Memelihara
yang telah disepakati
rekrutmen minoritas
kepegawaian
Menyusun
kebijakan Memutuskan
spekulasi persediaan
persediaan
Memutuskan lingkup dan
arah riset
Mengendalikan
organisasi riset
tingkat Memesan
barang
dokumen
ulang
suatu
Menjelaskan proyek riset
individual
Formulasi strategi (FS), pengendalian manajemen (PM), dan pengendalian tugas
(PT) adalah tiga sistem yang secara simultan berguna untuk mejalankan fungsi
perencanaan dan pengendalian pada perusahaan. Ketiga sistem ini memiliki
kesamaan karena menjalankan fungsi yang sama. Namun, ketiga sistem ini juga
memiliki perbedaan pada prinsip-prinsip penerapannya. Kesalahan yang serius
akan terjadi jika prinsip pada suatu sistem digeneralisasikan pada sistem
lainnya.
1. Perbedaan antara PM dan FS
a. Kesistematisan
Pada dasarnya, FS tidaklah sistematis karena penilaian dan angka yang
digunakan merupakan estimasi kasar. Selain itu, FS juga dipengaruhi oleh
ancaman, kesempatan, dan gagasan baru yang waktunya tidak dapat
ditentukan. Sedangkan PM lebih sistematis dibandingkan FS karena mempunyai
serangkaian aktivitas yang merupakan langkah-langkah yang terjadi dalam
urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap dengan estimasi
yang dapat diandalkan.
b. Partisipan
Biasanya, proses FS melibatkan hanya sedikit orang yaitu manajemen senior,
staf pusat, dan penggagas. Sedangkan proses PM melibatkan lmanajer dan
stafnya pada setiap tingkatan organisasi agar PM tersebut sesuai dengan
kebutuhan mereka.
2. Perbedaan antara PM dan PT
a. Kesistematisan
Pada dasarnya, PT sangatlah sistematis karena proses yang dikendalikan
sangatlah teknikal. Contohnya adalah mengkoordinasi pesanan yang masuk,
memesan suatu material, dan menjadwalkan produksi. Dalam proses seperti
ini, keterlibatan manusia sangatlah minim. Sedangkan, PM kurang
sistematis dibandingkan PT karena prosesnya melibatkan perilaku para manajer.
Hal ini menunjukkan adanya keterlibatan manusia yang banyak dalam proses
PM.
b. Fokus
Fokus PT terletak pada tugas-tugas spesisfk yang tidak memerlukan banyak
pertimbangan untuk melaksanakannya. Sedangkan, fokus PM terletak
pada pembuatankeputusan yang memerlukan banyak pertimbangan untuk
melaksanakannya.
Contoh Aktivitas Formulasi Strategi:
1. Keputusan untuk mengakuisisi bisnis yang tak terkait
2. Keputusan untuk memasuki bidang bisnis baru
3. Keputusan untuk menambah penjualan langsung melalui pengiriman
4. Keputusan untuk mengubah rasio utang terhadap modal
5. Menerapkan kebijakan yang telah disepakati
6. Menyusun kebijakan spekulasi persediaan
7. Memutuskan lingkup dan arah riset dan pengembangan
Contoh Aktivitas Pengendalian Manajemen:
1. Keputusan utnuk memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk
2. Keputusan untuk memperluas pabrik
3. Penentuan anggaran untuk iklan
4. Keputusan untuk menerbitkan utang baru
5. Keputusan untuk menerapkan rekrutmen minoritas
6. Keputusan tentang tingkat persediaan
7. Mengendalikan unit organisasi riset
Contoh Aktivitas Pengendalian Tugas:
1. Mengkoordinasi pesanan yang masuk
2. Menjadwalkan produksi
3. Memesan iklan di media
4. Mengatur kas keluar dan masuk
5. Mengelola dokumen kepegawaian
6. Memesan ulang suatu material
7. Menjalankan proyek riset individual(Dapat dilihat bahwa contoh 1-6 dapat
diotomatisasi menggunakan perangkat lunak enterprise resource planning)
E.
a.
Contoh Kasus
Sejarah Perusahaan
Rendell Company ini didirikan pada tahun 1968 dengan tujuan memberikan
representasi kualitas tinggi untuk pasar elektronik di Illinois dan Wisconsin.
Rendell Company memiliki tujuh divisi operasi : yang terkecil mempunyai angka
penjualan per tahun sebesar $ 50 juta, sementara angka penjualan per tahun
yang terbesar sebanyak $500 juta. Masing-masing divis bertanggung jawab
kepada bagian pembuatan dan pemasaran di sektor produksinya masingmasing. Sejumlah bagian dan komponen di transfer di antara divisi, namun
volume bisnis antar divisinya tidaklah besar.
Fred Bevin adalah seorang pengontrol pada Pengontrol Divisi dari Perusahaan
Rendell. Pengontrol Divisi bertanggung jawab pada fnancial accounting internal,
auditing, dan analysis of capital budgeting requests. Fred Bevins merasa tidak
puas karena selama ini Pengontrol Divisinya hanya melaporkan pekerjaan
kepada atasaannya yaitu General Manager Divisi. General Manager Divisi
membicarakan budget divisinya dengan manajemen puncak dan Pengontrol
Divisi hanya diminta untuk membicaraka hal-hal teknis dan dia diberlakukan
sebagai staff. Dengan ketidakpuasaan akan tindakan General Manager Divisi ini
menginspirasi Bevins untuk membuat perubahan dengan menerapkan cara baru
yang pernah dipelajari di Martex Company yaitu menerapkan penggambaran
tugas dan tanggung jawab organisasi. Caranya adalah pengawas organisasi
dibebani dengan tanggung jawab dalam menetapkan standar biaya dan
keuntungan perusahaan serta mengambil tindakan yang tepat untuk melihat
apakah standar ini sudah tercapai atau belum. Fred bevins sebagai seorang
pengendali perusahaan Rendell Company sangant prihatin terhadap status
organisasi dari para pengendali divisi dalam perusahaan. Selama ini para
pengendali divisi memberikan laporan kepada manajer umum divisi mereka.
Bevins menginginkan perubahan struktur organisasi pengendali divisi, dengan
mengamati penerapan pengendalian di perusahaan lain yaitu perusahaan
Martex. Organisasi pengendali perusahaan bertanggung jawab atas pencatatan
keuangan, auditing internal, dan analisis permintaan anggaran modal. Di
perusahaan saat ini telah terdapat system pengendalian anggaran, akan tetapi
pelaporan dilakukan langsung oleh divisi operasi kepada manajemen puncak
tanpa melalui analisis yang mendalam oleh pengendali perusahaan. Bevins
menginginkan peran lebih aktif dan lebih dalam dari organisasi control
perusahaan dalam proses penentuan anggaran dan analisa kinerja.
b.
Landasan Teori
System pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia.
System pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian
rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras; artinya tindakan-tindakan individu
yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk
mencapai tujuan-tujuan organisasi.
1.
Keselarasan Tujuan
Tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh
mungkin) tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Dalam proses yang sejajar
dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai
dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan
kepentingan perusahaan.
2.
Faktor-faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
Hal yang diperhatikan oleh para perancang system pengendalian formal adalah
aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya
manajemen, dan buadaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi
organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan
mekanisme informal.
2.a. Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan
didalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini
mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga diseut sebagai eots kerja, yang
diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat
dan juga kebanggaan yang dimmiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas.
2.b. Faktor-faktor Internal
a.
Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri,
yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma
perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implicit diterima dan yang secara
ekspisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi.
b.
Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap
pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap
bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka,
dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap
CEO.
c. Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan
formal, yaitu pemegang saham otoritas resmi dan tanggung jawab-dari setiap
manajemen.
d. Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer harus mengetahui
tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya.
3.
Jenis – Jenis Organisasi
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya.
Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan system
pengendalian manajemen organisasi. Organisasi bisa dikelompokkan ke dalam
tiga kategori umum :
1.
Struktur fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas
fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi.
2.
Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagain yang semi-independen daro perusahaan.
3.
Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab
ganda.
4.
Fungsi Kontroler
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system
pengendalian manajemen disebut sebagai kontroler. Kontroler biasanya
menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :
1.
Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian
2.
Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para
pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya
3.
Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporalaporan ini untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal
anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannna ke
dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4.
Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur
pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengaman yang
memasai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit
operasional.
c.
Permasalahan
1.
Rendell ternyata mengalami kesulitan melaksanakan teknik pengendalian
yang lebih modern, dikarenakan adanya hubungan yang kurang baik atau tidak
saling mendukung antara pengendali korporat dan divisi, yang mengakibatkan
terjadinya tambahan biaya anggaran perusahaan untuk memperbaiki hal
tersebut.
2.
Randell memiliki permasalahan peran pengendali korporasi dan pengendali
divisi yang mana hubungan informasi antar keduanya kurang transparan.
3.
Randell ingin mengubah peran organisasi pengendali perusahaan agar
dapat mengikuti seperti peran pengendali perusahaan di perusahaan lain, yakni :
Martex Company.
1.
Bukti Kasus
William Harrigan adalah manager di kantor pusat Rendell Company dan dia
mantan pengontrol seniordi satu divisi perusahaan Rendell selama 25 tahun.
Pengontrol Perusahaan sering menanyakan kepada divisinya : Apakah divisi
anda dapat berjalan baik jika perusahaan memotong sekian $x diluar budget
periklanan? Apakah divisi anda yakin perkiraan penghematan biaya pada
peralatan ini realistis? Walaupun pengontrol tahu kondisi sebenarnya dan dia
tidak setuju dengan perusahaan pengontrol,Harrigan tidak boleh mengatakan
demikian. Bila ada ketidakberesan dalam divisi (budget berlebih) dan situasi
yang buruk maka hal itu tidak akan di jadikan berita di laporan operasional,
sehingga hal ini membuat pekerjaan Harrigan menjadi sulit. Tapi Harrigan tidak
menjadikan hal ini sebagai masalah karena jika dia menerapkan metode klaim
(mengumumkan adanya ketidaksesuaian) dari Martex maka Pengontrol Divisi
tidak akan menjadi bagian dari kelompok menejemen itu lagi.
2.
Kesimpulan
Karena sistem akuntansi sudah lama berada di perusahaan, perubahan mungkin
tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan tersebut dapat
menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana divisi
pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan
menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian,
pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap
divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah kegemukan dalam
anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan
mengacaukan baris mapan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan
lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai
tujuan dan sasaran Perusahaan.
3.
Rekomendasi
Perusahaan Rendell dapat mempertahankan struktur organisasi saat ini dengan
menerapkan sistem kontrol tambahan untuk mengatasi permasalahan budget.
Sistem kontrol tersebut adalah :
a.
Menerapkan sistem akuntansi terpusat.
Kita tidak bisa memaksa departemen atau divisi untuk merubah sistem
akuntansi mereka karena Ini akan memakan waktu banyak dan mungkin
berbeda dengan kebutuhan divisi serta hal ini akan menyebabkan konflik dan
tidak efsien. Akan lebih baik jika mengembangkan sistem akuntansi perusahaan
dan membuat divisinya untuk menyerahkan data dan informasi mereka. Akan
ada kesalahan, tetapi perusahaan tersebut akan hidup dengan itu.
b.
Tetapkan target atau standar.
Membandingkan biaya saat ini dengan standar industri dan perusahaan untuk
mengurangi kegemukan budget. Selain pembandingan ini, variabel kritis atau
kunci dapat dicermati lebih sering untuk mencapai kontrol yang lebih baik dari
sistem.
c.
Menetapkan sistem insentif seperti yang dilakukan Martex.
Pengontrol Perusahaan seharusnya lebih terlibat secara aktif dalam
anggaran Sistem pengontrol anggaran diatas dapat ditingkatkan atau dibentuk
lebih baik lagi.
e. Analisis Masalah
1. Analisis SWOT
a. Strength (kekuatan)
-
Peraturan saat ini memungkinkan informasi mengalir lebih efsien.
- Dengan pengendali divisi melapor langsung kepada manajer divisi,
memungkinkan isu-isu taktis untuk diselesaikan lebih cepat dan berdasarkan
informasi terbaru.
- Laporan dan tujuan pada anggaran divisi dan kinerja dari pengendali divisi ke
kontroler perusahaan memberikan informasi lebih rinci tentang divisi.
- Penilaian yang lebih kritis terhadap kegiatan operasional membantu
mengurangi pembengkakan dalam anggaran biaya dan lebih mudah untuk
melaksanakan program control yang baru.
b. Weekness (kelemahan)
- Sulit untuk menerapkan perubahan dalam struktur organisasi dalam waktu
singkat
- Terdapat kemungkinan bagi Manajer Divisi untuk menyembunyikan informasi
keuangan yang cacat.
- Tingkat kepercayaan atas informasi yang disediakan oleh Pengendali Divisi
kepada pengendali Korporat patu dipertanyakan.
c. Opportunity (peluang)
- Diterapkannya teknik-teknik modern di lingkungan perusahaan
d. Threats (ancaman)
- Terjadinya pembengkakan anggaran
- Dapat terjadi penyembunyian atas keuangan yang cacat yang dilakukan
antara pengendali divisi dengan manajer dan manajer dengan stafnya.
2. Prospek perusahaan
a. Jika perusahaan ingin terus berkembang, maka pihak manajemen harus
mempercayai informasi yang diberikan oleh divisi pengendali.
b. Jika sistem pengendalian dan manajemen perusahaan sudah baik dan tidak
lagi terjadi pembengkakan dalam anggaran, maka barulah perusahaan
memikirkan untuk membuat elektronik yang lebih canggih dibandingkan
kompetitor nya, sehingga tidak hanya mendapatkan laba tetapi angka
pertumbuhan perusahaan juga meningkat.
f. Kesimpulan Dan Saran
1.
Kesimpulan
Karena sistem akuntansi sudah lama dipakai oleh perusahaan, perubahan
mungkin tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan
tersebut dapat menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana
divisi pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan
menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian,
pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap
divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah pembengkakan dalam
anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan
mengacaukan baris depan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan
lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai
tujuan dan sasaran perusahaan.
2. Saran
a. Pengendali korporat sebaiknya menempatkan pengendali divisi