Pelaksanaan Kegiatan vendor Management d

TUGAS AKHIR PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG

Diajukan Sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Andalas

Oleh :

FIRDAUS 1000532010

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS ANDALAS PADANG

2014

LEMBAR PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa Tugas Akhir dengan Judul: Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pada PT. Semen Padang. Merupakan hasil karya sendiri dan tidak dapat sebagian atau keseluruhan dari tulisan yang membuat ide, gagasan, kalimat, atau pendapat dari sumber lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Adapun bagian-bagian yang bersumber dari karya orang lain telah dicantumkan sumbernya sesuai dengan norma, etika dan kaidah penulisan ilmiah. Apabila dikemudian hari ditemukan Plagiat dalam Tugas Akhir ini, saya bersedia menerima sanksi pencabutan gelar akademik yang telah saya peroleh.

Padang, Juli 2014 Yang memberikan pernyataan,

Firdaus

Kata Mutiara

“Bacalah dengan menyebut nama Tuhanmu Dia telah menciptakan manusia dari segumpal darah Bacalah, dan Tuhanmulah yang maha muliaYang mengajar manusia

dengan pena Dia mengajarkan manusia apa yang tidak diketahuinya ” (QS: Al- ’Alaq 1-5)

“Dan seandainya semua pohon yang ada dibumi dijadikan pena, dan lautan dijadikan tinta, ditambah lagi tujuh lautan sesudah itu, maka belum akan

habislah kalimat-kalimat Allah yang akan dituliskan, sesungguhnya Allah maha Perkasa lagi Maha Bijaksana”. (QS. Lukman: 27)

Alhamdulillah…. dengan ridha-Mu ya Allah……, Amanah ini telah selesai, sebuah langkah usai sudah. Cinta telah ku gapai, namun itu bukan akhir dari perjalanan ku, melainkan awal dari sebuah perjalanan ……

Ibu…… Ayah……, Tiada cinta yang paling suci selain kasih sayang ayahanda dan ibundaku Setulus hatimu bunda, searif arahanmu ayah Doamu hadirkan keridhaan untukku, Petuahmu tuntunkan jalanku Pelukmu berkahi hidupku, diantara perjuangan dan tetesan doa malammu Dan sebait doa telah merangkul diriku,Menuju hari depan yang cerah

Kini diriku telah selesai dalam studiku Dengan kerendahan hati yang tulus, bersama keridhaan-Mu ya Allah, Kupersembahkan karya tulis ini untuk yang termulia, Almarhum Ayahanda dan ibuku tersayang ……

Kakakku……, adikku …….,

Kakakku Widya Apriani, Rici Pebrinasari, Adikku Fiman Aidil juga keponakanku Terima kasih atas cintanya, semoga karya ini dapat mengobati beban kalian walau hanya sejenak, semua jasa-jasa kelian tak kan dapat kulupakan.

Semoga Allah beserta kita semua......

Sahabat-sahabatku , ……, Bersama kalian warna indah dalam hidupku, suka dan duka berbaur dalam kasih, Terima kasih kepada semua sahabatku yang telah menyumbangkan motivasi, bantuan dan doa dari awal hingga akhir Buat teman seperjuanganku Ade Isra, Hasnildho Suko dan Imam Arif Khairu semoga persahabatan kita menjadi persaudaraan yang abadi selamanya, Semua kebaikan kalian tak akan pernah aku lupakan Semoga Allah memberikan rahmat dan karunia-Nya Amin ……

INGATLAH…!!! “Jangan Menganggap Mudah Suatu Persoalan Dan Jangan Pula Menganggap

Sulit Suatu Persoalan.Karena Kalau Kita Menganggap Sulit Suatu Persoalan Maka Kita

Akan Takut Menghadapinya Dan janganlah Mudah Menyerah Walaupun Itu Sudah Dalam Injury Time ”

PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG

Oleh: Firdaus No BP :1000532010 ( Dosen Pembimbing : Toti Srimulyati, SE. MT. )

ABSTRAK

Pada era globalisasi ini perusahaan dituntut untuk menghasilkan barang dan jasa yang bernilai tinggi dengan biaya seminimal mungkin tanpa mengurangi kualitas dari barang yang di produksi, untuk itu perusahaan perlu menerapkan Vendor Management yang baik sehingga didapatkan barang dan jasa yang berkualitas dari vendor, serta diperlukanya pemanfaatan teknologi informasi yang tepat salah satunya yaitu dengan menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik E –Procurement.

Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada PT.Semen Padang, sekaligus untuk mengetahui kendala – kendala apa saja yang ditemui dalam pelaksanaan kegiatan Vendor Management tersebut.

Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan laporan ini yaitu dari mengumpulkan bahan –bahan atau data–data,wawancara langsung dengan nara sumber, observasi atau magang langsung pada PT. Semen Padang.

Dari hasil penelitian dengan metode tersebut didapatkan bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang yaitu seperti : (1) Pendaftaran vendor baru, (2) Registrasi ulang vendor lama, (3) Pendaftaran vendor kedalam system E-Procurement, (4) Evaluasi kinerja vendor, dan (5) Membina hubungan dengan vendor.

Kesimpulan dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management tersebut terdapat beberapa masalah seperti: (1) Pendaftaran vendor baru yang memakan waktu lama, (2) Pengentrian data – data oleh vendor kedalam system E – Procurement banyak terjadi kesalahan, (3) Pengiriman barang yang tidak sesuai permintaan, dan (4) Kurang harmonisnya hubungan perusahaan dengan beberapa vendor. Semua permasalahan itu mungkin dikarenakan kurangnya sosialisasi yang dilakukan perusahaan, sanksi yang kurang tegas dari perusahaan kepada vendor, serta peralihan system pengadaan barang dan jasa yang dulunya secara manual menjadi pengadaan barang dan jasa secara elektronik E-Procurement.

Kata Kunci : Vendor Management, Pengadaan Barang dan Jasa, E-Procurement

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik dan tepat waktu. Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan studi Program Diploma III Jurusan Kesekretariatan / Manajemen Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Andalas Padang.

Dalam proses pembuatan Tugas Akhir ini tidak sedikit kendala yang penulis alami. Namun berkat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, Alhamdulillah kendala tersebut dapat penulis lalui dengan baik. Maka pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati Penulis menyampaikan banyak Terima kasih kepada :

1. Yang paling Spesial buat kedua orang tua Penulis, yang telah memberikan semangat dan dukungan penuh kepada penulis. Terima kasih ma,pa.Senyum mu adalah kebahagianku.

2. Ibu Dra. Rahmi Desriani, M.Si, Akt selaku Koordinator Program Diploma

III yang memberikan persetujuan ini.

3. Ibu Dian Rani Yolanda, SE, M.Bus selaku ketua Jurusan Kesekretariatan/ Manajemen Perkantoran.

4. Ibu Toti Srimulyati, SE. MT. yang telah memberikan bimbingan Selama Penulisan Tugas Akhir.

5. Ibu Hanny K. Lukito dan Kakak Tiffanie Telambanua selaku Staff Biro Rendal dan Pembimbing Praktek Kerja lapangan /Magang . Yang selama 5. Ibu Hanny K. Lukito dan Kakak Tiffanie Telambanua selaku Staff Biro Rendal dan Pembimbing Praktek Kerja lapangan /Magang . Yang selama

6. Terima kasih juga kepada seluruh karyawan-karyawati PT.Semen Padang Khususnya di Unit Departemen Perbekalan.

7. Buat teman-teman seperjuangan sekre 010, khususnya buat Ade Isra, Hasnildho Suko dan Imam Arif Khairu, makasi atas bantuannya selama ini.

8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah memberikan dukungan dan semangat dalam menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari mungkin dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat kesalahan penulisan kata dan jika ada kekurangan yang secara tidak sengaja penulis lakukan, penulis mohon maaf. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Pihak yang berkepentingan.

Akhirnya kepada Allah S.W.T, Penulis berserah diri semoga segenap bantuan dari berbagai pihak dapat balasan yang lebih baik.

Padang, 5 Juli 2014 Penulis

Firdaus 1000532010

ii

4.1 Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada. PT Semen Padang ...................................................................................

4.1.1 Pendaftaran Vendor Baru ...........................................

4.1.2 Registrasi Ulang Vendor Lama ..................................

4.1.3 Pendaftaran vendor kedalam E -Procurement System ......................................................................

4.1.4 Evaluasi Kinerja Pemasok/ Rekanan .........................

4.1.5 Membina hubungan dengan Vendor / Rekanan ..........

4.2 Manfaat dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Bagi PT.Semen Padang ........................................................

4.3 Identifikasi Masalah Dalam Kegiatan Vendor Management Pada PT.Semen Padang .........................................................

4.4 Solusi Terhadap Masalah Kegiatan Vendor Management..... Pada PT.Semen Padang .........................................................

BAB V PENUTUP DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

- Lembar Kegiatan Magang di PT Semen Padang - Tata Cara dan Persyaratan Calon Pemasok PT. Semen Padang - Contoh Surat Pernyataan Menjadi Pemasok PT. Semen Padang - Contoh Pakta Integritas Penyedia Barang dan Jasa Dalam Pelaksanaan

Pengadaan Barang Dan Jasa Secara Elektronik PT Semen Padang - Contoh Lembar Pengesahan Akta Perseroan Terbatas - Contoh Keterangan Domisili Perusahaan - Contoh Surat izin usaha Perusahaan (SIUP) - Contoh Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

iv

DAFTAR TABEL

28

4.1. Kriteria Evaluasi Kinerja Vendor..........................................

DAFTAR GAMBAR

17

3.1. Struktur Organisasi PT.Semen Padang .................................

17

3.2. Struktur Organisasi Direktorat Litbang dan Operasi ............

21

4.1. Alur Kegiatan Pendaftaran Vendor Baru ..............................

23

4.2. Alur Kegiatan Registrasi Ulang Vendor ..............................

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi yang sangat kompetitif ini, persaingan di dunia bisnis sangatlah ketat, sehingga organisasi ataupun perusahaan harus mampu menghasilkan produk maupun jasa yang bernilai tinggi bagi pelanggan. Tidak bagus secara fisik, tapi baik dalam kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan, sehingga pelanggan puas dan tetap ingin berhubungan dengan perusahaan yang bersangkutan.

Namun dalam penyediaan layanan terbaik perusahaan pun harus ber efisiensi dan beraktifitas untuk menekan biaya yang dikeluarkan dalam kegiatan produksi sehingga barang dan jasa yang dihasilkan tetap bisa dijual dengan murah, dengan kualitas dan pelayanan terbaik. Untuk mencapai hal itu perlu diterapkan pengadaan yang efektif dan efisien melalui procurement management yang baik, yang mana didalamnya terdapat vendor/ pemasok yang perlu dikelola, di evaluasi sehingga didapatkan kualitas barang yang baik serta dengan biaya yang terbaik pula bagi perusahaan. kegiatan –kegiatan ini biasa disebut dengan vendor management.

Pelaksanaan kegiatan Vendor Management dalam organisasi atau instansi pemerintahan sangat membantu, kelancaran aktifitas pengadaaan dalam sebuah organisasi/ perusahaan. Saat sekarang ini perusahaan - perusahaan besar sudah mulai melakukan pengadaan dengan sistem elektronik, kebijakan untuk mulai Pelaksanaan kegiatan Vendor Management dalam organisasi atau instansi pemerintahan sangat membantu, kelancaran aktifitas pengadaaan dalam sebuah organisasi/ perusahaan. Saat sekarang ini perusahaan - perusahaan besar sudah mulai melakukan pengadaan dengan sistem elektronik, kebijakan untuk mulai

Pada saat ini PT. Semen Padang sudah melakukan pengadaan barang dan jasa secara elektronik melalui E-Procurement system yang penerapanya berdampak signifikan bagi perusahaan. yang dahulunya dilaksanakan secara manual sekarang bisa dilakukan tanpa bertatap muka antara vendor dan perusahan.

Dengan latar belakang seperti diuraikan di atas, penulis tertarik untuk

membahasnya dalam bentuk laporan dengan judul : “PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG

DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG “.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, maka yang menjadi fokus permasalahan adalah:

a. Bagaimana pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pada PT. Semen Padang.

b. Apa saja kendala yang ditemui dalam Pelaksanaan kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang.

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk melaporkan bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen Padang.

b. Untuk mengetahui kendala yang di temui dalam pelaksanaan kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang.

1.4 Manfaat Penelitian

Dengan tercapaianya tujuan diatas, maka penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

a. Bagi akademis Untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa pada PT. Semen Padang. Sekaligus Menambah ilmu dan wawasan, berfikir serta memantapkan ilmu yang telah diperoleh.

b. Bagi praktisi Sebagai bahan referensi untuk penelitian dalam bidang Vendor Management di masa yang akan datang.

c. Bagi penelitian selanjutnya Untuk menelaah lebih lanjut mengenai dampak pelaksanaan kegiatan Vendor Management terhadap efektifitas Pengadaan barang dan Jasa Organisasi/ Perusahaan.

1.5 Metode Penelitian

Dalam pembahasan ini, penulis mengumpulkan bahan-bahan atau data- data sebagai pendukung untuk memudahkan pembuatan laporan ini agar terpenuhinya informasi yang memuaskan, dalam hal ini penulis melakukan Dalam pembahasan ini, penulis mengumpulkan bahan-bahan atau data- data sebagai pendukung untuk memudahkan pembuatan laporan ini agar terpenuhinya informasi yang memuaskan, dalam hal ini penulis melakukan

1.6 Tempat dan Waktu Magang

Untuk memenuhi mata kuliah wajib yang harus diikuti oleh penulis, maka penulis melaksanakan magang yang sesuai dengan judul Tugas Akhir yang diajukan oleh penulis, yaitu Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen Padang

Pelaksanaan magang ini dilaksanakan dari tanggal 3 Juni 2013 sampai dengan tanggal 26 Juli 2013 yang dapat dilihat pada lampiran. Namun demikian, kegiatan magang dan penempatan penulis tergantung pada kesedian dan keputusan PT. Semen Padang. Penulis mendapat bimbingan dari supervisor dan staff dalam pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan pada penulis, sehingga tugas akhir ini dapat penulis laksanakan dengan sebaik-baiknya.

1.7 Sistematika Laporan

Adapun sistematika penulisan laporan magang ini adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Menjelaskan latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, tempat dan waktu magang, sistematika laporan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Berisikan landasan teori yang menjelaskan teori-teori pendukung yang digunakan dalam penjelasan dan pembahasan tugas akhir ini.

BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, sejarah berdirinya PT.Semen Padang dan Struktur organisasi perusahaan.

BAB IV : PEMBAHASAN

Menguraikan tentang Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen Padang

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Berisikan tentang kesimpulan dan saran berdasarkan hasil-hasil pembahasan dari pelaksanaan magang yang dilakukan oleh penulis.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Vendor Management

Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, Pengendalian dan pengarahan dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang dilaksanakan secara bersama –sama melalui orang – orang dan organisasi lainya. Menurut Daft (2002:8) “Manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian, kepemimpinan dan pengen dalian sumberdaya organisasi.” Vendor adalah individu bisnis atau perusahaan lain yang akan bekerja sama dengan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan Barang dan jasa untuk memperlancar aktivitas perusahaan (Worth, 2010).

Vendor Management yaitu proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengarahan sekaligus evaluasi terhadap bisnis perorangan atau perusahaan yang ingin menjadi vendor/ rekanan sebuah perusahaan sehingga akan tercapainya hasil yang maksimal terhadap proses tersebut (Anthony, 2007). Vendor Management adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses perencanaan, kualifikasi dan melakukan bisnis dengan vendor. Kegiatan umum termasuk meneliti vendor, negosiasi kontrak, mendapatkan kutipan, evaluasi kinerja, membuat dan memperbarui file penjual, dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan benar.

Perusahaan besar, pasti memiliki lebih dari satu vendor untuk setiap jenis produk jasa. Vendor tertentu mungkin lebih disukai, yang berarti bahwa mereka adalah pilihan pertama ketika proyek muncul. Lainnya mungkin vendor cadangan, Perusahaan besar, pasti memiliki lebih dari satu vendor untuk setiap jenis produk jasa. Vendor tertentu mungkin lebih disukai, yang berarti bahwa mereka adalah pilihan pertama ketika proyek muncul. Lainnya mungkin vendor cadangan,

Setelah perusahaan menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi, untuk itu vendor management akan dimulai. Perusahaan harus menemukan satu atau lebih vendor yang dapat menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan dan mengevaluasi masing-masing vendor berdasarkan harga, kemampuan, kualitas pekerjaan, dan reputasi perusahaan. Proses ini seperti permintaan harga, memeriksa referensi, dan meneliti perusahaan melalui sumber daya yang tersedia. Ini juga termasuk memeriksa potensi vendor stabilitas keuangan, asuransi, dan sertifikasi.

2.2 Tujuan dari Vendor Management

Tujuan Vendor Management adalah untuk memastikan agar proses pengadaan berjalan dengan lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa didapatkan dari vendor pada saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat dan dengan harga yang tepat. Secara umum kegiatan –kegiatan

yang dilakukan dalam Vendor Management (Anthony, 2007) :

1. Memilih Vendor Kegiatan memilih vendor bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila vendor yang dimaksud adalah vendor kunci.Kesulitan akan lebih tinggi kalau vendor yang akan dipilih berada di mancanegara

(global vendor). Vendor-vendor kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site (global vendor). Vendor-vendor kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site

2. Memelihara Data Item Yang Dibutuhkan dan Data vendor Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang Vendor-vendor mereka.Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing- masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu,serta kualifikasi vendor termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

3. Memilih dan Mengimplentasikan Teknologi Yang Cocok. Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e- procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

4. Mengevaluasi kinerja vendor yang telah menjadi rekanan. Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi vendor untuk meningkatkan kinerja mereka.Kriteria yang digunakan untuk menilai vendor seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

5. Membina Hubungan Yang Tepat Dengan Vendor. Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan,relationship, beberapa jumlah vendor, serta menjaga hubungan antara perusahaan dan vendor agar tetap harmonis

2.3 Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (E-Procurement)

Untuk mengenal E-Procurement hal pertama yang perlu kita ketahui definisi atau pengertian dari E-Procurement itu sendiri. Berikut definisi dari e- procurement berbagai sumber :

1. Menurut Croom dan Jones (2007) menjelaskan bahwa E-Procurement merujuk pada penggunaan penggabungan sistem teknologi informasi untuk fungsi pengadaan, meliputi pencarian sumber daya, negosiasi, pemesanan, dan pembelian.

2. Menurut Tatsis et al., (2006) mendefinisikan E-Procurement sebagai penggabungan manajemen, otomtisasi, dan optimisasi dari suatu proses pengadaan organisasi dengan menggunakan sistem elektronik berbasis web.

3. Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa E-Procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen.

E-Procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok atau vendor. Dalam E-Procurement terdapat mekanisme e-commerce untuk perantara antara produk dan jasa atau digunakan untuk tendering produk dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E- procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan badan-badan usaha umum.

E-Procurement merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian (contracting) dan Komponen-komponen dari E-Procurement Sendiri (Afandi, 2007) :

1. Perangkat Keras (hardware). Merupakan seperangkat alat keras yang digunakan untuk mendukung E-Procurement, contoh :komputer

2. Perangkat lunak (software). Berupa software yang berfungsi sebagai system yang menjalankan E- Procurement, contoh : ERP

3. Sumber daya manusia (brainware). SDA di sini berfungsi sebagai operator yang menjalankan system E- Procurement itusendiri.

4. Pemakai atau pengguna (user). User sangat berperan penting pada komponen E- Procurement, karena tanpa adanya user, system ini tidak dapat berjalan dengan sempurna, karena tujuan pembuatan E-Procurement ialah untuk user.

5. Kebijakan (policy). Mengatur system yang sedang berjalan dan memberi kebijakan sehingga E-Procurement dapat berjalan dengan baik.

6. Tata kelola (governance). Aturan dari pemerintah yang menjadi acuan pembuatan maupun berjalanya E-Procurement.

7. Proses (business process). Proses bisnis yang terdapat pada suatu perusahaan tertentu dimana proses bisnis ini yang akan menjadi Dasar E- Procurement sendiri.

8. Infrastruktur perusahaan. Insfrastruktur yang berada dalam perusahaan dimana infrastruktur tersebut salling berintegrasi untuk mencapai tujuan dalam perusahaan itu sendiri.

Ketika kita mengimplementasikan E-Procurement terhadap bisnis perusahaan terdapat beberapa pengaruh, diantaranya (Galuh, 2010) :

1. E-Procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas.

2. E-Procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian.

3. Strategi E-Procurement yang efekti merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

2.4 Manfaat dari

E -Procurement

Dalam pengimplementasianya terdapat juga manfaat dari E-Procurement, beberapa manfaat dari E-Procurement (Arifani, 2008):

1. Pengurangan biaya administrasi. Penerapan E-Procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan.

2. Pemotongan waktu siklus pembelian. Waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan- penundaan sering disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang

harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar. Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, E-Procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.

3. Kontrol manajemen yang lebih besar. Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), E-Procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan.

4. Sesuai kebutuhan user. Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok /vendor yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya.

5. Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan. E-Procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan.

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah PT. Semen Padang

PT. Semen Padang didirikan oleh dua orang Belanda tersebut dengan nama NV Nederlandsch Indische Portland Cement Maatschappij. Pabrik mulai berproduksi pada tahun 1913 dengan kapasitas 22.9000 ton per tahun, dan pernah mencapai produksi sebesar 173.000 ton pada tahun 1939 yang merupakan produksi tertinggi pada tahun itu.

Ketika Jepang menguasai Indonesia tahun 1942 sampai dengan 1945, pabrik diambil alih oleh karyawan dan selanjutnya diserahkan kepada Pemerintah RI dengan nama Kilang Semen Indarung. Pada agresi militer

I tahun 1974, pabrik kembali dikuasai oleh Belanda yang namanya diganti menjadi NV Padang Portland Cement Maatschappij (NV PPCM). Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 50 tanggal 5 Juli 1958, tentang penentuan perusahaan perindustrian dan pertambangan milik Belanda dikenakan nasionalisasi, maka NV PPCM dinasionalisasikan dan selanjutnya ditangani oleh Badan Pengelola Perusahaan Industri dan Tambang (BAPPIT).

Setelah tiga (3) tahun dikelola oleh BAPPIT Pusat berdasarkan PP

No. 35 tahun 1961, status perusahaan di ubah menjadi Perusahaan Negara

(PN). Akhirnya pada tahun 1971 melalui PP No. 7 menetapkan status PT Semen Padang menjadi PT Persero dengan akte notaries No. 5 tanggal 4 Juli 1972. Berdasarkan surat menteri keuangan RI No. 5- 326/MK.016/1995,SP Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga (3) pabrik semen milik Pemerintah yaitu PT Semen Padang, PT Semen Tonasa, PT

Semen Gresik yang terilegalisir pada tanggal 15 September 1995, sehingga PT Semen Padang dibawah naungan PT Semen Gresik Group sampai tanggal

31 Oktober 2001. PT Semen Padang terus menerus berkembang seiring kemajuan zaman. Perkembangan ini ditandai dengan meningkatnya kapasitas produksi dari tahun ketahun sebagai berikut :

1. Tahun 1970 diadakan rehabilitas I dan diselesaikan pada tahun 1973 dengan kapasitas produksi menjadi 220.000 ton / tahun.

2. Tahun 1973 dimulai rehabilitas II dan dapat diselesaikan tahun 1976 sehingga kapasitas produksi menjadi 330.000 ton / tahun.

3. Tahun 1977 dimulai proyek Indarung II dengan teknologi pembuatan semen proses kering. Bekerjasama dengan F. L. Smitdh dan Co. AS (Denmark). Proyek selesai tahun 1980 kapasitas produksi 660.000 ton / tahun.

4. Tahun 1981 dibangun dua (2) pabrik lagi yaitu proyek Indarung III

A dan III B. Proyek Indarung III A bekerjasama dengan Denmark dan

III B bekerjasama dengan India. Proyek Indarung III A selesai pada tahun 1983 dengan kapasitas 660.000 ton / tahun, Sedangkan III B mengalami keterlambatan dan baru bisa diselesaikan pada tahun 1987 dengan kapasitas produksi 660.000 ton / tahun.

5. Tahun 1991 dimulai proyek Indarung III C yang pelaksanaannya dilakukan secara swakelola oleh pihak PT Semen Padang. Proyek ini diselesaikan pada tahun 1994 yang berkapasitas produksi 660.000 5. Tahun 1991 dimulai proyek Indarung III C yang pelaksanaannya dilakukan secara swakelola oleh pihak PT Semen Padang. Proyek ini diselesaikan pada tahun 1994 yang berkapasitas produksi 660.000

3.2 Struktur Organisasi

Organisasi dapat diartikan sebagai suatu kelompok kerja sama dari beberapa orang dalam menggerakkan potensi dalam mencapai sasaran, atau organisasi ini disebut juga sebagai suatu proses pengorganisasian, seperti cara pengaturan pekerjaan - pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara anggota yang dapat dicapai secara efisien. Hasil proses organisasi adalah penciptaan struktur organisasi yang merupakan kerangka dasar dari hubungan formal yang telah disusun. Maksud dari struktur ini adalah untuk membantu dalam mengatur dan mengarahkan usaha - usaha itu terkoordinir dan sesuai dengan sasaran organisasi.

PT Semen Padang sebagai suatu organisasi yang bertugas sebagai BUMN dimana sebagian besar modalnya dimiliki oleh Negara yang menggunakan bentuk organisasi garis dan staf. Perusahaan ini dipimpin oleh Direktur Utama yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh empat orang Direktur, dimana masing - masing Direktur berwenang untuk mengambil langkah yang diperlukan untuk melaksanakan tugas operasional perusahaan. Sedangkan kebijaksanaan perusahaan selalu dilaksanakan atas persetujuan Dewan Direksi (Direktur Utama dan Direktur). Dewan Direksi diangkat dan diberhentikan berdasarkan surat keputusan mentri keuangan selaku kuasa Pemerintah. PT Semen Padang saat ini memiliki Struktur Organisasi sebagai berikut:

Gambar 3.1.

Sturuktur Organisasi PT. Semen Padang

Direktur Utama

Direktur

Direktur Litbang &

Pemasaran

Direktur Produksi

Operasi Direktur Keuangan

Dept. Pernc Internal Audit

Dept. Renbangsar

Dept. Tambang

Strategis & Manaj Dept. Kinerja Prshn / MR

Perbendaharaan

Sekretaris Perusahaan

Dept. Penjualan

Dept. Produksi II /

Dept. Litbang & Dept. Akuntansi &

III

Jaminan Kualitas Pengend. Keuangan

Staf Diperbantukan ke

Dept. Rancang Holding (Semen

Dept. Distribusi &

Transportasi

Dept. Produksi IV

Bangun & Dept. Sumber Daya Manusia

Indonesia) Rekayasa

Dept. Produksi V

Dept. Perbekalan Dept. Sistem Informasi

Dept. Teknik

Proyek Indarung

VI

Pabrik

Sumber : PT. Semen Padang

Direktur Utama membawahi empat Dewan Direksi, dan Internal Audit, Sekretaris Perusahaan serta beberapa staf yang diperbantukan ke Holding. Saat ini penulis melakukan kegiatan Magang di Direktorat Litbang dan Operasi, yang membawahi 5 departemen.

Gambar 3.2.

Struktur Organisasi Direktorat Litbang dan Operasi

Direktorat Litbang dan Operasi

Dept. Perenc Strategis &

Dept. Perbekalan Proyek Indarung Kinerja

Dept. Litbang &

Dept.Rancang

VI Perusahaan / MR

Manajemen

Jaminan Kualitas

Bangun &

Rekayasa

Sumber : PT Semen Padang

3.3 Bidang Usaha

Jenis - Jenis Semen yang di Produksi :

1. Semen Portland TIPE I (Ordinary Portland Cement)

Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi umum yang tidak memerlukan persyaratan khusus yaitu:

 Tidak memerlukan ketahanan sulfat  Tidak memerlukan persyaratan panas hydrasi  Tidak memerlukan kekuatan awal yang tinggi

Kegunaan: Gedung, jembatan, jalan raya, rumah pemukiman, landasan pacu pesawat terbang

2. Semen Portland TIPE II (Moderate Sulphate Resistance)

Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi yang memerlukan persyaratan: Tahan terhadap sulfat sedang yaitu terhadap air tanah yang mengandung sulfat antara 0,08 - 0,17 % atau yang dinyatakan mengandung SO3 + 125 ppm. Tahan terhadap panas hydrasi sedang. Kegunaan: Dermaga, bendungan, bangunan ditanah berawa, bergambut.

3. Semen Portland TIPE III (High Early Strength Cement)

Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi yang memerlukan kekuatan awal yang tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi. Kegunaan: Pembuatan Jalan beton, landasan lapangan udara, bangunan tingkat tinggi, bangunan dalam air yang tidak memerlukan ketahanan terhadap sulfat.

4. Semen Portland TIPE V (High Sulphate Resistance)

Semen ini cocok dipakai untuk konstruksi bangunan yang memerlukan persyaratan: Tahan terhadap sulfat tinggi dan Air tanah yang mengandung sulfat 0,17 -1,67 % (mengandung SO3125 - 250 ppm). Kegunaan: Bangunan instalasi pengolahan limbah pabrik, konstruksi dalam air, jembatan terowongan, dermaga.

3.4 Meaning, Visi dan Misi Perusahaan

1. Meaning Perusahaan

Giving The Best To Build A Better Life

2. Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan persemenan yang andal,unggul dan berwawasan lingkungan di Indonesia bagian barat dan Asia Tenggara.

3. Misi Perusahan

 Memproduksi dan memperdagangkan semen serta produk terkait lainnya yang berorientasi kepuasaan pelanggan  Mengembangkan SDM yang kompeten, profesional dan berintegrasi.

 Meningkatkan kemampuan rekayasa dan engineering untuk mengembangkan industri semen nasional

 Memberdayakan, mengembangkan dan mensinergikan sumber daya perusahaan yang berwawasan lingkungan

 Meningkatkan nilai perusahaan secara berkelanjutan dan memberikan yang terbaik kepada stakeholder.

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG

4.1 Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada PT Semen Padang.

Pengadaan barang dan jasa pada suatu perusahaan dianggap sebagai sarana untuk mengurangi biaya, menurunkan pekerjaan, agar memungkinkan suatu perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek penting pengembangan perusahaan, penggunaan teknologi informasi, dan mengakses keterampilan yang mahal yang akan menjadi terlalu mahal jika harus diusahakan sendiri oleh perusahaan. Oleh karna itu perusahaan memerlukan pemasok/ vendor dalam memenuhi barang dan jasa yang diperlukan, yang perusahaan sendiri tidak mungkin memenuhi barang dan jasa tersebut.

Vendor Management adalah suatu proses pengelolaan suatu pekerjaan atau kontrak, pemantauan kinerja pemasok, sekaligus memastikan bahwa persyaratan kontrak diikuti. Dalam perusahaan besar, biasanya mereka memiliki lebih dari satu vendor untuk setiap jenis produk jasa. Vendor tertentu mungkin lebih disukai, yang berarti bahwa mereka adalah pilihan pertama ketika proyek muncul. Lainnya mungkin vendor cadangan, yang akan dipanggil jika vendor yang disukai tidak dapat menerima proyek tertentu atau gagal untuk melakukan.

Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management yang dilaksanakan oleh Biro Perencanaan Dan Pengendalian Perbekalan PT. Semen Padang cukup lah baik tapi masih ada terdapat beberapa kekurangan hal ini terlihat karena masih adanya masalah yang dihadapi oleh perusahaan maupun vendor dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa dilingkungan PT Semen Padang.

Kekurangan tersebut seperti banyaknya vendor mengeluh dalam prosedur pengadaan barang jasa yang memakan waktu yang lama. Adapun bentuk – bentuk pelaksanaan kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang ialah sebagai berikut :

4.1.1 Pendafataran Vendor Baru

Kegiatan ini adalah penyeleksian awal vendor berdasarkan dokumen dan legalitas perusahaan vendor yang ingin menjadi rekanan PT. Semen Padang, yang Alur Kegiatan – kegiatanya adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1

Alur kegiatan Pendaftaran Vendor Baru

Sumber : PT. Semen Padang

 Keterangan

1. Vendor yang ingin menjadi rekanan PT. Semen Padang mengirimkan dokumen - dokumen persyaratan vendor untuk menjadi rekanan ke Biro Perencanaan dan Perbekalan.

2. Biro Perencanaan dan Perbekalan akan memverifikasi & memeriksa kelengkapan dokumen, Apabila ditemukan dokumen yang tidak lengkap dan sudah kadarluarsa, Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan Akan mengirimkan Surat (KRE) Kepada vendor Untuk melengkapi dan memverifikasi dokumen tersebut Via Fax, Email dan Pos.

3. Apabila dokumen telah lengkap Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan akan melanjutkan dokumen tersebut untuk di cek Tim Legal pada Biro Hukum .

4. Setelah di cek legal dan dinyatakan ok maka aplikasi vendor dapat direkomendasikan ke Biro pengadaan Barang dan Jasa.

5. Selanjutnya vendor didaftarkan kedalam system E –Procurement untuk mengikuti lelang tender.

6. Setelah vendor memenangkan tender dalam E- procurement system maka vendor resmi menjadi rekanan PT. Semen Padang

4.1.2 Registrasi Ulang Vendor lama

Kegiatan yang berhubungan dengan pendaftaran ulang terkait dengan dokumen persyaratan vendor yang telah lama menjadi rekanan PT. Semen Padang, yang bertujuan untuk memperbaharui data – data lama Sekaligus mendaftarkanya ke sistim E-Procurement dikarenakan vendor lama belum aktif di E-Procurement Selain itu terkait dengan belum adanya database vendor, dengan Kegiatan yang berhubungan dengan pendaftaran ulang terkait dengan dokumen persyaratan vendor yang telah lama menjadi rekanan PT. Semen Padang, yang bertujuan untuk memperbaharui data – data lama Sekaligus mendaftarkanya ke sistim E-Procurement dikarenakan vendor lama belum aktif di E-Procurement Selain itu terkait dengan belum adanya database vendor, dengan

Gambar 4.2.

Alur Kegiatan Registrasi Ulang Vendor

Sumber : PT. Semen Padang

 Keterangan

1. Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan menerima dokumen registrasi ulang vendor yang telah menjadi rekanan untuk di evaluasi dan verifikasi.

2. Setelah dilakukan evaluasi dan verifikasi dokumen maka dilakukan cek legal oleh Biro Hukum.

3. Setelah dinyatakan legal maka akan diberikan Username dan Password E- Procurement vendor melalui email yang dimiliki vendor.

4. Selanjutnya vendor melakukan entrian data diwebsite E-Procurement.

5. Setelah dientrikan maka Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan melakukan verifikasi terhadap data –data, perusahaan vendor yang dientrikan di E-Procurement, apabila terjadi kesalahan dalam pengentrian data maka akan dikembalikan kepada vendor untuk direvisi.

6. Apabila keseluruhan entri data sudah benar maka vendor dinyatakan aktif pada E-Procurement. dan vendor diaktifkan kembali sebagai Rekanan PT Semen Padang.

 Dokumen Yang Harus Dilengkapi Vendor Untuk Menjadi Rekanan

PT. Semen Padang

1. Surat permohonan menjadi pemasok/vendor

2. Surat pakta integritas

3. Data kelengkapan perusahaan seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, telepon faximile, email.

4. Company profile seperti latar belakang perusahaa, visi dan misi, dan daftar perusahaan yang pernah bekerja sama dengan vendor

5. Copy akta pendirian perusahaan

6. Copy tanda daftar perusahaan ( TDP)

7. Copy surat ijin usaha Perdagangan ( SIUP )

8. Copy surat keterangan Domisili/ Surat Ijin Tempat usaha ( SITU )

9. Copy keterangan Tanda Penduduk ( KTP ) Pengurus

10. Struktur Organisasi dan masa jabatan direksi

11. Copy nomor pokok wajib pajak (NPWP)

12. Copy surat Penetapan Pengusaha Kena Pajak (PKP)

13. Surat Pemberitahuan tertulis nama penjabat yang berhak menandatangani faktur pajak

14. Copy pembayaran pajak terakhir (SPT)

15. Copy Setoran Pajak (SSP)

16. Laporan Keuangan Perusahaan 2 Tahun Terakhir

17. Refrensi Bank Asli

18. Dokumen Pendukung Pengalaman Kerja Setelah dokumen itu lengkap dan sah kelegalannya selanjutnya pihak

vendor management PT. Semen Padang melakukan pengarsipan terhadap dokumen tersebut.

4.1.3 Pendaftaran Vendor Kedalam E-Procurement System

Dalam pengadaan barang dan jasa, PT. Semen Padang sudah mengimplementasikan teknologi informasi yaitu melalui sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik (e-procurement) yang dimulai Januari 2012 yang lalu. Dengan penerapan E-Procurement, vendor sangat dimudahkan, karena tidak harus lagi berkumpul di PT Semen Padang. Semua proses tender cukup dilakukan melalui internet dimana saja berada. Setelah vendor melengkapi dan verifikasi dokumen secara manual yaitu tahap administrasi awal maka vendor berhak mendaftarkan diri kedalam website E-procurement System dengan terlebih dahulu pihak Vendor Management PT. Semen Padang mengirim User ID dan Password kepada Vendor baik melalui E- mail maupun faximile yang selanjutnya vendor Dalam pengadaan barang dan jasa, PT. Semen Padang sudah mengimplementasikan teknologi informasi yaitu melalui sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik (e-procurement) yang dimulai Januari 2012 yang lalu. Dengan penerapan E-Procurement, vendor sangat dimudahkan, karena tidak harus lagi berkumpul di PT Semen Padang. Semua proses tender cukup dilakukan melalui internet dimana saja berada. Setelah vendor melengkapi dan verifikasi dokumen secara manual yaitu tahap administrasi awal maka vendor berhak mendaftarkan diri kedalam website E-procurement System dengan terlebih dahulu pihak Vendor Management PT. Semen Padang mengirim User ID dan Password kepada Vendor baik melalui E- mail maupun faximile yang selanjutnya vendor

1. Data Umum Perusahaan Terdiri dari Data Info Perusahaan, Alamat Perusahaan, Alamat lengkap Perusahaan dan Kontak Person yang bisa dihubungi.

2. Data Legal Perusahaan Terdiri dari Data Akta Pendirian Perusahaan, Akta Perubahan Perusahaan, Keterangan Domisili Perusahaan, NPWP, SIUP, TDP dan Angka Pengenal Importir.

3. Data Pengurus Perusahaan Terdiri dari Data ‐data pengurus perusahaan, meliputi Dewan Komisaris dan Direksi.

4. Data Bank dan Keuangan Terdiri dari Data ‐Data Terkait Dengan Aspek Keuangan perusahaan, Meliputi Informasi Rekening Bank, Modal Sesuai Dengan Akta Terakhir, Informasilaporan Keuangan Dan Klasifikasi Perusahaan.

5. Data Barang dan Jasa Yang Dipasok Yaitu tentang data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa.

6. Data SDM Data ‐data terkait dengan komposisi SDM yang dimiliki oleh perusahaan, meliputi Tenaga Ahli Utama dan Tenaga Ahli Pendukung

7. Data Sertifikasi Data ‐data terkait dengan kualifikasi atau sertifikasi yang dimiliki oleh perusahaan.

8. Fasilitas dan Peralatan Data ‐data terkait dengan fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh perusahaan dalam menunjang kegiatannya

9. Pengalaman Pekerjaan Data ‐data terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan.

10. Data Tambahan Data Principal, Subkontraktor, dan Perusahaan Afiliasi yang bekerja sama dengan perusahaan

Setelah data – data tersebut dientrikan maka pihak Vendor Management PT.Semen Padang memverifikasi data tersebut secara online yang dicocokan dengan dokumen yang diberikan vendor pada tahap administrasi awal dan apabila telah betul dalam pengentrian data maka vendor tersebut telah bisa ikut dalam lelang tender di E- Procurement System.

4.1.4 Evaluasi Kinerja Pemasok/ Rekanan

Melakukan penilaian terhadap kinerja barang yang dipasok selama menjadi rekanan PT. Semen Padang,. Kegiatan ini sangatlah penting dilakukan karna dengan melakukan evaluasi kinerja kita bisa melakukan penilaian terhadap masing – masing vendor apakah layak bagi perusahaan atau malah merugikan perusahaan.

Kriteria Penilaian dari Vendor Management PT. Semen Padang Pada identifikasinya terdapat beberapa kriteria yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja vendor dan dilakukan dalam 6 bulan sekali, Kriteria tersebut adalah :

1. Harga

2. Pelayanan

3. Ketersediaan barang

4. Kemudahan Pemesanan Barang

5. Informasi Produk

6. Supervisi Lapangan

7. Garansi

8. Cara Pembayaran

9. Mutu Produk Dari kriteria - kriteria tersebut, maka kemudian dicari kriteria penilaian

kinerja berdasarkan ada dan tidaknya Kriteria tersebut. Berikut ini contoh beberapa kriteria evaluasi kinerja vendor Pada PT Semen Padang:

Tabel 4.1

Kriteria Evaluasi Kinerja Vendor

Pengiriman tepat waktu X Pengiriman sesuai jumlah

X permintaan Harga yang kompetitif X

Mengantisipasi kebutuhan X perusahaan X

Bantuan saat keadaan darurat Informasi teknis harga, dan X katalog

Mempunyai serikat buruh yang baik X Pengiriman tanpa follow-up

X Iperusahaan Penggantian barang rusak dengan

X cepat

Receiving

Pengiriman sesuai permintaan X Pengemasan material yang baik X

Quality Control

Kualitas material X Adanya sertifikasi kualitas

X Tindakan korektif pada kecacatan lebih

Sumber PT. semen Padang

Setelah penilaian didapatkan maka pihak Vendor Management PT. Semen Padang mengadakan peringatan awal kepada vendor yang kurang memenuhi kriteria supaya memenuhi kriteria tersebut dalam proses pengadaan barang selanjutnya, yang bilamana vendor tersebut tidak mengindahkan peringatan, pihak Vendor Management akan memasukan vendor tersebut ke daftar black list dan juga bisa mengeluarkan vendor tersebut dalam pengadaan barang dan jasa pada PT. Semen Padang.

4.1.5 Membina Hubungan Dengan Vendor /Rekanan

PT. Semen Padang menerapkan vendor management untuk mengoptimalkan hubungan yang memiliki nilai positif dengan vendor strategis, untuk menghasilkan solusi terakhir yang saling menguntungkan, melalui vendor management dapat dibangun mitra strategis perusahaan untuk memperkuat bisnis perusahaan maupun bisnis vendor sehingga dapat tumbuh bersama.

Hal – hal yang dilakukan pihak Vendor Management PT. Semen Padang dalam mengelola hubungan dengan para vendor :

1. Keterbukaan Informasi Pihak PT. Semen Padang memberikan keterbukaan tentang informasi perusahaan kepada vendor selagi informasi tersebut tidak merugikan perusahaan, sehingga vendor dapat memberikan layanan terbaik dan solusi terbaik apabila terjadi permasalahan dalam bisnis perusahaan maupun bisnis vendor.

2. Memilki Komitmen Pihak Vendor Management PT. Semen Padang selalu berkomitmen untuk saling menjaga kepercayaan antara kedua belah pihak untuk bisa mendukung strategi perusahaan dan vendor pun diberi kepercayaan untuk mememasok barang dan jasa yang diharapkan perusahaan. sehingga terciptanya hubungan yang saling menguntungkan.

3. Mengundang Vendor Menjadi Mitra Strategis Bila vendor tersebut merupakan vendor kunci PT. semen padang maka pihak vendor management mengundang vendor tersebut dalam strategic meating terkait dengan barang dan jasa yang dipasok ,sehingga vendor dapat memberikan ide –idenya atau pun solusi yang menguntungkan bagi perusahaan.

4. Memahami Bisnis Vendor Pihak PT. Semen Padang tidak akan terlalu menekan masalah biaya pada barang dan jasa yang dipasok oleh vendor karna ini bisa berdampak pada 4. Memahami Bisnis Vendor Pihak PT. Semen Padang tidak akan terlalu menekan masalah biaya pada barang dan jasa yang dipasok oleh vendor karna ini bisa berdampak pada