PENEGAKAN SARANA DAN PRASARANA DI DALAM
PENEGAKAN SARANA DAN PRASARANA DI DALAM NILAI DAYA GUNA
KERJA KANTOR
Nuranti (165254021)
Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
ABSTRACT
In the office activities, the availability of facilities and adequate infrastructure with good quality, is
needed every company in various forms of activities in order to achieve the expected goals. Without
means of facilities and infrastructure, expenditures will not be achieved. In order for office-related
activities whether they are administrative or technical, they can be run properly and efficiently, so
you can run them properly and efficiently. This paper aims to know more about the facilities and
infrastructure in the office, know how to manage office facilities and infrastructure, and also how
the processes and facilities that exist in the office.
Keywords : The avaibaility of facilities and adequate infrastructure, management, maintenance.
PENDAHULUAN
adanya bantuan dan ketentuan yang lainnya.
Sarana dan Prasarana kantor merupakan salah
Jika sarana kantor seperti itu maka proses
satu pendukung lancarnya kegiatan kantor,
pengerjaan staf kantor tidak akan maksimal,
Kelancaran dalam perkantoran tidak hanya
Kondisi seperti itu akan memakan waktu yang
ditentukan oleh keahlian Staf kantor yang
tidak sebentar. Padahal pada era Globalisasi
bekerja, tetapi sebagian besar ditentukan oleh
jaman sekarang lebih dituntut kecepatan,
sarana dan prasarana di dalam Kantor
ketepatan, dan kualitas perkerja kantor yang
tersebut.
menjadi pacuan. Oleh karena itu dalam
Jika suatu kantor mempunyai Staf ahli yang
sebuah
handal dalam bidangnya, tetapi sarana yang
melengkapi sarana kantor tersebut. Selain
ada untuk mendukung kinerjanya sangat
dengan Kelengkapan sarana kantor, dalam
minim, misalnya untuk mengetik hanya
pemakaiannya diperlukan pengelolaan yang
mempunyai mesin tik manual dan untuk
baik serta pemeliharaan yang baik demi
mengirim dokumen hanya ada pos, tanpa
kantor
sangat
disarankan
untuk
kelancaran
kegiatan
perkantorn
dan
langsung
dapat
digunakan
untuk
keefektifan kerja pegawai kantor.
memudahkan pelaksanaan proses kegiatan
Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
kantor dalam mencapai tujuan yang telah
Dalam buku yang ditulis oleh Darsini
ditetapkan. Contoh dari sarana kantor seperti
dikemukakan bahwa sarana adalah segala
Komputekr, meja, kursi, mesin-mesin kantor,
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
peralatan/perlengkapan
mencapai makna dan tujuan.
sebagainya.
kantor
dan
lain
Moenir (1992 : 119) mengemukakan bahwa
sarana adalah jenis peralatan, perlengkapan
Prasarana Kantor
kerja dan fasilitas yang fungsinya sebagai alat
Prasarana kantor adalah sesuatu yang berupa
utama/pembantu
untuk
non fisik yang menjadi pedoman, sebagai
pekerjaan,
juga
dan
kepentingan
yang
melaksanakan
dalam
sedang
rangka
berhubungan
pekerjaan
kantor.
prasarana
kantor
ini
membimbing orang-orang bekerja sesuai
dengan organisasi kerja.
aturan yang berlaku. Biasanya prasarana ini
Menurut (KBBI 2002: 999) sarana adalah
berupa manual kantor, operational books, sop
sesuatu syarat atau upaya yang bisa dipakai
(standar operating procedure), buku petunjuk
sebagai alat atau media dalam mencapai
pelaksanaan kantor dan lain sebagainya
maksud atau tujuan.
(Chaniago : 2013).
Sarana kantor sangat penting dalam proses
Menurut KBBI (2008: 1099) pengertian
pelaksanaan kegiatan di kantor. Sarana kantor
“Prasarana adalah segala yang merupakan
suatu alat atau benda bergerak yang secara
penunjang
langsung
proses”. Definisi tersebut, dapat diartikan
digunakan
dalam
proses
utama
terselenggaranya
suatu
penyelesaian tugas dan pekerjaan kantor
prasarana kantor merupakan fasilitas tempat
Dikemukakan oleh Donni Juni Priansa (2013:
(barang tidak bergerak) yang digunakan untuk
223) yang mengatakan bahwa “Sarana kantor
menunjang sarana kantor dalam mencapai
adalah
tujuan usaha atau organisasi.
alat
yang
digunakan
untuk
melaksanakan proses kegiatan kantor”.
Menurut
Subagyo
MS
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli
menyebutkan
maka dapat disimpulkan bahwa sarana kantor
manajemen sarana dan prasarana terdiri dari:
bahwa
dalam
bukunya
fungsi-fungsi
merupakan sesuatu fasilitas pelengkap berupa
1. Perencanaan kebutuhan barang.
barang atau benda bergerak yang secara
2. Penganggaran.
3. Pengadaan.
macam perbekalan kantor menurut para ahli.
4. Penyimpanan dan penyaluran.
The Liang Gie (2000: 221) menyatakan
5. Pemeliharaan.
macam-macam
6. Penghapusan.
menunjang lancarnya perkejaan kantor dalam
Prasarana
adalah
segala
sesuatu
yang
dibutuhkan untuk kegiatan yang sifatnya
perbekalan
kantor
untuk
usaha pencapaian tujuan organisasi antara lain
meliputi:
Barang
menetap seperti gedung,lapangan di dalam
suatu perusahaan.
lembaran, misalnya kertas tik, karbon,
Jadi dapat disimpulkan bahwa sarana dan
berkas.
prasarana kantor secara menyeluruh yaitu
berbeda. Sarana dan prasarana adalah alat
bentuk lainnya, misalnya lim, karet
penunjang suatu proses suatu perusahaan atau
penghapus, tinta.
Barang
organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Mulyani dalam Modul memahami PrinsipPrinsip
Penyelenggaraan
Administrasi
Perkantoran mengemukakan bahwa ada enam
jenis sarana dan prasarana kantor, yaitu
sebagai berikut:
Bekal/peralatan kantor (office supplies)
Dapat disimpulkan menurut beberapa
pendapat para ahli bahwa prasarana kantor
adalah sesuatu yang dapat dipakai habis oleh
suatu organisasi/ perusahaan. Mesin-mesin
kantor (office machine) Sebagai penunjang
kelancaran dalam kegiatan kantor sangat
diperlukan mesin-mesin kantor yang sesuai,
pada jurnal Sri Endang, Sri Mulyani
Vida Hansa Farida,Lilis Nurlaela dan Asep
(2010:46) menyatakan bahwa mesin-mesin
Sumaryana (2004:20) menyatakan bahwa
kantor yaitu alat yang digunakan sebagai
perbekalan kantor adalah perbekalan ataupun
mencatat,mengolah bahan dalam pekerjaan
peralatan yang berupa barang-barang kantor
kantor. Mesin kantor ini bekerja secara
yang diperlukan untuk menunjang lancarnya
mekanik,elektrik, dan magnetic.
pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian
Pendapat oleh Joko Kumoro (2000: 81) yang
tujuan organisasi”. Menurut Joko kumoro
menyatakan bahwa mesin-mesin kantor
(2000: 82) mengatakan bahwa perbekalan
adalah alat yang digunakan untuk
kantor itu benda-benda habis pakai untuk
mengirim,mencatat dan mengolah bahan
medukung pelaksanaan kegiatan. macam-
dalam pekerjaan tatausaha.
Menurut Sedarmayanti (2005:171) mesin
yang
kantor adalah salah satu alat penting untuk
tatausaha” Pendapat yang dikemukakan oleh
menyelesaikan suatuu pekerjaaan dengan
Sri Endang R, (2010: 46) menyatakan
efektif dan efisien.
“Perabot kantor adalah benda-benda kantor
Menurut Lina Nurasih (2014:55) mesin-mesin
yang terbuat dari kayu atau besi untuk
kantor adalah benda yang dipergunakan untuk
membantu
membantu kelancaran tata usaha, seperti
kantor”.
pencatatan yang bekerja secara otomatis
Perabot kantor sangat
dimana prosedur kerja ini ditanggung oleh
menunjang
metode kerja dan kebutuhan kantor.
Adapun macam-macam perabot kantor yang
Mesin
kantor
menunjang
yang
digunakan
keberhasilan
pekerjan
dalam
yang
dilakukan.
Menurut
digunakan
untuk
pelaksanaan
pelaksanaan
melaksanakan
tugas
pekerjaan
penting dalam
kegiatan
kantor.
paling utama untuk menunjang pelaksanaan
pekerjaan
kantor. Menurut Vida Hansa
Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana
beberapa
ahli
(2004: 22) “Perabot kantor contohnya meja
menyimpulkan bahwa mesin kantor yaitu alat
tulis, meja mesin tik, dan komputer, leptop,
yang
kursi, lemari yang dapat dikunci, rak buku,
digunakan
pendapat
untuk
para
menghimpun,
mencatat,mengelola keterangan keterangan
rak arsip”.
kantor yang bersifat elektronik. Mesin-mesin
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
kantor meliputi komputer, laptop.
dapat diambil kesimpulan bahwa perabot
kantor adalah benda kantor yang digunkana
C. Perabot Kantor (Office Furniture)
untuk
Setiap kantor memerlukan perabotan kantor
Macam-macam perabot kantor meliputi meja
yang
(meja tulis, meja mesin tik, dan meja
disesuaikan
Perabotan
kantor
dengan
sebagai
kebutuhan.
pekerjaan
kantor.
satu
komputer), kursi, sofa (meja dan kursi tamu),
penunjang kegiatan kantor. Perabot kantor
rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis,
adalah
papan pengumuman.
benda-benda
salah
melaksanakan
kantor
yang
dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata
usaha.
D. Interior Kantor
Menurut Joko Kumoro (2000: 81) yang
Faktor yang paling penting sebagai sarana dan
menyatakan bahwa “Perabotan kantor yaitu
prasarana kantor yaitu interior di dalam
benda-benda kantor yang terbuat dari kayu
kantor atau hiasanya sehingga dapat dilihat
oleh banyak orang menarik. Kantor yang
yang banyak, sebagai contohnya yaitu dalam
dihiasi dengan hiasan kantor yang menarik
hal pengawasan yang dapat dipermudah,juga
dan ditata baik maka akan membuat orang
penghematan penggunaan ruang lantai.
tertarik dan nyaman di dalam kantor.
Berdasarkan
Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety
disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah
(2010: 47) menyatakan “Interior kantor
sebuah penyusunan,penentuan tata ruangan
adalah benda kantor yang digunakan untuk
dan akat alat kantor yang tepat dan sesuai
menambah kesan suasana yang nyaman dan
dengan luas tanah dan ruangannya, sehingga
semangat dalam berkeja.
dapat
E. Tata Ruang Kantor (Office Layout)
Penyusuanan tata ruangan ini dilakukan
Tata ruang kantor adalah Pengaturan Ruangan
dengan menyusun tata ruangan seperti tata
Kantor
letak perabotan meja, kursi,pintu, jendela.
dengan
prabot
kantor
sehingga
para
terkesan
ahli
indah
maka
untuk
dapat
dipandang.
memberikan kenyamanan berlebih kepada
2.3 Pengelolaan Sarana dan Prasarana
karyawannya.
Kantor
Menurut The Liang Gie menyebutkan bahwa
Kebutuhan sarana dan prasarana
“Tata Ruang adalah penyusunan perabot
kantor begitu banya sehingga ada beberapa
yang tepat sehingga dapat memberikan kesan
sarana yang sangat penting bagi terlaksananya
kepuasan karyawan yang bekerja”
kergiatan kerja pegawai. Suatu kantor dalam
Drs. The Liang Gie juga mengatakan bahwa
melakukan pekerjaan kantor membutuhkan
tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
dukungan sarana dan prasarana kantor yang
keuntungan, diantaranya:
memadai,tujuannya
Mengurani penghamburan tenaga dan
waktu para pegawai
Menjamin kelancaran proses
pekerjaan
Mencegah karyawan yang bertemu
dengan orang baru
Menciptakan suasana kerja yang
nyaman
Drs. Moekijat mengatakan bahwa tata ruang
kantor yang baik dapat memberikan manfaat
supaya
pelaksanaan
pekerjaan kantor dapat tercapai. Francis Lim
mengemukakan pendapatnya bahwa suatu
sarana cara atau jalan yang melaluinya
sesuatu dipengaruhi dan dicapai (2008:48).
Berbeda
(2004),
dengan
Lim,
mengatakan
Ibrahim
Bafadal
bahwa
berani
memberikan batasan secara eksplisit terkait
dengan manajemen sarana dan prasarana.
Manajemen sarana dan prasarana adalah
kegiatan/usaha
yang
mengatur
material
terlaksanakannya suatu proses pendidikan
5) Pencatatan/Inventarisasi
agar tujuan pendidikan dapat tercapai dengan
6) Penyimpanan atau Penggudangan
efektif. Hal ini digunakan untuk membantu
7) Pendistribusian
suatu
dan
8) Pemeliharaan
prasarana adalah benda/barang yang bergerak
9) Penghapusan
maupun yang tidak bergerak yang digunakan
Pendapat lain juga disampaikan oleh Donni
untuk menunjang terlaksanakannya proses
Juni Priansa dan Agus Garnida (2013: 224)
pembelajaran yang langsung maupun yang
yang menyatakan bahwa “Pengelolaan sarana
tidak langsung dalam sebuah pendidikan
dan prasarana kantor meliputi:
(Rohiat,
1) Perencanaan
proses
pembelajaran.
2008:
26).
Sarana
Ruang
lingkup
manajemen sarana dan prasarana, meliputi
2) Pengadaan
perencanaan, pengadaan, pengaturan, dan
3) Penyimpanan
penggunaan sarana dan prasarana (Mulyono,
4) Distribusi
2008 : 169).
5) Penggunaan
Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan
6) Penghapusan
bahwa pengelolaan sarana dan prasarana
Sedangkan menurut Sondang P. Siagian
kantor adalah kegiatan operasional yang
(1992: 250) “Langkahlangkah dalam proses
terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif
pengelolaan sarana dan prasarana kantor,
dibutuhkan
antara lain:
sarana
tertentu
yang
harus
tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang
1) Perencanaan Kebutuhan
dapat diandalkan jenis yang sesuai dengan
2) Pengadaan
kebutuhan serta tersedia pada waktu yang
3) Penyimpanan
tepat.
4) Distribusi
Pendapat berikutnya disampaikan oleh Lukas
5) Penggunaan
Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004:
6) Penghapusan
3) yang menyatakan bahwa pengelolaan
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
sarana dan prasarana kantor meliputi:
dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan
1) Perencanaan
pengelolaan sarana dan prasarana kantor
2) Pengorganisasian
merupakan
3) Pengawasan
perencanaan
4) Pengadaan
pencatatan/inventarisasi,
kegiatan
yang
kebutuhan,
meliputi
pengadaan,
penyimpanan,
pendistribusian,
pemeliharaan,
dan
dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi
penghapusan. Tujuan pengelolaan sarana dan
dengan baik”.
prasarana kantor adalah agar semua kegiatan
Pendapat lain juga dikemukakan oleh Lukas
yang berhubungan dengan perbekalan kantor
Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004:
baik yang bersifat administrasi maupun teknis
106) yang menyatakan bahwa pemeliharaan
operasional dapat dijalankan dengan baik dan
merupakan kegiatan pengelolaan alat/barang
efisien.
yang
2.4 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
mempertahankan kondisi teknis, daya guna,
Kantor
dan daya hasil logistik serta menjamin jangka
2.4.1 Hakikat Pemeliharaan Sarana dan
waktu pemakaian barang mencapai batas
Prasarana Kantor
waktu yang optimal.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
Sedangkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
sebagai kegiatan pengurusan dan pengaturan
Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman
sarana dan prasarana kantor agar selalu dalam
Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah
kondisi baik dan siap digunakan dalam rangka
Pasal
mencapai
Pemeliharaan
“Pemeliharaan adalah kegiatan atau tindakan
mencakup daya upaya yang terus menerus
yang dilakukan agar semua barang milik
untuk
daerah selalu dalam keadaan baik dan siap
tujuan
lembaga.
mengusahakan
agar
sarana
dan
berkaitan
1
juga
dengan
upaya
menjelaskan
bahwa
prasarana kantor tetap dalam keadaan baik.
untuk digunakan secara berdaya guna dan
Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan
berhasil guna”.
Suyyety (2010: 57) “Pemeliharaan merupakan
Pada hakikatnya, sarana dan prasarana kantor
kegiatan terus menerus untuk mengusahakan
sebagai fasilitas penunjang dalam proses
agar
aktivitas kerja guna mencapai tujuan lembaga
barang/bahan
kantor
tetap
dalam
keadaan baik atau siap untuk dipakai”.
Pendapat
berikutnya
dikemukakan
yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, dalam
oleh
penggunaan sarana dan prasarana kantor
Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 224) yang
ketika proses aktivitas kerja berlangsung,
menyatakan “Pemeliharaan dan perawatan
harus digunakan dengan sebaik-baiknya agar
adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan
tidak
untuk meningkatkan, mempertahankan, dan
pemakaian
mengembalikan peralatan selalu
tersebut.
mengurangi
dari
nilai
sarana
guna dan
dan
usia
prasarana
Upaya untuk melaksanakan hal
tersebut, dibutuhkan kegiatan pengelolaan
terhadap sarana dan prasarana kantor yang
2. Memperpanjang umur
dilakukan oleh lembaga agar semua fasilitas
pemakaian sarana dan
yang dimiliki terjaga dengan baik.
prasarana yang digunakan
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
dalam proses bisnis.
dapat diambil kesimpulan bahwa hakikat
3. Menjamin keamanan dan
pemerliharaan sarana dan prasarana kantor
kenyamanan bagi para
merupakan
pemakai.
suatu
kegiatan
untuk
mempertahankan dan mengusahakan agar
4. Mengetahui kerusakan secara
alat/barang kantor tetap dalam keadaan baik
dini sehingga tindakan
untuk dipakai sampai mencapai batas waktu
perbaikan dapat direncanakan
yang optimal.
dengan baik.
5. Menghindari terjadinya
2.4.2 Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan
kerusakan secara mendadak
Sarana dan Prasarana Kantor
peralatan-peralatan yang
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana
kritikal.
kantor dilakukan untuk menjamin sarana dan
6. Menghindari terjadinya
prasarana yang ada dalam kondisi baik dan
kerusakan fatal yang
siap digunakan untuk menyelesaikan tugas
mengakibatkan waktu
dan
perbaikan yang lama dan biaya
pekerjaan.
Kegiatan
pemeliharaan
memiliki beberapa tujuan dan manfaat.
Adapun
tujuan
dan
manfaat
kegiatan
perbaikan yang besar.
7. Meningkatkan budaya
pemeliharaan menurut beberapa ahli.
perusahaan untuk
Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008:
mengembangakan sistem
233), pemeliharaan sarana dan prasarana
manajemen perawatan dengan
memiliki beberapa tujuan yang mencakup,
baik sehingga mempunyai
antara lain:
dampak pada peningkatan
1. Menjamin sarana dan
prasarana selalu dalam kondisi
prima, siap digunakan untuk
mendukung proses bisnis dan
berfungsi dengan baik.
efektivitas dan efisiensi kerja.
8. Meningkatkan motivasi
pekerja
Tujuan pemeliharaan sarana dan
2.4.3.
Macam-macam
Pemeliharaan
prasarana kantor dapat digunakan sebagai
Sarana dan Prasarana Kantor
acuan untuk mencapai suatu keberhasilan.
Kegiatan pemeliharaan penting bagi setiap
Selain tujuan, adapun manfaat pemeliharaan
pegawai
dan perawatan sarana dan prasarana kantor
menunjang
menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela
Pemeliharaan dilakukan khusus terhadap
dan Asep Sumaryana (2005: 52), adalah
barang
sebagai berikut:
pemakaian tanpa mengubah bentuk aslinya.
1. Barang-barang akan terpelihara
dalam
suatu
lembaga
kegiatan
inventaris
yang
untuk
operasional.
sedang
dalam
Pemeliharaan diselenggarakan agar setiap
dengan baik, sehingga jarang terjadi
barang kantor selalu dalam kondisi siap pakai
kerusakan.
dan dapat digunakan sesuai dengan fungsinya.
2. Memperpanjang umur barang
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
(perlengkapan), sehingga tidak perlu
dapat dibagi menjadi beberapa kriteria.
diganti dalam waktu singkat.
Menurut Ating Tedjasutrisna, Nanang Yusuf
3. Menghindari kehilangan karena
Nurdin dan Euis Sumpriana (2000: 53)
terkontrol terus.
macam-macam pemeliharaan barang-barang
4. Menghindari penyimpanan yang tidak
teratur.
kantor dapat dilihat dari dua segi:
1) Menurut kurun waktu
5. Dengan pemeliharaan, akan
menghasilkan pekerjaan yang baik.
Pemeliharaan sehari-hari, yaitu
pemeliharaan yang dilakukan setiap saat
(hari), dan dikerjakan oleh orang yang
bertanggung jawab/menggunakan barang
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
tersebut.
dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan dan
manfaat pemeliharaan sarana dan prasarana
dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu,
kantor yaitu untuk menjamin, menjaga dan
misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali
mengoptimalkan
dan dikerjakan baik oleh sendiri atau minta
secara
alat/barang
fungsional
maupun
kantor
baik
batas
umur
pemakaian sehingga mampu mendukung
kelangsungan kegiataan di suatu lembaga.
Pemeliharaan berkala, yaitu
bantuan orang lain.
2) Menurut jenis barang
4) Perawatan tidak terencana, jenis perawatan
Barang bergerak, misalnya kendaraan
yang bersifat darurat yaitu dengan melakukan
bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya.
perbaikan terhadap kerusakan yang tidak
Pemeliharaannya dilakukan tiap hari atau
diperkirakan sebelumnya.
berkala.
5) Proactive Maintenance (perawatan secara
Barang tidak bergerak, misalnya
produktif), dilakukan penentuan penyebab
menutup kran air, memadamkan listrik.
dari permasalahan dan melakukan perbaikan
Pemeliharaannya dapat dilakukan tiap hari
terhadap penyebab terjadinya kegagalan pada
dengan tujuan untuk mencegah kerusakan,
sistem.
dan mencegah pemborosan.
6) Total Produktif Maintenance (perawatan
produktif menyeluruh), metode perawatan
dan pemeliharan yang mencakup seluruh
Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 225) juga
kegiatan inspeksi dan pemeliharaan.
menyatakan
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
macam-macam
pemeliharaan
dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan
sarana dan prasarana, antara lain:
1)
Perawatan
preventif
(preventive
pemeliharaaan sarana dan prasarana kantor
maintenance), dilakukan untuk mencegah
perlu
dilakukan
dalam
waktu
yang
timbulnya kerusakan-kerusakan yang tidak
berkesinambungan agar sarana dan prasarana
terduga dan menemukan kondisi atau keadaan
kantor yang ada dapat dipakai, sehingga
yang dapat menyebabkan peralatan/ mesin
aktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar.
mengalami kerusakan pada waktu digunakan
Pelaksanaan proses pemeliharaan sarana dan
dalam pekerjaan.
prasarana kantor dapat dilakukan dengan
(breakdown
pemeliharaan rutin, berkala, preventif dan
setelah
represif agar sarana dan prasarana kantor
peralatan/mesin mengalami kerusakan atau
senantiasa siap pakai dan terhindar dari
ketidaknormalan fungsi sehingga tidak dapat
kerusakan serta dapat mengurangi biaya
beroperasi dengan baik.
pemeliharaan yang banyak.
2)
Perawatan
maintenance),
korektif
dilakukan
3) Perawatan prediktif, dilakukan dengan
memperkirakan kondisi peralatan dan mesin
pada waktu yang akan datang.
melancarkan seluruh kegiatan dan aktivitas
perkantoran.
BAB III
PENUTUP
3.2 Saran
3.1 Kesimpulan
Sarana kantor merupakan sesuatu fasilitas
pelengkapan barang berupa barang atau benda
bergerak
yang
secara
langsung
dapat
digunakan untuk memudahkan pelaksanaan
proses kegiatan kantor dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Contoh sarana kantor
seperti
meja,
dokumen,
kursi,
tempat
penyimpan
mesin-mesin
peralatan/perlengkapan
sebagainya.
kantor,
kantor
dan
lain
Sedangkan prasarana adalah
segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi
pedoman, patokan, ataupun standar bagi
orang-orang dalam bekerja di kantor tersebut.
prasarana kantor ini membimbing orangorang bekerja sesuai aturan yang berlaku.
Sarana dan prasarana kantor secara garis
besar tidak jauh berbeda.
Sarana dan
prasarana merupakan suatu alat penunjang
suatu proses dan upaya yang dilakukan oleh
suatu perusahaan/organisasi dalam mencapai
tujuannya.
Maka
kegiatan
dapat
disimpulkan
perkantoran
bawa
dalam
tentunya
perlu
diperhatikan perihal sarana dan prasarana
kantor
juga
dalam
pengelolaan
serta
perawatannya pula perlu diperhatikan demi
Dengan membaca makalah ini diharapkan
pembaca
mampu
memahami
dan
mengimplementasikan pemahaman mengenai
sarana dan prasarana kantor, pengelolaan
sarana dan prasarana kantor, serta dalam
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami
Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
DAFTAR PUSTAKA
Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA
A.S, Moenir., 1992. Manajemen Pelayanan
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17
Umum di Indonesia. Jakarta:Bumi Aksara.
Tahun
Bafadal,
Pengelolaan Barang Milik Daerah.
Ibrahim.
2004.
Manajemen
2007
tentang
Pedoman
Teknis
Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7
Jakarta: Bumi Aksara.
Tahun 2006 Tentang Standarisasi Sarana dan
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. (2013).
Prasarana Kerja Pemerintah Daerah.
Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan
Purwanto dan Muhamad Ali. (2008). Teknik
Profesional. Bandung: Alfabeta.
dan Manajemen Pergudangan . Jakarta:
H. Subagya. (1990). Manajemen Logistik.
Direktorat Pembinaan SMK
Jakarta: CV Haji Masagung.
Sedarmayanti.
Joko
Kumoro.
(2000).
Manajemen
Pengetahuan
2009.
Dasar-dasar
Tentang
Manajemen
Perkantoran. Diktat Kuliah. FIS UNY.
Perkantoran. Bandung: Mandar Maju
Jones, James J. 1969. Secondary School
Soelisno, dkk. (1982). Pengetahuan Mesin
Adminisration. New York: McGraw Hill,
Kantor. Bandung: Departemen Pendidikan
Book Company.
dan Kebudayaan.
Lim, Francis. 2008. Filsafat Teknologi.
Sondang P. Siagian. (1992). Kerangka Dasar
Yogyakarta : Canisius.
Ilmu Administrasi. Jakarta: PT Rineka Cipta.
Lithica Rusniyanti Retno Arum. (2013).
Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety.
Pelaksanaan Fungsi Pengadaan dan Fungsi
(2010). Modul Memahami Prinsip- Prinsip
Pemeliharaan dalam Manajemen Sarana dan
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.
Prasarana di SMK Negeri 1 Depok Sleman
Jakarta: Erlangga
Yogyakarta. Skripsi: UNY.
Sugiyono.
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto.
Pendidikan
(2004). Manajemen Logistik Pedoman Praktis
Pendekatan Kualitatif, dan R & D. Bandung:
bagi Sekretaris dan Staf Administrasi. Jakarta:
Alfabeta.
PT Grasindo.
Sutrisno dan Suherman. (2007). Modul
(2012).
Metode
Pendekatan
Penelitian
Kuantitatf,
Menggunakan Peralatan Kantor. Sukabumi:
Yudhistira.
The
Liang
Perkantoran
Gie.
2009.
Administrasi
Modern(Cetakan
ke-9).
Indonesia
Pusat
Bahasa
edisi
keempat.
Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Yogyakarta: Liberty Yogyakarta
Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep
Tim Penyusun KBBI Depdiknas Dendy
Sumaryana. (2004). Menggunakan Peralatan
Sugiyono, dkk. (2008). Kamus Besar Bahasa
Kantor. Bandung: CV. Armico.
KERJA KANTOR
Nuranti (165254021)
Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
ABSTRACT
In the office activities, the availability of facilities and adequate infrastructure with good quality, is
needed every company in various forms of activities in order to achieve the expected goals. Without
means of facilities and infrastructure, expenditures will not be achieved. In order for office-related
activities whether they are administrative or technical, they can be run properly and efficiently, so
you can run them properly and efficiently. This paper aims to know more about the facilities and
infrastructure in the office, know how to manage office facilities and infrastructure, and also how
the processes and facilities that exist in the office.
Keywords : The avaibaility of facilities and adequate infrastructure, management, maintenance.
PENDAHULUAN
adanya bantuan dan ketentuan yang lainnya.
Sarana dan Prasarana kantor merupakan salah
Jika sarana kantor seperti itu maka proses
satu pendukung lancarnya kegiatan kantor,
pengerjaan staf kantor tidak akan maksimal,
Kelancaran dalam perkantoran tidak hanya
Kondisi seperti itu akan memakan waktu yang
ditentukan oleh keahlian Staf kantor yang
tidak sebentar. Padahal pada era Globalisasi
bekerja, tetapi sebagian besar ditentukan oleh
jaman sekarang lebih dituntut kecepatan,
sarana dan prasarana di dalam Kantor
ketepatan, dan kualitas perkerja kantor yang
tersebut.
menjadi pacuan. Oleh karena itu dalam
Jika suatu kantor mempunyai Staf ahli yang
sebuah
handal dalam bidangnya, tetapi sarana yang
melengkapi sarana kantor tersebut. Selain
ada untuk mendukung kinerjanya sangat
dengan Kelengkapan sarana kantor, dalam
minim, misalnya untuk mengetik hanya
pemakaiannya diperlukan pengelolaan yang
mempunyai mesin tik manual dan untuk
baik serta pemeliharaan yang baik demi
mengirim dokumen hanya ada pos, tanpa
kantor
sangat
disarankan
untuk
kelancaran
kegiatan
perkantorn
dan
langsung
dapat
digunakan
untuk
keefektifan kerja pegawai kantor.
memudahkan pelaksanaan proses kegiatan
Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
kantor dalam mencapai tujuan yang telah
Dalam buku yang ditulis oleh Darsini
ditetapkan. Contoh dari sarana kantor seperti
dikemukakan bahwa sarana adalah segala
Komputekr, meja, kursi, mesin-mesin kantor,
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
peralatan/perlengkapan
mencapai makna dan tujuan.
sebagainya.
kantor
dan
lain
Moenir (1992 : 119) mengemukakan bahwa
sarana adalah jenis peralatan, perlengkapan
Prasarana Kantor
kerja dan fasilitas yang fungsinya sebagai alat
Prasarana kantor adalah sesuatu yang berupa
utama/pembantu
untuk
non fisik yang menjadi pedoman, sebagai
pekerjaan,
juga
dan
kepentingan
yang
melaksanakan
dalam
sedang
rangka
berhubungan
pekerjaan
kantor.
prasarana
kantor
ini
membimbing orang-orang bekerja sesuai
dengan organisasi kerja.
aturan yang berlaku. Biasanya prasarana ini
Menurut (KBBI 2002: 999) sarana adalah
berupa manual kantor, operational books, sop
sesuatu syarat atau upaya yang bisa dipakai
(standar operating procedure), buku petunjuk
sebagai alat atau media dalam mencapai
pelaksanaan kantor dan lain sebagainya
maksud atau tujuan.
(Chaniago : 2013).
Sarana kantor sangat penting dalam proses
Menurut KBBI (2008: 1099) pengertian
pelaksanaan kegiatan di kantor. Sarana kantor
“Prasarana adalah segala yang merupakan
suatu alat atau benda bergerak yang secara
penunjang
langsung
proses”. Definisi tersebut, dapat diartikan
digunakan
dalam
proses
utama
terselenggaranya
suatu
penyelesaian tugas dan pekerjaan kantor
prasarana kantor merupakan fasilitas tempat
Dikemukakan oleh Donni Juni Priansa (2013:
(barang tidak bergerak) yang digunakan untuk
223) yang mengatakan bahwa “Sarana kantor
menunjang sarana kantor dalam mencapai
adalah
tujuan usaha atau organisasi.
alat
yang
digunakan
untuk
melaksanakan proses kegiatan kantor”.
Menurut
Subagyo
MS
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli
menyebutkan
maka dapat disimpulkan bahwa sarana kantor
manajemen sarana dan prasarana terdiri dari:
bahwa
dalam
bukunya
fungsi-fungsi
merupakan sesuatu fasilitas pelengkap berupa
1. Perencanaan kebutuhan barang.
barang atau benda bergerak yang secara
2. Penganggaran.
3. Pengadaan.
macam perbekalan kantor menurut para ahli.
4. Penyimpanan dan penyaluran.
The Liang Gie (2000: 221) menyatakan
5. Pemeliharaan.
macam-macam
6. Penghapusan.
menunjang lancarnya perkejaan kantor dalam
Prasarana
adalah
segala
sesuatu
yang
dibutuhkan untuk kegiatan yang sifatnya
perbekalan
kantor
untuk
usaha pencapaian tujuan organisasi antara lain
meliputi:
Barang
menetap seperti gedung,lapangan di dalam
suatu perusahaan.
lembaran, misalnya kertas tik, karbon,
Jadi dapat disimpulkan bahwa sarana dan
berkas.
prasarana kantor secara menyeluruh yaitu
berbeda. Sarana dan prasarana adalah alat
bentuk lainnya, misalnya lim, karet
penunjang suatu proses suatu perusahaan atau
penghapus, tinta.
Barang
organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Mulyani dalam Modul memahami PrinsipPrinsip
Penyelenggaraan
Administrasi
Perkantoran mengemukakan bahwa ada enam
jenis sarana dan prasarana kantor, yaitu
sebagai berikut:
Bekal/peralatan kantor (office supplies)
Dapat disimpulkan menurut beberapa
pendapat para ahli bahwa prasarana kantor
adalah sesuatu yang dapat dipakai habis oleh
suatu organisasi/ perusahaan. Mesin-mesin
kantor (office machine) Sebagai penunjang
kelancaran dalam kegiatan kantor sangat
diperlukan mesin-mesin kantor yang sesuai,
pada jurnal Sri Endang, Sri Mulyani
Vida Hansa Farida,Lilis Nurlaela dan Asep
(2010:46) menyatakan bahwa mesin-mesin
Sumaryana (2004:20) menyatakan bahwa
kantor yaitu alat yang digunakan sebagai
perbekalan kantor adalah perbekalan ataupun
mencatat,mengolah bahan dalam pekerjaan
peralatan yang berupa barang-barang kantor
kantor. Mesin kantor ini bekerja secara
yang diperlukan untuk menunjang lancarnya
mekanik,elektrik, dan magnetic.
pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian
Pendapat oleh Joko Kumoro (2000: 81) yang
tujuan organisasi”. Menurut Joko kumoro
menyatakan bahwa mesin-mesin kantor
(2000: 82) mengatakan bahwa perbekalan
adalah alat yang digunakan untuk
kantor itu benda-benda habis pakai untuk
mengirim,mencatat dan mengolah bahan
medukung pelaksanaan kegiatan. macam-
dalam pekerjaan tatausaha.
Menurut Sedarmayanti (2005:171) mesin
yang
kantor adalah salah satu alat penting untuk
tatausaha” Pendapat yang dikemukakan oleh
menyelesaikan suatuu pekerjaaan dengan
Sri Endang R, (2010: 46) menyatakan
efektif dan efisien.
“Perabot kantor adalah benda-benda kantor
Menurut Lina Nurasih (2014:55) mesin-mesin
yang terbuat dari kayu atau besi untuk
kantor adalah benda yang dipergunakan untuk
membantu
membantu kelancaran tata usaha, seperti
kantor”.
pencatatan yang bekerja secara otomatis
Perabot kantor sangat
dimana prosedur kerja ini ditanggung oleh
menunjang
metode kerja dan kebutuhan kantor.
Adapun macam-macam perabot kantor yang
Mesin
kantor
menunjang
yang
digunakan
keberhasilan
pekerjan
dalam
yang
dilakukan.
Menurut
digunakan
untuk
pelaksanaan
pelaksanaan
melaksanakan
tugas
pekerjaan
penting dalam
kegiatan
kantor.
paling utama untuk menunjang pelaksanaan
pekerjaan
kantor. Menurut Vida Hansa
Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana
beberapa
ahli
(2004: 22) “Perabot kantor contohnya meja
menyimpulkan bahwa mesin kantor yaitu alat
tulis, meja mesin tik, dan komputer, leptop,
yang
kursi, lemari yang dapat dikunci, rak buku,
digunakan
pendapat
untuk
para
menghimpun,
mencatat,mengelola keterangan keterangan
rak arsip”.
kantor yang bersifat elektronik. Mesin-mesin
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
kantor meliputi komputer, laptop.
dapat diambil kesimpulan bahwa perabot
kantor adalah benda kantor yang digunkana
C. Perabot Kantor (Office Furniture)
untuk
Setiap kantor memerlukan perabotan kantor
Macam-macam perabot kantor meliputi meja
yang
(meja tulis, meja mesin tik, dan meja
disesuaikan
Perabotan
kantor
dengan
sebagai
kebutuhan.
pekerjaan
kantor.
satu
komputer), kursi, sofa (meja dan kursi tamu),
penunjang kegiatan kantor. Perabot kantor
rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis,
adalah
papan pengumuman.
benda-benda
salah
melaksanakan
kantor
yang
dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata
usaha.
D. Interior Kantor
Menurut Joko Kumoro (2000: 81) yang
Faktor yang paling penting sebagai sarana dan
menyatakan bahwa “Perabotan kantor yaitu
prasarana kantor yaitu interior di dalam
benda-benda kantor yang terbuat dari kayu
kantor atau hiasanya sehingga dapat dilihat
oleh banyak orang menarik. Kantor yang
yang banyak, sebagai contohnya yaitu dalam
dihiasi dengan hiasan kantor yang menarik
hal pengawasan yang dapat dipermudah,juga
dan ditata baik maka akan membuat orang
penghematan penggunaan ruang lantai.
tertarik dan nyaman di dalam kantor.
Berdasarkan
Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety
disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah
(2010: 47) menyatakan “Interior kantor
sebuah penyusunan,penentuan tata ruangan
adalah benda kantor yang digunakan untuk
dan akat alat kantor yang tepat dan sesuai
menambah kesan suasana yang nyaman dan
dengan luas tanah dan ruangannya, sehingga
semangat dalam berkeja.
dapat
E. Tata Ruang Kantor (Office Layout)
Penyusuanan tata ruangan ini dilakukan
Tata ruang kantor adalah Pengaturan Ruangan
dengan menyusun tata ruangan seperti tata
Kantor
letak perabotan meja, kursi,pintu, jendela.
dengan
prabot
kantor
sehingga
para
terkesan
ahli
indah
maka
untuk
dapat
dipandang.
memberikan kenyamanan berlebih kepada
2.3 Pengelolaan Sarana dan Prasarana
karyawannya.
Kantor
Menurut The Liang Gie menyebutkan bahwa
Kebutuhan sarana dan prasarana
“Tata Ruang adalah penyusunan perabot
kantor begitu banya sehingga ada beberapa
yang tepat sehingga dapat memberikan kesan
sarana yang sangat penting bagi terlaksananya
kepuasan karyawan yang bekerja”
kergiatan kerja pegawai. Suatu kantor dalam
Drs. The Liang Gie juga mengatakan bahwa
melakukan pekerjaan kantor membutuhkan
tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
dukungan sarana dan prasarana kantor yang
keuntungan, diantaranya:
memadai,tujuannya
Mengurani penghamburan tenaga dan
waktu para pegawai
Menjamin kelancaran proses
pekerjaan
Mencegah karyawan yang bertemu
dengan orang baru
Menciptakan suasana kerja yang
nyaman
Drs. Moekijat mengatakan bahwa tata ruang
kantor yang baik dapat memberikan manfaat
supaya
pelaksanaan
pekerjaan kantor dapat tercapai. Francis Lim
mengemukakan pendapatnya bahwa suatu
sarana cara atau jalan yang melaluinya
sesuatu dipengaruhi dan dicapai (2008:48).
Berbeda
(2004),
dengan
Lim,
mengatakan
Ibrahim
Bafadal
bahwa
berani
memberikan batasan secara eksplisit terkait
dengan manajemen sarana dan prasarana.
Manajemen sarana dan prasarana adalah
kegiatan/usaha
yang
mengatur
material
terlaksanakannya suatu proses pendidikan
5) Pencatatan/Inventarisasi
agar tujuan pendidikan dapat tercapai dengan
6) Penyimpanan atau Penggudangan
efektif. Hal ini digunakan untuk membantu
7) Pendistribusian
suatu
dan
8) Pemeliharaan
prasarana adalah benda/barang yang bergerak
9) Penghapusan
maupun yang tidak bergerak yang digunakan
Pendapat lain juga disampaikan oleh Donni
untuk menunjang terlaksanakannya proses
Juni Priansa dan Agus Garnida (2013: 224)
pembelajaran yang langsung maupun yang
yang menyatakan bahwa “Pengelolaan sarana
tidak langsung dalam sebuah pendidikan
dan prasarana kantor meliputi:
(Rohiat,
1) Perencanaan
proses
pembelajaran.
2008:
26).
Sarana
Ruang
lingkup
manajemen sarana dan prasarana, meliputi
2) Pengadaan
perencanaan, pengadaan, pengaturan, dan
3) Penyimpanan
penggunaan sarana dan prasarana (Mulyono,
4) Distribusi
2008 : 169).
5) Penggunaan
Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan
6) Penghapusan
bahwa pengelolaan sarana dan prasarana
Sedangkan menurut Sondang P. Siagian
kantor adalah kegiatan operasional yang
(1992: 250) “Langkahlangkah dalam proses
terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif
pengelolaan sarana dan prasarana kantor,
dibutuhkan
antara lain:
sarana
tertentu
yang
harus
tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang
1) Perencanaan Kebutuhan
dapat diandalkan jenis yang sesuai dengan
2) Pengadaan
kebutuhan serta tersedia pada waktu yang
3) Penyimpanan
tepat.
4) Distribusi
Pendapat berikutnya disampaikan oleh Lukas
5) Penggunaan
Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004:
6) Penghapusan
3) yang menyatakan bahwa pengelolaan
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
sarana dan prasarana kantor meliputi:
dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan
1) Perencanaan
pengelolaan sarana dan prasarana kantor
2) Pengorganisasian
merupakan
3) Pengawasan
perencanaan
4) Pengadaan
pencatatan/inventarisasi,
kegiatan
yang
kebutuhan,
meliputi
pengadaan,
penyimpanan,
pendistribusian,
pemeliharaan,
dan
dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi
penghapusan. Tujuan pengelolaan sarana dan
dengan baik”.
prasarana kantor adalah agar semua kegiatan
Pendapat lain juga dikemukakan oleh Lukas
yang berhubungan dengan perbekalan kantor
Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004:
baik yang bersifat administrasi maupun teknis
106) yang menyatakan bahwa pemeliharaan
operasional dapat dijalankan dengan baik dan
merupakan kegiatan pengelolaan alat/barang
efisien.
yang
2.4 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
mempertahankan kondisi teknis, daya guna,
Kantor
dan daya hasil logistik serta menjamin jangka
2.4.1 Hakikat Pemeliharaan Sarana dan
waktu pemakaian barang mencapai batas
Prasarana Kantor
waktu yang optimal.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
Sedangkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
sebagai kegiatan pengurusan dan pengaturan
Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman
sarana dan prasarana kantor agar selalu dalam
Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah
kondisi baik dan siap digunakan dalam rangka
Pasal
mencapai
Pemeliharaan
“Pemeliharaan adalah kegiatan atau tindakan
mencakup daya upaya yang terus menerus
yang dilakukan agar semua barang milik
untuk
daerah selalu dalam keadaan baik dan siap
tujuan
lembaga.
mengusahakan
agar
sarana
dan
berkaitan
1
juga
dengan
upaya
menjelaskan
bahwa
prasarana kantor tetap dalam keadaan baik.
untuk digunakan secara berdaya guna dan
Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan
berhasil guna”.
Suyyety (2010: 57) “Pemeliharaan merupakan
Pada hakikatnya, sarana dan prasarana kantor
kegiatan terus menerus untuk mengusahakan
sebagai fasilitas penunjang dalam proses
agar
aktivitas kerja guna mencapai tujuan lembaga
barang/bahan
kantor
tetap
dalam
keadaan baik atau siap untuk dipakai”.
Pendapat
berikutnya
dikemukakan
yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, dalam
oleh
penggunaan sarana dan prasarana kantor
Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 224) yang
ketika proses aktivitas kerja berlangsung,
menyatakan “Pemeliharaan dan perawatan
harus digunakan dengan sebaik-baiknya agar
adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan
tidak
untuk meningkatkan, mempertahankan, dan
pemakaian
mengembalikan peralatan selalu
tersebut.
mengurangi
dari
nilai
sarana
guna dan
dan
usia
prasarana
Upaya untuk melaksanakan hal
tersebut, dibutuhkan kegiatan pengelolaan
terhadap sarana dan prasarana kantor yang
2. Memperpanjang umur
dilakukan oleh lembaga agar semua fasilitas
pemakaian sarana dan
yang dimiliki terjaga dengan baik.
prasarana yang digunakan
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
dalam proses bisnis.
dapat diambil kesimpulan bahwa hakikat
3. Menjamin keamanan dan
pemerliharaan sarana dan prasarana kantor
kenyamanan bagi para
merupakan
pemakai.
suatu
kegiatan
untuk
mempertahankan dan mengusahakan agar
4. Mengetahui kerusakan secara
alat/barang kantor tetap dalam keadaan baik
dini sehingga tindakan
untuk dipakai sampai mencapai batas waktu
perbaikan dapat direncanakan
yang optimal.
dengan baik.
5. Menghindari terjadinya
2.4.2 Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan
kerusakan secara mendadak
Sarana dan Prasarana Kantor
peralatan-peralatan yang
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana
kritikal.
kantor dilakukan untuk menjamin sarana dan
6. Menghindari terjadinya
prasarana yang ada dalam kondisi baik dan
kerusakan fatal yang
siap digunakan untuk menyelesaikan tugas
mengakibatkan waktu
dan
perbaikan yang lama dan biaya
pekerjaan.
Kegiatan
pemeliharaan
memiliki beberapa tujuan dan manfaat.
Adapun
tujuan
dan
manfaat
kegiatan
perbaikan yang besar.
7. Meningkatkan budaya
pemeliharaan menurut beberapa ahli.
perusahaan untuk
Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008:
mengembangakan sistem
233), pemeliharaan sarana dan prasarana
manajemen perawatan dengan
memiliki beberapa tujuan yang mencakup,
baik sehingga mempunyai
antara lain:
dampak pada peningkatan
1. Menjamin sarana dan
prasarana selalu dalam kondisi
prima, siap digunakan untuk
mendukung proses bisnis dan
berfungsi dengan baik.
efektivitas dan efisiensi kerja.
8. Meningkatkan motivasi
pekerja
Tujuan pemeliharaan sarana dan
2.4.3.
Macam-macam
Pemeliharaan
prasarana kantor dapat digunakan sebagai
Sarana dan Prasarana Kantor
acuan untuk mencapai suatu keberhasilan.
Kegiatan pemeliharaan penting bagi setiap
Selain tujuan, adapun manfaat pemeliharaan
pegawai
dan perawatan sarana dan prasarana kantor
menunjang
menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela
Pemeliharaan dilakukan khusus terhadap
dan Asep Sumaryana (2005: 52), adalah
barang
sebagai berikut:
pemakaian tanpa mengubah bentuk aslinya.
1. Barang-barang akan terpelihara
dalam
suatu
lembaga
kegiatan
inventaris
yang
untuk
operasional.
sedang
dalam
Pemeliharaan diselenggarakan agar setiap
dengan baik, sehingga jarang terjadi
barang kantor selalu dalam kondisi siap pakai
kerusakan.
dan dapat digunakan sesuai dengan fungsinya.
2. Memperpanjang umur barang
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
(perlengkapan), sehingga tidak perlu
dapat dibagi menjadi beberapa kriteria.
diganti dalam waktu singkat.
Menurut Ating Tedjasutrisna, Nanang Yusuf
3. Menghindari kehilangan karena
Nurdin dan Euis Sumpriana (2000: 53)
terkontrol terus.
macam-macam pemeliharaan barang-barang
4. Menghindari penyimpanan yang tidak
teratur.
kantor dapat dilihat dari dua segi:
1) Menurut kurun waktu
5. Dengan pemeliharaan, akan
menghasilkan pekerjaan yang baik.
Pemeliharaan sehari-hari, yaitu
pemeliharaan yang dilakukan setiap saat
(hari), dan dikerjakan oleh orang yang
bertanggung jawab/menggunakan barang
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
tersebut.
dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan dan
manfaat pemeliharaan sarana dan prasarana
dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu,
kantor yaitu untuk menjamin, menjaga dan
misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali
mengoptimalkan
dan dikerjakan baik oleh sendiri atau minta
secara
alat/barang
fungsional
maupun
kantor
baik
batas
umur
pemakaian sehingga mampu mendukung
kelangsungan kegiataan di suatu lembaga.
Pemeliharaan berkala, yaitu
bantuan orang lain.
2) Menurut jenis barang
4) Perawatan tidak terencana, jenis perawatan
Barang bergerak, misalnya kendaraan
yang bersifat darurat yaitu dengan melakukan
bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya.
perbaikan terhadap kerusakan yang tidak
Pemeliharaannya dilakukan tiap hari atau
diperkirakan sebelumnya.
berkala.
5) Proactive Maintenance (perawatan secara
Barang tidak bergerak, misalnya
produktif), dilakukan penentuan penyebab
menutup kran air, memadamkan listrik.
dari permasalahan dan melakukan perbaikan
Pemeliharaannya dapat dilakukan tiap hari
terhadap penyebab terjadinya kegagalan pada
dengan tujuan untuk mencegah kerusakan,
sistem.
dan mencegah pemborosan.
6) Total Produktif Maintenance (perawatan
produktif menyeluruh), metode perawatan
dan pemeliharan yang mencakup seluruh
Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 225) juga
kegiatan inspeksi dan pemeliharaan.
menyatakan
Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka
macam-macam
pemeliharaan
dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan
sarana dan prasarana, antara lain:
1)
Perawatan
preventif
(preventive
pemeliharaaan sarana dan prasarana kantor
maintenance), dilakukan untuk mencegah
perlu
dilakukan
dalam
waktu
yang
timbulnya kerusakan-kerusakan yang tidak
berkesinambungan agar sarana dan prasarana
terduga dan menemukan kondisi atau keadaan
kantor yang ada dapat dipakai, sehingga
yang dapat menyebabkan peralatan/ mesin
aktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar.
mengalami kerusakan pada waktu digunakan
Pelaksanaan proses pemeliharaan sarana dan
dalam pekerjaan.
prasarana kantor dapat dilakukan dengan
(breakdown
pemeliharaan rutin, berkala, preventif dan
setelah
represif agar sarana dan prasarana kantor
peralatan/mesin mengalami kerusakan atau
senantiasa siap pakai dan terhindar dari
ketidaknormalan fungsi sehingga tidak dapat
kerusakan serta dapat mengurangi biaya
beroperasi dengan baik.
pemeliharaan yang banyak.
2)
Perawatan
maintenance),
korektif
dilakukan
3) Perawatan prediktif, dilakukan dengan
memperkirakan kondisi peralatan dan mesin
pada waktu yang akan datang.
melancarkan seluruh kegiatan dan aktivitas
perkantoran.
BAB III
PENUTUP
3.2 Saran
3.1 Kesimpulan
Sarana kantor merupakan sesuatu fasilitas
pelengkapan barang berupa barang atau benda
bergerak
yang
secara
langsung
dapat
digunakan untuk memudahkan pelaksanaan
proses kegiatan kantor dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Contoh sarana kantor
seperti
meja,
dokumen,
kursi,
tempat
penyimpan
mesin-mesin
peralatan/perlengkapan
sebagainya.
kantor,
kantor
dan
lain
Sedangkan prasarana adalah
segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi
pedoman, patokan, ataupun standar bagi
orang-orang dalam bekerja di kantor tersebut.
prasarana kantor ini membimbing orangorang bekerja sesuai aturan yang berlaku.
Sarana dan prasarana kantor secara garis
besar tidak jauh berbeda.
Sarana dan
prasarana merupakan suatu alat penunjang
suatu proses dan upaya yang dilakukan oleh
suatu perusahaan/organisasi dalam mencapai
tujuannya.
Maka
kegiatan
dapat
disimpulkan
perkantoran
bawa
dalam
tentunya
perlu
diperhatikan perihal sarana dan prasarana
kantor
juga
dalam
pengelolaan
serta
perawatannya pula perlu diperhatikan demi
Dengan membaca makalah ini diharapkan
pembaca
mampu
memahami
dan
mengimplementasikan pemahaman mengenai
sarana dan prasarana kantor, pengelolaan
sarana dan prasarana kantor, serta dalam
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami
Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
DAFTAR PUSTAKA
Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA
A.S, Moenir., 1992. Manajemen Pelayanan
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17
Umum di Indonesia. Jakarta:Bumi Aksara.
Tahun
Bafadal,
Pengelolaan Barang Milik Daerah.
Ibrahim.
2004.
Manajemen
2007
tentang
Pedoman
Teknis
Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7
Jakarta: Bumi Aksara.
Tahun 2006 Tentang Standarisasi Sarana dan
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. (2013).
Prasarana Kerja Pemerintah Daerah.
Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan
Purwanto dan Muhamad Ali. (2008). Teknik
Profesional. Bandung: Alfabeta.
dan Manajemen Pergudangan . Jakarta:
H. Subagya. (1990). Manajemen Logistik.
Direktorat Pembinaan SMK
Jakarta: CV Haji Masagung.
Sedarmayanti.
Joko
Kumoro.
(2000).
Manajemen
Pengetahuan
2009.
Dasar-dasar
Tentang
Manajemen
Perkantoran. Diktat Kuliah. FIS UNY.
Perkantoran. Bandung: Mandar Maju
Jones, James J. 1969. Secondary School
Soelisno, dkk. (1982). Pengetahuan Mesin
Adminisration. New York: McGraw Hill,
Kantor. Bandung: Departemen Pendidikan
Book Company.
dan Kebudayaan.
Lim, Francis. 2008. Filsafat Teknologi.
Sondang P. Siagian. (1992). Kerangka Dasar
Yogyakarta : Canisius.
Ilmu Administrasi. Jakarta: PT Rineka Cipta.
Lithica Rusniyanti Retno Arum. (2013).
Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety.
Pelaksanaan Fungsi Pengadaan dan Fungsi
(2010). Modul Memahami Prinsip- Prinsip
Pemeliharaan dalam Manajemen Sarana dan
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.
Prasarana di SMK Negeri 1 Depok Sleman
Jakarta: Erlangga
Yogyakarta. Skripsi: UNY.
Sugiyono.
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto.
Pendidikan
(2004). Manajemen Logistik Pedoman Praktis
Pendekatan Kualitatif, dan R & D. Bandung:
bagi Sekretaris dan Staf Administrasi. Jakarta:
Alfabeta.
PT Grasindo.
Sutrisno dan Suherman. (2007). Modul
(2012).
Metode
Pendekatan
Penelitian
Kuantitatf,
Menggunakan Peralatan Kantor. Sukabumi:
Yudhistira.
The
Liang
Perkantoran
Gie.
2009.
Administrasi
Modern(Cetakan
ke-9).
Indonesia
Pusat
Bahasa
edisi
keempat.
Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Yogyakarta: Liberty Yogyakarta
Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep
Tim Penyusun KBBI Depdiknas Dendy
Sumaryana. (2004). Menggunakan Peralatan
Sugiyono, dkk. (2008). Kamus Besar Bahasa
Kantor. Bandung: CV. Armico.