Membuat Situs Layanan OCR dengan Abby Ho

TUGAS KULIAH
Perangkat Lunak Aplikasi Web

Membuat Situs Layanan OCR dengan Abby Hot Folder

Disusun Oleh:
Subur Eko Wardoyo
I Gusti Putu Wirejana
Haryono
Dimpan Sihombing

92313015
92313008
92313021
92313020

Program Magister Manajemen Sistem Informasi
Universitas Gunadarma

2014
1

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
I.2. Tujuan
I.3. Ruang Lingkup
BAB II SISTEM PENDUKUNG
II.1 Windows Zap Service
II.2 Web server menggunakan Internet Information Service (IIS)
BAB III KONFIGURASI ABBYY HOT FOLDER
III.1. Memulai Abbyy Hot Folder
III.2. Konfigurasi Abbyy Hot Folder
III.3 Menjalankan Abbyy Hot Folder secara otomatis
BAB IV ANTARMUKA SITUS LAYANAN OCR
IV.1. Masuk kedalam layanan
IV.2. Proses Unggah File
IV.3. Proses, monitoring dan luaran sistem

2

BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Penggunaan OCR (Optical Character Recognition) saat ini merupakan salah satu
jawaban dari penerapan Teknologi Informasi sehubungan kebutuhan informasi yang saat
ini cenderung paperless. Kertas merupakan media atau sarana yang telah digunakan sejak
dahulu kala dalam menyampaikan dan menyimpan informasi. Kertas mempunyai masa
pakai yang ditentukan oleh jenis dan kualitas kertas yang digunakan. Kertas juga
memerlukan tempat dalam penyimpanannya. Dengan ditemukannya OCR kebutuhan
akan kertas untuk menyimpan informasi berlahan-lahan akan tergantikan dengan media
penyimpanan yang bersifat elektronik.
Mengingat bahwa media penyimpanan elektronik saat ini semakin murah dan
memiliki kapasitas yang besar kelayakan penggunaan penyimpanan data secara elektronis
pun menjadi kebutuhan yang tidak dapat di hindari lagi. Kecepatan, kemudahan serta
ketepatan dalam akses informasi dengan menerapkan penyimpanan elektronik menjadi
kebutuhan yang sangat penting dalam suatu organisasi profit atau nonprofit dalam
menjawab semua tantangan dari luar yang saat ini membutuhkan respon yang cepat.
Kebutuhan akan tempat penyimpanan / ruangan arsip semakin hari semakin
menunjukan tingkat kebutuhan yang meningkat secara eksponensial(*). Besarnya

informasi yang disimpan dalam kertas menjadikannya tidak praktis lagi dalam hal
penyimpanan informasi. Diperlukanlah suatu media lain yang lebih mudah dan cepat
serta tidak memerlukan tempat yang lebih besar dalam menyimpan informasi. Media
elektronislah jawaban atas permasalah tersebut.
Pertanyaan awal sebelum menggunakan penyimpanan elektronik secara keseluruhan
adalah “bagaimanakah dengan informasi yang sudah ada dalam kertas sebelumnya?”
Konversi informasi dari kertas ke elektronik tentunya membutuhkan usaha yang luar
biasa mengingat perlu dilakukan alih media informasi dari kertas ke elektronik.
OCR seperti yang disebutkan pada paragraph pertama, adalah suatu kemudahan
dalam melakukan konversi informasi dari media kertas ke media elektronik. Alih media
ini dapat berlangsung sangat cepat bila menggunakan teknologi OCR. Teknologi ini akan
membandingkan huruf-demi huruf yang ada dalam kertas yang sebelumnya telah dirubah
menjadi gambar elektronik sehingga kata demi kata, paragraph demi paragraph tersusun
sehingga seluruh informasi yang ada dalam kertas tersebut pindah seluruhnya ke media
elektronik.
I.2. Tujuan
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah
- Implementasi perangkat lunak OCR melalui media intranet (webbase) yang hanya
membutuhkan jaringan komputer, komputer dan browser.
- Memanfaatkan dan menkonstumisasi teknologi Abbyy Hot Folder sehingga

diharapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
- Mempercepat/mempermudah editing dokumen atau pembuatan dokumen baru;
- Menjadi langkah awal untuk pengembangan fitur-fitur baru lainnya yang sifatnya
kustom dengan memanfaatkan teknologi OCR dari Abbyy.
3

I.3. Ruang Lingkup
Dalam makalah ini hanya membahas secara garis besar penggunaan Abbyy Hot
Folder yang di-online-kan menggunakan bantuan server IIS (Internet Informasion
Service), Beberapa trik penggunaan fitur-fitur windows dan aplikasi lainnya yang
mendukung pembuatan aplikasi ini juga di paparkan.

4

BAB II
SISTEM PENDUKUNG

II.1 Windows Zap Service
Windows Zap Services (WZS) ini adalah program yang digunakan dalam layanan
services oleh windows yang diperuntukan malakukan koordinasi dan sinkronisasi

file/dokumen yang dimasukan kedalam Abbyy Hot Folder melalui website. Fungsi ini
menjadi pendukung yang paling utama mengingat WZS akan memastikan Abby Hot
Folder akan tetap bekerja serta melakukan pencatatan terhadap keberhasilan konversi file
menjadi file text (rtf) dan file portable dokmen format (pdf)

Gambar 2.1 Windows Zap Service parameter dan lokasi
Pada gambar 2.1 terlihat bahwa lokasi folder yang berisi WZS berada pada
C:/SetPP/ZAP. Ada 2 komponen penting yakni Zap.exe dan zap.conf. Zap exe adalah
executable program yang dijalankan sebagai windows service. Zap.conf adalah parameter
yang berisi alamat folder yang nantinya akan dipergunakan oleh Zap.exe untuk
menjalankan proses yang diberikan padanya.
3 (tiga) buah parameter yang digunakan yaitu pertama adalah direktori yang
digunakan oleh program zap.exe untuk mengambil file dalam proses zapping yaitu
E:/AbbyyColdFolder. Isi folder ini selanjutnya dipindahkan kedalam folder yang
ditentukan pada parameter ke-2(dua) yaitu E:/AbbyyResultFolder yang sebelumnya
dicatat kedalam sebuah database.

5

Gambar 2.2 Windows zap service

Untuk mempermudah penggunaan aplikasi ini serta kepraktisan dalam menjalankan
aplikasi ini, maka paket aplikasi ini dibuat menjadi sebuah windows service sehingga
tidak lagi membuhkan intervensi dari pengguna. Pengguna hanya memastikan proses
menghidupkan layanan ini dilakukan secara otomatis seperti terlihat pada gambar 2.2

Gambar 2.3 Pemeriksaan program ZWS
Untuk memeriksa apakah ZWS bekerja pengguna dapat melihat pada windows task
manger. Apabila program bekerja maka akan terlihat image name dengan nama zap.exe
yang hidup seperti yang diperlihatkan pada gambar 2.3.

6

II.2 Web server menggunakan Internet Information Service (IIS)
Penggunaan web server pada aplikasi berbasis web adalah mutlak. Pertimbangan
kepraktisan dan kemudahan dalam penggunaan adalah hal yang menjadikan penggunaan
IIS (Internet Information Service) menjadi pilihan.

Gambar 2.3 IIS web server
Pembuatan 2 (dua) virtual folder pada web site hotfolder pada gambar 2.3
dimaksudkan untuk proses interaksi dengan pengguna. User akan melakukan upload

dokumen untuk dilakukan proses diserver oleh abbyy hotfolder. Hasil dari proses
selanjutnya diletakan pada virtual folder download yang akan di unduh oleh pengguna
untuk keperluannya.

7

BAB III
KONFIGURASI ABBYY HOT FOLDER
Abbyy sebagai perusahan teknologi informasi yang fokus pada pengembangan
perangkat lunak yang bergerak dibidang pengenalan gambar serta pemerosesan informasi
pada dokumen. Abby tentunya menjadikan hal terdepan dalam hal pengembangan
teknologi OCR yang dimilikinya. Banyak perangkat lunak lainnya yang menggunakan
OCR milik Abbyy didalam software besutannya guna meningkatkan performa perangkat
lunak yang dibuatnya.
III.1. Memulai Abbyy Hot Folder
Abbyy hotfolder merupakan fitur yang disediakan dalam paket pembelian Abbyy
finereader. Abby hot folder adalah fitur otomatis yang disediakan untuk mengubah suatu
file gambar hasil pemindaian menjadi suatu file yang berisi karakter-karakter yang
berkesesuaian dengan file gambar. Abbyy hot folder dimulai dengan membuka program
abbyy hot folder sehingga muncul jendela seperti pada gambar 3.1

Gambar 3.1 Memulai Abbyy Hot Folder
III.2. Konfigurasi Abbyy Hot Folder
Dalam membuat sebuah hot holder hal pertama yang harus dilakukan adalah
membuat task baru dengan menekan icon new pada jendela menu pada gambar 3.1.
Dengan adanya perintah untuk membuat tak baru maka hot folder akan menampilkan
jendela task setting. Dalam jendela task setting tersebut pengguna diharuskan mengisi
parameter langkah-lankah yang dipakai abbyy hotfolder dalam eksekusinya.
Secara umum ada 4(empat) langkah utama dalam task setting antara lain adalah:
1. Menentukan waktu pengulangan (recurring)
Agar pemrosesan mendekati realtime, penentuan waktu pengulangan dipilih yang
paling pendek yaitu 1(satu) menit.
2. Menentukan folder tempat file yang nantinya akan di proses Abbyy hot folder.
8

Folder yang ditunjuk adalah folder dengan alamat fisik yang ada didalam server itu
sendiri yakni pada drive E
3. Menentukan proses baca dan analisa.
Proses baca dan analisa tidak menggunakan template tertentu serta langsung dianalisa
apa adanya sesuai denhan file yang diberikan

4. Menentukan folder tempat hasil pengolahan hot folder serta jenis keluaran yang
dihasilkan.
Dalam aplikasi ini ditentukan bahwa hasil baca dan analisa hot folder ditentukan
menjadi 2(dua) tipe file yakni rtf dan pdf readable.

Gambar 3.2 Langkah ke 1 sampai 3 pada task setting

Gambar 3.4 Langkah ke-4 pada task setting

9

III.3 Menjalankan Abbyy Hot Folder secara otomatis
Penggunaan abbyy hot folder secara manual telah dibahas sebelumnya.
Penggunaan tersebut terbatas pada saat pengguna sedang login kedalam komputer.
Abbyy hot folder akan bekerja dan menjalankan fungsinya hanya bila pengguna
melakukan klik pada icon abbyy hot folder. Jika jendela ditutup atau diminimize akan
terlihat pada tray icon perangkat lunak tersebut pada pojok kanan bawah.
Untuk mengatasi masalah tersebut windows dilengkapi dengan task scheduler
yang dapat diperintahkan untuk menjalankan suatu aplikasi pada waktu-waktu tertentu.
Langkah-langkahnya sebagaimana pada gambar berikut:

Gambar 3.5 Membuat shortcut abbyy hot folder dan menjalankannya dengan user
windows hotfolder

Gambar 3.6 Menentukan jadwal dimulainya abbyy hot folder

10

Gambar 3.7 Memastikan Abbyy hot folder akan selalu menyala.

11

BAB IV
ANTARMUKA SITUS LAYANAN OCR
Internet dalam kehidupan sehari-hari menjadikan pekerjaan menjadi lebih mudah.
Kolaborasi data antar pegawai hingga antar institusi baik swasta maupun pemerintah
membuat penggunaan teknologi ini semakin lekat dengan kehidupan manusia. Internet
atau intranet sebenarmya sebuah teknologi tertentu dengan menggunakan metode tertentu
dimana kita dapat membagi informasi yang sudah dibentuk dalam media elektronik.
Perangkat lunak yang dikembangkan sebagai antarmuka dalam makalah ini

adalah antarmuka dengan menggunakan bahasa pemrograman Active Server Page (ASP).
Penggunaan perangkat lunak ini tidak terlepas dari penggunaan IIS yang sempat
disinggung sebelumnya.
IV.1. Masuk kedalam layanan
Antarmuka awal yang disediakan diharapkan sangat mudah. Pengguna diminta
untuk mengisikan suatu kata kunci yang namtinya digunakan aplikasi dalam
membedakan antara seorang pengguna dengan pengguna lainnya. Informasi kata kunci
memudahkan pengguna untuk mengakses permintaannya walaupun komputer yang
digunakan berbeda.

Gambar 4.1 Tampilan awal antarmuka, pengguna diminta memasukan kata kunci
IV.2. Proses Unggah File
Saat pengguna sudah menentukan kata kunci, selanjutnya adalah melakukan
unggah file yang hendak di OCR kan oleh Abbyy. Hanya file-file tertentu yang dapat
diunggah kedalam sistem. File dengan ektensi gambar sera pdf yang dapat diupload
kedalam sistem.

12

Gambar 4.2 Mengunggah file
Selain jenis file, ukuran file juga menjadi batasan. Ukuran file dibatasi dengan
maksud menjaga keandalan sistem. Sistem diharapkan tidak terbebani dengan
ketidaktahuan pengguna dengan mengunggah file yang terlalu besar. Bisa dibayangkan
bila semua pengguna diijinkan melakukan upload file dengan ukuran yang sangat besar
maka sistem akan membutuhkan waktu yang lama untuk memproses file tersebut
sehingga pengguna lainnya akan melihat kondisi deadlock.
IV.3. Proses, monitoring dan luaran sistem
Sejumlah file telah diupluad oleh pengguna kedalam server. Saatnya kini Abbyy
hot folder yang berkerja. Pengguna memerlukan laporan dari sistem mengenai penugasan
yang telah diberikannya. Dalam rangka memberikan informasi kepada pengguma
mengenai beban kerja server terdapat informasi total antrian dokumen pada setiap saat.

13

Gambar 4.3 Informasi dokumen yang sudah diupload sejumlah 1(satu)
Total entrian yang diberikan oleh sistem adalah total dokumen yang telah masuk
kedalam sistem dan belum selesai diproses. Total tersebut merupakan penjumlahan
dokumen yang telah dimasukan oleh user yang sedang online pada saat ini.

Gambar 4.4 Informasi dokumen yang sudah diupload sejumlah 2(dua)
Hasil akhir berupa 2(dua) buah jenis file yakni rtf dan pdf akan muncul di list
aplikasi bila server sudah menditeksi adanya file baru. Tentu saja hal ini akan
mengurangi jumlah antrian yang ada.

14

Gambar 4.5 Dokumen hasil akhir sistem
Pengguna dapat mengunduh file yang dihasilkan tersebut dengan melakukan klik
langsung pada file yang bersangkutan. Pengguna juga dapat menghapus dokumen yang
sudah tidak dibutuhkan lagi sehingga tidak memenuhi daftar file yang ditampilkan.

15

Situs Layanan OCR dengan
Abbyy Hot Folder
Disusun Oleh :
Subur Eko Wa rdoyo
I Gust i Put u Wire ja na
H a r yono
Dim pa n Sihom bing

92313015
92313008
92313021
92313020

Kelas : 44 PLSI
2014

Proses Pembagian Berkas
Pengadilan Pajak
Keahlian
Majelis
Jenis
Sengketa

Spesialisasi
Majelis

DSS
Pembagian Berkas

Berkas
Perkara

Single
Year Case

Putusan
Majelis

Histori
Pemohon

16

Dabatase

Spesifikasi High Level(1)
y Tujuan/Goal

y Mempermudah penggunaan software OCR(ABBYY) dari stand alone

menjadi webbase/multiuser
y Mempercepat proses pengetikan dokumen putusan

y Konteks/Context

y Meningkatkan/enhancing software OCR ABBY Fine Reader

y Ruang Lingkup/Enviroment

y Operator Æ Mempermudah konversi dokumen dari harcopy scanned

menjadi softcopy dengan high quality OCR
y Visitor Æ Mempercepat waktu pembuatan putusan
y Stakeholder Æ Mengurangi jumlah kasus/case yang masuk dalam
antrian

Spesifikasi High Level(2)
y Interaksi/Interaction

Login/Logout
Upload
Dokumen

y Batasan/Constraint

Download
Dokumen

y Batasan penggunaan adalah local area network

y Besar file yang diupload tidak melebihi 20 Mbytes

y Semakin banyak yang diupload waktu tunggu bertambah

17

Requirement (Elicitation)

y Mengurangi kesalahan pengetikan dari dokumen hardcopy
y Mempercepat penyelesaian putusan karena tersedianya

dokumen softcopy
y Pemanfaatan software OCR Abby Fine Reader 10
(enhancing)
y Penggunaan aplikasi berbasis webbase lebih mudah dalam
eskalasi jumlah pengguna dan kemudahan aksesnya
y Server dan infrastruktur TI (scanner) menjadi lebih optimal
digunakan

Implementasi Kebutuhan
A
S
P
LA N

E
N
G
I
N
E

Abbyy Engine
Abby
HotFolder

ZAP
Function
VB6

Db
File
File Server

Db
Trans

SQL Server
IIS Engine

A R C H IT E CT U R E
18

Abbyy Hot Folder Setting

ZAP Function (Windows Services)

19

Webbase Front-End

Kesimpulan

y Pembuatan aplikasi dimulai dengan mencari masalah/kendala

yang ada serta alternatif solusinya;
y High level spesification dibuat untuk menentukan tujuan,
context, interaksi, konten/ruang lingkup dan batasan sistem
yang dibuat;
y Kebutuhan dibangun berdasarkan hal-hal yang diinginkan
pengguna;
y Implementasi digunakan untuk menggambarkan arsitektur
sistem berdasarkan batasan-batasan yang diberikan dan telah
ada.

20