PASUKAN DAN KUMPULAN DI DALAM ORGANISASI
PASUKAN DAN
KUMPULAN DI DALAM
ORGANISASI
KURSUS :
PXGM 6102
EDUCATIONAL ADMINISTRATION AND ORGANIZATION
PENSYARAH :
ENCIK MEGAT AHMAD KAMALUDDIN BIN MEGAT DAUD
OLEH :
MOHD ZAKI B MOHD YAACOB
PGD 090024
Isi Kandungan
1.0 Apa itu Pasukan?
1.1 Peranan dan tugas-tugas pasukan.
1.1.1
Penggerak-penyumbang
1.1.2
Pencari maklumat
1.1.3
Pencari pendapat
1.1.4
Penerang
1.1.5
Penyelaras
1.1.6
Penunjuk
1.1.7
Penilai
1.1.8
Pengkritik
1.1.9
Juruteknik
1.1.10 Setiausaha pasukan
2.0 Jenis-jenis pasukan.
2.1 Independent and Interdependent team
2.2 Self-Manage Team
2.3 Project Team / Pasukan Kerja
2.4 Sport Team / pasukan sukan
2.5 Virtual Team / pasukan maya
2.6 Interdisciplinary dan multidisciplinary team
3.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung pasukan.
3.1 Ganjaran – diberi pada individu.
3.2 Perlu modal insan yang terkini.
3.3 Keberkesanan Pasukan
3.4 Had kuasa
4.0 Apa itu Kumpulan?
2
|Muka surat
PGD090024
5.0 Jenis Kumpulan dalam organisasi
5.1 Kumpulan Kerja (formal)
5.2 Kelab (tidak formal) - minat
6.0 Peringkat Pembangunan/pembentukan kumpulan
6.1 Fasa Pembentukan
6.2 Fasa Bantahan (STORMING)
6.3 Fasa Norming (pembentukan norma)
6.4 Fasa Pelaksanaan
6.5 Fasa Pembubaran
7.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung Kumpulan
8.0 Perbezaan Pasukan dan Kumpulan.
Bibliography
3
|Muka surat
PGD090024
1.0 Apa itu Pasukan?
Pasukan terdiri daripada individu yang bekerja di dalam satu kumpulan dan mereka
mempunyai matlamat yang sama untuk menyiapkan sesuatu tugasan atau kerja. Ciri penting
di dalam sesebuah pasukan adalah mereka mempunyai panduan dan atur cara kerja
(Standard Operating procedure (SOP)). SOP adalah set arahan kerja yang merangkumi
segala bentuk operasi yang membawa kepada perstandardan atur cara kerja tanpa
mengabaikan tahap kecekapan sesuatu operasi. Arahan kerja ini harus dipatuhi dan hanya
boleh diabaikan jika di arahkan. SOP ini harus dipatuhi dari semasa ke semasa secara
bersama bagi memastikan visi, misi dan kualiti sesebuah organisasi yang telah ditetapkan
tercapai.
Setiap ahli di dalam pasukan perlu bertanggungjawab bagi memastikan setiap
objektif organisasi dapat dicapai dengan cemerlang. Setiap kegiatan akan dipikul secara
bersama bukan hanya kepada individu tertentu sahaja di dalam pasukan. Segala
permasalahan yang timbul harus diselesaikan bersama.
Satu lagi ciri penting di dalam pasukan adalah mereka mempunyai ciri-ciri tersendiri/
keunikan tersendiri sama ada dalam melaksanakan tugasan atau menyelesaikan masalah.
Setiap ahli merupakan pelengkap kepada ahli yang lain. Dari itu ciri-ciri istimewa atau
keunikan yang ada akan digunakan sebaik mungkin bagi memaksimumkan hasil yang akan
diperolehi kelak.
Pasukan bukan hanya menjalankan tugas tetapi mereka juga menerima arahan.
Arahan akan diberikan oleh ketua dan ketua akan bertindak selaku fasilitator/ pembimbing
pasukan. Ketua tidak akan mendominasi pasukan seperti di dalam kumpulan. Ketua akan
berbincang dengan pasukan bagi menentukan matlamat yang ingin dicapai. Perbincangan
ini merupakan sebuah mesyuarat yang akan melibatkan semua ahli dan persetujuan
4
|Muka surat
PGD090024
bersama harus diperolehi bagi menentukan matlamat pasukan. Apabila arahan telah diterima
setiap seorang ahli di dalam pasukan tersebut termasuk ketua tadi harus memberikan
komitmen yang padu bagi memastikan matlamat yang telah dipersetujui tercapai.
Pasukan tidak akan sepi dari permasalahan. Jika sesuatu permasalahan atau konflik
berlaku setiap ahli akan duduk bersama membincangkan perkara tersebut. Ini yang
dikatakan komunikasi dua hala. Segala permasalahan atau kekaburan atau maklumat akan
dikongsi bersama agar keputusan dapat dibuat secara bersama. Keputusan tidak akan
didominasi oleh sesetengah individu, tetapi seluruh ahli pasukan harus terlibat di dalam
menentukan keputusan
1.2 Peranan dan tugas-tugas pasukan.
Pasukan akan terbentuk apabila terdapat permasalahan atau peranan baru yang
akan dilaksanakan oleh organisasi. Dari itu beberapa orang individu akan digabungkan bagi
menangani isu dan tanggungjawab ini. Peranan dan tanggungjawab bagi setiap ahli perlu
diterjemahkan dan di fahami agar peranan yang lebih berkesan dapat dilaksanakan. Berikut
adalah peranan dan tanggungjawab yang mungkin terlibat:
1.2.1
Penggerak-penyumbang
Pasukan ini akan mencadangkan idea-idea atau pendekatan baru
terhadap penyelesaian masalah. Mereka ini akan memainkan peranan
mencadangkan
pendekatan
atau
kaedah
yang
berbeza
terhadap
penyelesaian sesuatu masalah. Mereka juga seorang yang kreatif dan
inovatif serta banyak melakukan pemerhatian dan penerokaan
1.2.2
Pencari maklumat
Berperanan meminta penjelasan tentang cadangan yang diberikan.
Mereka akan meminta segala fakta yang berkaitan agar dapat membantu
pasukan
menangani
permasalahan
yang
dihadapi.
Beliau
akan
berkerjasama rapat dengan pemberi maklumat dimana pemberi maklumat
5
|Muka surat
PGD090024
akan memberikan fakta, contoh-contoh, perangkaan dan bukti-bukti yang
mempunyai kaitan dengan masalah yang dihadapi oleh pasukan.
1.2.3
Pencari pendapat
Meminta penjelasan tentang nilai-nilai dan pendapat yang diperolehi.
Beliau akan berkerjasama rapat dengan pemberi pendapat dimana
pemberi pendapat ini akan menawarkan pendapat atau pandangan
berhubung idea yang sedang dibincangkan
1.2.4
Penerang
Kebiasaanya individu ini berumur orangnya. Beliau akan mampu memberi
contoh berasaskan pengalaman peribadi atau orang lain yang dapat
membantu menerangkan bagaimana sesuatu idea dapat dilaksanakan
sekiranya pasukan telah memperolehi sesuatu jalan penyelesaian.
1.2.5
Penyelaras
Peranan penyelaras juga penting dimana beliau akan cuba mencari
perkaitan diantara idea-idea yang telah dicadangkan oleh ahli
1.2.6
Penunjuk
Berperanan merumuskan apa yang telah dicapai dan menumpukan
pasukan kepada tugas dan matlamat yang telah dipersetujui bersama.
1.2.7
Penilai
Berperanan untuk menilai bukti-bukti dan rumusan yang dicadangkan oleh
ahli kumpulan.
1.2.8
Pengkritik
Penggerak pasukan dengan mendorong serta merangsang (memberi
rangsangan atau maklumbalas yang membina) pasukan ke arah
produktiviti yang lebih tinggi.
6
|Muka surat
PGD090024
1.2.9
Juruteknik
Berperanan menyediakan segala kemudahan peralatan seperti komputer
riba, projektor, kertas, pensil dan selaku “runner” kepada pasukan.
1.2.10 Setiausaha pasukan
Peranan dan tugas beliau adalah mencatat cadangan-cadangan dan
pendapat orang lain. Merekodkan segala surat keluar masuk dan
menyediakan laporan kemajuan pasukan
3.0 Jenis-jenis pasukan.
3.1 Independent and Interdependent team
Pasukan yang berdikari (Independent) merupakan pasukan yang mampu
membuat keputusan sendiri. Mereka tidak bergantung pada individu lain untuk
menyelesaikan tanggungjawab atau membuat keputusan. Dari itu segala
keputusan yang dibuat tidak akan memberi kesan kepada orang lain. Mari kita
lihat kepada pasukan catur sebagai contoh. Sewaktu di dalam permainan ahlinya
tidak memerlukan pendapat ahli lain di dalam melaksanakan tugasnya dan
membuat keputusan. Beliau bebas menentukan arah tuju dan strategi yang beliau
sendiri tentukan. Keputusan yang dibuat tidak akan mempengaruhi ahli lain di
dalam pasukannya untuk membuat keputusan. Berbeza dengan pasukan
interdependent. Setiap tugas dan tanggungjawab akan dipikul secara bersama.
Segala keputusan harus dibincangkan dan diputuskan secara bersama. Dari itu
kejayaan yang mereka perolehi juga adalah secara bersama atau milik bersama.
3.2 Self-Manage Team
Pasukan ini merupakan pasukan yang boleh bergerak secara sendiri. Setiap
ahlinya telah mempunyai cara kerja tersendiri yang telah ditetapkan oleh
7
|Muka surat
PGD090024
pasukan. Ahli-ahli yang lain akan berperanan sebagai pelengkap kepada tugas
atau kerja yang dijalankan.
3.3 Project Team / Pasukan Kerja
Pasukan kerja merupakan pasukan yang ditubuhkan bagi melaksanakan sesuatu
tugasan. Pasukan ini merupakan barisan hadapan sesebuah organisasi dan
kebiasaanya mempunyai seorang ketua yang akan menentukan perkara-perkara
perlu dilakukan atau diarahkan. Mereka akan mengendalikan kerja-kerja asas
dalam melancarkan peranan dan fungsi organisasi tersebut. Ahli-ahli pasukan
akan diberikan tugas yang tetap, sejajar dengan kemahiran dan kepakaran
mereka secara berterusan. Sesetengah organisasi menamakan pasukan ini
sebagai jawatan kuasa tetap.
3.4 Sport Team / pasukan sukan
Pasukan sukan merupakan perkumpulan individu yang bermain sukan secara
bersama. Ahli-ahli di dalam pasukan ini terdiri daripada semua pemain, pemain
simpanan, juru latih (coach) dan juga pengurus pasukan.
3.5 Virtual Team / pasukan maya
Pasukan ini adalah unik sekali. Setiap ahlinya tidak pernah berjumpa secara
fizikal diantara satu dengan yang lain. Ahli-ahli pasukan ini dipisahkan oleh
kedudukan geografi yang berbeza. Contohnya seorang di Perlis, Kuala Lumpur,
Terengganu, Sarawak dan Sabah. Setiap ahli akan berjumpa dengan dibantu oleh
pelbagai teknologi yang membolehkanya berhubung. Sebagai contoh aplikasi
melalui kamera sesawang (web cam), telekomunikasi, ruang berborak (seperti
yahoo massager, my space dan lain-lain) dan bermacam-macam lagi teknologi.
3.6 Interdisciplinary dan multidisciplinary team
8
|Muka surat
PGD090024
Pasukan yang mempunyai disiplin yang sama (interdisciplinary) merupakan
pasukan yang mempunyai kepakaran atau bidang yang sama. Setiap ahli
merupakan pelengkap kepada ahli yang lain.
Manakala bagi pasukan yang mempunyai pelbagai disiplin, pasukan ini akan
melibatkan lebih dari satu pakar/ bidang yang terlibat. Setiap pakar hanya akan
menumpukan kepada kepakaran masing-masing sahaja. Sekiranya masalah yang
dihadapi tiada di dalam ruang lingkup pengetahuan dan pakarnya ia akan
tinggalkan dan serahkan pada ahli yang dalam bidangnya. Sebagai contoh
semasa operasi pembedahan dijalankan. Beberapa orang pakar akan terlibat di
dalam memastikan operasi itu berjalan dengan lancar. Pakar bius akan
memastikan pesakit dibius dengan sempurna agar pesakit tidak akan rasa sakit
sehingga proses pembedahan itu selesai. Kemudian pakar bedah akan
menjalankan perananya dan begitulah seterusnya.
3.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung pasukan.
3.1 Ganjaran – diberi pada individu.
Terengganu Timbang Wujud Skim Ganjaran Kepada Pemain Setia
KUALA TERENGGANU, 6 Jan (Bernama) -- Kerajaan Negeri Terengganu akan
menimbang untuk memperkenalkan satu skim ganjaran atau kenaikan gaji pemainpemain bola sepak yang setia kepada pasukan Terengganu pada masa akan datang...
Bernama, 06 Januari, 2010 15:58 PM
Daripada petikan berita di atas menunjukkan bahawa walaupun pasukan bola
sepak ini bertindak dan berkelakuan seperti sebuah pasukan namun ganjaran
masih diberikan kepada individu. Kemenangan sesebuah pasukan bukan
hanya bergantung kepada individu tertentu sahaja tetapi ia bergantung
9
|Muka surat
PGD090024
kepada kerja berpasukan. Kejayaan ditentukan oleh setiap ahli di dalam
pasukan bermula daripada penjaga gol, pemain pertahanan, pemain tengah,
penyerang, jurulatih dan juga pengurus, tetapi ganjaran masih ditumpukan
kepada individu tertentu sahaja bukan kepada pasukan tersebut seperti yang
dinyatak pada artikel di atas pada perkatan pemain-pemain. Ini merujuk
kepada ganjaran imbuhan pada sesorang individu bukan kepada pasukan.
3.2 Perlu modal insan yang terkini.
Hasil daripada Pembentangan Rancangan Malaysia ke Sembilan (2006 –
2010) oleh mantan Perdana Menteri Malaysia Datuk Seri Abdullah Ahmad
Badawi, di bawah teras kedua iaitu meningkatkan keupayaan pengetahuan
dan inovasi negara serta memupuk ‘Minda Kelas Pertama’: Bab 11 –
Memperkukuh Modal Insan memperkatakan “Dalam tempoh Rancangan,
usaha akan dipergiat untuk membangunkan modal insan demi memacu
transformasi negara ke arah ekonomi berasaskan pengetahuan. Program dan
projek akan dilaksana bagi mencapai keutamaan Misi Nasional, iaitu
menambah baik sistem pendidikan, meningkatkan inovasi, dan memastikan
pembangunan modal insan yang menyeluruh”. Bagi memenuhi hasrat tersebut
latihan
insaniah
harus
diberikan
kepada
kakitangan
dengan
secara
menyeluruh. Latihan di dalam menyelesaikan masalah adalah salah satu
daripadanya. Dalam penyelesaian sesuatu masalah latihan di dalam
pemikiran kreatif juga perlu terlibat sama. Masalah tidak dapat diselesaikan
dengan cara bersendirian ia memerlukan sesorang untuk berkomunikasi. Dari
itu kemahiran berkomunikasi secara interpersonal amatlah penting untuk
dikuasai agar perkara yang ingin diselesaikan dapat disampaikan dan
dipahami dengan jelas. Jika perkara-perkara asas ini tidak diutamakan maka
ia akan memberikan kesan dan impak yang amat besar kepada sesorang
individu. Individu terpaksa bergantung kepada pengalaman yang diperolehi
10 | M u k a s u r a t
PGD090024
daripada kesalahan yang dibuat. Beliau terpaksa melaksanakan langkahlangkah penyelesaian yang sama berulang-ulang kali. Ini mengambil masa
yang lama untuk mendapatkan satu penyelesaian dan pengalaman. Bagi
sesebuah pasukan, mereka tidak mempunyai masa yang banyak bagi
melaksanakan sesuatu tugasan. Ini akan mengakibatkan pasukan tersebut
menjadi pasukan yang tidak cekap dan proses untuk sesuatu tugas terpaksa
dipanjangkan lagi. Dari itu tenaga kerja/ modal insan perlu dahulu mengikuti
asas-asas latihan tersebut.
3.3 Keberkesanan Pasukan
Bagi membolehkan sesebuah pasukan berfungsi dengan baik, segala
maklumat haruslah diberitahu kepada ahli agar keputusan yang akan dibuat
oleh semua ahli adalah tepat dan dipersetujui secara bersama. Tetapi terdapat
sesetengah pasukan masih lagi merahsiakan maklumat yang diperolehi. Ini
mungkin
disebabkan
oleh
kepentingan
peribadi
atau
sesorang.
Ini
menyebabkan keputusan yang dibuat tidak dapat dilaksanakan sepenuh hati
oleh ahli pasukan.
3.4 Had kuasa
Setiap individu di dalam pasukan memerlukan tahap pemahaman yang baik
dari segi pengaggihan kuasa. Tanpa pemahaman yang baik, ini akan wujud
situasi dimana ahli dalam pasukan tersebut melangkau sempadan atau had
kuasa yang telah diberikan atau diperolehi. Sebagai contoh di dalam sebuah
organisasi yang menjalankan aktiviti pengurusan acara. Kita ambil contoh satu
bahagian sahaja iaitu di bahagian kewangan. Bahagian kewangan ini
mempunyai kuasa untuk membayar apa jua bentuk kewangan yang di
arahkan. Tanpa kuasa untuk membayar bahagian kewangan akan menjadi
11 | M u k a s u r a t
PGD090024
seperti gajah putih dimana jika dipandang ianya indah tetapi tiada manfaat
untuk ahli di sekitarnya.
Jika ahli-ahli di dalam kumpulan ini diberikan kuasa yang besar maka
perselisihan faham akan berlaku dimana tidak tahu siapa yang perlu
meluluskan bayaran ini kerana bahagian kewangan beranggapan mereka
lebih berkuasa menentukan sama ada bayaran itu lulus atau tidak. Ini akan
mengakibatkan perkara yang telah dilulusksn tertangguh walaupun ia telah
diluluskan untuk pembayaran oleh ketua unit yang lain. Jika had kuasa ini
diberi (secara berlebihan) ini mengakibatkan pengurusan sesebuah organisasi
sukar untuk membuat keputusan.
Salah satu perkara pokok apabila seseorang atau sesuatu badan atau agensi
melakukan atau akan melakukan sesuatu, ialah mengenai persoalan: Adakah
ia mempunyai kuasa? Bagaimana mereka melaksanakan kuasa itu?
Persoalan-persoalan yang berbangkit adalah, adakah ia telah melaksanakan
kuasa itu dengan betul, dan tidak melampaui kuasanya? Adakah sesuatu
badan, orang atau agensi itu telah mengambil langkah menurunkan
kuasanya? Jika ia telah menurunkan kuasanya, adakah penurunan kuasa itu
sah? Dan keempat, apakah tindakan-tindakan yang boleh diambil terhadap
agensi yang melampaui kuasanya?
12 | M u k a s u r a t
PGD090024
4.0 Apa itu Kumpulan?
Kumpulan merupakan individu yang melakukan kerja-kerja tertentu di dalam satu
kumpulan tetapi tidak mempunyai yang sama, malah masing-masing berusaha untuk
menyiapkan kerja masing-masing dengan mendapat ganjaran yang ditentukan. Matlamat
utama kumpulan adalah ganjaran.
Berbeza dengan pasukan, kumpulan akan didominasi oleh seorang ketua. Ketua
adalah segalanya. Ketua akan menerajui sesebuah perbincangan atau mesyuarat yang
mana ianya telah ditetapkan lebih awal lagi. Setiap ahli harus mematuhinya. Mesyuarat
biasanya akan menjadi medan menyampaikan apa dia visi, misi, objektif dan matlamat
sesebuah kumpulan atau organisasi itu. Ini dikatakan sebagai komunikasi dari atas ke
bawah. Segala apa yang dihasratkan dan di cita-citakan oleh pemimpin atasan akan
disampaikan kepada ahli. Ahli akan menerima arahan dan melaksanakan tugasan yang telah
ditetapkan berdasarkan cara kerja yang telah ditentukan. Ahli tidak perlu menanyakan
maklumat tambah kerana maklumat tersebut akan dilindungi. Setiap ahli akan memastikan
prestasinya sentiasa berada pada tahap maksima. Jika prestasinya tidak berada pada tahap
yang dikehendaki, ahli tersebut akan ditegur. Ini akan menjejaskan pemarkahan prestasi ahli
tersebut. Dari itu setiap ahli di dalam kumpulan akan bersaing diantara satu sama lain untuk
menjayakan tugasan yang diberikan.
5.0 Jenis Kumpulan dalam organisasi
5.1 Kumpulan Kerja (formal)
Gerak Khas (Task forces)
Kumpulan gerak khas merupakan kumpulan yang ditubuhkan bagi
menyelesaikan satu tugasan atau aktiviti tertentu di dalam organisasi.
Organisasi yang sering kali dikaitkan dengan gerak khas ini adalah Polis,
Tentera dan badan-badan beruniform. Organisasi bukan tentera juga
13 | M u k a s u r a t
PGD090024
boleh membentuk Kumpulan gerak khas ini. Kebiasaanya kumpulan ini
hanya diwujudkan secara sementara bagi menyelesaikan/ melaksanakan
sesuatu tugasan atau aktiviti.
Krew
Merupakan kumpulan yang terbentuk daripada pengabungan individu
yang mempunyai minat yang sama seperti perfileman (krew filem),
perkapalan (anak-anak kapal) mahupun di dalam jenayah itu sendiri
seperti kumpulan Mafia dan lain-lain.
Pasukan
Pasukan juga terbentuk dari hasil pengabungan kumpulan-kumpulan.
Kumpulan yang mempunyai kepakaran yang berbeza dapat digabungkan
bagi membentuk satu pasukan dan akan berperanan kepada pelengkap
kepada kumpulan yang lain bagi menyelesaikan sesuatu tugasan atau
aktiviti yang lebih besar lagi.
5.2 Kelab (tidak formal) - minat
Kelab Kebajikan kebiasaanya kelab ini wujud disebabkan oleh perkara
atau minat yang sama dan ianya berfungsi sebagai medan perjumpaan
untuk aktiviti tertentu. Sebagai contoh:
o Kelab Musik
o Kelab Seni
o Kelab Kereta
o Kelab keusahawanan dan lain-lain lagi.
6.0 Peringkat Pembangunan/pembentukan kumpulan
Peringkat pembentukan kumpulan dalam organisasi (Bruce Tuckman (1965).
Peringkat pertama adalah pembentukan, diikuti dengan bantahan apabila wujudnya konflik,
seterusnya norma kumpulan yang lengkap apabila struktur terbentuk dan mempunyai satu
14 | M u k a s u r a t
PGD090024
jangkaan yang sama. Peringkat seterusnya adalah pelaksanaan , di mana struktur kumpulan
berfungsi dan diterima sepenuhnya. Ahli kumpulan akan bergerak dan mengenali antara satu
sama lain bagi melaksanakan tugasan untuk mencapai matlamat. Peringkat akhir apabila
sesuatu tugasan dilaksanakan sepenuhnya. Ahli-ahli akan mengemukakan maklum balas
yang akan memberikan pelbagai reaksi baik dan buruk. Peringkat ini dinamakan
penangguhan terutamanya bagi komuniti sementara (adhoc).
6.1 Fasa Pembentukan
Pada peringkat ini pasukan tersebut tidak pasti akan tujuan kumpulan ini ditubuhkan
atau diwujudkan. Struktur pengorganisasian masih belum di buat bagi melambangkan
identiti kumpulan tersebut.
Ahlinya lebih berorientasikan :
•
tugas,
•
menguji kelakuan interpersonal,
•
bergantung kepada orang berkuasa,
•
mencari peraturan untuk berinteraksi dan menjalankan tugas
6.2 Fasa Bantahan (STORMING)
Pada peringkat ini ahli pasukan mengalami konflik dan konfrontasi dalam mencari
persetujuan tentang beberapa isu pokok kumpulan mereka. Mereka juga agak
resistan kepada tugas dan mungkin berebut kepimpinan kumpulan.
6.3 Fasa Norming (pembentukan norma)
Pada peringkat ini ahli pasukan
15 | M u k a s u r a t
mula membina perpaduan melalui kerjasama,
PGD090024
Boleh menerima norma @ peraturan untuk berinteraksi dan menjalankan
tugas,
Menjelaskan peranan masing-masing ,dan
mula mencari penyelesaian kepada masalah tugas.
Kadang kala seorang pemimpin informal muncul di kalangan mereka
6.4 Fasa Pelaksanaan
Pada peringkat ini ahli kumpulan akan:•
Mula menyalurkan tenaga terhadap tugas ,dan
•
semakin jelas dengan peranan masing-masing menuju ke arah
matlamat
pasukan
6.5 Fasa Pembubaran
Apabila matlamat
hampir dicapai, ahli menyediakan diri untuk membubarkan
pasukan dan mungkin merasa dukacita tentangnya. Pembubaran selalunya berlaku
bagi pasukan tugas sementara, seperti jawatankuasa dan pasukan petugas
8.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung Kumpulan
Kurang masa di luar waktu sekolah (sleeping partner)
Dari sesi persekolahan bermula guru-guru telah dipertanggung jawabkan
untuk memenuhi keperluan pembelajaran di sekolah. Selain dari itu guru juga
diberi tugas lain mengendalikan beberapa persatuan, pertubuhan dan banyak
lagi. Masa yang perlu diluangkan terlalu banyak dihabiskan untuk tujuan
persekolahan tetapi masa untuk keluarga dan diri sendiri amatlah kurang. Dari
16 | M u k a s u r a t
PGD090024
itu ada guru-guru yang hanya mendaftar nama selaku ahli sahaja tetapi tugas
yang diberikan untuk menjalankan/ mengendalikan perkara-perkara yang lain
terpaksa ditangguh. Mereka memberi alasan tidak mempunyai masa yang
cukup untuk mengendalikan tugas di atas.
Pemarkahan/ gred – tidak mengambil kira usahan setiap ahli
Apabila tugasan atau aktiviti yang dilakukan telah selesai dan memenuhi
maksud dan matlamat yang ditentukan maka prestasi setiap ahli dalam
kumpulan akan di nilai. Kebiasaanya ketidak adilan akan wujud di mana
ganjaran / penilaian yang diberikan adalah sama untuk semua ahli. Ia tidak
mengambil kira usaha setiap ahli yang terlibat. Ini akan menimbulkan ketidak
adilan di kalangan kakitangan
Imbuhan/ ganjaran yang tidak sekata
Hasil daripada penilaian yang tidak sekata maka ini mengakibatkan
pengagihan imbuhan/ ganjaran juga tidak sekata. Nilai imbuhan/ ganjaran
yang diberikan adalah tidak setimpal dengan usaha yang diberikan dan
dengan kerja yang dilaksanakan. Ini akan sekali lagi menimbulkan konflik di
kalangan ahli di dalam kumpulan tersebut.
Tidak dapat dinafikan bahawa imbuhan/ ganjaran merupakan daya penarik
sama ada bagi mereka yang inginkan sesuatu pekerjaan atau bagi
memotivasikan para pekerja dalam sesebuah organisasi. Diantara kebaikan
memberi imbuhan / ganjaran termasuklah membantu mengekalkan pekerja
sedia ada dalam organsiasi dan meningkatkan semangat para pekerja yang
dapat menyumbang kepada produktiviti yang lebih tinggi.
17 | M u k a s u r a t
PGD090024
8.0 Perbezaan Pasukan dan Kumpulan.
KUMPULAN
PASUKAN
Ketua mendominasi dan mengawal
Ketua adalah fasilitator dan pembimbing
kumpulan
pasukan
Ketua memastikan pencapaian objektif yang
Ketua akan berkongsi misi dan visi
telah ditetapkan
organisasi
Ketua akan bertindak secara reaktif terhadap
Ketua akan bertindak secara proaktif
pengurusan, rakan sejawat dan ahli
terhadap pihak pengurusan
Ketua memberi galakan kepada semua ahli
Ketua sentiasa memberi galakan kepada
tetapi mempunyai batasan-batasan tertentu
semua ahli
Ketua mengenalpasti mereka yang
Ketua menentukan tahap pencapai prestasi
berprestasi tinggi dan menyusunya agar
ahli
dapat menolong ahli yang lain
Konflik akan ditangani secara bersama
Konflik harus diselesaikan oleh ahli
sebelum ianya menjadi kronik
Memberi penghargaan kepada mereka yang
Mempertahankan komitmen setiap ahli
berjaya sahaja
Matlamat ditentukan oleh pihak pengurusan
Matlamat ditentukan oleh anggota pasukan
(organisasi)
Mesyuarat melibatkan semua dan lebih
Ketua menerajui mesyuarat yang telah
kepada perbincangan dan persetujuan
ditetapkan lebih awal
bersama
KUMPULAN
PASUKAN
Ketua mengarahkan dan menentukan cara
Pasukan merancang penugasan kerja
kerja
18 | M u k a s u r a t
PGD090024
Penekanan diberikan kepada prestasi
Penekanan diberikan kepada prestasi
individu
pasukan
Merujuk kepada matlamat individu
Merujuk kepada matlamat pasukan
Anggota bersaing antara satu sama lain
Anggota bekerja sebagai salah satu unit
untuk menjalankan tugasan
kerjasama (pelengkap)
Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dua hala
Maklumat dilindungi daripada ahli
Setiap maklumat dikongsi secara bersama
Setiap keputusan ditentukan oleh seluruh
Setiap keputusan ditentukan oleh ketua
anggota pasukan
19 | M u k a s u r a t
PGD090024
Bibliography
F. P. Morgeson, D. S. DeRue, and E. P. Karam: Leadership in Teams: A Functional Approach
to Understanding Leadership Structures and Processes, Journal of Management,
January 1, 2010; 36(1): 5 - 39.
M. M. Stewart and O. E. Johnson: Leader--Member Exchange as a Moderator of the
Relationship Between Work Group Diversity and Team Performance, Group
Organization Management, October 1, 2009; 34(5): 507 - 535.
Dean Tjosvold and Ziyou Yu: Group Risk Taking: The Constructive Role of Controversy in
China, Group & Organization Management, Dec 2007; vol. 32: pp. 653 - 674
http://www.zainbooks.com/books/management/leadership-and-teammanagement_25_group-and-team-concept.html
http://www.1000ventures.com/business_guide/crosscuttings/team_vs_group.html
http://1000advices.com/guru/teamwork_17laws_jm.html
http://www.wisegeek.com/what-is-the-difference-between-a-team-and-a-group.htm
www.bernama.com.my
20 | M u k a s u r a t
PGD090024
KUMPULAN DI DALAM
ORGANISASI
KURSUS :
PXGM 6102
EDUCATIONAL ADMINISTRATION AND ORGANIZATION
PENSYARAH :
ENCIK MEGAT AHMAD KAMALUDDIN BIN MEGAT DAUD
OLEH :
MOHD ZAKI B MOHD YAACOB
PGD 090024
Isi Kandungan
1.0 Apa itu Pasukan?
1.1 Peranan dan tugas-tugas pasukan.
1.1.1
Penggerak-penyumbang
1.1.2
Pencari maklumat
1.1.3
Pencari pendapat
1.1.4
Penerang
1.1.5
Penyelaras
1.1.6
Penunjuk
1.1.7
Penilai
1.1.8
Pengkritik
1.1.9
Juruteknik
1.1.10 Setiausaha pasukan
2.0 Jenis-jenis pasukan.
2.1 Independent and Interdependent team
2.2 Self-Manage Team
2.3 Project Team / Pasukan Kerja
2.4 Sport Team / pasukan sukan
2.5 Virtual Team / pasukan maya
2.6 Interdisciplinary dan multidisciplinary team
3.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung pasukan.
3.1 Ganjaran – diberi pada individu.
3.2 Perlu modal insan yang terkini.
3.3 Keberkesanan Pasukan
3.4 Had kuasa
4.0 Apa itu Kumpulan?
2
|Muka surat
PGD090024
5.0 Jenis Kumpulan dalam organisasi
5.1 Kumpulan Kerja (formal)
5.2 Kelab (tidak formal) - minat
6.0 Peringkat Pembangunan/pembentukan kumpulan
6.1 Fasa Pembentukan
6.2 Fasa Bantahan (STORMING)
6.3 Fasa Norming (pembentukan norma)
6.4 Fasa Pelaksanaan
6.5 Fasa Pembubaran
7.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung Kumpulan
8.0 Perbezaan Pasukan dan Kumpulan.
Bibliography
3
|Muka surat
PGD090024
1.0 Apa itu Pasukan?
Pasukan terdiri daripada individu yang bekerja di dalam satu kumpulan dan mereka
mempunyai matlamat yang sama untuk menyiapkan sesuatu tugasan atau kerja. Ciri penting
di dalam sesebuah pasukan adalah mereka mempunyai panduan dan atur cara kerja
(Standard Operating procedure (SOP)). SOP adalah set arahan kerja yang merangkumi
segala bentuk operasi yang membawa kepada perstandardan atur cara kerja tanpa
mengabaikan tahap kecekapan sesuatu operasi. Arahan kerja ini harus dipatuhi dan hanya
boleh diabaikan jika di arahkan. SOP ini harus dipatuhi dari semasa ke semasa secara
bersama bagi memastikan visi, misi dan kualiti sesebuah organisasi yang telah ditetapkan
tercapai.
Setiap ahli di dalam pasukan perlu bertanggungjawab bagi memastikan setiap
objektif organisasi dapat dicapai dengan cemerlang. Setiap kegiatan akan dipikul secara
bersama bukan hanya kepada individu tertentu sahaja di dalam pasukan. Segala
permasalahan yang timbul harus diselesaikan bersama.
Satu lagi ciri penting di dalam pasukan adalah mereka mempunyai ciri-ciri tersendiri/
keunikan tersendiri sama ada dalam melaksanakan tugasan atau menyelesaikan masalah.
Setiap ahli merupakan pelengkap kepada ahli yang lain. Dari itu ciri-ciri istimewa atau
keunikan yang ada akan digunakan sebaik mungkin bagi memaksimumkan hasil yang akan
diperolehi kelak.
Pasukan bukan hanya menjalankan tugas tetapi mereka juga menerima arahan.
Arahan akan diberikan oleh ketua dan ketua akan bertindak selaku fasilitator/ pembimbing
pasukan. Ketua tidak akan mendominasi pasukan seperti di dalam kumpulan. Ketua akan
berbincang dengan pasukan bagi menentukan matlamat yang ingin dicapai. Perbincangan
ini merupakan sebuah mesyuarat yang akan melibatkan semua ahli dan persetujuan
4
|Muka surat
PGD090024
bersama harus diperolehi bagi menentukan matlamat pasukan. Apabila arahan telah diterima
setiap seorang ahli di dalam pasukan tersebut termasuk ketua tadi harus memberikan
komitmen yang padu bagi memastikan matlamat yang telah dipersetujui tercapai.
Pasukan tidak akan sepi dari permasalahan. Jika sesuatu permasalahan atau konflik
berlaku setiap ahli akan duduk bersama membincangkan perkara tersebut. Ini yang
dikatakan komunikasi dua hala. Segala permasalahan atau kekaburan atau maklumat akan
dikongsi bersama agar keputusan dapat dibuat secara bersama. Keputusan tidak akan
didominasi oleh sesetengah individu, tetapi seluruh ahli pasukan harus terlibat di dalam
menentukan keputusan
1.2 Peranan dan tugas-tugas pasukan.
Pasukan akan terbentuk apabila terdapat permasalahan atau peranan baru yang
akan dilaksanakan oleh organisasi. Dari itu beberapa orang individu akan digabungkan bagi
menangani isu dan tanggungjawab ini. Peranan dan tanggungjawab bagi setiap ahli perlu
diterjemahkan dan di fahami agar peranan yang lebih berkesan dapat dilaksanakan. Berikut
adalah peranan dan tanggungjawab yang mungkin terlibat:
1.2.1
Penggerak-penyumbang
Pasukan ini akan mencadangkan idea-idea atau pendekatan baru
terhadap penyelesaian masalah. Mereka ini akan memainkan peranan
mencadangkan
pendekatan
atau
kaedah
yang
berbeza
terhadap
penyelesaian sesuatu masalah. Mereka juga seorang yang kreatif dan
inovatif serta banyak melakukan pemerhatian dan penerokaan
1.2.2
Pencari maklumat
Berperanan meminta penjelasan tentang cadangan yang diberikan.
Mereka akan meminta segala fakta yang berkaitan agar dapat membantu
pasukan
menangani
permasalahan
yang
dihadapi.
Beliau
akan
berkerjasama rapat dengan pemberi maklumat dimana pemberi maklumat
5
|Muka surat
PGD090024
akan memberikan fakta, contoh-contoh, perangkaan dan bukti-bukti yang
mempunyai kaitan dengan masalah yang dihadapi oleh pasukan.
1.2.3
Pencari pendapat
Meminta penjelasan tentang nilai-nilai dan pendapat yang diperolehi.
Beliau akan berkerjasama rapat dengan pemberi pendapat dimana
pemberi pendapat ini akan menawarkan pendapat atau pandangan
berhubung idea yang sedang dibincangkan
1.2.4
Penerang
Kebiasaanya individu ini berumur orangnya. Beliau akan mampu memberi
contoh berasaskan pengalaman peribadi atau orang lain yang dapat
membantu menerangkan bagaimana sesuatu idea dapat dilaksanakan
sekiranya pasukan telah memperolehi sesuatu jalan penyelesaian.
1.2.5
Penyelaras
Peranan penyelaras juga penting dimana beliau akan cuba mencari
perkaitan diantara idea-idea yang telah dicadangkan oleh ahli
1.2.6
Penunjuk
Berperanan merumuskan apa yang telah dicapai dan menumpukan
pasukan kepada tugas dan matlamat yang telah dipersetujui bersama.
1.2.7
Penilai
Berperanan untuk menilai bukti-bukti dan rumusan yang dicadangkan oleh
ahli kumpulan.
1.2.8
Pengkritik
Penggerak pasukan dengan mendorong serta merangsang (memberi
rangsangan atau maklumbalas yang membina) pasukan ke arah
produktiviti yang lebih tinggi.
6
|Muka surat
PGD090024
1.2.9
Juruteknik
Berperanan menyediakan segala kemudahan peralatan seperti komputer
riba, projektor, kertas, pensil dan selaku “runner” kepada pasukan.
1.2.10 Setiausaha pasukan
Peranan dan tugas beliau adalah mencatat cadangan-cadangan dan
pendapat orang lain. Merekodkan segala surat keluar masuk dan
menyediakan laporan kemajuan pasukan
3.0 Jenis-jenis pasukan.
3.1 Independent and Interdependent team
Pasukan yang berdikari (Independent) merupakan pasukan yang mampu
membuat keputusan sendiri. Mereka tidak bergantung pada individu lain untuk
menyelesaikan tanggungjawab atau membuat keputusan. Dari itu segala
keputusan yang dibuat tidak akan memberi kesan kepada orang lain. Mari kita
lihat kepada pasukan catur sebagai contoh. Sewaktu di dalam permainan ahlinya
tidak memerlukan pendapat ahli lain di dalam melaksanakan tugasnya dan
membuat keputusan. Beliau bebas menentukan arah tuju dan strategi yang beliau
sendiri tentukan. Keputusan yang dibuat tidak akan mempengaruhi ahli lain di
dalam pasukannya untuk membuat keputusan. Berbeza dengan pasukan
interdependent. Setiap tugas dan tanggungjawab akan dipikul secara bersama.
Segala keputusan harus dibincangkan dan diputuskan secara bersama. Dari itu
kejayaan yang mereka perolehi juga adalah secara bersama atau milik bersama.
3.2 Self-Manage Team
Pasukan ini merupakan pasukan yang boleh bergerak secara sendiri. Setiap
ahlinya telah mempunyai cara kerja tersendiri yang telah ditetapkan oleh
7
|Muka surat
PGD090024
pasukan. Ahli-ahli yang lain akan berperanan sebagai pelengkap kepada tugas
atau kerja yang dijalankan.
3.3 Project Team / Pasukan Kerja
Pasukan kerja merupakan pasukan yang ditubuhkan bagi melaksanakan sesuatu
tugasan. Pasukan ini merupakan barisan hadapan sesebuah organisasi dan
kebiasaanya mempunyai seorang ketua yang akan menentukan perkara-perkara
perlu dilakukan atau diarahkan. Mereka akan mengendalikan kerja-kerja asas
dalam melancarkan peranan dan fungsi organisasi tersebut. Ahli-ahli pasukan
akan diberikan tugas yang tetap, sejajar dengan kemahiran dan kepakaran
mereka secara berterusan. Sesetengah organisasi menamakan pasukan ini
sebagai jawatan kuasa tetap.
3.4 Sport Team / pasukan sukan
Pasukan sukan merupakan perkumpulan individu yang bermain sukan secara
bersama. Ahli-ahli di dalam pasukan ini terdiri daripada semua pemain, pemain
simpanan, juru latih (coach) dan juga pengurus pasukan.
3.5 Virtual Team / pasukan maya
Pasukan ini adalah unik sekali. Setiap ahlinya tidak pernah berjumpa secara
fizikal diantara satu dengan yang lain. Ahli-ahli pasukan ini dipisahkan oleh
kedudukan geografi yang berbeza. Contohnya seorang di Perlis, Kuala Lumpur,
Terengganu, Sarawak dan Sabah. Setiap ahli akan berjumpa dengan dibantu oleh
pelbagai teknologi yang membolehkanya berhubung. Sebagai contoh aplikasi
melalui kamera sesawang (web cam), telekomunikasi, ruang berborak (seperti
yahoo massager, my space dan lain-lain) dan bermacam-macam lagi teknologi.
3.6 Interdisciplinary dan multidisciplinary team
8
|Muka surat
PGD090024
Pasukan yang mempunyai disiplin yang sama (interdisciplinary) merupakan
pasukan yang mempunyai kepakaran atau bidang yang sama. Setiap ahli
merupakan pelengkap kepada ahli yang lain.
Manakala bagi pasukan yang mempunyai pelbagai disiplin, pasukan ini akan
melibatkan lebih dari satu pakar/ bidang yang terlibat. Setiap pakar hanya akan
menumpukan kepada kepakaran masing-masing sahaja. Sekiranya masalah yang
dihadapi tiada di dalam ruang lingkup pengetahuan dan pakarnya ia akan
tinggalkan dan serahkan pada ahli yang dalam bidangnya. Sebagai contoh
semasa operasi pembedahan dijalankan. Beberapa orang pakar akan terlibat di
dalam memastikan operasi itu berjalan dengan lancar. Pakar bius akan
memastikan pesakit dibius dengan sempurna agar pesakit tidak akan rasa sakit
sehingga proses pembedahan itu selesai. Kemudian pakar bedah akan
menjalankan perananya dan begitulah seterusnya.
3.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung pasukan.
3.1 Ganjaran – diberi pada individu.
Terengganu Timbang Wujud Skim Ganjaran Kepada Pemain Setia
KUALA TERENGGANU, 6 Jan (Bernama) -- Kerajaan Negeri Terengganu akan
menimbang untuk memperkenalkan satu skim ganjaran atau kenaikan gaji pemainpemain bola sepak yang setia kepada pasukan Terengganu pada masa akan datang...
Bernama, 06 Januari, 2010 15:58 PM
Daripada petikan berita di atas menunjukkan bahawa walaupun pasukan bola
sepak ini bertindak dan berkelakuan seperti sebuah pasukan namun ganjaran
masih diberikan kepada individu. Kemenangan sesebuah pasukan bukan
hanya bergantung kepada individu tertentu sahaja tetapi ia bergantung
9
|Muka surat
PGD090024
kepada kerja berpasukan. Kejayaan ditentukan oleh setiap ahli di dalam
pasukan bermula daripada penjaga gol, pemain pertahanan, pemain tengah,
penyerang, jurulatih dan juga pengurus, tetapi ganjaran masih ditumpukan
kepada individu tertentu sahaja bukan kepada pasukan tersebut seperti yang
dinyatak pada artikel di atas pada perkatan pemain-pemain. Ini merujuk
kepada ganjaran imbuhan pada sesorang individu bukan kepada pasukan.
3.2 Perlu modal insan yang terkini.
Hasil daripada Pembentangan Rancangan Malaysia ke Sembilan (2006 –
2010) oleh mantan Perdana Menteri Malaysia Datuk Seri Abdullah Ahmad
Badawi, di bawah teras kedua iaitu meningkatkan keupayaan pengetahuan
dan inovasi negara serta memupuk ‘Minda Kelas Pertama’: Bab 11 –
Memperkukuh Modal Insan memperkatakan “Dalam tempoh Rancangan,
usaha akan dipergiat untuk membangunkan modal insan demi memacu
transformasi negara ke arah ekonomi berasaskan pengetahuan. Program dan
projek akan dilaksana bagi mencapai keutamaan Misi Nasional, iaitu
menambah baik sistem pendidikan, meningkatkan inovasi, dan memastikan
pembangunan modal insan yang menyeluruh”. Bagi memenuhi hasrat tersebut
latihan
insaniah
harus
diberikan
kepada
kakitangan
dengan
secara
menyeluruh. Latihan di dalam menyelesaikan masalah adalah salah satu
daripadanya. Dalam penyelesaian sesuatu masalah latihan di dalam
pemikiran kreatif juga perlu terlibat sama. Masalah tidak dapat diselesaikan
dengan cara bersendirian ia memerlukan sesorang untuk berkomunikasi. Dari
itu kemahiran berkomunikasi secara interpersonal amatlah penting untuk
dikuasai agar perkara yang ingin diselesaikan dapat disampaikan dan
dipahami dengan jelas. Jika perkara-perkara asas ini tidak diutamakan maka
ia akan memberikan kesan dan impak yang amat besar kepada sesorang
individu. Individu terpaksa bergantung kepada pengalaman yang diperolehi
10 | M u k a s u r a t
PGD090024
daripada kesalahan yang dibuat. Beliau terpaksa melaksanakan langkahlangkah penyelesaian yang sama berulang-ulang kali. Ini mengambil masa
yang lama untuk mendapatkan satu penyelesaian dan pengalaman. Bagi
sesebuah pasukan, mereka tidak mempunyai masa yang banyak bagi
melaksanakan sesuatu tugasan. Ini akan mengakibatkan pasukan tersebut
menjadi pasukan yang tidak cekap dan proses untuk sesuatu tugas terpaksa
dipanjangkan lagi. Dari itu tenaga kerja/ modal insan perlu dahulu mengikuti
asas-asas latihan tersebut.
3.3 Keberkesanan Pasukan
Bagi membolehkan sesebuah pasukan berfungsi dengan baik, segala
maklumat haruslah diberitahu kepada ahli agar keputusan yang akan dibuat
oleh semua ahli adalah tepat dan dipersetujui secara bersama. Tetapi terdapat
sesetengah pasukan masih lagi merahsiakan maklumat yang diperolehi. Ini
mungkin
disebabkan
oleh
kepentingan
peribadi
atau
sesorang.
Ini
menyebabkan keputusan yang dibuat tidak dapat dilaksanakan sepenuh hati
oleh ahli pasukan.
3.4 Had kuasa
Setiap individu di dalam pasukan memerlukan tahap pemahaman yang baik
dari segi pengaggihan kuasa. Tanpa pemahaman yang baik, ini akan wujud
situasi dimana ahli dalam pasukan tersebut melangkau sempadan atau had
kuasa yang telah diberikan atau diperolehi. Sebagai contoh di dalam sebuah
organisasi yang menjalankan aktiviti pengurusan acara. Kita ambil contoh satu
bahagian sahaja iaitu di bahagian kewangan. Bahagian kewangan ini
mempunyai kuasa untuk membayar apa jua bentuk kewangan yang di
arahkan. Tanpa kuasa untuk membayar bahagian kewangan akan menjadi
11 | M u k a s u r a t
PGD090024
seperti gajah putih dimana jika dipandang ianya indah tetapi tiada manfaat
untuk ahli di sekitarnya.
Jika ahli-ahli di dalam kumpulan ini diberikan kuasa yang besar maka
perselisihan faham akan berlaku dimana tidak tahu siapa yang perlu
meluluskan bayaran ini kerana bahagian kewangan beranggapan mereka
lebih berkuasa menentukan sama ada bayaran itu lulus atau tidak. Ini akan
mengakibatkan perkara yang telah dilulusksn tertangguh walaupun ia telah
diluluskan untuk pembayaran oleh ketua unit yang lain. Jika had kuasa ini
diberi (secara berlebihan) ini mengakibatkan pengurusan sesebuah organisasi
sukar untuk membuat keputusan.
Salah satu perkara pokok apabila seseorang atau sesuatu badan atau agensi
melakukan atau akan melakukan sesuatu, ialah mengenai persoalan: Adakah
ia mempunyai kuasa? Bagaimana mereka melaksanakan kuasa itu?
Persoalan-persoalan yang berbangkit adalah, adakah ia telah melaksanakan
kuasa itu dengan betul, dan tidak melampaui kuasanya? Adakah sesuatu
badan, orang atau agensi itu telah mengambil langkah menurunkan
kuasanya? Jika ia telah menurunkan kuasanya, adakah penurunan kuasa itu
sah? Dan keempat, apakah tindakan-tindakan yang boleh diambil terhadap
agensi yang melampaui kuasanya?
12 | M u k a s u r a t
PGD090024
4.0 Apa itu Kumpulan?
Kumpulan merupakan individu yang melakukan kerja-kerja tertentu di dalam satu
kumpulan tetapi tidak mempunyai yang sama, malah masing-masing berusaha untuk
menyiapkan kerja masing-masing dengan mendapat ganjaran yang ditentukan. Matlamat
utama kumpulan adalah ganjaran.
Berbeza dengan pasukan, kumpulan akan didominasi oleh seorang ketua. Ketua
adalah segalanya. Ketua akan menerajui sesebuah perbincangan atau mesyuarat yang
mana ianya telah ditetapkan lebih awal lagi. Setiap ahli harus mematuhinya. Mesyuarat
biasanya akan menjadi medan menyampaikan apa dia visi, misi, objektif dan matlamat
sesebuah kumpulan atau organisasi itu. Ini dikatakan sebagai komunikasi dari atas ke
bawah. Segala apa yang dihasratkan dan di cita-citakan oleh pemimpin atasan akan
disampaikan kepada ahli. Ahli akan menerima arahan dan melaksanakan tugasan yang telah
ditetapkan berdasarkan cara kerja yang telah ditentukan. Ahli tidak perlu menanyakan
maklumat tambah kerana maklumat tersebut akan dilindungi. Setiap ahli akan memastikan
prestasinya sentiasa berada pada tahap maksima. Jika prestasinya tidak berada pada tahap
yang dikehendaki, ahli tersebut akan ditegur. Ini akan menjejaskan pemarkahan prestasi ahli
tersebut. Dari itu setiap ahli di dalam kumpulan akan bersaing diantara satu sama lain untuk
menjayakan tugasan yang diberikan.
5.0 Jenis Kumpulan dalam organisasi
5.1 Kumpulan Kerja (formal)
Gerak Khas (Task forces)
Kumpulan gerak khas merupakan kumpulan yang ditubuhkan bagi
menyelesaikan satu tugasan atau aktiviti tertentu di dalam organisasi.
Organisasi yang sering kali dikaitkan dengan gerak khas ini adalah Polis,
Tentera dan badan-badan beruniform. Organisasi bukan tentera juga
13 | M u k a s u r a t
PGD090024
boleh membentuk Kumpulan gerak khas ini. Kebiasaanya kumpulan ini
hanya diwujudkan secara sementara bagi menyelesaikan/ melaksanakan
sesuatu tugasan atau aktiviti.
Krew
Merupakan kumpulan yang terbentuk daripada pengabungan individu
yang mempunyai minat yang sama seperti perfileman (krew filem),
perkapalan (anak-anak kapal) mahupun di dalam jenayah itu sendiri
seperti kumpulan Mafia dan lain-lain.
Pasukan
Pasukan juga terbentuk dari hasil pengabungan kumpulan-kumpulan.
Kumpulan yang mempunyai kepakaran yang berbeza dapat digabungkan
bagi membentuk satu pasukan dan akan berperanan kepada pelengkap
kepada kumpulan yang lain bagi menyelesaikan sesuatu tugasan atau
aktiviti yang lebih besar lagi.
5.2 Kelab (tidak formal) - minat
Kelab Kebajikan kebiasaanya kelab ini wujud disebabkan oleh perkara
atau minat yang sama dan ianya berfungsi sebagai medan perjumpaan
untuk aktiviti tertentu. Sebagai contoh:
o Kelab Musik
o Kelab Seni
o Kelab Kereta
o Kelab keusahawanan dan lain-lain lagi.
6.0 Peringkat Pembangunan/pembentukan kumpulan
Peringkat pembentukan kumpulan dalam organisasi (Bruce Tuckman (1965).
Peringkat pertama adalah pembentukan, diikuti dengan bantahan apabila wujudnya konflik,
seterusnya norma kumpulan yang lengkap apabila struktur terbentuk dan mempunyai satu
14 | M u k a s u r a t
PGD090024
jangkaan yang sama. Peringkat seterusnya adalah pelaksanaan , di mana struktur kumpulan
berfungsi dan diterima sepenuhnya. Ahli kumpulan akan bergerak dan mengenali antara satu
sama lain bagi melaksanakan tugasan untuk mencapai matlamat. Peringkat akhir apabila
sesuatu tugasan dilaksanakan sepenuhnya. Ahli-ahli akan mengemukakan maklum balas
yang akan memberikan pelbagai reaksi baik dan buruk. Peringkat ini dinamakan
penangguhan terutamanya bagi komuniti sementara (adhoc).
6.1 Fasa Pembentukan
Pada peringkat ini pasukan tersebut tidak pasti akan tujuan kumpulan ini ditubuhkan
atau diwujudkan. Struktur pengorganisasian masih belum di buat bagi melambangkan
identiti kumpulan tersebut.
Ahlinya lebih berorientasikan :
•
tugas,
•
menguji kelakuan interpersonal,
•
bergantung kepada orang berkuasa,
•
mencari peraturan untuk berinteraksi dan menjalankan tugas
6.2 Fasa Bantahan (STORMING)
Pada peringkat ini ahli pasukan mengalami konflik dan konfrontasi dalam mencari
persetujuan tentang beberapa isu pokok kumpulan mereka. Mereka juga agak
resistan kepada tugas dan mungkin berebut kepimpinan kumpulan.
6.3 Fasa Norming (pembentukan norma)
Pada peringkat ini ahli pasukan
15 | M u k a s u r a t
mula membina perpaduan melalui kerjasama,
PGD090024
Boleh menerima norma @ peraturan untuk berinteraksi dan menjalankan
tugas,
Menjelaskan peranan masing-masing ,dan
mula mencari penyelesaian kepada masalah tugas.
Kadang kala seorang pemimpin informal muncul di kalangan mereka
6.4 Fasa Pelaksanaan
Pada peringkat ini ahli kumpulan akan:•
Mula menyalurkan tenaga terhadap tugas ,dan
•
semakin jelas dengan peranan masing-masing menuju ke arah
matlamat
pasukan
6.5 Fasa Pembubaran
Apabila matlamat
hampir dicapai, ahli menyediakan diri untuk membubarkan
pasukan dan mungkin merasa dukacita tentangnya. Pembubaran selalunya berlaku
bagi pasukan tugas sementara, seperti jawatankuasa dan pasukan petugas
8.0 Kritik-kritik/ isu-isu berhubung Kumpulan
Kurang masa di luar waktu sekolah (sleeping partner)
Dari sesi persekolahan bermula guru-guru telah dipertanggung jawabkan
untuk memenuhi keperluan pembelajaran di sekolah. Selain dari itu guru juga
diberi tugas lain mengendalikan beberapa persatuan, pertubuhan dan banyak
lagi. Masa yang perlu diluangkan terlalu banyak dihabiskan untuk tujuan
persekolahan tetapi masa untuk keluarga dan diri sendiri amatlah kurang. Dari
16 | M u k a s u r a t
PGD090024
itu ada guru-guru yang hanya mendaftar nama selaku ahli sahaja tetapi tugas
yang diberikan untuk menjalankan/ mengendalikan perkara-perkara yang lain
terpaksa ditangguh. Mereka memberi alasan tidak mempunyai masa yang
cukup untuk mengendalikan tugas di atas.
Pemarkahan/ gred – tidak mengambil kira usahan setiap ahli
Apabila tugasan atau aktiviti yang dilakukan telah selesai dan memenuhi
maksud dan matlamat yang ditentukan maka prestasi setiap ahli dalam
kumpulan akan di nilai. Kebiasaanya ketidak adilan akan wujud di mana
ganjaran / penilaian yang diberikan adalah sama untuk semua ahli. Ia tidak
mengambil kira usaha setiap ahli yang terlibat. Ini akan menimbulkan ketidak
adilan di kalangan kakitangan
Imbuhan/ ganjaran yang tidak sekata
Hasil daripada penilaian yang tidak sekata maka ini mengakibatkan
pengagihan imbuhan/ ganjaran juga tidak sekata. Nilai imbuhan/ ganjaran
yang diberikan adalah tidak setimpal dengan usaha yang diberikan dan
dengan kerja yang dilaksanakan. Ini akan sekali lagi menimbulkan konflik di
kalangan ahli di dalam kumpulan tersebut.
Tidak dapat dinafikan bahawa imbuhan/ ganjaran merupakan daya penarik
sama ada bagi mereka yang inginkan sesuatu pekerjaan atau bagi
memotivasikan para pekerja dalam sesebuah organisasi. Diantara kebaikan
memberi imbuhan / ganjaran termasuklah membantu mengekalkan pekerja
sedia ada dalam organsiasi dan meningkatkan semangat para pekerja yang
dapat menyumbang kepada produktiviti yang lebih tinggi.
17 | M u k a s u r a t
PGD090024
8.0 Perbezaan Pasukan dan Kumpulan.
KUMPULAN
PASUKAN
Ketua mendominasi dan mengawal
Ketua adalah fasilitator dan pembimbing
kumpulan
pasukan
Ketua memastikan pencapaian objektif yang
Ketua akan berkongsi misi dan visi
telah ditetapkan
organisasi
Ketua akan bertindak secara reaktif terhadap
Ketua akan bertindak secara proaktif
pengurusan, rakan sejawat dan ahli
terhadap pihak pengurusan
Ketua memberi galakan kepada semua ahli
Ketua sentiasa memberi galakan kepada
tetapi mempunyai batasan-batasan tertentu
semua ahli
Ketua mengenalpasti mereka yang
Ketua menentukan tahap pencapai prestasi
berprestasi tinggi dan menyusunya agar
ahli
dapat menolong ahli yang lain
Konflik akan ditangani secara bersama
Konflik harus diselesaikan oleh ahli
sebelum ianya menjadi kronik
Memberi penghargaan kepada mereka yang
Mempertahankan komitmen setiap ahli
berjaya sahaja
Matlamat ditentukan oleh pihak pengurusan
Matlamat ditentukan oleh anggota pasukan
(organisasi)
Mesyuarat melibatkan semua dan lebih
Ketua menerajui mesyuarat yang telah
kepada perbincangan dan persetujuan
ditetapkan lebih awal
bersama
KUMPULAN
PASUKAN
Ketua mengarahkan dan menentukan cara
Pasukan merancang penugasan kerja
kerja
18 | M u k a s u r a t
PGD090024
Penekanan diberikan kepada prestasi
Penekanan diberikan kepada prestasi
individu
pasukan
Merujuk kepada matlamat individu
Merujuk kepada matlamat pasukan
Anggota bersaing antara satu sama lain
Anggota bekerja sebagai salah satu unit
untuk menjalankan tugasan
kerjasama (pelengkap)
Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dua hala
Maklumat dilindungi daripada ahli
Setiap maklumat dikongsi secara bersama
Setiap keputusan ditentukan oleh seluruh
Setiap keputusan ditentukan oleh ketua
anggota pasukan
19 | M u k a s u r a t
PGD090024
Bibliography
F. P. Morgeson, D. S. DeRue, and E. P. Karam: Leadership in Teams: A Functional Approach
to Understanding Leadership Structures and Processes, Journal of Management,
January 1, 2010; 36(1): 5 - 39.
M. M. Stewart and O. E. Johnson: Leader--Member Exchange as a Moderator of the
Relationship Between Work Group Diversity and Team Performance, Group
Organization Management, October 1, 2009; 34(5): 507 - 535.
Dean Tjosvold and Ziyou Yu: Group Risk Taking: The Constructive Role of Controversy in
China, Group & Organization Management, Dec 2007; vol. 32: pp. 653 - 674
http://www.zainbooks.com/books/management/leadership-and-teammanagement_25_group-and-team-concept.html
http://www.1000ventures.com/business_guide/crosscuttings/team_vs_group.html
http://1000advices.com/guru/teamwork_17laws_jm.html
http://www.wisegeek.com/what-is-the-difference-between-a-team-and-a-group.htm
www.bernama.com.my
20 | M u k a s u r a t
PGD090024