Sistem Akuntansi Sistem Pengendalian Intern

PERTEMUAN KE 5
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

1

SISTEM PENGENDALIAN
Definisi SistemINTERN
Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern
 struktur organisasi, metode & ukuran-ukuran yg dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen
Tujuan sistem pengendalian intern
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi 2 macam:
a. pengendalian intern akuntansi

b. pengendalian intern administratif

2

Menjaga kekayaan organisasi
Tujuan pokok
sistem
pengendalian
intern

Mengecek ketelitian &
keandalan data akuntansi
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen

Tujuan
pengendalian
intern akuntansi

Tujuan
pengendalian
intern administratif

Unsur Sistem Pengendalian Intern
Struktur organisasi yg memisahkan
tanggung jawab & wewenang secara tegas
Unsur pokok
sistem
pengendalian
intern

Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
Praktik yg sehat
Karyawan yg mutunya sesuai dgn
tanggung jawabnya
3

Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian

 mencerminkan sikap & tindakan para pemilik & manajer perusahaan
mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan
Unsur lingkungan pengendalian
1. Filosofi & gaya operasi
2. Berfungsinya dewan komisaris & komite pemeriksaan
3. Metode pengendalian manajemen
4. Kesadaran pengendalian

Penanggungjawab Pengendalian Intern Akuntansi
Siapakah yg bertanggung jawab atas pengembangan & pengoperasian
pengendalian intern akuntansi suatu perusahaan ?
 manajemen puncak
4

Konsep yg Salah Mengenai Sistem Pengendalian Intern
Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak:
a. sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur
keuangan saja
b. adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat
menggantikan kekurang-ahliannya dalam mengelola perusahaan

c. sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg
disebut dgn satuan pengawas intern dalam perusahaan
d. adanya pendapat bahwa perancangan & penerapan sistem
pengendalian intern merupakan tanggung jawab satuan pengawas
intern
Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern
akuntansi adalah bertitik tolak dari 2 tujuan sistem:
1. menjaga kekayaan perusahaan
2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
5

Langkah Penyusunan Pengendalian Intern Akuntansi
Sistem
Pengendalian
Akuntansi

Tujuan
Pokok

Tujuan
Umum





Tujuan
Khusus



Unsur
SPI

Unsur
Pokok
SPI





Sistem
Pengendalian
Intern
( SPI )

Penjelasan & Rincian
Sistem Pengendalian Akuntansi


1.

menjaga kekayaan perusahaan


a.
penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui
sistem otorisasi yg telah ditetapkan

 (1) pembatasan akses langsung thd kekayaan
 (2) pembatasan akses tidak langsung thd kekayaan

b.
pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yg
dicatat dibandingkan dgn kekayaan yg sesungguhnya ada
 (1)
pembandingan secara periodik antara catatan
akuntansi dgn kekayaan
yg sesungguhnya ada
 (2)
rekonsiliasi antara catatan akuntansi yg
diselenggarakan

6
5



2.

mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi


a.
telah ditetapkan
 (1)
 (2)
diberikan oleh pejabat yg

akuntansi

b.





pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg
pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang

pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg
berwenang
pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan

(1)
(2)
(3)
(4)

pencatatan semua transaksi yg terjadi
transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi
transaksi dicatat dalam jumlah yg benar
transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg

seharusnya
 (5)
(6) )
Sistem Pengendalian Intern ( SPI






1.
tegas
2.
3.
4.

transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya
transaksi dicatat & diringkas dgn teliti

struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara
sistem otorisasi & prosedur pencatatan
praktik yg sehat
karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya
7

Unsur SPI


( contoh pada Sistem Pembelian )
1.
tegas

struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara



a.
dibentuk unit organisasi Bagian Gudang, Bagian
Pembelian, Bagian Penerimaan, Bagian Utang, dan Bagian Kartu Persediaan

b.
Bagian Pembelian terpisah dari Bagian
Penerimaan

c.
Bagian Pembelian & Bagian Penerimaan terpisah
dari Bagian Utang & Bagian Kartu Persediaan


2.

sistem otorisasi & prosedur pencatatan



a.

otorisasi surat permintaan pembelian oleh Kepala

b.

otorisasi surat order pembelian oleh Kepala Bagian

c.

otorisasi laporan penerimaan barang oleh Kepala

Bagian Gudang


Pembelian



Bagian Penerimaan




d.

otorisasi bukti kas keluar oleh Kepala Bagian Utang

3.

praktik yg sehat

a.
surat permintaan pembelian, surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, & bukti kas keluar bernomor urut
tercetak, dan pemakaiannya dipertanggung-jawabkan



b.

rekonsiliasi periodik antara catatan persediaan dgn
8
fisik persediaan yg ada di gudang

Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan
Data Elektronik
Perbedaan karakteristik Sistem Manual vs Sistem Komputer
Pengendalian Intern Akuntansi
dalam Sistem Manual

Pengendalian Intern Akuntansi
dalam Sistem Komputer

1. Pembagian tanggung jawab
pelaksanaan suatu transaksi ke tangan
beberapa orang atau departemen agar
tercipta adanya cek silang (cross-check)
dan spesialisasi pekerjaan klerikal

Karena ketelitian & kecepatan pengolahan
data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan
cek silang dalam pengolahan data,
terutama yg menyangkut perhitungan
dalam pengolahan data akuntansi

2. Dilakukan pemeriksaan secara visual
terhadap transaksi penting & dokumen
yg diproses melalui sistem

Komputer dapat melakukan berbagai
pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan
oleh manusia melalui program komputer,
sehingga mengurangi pekerjaan editing
dokumen secara visual

3. Manual system menitikberatkan
pengendalian di tangan manusia, yg
dicapai dgn pembagian tanggung jawab
pelaksanaan transaksi ke beberapa
orang atau bagian

Sistem komputer menitikberatkan
pengendalian melalui program komputer,
sehingga pembagian tanggung jawab
fungsional dalam pelaksanaan transaksi
dapat dikurangi
9

Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Lingkungan Pengolahan
Data Elektronik

Sistem
Pengendalian
Intern
Pengendalian
Intern
Akuntansi

Pengendalian
Aplikasi

Ketelitian
Kelengkapan

Pengendalian
Intern
Administratif

Pengendalian
Umum

Organisasi
Prosedur pengubahan program
Prosedur pengembangan sistem
Pengawasan thd fasilitas pengolahan
data

10

Pengendalian Umum
a. Organisasi
Struktur organisasi departemen pengolahan data elektronik
Manajer
Pengolahan Data
Manajer Sistem &
Program

Manajer Fasilitas
Pengolahan Data
Analisis Sistem

Perpustakaan

Pemrogram

Konversi Data

Operator Komputer

Grup Pengawas

Jasa Teknik
11

b. Pengendalian terhadap Sistem & Program
1. Prosedur penelaahan & pengesahan sistem baru
2. Prosedur pengujian program
3. Prosedur pengubahan program
4. Dokumentasi

c. Pengendalian terhadap Fasilitas Pengolahan Data
1. Operasi konversi data
2. Operasi komputer
3. Perpustakaan
4. Fungsi pengendalian

12

Pengendalian Aplikasi
Tujuan :
1.
2.
3.
4.
5.

menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah
diproses sekali saja secara lengkap
menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn
keadaan
menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk
tujuan yg telah ditetapkan
menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi

Pengendalian Preventif
Pengendalian
Aplikasi
Pengendalian Detektif / Korektif

13

a.

Pengendalian Preventif


bertindak sbg petunjuk untuk membantu sesuatu terjadi seperti yg seharusnya
terjadi
1. Otorisasi data sumber
2. Konversi data
3. Penyiapan data sumber
Unsur-unsur
pengendalian
preventif

4. Turnaround documents
5. Formulir bernomor urut tercetak
6. Validasi masukan
7. Pemutakhiran arsip dgn komputer
8. Pengendalian thd pengolahan data

b.

Pengendalian Detektif


pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan
memberi petunjuk dimana letak terjadinya masalah
Contoh:
data transmission, control register, control totals, dokumentasi, dan testing
14