11 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
1
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Sistem Pengendalian Intern
Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat
yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang
telah ditetapkan.
Pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris,
manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat
keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: keandalan
pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang, dan peraturan yang berlaku,
efektifitas dan efisiensi operasi. Sedangkan Mulyadi menyebutkan bahwa sistem
pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan
manajemen. Pengertian sistem pengendalian intern menurut AICPA ( American Institute
of Certified Public Accountants ) yang dikutip oleh Bambang Hartadi menyebutkan,
sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuanketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta
kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya
meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah
diterapkan. Berdasarkan definisi yang telah dikemukakan di atas, dapat dipahami bahwa
pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur dan tidak
terbatas pada metode pengendalian yang dianut oleh bagian akuntansi dan keuangan,
tetapi meliputi pengendalian anggaran, biaya standar, program pelatihan pegawai dan staf
pemeriksa intern.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1.
Menjaga kekayaan organisasi.
2.
Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3.
Mendorong efisiensi.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
2
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi
dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian
Intern Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang
tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data
akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian
akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk
kemudian diambil tindakan.
Elemen Pengendalian Internal
1.Lingkungan Pengendalian
2.Sistem Akuntansi
3.Prosedur Pengendalian
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk
membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan efisien. Tujuan
pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian
tiga golongan tujuan: keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi. Menurut Mulyadi tujuan
pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Menjaga kekayaan perusahaan:
1) Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
diterapkan
2) Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
3
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi:
1) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan
2)
Pencatatan
transaksi
yang
telah
terjadi
dalam
catatan
akuntansi
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan:
1) Pembatasan akses langsung terhadap karyawan
2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada:
1) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang
sesungguhnya ada
2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:
1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang
2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat
yang berwenang
d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:
1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi
2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi
3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar
4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya
5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya
6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam
perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
4
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Sistem pengendalian
intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbedabeda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-masing perusahaan. Dalam artian
tidak ada sistem pengendalian intern yang bersifat universal yang dapat dipakai
oleh seluruh perusahaan.
Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus
memenuhi
enam
prinsip
dasar
pengendalian
intern
yang
meliputi:
a. Pemisahan fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas
kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai
suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
b. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh
orang yang berwenang.
c. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian
akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab
untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
d. Prosedur dan catatan akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan – catatan
akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan
kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e. Pengawasan fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
5
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
f. Pemeriksaan intern secara bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul
ada, menyelenggarakan rekening-rekening
kontrol dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk
mengadakan pengawasan kebenaran data.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai
macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur
pengendalian.
a. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan
dan karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak
dikerjakan) Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana
kegiatan
operasi
suatu
perusahaan
harus
dikerjakan
(Filosofi
perusahaan
dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
b. Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi.
Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada
dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)
c. Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak
manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas
manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan
komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan
terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
d. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang
penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu
bagan organisasi.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
6
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
e. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan
pertanggung jawaban dan audit internal.
f. Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam
mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan
resiko.
g. Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun
pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh
pada pengendalian intern perusahaan.
Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja,
tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan
karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat
tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1.
Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2.
Pembagian tugas.
3.
Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4.
Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5.
Pengecekan independen terhadap kinerja.
a.d.1 Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
7
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini
akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas
transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya
penyelewengan transaksi kepada orang lain.
a.d.2 Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
(pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan
akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada
fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka
kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga
informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai
akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
a.d.3 Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara
memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi
yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu
organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara
tepat)
a.d.4 Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan
catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi
perusahaan.
a.d.5 Pengecekan independen terhadap kinerja
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
8
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik
dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit
organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit
fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
9
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system
dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut
(People Oriented).
Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi
pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada
komputer (Computer Oriented).
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan
untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi,
prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian
fasilitas pengolahan data.
Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi
fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan
oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan
oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud
program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode
pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam
fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi
(pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang
antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program
komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan
sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima,
maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat
dokumen laporan penerimaan barang.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
10
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka
perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a.
Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b.
Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c.
Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a.
Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran
terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b.
Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c.
Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a.
Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b.
Prosedur pengujian program.
c.
Prosedur pengubahan program.
d.
Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a.
Operasi konversi data.
b.
Operasi Komputer.
c.
Perpustakaan.
d.
Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai
perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan
untuk mengatur penggunaan komputer.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
11
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur
dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur
pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam
perpustakaan.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Sistem Pengendalian Intern
Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat
yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang
telah ditetapkan.
Pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris,
manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat
keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: keandalan
pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang, dan peraturan yang berlaku,
efektifitas dan efisiensi operasi. Sedangkan Mulyadi menyebutkan bahwa sistem
pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan
manajemen. Pengertian sistem pengendalian intern menurut AICPA ( American Institute
of Certified Public Accountants ) yang dikutip oleh Bambang Hartadi menyebutkan,
sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuanketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta
kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya
meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah
diterapkan. Berdasarkan definisi yang telah dikemukakan di atas, dapat dipahami bahwa
pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur dan tidak
terbatas pada metode pengendalian yang dianut oleh bagian akuntansi dan keuangan,
tetapi meliputi pengendalian anggaran, biaya standar, program pelatihan pegawai dan staf
pemeriksa intern.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1.
Menjaga kekayaan organisasi.
2.
Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3.
Mendorong efisiensi.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
2
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi
dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian
Intern Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang
tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data
akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian
akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk
kemudian diambil tindakan.
Elemen Pengendalian Internal
1.Lingkungan Pengendalian
2.Sistem Akuntansi
3.Prosedur Pengendalian
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk
membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan efisien. Tujuan
pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian
tiga golongan tujuan: keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi. Menurut Mulyadi tujuan
pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Menjaga kekayaan perusahaan:
1) Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
diterapkan
2) Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
3
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi:
1) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan
2)
Pencatatan
transaksi
yang
telah
terjadi
dalam
catatan
akuntansi
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan:
1) Pembatasan akses langsung terhadap karyawan
2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada:
1) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang
sesungguhnya ada
2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:
1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang
2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat
yang berwenang
d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:
1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi
2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi
3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar
4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya
5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya
6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam
perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
4
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Sistem pengendalian
intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbedabeda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-masing perusahaan. Dalam artian
tidak ada sistem pengendalian intern yang bersifat universal yang dapat dipakai
oleh seluruh perusahaan.
Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus
memenuhi
enam
prinsip
dasar
pengendalian
intern
yang
meliputi:
a. Pemisahan fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas
kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai
suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
b. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh
orang yang berwenang.
c. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian
akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab
untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
d. Prosedur dan catatan akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan – catatan
akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan
kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e. Pengawasan fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
5
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
f. Pemeriksaan intern secara bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul
ada, menyelenggarakan rekening-rekening
kontrol dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk
mengadakan pengawasan kebenaran data.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai
macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur
pengendalian.
a. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan
dan karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak
dikerjakan) Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana
kegiatan
operasi
suatu
perusahaan
harus
dikerjakan
(Filosofi
perusahaan
dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
b. Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi.
Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada
dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)
c. Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak
manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas
manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan
komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan
terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
d. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang
penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu
bagan organisasi.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
6
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
e. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan
pertanggung jawaban dan audit internal.
f. Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam
mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan
resiko.
g. Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun
pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh
pada pengendalian intern perusahaan.
Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja,
tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan
karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat
tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1.
Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2.
Pembagian tugas.
3.
Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4.
Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5.
Pengecekan independen terhadap kinerja.
a.d.1 Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
7
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini
akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas
transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya
penyelewengan transaksi kepada orang lain.
a.d.2 Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
(pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan
akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada
fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka
kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga
informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai
akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
a.d.3 Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara
memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi
yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu
organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara
tepat)
a.d.4 Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan
catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi
perusahaan.
a.d.5 Pengecekan independen terhadap kinerja
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
8
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik
dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit
organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit
fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
9
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system
dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut
(People Oriented).
Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi
pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada
komputer (Computer Oriented).
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan
untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi,
prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian
fasilitas pengolahan data.
Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi
fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan
oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan
oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud
program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode
pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam
fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi
(pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang
antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program
komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan
sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima,
maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat
dokumen laporan penerimaan barang.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
10
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka
perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a.
Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b.
Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c.
Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a.
Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran
terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b.
Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c.
Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a.
Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b.
Prosedur pengujian program.
c.
Prosedur pengubahan program.
d.
Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a.
Operasi konversi data.
b.
Operasi Komputer.
c.
Perpustakaan.
d.
Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai
perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan
untuk mengatur penggunaan komputer.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
11
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert.6)
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur
dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur
pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam
perpustakaan.
Kamis / 27 oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si