Robby Cokro Buwono Sistem Informasi, STMIK Akakom Yogyakarta e-mail: robbycokroakakom.ac.id Abstraksi
ANALISIS DAN PERANCANGAN E-GOVERNMENT
(STUDI KASUS SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENELITIAN
DAN KKN BAPPEDA BANTUL)
Robby Cokro Buwono
Sistem Informasi, STMIK Akakom Yogyakarta
e-mail: robbycokro@akakom.ac.id
Abstraksi
E-Government adalah salah satu bentuk pemanfaatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) oleh institusi pemerintahan. Wujud dari E-Government adalah aplikasi
pelayanan publik yang membantu kegiatan aparat pemerintahan dalam tugasnya memberikan
pelayanan publik kepada masyarakat. Aplikasi pelayanan publik dibuat tentunya harus sesuai
dengan kebutuhan dan sasaran manfaat yang ingin dicapai oleh institusi pemerintah tersebut.
Aplikasi pelayanan publik dapat dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan
pengembangan Sistem Informasi. Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle)
Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan.
Tahapan analisis dan perancangan adalah aktifitas pengembangan sistem yang paling
penting dalam pengembangan sebuah sistem informasi sebelum tahapan selanjunya. Tahapan
perancangan ini menghasilkan dokumen model sistem informasi yang dikembangkan.
Keberhasilan pengembangan sistem diawali dengan baiknya hasil tahapan anlisis dan
perancangan yang berupa model sistem yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan bagi
pengguna sistem.
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul adalah
sebuah instansi pemerintah yang berada di lingkungan daerah Kabupaten Bantul yang
memberikan pelayanan publik berupa penerbitan Surat Izin Pelaksanaan Kegiatan Penelitian
dan KKN di wilayah Kabupaten Bantul.
Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian
dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya dokumen anlisis dan perancangan
pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan permintaan
dan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul.
Kata kunci: e-government, analisis, perancangan
I. PENDAHULUAN
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sangat membantu dalam kegiatan
masyarakat. E-Government adalah salah satu bentuk pemanfaatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) oleh institusi pemerintahan. E-Government tentunya akan mempermudah
kegiatan pelayanan kepada masyarakat dan meningkatkan partisipasi masyarakat pada kegiatan
pemerintahan, masyarakat mendapatkan kemudahan dalam pelayanan publik yang dapat
diandalkan dan terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif tanpa batasan birokrasi,
waktu dan tempat dan bagi aparat pemerintahan tentunya akan tercipta tata kelola
pemerintahan yang baik, serta kemudahan dalam pengambilan kebijakan pemerintah.
Wujud dari E-Government adalah aplikasi pelayanan publik yang membantu kegiatan aparat
pemerintahan dalam tugasnya memberikan pelayanan publik kepada masyarakat. Keberadaan
aplikasi pelayanan publik ini akan membantu masyarakat dalam proses administrasi
pemerintahan agar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh perundangan yang berlaku,
membantu aparat dalam mengelola data tentang pelayanan publik, transparasi proses yang
terhindar dari kegiatan korupsi yang merugikan dan menghasilkan riwayat tentang aktifitas
pemerintahan dan masyarakat sehingga dapat digunakan dalam pengambilan kebijakan
pemerintah dalam rangka pelaksanaan pembangunan di wilayahnya.
Erick S. Holle, menuliskan bahwa kontak langsung dalam pemberian pelayanan memberi
peluang yang besar terjadinya praktek maladministrasi. Oleh karenanya, maka diperlukan
sebuah upaya untuk meminimalisir atau bahkan menghilangkan praktek maladministrasi
dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam bingkai electronic government
dalam pemberian pelayanan, sehingga kontak langsung antara penyedia layanan dan pengguna
layanan tidak lagi terjadi. Di Indonesia, peluang untuk itu sudah ada dengan dikeluarkannya
Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Gov
(electronic-Government framework), salah satu tujuannya adalah memberikan pelayanan publik yang
berkualitas yang memenuhi prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
Safitri Jaya menyimpulkan bahwa dilihat dari sisi aplikasi layanan baik itu G2C, G2B,
maupun G2G, indonesia saat ini masih tertinggal jauh. Layanan back office (G2B) masih belum
memberikan dukungan sepenuhnya terhadap layanan front office (G2C dan G2B), hal itu juga
disebabkan oleh kurangnya komitmen dari para stakeholder. Penerapan ICT yang belum
merata, tingkat kemampuan sumber daya manusia yang masih kurang handal juga tercermin
pada budaya kerja, budaya organisasi dan kepemimpinan. Kebijakan yang sudah dikeluarkan
oleh pemerintah baik itu tentang tujuan penerapan, manfaat bahkan strategi pengembangan
E-Government belum sepenuhnya dilaksanakan. Sampai saat ini layanan portal hampir dimiliki
oleh hampir semua lembaga pemerintah, lembaga pemerintah non departemen, dan
pemerintah daerah, tetapi pemanfaatan IT dalam hal ini masih sangat minim, administrator
web hanya melakukan update berdasarkan informasi sekunder seperti dari surat kabar, internet
dan hasil perbandingan opini publik.
Aplikasi pelayanan publik dibuat tentunya harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran
manfaat yang ingin dicapai oleh institusi pemerintah tersebut. Aplikasi pelayanan publik
dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan pengembangan Sistem Informasi.
Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri
dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan analisis rancangan
adalah aktifitas pengembangan sistem yang paling penting dalam pengembangan sebuah sistem
informasi. Pada tahapan analisis dilakukan beberapa kegiatan yaitu, pengumpulan data yang
berkaitan dengan kebutuhan sistem informasi, komunikasi antar pengembang dan pemilik
sistem informasi dalam rangka merumuskan rancangan sistem informasi. Pada tahapan
perancangan dilakukan pembuatan rancangan (Design) sebuah sistem informasi yang
berdasarkan hasil tahapan analisis sebelumnya. Tahapan perancangan ini menghasilkan
dokumen model sistem informasi yang dikembangkan. Keberhasilan pengembangan sistem
diawali dengan baiknya hasil tahapan anlisis dan perancangan yang berupa model sistem yang
sesuai dengan permintaan dan kebutuhan bagi pengguna sistem.
Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian
dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya aplikasi Sistem Informasi Administrasi
Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang
sesuai dengan kebutuhan dan sasaran manfaat yang ingin dicapai oleh Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul dengan dibuatnya dokumen Anlisis dan
Perancangan pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
Berdasarkan penjelasan di atas maka perumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana
melakukan anlisis dan perancangan pengembangan E-Government pada aplikasi Sistem
Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah
Kabupaten Bantul?
II. METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini peneliti melakukan penelitian pengembangan aplikasi pelayanan
publik pada E-Government dengan mengikuti daur hidup pengembangan (System Development Life
Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri dari tahapan analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan. Pada penelitian ini peneliti hanya melakukan kajian pada tahapan analisis dan
perancangan. Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi
Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)
Kabupaten Bantul. Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya dokumen anlisis dan
perancangan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di
Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan
kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul. Kerangka penelitian yang menjadi rujukan pada
penelitian ini adalah seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Kerangka Penelitian.
Perumusan Masalah
Pengumpulan Data
-
Data Primer
Data
Sekunder
-
Observasi
Wawancara
Studi Pustaka
Administrasi Pelayanan Izin
Analisis Sistem
PerancanganSistem
Simpulan dan Saran
Gambar 1. Kerangka Penelitian
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data
primer dalam penelitian ini adalah keterangan dan penyataan wawancara dari pengguna yang
terlibat langsung dengan aplikasi dan warga masyarakat yang mengajukan perizinan penelitian
dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini
adalah penelusuran dokumen peraturan, perundangan dan aktifitas yang berhubungan dengan
kegiatan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Proses
pengumpulan data dilakukan melalui cara sebagai berikut:
- Observasi
Melakukan pengamatan langsung dengan objek yang diteliti yaitu kegiatan perizinan
penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul.
- Wawancara
Melakukan wawancara dengan pengguna yang terlibat langsung dan warga masyarakat yang
mengajukan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul.
- Studi Pustaka
Melakukan penulusuran terhadap dokumen peraturan, perundangan dan aktifitas yang
berhubungan dengan kegiatan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten
Bantul.
Metode analisis data dilakukan melalui kajian konseptual mengenai aktifitas perizinan
penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Proses analisis data penelitian adalah
mengkaji tahapan pengembangan sistem informasi yaitu tahapan analisis dan perancangan
yang sesuai dengan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
III. HASIL dan PEMBAHASAN
A. Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan
Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul
Pada kegiatan pengumpulan data di BAPPEDA Kabupaten Bantul diperoleh Data
dan Informasi mengenai kegiatan Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan
dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul yaitu sebagai berikut
a. peraturan yang mengatur pelayanan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan adalah
- Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 18 Tahun 2009 tentang
Pedoman
Pelayanan
Perizinan,
Rekomendasi
Pelaksanaan
Survei,
Penelitian/Validitas, Pengembangan, Pengkajian, dan Studi Lapangan di Daerah
Istimewa Yogyakarta
- Peraturan Bupati Bantul Nomor 17 Tahun 2011 tentang Ijin Kuliah Kerja Nyata
(KKN) dan Praktek Lapangan (PL) Perguruan Tinggi di Kabupaten Bantul
b. Pelayanan Perizinan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat masih
menggunakan IT sederhana (mail marge – exel-ms), hanya menggunakan 1 unit
komputer dilaksanakan oleh seorang staf dan seorang pegawai tidak tetap yang masih
disampiri ketugasan rutin lain yaitu persuratan, kebersihan kantor dan IT Bappeda
c. Pelayanan ijin di BAPPEDA Kabupaten Bantul berupa : ijin Penelitian/Validitas, ijin
Survey/mencari data, ijin KKN/PKL, secara keseluruhan pada tahun 2013 terdapat
3.412 ijin yang dikeluarkan oleh Bappeda.
Tabel 1. Banyaknya Ijin yang dikeluarkan Bappeda BantulTahun 2013
No
1
2
Uraian
Penelitian/Validitas/Survey oleh :
- Perguruan Tinggi
- Lembaga Survey
Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat :
- Kuliah Kerja Nyata (KKN)
- Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Jumlah
3.159
58
38
157
Jumlah
3.412
d. Data utama yang digunakan dalam pelayanan Perizinan Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat antara lain
1) Data SKPD
2) Data Camat dan Lurah
3) Data UPT Pendidikan Kecamatan
4) Data SD, SMP, SMA/SMK
5) Data Perguruan Tinggi yang telah ber MoU
e. Hasil keluaran yang akan dikembangkan pada diantarannya
1) Surat Ijin : Penelitian/Validitas, KKN, PKL, Survey, Kunjungan
2) Tanda Terima menyerahkan hasil Penelitian, KKN, PKL, Survey, Kunjungan
(yang terkoneksi dengan data base),
3) Upload Dokumen Penelitian (Hasil)
4) Mapping : Penelitian/Validitas, KKN, PKL, Survey, Kunjungan
5) Survey IKM (Index Kepuasan Masyarakat)
B. Tahapan Analisis
Tahapan Analisis yang dilakukan adalah merumuskan kebutuhan pengembangan
sistem yang menjabarkan fungsionalitas dari sistem yang akan dikembangkan dan
dibutuhkan oleh pengguna sistem. Fungsionalitas sistem disini merupakan pernyataan
bahwa sistem memiliki kemampuan untuk melakukan aktifitas yang diminta oleh
pengguna. Hasil analisis kebutuhan sistem adalah mempertimbangkan batasan-batasan
dari aktifitas perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul yang terdiri
atas kegiatan
1. Pengajuan permohonan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
pada aktifitas ini sistem mencatat tentang
- Identitas pemohon serta personil yang terlibat dalam kegiatan Penelitian/Validitas,
KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
- Instansi asal pemohon serta personil yang terlibat dalam kegiatan
- Surat rekomendasi / pengatar Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan,
- Tema / judul kegiatan
- Waktu pelaksanaan kegiatan
- Lokasi tempat kegiatan
2. Pembuatan dan pengesahan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
pada aktifitas ini sistem membantu melakukan validasi dan melengkapi catatan
informasi pengajuan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan.
Kemudian sistem mencatat tentang
- Registrasi / nomor draft Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan,
- Pejabat yang mengesahkan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
- Waktu penetapan Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
- Pada penetapan Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan
membutuhkan data pokok yang meliputi:
a. Data SKPD
b. Data Camat dan Lurah
c. Data UPT Pendidikan Kecamatan
d. Data SD, SMP, SMA/SMK
e. Data Perguruan Tinggi yang telah ber MoU
3. Penyerahan laporan hasil kegiatan Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan, pada aktifitas ini sistem dapat menyimpan arsip berkas laporan hasil
kegiatan (karya tulis) dan membuat surat tanda penyerahan berkas hasil kegiatan serta
mencatat kegiatan penyerahan hasil meliputi pejabat yang menerima berkas penyarahan
hasil dan waktu penyerahan hasil
4. Pelaporan pelayanan ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, pada
aktifitas ini sistem dapat menyajikan informasi mengenai Penelitian/Validitas,
KKN/PKL, Survey, Kunjungan dan hasil karya tulis yang akan dilaporkan ke Bagian
Arsip dan Pepustakaan Daerah Kabupaten Bantul serta informasi
pemetaan/penyebaran kegiatan Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan
di Kabupaten Bantul.
5. Pencatatan survey Survey IKM (Index Kepuasan Masyarakat) pemohon atas pelayanan
Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan
C. Tahapan Perancangan
Perancangan sistem merupakan kegiatan menyusun rancangan sistem perizinan
penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul secara konseptual logikal dengan
menggunakan alat-alat dan bahasa grafis yang memodelkan sistem yang akan
dikembangkan. Rancangan sistem terdiri atas sebagai berikut
1. Rancangan proses adalah model proses aktifitas sistem perizinan penelitian dan KKN
di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di tunjukkan pada Gambar 2.
Gambar 2 Rancangan Use Case Sistem Perizinan Penelitian dan KKN di BAPPEDA
Kabupaten Bantul
2. Rancangan basisdata adalah model struktur dan hubungan entitas simpanan data pada
sistem perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di
tunjukkan pada Gambar 3.
Gambar 3 Rancangan Diagram Relasi Sistem Perizinan Penelitian dan KKN di
BAPPEDA Kabupaten Bantul.
3. Rancangan antarmuka adalah model dialog interaktif antara pengguna dan sistem
perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di tunjukkan
pada Gambar 4 sampai dengan Gambar 9.
Gambar 4 Rancangan Masukan Permohonan Ijin
Gambar 5 Rancangan Masukan
Penyerahan Hasil Kegiatan
Gambar 6 Rancangan Masukan Pengesahan Ijin
Gambar 7 Rancangan Masukan Identitas Permohonan Ijin
Gambar 8 Rancangan Keluaran Laporan Pengesah Ijin
Gambar 9 Rancangan / Desain Input Tanggapan IKP Pemohon Ijin
IV. SIMPULAN dan SARAN
Aplikasi pelayanan publik dapat dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan
pengembangan Sistem Informasi. Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle)
Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan. Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul adalah salah satu aplikasi publik yang
dikembangkan dengan mengikuti daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle)
Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan. Penelitian ini telah berhasil membentuk dokumen anlisis dan perancangan
pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan permintaan
dan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul.
Saran untuk penelitian berikutnya adalah perlu adanya kajian hasil analisis dan
perancangan sistem untuk tahap-tahap berikutnya pada daur hidup pengembangan (System
Development Life Cycle) dalam pengembangan sebuah sistem informasi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Aprilia Arisanti, 2012, Perancangan Sistem Informasi Pendataan Penduduk Berbasis Web
Menggunakan Metode Waterfall Pada Desa Bogorejo Kecamatan Gedongtataan,
http://jurnal.stmikpringsewu.ac.id/index.php/file1/article/
viewFile/10/7
[2] Erick S. Holle, 2011, Pelayanan Publik Melalui Electronic Government: Upaya Meminimalisir
Praktek
Maladministrasi
Dalam
Meningkatan
Public
Service,
http://ejournal.unpatti.ac.id/ppr_iteminfo_lnk.php?id=104
[3] Safitri Jaya, 2014, Implementasi Dan Perkembangan E-Government Di Indonesia,
http://jim.stimednp.ac.id/wp-content/uploads/2014/03/IMPLEMENTASI-DANPERKEMBANGAN-E-GOVERNMENT.pdf
[4] Roger S. Pressman, Software Engineering A Practitioner’s Approach Seventh Edition, McGrawHill, New York, 2010
(STUDI KASUS SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENELITIAN
DAN KKN BAPPEDA BANTUL)
Robby Cokro Buwono
Sistem Informasi, STMIK Akakom Yogyakarta
e-mail: robbycokro@akakom.ac.id
Abstraksi
E-Government adalah salah satu bentuk pemanfaatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) oleh institusi pemerintahan. Wujud dari E-Government adalah aplikasi
pelayanan publik yang membantu kegiatan aparat pemerintahan dalam tugasnya memberikan
pelayanan publik kepada masyarakat. Aplikasi pelayanan publik dibuat tentunya harus sesuai
dengan kebutuhan dan sasaran manfaat yang ingin dicapai oleh institusi pemerintah tersebut.
Aplikasi pelayanan publik dapat dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan
pengembangan Sistem Informasi. Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle)
Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan.
Tahapan analisis dan perancangan adalah aktifitas pengembangan sistem yang paling
penting dalam pengembangan sebuah sistem informasi sebelum tahapan selanjunya. Tahapan
perancangan ini menghasilkan dokumen model sistem informasi yang dikembangkan.
Keberhasilan pengembangan sistem diawali dengan baiknya hasil tahapan anlisis dan
perancangan yang berupa model sistem yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan bagi
pengguna sistem.
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul adalah
sebuah instansi pemerintah yang berada di lingkungan daerah Kabupaten Bantul yang
memberikan pelayanan publik berupa penerbitan Surat Izin Pelaksanaan Kegiatan Penelitian
dan KKN di wilayah Kabupaten Bantul.
Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian
dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya dokumen anlisis dan perancangan
pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan permintaan
dan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul.
Kata kunci: e-government, analisis, perancangan
I. PENDAHULUAN
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sangat membantu dalam kegiatan
masyarakat. E-Government adalah salah satu bentuk pemanfaatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) oleh institusi pemerintahan. E-Government tentunya akan mempermudah
kegiatan pelayanan kepada masyarakat dan meningkatkan partisipasi masyarakat pada kegiatan
pemerintahan, masyarakat mendapatkan kemudahan dalam pelayanan publik yang dapat
diandalkan dan terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif tanpa batasan birokrasi,
waktu dan tempat dan bagi aparat pemerintahan tentunya akan tercipta tata kelola
pemerintahan yang baik, serta kemudahan dalam pengambilan kebijakan pemerintah.
Wujud dari E-Government adalah aplikasi pelayanan publik yang membantu kegiatan aparat
pemerintahan dalam tugasnya memberikan pelayanan publik kepada masyarakat. Keberadaan
aplikasi pelayanan publik ini akan membantu masyarakat dalam proses administrasi
pemerintahan agar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh perundangan yang berlaku,
membantu aparat dalam mengelola data tentang pelayanan publik, transparasi proses yang
terhindar dari kegiatan korupsi yang merugikan dan menghasilkan riwayat tentang aktifitas
pemerintahan dan masyarakat sehingga dapat digunakan dalam pengambilan kebijakan
pemerintah dalam rangka pelaksanaan pembangunan di wilayahnya.
Erick S. Holle, menuliskan bahwa kontak langsung dalam pemberian pelayanan memberi
peluang yang besar terjadinya praktek maladministrasi. Oleh karenanya, maka diperlukan
sebuah upaya untuk meminimalisir atau bahkan menghilangkan praktek maladministrasi
dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam bingkai electronic government
dalam pemberian pelayanan, sehingga kontak langsung antara penyedia layanan dan pengguna
layanan tidak lagi terjadi. Di Indonesia, peluang untuk itu sudah ada dengan dikeluarkannya
Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Gov
(electronic-Government framework), salah satu tujuannya adalah memberikan pelayanan publik yang
berkualitas yang memenuhi prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
Safitri Jaya menyimpulkan bahwa dilihat dari sisi aplikasi layanan baik itu G2C, G2B,
maupun G2G, indonesia saat ini masih tertinggal jauh. Layanan back office (G2B) masih belum
memberikan dukungan sepenuhnya terhadap layanan front office (G2C dan G2B), hal itu juga
disebabkan oleh kurangnya komitmen dari para stakeholder. Penerapan ICT yang belum
merata, tingkat kemampuan sumber daya manusia yang masih kurang handal juga tercermin
pada budaya kerja, budaya organisasi dan kepemimpinan. Kebijakan yang sudah dikeluarkan
oleh pemerintah baik itu tentang tujuan penerapan, manfaat bahkan strategi pengembangan
E-Government belum sepenuhnya dilaksanakan. Sampai saat ini layanan portal hampir dimiliki
oleh hampir semua lembaga pemerintah, lembaga pemerintah non departemen, dan
pemerintah daerah, tetapi pemanfaatan IT dalam hal ini masih sangat minim, administrator
web hanya melakukan update berdasarkan informasi sekunder seperti dari surat kabar, internet
dan hasil perbandingan opini publik.
Aplikasi pelayanan publik dibuat tentunya harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran
manfaat yang ingin dicapai oleh institusi pemerintah tersebut. Aplikasi pelayanan publik
dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan pengembangan Sistem Informasi.
Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri
dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan analisis rancangan
adalah aktifitas pengembangan sistem yang paling penting dalam pengembangan sebuah sistem
informasi. Pada tahapan analisis dilakukan beberapa kegiatan yaitu, pengumpulan data yang
berkaitan dengan kebutuhan sistem informasi, komunikasi antar pengembang dan pemilik
sistem informasi dalam rangka merumuskan rancangan sistem informasi. Pada tahapan
perancangan dilakukan pembuatan rancangan (Design) sebuah sistem informasi yang
berdasarkan hasil tahapan analisis sebelumnya. Tahapan perancangan ini menghasilkan
dokumen model sistem informasi yang dikembangkan. Keberhasilan pengembangan sistem
diawali dengan baiknya hasil tahapan anlisis dan perancangan yang berupa model sistem yang
sesuai dengan permintaan dan kebutuhan bagi pengguna sistem.
Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian
dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya aplikasi Sistem Informasi Administrasi
Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang
sesuai dengan kebutuhan dan sasaran manfaat yang ingin dicapai oleh Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul dengan dibuatnya dokumen Anlisis dan
Perancangan pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
Berdasarkan penjelasan di atas maka perumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana
melakukan anlisis dan perancangan pengembangan E-Government pada aplikasi Sistem
Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah
Kabupaten Bantul?
II. METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini peneliti melakukan penelitian pengembangan aplikasi pelayanan
publik pada E-Government dengan mengikuti daur hidup pengembangan (System Development Life
Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri dari tahapan analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan. Pada penelitian ini peneliti hanya melakukan kajian pada tahapan analisis dan
perancangan. Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi
Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)
Kabupaten Bantul. Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya dokumen anlisis dan
perancangan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di
Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan
kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul. Kerangka penelitian yang menjadi rujukan pada
penelitian ini adalah seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Kerangka Penelitian.
Perumusan Masalah
Pengumpulan Data
-
Data Primer
Data
Sekunder
-
Observasi
Wawancara
Studi Pustaka
Administrasi Pelayanan Izin
Analisis Sistem
PerancanganSistem
Simpulan dan Saran
Gambar 1. Kerangka Penelitian
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data
primer dalam penelitian ini adalah keterangan dan penyataan wawancara dari pengguna yang
terlibat langsung dengan aplikasi dan warga masyarakat yang mengajukan perizinan penelitian
dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini
adalah penelusuran dokumen peraturan, perundangan dan aktifitas yang berhubungan dengan
kegiatan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Proses
pengumpulan data dilakukan melalui cara sebagai berikut:
- Observasi
Melakukan pengamatan langsung dengan objek yang diteliti yaitu kegiatan perizinan
penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul.
- Wawancara
Melakukan wawancara dengan pengguna yang terlibat langsung dan warga masyarakat yang
mengajukan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul.
- Studi Pustaka
Melakukan penulusuran terhadap dokumen peraturan, perundangan dan aktifitas yang
berhubungan dengan kegiatan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten
Bantul.
Metode analisis data dilakukan melalui kajian konseptual mengenai aktifitas perizinan
penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Proses analisis data penelitian adalah
mengkaji tahapan pengembangan sistem informasi yaitu tahapan analisis dan perancangan
yang sesuai dengan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul.
III. HASIL dan PEMBAHASAN
A. Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan
Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul
Pada kegiatan pengumpulan data di BAPPEDA Kabupaten Bantul diperoleh Data
dan Informasi mengenai kegiatan Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan
dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul yaitu sebagai berikut
a. peraturan yang mengatur pelayanan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan adalah
- Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 18 Tahun 2009 tentang
Pedoman
Pelayanan
Perizinan,
Rekomendasi
Pelaksanaan
Survei,
Penelitian/Validitas, Pengembangan, Pengkajian, dan Studi Lapangan di Daerah
Istimewa Yogyakarta
- Peraturan Bupati Bantul Nomor 17 Tahun 2011 tentang Ijin Kuliah Kerja Nyata
(KKN) dan Praktek Lapangan (PL) Perguruan Tinggi di Kabupaten Bantul
b. Pelayanan Perizinan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat masih
menggunakan IT sederhana (mail marge – exel-ms), hanya menggunakan 1 unit
komputer dilaksanakan oleh seorang staf dan seorang pegawai tidak tetap yang masih
disampiri ketugasan rutin lain yaitu persuratan, kebersihan kantor dan IT Bappeda
c. Pelayanan ijin di BAPPEDA Kabupaten Bantul berupa : ijin Penelitian/Validitas, ijin
Survey/mencari data, ijin KKN/PKL, secara keseluruhan pada tahun 2013 terdapat
3.412 ijin yang dikeluarkan oleh Bappeda.
Tabel 1. Banyaknya Ijin yang dikeluarkan Bappeda BantulTahun 2013
No
1
2
Uraian
Penelitian/Validitas/Survey oleh :
- Perguruan Tinggi
- Lembaga Survey
Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat :
- Kuliah Kerja Nyata (KKN)
- Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Jumlah
3.159
58
38
157
Jumlah
3.412
d. Data utama yang digunakan dalam pelayanan Perizinan Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat antara lain
1) Data SKPD
2) Data Camat dan Lurah
3) Data UPT Pendidikan Kecamatan
4) Data SD, SMP, SMA/SMK
5) Data Perguruan Tinggi yang telah ber MoU
e. Hasil keluaran yang akan dikembangkan pada diantarannya
1) Surat Ijin : Penelitian/Validitas, KKN, PKL, Survey, Kunjungan
2) Tanda Terima menyerahkan hasil Penelitian, KKN, PKL, Survey, Kunjungan
(yang terkoneksi dengan data base),
3) Upload Dokumen Penelitian (Hasil)
4) Mapping : Penelitian/Validitas, KKN, PKL, Survey, Kunjungan
5) Survey IKM (Index Kepuasan Masyarakat)
B. Tahapan Analisis
Tahapan Analisis yang dilakukan adalah merumuskan kebutuhan pengembangan
sistem yang menjabarkan fungsionalitas dari sistem yang akan dikembangkan dan
dibutuhkan oleh pengguna sistem. Fungsionalitas sistem disini merupakan pernyataan
bahwa sistem memiliki kemampuan untuk melakukan aktifitas yang diminta oleh
pengguna. Hasil analisis kebutuhan sistem adalah mempertimbangkan batasan-batasan
dari aktifitas perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul yang terdiri
atas kegiatan
1. Pengajuan permohonan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
pada aktifitas ini sistem mencatat tentang
- Identitas pemohon serta personil yang terlibat dalam kegiatan Penelitian/Validitas,
KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
- Instansi asal pemohon serta personil yang terlibat dalam kegiatan
- Surat rekomendasi / pengatar Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan,
- Tema / judul kegiatan
- Waktu pelaksanaan kegiatan
- Lokasi tempat kegiatan
2. Pembuatan dan pengesahan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
pada aktifitas ini sistem membantu melakukan validasi dan melengkapi catatan
informasi pengajuan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan.
Kemudian sistem mencatat tentang
- Registrasi / nomor draft Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan,
- Pejabat yang mengesahkan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
- Waktu penetapan Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan,
- Pada penetapan Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan
membutuhkan data pokok yang meliputi:
a. Data SKPD
b. Data Camat dan Lurah
c. Data UPT Pendidikan Kecamatan
d. Data SD, SMP, SMA/SMK
e. Data Perguruan Tinggi yang telah ber MoU
3. Penyerahan laporan hasil kegiatan Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey,
Kunjungan, pada aktifitas ini sistem dapat menyimpan arsip berkas laporan hasil
kegiatan (karya tulis) dan membuat surat tanda penyerahan berkas hasil kegiatan serta
mencatat kegiatan penyerahan hasil meliputi pejabat yang menerima berkas penyarahan
hasil dan waktu penyerahan hasil
4. Pelaporan pelayanan ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, pada
aktifitas ini sistem dapat menyajikan informasi mengenai Penelitian/Validitas,
KKN/PKL, Survey, Kunjungan dan hasil karya tulis yang akan dilaporkan ke Bagian
Arsip dan Pepustakaan Daerah Kabupaten Bantul serta informasi
pemetaan/penyebaran kegiatan Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan
di Kabupaten Bantul.
5. Pencatatan survey Survey IKM (Index Kepuasan Masyarakat) pemohon atas pelayanan
Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan
C. Tahapan Perancangan
Perancangan sistem merupakan kegiatan menyusun rancangan sistem perizinan
penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul secara konseptual logikal dengan
menggunakan alat-alat dan bahasa grafis yang memodelkan sistem yang akan
dikembangkan. Rancangan sistem terdiri atas sebagai berikut
1. Rancangan proses adalah model proses aktifitas sistem perizinan penelitian dan KKN
di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di tunjukkan pada Gambar 2.
Gambar 2 Rancangan Use Case Sistem Perizinan Penelitian dan KKN di BAPPEDA
Kabupaten Bantul
2. Rancangan basisdata adalah model struktur dan hubungan entitas simpanan data pada
sistem perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di
tunjukkan pada Gambar 3.
Gambar 3 Rancangan Diagram Relasi Sistem Perizinan Penelitian dan KKN di
BAPPEDA Kabupaten Bantul.
3. Rancangan antarmuka adalah model dialog interaktif antara pengguna dan sistem
perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di tunjukkan
pada Gambar 4 sampai dengan Gambar 9.
Gambar 4 Rancangan Masukan Permohonan Ijin
Gambar 5 Rancangan Masukan
Penyerahan Hasil Kegiatan
Gambar 6 Rancangan Masukan Pengesahan Ijin
Gambar 7 Rancangan Masukan Identitas Permohonan Ijin
Gambar 8 Rancangan Keluaran Laporan Pengesah Ijin
Gambar 9 Rancangan / Desain Input Tanggapan IKP Pemohon Ijin
IV. SIMPULAN dan SARAN
Aplikasi pelayanan publik dapat dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan
pengembangan Sistem Informasi. Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle)
Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan. Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul adalah salah satu aplikasi publik yang
dikembangkan dengan mengikuti daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle)
Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan
penggunaan. Penelitian ini telah berhasil membentuk dokumen anlisis dan perancangan
pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan permintaan
dan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul.
Saran untuk penelitian berikutnya adalah perlu adanya kajian hasil analisis dan
perancangan sistem untuk tahap-tahap berikutnya pada daur hidup pengembangan (System
Development Life Cycle) dalam pengembangan sebuah sistem informasi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Aprilia Arisanti, 2012, Perancangan Sistem Informasi Pendataan Penduduk Berbasis Web
Menggunakan Metode Waterfall Pada Desa Bogorejo Kecamatan Gedongtataan,
http://jurnal.stmikpringsewu.ac.id/index.php/file1/article/
viewFile/10/7
[2] Erick S. Holle, 2011, Pelayanan Publik Melalui Electronic Government: Upaya Meminimalisir
Praktek
Maladministrasi
Dalam
Meningkatan
Public
Service,
http://ejournal.unpatti.ac.id/ppr_iteminfo_lnk.php?id=104
[3] Safitri Jaya, 2014, Implementasi Dan Perkembangan E-Government Di Indonesia,
http://jim.stimednp.ac.id/wp-content/uploads/2014/03/IMPLEMENTASI-DANPERKEMBANGAN-E-GOVERNMENT.pdf
[4] Roger S. Pressman, Software Engineering A Practitioner’s Approach Seventh Edition, McGrawHill, New York, 2010