Peran Komunikasi dalam Perubahan Organis
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
12/30/2014
Review Jurnal: Wim
J.L.Elving,2005
Fery Citra Febriyanto, SE.
14911032
Magister Management UII 43A
YOGYAKARTA
Peran Komunikasi dalam Perubahan Organisasional
Pendahuluan
Komunikasi pada dasarnya bisa dipahami sebagai sebuah cara bagi setiap organisasi
dan elemen-elemen di dalamnya untuk saling bersinergi dan membangun hubungan kerja
yang efektif satu sama lain, ini menjadi fokus utama dari setiap organisasi yang berkembang
untuk sebuah tujuan bersama. Dalam organisasi yang menuju pada proses tujuan jangka
panjang atau proses perubahan, komunikasi sangat berperan pada proses perubahan suatu
organisasi.
Namun, pada prosesnya ternyata perubahan yang ditunjukan organisasi tidak selalu
mendapat dukungan dari sebagian anggota organisasi dengan kata lain organisasi yang
menuju proses perubahan hampir selalu mengalami resistensi yang berimplikasi terhadap
penolakan dan menyebabkan ketidakefektifan dalam upaya penerapan perubahan. Hal lain
mengenai halangan dalam proses perubahan organisasi, dikatakan bahwa banyak inisiatif dari
perubahan organisasi yang mengalami kegagalan karena kelemahan dalam komunikasi
internal (Johansson, 2008; Barrett, 2002; Elving, 2005; Lewis, 2000; Beer dan Nohria, 2000)
menyatakan bahwa hingga 70 persen dari perubahan besar gagal dilakukan. Pada
kenyataannya sebuah organisasi dituntut untuk selalu berubah secara dinamis dalam
lingkungan global yang juga menjadi lingkungan kompetisi, mau tidak mau perubahan
organisasi perlu dukungan untuk bisa bertahan dalam lingkungan yang kompleks.
Komunikasi mengambil peran penting terhadap proses perubahan organisasi dan
komunikasi juga sangat penting bagi pelaksanaan yang efektif dari perubahan
organisasi (Elving, 2005; DiFonzo dan Bordia, 1998; Lewis dan Seibold, 1998; Schweiger
dan Denisi, 1991). Bagaimana sebuah perencanaan perubahan bisa dikomunikasikan kepada
semua stakeholder dengan efektif dan mendapat feedback atau respon yang baik agar fokus
untuk perubahan bisa dilakukan dengan baik merupakan aspek utama pentingnya peranan
komunikasi dalam perubahan organisasi.
Selama proses perubahan organisasi menurut (Robertson et al, 1993), upaya
perubahan bergantung pada kemampuan organisasi untuk mengubah perilaku individuindividu karyawan. Ini mengartikan bahwa peran komunikasi dikaitkan dengan bagaimana
komunikasi mengambil peran terhadap perilaku individu-individu yang menjadi fokus dan
pendukung dalam proses perubahan yang termasuk juga kedalam tujuan organisasi. Lewis
dan Seibold mengemukakan pendapat yang sama bahwa sebuah implementasi tentang
perubahan berkaitan tentang bagaimana meningkatkan pemahaman terhadap pelaksana
kegiatan. (Lewis dan Seibold, 1998:94).
Dalam artikel dibahas tentang bagaimana penerapan komunikasi yang berfokus pada
perubahan organisasi dan bagaimana penerapannya selama proses perubahan, dibahas pula
beberapa model yang memberikan pengertian proses komunikasi selama perubahan.
Pembahasan
Sebagai langkah awal dari sebuah proses perubahan yang efektif, konsep mengenai
bagaimana para individu-individu karyawan mempunyai pandangan yang sama terhadap
perubahan perlu menjadi perencanaan sebelum implementasi dilakukan. Hal ini didasarkan
karena menurut J. Kotter (1995) tingkat keberhasilan dari penerapan transformasi program
perubahan hanya 30 persen yang berhasil. Indikasi tersebut mengartikan bahwa individuindividu kurang mendukung proses perubahan atau dengan kata lain tingginya resistensi
terhadap perubahan organisasi yang menyebabkan gagalnya program perubahan tersebut.
Dalam konteks ini komunikasi kepada karyawan menjadi yang utama dibahas,
bagaimana komunikasi berperan dalam memberikan kesadaran kepada karyawan juga tentang
bagaimana perubahan tersebut memberikan dampak yang signifikan terhadap organisasi. Ini
akan memberi pemahaman kesadaran pada karyawan mengapa organisasi perlu dukungan
mereka untuk pencapaian tujuan yang didasari sebuah perubahan. Bahkan jika kesadaran
akan perubahan bisa tercapai, perubahan mungkin masih tidak berhasil dilaksanakan karena
saat karyawan dapat mengetahui perubahan mereka tidak mengubah kebiasaan seharihari seperti perubahan perilaku eksternal yang tidak relevan. Dengan demikian, yang paling
penting untuk mengubah tujuan program komunikasi adalah untuk menciptakan pengertian
tentang bagaimana mengubah dan mempengaruhi setiap individu karyawan untuk
mempengaruhi perilaku mereka. (Harvey, 2014:1)
Tujuan komunkikasi dalam proses perubahan secara jelas merupakan sebuah langkah
antisipasi dari resistensi sebagai bentuk penolakan terhadap perubahan, karena bisa dikatakan
ketika tingkat perlawanan dalam sebuah organisasi terhadap perubahan rendah, sebaliknya
bahwa efektifitas dari proses perubahan akan lebih tinggi. (Elving, 2005). Sillince (1999)
mengungkapkan masalah yang sama dalam proses perubahan organisasi, “masalah yang
dihadapi manajer selama perubahan organisasi adalah bagaimana untuk memotivasi orang
untuk dilihat sebagai yang diinginkan dan diperlukan, sehingga mereka menjadi sukarela
daripada menjadi penyabotase. Organisasi dimaksudkan untuk bisa memotivasi dan memberi
pemahaman dalam konteks komunikasi internal kepada individu karyawan, bahwa mereka
merupakan bagian dari proses perubahan. Lebih lengkap Husein (2013) menjelaskan tujuantujuan komunikasi pada proses manajemen perubahan di organisasi:
Mengatasi Pertanyaan Karyawan
Setiap organisasi perlu menuju kepada perubahan yang akan terjadi pada organisasi, hal ini
akan mendapatkan respon dari karyawan. Sehingga tujuan organisasi diantaranya
memberikan pemahaman mengenai mengapa organisasi perlu berubah dinamis terhadap
respon-respon karyawan baik positif maupun bentuk resistensi.
Menghasilkan Semangat Kelompok
Komunikasi untuk menciptakan sebuah komunitas dalam organisasi ditunjukan misalnya
dalam komitmen yang tinggi terhadap organisasi karyawan , kepercayaan karyawan dengan
manajemen dan identifikasi organisasi (Husein, 2013; Elving, 2005). Sehingga motivasi
karyawan untuk menerima perubahan bisa berpengaruh baik dalam implementasi perubahan
organisasi.
Membangun Kepercayaan
Kepercayaan dapat disampaikan melalui komunikasi yang efektif ( Mishra & Mishra, 1994)
artinya bahwa komunikasi dalam tahap perubahan perlu dibuat strategi komunikasi yang baik
,sehingga karyawan memiliki kepercayaan terhadap implementasi yang akan dilakukan.
Kepercayaan yang timbul akan meningkatkan komitmen karyawan terhadap organisasi.
Memotivasi Karyawan
Dalam meningkatkan motivasi karyawan terhadap pentingnya perubahan dan meminimalisir
terjadinya perasaan ketidakamanan pekerjaan, organisasi berperan dalam menkomunikasikan
itu. Komunikasi harus dibangun secara efektif pada karyawan, menurut Luecke (2003) dalam
Husein (2013) dikatakan pula bahwa komunikasi terbukti menjadi alat yang efektif untuk
memotivasi karyawan yang terlibat dalam perubahan ( Luecke , 2003)
Komitmen Karyawan
Efektivitas dan komitmen karyawan sangat tergantung pada pengetahuan dan pemahaman
mereka tentang isu-isu strategis perusahaan ( Tucker et al, 1996). Selama proses perubahan
yang terjadi, komunikasi dan informasi mengenai perubahan dam implikasi pada karyawan
perlu dilakukan dengan efektif agar persepsi yang organisasi bentuk sesuai dengan persepsi
yang karyawan maksudkan. Persamaan persepsi dan dukungan tersebut akan membangun
komitmen karyawan terhadap perubahan organisasi.
Partisipasi Karyawan
Dalam studi penelitian oleh Parker et al. (1997) dalam Husein (2013) menunjukkan bahwa
partisipasi karyawan dikaitkan dengan kepuasan kerja yang lebih tinggi dan kesejahteraan
yang lebih baik, individu cenderung untuk melaporkan kepuasan kerja yang lebih tinggi
ketika mereka memiliki kesempatan untuk memberikan masukan bagaimana keputusan
dibuat (Konovsky & Folger, 1987; Lind & Tyler, 1988 ). Pemahaman karyawan terhadap
komitmen mereka pada organisasi ini dibangun dari pandangan mereka ketika karyawan
dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan dalam organisasi.
Mengurangi Ketidakpastian
Mengkomunikasikan apa yang sedang terjadi dalam organisasi tentang perubahan, apa
implikasi bagi karyawan, atau pertanyaan lain dari individu karyawan dalam konteks
memberi informasi bisa dipahami sebagai tindakan untuk karyawan dalam upaya mengurangi
rasa ketidakpastian. Informasi tidak hanya prasyarat untuk kemampuan untuk mempengaruhi
hasil (Husain, 2013; Terry & Jimmieson, 1999), tetapi pengetahuan tentang motif untuk
perubahan juga memfasilitasi mengurangi ketidakpastian dan menciptakan kesiapan untuk
perubahan.
Keamanan Pekerjaan
Keamanan pekerjaan berkaitan dengan hasil setelah implementasi perubahan di organisasi
dilaksanakan, karyawan sebelumnya akan berpikir tentang posisi pekerjaan mereka di dalam
organisasi masih tetap ada atau terancam keluar dari organisasi. Organisasi dapat mengambil
langkah-langkah untuk mencegah dampak paling negatif dari ketidakamanan kerja yang
terjadi dengan memberikan informasi yang akurat dan meningkatkan komunikasi, penyediaan
pelatihan kembali untuk pekerjaan alternatif, dan pelatihan karyawan dengan tujuan untuk
mengatasi stres yang diciptakan oleh ketidakamanan kerja (Husain, 2013; Hartley et al.,
1991; Heaney et al, 1994; Kets de Vries & Balazs, 1997).
Menambahkan Umpan Balik
Komunikasi yang tepat menyediakan karyawan dengan umpan balik dan penguatan selama
perubahan yang memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik dan
mempersiapkan mereka untuk keuntungan dan kerugian dari perubahan ( Peterson & Hicks ,
1996).
Tujuan-tujuan komunikasi dalam proses perubahan di atas juga merupakan upaya
untuk mempersiapkan perubahan yang akan diimplementasikan, dengan karyawan sebagai
fokus keberhasilan untuk mengurangi potensi kegagalan atau resistensi yang terjadi dari
penerapan perubahan.
Resistensi atau penolakan dari perubahan organisasi juga didasari atas ketidakpastian
dan ketidakamanan pekerjaan pada karyawan. Ketidakpastian selama proses perubahan
biasanya tentang tujuan, proses, harapan dari hasil perubahan juga implikasi bagi individu
karyawan (Buono dan Bowditch,1993). Hal ini mengharuskan organisasi mengolah
ketidakpastian untuk mendorong karyawan mendukung proses peubahan, karyawan akan
memikirkan tentang bagaimana keberadaannya di dalam organisasi dibutuhkan dan juga
seperti apa tugasnya setelah implementasi perubahan dilakukan. Faktor tersebut yang memicu
ketidakpastian bagi karyawan dan pemikiran akan keilangan pekerjaan, ini krusial bagi proses
perubahan. Menurut Elving (2005) sebuah tingkat yang tinggi dari ketidakpastian akan secara
negatif mempengaruhi kesiapan organisasi untuk berubah.
Diperlukan penyesuaian dari individu-individu karyawan terhadap apa tujuan
sebenarnya perubahan pada organisasi, mengapa dilakukan, apa keuntungan bagi mereka, dan
juga berkaitan dengan seperti apa posisi mereka setelah perubahan. Peranan komunikasi
disini sebagai sarana organisasi untuk menyampaikan kejelasan apa yang akan terjadi pada
individu-individu karyawan pada proses perubahan kedepan, karena jika tidak ada peranan
komunikasi pada masalah ini karyawan akan memperluas perasaan ketidakamanan tentang
perubahan kepada karyawan lain melalui komunikasi informal. Rumor yang berkembang
akan sangat menghambat perubahan itu terjadi.
Setiap organisasi dituntut untuk selalu bergerak dinamis terhadap lingkungan,
sehingga perubahan itu perlu dilakukan. Namun, organisasi juga perlu mengidentifikasi
model dari resistensi yang mungkin terjadi, memahami perilaku karyawan terhadap proses
perubahan, manganalisis apa yang karyawan rasakan terhadap ketidakpastian lalu
meluruskannya agar hal tersebut tidak menghalangi perubahan organisasi. Ketika hal tersebut
bisa dilakukan saat proses perubahan dilakukan, maka organisasi akan dapat melakukan
perubahan yang efektif.
Sehingga konsep model komunikasi selama perubahan bisa ditunjukan pada gambar 1.
(Elving,2005:6)
Communication
to inform
Uncertainty and
job insecurity
Redliness for
change
Effective
change
Communication
aimed at creating a
community
Pemahaman Komunikasi pada Proses Perubahan
Untuk memberikan pemahaman dan motivasi karyawan dalam mendukung proses
perubahan dan merubah kebiasaan melalui komunikasi internal, sebelumnya komunikasi
dibedakan kedalam fokusnya terlebih dahulu seperti pendapat teori dari Francis (1989) bahwa
komunikasi organisasi umumnya mempunyai dua tujuan (De Ridder, 2003).
1. Tujuan komunikasi dalam organisasi untuk menginformasikan kepada karyawan
mengenai tugas mereka dan tentang kebijakan juga masalah-masalah lain dari organisasi.
2. Tujuan komunikasi dengan maksud untuk menciptakan sebuah kelompok dalam
organisasi.
Ketika tujuan telah dikomunikasikan secara efektif kepada individu karyawan, maka
karyawan akan mendapatkan kejelasan tentang apa yang menjadi tugas mereka selama
proses perubahan dan setelah perubahan di dalam organisasi. Penyampaian komunikasi
internal dengan saluran formal akan lebih efektif dalam menimbulkan sikap komitmen bagi
karyawan daripada komunikasi informal yang berkembang dari setiap individu-individu
karyawan ke karyawan lain.
Menurut Elving (2005) komunikasi untuk menciptakan sebuah kelompok, yang
mengakibatkan komitmen dengan organisasi, kepercayaan di dalam manajemen organisasi
akan berpengaruh pada kesiapan untuk mengubah organisasi, oleh karena itu dibutuhkan
komunikasi yang efektif.
Model yang Efektif untuk Mengubah Komunikasi
Pencapaian tujuan organisasi secara umum harus diketahui oleh semua elemen di
dalam organisasi, bagaimana organisasi juga bisa memberikan pemahaman melalui
komunikasi internal kepada karyawan. Dalam konteks organisasi yang menuju arah
perubahan, diperlukan komunikasi yang efektif yang mampu memberikan arah jelas kemana
organisasi akan berubah atau seperti apa perubahan yang nantinya diterima oleh setiap
karyawan. Harvey (2014) mengatakan bahwa sebuah komunikasi yang mempengaruhi
perilaku harus dirancang dengan baik, tidak secara sederhana mengganti dasarnya secara
khusus. Program yang terstruktur yang berdasarkan komunikasi suara akan menjadi jalan
panjang untuk membantu organisasi mencapai tujuan.
Dalam model dijelaskan tahapan-tahapan untuk merubah komunikasi menjadi efektif,
fokus dalam model ini berkaitan dengan karyawan sebgai kuncinya. Memahami karyawan
sebagai pendengar merupakan tahapan pertama bagaimana organisasi mengetahui
pemahaman dari karyawan terhadap apa yang mendorong atau memotivasi mereka, apa yang
mereka anggap penting dalam pekerjaan sehari-hari untuk karir mereka, dan melalui hal itu
peran komunikasi bisa terarahkan meskipun ini relatif bagi sebagian karyawan lain yang
menempati posisi berbeda namun hasilnya akan relevan sebagai sebuah rencana perubahan.
Kedua yang menjadi bagian dari model adalah pengujian terhadap karyawan dari
sebguah strategi baru yang diberikan. Pemahaman atas sebuah perubahan yang diterapkan
tidak jarang karyawan memiliki pandangan yang berbeda atau gagasan dari ide terhadap
perubahan yang tidak sesuai arah perubahan itu sendiri. Disini peran pengujian dilakukan
untuk memahami sejauh mana komunikasi yang informatif kepada karyawan diterima,
efektifitas bisa didapatkan dari hasil evaluasi pada setiap langkah penerapan model ini
dilakukan. Pada tahap kedua ini kesalahpahaman dan pemahaman yang salah bisa diluruskan
apabila organisasi mengetahui respon karyawan terhadap perubahan tersebut.
Ketiga, mengenai pemahaman atas perilaku yang dilakukan karyawan. Lakukan
perbandingan tentang bagaimana perilaku karyawan saat ini dengan saperti apa perilaku yang
akan organisasi fokuskan untuk tujuan perubahan. Identifikasi perilaku yang bisa membantu
organisasi untuk melihat dan merubah perilaku karyawan agar sesuai dengan tujuan,
perubahan perilaku dilakukan ketika karyawan tidak menunjukan perilaku yang diharapkan
dan sebaliknya perkuat perilaku yang sudah sesuai dengan tujuan. Ketiga model perubahan
komunikasi dari Andrew Harvey tersebut menjadi dasar untuk mengembangkan pelaksanaan
program komunikasi yang efektif, karena dalam perubahan organisasi karyawan menjadi
focus point.
Tiga Pendekaatan dalam Komunikasi: Alat, Proses dan Transformasi Sosial
Selama perubahan organisasi, banyak identifikasi dilakukan dengan menggunakan
model-model dari teori perubahan organisasi untuk menganalisis dampak perubahan,
mengurangi resistensi, dan meminimalisir terjadinya kegagalan implementasi. Dalam artikel
Catrin Johansson (2008:8) pendekatan terhadap implementasi perubahan dibagi menjadi 3
pendekatan selama proses perubahan organisasi:
1. Komunikasi sebagai sebuah alat.
Komunikasi dianggap sebagai alat yang efektif untuk menginformasikan
perubahan kepada karyawan, teori Kotter (1990, 1996) dan Lewis et al. (2006) dalam
Johansson (2008) mengemukaan pentingnya komunikasi sebagai sebuah alat dalam
proses perubahan:
a. Komunikasi dianggap sebuah media untuk berpartisipasi bagi karyawan
dalam proses perubahan utuk membuat anggota organisasi merasa lebih
disertakan, berkomitmen dalam pengendalian situasi.
b. Sebagai media perluasan informasi bersama dengan transparansi mengenai
kemungkinan yang terjadi.
c. Mengkomunikasikan tentang visi dan tujuan dari proses perubahan untuk
memberikan pembenaran atas rumor yang mungkin beredar diantara
karyawan.
2. Komunikasi sebagai sebuah proses konstruksi sosial.
Sensemaking merupakan fokus dalam penekanan ini, bagaimana interaksi
komunikasi mengkonstruksikan pemahaman sensemaking pada individu-individu
karyawan. Sensemaking proses ini adalah sangat mendasar bagi hasil yang
direncanakan, sensemaking dianggap sebuah proses yang signifikan dalam
mengorganisir perubahan (Johanssen, 2008; Weick et al., 2005:91).
3. Komunikasi sebagai sebuah transformasi sosial.
Komunikasi sebagai transformasi sosial disimpulkan dalam pembahasan oleh
Beech dan Caims (2001) sebagai Sebuah kerangka kerja untuk mengaitkan interaksi
dan tindakan selama proses perubahan organisasi diusulkan.
Selain penekanan di atas, di bawah merupakan tabel bagian yang dibahas dalam tiga
pendekatan menurut beberapa literatur.
Tool
Process
Social
Transformation
Epistemology
Goal of research
Realist Effectivness
Constructivist
Understanding
Constructivist
Awareness
Metaphor of
Organizations
Rational system
Sensemaking system
Political system
Change
Communication
Management
Planned Tool for
transmission
Managing change
Emergent
Interpretasion
Managing
understanding
Emergent
Constitutive
Managing change
through
communication
Illustrative
Literature
DiFonzo and Bordia
(1998) and Daly et
al. (2003)
Ford and Ford
(1995) and
Stensaker and
Falkenberg (2007)
Anderson (2005)
and Francis (2007)
Sumber: Johansson, Catrin (1996), " Speaking of change: three communication approaches in studies of organizational
change"
Identifikasi Tahapan Proses Komunikasi dari Model Manajemen Perubahan Lewin
1950
Informasi mengenai perubahan yang akan diimplementasikan dalam organisasi
memerlukan strategi komunikasi yang baik untuk mengubah mindset karyawan terhadap rasa
ketidakpastian, ketidakamanan pekerjaan, dan ketidakjelasan tujuan dari proses perubahan
organisasi.
Dalam teori manajemen perubahan oleh Lewin (1950) yang membagi proses perubahan
menjadi tiga bagian yaitu Unfreezing, Change, dan Refreeze, Klein (1996) dalam Husain
(2013) mengidentifikasi kembali dan mengkaitkan komunikasi dalam tiga tahapan model
perubahan tersebut.
1. Berkomunikasi selama tahap “Unfreezing”
Dalam tahap ini motivasi untuk berubah dikomunikasikan kepada karyawan,
mengapa organisasi perlu berubah dan mengapa diperlukan kesesuaian antara sikap
karyawan dengan tujuan dari perubahan organisasi. Hal pertama yang perlu
dikomunikasikan adalah perlu untuk berubah, dengan menunjuk pada ketidaksesuaian
antara hasil yang diinginkan dan hasil sebenarnya (Husain,2013:44). Tahap ini juga
menekankan kepada evaluasi hasil yang diinginkan organisasi, merubah cara pandang
karyawan agar sesuai dengan rencana perubahan.
2. Berkomunikasi selama tahap “Perpindahan”
Tahap ini menjelaskan kepada karyawan di dalam organisasi yang tidak ikut
terlibat dalam bagian dari proses perubahan, mengurangi juga meluruskan rumor yang
beredar karena penyebaran informasi yang tidak akurat mengenai perubahan yang
dikomunikasikan melalui saluran komunikasi informal antar karyawan.
Rincian dari implementasi yang akan dilakukan diberikan secara akurat dalam
tahap ini, tujuan utama ialah untuk memberikan pemahaman yang benar tentang
seperti apa perubahan yang akan terjadi dan apa pengaruhnya bagi mereka. Proses ini
akan memberikan kejelasan dan menghilangkan kesalahpahaman yang beredar
sebelumnya.
3. Berkomunikasi selama tahap “Refreezing”
Tujuan utama selama tahap ini adalah untuk membangun struktur dan proses
yang mendukung cara-cara baru (Husain,2013:45). Informasi mengenai perubahan
masih harus terus dilakukan pada tahap ini untuk sebuah penyesuaian bagi karyawan,
berfokus pada keberhasilan perubahan dan mengkomunikasikan informasi ini kepada
karyawan.
Ketiga model langkah manajemen perubahan yang dijelaskan oleh Lewin bagi
sebagian organisasi yang akan mengimplementasi sebuah perubahan baru, mungkin dianggap
sebagai perubahan yang sifatnya radikal. Sehingga kesiapan dan perencanaan strategi
komunikasi yang harus dibuat untuk meminimalisir gangguan perubahan organisasi lebih
sering gagal diantisipasi, akibatnya terjadi resistensi dan kurangnya komitmen karyawan
dikarenakan organisasi kurang memberikan informasi yang akurat dan jelas mengenai
perubahan kepada individu-individu karyawan dalam organisasi baik yang terlibat langsung
dengan proses perubanan maupun yang tidak terlibat.
Selain itu, perubahan organisasi yang direncanakan perlu memberikan pemahaman
bahwa perubahan ini memberi sifat permanen dan memerlukan continues improvement dari
kreativitas karyawan. Langkah ini akan membuat karyawan merasa menjadi bagian dari
perubahan karena partisi karyawan dari sebuah keputusan yang akan diambil organisasi.
Kesimpulan
Dalam berbagai literatur mengenai kaitannya peran komunikasi dalam proses
perubahan organisasi, penulis menemukan beberapa teori manajemen perubahan, model
komunikasi, dan tujuan komunikasi dalam proses perubahan. Salah satunya pembahasan
tentang identifikasi Teori Lewin tentang manajemen perubahan oleh Klein yang menyediakan
pemahaman mengenai proses atau tahapan yang berguna bagi organisasi dalam
memperhitungkan strategi perubahan yang berfokus pada merubah karyawan untuk
membantu mempersiapkan perubahan. Dalam literatur Wim J.L Elving menekankan hal yang
sama menggunakan konsep model komunikasi selama perubahan organisasional, efektifitas
dalam mengkomunikasikan informasi menjadi tahapan krusial bagi keberhasilan perencanaan
perubahan.
Hal-hal tersebut merupakan bagian dari strategi perubahan yang dilakukan organisasi
untuk mengurangi dampak kegagalan implementasi, efektifitas dari komunikasi yang menjadi
peran dalam mempersiapkan perubahan perlu dipahami organisasi sebagai langkah antisipasi
dari penolakan atau resistensi yang terjadi di lingkungan organisasi. Pemahaman dan strategi
komunikasi atas hal ini akan mengurangi tingkat kegagalan implementasi pada proses
perubahan organisasional.
Referensi
De Ridder, J. (2003). Organisational communication and supportive employees. Human
Resource Management Journal, 4(4), 1-10.
DiFonzo, N. and Bordia, P. (1998), “A tale of two corporations: managing uncertainty during
organizational change”, Human Resource Management, Vol. 37, pp. 295-305.
Elving, W.J.L. (2005), “The role of communication in organisational change”, Corporate
Communications: An International Journal, Vol. 10, pp. 129-38.
Ford, J.D., Ford, L.W. and McNamara, R.T. (2002), “Resistance and the background
conversations of change”, Journal of Organizational Change Management, Vol. 15,
pp. 105 21.
Francis, H. (2007), “Discursive struggle and the ambiguous world of HRD”, Advances in
Developing Human Resources, Vol. 9, pp. 83-96.
Harvey, Andrew. (2014), “Comunicating for Influence Behaviour During Change”, Training
& Development [online]. Training & Development, Vol. 41, No. 1, Feb 2014: 10-11
Johansson, Catrin (1996), " Speaking of change: three communication approaches in studies
of organizational change", Corporate Communications: An International Journal,
Vol. 13 No. 3, 2008 pp. 288-305.
Kotter, J.P. and Rathgeber, H. (2006), Our Iceberg Is Melting: Changing and Succeeding
under AnyConditions, Macmillan, London.
Lewin, K. (1951), Field Theory in Social Science: Selected Theoretical Papers, Harper &
Row,New York, NY.
Lewin, K (1951). Lewin’s Change Management: Understanding the Three Stages. Available
at:http://www.nwacademy.nhs.uk/sites/default/files/86_1722011_lewin_s_change_m
anagement_model.pdf.
Lewis,
L.K. and Seibold, D. (1998), “Reconceptualizing organizational change
implementation as a communication problem: a review of literature and research
agenda”, in Roloff, M.E. and Paulson, G. (Eds) Communication Yearbook, Vol. 21,
Sage, Newbury Park, CA, pp. 93-151.
Sillince, J.A.A. (1999), “The role of political language forms and language coherence in the
organizational change process”, Organization Studies, Vol. 20, pp. 485-518.
12/30/2014
Review Jurnal: Wim
J.L.Elving,2005
Fery Citra Febriyanto, SE.
14911032
Magister Management UII 43A
YOGYAKARTA
Peran Komunikasi dalam Perubahan Organisasional
Pendahuluan
Komunikasi pada dasarnya bisa dipahami sebagai sebuah cara bagi setiap organisasi
dan elemen-elemen di dalamnya untuk saling bersinergi dan membangun hubungan kerja
yang efektif satu sama lain, ini menjadi fokus utama dari setiap organisasi yang berkembang
untuk sebuah tujuan bersama. Dalam organisasi yang menuju pada proses tujuan jangka
panjang atau proses perubahan, komunikasi sangat berperan pada proses perubahan suatu
organisasi.
Namun, pada prosesnya ternyata perubahan yang ditunjukan organisasi tidak selalu
mendapat dukungan dari sebagian anggota organisasi dengan kata lain organisasi yang
menuju proses perubahan hampir selalu mengalami resistensi yang berimplikasi terhadap
penolakan dan menyebabkan ketidakefektifan dalam upaya penerapan perubahan. Hal lain
mengenai halangan dalam proses perubahan organisasi, dikatakan bahwa banyak inisiatif dari
perubahan organisasi yang mengalami kegagalan karena kelemahan dalam komunikasi
internal (Johansson, 2008; Barrett, 2002; Elving, 2005; Lewis, 2000; Beer dan Nohria, 2000)
menyatakan bahwa hingga 70 persen dari perubahan besar gagal dilakukan. Pada
kenyataannya sebuah organisasi dituntut untuk selalu berubah secara dinamis dalam
lingkungan global yang juga menjadi lingkungan kompetisi, mau tidak mau perubahan
organisasi perlu dukungan untuk bisa bertahan dalam lingkungan yang kompleks.
Komunikasi mengambil peran penting terhadap proses perubahan organisasi dan
komunikasi juga sangat penting bagi pelaksanaan yang efektif dari perubahan
organisasi (Elving, 2005; DiFonzo dan Bordia, 1998; Lewis dan Seibold, 1998; Schweiger
dan Denisi, 1991). Bagaimana sebuah perencanaan perubahan bisa dikomunikasikan kepada
semua stakeholder dengan efektif dan mendapat feedback atau respon yang baik agar fokus
untuk perubahan bisa dilakukan dengan baik merupakan aspek utama pentingnya peranan
komunikasi dalam perubahan organisasi.
Selama proses perubahan organisasi menurut (Robertson et al, 1993), upaya
perubahan bergantung pada kemampuan organisasi untuk mengubah perilaku individuindividu karyawan. Ini mengartikan bahwa peran komunikasi dikaitkan dengan bagaimana
komunikasi mengambil peran terhadap perilaku individu-individu yang menjadi fokus dan
pendukung dalam proses perubahan yang termasuk juga kedalam tujuan organisasi. Lewis
dan Seibold mengemukakan pendapat yang sama bahwa sebuah implementasi tentang
perubahan berkaitan tentang bagaimana meningkatkan pemahaman terhadap pelaksana
kegiatan. (Lewis dan Seibold, 1998:94).
Dalam artikel dibahas tentang bagaimana penerapan komunikasi yang berfokus pada
perubahan organisasi dan bagaimana penerapannya selama proses perubahan, dibahas pula
beberapa model yang memberikan pengertian proses komunikasi selama perubahan.
Pembahasan
Sebagai langkah awal dari sebuah proses perubahan yang efektif, konsep mengenai
bagaimana para individu-individu karyawan mempunyai pandangan yang sama terhadap
perubahan perlu menjadi perencanaan sebelum implementasi dilakukan. Hal ini didasarkan
karena menurut J. Kotter (1995) tingkat keberhasilan dari penerapan transformasi program
perubahan hanya 30 persen yang berhasil. Indikasi tersebut mengartikan bahwa individuindividu kurang mendukung proses perubahan atau dengan kata lain tingginya resistensi
terhadap perubahan organisasi yang menyebabkan gagalnya program perubahan tersebut.
Dalam konteks ini komunikasi kepada karyawan menjadi yang utama dibahas,
bagaimana komunikasi berperan dalam memberikan kesadaran kepada karyawan juga tentang
bagaimana perubahan tersebut memberikan dampak yang signifikan terhadap organisasi. Ini
akan memberi pemahaman kesadaran pada karyawan mengapa organisasi perlu dukungan
mereka untuk pencapaian tujuan yang didasari sebuah perubahan. Bahkan jika kesadaran
akan perubahan bisa tercapai, perubahan mungkin masih tidak berhasil dilaksanakan karena
saat karyawan dapat mengetahui perubahan mereka tidak mengubah kebiasaan seharihari seperti perubahan perilaku eksternal yang tidak relevan. Dengan demikian, yang paling
penting untuk mengubah tujuan program komunikasi adalah untuk menciptakan pengertian
tentang bagaimana mengubah dan mempengaruhi setiap individu karyawan untuk
mempengaruhi perilaku mereka. (Harvey, 2014:1)
Tujuan komunkikasi dalam proses perubahan secara jelas merupakan sebuah langkah
antisipasi dari resistensi sebagai bentuk penolakan terhadap perubahan, karena bisa dikatakan
ketika tingkat perlawanan dalam sebuah organisasi terhadap perubahan rendah, sebaliknya
bahwa efektifitas dari proses perubahan akan lebih tinggi. (Elving, 2005). Sillince (1999)
mengungkapkan masalah yang sama dalam proses perubahan organisasi, “masalah yang
dihadapi manajer selama perubahan organisasi adalah bagaimana untuk memotivasi orang
untuk dilihat sebagai yang diinginkan dan diperlukan, sehingga mereka menjadi sukarela
daripada menjadi penyabotase. Organisasi dimaksudkan untuk bisa memotivasi dan memberi
pemahaman dalam konteks komunikasi internal kepada individu karyawan, bahwa mereka
merupakan bagian dari proses perubahan. Lebih lengkap Husein (2013) menjelaskan tujuantujuan komunikasi pada proses manajemen perubahan di organisasi:
Mengatasi Pertanyaan Karyawan
Setiap organisasi perlu menuju kepada perubahan yang akan terjadi pada organisasi, hal ini
akan mendapatkan respon dari karyawan. Sehingga tujuan organisasi diantaranya
memberikan pemahaman mengenai mengapa organisasi perlu berubah dinamis terhadap
respon-respon karyawan baik positif maupun bentuk resistensi.
Menghasilkan Semangat Kelompok
Komunikasi untuk menciptakan sebuah komunitas dalam organisasi ditunjukan misalnya
dalam komitmen yang tinggi terhadap organisasi karyawan , kepercayaan karyawan dengan
manajemen dan identifikasi organisasi (Husein, 2013; Elving, 2005). Sehingga motivasi
karyawan untuk menerima perubahan bisa berpengaruh baik dalam implementasi perubahan
organisasi.
Membangun Kepercayaan
Kepercayaan dapat disampaikan melalui komunikasi yang efektif ( Mishra & Mishra, 1994)
artinya bahwa komunikasi dalam tahap perubahan perlu dibuat strategi komunikasi yang baik
,sehingga karyawan memiliki kepercayaan terhadap implementasi yang akan dilakukan.
Kepercayaan yang timbul akan meningkatkan komitmen karyawan terhadap organisasi.
Memotivasi Karyawan
Dalam meningkatkan motivasi karyawan terhadap pentingnya perubahan dan meminimalisir
terjadinya perasaan ketidakamanan pekerjaan, organisasi berperan dalam menkomunikasikan
itu. Komunikasi harus dibangun secara efektif pada karyawan, menurut Luecke (2003) dalam
Husein (2013) dikatakan pula bahwa komunikasi terbukti menjadi alat yang efektif untuk
memotivasi karyawan yang terlibat dalam perubahan ( Luecke , 2003)
Komitmen Karyawan
Efektivitas dan komitmen karyawan sangat tergantung pada pengetahuan dan pemahaman
mereka tentang isu-isu strategis perusahaan ( Tucker et al, 1996). Selama proses perubahan
yang terjadi, komunikasi dan informasi mengenai perubahan dam implikasi pada karyawan
perlu dilakukan dengan efektif agar persepsi yang organisasi bentuk sesuai dengan persepsi
yang karyawan maksudkan. Persamaan persepsi dan dukungan tersebut akan membangun
komitmen karyawan terhadap perubahan organisasi.
Partisipasi Karyawan
Dalam studi penelitian oleh Parker et al. (1997) dalam Husein (2013) menunjukkan bahwa
partisipasi karyawan dikaitkan dengan kepuasan kerja yang lebih tinggi dan kesejahteraan
yang lebih baik, individu cenderung untuk melaporkan kepuasan kerja yang lebih tinggi
ketika mereka memiliki kesempatan untuk memberikan masukan bagaimana keputusan
dibuat (Konovsky & Folger, 1987; Lind & Tyler, 1988 ). Pemahaman karyawan terhadap
komitmen mereka pada organisasi ini dibangun dari pandangan mereka ketika karyawan
dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan dalam organisasi.
Mengurangi Ketidakpastian
Mengkomunikasikan apa yang sedang terjadi dalam organisasi tentang perubahan, apa
implikasi bagi karyawan, atau pertanyaan lain dari individu karyawan dalam konteks
memberi informasi bisa dipahami sebagai tindakan untuk karyawan dalam upaya mengurangi
rasa ketidakpastian. Informasi tidak hanya prasyarat untuk kemampuan untuk mempengaruhi
hasil (Husain, 2013; Terry & Jimmieson, 1999), tetapi pengetahuan tentang motif untuk
perubahan juga memfasilitasi mengurangi ketidakpastian dan menciptakan kesiapan untuk
perubahan.
Keamanan Pekerjaan
Keamanan pekerjaan berkaitan dengan hasil setelah implementasi perubahan di organisasi
dilaksanakan, karyawan sebelumnya akan berpikir tentang posisi pekerjaan mereka di dalam
organisasi masih tetap ada atau terancam keluar dari organisasi. Organisasi dapat mengambil
langkah-langkah untuk mencegah dampak paling negatif dari ketidakamanan kerja yang
terjadi dengan memberikan informasi yang akurat dan meningkatkan komunikasi, penyediaan
pelatihan kembali untuk pekerjaan alternatif, dan pelatihan karyawan dengan tujuan untuk
mengatasi stres yang diciptakan oleh ketidakamanan kerja (Husain, 2013; Hartley et al.,
1991; Heaney et al, 1994; Kets de Vries & Balazs, 1997).
Menambahkan Umpan Balik
Komunikasi yang tepat menyediakan karyawan dengan umpan balik dan penguatan selama
perubahan yang memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik dan
mempersiapkan mereka untuk keuntungan dan kerugian dari perubahan ( Peterson & Hicks ,
1996).
Tujuan-tujuan komunikasi dalam proses perubahan di atas juga merupakan upaya
untuk mempersiapkan perubahan yang akan diimplementasikan, dengan karyawan sebagai
fokus keberhasilan untuk mengurangi potensi kegagalan atau resistensi yang terjadi dari
penerapan perubahan.
Resistensi atau penolakan dari perubahan organisasi juga didasari atas ketidakpastian
dan ketidakamanan pekerjaan pada karyawan. Ketidakpastian selama proses perubahan
biasanya tentang tujuan, proses, harapan dari hasil perubahan juga implikasi bagi individu
karyawan (Buono dan Bowditch,1993). Hal ini mengharuskan organisasi mengolah
ketidakpastian untuk mendorong karyawan mendukung proses peubahan, karyawan akan
memikirkan tentang bagaimana keberadaannya di dalam organisasi dibutuhkan dan juga
seperti apa tugasnya setelah implementasi perubahan dilakukan. Faktor tersebut yang memicu
ketidakpastian bagi karyawan dan pemikiran akan keilangan pekerjaan, ini krusial bagi proses
perubahan. Menurut Elving (2005) sebuah tingkat yang tinggi dari ketidakpastian akan secara
negatif mempengaruhi kesiapan organisasi untuk berubah.
Diperlukan penyesuaian dari individu-individu karyawan terhadap apa tujuan
sebenarnya perubahan pada organisasi, mengapa dilakukan, apa keuntungan bagi mereka, dan
juga berkaitan dengan seperti apa posisi mereka setelah perubahan. Peranan komunikasi
disini sebagai sarana organisasi untuk menyampaikan kejelasan apa yang akan terjadi pada
individu-individu karyawan pada proses perubahan kedepan, karena jika tidak ada peranan
komunikasi pada masalah ini karyawan akan memperluas perasaan ketidakamanan tentang
perubahan kepada karyawan lain melalui komunikasi informal. Rumor yang berkembang
akan sangat menghambat perubahan itu terjadi.
Setiap organisasi dituntut untuk selalu bergerak dinamis terhadap lingkungan,
sehingga perubahan itu perlu dilakukan. Namun, organisasi juga perlu mengidentifikasi
model dari resistensi yang mungkin terjadi, memahami perilaku karyawan terhadap proses
perubahan, manganalisis apa yang karyawan rasakan terhadap ketidakpastian lalu
meluruskannya agar hal tersebut tidak menghalangi perubahan organisasi. Ketika hal tersebut
bisa dilakukan saat proses perubahan dilakukan, maka organisasi akan dapat melakukan
perubahan yang efektif.
Sehingga konsep model komunikasi selama perubahan bisa ditunjukan pada gambar 1.
(Elving,2005:6)
Communication
to inform
Uncertainty and
job insecurity
Redliness for
change
Effective
change
Communication
aimed at creating a
community
Pemahaman Komunikasi pada Proses Perubahan
Untuk memberikan pemahaman dan motivasi karyawan dalam mendukung proses
perubahan dan merubah kebiasaan melalui komunikasi internal, sebelumnya komunikasi
dibedakan kedalam fokusnya terlebih dahulu seperti pendapat teori dari Francis (1989) bahwa
komunikasi organisasi umumnya mempunyai dua tujuan (De Ridder, 2003).
1. Tujuan komunikasi dalam organisasi untuk menginformasikan kepada karyawan
mengenai tugas mereka dan tentang kebijakan juga masalah-masalah lain dari organisasi.
2. Tujuan komunikasi dengan maksud untuk menciptakan sebuah kelompok dalam
organisasi.
Ketika tujuan telah dikomunikasikan secara efektif kepada individu karyawan, maka
karyawan akan mendapatkan kejelasan tentang apa yang menjadi tugas mereka selama
proses perubahan dan setelah perubahan di dalam organisasi. Penyampaian komunikasi
internal dengan saluran formal akan lebih efektif dalam menimbulkan sikap komitmen bagi
karyawan daripada komunikasi informal yang berkembang dari setiap individu-individu
karyawan ke karyawan lain.
Menurut Elving (2005) komunikasi untuk menciptakan sebuah kelompok, yang
mengakibatkan komitmen dengan organisasi, kepercayaan di dalam manajemen organisasi
akan berpengaruh pada kesiapan untuk mengubah organisasi, oleh karena itu dibutuhkan
komunikasi yang efektif.
Model yang Efektif untuk Mengubah Komunikasi
Pencapaian tujuan organisasi secara umum harus diketahui oleh semua elemen di
dalam organisasi, bagaimana organisasi juga bisa memberikan pemahaman melalui
komunikasi internal kepada karyawan. Dalam konteks organisasi yang menuju arah
perubahan, diperlukan komunikasi yang efektif yang mampu memberikan arah jelas kemana
organisasi akan berubah atau seperti apa perubahan yang nantinya diterima oleh setiap
karyawan. Harvey (2014) mengatakan bahwa sebuah komunikasi yang mempengaruhi
perilaku harus dirancang dengan baik, tidak secara sederhana mengganti dasarnya secara
khusus. Program yang terstruktur yang berdasarkan komunikasi suara akan menjadi jalan
panjang untuk membantu organisasi mencapai tujuan.
Dalam model dijelaskan tahapan-tahapan untuk merubah komunikasi menjadi efektif,
fokus dalam model ini berkaitan dengan karyawan sebgai kuncinya. Memahami karyawan
sebagai pendengar merupakan tahapan pertama bagaimana organisasi mengetahui
pemahaman dari karyawan terhadap apa yang mendorong atau memotivasi mereka, apa yang
mereka anggap penting dalam pekerjaan sehari-hari untuk karir mereka, dan melalui hal itu
peran komunikasi bisa terarahkan meskipun ini relatif bagi sebagian karyawan lain yang
menempati posisi berbeda namun hasilnya akan relevan sebagai sebuah rencana perubahan.
Kedua yang menjadi bagian dari model adalah pengujian terhadap karyawan dari
sebguah strategi baru yang diberikan. Pemahaman atas sebuah perubahan yang diterapkan
tidak jarang karyawan memiliki pandangan yang berbeda atau gagasan dari ide terhadap
perubahan yang tidak sesuai arah perubahan itu sendiri. Disini peran pengujian dilakukan
untuk memahami sejauh mana komunikasi yang informatif kepada karyawan diterima,
efektifitas bisa didapatkan dari hasil evaluasi pada setiap langkah penerapan model ini
dilakukan. Pada tahap kedua ini kesalahpahaman dan pemahaman yang salah bisa diluruskan
apabila organisasi mengetahui respon karyawan terhadap perubahan tersebut.
Ketiga, mengenai pemahaman atas perilaku yang dilakukan karyawan. Lakukan
perbandingan tentang bagaimana perilaku karyawan saat ini dengan saperti apa perilaku yang
akan organisasi fokuskan untuk tujuan perubahan. Identifikasi perilaku yang bisa membantu
organisasi untuk melihat dan merubah perilaku karyawan agar sesuai dengan tujuan,
perubahan perilaku dilakukan ketika karyawan tidak menunjukan perilaku yang diharapkan
dan sebaliknya perkuat perilaku yang sudah sesuai dengan tujuan. Ketiga model perubahan
komunikasi dari Andrew Harvey tersebut menjadi dasar untuk mengembangkan pelaksanaan
program komunikasi yang efektif, karena dalam perubahan organisasi karyawan menjadi
focus point.
Tiga Pendekaatan dalam Komunikasi: Alat, Proses dan Transformasi Sosial
Selama perubahan organisasi, banyak identifikasi dilakukan dengan menggunakan
model-model dari teori perubahan organisasi untuk menganalisis dampak perubahan,
mengurangi resistensi, dan meminimalisir terjadinya kegagalan implementasi. Dalam artikel
Catrin Johansson (2008:8) pendekatan terhadap implementasi perubahan dibagi menjadi 3
pendekatan selama proses perubahan organisasi:
1. Komunikasi sebagai sebuah alat.
Komunikasi dianggap sebagai alat yang efektif untuk menginformasikan
perubahan kepada karyawan, teori Kotter (1990, 1996) dan Lewis et al. (2006) dalam
Johansson (2008) mengemukaan pentingnya komunikasi sebagai sebuah alat dalam
proses perubahan:
a. Komunikasi dianggap sebuah media untuk berpartisipasi bagi karyawan
dalam proses perubahan utuk membuat anggota organisasi merasa lebih
disertakan, berkomitmen dalam pengendalian situasi.
b. Sebagai media perluasan informasi bersama dengan transparansi mengenai
kemungkinan yang terjadi.
c. Mengkomunikasikan tentang visi dan tujuan dari proses perubahan untuk
memberikan pembenaran atas rumor yang mungkin beredar diantara
karyawan.
2. Komunikasi sebagai sebuah proses konstruksi sosial.
Sensemaking merupakan fokus dalam penekanan ini, bagaimana interaksi
komunikasi mengkonstruksikan pemahaman sensemaking pada individu-individu
karyawan. Sensemaking proses ini adalah sangat mendasar bagi hasil yang
direncanakan, sensemaking dianggap sebuah proses yang signifikan dalam
mengorganisir perubahan (Johanssen, 2008; Weick et al., 2005:91).
3. Komunikasi sebagai sebuah transformasi sosial.
Komunikasi sebagai transformasi sosial disimpulkan dalam pembahasan oleh
Beech dan Caims (2001) sebagai Sebuah kerangka kerja untuk mengaitkan interaksi
dan tindakan selama proses perubahan organisasi diusulkan.
Selain penekanan di atas, di bawah merupakan tabel bagian yang dibahas dalam tiga
pendekatan menurut beberapa literatur.
Tool
Process
Social
Transformation
Epistemology
Goal of research
Realist Effectivness
Constructivist
Understanding
Constructivist
Awareness
Metaphor of
Organizations
Rational system
Sensemaking system
Political system
Change
Communication
Management
Planned Tool for
transmission
Managing change
Emergent
Interpretasion
Managing
understanding
Emergent
Constitutive
Managing change
through
communication
Illustrative
Literature
DiFonzo and Bordia
(1998) and Daly et
al. (2003)
Ford and Ford
(1995) and
Stensaker and
Falkenberg (2007)
Anderson (2005)
and Francis (2007)
Sumber: Johansson, Catrin (1996), " Speaking of change: three communication approaches in studies of organizational
change"
Identifikasi Tahapan Proses Komunikasi dari Model Manajemen Perubahan Lewin
1950
Informasi mengenai perubahan yang akan diimplementasikan dalam organisasi
memerlukan strategi komunikasi yang baik untuk mengubah mindset karyawan terhadap rasa
ketidakpastian, ketidakamanan pekerjaan, dan ketidakjelasan tujuan dari proses perubahan
organisasi.
Dalam teori manajemen perubahan oleh Lewin (1950) yang membagi proses perubahan
menjadi tiga bagian yaitu Unfreezing, Change, dan Refreeze, Klein (1996) dalam Husain
(2013) mengidentifikasi kembali dan mengkaitkan komunikasi dalam tiga tahapan model
perubahan tersebut.
1. Berkomunikasi selama tahap “Unfreezing”
Dalam tahap ini motivasi untuk berubah dikomunikasikan kepada karyawan,
mengapa organisasi perlu berubah dan mengapa diperlukan kesesuaian antara sikap
karyawan dengan tujuan dari perubahan organisasi. Hal pertama yang perlu
dikomunikasikan adalah perlu untuk berubah, dengan menunjuk pada ketidaksesuaian
antara hasil yang diinginkan dan hasil sebenarnya (Husain,2013:44). Tahap ini juga
menekankan kepada evaluasi hasil yang diinginkan organisasi, merubah cara pandang
karyawan agar sesuai dengan rencana perubahan.
2. Berkomunikasi selama tahap “Perpindahan”
Tahap ini menjelaskan kepada karyawan di dalam organisasi yang tidak ikut
terlibat dalam bagian dari proses perubahan, mengurangi juga meluruskan rumor yang
beredar karena penyebaran informasi yang tidak akurat mengenai perubahan yang
dikomunikasikan melalui saluran komunikasi informal antar karyawan.
Rincian dari implementasi yang akan dilakukan diberikan secara akurat dalam
tahap ini, tujuan utama ialah untuk memberikan pemahaman yang benar tentang
seperti apa perubahan yang akan terjadi dan apa pengaruhnya bagi mereka. Proses ini
akan memberikan kejelasan dan menghilangkan kesalahpahaman yang beredar
sebelumnya.
3. Berkomunikasi selama tahap “Refreezing”
Tujuan utama selama tahap ini adalah untuk membangun struktur dan proses
yang mendukung cara-cara baru (Husain,2013:45). Informasi mengenai perubahan
masih harus terus dilakukan pada tahap ini untuk sebuah penyesuaian bagi karyawan,
berfokus pada keberhasilan perubahan dan mengkomunikasikan informasi ini kepada
karyawan.
Ketiga model langkah manajemen perubahan yang dijelaskan oleh Lewin bagi
sebagian organisasi yang akan mengimplementasi sebuah perubahan baru, mungkin dianggap
sebagai perubahan yang sifatnya radikal. Sehingga kesiapan dan perencanaan strategi
komunikasi yang harus dibuat untuk meminimalisir gangguan perubahan organisasi lebih
sering gagal diantisipasi, akibatnya terjadi resistensi dan kurangnya komitmen karyawan
dikarenakan organisasi kurang memberikan informasi yang akurat dan jelas mengenai
perubahan kepada individu-individu karyawan dalam organisasi baik yang terlibat langsung
dengan proses perubanan maupun yang tidak terlibat.
Selain itu, perubahan organisasi yang direncanakan perlu memberikan pemahaman
bahwa perubahan ini memberi sifat permanen dan memerlukan continues improvement dari
kreativitas karyawan. Langkah ini akan membuat karyawan merasa menjadi bagian dari
perubahan karena partisi karyawan dari sebuah keputusan yang akan diambil organisasi.
Kesimpulan
Dalam berbagai literatur mengenai kaitannya peran komunikasi dalam proses
perubahan organisasi, penulis menemukan beberapa teori manajemen perubahan, model
komunikasi, dan tujuan komunikasi dalam proses perubahan. Salah satunya pembahasan
tentang identifikasi Teori Lewin tentang manajemen perubahan oleh Klein yang menyediakan
pemahaman mengenai proses atau tahapan yang berguna bagi organisasi dalam
memperhitungkan strategi perubahan yang berfokus pada merubah karyawan untuk
membantu mempersiapkan perubahan. Dalam literatur Wim J.L Elving menekankan hal yang
sama menggunakan konsep model komunikasi selama perubahan organisasional, efektifitas
dalam mengkomunikasikan informasi menjadi tahapan krusial bagi keberhasilan perencanaan
perubahan.
Hal-hal tersebut merupakan bagian dari strategi perubahan yang dilakukan organisasi
untuk mengurangi dampak kegagalan implementasi, efektifitas dari komunikasi yang menjadi
peran dalam mempersiapkan perubahan perlu dipahami organisasi sebagai langkah antisipasi
dari penolakan atau resistensi yang terjadi di lingkungan organisasi. Pemahaman dan strategi
komunikasi atas hal ini akan mengurangi tingkat kegagalan implementasi pada proses
perubahan organisasional.
Referensi
De Ridder, J. (2003). Organisational communication and supportive employees. Human
Resource Management Journal, 4(4), 1-10.
DiFonzo, N. and Bordia, P. (1998), “A tale of two corporations: managing uncertainty during
organizational change”, Human Resource Management, Vol. 37, pp. 295-305.
Elving, W.J.L. (2005), “The role of communication in organisational change”, Corporate
Communications: An International Journal, Vol. 10, pp. 129-38.
Ford, J.D., Ford, L.W. and McNamara, R.T. (2002), “Resistance and the background
conversations of change”, Journal of Organizational Change Management, Vol. 15,
pp. 105 21.
Francis, H. (2007), “Discursive struggle and the ambiguous world of HRD”, Advances in
Developing Human Resources, Vol. 9, pp. 83-96.
Harvey, Andrew. (2014), “Comunicating for Influence Behaviour During Change”, Training
& Development [online]. Training & Development, Vol. 41, No. 1, Feb 2014: 10-11
Johansson, Catrin (1996), " Speaking of change: three communication approaches in studies
of organizational change", Corporate Communications: An International Journal,
Vol. 13 No. 3, 2008 pp. 288-305.
Kotter, J.P. and Rathgeber, H. (2006), Our Iceberg Is Melting: Changing and Succeeding
under AnyConditions, Macmillan, London.
Lewin, K. (1951), Field Theory in Social Science: Selected Theoretical Papers, Harper &
Row,New York, NY.
Lewin, K (1951). Lewin’s Change Management: Understanding the Three Stages. Available
at:http://www.nwacademy.nhs.uk/sites/default/files/86_1722011_lewin_s_change_m
anagement_model.pdf.
Lewis,
L.K. and Seibold, D. (1998), “Reconceptualizing organizational change
implementation as a communication problem: a review of literature and research
agenda”, in Roloff, M.E. and Paulson, G. (Eds) Communication Yearbook, Vol. 21,
Sage, Newbury Park, CA, pp. 93-151.
Sillince, J.A.A. (1999), “The role of political language forms and language coherence in the
organizational change process”, Organization Studies, Vol. 20, pp. 485-518.