BAB II TINJAUAN UMUM - BAB II Tinjauan Umum Perusahaan.doc

BAB II TINJAUAN UMUM A. Profil Perusahaan, Visi, Misi SMA Muhammadiyah Cepu

1. Profil SMA Muhammadiyah Cepu

  SMA Muhammadiyah Cepu berdiri pada tanggal 6 Januari 1981 dengan lokasi di Kompleks Perguruan Muhammadiyah yang terletak di Jl.

  RSU No. 99 Cepu (sekarang Jl. Ronggolawe No. 99 Cepu).

  Beberapa faktor yang menyebabkan didirikannya selain karena merupakan program Muhammadiyah untuk selalu dakwah amar ma’ruf nahi munkar, ada beberapa faktor penyebab lain diantaranya: a. Di Cepu belum ada sekolah lanjutan umum yang berasakan Islam.

  b. Menampung lulusan SLTP agar tidak masuk SMA non Islam.

  c. Membentuk kader-kader Islami yang berjiwa pejuang yang mau memperjuangkan Islam melalui Muhamamdiyah.

  SMA Muhammadiyah Cepu didirikan oleh Pimpinan Cabang Muhamamdiyah Cepu yang mempercayakan kepada: a. Drs. H. P. Sutopo, SH.

  b. Muntasir Hamid.

  c. Sudarsono.

  d. Muslich, BA. f. ME. Hariyanto.

  g. Khoiru Rozikin.

  Sampai saat ini, SMA Muhammadiyah Cepu memiliki 27 ruang yang terdiri dari 13 ruang kelas, ruang guru, ruang kepala sekolah, ruang tamu, laboratorium bahasa, laboratorium IPA, laboratorium Komputer dan lain sebagainya. Saat ini SMA Muhamamdiyah memiliki 9 rombongan belajar yang terbagi dalam tiga tingkat kelas, yakni kelas X, XI dan XII yang masing-masing terdiri dari 3 kelas.

2. Visi dan Misi

a. Visi SMA Muhammadiyah Cepu

  Mewujudkan sumber daya manusia yang unggul, kreatif, peduli, beriman dan bertaqwa.

  b. Misi SMA Muhammadiyah Cepu 1) Menumbuhkan penghayatan dan pengamalan terhadap ajaran

  agama dalam kehidupan.

  2) Meningkatkan mutu pembelajaran dan bimbingan. 3) Menyiapkan generasi yang cerdas, cakap, terampil dan cinta terhadap almamater.

B. Letak Geografis

  SMA Muhammadiyah terletak di Jl. Ronggolawe Gg. KHA Dahlan No. 6 Cepu. Satu kompleks dalam wilayah Perguruan Muhammadiyah Cepu mulai dari PAUD, TK, SD, SMP, SMA, SMK 1, SMK 2 dan Perguruan Sakit PKU Muhammadiyah. Kompleks Perguruan Muhammadiyah bernaung di bawah Pimpinan Cabang Muhammadiyah Cepu (PCM Cepu) kecuali Perguruan Tinggi Muhammadiyah yang dikelola oleh Majelis Dikdasmen Pimpinan Cabang Muhammadiyah Blora. Secara rinci denah lokasi SMA Muhammadiyah Cepu dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Sebelah Selatan dan Timur berbatasan dengan RSUD Cepu.

  2. Sebelah Barat berbatasan dengan RSU-PKU Muhammadiyah Cepu.

  3. Sebelah Utara berbatasan dengan SMP Muhammadiyah Cepu.

  U DENAH LOKASI B T SMA MUHAMMADIYAH CEPU S SMP Muhammadiyah Cepu SMA Muhammadiyah Cepu BRSUD Cepu

  Jl. Ronggolawe Cepu

C. Struktur Organisasi, Pembagian Tugas dan Wewenang

  1. Struktur Organisasi

  Struktur Organisasi SMA Muhammadiyah Cepu

  

Guru-Guru

Siswa

  Ket Bendahara/KTU Kepegawaian Kesiswaan I Kesiswaan II Perpustakaan Cleaning Servis Security Penjaga Malam

  Dra. Sulistyorini Trisno Budi Utomo Andri Herawati Muhsin Waluyo Mulyono Eko Nupiyanto Sujoko

  XII IS 2 Nama

  XII IS 1

  XI IS 2

  XI IS 1

  XB

  XA

  Pembina

  Karlina Indriani, S.Si Sumadianto, S.Pd. Suprianto, S.Pd. Zulfiana Ferdyasari, S.Sos Binti Arifi Frida, S.Pd. Erna Indriantuti, S.Pd. Narwati Riantuni, S.Ag.

  Wali Kelas Budi Cahyono, S.Pd.

  Urs Sarana/Pras Drs. Subiyanto Urs Humas Erna Indriastuti, S.Pd. Urs. Kemuh dan Keagamaan Narwati Riantuni, S.Ag.

  Urs Kurikulum Ani Widiastuti, S.Pd.

  Kepala Sekolah Drs. Muh. Sholihin Urs Kesiswaan Drs. Tamsi

XI IA

XII IA

  Pembagian tugas dan wewenang berkaitan dengan proses penggajian karyawan di SMA Muhamamdiyah Cepu dapat dijelaskan

  2. Pembagian Tugas dan Wewenang

  a. Kepala sekolah 1) Bertanggungjawab membagi dan menentukan jumlah jam

  mengajar.

  2) Bertanggungjawab dalam menentukan jabatan struktural karyawan seperti wakil kepala urusan, KTU, bendahara dan lain-lain.

  3) Menentukan status kepegawaian karyawan.

  b. Bendahara gaji 1) Bertanggungjawab memasukkan rekap data tunjangan yang akan

  oleh diterima masing-masing karyawan.

  2) Bertanggungjawab memasukkan rekap data potongan resmi setiap bulan sesuai peraturan yang berlaku di Muhammadiyah.

  3) Memberikan laporan gaji lembar 1 setiap bulan kepada kepala sekolah.

  4) Mengarsipkan laporan gaji lembar 2.

  c. Bendahara koperasi 1) Bertanggungjawab memasukkan rekap potongan koperasi pada

  masing-masing karyawan.

  2) Mengarsipkan laporan potongan koperasi.

d. Karyawan Memberikan data biodata karyawan.

D. Deskripsi Proses Penggajian Karyawan

  Pada saat ini sistem penggajian yang dilaksanakan masih dilakukan secara manual. Data-data yang terdiri dari komponen-komponen penggajian direkap secara manual, kemudian dilakukan perhitungan secara manual dengan bantuan program worksheet Ms. Excel dan baru dilakukan pengetikan slip gaji sebelum dibagikan kepada seluruh karyawan dengan dibantu program Ms. Word.

  Proses penggajian diawali dengan pencatatan biodata karyawan SMA Muhammadiyah Cepu oleh bagian kepegawaian. Berdasarkan biodata yang ada, kepala sekolah menentukan jumlah jam mengajar, jabatan, status kepegawaian dan upah per jam. Berdasarkan data-data yang diberikan kepala sekolah, maka bendahara gaji memasukkan rekap data tunjangan yang harus diberikan kepada karyawan tersebut.

E. Landasan Teori

1. Sistem Informasi

  Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu pendapat yang menekankan pada prosedur dan pendapat yang menekankan pada elemenya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan tertentu untuk mencapai penyelesaian tertentu. Sedangkan memberikan definisi sistem menekankan pada elemen yaitu kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

  Sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

  Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah data transaksi harian, mendukung manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan meyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogianto, 2005: 2). Sistem informasi terdiri dari komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, yaitu masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali. Sebagai sutu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainya membentuk satu-kesatuan untuk mencapai sasaranya (Ibid). Secara jelas, penulis akan memberikan gambaran tentang blok-blok program yang dimaksud.

  a. Blok masukan Masukan yang mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode-metode dan media untuk mengakses data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

  b. Blok model Blok ini terdiri dari komunikasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data masukan dan data yang tersimpan dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  c. Blok keluaran Produk dari sistem adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen pemakai sistem.

  d. Blok teknologi Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

  e. Blok basis data Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

  f. Blok kendali Beberapa kendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang merusak sistem tersebut dapat dicegah dan langsung dapat diatasi.

2. Analisa Sistem

  Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan- permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan (Jogianto, 1999: 15).

b. Tahap-tahap analisa sistem

  Dalam mengevaluasi suatu sistem maka diperlukan tahapan-tahapan sebagai berikut:

  1) Analisa pendahuluan

  Tujuan secara umum pengembangan sistem tersebut adalah untuk menydiakan informasi bagi pengelola usaha baru untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.

  2) Penyusunan usulan pelaksanaan sistem

  Pada tahap ini akan dijelaskan secara ringkas tentang alasan yang jelas yang mendasari dilakukanya pengembangan sistem Pernyataan khusus tentang persayaratan kinerja yang diharapkan dari sistem yang diusulkan.

  3) Pelaksanaan analisa sistem

  Didasarkan pada rencana yang dituangkan dalam usaha pelaksanaan aanalisa sistem.

  Laporan hasil analisa ini bisa berupa pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisa sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem/daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.

c. Desain sistem

  Setelah analisis selesai dilakukan, maka analisa sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan yaitu dengan mencoba merancang model sistem tersebut sesuai dengan apa yang diharapkan. Desain sistem ada dua macam yaitu:

  1) Desain sistem secara umum

  Tujuan dari desain sistem secara umum yakni memberikan gambaran secara umum kepada pengguna (user) tentang sistem yang baru.

  2) Desain sistem secara khusus

  Tujuan dari desain sistem secara khusus yakni untuk memberikan gambaran secara rinci kepada pengguna (user) tentang sistem yang baru.

  d. Perancangan sistem 1) Pengertian perancangan sistem

  Merancang sistem yaitu kegiatan untuk menggambarkan dan pembuatan sketsa dari beberapa elemen yang terpisah menjadi satu kesatuan yang utuh yang membentuk satu sistem. Tujuan dari perancangan sistem yaitu untuk memenuhi kebutuhan dan memberi gambaran dari rancang bangun yang lengkap kepada programmer. Pada tahap ini, tugas dari seorang perancang sistem yaitu: a) Menyusun sistem flowchart.

  b) Merencanakan konfigurasi peralatan.

  c) Merancang struktur dan logika program.

  d) Merancang file.

  e) Merancang formulir dan bentuk pemasukan data.

  f) Merancang bentuk-bentuk keluaran (design out-put).

  g) Membuat dokumentasi.

  h) Menyusun jadwal penerapan sistem pemecahan masalah.

2) Alat bantu perancangan sistem

a) Data Flow Diagram

  Data flow diagram atau sering disebut dengan DFD

  merupakan suatu alat bantu permodelan sistem yang sangat umum dipergunakan (Jogianto, 1999, 700). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Aliran data disombolkan dengan simbol-simbol tertentu sebagai gambaran arah data. Simbol yang digunakan dalam DFD yaitu:

Tabel 2.1 Data Flow Diagram

  Nama simbol / Fungsi Simbol Proses

  Digunakan untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Aliran Data Digunakan untuk menggambarkan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari system dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data.

  Penyimpanan Dapat digunakan untuk mendefinisikan file atau basis data atau seringkali mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam system computer.

  Transminator (Asal/Tujuan Data) Melambangkan orang atau keompok orang. (misalnya organisasi di luar sistem, group, departemen, perusahaan) yang merupakan asal data atau tujuan informasi.

b) ERD (Entity Relationship Diagram)

  Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan relasi antar

  dua file atau dua tabel yang dapat dikategorikan menjadi tiga secara lengkap tedapat juga tiga macam relasi dalam hubungan atribute dalam suatu file (Kristanto, 1994: 35).

  (1) One to one relationship

  Hubungan antar file pertama dengan file ke dua adalah satu berbanding satu. Seperti siswa dengan Nomor Induk Siswa, dimana seorang siswa hanya memiliki Nomor Induk Siswa. Untuk menunjukkan hubungan relasi antar keduanya digambarkan dengan tanda panah tunggal.

  Nomor Siswa Induk Siswa

Gambar 2.1 Relasi one to one

  (2) One to many relationship

  Hubungan antar file pertama dengan file kedua adalah satu banding banyak atau dapat pula dibalik banyak berbanding satu. Sebagaimana halnya pada kasus pembayaran SPP di sekolah dimana bendahara melayani banyak siswa.

  

Bendahara Siswa

Gambar 2.2 Relasi one to many

  (3) Many to many relationship

  Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Seperti seorang guru mengajar

  Untuk menunjukkan hubungan tersebut digambarkan dengan tanda panah ganda pada kedua relasi tersebut.

  Guru Siswa

Gambar 2.3 Relasi many to many

c) Merancang Database

  Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya (Jogiyanto, 1995: 65). Kegunaan database adalah untuk mengurangi, meminimalkan kekurangan-kekurangan atau kerugian-kerugian di dalam pengolahan data konvensional. Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi masalah kerugian-kerugian pada penyusunan data (Krisnanto, 1994: 65). Pengolahan data yang dilakukan dapat dibedakan menjadi dua macam pendekatan, yaitu :

  (1) Pendekatan tradisional

  Dalam pendekatan ini sumber data masih ditangani sendiri-sendiri untuk tiap aplikasi. Kelemahan-kelemahan yang ada antara lain:

  (a) Terjadi duplikasi data (data redudancy) Terjadi karena tiap-tiap aplikasi membentuk file data tersendiri maka akan menimbulkan duplikasi data yang sama. (b) Tidak terjadi hubungan data. (2) Pendekatan Terstruktur (Modern)

  Merupakan kebalikan dari pendekatan tradisional, sehingga tidak terjadi duplikasi data dan redudansi serta hubungan data (relabity) dapat ditingkatkan.

  (3) Normalisasi Normalisasi adalah proses pengelompokkan data-data elemen menjadi tabel-tabel membentuk susunan relasi yang baik. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada waktu menambah, menginsert, menghapus, mengubah suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecah menjadi beberapa tabel lagi, dengan kata lain perancangan belum mendapatkan database yang yang konsisten, perlengkapan data yang minimal dan stabilitas yang maksimal.

  Manfaat Normalisasi: (a) Meminimalkan jumlah storage space yang diperlukan untuk penyimpanan.

  (b) Meminimalkan resiko data yang tidak konsisten dalam sebuah database.

  (c) Meminimalkan kemungkinan terjadinya anomaly, yaitu penyimpangan yang terjadi dalam tuple operasi (insert, delete, update) untuk pada relasi yang tidak berbentuk normal.

  (d) Memaksimalkan stabilitas dan struktur data. Beberapa konsep yang harus diketahui terlebih dahulu adalah:

  (a) Field / Atribut Kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa suatu field yang dapat mewakili record.

  Contoh : nomor pegawai merupakan kunci dari tabel pegawai, setiap pencarian cukup dengan menyebutkan nomor pegawai maka dapat diketahui nama, alamat,

  (b) Ketergantungan fungsi (function-function dependency) Definisi dari functional function dependence adalah : diberikan sebuah relasi R, atribut Y dari R adalah bergantung fungsi pada atribut X dari R. Jika setiap relasi X dalam R punya hubungan dengan tepat satu nilai Y dalam R (dalam setiap waktu). Bentuk-bentuk normalisasi:

  Bentuk tidak normal (Unnormalized form) - Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai kedatangannya.

• NF

  Bentuk kesatu (1 / 1 Normal Form) Bentuk normal kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data yang dibentuk dalam file-file data dibentuk dalam suatu record record dan nilai dari field-field berupa “otomic value”.

  Tidak ada set attribute yang berulang-ulang atau attribut bernilai ganda (multi value). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua.

  NF Bentuk normal kedua mempunyai starat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.