MAKALAH KEPRIBADIAN YANG BAIK SEBAGAI SE
MAKALAH
KEPRIBADIAN YANG BAIK SEBAGAI
SEORANG SEKRETARIS PROFESIONAL
DALAM PERUSAHAAN
Disusun Oleh :
Putri Indah Arum Asih
NIM : 2014130073
PROGRAM STUDY SEKRETARIS
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PAMULANG
2015
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas
segala limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan makalah ini yang berjudul “KEPRIBADIAN YANG BAIK
SEBAGAI
SEORANG
SEKRETARIS
PROFESIONAL
DALAM
PERUSAHAAN”.
Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini berkat bantuan
dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak
untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam
pembuatan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih dari
jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian,
penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki
sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya, penulis dengan rendah
hati dan dengan tangan terbuka menerima masukan, saran dan usul guna
penyempurnaan makalah ini. Akhirnya Penulis berharap semoga makalah ini
dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Pamulang, Januari 2015
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar…………………………....………………………...
Daftar Isi……………………………....……………………………
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang………………………………………..
1.2
Identifikasi Masalah…………………………………..
1.3
Pembatasan Masalah…………………………………..
1.4
Perumusan Masalah…………………………………...
1.5
Tujuan dan Manfaat.......................................................
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Kepribadian............………………………
2.2
Pengertian Sekretaris........…………………………....
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Menjadi Sekretaris Profesional....................................
Keprofesionalan Sekretaris..........................................
Jenis-jenis Sekretaris...................................................
Fungsi-fungsi Sekretaris..............................................
Tugas Sekretaris..........................................................
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan................................................................
3.2
Saran..........................................................................
3.3
Daftar Pustaka............................................................
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berdasarkan penjelasan ini, penulis menyimpulkan bahwa kepribadian
menempati posisi yang punya peranan penting dalam kehidupan seseorang.
Reaksi individu terhadap lingkungan dan perilakunya ternyata dipengaruhi oleh
kepribadiannya. Kepribadian adalah Organisasi dinamis di dalam individu yang
terdiri dari sistem-sistem yang menentukan tingkah laku dan pikirannya secara
karakteristik dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungannya. Hubungan antar
pribadi menjadi semakin bebas dibandingkan beberapa dekade sebelumnya.
Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus
guna membangun profesionalisme seorang sekretaris dapat dikembangkan dari
berbagai segi yang mencakup. Sikap profesional yang dikembangkan dan
diterapkan akan membentuk pekerja unggulan. Saat ini terdapat beberapa masalah
seseorang tidak bisa menikmati pekerjaan tersebut, karena pekerjaan tersebut
tidak sesuai dengan kepribadian yang dimiliki. Oleh sebab itulah kepribadian ini
dibuat untuk membantu seseorang menentukan pekerjaan apa yang sehingga bisa
bekerja dengan maksimal untuk menikmati dan menyukai profesi pekerjaan yang
akan di jalani. Berdasarkan uraian latar belakang yang di paparkan penulis, maka
penulis menentukan judul makalah ini adalah “KEPRIBADIAN YANG BAIK
SEBAGAI
SEORANG
SEKRETARIS
PERUSAHAAN”.
1
PROFESIONAL
DALAM
1.2 Identifikasi Masalah
Seorang sekretaris mempunyai tugas penting dalam menyelesaikan
pekerjaannya disuatu organisasi / perusahaan, maka dari itu seorang sekretaris
harus segera merencanakan pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dalam
waktu singkat disamping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tidak
menjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai
dengan pembahasan penulisan maka masalah-masalah yang timbul dapat di
identifikasikan antara lain:
1. Kepribadian sekretaris itu penting
2. Menjadi seorang sekretaris yang profesional
3. Sikap yang baik sebagai seorang sekretaris profesional
4. Etika kerja yang dimiliki seorang Sekretaris
1.3 Pembatasan Masalah
Dari berbagai permasalahan yang telah diidentifikasikan diatas, penulis
juga menyadari bahwa tidak semua bidang dapat dipelajari karena keterbatasan
waktu dan kemampuan, maka penulis membatasi laporan pada masalah
”Kepribadian yang baik sebagai seorang Sekretaris dalam Perusahaan”.
1.4 Perumusan Masalah
Dari pembatasan masalah tersebut maka fokus penulisan sudah sangat
jelas, perumusan masalah dalam penulisan ini adalah
1. Apakah kepribadian sekretaris dalam melaksanakan tugas telah efektif dan
efesien ?
2. Bagaimana syarat-syarat sekretaris yang baik dalam meningkatkan
profesionalisme kerja di perusahaan ?
2
1.5 Tujuan dan Manfaat Penulisan Makalah
Tujuan dari di buatnya makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana
Kepribadian seorang Sekretaris agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin penulis capai dalam melakukan penelitian ini
adalah sebagai berikut :
a. Bagaimana untuk mengetahui proses kerja sekretaris
b. Bagaimana untuk mengetahui sikap seorang sekretaris dalam pelaksanaan
tugasnya
c. Bagaimana untuk mengetahui upaya-upaya yang dilakukan sekretaris dalam
pelaksanaan tugasnya
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Pemahaman mengenai keprofesionalan
b. Pengetahuan mengenai seluk beluk pribadi yang dimiliki sebagai seorang
sekretaris
c. Mengetahui ciri mengenai profesional dan bagaimana menjadi seorang yang
profesional dan bagaimana menjadi seorang yang profesional tersebut.
d. Mengetahui kepribadian etika sekretaris.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Kepribadian
Kepribadian memilki beberapa pengertian. Pengertian secara umum,
kepribadian merupakan pola khas seseorang dalam berfikir, merasakan dan
berperilaku yang relatif stabil dan dapat diperkirakan. (Dorland 2002).
Kepribadian juga merupakan jumlah total kecenderungan bawaan atau herediter
dengan berbagai pengaruh dari lingkungan serta pendidikan, yang membentuk
kondisi kejiwaan seseorang dan mempengaruhi sikapnya terhadap kehidupan
(Weller, 2005).
Kepribadian adalah suatu organisasi yang dinamis dari sistem psikofisik
individu yang menentukan tingkah laku dan pikiran individu secara khas. Istilah
menggunakan sistem psikofisik dengan maksud menunjukkan bahwa jiwa dan
raga manusia adalah suatu sistem yang terpadu dan tidak dapat dipisahkan satu
sama lain, serta diantara keduanya selalu terjadi interaksi dalam mengarahkan
tingkah laku. Sedangkan istilah khas dalam batasan kepribadian itu memiliki arti
bahwa setiap individu memiliki kepribadiannya sendiri. Tidak ada dua orang yang
berkepribadian sama, karena itu tidak ada dua orang yang berperilaku sama.
Kepribadian paling sering dideskripsikan dalam istilah sifat yang bisa di ukur
yang ditunjukkan oleh seseorang.
Menurut Gordon W.Allport (Calvin S.Hall dan Gardner Lindzey, 2005)
bahwa kepribadian adalah organisasi dinamis dalam diri individu sebagai sistem
psikofisik yang menentukan caranya yang unik dalam menyesuaikan diri terhadap
lingkungannya. Kata kunci dari pengertian kepribadian adalah penyesuaian diri.
4
Kepribadian sekretaris adalah watak seseorang yang tercemin dalam
tindakan dan perbuatan seorang sekretaris.
kebaikan yang harus dimiliki,
dilaksanakan dan di hayati oleh seorang sekretaris seperti jujur, setia, bertanggung
jawab, dan berdediksi tinggi. Sedangkan etika sekretaris adalah cara berbicara,
berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima baik di kalangan sekretaris
lingkungan kerja mereka. Meliputi cara menyapa dan menghormati orang lain,
cara berjalan, makan, cara berdiri, cara menghubungi orang secara lisan atau via
telepon.
Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus
guna membangun profesionalisme seorang sekretaris. Kepribadian sekretaris
professional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencangkup. Memiliki
kepribadian yang baik Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan
menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris
profesional harus ramah, baik, bertanggung jawab kepada semua tugasnya dan
memiliki etika yang baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya.
Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan
citra perusahaan.
Mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujur dalam menilai diri
sendiri.
Misalnya
dalam
menjawab
pertanyaan
seperti
:
“Apakah Anda dapat dipercaya pimpinan dan rekan kerja Anda ?”
Mengenal diri sendiri dengan baik berarti mau menerima kekurangan dan
kelebihan yang ada pada dirinya, dan berusaha untuk menyempurnakan
kekurangan tersebut, serta meningkatkan kelebihan yang ada pada dirinya. Hal ini
membawa sekretaris unutuk berfikir optimis, positif dan menghargai orang lain.
Untuk mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya dengan positif,
sekretaris tidak boleh membiarkan kekurangan mendominasi dirinya.
5
Ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini :
Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan
tugas sekretaris
Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri
Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri
Terbuka dengan rekan kerja Anda
Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak
beralasan. Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu
membandingkan pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri dengan
perkembangan perusahaan.
Siap untuk menerima kritik seorang sekretaris harus terbuka menerima
kritik dengan baik dari pimpinan maupunrekan kerja. Kita tidak boleh
menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritik terhadap kritik yang
diajukan untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesagesa.
Kepribadian memilki beberapa pengertian. Pengertian secara umum,
kepribadian adalah integrasi dari keseluruhan atau kecenderungan seseorang
untuk berperasaan, berkehendak, berfikir,bersikap dan berbuat sesuai dengan pola
perilaku tertentu. Selain itu, ada beberapa ahli yang berpendapat tentang
pengertian kepribadian, antara lain :
1. Menurut M.A.W. Brower berpendapat bahwa kepribadian adalah corak
tingkah laku sosial yang meliputi corak kekuatan, dorongan, keinginan,
opini dan sikap-sikap seseorang.
2. Menurut Yinger kepribadian adalah keseluruhan perilaku dari seorang
individu dengan sistem kecenderungan tertentu yang berinteraksi dengan
serangkaian situasi telah dilaluinya.
3. Menurut Cuber mengatakan bahwa kepribadian adalah gabungan
keseluruhan sifat-sifat yang tampak dan dapat dilihat dari seseorang.
6
Ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk
kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC : Appearance, Behaviour,
Character, Capability ). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut :
Berikut rumusan sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian
seorang sekretaris, yaitu :
1. Good Appearance
Bukan berati cantik dalam wajah, merangkum segala keluwesan dan
kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris juga harus dapat diterima di
lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakian dan dandanan juga
mencerminkan kepribadiannya.
2. Good Behavior
Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap mempunyai nilai yang
beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behavior
adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenengi oleh
siapa saja,kapan saja,dimana saja dalam suasana apapun juga.
3. Good Character
Tuntunan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai sifat yang baik
dalam pergaulan,lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan.
Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain
kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menhargai orang lain, serta bekerja
keras.
4. Good Capabiliity
Kecakapan sangat dibutuhkan salam melakukan segala pekerjaan bahkan
kehiduoan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan
kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan.
7
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa kepribadian
meliputi segala corak perilaku dan sifat yang khas dan dapat diperkirakan pada
diri seseorang, yang digunakan untuk bereaksi dan menyesuaikan diri terhadap
rangsangan, sehingga corak tingkah lakunya itu merupakan suatu kesatuan
fungsional yang khas bagi individu itu.
8
2.2 Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif
atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretrais berasal dari kata
“secretum” yang berarti “rahahsia”, atau secretaries atau secretarium yang berarti
seorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.
Pendapat para ahli antara lain :
1. Daniel Barun dan Ramun . C . Portugal dalam bukunya Hand Book For
Government Secretary Stenografer :
Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep
surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan melakukan
banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas
kerja pimpinan.
2. H.W. Fowler dan F.G. Fowler :
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk
membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis
mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
Sekretaris adalah pegawai ditunjuk oleh masyarakat atau
perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi,
memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan
perusahannya.
Sekretaris adalah mentri yang mengepalai kantor pemerintahan
amerika serikat atau vatikan.
9
3. Louis C. Nanasay dan Wiliam Selden :
Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih
bertanggung jawab dari pada stenografer dan tugas-tugasnya biasanya
penyalin dikte, berurusan dengan masyarakat unutk menjawab telepon,
mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau
mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering
bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pemimpin
muda. Yeti Sumaryati, 1996.
“Jadi pada umumnya : Sekretaris adalah seorang yang melakukan
pekerjaan pokok menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk
penyimpanannya, bagi seorang pejabat atau suatu organisasi”
Liang gie the, 1985.
10
2.3 Menjadi Sekretaris Profesional
Ukuran profesionalitas seseorang bisa dilihat dari dua sisi (teknis
keterampilan atau keahlian yang dimilikinya, serta hal-hal yang berhubungan
dengan sifat, watak, dan kepribadiannya).
Ada delapan syarat yang harus dimilki oleh seseorang jika ingin jadi seorang
profesional, yaitu :
1. Menguasai pekerjaan
Seseorang layak disebut profesional apabila iya tahu betul apa yang harus
iya kerjakan. Iya memakai ukuran-ukuran yang jelas untuk mengetahui apakah
yang dikerjannya itu berhasil atau tidak. Ada tiga hal pokok yang bisa dilihat
untuk menilai apakah seseorang menguasai pekerjaannya atau tidak, yaitu :
Bagaimana iya bekerja
Bagaimana iya mengatasi persoalan dan
Bagaimana iya akan menguasai hasil kerjanya
Seorang profesional akan menjadikan dirinya sebagai problem solver (pemecah
persoalan) , bukannya jadi touble maker (pencipta masalah) bagi pekerjaannya.
2 Mempunyai loyalitas
Seorangprofesional memilki prinsip bahwa apa yang dikerjakan bukanlah
suatu beban, tapi merupakan panggilan hidup sehingga tak berlebihan bila mereka
bekerja dengan sungguh-sungguh. Bagi seorang profesional, loyalitas ini akan
menggerakkan dirinya untuk dapat melakukan apa saja tanpa menunggu perintah.
11
Dengan adanya loyalitas, seorang profesional akan selalu berfikir proaktif,
yaitu selalu melakukan usaha-usaha antisipasi agar hal-hal yang fatal tidak terjadi.
1. Mempunyai integritas
Seorang profesioanl tak cukup hanya cerdas dan pintar, tapi juga harus
memiliki nilai-nilai kejujuran, kebenaran, dan keadilan.
Seorang profesioanl harus mempunyai integritas sehingga iya tetap
mempunyai prinsip unutuk dapat bertahan dalam situasi yang tidak
menentu.
2. Mampu bekerja keras
Seorang profesional tidak akan pernah memilih-milih dengan siapa iya
akan bekerja sama, sehingga iya mampu mengembangkan dan meluaskan
hubungan kerja sama dengan siapa pun, di mana pun, dan kapan pun.
Seorang profesional tidak akan merasa canggung atau turun harga diri bila
iya harus bekerja sama dengan orang-orang yang mungkin secara status
lebih rendah darinya.
3. Mempunyai visi
Seorang profesional harus mempunyai visi sehingga iya memiliki dasar
dan landasan yang kuat untuk mengarahkan pikiran, sikap dan
perilakunya. Dengan mempunyai visi yang jelas, maka seorang profesional
akan memiliki rasa tanggung jawab yang besar karena apa yang
dilakukannya sudah dipikirkan masak-masak sehingga iya sudah
mempertimbangkan resiko apa yang akan diterimanya.
Dengan adanya visi yang jelas, seorang profesional akan dengan
mudah untuk memfokuskan diri terhadap apa yang iya pikirkan, lakukan,
dan iya kerjakan.
12
4
Mempunyai kebanggaan
Seorang profesional harus mempunyai kebanggaan dan memberikan
penghargaan setinggi-tingginya terhadap profesi yang dia jalani.
Komitmen yang didasari oleh munculnya rasa bangga terhadap profesi dan
jabatannya akan menggerakkan seorang profesional untuk mencari hal-hal
yang lebih baik dan senantiasa memberikan kontribusi yang besar terhadap
5
apa yang iya lakukan.
Mempunyai komitmen
Seorang profesional harus memiliki komitmen tinggi dan tidak mudah
tergoda oleh bujuk rayu yang akan menghancurkan nilai-nilai profesi yang
dianutnya. Dengan komitmen yang dimilikinya, seseorang akan tetap
memegang teguh nilai-nilai profesionalisme yang iya yakini
6
kebenarannya.
Mempunya Motivasi
Dalam situasi dan kondisi apa pun, seorang profesional tetap harus
bersemangat dalam melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya.
Seorang profesional harus mampu menjadi motivator bagi dirinya sendiri
sehingga seburuk apa pun kondisi dan situasinya, iya mampu memotivasi
dirinya sendiri untuk tetap dapat mewujudkan hasil yang maksimal. Iya
mengerti, kapan dan di saat-saat sperti apa iya harus memberikan motivasi
untuk dirinya sendiri.
13
Seseorang yang menawarkan jasa atau layanan sesuai dengan protokol dan
peraturan dalam bidang yang dijalaninya dan menerima gaji sebagai upah atau
jasanya. Orang tersebut juga merupakan anggota suatu entitas atau organisasi
yang didirikan sesuai dengan hukum di sebuah negara atau wilayah. Meskipun
begitu, seringkali seseorang yang merupakan ahli dalam suatu bidang juga disebut
‘profesional” dalam bidangnnya meskipun bukan merupakan anggota sebuah
entitas yang didirikan dengan sah. Sebagai contoh, dalam dunia olahraga terdapat
olahragawan profesional yang merupakan kebalikan dari olahragawan amatir yang
bukan berpatisipasi dalam sebuah turnamen / kompetisi demi uang.
Karyawan Profesional adalah seorang karyawan yang digaji dan
melaksanakan tugas sesuai Juklak (Petunjuk Pelaksanaan) dan Juknis (Petunjuk
Teknis) yang dibebankan kepada dia. Sangat wajar jika dia mengerjakan tugas di
luar Juklak dan Juknis dan meminta upah atas pekerjaannya tersebut. Karena
Profesional adalah terkait dengan pendapatan, tidak hanya terkait dengan
keahlian.
Dilihat sumber yang saya dapat ternyata profesi itu memiliki pemahaman
yang berbeda, berikut dua pendapat dari sumber yang berbeda yaitu :
Menurut salah satu buku yang saya baca yaitu “Kepribadian & Etika
Profesi’ karangan Rismawaty, mengatakan :
“ Kata profesi berasal drai bahasa latin yaitu professues yang berarti suatu
kegiatan atau pekerjaan yang semula dihubungkan dengan sumpah dan janji
bersifat relegius ”
Menurut sumber internet pada situs : htp://id.wikpedia.org/wiki/Profesi,
mengatakan :
“ Profesi adalah pekerjaan yang membutuhkan pelatihan dan penguasaan terhadap
suatu pengetahuan khusus. Suatu profesi biasannya memiliki asosiasi profesi,
kode etik, serta proses sertifikasi dan lisensi yang khusus untuk bidang profesi
tersebut “
14
Dilihat
dari
pengertian-pengertian
tersebut
beserta
pemahaman.
Saya sendiri dapat disimpulkan secara ringkas arti profesi itu ialah suatu pekerjaan
yang membutuhkan keterampilan dari seseorang yang menekuni suatu
bidangtertentu.
Sedangkan penjelasan singkat profesionalisme itu adalah seseorang yang
berprofesi serta memenuhi ciri-ciri yang akan dijelaskan pada pembahasan ciriciri profesionalisme.
untuk mewujudkan kerja-kerja yang profesional. Kualiti profesionalisme oleh ciriciri sebagai berikut :
1. Keinginan untuk selalu menampilkan perilaku yang mendekati piawai ideal.
Seseorang yang memiliki profesionalisme tinggi akan selalu berusaha
mewujudkan dirinya sesuai dengan piawai yang telah ditetepkan. Iya akan
mengidentifikasi dirinya kepada seseorang yang dipandang memiliki
piawaian tersebut. Yang dimaksud dengan “ piawai ideal “ iyalah suatu
perangkat perilaku yang dipandang paling sempurna dan dijadikan sebagai
rujukan.
2. Meningkatkan dan memelihara imej profesion. Profesionalisme yang tinggi
ditunjukkan oleh besarnya keinginan untuk selalu meningkatkan dan
memelihara imej profesion melalui perwujudan perilaku profesional.
Perwujudannya dilakukna melalui berbagai-bagai cara misalnya penampilan,
cara percakapan, penggunaan bahasa, sikap tubuh badab, sikap hidup harian,
hubungan dengan individu lainnya.
3. Keinginan untuk senantiasa mengejar kesempatan pengembangan profesional
yang dapat meningkatkan dan memperbaiki kualiti pengetahuan dan
keterampilannya.
4. Mengejar kualiti dan cita-cita dalam profesion. Profesionalisme ditandai
dengan lualiti darjat rasa bangga akan profesion yang dipegangnya. Dalam hal
ini diharapkan agar seseorang itu memiliki rasa bangga dan percaya diri akan
profesionnya.
15
Kode etik profesi merupakan norma yang ditetapkan dan diterima oleh
sekelompok profesi, yang mengarahkan atau memberi petunjuk kepada
anggotanya bagaimana seharusnya berbuat dan sekaligus menjamin mutu profesi
itu dimata masyarakat.
Apabila anggota kelompok profesi itu menyimpang dari kode etiknya,
maka kelompok profesi itu akan tercemar di mata masyarakat. Oleh karena itu,
kelompok profesi harus mencoba menyelesaikan berdasarkan kekuasaannya
sendiri. Kode etik profesi merupakan produk etika terapan karena dihasilkan
berdasarkan penerapan pemikiran etis atas suatu profesi.
Kode etik profesi dapat berubah dan diubah seiring perkembangan zaman.
Kode etik profesi merupakan pengaturan diri profesi yang bersangkutan, dan ini
perwujudan nilai moral yang hakiki, yang tidak dipaksakan dari luar.
Kode etik profesi hanya berlaku efektif apabila dijiwai oleh cita-cita dan
nilai-nilai yang hidup dalam lingkungan profesi itu sendiri. Setiap kode etik
profesi selalu dibuat tertulis yang tersusun secara rapi, lengkap, tanpa catatan,
dalam bahasa yang baik, sehingga menarik perhatian dan menyenangkan
pembacannya. Semua yang tergambar adalah perilaku yang baik-baik.
16
2.4 Keprofesionalan Sekretaris
Seorang sekretaris dapat dikatakan profesional apabila iya memiliki
sejumlah kompetensi yang mendukung profesionalitasnya. Sekretaris profesional,
tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional,
tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk
berperan secara optimal, diantarannya manajemen waktu dan komunikasi.
Dalam hal ini tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam,
sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan
pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan
perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus
memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut ini :
a) Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris
adalah tangan kanan serang pimpinan perusahaan, maka sekretaris juga
harus menampilkan citra perusahaan yang baik
b) Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua
tugasnya. Bukan hanya baik kepada pimpinan tetapi juga harus baik
kepada relasi dan kawan sekantor
c) Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan pimpinan dan selalu menjaga kepercayaan dari
pimpinan, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun
rahasia pribadi seorang pimpinan
d) Tahu Teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tetapi seorang sekretaris
juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi
informasi
17
e) Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris
agar bisa melakukan pembukuan kantor
f) Harus Bisa Bahasa Asing
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh
seorang sekretaris. Karena biasannya sekretaris selalu diminta pimpinan
untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri
g) Mempelajari Karakter Pimpinan
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam tindakan dan
mengambil keputusan
h) Mempunyai Etika yang Baik
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal
berbicara, makan, duduk dan lain sebagainya. Karena itu sangat berkaitan
dengan citra perusahaan
i) Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan pimpinan. Karena itulah sekretaris harus bisa
belajar berbicara dnegan publik atau pada saat meeting. Pada saat ini peran
sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan dna tanggung jawab.
Sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika posisi sekretaris
akan segera tamat riwayatnya. Tergilas oleh perkembangan office automation
dan teknologi informasi. Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci
fungsi yang efesien dari perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staff
bergaji kecil atau anggota staff yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa
kualitas, keterampilan dan pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris
profesional dalam menjalankan tugasnya.
a) Pengetahuan
b) Keterampilan
c) Kepribadian
18
Di zaman yang serba moderen ini, sekretaris harus mengembangkan diri
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi
sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga
mampu dan dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin
untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya asing yang semakin
maju.
19
2.5 Jenis-jenis Sekretaris
Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung
jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi)
Sekretaris yang beretugas sebagai office karena secara formal
menjalankan fungsi menejer semua aspek kegiatan kantor.
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai
mediator (perantara) pimpinan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal hal-hal
dibawah ini :
Sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebiasaan, kegemaran atau
hobby, kelebihan dan kelemahan pimpinan, dapat melindungi pimpinan, cara dan
kemampuan kerjanya.
Syarat-syarat sekretaris pribadi :
A. Syarat pengetahuan meliputi :
Pengetahuan umum yang luas, terutama yang berhubungan dengan
naskah atau warkat ( biaya pos, titipan kilat, ahrga-harga benda pos dan
tarif angkutan )
Pengetahuan tentang misi, fungsi, struktur organisasi dan tata kearsipan
Memahami dan menguasai penerapan bahasa indonesia yang baku, baik
dan benar serta bahasa asing
B. Syarat keterampilan meliputi :
Teknik menyusun surat dengan pengetiksn surat
Teknik tata penyimpanan arsip
Menulis cepat dengan steno
Teknik berkomunikasi dengan telepon
20
C. Syarat kepribadian meliputi :
Loyalitas
Ketekunan
Kesabaran
Ketelitian
Kerapian
Dapat menyimpan rahasia
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua golongan yaitu :
Sekretaris Junior
Sekretaris Junior adalah sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai
sekretaris, iya baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum memiliki
pengalaman kerja. Sekretaris junior perlu banyak belajar dan bimbingan
dari seorang sekretaris senior.
Sekretaris Senior
“Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme
yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dan
melaksanakan tugasnya. Bila dilihat dari masa kerjanya, dibedakan antara
sekretaris junior dan senior” Liang gie the Drs Ensiklopedi, 2000.
Dari beberapa jenis-jenis sekretaris di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris
mempunyai berbagai macam jenis, dan pada intinya jenis-jenis sekretaris adalah
membantu pimpinan dalam pekerjaannya.
21
2.6 Fungsi Sekretaris
Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan
pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional.
Sehingga pimpinan dan operasional dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugastugas manajerial.
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah :
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan
2. Menangani informasi untuk pimpinan
3. Menjadi jembatan penghubung
Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak
hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi
lebih dari itu, sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang
peristiwa-peristiwa atau halp-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi
disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan.
Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin
membaca majalah, koran mendengar radio atau berita di TV, membuat artikel,
berita atau informasi dan berbagai media cetak untuk disampaikan kepada
pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif dan proaktif
tanpa menunggu perintah terlebih dahulu. Sekretaris harus bisa dan mampu
menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan.
Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan
pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai
membina hubungan, meningkatkan citra / reputasi organisasi perusahaan. Disini
sekretaris
juga
harus
menjalankan
tugasnya
sebagai
Public
22
2.7 Tugas-Tugas Sekretaris
Menurut Hartiti dan Tulus Haryono tugas-tugas sekretaris yaitu :
Relation.
1. Menurut wewenangnya.
a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan
harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus
dari pimpinan.
b. Tugas instruksi, tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan
hanya dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan.
c. Tugas kreatif, tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar
inisiatif.
2. Menurut jenis tugasnya.
a. Tugas administrasi / perkantoran , tugas yang berhubungan dengan
tulis-menulis, dokumentasi, dan pengetikan.
b. Tugas resepsionis, tugas yang berhubungan dengan tugas
komunikasi.
c. Tugas keuangan, menangani keuangan pimpinan.
d. Tugas sosial
e. Tugas insidenti
Menurut pendapat Ursula Ernawati , tugas-tugas sekretaris pada dasarnya
dapat dikelompokkan menjadi :
1. Tugas rutin
2. Tugas Idential berdasarkan intruksi
3. Tugas kreatif
23
Berikut ini uraian mengenai masing-masing dari tugas sekretaris diatas
menurut Ursula Ernawati :
1. Tugas rutin
Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan
tanpa menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu
sudah diselesaikan, sesuai dengan job description-nya.
Adapun tugas rutin sekretaris adalah :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Membuka surat untuk pimpinan
Menyusun / membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan
Menerima telepon dan menelepon
Mengerjakan filing (berkas)
Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan
Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan
kerja
h. Menyiapkan pembuatan laporan
i. Mengelola kas kecil (petty cash)
2. Tugas indential
Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan
dilaksanakan apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur
kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa iya sanggup mampu dan
bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.
Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi tugas-tugas
antara lain :
a. Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan
diundang, membuat surat undangan , mengatur ruangan rapat serta
menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut)
b. Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya
c. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
d. Mengurus masalah dengan baik
e. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari
informasi atau menyampaikan informasi
24
f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket,
booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada
catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas)
g. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia
3. Tugas Kreatif
Tugas yang baik termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau
tanpa diperintha oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh
sekretaris. Pada prinsipnya sekretarius harus dapat mencari sendiri apa yang
perlu dikerjakannya asalakan menguntungkan perusahaan secara umum dan
pimpinannya secara khusus Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak
menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya.
Beberapa contoh tugas kreatif :
a. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang
memperboleh promosi jabatan
b. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
c. Membuta perencanaan kerja
d. Mengum[ulkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang
berguna untuk perusahaan
e. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya
perusahaan
f. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan,
lokakarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang
menunjang pekerjaan
25
Menurut Rosidah tugas-tugas sekretaris meliputi :
a. Tugas Rutin
Tugas yang baik memerlukan perintah, khusus, poerhatian khusus atau
pengawasan khusus misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu,
tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan menerima telepon.
b. Tugas Khusus
Yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan
mengingatkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman
sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk
menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile.
c. Tugas kreatif
Yaitu tugas yang berasal dari inisatif sekretaris untuk sendiri. Biasannya
hal-hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang mendukung /
menunjang kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.
d. Tugas Untuk Melakukan Hubungan dan Kerjasama
Yaitu tugas sekretaris didominasi oleh hubungannya dengan manusia,
yang didalamnya meliputi tugas rutin, khusus maupun tugas kreatif.
Tugas-tugas tersebut adalah :
Dengan dunia luar, dunia luar berarti pihak-pihak di luar
kantor.
Sekretaris adalah perpanjangan tangan dari atasanya dan
menjadi satu-satunya contact person yang ingin dihubungi
oleh orang dengan luar perusahaan atau atasan.
Di dalam organisasi
Yang paling utama adalah hubungan sekretaris dengan
atasannya dan pekerjaanya. Bagaimana membuat pekerjaan
sang atasan lebih mudah dan efektif. Kontribusi yang
penting adalah fungsi sekretaris sebagai buffer, mengambil
alih tugas-tugas kecil dan menanggulangi interupsi
sehingga atasan dapat berprestasi maksimal.
26
Menurut Saiman (2002:40), tugas sekretaris dalam arti sempit adalah
orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan.
Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang
bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor .
Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah :
a. Menerima dikte dari pimpinan
b. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat –surat
termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi)
c. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting
d. Menerima tamu-tamu pimpinan
e. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian dengan teman
relasi maupun kegiatan lainnya
f. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya
g. Bertindak sebagai perantara antar pimpinan dan bawahan
h. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan
i. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting
j. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan
27
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan. Pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai penghubung
pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat
diperlukan seorang sekretaris yang profesional. Kemampuan dan keterampilan
teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris profesional untuk segala
bidang ilmu.
Untuk itu kami dapat menyimpulkan makalah ini sebagai berikut :
1. Kepribadian bertujuan untuk mengenal sesama manusia baik sifatnya
maupun tipe kepribadian masing-masing
2. Saling berhubungan antara sifat dan sikap baik jasmani maupun spiaktris
3. Secara umum kepribadian menunjuk pada bagaimana individu tampil dan
menimbulkan kesan bagi individu-individu lainnya kepribadian juga
merupakan organisasi yang dinamis dalam sistem psikofisiologis individu
yang menentukan carannya untuk menyesuaikan diri secara unik terhadap
lingkungan, atau dengan kata lain kepribadian merupakan keseluruhan
cara dimana seseorang individu bereaksi dan berinteraksi dengan individu
lain.
3.2 Saran
Saya mengucapkan terima kasih kepada teman-teman dan pihak yang
terkait dalam menyusun proposal. Selanjutnya saya menyadari bahwa proposal ini
masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran perbaikan dari semua pihak
sangatlah diharapkan.
DAFTAR PUSTAKA
http://kesekretarisan.blogspot.com
Lyse ana R, Bagaimana menjadi sekretaris profesional, Pt. Gramedia utama,
Jakarta, 1993
http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-mengupgrade-sekretaris-profesional/
Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
ttp://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/
http://www.scribd.com/doc/29588986/KESEKRETARISAN
KEPRIBADIAN YANG BAIK SEBAGAI
SEORANG SEKRETARIS PROFESIONAL
DALAM PERUSAHAAN
Disusun Oleh :
Putri Indah Arum Asih
NIM : 2014130073
PROGRAM STUDY SEKRETARIS
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PAMULANG
2015
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas
segala limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan makalah ini yang berjudul “KEPRIBADIAN YANG BAIK
SEBAGAI
SEORANG
SEKRETARIS
PROFESIONAL
DALAM
PERUSAHAAN”.
Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini berkat bantuan
dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak
untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam
pembuatan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih dari
jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian,
penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki
sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya, penulis dengan rendah
hati dan dengan tangan terbuka menerima masukan, saran dan usul guna
penyempurnaan makalah ini. Akhirnya Penulis berharap semoga makalah ini
dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Pamulang, Januari 2015
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar…………………………....………………………...
Daftar Isi……………………………....……………………………
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang………………………………………..
1.2
Identifikasi Masalah…………………………………..
1.3
Pembatasan Masalah…………………………………..
1.4
Perumusan Masalah…………………………………...
1.5
Tujuan dan Manfaat.......................................................
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Kepribadian............………………………
2.2
Pengertian Sekretaris........…………………………....
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Menjadi Sekretaris Profesional....................................
Keprofesionalan Sekretaris..........................................
Jenis-jenis Sekretaris...................................................
Fungsi-fungsi Sekretaris..............................................
Tugas Sekretaris..........................................................
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan................................................................
3.2
Saran..........................................................................
3.3
Daftar Pustaka............................................................
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berdasarkan penjelasan ini, penulis menyimpulkan bahwa kepribadian
menempati posisi yang punya peranan penting dalam kehidupan seseorang.
Reaksi individu terhadap lingkungan dan perilakunya ternyata dipengaruhi oleh
kepribadiannya. Kepribadian adalah Organisasi dinamis di dalam individu yang
terdiri dari sistem-sistem yang menentukan tingkah laku dan pikirannya secara
karakteristik dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungannya. Hubungan antar
pribadi menjadi semakin bebas dibandingkan beberapa dekade sebelumnya.
Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus
guna membangun profesionalisme seorang sekretaris dapat dikembangkan dari
berbagai segi yang mencakup. Sikap profesional yang dikembangkan dan
diterapkan akan membentuk pekerja unggulan. Saat ini terdapat beberapa masalah
seseorang tidak bisa menikmati pekerjaan tersebut, karena pekerjaan tersebut
tidak sesuai dengan kepribadian yang dimiliki. Oleh sebab itulah kepribadian ini
dibuat untuk membantu seseorang menentukan pekerjaan apa yang sehingga bisa
bekerja dengan maksimal untuk menikmati dan menyukai profesi pekerjaan yang
akan di jalani. Berdasarkan uraian latar belakang yang di paparkan penulis, maka
penulis menentukan judul makalah ini adalah “KEPRIBADIAN YANG BAIK
SEBAGAI
SEORANG
SEKRETARIS
PERUSAHAAN”.
1
PROFESIONAL
DALAM
1.2 Identifikasi Masalah
Seorang sekretaris mempunyai tugas penting dalam menyelesaikan
pekerjaannya disuatu organisasi / perusahaan, maka dari itu seorang sekretaris
harus segera merencanakan pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dalam
waktu singkat disamping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tidak
menjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai
dengan pembahasan penulisan maka masalah-masalah yang timbul dapat di
identifikasikan antara lain:
1. Kepribadian sekretaris itu penting
2. Menjadi seorang sekretaris yang profesional
3. Sikap yang baik sebagai seorang sekretaris profesional
4. Etika kerja yang dimiliki seorang Sekretaris
1.3 Pembatasan Masalah
Dari berbagai permasalahan yang telah diidentifikasikan diatas, penulis
juga menyadari bahwa tidak semua bidang dapat dipelajari karena keterbatasan
waktu dan kemampuan, maka penulis membatasi laporan pada masalah
”Kepribadian yang baik sebagai seorang Sekretaris dalam Perusahaan”.
1.4 Perumusan Masalah
Dari pembatasan masalah tersebut maka fokus penulisan sudah sangat
jelas, perumusan masalah dalam penulisan ini adalah
1. Apakah kepribadian sekretaris dalam melaksanakan tugas telah efektif dan
efesien ?
2. Bagaimana syarat-syarat sekretaris yang baik dalam meningkatkan
profesionalisme kerja di perusahaan ?
2
1.5 Tujuan dan Manfaat Penulisan Makalah
Tujuan dari di buatnya makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana
Kepribadian seorang Sekretaris agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin penulis capai dalam melakukan penelitian ini
adalah sebagai berikut :
a. Bagaimana untuk mengetahui proses kerja sekretaris
b. Bagaimana untuk mengetahui sikap seorang sekretaris dalam pelaksanaan
tugasnya
c. Bagaimana untuk mengetahui upaya-upaya yang dilakukan sekretaris dalam
pelaksanaan tugasnya
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Pemahaman mengenai keprofesionalan
b. Pengetahuan mengenai seluk beluk pribadi yang dimiliki sebagai seorang
sekretaris
c. Mengetahui ciri mengenai profesional dan bagaimana menjadi seorang yang
profesional dan bagaimana menjadi seorang yang profesional tersebut.
d. Mengetahui kepribadian etika sekretaris.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Kepribadian
Kepribadian memilki beberapa pengertian. Pengertian secara umum,
kepribadian merupakan pola khas seseorang dalam berfikir, merasakan dan
berperilaku yang relatif stabil dan dapat diperkirakan. (Dorland 2002).
Kepribadian juga merupakan jumlah total kecenderungan bawaan atau herediter
dengan berbagai pengaruh dari lingkungan serta pendidikan, yang membentuk
kondisi kejiwaan seseorang dan mempengaruhi sikapnya terhadap kehidupan
(Weller, 2005).
Kepribadian adalah suatu organisasi yang dinamis dari sistem psikofisik
individu yang menentukan tingkah laku dan pikiran individu secara khas. Istilah
menggunakan sistem psikofisik dengan maksud menunjukkan bahwa jiwa dan
raga manusia adalah suatu sistem yang terpadu dan tidak dapat dipisahkan satu
sama lain, serta diantara keduanya selalu terjadi interaksi dalam mengarahkan
tingkah laku. Sedangkan istilah khas dalam batasan kepribadian itu memiliki arti
bahwa setiap individu memiliki kepribadiannya sendiri. Tidak ada dua orang yang
berkepribadian sama, karena itu tidak ada dua orang yang berperilaku sama.
Kepribadian paling sering dideskripsikan dalam istilah sifat yang bisa di ukur
yang ditunjukkan oleh seseorang.
Menurut Gordon W.Allport (Calvin S.Hall dan Gardner Lindzey, 2005)
bahwa kepribadian adalah organisasi dinamis dalam diri individu sebagai sistem
psikofisik yang menentukan caranya yang unik dalam menyesuaikan diri terhadap
lingkungannya. Kata kunci dari pengertian kepribadian adalah penyesuaian diri.
4
Kepribadian sekretaris adalah watak seseorang yang tercemin dalam
tindakan dan perbuatan seorang sekretaris.
kebaikan yang harus dimiliki,
dilaksanakan dan di hayati oleh seorang sekretaris seperti jujur, setia, bertanggung
jawab, dan berdediksi tinggi. Sedangkan etika sekretaris adalah cara berbicara,
berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima baik di kalangan sekretaris
lingkungan kerja mereka. Meliputi cara menyapa dan menghormati orang lain,
cara berjalan, makan, cara berdiri, cara menghubungi orang secara lisan atau via
telepon.
Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus
guna membangun profesionalisme seorang sekretaris. Kepribadian sekretaris
professional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencangkup. Memiliki
kepribadian yang baik Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan
menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris
profesional harus ramah, baik, bertanggung jawab kepada semua tugasnya dan
memiliki etika yang baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya.
Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan
citra perusahaan.
Mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujur dalam menilai diri
sendiri.
Misalnya
dalam
menjawab
pertanyaan
seperti
:
“Apakah Anda dapat dipercaya pimpinan dan rekan kerja Anda ?”
Mengenal diri sendiri dengan baik berarti mau menerima kekurangan dan
kelebihan yang ada pada dirinya, dan berusaha untuk menyempurnakan
kekurangan tersebut, serta meningkatkan kelebihan yang ada pada dirinya. Hal ini
membawa sekretaris unutuk berfikir optimis, positif dan menghargai orang lain.
Untuk mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya dengan positif,
sekretaris tidak boleh membiarkan kekurangan mendominasi dirinya.
5
Ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini :
Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan
tugas sekretaris
Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri
Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri
Terbuka dengan rekan kerja Anda
Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak
beralasan. Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu
membandingkan pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri dengan
perkembangan perusahaan.
Siap untuk menerima kritik seorang sekretaris harus terbuka menerima
kritik dengan baik dari pimpinan maupunrekan kerja. Kita tidak boleh
menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritik terhadap kritik yang
diajukan untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesagesa.
Kepribadian memilki beberapa pengertian. Pengertian secara umum,
kepribadian adalah integrasi dari keseluruhan atau kecenderungan seseorang
untuk berperasaan, berkehendak, berfikir,bersikap dan berbuat sesuai dengan pola
perilaku tertentu. Selain itu, ada beberapa ahli yang berpendapat tentang
pengertian kepribadian, antara lain :
1. Menurut M.A.W. Brower berpendapat bahwa kepribadian adalah corak
tingkah laku sosial yang meliputi corak kekuatan, dorongan, keinginan,
opini dan sikap-sikap seseorang.
2. Menurut Yinger kepribadian adalah keseluruhan perilaku dari seorang
individu dengan sistem kecenderungan tertentu yang berinteraksi dengan
serangkaian situasi telah dilaluinya.
3. Menurut Cuber mengatakan bahwa kepribadian adalah gabungan
keseluruhan sifat-sifat yang tampak dan dapat dilihat dari seseorang.
6
Ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk
kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC : Appearance, Behaviour,
Character, Capability ). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut :
Berikut rumusan sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian
seorang sekretaris, yaitu :
1. Good Appearance
Bukan berati cantik dalam wajah, merangkum segala keluwesan dan
kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris juga harus dapat diterima di
lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakian dan dandanan juga
mencerminkan kepribadiannya.
2. Good Behavior
Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap mempunyai nilai yang
beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behavior
adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenengi oleh
siapa saja,kapan saja,dimana saja dalam suasana apapun juga.
3. Good Character
Tuntunan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai sifat yang baik
dalam pergaulan,lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan.
Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain
kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menhargai orang lain, serta bekerja
keras.
4. Good Capabiliity
Kecakapan sangat dibutuhkan salam melakukan segala pekerjaan bahkan
kehiduoan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan
kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan.
7
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa kepribadian
meliputi segala corak perilaku dan sifat yang khas dan dapat diperkirakan pada
diri seseorang, yang digunakan untuk bereaksi dan menyesuaikan diri terhadap
rangsangan, sehingga corak tingkah lakunya itu merupakan suatu kesatuan
fungsional yang khas bagi individu itu.
8
2.2 Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif
atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretrais berasal dari kata
“secretum” yang berarti “rahahsia”, atau secretaries atau secretarium yang berarti
seorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.
Pendapat para ahli antara lain :
1. Daniel Barun dan Ramun . C . Portugal dalam bukunya Hand Book For
Government Secretary Stenografer :
Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep
surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan melakukan
banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas
kerja pimpinan.
2. H.W. Fowler dan F.G. Fowler :
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk
membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis
mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
Sekretaris adalah pegawai ditunjuk oleh masyarakat atau
perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi,
memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan
perusahannya.
Sekretaris adalah mentri yang mengepalai kantor pemerintahan
amerika serikat atau vatikan.
9
3. Louis C. Nanasay dan Wiliam Selden :
Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih
bertanggung jawab dari pada stenografer dan tugas-tugasnya biasanya
penyalin dikte, berurusan dengan masyarakat unutk menjawab telepon,
mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau
mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering
bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pemimpin
muda. Yeti Sumaryati, 1996.
“Jadi pada umumnya : Sekretaris adalah seorang yang melakukan
pekerjaan pokok menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk
penyimpanannya, bagi seorang pejabat atau suatu organisasi”
Liang gie the, 1985.
10
2.3 Menjadi Sekretaris Profesional
Ukuran profesionalitas seseorang bisa dilihat dari dua sisi (teknis
keterampilan atau keahlian yang dimilikinya, serta hal-hal yang berhubungan
dengan sifat, watak, dan kepribadiannya).
Ada delapan syarat yang harus dimilki oleh seseorang jika ingin jadi seorang
profesional, yaitu :
1. Menguasai pekerjaan
Seseorang layak disebut profesional apabila iya tahu betul apa yang harus
iya kerjakan. Iya memakai ukuran-ukuran yang jelas untuk mengetahui apakah
yang dikerjannya itu berhasil atau tidak. Ada tiga hal pokok yang bisa dilihat
untuk menilai apakah seseorang menguasai pekerjaannya atau tidak, yaitu :
Bagaimana iya bekerja
Bagaimana iya mengatasi persoalan dan
Bagaimana iya akan menguasai hasil kerjanya
Seorang profesional akan menjadikan dirinya sebagai problem solver (pemecah
persoalan) , bukannya jadi touble maker (pencipta masalah) bagi pekerjaannya.
2 Mempunyai loyalitas
Seorangprofesional memilki prinsip bahwa apa yang dikerjakan bukanlah
suatu beban, tapi merupakan panggilan hidup sehingga tak berlebihan bila mereka
bekerja dengan sungguh-sungguh. Bagi seorang profesional, loyalitas ini akan
menggerakkan dirinya untuk dapat melakukan apa saja tanpa menunggu perintah.
11
Dengan adanya loyalitas, seorang profesional akan selalu berfikir proaktif,
yaitu selalu melakukan usaha-usaha antisipasi agar hal-hal yang fatal tidak terjadi.
1. Mempunyai integritas
Seorang profesioanl tak cukup hanya cerdas dan pintar, tapi juga harus
memiliki nilai-nilai kejujuran, kebenaran, dan keadilan.
Seorang profesioanl harus mempunyai integritas sehingga iya tetap
mempunyai prinsip unutuk dapat bertahan dalam situasi yang tidak
menentu.
2. Mampu bekerja keras
Seorang profesional tidak akan pernah memilih-milih dengan siapa iya
akan bekerja sama, sehingga iya mampu mengembangkan dan meluaskan
hubungan kerja sama dengan siapa pun, di mana pun, dan kapan pun.
Seorang profesional tidak akan merasa canggung atau turun harga diri bila
iya harus bekerja sama dengan orang-orang yang mungkin secara status
lebih rendah darinya.
3. Mempunyai visi
Seorang profesional harus mempunyai visi sehingga iya memiliki dasar
dan landasan yang kuat untuk mengarahkan pikiran, sikap dan
perilakunya. Dengan mempunyai visi yang jelas, maka seorang profesional
akan memiliki rasa tanggung jawab yang besar karena apa yang
dilakukannya sudah dipikirkan masak-masak sehingga iya sudah
mempertimbangkan resiko apa yang akan diterimanya.
Dengan adanya visi yang jelas, seorang profesional akan dengan
mudah untuk memfokuskan diri terhadap apa yang iya pikirkan, lakukan,
dan iya kerjakan.
12
4
Mempunyai kebanggaan
Seorang profesional harus mempunyai kebanggaan dan memberikan
penghargaan setinggi-tingginya terhadap profesi yang dia jalani.
Komitmen yang didasari oleh munculnya rasa bangga terhadap profesi dan
jabatannya akan menggerakkan seorang profesional untuk mencari hal-hal
yang lebih baik dan senantiasa memberikan kontribusi yang besar terhadap
5
apa yang iya lakukan.
Mempunyai komitmen
Seorang profesional harus memiliki komitmen tinggi dan tidak mudah
tergoda oleh bujuk rayu yang akan menghancurkan nilai-nilai profesi yang
dianutnya. Dengan komitmen yang dimilikinya, seseorang akan tetap
memegang teguh nilai-nilai profesionalisme yang iya yakini
6
kebenarannya.
Mempunya Motivasi
Dalam situasi dan kondisi apa pun, seorang profesional tetap harus
bersemangat dalam melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya.
Seorang profesional harus mampu menjadi motivator bagi dirinya sendiri
sehingga seburuk apa pun kondisi dan situasinya, iya mampu memotivasi
dirinya sendiri untuk tetap dapat mewujudkan hasil yang maksimal. Iya
mengerti, kapan dan di saat-saat sperti apa iya harus memberikan motivasi
untuk dirinya sendiri.
13
Seseorang yang menawarkan jasa atau layanan sesuai dengan protokol dan
peraturan dalam bidang yang dijalaninya dan menerima gaji sebagai upah atau
jasanya. Orang tersebut juga merupakan anggota suatu entitas atau organisasi
yang didirikan sesuai dengan hukum di sebuah negara atau wilayah. Meskipun
begitu, seringkali seseorang yang merupakan ahli dalam suatu bidang juga disebut
‘profesional” dalam bidangnnya meskipun bukan merupakan anggota sebuah
entitas yang didirikan dengan sah. Sebagai contoh, dalam dunia olahraga terdapat
olahragawan profesional yang merupakan kebalikan dari olahragawan amatir yang
bukan berpatisipasi dalam sebuah turnamen / kompetisi demi uang.
Karyawan Profesional adalah seorang karyawan yang digaji dan
melaksanakan tugas sesuai Juklak (Petunjuk Pelaksanaan) dan Juknis (Petunjuk
Teknis) yang dibebankan kepada dia. Sangat wajar jika dia mengerjakan tugas di
luar Juklak dan Juknis dan meminta upah atas pekerjaannya tersebut. Karena
Profesional adalah terkait dengan pendapatan, tidak hanya terkait dengan
keahlian.
Dilihat sumber yang saya dapat ternyata profesi itu memiliki pemahaman
yang berbeda, berikut dua pendapat dari sumber yang berbeda yaitu :
Menurut salah satu buku yang saya baca yaitu “Kepribadian & Etika
Profesi’ karangan Rismawaty, mengatakan :
“ Kata profesi berasal drai bahasa latin yaitu professues yang berarti suatu
kegiatan atau pekerjaan yang semula dihubungkan dengan sumpah dan janji
bersifat relegius ”
Menurut sumber internet pada situs : htp://id.wikpedia.org/wiki/Profesi,
mengatakan :
“ Profesi adalah pekerjaan yang membutuhkan pelatihan dan penguasaan terhadap
suatu pengetahuan khusus. Suatu profesi biasannya memiliki asosiasi profesi,
kode etik, serta proses sertifikasi dan lisensi yang khusus untuk bidang profesi
tersebut “
14
Dilihat
dari
pengertian-pengertian
tersebut
beserta
pemahaman.
Saya sendiri dapat disimpulkan secara ringkas arti profesi itu ialah suatu pekerjaan
yang membutuhkan keterampilan dari seseorang yang menekuni suatu
bidangtertentu.
Sedangkan penjelasan singkat profesionalisme itu adalah seseorang yang
berprofesi serta memenuhi ciri-ciri yang akan dijelaskan pada pembahasan ciriciri profesionalisme.
untuk mewujudkan kerja-kerja yang profesional. Kualiti profesionalisme oleh ciriciri sebagai berikut :
1. Keinginan untuk selalu menampilkan perilaku yang mendekati piawai ideal.
Seseorang yang memiliki profesionalisme tinggi akan selalu berusaha
mewujudkan dirinya sesuai dengan piawai yang telah ditetepkan. Iya akan
mengidentifikasi dirinya kepada seseorang yang dipandang memiliki
piawaian tersebut. Yang dimaksud dengan “ piawai ideal “ iyalah suatu
perangkat perilaku yang dipandang paling sempurna dan dijadikan sebagai
rujukan.
2. Meningkatkan dan memelihara imej profesion. Profesionalisme yang tinggi
ditunjukkan oleh besarnya keinginan untuk selalu meningkatkan dan
memelihara imej profesion melalui perwujudan perilaku profesional.
Perwujudannya dilakukna melalui berbagai-bagai cara misalnya penampilan,
cara percakapan, penggunaan bahasa, sikap tubuh badab, sikap hidup harian,
hubungan dengan individu lainnya.
3. Keinginan untuk senantiasa mengejar kesempatan pengembangan profesional
yang dapat meningkatkan dan memperbaiki kualiti pengetahuan dan
keterampilannya.
4. Mengejar kualiti dan cita-cita dalam profesion. Profesionalisme ditandai
dengan lualiti darjat rasa bangga akan profesion yang dipegangnya. Dalam hal
ini diharapkan agar seseorang itu memiliki rasa bangga dan percaya diri akan
profesionnya.
15
Kode etik profesi merupakan norma yang ditetapkan dan diterima oleh
sekelompok profesi, yang mengarahkan atau memberi petunjuk kepada
anggotanya bagaimana seharusnya berbuat dan sekaligus menjamin mutu profesi
itu dimata masyarakat.
Apabila anggota kelompok profesi itu menyimpang dari kode etiknya,
maka kelompok profesi itu akan tercemar di mata masyarakat. Oleh karena itu,
kelompok profesi harus mencoba menyelesaikan berdasarkan kekuasaannya
sendiri. Kode etik profesi merupakan produk etika terapan karena dihasilkan
berdasarkan penerapan pemikiran etis atas suatu profesi.
Kode etik profesi dapat berubah dan diubah seiring perkembangan zaman.
Kode etik profesi merupakan pengaturan diri profesi yang bersangkutan, dan ini
perwujudan nilai moral yang hakiki, yang tidak dipaksakan dari luar.
Kode etik profesi hanya berlaku efektif apabila dijiwai oleh cita-cita dan
nilai-nilai yang hidup dalam lingkungan profesi itu sendiri. Setiap kode etik
profesi selalu dibuat tertulis yang tersusun secara rapi, lengkap, tanpa catatan,
dalam bahasa yang baik, sehingga menarik perhatian dan menyenangkan
pembacannya. Semua yang tergambar adalah perilaku yang baik-baik.
16
2.4 Keprofesionalan Sekretaris
Seorang sekretaris dapat dikatakan profesional apabila iya memiliki
sejumlah kompetensi yang mendukung profesionalitasnya. Sekretaris profesional,
tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional,
tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk
berperan secara optimal, diantarannya manajemen waktu dan komunikasi.
Dalam hal ini tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam,
sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan
pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan
perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus
memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut ini :
a) Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris
adalah tangan kanan serang pimpinan perusahaan, maka sekretaris juga
harus menampilkan citra perusahaan yang baik
b) Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua
tugasnya. Bukan hanya baik kepada pimpinan tetapi juga harus baik
kepada relasi dan kawan sekantor
c) Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan pimpinan dan selalu menjaga kepercayaan dari
pimpinan, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun
rahasia pribadi seorang pimpinan
d) Tahu Teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tetapi seorang sekretaris
juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi
informasi
17
e) Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris
agar bisa melakukan pembukuan kantor
f) Harus Bisa Bahasa Asing
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh
seorang sekretaris. Karena biasannya sekretaris selalu diminta pimpinan
untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri
g) Mempelajari Karakter Pimpinan
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam tindakan dan
mengambil keputusan
h) Mempunyai Etika yang Baik
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal
berbicara, makan, duduk dan lain sebagainya. Karena itu sangat berkaitan
dengan citra perusahaan
i) Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan pimpinan. Karena itulah sekretaris harus bisa
belajar berbicara dnegan publik atau pada saat meeting. Pada saat ini peran
sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan dna tanggung jawab.
Sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika posisi sekretaris
akan segera tamat riwayatnya. Tergilas oleh perkembangan office automation
dan teknologi informasi. Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci
fungsi yang efesien dari perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staff
bergaji kecil atau anggota staff yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa
kualitas, keterampilan dan pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris
profesional dalam menjalankan tugasnya.
a) Pengetahuan
b) Keterampilan
c) Kepribadian
18
Di zaman yang serba moderen ini, sekretaris harus mengembangkan diri
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi
sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga
mampu dan dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin
untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya asing yang semakin
maju.
19
2.5 Jenis-jenis Sekretaris
Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung
jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi)
Sekretaris yang beretugas sebagai office karena secara formal
menjalankan fungsi menejer semua aspek kegiatan kantor.
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai
mediator (perantara) pimpinan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal hal-hal
dibawah ini :
Sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebiasaan, kegemaran atau
hobby, kelebihan dan kelemahan pimpinan, dapat melindungi pimpinan, cara dan
kemampuan kerjanya.
Syarat-syarat sekretaris pribadi :
A. Syarat pengetahuan meliputi :
Pengetahuan umum yang luas, terutama yang berhubungan dengan
naskah atau warkat ( biaya pos, titipan kilat, ahrga-harga benda pos dan
tarif angkutan )
Pengetahuan tentang misi, fungsi, struktur organisasi dan tata kearsipan
Memahami dan menguasai penerapan bahasa indonesia yang baku, baik
dan benar serta bahasa asing
B. Syarat keterampilan meliputi :
Teknik menyusun surat dengan pengetiksn surat
Teknik tata penyimpanan arsip
Menulis cepat dengan steno
Teknik berkomunikasi dengan telepon
20
C. Syarat kepribadian meliputi :
Loyalitas
Ketekunan
Kesabaran
Ketelitian
Kerapian
Dapat menyimpan rahasia
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua golongan yaitu :
Sekretaris Junior
Sekretaris Junior adalah sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai
sekretaris, iya baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum memiliki
pengalaman kerja. Sekretaris junior perlu banyak belajar dan bimbingan
dari seorang sekretaris senior.
Sekretaris Senior
“Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme
yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dan
melaksanakan tugasnya. Bila dilihat dari masa kerjanya, dibedakan antara
sekretaris junior dan senior” Liang gie the Drs Ensiklopedi, 2000.
Dari beberapa jenis-jenis sekretaris di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris
mempunyai berbagai macam jenis, dan pada intinya jenis-jenis sekretaris adalah
membantu pimpinan dalam pekerjaannya.
21
2.6 Fungsi Sekretaris
Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan
pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional.
Sehingga pimpinan dan operasional dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugastugas manajerial.
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah :
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan
2. Menangani informasi untuk pimpinan
3. Menjadi jembatan penghubung
Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak
hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi
lebih dari itu, sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang
peristiwa-peristiwa atau halp-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi
disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan.
Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin
membaca majalah, koran mendengar radio atau berita di TV, membuat artikel,
berita atau informasi dan berbagai media cetak untuk disampaikan kepada
pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif dan proaktif
tanpa menunggu perintah terlebih dahulu. Sekretaris harus bisa dan mampu
menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan.
Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan
pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai
membina hubungan, meningkatkan citra / reputasi organisasi perusahaan. Disini
sekretaris
juga
harus
menjalankan
tugasnya
sebagai
Public
22
2.7 Tugas-Tugas Sekretaris
Menurut Hartiti dan Tulus Haryono tugas-tugas sekretaris yaitu :
Relation.
1. Menurut wewenangnya.
a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan
harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus
dari pimpinan.
b. Tugas instruksi, tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan
hanya dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan.
c. Tugas kreatif, tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar
inisiatif.
2. Menurut jenis tugasnya.
a. Tugas administrasi / perkantoran , tugas yang berhubungan dengan
tulis-menulis, dokumentasi, dan pengetikan.
b. Tugas resepsionis, tugas yang berhubungan dengan tugas
komunikasi.
c. Tugas keuangan, menangani keuangan pimpinan.
d. Tugas sosial
e. Tugas insidenti
Menurut pendapat Ursula Ernawati , tugas-tugas sekretaris pada dasarnya
dapat dikelompokkan menjadi :
1. Tugas rutin
2. Tugas Idential berdasarkan intruksi
3. Tugas kreatif
23
Berikut ini uraian mengenai masing-masing dari tugas sekretaris diatas
menurut Ursula Ernawati :
1. Tugas rutin
Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan
tanpa menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu
sudah diselesaikan, sesuai dengan job description-nya.
Adapun tugas rutin sekretaris adalah :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Membuka surat untuk pimpinan
Menyusun / membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan
Menerima telepon dan menelepon
Mengerjakan filing (berkas)
Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan
Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan
kerja
h. Menyiapkan pembuatan laporan
i. Mengelola kas kecil (petty cash)
2. Tugas indential
Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan
dilaksanakan apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur
kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa iya sanggup mampu dan
bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.
Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi tugas-tugas
antara lain :
a. Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan
diundang, membuat surat undangan , mengatur ruangan rapat serta
menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut)
b. Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya
c. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
d. Mengurus masalah dengan baik
e. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari
informasi atau menyampaikan informasi
24
f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket,
booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada
catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas)
g. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia
3. Tugas Kreatif
Tugas yang baik termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau
tanpa diperintha oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh
sekretaris. Pada prinsipnya sekretarius harus dapat mencari sendiri apa yang
perlu dikerjakannya asalakan menguntungkan perusahaan secara umum dan
pimpinannya secara khusus Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak
menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya.
Beberapa contoh tugas kreatif :
a. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang
memperboleh promosi jabatan
b. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
c. Membuta perencanaan kerja
d. Mengum[ulkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang
berguna untuk perusahaan
e. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya
perusahaan
f. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan,
lokakarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang
menunjang pekerjaan
25
Menurut Rosidah tugas-tugas sekretaris meliputi :
a. Tugas Rutin
Tugas yang baik memerlukan perintah, khusus, poerhatian khusus atau
pengawasan khusus misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu,
tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan menerima telepon.
b. Tugas Khusus
Yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan
mengingatkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman
sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk
menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile.
c. Tugas kreatif
Yaitu tugas yang berasal dari inisatif sekretaris untuk sendiri. Biasannya
hal-hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang mendukung /
menunjang kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.
d. Tugas Untuk Melakukan Hubungan dan Kerjasama
Yaitu tugas sekretaris didominasi oleh hubungannya dengan manusia,
yang didalamnya meliputi tugas rutin, khusus maupun tugas kreatif.
Tugas-tugas tersebut adalah :
Dengan dunia luar, dunia luar berarti pihak-pihak di luar
kantor.
Sekretaris adalah perpanjangan tangan dari atasanya dan
menjadi satu-satunya contact person yang ingin dihubungi
oleh orang dengan luar perusahaan atau atasan.
Di dalam organisasi
Yang paling utama adalah hubungan sekretaris dengan
atasannya dan pekerjaanya. Bagaimana membuat pekerjaan
sang atasan lebih mudah dan efektif. Kontribusi yang
penting adalah fungsi sekretaris sebagai buffer, mengambil
alih tugas-tugas kecil dan menanggulangi interupsi
sehingga atasan dapat berprestasi maksimal.
26
Menurut Saiman (2002:40), tugas sekretaris dalam arti sempit adalah
orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan.
Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang
bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor .
Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah :
a. Menerima dikte dari pimpinan
b. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat –surat
termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi)
c. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting
d. Menerima tamu-tamu pimpinan
e. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian dengan teman
relasi maupun kegiatan lainnya
f. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya
g. Bertindak sebagai perantara antar pimpinan dan bawahan
h. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan
i. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting
j. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan
27
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan. Pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai penghubung
pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat
diperlukan seorang sekretaris yang profesional. Kemampuan dan keterampilan
teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris profesional untuk segala
bidang ilmu.
Untuk itu kami dapat menyimpulkan makalah ini sebagai berikut :
1. Kepribadian bertujuan untuk mengenal sesama manusia baik sifatnya
maupun tipe kepribadian masing-masing
2. Saling berhubungan antara sifat dan sikap baik jasmani maupun spiaktris
3. Secara umum kepribadian menunjuk pada bagaimana individu tampil dan
menimbulkan kesan bagi individu-individu lainnya kepribadian juga
merupakan organisasi yang dinamis dalam sistem psikofisiologis individu
yang menentukan carannya untuk menyesuaikan diri secara unik terhadap
lingkungan, atau dengan kata lain kepribadian merupakan keseluruhan
cara dimana seseorang individu bereaksi dan berinteraksi dengan individu
lain.
3.2 Saran
Saya mengucapkan terima kasih kepada teman-teman dan pihak yang
terkait dalam menyusun proposal. Selanjutnya saya menyadari bahwa proposal ini
masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran perbaikan dari semua pihak
sangatlah diharapkan.
DAFTAR PUSTAKA
http://kesekretarisan.blogspot.com
Lyse ana R, Bagaimana menjadi sekretaris profesional, Pt. Gramedia utama,
Jakarta, 1993
http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-mengupgrade-sekretaris-profesional/
Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
ttp://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/
http://www.scribd.com/doc/29588986/KESEKRETARISAN