257278894 Manajemen Mentoring id. pdf
E-Book
Dilengkapi: Studi Kasus, Model Organisasi Mentoring, Contoh Form & Proposal, Perangkat Mentoring Lainnya
Manajemen Mentoring
Karawang 2012, Ilham Publishing
Lisensi Dokumen:
Copyright © 2012 Seluruh dokumen ini dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas
untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penyusun dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari penyusun
KATA PENGANTAR
Assalammu’alaikum Wr. Wb., Alhamdulillah. Salawat dan salam salam kepada teladan terbaik kita Muhammad
SAW, keluarganya, dan penerusnya sampai akhir zaman. Dalam buku ini disajikan mengenai manajemen mentoring yang sangat terkait dengan pengelolaan kegiatan mentoring. Mentoring Islam saat ini mungkin identik dengan nuansa sekolah, baik sekolah menengah pertama, madrasah, maupun tingkat atas. Namun sebenarnya pelaksanaan mentoring dapat dilaksanakan di mana saja sepanjang itu mengandung pendidikan Islam dengan pendekatan yang fitri dan keinginan dari pelaksana dan peserta untuk mau saling mendengar dan memberi nasehat, dalam arti lain saling belajar.
Mentor belajar dan mengingatkan dirinya dengan materi yang disampaikan. Mentee pun belajar apa itu Islam yang hanif yang membangun jiwa dalam kerangka ibadah kepada Allah SWT.
Buku ini hanya pengungkapan manajemen mentoring dari pengamatan sehari- hari. Untuk lebih meningkatkan pemahaman anda mengenai mentoring di sekolah, anda perlu membaca buku Panduan Dawah Sekolah karya Nugroho Widiyantoro (As Syaamil), atau Dawah Sekolah di Era Baru karya Koesmarwanti dan Nugroho W. (Era Intermedia). Dan referensi lain yang berhubungan dengan tema ini.
Akhirul kalam. Kami menyadari bahwa karya ini jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari pembaca akan sangat membantu kami untuk lebih menyempurnakannya.
Jazakuullah khairon katsiron
Bogor, Juni 2006
ttd
Penyusun
Bab 1 Pendahuluan
”Serulah (manusia) kepada jalan Tuhan-mu dengan hikmah dan pelajaran yang baik dan bantahlah mereka dengan cara yang lebih baik. Sesungguhnya Tuhan-mu Dia-lah yang lebih mengetahui tentang siapa yang tersesat dari jalan-Nya dan Dia-lah yang lebih mengetahui orang-orang yang mendapat petunjuk.” (QS. An-Nahl:125)
Definisi Mentoring
Mentoring merupakan salah satu sarana tarbiyah islamiyah (pembinaan Islami), yang didalamnya dilakukan pembelajaran Islam. Orientasi mentoring adalah pada pembentukan karakter dan kepribadian Islami peserta (syakhsiyah Islamiyah). Mentor (B. Inggris) dalam bahasa Indonesia berarti penasihat. Mentoring secara umum merupakan suatu kegiatan pendidikan dalam perspektif luas dengan pendekatan saling menasihati. Bila merujuk pada Al-Quran maka Allah memerintah kita untuk saling menasihati mengenai kebenaran maupun kesabaran. “Demi masa. Sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam kerugian, kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh dan nasihat menasihati supaya mentaati kebenaran dan nasihat menasihati supaya menetapi kesabaran” . QS. Al Ashr 103: 1-3 Dalam surat di atas disebutkan bahwa orang yang terhindar dari kerugian hidup adalah orang-orang yang saling menasihati mengenai kesabaran dan kebenaran. Di sini tersirat bahwa untuk bisa melaksanakannya, kita tidak bisa melakukannya sendiri. Namun harus dengan beberapa orang yang mau saling memberi nasihat. Secara individu, kita tidak hanya fokus pada ”bagaimana memberi nasihat”, tapi juga kemauan untuk ”mendengarkan nasihat”. Kondisi ini dibudayakan dalam kegiatan mentoring sehingga tercipta suatu suasana saling belajar. Makna belajar adalah adanya perubahan dari satu titik ke titik selanjutnya yang lebih baik. Dari tidak tahu menjadi tahu, dari kondisi jahiliyah menuju cahaya Islam. Harapannya dari klub mentoring dilahirkan generasi baru yang siap mengemban amanah umat dan membangun negeri ini. Dari perspektif metode, mentoring Islam adalah metode memahami Islam dengan cara yang menyenangkan. Sugesti di masyarakat saat ini (terutama di kalangan remaja), bahwa mempelajari Islam adalah ngantuk dan membosankan adalah salah. Dalam mentoring, sugesti itu akan hilang dan diganti dengan perspektif menyenangkan (Fun and I love it). Kata “mentoring” memiliki nuansa lebih modern dan sesuai dengan karakter remaja. Berbeda bila kita menggunakan kata “ngaji”, yang terbayang adalah suasana yang membosankan dengan ustad yang sudah tua. Bagi siapa saja yang baru mendengar kata mentoring, tentu akan segera bertanya, “Apa itu mentoring?”, maka kita dapat segera menjawab, “Mentoring adalah ngaji Islam dengan cara yang menyenangkan”.
Ruang lingkup mentoring
Ment oring I slam m erupakan salah sat u pr ogr am dalam bidang pem binaan rem aj a m uslim .
a. Tuj uan Ment or ing Siswa m uslim m em per oleh pem aham an t ent ang I slam dan bersem angat unt uk beribadah kepada Allah dengan benar.
b. Sasar an Ment oring Ment oring dit uj ukan kepada r em aj a m uslim dan dibim bing oleh par a m ent or yang t erlat ih dan t erkont r ol per kem bangannya
c. Pelaksanaan Ment oring dilaksanakan sat u pekan sekali selam a 2 j am .
Kegiatan mentoring Islam memiliki dua pelaku utama yaitu mentor dan mentee (baca: mentii: peserta mentoring Islam). Mentor adalah penasihat utama dalam kelompok ngaji Islam, sedangkan mentee adalah
Pelaku dalam kegiatan mentoring setidaknya harus memiliki dua kemampuan dasar, yaitu kemampuan menasihati dan kemampuan untuk mendengar nasihat. Seorang mentor yang menjadi pusat perhatian mentee harus memiliki semua kemampuan ini. Pelaksanaan program mentoring melibatkan banyak pihak, diantaranya adalah para mentor, mentee, pengelola mentoring dan institusi lain (tergantung situasinya). Bila kegiatan mentoring dilaksanakan di sekolah maka institusi itu adalah sekolah. Institusi lain yang dapat terlibat adalah LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat) yang peduli dengan pengembangan diri remaja. Kanwil (Kantor Wilayah) Departemen atau Pemda (Pemerintah Daerah) pun dapat terlibat, sebagaimana dicontohkan MGMP (Musyawarah Guru Mata Pelajaran) Agama Islam SMK DKI Jakarta, Kanwil Depdiknas, dan Kanwil Departemen Agama DKI Jakarta. Mereka bekerja sama dengan Yayasan IQRO dalam pengadaan program mentoring di SMK-SMK Jakarta. Tergantung konteksnya institusi-institusi ini akan terlibat disesuaikan dengan situasi dan kondisi.
Urgensi mentoring Islam
Rasulullah SAW dalam membina para sahabat tidak sekadar menjadikan mereka member/anggota. Namun lebih dari itu, mengangkat dan membina potensi terbesar mereka, sehingga menjadi generasi unggulan dan sukses berjuang menegakkan Islam. Kita masih dapat membaca kisah-kisah tersebut dalam Al-Quran dan dapat memotivasi untuk mengikuti jejak kesuksesan para sahabat dalam mencapai keridhoan-Nya. Al Quran sebagai pedoman hidup dan Rasulullah SAW sebagai teladan (qudwah) dalam kehidupan, memberi inspirasi bagi kita untuk membentuk diri dan mengajak orang lain mengenal indahnya Islam. Inspirasi ini dapat kita tuangkan dalam bentuk mentoring. Setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat mempelajari Islam dengan nyaman, tanpa ketakutan yang tak beralasan, meningkatkan prestasi diri, dan menjadi insan yang bertakwa kepada Allah SWT. Allah tidak akan mengubah suatu kaum sampai kaum itu sendiri yang mengubahnya. Bangsa Indonesia bila ingin maju, maka harus mau untuk mengubah dirinya sendiri. Korupsi, penipuan, penggelapan uang adalah fenomena rendahnya moral bangsa. Mentoring Islam hadir untuk memecahkan persoalan ini. Dengan membimbing generasi muda yang akan menggantikan generasi pendahulu agar lebih baik. Maka ini dapat menjadi suatu arah gerak positif bagi bangsa ini. Gerak positif inilah yang harus selalu dijalani oleh bangsa ini karena perubahan hanya bisa diwujudkan dengan amalan konkrit. Membentuk generasi muda muslim. Calon pemimpin bangsa adalah suatu hal yang patut mendapat dukungan dari semua pihak. Kita memerlukan warga negara yang cerdas, pandai dan BERMORAL. Moral positif hanya bisa diwujudkan dengan tekad spiritual yang tinggi dari pelakunya. Model pembinaan yang seperti inilah yang dapat membentuk generasi yang akan membangun dan mensejahterakan masyarakat kita.
Latihan
Buatlah forum diskusi bersama teman-teman anda, dan cobalah untuk menjawab pertanyaan berikut ini. Bila tidak tuntas segera, anda dan teman-teman dapat mencari bahan literatur sebagai bahan diskusi di lain waktu!
1. Sebutkan dan jelaskan metode-metode pembinaan ke-Islaman untuk remaja selain mentoring!
2. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri metode pembinaan remaja yang terbaik!
3. Sebutkan dan jelaskan urgensi mentoring Islam selain yang dipaparkan di atas!
Bab 2. Ada apa dengan Mentoring ?
Sungguh Allah telah memberi karunia kepada orang-orang yang beriman ketika Allah mengutus diantara mereka seorang Rasul dari golongan mereka sendiri, yang membacakan kepada mereka ayat-
ayat Allah, membersihkan (jiwa) mereka, dan mengajarkan kepada mereka Al Kitab dan Al hikmah. dan Sesungguhnya sebelum (kedatangan Nabi) itu, mereka adalah benar-benar dalam kesesatan yang
nyata. QS. Ali Imran 3: 164
Latar Belakang
Mentoring sebagai metode pembinaan remaja dalam memahami Islam dengan cara yang menyenangkan lahir dari suatu pemikiran sebagai berikut:
1. Metode tradisional yang ada saat ini untuk mempelajari Islam, ternyata tidak dapat menjangkau semua segmen masyarakat.
2. Tidak cocoknya metode tradisional untuk remaja.
3. Konsep pendidikan Islam yang selama ini ada hanya sekedar “keilmuan” (materi) saja dan jarang mencapai tataran “amal” (aplikasi dalam kehidupan sehari-hari).
Visi / Tujuan Mentoring
“Membentuk insan muslim dengan kepribadian dan gaya hidup Islami”
Misi Mentoring
1. Menjadikan program mentoring sebagai sarana pendidikan Islam bagi remaja muslim
2. Kaderisasi remaja muslim untuk bergerak menyeru pada hal yang ma`ruf dan mencegah yang munkar.
Penjabaran tujuan mentoring bagi mentee.
Mentee diharapkan menjadi pribadi yang: Melaksanakan ibadah-ibadah wajib. Simpati pada persoalan Islam dan keIslaman. Memiliki kepribadian hanif dan bersedia mendengarkan dawah. Memiliki kecendrungan untuk merubah diri dan mengubah orang lain. Memiliki potensi tertentu yang dapat bermanfaat bagi dawah.
Bentuk kegiatan Mentoring
a. Kegiatan Utama Pertemuan di dalam atau luar ruangan, yang terdiri dari 34 pertemuan pertahun. Metode pendekatan yang dapat digunakan antara lain : • Ceramah, penjelasan materi oleh mentor • Diskusi, membahas fenomena aktual yang terjadi di masyarakat • Tanya jawab, membahas masalah-masalah yang dialami mentee • Games, permainan kreatif yang Islami dan penuh hikmah Tema yang diprioritaskan untuk disampaikan adalah : • Pemahaman Islam : Aqidah Islam, konsep Islam, konsep Iman, Syahadah, pembinaan
ruhani, dll. • Pengenalan Ukhuwah Islamiyah ; ma’na dan hakekat Ukhuwah Islamiyah. • Problematika umat ; ghozwul fikri. • Urgensi Pendidikan Islam.
Bab 3 Praktek POAC
Dan Katakanlah: "Bekerjalah kamu, Maka Allah dan rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) yang mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diberitakan-Nya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan. QS. At Taubah 9: 105
Setelah kita tahu dan paham perlunya mentoring, lalu apa yang harus dilakukan? Seperti halnya melakukan hal lain dalam hidup, mentoring kita pun harus di-POAC dulu! Tentu tidak asing dengan istilah POAC, sebuah ringkasan sederhana mengenai tata cara bertindak.
Tindakan POAC tersebut telah dinyatakan secara eksplisit oleh Sahabat Ali bin Abi Thalib. Sayang sekali jika organisasi kebaikan yang kita usahakan menjadi hancur sedemikian rupa hanya karena tidak dikelola secara profesional. Sebuah contoh: Sekolah X di kota B, telah mengadakan kegiatan mentoring selama lebih dari 10 tahun. Selama 10 tahun tersebut telah terjadi pergantian kepengurusan sebanyak empat kali. Secara umum, perjalanan kegiatan mentoring di sekolah tersebut terlihat cukup baik. Padahal, kalau kita lihat lebih dalam.... Wah! Banyak yang harus diperbaiki. Misalnya rapat rutin pengurus yang malah jadi tidak rutin. Mengapa? Pengelolanya pada sibuk kuliah dan beraktivitas di kampus! Juga, karena sistem administrasi yang tidak terkelola dengan baik. Sehingga, setiap akhir semester dan harus membuat pelaporan untuk guru, Sang Penanggung Jawab jadi kalang kabut deh Pusing dan sangat tidak mengenakkan. Akibatnya, perjalanan mentoring di sekolah X tersebut pernah mencapai titik nadir, yaitu saat mentoring hanya berjalan 3 kelas dari 21 kelas yang seharusnya ada.
Lalu, POAC untuk mentoring seharusnya seperti apa? Dalam manajemen mentoring, POAC berjalan sebagai berikut:
Planning (perencanaan)
Dimulai dengan pembuatan tujuan, visi, misi dan program kerja yang diimplementasikan dalam bentuk sasaran, target realistis, jadwal kegiatan, dan anggaran. Biasanya perencanaan dibuat untuk satu tahun ketika akan diadakan kegiatan mentoring. Perencanaan satu tahun ini dibicarakan saat raker pengelola mentoring di awal tahun ajaran. Namun bagi perintis kegiatan mentoring dimana kegiatan mentoring baru diadakan, biasanya perlu dibuat perencanaan umum minimal tiga tahun untuk dapat menyelesaikan satu generasi mentee.
Tahap perencanaan merupakan tahapan yang sangat penting. Gagal merencanakan berarti merencakan untuk gagal . Perencana kegiatan mentoring, walaupun dapat direncanakan dalam raker mentor, tetap membutuhkan tim inti (sering disebut think tank: pemikir tangki*) yang secara khusus memikirkan perencanaan. Mereka bertindak berdasarkan analisis kegiatan mentoring di tahun sebelumnya dan dibandingkan dengan kondisi terkini. Yang namanya mentoring, setiap tahun pasti berubah! Mengapa? Karena institusi yang ditanganinya juga terus berubah secara dinamis. Tahun lalu hanya ada sembilan kelas, eh... sekarang jadi sepuluh kelas! (jadi harus nambah mentor kan ), para siswa yang mulai tahun ini menjadi lebih sibuk karena banyak tugas berkenaan dengan Kurikulum Berbasis Kompetensi. Hei! Mengapa perubahanan dinamisnya negatif melulu? Yah, tidak juga. Pernah dijumpai sekolah yang mengalami perubahan, dari sekolah yang antipati terhadap mentoring menjadi sekolah yang mendukung mentoring, bahkan menetapkan kegiatan mentoring sebagai nilai tambah pelajaran agama.
Begitupun bagi perintis kegiatan mentoring, analisis medan merupakan hal yang utama. Dengan memahami medan (kondisi siswa, guru, sekolah secara umum dan tren yang berkembang di masyarakat) perencanaan kegiatan mentoring dapat dilakukan dengan lebih baik. Misalnya dari hasil analisis menunjukkan bahwa sekolah tertentu lebih layak untuk dimulai mentoringnya lebih dulu dibanding sekolah lainnya karena faktor ketersediaan alumni untuk mengelolanya. Ya! Pihak sekolah biasanya cenderung lebih terbuka terhadap orang-orang yang dikenalnya, yang dulu telah dididik dengan tangan mereka sendiri. Tapi itu bukan harga mati lho, karena ada juga sekolah yang melihat Begitupun bagi perintis kegiatan mentoring, analisis medan merupakan hal yang utama. Dengan memahami medan (kondisi siswa, guru, sekolah secara umum dan tren yang berkembang di masyarakat) perencanaan kegiatan mentoring dapat dilakukan dengan lebih baik. Misalnya dari hasil analisis menunjukkan bahwa sekolah tertentu lebih layak untuk dimulai mentoringnya lebih dulu dibanding sekolah lainnya karena faktor ketersediaan alumni untuk mengelolanya. Ya! Pihak sekolah biasanya cenderung lebih terbuka terhadap orang-orang yang dikenalnya, yang dulu telah dididik dengan tangan mereka sendiri. Tapi itu bukan harga mati lho, karena ada juga sekolah yang melihat
Organizing (Pengelolaan)
Setelah rencana dibuat maka perlu diorganisasi dengan pembagian sumber daya manusia (sdm) dalam pelaksanaan kerja. Struktur, kelembagaan dan sdm dibahas dalam bab 4. Sekarang kita hanya akan membahas mengenai pengelolaan.
Pengelolaan akan berjalan baik bila tahapan sebelumnya (Perencanaan) telah diselesaikan dengan baik. Katakanlah begini: Kita telah merencanakan untuk membuat sebuah database materi mentoring yang dapat membantu para mentor dalam membawakan materi (dengan cara yang menyenangkan, tentu saja!). Terbayang sudah, pengelola mentoring akan mempunyai sekumpulan arsip-arsip materi dari berbagai sumber, referensi permainan, bahkan sampai ke daftar alamat internet yang relevan dengan materi yang akan digunakan. Maka, tahapan perencanaannya adalah bagaimana mewujudkan ide tersebut! Dimulailah dengan pencarian data-data yang diperlukan, mengumpulkan materi yang berserakan di berbagai sumber, sampai yang tidak kalah pentingnya mencari dana untuk membiayai pembentukan ruangan yang diimpikan tersebut. Tahapan pengelolaan akan menjadi lebih bermakna bila kita telah mengelompokkan tugas ke dalam kelompok-kelompok tugas tertentu. Misalnya tugas mencari data materi dan referensi permainan ke dalam satu kelompok sedangkan tugas mencari alamat internet ke kelompok yang lain. Jangan lupa untuk memberikan tugas tertentu kepada orang-orang yang mampu. “Jika suatu tugas dikerjakan bukan oleh ahlinya, maka tunggulah kehancurannya” Begitulah kira-kira isi salah satu hadits berkenaan dengan sisi profesionalitas yang diajarkan oleh Rasulullah saw.
Actuating (penggerakan)
Penggerakan tenaga mentor maupun pengelolanya memerlukan keterampilan tersendiri. Memimpin, mengarahkan, memotivasi termasuk dalam kegiatan ini. Mari kita bahas! Sesungguhnya kita semua paham bahwa baik mentor maupun pengelola adalah orang-orang yang telah dewasa dan memiliki visi yang sama untuk terlibat di alam dakwah sekolah. Apa perlu untuk diatur dan diarahkan? Wah, perlu sekali! Masih ingat dengan hadits: ”Bila kalian sedang dalam perjalanan, maka pilihlah salah satu dari kalian unutk menjadi pemimpinnya ”. Atau dari peribahasa yang kurang lebih bermakna sama: Agar kita tidak seperti anak ayam kehilangan induknya. Eh, bukan berarti bahwa setiap diri tidak dapat memimpin dirinya sendiri, tapi lebih ke fakta bahwa sebuah organisasi, sebuah masyarakat dan sebuah sistem! Membutuhkan saorang pemimpin yang dapat mengatur perjalanan.
Bergeraknya suatu organisasi berarti bergeraknya manusia-manusia di dalamnya. Faktanya, manusia dapat bergerak dengan benar bila telah memiliki motivasi yang benar. Begitupun kita, para mentor dan pengelola mentoring. Kita akan bergerak dengan baik bila telah:
Memiliki niat yang benar. Niat memang berasal dari hati. Tapi... bisa kok, membuat acara- acara untuk memperbaharui niat. Misalnya dengan pelatihan (dauroh) yang menghadirkan pembicara yang kompeten.
Memiliki dan memahami tujuan bersama yang ingin dicapai. Misalnya dengan pernah diadakannya rapat awal tahun yang dihadiri oleh oleh mentor dan seluruh pihak yang terlibat dalam pengelolaan mentoring di sekolah. Aku tahu, Kau tahu, Kita semua sama- sama tahu! Kepercayaan yang timbul karena tidak adanya unsur kerahasiaan dapat membangkitkan semangat.
”Bila kalian sedang bertiga dalam perjalanan, maka janganlah dua orang berbisik-bisik” Memiliki sistem yang efektif dan sesuai dengan kondisi medan. Terakhir, memiliki ketua yang dapat menggerakkan para anggotanya. Ketua memang
penting, tapi bukan orangnya! Maksudnya, jangan sampai kita membentuk figur dari seorang ketua, tapi ketualah yang menjadi figur. Maka diperlukan sistem pergantian pengurus yang baik.
Controling (pengendalian)
Ketika kegiatan mentoring sedang berjalan, para pengelola mentoring perlu memastikan
3. Mengambil tindakan untuk mengoreksi prestasi yang tidak memenuhi standar termasuk di dalamnya rekomendasi untuk perbaikan di masa mendatang.
Pengontrolan merupakan hal yang seringkali terlewatkan. Kita sudah sering membuat berbagai rencana melalui syuro, membuat target waktu dan bahkan menunjuk penanggung jawab terhadap suatu mata acara. Namun, ternyata rencana tidak berjalan dengan baik. Bukan karena tidak ingin dilaksanakan, tetapi lebih karena faktor tidak ada yang saling mengingatkan sehingga proses kerja tidak berjalaan optimal. Yah, ada juga memang yang telah dengan sengaja terlupakan karena dikebelakangkan, atau dibatalkan karena sering mengalami penundaan.
Siapa yang salah di sini? Semuanya saling terlibat dan tidak pantas untuk saling menyalahkan. Sebenarnya pengontrolan dapat berjalan berjalan dengan baik bila (paling tidak) koodinasi antar tim berjalan dengan baik. Dengan koordinasi yang baik (misalnya syuro rutin yang terjadwal) setiap anggota dapat saling mengingatkan dan bekerja sama mewujudkan rencana. Itu nilai minimalnya! Pengontrolan yang sempurna masih jauh dari itu. Tapi pengalaman penulis menunjukkan bahwa masalah hambatan koordinasi dan komunikasilah yang menjadi awal dari masalah (the trouble maker )
Catatan untuk proses POAC adalah bahwa dalam praktiknya POAC sangat berkaitan dan tidak bisa dipisahkan. Pada kenyataannya proses POAC berjalan menurut kebutuhan sesuai dengan situasi, tidak harus selalu berurutan.
Pertanyaan Diskusi
1. Pada kondisi apa manajemen harus dilaksanakan berurutan P-O-A-C dan pada kondisi apa tidak?
2. Berkenaan dengan pengontrolan (tanpa perlu menghakimi yang salah) tindakan apa yang perlu Anda ambil dalam kapasitas sebagai koordinator terhadap anggota yang lalai dalam melaksanakan suatu tugas? Dihukumkah? Atau apa? Berikan alasannya!
Bahan Renungan
”Kebaikan yang tidak terorganisir akan dikalahkan oleh kejahatan yang terorganisir” Ali bin Abu Thalib ra
Bab 4 Kelembagaan, Struktur dan SDM
Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh. QS.As Saff 61: 4
Program mentoring biasanya diadakan atas kerjasama antara institusi dengan pengelola mentoring atau bisa juga institusi itu sendiri yang mengadakan program ini. Secara umum program mentoring melibatkan beberapa pihak di antaranya:
1. Forum Komunikasi Mentor yang di dalamnya ada bagian Pengelolaan Mentoring yang terdiri dari orang-orang yang peduli akan nilai –nilai luhur Islam dikalangan remaja.
2. Institusi Utama, yaitu pihak yang akan menyelenggarakan mentoring di dalam insitusinya. Bila institusinya sekolah maka terdapat kapala sekolah, guru PAI dan DKM atau rohis.
3. Institusi Pendukung adalah institusi yang memberi support baik sdm, konsep, keuangan maupun sekedar pernyataan anjuran. Institusi pendukung ini diantaranya adalah DPRD, Pemda, Kanwil dan LSM.
Forum Komunikasi X
Mentor - mentor
Bagian Administrasi Mentoring Koordinator
Pj Perangkatan Anggota / staf aktif
LSM DKM / Rohis Guru PAI / Wakasek Kesiswaan
Bagan Hubungan Umum Bidang Mentoring Forum Komunikasi X
Struktur organisasi pengelola mentoring
Struktur organisasi bergantung pada sdm yang tersedia dan fase mentoring di instusi itu. Pengelolaan mentoring setidaknya membutuhkan sdm sebagai berikut:
Ketua
: 1 orang (dirangkap oleh koordinator ikhwan)
Koordinator
: 2 orang (1 ikhwan & 1 akhwat)
Pj angkatan mentor : 2 orang (1 ikhwan & 1 akhwat – bersifat situasional dan sesuai dengan jumlah angkatan mentee yang dikelola-, bila hanya satu angkatan mentee maka dirangkap oleh koordinator)
Anggota/staf aktif
: Sesuai kebutuhan.dan jumlah sdm
Sedangkan jumlah mentor disesuaikan dengan kebutuhan. Tergantung jumlah pesertanya. Satu kelompok satu mentor. Untuk sekolah biasaya satu angkatan terdapat 10 kelas sehingga kebutuhan mentor idealnya satu angkatan ada sekitar 20 mentor (10 ikhwan & 10 akhwat).
1. Pembentukan. Ini dicirikan dengan sedikitnya sdm yang tersedia dan bersifat perintis. Ciri utama dalam fase ini belum adanya strategi khusus dalam pelaksanaan mentoring. Selain itu sdm yang tersedia mungkin bukan alumni setempat. Bisa jadi pengelolanya dari utusan LSM yang bekerjasama dengan sekolah. Para pengelola masih bersifat meraba-raba strategi-strategi pelaksanaan mentoring di instusi itu. Pada tahap ini pengelola perlu banyak melakukan perbandingan dengan pengelola lain yang sudah cukup maju.
2. Pertumbuhan. Fase ini telah melewati fase yang pertama, artinya telah ada juklak yang dapat diwariskan dan rencana strategi pengembangan mentoring yang tersusun rapi. Pada tahap ini sudah mulai terbentuk pola kederisasi pengelola mentoring, walaupun dalam pelaksanaannya masih banyak kekurangnnya.
3. Pematangan. Pola dan strategi pengembangan mentoring berjalan sesuai dengan rencana dan dimatangkan terus-menerus. Pada tahap ini sdm pengelola mentoring tersedia dengan kekuatan penuh.
4. Perluasan. Budaya mentoring di instusi itu sudah mulai terbentuk. Pengelolaan mentoring yang professional berjalan semestinya. Fleksibilitas dan dinamika strategi mentoring terpola dan diwariskan terus-menerus. Di sini sudah mulai tampak jumlah sdm yang berlimpah yang siap mengelola mentoring sehingga dapat disalurkan pada pengelola mentoring lain yang masih memerlukan sdm.
Pembinaan Mentor
Pembinaan Mentor sebagai kontrol kualitas dilaksanakan dalam bentuk Training Mentor dan Raker Mentor yang wajib diikuti oleh seluruh Mentor.
a. Training Mentor Training Mentor dilaksanakan satu bulan sekali terpisah antara mentor ikhwan dan akhwat. Setiap catur wulan/semester dilaksanakan Training Mentor gabungan antara mentor ikhwan dan akhwat. Agenda Training Mentor :
1. Bedah materi berupa ceramah
2. Membahas/melatih/praktek metode pendekatan (games, diskusi, dll)
3. Sumbang saran/penyelesaian problem mentor
4. Koordinasi dan rapat evaluasi
5. Dll.
b. Raker Mentor
Raker Mentor dilaksanakan satu tahun sekali diawal kegiatan mentoring. Agenda Raker Mentor :
1. Pemahaman tentang Da’wah
2. Keterampilan komunikasi/Psikologi remaja
3. Gambaran materi secara umum
4. Manajemen mentoring
5. Dll.
Evaluasi Pembinaan
Evaluasi terdiri dari evaluasi khusus dan evaluasi umum.
a. Evaluasi khusus Evaluasi khusus dilaksanakan terpisah antara mentor ikhwan dan akhwat dipimpin oleh koordinator masing-masing. Dilaksanakan minimal satu bulan sekali pada rapat evaluasi dalam Training Mentor.
b. Evaluasi umum Evaluasi umum dilaksanakan bersama antara ikhwan dan akhwat dipimpin oleh koordinator ikhwan. Dilaksanakan minimal empat bulan (cawu) sekali pada rapat evaluasi dalam Training Mentor gabungan dan hasilnya dilaporkan kepada PJ bidang pembinaan.
Sistem Koordinasi Kerja Mentoring
a. Koordinasi dimaksudkan untuk menyamakan gerak dan langkah serta persepsi para mentor di dalam melaksanakan mentoring.
b. Pihak-pihak yang terlibat dalam koordinasi adalah koordinator, para mentor, DKM/Rohis dan pihak sekolah.
c. Dalam mentoring ditunjuk dua orang koordinator mentor (1 orang ikhwan dan 1 orang akhwat).
d. Setiap mentor melaporkan hasil kerjanya kepada koordinator masing-masing minimal satu bulan sekali pada rapat evaluasi dalam Training Mentor.
e. Koordinator melaporkan hasil kerjanya kepada PJ bidang pembinaan -penanggungjawab mengenai hasil kegiatan mentoring yang lebih berfungsi sebagai pengawasan atas kontrol kualitas mentoring-
Job Dekription Koordinator
1. Melaksanakan program persiapan pelaksanaan mentoring.
2. Memantau kegiatan mentoring.
3. Berhak memanggil mentor untuk keperluan mentoring jika dipandang perlu.
4. Memimpin rapat evaluasi khusus para mentor yang diadakan minimal satu bulan sekali.
5. Koordinator ikhwan memimpin rapat evaluasi umum yang diadakan minimal empat bulan (cawu) sekali.
6. Mengadakan hubungan koordinasi dengan DKM/Rohis dan pihak sekolah (guru).
7. Jika koordinator berhalangan syar’i maka dia harus mendelegasikan tugasnya kepada salah seorang mentor dengan sepengetahuan mentor lain.
8. Koordinator pengganti mempunyai hak, wewenang, tugas dan kewajiban yang sama dengan koordinator asli.
9. Pada rapat evaluasi akhir, koordinator bertugas menghimpun semua laporan akhir dari setiap mentor dan melaporkannya kepada PJ bidang pembinaan.
Job Description Mentor
1. Mengisi lembar isian yang diberikan oleh koordinator sesuai ketentuan.
2. Mengisi acara mentoring sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
3. Jika mentor terpaksa mengubah hal tersebut diatas maka diharuskan memberitahukan kepada koordinator dan menuliskannya di dalam berita acara.
4. Mentor berhak meminta keterangan dan bantuan pemikiran serta tenaga kepada sesama mentor dan berhak mendapat penerangan lebih lanjut dari koordinator.
5. Taat dan patuh kepada hasil musyawarah.
6. Mengadakan rapat evaluasi bulanan bersama koordinator.
7. Jika koordinator tidak melaksanakan rapat evaluasi maka mentor berhak meminta dengan sangat untuk diadakan evaluasi.
8. Mentor harus mempersiapkan dirinya baik mental maupun penguasaan materi sebelum mengisi mentoring.
9. Jika mentor berhalangan hadir secara syar’i maka mentor harus mencari pengganti dan melaporkannya kepada koordinator.
10. Mentor pengganti mempunyai hak, wewenang, tugas dan kewajiban yang sama dengan mentor asli.
11. Pada akhir catur wulan/semester mentor wajib membuat laporan secara tertulis sesuai dengan mekanisme pelaporan.
12. Asisten mentor bertugas mengisi absensi mentoring, berita acara, form perkembangan mentee, dll.
13. Mentor membagikan lembar tips dan tugas kepada mentee dan mengumpulkan tugas atau melakukan tes terhadap tugas (jika tugas berupa hafalan).
14. Mentor senantiasa mengamati perkembangan mentee secara pribadi maupun kelompok.
15. Mentor senantiasa menekankan kepada mentee untuk mendengarkan, menulis, membaca dan rajin hadir dalam mentoring.
16. Mentor senantiasa membuat kesepakatan bersama dengan mentee tentang waktu mentoring.
Persiapan Mentor
1. Membaca literatur yang diperlukan dan dianjurkan di dalam silabus yang telah disepakati.
2. Membuat cacatan kecil berisi point-point penting yang akan disampaikan (dalam bentuk skema dll.)
3. Mempersiapkan diri, mentalitas, wawasan, metodologi, dll.
4. Mempersiapkan alat-alat yang diperlukan seperti spidol, penghapus dan terjemahan Al-qur’an.
5. Mempersiapkan dan membawa lembar-lembar isian.
6. Mempersiapkan diri untuk bisa lebih terbuka dan berdialog dengan mentee.
7. Jadikan mentee sebagai adik.
8. Datang tepat pada waktunya.
Mekanisme Mentoring
1. Mentoring dilaksanakan tepat pada waktunya sesuai dengan perjanjian yang disepakati antara mentor dengan kelasnya.
2. Mentoring dimulai dengan tilawah Al-qur’an. Pelaksanaan tilawah bersifat fleksibel sesuai dengan kondisi kelas dan dicatat dalam berita acara.
3. Pembukaan berisi tahmid, shalawat, syahadat, nasehat serta uraian awal mengenai materi.
4. Mentoring dilanjutkan dengan pemberian materi. Materi yang disampaikan diterangkan secara sistematis, jelas dan terarah sesuai dengan acuan yang diberikan dan tidak boleh terlalu jauh
5. Di dalam mentoring diadakan diskusi tentang materi yang disampaikan. Diskusi dilaksanakan secara fleksibel dan tetap dilaporkan dalam berita acara.
6. Diskusi dilaksanakan untuk menggugah mentee agar mau bertanya. Jika tidak maka para mentor memberikan contoh kasus yang berkaitan dengan materi untuk mereka diskusikan dan atau mereka pecahkan.
7. Pre test dan post test dilakukan setiap cawu/semester sekali, pre test dilaksanakan pada pertemuan pertama dan post test pada pertemuan akhir tiap cawu/semesternya.
8. Penutupan berisi tentang kesimpulan-kesimpulan penting dari materi yang diberikan dan diakhiri dengan do’a bersama.
9. Pemberian tips/ tugas dan pengecekan tugas dilaksanakan sebelum mentoring ditutup. Pelaksanaannya fleksibel sesuai dengan waktu yang tersedia.
10. Pada setiap akhir pertemuan mentoring, mentor diharuskan mengisi presensi dan berita acara.
Mekanisme Evaluasi
1. Evaluasi merupakan feed back bagi pelaksanaan mentoring.
2. Evaluasi terdiri dari evaluasi khusus dan evaluasi umum.
3. Evaluasi khusus yaitu evaluasi terpisah antara mentor ikhwan dan akhwat, dilaksanakan minimal satu bulan sekali pada acara traning mentor.
4. Evaluasi umum yaitu evaluasi bersama mentor ikhwan dan akhwat, dilaksanakan minimal 4 bulan (cawu) atau 6 bulan (semester) sekali pada acara training mentor gabungan.
5. Evaluasi yang dilaporkan dalam bentuk tertulis.
6. Evaluasi dilaksanakan untuk setiap mentor terhadap kelas yang menjadi tanggungjawabnya.
7. Evaluasi dapat berisi tentang evaluasi terhadap : Perkembangan mentee, kehadiran, metodologi, materi, waktu pelaksanaan, persiapan mentor, mentee dan hal yang terkait dan dianggap perlu untuk dievaluasi.
8. Evaluasi harus dapat menghasilkan kebijakan jangka pendek dan jangka panjang.
9. Kebijakan jangka pendek merupakan kebijakan yang ditujukan untuk mengantisipasi dan memperbaiki keadaan seperti waktu pelaksanaan, metodologi dan lain sebagainya.
10. Kebijakan jangka panjang merupakan kebijakan yang ditujukan untuk perbaikan mentoring pada masa yang akan datang baik dari sistem, materi, mekanisme dan lain sebagainya.
11. Kebijakan-kebijakan yang dihasilkan harus diketahui dan dilaksanakan oleh para mentor serta dilaporkan dalam laporan evaluasi.
12. Acara evaluasi ditulis dalam berita acara.
Mekanisme Pelaporan
2. Laporan diserahkan kepada PJ bidang pembinaan minimal dua pekan setelah evaluasi berakhir.
3. Laporan dilaksanakan para mentor mengenai kegiatan mentoring pada kelas yang menjadi tanggung jawabnya kepada koordinator.
4. Laporan harus diserahkan secara tertulis sesuai dengan sistematika.
5. Sistematika pelaporan adalah : Pendahuluan, Evaluasi Catur wulan/semester I, Evaluasi Catur wulan/semester II, Evaluasi Catur wulan III (bila diperlukan), kesimpulan dan saran.
Parameter Keberhasilan
1. Parameter keberhasilan dibuat agar kita dapat melihat sejauhmana tingkat pencapaian tujuan dan target yang kita canangkan untuk setiap materi maupun tujuan dan target dari pelaksanaan kegiatan mentoring ini.
2. Pengukuran parameter keberhasilan dilakukan dengan beberapa cara, antara lain dengan memberikan pre test dan post test serta menganalisis form perkembangan mentee
3. Pre test dan post test dilaksanakan di awal dan akhir catur wulan/semester.
4. Pre test harus dilaksanakan secara menyeluruh dan harus dievaluasi.
5. Soal yang diberikan merupakan soal-soal yang dianggap penting untuk memahami suatu materi dengan mengacu pada silabus materi yang disepakati.
6. Form perkembangan mentee harus diisi satu cawu/semester sekali sesuai dengan aspek penilaian yang telah disepakati.
Pertanyaan Diskusi
Dalam manajemen ada istilah “catat yang akan anda lakukan dan catat pula yang telah anda lakukan”. Menurut anda (diskusikan dengan temen-teman) bagaimana implementasi istilah di atas dalam menajemen mentoring? Kira-kira apa manfaat yang didapatkan dari implementasi itu?
Lembaga Da’wah
Organisasi merupakan wadah bagi kita dalam mewujudkan visi untuk memberikan pelayanan terbaik. Organ adalah sekumpulan sel-sel berbeda yang menjalankan suatu fungsi tertentu. Dan perlu kita pahami bahwa organisasi adalah untuk mengoptimalkan peran individu agar menjadi lebih efektif. Jadi, organisasi menjadi cerminan bagi setiap orang yang terlibat didalamnya. Visi, misi, peran, program, termasuk nama organisasi menjadi satu kesatuan yang saling terkait. Legal formal dalam pembinaan remaja menjadi strategi bagi kita. Organisasi pembinaan remaja yang diketahui eksistensinya, program-programnya termasuk transparasi keuangan dan kegiatan relatif lebih nyaman dilaksanakan. Hal ini untuk menepis kecurigaan dari orang lain atas aktivitas dawah. Memang benar ada aktivitas dawah dari aliran-aliran sesat dan ekstrim yang menembak segmen remaja. Kegiatan mereka cenderung mengkhawatirkan sekolah dan keluarga. Dan biasanya mereka bergerak tanpa sepengetahuan sekolah, apalagi dari keluarganya. Selain itu penting pula, kita memposisikan sebagai dari bagian dari solusi, bukan bagian dari masalah atau menimbulkan masalah baru. Karena kita menginginkan kebaikan bagi orang lain. Kita harus terus-menerus memperhatikan apa yang menjadi kebutuhan dan masalah di sekitar kita. Sehingga kita dapat memberikan nilai yang berarti bagi kemajuan umat. Dengan adanya lembaga pembinaan remaja muslim yang legal, formal, transparan dan orientasi solusi Organisasi merupakan wadah bagi kita dalam mewujudkan visi untuk memberikan pelayanan terbaik. Organ adalah sekumpulan sel-sel berbeda yang menjalankan suatu fungsi tertentu. Dan perlu kita pahami bahwa organisasi adalah untuk mengoptimalkan peran individu agar menjadi lebih efektif. Jadi, organisasi menjadi cerminan bagi setiap orang yang terlibat didalamnya. Visi, misi, peran, program, termasuk nama organisasi menjadi satu kesatuan yang saling terkait. Legal formal dalam pembinaan remaja menjadi strategi bagi kita. Organisasi pembinaan remaja yang diketahui eksistensinya, program-programnya termasuk transparasi keuangan dan kegiatan relatif lebih nyaman dilaksanakan. Hal ini untuk menepis kecurigaan dari orang lain atas aktivitas dawah. Memang benar ada aktivitas dawah dari aliran-aliran sesat dan ekstrim yang menembak segmen remaja. Kegiatan mereka cenderung mengkhawatirkan sekolah dan keluarga. Dan biasanya mereka bergerak tanpa sepengetahuan sekolah, apalagi dari keluarganya. Selain itu penting pula, kita memposisikan sebagai dari bagian dari solusi, bukan bagian dari masalah atau menimbulkan masalah baru. Karena kita menginginkan kebaikan bagi orang lain. Kita harus terus-menerus memperhatikan apa yang menjadi kebutuhan dan masalah di sekitar kita. Sehingga kita dapat memberikan nilai yang berarti bagi kemajuan umat. Dengan adanya lembaga pembinaan remaja muslim yang legal, formal, transparan dan orientasi solusi
Pertanyaan Diskusi
1. Mengapa ada pengelola mentoring menamakan organisasinya sebagai Forum Komunikasi Muslim Alumni, namun ada pula yang menamakannya Tim Pembina Mentoring Agama Islam? Sebutkan alasannya!
2. Nama forum apa yang tepat untuk sekolah yang belum memiliki alumni?
Studi Kasus
Suatu saat terjadi pergantian kepala sekolah di institusi anda. Ternyata kepala sekolah ini mempertanyakan seluruh kegiatan para alumni di sekolah. Tidak hanya kegiatan mentoring yang beliau tanyakan, tapi juga keterlibatan alumni pada ekskul yang lain. Beliau berkesimpulan untuk menutup pintu terhadap alumni karena menganggap lebih banyak dampak negatifnya daripada positifnya. Beliau melarang alumni dan siapapun untuk memasuki sekolah tanpa izin. Sehingga kegiatan mentoring pun dibekukan. Menghadapi kenyataan tersebut, apa dan bagaimana usaha anda dan tim pengelola dalam menyelesaikan masalah itu? Buatlah runutan atau logika penyelesaiannya!
Bab 5 Administrasi
Dan siapkanlah untuk menghadapi mereka kekuatan apa saja yang kamu sanggupi dan dari kuda-kuda yang ditambat untuk berperang (yang dengan persiapan itu) kamu menggentarkan musuh Allah dan musuhmu dan orang orang selain mereka yang kamu tidak mengetahuinya; sedang Allah mengetahuinya. apa saja yang kamu nafkahkan pada jalan Allah niscaya akan dibalasi dengan cukup kepadamu dan kamu tidak akan dianiaya (dirugikan). QS Al Anfaal 8: 60
Administrasi adalah bagian yang juga perlu diperhatikan dalam pengelolaan mentoring. Aspek pengendalian, pelaporan dan dokumentasi memberi alasan bagi pengelolaan administrasi yang baik. Pengelolaan Administrasi Mentoring dilaksanakan oleh pengelola, mentor dan asisten mentor. Yang termasuk ke dalam administrasi mentoring antara lain :
1. Manajemen mentoring (buku yang sedang anda baca ini) termasuk job description
2. Teknik memberi materi
3. Silabus materi
4. Form daftar hadir mentoring
5. Form berita acara mentoring
6. Form perkembangan mentee
7. Jadwal mentoring
8. Tugas dan tips Islami
9. Referensi wajib
10. Dll. Catatan: nomor 4-7 dapat dipaketkan dalam buku laporan perkembangan mentoring
Lain-lain
a. Daftar materi
1. Tawazun
2. Ikhlasun niyah
3. Aqidah Islam
4. Makna Basmalah
5. Hamdalah
6. Rukun Iman
7. Rukun Islam
8. Ihsan
9. Ma’rifatullah
10. Ma’rifatur Rosul
11. Ma’rifatul Islam
12. Al-qur’an
13. Ukhuwak Islamiyah
14. Tadabbur ayat QS. 49; 10-13
15. Ni’mat Iman
16. Yang melemahkan Iman
17. Yang menguatkan Iman
18. Urgensi akhlaq Islamiyah
19. Akhlaq Rosulullah
20. Tadabbur ayat QS. 23; 1-11
21. Bangunan Islam
22. Wujudullah
23. Ma’na Asyhadu
24. Ma’na Laailahaillallah
26. Problematika umat
27. Gozwul fikri
28. Urgensi tarbiyah Islamiyah
29. Pembinaan ruhani
30. Birrul walidain
31. Ilmu Allah
32. Simbol sukses
33. Tadabbur ayat QS. 3; 190-191 Materi-materi di atas telah dikemas dalam buku Super Mentoring Senior (As Syamil-Bandung)
b. Daftar Tips
1. Adab-adab dalam majelis
2. Keutamaan sholat Dhuha
3. Makan berpahala
c. Daftar tugas
1. Do’a penutup majelis
2. Do’a sesudah wudhu
3. Do’a bercermin
d. Referensi wajib
1. Super Mentoring I, II, dan Junior
2. Buku Aqidah Seorang Muslim
3. Tauhidullah
4. Iman: Rukun, Hakikat dan Yang Membatalkannya
e. Referensi tambahan
1. Buku-buku yang menunjang materi
2. Games for Islamic Mentoring
3. Pengembangan pribadi mentor
4. Isnet
Sistem Administrasi Mentoring
1. Setiap mentor baru mendapatkan buku materi (wajib), buku laporan perkembangan mentoring (wajib), tugas-tugas doa untuk mentee, tips bagi mentee (shalat dhuha, dsb), jadwal pemberian materi, Quisioner tipe pembelajaran (sekuensial & random; abstrak & konkret), quisioner VAK (Visual, Auditorial dan Kinestetik), pretest dan post test mentee dari bidang mentoring.
2. Mentor baru bukan mentor cadangan maupun mentor pengganti.
3. Setiap pergantian tahun ajaran baru, para mentor mendapatkan buku laporan perkembangan buku laporan perkembangan mentoring, dll., apabila diperlukan.
4. Buku laporan perkembangan mentoring (ideal) berisi hak dan kewajiban mentor, biodata mentor, biodata mentee, daftar hadir mentee, berita acara mentoring, lampiran seperti tips memberi materi, dll, dan catatan mentor.
5. Hak dan kewajiban mentor berisi job dekripsion mentor dan sistem administrasi mentoring bagi mentor.
6. Setiap mentor wajib mengisi berita acara, daftar hadir mentee dan catatan (bila perlu) dalam buku laporan perkembangan mentoring setelah setiap kegiatan mentoring dilaksanakan.
7. Maksimum pada pertemuan ketiga mentoring, para mentor telah mengisikan biodata mentee (dengan lengkap) dalam buku laporan perkembangan mentoring.
9. Dua minggu sebelum pembagian raport siswa, para mentor telah mengumpulkan buku laporan perkembangan mentoring dan rekapitulasi laporan perkembangan mentee perkelas kepada staf bidang mentoring.
10. Pengisian table perkembangan mentee cukup dengan memberi simbol (B/C/K; S/SS/TP) dengan penilaian menurut mentor (seobjektif mungkin).
11. Kriteria penilaian sikap /sifat dengan point:
B : Baik = 10
C : Cukup = 5 K
: Kurang = 0
12. Penilaian frekuensi dengan point: S
: sering bila lebih dari 2 x = 10 SS
: sekali-sekali bila 1x dan 2x = 5 TP
: tidak pernah = 0
13. Penanggung jawab angkatan mentor senantiasa mengontrol kegiatan mentor angkatannya sejauh mana kegiatan mentoringnya selama seminggu dan sebulan sekali mengevaluasi para mentor angkatannya untuk kegiatan mentoring yang lebih efektif
14. Staf bidang mentoring yang berkepentingan berhak meminta laporan penanggungjawab angkatan mentor setiap saat.
15. Staf bidang mentoring melaporkan perkembangan mentoring kepada institusi/sekolah melalui guru PAI atau guru yang bertanggung jawab mengenai mentoring, maksimal seminggu sebelum pembagian raport siswa.
16. Hal penting yang dilaporkan kepada institusi (guru PAI) ialah penilaian perkembangan mentee atau sesuai permintaan institusi.
17. Staf bidang mentoring mengontrol kegiatan mentoring, menyimpan dan mengolah data mentoring dengan mempergunakan ilmu pengetahuan dan teknologi terbaik.
18. Pengolahan data mempergunakan metoda statistik terbaik sebagai salah satu bahan pengambilan keputusan dan pembuatan perencanaan kegiatan bidang mentoring.
19. Hal-hal yang perlu ditambahkan atau pun dikurangi pada sistem administrasi mentoring ini dapat disesuaikan menurut situasi dan kondisi.
Catatan untuk sistem administrasi
Pada awal tahun ajaran biasanya ada pertemuan antar mentor untuk konsolidasi, termasuk di dalamnya dibagikan alat-alat pendukung administrasi dan mentoring seperti yang dijelaskan dalam poin satu. Di dalamnya terdapat quisioner tipe pembelajaran dan VAK. Quisioner itu untuk membantu mentor dalam membawakan kegiatan mentoring. Yang utama adalah quisioner VAK karena dominasi VAK mencerminkan kemampuan optimal seseorang dalam menyerap informasi. Secara umum presentasi mentoring harus mampu memvasilitasi semua saluran itu, namun dalam hal individu seorang mentor benar- benar harus mengenal mentee termasuk dalam berkomunikasi dengannya, yang di dalamnya saluran dominan apa yang mampu secara efisien ia terima (poin 8). Namun, untuk lebih baiknya kita perlu mengetahui pula tipe pembelajarannya. Kuisioner tipe pembelajaran dapat anda temukan di buku AMPUH Menjadi Cerdas Tanpa Batas karya Baban Sarbana dan Dina Diana dengan istilah BYTS. Mentor baru perlu mendapatkan penjelasan administrasi mentoring. Bagaimana ia mengisi form,
Buku Laporan Perkembangan Mentoring
Buku laporan perkembangan mentoring dibuat untuk memudahkan administrasi dalam membuat laporan, evaluasi dan dokumentasi. Dibuat dalam format buku karena alasan simpel dan tidak berceceran. Isi buku laporan ini sebagai berikut:
1. Kover
Di bawah ini contoh kover buku laporan dari tim pembina mentoring smu x:
Buku Laporan Perkembangan Mentoring TIM P-MAIN X MEDAN
1430 H
Tim Pembina Mentoring Agama I slam SMA X Medan
2. Daftar Isi
Memperlihatkan susunan isi buku. Di bawah ini contoh susunan isi buku laporan.
Daftar I si
Kata Sambutan Biodata Mentor Hak dan Kewajiban Mentor
Biodata Mentee & Daftar Penilaian Perkembangan Mentee Berita Acara Mentoring Daftar Hadir Mentoring Catatan
3. Kata Sambutan
Kata sambutan seperti kata pengantar yang membuka sebuah buku. Di bawah ini contoh kata sambutannya:
Kata Sambutan
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Alhamdulillahi Robbil’alamin. Sholawat dan salam semoga tercurah kepada Nabi dan Rasul yang terakhir, Muhammad SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya dan kepada umatnya yang istiqomah sampai akhir zaman. Buku yang antum dan antunna pegang dan dilihat ini adalah buku laporan perkembangan mentoring yang dibuat dan disusun untuk membantu mentor dalam melakukan penilaian terhadap perkembangan mentee sehingga dapat diketahui parameter keberhasilan dari mentoring yang telah dilaksanakan.
Kami berharap buku ini dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. Semoga dapat membawa ke arah yang lebih baik. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Dari kami,
Tim P-MAIN x
4. Biodata Mentor
Biodata mentor berisi informasi mengenai mentor yang akan membina dalam mentoring. Di bawah ini contoh biodata mentor.
Biodata Mentor
1. Nama : Wawan Dharmawan
2. Tempat/ Tanggal Lahir : Karawang/ 17 Agustus 1985
3. Alamat : Jl. Kartini no 16 Merdeka, Kota Medan
4. Telepon : 386731/ 081310846491
5. E-mail : [email protected]
6. Pekerjaan : Manajer Bimbel & Privat
7. Perguruan Tinggi/ Fakultas/ Jurusan/ Program Studi : STIE Ilman Nafiian/Fakultas Ekonomi/ Manajemen Ekonomi Syariah
Tanda Tangan
Foto
3x4
5. Hak dan Kewajiban Mentor
Hak dan kewajiban mentor dalam buku laporan adalah untuk mengingatkan mentor akan hal-hal penting yang mesti diingat. Di dalamnya terdapat hal-hal yang dapat ia lakukan dan yang tidak dapat dilakukan termasuk tata cara dalam organisasi mentoring khususnya berkaitan adminstrasi.
Hak dan Kew ajiban Mentor
1. Mengisi buku laporan yang diberikan oleh koordinator sesuai ketentuan.
2. Mengisi acara mentoring sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
3. Jika mentor terpaksa mengubah hal tersebut di atas maka diharuskan memberitahu kepada koordinator dan menuliskan dalam berita acara.
4. Mentor berhak meminta keterangan dan bantuan pemikiran serta tenaga kepada sesama mentor dan berhak mendapat penerangan lebih lanjut dari koordinator.
5. Taat dan patuh pada hasil musyawarah.
6. Mengadakan rapat evaluasi bulanan bersama koordinator
7. Jika koordinator tidak melaksanakan rapat evaluasi maka mentor berhak meminta untuk diadakan rapat evaluasi.
8. Mentor harus mempersiapkan dirinya baik mental maupun penguasaan materi sebelum mengisi mentoring.
9. Jika mentor berhalangan hadir secara syar’i maka mentor harus mencari pengganti dan melaporkannya kepada koordinator.
10. Mentor pengganti mempunyai hak, wewenang, tugas dan kewajiban yang sama dengan mentor asli.
11. Pada akhir semester, mentor wajib membuat laporan secara tertulis sesuai dengan mekanisme pelaporan.
12. Asisten mentor bertugas mengisi absensi mentoring, berita acara, form perkembangan mentee, dll.
13. Mentor membagikan lembar tips dan tugas kepada mentee dan mengumpulkan tugas atau melakukan tes terhadap tugas (jika tugas berupa hafalan).
14. Mentor senantiasa mengamati perkembangan mentee dan mengingatkannya untuk mendengarkan, menulis, membaca dan rajin hadir dalam mentoring.
15. Mentor senantiasa membuat kesepakatan bersama dengan mentee tentang waktu mentoring.
6. Definisi Penilaian Sikap/Sifat Mentee dan Kriteria Nilai Mutu
Definisi penilaian sikap/sifat mentee digunakan untuk memperjelas kriteria penilaian dari setiap sikap/sifat mentee dalam daftar penilaian perkembangan mentee. Kriteria nilai mutu merupakan nilai final yang diberikan sebagai laporan untuk memberi gambaran umum perkembangan mentee. Sistem nilai ABC digunakan dengan alasan simpel dan tidak berbelit-belit. Di lapangan, ada tim pengelola yang memberi nilai A+; A; B+ dst. Ada pula yang memberi nilai D bagi mentee yang tidak pernah hadir dalam mentoring. Kondisional sifatnya, namun pada prinsipnya perhitungan nilai tidak berubah hanya kisaran nilai mutu yang
diberikan itu yang berubah, contoh nilai A+ diberikan untuk 110 ≥ x > 90; sedangkan nilai A untuk 90 ≥ x > 70 dan seterusnya. Di bawah ini contoh definisi penilaian dan kriteria nilai mutu yang dapat digunakan.