T2__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Implementasi Pendekatan Lean Six Sigma untuk Peningkatan Mutu Lulusan (Studi pada PPs. MMP UKSW Salatiga) T2 BAB IV

Bab 4
Hasil dan Pembahasan

4.1 Profil

PPs.

Magister

Manajemen

Pendidikan UKSW Salatiga
Program

Pascasarjana

Magister

Manajemen

Pendidikan Universitas Satya Wacana berlokasi di Jl.

Diponegoro No. 52-60 Salatiga berdiri sejak Agustus
2001 dengan peringkat akreditasi terakhir pada tahun
2015 adalah A. Sejak berdiri sampai sekarang PPs.
MMP UKSW sudah meluluskan lebih dari 300 lulusan
yang tersebar dan bekerja di institusi pendidikan
Indonesia.
Lulusan

yang

dihasilkan

PPs.

MMP

UKSW

memiliki beberapa kompetensi yang diuraikan dalam
borang reakreditasi PPs. MMP UKSW tahun 2014

sebagai berikut:
4.1.1 Kompetensi Utama
Kompetensi utama lulusan PPs. MMP UKSW
adalah memiliki daya pikir dan penalaran yang luas
dalam bidang manajemen pendidikan dan persekolahan
sehingga selain mampu untuk memecahan masalah
(problem

solver)

dan

mengatasi

kesulitan

(trouble

shooter) namun lulusan juga mampu untuk melakukan
konsultasi

yang

bertujuan

untuk

pengembangan

inovasi pendidikan baik itu dalam organisasi profesi,
dinas pendidikan maupun sekolah, selain itu lulusan
PPs. MMP UKSW juga memiliki kemampuan untuk
1

melakukan penelitian bidang manajemen pendidikan
dan

publikasi jurnal nasional terakreditasi maupun

internasional.

4.1.2 Kompetensi Pendukung
Lulusan

PPs.

MMP

UKSW

dituntut

untuk

memiliki sikap dan prilaku yang menjunjung etika
ilmiah

dan

mencerminkan

kematangan

intelektual

sehingga secara efektif lulusan baik mandiri ataupun
dalam tim mampu menggunakan referensi keilmuan
manajemennya selain untuk merencanakan namun
mampu untuk melaksananakan penelitian baik itu
kuantitatif,

kualitatif

maupun

pengembangan

dan

menghasilkan karya tulis, serta mereview karya ilmiah.
Adapun kompetensi pendukung lain yang dimiliki

lulusan

yaitu

kemampuan

untuk

mengemukakan

pemikirannya secara jelas baik lisan maupun tulisan
dan dapat mengorganisasikan kajian mandiri mereka
secara efektif dan efisien.
4.1.3 Kompetensi Lain
Selain

kompetensi

utama

dan

pendukung,

lulusan PPs. MMP UKSW juga menguasai beberapa
kompetensi lain

yang bersumber dari

matakuliah

pilihan yang diajarakan selama kuliah, yaitu lulusan
mampu untuk secara kritis dan bertanggung jawab
mengemukakan pendapat mereka, memiliki pikiran
yang terbuka yang bisa menerima kritik saran, dan
mampu untuk saling transfer pengetahuan dan praktik
yang dimiliki dengan orang lain. Selain itu, selama
menjalani proses perkuliahan maupun bimbingan,
2

lulusan PPs. MMP UKSW dibekali dengan prinsip
kejujuran ilmiah dalam melaksanakan penelitian untuk
menghindari adanya tindakan plagiasi.
Pembekalan

kemampuan-kemampuan

tersebut

diperoleh melalui proses perkuliahan yang didampingi
oleh dosen-dosen yang berkompetensi dan memiliki
pengalaman

yang

luas

dalam

bidang

manajemen

pendidikan. Kompetensi ini perlu dimiliki lulusan
melihat semakin meningkatnya tantangan dunia kerja
saat ini. Jumlah lulusan PPs. MMP UKSW yang
memiliki kemampuan tersebut selama 5 tahun terakhir
(2008-2013) diperlihatkan pada tabel 4.1.
Tabel 4. 1 Jumlah Mahasiswa Masuk dan Lulusan
PPs. MMP UKSW Tahun 2008-2013
Tahun
Jumlah Mahasiswa
Jumlah Lulusan
Akademik
Masuk
2008/2009
56
16
2009/2010
65

22
2010/2011
68
51
2011/2012
70
52
2012/2013
75
53
Total
334
194
Sumber: Buku Lulusan PPs. MMP UKSW, 2014

Melalui

tabel

4.1

dapat

dilihat

bahwa

jumlah

mahasiswa masuk selama 5 tahun terakhir mengalami
perubahan yang baik karena terjadi peningkatan setiap
tahunnya. Hal yang

sama juga diperlihatkan pada

kolom jumlah lulusan yang hampir setiap

tahunnya

mengalami peningkatan. Namun jika dibandingkan
jumlah
terdapat

mahasiswa
selisih

masuk

yang

cukup

dan

jumlah

signifikan,

lulusan
misalnya

mahasiswa yang masuk tahun 2010-2011 adalah
3

sebanyak 68 mahasiswa dan 2 tahun kemudian pada
tahun 2012-2013 lulusannya hanya sebanyak

53

lulusan, jumlah lulusan ini sudah termasuk lulusan
yang masuk pada tahun sebelum tahun ajaran 20102011. Secara tidak langsung selisih ini menunjukan
bahwa meskipun sebagian besar mahasiswa mampu
menempuh masa studi tepat waktu tapi masih ada
mahasiswa-mahasiswa yang lulus lebih dari masa studi
ideal yang ditentukan

program studi yaitu selama 4

semester atau ≤ 2 tahun.
Selain jumlah mahasiswa dan lulusannya, progdi
mencatat bahwa PPs. MMP UKSW memiliki himpunan
alumni yang dijadikan sebagai wadah partisipasi dan
jembatan

untuk

tetap

menjaga

hubungan

yang

bermakna antara program studi dengan alumni (PPs.
MMP UKSW, 2014). Selain menjadi media dalam
mensosialisasikan

program

dan

kegiatan

progdi,

himpunan alumni juga merupakan partisipan aktif
dalam berbagai kesempatan kuliah umum, seminar dan
pemberi masukan-masukan seperti masukan untuk
pengembangan

kurikulum

sekolah,

kebijakan

pendidikan dan program inovasi pendidikan.

4.2 Hasil
Bagian hasil ini terdiri dari 5 tahap metodologi
DMAIC

yaitu

Define

untuk

mendefiniskan

permasalahan yang ada, Measure untuk mengetahui
pencapaian program studi selama ini yang diukur
melalui level sigma, Analyze untuk menentukan akar
permasalahan, Improvement untuk mencari alternatif
solusi sebagai strategi peningkatan mutu lulusan dan
4

Control sebagai langkah terakhir yaitu mencari teknikteknik yang dapat digunakan supaya strategi yang
diberikan dapat dijalankan sebagaimana mestinya.
Untuk

kepentingan

diatas,

adapun

piranti-

piranti/tools yang digunakan selama penelitian, yaitu
studi dokumentasi (borang reakreditasi, evaluasi diri,
data lulusan) yang dibantu dengan pedoman akreditasi
program studi magister tahun 2009, wawancara,
flowchart process, tabel koversi Motorola Six Sigma’s
Process (Gaspersz & Fontana, 2011), diagram fishbone,
FGD (Focus Group Discussion), dan 5Whys.
4.2.1 Define
Sesuai dengan definisi yang sudah dijelaskan
sebelumnya, tahap define merupakan tahap untuk
mengidentifikasi prioritas masalah yang sedang terjadi
saat ini di PPs. MMP UKSW. Prioritas masalah tersebut
perlu dikaji ulang untuk mendapatkan solusi yang
mampu memperbaiki dan meningkatkan mutu program
studi secara berkelanjutan. Mutu program studi yang
dimaksud adalah secara khusus berkaitan dengan
mutu lulusan.
Pengidentifikasian

prioritas hal yang hendak

dianalisis dilakukan dengan menilai hasil pencapaian
lulusan PPs. MMP UKSW selama 5 tahun terakhir
(2008-2013) melalui

rekaman data lulusan secara

keseluruhan serta penilaian
penilaian

ditentukan

dengan

langsung. Hasil akhir
melihat

harkat

dan

peringkat setiap elemen penilaian dengan pilihan:
Sangat Baik (SB), Baik (B), Cukup (C), Kurang (K) dan
Sangat Kurang (SK).
5

Menurut

pedoman

akreditasi

program

studi

magister tahun 2009, penilaian tentang standar mutu
lulusan

yang

dipaparkan

dalam

poin

4

tentang

mahasiswa dan lulusan dapat dikelompokkan menjadi
tiga elemen penilaian yang khusus menilai mutu
lulusan yaitu: (a) hasil akhir lulusan yang terdiri dari
rata-rata IPK dan rata-rata masa studi, (b) evaluasi
kompetensi lulusan oleh pengguna (employer) terhadap
mutu alumni dalam dunia kerja, dan (c) partisipasi
lulusan sebagai alumni pada program studi. Ketiga
elemen penilaian tesebut dinilai dan diuraikan sebagai
berikut:
A. Hasil Akhir Lulusan (Masa Studi dan IPK)
Rangkuman tentang hasil akhir lulusan PPs. MMP
UKSW

selama

5

tahun

terakhir

(2008-2013)

diperlihatkan pada tabel 4.2. Penentuan baik tidaknya
hasil penilaian bergantung pada hasil total rata-rata
yang didapatkan dan kemudian dilanjutkan dengan
perhitungan standar deviasi untuk mengetahui tingkat
variabilitas.
Tabel 4. 2 Hasil Akhir Lulusan PPs. MMP UKSW 2008-2013
Rata-rata Masa Studi
Tahun Akademik
Rata-rata IPK
(bulan)
2008/2009
3.48
29
2009/2010
3.4
27
2010/2011
3.58
24
2011/2012
3.49
28
2012/2013
3.56
29
Total rata-rata
3.52
25.2
Penilaian
Baik
Baik
Standar Deviasi
0.22
9.21
Sumber: Buku Lulusan dan Evaluasi Diri PPs. MMP UKSW, diolah.

6

Tabel 4.2 memperlihatkan bahwa rata-rata IPK
setiap tahunnya sudah baik dengan total rata-rata
selama 5 tahun terakhir 3.52. Hasil ini membawa
penilaian rata-rata IPK untuk akreditasi PPs. MMP
UKSW

adalah

baik.

Perhitungan

standar

deviasi

3.52±0.22 juga menjadi pendukung baiknya hasil
penilaian, karena hasil ini menandakan rendahnya
variabilitas atau dengan kata lain range persebaran
data masih dalam batas penilaian baik yaitu antara
3.25 < IPK ≥ 3.5 (BAN-PT, 2009).
Hasil yang kurang lebih serupa ditemukan dalam
hal masa studi lulusan. Total rata-rata jangka waktu
yang diperlukan
bulan.

adalah sekitar 2,1 tahun atau 25,2

Pencapaian

ini

sebenarnya

masih

belum

memenuhi batas normal yang ditentukan program
studi yaitu 4 semester (Evaluasi diri PPs. MMP UKSW,
2014), namun dalam penilaian akreditasi penilaiannya
sudah termasuk baik. Meskipun demikian, pencapaian
ini tidak didukung dengan perhitungan nilai standar
deviasi yaitu sebesar 25.2±9.21 dimana tingginya nilai
standar deviasi ini menandakan tingginya variabilitas
atau dengan kata lain range persebaram data jauh dari
rata-rata. Penilaian masa studi akan tetap baik apabila
hasil standar deviasi adalah maksimal 25.2±5 dengan
pertimbangan bahwa kategori penilaian baik menurut
akreditasi

jika

masa

studi

≤

30

bulan.

Dengan

pertimbangan bahwa salah satu fokus dari konsep Lean
Six Sigma adalah menurunkan variasi, maka besarnya
tingkat variabilitas yang ditemukan pada masa studi ini

7

dianggap sebagai salah satu permasalahan penentu
mutu lulusan PPs. MMP.
Permasalahan dalam hal masa studi tidak hanya
ditemukan berdasarkan tingkat variabilitasnya namun
berdasarkan hasil yang ditunjukkan tabel 4.3 bahwa
masih banyak mahasiswa yang menempuh masa studi
lebih dari masa ideal yang ditentukan program studi.
Tabel 4. 3 Jumlah Lulusan PPs. MMP UKSW 2008-2013
Tahun
Jumlah
Jumlah Lulusan
Prosentase Lulus
Akademik
Lulusan
Tepat Waktu
Tepat Waktu (%)
2008/2009
16
7
43,75
2009/2010
22
8
36,36
2010/2011
51
34
66,67
2011/2012
52
31
59,61
2012/2013
53
20
37,73
Total
194
100
51,55
Sumber: Buku Lulusan dan Borang Reakreditasi PPs. MMP UKSW
2014, diolah

Tabel

4.3

memperlihatkan

jumlah

total

lulusan

dibandingkan jumlah lulusan tepat waktu. Nampak
pada kolom ketiga bahwa jumlah mahasiswa yang lulus
tidak tepat waktu masih dapat dikategorikan banyak
melihat prosentase yang paling tinggi hanya menyentuh
angka 66%. Meskipun rata-rata prosentase jika dinilai
berdasarkan matriks penilaian akreditasi menghasilkan
penilaian baik, namun dengan mempertimbangkan
kecilnya angka prosentase yang paling rendah yaitu
36% dan disertai dengan tingginya nilai variabilitas
masa

studi

yang

ditemukan

sebelumnya,

maka

lamanya masa studi yang ditempuh mahasiswa untuk
lulus menjadi salah satu permasalahan yang perlu
dikaji lebih lanjut.
8

B. Evaluasi Kompetensi Lulusan oleh Pengguna
(employer)
Elemen
evaluasi

penilaian

kompetensi

selanjutnya
lulusan

adalah

dalam

tentang

dunia

kerja.

Evaluasi ini dilakukan oleh pengguna (employer) yang
memperkerjakan lulusan PPs. MMP UKSW. Adapun
Sembilan jenis kemampuan yang dinilai yaitu: (1)
integritas (etika dan moral), (2) keahlian berdasarkan
bidang ilmu profesionalisme, (3) keluasan wawasan
antar disiplin ilmu, (4) kepemimpinan, (5) kerjasama
dalam tim, (6) bahasa asing, (7) komunikasi, (8)
penguasaan teknologi informasi, dan (9) pengembangan
diri. Tabel 4.3 memperlihatkan hasil penilaian yang
diperoleh program studi tentang kemampuan lulusan
PPs. MMP UKSW dalam dunia kerja yang direkam
progdi dalam borang reakreditasi tahun 2014.
Melalui tabel 4.3, dari kesembilan jenis kemampuan
yang dinilai, integritas (etika dan moral) lulusanlulusan PPs. MMP UKSW diakui sangat baik oleh
sebanyak 29 pengguna (96.67%) sedangkan prosentase
paling kecil terlihat pada kemampuan berbahasa asing
yaitu

hanya

sebanyak

12

pengguna

(40%)

yang

menilainya sangat baik.

No
1
2

Tabel 4. 4 Hasil Evaluasi Kompetensi Lulusan oleh
Pengguna (employer)
Tanggapan Pihak Pengguna (%)
Jenis
Sangat
Kemampuan
Baik
Cukup Kurang
Baik
Integritas (etika
96.67
3.33
dan moral)
Keahlian
berdasarkan
73.33 26.67
bidang ilmu

Penilaian
(%)

33.63

9

3
4
5
6
7
8
9

profesionalisme
Keluasan wawasan
antar disiplin ilmu
Kepemimpinan
Kerjasama dalam
tim
Bahasa asing
Komunikasi
Penggunaan TI
Pengembangan diri

63.33

36.67

73.33

16.67

76.67

23.33

40.00 43.33
83.33 13.33
90.00 10.00
80.00 20.00
A=
B=
Total
693.33 176.76
Sumber: Borang Reakreditasi PPs. MMP UKSW

10.00

16.67
3.33
0.00

0.00

C= 30

D= 0

Sangat
Baik

2014, diolah.

Hasil penilaian milik program studi yang tercantum
dalam borang reakreditasi tersebut didukung dengan
adanya

beberapa

lembar

penilaian

terpisah

yang

dilakukan dengan mengunjungi langsung pengguna
lulusan

(employer)

yang

bersedia

mengisi

lembar

penilaian yang diperlihatkan pada tabel 4.5.
Tabel 4. 5 Hasil Evaluasi Kompetensi Lulusan oleh Pengguna
(employer)
Tanggapan Pihak Pengguna
Jenis
No
Sangat
Cuku Kurang
Kemampuan
Baik (%)
Baik (%)
p (%)
(%)
Integritas (etika
1
50
50
dan moral)
Keahlian
berdasarkan
2
75
25
bidang ilmu
profesionalisme
Keluasan
3
wawasan antar
25
75
disiplin ilmu
4
Kepemimpinan
50
50
10.00
Kerjasama dalam
5
25
75
tim
6
Bahasa asing
100
7
Komunikasi
100
Penggunaan
8
teknologi
50
50
informasi

10

Pengembangan
25
75
diri
Sumber: Hasil wawancara pengguna lulusan (employer), diolah.
9

Penilaian terpisah pada tabel 4.5 secara garis besar
memberikan hasil yang sama dengan hasil penilaian
yang ada pada borang program studi bahwa dari
kesembilan
lulusan

jenis

sudah

kemampuan
mampu

secara

keseluruhan

menguasainya

dengan

kekurangan yang terletak pada kemampuan bahasa
asing. Hasil ini mengasumsikan bahwa penerapan
bahasa

asing

dalam

proses

perkuliahan

belum

maksimal.
Dari hasil evaluasi yang sudah digambarkan diatas,
meskipun nampak bahwa kemampuan berbahasa asing
lulusan masih dianggap cukup, namun topik ini tidak
dikaji lebih lanjut. Hal ini dilatarbelakangi oleh hasil
secara keseluruhan dari kesembilan jenis kemampuan,
delapan kemampuan diantaranya diakui oleh pihak
pengguna (employer) sudah baik. Melihat baiknya hasil
yang

sudah

dicapai,

maka

kompetensi

lulusan

dianggap tidak termasuk masalah yang crucial.
C. Partisipasi Lulusan/Alumni
Berdasarkan penilaian akreditasi program studi
magister 2009

ada 4 bentuk partisipasi aktif yang

diperlukan progdi dari lulusan, yaitu: (1) sumbangan
dana; (2) sumbangan fasilitas; (3) masukkan untuk
perbaikan proses pembelajaran; dan (4) pengembangan
jejaring. Melalui borang reakreditasi PPs. MMP UKSW
tahun 2014 tercatat bahwa saat ini lulusan sudah aktif
dalam 2 bentuk partisipasi, yaitu

pertama memberi
11

masukkan untuk perbaikkan proses pembelajaran dan
pengembangan jejaring guna menunjang peningkatan
mutu. Kedua, lulusan juga aktif dalam

mengikuti

kuliah umum maupun seminar yang diadakan oleh
program

studi.

partisipasi

Sedangkan

dalam

sumbangan

bentuk

fasilitas

partisipasi
sumbangan

masih

belum

lain

yaitu

dana

nampak

dan
jelas.

Sumbangan fasilitas yang nampak hanyalah terdapat
satu buah printer sebagai sumbangan yang digunakan
di TU PPs. MMP UKSW.
Hasil

penilaian

yang tercantum dalam borang

reakreditasi tersebut didukung melalui hasil penilaian
secara langsung dari beberapa alumni yang bersedia
memberikan

pernyataan

tentang keaktifan

mereka

sebagai lulusan PPs. MMP UKSW. Seluruh responden
memberikan

jawaban

yang

sama

yaitu

keaktifan

mereka sementara ini baru meliputi 2 hal yang sudah
disebutkan

diatas

yaitu

pemberi

masukan

untuk

perbaikan proses pembelajaran dan pengembangan
jejaring,

namun

partisipasi

mereka

tersebut

juga

sehingga

tidak

membatasi

kemungkinan

untuk

memberikan partisipasi selanjutnya dalam bentuk lain
sangat terbuka. Dengan demikian penilaian untuk
partisipasi alumni ini tergolong cukup karena alumni
baru memberikan dua dari empat bentuk partisipasi
yang diperlukan.
Dari ketiga jenis elemen penilaian diatas yang
dibagi menjadi empat deskriptor (hasil IPK, lama masa
studi,

evaluasi

pengguna,

dan

partispasi),

jika

diurutkan berdasarkan prioritas elemen penilaian yang
12

memiliki harkat dan peringkat dari yang paling baik,
maka partisipasi alumni menduduki peringkat terakhir
dengan harkat dan peringkat cukup. Sedangkan elemen
penilaian lain yaitu evaluasi pengguna terhadap kinerja
lulusan menghasilkan harkat dan peringkat sangat
baik dan rata-rata IPK serta masa studi mendapat
harkat

dan

peringkat

baik.

Namun

dengan

mempertimbangkan tingginya nilai variabilitas masa
studi lulusan yang ditunjukkan melalui besarnya angka
standar deviasinya dan masih kecilnya prosentase
mahasiswa yang lulus tidak tepat pada waktunya,
sehingga masalah yang hendak dianalisis selanjutnya
adalah sebagai berikut:
1. Masa studi yang ditempuh lebih dari masa ideal ≤ 2
tahun (4 semester).
2. Partisipasi alumni/lulusan belum mencapai 4 bentuk
partisipasi aktif yaitu dalam bentuk sumbangan
dana, fasilitas, masukkan untuk perbaikan proses
pembelajaran, dan pengembangan jejaring.
4.2.2 Measure
Tahap measure merupakan tahap selanjutnya
yang dilakukan untuk mengukur masalah yang sudah
ditentukan

sebelumnya

melalui

tahap

define.

Pengukuran ini bertujuan untuk mengetahui ukuran
dasar masalah sebelum Lean Six Sigma diaplikasikan
yang

kemudian

akan

dibandingkan

dengan

pencapaiannya sesudah Lean Six Sigma diaplikasikan.
Dengan adanya pengkuran ini, tingkat keberhasilan
pendekatan Lean Six Sigma dalam penelitian ini dapat
diketahui.
13

A. Masa Studi
Sesuai dengan temuan dalam tahap define bahwa
masalah yang hendak dianalisis lebih lanjut yang
pertama adalah tentang masa studi, maka langkah
awal yang dilakukan dalam pengukuran ini adalah
menjabarkan proses yang ditempuh mahasiswa selama
menjalani masa studi sampai lulus. Penjabaran proses
masa studi ini disajikan melalui flowchart process pada
gambar 4.1.
Matrikulasi
1-2
bulan

T

Lulus
Y

Bimbingan dan
Penelitian

Persetujuan Ujian
Tesis

± 1 tahun

Perkuliahan

1 tahun

Pendaftaran
Ujian Tesis
Pendaftaran ujian
Proposal

1-3 minggu

Ujian Proposal &
Permintaan SK
Pembimbing

Ujian Tesis

Revisi

Tanpa Revisi

T
Lulus
1 minggu

Lulus

Y (revisi)
Persetujuan SK
Pembimbing

Alumni

Gambar 4. 1 Flowchart Process Masa Studi di PPs. MMP UKSW

14

Gambar 4.1 menunjukkan alur proses masa studi yang
perlu dilalui mahasiswa sejak awal perkuliahan sampai
lulus. Calon mahasiswa yang sudah diterima melalui
berbagai

proses

penyaringan

mengikuti

masa

matrikulasi/pra-kuliah selama kurang lebih 2 bulan
dengan 3 matakuliah yaitu filsafat pendidikan, bahasa
Inggris dan komputer literasi. Setelah dinyatakan lulus
dari matrikulasi, mahasiswa mengikuti perkuliahan
yang ditempuh selama 3 semester atau 1 tahun.
Selesai

perkuliahan,

mahasiswa

diharapkan

langsung mengikuti ujian proposal, dengan berbagai
persiapan

yang

sudah

dilakukan

sejak

masa

perkuliahan dengan waktu tambahan 1-3 minggu
setelahnya.

Saat

ujian

proposal

dilaksanakan,

mahasiswa sekaligus mengajukan permintaan dosen
pembimbing. Jika ujian proposal dinyatakan lulus
melalui berbagai revisi yang diberikan dosen penguji,
maka mahasiswa menunggu SK pembimbing. Lamanya
sampai SK pembimbing dikeluarkan membutuhkan
waktu 1-2 minggu. Ketika SK pembimbing sudah
dikeluarkan maka mahasiswa bisa mulai melakukan
pembimbingan dengan dosen pembimbing yang sudah
disetujui.

Pembimbingan

memerlukan

waktu

dan

kurang

penelitian
lebih

1

rata-rata

tahun

dan

mahasiswa siap melaksanakan ujian tesis.
Setelah mengetahui proses-proses yang perlu dilalui
mahasiswa selama mengikuti masa studi di PPs. MMP
UKSW, selanjutnya dari hasil rekaman pada tabel 4.3
dilakukan

perhitungan

DPMO

(Defect

per

million

opportunities) masa studi berdasarkan persamaan 3.1
15

dan dikonversi ke level Sigma menurut tabel konversi
Motorola Six Sigma’s Process (Gaspersz & Fontana,
2011).
���� =

�������
× 1.000.000
������� ������������� ��� ���� × �������������
Persamaan 3.1 Rumus menghitung DPMO

Tabel 4. 6 Level Sigma Masa Studi PPs. MMP UKSW
Jumlah
Prosentase
Jumlah
Lulusan
Lulus
Tahun
Lulusan
Tidak Tepat
Tepat
DPMO
Akademik
(Opportuni
Waktu
Waktu
ties)
(Defect)
(Yield)
2008/2009
16
7
43,75%
437500
2009/2010
22
8
36,36%
636364
2010/2011
51
34
66,67%
333333
2011/2012
52
31
59,61%
403846
2012/2013
53
20
37,73%
622642
Total
194
100
51,55%
484536
Sumber: Borang Reakreditasi PPs. MMP UKSW 2014, diolah.

Level
Sigm
a
1,66
1,15
1,93
1,74
1,19
1,54

Tabel 4.6 menyajikan angka konversi level sigma
dari hasil perhitungan DPMO berdasarkan data yang
diperoleh melalui buku Evaluasi Diri PPs. MMP UKSW
2014. Dapat dilihat bahwa saat ini, PPs. MMP USKW
masih berada pada level 1,54 sigma untuk masa studi.
Level

yang

masih

jauh

dari

angka

6

ini

mengindikasikan bahwa permasalahan masa studi
adalah crucial sehingga perlu dianalisis dengan sebaik
mungkin untuk meningkatkan level sigma masa studi
lulusan selanjutnya.
B. Partisipasi Lulusan
Selanjutnya, pengukuran kedua bertujuan untuk
mengukur keaktifan partisipasi lulusan atau alumni
terhadap program studi. Pengukuran ini dilakukan
16

melalui pengambilan data wawancara kepada beberapa
alumni lulusan PPs. MMP UKSW yang sebelumnya
pada

tahap

define

telah

dijelaskan.

Hasil

dari

pengukuran ini tidak dapat disajikan dengan level
Sigma karena jenis data yang dikumpulkan tidak
mendukung,
dilanjutkan
penilaian

namun
kedalam

permasalahan
tahap

berdasarkan

analyze

akreditasi

ini
melihat

magister

akan
hasil
yang

ditemukan pada tahap define adalah masih cukup.
4.2.3 Analyze
Tahap analyze adalah langkah selanjutnya yang
dilakukan dimana hasil dari pengkuran tahap measure
dianalisis lebih lanjut untuk mendapatkan aktivitasaktivitas apa saja yang dianggap sebagai pemborosan
yang tidak bernilai tambah. Pemborosan ini diketahui
melalui

penemuan

akar-akar

Tool/piranti utama yang digunakan

permasalahan.
pada tahap ini

adalah diagram Fishbone dibantu dengan brainstorming
melalui FGD (Focus Group Disscussion) teknik round
robin. Selain itu, teknik bantuan lain yang digunakan
adalah

5 Whys untuk mencari akar permasalahan

yaitu dengan bertanya mengapa sebanyak 5 kali atau
sampai akar permasalahan ditemukan dan tidak bisa
diuraikan lagi. Penerapan piranti-piranti ini melibatkan
beberapa

narasumber

yang dianggap kritis dan

mampu memberikan kontribusi.
A. Masa Studi
Dalam

penelitian

ini

untuk

menentukan

permasalahan sampai akar permasalahan masa studi
17

dilakukan FGD sebanyak 3 kali. FGD pertama yang
dilakukan terdiri dari 4 mahasiswa dengan status 2
diantaranya sudah lulus dengan masa studi lebih lama
dari masa ideal, kemudian yang 1 belum mengikuti
ujian proposal meskipun sudah kurang lebih setahun
menyelesaikan
merupakan
penulisan

perkuliahan,
mahasiswa

tesis. Hasil

dan

yang

dari

yang

masih

FGD

ini

terakhir
sementara

tidak dapat

digunakan dalam diagram fishbone karena kurangnya
data yang dihasilkan. Hal ini disebabkan karena
kurangnya

antusias

dari

peserta

dan

kurangnya

pengalaman peneliti dalam menjadi moderator. Namun
hasil dari FGD pertama ini digunakan kembali sebagai
referensi untuk melaksanakan FGD kedua.
FGD yang kedua dilaksanakan 3 minggu sesudah
FGD pertama, peserta yang dilibatkan mengalami
sedikit perubahan. Hanya 1 peserta dari FGD pertama
yang mengikuti FGD kedua. Jumlah peserta dalam
FGD

kedua

adalah

4

orang

dengan

peneliti

diikutsertakan sebagai peserta FGD karena peneliti
juga termasuk salah satu objek yang terlibat langsung
dalam

topik penelitian ini, sedangkan 2 peserta lain

sudah lulus dengan masa studi lebih dari masa ideal
dan 1 peserta lain belum ujian proposal meskipun
sudah

lebih dari setahun selesai masa perkuliahan.

Moderator adalah salah satu mahasiswa yang juga
merupakan lulusan PPs. MMP UKSW namun sudah
memiliki pengalaman dalam memimpin diskusi dan
sudah menguasai sebelumnya tentang topik penelitian
ini. FGD yang kedua berlangsung selama kurang lebih
18

60 menit dengan hasil yang diperlihatkan pada diagram
fishbone gambar 4.2.
Menurut hasil diskusi ini, seluruh peserta setuju
bahwa kondisi keseluruhan

proses masa studi yang

ditempuh selama ini baik-baik saja. Namun ketika
pertanyaan mulai masuk dalam topik pembahasan
tentang masih adanya sejumlah mahasiswa yang belum
mampu menempu masa studi ideal, seluruh peserta
menyatakan bahwa pemborosan utama merupakan
pemborosan waktu (waiting) yang berasal dari lamanya
proses yang dibutuhkan mahasiswa untuk menulis
proposal dan menyelesaikan tesis. Berbagai pendapat
kemudian dinyatakan oleh setiap peserta secara bergilir
tanpa

adanya

interupsi

dan

sanggahan

tentang

berbagai alasan yang melatarbelakangi lamanya masa
studi

yang

diutarakan

ditempuh.
peserta

Setiap
kemudian

pernyataan
ditulis

yang
dan

dikelompokkan berdasarkan 5M (Man, Method, Material,
Money, Machines). Hasil dari brainstorming FGD yang
pertama ini oleh peneliti dimasukkan kedalam diagram
fishbone yang kemudian menjadi bahan utama untuk
FGD yang selanjutnya.

19

Method/Process (PBM&bimbingan)

Man
Tidak semua mahasiswa berlatar
belakang sarjana kependidikan

Selama
perkuliahan
mahasiswa
belum
menemukan topik penelitian

Mata
kuliah
metodologi
penelitian
tidak
dimanfaatkan
untuk
memulai
proposal

Topik
penelitian
dipahami

Mahasiswa kesulitan membagi
waktu dengan pekerjaan
belum

Mahasiswa memiliki kebiasaan menunda

Pergantian
topik
oleh
dosen ditengah penulisan
tesis

Mahasiswa kurang motivasi
Mahasiswa kesulitan mencari referensi

Mahasiswa
menunggu
sampai perkuliahan selesai
(3sem.) untuk mencari topik
penelitian

Mahasiswa malas mencari referensi
Kemampuan
menulis
mahasiswa yang terbatas

Anggota seangkatan tidak kompak

Belum
langganan
jurnal MP

ada
khusus

Material (Buku/Jurnal)

Jurnal/artikel/buku
khusus
Manajemen
Pendidikan yang tersedia
di perpustakaan masih
terbatas
(belum
uptodate)

Money

Biaya
diluar
awal

Masa
Studi >2

penelitian
perkiraan

Machines (SarPras)

Gambar 4. 2 Diagram Fishbone Masa Studi > 2tahun

20

Gambar 4.2 menunjukkan bahwa permasalahan
pada umumnya bersumber pada man yang memberikan
12

poin

permasalahan.

Dari

kategori

5M

yang

ditentukan, method dan man menjadi topik utama
pembahasan. Sedangkan permasalahan dalam material
dan money dianggap tidak crucial bahkan untuk sarana
dan prasarana tidak ditemukan permasalahan yang
menyebabkan lamanya masa studi.
Selang 2 minggu setelah FGD yang kedua dilakukan,
peneliti mengadakan FGD yang ketiga dengan peserta
yang

sama.

Tujuan

FGD

ketiga

adalah

memilih

permasalahan yang dianggap crucial berdasarkan hasil
brainstorming sebelumnya. Setiap peserta secara bergilir
satu persatu diberikan kesempatan untuk memilih
beberapa masalah yang dianggap crucial dari pilihanpilihan yang disajikan melalui diagram fishbone yang
dapat dilihat pada gambar 4.2.
Melalui

berbagai

pertimbangan

bersama

maka

disepakati terdapat 3 masalah vital yang crucial yaitu
dua masalah berasal dari Man: (1) mahasiswa kurang
motivasi dan (2) kemampuan mahasiswa yang terbatas,
kemudian 1 masalah lain berasal dari Method: (3) mata
kuliah metodologi penelitian tidak dimanfaatkan untuk
memulai

penulisan

proposal.

Selanjutnya,

dari

3

masalah yang sudah disepakati tersebut, seluruh peserta
secara terus menerus saling berdiskusi menjelaskan
penyebab dari permasalahan

sampai akar penyebab

permasalahannya ditemukan. Hasil pembahasan ini
diperlihatkan pada tabel 4.7.

21

Tabel 4. 7 Akar Permasalahan Masa Studi Lulusan > 2 tahun
Akar
Permasalahan 1
Man (mahasiswa dan dosen)
Mahasiswa
Motivasi mahasiswa dalam
kurang
mengikuti
perkuliahan
motivasi
adalah (1) faktor gengsi
terhadap
rekan
sejawat/terdapat
kecemburuan sosial dalam
dunia kerja, (2) faktor hanya
sekedar memenuhi tugas
belajar yang diwajibkan oleh
lembaga tempat bekerja
Kemampuan
1. Mahasiswa
sebelumnya
menulis
tidak terbiasa menulis karya
mahasiswa
ilmiah
yang terbatas
2. Mahasiswa malas untuk
berpikir maupun membaca
yang
menyebabkan
kebiasaan
menulis
yang
seharusnya sudah dilatih
melalui
tugas
penulisan
paper pada setiap mata
kuliah tidak dimanfaatkan
karena kebiasaan copy paste
atau bahkan “dikerjakan
orang lain”
Permasalahan

Akar
Permasalahan 2

Akar
Permasalahan 3

Akar
Permasalahan 4

Motivasi yang ada hanya
sekedar
motivasi
ekstrinsik
bukan
intrinsik atau dengan
kata lain motivasinya
hanya sekedar untuk
mencari gelar semata

1a. Background sarjana
tidak
membiasakan
mahasiswa menulis
1b. Sebagian mahasiswa
sudah lama lulus sarjana
dan
pekerjaannya
sekarang
tidak
berhubungan
dengan
menulis karya ilmiah
2. Sebagian mahasiswa
memiliki
profesi
lain
selain sebagai mahasiswa
yang
membutuhkan
waktu dan tenaga yang
lebih banyak

1. Kemampuan
1. Kriteria
menulis
belum penilaian
terlalu
tentang
dipertimbangkan
kemampuan
sebagai salah satu menulis
calon
kualifikasi
calon mahasiswa
mahasiswa baru
dalam
proses
2. Kesibukan
seleksi
belum
pekerjaan
maksimal
profesinya
menyebabkan
terbatasnya
waktu
yang tersedia untuk
mengerjakan tugas
kuliah atau tesis

22

Permasalahan

Akar Permasalahan 1

Akar Permasalahan 2

Akar Permasalahan 3

Mahasiswa
belum
mendapatkan ide topik
penelitian
yang
cocok
selama masa perkuliahan

1. Kemampuan.
Mahasiswa
kesulitan
mengikuti
alur
jalannya perkuliahan
dengan semestinya
2. Minat.
Mahasiswa
menganggap
mata
kuliah
metodologi
penelitian
hanya
sebagai
pemenuhan
tugas kuliah

Akar
Permasalahan 4

Method/Process (PBM)
Mata kuliah
metodologi
penelitian
tidak
dimanfaatkan
untuk
memulai
proposal

Mahasiswa
menunggu
sampai semua mata kuliah
selesai
dipelajari
yaitu
selama tiga semester baru
mereka
mencari
topik
penelitian.

1.
Mahasiswa
tidak melakukan
persiapan
sebelum
memulai
PBM
dengan
membaca materi
perkuliahan
2.
Kurangnya
kesadaran
mahasiswa
untuk memulai
penenulisan
proposal seawal
mungkin

23

Hasil

dari

permasalahan

tabel

4.7

yang

memperlihatkan

ditemukan

5

akar

berdasarkan

3

permasalahan crucial yang ditentukan sebelumnya. Dari
kelima akar permasalahan yang ditemukan, beberapa
poin menjelaskan tentang kesulitan mahasiswa selama
perkuliahan. Dampak dari kesulitan-kesulitan selama
perkuliahan tersebut tidak terlalu nampak pada proses
pembelajaran namun akan berpengaruh pada lamanya
waktu

yang

dibutuhkan

untuk

penulisan

proposal

maupun penyelesaian tesis.
Selanjutnya, dari kelima akar permasalahan yang
ditemukan dapat diidentifikasi pemborosan dan jenis
pemborosan.

Pemborosan

ini

dikualifikasi

untuk

memenuhi tujuan utama dari Lean Six Sigma yaitu
memperbaiki

dan

mereduksi

pemborosan.

Pada

umumnya pemborosan yang teridentifikasi merupakan
permasalahan
Namun

tidak

yang

sudah

semua

ditemukan

sebelumnya.

permasalahan

merupakan

pemborosan, sehingga melalui tabel 4.8 diperlihatkan
pemborosan-pemborosan yang dapat direduksi melalui
perbaikan akar permasalahan.
Tabel 4. 8 Pemborosan
Akar Permasalahan
Pemborosan
Motivasi kuliah hanya untuk Mahasiswa
tidak
memiliki
mencari gelar
motivasi untuk meningkatkan
kompetensinya
Kriteria
penilaian
tentang Calon mahasiswa yang masuk
kemampuan
menulis
calon tidak
memenuhi
kriteria
mahasiswa dalam proses seleksi kemampuan menulis yang
belum maksimal
diperlukan
Kesibukan pekerjaan profesi lain Mahasiswa
menunda
mahasiswa
menyebabkan penulisan proposal maupun
terbatasnya waktu yang tersedia penyelesaian revisi tesis
untuk mengerjakan tugas/tesis

24

Mahasiswa
tidak
melakukan
persiapan sebelumnya dengan
membaca materi perkuliahan
yang akan ditempuh
Kurangnya kesadaran mahasiswa
untuk memulai menulis proposal
seawal mungkin

Mahasiswa
menunggu
perkuliahan dimulai dalam
kelas baru mau membaca
materi
Mahasiswa
menunda
penulisan proposal

Tabel 4.8 menunjukkan bahwa pemborosan yang
sering ditemukan adalah terjadi pada faktor sumber daya
manusia.
pemborosan

Selain
jenis

itu,

pemborosan

waiting.

Dalam

pemborosan waiting merupakan

lain

adalah

penelitian

ini,

salah satu penyebab

dari permasalahan utama yang ditemukan tentang
banyaknya mahasiswa yang menempuh masa studi lebih
dari batas ideal ≤ 2tahun. Senada dengan hasil flowchart
process masa studi pada gambar 4.1, pemborosan
waiting yang paling banyak terjadi

adalah

selama

penelitian dan penyelesaian tesis yang membutuhkan
waktu ±1 tahun.
B. Partisipasi Lulusan
Piranti atau tool yang digunakan untuk menemukan
akar permasalahan dalam hal partisipasi lulusan adalah
5Whys yang memberikan pertanyaan mengapa sebanyak
lima kali atau sampai akar permasalahan ditemukan dan
tidak bisa diuraikan lagi kepada narasumber yaitu
alumni PPs. MMP UKSW. Tabel 4.9 merupakan hasil dari
penerapan 5Whys yang dimaksud.

25

Tabel 4. 9 Akar Permasalahan Kurangnya Partisipasi Lulusan
Akar
Permasalahan Penyebab
Permasalahan 2
Adanya
Sumber
Kesibukan
kerja
lulusan
menyebabkan
lulusan
hanya
kerenggang informasi
an antara dari
progdi memiliki waktu yang terbatas untuk
alumni dan belum
mengakses
sendiri
sumber
program
termanfaatka informasi yang disediakan progdi
studi
n secara aktif dan himpunan alumni

Tabel 4.9 menunjukkan bahwa permasalahan utama
yang

menyebabkan

karena
program

adanya

Akar

adalah

menyediakan
namun

kerenggangan

studi.

ditemukan

kurangnya

antara

permasalahan

program

studi

informasi

secara

yang

aktif

lulusan

lulusan
pertama

memang

informasi-informasi

sumber

dimanfaatkan

partisipasi

yang

yang
sudah

diperlukan

disediakan

oleh

dan

lulusan.

belum
Dengan

banyaknya kesibukan yang dimiliki lulusan, waktu yang
dimiliki

mereka

untuk

mengakses

sendiri

sumber

informasi yang disediakan hanya terbatas, sehingga
tidak heran bahwa lulusan/alumni bukannya tidak
pernah namun jarang terlibat aktif dalam kegiatan yang
diadakan program studi.
4.2.4 Improvement
Tahap selanjutnya adalah mencari alternatif solusi
berdasarkan akar permasalahan yang sudah ditemukan
sebelumnya dalam tahap analyze. Tahap ini disebut
tahap Improvement. Tool/piranti utama yang digunakan
adalah FGD yang melibatkan narasumber atau peserta
diskusi

yang

sama

dengan

FGD

yang

dilakukan

sebelumnya. Tool/piranti lain yang digunakan adalah in
depth

interview

kepada

lulusan/alumni

untuk
26

menentukan alternatif solusi yang bisa diberikan supaya
keaktifan partisipasi lulusan/alumni bisa ditingkatkan.
A. Masa Studi
Dalam
berurutan
alternatif
pernyataan

FGD,

setiap

diminta
solusi.

peserta

memberikan
Setelah

tersebut

sekali

masukan

pernyataan

kemudian

lagi

di

secara
sebagai

disampaikan,

diskusikan

lagi

keefektifannya. Hasil dari FGD ini selengkapnya dapat
dilihat pada tabel 4.10.
Dari 5 akar penyebab permasalahan yang ditemukan
sebelumnya, terdapat 6 alternatif solusi yang ditawarkan
sebagai strategi peningkatan mutu lulusan untuk progdi.
Aplikasi berbagai strategi yang ditawarkan melalui tabel
4.10

dilakukan

pada

proses

perkuliahan.

Hal

ini

bertujuan untuk menghindari banyaknya waktu yang
digunakan mahasiswa untuk penulisan proposal dan
penyelesaian tesis.

27

Permasalahan
Mahasiswa
kurang motivasi

Kemampuan
menulis
mahasiswa yang
terbatas

Mata
kuliah
metodologi
penelitian
tidak
dimanfaatkan
untuk
memulai
proposal

Tabel 4. 10 Alternatif Solusi untuk Masa Studi
Akar Permasalahan
Alternatif Solusi
1. Memaksimalkan proses seleksi tahap wawancara
untuk mengcover motivasi mahasiswa
Motivasi kuliah hanya untuk
2. Memaksimalkan peran pembimbing akademik dan
mencari gelar
peran sebagai dosen untuk memotivasi mahasiswa
supaya “stay on track”
Kriteria
penilaian
tentang
Menambahkan mata kuliah penulisan akademis saat
kemampuan
menulis
calon
pra kuliah sebagai matakuliah “optional” bersama
mahasiswa dalam proses seleksi
dengan bahasa Inggris dan komputer literasi
belum maksimal
Kesibukan
pekerjaan Mewajibkan penyertaan keterangan tidak plagiat
menyebabkan terbatasnya waktu dalam setiap tugas paper seperti pada penulisan tesis
yang tersedia untuk mengerjakan sebagai motivasi mahasiswa mengerjakan sendiri tugas
tugas kuliah/tesis
tanggung jawabnya
Menerapkan kebijakan masing-masing dosen untuk
Mahasiswa
tidak
melakukan
memastikan mahasiwa membaca materi perkuliahan
persiapan
sebelumnya
dengan
sebelum proses belajar mengajar dimulai yang
membaca materi perkuliahan
dilakukan rutin setiap awal pertemuan.
1. Memaksimalkan peran pembimbing akademik dan
Kurangnya kesadaran mahasiswa peran dosen untuk memotivasi mahasiswa supaya
untuk mulai menulis proposal “stay on track”
seawal mungkin
2. Mahasiswa aktif bertanya tentang topik-topik
penelitian kepada dosen disetiap mata kuliah

28

B. Partisipasi Lulusan
Akar

permasalahan

ditemukan

sebagai

sebelumnya

adalah

pemborosan
tidak

yang

maksimalnya

pemanfaatan sumber informasi yang disediakan program
studi untuk menjangkau lulusan karena kesibukan kerja
mereka. Untuk menanggapi hal tersebut, alternatif solusi
yang ditawarkan dapat dilihat pada tabel 4.11
Tabel 4. 11 Alternatif Solusi untuk Partisipasi Alumni
Permasalahan
Akar Permasalahan
Alternatif Solusi
Kesibukan kerja lulusan
menyebabkan
lulusan Memaksimalkan
Adanya
hanya memiliki waktu pemanfaatan Student
kerenggangan
yang
terbatas
untuk email account yang
antara progdi
mengakses
sendiri disediakan
dan lulusan/
sumber informasi yang universitas sejak dari
alumni
disediakan progdi dan awal perkuliahan
himpunan alumni

Menurut tabel 4.11, salah satu alternatif solusi yang
bisa

dilakukan

pemanfaatan

adalah

Student

dengan

email

memaksimalkan

account

yang

sudah

disediakan universitas. Tujuan pemberian email ini
adalah

untuk

memudahkan

pihak

kampus

dalam

menjangkau banyaknya mahasiswa maupun alumni
UKSW yang tersebar diseluruh Indonesia. Tujuan ini bisa
tercapai

jika

sejak

awal

perkuliahan,

mahasiswa

dibiasakan untuk selalu menggunakan email ini. Namun
pada praktiknya, fasilitas ini

belum termanfaatkan

secara maksimal, bahkan masih ada mahasiswa PPs.
MMP UKSW yang tidak mengetahui adanya fasilitas ini.
Kondisi ini meminimkan hasil usaha kampus untuk
tetap “keep in touch” dengan alumni.
Melalui fasilitas email ini diharapkan alumni/lulusan
bisa dengan mudah dijangkau oleh program studi. UKSW
29

sendiri memiliki Alumni Newsletter SWAN (Satya Wacana
Alumni News) yang baru terbit perdana bulan Mei 2015,
jadi selain dengan memberikan informasi langsung
melalui email, Newsletter ini juga bisa dimanfaatkan
program studi untuk bisa menjaring alumni/lulusan
dengan

aktif

menerbitkan

informasi-informasi

yang

diperlukan.
4.2.5 Control
Tahap yang terakhir dilakukan pada Lean Six
Sigma adalah tahap control, dimana tujuan dari tahap ini
adalah untuk memastikan bahwa seluruh alternatif
solusi yang ditemukan sebelumnya dapat diterapkan
sebagaimana mestinya sampai 6 sigma bisa tercapai.
Dengan mempertimbangkan situasi dan kondisi yang
ada, salah satu cara yang bisa dijadikan sebagai
referensi program studi pada tahap control adalah
dengan

mempertimbangkan

tawaran

strategi

dalam

improvement untuk dimasukan kedalam angket sebagai
evaluasi yang secara

rutin disebarkan pada akhir

perkuliahan setiap semester.

4.3 Pembahasan
Hasil penelitian menurut metodologi DMAIC yang
sudah dijelaskan sebelumnya selanjutnya secara lebih
detail dibahas sebagai berikut:
4.3.1 Kondisi Mutu Lulusan PPs. MMP UKSW
Deskripsi secara umum tentang kondisi mutu
lulusan PPs. MMP UKSW saat ini diperlihatkan melalui
tahap Define, Measure dan sebagian pada tahap Analyze.
Tahap Define menjelaskan bahwa secara keseluruhan
30

kondisi mutu lulusan PPs. MMP UKSW sudah memadai.
Hal ini didukung dengan akreditasi A yang mampu
dipertahankan

progdi

sejak

tahun

2010

sampai

reakreditasi terbaru tahun 2015. Namun, pengaplikasian
Lean Six Sigma dalam penelitian ini menemukan bahwa
terdapat 2 permasalahan utama yang perlu diperhatikan
progdi demi peningkatan mutu lulusan secara terus
menerus.
Dua permasalahan yang didefinisikan dalam tahap
Define adalah lamanya masa studi yang ditempuh
lulusan dan kurangnya partispasi alumni. Partisipasi
alumni mendapat predikat cukup karena selama ini
alumni PPs. MMP UKSW baru aktif dalam 2 dari 4
bentuk partisipasi yang diharapkan progdi. Sedangkan
perhitungan rata-rata masa studi lulusan sebenarnya
sudah menunjukkan angka dengan predikat baik yaitu
2,1 tahun atau 25,2 bulan, tapi standar deviasi yang
ditemukan adalah 25,2±9,21. Angka ini menunjukkan
tingginya variabilitas, sedangkan tujuan utama aplikasi
Lean Six Sigma adalah menurunkan variabilitas.
Kemudian, hasil dari tahap Measure menunjukkan
bahwa level sigma masa studi PPs. MMP UKSW saat ini
baru mencapai 1,54σ. Level ini menunjukkan bahwa
kondisi masa studi lulusan selama ini masih banyak
yang berada di posisi belum ideal atau belum sesuai
dengan harapan progdi yaitu ≤ 2 tahun. Hasil tersebut
mendukung

pernyataan

dalam

tahap

define untuk

menganalisis masa studi lebih lanjut.
Secara umum, kondisi-kondisi yang disebutkan
diatas kurang lebih serupa dengan hasil penelitian
aplikasi Lean Six Sigma terdahulu. Masalah utama yang
31

sering ditemukan dalam bidang jasa pada umumnya
adalah

masalah

waktu

yang

tidak

sesuai

dengan

harapan pelanggan (Wang dan Chen, 2010; Wisnubroto
& Anggoro, 2012; Cheng dan Chang, 2012). Selain itu
perhitungan level Sigma dalam tahap Measure pada
umumnya berada dibawah angka 3.
Selanjutnya,

melalui

tahap

Analyze

sebuah

diagram Fishbone pada gambar 4.2 diperlihatkan untuk
menjelaskan

tentang

kondisi

permasalahan-

permasalahan yang menyebabkan lamanya masa studi
yang

ditempuh

lulusan.

Dari

kategori

Method/process,

Material,

Money,

5M

(Man,

Machines,)

yang

menjadi topik utama pembahasan selama FGD adalah
Man dan Method.
A. Man (Tenaga Akademik, Pengelola dan Mahasiswa)
Sesuai

dengan

definisnya,

Man

manusia yang terlibat langsung dalam

mengacu

pada

proses. Melalui

FGD ini ditemukan bahwa hampir seluruh penyebab
masalah utama terdapat di Man. Hal ini jelas terlihat
pada

diagram

fishbone

yang

memberikan

12

permasalahan. Dari 12 permasalahan yang ditemukan,
disepakati hanya 2 permasalahan yang dianggap crucial,
permasalahan

yang

lainnya

dianggap

sebagai

permasalahan yang hanya terjadi dalam beberapa kasus
tertentu.
B. Method/Process (PBM dan Bimbingan)
Metode atau proses mengarah pada metode yang
digunakan selama proses masa studi dilaksanakan baik
itu selama proses belajar mengajar maupun proses
bimbingan

tesis.

Dalam

FGD

ini,

awalnya

ada

3
32

permasalahan yang ditemukan yaitu (1) mata kuliah
metodologi penelitian tidak dimanfaatkan untuk memulai
proposal

tapi

hanya

sebagai

pemenuhan

tugas

matakuliah, (2) progdi belum menyediakan deadline
secara tegas khusus untuk memasukan proposal, (3)
pertemuan yang diselenggarakan oleh program studi
yang

membahas

tentang

penulisan

proposal/tesis

sesudah masa perkuliahan belum termanfaatkan oleh
mahasiswa,

hanya

sebagian

mahasiswa

saja

yang

mengikutinya. Namun dua masalah terakhir (2) dan (3)
tidak

dimasukkan

dalam

diagram

fishbone

karena

berdasarkan Kurikulum yang baru oleh PPs. MMP
UKSW,

progdi

sudah

memberikan

deadline

untuk

proposal yaitu dengan menetapkan mata kuliah khusus
yaitu Seminar Rencana Tugas Akhir pada semester 3
yang sekaligus membahas tentang penyusunan proposal
lebih jauh lagi selain pada mata kuliah Metodologi
Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif pada semester 1.
Dengan adanya mata kuliah tersebut, permasalahan ini
dianggap tidak valid lagi.
4.3.2 Akar Permasalahan
Melalui FGD dan teknik 5Whys didapatkan 5 akar
permasalahan tentang lamanya masa studi (Tabel 4.7)
dan 1 akar permasalahan tentang kurangnya partispasi
alumni (Tabel 4.9). Keenam akar permasalahan tersebut
ditemukan berdasarkan 4 permasalahan crucial yang
ditemukan sebelumnya yaitu sebagai berikut:
A. Mahasiswa kurang motivasi
Salah

satu

permasalahan

yang

sering

dialami

mahasiswa saat sedang menjalani masa studi adalah
33

kurangnya motivasi. Setiap mahasiswa memiliki motivasi
masing-masing saat menjalanai perkuliahan di PPs. MMP
UKSW. Motivasi tersebut adalah salah satu faktor
penentu keberhasilannya selama mengikuti perkuliahan.
Sebagian dari mahasiswa yang sudah bekerja
memiliki motivasi yang tidak berbeda jauh satu sama
lain. Motivasi tersebut diantaranya yaitu karena adanya
pengaruh lingkungan sosial yang menuntut mereka
untuk meneruskan kuliah magister baik itu untuk
meningkatkan pendapatan, adanya kecemburuan sosial
melihat teman-teman sejawat rata-rata sudah master,
ataupun karena tuntutan pekerjaan yang mengharuskan
mereka mengambil manajemen pendidikan meskipun
kadang passion mereka tidak sepenuhnya searah. Lain
halnya dengan mahasiswa yang belum bekerja, sebagian
dari

mereka

memiliki

motivasi

meneruskan

kuliah

karena setelah lulus sarjana masih belum menemukan
pekerjaan sehingga daripada memilih untuk menganggur
lebih baik meneruskan kuliah.
Motivasi-motivasi

yang

disebutkan

diatas

merupakan contoh motivasi ekstrinsik atau motivasi
yang berasal dari luar, dengan kata lain motivasi hanya
sekedar untuk mencari gelar semata. Motivasi-motivasi
ini tidak ada salahnya, namun motivasi yang semacam
itu tidak akan cukup mampu membantu mahasiswa
ketika

ia

bertemu

dengan

kesulitan-kesulitan

tak

terduga saat kuliah atau saat penulisan tesis. Mahasiswa
akan

cenderung

gampang

berputus

asa

ketika

dihadapkan pada masalah yang berakibat pada lamanya
masa studi untuk lulus. Dibutuhkan motivasi intrinsik
yang berasal dari kesadaran diri mahasiswa untuk
34

mengikuti kuliah, khususnya mahasiswa yang sudah
bekerja

karena

mereka

lebih

“rawan”

menemukan

kesulitan saat berkuliah melihat kemungkinan sulitnya
membagi waktu antara kuliah dan pekerjaan utama.
B. Kemampuan menulis mahasiswa yang terbatas
Permasalahan

ini

menjadi

salah

satu

pemicu

lamanya waktu yang dibutuhkan mahasiswa untuk
menyelesaikan

penulisan

tesis

karena

meskipun

penelitiannya sudah selesai namun jika kemampuan
menulis

karya

ilmiah

mahasiswa

terbatas

maka

mahasiswa akan membutuhkan waktu yang lebih untuk
menyelesaikan penulisannya. Tidak semua mahasiswa
mampu menyampaikan apa yang ada dalam pikirannya
secara tertulis dan ilmiah.
Menurut

hasil

FGD,

akar

permasalahan

yang

menyebabkan mengapa kemampuan menulis mahasiswa
yang terbatas mempengaruhi lamanya masa studi adalah
pertama karena kriteria penilaian tentang kemampuan
mahasiswa dalam proses seleksi calon mahasiswa
baru belum maksimal dan kedua karena kesibukan
pekerjaan lain menyebabkan terbatasnya waktu yang
tersedia untuk mengerjakan tugas/tesis.
C. Mata

kuliah

metodologi

penelitian

tidak

digunakan untuk memulai penulisan proposal
Sebelum kurikulum baru diberlakukan, PPs. MMP
UKSW menjadwalkan mata kuliah metodologi penelitian
dilaksanakan pada semester 2 dengan harapan bahwa
selesai mengikuti mata kuliah ini mahasiswa sudah siap
ujian proposal atau minimal sudah memiliki gambaran
proposal yang akan diajukan dengan jatuh tempo
35

maksimal selesai perkuliahan semester 3 mahasiswa
siap ujian proposal. Namun meskipun hal ini sudah
sering disarankan dari pihak program studi, pada
kenyataannya sebagian mahasiswa menunggu masa
perkuliahan selesai selama 3 semester baru mulai
mencari topik penelitian.
Akar permasalahan yang ditemukan melalui FGD
terdiri

dari

2

yaitu

mahasiswa

karena

tidak

mempersiapkan diri dulu dengan membaca bahan
materi

kuliah

kurangnya
penulisan

sebelum

kesadaran
proposal

perkuliahan

mahasiswa

seawal

dimulai

untuk

mungkin.

dan

memulai

Sebenarnya

melihat susunan Kurikulum baru yang diterapkan oleh
PPs. MMP UKSW, progdi sudah memberikan kebijakan
bahwa mata kuliah Metodologi Penelitian (kualitatif dan
kuantitatif) dilaksanakan pada semester 1 dan terdapat
mata

kuliah

Seminar

Rencana

Tugas

Akhir

pada

semester 3. Namun hasil FGD dalam penelitian ini
menemukan bahwa akar permasalahan tentang alasan
mengapa mahasiswa tidak memulai menulis proposal
saat mengikuti perkuliahan metodologi penelitian adalah
karena selama mengikuti perkuliahan mahasiswa tidak
memiliki persiapan bahan materi untuk memulai proses
belajar mengajar, dan solusi yang ditawarkan progdi
tersebut belum menjawab akar permasalahan yang
ditemukan. Tapi kebijakan ini sudah menjawab akar
permasalahan yang kedua yaitu dengan penempatan
metodologi

penelitian

sejak

awal

dapat

membantu

mahasiswa menulis proposal seawal mungkin, sehingga
pada mata kuliah Seminar Rencana Tugas Akhir dimulai

36

mahasiswa diharapkan sudah memiliki gambaran yang
lebih jelas tentang proposal penelitiannya.
D. Adanya kerenggangan antara alumni dan program
studi
Sampai

saat

ini

sebagian

besar

alumni

belum

memiliki kesadaran untuk ikut berpartisipasi aktif dalam
setiap kegiatan program studi. Alumni menyatakan
bahwa hal utama yang mendasarinya adalah karena
padatnya kesibukan pekerjaan sehingga mereka tidak
memiliki waktu untuk mencari informasi dan ikut
berpartispasi dalam kegiatan program studi.
Meskipun

progdi

memiliki

kerja

sama

dengan

himpunan alumni universitas, namun jangkauannya
belum maksimal. Jika dilihat dari data alumni yang ada,
jumlah alumni yang berasal dari kota sekitar Salatiga
termasuk

cukup

banyak.

Sehingga

pada

dasarnya

kemungkinan untuk mengaktifkan partispasi alumni
cukup besar.
4.3.3 Strategi Peningkatan Mutu Lulusan
Selanjutnya

dengan

berdasar

pada

akar

permasalahan yang dijelaskan sebelumnya, ditemukan 7
alternatif

yang

dapat

ditawarkan

sebagai

strategi

peningkatan mutu lulusan. Dari 7 alternatif solusi
tersebut, 6 diantaranya membahas tentang masa studi
(Tabel 4.10) dan 1 lainnya tentang partisipasi alumni
(Tabel 4.11).

37

A. Memaksimalkan proses seleksi tahap wawancara
untuk mengcover motivasi mahasiswa
Salah satu proses seleksi penerimaan mahasiswa
baru yang diberlakukan di PPs. MMP UKSW adalah
dengan wawancara untuk mengetahui motivasi dan
kesanggupan

calon

mahasiswa

selama

mengikuti

perkuliahan. Meskipun hal ini sudah diberlakukan,
namun

keefektifannya

belum

terlalu

kelihatan.

Pernyataan ini berdasar pada masih ditemukannya
mahasiswa

yang

memiliki

motivasi

hanya

sekedar

mencari gelar. Melihat kondisi ini, sebaiknya tahap
wawancara
untuk

ini

dimanfaatkan

mengcover

motivasi

semaksimal

mungkin

sesung