BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi - Pemanfaatan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai jantungnya universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang optimal.
Menurut Sutarno dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat (2003: 35) mendefenisikan “perpustakan perguruan tinggi merupakan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai tri dharma perguruan tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh civitas akademika”.
Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa : Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, dan perpustakaan sekolah tinggi.
Berdasarkan beberapa defenisi dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan sebuah universitas atau perguruan tinggi lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah mahasiswa dan civitas akademika.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Menurut Yuven (2010 : 1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi dapat dijabarkan sebagai berikut ; 1.
Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran maka Perpustakaan Perguruan Tinggi bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku
2. Dalam menunjang penelitian maka kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinngi adalah mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti baik intern institusi atau ekstern di luar institusi.
3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat maka Perpustakaan Perguruan Tinggi melakukan kegiatan dengan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
4. Pada dasarnya tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi secara umum adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan untuk kepentingan civitas academica pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman
Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa, ”perpustakaan Perguruan Tinggi tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi adalah menjalankan pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk memberikan pelayanan informasi dan bahan lainnya untuk pemenuhan kebutuhan informasi masyarakat penggunanya, guna mendukung pelaksanaan program perguruan tingginya.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dalam usaha melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan berfungsi menyediakan informasi guna memenuhi kebutuhan penggunanya.
Menurut Yuven (2010 : 2) menyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dijabarkan lebih rinci sebagai berikut : a)
Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar maksudnya dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan)
b) Learning Center, artinya berfungsi sebagai pusat pembelajaran (tidak hanya belajar) maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan difungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan mengajar. (Undang-undang No 2 Tahun 1989 Pasal 35: Perpustakaan harus ada di setiap satuan pendidikan yang merupakan sumber belajar).
c) Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau nformasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian.
d) Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber informasi.
e) Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, local content atau grey literatur f)
Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan tidak hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi.
g) Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan informasi perpustakaan juga berfungsi untuk
Di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut : 1.
Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang medukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan – bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya – karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi sangat penting bagi masyarakat penggunanya dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan untuk memperoleh informasi yang berguna dalam pengembangan pendidikan sebagai fungsi edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi.
2.2 Koleksi Perpustakaan
2.2.1 Pengertian Koleksi
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 :19), dinyatakan bahwa Koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk) dan lain-lain.
Menurut Ade Kohar (2003 : 6), “Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, koleksi perpustakaan umum terdiri dari bahan tercetak, bahan pustaka terekam dan bahan pustaka elektronik yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi.
2.2.2 Tujuan dan Fungsi Koleksi
Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakan setiap universitas atau perguruan tinggi.
Menurut buku Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literatur (Siregar, 1999:2) Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan:
1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya.
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya 3. Memiliki koleksi bahan dokumen yang lampau dan yang mutakhir penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut 4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinngi induknya.
5. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung. Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa apabila sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.2.3 Jenis Koleksi
Menurut Ade Kohar dalam bukunya Teknik Menyusun Kebijakan Pengembangan Perpustakaan (2003:47) mengelompokkan koleksinya kedalam berbagai jenis sebagai berikut :
1. Koleksi buku teks Di perpustakaan perguruan tinggi, buku teks biasa dikenal dengan buku ajar. Koleksi buku teks pada umumnya berisi bahan–bahan berupa buku wajib, buku anjuran, dan buku umum lainnya yang diperlukan didalam kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi.
2. Koleksi referensi Koleksi referensi yang kuat meruapakan modal bagi perpustakaan.
Buku–buku atau bahan referensi berisi berbagai informasi yang luas dan penting yang tidak tersedia didalam buku teks dan bahan yang lainnya. Koleksi referensi merupakan alat pustakawan untuk memberikan informasi yang spesifik kepada para pemakai perpustakaan. Komponen koleksi referensi diantaranya adalah ensiklopedia, kamus, buku tahunan, bahan biografi, bahan statistik, peraturan perundang–undangan dan sebagainya.
3. Koleksi laporan penelitian Perkembangan ilmu pengetahuan pada dasarnya merupakan hasil kegiatan penelitian yang sambung menyambung secara kumulatif.
Untuk perpustakaan mempunyai tugas mendokumentasikannya kedalam bentuk koleksi laporan penelitian. Laporan penelitian umumnya tidak diterbitkan secara komersil dan menjadi salah satu jenis literatur kelabu (gray literature). Oleh karena itu setiap perpustakaan dapat memperolehnya melalui hadiah dari berbagai lembaga penelitian dan perguruan tinggi.
4. Koleksi terbitan pemerintrah Lembaga pemerintah adalah lembaga penerbit yang paling besar disamping lembaga penerbit komersial. Berbagai jenis laporan, diterbitkan pemerintah dapat menjadi bagian penting dari sekumpulan koleksi terbitan pemerintah diperpustakaan. Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi terbitan pemerintah melalui hadiah atau pembelian dari berbagai departemen dan badan khusus di pemerintahan pusat atau pemerintahan daerah. Pada umumnya perpustakaan sulit memperoleh informasi tentang publikasi baru dari lembaga yang bersangkutan.
Namun demikian, perpustakaan harus giat dan konsisten mencari keterangan dari edaran harian atau majalah yang memuat daftar anggota yang terdaftar di dalam daftar pengiriman (mailing list) bahan terbitan dari berbagai lembaga pemerintah.
5. Koleksi jurnal Koleksi jurnal dapat dibangun dan dikembangkan melalui langganan atau hadiah. Suatu perpustakaan harus hati–hati di dalam mengembangkan koleksi jurnal, sekali suatu jurnal ditetapkan menjadi koleksi perpustakaan, maka harus berkesinambungan dilanggan dari tahun ke tahun berikutnya. Untuk itu kehadiran koleksi jurnal di perpustakaan harus dipertimbangkan atas dasar kebutuhan masyarakat pemakai disaat sekarang dan mendatang.
6. Koleksi bahan pandang dengar Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi bahan pandang dengar secara tersendiri terpisah dari koleksi bahan lainnya. Bahan–bahan berbentuk mikrofilm, mikrofis, CD-ROM, VCD, kaset video, film dan sejenisnya dikumpulkan menjadi satu kelompok dalam susunan koleksi perpustakaan. Koleksi ini umumnya dikembangkan untuk tujuan pelestarian dan penghematan ruang penyimpanan.
7. Koleksi khusus lainnya Setiap perpustakaan bisa menentukan kebijakannya masing–masing untuk mengembangkan berbagai jenis koleksi khusus yang diperlukannya, misalnya koleksi peta, koleksi disertasi, koleksi surat kabar, koleksi bahan cadangan dan sebagainya. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas,
2004:14) ragam koleksi adalah sebagai berikut : a.
Koleksi rujukan menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi seperti data, fakta, dan lain-lain dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebagainya baik dalam bentuk buku maupun non buku.
b.
Bahan ajar Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan.
Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah eksemplarnya bergantung kepada tujuan dan program pengembangan perpustakaan setiap perguruan tinggi.
c.
Terbitan berkala Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Perpustakaan seyogianya dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tingginya.
d.
Terbitan pemerintah Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi,dsb. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan pars penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintah pemerintahan pusat, pemerintah daerah, departemen, non- departemen, maupun lembaga lainnya dapat memperoleh perhatian.
2.3 Pemanfaatan Koleksi
2.3.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi Kata pemanfaatan berasal dari kata manfaat yang berarti guna atau faedah.
Menurut Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer (2002 : 928) dijelaskan bahwa kata pemanfaatan mengandung arti proses, cara, perbuatan memanfaatkan.
Pemanfaatan koleksi perpustakaan dapat berarti membaca koleksi di ruang perpustakaan (in library Use) dan meminjam koleksi dari bagian sirkulasi perpustakaan (out library Use). Pemanfaatan koleksi dapat diketahui melalui kajian sirkulasi yang berpusat pada penggunaan ( use studies) atau pada pengguna (user studies) dimana bertujuan untuk mengetahui seberapa besar koleksi yang telah dimanfaatkan dan mengetahui siapa yang memanfaatkan koleksi tersebut.
2.3.2 Penggunaan Koleksi
Dalam kamus bahasa Indonesia (1999: 375) disebutkan pengguna merupakan seseorang yang menggunakan atau memanfaatkan. Dengan demikian pengguna perpustakaan adalah orang atau badan hukum yang menggunakan jasa layanan perpustakaan baik dalam bentuk riel maupun potensial.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pemanfaatan koleksi adalah suatu cara yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan di dalam memanfaatkan kumpulan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan.
2.4 Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan penyampaian informasi kepada pengguna melalui berbagai fasilitas, aturan, dan cara tertentu pada sebuah perpustakaan agar seluruh koleksi perpustakaan dimanfaatkan semaksimal mungkin.
Menurut buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 71) “Pelayanan pengguna adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna melalui layanan perpustakaan”.
Sedangkan menurut Soeatminah (1978: 1) “Pelayanan pengguna adalah tugas melayani pengguna perpustakaan dalam menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan”.
Pelayanan Perpustakaan adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya.
2.4.1 Pelayanan Sirkulasi
Secara umum yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi adalah suatu kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 6): para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti:
1) Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur : a.
Siapa saja yang boleh ,memakai fasilitas perpustakaan b. Syarat-syaratnya apa saja c. Hak-haknya apa saja d. Lamanya jangka waktu peminjaman e. Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota perpustakaan.
f.
Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan. 2)
Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan. 3)
Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan. 4)
Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan. 5)
Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjaman Pustaka(SBPP)” kepada para anggota perpuastakan yang memerlukan untuk keperluan studi. Menurut Syahrial-Pamunjak di dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan (2000: 97) menyatakan bahwa ”Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”.
Sedangkan menurut Bafadal-Ibrahim (2000: 24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka.”
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagiaan peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal.
Perpustakaan mempunyai tugas yaitu memberikan informasi kepada pengguna perpustakaan. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca.
Peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai perpustakaan meminjam bahan pustaka. Menurut Sjahrial- Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”
Sehubungan dengan pernyataan diatas, maka pada buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:54) juga dikemukakan bahwa dilihat dari jangka waktunya maka peminjaman dapat dibedakan atas tiga jenis, antara lain: 1.
Peminjaman biasa, jangka waktunya selama 1 atau 2 minggu.
2. Peminjaman jangka pendek, jangka waktunya selama 1 sampai 3 hari.
3. Peminjaman jangka panjang, jangka waktunya selama 1 sampai 6 bulan Dari ketiga jenis peminjaman di atas, peminjaman biasa merupakan jenis peminjaman yang banyak digunakan perpustakaan yang ada di Indonesia.
Peminjaman bahan pustaka harus memenuhi beberapa ketentuan. Berdasarkan
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:74) Prosedur meminjamkan bahan perpustakan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan
2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut: i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut: i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali iv. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna
6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut: i. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian ii. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
2.4.1.2 Pengembalian
Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam. Perpustakaan yang baik harus membuat pelayanan peminjaman dan pengembalian melalui prosedur mudah, tidak berbelit-belit. Dengan demikian akan mempercepat proses pelayanan kepada pengguna perpustakaan.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 81), menyatakan bahwa :
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang hendak dikembalikan ke meja layanan; cara kedua bila memungkinkan, diluar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya ke dalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah: a.
Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.
2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain
Petugas memeriksa formulir pemesanan
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :820), prosedur peminjaman adalah sebagai berikut :
Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa kembali bahan pustaka ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjamannya ketika bahan pustaka tersebut telah habis masa pinjamnya. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan perpanjangan satu kali saja.
Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus d.
Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu dan waktu pengembaliannya c.
Menerima formulir pemesanan yang telah diisi b.
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut : a.
Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
Memilih buku 1.
Mengelompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak h.
Mengembalikan kartu buku pada kantong buku f. Menegembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam g.
Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman e.
Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku d.
b.
2.4.1.3 Perpanjangan
1. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan 2.
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a.
Kartu pinjam b. Kartu buku c. Stempel tanggal kembali
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.
2.4.1.4 Penagihan
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal 3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan pengembalian
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah : a.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 83), prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
Kartu buku untuk mengetahui : 1.
Nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d.
Formulir penagihan yang memuat :
1. Nama dan alamat pengirim
2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
3. Batas tanggal pengembalian
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman. Menurut Soeatminah (1992 : 148), menyatakan bahwa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”.
Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian b.
4. Tahapan penagihan (ke-1.ke-2,ke-3) 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan yaitu
Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam.
2.4.1.5 Pemberian Sanksi.
Pemberian sanksi adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pemakai beserta pemberian sanksinya. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :83), dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain : a.
Denda b.
Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu c.
Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar-mengajar Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai berikut : 1.
Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut aturan perpustakaan
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepad pengguna tersebut
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa sanksi yang dikenakan kepada pengguna Denda, Sanksi administrasi dan Sanksi akademik.
2.4.2 Pelayanan Referensi
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 86), mengemukakan bahwa :
Layanan rujukan/referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal. Sedangkan menurut Lasa H.S. (1994 : 33) menyatakan bahwa pelayanan referensi adalah: Kata referensi berasal dari bahasa inggris ”referensi” berarti menunjuk kepada, menyebut. Sering diartikan pula dengan awan, rujukan, sebab jenis – jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal – hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah, tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran dan lain sebagainya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun buku fiksi Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat.
Menurut Syahrial Pamuntjak (2000:109 – 112) koleksi referensi dapat dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab,yaitu: a.
Ensiklopedi Cakupan isi: Memberi informasii atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan. Ada ensiklopedi umum dan ensiklopedi yang terbatas pada suatu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunannya menurut abjad dan dilengkapi indeks Biasanya juga diberi ilustrasi.Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.
b.
Kamus Cakupan isi: Arti dan asal kata, definisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus dua bahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan darri satu kata ke kata itu dalam bahasa lain.
c.
Sumber biografi Cakupan isi: Sumber macam ini memuat riwayat hidup berbagai orang Ada yang bersifat umum dan ada yang terbatas pada satu Negara, dan ada yang khusus memuat riwayat hidup dari kelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang – orang terkenal, atau orang orang seprofesi. Susunannya biasa menurut nama orang dibahas.
d.
Direktori Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi. Susunannya menurut abjad nama atau menurut suatu bagan klafikasi.
e.
Buku tahunan dan almanak Cakupan isi: Buku referen jenis ini memuat informasi mengenai kejadian yang penting, kegiatan dan perkembangan selama tahun yang baru berlalu, baik bersifat umum maupun terbatas pada suatu Negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya delengkapi dengan statistik dan data lain.
f.
Buku pedoman Cakupan isi: Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu.
g.
Bibliografi Cakupan isi: Bibliografi memberi informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang.
Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada suatu bidang.
h.
Indeks dan abstrak Cakupan isi: Buku referens semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah. Indeks hanya memberi keterangan lokasi, yaitu nama pengarang, judul karangan dan judul majalah, tahun, nomor serta Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek. i.
Penerbitan resmi Cakupan isi: Data fakta resmi, undang – undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.Suatu perpustakaan baik besar maupun kecil hendaknya diusahakan agar koleksi referensi itu tersedia dengan bahan pustaka yang mengandung informasi mutakhir. Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi adalah Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna pengunjung perpustakaan menemukan atau mencari informasi yang memiliki koleksi yaitu Ensiklopedi, Kamus, Sumber biografi, Direktori, Buku tahunan dan almanak, Buku pedoman, Bibliografi, Indeks dan abstrak dan penerbitan resmi.
2.4.3 Pelayanan Internet
Menurut Ridwan Siregar (2004:58) dalam buku Perpustakaan : Energi Pembangunan Bangsa dinyatakan bahwa :
Internet adalah suatu jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan komputer diseluruh penjuru dunia. Perkembangan, teknologi informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju dan menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah tersedianya suatu jaringan komputer di dunia yang disebut internet.
Saat sekarang ini jaringan internet bukanlah hal yang asing lagi bagi masyarakat. Melalui jaringan internet ini dapat tersedianya kemudahan untuk informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks dan juga gambar. Selain itu internet juga dapat menawarkan alternatif yang baru dalam pemerolehan informasi juga sebagai media dimana bahan digital tersedia, standar dan teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan kemajuan jaman.
Fasilitas utama yang telah terdapat didalam internet adalah sebagai berikut:
1. E-mail 2.
Usenet Newsgroup 3. Telnet 4. Gophers 5. Wais 6. World Wide Web (WWW).Siregar, 2004 : 59)
2.4.4 Relevansi Koleksi
Koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal apabila sebuah perpustakaan dapat memenuhi koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Sehingga informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat terpenuhi oleh perpustakaan.
Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Mount Sunt Vincent University Library dalam Evi (2003: 11), mengemukakan bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi tingkat pemanfaatan koleksi yaitu :
1. Memperhatikan tingkat judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui: a. katalog perpustakaan b. bibliografi subjek c. analisis subjek d. review essays e. bibliografi khusus, dan f. daftar usulan dari staf pengajar 2. Sistem data perpustakaan 3. Mencakup keseluruhan judul dalam subyek tertentu berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman, dan statistik silang layan.
4. Menguji secara langsung ke rak termasuk evaluasi kondisi fisik buku, dan
5. Survey pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran koleksi. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:
16), mengemukakan bahwa : Mengevaluasi koleksi ialah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Tujuannya dapat dirinci sebagai berikut: 1.
Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi 2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi 3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi
4. Meningkatkan nilai informasi 5.
Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi 6. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Dari uraian di atas dapat disimpulkan manajeman koleksi adalah kegiatan yang meliputi pengembangan koleksi, dan pengelolaan koleksi. Tujuan manajemen koleksi yaitu untuk kelengkapan, ketersediaan, kemampuan untuk adanya browsing, penggunaan, keterbukaan dan kesiagaan.