Penerapan Teknologi Informasi Pada Perpustakaan Umum kota Medan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Umum
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum didirikan untuk melayani seluruh lapisan masyarakat
tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan untuk
mendapatkan informasi secara gratis. Menurut Hermawan dan Zen dalam
bukunya Etika Kepustakawanan (2006, 30) bahwa: “Perpustakaan Umum adalah
perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar
belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya”. Konsep dasar
perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat untuk masyarakat dan
didanai dengan dana masyarakat.
Menurut Hartanto (2006, 1) bahwa :
Perpustakaan Umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat
umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan,
teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan
meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Sutarno (2006, 38)
menyatakan bahwa: “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari
sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian
dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa perpustakaan
umum adalah perpustakaan yang didanai oleh masyarakat yang melayani seluruh
lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku,
pendidikan dan perpustakaan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan,
teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan
meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat, perpustakaan
yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi,
yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan
9
2.1.2. Tujuan Perpustakaan Umum.
Perpustakaan
tentunya
memiliki
tujuan
sesuai
dengan
jenis
perpustakaannya dan masyarakat yang dilayani. Begitu juga halnya dengan
perpustakaan umum memiliki tujuan yang ingin dicapai. Menurut Hermawan dan
Zen (2006, 31) menyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk
menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan dan kesejahteraan.
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang
berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas
melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.
4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama
kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang masa.
Adapun menurut manifesto perpustakaan umum Unesco dalam SulistyoBasuki yang dikutip oleh Rahayuningsi (2007, 5) menyatakan bahwa
Perpustakaan umum mempunyai tujuan utama yaitu ;
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka
yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang
lebih baik.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi
mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang
dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi
masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat
dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka fungsi ini disebut fungsi
pendidikan seumur hidup.
4. Bertindak selaku agen kultural, artinya perpustakaan umum
merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat
sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi
budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan
pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi
yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi
masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tujuan
perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk
mendapat informasi secara murah, mudah, cepat, dan tepat dalam meningkatkan
pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. Disamping itu perpustakaan umum
10
juga berperan sebagai agen kultural yang bertugas menumbuhkan apresiasi
masyarakat di bidang seni dan budaya.
2.1.3. Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum sebagai pusat informasi yang melayani seluruh
lapisan masyarakat umum selalu berusaha semaksimal mungkin memenuhi
kebutuhan pengguna dalam mengembangkan kebiasaan membaca. Dalam
peyelenggaraanya,
perpustakaan
umum
mempunyai
fungsi
yang
harus
dilaksanakan, dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum
(2000, 6) dinyatakan bahwa perpustakaan umum berfungsi untuk ;
1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan
bacaan.
2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui
pembelian, langganan, tukar menukar dan lain-lain.
3. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.
4. Penyimpanan dan Pemeliharaan koleksi
5. Pendayagunaan koleksi.
6. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang
langsung ke perpustakaan maupun yang menggunakan telepon,
faximil, dan lain-lain.
7. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan
8. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah, tokohtokoh masyarakat mitra kerja lainnya.
9. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka
pemanfaatan koleksi bersama dan sarana/prasarana.
10. Pengolahan dan ketatausahaan perpustakaan.
Sedangkan menurut Yusuf (1996, 21), fungsi perpustakaan umum dapat
dijabarkan sebagai berikut :
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa
karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan
menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat
membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar
membaca.
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainya,
yaitu menyediakan buku-buku referensi. Bacaan ilmiah populer
berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainya yang
diperlukan pembaca.
3. Fungsi Kultural
11
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai
hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/ terekam.
Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya
berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diikuti
perkembangannya melalui koleksi perpustakaan.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah,
tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan
majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi
dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi
pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Sedangkan menurut Siregar dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan
Energi Pembangunan Bangsa (2004, 76) Bahwa fungsi perpustakaan umum
adalah:
1. Membantu orang-orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak)
menjadi melek informasi.
2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi dan juga untuk
mengembangkan kebiasaan membaca.
3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar
kembali untuk perubahan karir.
4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan.
Berdasarkan defenisi di atas dapat dikatakan bahwa fungsi perpustakaan
umum adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan,
menyebar luaskan informasi, mengembangkan kebiasaan membaca dan
mempromosikan kebudayaan dan juga sebagai fungsi edukatif, fungsi informatif,
fungsi kultural, fungsi rekreasi.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum
Sesuai dengan pengertian perpustakaan, maka tugas dari perpustakaan
meliputi pengumpulan, menyimpan dan menyajikan koleksi yang tersedia kepada
pengguna. Menurut Yusuf (1996, 18) tugas pokok perpustakaan umum meliputi :
1. Perpustakaan Umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk
melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat.
2. Perpustakaan Umum menyediakan bahan pustaka yang dapat
menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dam membaca
sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai
dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk
menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal.
12
4.
Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk
dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak
sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan umum
adalah perpustakaan Umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk
pemenuhan kebutuhan informasi pengguna, meningkatkan minat baca dan
meningkatkan taraf hidup masyarakat.
2.2 Teknologi Informasi
Dalam The Dictionary of Computers, Information Processing and
Telecommunications (Hariyadi, 1993: 253), teknologi informasi diberi batasan
sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai
jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir
karena “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru
yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi" (Pendit, 1994:
37).
Istilah TI (Teknologi Informasi) atau IT ( Information Technology ) yang
populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah
dalam dunia SI ( Sistem Informasi ) atau IS ( Information System ). Istilah TI
memang lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan
maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari
sebuah sistem informasi itu sendiri. TI memang secara nota bene lebih mudah
dipahami secara umum sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada
teknologi komputer yang tengah terus berkembang pesat.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi
adalah teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah
informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem
informasi itu sendiri dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan
memanfaatkan komputer dan telekomunikasi.
13
2.3 Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Perpustakaan
Penggunaan teknologi terutama teknologi informasi yaitu teknologi
komputer dan komunikasi di perpustakaan bukan sesuatu yang baru lagi. Tetapi
pada beberapa perpustakaan terutama di Indonesia kelihatannya masih sangat
lambat. Teknologi komputer telah banyak dipergunakan untuk menangani
kegiatan rutinitas kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang
mencakup bidang pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan
serial, dan penyediaan katalog online untuk umum.
Menurut Santi (2008, 34)
Penerapan teknologi informasi yang dapat
digunakan perpustakaan adalah:
1. Otomasi Perpustakaan
Otomasi perpustakaan adalah suatu teknologi yang digunakan
perpustakaan untuk pengolahan, pelayanan dan penelusuran kembali
(OPAC).
2. CD-ROM adalah berisikan informasi tentang jurnal yang dikemas dalam
bentuk CD dan dioperasikan dengan menggunakan komputer
3. Internet Pengunaan Internet di perpustakaan bertujuan untuk penyediaan
penyediaan sarana dan prasarana dimana pengguna perpustakaan baik
mahasiswa, dosen, sivitas akademik dan pengeola perpustakaan
(pustakawan) dapat menggunakan Internet. Dalam hal ini, perpustakaan
menyediakan sejumlah komputer sebagai terminal yang terhubung ke
Internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan untuk memungkinkan
sivitas akademika dapat memperoleh informasi yang bersumber dari Web,
yang diperlukan
4. Digital Library
Digital library adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu
tulisan, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan menyebarluaskan
dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer.
Koleksi yang dimasukkan dalam digital library untuk sementara ini adalah
skripsi, tesis, makalah.
5. Jurnal Elektronik
Jurnal elektronik adalah jurnal yang dikemas dalam bentuk file elektronik
dalam penelusuran informasi menggunakan jaringan internet.
Santi (2008, 34) juga menyatakan bahwa kelebihan dan kekurangan yang
diperoleh dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah:
1. Kelebihan diperoleh dari penerapan teknologi
perpustakaan :
a. Layanan lebih cepat, mudah, dan praktis
b. Penelusuran lebih cepat dan mudah
c. Menghemat waktu
14
informasi
di
d. Menghemat tenaga
e. Membutuhkan sedikit SDM (pustakawan)
2. Kelemahan yang dihadapi dalam penerapan teknologi informasi di
perpustakaan adalah
a. Tergantungan pada aliran listrik atau PLN
b. Bila komputer rusak layanan terganggu
c. Minimnya teknisi komputer
Solusi pemecahan dalam mengatasi kelemahan tersebut adalah
a.
b.
c.
d.
Perlu adanya jenset untuk mengantisipasi terjadinya mati listrik
Merekrut tenaga teknisi komputer
Mengirim pustakawan mengikuti kursus teknisi komputer
Pengadaaan komputer yang baru
Menurut Suwanto (2003, 4) Pada dasarnya teknologi informasi mengalami
kemajuan dalam dua arah:
1. Pengembangan produk, yaitu pengembangan perangkat sistem dan
konsep konsepnya (gagasan, prosedur), dengan cakupan aplikasi di
segala bidang yang mengharuskan manusia berhubungan dengan
informasi, dilihat dari perangkat yang digunakan.
2. Aplikasi produk dan konsep tsb. pada sejumlah kegiatan tertentu,
antara lain di bidang industri, keuangan dan perdangan, percetakan,
militer, dan untuk pengelolaan pekerjaan di kantor.
Suwanto (2003, 4) juga menyatakan bahwa aplikasi teknologi informasi
yang tercakup dalam ruang lingkup suatu sistem informasi, baik itu
perpustakaan maupun pusat-pusat dokumentasi dan informasi, secara umum
dapat diklasifikasikan menjadi 4 bidang utama, yaitu :
1. Library housekeeping ( Perawatan /pengelolaan perpustakaan)
2. Information retrieval (Temu kembali informasi / Penelusuran Informasi)
3. General purpose software (Perangkat lunak untuk berbagai macam
keperluan)
4. Library networking (Jaringan kerjasama perpustakaan )
1. Library Housekeeping
Library housekeeping atau pengelolaan perpustakaan, merupakan istilah
umum yang mengacu pada berbagai macam kegiatan rutin yang perlu dilakukan
agar supaya perpustakaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Dengan adanya kemajuan teknologi informasi dapat dilakukan dengan
menggunakan sistem yang terpadu yang terdiri dari beberapa modul, yaitu akuisisi
atau pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, pengaksesan katalog oleh umum atau
yang dikenal dengan nama OPAC (Online Public Akses Catalog), dan
peminjaman antar perpustakaan.
Konsep integrasi akhir-akhir ini telah diterapkan secara luas pada sistem
housekeping perpustakaan. Istilah Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi
(Integrated Library System) sering digunakan sebagai indikasi bahwa sub-sistem
atau modul-modul yang ada diintegrasikan semuanya membentuk Sistem
Informasi Tunggal yang berbasis komputer yang mampu m ielakukan tukar
15
menukar informasi dari satu modul ke modul lain, serentak oleh beberapa modul
yang berbeda sehingga memungkinkan penggunaan dan pemanfaatan data oleh
sistem akan lebih efisien. Sebagai contoh: informasi pengarang / judul akan
digunakan bersama oleh modul : Akuisisi, Pengatalogan, Sirkulasi, OPAC (Online
Public Acces Catalog), dan Informasi pengelolaan. Dari semua modul atau sub
sistem ini yang paling penting bagi pemakai adalah sub sistem OPAC, yang
memungkankan pengaksesan Online ke katalog.
Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi ini kemudian dikenal secara luas
dengan nama Otomasi Perpustakaan. Secara umum ada tiga generasi Otomasi
Perpustakaan, yaitu:
Generasi I
: Otomasi aktivitas-aktivitas pemrosesan, seperti akuisisi
dan pengatalogan ditambah dengan pengendalian sirkulasi.
Generasi II
: Pengembangan dan pemasangan sistem yang terintegrasi
termasuk OPAC
Generasi III : Dibangun Local Area Network dengan kemampuan
komputasi dan komunikasi pada stasiun kerja individu.
Pengertian Otomasi Perpustakaan kalau dilihat dari segi etimologi berasal
dari bahasa Inggris yaitu Library Automation. Kata Automation di dalam
Microcomputer dictionary berarti :
1) Perubahan dari suatu proses atau prosedur secara otomatis;
2) Pelaksanaan proses dengan sarana-sarana otomatis (Sippl, 1975).
Adapun konsep Otomasi berdasarkan Encyclopedia of Science and Technology,
Vol.1, menggambarkan penerapan mesin-mesin komputer pada penyimpanan,
pemrosesan data-data bisnis, teknis, maupun ilmiah. Dengan demikian otomasi
perpustakaan berarti penggunaan komputer untuk semua kegiatan perpustakaan
mulai dari pengadaan, pengolahan, sampai ke layanan sirkulasi.
2. Information Retrieval.
Sistem informasi untuk temu kembali informasi secara elektronis pertama
kali digunakan untuk pencarian data lokal dilakukan dengan menggunakan
katalog. Kemudian dengan adanya kemajuan teknologi informasi temu
kembali informasi atau yang dikenal dengan penelusuran informasi juga
mengalami kemajuan, yaitu dengan penggunaan sarana-saran elektronis.
Ada tiga macam sarana dalam Penelusuran informasi atau temu kembali
informasi secara elektronis, yaitu :
a) menggunakan Pangkalan Data Lokal
b) menggunakan CD-ROM
c) menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal
melalui Internet.
3. General Purpose Software.
Yang termasuk dalam general purpose software yang dapat digunakan di
lembaga-lembaga yang bergerak di bidang dokumentasi dan informasi
adalah:
- Word Processing
: untuk pengolah teks dan pencetakan.
- Spreadsheets
: untuk kalkulasi keuangan
- Graphics
: untuk presentasi statistik
- Desktop Publishing
: untuk penerbitan dan percetakan yang
profesional
- Electronic mail
: untuk pendistribusian pesan
16
4. Library networking.
Istilah Library networking
mempunyai cakupan yang luas, tetapi
biasanya meliputi
a. Kerjasama antar perpustakaan atau jaringan informasi antar lembagalembaga yang bergerak di bidang informasi yang sama atau relevan,
atau Pengkaitan komputer perpustakaan atau lembaga informasi
(Pusdokinfo) dengan lembaga lainnya di dalam institusi untuk
membentuk LAN (Local Area Network)
b. Pengkaitan komputer lembaga Pusdokinfo ke komputer lain yang jauh
jaraknya untuk membentuk Wide Area Network atau yang sering
dikenal dapat berhubungan melalui internet.
2.4 Kompetensi Perpustakaan Pustakawan Dalam Penerapan Teknologi
Informasi Dan Komunikasi
Keberhasilan penerapan teknologi informasi atau lebih khusus automasi
lebih banyak tergantung pada manusia dan bukan pada perangkat keras atau
perangkat lunak. Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial
pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan
orang lain, dalam berkompetisi, dan lain-lain. Kebutuhan pembelajaran juga tidak
harus dilihat sebagai sesuatu yang serius melulu.
Menurut Ishak (2008, 90), Perpustakaan dan pustakawan saat ini dituntut
mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Untuk mengantisipasi
tuntutan tersebut perpustakaan dan pustakawan seharusnya memiliki kompetensi
yaitu:
1. Kompetensi Perpustakaan
a. Infrastruktur Teknologi Informasi
Pemanfaatan TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak
perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis
layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai:
1. Jaringan lokal (Local Area Network)
2. Akses Internet. Minimal memiliki akses internet untuk
pustakawan agar mudah mengakses informasi eksternal
perpustakaan.
3. Komputer untuk pustakawan dan pemakai perpustakaan.
b. Content
Content adalah semua dokumen, aplikasi, dan layanan yang akan
“disajikan” kepada pemakai perpustakaan. Dokumen seperti buku,
majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai bentuk media
lain baik tercetak maupun elektronik.
17
c. Sumberdaya Manusia (SDM)
SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan
layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan
akan dibahas dalam Kompetensi Pustakawan.
d. Pemakai
Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila
tidak ada yang menggunakan. Perpustakaan harus memiliki profil pemakai
potensialnya.
2. Kompetensi Pustakawan
a. Skill Manajemen Informasi
a. Pencarian Informasi (Information Seeking)
• Mendefinisikan kebutuhan informasi.
• Melakukan penelusuran
• Memformulasikan strategi penelusuran.
b. Penggunaan Informasi (Information Use)
Evaluasi infomasi yang didapat.
Menilai informasi yang didapat.
Menilai informasi yang didapat.
Memilah informasi.
Interpretasi informasi.
c. Penciptaan Informasi.
Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu
pemakai dalam mengambil keputusan.
d. Organisasi Informasi.
Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi.
e. Penyebaran Informasi.
b. Skill Interpersonal
Skill personal pustakawan yang berguna dalam berhubungan dengan
pemakai dan sesama rekan kerja.
c. Skill Teknologi Informasi
Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi
untuk membantu semua proses kerja.
d. Skill Manajemen
Dari
pernyataan
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
kompetensi
perpustakaan dilihat dari Infrastruktur Teknologi Informasi dan Content dan
kompetensi
pustakawan
dilihat
dari
Skill Manajemen
Interpersonal, Organisasi Informasi dan Skill Manajemen.
18
Informasi,
Skill
2.5 Fungsi Teknologi Informasi
Setelah mengetahui penerapan teknoogi informasi, Menurut Suwanto (2003,
7) bahwa fungsi utama Teknologi Informasi pada dasarnya adalah :
1. Mengatur informasi
“Ing-Griyo”(in-house information ) atau
informasi yang ada di dalam lembaga informasi tersebut, serta
mengusahakannya agar dapat di temu balik.
2. Meng-akses pangkalan data luar (Ektern), yaitu pangkalan data dari
lembaga-lembaga lain, maupun belahan dunia lain.
Fungsi-fungsi lainnya, yaitu :
1. Meringankan beban kerja
2. Efisien dan menghemat waktu dan tenaga staf
3. Meningkatkan jasa perpusdokinfo dan fungsi-fungsi baru.
4. Membangun jaringan kerja dan kerjasama
2.6 Automasi Perpustakaan
Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan
terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan
penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan
perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi
Perpustakaan
adalah
sebuah
proses
pengelolaan
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi
informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.
Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk
ditelusur kembali.
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan
kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat
mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource
sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Hermawan (2009, 6-7), tujuan
automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi
informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Mengatasi keterbatasan waktu
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari
judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dan sebagainya.
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian
5. Memperingan pekerjaan
6. Meningkatkan layanan
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
19
8. Menghemat biaya
9. Menumbuhkan rasa bangga.
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan
bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan
baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun
penelusuran katalog.
Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas
layanan kepada pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan kualitas layanan
kepada layanan pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja
pustakawan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat menggunakan beberapa cara
atau metode. Corbin dalam Hasugian (2000, 9-11) membagi metode automasi
perpustakaan atas 4 (empat) yakni:
1. Membeli sistem turnkey
Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram,
diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan supplier) kepada
perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem
ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi
yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor
mengikuti para kontraknya untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem,
serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para
staff perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual
software aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri
yang
bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi sistem
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya
dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem
jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan
secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut
dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota
jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat
jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota,
hak dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan
mengembangkan sistem local, yang sering disebut “in-house developed
system”. Sistem local adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram
dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya.
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka
membangun dan mengembangkan sistem automasinya adalah
menggunakan bersama sistem ini dari perpustakaan lain.
20
Perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dari
fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi
automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Murguartd
seperti dikutip oleh Siregar (1997, 11) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang
diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase
kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu
balik informasi”. Lebih lanjut Siregar, (1997, 4), menyebutkan “kerumahtanggaan
perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu
perpustakaan.
Kerumahtanggaan
tersebut
mencakup
kegiatan
pengadaan,
pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian”.
2.6.1 Kegiatan Pengadaan
Kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi
awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk
menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Fungsi utama dari sistem
pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut
Siregar, (1997, 5) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsifungsi sebagai berikut :
1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan
dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang
tersedia seperti katalog penjual buku.
2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara
mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file
desiderata.
3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan
faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap
faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan.
4. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok
(supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan
pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa kegiatan pengadaan yang
di automasi adalah Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan
biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan, Pengecekan
bibliografi, Penerimaan dan pengujian tuntutan.
21
2.6.2 Kegiatan Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau
dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip
tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Sistem pengatalogan
berbasis
komputer
merupakan
semua
aktivitas
yang
dilakukan
dalam
mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan
komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang
dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu
bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer,
disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996, 2).
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog
perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang
terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya
dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang
dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi
perpustakaan.
2.6.3 Pengawasan Sirkulasi
Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartukartu
buku
yang
dipinjamkan,
menghitung
denda
buku
apabila
telat
mengembalikan, percetakan tagihan keterlambatan dan pembuatan kartu tanda
anggota. Pencatatan transaksi dilakukan tanpa kertas (paperless). Pengawasan
sirkulasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka (Siregar 2004, 25).
Menurut Siregar (1997, 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup
fungsi-fungsi sebagai berikut:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda
Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman
Sistem dapat memproses pengembalian
Sistem dapat memproses denda
Sistem dapat memproses reservasi
Sistem dapat memproses perpanjangan
Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman
singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam.
22
Menurut pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa pengawasan sirkulasi
adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan
pustaka dengan mencakup fungsi sistem yang menyediakan fasilitas parameter,
fasilitas sistem peminjaman, memproses pengembalian, denda, reservasi,
perpanjangan.
2.6.4 Pengawasan Serial
Untuk mengetahui keberadaan kegiatan yang terjadi pada suatu lingkup
kegiatan perlu ada pengawasan yang baik, sehingga dapat meningkatkan
efektifitas kerja. Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan
dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi,
pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan
terbitan berkala atau serial (Jonner Hasugian, 2009: 8)
23
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Umum
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum didirikan untuk melayani seluruh lapisan masyarakat
tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan untuk
mendapatkan informasi secara gratis. Menurut Hermawan dan Zen dalam
bukunya Etika Kepustakawanan (2006, 30) bahwa: “Perpustakaan Umum adalah
perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar
belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya”. Konsep dasar
perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat untuk masyarakat dan
didanai dengan dana masyarakat.
Menurut Hartanto (2006, 1) bahwa :
Perpustakaan Umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat
umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan,
teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan
meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Sutarno (2006, 38)
menyatakan bahwa: “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari
sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian
dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa perpustakaan
umum adalah perpustakaan yang didanai oleh masyarakat yang melayani seluruh
lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku,
pendidikan dan perpustakaan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan,
teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan
meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat, perpustakaan
yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi,
yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan
9
2.1.2. Tujuan Perpustakaan Umum.
Perpustakaan
tentunya
memiliki
tujuan
sesuai
dengan
jenis
perpustakaannya dan masyarakat yang dilayani. Begitu juga halnya dengan
perpustakaan umum memiliki tujuan yang ingin dicapai. Menurut Hermawan dan
Zen (2006, 31) menyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk
menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan dan kesejahteraan.
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang
berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas
melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.
4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama
kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang masa.
Adapun menurut manifesto perpustakaan umum Unesco dalam SulistyoBasuki yang dikutip oleh Rahayuningsi (2007, 5) menyatakan bahwa
Perpustakaan umum mempunyai tujuan utama yaitu ;
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka
yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang
lebih baik.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi
mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang
dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi
masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat
dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka fungsi ini disebut fungsi
pendidikan seumur hidup.
4. Bertindak selaku agen kultural, artinya perpustakaan umum
merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat
sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi
budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan
pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi
yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi
masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tujuan
perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk
mendapat informasi secara murah, mudah, cepat, dan tepat dalam meningkatkan
pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. Disamping itu perpustakaan umum
10
juga berperan sebagai agen kultural yang bertugas menumbuhkan apresiasi
masyarakat di bidang seni dan budaya.
2.1.3. Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum sebagai pusat informasi yang melayani seluruh
lapisan masyarakat umum selalu berusaha semaksimal mungkin memenuhi
kebutuhan pengguna dalam mengembangkan kebiasaan membaca. Dalam
peyelenggaraanya,
perpustakaan
umum
mempunyai
fungsi
yang
harus
dilaksanakan, dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum
(2000, 6) dinyatakan bahwa perpustakaan umum berfungsi untuk ;
1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan
bacaan.
2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui
pembelian, langganan, tukar menukar dan lain-lain.
3. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.
4. Penyimpanan dan Pemeliharaan koleksi
5. Pendayagunaan koleksi.
6. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang
langsung ke perpustakaan maupun yang menggunakan telepon,
faximil, dan lain-lain.
7. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan
8. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah, tokohtokoh masyarakat mitra kerja lainnya.
9. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka
pemanfaatan koleksi bersama dan sarana/prasarana.
10. Pengolahan dan ketatausahaan perpustakaan.
Sedangkan menurut Yusuf (1996, 21), fungsi perpustakaan umum dapat
dijabarkan sebagai berikut :
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa
karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan
menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat
membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar
membaca.
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainya,
yaitu menyediakan buku-buku referensi. Bacaan ilmiah populer
berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainya yang
diperlukan pembaca.
3. Fungsi Kultural
11
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai
hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/ terekam.
Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya
berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diikuti
perkembangannya melalui koleksi perpustakaan.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah,
tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan
majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi
dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi
pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Sedangkan menurut Siregar dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan
Energi Pembangunan Bangsa (2004, 76) Bahwa fungsi perpustakaan umum
adalah:
1. Membantu orang-orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak)
menjadi melek informasi.
2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi dan juga untuk
mengembangkan kebiasaan membaca.
3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar
kembali untuk perubahan karir.
4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan.
Berdasarkan defenisi di atas dapat dikatakan bahwa fungsi perpustakaan
umum adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan,
menyebar luaskan informasi, mengembangkan kebiasaan membaca dan
mempromosikan kebudayaan dan juga sebagai fungsi edukatif, fungsi informatif,
fungsi kultural, fungsi rekreasi.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum
Sesuai dengan pengertian perpustakaan, maka tugas dari perpustakaan
meliputi pengumpulan, menyimpan dan menyajikan koleksi yang tersedia kepada
pengguna. Menurut Yusuf (1996, 18) tugas pokok perpustakaan umum meliputi :
1. Perpustakaan Umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk
melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat.
2. Perpustakaan Umum menyediakan bahan pustaka yang dapat
menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dam membaca
sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai
dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk
menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal.
12
4.
Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk
dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak
sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan umum
adalah perpustakaan Umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk
pemenuhan kebutuhan informasi pengguna, meningkatkan minat baca dan
meningkatkan taraf hidup masyarakat.
2.2 Teknologi Informasi
Dalam The Dictionary of Computers, Information Processing and
Telecommunications (Hariyadi, 1993: 253), teknologi informasi diberi batasan
sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai
jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir
karena “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru
yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi" (Pendit, 1994:
37).
Istilah TI (Teknologi Informasi) atau IT ( Information Technology ) yang
populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah
dalam dunia SI ( Sistem Informasi ) atau IS ( Information System ). Istilah TI
memang lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan
maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari
sebuah sistem informasi itu sendiri. TI memang secara nota bene lebih mudah
dipahami secara umum sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada
teknologi komputer yang tengah terus berkembang pesat.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi
adalah teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah
informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem
informasi itu sendiri dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan
memanfaatkan komputer dan telekomunikasi.
13
2.3 Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Perpustakaan
Penggunaan teknologi terutama teknologi informasi yaitu teknologi
komputer dan komunikasi di perpustakaan bukan sesuatu yang baru lagi. Tetapi
pada beberapa perpustakaan terutama di Indonesia kelihatannya masih sangat
lambat. Teknologi komputer telah banyak dipergunakan untuk menangani
kegiatan rutinitas kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang
mencakup bidang pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan
serial, dan penyediaan katalog online untuk umum.
Menurut Santi (2008, 34)
Penerapan teknologi informasi yang dapat
digunakan perpustakaan adalah:
1. Otomasi Perpustakaan
Otomasi perpustakaan adalah suatu teknologi yang digunakan
perpustakaan untuk pengolahan, pelayanan dan penelusuran kembali
(OPAC).
2. CD-ROM adalah berisikan informasi tentang jurnal yang dikemas dalam
bentuk CD dan dioperasikan dengan menggunakan komputer
3. Internet Pengunaan Internet di perpustakaan bertujuan untuk penyediaan
penyediaan sarana dan prasarana dimana pengguna perpustakaan baik
mahasiswa, dosen, sivitas akademik dan pengeola perpustakaan
(pustakawan) dapat menggunakan Internet. Dalam hal ini, perpustakaan
menyediakan sejumlah komputer sebagai terminal yang terhubung ke
Internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan untuk memungkinkan
sivitas akademika dapat memperoleh informasi yang bersumber dari Web,
yang diperlukan
4. Digital Library
Digital library adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu
tulisan, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan menyebarluaskan
dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer.
Koleksi yang dimasukkan dalam digital library untuk sementara ini adalah
skripsi, tesis, makalah.
5. Jurnal Elektronik
Jurnal elektronik adalah jurnal yang dikemas dalam bentuk file elektronik
dalam penelusuran informasi menggunakan jaringan internet.
Santi (2008, 34) juga menyatakan bahwa kelebihan dan kekurangan yang
diperoleh dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah:
1. Kelebihan diperoleh dari penerapan teknologi
perpustakaan :
a. Layanan lebih cepat, mudah, dan praktis
b. Penelusuran lebih cepat dan mudah
c. Menghemat waktu
14
informasi
di
d. Menghemat tenaga
e. Membutuhkan sedikit SDM (pustakawan)
2. Kelemahan yang dihadapi dalam penerapan teknologi informasi di
perpustakaan adalah
a. Tergantungan pada aliran listrik atau PLN
b. Bila komputer rusak layanan terganggu
c. Minimnya teknisi komputer
Solusi pemecahan dalam mengatasi kelemahan tersebut adalah
a.
b.
c.
d.
Perlu adanya jenset untuk mengantisipasi terjadinya mati listrik
Merekrut tenaga teknisi komputer
Mengirim pustakawan mengikuti kursus teknisi komputer
Pengadaaan komputer yang baru
Menurut Suwanto (2003, 4) Pada dasarnya teknologi informasi mengalami
kemajuan dalam dua arah:
1. Pengembangan produk, yaitu pengembangan perangkat sistem dan
konsep konsepnya (gagasan, prosedur), dengan cakupan aplikasi di
segala bidang yang mengharuskan manusia berhubungan dengan
informasi, dilihat dari perangkat yang digunakan.
2. Aplikasi produk dan konsep tsb. pada sejumlah kegiatan tertentu,
antara lain di bidang industri, keuangan dan perdangan, percetakan,
militer, dan untuk pengelolaan pekerjaan di kantor.
Suwanto (2003, 4) juga menyatakan bahwa aplikasi teknologi informasi
yang tercakup dalam ruang lingkup suatu sistem informasi, baik itu
perpustakaan maupun pusat-pusat dokumentasi dan informasi, secara umum
dapat diklasifikasikan menjadi 4 bidang utama, yaitu :
1. Library housekeeping ( Perawatan /pengelolaan perpustakaan)
2. Information retrieval (Temu kembali informasi / Penelusuran Informasi)
3. General purpose software (Perangkat lunak untuk berbagai macam
keperluan)
4. Library networking (Jaringan kerjasama perpustakaan )
1. Library Housekeeping
Library housekeeping atau pengelolaan perpustakaan, merupakan istilah
umum yang mengacu pada berbagai macam kegiatan rutin yang perlu dilakukan
agar supaya perpustakaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Dengan adanya kemajuan teknologi informasi dapat dilakukan dengan
menggunakan sistem yang terpadu yang terdiri dari beberapa modul, yaitu akuisisi
atau pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, pengaksesan katalog oleh umum atau
yang dikenal dengan nama OPAC (Online Public Akses Catalog), dan
peminjaman antar perpustakaan.
Konsep integrasi akhir-akhir ini telah diterapkan secara luas pada sistem
housekeping perpustakaan. Istilah Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi
(Integrated Library System) sering digunakan sebagai indikasi bahwa sub-sistem
atau modul-modul yang ada diintegrasikan semuanya membentuk Sistem
Informasi Tunggal yang berbasis komputer yang mampu m ielakukan tukar
15
menukar informasi dari satu modul ke modul lain, serentak oleh beberapa modul
yang berbeda sehingga memungkinkan penggunaan dan pemanfaatan data oleh
sistem akan lebih efisien. Sebagai contoh: informasi pengarang / judul akan
digunakan bersama oleh modul : Akuisisi, Pengatalogan, Sirkulasi, OPAC (Online
Public Acces Catalog), dan Informasi pengelolaan. Dari semua modul atau sub
sistem ini yang paling penting bagi pemakai adalah sub sistem OPAC, yang
memungkankan pengaksesan Online ke katalog.
Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi ini kemudian dikenal secara luas
dengan nama Otomasi Perpustakaan. Secara umum ada tiga generasi Otomasi
Perpustakaan, yaitu:
Generasi I
: Otomasi aktivitas-aktivitas pemrosesan, seperti akuisisi
dan pengatalogan ditambah dengan pengendalian sirkulasi.
Generasi II
: Pengembangan dan pemasangan sistem yang terintegrasi
termasuk OPAC
Generasi III : Dibangun Local Area Network dengan kemampuan
komputasi dan komunikasi pada stasiun kerja individu.
Pengertian Otomasi Perpustakaan kalau dilihat dari segi etimologi berasal
dari bahasa Inggris yaitu Library Automation. Kata Automation di dalam
Microcomputer dictionary berarti :
1) Perubahan dari suatu proses atau prosedur secara otomatis;
2) Pelaksanaan proses dengan sarana-sarana otomatis (Sippl, 1975).
Adapun konsep Otomasi berdasarkan Encyclopedia of Science and Technology,
Vol.1, menggambarkan penerapan mesin-mesin komputer pada penyimpanan,
pemrosesan data-data bisnis, teknis, maupun ilmiah. Dengan demikian otomasi
perpustakaan berarti penggunaan komputer untuk semua kegiatan perpustakaan
mulai dari pengadaan, pengolahan, sampai ke layanan sirkulasi.
2. Information Retrieval.
Sistem informasi untuk temu kembali informasi secara elektronis pertama
kali digunakan untuk pencarian data lokal dilakukan dengan menggunakan
katalog. Kemudian dengan adanya kemajuan teknologi informasi temu
kembali informasi atau yang dikenal dengan penelusuran informasi juga
mengalami kemajuan, yaitu dengan penggunaan sarana-saran elektronis.
Ada tiga macam sarana dalam Penelusuran informasi atau temu kembali
informasi secara elektronis, yaitu :
a) menggunakan Pangkalan Data Lokal
b) menggunakan CD-ROM
c) menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal
melalui Internet.
3. General Purpose Software.
Yang termasuk dalam general purpose software yang dapat digunakan di
lembaga-lembaga yang bergerak di bidang dokumentasi dan informasi
adalah:
- Word Processing
: untuk pengolah teks dan pencetakan.
- Spreadsheets
: untuk kalkulasi keuangan
- Graphics
: untuk presentasi statistik
- Desktop Publishing
: untuk penerbitan dan percetakan yang
profesional
- Electronic mail
: untuk pendistribusian pesan
16
4. Library networking.
Istilah Library networking
mempunyai cakupan yang luas, tetapi
biasanya meliputi
a. Kerjasama antar perpustakaan atau jaringan informasi antar lembagalembaga yang bergerak di bidang informasi yang sama atau relevan,
atau Pengkaitan komputer perpustakaan atau lembaga informasi
(Pusdokinfo) dengan lembaga lainnya di dalam institusi untuk
membentuk LAN (Local Area Network)
b. Pengkaitan komputer lembaga Pusdokinfo ke komputer lain yang jauh
jaraknya untuk membentuk Wide Area Network atau yang sering
dikenal dapat berhubungan melalui internet.
2.4 Kompetensi Perpustakaan Pustakawan Dalam Penerapan Teknologi
Informasi Dan Komunikasi
Keberhasilan penerapan teknologi informasi atau lebih khusus automasi
lebih banyak tergantung pada manusia dan bukan pada perangkat keras atau
perangkat lunak. Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial
pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan
orang lain, dalam berkompetisi, dan lain-lain. Kebutuhan pembelajaran juga tidak
harus dilihat sebagai sesuatu yang serius melulu.
Menurut Ishak (2008, 90), Perpustakaan dan pustakawan saat ini dituntut
mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Untuk mengantisipasi
tuntutan tersebut perpustakaan dan pustakawan seharusnya memiliki kompetensi
yaitu:
1. Kompetensi Perpustakaan
a. Infrastruktur Teknologi Informasi
Pemanfaatan TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak
perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis
layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai:
1. Jaringan lokal (Local Area Network)
2. Akses Internet. Minimal memiliki akses internet untuk
pustakawan agar mudah mengakses informasi eksternal
perpustakaan.
3. Komputer untuk pustakawan dan pemakai perpustakaan.
b. Content
Content adalah semua dokumen, aplikasi, dan layanan yang akan
“disajikan” kepada pemakai perpustakaan. Dokumen seperti buku,
majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai bentuk media
lain baik tercetak maupun elektronik.
17
c. Sumberdaya Manusia (SDM)
SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan
layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan
akan dibahas dalam Kompetensi Pustakawan.
d. Pemakai
Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila
tidak ada yang menggunakan. Perpustakaan harus memiliki profil pemakai
potensialnya.
2. Kompetensi Pustakawan
a. Skill Manajemen Informasi
a. Pencarian Informasi (Information Seeking)
• Mendefinisikan kebutuhan informasi.
• Melakukan penelusuran
• Memformulasikan strategi penelusuran.
b. Penggunaan Informasi (Information Use)
Evaluasi infomasi yang didapat.
Menilai informasi yang didapat.
Menilai informasi yang didapat.
Memilah informasi.
Interpretasi informasi.
c. Penciptaan Informasi.
Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu
pemakai dalam mengambil keputusan.
d. Organisasi Informasi.
Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi.
e. Penyebaran Informasi.
b. Skill Interpersonal
Skill personal pustakawan yang berguna dalam berhubungan dengan
pemakai dan sesama rekan kerja.
c. Skill Teknologi Informasi
Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi
untuk membantu semua proses kerja.
d. Skill Manajemen
Dari
pernyataan
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
kompetensi
perpustakaan dilihat dari Infrastruktur Teknologi Informasi dan Content dan
kompetensi
pustakawan
dilihat
dari
Skill Manajemen
Interpersonal, Organisasi Informasi dan Skill Manajemen.
18
Informasi,
Skill
2.5 Fungsi Teknologi Informasi
Setelah mengetahui penerapan teknoogi informasi, Menurut Suwanto (2003,
7) bahwa fungsi utama Teknologi Informasi pada dasarnya adalah :
1. Mengatur informasi
“Ing-Griyo”(in-house information ) atau
informasi yang ada di dalam lembaga informasi tersebut, serta
mengusahakannya agar dapat di temu balik.
2. Meng-akses pangkalan data luar (Ektern), yaitu pangkalan data dari
lembaga-lembaga lain, maupun belahan dunia lain.
Fungsi-fungsi lainnya, yaitu :
1. Meringankan beban kerja
2. Efisien dan menghemat waktu dan tenaga staf
3. Meningkatkan jasa perpusdokinfo dan fungsi-fungsi baru.
4. Membangun jaringan kerja dan kerjasama
2.6 Automasi Perpustakaan
Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan
terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan
penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan
perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi
Perpustakaan
adalah
sebuah
proses
pengelolaan
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi
informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.
Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk
ditelusur kembali.
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan
kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat
mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource
sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Hermawan (2009, 6-7), tujuan
automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi
informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Mengatasi keterbatasan waktu
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari
judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dan sebagainya.
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian
5. Memperingan pekerjaan
6. Meningkatkan layanan
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
19
8. Menghemat biaya
9. Menumbuhkan rasa bangga.
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan
bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan
baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun
penelusuran katalog.
Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas
layanan kepada pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan kualitas layanan
kepada layanan pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja
pustakawan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat menggunakan beberapa cara
atau metode. Corbin dalam Hasugian (2000, 9-11) membagi metode automasi
perpustakaan atas 4 (empat) yakni:
1. Membeli sistem turnkey
Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram,
diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan supplier) kepada
perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem
ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi
yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor
mengikuti para kontraknya untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem,
serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para
staff perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual
software aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri
yang
bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi sistem
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya
dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem
jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan
secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut
dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota
jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat
jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota,
hak dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan
mengembangkan sistem local, yang sering disebut “in-house developed
system”. Sistem local adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram
dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya.
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka
membangun dan mengembangkan sistem automasinya adalah
menggunakan bersama sistem ini dari perpustakaan lain.
20
Perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dari
fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi
automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Murguartd
seperti dikutip oleh Siregar (1997, 11) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang
diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase
kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu
balik informasi”. Lebih lanjut Siregar, (1997, 4), menyebutkan “kerumahtanggaan
perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu
perpustakaan.
Kerumahtanggaan
tersebut
mencakup
kegiatan
pengadaan,
pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian”.
2.6.1 Kegiatan Pengadaan
Kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi
awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk
menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Fungsi utama dari sistem
pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut
Siregar, (1997, 5) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsifungsi sebagai berikut :
1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan
dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang
tersedia seperti katalog penjual buku.
2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara
mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file
desiderata.
3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan
faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap
faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan.
4. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok
(supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan
pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa kegiatan pengadaan yang
di automasi adalah Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan
biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan, Pengecekan
bibliografi, Penerimaan dan pengujian tuntutan.
21
2.6.2 Kegiatan Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau
dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip
tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Sistem pengatalogan
berbasis
komputer
merupakan
semua
aktivitas
yang
dilakukan
dalam
mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan
komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang
dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu
bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer,
disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996, 2).
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog
perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang
terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya
dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang
dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi
perpustakaan.
2.6.3 Pengawasan Sirkulasi
Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartukartu
buku
yang
dipinjamkan,
menghitung
denda
buku
apabila
telat
mengembalikan, percetakan tagihan keterlambatan dan pembuatan kartu tanda
anggota. Pencatatan transaksi dilakukan tanpa kertas (paperless). Pengawasan
sirkulasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka (Siregar 2004, 25).
Menurut Siregar (1997, 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup
fungsi-fungsi sebagai berikut:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda
Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman
Sistem dapat memproses pengembalian
Sistem dapat memproses denda
Sistem dapat memproses reservasi
Sistem dapat memproses perpanjangan
Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman
singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam.
22
Menurut pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa pengawasan sirkulasi
adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan
pustaka dengan mencakup fungsi sistem yang menyediakan fasilitas parameter,
fasilitas sistem peminjaman, memproses pengembalian, denda, reservasi,
perpanjangan.
2.6.4 Pengawasan Serial
Untuk mengetahui keberadaan kegiatan yang terjadi pada suatu lingkup
kegiatan perlu ada pengawasan yang baik, sehingga dapat meningkatkan
efektifitas kerja. Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan
dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi,
pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan
terbitan berkala atau serial (Jonner Hasugian, 2009: 8)
23