SOP PELAYANAN KEPADA ULP DAN INSTANSI
PEMERINTAH KABUPATEN NAGAN RAYA
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
Kantor Bupati Nagan Raya Lt. II, Telp/Fax. (0655) 7556369, Kode Pos 23761
Website: www.lpse.naganrayakab.go.id, email : lpse_naganrayakab@acehprov.go.id
BIDANG ADMINISTRASI & SISTEM INFORMASI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SOP PELAYANAN KEPADA INSTANSI & ULP
Nomor
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
01.1/LPSE-NR/2013
23 September 2013
25 November 2013
2 Januari 2014
1. TUJUAN
a. Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses administrasi dan sistem informasi
kepada Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan
Instansi yang menggunakan Jasa Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
b. Menentukan mekanisme kontrol atas Standar Operasional Prosedur terhadap Pelayanan
Kepada ULP dan Instansi terhadap penggunaan Portal LPSE Kabupaten Nagan Raya.
2. RUANG LINGKUP
a. SOP Penanyangan Rencana Umum Pengadaan (RUP).
b. SOP Penanyangan Pengumuman Lelang.
c. SOP Permintaan User Id dan Password Panitia/PPK.
d. SOP Reset Password Panitia/PPK
e. SOP Ubah Jadwal Lelang
f. SOP Uji Forensik
3. SOP PELAYANAN KEPADA INSTANSI DAN ULP
a. SOP Penayangan Rencana Umum Pengadaan (RUP) :
1. Kepala SKPK mengirim Surat Permintaan User Id Sub Admin PPE (yang menjadi
Sub Admin PPE adalah PA/KPA) serta melampirkan Form Permohonan User Id Sub
Admin PPE dan Fotokopi SK Pengangkatan Admin RUP.
2. Sub Admin PPE membuat User Id Admin RUP (banyaknya Admin RUP sesuai
kebutuhan)
3. Admin RUP bertugas menginput data RUP ke Aplikasi Sistem Informasi Rencana
Umum Pengadaan (SIRUP) pada website: http://inaproc.lkpp.go.id/sirup/
b. SOP Penayangan Pengumuman Lelang Pada Portal LPSE :
1. Pokja ULP menyampaikan Surat Pernohonan Penanyangan dan Hard Copy
Pengumuman yang telah ditanda tangani serta Soft Copy dalam bentuk PDF
disampaikan kepada LPSE.
2. Admin LPSE akan mengumumkan Softcopy tersebut setelah adanya persetujuan/
disposisi Ketua LPSE.
3. Hard Copy Pengumuman Lelang akan menjadi Arsip LPSE Kabupaten Nagan Raya.
c. SOP Permintaan User Id Panitia / PPK :
1. Instansi/institusi Mengajukan Surat tertulis kepada Ketua LPSE Kabupaten Nagan
Raya dengan melampirkan :
- Formulir Permintaan User Id Panitia Pengadaan Barang/ Jasa dan PPK (formulir
bisa di unduh pada special content). Formulir harus diisi lengkap dengan
mencantumkan Kode Satuan Kerja (Satker), No. HP dan email yang valid.
- Foto Copy SK Pokja ULP,
- Foto Copy SK Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
2. Semua Berkas tersebut dimasukkan kepada Map dan diserahkan kepada Admin
Agency LPSE Kabupaten Nagan Raya.
d. SOP Reset Password Panitia / PPK :
1. Membuat Surat Permohonan Reset Password.
2. Admin LPSE akan melakukan Reset Password setelah mendapatkan Surat
Permohonan tersebut.
e. SOP Ubah Jadwal Lelang Eproc :
1. Panitia mengajukan Permohonan tertulis kepada Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya
untuk melakukan perubahan jadwal lelang eproc (Format Surat dan Lampirannya bisa
di unduh di special content).
2. Penjelasan lainnya bisa dilihat pada format yang diunduh.
Bagan SOP Ubah Jadwal Lelang Eproc bisa dilihat pada Halaman Lampiran di bawah
f. SOP Uji Forensik
1. Pokja ULP mengirimkan Surat Permohonan Bantuan kepada Ketua LPSE Kabupaten
Nagan Raya untuk membuka file penawaran yang tidak bisa dibuka sesuai form yang
telah disediakan (Form Uji Forensik bisa diunduh di Special Content).
2. Help Desk LPSE akan mencoba membuka file penawaran tersebut, jika berhasil maka
akan diberitahukan kepada Pokja ULP. Jika Tidak maka diteruskan kepada Admin untuk
dicoba buka kembali dan apabila bisa dibuka maka admin akan memberitahukan Help
Desk bahwa file tersebut bisa dibuka. Apabila tidak berhasil dibuka maka LPSE
Kabupaten Nagan Raya akan mengeluarkan Berita Acara (BA) Permohonan Uji Forensik
terhadap file rhs yang tidak dapat dibuka untuk diteruskan kepada LKPP.
3. Help Desk LPSE akan mengirimkan permohonan Uji Forensik disertai BA kepada LKPP
untuk di lakukan Pengujian dan Analisa dan selanjutkan jika telah selesai pada LKPP
akan disampaikan klarifikasi kepada Pokja ULP.
Bagan SOP Uji Forensik bisa dilihat pada halaman Lampiran di bawah
3. KEWAJIBAN POKJA ULP :
1. Menyerahkan Hard Copy Summary Report Lelang yang sudah selesai kepada Help Desk
LPSE Kabupaten Nagan Raya sebagai Arsip.
2. Untuk Lelang Non Eproc yang ditayangkan di LPSE Kabupaten Nagan Raya Hard Copy
diserahkan ke Help Desk LPSE Kabupaten Nagan Raya sebagai Arsip.
Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya
Dto.
SAID NAZARUDDIN PJ, S.Sos
Penata Tk. I
NIP. 19760607 200312 1 006
SOP Uji Forensik File RHS
Penanganan Dokumen Penawaran yang Tidak Dapat Dibuka
ULP
Helpdesk
Admin
LKPP
Mulai
Tidak dapat
Membuka
Dokumen
Penawarani
Mengirimkan Surat/
email Permohonan
Bantuan Membuka
Dokumen Penawaran
Penyedia
Menerima
Permohonan Bantuan
Membuka Dokumen
Penawaran
Melakukan Pengujian
Pembukaan Dokumen
Penawaran
Berhasil?
Tidak
Ya
Menerima
Klarifikasi
Selesai
Memberitahukan
Kepada Pokja
Dokumen dapat
Dibuka
Ya
Melakukan
Pengujian
Pembukaan
Dokumen
Penawaran
Berhasil ?
Tidak
Membuat BA
Permohonan Uji
Forensik Dokumen
Penawaran
Menerima
Klarifikasi Hasil
Analisa File
Dokumen
Penawaran
Melakukan
Pengujian
Dokumen
Penawaran
Mengirimkan email
Permohonan Uji
Forensik disertai BA
Hasil Analisa File
Dokumen
Penawaran
Hasil Analisa File
Dokumen
Penawaran
Membuat dan
Mengirimkan Hasil
Analisa File Dokumen
Penawaran
SOP Uji Forensik File RHS
Keterangan :
Proses
Keputusan
Dokumen (fisik/
elektronik)
Operasi
yang
Dlakukan
Manual
Awal dan Akhir
Alur
Lanjut ke Hal
Berikutnya
Syarat Uji Forensik :
Dilengkapi ID Lelang, Nama Lelang, Ukuran
File, Hash Key File pada Server dan Kunci
Private Dokumen serta User ID dan Password
Pokja
SOP Ubah Jadwal Pelelangan
Ubah Jadwal Pelelangan
ULP
Helpdesk LPSE
Admin LPSE
Keterangan :
Mulai
Proses
Keputusan
Mengajukan
permohonan
perubahan jadwal
Menerima
permohonan
perubahan jadwal
Dokumen (fisik/
elektronik)
Operasi
yang
Dlakukan
Manual
Mengirimkan
email tersebut
kepada Admin
Awal dan Akhir
Alur
Selesai
Konfirmasi
Penyelesaian
Perubahan Jadwal
Melakukan
perubahan jadwal
Lanjut ke Hal
Berikutnya
Syarat Usulan Perubahan
Jadwal:
Dilengkapi Kode Lelang,
Nama Lelang,
Tahap yang akan diubah,
Jadwal semula, jadwal menjadi
dan
user id & nomor hp panitia
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
Kantor Bupati Nagan Raya Lt. II, Telp/Fax. (0655) 7556369, Kode Pos 23761
Website: www.lpse.naganrayakab.go.id, email : lpse_naganrayakab@acehprov.go.id
BIDANG ADMINISTRASI & SISTEM INFORMASI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SOP PELAYANAN KEPADA INSTANSI & ULP
Nomor
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
01.1/LPSE-NR/2013
23 September 2013
25 November 2013
2 Januari 2014
1. TUJUAN
a. Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses administrasi dan sistem informasi
kepada Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan
Instansi yang menggunakan Jasa Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
b. Menentukan mekanisme kontrol atas Standar Operasional Prosedur terhadap Pelayanan
Kepada ULP dan Instansi terhadap penggunaan Portal LPSE Kabupaten Nagan Raya.
2. RUANG LINGKUP
a. SOP Penanyangan Rencana Umum Pengadaan (RUP).
b. SOP Penanyangan Pengumuman Lelang.
c. SOP Permintaan User Id dan Password Panitia/PPK.
d. SOP Reset Password Panitia/PPK
e. SOP Ubah Jadwal Lelang
f. SOP Uji Forensik
3. SOP PELAYANAN KEPADA INSTANSI DAN ULP
a. SOP Penayangan Rencana Umum Pengadaan (RUP) :
1. Kepala SKPK mengirim Surat Permintaan User Id Sub Admin PPE (yang menjadi
Sub Admin PPE adalah PA/KPA) serta melampirkan Form Permohonan User Id Sub
Admin PPE dan Fotokopi SK Pengangkatan Admin RUP.
2. Sub Admin PPE membuat User Id Admin RUP (banyaknya Admin RUP sesuai
kebutuhan)
3. Admin RUP bertugas menginput data RUP ke Aplikasi Sistem Informasi Rencana
Umum Pengadaan (SIRUP) pada website: http://inaproc.lkpp.go.id/sirup/
b. SOP Penayangan Pengumuman Lelang Pada Portal LPSE :
1. Pokja ULP menyampaikan Surat Pernohonan Penanyangan dan Hard Copy
Pengumuman yang telah ditanda tangani serta Soft Copy dalam bentuk PDF
disampaikan kepada LPSE.
2. Admin LPSE akan mengumumkan Softcopy tersebut setelah adanya persetujuan/
disposisi Ketua LPSE.
3. Hard Copy Pengumuman Lelang akan menjadi Arsip LPSE Kabupaten Nagan Raya.
c. SOP Permintaan User Id Panitia / PPK :
1. Instansi/institusi Mengajukan Surat tertulis kepada Ketua LPSE Kabupaten Nagan
Raya dengan melampirkan :
- Formulir Permintaan User Id Panitia Pengadaan Barang/ Jasa dan PPK (formulir
bisa di unduh pada special content). Formulir harus diisi lengkap dengan
mencantumkan Kode Satuan Kerja (Satker), No. HP dan email yang valid.
- Foto Copy SK Pokja ULP,
- Foto Copy SK Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
2. Semua Berkas tersebut dimasukkan kepada Map dan diserahkan kepada Admin
Agency LPSE Kabupaten Nagan Raya.
d. SOP Reset Password Panitia / PPK :
1. Membuat Surat Permohonan Reset Password.
2. Admin LPSE akan melakukan Reset Password setelah mendapatkan Surat
Permohonan tersebut.
e. SOP Ubah Jadwal Lelang Eproc :
1. Panitia mengajukan Permohonan tertulis kepada Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya
untuk melakukan perubahan jadwal lelang eproc (Format Surat dan Lampirannya bisa
di unduh di special content).
2. Penjelasan lainnya bisa dilihat pada format yang diunduh.
Bagan SOP Ubah Jadwal Lelang Eproc bisa dilihat pada Halaman Lampiran di bawah
f. SOP Uji Forensik
1. Pokja ULP mengirimkan Surat Permohonan Bantuan kepada Ketua LPSE Kabupaten
Nagan Raya untuk membuka file penawaran yang tidak bisa dibuka sesuai form yang
telah disediakan (Form Uji Forensik bisa diunduh di Special Content).
2. Help Desk LPSE akan mencoba membuka file penawaran tersebut, jika berhasil maka
akan diberitahukan kepada Pokja ULP. Jika Tidak maka diteruskan kepada Admin untuk
dicoba buka kembali dan apabila bisa dibuka maka admin akan memberitahukan Help
Desk bahwa file tersebut bisa dibuka. Apabila tidak berhasil dibuka maka LPSE
Kabupaten Nagan Raya akan mengeluarkan Berita Acara (BA) Permohonan Uji Forensik
terhadap file rhs yang tidak dapat dibuka untuk diteruskan kepada LKPP.
3. Help Desk LPSE akan mengirimkan permohonan Uji Forensik disertai BA kepada LKPP
untuk di lakukan Pengujian dan Analisa dan selanjutkan jika telah selesai pada LKPP
akan disampaikan klarifikasi kepada Pokja ULP.
Bagan SOP Uji Forensik bisa dilihat pada halaman Lampiran di bawah
3. KEWAJIBAN POKJA ULP :
1. Menyerahkan Hard Copy Summary Report Lelang yang sudah selesai kepada Help Desk
LPSE Kabupaten Nagan Raya sebagai Arsip.
2. Untuk Lelang Non Eproc yang ditayangkan di LPSE Kabupaten Nagan Raya Hard Copy
diserahkan ke Help Desk LPSE Kabupaten Nagan Raya sebagai Arsip.
Ketua LPSE Kabupaten Nagan Raya
Dto.
SAID NAZARUDDIN PJ, S.Sos
Penata Tk. I
NIP. 19760607 200312 1 006
SOP Uji Forensik File RHS
Penanganan Dokumen Penawaran yang Tidak Dapat Dibuka
ULP
Helpdesk
Admin
LKPP
Mulai
Tidak dapat
Membuka
Dokumen
Penawarani
Mengirimkan Surat/
email Permohonan
Bantuan Membuka
Dokumen Penawaran
Penyedia
Menerima
Permohonan Bantuan
Membuka Dokumen
Penawaran
Melakukan Pengujian
Pembukaan Dokumen
Penawaran
Berhasil?
Tidak
Ya
Menerima
Klarifikasi
Selesai
Memberitahukan
Kepada Pokja
Dokumen dapat
Dibuka
Ya
Melakukan
Pengujian
Pembukaan
Dokumen
Penawaran
Berhasil ?
Tidak
Membuat BA
Permohonan Uji
Forensik Dokumen
Penawaran
Menerima
Klarifikasi Hasil
Analisa File
Dokumen
Penawaran
Melakukan
Pengujian
Dokumen
Penawaran
Mengirimkan email
Permohonan Uji
Forensik disertai BA
Hasil Analisa File
Dokumen
Penawaran
Hasil Analisa File
Dokumen
Penawaran
Membuat dan
Mengirimkan Hasil
Analisa File Dokumen
Penawaran
SOP Uji Forensik File RHS
Keterangan :
Proses
Keputusan
Dokumen (fisik/
elektronik)
Operasi
yang
Dlakukan
Manual
Awal dan Akhir
Alur
Lanjut ke Hal
Berikutnya
Syarat Uji Forensik :
Dilengkapi ID Lelang, Nama Lelang, Ukuran
File, Hash Key File pada Server dan Kunci
Private Dokumen serta User ID dan Password
Pokja
SOP Ubah Jadwal Pelelangan
Ubah Jadwal Pelelangan
ULP
Helpdesk LPSE
Admin LPSE
Keterangan :
Mulai
Proses
Keputusan
Mengajukan
permohonan
perubahan jadwal
Menerima
permohonan
perubahan jadwal
Dokumen (fisik/
elektronik)
Operasi
yang
Dlakukan
Manual
Mengirimkan
email tersebut
kepada Admin
Awal dan Akhir
Alur
Selesai
Konfirmasi
Penyelesaian
Perubahan Jadwal
Melakukan
perubahan jadwal
Lanjut ke Hal
Berikutnya
Syarat Usulan Perubahan
Jadwal:
Dilengkapi Kode Lelang,
Nama Lelang,
Tahap yang akan diubah,
Jadwal semula, jadwal menjadi
dan
user id & nomor hp panitia