ANALISIS TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODA NEW INFORMATION ECONOMICS (STUDI KASUS : SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. XYZ) - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Sistem Informasi dan Ekonomi Manajemen Program Studi Sistem Informasi dan Ekonomi Manajemen
Skripsi Sarjana Komputer dan Sarjana Ekonomi Semester Ganjil tahun 2006/2007
ANALISIS TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE NEW
(STUDI KASUS : SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA
PT . XYZ)
Farina Mutia 0600655813 Kelas: 09 PAY
Abstrak PT. XYZ adalah perusahaan produsen mobil mewah, yang memiliki pabrik perakitan dan kantor pusat di desa Wanaherang, Gunung Putri, Bogor. PT.XYZ memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, layanan , dan manajemen yang sedang berjalan serta proyek yang akan dikembangkan untuk meningkatkan proses bisnisnya.Dan maka dari itu pihak Eksekutif dan Manajemen dari PT.XYZ ingin mengetahui tingkat kepentingan dan keefektifitasan masing-masing aplikasi tersebut dengan kebutuhan perusahaan serta ingin mengetahui apakah investasi yang telah dikeluarkan sebanding dengan besarnya dampak dan manfaatnya pada perusahaan dan mengusulkan untuk menganalisa sistem aplikasi yang berjalan dan rencana proyek TI dengan metode New Information Economics, menggunakan 4 praktek yaitu
Prioritization dan Alignment dan
Strategic Demand/ Supply Planning, Innovation,
dan dengan enam tahapan metode New Information Economics yaitu Bussines
Strategic Intentions, Assesed Portfolio, Strategic Agenda, Strategic IT Plan, Strategic
IT Requirements dan Project. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu berupa informasi
mengenai strategi investasi penerapan sistem ERP dengan aplikasi SAP 4.6C dan rencana proyek kedepan sehingga dapat mengetahui modul aplikasi dan TI mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan modul aplkasi dan TI yang sebaiknya diabaikan agar perusahaan dapat mengalokasikan investasi kepada proyek TI yang sehingga dapat mendukung produktifitas dan kinerja PT.XYZ.
Kata Kunci :
New Information Economics , Portfolio, Project dan Sistem aplikasi yang sedang berjalan.
PRAKATA
Puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala rahmat yang diberikan oleh-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Skripsi ini berjudul “Analisis Teknologi Informasi dengan Metoda New
Information Economics (Studi Kasus : Sistem dan Teknologi Informasi Pada PT. XYZ)”
yang penulis susun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan Strata- 1 di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Dengan segala kerendahan hati penulis, penulis sangat menghargai segala saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk penyempurnaan skripsi ini. Penulis telah berusaha sebaik mungkin dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.
Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.
Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1.
Keluarga penulis (Orang Tua tercinta, Kakak dan Kakak Ipar tersayang) yang secara terus-menerus memberikan semangat, dukungan finansial, dan harapan dalam segala hal selama penulisan skripsi ini.
2. Bapak Fendy S.Kom, MM. selaku dosen pembimbing yang dengan kesabarannya, saran dan kritiknya untuk terus membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
3. Ibu Enggal Sriwardiningsih SE, Msi. selaku dosen pembimbing yang dengan kesabarannya, saran dan kritiknya untuk terus membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara.
6. Bapak Idris Gautama SE, S.Kom, MM, MBA selaku Ketua Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara.
7. Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara yang pernah mengajar penulis.
8. Bapak Arie Wardhana selaku Manajer IT, yang telah memberikan bimbingan, saran dan kritik, data, informasi dan petunjuk mengenai skripsi ini.
9. Ibu Harliati selaku Manajer HRD, yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian pada perusahaan ini.
10. Sahabat dan orang tersayang yang telah banyak memberikan semangat dan bantuan kepada penulis selama penulisan skripsi ini.
11. Teman-teman kelas 09PAY, yang selalu membantu dan memberikan dukungan, serta memberikan banyak masukkan yang berharga bagi skripsi ini.
12. Dan semua pihak yang telah membantu, membimbing dan mendoakan penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan benar.
Jakarta, 15 Januari 2007 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ................................................................................................... i Halaman Judul Dalam ................................................................................................ ii Halaman Persetujuan .................................................................................................. iii Abstrak ....................................................................................................................... v Prakata ........................................................................................................................ vi Daftar Isi .................................................................................................................... viii Daftar Tabel ............................................................................................................... xiii Daftar Gambar ............................................................................................................ xvi Daftar Lampiran ......................................................................................................... xviii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
1 Latar Belakang .......................................................................................
1.2
2 Ruang Lingkup ......................................................................................
1.3
3 Tujuan dan Manfaat................................................................................
1.4
3 Sistematika Penulisan............................................................................
BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PT.XYZ......................................................................................
5
2.2 Visi dan Misi.......................................................................................... 6 2.3 Struktur Organisasi................................................................................
8 2.4 Proses Bisnis..........................................................................................
12 2.5 Jaringan Informasi dan Spesifikasi Hardware/Software........................
13 2.6 Analisis SWOT......................................................................................
16 2.6.1 Faktor Kekuatan Internal PT.XYZ.............................................
16
2.6.2 Faktor Kelemahan Internal PT.XYZ.......................................... 18 2.6.3 Faktor Peluang Eksternal PT.XYZ...........................................
19 2.6.4 Faktor Ancaman Eksternal PT.XYZ........................................
21 2.6.5 Matriks IFAS..............................................................................
23
2.6.6 Matriks EFAS............................................................................ 24 2.6.7 Pencocokan Data PT.XYZ.........................................................
24
2.6.9 Hasil Diagram SWOT................................................................
26
2.6.10 Hasil Matrik SWOT................................................................... 28 2.6.11 Hasil Penelitian..........................................................................
29
2.7 Analisa 5 Daya Porter............................................................................ 30 2.8 Strategic Intentions................................................................................
35 BAB 3 LANDASAN TEORI 3.1 Sistem Informasi................................................................................
37
3.2 Teknologi Informasi........................................................................... 38 3.3 Proyek Teknologi Informasi..............................................................
38 3.4 New Information Economics ………………………………………..
39 3.4.1 Mendefinisikan Tujuan……………………………………...
39
3.4.1.1 Disconnects…………………………………………. 41 3.4.1.2 Critical Success Factors………................................
42
3.4.1.3 The New Information Economics Practices…………
43 3.4.1.4 Practices Support…………………………...................
49 3.4.1.5 Business Value Maturity Model™……………….......
49
3.4.1.6 The Strategy-to-Bottom-Line Value Chain.... ………
51 3.4.2 Menanyakan Pertanyaan yang Tepat……………………….
52
3.4.2.1 Affordability Questions: The Starting Point for the
Right Actions ………………………………………
53
3.4.2.2 Impact Questions: The Roadmap for the Right Actions…………………………………………………….
54 3.4.3 Menghubungkan dengan Bottom-Line………………………...
57
3.4.3.1 Bottom-Line Impact Based on Cause and Effect........ 58
3.4.3.2 Cause and Effect Based on Management’s Intention
59
3.4.3.3 Principles of IT’s Bottom-Line Impact……………….. 61 3.4.4 Memahami Biaya dan Sumber Daya………………………..
62
3.4.4.2 Menaksir Portfolio Teknologi Informasi untuk Meningkatkan Dampak pada Bottom Line.................
Decision/Right Results ………………………………
94 4.4 Teknik Analisis Data...........................................................................
94 4.3 Teknik Pengumpulan Data..................................................................
4.1 Kerangka Pemikiran........................................................................... 93 4.2 Jenis dan Metode Penelitian................................................................
BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN
s.............................................................. 91
Strategy-to-Bottom-Line Value Chain dan NIE Practice
3.4.5.2 Tujuan dan Prinsip-prinsip yang Diaplikasikan pada
84
3.4.5.1 Tujuan dan Prinsip-prinsip untuk Right
66
84
81 3.4.5 Fokus terhadap Tujuan yang Tepat.......................................
3.4.4.8 Penjumlahan Portfolios dan Portfolio Manajemen dalam Teknologi Informasi........................................
80
73 3.4.4.7 Integrasi Portfolio Manajemen dalam Praktek NIE...
72 3.4.4.6 Empat Konsep Portfolio Teknologi Informasi...........
3.4.4.5 Implementasi Portfolio Informasi dalam Praktek NIE..............................................................................
69
3.4.4.3 Portfolio Manajemen Teknologi Informasi dalam Prioritas....................................................................... 68 3.4.4.4 Portfolios dalam Praktek NIE ...................................
95
BAB 5 HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Perencanaan Strategi Permintaan/Pemasok....................................
5.3.1.1 Project Plan………………………………………. 109
5.4.2.2 Portfolio Infrastruktur….………................................ 135
5.4.2.1 Portfolio Aplikasi…………………………………. 121
5.4.2 Portfolio Teknologi Informasi yang Berjalan…………….. 120
5.4.1 Budget Teknologi Informasi yang Berjalan………………. 118
5.4 Penyelarasan 118
5.3.3 Strategi Investasi Portfolio Proyek Teknologi Informasi 115
5.3.2.2 Portfolio Operasional….………................................ 114
5.3.2.1 Portfolio Strategi……………………………………. 112
5.3.2 Portfolio Project Information Technology………………... 112
5.3.1.2 Project Budget………….………................................ 110
5.3.1 Project……………………………………... 108
99
5.3 Prioritas…………………………………………………………….. 108
5.2.4 Actionable Inovasi………………………………….………. 107
5.2.3 Business Context on Choice……………………….………. 106
5.2.2 Inovasi Visioning………………………………………….. 105
5.2.1 Business and Technology Monitoring……………………… 105
5.2 Inovasi................................................................................................ 103
5.1.3 Strategic Requirement Information Technology Plan………. 102
5.1.2 Perencanaan Strategi Teknologi Informasi…………………. 100
99
5.1.1 Strategic Agenda dalam Penggunaan Teknologi Informasi…
5.4.2.3 Portfolio Layanan..…………………………………. 140
5.4.3 Analisa Teknologi Informasi yang Berjalan……… 147
Portfolio
BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN
6.1 Simpulan............................................................................................. 164
6.2 Saran.................................................................................................... 165 DAFTAR PUSTAKA................................................................................................. 167 RIWAYAT HIDUP..................................................................................................... 169 LAMPIRAN................................................................................................................ L1 FOTOKOPI SURAT SURVEY
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Spesifikasi Hardware dan Software.............................................................. 15Tabel 2.2 Kekuatan Internal.......................................................................................... 16 Tabel 2.3 Kelemahan Internal......................................................................................18 Tabel 2.4 Peluang Eksternal.........................................................................................
20 Tabel 2.5 Ancaman Eksternal....................................................................................... 21
Tabel 2.6 Normalisasi Bobot Faktor Internal................................................................ 23Tabel 2.7 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal............................................................. 24Tabel 2.8 Hasil Matrik Internal Eksternal..................................................................... 25Tabel 2.9 Total Bobot * Rating Strength....................................................................... 29 Tabel 2.10 Total Bobot * Rating Weakness..................................................................29 Tabel 2.11 Total Bobot * Rating Opportunities............................................................ 29
Tabel 2.12 Total Bobot * Rating Threats...................................................................... 29Tabel 2.13 Strategic Intentions PT.XYZ……………………………………………35 Tabel 5.1 Strategic Agenda Penggunaan Teknologi Informasi………………………
99 Tabel 5.2 Strategic Intentions (Fokus Terhadap Proses Produksi) to IT Strategic Plan............................................................................................................... 100
Tabel 5.3 Strategic Intentions (Peningkatan Efektifitas Kinerja dalam Proses Bisnis) to IT Strategic Plan…………………………………………………………. 101Tabel 5.4 Strategic Intentions (Meningkatakan Mutu Produk dan Fokus terhadapMutu Produk) to IT Strategic Plan............................................................... 102
Tabel 5.5 Strategic Intentions (Penekanan Biaya Logistik) to IT StrategiPlan................................................................................................................ 103
Tabel 5.6 Strategic Requirement IT Plan...................................................................... 103Tabel 5.7 Skenario Inovasi............................................................................................ 107Tabel 5.8 Project Plan e – procurement........................................................................ 109Tabel 5.9 Project Plan SAP 5.0.................................................................................... 110Tabel 5.10 Project Budget e – procurement (Investasi Awal)...................................... 111Tabel 5.11 Project Budget SAP 5.0 (Total Biaya)........................................................ 111Tabel 5.13 Business Value Scorecard Proyek e – procurement................................... 113Tabel 5.14 Business Value Scorecard SAP 5.0............................................................ 114Tabel 5.15 Prioritas dengan Kaitan Nilai dan Resiko................................................... 115Tabel 5.16 Prioritas dengan Kaitan Nilai dan Probabilitas Kesuksesan....................... 116Tabel 5.17 Portfolio Investasi Pengembangan............................................................ 116Tabel 5.18 Hubungan Ketergantungan dan Keluasan terhadap Biaya......................... 119Tabel 5.19 Portfolio Dasar Teknologi Informasi yang Berjalan................................... 121Tabel 5.20 Portfolio Aplikasi........................................................................................ 122Tabel 5.21 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Finance/Controlling.......................... 124Tabel 5.22 Biaya Operasional Aplikasi Finance/Controlling....................................... 124Tabel 5.23 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Material Management....................... 126Tabel 5.24 Biaya Operasional Aplikasi Material Management.................................... 126Tabel 5.25 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Sales and Distribution...................... 128Tabel 5.26 Biaya Operasional Aplikasi Sales and Distribution.................................... 128Tabel 5.27 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Human Resource.............................. 130Tabel 5.28 Biaya Operasional Aplikasi Human Resource........................................... 130Tabel 5.29 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Quality Management........................ 132Tabel 5.30 Biaya Operasional Aplikasi Quality Management...................................... 132Tabel 5.31 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Production Planning......................... 134Tabel 5.32 Biaya Operasional Aplikasi Production Planning....................................... 134Tabel 5.33 Portfolio Infrastruktur................................................................................. 135Tabel 5.34 Bussiness Value Scorecard Infrastruktur Server SAP................................. 137Tabel 5.35 Biaya Operasional Infrastruktur Server SAP.............................................. 137Tabel 5.36 Bussiness Value Scorecard Infrastruktur Network Cisco........................... 139Tabel 5.37 Biaya Operasional Infrastruktur Network Cisco......................................... 139Tabel 5.38 Portfolio Layanan........................................................................................ 140Tabel 5.39 Bussiness Value Scorecard Layanan Application Support......................... 142Tabel 5.40 Biaya Operasional Layanan Application Support....................................... 142Tabel 5.41 Portfolio Manajemen................................................................................... 143Tabel 5.43 Biaya Operasional Manajemen Training.................................................... 145Tabel 5.44 Bussiness Value Scorecard Manajemen Knowledge Management............ 147Tabel 5.45 Biaya Operasional Layanan Manajemen Knowledge Management........... 147Tabel 5.46 Nilai Presentase Ketergantungan............................................................... 148Tabel 5.47 Hubungan Ketergantungan dengan Kualitas terhadap Biaya...................... 149Tabel 5.48 Strategi Investasi Portfolio yang Berjalan.................................................. 151Tabel 5.49 Nilai Presentase Penyelarasan..................................................................... 156Tabel 5.50 Hubungan Penyelarasan dengan Kualitas terhadap Biaya.......................... 158Tabel 5.51 Strategi Investasi Portfolio yang Berjalan................................................... 159DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT.XYZ..................................................................... 8Gambar 2.2 Business Process PT.XYZ………………………………………………. 12Gambar 2.3 Jaringan Informasi PT.XYZ...................................................................... 14Gambar 2.4 Hasil Diagram SWOT............................................................................... 26Gambar 2.5 Hasil Matrik SWOT.................................................................................. 28 Gambar 2.6 Analisa Porter...........................................................................................31 Gambar 3.1 Our Goal Is The IT Improvement Zone.................................................... 40
Gambar 3.2 New Information Economics Practices................................................... 44Gambar 3.3 Perencanaan Strategi Permintaan/Pemasok dan Inovasi dalam Value Chain........................................................................................................46 Gambar 3.4 Prioritas dalam Value Chain.................................................................... 47
Gambar 3.5 IT IM Maturity Stages and Critical Process........................................... 50Gambar 3.6 Strategy -to-Bottom-Line Value Chain...................................................... 51Gambar 3.7 The Impact Question................................................................................ 55Gambar 3.8 Cause and Effect to The Bottom-Line...................................................... 59Gambar 3.9 Basic Portfolio Template.......................................................................... 63Gambar 3.10 Contoh Portfolio Aplikasi....................................................................... 64Gambar 3.11 Portfolio Manajemen Sementara dalam Information Economics Pembagian dalam Pengembangan Aplikasi...........................................68 Gambar 3.12 Portfolios dalam Praktek NIE................................................................
71 Gambar 3.13 Pembagian Total Sumber Daya Teknologi Informasi dalam Portfolio.................................................................................................
74 Gambar 3.14 Empat Portfolio yang Berjalan...............................................................
76 Gambar 3.15 Pembagian Investasi Aplikasi Baru dalam Empat Portfolio Untuk Keseimbangan dan Pengambilan Keputusan.......................................... 77
Gambar 3.16 Empat Kategori Portfolio........................................................................ 78 Gambar 3.17 Contoh Keseimbangan dalam Portfolio Teknologi Informasi..............79 Gambar 3.18 Portfolios Digunakan dalam Praktek NIE............................................... 80
Gambar 3.20 Portfolio Investasi Pengembangan ......................................................... 82Gambar 3.21 Portfolio Proyek Untuk Pengambilan Keputusan................................... 83Gambar 3.22 Hasil dari Tujuan 1.................................................................................. 85Gambar 3.23 Hasil dari Tujuan 2.................................................................................. 87Gambar 3.24 Hasil dari Tujuan 3.................................................................................. 88Gambar 3.25 Hasil dari Tujuan 4.................................................................................. 89Gambar 3.26 Hasil dari Tujuan 5.................................................................................. 90 Gambar 3.27 Kaitan Tujuan pada Prinsip – Prinsip Praktek.........................................91 Gambar 4.1 Kerangka Pemikiran.................................................................................. 93
Gambar 5.1 Presentase Biaya Proyek........................................................................... 111Gambar 5.2 Hubungan Resiko dan Dampak Terhadap Biaya Proyek......................... 116Gambar 5.3 Hubungan Probabilitas dan Dampak terhadap Biaya Proyek.................... 117Gambar 5.4 Presentase Budget Teknologi Inf ormasi yang Sedang Berjalan............... 119Gambar 5.5 Presentase Ketergantungan........................................................................ 148Gambar 5.6 Hubungan Ketergantungan dan Kualitas terhadap Biaya.......................... 150Gambar 5.7 Strategi Investasi Portfolio yang Berjalan................................................. 151Gambar 5.8 Strategi Investasi Portfolio yang Berjalan................................................. 152Gambar 5.9 Strategi Investasi untuk Portfolio ............................................................. 152Gambar 5.10 Presentase Penyelarasan Strategi ............................................................ 156Gambar 5.11 Hubungan Penyelarasan dengan Kualitas Terhadap Biaya..................... 158Gambar 5.12a Strategi Investasi Portfolio yang Berjalan............................................. 159 Gambar 5.12b Strategi Investasi Portfolio yang Berjalan............................................. 160 Gambar 5.12c Strategi Investasi Portfolio yang Berjalan............................................. 160