PENERAPAN WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM DA
1
PENERAPAN WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM DALAM MEMINIMALKAN
RESIKO ANGKA KEHILANGAN
BARANG PADA HYPERMART KARAWACI
Atik Makrifah1
Wahyu Prasetyo2
Perguruan Tinggi Raharja1, Perguruan Tinggi Raharja2
Email : [email protected], [email protected]
ABSTRACT
In conducting business, the retail company always strives to regulate and manage the
warehouse as well as possible so that the company can afford to survive and compete with
other retailer. For more effective warehouse management, Hypermart Karawaci are using
Warehouse Management System. Warehouse Management is a method to manage warehouse
and distribution of goods that stored goods are remain in good condition and distributed to
comsumer at the right time, specifications and correct quantities. Because it required an
application program to help employee to identify item, so that the process of goods
replenishment to be displayed from the warehouse to the selling area will be more efficient.
Keyword: Retail, Warehouse Management, Application Software
ABSTRAKSI
Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan ritel selalu berupaya untuk mengatur dan
mengelola managemen gudang dengan sebaik mungkin agar perusahaan dapat mampu
bertahan dan bersaing dengan peritel yang lain. Supaya pengelolaan gudang dapat berjalan
dengan efektif, maka Hypermart Karawaci menerapkan metode untuk memudahkan dalam
mengatur gudang. Manajemen Gudang adalah suatu metode untuk mengelola pergudangan
dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan
didistribusikan kepada konsumen pada waktu, spesifikasi dan jumlah yang tepat. Oleh karena
itu diperlukan suatu program aplikasi yang bisa membantu karyawan dalam mengidentifikasi
barang, sehingga proses replenishment barang untuk didisplay dari gudang ke area penjualan
dapat lebih efisien.
Kata Kunci: Ritel, Management Gudang, Program Aplikasi
2
PENDAHULUAN
Maraknya perkembangan pasar ritel modern di
Indonesia, berdampak positif terhadap
intensitas peningkatan sektor ekonomi negara
kita. perkembangan pasar ritel modern tersebut
semakin menjamur ke berbagai sudut kota
penjuru tanah air indonesia berbentuk
hipermarket maupun toko-toko modern. hal ini
menyebabkan persaingan perusahaan ritel
tersebut berinteraksi semakin ketat, didukung
oleh kepemilikan modal yang sangat kuat guna
meraih keunggulan di dalam memasuki pasar
kompetitif tersebut.
Gerai ritel di Indonesia terus mengalami
pertumbuhan yang positif dalam 10 tahun
terakhir, baik ritel swalayan maupun ritel non
swalayan yang mencapai lebih dari 765 ribu
gerai. Pertumbuhan gerai tersebut di dominasi
oleh ritel tradisional sebanyak 750 ribu gerai
atau tumbuh sebesar 42% dan ritel modern
dalam
format
mini
market
dengan
pertumbuhan sebanyak 16 ribu gerai atau
tumbuh sebesar 400%. Prospek perkembangan
usaha ritel dan pusat belanja ini dinilai
semakin
membaik
jika
dilihat
dari
pertumbuhan ekonomi Indonesia yang
mencapai rata-rata 6% per tahun dengan
konsumsi domestik mencapai 54,56% dari
Produk Domestik Bruto (PDB). Besarnya
konsumsi domestik ini didorong oleh besarnya
jumlah penduduk Indonesia yang mencapai
250 juta jiwa dengan struktur penduduk
berusia di bawah 39 tahun yang mencapai 60%
serta penduduk kelas menengah yang
mencapai 45 juta jiwa pada 2014. Hipermarket
menjadi faktor pemicu utama timbulnya
berbagai ekspetasi pelanggan terhadap
pelayanan maupun fasilitas yang di berikan
toko-toko tersebut. keberagaman ekspetasi
pelanggan berdasar telaah pustaka perilaku
konsumen antara lain yaitu: Harga,
Kelengkapan produk, Keunikan, Kenyamanan,
Dapat dipercaya, Kualitas pelayanan, Nilai
uang, Informasi yang dapat dipercaya, dan
Tempat yang tepat untuk berbelanja.
Gambar 1.
Persentase kebutuhan barang penduduk di ritel
modern
Kehadiran
Hypermart
Karawaci
yang
menggabungkan konsep one stop shopping dan
service
yang
ditawarkan,
yaitu
menggabungkan kenyamanan belanja, tempat
bergengsi, kelengkapan barang dan harga yang
murah tentu dapat dijadikan sebagai nilai
tambah bagi konsumen untuk belanja di
Hypermart Karawaci. Selain itu, Hypermart
Karawaci sebagai pusat perbelanjaan sekaligus
ritel modem yang selalu ramai dikunjungi jika
dibandingkan dengan pusat perbelanjaan
lainnya.
Gudang adalah sebagai fasilitas khusus yang
bersifat tetap, yang dirancang untuk membantu
mencapai target tingkat pelayanan yang baik
dengan total biaya yang paling rendah. Atau
suatu sistem logistic dari sebuah perusahaan
yang berfungsi untuk menyimpan produk dan
menyediakan informasi mengenai status serta
kondisi barang yang disimpan dalam gudang
sampai barang tersebut akan di display di area
penjualan.
Keberadaan software Warehouse Management
System yang dapat mensupport aktifitas keluar
masuk barang di gudang mulai dari
pengorderan barang, penerimaan barang,
penyimpanan barang, pengeluaran barang
hingga pemajangan barang di selling area.
Bantuan sistem ini akan membantu untuk
melacak informasi dan data-data yang
dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik
gudang sendiri. Mengontrol pergerakan barang
di dalam gudang sehubungan dengan transaksi
keluar masuk barang. Bagaimana WMS
(Warehouse Management System) ini bisa
3
memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu
sistem database yang memungkinkan user
untuk melakukan kontrol mendetail.
PERMASALAHAN
Pada saat ini Hypermart Karawaci memiliki
gudang yang cukup luas, akan tetapi dalam
pelaksanaan kerja kesehariannya ada masalah
yang dihadapi oleh karyawan toko Hypermart
Karawaci adalah sebagai berikut :
a. Karyawan kesulitan dalam menentukan
jumlah barang yang harus disediakan
digudang sedangkan tempat penyimpanan
yang sangat terbatas maka dari itu perlu
lebih dioptimalkan efesiensinya
b. Jumlah inventory barang yang sangat
tinggi salah satu penyebabnya karena
jumlah stock barang yang slowmoving
(kurang laku) masih sangat tinggi
sehingga
barang
perlu
dikurangi
jumlahnya
c. Karyawan kesulitan dalam membedakan
antara barang reguler, promosi, barang
cacat
dan
overstock
sehingga
menghambat proses replenishment barang
dari gudang ke area penjualan
d. Karyawan kesulitan dalam mengontrol
keluar masuknya barang dan proses First
In First Out barang digudang
e. Karena kurang disiplinnya karyawan,
maka prinsip dasar managemen gudang
belum terimplementasikan dengan baik
yaitu sebagai berikut :
1. Barang di gudang diatur berdasarkan
category
2. Lokasi setiap category harus ditandai
di setiap rak
3. Tidak ada barang kartonan di lorong
yang menghalangi proses pengambilan
dan penataan barang.
4. Barang kartonan masih orginal pack
atau kemasan tertutup
5. Satu barang = satu lokasi
6. Barang fast moving & berat diletakkan
posisi rak bawah.
7. Barang yang kurang laku harus didata.
8. Tidak boleh ada trolley dan keranjang
belanja di gudang.
9. Gudang selalu dalam kondisi bersih
dan rapi.
LITERATURE REVIEW
Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka
sebagai salah satu dari penerapan metode
penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya
adalah
mengidentifikasikan
kesenjangan
(identify gaps), menghindari pembuatan ulang
(reinventing the wheel), mengidentifikasikan
metode yang pernah dilakukan, serta
mengetahui orang lain yang spesialisasi dan
area penelitian yang sama dibidang ini.
Beberapa Literature Review tersebut adalah
sebagai berikut :
1.
Sistem informasi menurut Tata Sutarbi
[2005] adalah : “Suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi
organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan
kepada pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan
yang
diperlukan”.
Komponen sistem informasi adalah
sebagai berikut : hardware (perangkat
keras) yang terdiri dari komputer,
printer, monitor, software (perangkat
lunak), data yang merupakan komponen
dasar informasi, manusia (user), dan
prosedur seperti buku penyusun
operasional dan elektronik.
2.
Penelitian yang dilakukan oleh Menurut
Berman dan Evans dalam Setyawan dan
Ilham (2004) ada beberapa hal yang
membuat industri retail penting untuk
dipelajari yaitu : implikasi industri
retailing dalam perekonomian global,
fungsi retail dalam rantai distribusi yang
menjadi penghubung antara konsumen
akhir (end user) dengan manufactures
dan wholesaler, hubungan antara
pengecer dengan pelanggan. Cara
pandang yang berbeda antara retailer
dan supplier perlu diatasi yaitu kontrol
terhadap retail, alokasi profit, jumlah
retail pesaing, lokasi, display dan
masalah promosi.
3.
Penelitian yang dilakukan oleh Gilbert
(2003) retail adalah merupakan semua
jenis usaha bisnis yang secara langsung
mengarahkan
kemampuan
pemasarannya
untuk
memuaskan
konsumen akhir berdasarkan organisasi
penjualan barang dan jasa sebagai inti
dari distribusi tersebut.
4
4.
5.
6.
Penelitian yang dilakukan oleh Menurut
Rosenberg, Iris. S (1988: 02-10)
pengertian retailing adalah bisnis yang
menjual produk dan jasa pada konsumen
untuk kebutuhan pribadi atau keluarga.
Retail juga merupakan bisnis terakhir
dalam
jalur
distribusi
yang
menghubungkan manufactur dengan
konsumen.
Manufaktur
membuat
produk dan menjualkannya pada retailer
atau semua pedagang. Pedagang
membeli produk dari menufaktur dan
menjual kembali produk tersebut untuk
para pengecer (retailer). Saat pengecer
menjual
produknya
lagi
kepada
konsumen, pedagang dan pengecer
menampilkan kesamaan fungsi dalam
memenuhi kebutuhan dan memuaskan
konsumen akhir.
Penelitian
yang
dilakukan
oleh
Woodside dalam Setyawan dan Ilham
(2004) menyatakan bahwa pelanggan
menilai sikap dari pemberi jasa sebagai
ekspektasi awal mengenai kinerja toko
dan sikap ini mempengaruhi minat
pembelianpada sebuah toko. Penelitian
Scoot dan Davis (2003) menunjukan
hasil bahwa Persepsi kualitas pelayanan
dan kepuasan konsumen berpengaruh
terhadap
repurchase
intention.
Penelitian yang dilakukan oleh Taylor
dan Baker (1994) menunjukan variable
persepsi kualitas layanan dan kepuasan
berpengaruh terhadap niat pembelian.
Penelitian yang dilakukan oleh Hongren
(2002:167) mengemukakan pendapat
mengenai persediaan barang dagangan
sebagai berikut: Inventory include all
goods that the company own and expect
to sell in the normal course of
operation.
Pengertian
di
atas
menyatakan bahwa pada intinya
persediaan
adalah
barang
milik
perusahaan untuk dijual kembali dalam
usahanya, barang-barang yang masih
dalam proses produksi, atau bahanbahan yang akan digunakan dalam
proses produksi.
Dari enam literature review yang ada, Namun
dapat disimpulkan pula bahwa belum ada
peneliti yang secara khusus membahas atau
mengatasi masalah mengenai cara mengatur
gudang sehingga bisa didapatkan area gudang
yang mudah teridentifikasi dengan baik
dengan
penomeran
tertentu
menggunakan aplikasi gudang.
dengan
Supply chain management (SCM) merupakan
serangkaian pendekatan yang diterapkan untuk
mengintegrasikan supplier, pengusaha, gudang
(warehouse) dan tempat penyimpanan lainnya
secara efisien hingga produk dihasilkan dan
didistribusikan dengan kualitas, lokasi dan
waktu yang tepat untuk memperkecil biaya dan
memuaskan kebutuhan pelanggan (Miranda
dan Amin, 2005). Supply chain management
mempunyai keunggulan kompetitif dalam
mengatur aliran barang dalam suatu rantai
supply dimana kegiatan produksi dan distribusi
dari suatu perusahaan dapat bekerja sama
untuk memenuhi tuntutan konsumen. Tujuan
utama supply chain management adalah
penyerahan barang tepat waktu demi
memuaskan konsumen, mengurangi biaya,
meningkatkan segala hasil dari seluruh supply
chain, mengurangi waktu, memusatkan
kegiatan perencanaan dan distribusi. Supply
chain management merupakan solusi terbaik
untuk memperbaiki tingkat produktivitas
perusahaan dalam menghadapi lingkungan
bisnis yang baru (Watanabe, 2001). Persaingan
binis pada saat ini sudah berkembang menjadi
persaingan antar jaringan bisnis. Perusahaan
dituntut
memaksimalkan
kinerja
operasionalnya dalam mengelola seluruh
sumber daya internal (pemasok) maupun
eksternal (pelanggan). Hal ini dimaksudkan
untuk menghasilkan barang atau jasa yang
berkualitas, memenuhi keinginan konsumen ,
tepat waktu, hemat biaya (persediaan dan
biaya pengiriman) dan pengelolaan secara
efektif, efisien serta fleksibel. (Setiawan dan
Santoso, 2006). Supply chain management
adalah integrasi dari proses bisnis inti dari
pemakai akhir melalui pemasok yang
menyediakan produk, jasa dan informasi yang
menambah nilai untuk konsumen dan
pemegang saham (Stock dan Lambert, 2001).
Pengintegrasian proses bisnis yang terbentang
antara pemasok sampai konsumen akhir sangat
berdampak pada tingkat kepuasan konsumen
dan perusahaan itu sendiri (Setiawan dan
Santosa, 2006). Supply chain management
merupakan rangkaian dari fasilitas, fungsi dan
aktivitas perusahaan yang terlibat dalam
pembuatan dan penyaluran barang atau jasa
(Setiawan dan Suhardi, 2005).
5
Terdapat dua jenis pergerakan dalam supply
chain management yaitu:
1. Physical movement of materials yaitu
pergerakan arus barang di mana umumnya
memiliki arah menuju rantai terakhir
(konsumen), meskipun tidak semua rantai
berawal dengan bahan baku.
2. Exchange of information yaitu pergerakan
arus informasi ini menuju kedua arah, baik
menuju rantai awal maupun rantai akhir, di
sepanjang supply chain (Stevenson, 2002).
Menurut Stock dan Lambert (2001) supply
chain management merupakan integrasi
dari beberapa proses bisnis inti melalui
original supplier (pemasok awal) menuju
konsumen akhir (end user) yang
menyediakan barang, jasa dan informasi
yang mampu memberikan tambahan nilai
bagi
konsumen.
Aktivitas
utama
diperlukan dalam proses bisnis supply
chain management, aktivitas tersebut
seperti sebagai berikut (Stock dan
Lambert, 2001) :
a. Manajemen
hubungan
dengan
konsumen (customer relationship
management). Pada aktivitas ini
dilakukan identifikasi konsumen yang
kritis bagi misi bisnis perusahaan
b. Manajemen pelayanan konsumen
(customer service management). Pada
aktivitas ini sumber informasi tunggal
disediakan, informasi real – time
(factual ) tentang tanggal pengiriman
yang
sudah
dijanjikan
atau
ketersediaan produk bagi konsumen.
c. Manajemen permintaan (demand
management),
dengan
menyeimbangkan
kebutuhan
konsumen
dengan
kemampuan
perusahaan.
d. Pemenuhan order (order fulfillment),
menyediakan proses bisnis yang
transparan, supply chain yang efektif
menepati
pemenuhan
kebutuhan
konsumen pada saat yang tepat
e. Manajemen
aliran
manufaktur
(manufacturing flow management),
menyesuaikan
antara permintaan
dengan kemampuan produksi.
f. Pembelian (procurement) Fungsi
pembelian
mengembangkan
mekanisme informasi cepat dan
jaringan internet untuk kecepatan
informasi.
g. Pengembangan dan komersialisasi
produk, mengintegrasikan pemasok
dan konsumen ke dalam proses
pengembangan produk.
h. Tingkat
pengembalian
(returns),
manajemen proses pada saluran
pengembalian
yang
efektif
memudahkan identifikasi perbaikan
produktivitas dan terobosan baru pada
produk.
PEMECAHAN MASALAH
Pengelolaan persediaan barang dagangan dapat
dikatakan efektif apabila di dalamnya terdapat
unsur-unsur pengelolaan persediaan barang
dagangan. Berdasarkan hasil penelitian,
Hypermart Karawaci telah melaksanakan
unsur-unsur pengelolaan persediaan barang
dagangan secara efektif, hal ini tampak dari
adanya unsur-unsur pengelolaan persediaan
barang dagangan yang efektif, yaitu:
1. Prosedur Pesanan Pembelian Persediaan
Barang Dagangan
Prosedur pesanan pembelian persediaan
barang dagangan telah dilakukan dengan
baik oleh bagian administrasi setelah
menerima estimasi order pembelian dari
pelaksana
gudang
dan/atau
bagian
pajangan. Bagian administrasi akan
menganalisis permintaan barang dan
menetapkan jumlah yang diorder, kemudian
membuat purchase order dan tanda tangan.
Sebelum menyerahkan purchase order
bagian administrasi harus meminta kepala
toko untuk menandatangani purchase order
terlebih dahulu. Hal ini dilakukan sebagai
tanda bahwa kepala toko sudah menyetujui
isi purchase order.
Gambar 2. Alur purchase order
6
1.
2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang
Dagangan
Prosedur penerimaan persediaan barang
dagangan telah dilakukan dengan baik.
Pada saat supplier datang membawa
purchase order, bagian penerimaan barang
memeriksa dan mencocokan isi purchase
order dengan faktur yang dibawa oleh
supplier. Setelah itu bagian administrasi
mencocokan antara faktur dan fisik
barang,membubuhkan stempel, tanggal
penerimaan, dan tanda tangan. Setelah itu
bagian administrasi menyerahkan faktur
dan purchase order kepada bagian gudang.
3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang
Dagangan
Prosedur penyimpanan persediaan barang
dagangan telah dilakukan dengan baik.
Barang yang sudah diterima dapat langsung
ke counter atau disimpan di gudang. Barang
yang disimpan di gudang ditempatkan
sesuai dengan jenisnya. Penempatan
terpisah
dilakukan
memudahkan
pengidentifikasian dan mencegah terjadinya
kontaminasi yang terjadi, khususnya jenis
makanan. Selain itu, pemisahan ini
memudahkan
dan
mempercepat
pengambilan barang untuk dikirimkan ke
toko.
Penyimpanan
barang
diatur
sedemikian rupa sehingga barang-barang
yang pertama kali masuk akan dikeluarkan
pertama kali pula guna menghindari
expired date (tanggal kadaluarsa barang).
Gambar 14. Instalasi aplikasi Xampp-win321.6.7
Bila instalasi berhasil akan aktif jendela
“XAMPP Control Panel Application”
yang tampak dikanan bawah monitor
dengan Apache dan MySql dalam
keadaan Running. Bila belum Running
klik tombol “Start” disebelah kanan atau
lewat tombol SCM. Untuk pengaktifan
atau penonaktifan lewat tombol SCM
cari pada Services (Local) Apache2.2
dan Mysql kemudian klik tombol start.
2.
Upload Data ke Web Server
Aktifkan terlebih dulu Web Server
XAMPP bila belum aktif seperti
petunjuk sebelumnya. Buka Web
Browser (Internet Explorer) dan
masukan alamat IP berikut pada address
bar http://localhost/as/scan.php
3.
Kemudian klik tombol Load
IMPLEMENTASI
Implementasi Perangkat Lunak
Untuk implementasi perangkat lunak sistem
aplikasi gudang ini mengunakan Web server
Xampp-win32-1.6.7, Microsoft Excel 2007,
dan MySQL (5.0.51) dan apache web server.
Xampp dipilih sebagai perangkat lunak
pengembangan karena menyediakan fasilitas
yang memadai untuk membuat perangkat
lunak yang berbasis web dan juga
menyediakan web server yaitu Apache web
server, database server yaitu Mysql server.
Instalasi Web Server XAMPP
7
Isi Password dengan ASddhhAM/PM
contoh AS0613PM Kemudian tekan
ENTER
dd = tanggal dalam 2 digit [ 01 – 31 ]
hh = jam dalam 2 digit [ 01 – 24 ]
Penanggalan dan waktu mengikuti
sistem PC yang digunakan untuk Web
Server.
Bila upload sukses akan ada konfirmasi
seperti berikut
Gambar 3. Layout dan nomor lokasi
2.
Item Addressing
Klik |Scan| untuk kembali ke menu
utama dan price check siap digunakan
Implementasi Perangkat Keras
Perangkat Keras yang dibutuhkan berdasarkan
kebutuhan minimal yang harus dipenuhi
adalah sebagai berikut :
Rekomendasi
komputer
dengan
minimum prosessor intel Pentium
Coreduo 2.4 Ghz.
HDD 80 GB, sebagai tempat
penyimpanan data.
Memori (RAM) minimal adalah 512
MB.
Mouse, Keyboard, monitor
Gambar 4. Proses pendataan barang tiap
rak gudang
3.
Penetapan UOS (Unit On Shelving)
dapat menggunakan :
Data Planogram
Kapasitas Shelving
Inner Pack Produk
Implementasi Basis Data
Pembuatan basis data dilakukan dengan
menggunakan bahasa SQL, dimana perangkat
lunak yang digunakan adalah MySQL.
Implementasi basis datanya dalam bahasa
SQL.
Implementasi antar muka
1.
Penetapan Lay Out & Nomor Lokasi
Penetapan denah gudang
Denah gudang bisa di gunakan
langsung untuk stok opname
Penetapan nomor lokasi di mulai dari
5000
Gambar 5. Cara mendapatkan data
planogram
8
4.
Proses replenishment barang dari
gudang ke area
Didalam proses ini staff gudang menarik
data penjualan hari sebelumnya, lalu
diproses
dalam
program,
maka
didapatkan report barang yang harus
diambil digudang untuk didisplay diarea
penjualan
5.
Proses di “Program Storage”
Proses pemetaan/Addresing
Proses database
Proses Replenishment berdasarkan
Sales
Pagi (untuk periode sales dari jam
16.00 – 22.00 di H-1)
Sore (untuk periode sales dari jam
09.00 – 16.00 di hari yang sama)
Proses Replenishment berdasarkan
permintaan dengan menggunakan
RFT
Gambar 8. Menu program
maping/pemetaan
Gambar 6. Proses replenishment barang
Pengambilan barang harus sesuai dengan order
sheet yang dikeluarkan dari sistem WMS dan
dilakukan 2 kali dalam sehari yaitu pagi dan
sore, terlampir contoh reportnya
Gambar 7. Contoh form order sheet
replenishment
Menu Maping terdiri dari :
1. Scan / Input : Berfungsi untuk
mendata barang digudang sesuai
dengan Alamat / No Lokasi yang
sudah ditentukan
2. Browse
: Berfungsi untuk
melihat barang yang sudah
dimaping berdasarkan No Lokasi
3. Del By Loc : Berfungsi untuk
menghapus data berdasarkan No
Lokasi
4. Update OUS : Berfungsi untuk
mengupdate data UOS di system
9
Klik icon Refresh di menu Winstore
6.
Proses Sales Harian
Ambil sales dari Alpha Pos di menu
“Store Sales By Item”
Gambar 10. Tarik sales harian di server
penjualan
7.
Gambar 9. Proses Maping di area gudang
5.
Proses Winstore
Tarik File RMSWS dan WSOH dari
Fille Zilla.
File
diletakkan
di
folder
:
C:\Storage\Source.
Kemudian extract here file RMSWS
dan WSOH
Klik di “Winstore” untuk memulai
proses update Winstore
Masukkan kode toko
Prosedur
Pengeluaran
Persediaan
Barang Dagangan
Prosedur pengeluaran persediaan barang
dagangan telah dilaksanakan dengan
baik oleh
Hypermart Karawaci.
Pengeluaran
persediaan
barang
dagangan dilakukan setelah adanya
permintaan barang dagangan dari bagian
display area penjualan yang ditujukan
kepada bagian administrasi dengan
menunjukkan order sheet. Bagian
administrasi
akan
menggunakan
informasi dalam order sheet untuk
memeriksa persediaan yang ada di
gudang agar bisa diserahkan kepada
bagian pajangan yang meminta barang.
Orang yang berhak mengeluarkan
barang dari gudang adalah bagian
administrasi
atas
otorisasi
yang
diberikan oleh store manager setelah
menandatangani order sheet. Barang
kemudian akan diberikan kepada bagian
pajangan yang meminta barang.
10
Gambar 11. Flowchart pengeluaran
barang dari gudang untuk display
5.
Prosedur Pencatatan Persediaan Barang
Dagangan
Prosedur pencatatan persediaan barang
dagangan telah dilakukan dengan baik
oleh Hypermart Karawaci. Setiap
transaksi keluar masuknya persediaan
barang dagangan selalu dilakukan
pencatatan oleh bagian-bagian yang
terkait dengan menggunakan aplikasi
WMS tersebut
6.
Prosedur
Pengontrolan
Persediaan
Barang Dagangan
Hypermart Karawaci menggunakan
metode pengontrolan persediaan barang
dagangan dengan metode FIFO (First in
First out), atau barang yang pertama kali
datang harus terlebih dahulu dikeluarkan
untuk mencegah terjadinya kadaluarsa
dengan cara menggunakan store receipt
date di setiap karton barang
7.
Prosedur
Pengendalian
Persediaan
Barang Dagangan
Pengendalian
persediaan
pada
Hypermart Karawaci dilakukan melalui
teknik-teknik yang telah ditentukan. Hal
ini dapat dilihat dari penentuan angka
minimum persediaan barang yang akan
digunakan untuk menjaga ketersediaan
barang yang ada, serta dilaksanakannya
penggunaan rasio persediaan untuk
mengetahui
barang-barang
yang
perputarannya cepat dan barang-barang
yang perputarannya lambat sehingga
pengendalian yang diberikan untuk
masing-masing barang bisa dilakukan
dengan tepat sehingga tidak terjadi
potensi kehilangan omzet penjualan.
Hypermart Karawaci telah melakukan
pengendalian untuk mengantisipasi
Gambar 12. Cek status barang dengan
RFT (Radio Frequency Terminal)
Indentifikasi Barang No Lokasi
11
terjadinya tindakan pencurian yang
mungkin dilakukan oleh karyawan atau
oleh pelanggan.
menyebabkan
kecelakaan
kerja
dan
mengganggu penerangan kemudian yang
terakhir sebaiknya karyawan membiasakan,
menjaga dan meningkatkan aktivitas yang
dilakukan pada gudang misalnya memberikan
pelatihan atau training agar kinerja karyawan
lebih ditingkatkan
DAFTAR PUSTAKA
[1]
Gambar 13. Grafik angka kehilangan
(unknown shrinkage)
Pada grafik diatas, dijelaskan bahwa angka
kehilangan barang di Hypermart Karawaci bisa
diturunkan dengan adanya metode Warehouse
Management System ini, karena memang ini
sangat
membantu
karyawan
didalam
mengontrol barang yang ada di gudang
mereka, sehingga mempermudah dalam proses
pendisplayan ke selling area
KESIMPULAN
Kesimpulan dari warehouse management
system ini adalah pada tahap awal
implementasinya
adalah
pengelompokan
barang sesuai dengan kategorinya masingmasing yaitu menentukan ruang lingkup dan
targetnya, melatih karyawan mengenali area
kerjanya, lalu yang kedua pendataan data
barang yang ada sesuai kategori masingmasing dengan penomeran lokasinya, lalu
yang
ketiga pembersihan yaitu jadwal
kebersihan di area kerja gudang sehingga
bersih dan nyaman kemudian yang terakhir
pengontrolan yang dilakukan oleh supervisor
masing-masing departemen.
Rekomendasi yang dapat diberikan kepada
pihak Hypermart Karawaci adalah sebaiknya
diarea gudang perlu membuat rak barang dan
pemberian nama barang RTV (return to
vendor) sehingga memudahkan karyawan
dalam memilah barang yang siap display untuk
dijual atau yang akan dikembalikan ke
supplier, yang kedua sebaiknya penyusunan
barang tidak terlalu tinggi karena bisa
Michael Levy., and Barton. A. Weitz
(1985:07), “Retailing Management”
[2]
Blackstone, John H., and J.F.Cox
(1985), “Inventory
Management
Techniques, “Journal of Small
Business Management, 23 april, (0208)
[3]
Retailindo,Alfa (1996:11-50), “Tren
Industri Ritel Indonesia”
[4]
William.
R.
Davidson
(1988:08), “Retailing Management”
[5]
Gaspersz, Vincent. 2001. “Metode
Analisis Untuk Peningkatan Kualitas”.
Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
[6]
Barnes, J.G., 2001. Secrets of CRM.
Terjemahan,
Yogyakarta:
Andi
Yogyakarta
[7]
Warman, John, 1981, Manajemen
Pergudangan, Edisi pertama, penerbit
LPPM, Jakarta
[8]
http://id.wikipedia.org/wiki/supermark
et
[9]
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesi
s/Bab2/2012-1-00516mnti%20bab%202.pdf
[10]
Watanabe, Ryoichi, 2001, Supply
Chain Management Konsep dan
Teknologi,
Usahawan,
Februari,
Jakarta
PENERAPAN WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM DALAM MEMINIMALKAN
RESIKO ANGKA KEHILANGAN
BARANG PADA HYPERMART KARAWACI
Atik Makrifah1
Wahyu Prasetyo2
Perguruan Tinggi Raharja1, Perguruan Tinggi Raharja2
Email : [email protected], [email protected]
ABSTRACT
In conducting business, the retail company always strives to regulate and manage the
warehouse as well as possible so that the company can afford to survive and compete with
other retailer. For more effective warehouse management, Hypermart Karawaci are using
Warehouse Management System. Warehouse Management is a method to manage warehouse
and distribution of goods that stored goods are remain in good condition and distributed to
comsumer at the right time, specifications and correct quantities. Because it required an
application program to help employee to identify item, so that the process of goods
replenishment to be displayed from the warehouse to the selling area will be more efficient.
Keyword: Retail, Warehouse Management, Application Software
ABSTRAKSI
Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan ritel selalu berupaya untuk mengatur dan
mengelola managemen gudang dengan sebaik mungkin agar perusahaan dapat mampu
bertahan dan bersaing dengan peritel yang lain. Supaya pengelolaan gudang dapat berjalan
dengan efektif, maka Hypermart Karawaci menerapkan metode untuk memudahkan dalam
mengatur gudang. Manajemen Gudang adalah suatu metode untuk mengelola pergudangan
dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan
didistribusikan kepada konsumen pada waktu, spesifikasi dan jumlah yang tepat. Oleh karena
itu diperlukan suatu program aplikasi yang bisa membantu karyawan dalam mengidentifikasi
barang, sehingga proses replenishment barang untuk didisplay dari gudang ke area penjualan
dapat lebih efisien.
Kata Kunci: Ritel, Management Gudang, Program Aplikasi
2
PENDAHULUAN
Maraknya perkembangan pasar ritel modern di
Indonesia, berdampak positif terhadap
intensitas peningkatan sektor ekonomi negara
kita. perkembangan pasar ritel modern tersebut
semakin menjamur ke berbagai sudut kota
penjuru tanah air indonesia berbentuk
hipermarket maupun toko-toko modern. hal ini
menyebabkan persaingan perusahaan ritel
tersebut berinteraksi semakin ketat, didukung
oleh kepemilikan modal yang sangat kuat guna
meraih keunggulan di dalam memasuki pasar
kompetitif tersebut.
Gerai ritel di Indonesia terus mengalami
pertumbuhan yang positif dalam 10 tahun
terakhir, baik ritel swalayan maupun ritel non
swalayan yang mencapai lebih dari 765 ribu
gerai. Pertumbuhan gerai tersebut di dominasi
oleh ritel tradisional sebanyak 750 ribu gerai
atau tumbuh sebesar 42% dan ritel modern
dalam
format
mini
market
dengan
pertumbuhan sebanyak 16 ribu gerai atau
tumbuh sebesar 400%. Prospek perkembangan
usaha ritel dan pusat belanja ini dinilai
semakin
membaik
jika
dilihat
dari
pertumbuhan ekonomi Indonesia yang
mencapai rata-rata 6% per tahun dengan
konsumsi domestik mencapai 54,56% dari
Produk Domestik Bruto (PDB). Besarnya
konsumsi domestik ini didorong oleh besarnya
jumlah penduduk Indonesia yang mencapai
250 juta jiwa dengan struktur penduduk
berusia di bawah 39 tahun yang mencapai 60%
serta penduduk kelas menengah yang
mencapai 45 juta jiwa pada 2014. Hipermarket
menjadi faktor pemicu utama timbulnya
berbagai ekspetasi pelanggan terhadap
pelayanan maupun fasilitas yang di berikan
toko-toko tersebut. keberagaman ekspetasi
pelanggan berdasar telaah pustaka perilaku
konsumen antara lain yaitu: Harga,
Kelengkapan produk, Keunikan, Kenyamanan,
Dapat dipercaya, Kualitas pelayanan, Nilai
uang, Informasi yang dapat dipercaya, dan
Tempat yang tepat untuk berbelanja.
Gambar 1.
Persentase kebutuhan barang penduduk di ritel
modern
Kehadiran
Hypermart
Karawaci
yang
menggabungkan konsep one stop shopping dan
service
yang
ditawarkan,
yaitu
menggabungkan kenyamanan belanja, tempat
bergengsi, kelengkapan barang dan harga yang
murah tentu dapat dijadikan sebagai nilai
tambah bagi konsumen untuk belanja di
Hypermart Karawaci. Selain itu, Hypermart
Karawaci sebagai pusat perbelanjaan sekaligus
ritel modem yang selalu ramai dikunjungi jika
dibandingkan dengan pusat perbelanjaan
lainnya.
Gudang adalah sebagai fasilitas khusus yang
bersifat tetap, yang dirancang untuk membantu
mencapai target tingkat pelayanan yang baik
dengan total biaya yang paling rendah. Atau
suatu sistem logistic dari sebuah perusahaan
yang berfungsi untuk menyimpan produk dan
menyediakan informasi mengenai status serta
kondisi barang yang disimpan dalam gudang
sampai barang tersebut akan di display di area
penjualan.
Keberadaan software Warehouse Management
System yang dapat mensupport aktifitas keluar
masuk barang di gudang mulai dari
pengorderan barang, penerimaan barang,
penyimpanan barang, pengeluaran barang
hingga pemajangan barang di selling area.
Bantuan sistem ini akan membantu untuk
melacak informasi dan data-data yang
dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik
gudang sendiri. Mengontrol pergerakan barang
di dalam gudang sehubungan dengan transaksi
keluar masuk barang. Bagaimana WMS
(Warehouse Management System) ini bisa
3
memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu
sistem database yang memungkinkan user
untuk melakukan kontrol mendetail.
PERMASALAHAN
Pada saat ini Hypermart Karawaci memiliki
gudang yang cukup luas, akan tetapi dalam
pelaksanaan kerja kesehariannya ada masalah
yang dihadapi oleh karyawan toko Hypermart
Karawaci adalah sebagai berikut :
a. Karyawan kesulitan dalam menentukan
jumlah barang yang harus disediakan
digudang sedangkan tempat penyimpanan
yang sangat terbatas maka dari itu perlu
lebih dioptimalkan efesiensinya
b. Jumlah inventory barang yang sangat
tinggi salah satu penyebabnya karena
jumlah stock barang yang slowmoving
(kurang laku) masih sangat tinggi
sehingga
barang
perlu
dikurangi
jumlahnya
c. Karyawan kesulitan dalam membedakan
antara barang reguler, promosi, barang
cacat
dan
overstock
sehingga
menghambat proses replenishment barang
dari gudang ke area penjualan
d. Karyawan kesulitan dalam mengontrol
keluar masuknya barang dan proses First
In First Out barang digudang
e. Karena kurang disiplinnya karyawan,
maka prinsip dasar managemen gudang
belum terimplementasikan dengan baik
yaitu sebagai berikut :
1. Barang di gudang diatur berdasarkan
category
2. Lokasi setiap category harus ditandai
di setiap rak
3. Tidak ada barang kartonan di lorong
yang menghalangi proses pengambilan
dan penataan barang.
4. Barang kartonan masih orginal pack
atau kemasan tertutup
5. Satu barang = satu lokasi
6. Barang fast moving & berat diletakkan
posisi rak bawah.
7. Barang yang kurang laku harus didata.
8. Tidak boleh ada trolley dan keranjang
belanja di gudang.
9. Gudang selalu dalam kondisi bersih
dan rapi.
LITERATURE REVIEW
Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka
sebagai salah satu dari penerapan metode
penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya
adalah
mengidentifikasikan
kesenjangan
(identify gaps), menghindari pembuatan ulang
(reinventing the wheel), mengidentifikasikan
metode yang pernah dilakukan, serta
mengetahui orang lain yang spesialisasi dan
area penelitian yang sama dibidang ini.
Beberapa Literature Review tersebut adalah
sebagai berikut :
1.
Sistem informasi menurut Tata Sutarbi
[2005] adalah : “Suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi
organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan
kepada pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan
yang
diperlukan”.
Komponen sistem informasi adalah
sebagai berikut : hardware (perangkat
keras) yang terdiri dari komputer,
printer, monitor, software (perangkat
lunak), data yang merupakan komponen
dasar informasi, manusia (user), dan
prosedur seperti buku penyusun
operasional dan elektronik.
2.
Penelitian yang dilakukan oleh Menurut
Berman dan Evans dalam Setyawan dan
Ilham (2004) ada beberapa hal yang
membuat industri retail penting untuk
dipelajari yaitu : implikasi industri
retailing dalam perekonomian global,
fungsi retail dalam rantai distribusi yang
menjadi penghubung antara konsumen
akhir (end user) dengan manufactures
dan wholesaler, hubungan antara
pengecer dengan pelanggan. Cara
pandang yang berbeda antara retailer
dan supplier perlu diatasi yaitu kontrol
terhadap retail, alokasi profit, jumlah
retail pesaing, lokasi, display dan
masalah promosi.
3.
Penelitian yang dilakukan oleh Gilbert
(2003) retail adalah merupakan semua
jenis usaha bisnis yang secara langsung
mengarahkan
kemampuan
pemasarannya
untuk
memuaskan
konsumen akhir berdasarkan organisasi
penjualan barang dan jasa sebagai inti
dari distribusi tersebut.
4
4.
5.
6.
Penelitian yang dilakukan oleh Menurut
Rosenberg, Iris. S (1988: 02-10)
pengertian retailing adalah bisnis yang
menjual produk dan jasa pada konsumen
untuk kebutuhan pribadi atau keluarga.
Retail juga merupakan bisnis terakhir
dalam
jalur
distribusi
yang
menghubungkan manufactur dengan
konsumen.
Manufaktur
membuat
produk dan menjualkannya pada retailer
atau semua pedagang. Pedagang
membeli produk dari menufaktur dan
menjual kembali produk tersebut untuk
para pengecer (retailer). Saat pengecer
menjual
produknya
lagi
kepada
konsumen, pedagang dan pengecer
menampilkan kesamaan fungsi dalam
memenuhi kebutuhan dan memuaskan
konsumen akhir.
Penelitian
yang
dilakukan
oleh
Woodside dalam Setyawan dan Ilham
(2004) menyatakan bahwa pelanggan
menilai sikap dari pemberi jasa sebagai
ekspektasi awal mengenai kinerja toko
dan sikap ini mempengaruhi minat
pembelianpada sebuah toko. Penelitian
Scoot dan Davis (2003) menunjukan
hasil bahwa Persepsi kualitas pelayanan
dan kepuasan konsumen berpengaruh
terhadap
repurchase
intention.
Penelitian yang dilakukan oleh Taylor
dan Baker (1994) menunjukan variable
persepsi kualitas layanan dan kepuasan
berpengaruh terhadap niat pembelian.
Penelitian yang dilakukan oleh Hongren
(2002:167) mengemukakan pendapat
mengenai persediaan barang dagangan
sebagai berikut: Inventory include all
goods that the company own and expect
to sell in the normal course of
operation.
Pengertian
di
atas
menyatakan bahwa pada intinya
persediaan
adalah
barang
milik
perusahaan untuk dijual kembali dalam
usahanya, barang-barang yang masih
dalam proses produksi, atau bahanbahan yang akan digunakan dalam
proses produksi.
Dari enam literature review yang ada, Namun
dapat disimpulkan pula bahwa belum ada
peneliti yang secara khusus membahas atau
mengatasi masalah mengenai cara mengatur
gudang sehingga bisa didapatkan area gudang
yang mudah teridentifikasi dengan baik
dengan
penomeran
tertentu
menggunakan aplikasi gudang.
dengan
Supply chain management (SCM) merupakan
serangkaian pendekatan yang diterapkan untuk
mengintegrasikan supplier, pengusaha, gudang
(warehouse) dan tempat penyimpanan lainnya
secara efisien hingga produk dihasilkan dan
didistribusikan dengan kualitas, lokasi dan
waktu yang tepat untuk memperkecil biaya dan
memuaskan kebutuhan pelanggan (Miranda
dan Amin, 2005). Supply chain management
mempunyai keunggulan kompetitif dalam
mengatur aliran barang dalam suatu rantai
supply dimana kegiatan produksi dan distribusi
dari suatu perusahaan dapat bekerja sama
untuk memenuhi tuntutan konsumen. Tujuan
utama supply chain management adalah
penyerahan barang tepat waktu demi
memuaskan konsumen, mengurangi biaya,
meningkatkan segala hasil dari seluruh supply
chain, mengurangi waktu, memusatkan
kegiatan perencanaan dan distribusi. Supply
chain management merupakan solusi terbaik
untuk memperbaiki tingkat produktivitas
perusahaan dalam menghadapi lingkungan
bisnis yang baru (Watanabe, 2001). Persaingan
binis pada saat ini sudah berkembang menjadi
persaingan antar jaringan bisnis. Perusahaan
dituntut
memaksimalkan
kinerja
operasionalnya dalam mengelola seluruh
sumber daya internal (pemasok) maupun
eksternal (pelanggan). Hal ini dimaksudkan
untuk menghasilkan barang atau jasa yang
berkualitas, memenuhi keinginan konsumen ,
tepat waktu, hemat biaya (persediaan dan
biaya pengiriman) dan pengelolaan secara
efektif, efisien serta fleksibel. (Setiawan dan
Santoso, 2006). Supply chain management
adalah integrasi dari proses bisnis inti dari
pemakai akhir melalui pemasok yang
menyediakan produk, jasa dan informasi yang
menambah nilai untuk konsumen dan
pemegang saham (Stock dan Lambert, 2001).
Pengintegrasian proses bisnis yang terbentang
antara pemasok sampai konsumen akhir sangat
berdampak pada tingkat kepuasan konsumen
dan perusahaan itu sendiri (Setiawan dan
Santosa, 2006). Supply chain management
merupakan rangkaian dari fasilitas, fungsi dan
aktivitas perusahaan yang terlibat dalam
pembuatan dan penyaluran barang atau jasa
(Setiawan dan Suhardi, 2005).
5
Terdapat dua jenis pergerakan dalam supply
chain management yaitu:
1. Physical movement of materials yaitu
pergerakan arus barang di mana umumnya
memiliki arah menuju rantai terakhir
(konsumen), meskipun tidak semua rantai
berawal dengan bahan baku.
2. Exchange of information yaitu pergerakan
arus informasi ini menuju kedua arah, baik
menuju rantai awal maupun rantai akhir, di
sepanjang supply chain (Stevenson, 2002).
Menurut Stock dan Lambert (2001) supply
chain management merupakan integrasi
dari beberapa proses bisnis inti melalui
original supplier (pemasok awal) menuju
konsumen akhir (end user) yang
menyediakan barang, jasa dan informasi
yang mampu memberikan tambahan nilai
bagi
konsumen.
Aktivitas
utama
diperlukan dalam proses bisnis supply
chain management, aktivitas tersebut
seperti sebagai berikut (Stock dan
Lambert, 2001) :
a. Manajemen
hubungan
dengan
konsumen (customer relationship
management). Pada aktivitas ini
dilakukan identifikasi konsumen yang
kritis bagi misi bisnis perusahaan
b. Manajemen pelayanan konsumen
(customer service management). Pada
aktivitas ini sumber informasi tunggal
disediakan, informasi real – time
(factual ) tentang tanggal pengiriman
yang
sudah
dijanjikan
atau
ketersediaan produk bagi konsumen.
c. Manajemen permintaan (demand
management),
dengan
menyeimbangkan
kebutuhan
konsumen
dengan
kemampuan
perusahaan.
d. Pemenuhan order (order fulfillment),
menyediakan proses bisnis yang
transparan, supply chain yang efektif
menepati
pemenuhan
kebutuhan
konsumen pada saat yang tepat
e. Manajemen
aliran
manufaktur
(manufacturing flow management),
menyesuaikan
antara permintaan
dengan kemampuan produksi.
f. Pembelian (procurement) Fungsi
pembelian
mengembangkan
mekanisme informasi cepat dan
jaringan internet untuk kecepatan
informasi.
g. Pengembangan dan komersialisasi
produk, mengintegrasikan pemasok
dan konsumen ke dalam proses
pengembangan produk.
h. Tingkat
pengembalian
(returns),
manajemen proses pada saluran
pengembalian
yang
efektif
memudahkan identifikasi perbaikan
produktivitas dan terobosan baru pada
produk.
PEMECAHAN MASALAH
Pengelolaan persediaan barang dagangan dapat
dikatakan efektif apabila di dalamnya terdapat
unsur-unsur pengelolaan persediaan barang
dagangan. Berdasarkan hasil penelitian,
Hypermart Karawaci telah melaksanakan
unsur-unsur pengelolaan persediaan barang
dagangan secara efektif, hal ini tampak dari
adanya unsur-unsur pengelolaan persediaan
barang dagangan yang efektif, yaitu:
1. Prosedur Pesanan Pembelian Persediaan
Barang Dagangan
Prosedur pesanan pembelian persediaan
barang dagangan telah dilakukan dengan
baik oleh bagian administrasi setelah
menerima estimasi order pembelian dari
pelaksana
gudang
dan/atau
bagian
pajangan. Bagian administrasi akan
menganalisis permintaan barang dan
menetapkan jumlah yang diorder, kemudian
membuat purchase order dan tanda tangan.
Sebelum menyerahkan purchase order
bagian administrasi harus meminta kepala
toko untuk menandatangani purchase order
terlebih dahulu. Hal ini dilakukan sebagai
tanda bahwa kepala toko sudah menyetujui
isi purchase order.
Gambar 2. Alur purchase order
6
1.
2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang
Dagangan
Prosedur penerimaan persediaan barang
dagangan telah dilakukan dengan baik.
Pada saat supplier datang membawa
purchase order, bagian penerimaan barang
memeriksa dan mencocokan isi purchase
order dengan faktur yang dibawa oleh
supplier. Setelah itu bagian administrasi
mencocokan antara faktur dan fisik
barang,membubuhkan stempel, tanggal
penerimaan, dan tanda tangan. Setelah itu
bagian administrasi menyerahkan faktur
dan purchase order kepada bagian gudang.
3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang
Dagangan
Prosedur penyimpanan persediaan barang
dagangan telah dilakukan dengan baik.
Barang yang sudah diterima dapat langsung
ke counter atau disimpan di gudang. Barang
yang disimpan di gudang ditempatkan
sesuai dengan jenisnya. Penempatan
terpisah
dilakukan
memudahkan
pengidentifikasian dan mencegah terjadinya
kontaminasi yang terjadi, khususnya jenis
makanan. Selain itu, pemisahan ini
memudahkan
dan
mempercepat
pengambilan barang untuk dikirimkan ke
toko.
Penyimpanan
barang
diatur
sedemikian rupa sehingga barang-barang
yang pertama kali masuk akan dikeluarkan
pertama kali pula guna menghindari
expired date (tanggal kadaluarsa barang).
Gambar 14. Instalasi aplikasi Xampp-win321.6.7
Bila instalasi berhasil akan aktif jendela
“XAMPP Control Panel Application”
yang tampak dikanan bawah monitor
dengan Apache dan MySql dalam
keadaan Running. Bila belum Running
klik tombol “Start” disebelah kanan atau
lewat tombol SCM. Untuk pengaktifan
atau penonaktifan lewat tombol SCM
cari pada Services (Local) Apache2.2
dan Mysql kemudian klik tombol start.
2.
Upload Data ke Web Server
Aktifkan terlebih dulu Web Server
XAMPP bila belum aktif seperti
petunjuk sebelumnya. Buka Web
Browser (Internet Explorer) dan
masukan alamat IP berikut pada address
bar http://localhost/as/scan.php
3.
Kemudian klik tombol Load
IMPLEMENTASI
Implementasi Perangkat Lunak
Untuk implementasi perangkat lunak sistem
aplikasi gudang ini mengunakan Web server
Xampp-win32-1.6.7, Microsoft Excel 2007,
dan MySQL (5.0.51) dan apache web server.
Xampp dipilih sebagai perangkat lunak
pengembangan karena menyediakan fasilitas
yang memadai untuk membuat perangkat
lunak yang berbasis web dan juga
menyediakan web server yaitu Apache web
server, database server yaitu Mysql server.
Instalasi Web Server XAMPP
7
Isi Password dengan ASddhhAM/PM
contoh AS0613PM Kemudian tekan
ENTER
dd = tanggal dalam 2 digit [ 01 – 31 ]
hh = jam dalam 2 digit [ 01 – 24 ]
Penanggalan dan waktu mengikuti
sistem PC yang digunakan untuk Web
Server.
Bila upload sukses akan ada konfirmasi
seperti berikut
Gambar 3. Layout dan nomor lokasi
2.
Item Addressing
Klik |Scan| untuk kembali ke menu
utama dan price check siap digunakan
Implementasi Perangkat Keras
Perangkat Keras yang dibutuhkan berdasarkan
kebutuhan minimal yang harus dipenuhi
adalah sebagai berikut :
Rekomendasi
komputer
dengan
minimum prosessor intel Pentium
Coreduo 2.4 Ghz.
HDD 80 GB, sebagai tempat
penyimpanan data.
Memori (RAM) minimal adalah 512
MB.
Mouse, Keyboard, monitor
Gambar 4. Proses pendataan barang tiap
rak gudang
3.
Penetapan UOS (Unit On Shelving)
dapat menggunakan :
Data Planogram
Kapasitas Shelving
Inner Pack Produk
Implementasi Basis Data
Pembuatan basis data dilakukan dengan
menggunakan bahasa SQL, dimana perangkat
lunak yang digunakan adalah MySQL.
Implementasi basis datanya dalam bahasa
SQL.
Implementasi antar muka
1.
Penetapan Lay Out & Nomor Lokasi
Penetapan denah gudang
Denah gudang bisa di gunakan
langsung untuk stok opname
Penetapan nomor lokasi di mulai dari
5000
Gambar 5. Cara mendapatkan data
planogram
8
4.
Proses replenishment barang dari
gudang ke area
Didalam proses ini staff gudang menarik
data penjualan hari sebelumnya, lalu
diproses
dalam
program,
maka
didapatkan report barang yang harus
diambil digudang untuk didisplay diarea
penjualan
5.
Proses di “Program Storage”
Proses pemetaan/Addresing
Proses database
Proses Replenishment berdasarkan
Sales
Pagi (untuk periode sales dari jam
16.00 – 22.00 di H-1)
Sore (untuk periode sales dari jam
09.00 – 16.00 di hari yang sama)
Proses Replenishment berdasarkan
permintaan dengan menggunakan
RFT
Gambar 8. Menu program
maping/pemetaan
Gambar 6. Proses replenishment barang
Pengambilan barang harus sesuai dengan order
sheet yang dikeluarkan dari sistem WMS dan
dilakukan 2 kali dalam sehari yaitu pagi dan
sore, terlampir contoh reportnya
Gambar 7. Contoh form order sheet
replenishment
Menu Maping terdiri dari :
1. Scan / Input : Berfungsi untuk
mendata barang digudang sesuai
dengan Alamat / No Lokasi yang
sudah ditentukan
2. Browse
: Berfungsi untuk
melihat barang yang sudah
dimaping berdasarkan No Lokasi
3. Del By Loc : Berfungsi untuk
menghapus data berdasarkan No
Lokasi
4. Update OUS : Berfungsi untuk
mengupdate data UOS di system
9
Klik icon Refresh di menu Winstore
6.
Proses Sales Harian
Ambil sales dari Alpha Pos di menu
“Store Sales By Item”
Gambar 10. Tarik sales harian di server
penjualan
7.
Gambar 9. Proses Maping di area gudang
5.
Proses Winstore
Tarik File RMSWS dan WSOH dari
Fille Zilla.
File
diletakkan
di
folder
:
C:\Storage\Source.
Kemudian extract here file RMSWS
dan WSOH
Klik di “Winstore” untuk memulai
proses update Winstore
Masukkan kode toko
Prosedur
Pengeluaran
Persediaan
Barang Dagangan
Prosedur pengeluaran persediaan barang
dagangan telah dilaksanakan dengan
baik oleh
Hypermart Karawaci.
Pengeluaran
persediaan
barang
dagangan dilakukan setelah adanya
permintaan barang dagangan dari bagian
display area penjualan yang ditujukan
kepada bagian administrasi dengan
menunjukkan order sheet. Bagian
administrasi
akan
menggunakan
informasi dalam order sheet untuk
memeriksa persediaan yang ada di
gudang agar bisa diserahkan kepada
bagian pajangan yang meminta barang.
Orang yang berhak mengeluarkan
barang dari gudang adalah bagian
administrasi
atas
otorisasi
yang
diberikan oleh store manager setelah
menandatangani order sheet. Barang
kemudian akan diberikan kepada bagian
pajangan yang meminta barang.
10
Gambar 11. Flowchart pengeluaran
barang dari gudang untuk display
5.
Prosedur Pencatatan Persediaan Barang
Dagangan
Prosedur pencatatan persediaan barang
dagangan telah dilakukan dengan baik
oleh Hypermart Karawaci. Setiap
transaksi keluar masuknya persediaan
barang dagangan selalu dilakukan
pencatatan oleh bagian-bagian yang
terkait dengan menggunakan aplikasi
WMS tersebut
6.
Prosedur
Pengontrolan
Persediaan
Barang Dagangan
Hypermart Karawaci menggunakan
metode pengontrolan persediaan barang
dagangan dengan metode FIFO (First in
First out), atau barang yang pertama kali
datang harus terlebih dahulu dikeluarkan
untuk mencegah terjadinya kadaluarsa
dengan cara menggunakan store receipt
date di setiap karton barang
7.
Prosedur
Pengendalian
Persediaan
Barang Dagangan
Pengendalian
persediaan
pada
Hypermart Karawaci dilakukan melalui
teknik-teknik yang telah ditentukan. Hal
ini dapat dilihat dari penentuan angka
minimum persediaan barang yang akan
digunakan untuk menjaga ketersediaan
barang yang ada, serta dilaksanakannya
penggunaan rasio persediaan untuk
mengetahui
barang-barang
yang
perputarannya cepat dan barang-barang
yang perputarannya lambat sehingga
pengendalian yang diberikan untuk
masing-masing barang bisa dilakukan
dengan tepat sehingga tidak terjadi
potensi kehilangan omzet penjualan.
Hypermart Karawaci telah melakukan
pengendalian untuk mengantisipasi
Gambar 12. Cek status barang dengan
RFT (Radio Frequency Terminal)
Indentifikasi Barang No Lokasi
11
terjadinya tindakan pencurian yang
mungkin dilakukan oleh karyawan atau
oleh pelanggan.
menyebabkan
kecelakaan
kerja
dan
mengganggu penerangan kemudian yang
terakhir sebaiknya karyawan membiasakan,
menjaga dan meningkatkan aktivitas yang
dilakukan pada gudang misalnya memberikan
pelatihan atau training agar kinerja karyawan
lebih ditingkatkan
DAFTAR PUSTAKA
[1]
Gambar 13. Grafik angka kehilangan
(unknown shrinkage)
Pada grafik diatas, dijelaskan bahwa angka
kehilangan barang di Hypermart Karawaci bisa
diturunkan dengan adanya metode Warehouse
Management System ini, karena memang ini
sangat
membantu
karyawan
didalam
mengontrol barang yang ada di gudang
mereka, sehingga mempermudah dalam proses
pendisplayan ke selling area
KESIMPULAN
Kesimpulan dari warehouse management
system ini adalah pada tahap awal
implementasinya
adalah
pengelompokan
barang sesuai dengan kategorinya masingmasing yaitu menentukan ruang lingkup dan
targetnya, melatih karyawan mengenali area
kerjanya, lalu yang kedua pendataan data
barang yang ada sesuai kategori masingmasing dengan penomeran lokasinya, lalu
yang
ketiga pembersihan yaitu jadwal
kebersihan di area kerja gudang sehingga
bersih dan nyaman kemudian yang terakhir
pengontrolan yang dilakukan oleh supervisor
masing-masing departemen.
Rekomendasi yang dapat diberikan kepada
pihak Hypermart Karawaci adalah sebaiknya
diarea gudang perlu membuat rak barang dan
pemberian nama barang RTV (return to
vendor) sehingga memudahkan karyawan
dalam memilah barang yang siap display untuk
dijual atau yang akan dikembalikan ke
supplier, yang kedua sebaiknya penyusunan
barang tidak terlalu tinggi karena bisa
Michael Levy., and Barton. A. Weitz
(1985:07), “Retailing Management”
[2]
Blackstone, John H., and J.F.Cox
(1985), “Inventory
Management
Techniques, “Journal of Small
Business Management, 23 april, (0208)
[3]
Retailindo,Alfa (1996:11-50), “Tren
Industri Ritel Indonesia”
[4]
William.
R.
Davidson
(1988:08), “Retailing Management”
[5]
Gaspersz, Vincent. 2001. “Metode
Analisis Untuk Peningkatan Kualitas”.
Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
[6]
Barnes, J.G., 2001. Secrets of CRM.
Terjemahan,
Yogyakarta:
Andi
Yogyakarta
[7]
Warman, John, 1981, Manajemen
Pergudangan, Edisi pertama, penerbit
LPPM, Jakarta
[8]
http://id.wikipedia.org/wiki/supermark
et
[9]
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesi
s/Bab2/2012-1-00516mnti%20bab%202.pdf
[10]
Watanabe, Ryoichi, 2001, Supply
Chain Management Konsep dan
Teknologi,
Usahawan,
Februari,
Jakarta