Pengertian Proyek perubahan dalam proyek
Pengertian Proyek
Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diada-kan dalam selang waktu tertentu &
mempunyai tujuan khusus. yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya
yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolaannya pun memerlukan
ekstra lebih banyak. Semua proyek selalu mengandung resiko relatif besar berkaitan dengan
manajemen yang diterapkan untuk proyek itu.
Tujuan Manajemen proyek
Tujuan manahemen proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari
naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni
dan nyata) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan.
Sifat khas dari suatu manajemen proyek, antara lain:
Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif
Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol
Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik
Peran pimpinan proyek lebih dominan
Manajemen proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau
merinci komponen-komponen obyek untuk dipelajari dan dievaluasi permasalahan, kelemahan
maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang
positif, adapun komponen sistem merupakan unsur-unsur yang membangun terbentuknya sistem
berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu
sama lain
Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task)
yang membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function)
setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan
wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan
melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya, dengan demikian
wujud fisik yang monumental pada proyek dapat dengan mudah diamati dan dipelajari bagi
setiap orang Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek
juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus
kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik
lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan
keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang
terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai
pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi
proyek.
Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam manajemen
proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas
pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.
Karakteristik Proyek
Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat
menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek,
sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan
pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum,
diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif
pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini
sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :
Mempunyai tujuan spesifik
Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan
Melibatkan banyak jenis sumber daya
Jenis pekerjaan yang unik
Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya)
sehingga proyek merupakan sarana dan wahana untuk melakukan perubahan dari ide atau
gagasan yang telah dibangun
Fungsi Inti Pelaksanaan Manajemen Proyek
Manajemen Integrasi Proyek (MIP), merupakan tempat integrasi dari seluruh aktivitas
manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek
Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP), merupakan batasan obyek yang ingin diraih
yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu.
Manajemen Waktu Proyek (MWP), merupakan target waktu dari output yang diharapkan
agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat
Manajemen Biaya Proyek (MBP), merupakan pengaalokasian sejumlah sumber dana
berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyekmyang mencakup
perencanaan sumber dana, estimasi biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya
Manajemen Kualitas Proyek (MKuP), merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar
terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup
perencanaan kualitas, pertanggungan kualitas dan pengendalian kualitas
Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP)
Fungsi Fasilitas Pelaksanaan Manajemen Proyek
Merupakan pengaturan kebutuhan SDM dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan
organisasi, akuisisi karyawan dan pembangunan tim kerja
Manajemen Komunikasi Proyek (MKoP), merupakan pendistribusian jalur komunikasi
yang terjadi akibat banyaknya keterlibatan individu maupun letak lokasi (geografis)
dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan komunikasi, pendistribusian
informasi, pelaporan kinerja dan klosur administrasi
Manajemen Resiko Proyek (MRP), merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil
dampak yang ditimbulkan mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan
responsi resiko dan pengendalian responsi ressiko
Manajemen Pengadaan Proyek (MPP), merupakan penfaturan kebutuhan prosuk atau
perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, mencakup
perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaanpengadaan, pemilihan
supplier, administrasi kontrak dan penutupan kontrak
Pengukuran keberhasilan Proyek
Ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan proyek, yaitu
Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang
meliputi permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas
kelayakan proyek
Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam
pengelolaan proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan
sehingga dapat ditentukan besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta
biaya operasional yang tepat, agar nilai manfaat pada proyek dapat diraih
dengan maksimal yang berdampak pada nilai kompetitif usaha untuk
kelangsungan hidup usaha secara opimal
Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk
dari hasil akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau
perbandingan model yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek
Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap
mempertimbangkan serta memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh
fihak manajemen (pemilik proyek)
Secara umum, peran pimpinan proyek lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan
proyek, maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen
serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’
dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam
setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan
proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi
Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas- tugas serta sumber daya yang dimiliki
untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktorfaktornya,
terutama waktu dan biaya. Sebuah proyek sederhana barangkali hanya membutuhkan secarik
kertas untuk menyusun perencanaannya. Namun tidak bisa demikian utk mega proyek, unsur
yang terkait berjumlah sangat besar. Melibatkan ribuan pekerja, dana trilyunan rupiah, waktu
pelaksanaan tahunan dll. Sehingga harus menggunakan manajemen yang kelas ‘mega’ juga.
Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab
pertanyaan sbb:
Apakah yang harus dikerjakan?
Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
Sampai kapan waktu yang tersedia?
Bagaimana pembiayaannya?
Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? atau bahkan gagal?
Penekanan Manajemen Proyek Sistem Informasi
Idealnya sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. untuk itu
diperlukan suatu manajemen proyek sistem informasi yang baik, terutama ditekankan pada:
Organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan yang
timbul, baik dari luar maupun dari dalam.
analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada yang
tidak dikenali. toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat ‘harga’
yang harus dibayar cukup tinggi bila proyek gagal.
Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
dengan matang.
Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan
perkembangan jaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan
terkait dengan proyek.
Fase Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi
Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase proses,
yaitu:
Perencanaan dan penyusunan jadwal. adalah tahapan paling penting krn
didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan
hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.
Pengelolaan perubahan. selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan
penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.
Publikasi informasi proyek.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Proyek Sistem Informasi
Siklus Hidup Proyek Sistem Informasi
Secara umum, proyek bersifat unik dan mengandung derajat ketidakpastian yang tinggi, maka
suatu proyek biasanya dibagi ke dalam beberapa fase agar dapat dilakukan kontrol yang lebih
baik oleh manajemen. Tiap- tiap akhir suatu fase dalam proyek ditandai dengan adanya
deliverables yang dapat diukur kualitas dan kuantitasnya. Siklus hidup proyek mendefinisikan
suatu awal dan akhir dari proyek sehingga urut-urutan kegiatan dari proyek dapat terlihat dengan
jelas dan teratur. Kadang-kadang beberapa kegiatan dalam suatu proyek dilakukan secara paralel
atau overlapping dan sering diistilahkan sebagai fast tracking.
Pemangku Kepentingan
Pemangku Kepentingan adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat di dalam suatu
proyek, atau kepentingan seseorang yang akan terpengaruh baik secara positif ataupun negatif
sebagai akibat dari eksekusi suatu proyek ataupun selesainya suatu proyek. Tim Manajemen
proyek harus mengidentifikasi pemangku kepentingan untuk mengetahui apa saja kebutuhan dan
harapan mereka terhadap suatu proyek yang apabila dipenuhi dapat berpengaruh terhadap
suksesnya suatu proyek. pemangku kepentingan dari setiap proyek dapat meliputi :
Manajer Proyek, orang yang bertanggung jawab melaksanakan proyek
Pelanggan, orang atau organisasi yang akan menggunakan produk tersebut
Organisasi pelaksana, perusahaan dimana kebanyakan karyawannya
terlibat langsung dalam melaksanakan proyek tersebut
Sponsor, orang atau grup di dalam organisasi pelaksana yang menyediakan
kebutuhan dana untuk pelaksanaan proyek
2. KELEBIHAN DN KEKURANGAN PROYEK
KELEBIHAN
MP mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap
manajer proyek.
Rantai komunikasi menjadi pendek (manajer dengan eksekutif secara
langsung), komunikasi makin cepat.
Bisa memanfaatkan para ahli yang sama dan melakukan kaderisasi dalam
penguasaan teknologi tertentu.
Kemampuan membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
Simpel dan mudah dilaksanakan.
Dukungan menyeluruh terhadap proyek
Kekurangan
Terjadinya duplikasi usaha dan fasilitas.
Biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk.
Penumpukan sumberdaya secara berlebihan. Sumberdaya dipegang saat
tersedia, bukan saat dibutuhkan.
Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja
proyek yang ada.
ketidakkonsistenan prosedur, dengan alasan “memenuhi permintaan klien”
Langkah-langkah berikut adalah panduan standar bagi Manajer Proyek dan Tim Proyek /
Pelaksana:
1. Definisi Masalah. Dilakukan setelah manajemen memutuskan apakah request yang
diajukan calon pelanggan diterima atau tidak. Request pelanggan dan beberapa komentar
yang dipegang manajemen selanjutnya diserahkan kepada Manajer Proyek untuk
memulai sebuah proyek. Ketika sudah ditandatangani, Manajer Proyek memeriksa semua
dokumen yang terlibat dalam proyek dan memulai merencanakan sesuatu.
2. Analisis Proses. Manajer Proyek akan memulai sebuah proyek dengan mengerti model
proses bisnis. Manajer Proyek setidaknya harus familier dengan proses-proses bisnis
pengguna (pelanggan dalam hal ini) sebelum membangun pekerjaan tersendiri dalam
menyelesaikan proyek, termasuk menetapkan masalah yang terjadi dalam sistem yang
sedang berjalan, menetapkan tujuan dan gol, dan mendaftar kendala-kendala atau
keterbatasan. Sebuah penentuan dan pendefinisian interface dengan sistem berjalan
lainnya, dan kebutuhan-kebutuhan di dalam atau di luar bagian, harus dilengkapi.
Analisis penuh terhadap sistem harus diadakan untuk memproduksi kebutuhan-kebutuhan
fungsional seluruh sistem.
3. Deskripsi Fungsional. Setelah mengadakan proses analisis, Manajer Proyek kemudian
membuat deskripsi fungsional. Deskripsi fungsional menetapkan kebutuhan-kebutuhan
sistem dan menyediakan requestor dengan statemen yang jelas mengenai kapabilitas
operasional yang akan dibangun. Jika kebutuhan-kebutuhan tersebut merubah poin-poin
tertentu, deskripsi fungsional harus diupdate dan menerima persetujuan dari user
(pelanggan). Deskripsi fungsional ini sebagai basis pengertian bersama antara pembuat
proyek dan pelanggan.
4. Desain Sistem. Dalam fase desain, kebutuhan-kebutuhan fungsional dibangun dan
diperbarui lebih lanjut. Kemungkinannya, beberapa pendekatan alternatif bisa terkonsep
dan dibandingkan dari sudut biaya dan faktor keuntungan. Contoh seperti form, laporan,
screen, dan dokumen-dokumen sistem lainnya bisa disiapkan, jika proyek berbentuk
software. Diagram fisik dan logika disiapkan jika proyek berbentuk jaringan komputer.
Dianjurkan sekali untuk membuat prototype agar user mempunyai kesempatan untuk
mengembangkan desain. Untuk proyek desain software, struktur-struktur file dan desain
laporan harus disempurnakan. Untuk semua proyek, pengaruh pada sistem dan jaringan
harus ditentukan sebelum desain disetujui.
Ketika desain yang disetujuai telah dibangun, Manajer Proyek akan membuat rencana aksi dan
kejadian-kejadiannya (Plan of Action and Milestones) dan rencana progres kerja. Secara normal,
ketika membangun sebua POAM dan rencana tugas kerja, Manajer Proyek sebaiknya
merencanakan kepada anggota tim yang tersedia untuk bekerja pada proyek tidak lebih dari 28
jam setiap minggu. Manajer Proyek harus memikirkan kebutuhan lain-lain bagi anggota tim
disamping komitmen untuk membangun timeline yang realistis. Manajemen akan menyetujui tim
proyek, dan pengawas anggota tim proyek harus menjaga kebutuhan waktu timeline pekerjaan
proyek. Rencana progres kerja dapat dibuat dalam berbagai format, namun Manajer Proyek akab
lebih baik lagi jika membuat matrik tugas dan anggota tim proyek dengan sejumlah jam kerja
yang diberikan kepada setiap aggota tim untuk mencapai target pekerjaan yang sudah ditentukan
sebelumnya. Tugas-tugas kritis, yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum pekerjaan lain
bisa diselesaikan, juga harus ditentukan. Selama fase desain, Manajer Proyek sebaiknya
membuat Life Cycle Management dan memperoleh persetujuan jika diperlukan.
1. Pembuatan Sistem. Selama fase ini, desain sistem sudah diimplementasikan. Jika
perubahan desain diperlukan, mungkin butuh merevisi langkah-langkah sebelumnya
untuk memastikan bahwa sistem didesain secara wajar. Informasi tentang operasi,
penggunaan, dan perawatan atau maintenance dibangun dalam fase ini.
2. Pengujian Produk. Perencanaan pengujian harus dipikirkan untuk memverifikasi
kesamaan sistem yang telah dibuat terhadap identifikas-identifikasi kebutuhan yang
dituliskan pelanggan. Seluruh sistem yang terintegrasi harus diuji untuk memastikan
bahwa hardware dan semua komponen software bekerja sesuai desain yang dibuat.
Semua pengujian harus dilakukan dalam lingkungan terkontrol sebelum proyek yang
komplit diperkenalkan kepada user (pelanggan). Audit konfigurasi fungsional juga perlu
dikerjakan.
3. Pelatihan User/Pelanggan. Setiap perubahan dalam sebuah sistem membutuhkan
setidaknya pengetahuan baru dan biasanya skill baru juga pada beberapa komponen
sumber daya manusia seperti operator, bagian administrasi, pengguna, dan manajer.
Orientasi pada sistem diperlukan untuk setiap orang dalam organisasi yang terlibat
dengan sistem baru tersebut. Jika sebuah proyek tidak untuk pembuatan sistem baru,
namun hanya perevisian, atau pemodifikasian, ataupun perilisan versi baru software,
sedikit banyak pelatihan mungkin akan dibutuhkan. Pelatihan dapat dilakukan dalam sesi
kelas pelatihan atau kursus, maupun mengasisteni pekerjaan. Manajer Proyek
bertanggung jawab dalam pembuatan rencana pelatihan.
4. Dokumentasi. Dokumentasi harus disiapkan sebagai kebutuhan. Minimal, harus ada
informasi yang cukup untuk mendeskripsikan dan menjelaskan semua program sistem
dan operasi, atau perubahan-perubahan dan alasan terhadap perubahan program.
5. Operasi. Sistem telah diimplementasikan dan diserahkan kepada user atau pelanggan.
Pembuatan dan konversi data dari sistem yang lama menjadi sistem baru harus
disempurnakan.
Evaluasi. Semua tim proyek berkontribusi terhadap manual proyek dan mengirimkannya kepada
Manajer Proyek untuk dikonsolidasikan. Kemudian Manajer Proyek akan meng-compile
kedalam rekaman tertulis untuk referensi selanjutnya dan dimaintain dengan dokumentasi lain
untuk proyek tersebut. Jika dapat digunakan, Manajer Proyek akan menyiapkan sebuah rencana
aksi ke depan jika memungkinkan dilakukan upgrade terhadap produk yang dibuat.
1. Pemilik Proyek
Pemilik proyek biasanya merupakan perusahaan atau individu yang memiliki kepentingan awal
terhadap hasil proyek. Pemilik biasanya sekaligus juga merupakan penyandang dana ataupun
yang
mengorganisir
dana
pihak
sponsor.
2.
Komite
Pengarah
Dibentuk agar proyek dilaksanakan tetap berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar
untuk mencapai hasil sesuai kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasan
yang biasanya disebut sebagai Segitiga Manajemen Proyek (Project Management Triangle).
Segitiga ini terdiri dari :
Waktu. Batasan waktu untuk menyelesaikan proyek sesuai jadwal yang ditentukan.
Biaya. Batasan anggaran yang disediakan untuk pelaksanaan proyek.
Ruang Lingkup. Batasan atas aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan hasil
proyek sesuai yang diharapkan.
Project Management Triangle
Fungsi pengarah ini penting karena secara statistik banyak proyek sistem informasi yang dapat
dikategorikan gagal. Suatu proyek sistem informasi dikatakan gagal jika tidak memenuhi tiga hal
ini
:
1.
Selesai
pada
waktu
yang
direncanakan
(time
constraint).
2. Menggunakan anggaran di bawah atau sesuai yang ditentukan (cost constraint).
3.
Sistem
berfungsi
sesuai
yang
diharapkan
(scope
constraint).
3.
Pengguna
Hasil
Proyek
(User)
4.
Pelaksana
Proyek
Dalam sebuah proyek sistem informasi, selalu ada beberapa orang dengan tugas-tugas berikut ini
:
Manajer Proyek. Seorang manajer proyek terkadang harus memiliki kualifikasi khusus
meskipun tidak harus memiliki keahlian sebagai eksekutor atau pelaksana. Kualifikasi
yang umum untuk seorang manajer proyek adalah PMP (Project Management
Professional) yang merupakan sertifikasi yang dikeluarkan oleh PMI (Project
Management Institute).
Analisis Sistem. Ada berbagai sebutan untuk bidang ini seperti Business System Analyst,
Business Process Analyst, dan sebagainya. Fungsi utamanya adalah melakukan analisis
terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Seringkali tugas analisis sistem juga
termasuk melakukan analisis kebutuhan (requirements analysis), dengan melakukan
wawancara, studi, pengamatan, analisis kasus (use case), ataupun simulasi.
Desainer Sistem. Untuk sistem yang lebih kompleks, software yang dibangun akan
dirancang melalui tahap yang disebut software architecture yang fungsinya mirip seperti
arsitek yang akan membangun rumah. Pada umumnya hasil desain sistem dalam suatu
proyek adalah berupa dokumen yang berisi desain dalam beberapa tingkatan atau level,
mulai dari gambaran umum sampai lebel mudah. Semakin detail hasil desain akan
semakin mempermudah pemrogram untuk mewujudkannya, namun juga membutuhkan
waktu yang lebih banyak dalam menyusunnya.
Pemrogram. Banyak sebutan untuk seorang pemrogram, seperti programmer, developer,
software engineer, analyst programmer, dan sebagainya. Tugas utamanya adalah
membangun software sebagai wujud penerapan sistem informasi dengan menggunakan
bahasa pemrograman tertentu, berdasarkan desain sistem yang telah disusun. Pemrogram
tidak hanya berupa penulisan bahasa program, tetapi juga pengujian (testing), debugging
atau troubleshooting, dan pemeliharaan (maintenance).
Tester. Bertugas sebagai penguji untuk menentukan apakah software yang dibangun
sesuai dengan desain, juga bisa membantu menemukan kesalahan software, seperti error,
bugs, maupun kesalahan logika.
Anggota Lain Dalam Tim. Beberapa anggota lain dalam tim adalah instalator
(deployer), sistem integrator, trainer dan pendukung teknis (technical support)
Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diada-kan dalam selang waktu tertentu &
mempunyai tujuan khusus. yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya
yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolaannya pun memerlukan
ekstra lebih banyak. Semua proyek selalu mengandung resiko relatif besar berkaitan dengan
manajemen yang diterapkan untuk proyek itu.
Tujuan Manajemen proyek
Tujuan manahemen proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari
naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni
dan nyata) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan.
Sifat khas dari suatu manajemen proyek, antara lain:
Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif
Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol
Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik
Peran pimpinan proyek lebih dominan
Manajemen proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau
merinci komponen-komponen obyek untuk dipelajari dan dievaluasi permasalahan, kelemahan
maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang
positif, adapun komponen sistem merupakan unsur-unsur yang membangun terbentuknya sistem
berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu
sama lain
Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task)
yang membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function)
setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan
wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan
melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya, dengan demikian
wujud fisik yang monumental pada proyek dapat dengan mudah diamati dan dipelajari bagi
setiap orang Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek
juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus
kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik
lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan
keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang
terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai
pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi
proyek.
Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam manajemen
proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas
pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.
Karakteristik Proyek
Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat
menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek,
sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan
pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum,
diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif
pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini
sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :
Mempunyai tujuan spesifik
Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan
Melibatkan banyak jenis sumber daya
Jenis pekerjaan yang unik
Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya)
sehingga proyek merupakan sarana dan wahana untuk melakukan perubahan dari ide atau
gagasan yang telah dibangun
Fungsi Inti Pelaksanaan Manajemen Proyek
Manajemen Integrasi Proyek (MIP), merupakan tempat integrasi dari seluruh aktivitas
manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek
Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP), merupakan batasan obyek yang ingin diraih
yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu.
Manajemen Waktu Proyek (MWP), merupakan target waktu dari output yang diharapkan
agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat
Manajemen Biaya Proyek (MBP), merupakan pengaalokasian sejumlah sumber dana
berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyekmyang mencakup
perencanaan sumber dana, estimasi biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya
Manajemen Kualitas Proyek (MKuP), merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar
terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup
perencanaan kualitas, pertanggungan kualitas dan pengendalian kualitas
Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP)
Fungsi Fasilitas Pelaksanaan Manajemen Proyek
Merupakan pengaturan kebutuhan SDM dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan
organisasi, akuisisi karyawan dan pembangunan tim kerja
Manajemen Komunikasi Proyek (MKoP), merupakan pendistribusian jalur komunikasi
yang terjadi akibat banyaknya keterlibatan individu maupun letak lokasi (geografis)
dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan komunikasi, pendistribusian
informasi, pelaporan kinerja dan klosur administrasi
Manajemen Resiko Proyek (MRP), merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil
dampak yang ditimbulkan mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan
responsi resiko dan pengendalian responsi ressiko
Manajemen Pengadaan Proyek (MPP), merupakan penfaturan kebutuhan prosuk atau
perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, mencakup
perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaanpengadaan, pemilihan
supplier, administrasi kontrak dan penutupan kontrak
Pengukuran keberhasilan Proyek
Ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan proyek, yaitu
Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang
meliputi permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas
kelayakan proyek
Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam
pengelolaan proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan
sehingga dapat ditentukan besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta
biaya operasional yang tepat, agar nilai manfaat pada proyek dapat diraih
dengan maksimal yang berdampak pada nilai kompetitif usaha untuk
kelangsungan hidup usaha secara opimal
Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk
dari hasil akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau
perbandingan model yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek
Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap
mempertimbangkan serta memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh
fihak manajemen (pemilik proyek)
Secara umum, peran pimpinan proyek lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan
proyek, maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen
serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’
dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam
setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan
proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi
Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas- tugas serta sumber daya yang dimiliki
untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktorfaktornya,
terutama waktu dan biaya. Sebuah proyek sederhana barangkali hanya membutuhkan secarik
kertas untuk menyusun perencanaannya. Namun tidak bisa demikian utk mega proyek, unsur
yang terkait berjumlah sangat besar. Melibatkan ribuan pekerja, dana trilyunan rupiah, waktu
pelaksanaan tahunan dll. Sehingga harus menggunakan manajemen yang kelas ‘mega’ juga.
Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab
pertanyaan sbb:
Apakah yang harus dikerjakan?
Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
Sampai kapan waktu yang tersedia?
Bagaimana pembiayaannya?
Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? atau bahkan gagal?
Penekanan Manajemen Proyek Sistem Informasi
Idealnya sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. untuk itu
diperlukan suatu manajemen proyek sistem informasi yang baik, terutama ditekankan pada:
Organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan yang
timbul, baik dari luar maupun dari dalam.
analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada yang
tidak dikenali. toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat ‘harga’
yang harus dibayar cukup tinggi bila proyek gagal.
Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
dengan matang.
Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan
perkembangan jaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan
terkait dengan proyek.
Fase Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi
Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase proses,
yaitu:
Perencanaan dan penyusunan jadwal. adalah tahapan paling penting krn
didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan
hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.
Pengelolaan perubahan. selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan
penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.
Publikasi informasi proyek.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Proyek Sistem Informasi
Siklus Hidup Proyek Sistem Informasi
Secara umum, proyek bersifat unik dan mengandung derajat ketidakpastian yang tinggi, maka
suatu proyek biasanya dibagi ke dalam beberapa fase agar dapat dilakukan kontrol yang lebih
baik oleh manajemen. Tiap- tiap akhir suatu fase dalam proyek ditandai dengan adanya
deliverables yang dapat diukur kualitas dan kuantitasnya. Siklus hidup proyek mendefinisikan
suatu awal dan akhir dari proyek sehingga urut-urutan kegiatan dari proyek dapat terlihat dengan
jelas dan teratur. Kadang-kadang beberapa kegiatan dalam suatu proyek dilakukan secara paralel
atau overlapping dan sering diistilahkan sebagai fast tracking.
Pemangku Kepentingan
Pemangku Kepentingan adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat di dalam suatu
proyek, atau kepentingan seseorang yang akan terpengaruh baik secara positif ataupun negatif
sebagai akibat dari eksekusi suatu proyek ataupun selesainya suatu proyek. Tim Manajemen
proyek harus mengidentifikasi pemangku kepentingan untuk mengetahui apa saja kebutuhan dan
harapan mereka terhadap suatu proyek yang apabila dipenuhi dapat berpengaruh terhadap
suksesnya suatu proyek. pemangku kepentingan dari setiap proyek dapat meliputi :
Manajer Proyek, orang yang bertanggung jawab melaksanakan proyek
Pelanggan, orang atau organisasi yang akan menggunakan produk tersebut
Organisasi pelaksana, perusahaan dimana kebanyakan karyawannya
terlibat langsung dalam melaksanakan proyek tersebut
Sponsor, orang atau grup di dalam organisasi pelaksana yang menyediakan
kebutuhan dana untuk pelaksanaan proyek
2. KELEBIHAN DN KEKURANGAN PROYEK
KELEBIHAN
MP mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap
manajer proyek.
Rantai komunikasi menjadi pendek (manajer dengan eksekutif secara
langsung), komunikasi makin cepat.
Bisa memanfaatkan para ahli yang sama dan melakukan kaderisasi dalam
penguasaan teknologi tertentu.
Kemampuan membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
Simpel dan mudah dilaksanakan.
Dukungan menyeluruh terhadap proyek
Kekurangan
Terjadinya duplikasi usaha dan fasilitas.
Biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk.
Penumpukan sumberdaya secara berlebihan. Sumberdaya dipegang saat
tersedia, bukan saat dibutuhkan.
Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja
proyek yang ada.
ketidakkonsistenan prosedur, dengan alasan “memenuhi permintaan klien”
Langkah-langkah berikut adalah panduan standar bagi Manajer Proyek dan Tim Proyek /
Pelaksana:
1. Definisi Masalah. Dilakukan setelah manajemen memutuskan apakah request yang
diajukan calon pelanggan diterima atau tidak. Request pelanggan dan beberapa komentar
yang dipegang manajemen selanjutnya diserahkan kepada Manajer Proyek untuk
memulai sebuah proyek. Ketika sudah ditandatangani, Manajer Proyek memeriksa semua
dokumen yang terlibat dalam proyek dan memulai merencanakan sesuatu.
2. Analisis Proses. Manajer Proyek akan memulai sebuah proyek dengan mengerti model
proses bisnis. Manajer Proyek setidaknya harus familier dengan proses-proses bisnis
pengguna (pelanggan dalam hal ini) sebelum membangun pekerjaan tersendiri dalam
menyelesaikan proyek, termasuk menetapkan masalah yang terjadi dalam sistem yang
sedang berjalan, menetapkan tujuan dan gol, dan mendaftar kendala-kendala atau
keterbatasan. Sebuah penentuan dan pendefinisian interface dengan sistem berjalan
lainnya, dan kebutuhan-kebutuhan di dalam atau di luar bagian, harus dilengkapi.
Analisis penuh terhadap sistem harus diadakan untuk memproduksi kebutuhan-kebutuhan
fungsional seluruh sistem.
3. Deskripsi Fungsional. Setelah mengadakan proses analisis, Manajer Proyek kemudian
membuat deskripsi fungsional. Deskripsi fungsional menetapkan kebutuhan-kebutuhan
sistem dan menyediakan requestor dengan statemen yang jelas mengenai kapabilitas
operasional yang akan dibangun. Jika kebutuhan-kebutuhan tersebut merubah poin-poin
tertentu, deskripsi fungsional harus diupdate dan menerima persetujuan dari user
(pelanggan). Deskripsi fungsional ini sebagai basis pengertian bersama antara pembuat
proyek dan pelanggan.
4. Desain Sistem. Dalam fase desain, kebutuhan-kebutuhan fungsional dibangun dan
diperbarui lebih lanjut. Kemungkinannya, beberapa pendekatan alternatif bisa terkonsep
dan dibandingkan dari sudut biaya dan faktor keuntungan. Contoh seperti form, laporan,
screen, dan dokumen-dokumen sistem lainnya bisa disiapkan, jika proyek berbentuk
software. Diagram fisik dan logika disiapkan jika proyek berbentuk jaringan komputer.
Dianjurkan sekali untuk membuat prototype agar user mempunyai kesempatan untuk
mengembangkan desain. Untuk proyek desain software, struktur-struktur file dan desain
laporan harus disempurnakan. Untuk semua proyek, pengaruh pada sistem dan jaringan
harus ditentukan sebelum desain disetujui.
Ketika desain yang disetujuai telah dibangun, Manajer Proyek akan membuat rencana aksi dan
kejadian-kejadiannya (Plan of Action and Milestones) dan rencana progres kerja. Secara normal,
ketika membangun sebua POAM dan rencana tugas kerja, Manajer Proyek sebaiknya
merencanakan kepada anggota tim yang tersedia untuk bekerja pada proyek tidak lebih dari 28
jam setiap minggu. Manajer Proyek harus memikirkan kebutuhan lain-lain bagi anggota tim
disamping komitmen untuk membangun timeline yang realistis. Manajemen akan menyetujui tim
proyek, dan pengawas anggota tim proyek harus menjaga kebutuhan waktu timeline pekerjaan
proyek. Rencana progres kerja dapat dibuat dalam berbagai format, namun Manajer Proyek akab
lebih baik lagi jika membuat matrik tugas dan anggota tim proyek dengan sejumlah jam kerja
yang diberikan kepada setiap aggota tim untuk mencapai target pekerjaan yang sudah ditentukan
sebelumnya. Tugas-tugas kritis, yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum pekerjaan lain
bisa diselesaikan, juga harus ditentukan. Selama fase desain, Manajer Proyek sebaiknya
membuat Life Cycle Management dan memperoleh persetujuan jika diperlukan.
1. Pembuatan Sistem. Selama fase ini, desain sistem sudah diimplementasikan. Jika
perubahan desain diperlukan, mungkin butuh merevisi langkah-langkah sebelumnya
untuk memastikan bahwa sistem didesain secara wajar. Informasi tentang operasi,
penggunaan, dan perawatan atau maintenance dibangun dalam fase ini.
2. Pengujian Produk. Perencanaan pengujian harus dipikirkan untuk memverifikasi
kesamaan sistem yang telah dibuat terhadap identifikas-identifikasi kebutuhan yang
dituliskan pelanggan. Seluruh sistem yang terintegrasi harus diuji untuk memastikan
bahwa hardware dan semua komponen software bekerja sesuai desain yang dibuat.
Semua pengujian harus dilakukan dalam lingkungan terkontrol sebelum proyek yang
komplit diperkenalkan kepada user (pelanggan). Audit konfigurasi fungsional juga perlu
dikerjakan.
3. Pelatihan User/Pelanggan. Setiap perubahan dalam sebuah sistem membutuhkan
setidaknya pengetahuan baru dan biasanya skill baru juga pada beberapa komponen
sumber daya manusia seperti operator, bagian administrasi, pengguna, dan manajer.
Orientasi pada sistem diperlukan untuk setiap orang dalam organisasi yang terlibat
dengan sistem baru tersebut. Jika sebuah proyek tidak untuk pembuatan sistem baru,
namun hanya perevisian, atau pemodifikasian, ataupun perilisan versi baru software,
sedikit banyak pelatihan mungkin akan dibutuhkan. Pelatihan dapat dilakukan dalam sesi
kelas pelatihan atau kursus, maupun mengasisteni pekerjaan. Manajer Proyek
bertanggung jawab dalam pembuatan rencana pelatihan.
4. Dokumentasi. Dokumentasi harus disiapkan sebagai kebutuhan. Minimal, harus ada
informasi yang cukup untuk mendeskripsikan dan menjelaskan semua program sistem
dan operasi, atau perubahan-perubahan dan alasan terhadap perubahan program.
5. Operasi. Sistem telah diimplementasikan dan diserahkan kepada user atau pelanggan.
Pembuatan dan konversi data dari sistem yang lama menjadi sistem baru harus
disempurnakan.
Evaluasi. Semua tim proyek berkontribusi terhadap manual proyek dan mengirimkannya kepada
Manajer Proyek untuk dikonsolidasikan. Kemudian Manajer Proyek akan meng-compile
kedalam rekaman tertulis untuk referensi selanjutnya dan dimaintain dengan dokumentasi lain
untuk proyek tersebut. Jika dapat digunakan, Manajer Proyek akan menyiapkan sebuah rencana
aksi ke depan jika memungkinkan dilakukan upgrade terhadap produk yang dibuat.
1. Pemilik Proyek
Pemilik proyek biasanya merupakan perusahaan atau individu yang memiliki kepentingan awal
terhadap hasil proyek. Pemilik biasanya sekaligus juga merupakan penyandang dana ataupun
yang
mengorganisir
dana
pihak
sponsor.
2.
Komite
Pengarah
Dibentuk agar proyek dilaksanakan tetap berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar
untuk mencapai hasil sesuai kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasan
yang biasanya disebut sebagai Segitiga Manajemen Proyek (Project Management Triangle).
Segitiga ini terdiri dari :
Waktu. Batasan waktu untuk menyelesaikan proyek sesuai jadwal yang ditentukan.
Biaya. Batasan anggaran yang disediakan untuk pelaksanaan proyek.
Ruang Lingkup. Batasan atas aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan hasil
proyek sesuai yang diharapkan.
Project Management Triangle
Fungsi pengarah ini penting karena secara statistik banyak proyek sistem informasi yang dapat
dikategorikan gagal. Suatu proyek sistem informasi dikatakan gagal jika tidak memenuhi tiga hal
ini
:
1.
Selesai
pada
waktu
yang
direncanakan
(time
constraint).
2. Menggunakan anggaran di bawah atau sesuai yang ditentukan (cost constraint).
3.
Sistem
berfungsi
sesuai
yang
diharapkan
(scope
constraint).
3.
Pengguna
Hasil
Proyek
(User)
4.
Pelaksana
Proyek
Dalam sebuah proyek sistem informasi, selalu ada beberapa orang dengan tugas-tugas berikut ini
:
Manajer Proyek. Seorang manajer proyek terkadang harus memiliki kualifikasi khusus
meskipun tidak harus memiliki keahlian sebagai eksekutor atau pelaksana. Kualifikasi
yang umum untuk seorang manajer proyek adalah PMP (Project Management
Professional) yang merupakan sertifikasi yang dikeluarkan oleh PMI (Project
Management Institute).
Analisis Sistem. Ada berbagai sebutan untuk bidang ini seperti Business System Analyst,
Business Process Analyst, dan sebagainya. Fungsi utamanya adalah melakukan analisis
terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Seringkali tugas analisis sistem juga
termasuk melakukan analisis kebutuhan (requirements analysis), dengan melakukan
wawancara, studi, pengamatan, analisis kasus (use case), ataupun simulasi.
Desainer Sistem. Untuk sistem yang lebih kompleks, software yang dibangun akan
dirancang melalui tahap yang disebut software architecture yang fungsinya mirip seperti
arsitek yang akan membangun rumah. Pada umumnya hasil desain sistem dalam suatu
proyek adalah berupa dokumen yang berisi desain dalam beberapa tingkatan atau level,
mulai dari gambaran umum sampai lebel mudah. Semakin detail hasil desain akan
semakin mempermudah pemrogram untuk mewujudkannya, namun juga membutuhkan
waktu yang lebih banyak dalam menyusunnya.
Pemrogram. Banyak sebutan untuk seorang pemrogram, seperti programmer, developer,
software engineer, analyst programmer, dan sebagainya. Tugas utamanya adalah
membangun software sebagai wujud penerapan sistem informasi dengan menggunakan
bahasa pemrograman tertentu, berdasarkan desain sistem yang telah disusun. Pemrogram
tidak hanya berupa penulisan bahasa program, tetapi juga pengujian (testing), debugging
atau troubleshooting, dan pemeliharaan (maintenance).
Tester. Bertugas sebagai penguji untuk menentukan apakah software yang dibangun
sesuai dengan desain, juga bisa membantu menemukan kesalahan software, seperti error,
bugs, maupun kesalahan logika.
Anggota Lain Dalam Tim. Beberapa anggota lain dalam tim adalah instalator
(deployer), sistem integrator, trainer dan pendukung teknis (technical support)