Laporan Manajemen Perubahan dalam Proyek

KS142301 - MANAJEMEN PROYEK DAN PERUBAHAN

ANALISIS
MANAJEMEN
PERUBAHAN
DALAM
PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI (STUDI KASUS:
PROYEK E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH KOTA
KEDIRI)
AHMAD SYAFIQ

5115201009

YUSRIDA MUFLIHAH
HAWWIN MARDHIANA

5215201205
5215201206

AYF DANAR YUDHISTIRA
ANGGI YHURINDA

5215201207

5216201012

PROGRAM MAGISTER
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYA
2016

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI............................................................................................................. 2
DAFTAR GAMBAR................................................................................................... 4
DAFTAR TABEL....................................................................................................... 4
BAB 1 PENDAHULUAN.......................................................................................... 5
1.1

LATAR BELAKANG...................................................................................... 5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA...................................................................................... 7
2.1

Definisi Proyek.......................................................................................... 7

2.2

Perubahan................................................................................................. 7

2.2.1

Konsep Perubahan.............................................................................. 7

2.2.2

Jenis Perubahan.................................................................................. 8

2.2.3

Tujuan Perubahan............................................................................... 9

2.3

Manajemen Perubahan............................................................................10

2.3.1

Konsep Manajemen Perubahan.........................................................10

2.3.2

Pendekatan Manajemen Perubahan..................................................11

2.3.3

Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Perubahan....................................11

2.4

E-Surat (E-Mas)....................................................................................... 11

2.5

Alur Proses Persuratan Pemerintah Kota Kediri.......................................12

2.5.1

Surat Masuk...................................................................................... 12

2.5.2

Surat Keluar...................................................................................... 12

BAB 3 PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI................................................................14
3.1

RINGKASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI..........................................14

3.2

GAMBARAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI..........................................14

3.1.1

PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)........................................14

3.1.2

PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS).....................................16

3.3

KEBERHASILAN PROYEK..........................................................................19

3.4

LUARAN PROYEK...................................................................................... 23

3.4.1 LUARAN PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)..............................23

3.4.2 LUARAN PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS)...........................24
BAB 4
4.1

MANAJEMEN PERUBAHAN......................................................................25
MANAJEMEN PERUBAHAN........................................................................25

4.1.1

Identifikasi Perubahan......................................................................25

4.1.2 Resistensi terhadap Perubahan/Proyek Aspek Manajemen Perubahan
dalam Pelaksanaan Proyek............................................................................ 25
4.1.3

Aspek-aspek Manajemen Perubahan dalam Proyek..........................26
2

BAB 5 KESIMPULAN.............................................................................................. 29
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................. 30

LAMPIRAN A – INTERVIEW PROTOCOL..................................................................31

3

DAFTAR GA
Gambar 2. 1 Alur surat masuk dalam sekretariat................................................12
Gambar 2. 2 Alur surat masuk dalam SKPD.........................................................12
Gambar 2. 3 Alur surat keluar dalam sekretariat.................................................13
Gambar 2. 4 Alur surat keluar dalam SKPD.........................................................13
YGambar 3. 1 Menu pengelolaan akun
pengguna……………………………………………………………………..15
Gambar 3. 2 Menu surat masuk-surat keluar.......................................................15
Gambar 3. 3 Menu entri surat masuk..................................................................15
Gambar 3. 4 Menu entri surat keluar...................................................................16
Gambar 3. 5Menu disposisi surat.........................................................................16
Gambar 3. 6 Stakeholder pengembang E-Surat..................................................18
YGambar 4. 1Force Field
Analysis…………………………………………………………………………………………..25

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Ringkasan proyek teknologi informasi.................................................14
Tabel 3. 2 Waktu pengerjaan proyek pengembangan E-Surat.............................19

4

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Manajemen perubahan merupakan suatu langkah dalam mengelola
perubahan untuk mengantisipasi resiko-resiko yang muncul maupun
menerapkan strategi baru dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada
untuk memenangkan kompetisi. Di era informasi seperti sekarang ini dibutuhkan
organisasi yang fleksibel, adaptif, dan dapat meraih peluang dengan cepat dan
tepat serta responsif terhadap perubahan yang terjadi.
M.Levinson menyimpulkan bahwa salah satu penyebab utama kegagalan
dari sebuah proyek adalah kurangnya implementasi dari proses manajemen
perubahan, tidak hanya pada bagain TI tetapi dalam organisasi secara
keseluruhan. Beberapa contoh kasus dari proyek yang gagal karena kurangnya
manajemen perubahan antara lain: (1) sistem yang layak secara teknis dan
ekonomis tetapi sekedar didiamkan dan tidak digunakan, (2) sebuah sistem yang

dikembangkan oleh tim internal organisasi yang juga layak secara teknis dan
ekonomis namun menjadi perdebatan dalam penerapannya [4]. Manajemen
perubahan adalah aplikasi pengetahuan, kemampuan, alat, teknik untuk
menggabungkan perubahan menjadi sebuah proyek dan atau menjadi sebuah
strategi [5]. Banyak masalah yang dapat timbul saat perubahan dilakukan,
dimana yang paling sering muncul adalah penolakan atas perubahan itu sendiri
karena merupakan hal yang sulit untuk dapat meninggalkan kebiasaan lama
yang melekat [6]. Agar manajemen perubahan berjalan sesuaidengan tujuan
maka dibutuhkan strategi untuk mencapainya.
Dalam rangka membangun pola kerja yang efektif dan efisien Pemerintah
Kota Kediri terus berupaya membuat sebuah inovasi dan terobosan dalam
berbagai bidang. Salah satu bidang yang menjadi fokus utama adalah bidang
teknologi dan informasi. Teknologi informasi merupakan kunci utama yang
berfungsi sebagai tools handal di era digital ini untuk dapat membantu
meningkatkan keefektifan kinerja sebuah lembaga. Perubahan seolah menjadi
suatu keharusan bagi Pemerintah Kota Kediri dalam menyesuaikan diri dengan
perkembangan yang semakin ketat. Perubahan sebagai suatu langkah strategis
untuk dapat beradaptasi di era digitalisasi saat ini.
Selama ini Pemerintah Kota Kediri merasa kesulitan dalam pengelolaan surat
secara manual. terdapat banyak masalah yang terjadi dalam pengelolaan surat

seperti lebih susah dalam melakukan pencarian surat, lebih banyak waktu dan
tenaga yang dibutuhkan dalam proses pengiriman surat, lebih banyak
menggunakan ruang secara fisik untuk menyimpan surat serta pelaksaannya
sangat tidak efektif dan efisien. Salah satu terobosan yang telah dilakukan oleh
Pemerintah Kota Kediri adalah aplikasi e-surat atau yang bisa disebut dengan eMas (elektronik Manajemen Surat). E-Mas dibangun dengan tujuan menggantikan
proses pengelolaan surat secara manual dengan proses pengelolaan surat
secara digital. Dengan adanya e-Mas berbagai masalah yang berhubungan
dengan pengelolaan surat yang dihadapi oleh pihak Pemerintah Kota Kediri pun
dapat diatasi.
5

E-mas mulai diterapkan untuk mendukung proses surat menyurat pada tahun
2015 untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi oleh Pemerintah Kota Kediri.
Selama penggunaannya, ditemukan beberapa kendala dan kekurangan pada
beberapa bagian. Fitur yang belum sesuai di lapangan dan belum mampu
mengakomodasi kebutuhan yang dibutuhkan oleh SKPD Pemerintah Kota Kediri.
Beberapa kendala yang sering dijumpai diantaranya seperti fitur captcha yang
sering error pada saat proses pengajuan disposisi, mengajukan surat masuk,
menaikkan surat keluar dan proses lain yang membutuhkan proses validasi
captcha. Selain itu proses ketika upload file juga masih seringkali terjadi error.

Dalam hal surat menyurat, kebutuhan akan jadwal agenda tentunya akan sangat
dibutuhkan. Karena agenda tersebut yang akan menjadi acuan dasar dalam
membuat sebuah surat. Dalam hal surat menyurat, availibilitas ruangan menjadi
faktor yang penting untuk menjadi perhatian. Oleh karena itu perlu adanya
sebuah media yang mampu memperlihatkan status ketersediaannya. Dengan
adanya kalender agenda, maka ketersediaan ruangan akan lebih mudah
dipantau oleh banyak pihak. Tidak hanya itu, kalender juga akan memudahkan
dalam memantau jadwal satker lain dan juga pejabat yang terlibat dalam suatau
agenda. Jika jadwal agenda dan kegiatan surat menyurat dapat tersinkron
menjadi satu kesatuan maka hal ini akan sangat membantu dan memudahkan
bagi para stakeholder yang terlibat dalam menjalankan aktivitasnya. Dengan
adanya kebutuhan tersebut maka Pemerintah Kota Kediri memutuskan untuk
mengadakan proyek pengembangan E-Mas untuk meningkatkan kemampuan
dari e-Mas tersebut sehingga e-mas akan semakin efektif dan efisien
Proyek terkait dengan palikasi E-Mas telah dilakukan sebanyak dua kali yaitu
(1) Proyek pembangunan aplikasi E-Mas pada tahun 2014 dan mulai diterapkan
untuk pertama kali pada tahun 2015 serta (2) Proyek pengembangan aplikasi EMas pada tahun 2016. Melalui dua proyek ini pemerintah kota Kediri
menginginkan adanya aplikasi yang mampu mendukung proses surat menyurat
dalam pemerintahan. Dalam sebuh proyek tentunya ada perubahan, baik saat
pengerjaan proyek maupun saat implementasi dari proyek. Dari latarbelakang
yang telah dijabarkan, makalah ini bertujuan untuk melakukan analisis
manajemen perubahan yang terjadi pada proyek E-Surat (E-Mas).
Adapun
yang akan dianalisis pada makalah ini, diantaranya: (1) keberhasilan dari proyek
dilihat dari kriteria keberhasilan proyek, (2) luaran dari proyek yang sudah
dirasakan baik positif maupun negatif (3) manajemen perubahan.

6

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Proyek
Terdapat berbagai pemikiran atau teori yang menjelaskan tentang definisi
proyek. Gittinger (1972) menjelaskan bahwa proyek adalah suatu kegiatan
investasi sebagai bagian dari program yang menggunakan faktor-faktor produksi
untuk menghasilkan barang atau jasa yang diharapkan dapat memperoleh
keuntungan dalam suatu periode tertentu. Menurut definisi tersebut proyek
memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Proyek memiliki tujuan yaitu menghasilkan barang dan jasa;
2. Proyek membutuhkan masukan atau input berupa sumber-sumber yang
langka seperti modal, tenaga buruh, tanah, dan kepemimpinan;
3. Proyek memiliki titik awal dan titik akhir;
4. Dalam waktu setelah proyek selesai, mulai dapat menghasilkan manfaat.
Kunarjo (1992) mendefinisikan bahwa proyek adalah suatu kegiatan investasi
yang menggunakan faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa
yang diharapkan dapat memperoleh keuntungan dalam suatu periode tertentu.
Sementara Kadariah, dkk (1978) menyatakan bahwa proyek adalah suatu
keseluruhan aktivitas menggunakan sumber-sumber untuk mendapatkan benefit
yang dapat direncanakan, dibiayai, dan dilaksanakan sebagai satu unit. Aktivitas
suatu proyek selalu ditujukan untuk mencapai suatu tujuan dan mempunyai satu
starting point dan ending point. Baik biaya-biayanya maupun hasilnya yang
pokok dapat diukur. Maksud dari analisis proyek ialah untuk memperbaiki
pemilihan investasi. Karena sumber-sumber yang tersedia bagi pembangunan
adalah terbatas, maka perlu diadakan pemilihan antara berbagai macam proyek.
Kesalahan dalam memilih proyek dapat mengakibatkan pengorbanan pada
sumber-sumber yang tersedia.
Proyek menurut Bucks (1968): Rangkaian kegiatan untuk mencapai suatu
tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan, dalam suatu kurun waktu
tertentu dengan menggunakan sejumlah biaya, tenaga dan bahan.
Jadi kesimpulan dari definisi Proyek adalah sekumpulan aktifitas yang
mempunyai titik awal dan akhir dilaksanakan secara bertahap dengan
memperhatikan aspek ruang lingkup, biaya, waktu dan kualitas untuk mencapai
tujuan yang unik. Projek mempunyai siklus hidup, yaitu fase inisialisasi, eksekusi,
kontrol dan closing. Sasaran proyek tidak lepas dari batasan ruang lingkup, biaya
dan waktu. Aspek keseimbangan antara ketiga batasan tersebut sangat
berpengaruh pada kualitas proyek.
2.2 Perubahan

2.2.1 Konsep Perubahan
Menurut Siagian, perubahan organisasi merupakan hal yang sangat penting.
Tanpa perubahan, manajemen tidak mungkin mempetahankan keunggulannya.
Harus diakui bahwa perubahan dalam arti pembaharuan sering dilihat dari sudut
pandang yang dilematik. Di satu pihak, stabilitas ada kalanya dirasa perlu
7

dipertahankan dan dipelihara. Bahkan tidak sedikit manajemen berpandangan
bahwa perubahan tidak diperlukan karena dengan sistem yang berlaku,
organisasi meraih keberhasilan di masa lalu hingga sekarang. Di lain pihak,
mempertahankan status quo menjadi penghambat bagi perubahan. Tentunya,
tanpa kemauan dan kemampuan berubah, organisasi akan mengalami kesulitan
dalam menyesuaikan diri dengan tuntutan lingkungan. Perubahan dalam
organisasi belum menimbulkan kondisi yang lebih baik, sehingga perlu
diupayakan agar bila dimungkinkan perubahan diarahkan ke arah hal yang lebih
baik dibandingkan kondisi sebelumnya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
perubahan senantiasa mengandung makna, beralihnya keadaan sebelumnya
(the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition). Transisi
dari kondisi awal hingga kondisi setelah perubahan memerlukan suatu proses
transformasi yang tidak selalu berlangsung dengan lancarnya, mengingat bahwa
perubahan-perubahan sering kali disertai aneka macam konflik yang muncul.
Pakar perilaku di dalam perusahan, Robert Kreitner dan Angelo Kinicki
menyatakan bahwa terdapat dua kekuatan pendorong munculnya kebutuhan
melakukan perubahan:
 kekuatan eksternal, yaitu kekuatan yang muncul dari luar perusahaan, seperti
karakteristik demografis (usia, pendidikan, jenis kelamin), perkembangan
teknologi, perubahan pasar, dan tekanan sosial politik


kekuatan internal, yaitu kekuatan yang muncul dari dalam peusahaan, seperti
masalah Sumber Daya Manusia (tidak terpenuhinya kebutuhan, kepuasan
kerja, produktifitas, dan motivasi kerja), perilaku, dan keputusan manajemen.
Jika ada faktor pendorong, maka juga terdapat faktor penghambat perubahan
atau yang sering dikenal dengan resistensi perubahan. Menurut Kotter [34]
salah satu penyebab kegagalan dalam melakukan perubahan pada
perusahaan adalah tidak terbentuknya koalisi yang cukup kuat di antara
orang-orang yang mempunyai wewenang dan kemampuan untuk mendorong
perubahan. Oleh karena itu, perubahan bukan hanya tentang satu atau dua
orang yang berubah melainkan harus mencakup semua elemen yang terkait.

2.2.2 Jenis Perubahan
Perubahan dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis sesuai dengan adanya
perencanaan diawal dan sifat dari perubahan. Berikut ini jenis dari perubahan.

1. Perubahan menurut Perencanaan


Perubahan terencana (planned change)
Perubahan terencana adalah aktivitas yang dimaksudkan dan diarahkan
dalam sifat dan desainnya untuk memenuhi tujuan organisasi.



Perubahan tidak terencana
Perubahan tidak terencana merupakan pergeseran dalam aktivitas
organisasi karena adanya kekuatan yang sifatnya eksternal, di luar kontrol
organisasi.

2. Perubahan Menurut Sifat
8



Perubahan incremental
Perubahan yang secara kontinyu dilakukan suatu organisasi untuk
memelihara keseimbangan umum organisasi. Biasanya perubahan seperti
ini dilakukan terbatas pada salah satu bagian organisasidan dampaknya
relatif hanya di rasakan oleh bagian itu sendiri.



Perubahan fundamental
Perubahan yang stratejik, visioner, dan transformasional. Peruabhan
fundamental memberikan dampak yang patut diperhatikan pada
organisasi atau bagian organisasi yang sedang menjalankan perubahan.
Jika berhasil, perbedaannya dapat diperhatikan di dalam dan di luar
organisasi. Perubahan semacam ini biasanya besar, dan secara dramatis
mempengaruhi operasi masa depan organisasi dan seringkali menyangkut
pergolakan penting.

3. Perubahan Menurut Struktural


Structural Change
Dalam perubahan struktural terjadi kenaikan atau penurunan kuantitatif
yang berarti menghasilkan perubahan kualitas sehingga memerlukan
penyesuaian sacara tetap. Apabila tidak merespons perubahan akan salah
melangkah dan timbul kecurigaan. Sebagai Contoh, teknologi komunikasi
semakin maju dan berkembang sehingga tidak mungkin mundur lagi. Akan
tetapi, perubahan dapat pula terjadi dari suatu kondisi tertentu atau dari
suatu tingkatan tertentu setelah melalui periode waktu tertentu, kembali
lagi pada tingkat semula. Perubahan siklikal mengikuti pola dalam
frekuensinya, kembali secara regular pada tahap sebelumnya.



Cyclical Change
Cyclical change hanya memerlukan penyesuaian sementara. Sebagai
contoh adalah pada perubahan mode, sifatnya sementara, dan suatu saat
akan kembali pada desain lama. Meskipun dengan terminologi yang
berbeda-beda, pada dasarnya perubahan disatu sisi dapat dilakukan
secara rutin, terencana dan inkremental sehingga tidak menimbulkan
gejolak dan orang tidak menyadari bahwa sebenarnya telah terjadi
perubahan. Namun, proses demikian akan memerlukan waktu lebih lama.
Disisi lain, perubahan dapat dilakukan secara tidak terencana karena
harus segera merespons suatu situasi yang tidak dapat dielakkan.
Perubahan dapat pula bersifat fundamental sehingga memerlukan
perubahan secara total, dan tidak dapat dilakukan secara bertahap.

4. Tempered Radical Change
Meyerson (2002) memperkenalkan tempered radical change. Ia berpendapat
bahwa strategi perubahan merupakan suatu kontinum dari sifatnya sangat
pribadi sampai pada sangat umum. Bentuk perubahan yang terjadi dapat berupa
9

disruptive self-expression, verbal jujitsu, variable-term opportunism, dan
strategic alliance building.
Disruptive self-expression merupakan ekspresi diri yang ditunjukkan secara
pelan-pelan, namun dapat mempengaruhi orang lain. Kadang-kadang dilakukan
secara sederhana, namun secara perlahan mengubah iklim kerja.
Verbal jujitsu merupakan upaya pembelaan diri secara lisan untuk
mengarahkan perubahan situasi. Orang dapat bereaksi atas pernyataan yang
tidak diinginkan dan mengalihkan menjadi peluang untuk perubahan yang
diharapkan akan diperhatikan orang lain.
Variable-term opportunism merupakan upaya untuk mengubah sesuatu yang
sudah menjadi kebiasaan sejak lama dan secara kreatif membuka peluang baru.
Bila diberikan kesempatan kepada bawahan menyampaikan presentas
dihadapan pimpinan, yang biasanya selalu harus dilakukan sendiri yang
merupakan penyimpangan dari kebiasaan.
Strategic alliance building merupakan perubahan yang dilakukan dengan
membangun kerja sama dengan orang lain, untuk mendapatkan legitimasi, akses
sumber daya dan kontrak, bantuan teknis, serta dukungan emosional.

2.2.3 Tujuan Perubahan
Tujuan perubahan disatu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi
dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain,
mengupayakan
perubahan
perilaku
karyawan
untuk
meningkatkan
produktivitasnya. Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan
mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang ditimbulkan oleh
perubahan harus lebih besar daripada beban kerugian yang harus ditanggung.
Tujuan suatu perubahan pada umumnya masih bersifat makro dengan jangka
waktu relative panjang. Untuk itu, tujuan dijabarkan dalam jangka waktu lebih
pendek dengan ukuranyang lebih spesifik, dan konkret dengan menetapkan
sasaran perubahan. Sasaran perubahan dapat diarahkan pada struktur
organisasi, teknologi, pengaturan fisik, SDM, proses mekanisme kerja dan
budaya organisasi.

2.3 Manajemen Perubahan
2.3.1 Konsep Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah proses terus-menerus memperbaharui
organisasi berkenaan dengan arah, struktur, dan kemampuan untuk melayani
kebutuhan yang selalu berubah dari pasar, pelanggan dan para pekerja itu
sendiri. Kegiatan manajemen perubahan harus berlangsung pada tingkat tinggi
mengingat laju perubahan yang dihadapi akan lebih besar dari masa
sebelumnya. terjadi perubahan yang signifikan dan dapat diimplementasikan
dengan baik kedalam suatu organisasi, maka hal berikut ini harus segera terjadi,
yakni: Orang harus memahami dengan jelas tentang apa yang dimaksud dengan
organisasi bisnis dan pelanggan. Dengan demikian, definisi yang jelas tentang
tujuan bersama diperlukan; dan
Persyaratan kinerja baru harus dinyatakan dengan jelas dan dipahami oleh
para pekerja, sehingga mereka mampu melakukan perubahan perilaku sekaligus
merubah cara mereka melakukan bisnis, tentunya perubahan ini secara luas
harus selaras dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, para manajer perlu
melakukan pembinaan untuk suatu perubahan yang konstruktif pada seluruh
organisasi. Ketika ide perubahan disampaikan kepada seluruh lapisan organisasi
10

sebagai sebuah mainstream, maka dengan sendirinya perlu dibarengi oleh
perubahan infrastruktur pembinaan yang sudah ada, yang dapat mengatasi
segala bentuk resistensi, sehingga mereka terdorong untuk mencoba dan
menyesuaikan diri dengan perubahan yang telah direncanakan.
Kemampuan organisasi untuk bertahan hidup (survive) sangat ditentukan
oleh kemampuan organisasi untuk berubah, menyesuaikan diri dengan
perubahan lingkungan yang dihadapi atau menyesuaikan diri dengan perubahan
potensial yang akan terjadi di masa mendatang. Perubahan bertujuan agar
organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi
perkembangan jaman, kemajuan teknologi, komunikasi dan informasi. Tanpa
adanya perubahan, maka dapat dipastikan usia organisasi tersebut tidak akan
bertahan lama. Setiap organisasi yang mengabaikan konsep perubahan akan
mengalami dampak negatif yang timbul oleh karenanya. Organisasi modern
dewasa ini harus menghadapi dan menyelesaikan sejumlah persoalan yang
menyebabkan terciptanya kebutuhan akan perubahan internal organisasi.
Menurut McCalman perubahan suatu organisasi memerlukan apa yang
disebut dengan Perpetual Transition Management, yaitu suatu kerangka kerja
manajemen transisi yang akan memberikan sejumlah pemahaman penting
tentang apa yang memicu adanya perubahan-perubahan di dalam organisasi
dan bagaimana organisasi tersebut bereaksi terhadapnya. Model manajemen
transisi tersebut mencakup 4 (empat) macam proses yang saling terkait dan
beroperasi pada tingkatan yang berbeda dan mencakup berbagai factor yang
berbeda pula dalam hirarkhi keorganisasian. Adapun keempat macam lapisan
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Lapisan pemicu (the trigger layer), yang berhubungan dengan identifikasi
kebutuhan dan peluang-peluang untuk perubahan penting, yang dirumuskan
secara sadar dalam wujud peluang-peluang dan bukan dalam bentuk
ancaman-ancaman atau krisis-krisis.
2. Lapisan visi (the vision layer), yang menetapkan perkembangan masa yang
akan datang organisasi yang bersangkutan, dengan jalan menekankan suatu
visi dan mengkomunikasikannya secara efektif, sehubungan dengan arah
kemana organisasi tersebut sedang melaju.
3. Lapisan konversi (the conversion layer) yang dibentuk guna memobilisasi
dukungan di dalam organisasi yang bersangkutan, bagi visi baru tersebut
sebagai metode yang paling tepat dalam hal menangani pemicu-pemicu
perubahan tersebut.
4. Lapisan pemeliharaan dan pembaruan, yang mengidentifikasi cara-cara
dengan apa perubahan dipertahankan, serta dikembangkan melalui
perubahan-perubahan dalam sikap dan prilaku, dan dipastikan tidak akan
kembalinya organisasi tersebut ke tradisi-tradisi yang berlaku sebelumnya.

2.3.2 Pendekatan Manajemen Perubahan
Dalam melakukan manajemen perubahan diperlukan beberapa pendekatan.
Pendekatan tersebut dapat dilakukan dengan:
1. Mengidentifikasikan objek yang terkena dampak perubahan yang
mungkin menolak perubahan.
2. Menelusuri sumber, tipe dan tingkat resistensi perubahan yang
mungkin ditemukan.

11

3. Mendesain strategi yang efektif untuk mengurangi resistensi tersebut.
Dalam pengimplementasian perubahan, keberhasilan dari perubahan
dipengaruhi oleh setiap orang yang terlibat didalamnya. Apabila setiap orang
didalamnya memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang akan terjadi, dan
mengapa hal tersebut akan terjadi maka keberhasilan terhadap perubahan dapat
meningkat. Sebagai sebuah proses, perubahan tidak selamanya berjalan

sesuai dengan yang diharapkan. Menurut M. Nur Nasution (2010),
perubahan pada sebuah organisasi dapat memicu timbulnya penolakan
baik dari individu maupun dari organisasi itu sendiri.
2.3.3 Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Perubahan
Terdapat lima prinsip yang mendasari manajemen perubahan. Setiap
prinsip dibangun atas dasar yang lainnya dan secara bersama-sama sebagai
bentuk dasar apa dan mengapa manajemen perubahan dibutuhkan. Prinsip
yang mendasari adanya kebutuhan terhadap manajemen perubahan adalah
sebagai berikut:


berubah untuk sebuah alasan



perubahan pada organisasi membutuhkan perubahan pada individu



luaran organisasi merupakan hasil kolektif dari perubahan individu



manajemen perubahan merupakan kerangka kerja yang memungkinkan
untuk mengelola perubahan dari sisi orang



kita menerapkan manajemen perubahan untuk merealisasikan manfaat
dan luaran yang diinginkan dari perubahan

Alasan utama adanya manajemen perubahan adalah untuk memastikan bahwa
hasil yang diinginkan dari perubahan tercapai. Guna memimpin perubahan pada
level sebuah organisasi, seorang pemimpin harus mampu memimpin perubahan
pada level individu. Manajemen perubahan akan efektif ketika proses dan tools
untuk manajemen perubahan organisasi dikombinasikan dengan proses dan
tools untuk manajemen perubahan individu. Kesuksesan dari manajemen
perubahan diukur dari derajat ketercapaian tujuan perubahan.

2.4 E-Surat (E-Mas)
E-Surat milik pemerintah Kota Kediri dinamai E-mas, E-Mas dibuat dengan
maksud untuk mempermudah proses surat menyurat antar SKPD, komunikasi
antara walikota dan semua level aparatur sipil negara di bawah Pemerintah Kota
Kediri, memangkas proses birokrasi sehingga pelaksanaannya menjadi lebih
efektif dan efisien. Dengan adanya e-Mas tentunya akan dapat menghemat
biaya kertas, waktu dan tenaga yang digunakan untuk proses pengiriman surat.
Arsip dokumen juga tersimpan secara digital sehingga bisa menghemat ruang
secara fisik dan memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian surat
secara cepat.
E-Mas merupakan aplikasi layanan elektronik manejemen surat yang
dikembangkan dengan sistem berbasis web, serta dapat berintegrasi dengan

12

SMS untuk notifikasi pemberitahuan surat yang berguna untuk mempercepat
penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju.

2.5 Alur Proses Persuratan Pemerintah Kota Kediri.
Dalam persuratan, terdapat dua istilah yaitu surat masuk dan surat keluar.
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi yang berasal
dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat Keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok.

2.5.1 Surat Masuk
Berikut ini alur surat masuk dalam sekretariat dan SKPD di Pemerintah
Kota Kediri.
Alur dalam Sekretariat

Gambar 2. 1 Alur surat masuk dalam sekretariat

Keterangan: Diagram alur dalam Sekretariat menunjukkan bagaimana
proses surat turun dari pimpinan kepada instansi terkait.
Alur dalam SKPD

Gambar 2. 2 Alur surat masuk dalam SKPD

Keterangan: Diagram alur dalam SKPD diatas menunjukkan proses surat
masuk yang kemudian dientri oleh staf dan diteruskan kepada user 1
untuk dilakukan disposisi. Pada proses surat masuk ini user 1 adalah
pimpinan atau user yang mempunyai jabatan tertinggi di instansi
tersebut. Kemudian akan diturunkan pada user dengan struktur jabatan di
bawah user 1 dan seterusnya hingga selesai. Setelah proses selesai maka
staf akan mengkonfirmasi selesainya proses disposisi pada surat masuk
tersebut.

2.5.2 Surat Keluar
Berikut ini alur surat keluar dalam sekretariat dan SKPD di Pemerintah
Kota Kediri.
Alur dalam Sekretariat

13

Gambar 2. 3 Alur surat keluar dalam sekretariat

Keterangan: Diagram alur dalam Sekretariat menunjukkan bagaimana
proses surat naik dari suatu instansi kepada pimpinan.
Alur dalam SKPD

Gambar 2. 4 Alur surat keluar dalam SKPD

Keterangan: Diagram alur diatas menunjukkan proses surat keluar yang
kemudian dientri oleh staf dan diteruskan kepada user 1 untuk diminta
persetujuan. Pada proses surat keluar ini user 1 adalah user yang memiliki
jabatan diatas staf atau kepala bagian (atau jabatan setingkatnya).
Kemudian akan dinaikan kepada user dengan jabatan diatasnya dan
seterusnya hingga user level pimpinan. Jika salah satu user melakukan
revisi maka surat akan dikembalikan kepada staf untuk dilakukan
perubahan data. Kemudian akan naik ke user 1 lagi secara terstruktur
hingga user level pimpinan. Setelah surat keluar tersebut disetujui oleh
pimpinan dan selesai, maka staf akan mengkonfirmasi selesainya proses
disposisi pada surat masuk tersebut.

14

BAB 3
PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
3.1 RINGKASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
Proyek E-Surat yang dibahas melingkupi 2 proyek yaitu (1) proyek awal atau
inisiasi diadakannya E-Surat di tahun 2014 kemudian diterapkan untuk pertama
kali di tahun 2015 dan (2) proyek pengembangan dari E-Surat ditahun 2016,
berikut ini akan ditampilkan ringkasan berupa tabel untuk memudahkan dalam
memahami proyek.
Tabel 3. 1 Ringkasan proyek teknologi informasi

NAMA PROYEK
Proyek:
Pembangunan ESurat (E-Mas)
Pemerintah Kota
Kediri

Proyek:
Pengembangan ESurat (E-Mas)
Pemerintah Kota
Kediri

MASA
PROYEK
Proyek dimulai
akhir tahun
2014 dan
diterapkan
untuk pertama
kali pada
tahun 2015

Proyek dimulai
pada tahun
2016 yaitu
mulai bulan
Mei-Juli 2016

STAKEHOLD
ER
Owner dan
developer:
Pengelolaan
Data
Elektronik
(PDE)
Pemerintah
Kota Kediri
 Owner:
Pemerinta
h
Kota
Keidri yang
diwakili
oleh TIM TI
dan
Pengelolaa
n
Data
Elektronik
(PDE)
Pemerinta
h
Kota
Kediri
 Develope
r: LBE ITS
Surabaya

HASIL PROYEK
Aplikasi E-Surat (E-Mas)
dengan fitur:
 Fitur surat masuk
 Fitur surat keluar
 Fitur disposisi
Aplikasi E-Surat (E-Mas)
dengan penambahan
fitur:
 Pembaharuan Versi
CodeIgniter
 Fitur agenda
 Fitur kalender
agenda
 Fitur peta agenda
 Fitur sinkronisasi
tipe jenis surat
keluar kategori
undangan dengan
list agenda
 Fitur pengecekan
ketersediaan
ruangan
 Fitur validasi waktu
agenda
 Fitur pengiriman
jenis surat keluar
menjadi surat
masuk pada SKPD
yang dituju

3.2 GAMBARAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
Pada bagian ini, akan dijelaskan proyek teknologi informasi yang menjadi
studi kasus yaitu proyek E-Surat (E-Mas) Pemerintah Kota Kediri.

15

3.1.1 PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)
Proyek pembangunan aplikasi E-Surat atau E-Mas dilatarbelakangi adanya
keinginan dari Pemerintah Kota Kediri untuk mengefisiensikan proses surat
menyurat di lingkungan pemerintahan, pengarsipan digital, disposisi melalui
aplikasi serta mengurangi penggunaan kertas. Kendala yang dihadapi dari proses
surat menyurat yang masih manual atau tidak dengan bantuan sistem adalah
pengiriman surat menjadi kurang efektif, memerlukan banyak kertas, serta
proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang
berwenang.
3.1.1.1
Tujuan Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas)
Tujuan dari proyek pembangunan E-Surat adalah menghasilkan sistem
yang mampu membantu proses surat menyurat di Pemerintah Kota Kediri,
sehingga pelaksanaannya lebih efektif dan efisien serta mempermudah proses
pengarsipan secara digital.
3.1.1.2 Ruang Lingkup Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas)
Ruang lingkup dari proyek pembangunan E-Surat (E-Mas):
1. Adanya fitur pembuatan akun pengelola E-Surat
Pengguna dapat melihat profil dan melakukan penggantian password
untuk login.

Gambar 3. 1 Menu pengelolaan akun pengguna

2. Adanya fitur surat kelur dan surat masuk
Pengguna dapat menuliskan surat baru baik surat masuk maupun surat
keluar dari aplikasi.

Gambar 3. 2 Menu surat masuk-surat keluar

16

Gambar 3. 3 Menu entri surat masuk

Gambar 3. 4 Menu entri surat keluar

3. Adanya fitur disposisi surat
Pengguna dapat melakukan disposisi kepada user yang dituju melalui
aplikasi.

Gambar 3. 5Menu disposisi surat

3.1.1.3 Stakeholder Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas)
Stakeholder dari proyek pembangunan E-Surat adalah Pengelolaan Data
Elektronik (PDE) Pemerintah Kota Kediri. PDE Kota Kediri bertindak sebagai owner
sekaligus developer. Berikut ini struktur stakeholder dari proyek pembangunan ESurat (E-Mas).
17

Ketua Pelaksana Lapangan
Koordinator Tim TI PDE
Programmer

: Khayat Subkhan
: Herwin
: Noris Ibrahim

3.1.1.4 Waktu Pelaksanaan Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas)
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, interviewee (Noris Ibrahim)
sebagai programmer dari E-Surat diketahui bahwa proyek pembangunan ini
berlangsung akhir tahun 2014 dan mulai diimplementasikan pada tahun 2015.
Namun, interviewee lupa mengenai waktu pasti dari pelaksanaan proyek. Hal ini
dikarenakan, interviewee sebagai programmer hanya melaksanakan tugas yang
diperintahkan.
3.1.2 PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS)
Proyek ini merupakan pengembangan dari aplikasi E-Mas yang sudah
berjalan kurang lebih satu tahun. Adanya proyek pengembangan aplikasi E-Mas
dilatarbelakangi adanya beberapa kendala dan kekurangan di beberapa bagian
serta fitur yang ada di E-Mas dirasa belum memenuhi kebutuhan di lapangan.
Beberapa kendala yang sering dijumpai diantaranya:
1. fitur captcha yang sering error pada saat proses pengajuan disposisi,
mengajukan surat masuk, menaikkan surat keluar dan proses lain yang
membutuhkan proses validasi captcha.
2. seringkali terjadi eror saat proses upload file.
Selain adanya kekurangan dari aplikasi E-Mas, terdapat kebutuhan lain
yang diharapkan dapat tercakup dalam aplikasi E-Mas. Kebutuhan tersebut
terkait dengan jadwal agenda dan status ketersediaan ruangan, hal ini
dikarenakan agenda dan ruangan digunakan sebagai acuan dasar dalam
membuat sebuah surat. Oleh karena itu, proyek pengembangan E-Mas ini
diadakan agar mampu menangani kendala dari aplikasi E-Mas sebelumnya serta
menambahkan fitur yang dibutuhkan di lapangan.
3.1.2.1 Tujuan Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Tujuan dari proyek pengembangan ini adalah melakukan upgrade dan
pengembangan aplikasi E-Mas yang berbasis website sehingga semakin nyaman,
mudah dan mampu menjawab kebutuhan stakeholder yang terlibat.
3.1.2.2 Ruang Lingkup Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Pengembangan aplikasi E-Mas pada tahap ini mencakup penambahan fiturfitur sebagai berikut:
1. Melakukan upgrade sistem e-Mas
Versi CodeIgniter yang digunakan oleh aplikasi e-Mas V.01 adalah 2.1.3 agar
sistem menjadi lebih stabil, maka dilakukan upgrade ke versi terbaru yaitu
CodeIgniter 2.2.6.
2. Melakukan perbaikan error pada fitur captcha dan fitur upload file
Pada saat melakukan proses upload file terutama jenis file pdf dan doc,
beberapa kali masih kerap ditemui terjadinya error. Demikian juga pada saat
proses penyocokan kode captcha, seringkali masih terjadi missmatch. Karena
kedua proses tersebut merupakan salah satu tahapan dalam proses
pengeksekusian sebuah surat maka hal ini tentunya akan sangat
18

mengganggu kelancaran proses pengiriman ataupun penerimaan surat yang
berjalan.
3. Melakukan penambahan fitur agenda
Fitur agenda merupakan fitur yang belum ada pada E-Mas versi sebelumnya.
Fitur agenda merupakan fitur yang terkait dengan pengelolaan agenda,
diantaranya mencakup penambahan/pembuatan agenda baru, pengubahan
agenda dan penghapusan agenda serta dapat merubah status agenda
(private atau public)
4. Melakukan penambahan fitur kalender agenda untuk user umum
Fitur kalender agenda untuk user umum mirip dengan kalender agenda pada
user SKPD. Hanya saja untuk agenda yang bersifat private, detil informasinya
bersifat rahasia (tidak untuk konsumsi publik) hanya bisa dilihat oleh SKPD
yang bersangkutan. Kalender agenda tidak penting bagi SKPD namun juga
penting untuk di-publish kepada masyarakat umum sebagai salah satu
bentuk transparansi dan upaya melibatkan masyarakat dalam melakukan
pemantauan dan juga update agenda dari Pemerintah Kota.
5. Melakukan penambahan fitur servise JSON list agenda
Service JSON list agenda adalah fitur yang menyediakan informasi agenda
yang bersifat public yang dikemas dalam format JSON. Fitur ini dibuat dengan
tujuan agar informasi tentang agenda yang telah dibuat bisa di-share ke
dalam portal lain semisal website kedirikota.go.id sehingga lebih praktis.
6. Melakukan penambahan fitur peta agenda untuk user umum
Fitur peta agenda untuk user umum mirip dengan peta agenda pada user
SKPD. Hanya saja untuk agenda yang bersifat private, detil informasinya
bersifat rahasia (tidak untuk konsumsi publik) hanya bisa dilihat oleh SKPD
yang bersangkutan. Peta agenda tidak hanya penting bagi SKPD namun peta
agenda juga penting untuk di-publish kepada masyarakat umum sebagai
salah satu bentuk transparansi dan upaya melibatkan masyarakat dalam
melakukan pemantauan dan juga update agenda dari Pemerintah Kota Kediri
terutama agenda yang melibatkan mereka di dalamnya.
7. Melakukan penambahan fitur sinkronisasi antara tipe jenis surat
keluar kategori undangan dengan list agenda
8. Melakukan penambahan fitur pengecekan ketersediaan ruangan
9. Melakukan penambahan fitur validasi waktu agenda
10.
Melakukan penambahan fitur pengiriman jenis surat keluar akan
menjadi surat masuk pada SKPD yang dituju.
Jenis surat keluar yang di-posting oleh suatu SKPD dapat di-posting kepada
SKPD lain agar bisa menjadi surat masuk dan mengirimkan notifikasi SMS ke
19

petugas entri surat pada SKPD yang dituju. Operator entri surat pada SKPD
tujuan akan menerima surat yang telah di-posting oleh SKPD asal dan tinggal
meng-edit lalu melengkapi dengan nomor agenda dan lain-lain untuk
kemudian melakukan disposisi surat masuk dan seterusnya sesuai prosedur
normal.
3.1.2.3 Stakeholder Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Stakeholder dari proyek pengembangan E-Surat (E-Mas)
digambarkan melalui gambar berikut.

dapat

Gambar 3. 6 Stakeholder pengembang E-Surat

Apabila didetilkan, stakeholder yang terlibat dari proyek pengembangan ESurat (E-Mas) adalah:

Owner

Developer

Pengelola Data Elektronik (PDE) Pemerintah
Kota Kediri
 Ketua Pelaksana Lapangan :
Khayat
Subkhan
 Koordinator Tim TI PDE
: Herwin
 Programmer
: Noris Ibrahim
Tim LBE ITS Surabaya
 Ketua Tim LBE ITS
: Tony Dwi
Susanto
 Analyst dan Dokumenter
:
Rimby
Kamesworo
 Programmer
:
Hatma
Suryotrisongko

3.1.2.4 Waktu Pelaksanaan Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Pelaksanaan proyek ini dilakukan dalam kurun waktu 2 bulan yaitu mulai
bulan Mei-Juni 2016, dengan rincian kegiatan sebagai berikut:

Tabel 3. 2 Waktu pengerjaan proyek pengembangan E-Surat

Minggu ke-

Kegiatan

1

Inisiasi proyek

2

Analisis kebutuhan

Luaran
Kerangka Acuan Kerja
(KAK) dan komitmen
pihak terkait
Deskripsi kebutuhan,
proses bisnis, formulir
20

3

4

5
6 dan 7
8

Perancangan Aplikasi
Pembangunan Aplikasi
Catatan: dilakukan
meeting bersama
stakeholder sebanyak
2kali untuk
menunjukkan
perkembangan aplikasi
Pembangunan dan
Pengujian Aplikasi
Instalasi aplikasi,
training dan
pendampingan
operasional awal
Serah terima sistem
dan penutupan proyek

dan eksisting sistem
Dokumen perancangan

Aplikasi

Aplikasi telah diuji

Layanan berjalan
Dokumen akhir produk

3.3 KEBERHASILAN PROYEK
Keberhasilan dari sebuah proyek dapat dilihat dari beberapa kriteria. Pada
proyek E-Surat keberhasilan proyek dilihat dari kecukupan alokasi dana,
ketepatan waktu pengerjaan proyek, kejelasan ruang lingkup proyek, kualitas
sistem yang dihasilkan, kualitas SDM proyek dan pengguna, risiko yang
ditimbulkan proyek, komunikasi antar tim proyek, serta ketercapaian tujuan
organisasi. Berikut ini gambaran keberhasilan proyek pembangunan E-Surat (EMas) Pemerintah Kota Kediri.
PROYEK PEMBANGUNAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
Dari segi alokasi dana
narasumber
(Noris)
kurang
mengetahui,
karena dia mengerjakan
sesuai perintah atasan
dan tidak mengetahui
Alokasi dana
Sukses
detil
dari
anggaran
dana.
Sedangkan
menurut Pak Aan Ketua
pelaksana
lapangan)
dana yang dianggarkan
mencukupi.
Menurut
PDE,
waktu
pengerjaan
proyek
sukses karena sesuai
Waktu pengerjaan
Sukses
dengan yang ditargetkan
proyek
yaitu
dapat
diimplementasikan pada
tahun 2015.
Ruang lingkup
Sukses
Proyek yang berhasil
21

PROYEK PEMBANGUNAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
memiliki cakupan yang
jelas, tidak serakah dan
hasilnya sempurna. Dari
awal
inisiasi
proyek
sudah ditentukan bahwa
cakupan
dari
proyek
adalah
membangun
sistem
yang
mampu
untuk
mengelola
persuratan.
Pada tahap ini dilakukan
pengujian
yang
dilakukan di beberapa
SKPD
dan
dalam
Kualitas sistem
Tidak Sukses
pengujian ini terlihat
eror pada beberapa fitur
salah
satunya
fitur
captha.
Kualitas SDM Proyek
Kualitas
SDM
Proyek
dalam pembangunan EMas ini sudah baik
karena tim yang terlibat
Sukses
terdapat kriteria kriteria
yang
harus
masuk
dalam pihak yang terkait
dalam
pembangunan
sistem.
Kualitas SDM

Tidak Sukses

Risiko yang
ditimbulkan proyek

Sukses

Kualitas
SDM
Pengguna
Dari
sisi
kualitas
pengguna
dikatakan
belum sukses karena
SDM untuk implementasi
dan
pengembangan
sistemnya masih kurang.
Kekurangan iini dalam
hal jumlah SDM yang
dimiliki dan menguasai
komputer.
Proyek
dikatakan
berhasil apabila, risiko
yang ditimbulkan dari
adanya proyek kecil.
Pada
proyek
pembangunan
aplikasi
E-Surat
tidak
menimbulkan risiko yang
22

PROYEK PEMBANGUNAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
besar bagi pemerintah
Kota Kediri. Hanya saja,
hasil dari proyek ini akan
mengubah
proses
persuratan pemerintah
Kota Kediri.
Komunikasi pada proyek
ini hanya dilakukan oleh
Komunikasi
Tidak Sukses
pihak internal saja, jadi
hasil kurang maksimal.
Proyek
ini
belum
mencapai
tujuan
organisasi
yang
diharapkan karena pada
saat pilot proyek hanya
7 SKPD dari 42 SKPD
saja yang menggunakan
Ketercapaian tujuan
aplikasi E-MAS ini. Hasil
Tidak Sukses
organisasi
dari implementasi e-mas
dalam 7 SKPD tersebut
ialah ada beberapa fitur
yang
eror.
Sehingga
memaksa bagian PDE
untuk mengembangkan
beberapa fitur yang eror
tersebut.
Berikut ini gambaran keberhasilan proyek pengembangan E-Surat (E-Mas)
Pemerintah Kota Kediri.
PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
Alokasi dana
Sukses
Alokasi
dana
yang
diberikan
oleh
Pemerintah Kota Kediri
kepada LBE ITS untuk
proyek pengembangan
aplikasi E-Surat (E-Mas)
sebesar
Rp
71.000.000,00.
Dari
alokasi dana tersebut
developer
masih
mendapatkan
laba
sebesar
Rp
25.000.000,00
setelah
23

PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
dipotong
pajak
dan
pembagian hasil dengan
PDE Pemerintah Kediri.
Sehingga, dari alokasi
dana dapat dikatakan
sukses karena kedua
belah
pihak
mendapatkan
keuntungan dari alokasi
dana yang dianggarkan.
Dari
sisi
waktu
pengerjaan
proyek
alokasi
waktu
yang
disepakati antara owner
dan developer adalah 2
bulan
terhitung
dari
bulan
Mei-Juni 2016.
Pada
kenyataannya,
waktu
penyelesaian
proyek adalah 3 bulan
dari bulan Mei-Juli 2016
atau dapat dikatakan
melebihi 1 bulan dari
alokasi
waktu
yang
disepakati.
Keterlambatan
penyelesaian
proyek
disebabkan
salah
Waktu pengerjaan
Tidak sukses
satunya
adanya
proyek
permintaan dari owner
yang tidak ditetapkan di
Kerangka Acuan Kerja
(KAK) saat pengerjaan
berlangsung.
Penambahan
tersebut
diantaranya,
(1)
penambahan filter by
ruangan di fitur kalender
agenda, (2) detil field
yang
ada
di
JSON
agenda,
id_satker
diganti
dengan
nama_satker,
(3)
perubahan
tahapan
untuk alur surat keluar
dapat
menjadi
surat
masuk baru.
Ruang lingkup
Sukses
Proyek yang berhasil
memiliki cakupan yang
24

PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
jelas, tidak serakah dan
hasilnya
sempurna.
Sesuai dengan Kerangka
Acuan Kerja (KAK) yang
disepakati, terdapat 10
poin
cakupan
pengembangan
dari
proyek.
Keseluruhan
cakupan
telah
disamapikan
dengan
jelas pada KAK, tidak
berlebihan
dan
developer mampu untuk
memenuhi cakupan dari
proyek.
Pada
proyek
ini
dilakukan fase pengujian
aplikasi sebelum proyek
Kualitas sistem
Sukses
dinyatakan selesai. Dari
hasil pengujian, sistem
berjalan sesuai dengan
bisnis proses persuratan.
Kualitas SDM
Sukses
Kualitas SDM Proyek
Dari segi kualitas SDM
proyek memiliki kualitas
yang baik, karena dalam
proyek
ini
sudah
ditentukan kriteria dari
pihak-pihak yang dapat
masuk ke dalam proyek.
 Untuk posisi manajer
proyek
diharuskan
pernah terlibat dalam
proyek e-government
dalam
2
tahun
terakhir
serta
memiliki sertifikasi TI.
 Untuk posisi analisis
bisnis dan desainer
aplikasi
diharuskan
pernah
terlibah
dalam
proyek
egovernment dalam 1
tahun terkahir.
 Untuk programmer,
diharuskan
pernah
mengembangkan
sistem infromasi dan
pernah terlibat dalam
25

PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
proyek
egovernment.
Kualitas
SDM
Pengguna
Dari
sisi
kualitas
pengguna
dikatakan
belum sukses karena
SDM untuk implementasi
Tidak Sukses
dan
pengembangan
sistemnya masih kurang.
Kekurangan iini dalam
hal jumlah SDM yang
dimiliki dan menguasai
komputer.
Proyek
dikatakan
berhasil apabila, risiko
yang ditimbulkan dari
adanya proyek kecil.
Pada
proyek
pengembangan aplikasi
E-Surat (E-Mas) hasil
Risiko yang
Sukses
dari
proyek
tidak
ditimbulkan proyek
menimbulkan
suatu
permasalahan baru di
pemerintah Kota Kediri
atau dalam artian tidak
menyulitkan
dalam
menjalankan
kegiatan
operasional perusahaan.
Komunikasi
yang
dilakukan antara owner
dan
developer
berlangsung
dengan
baik. Dalam proyek ini
diadakan
progress
Komunikasi
Sukses
proyek sehingga semua
kebutuhan
pengembangan proyek
dan
keberlangsungan
proyek dapat berjalan
dengan lancer
Ketercapaian tujuan
Belum dapat
Untuk kriteria ini belum
organisasi
diketahui
dapat diketahui apakah
hasil
proyek
mampu
memenuhi
tujuan
organisasi, karena hasil
dari proyek ini masih
belum diterapkan (masih
dalam masa transisi dari
26

PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
KOTA KEDIRI
KRITERIA
KEBERHASILKAN
KEBERHASILAN
KETERANGAN
PROYEK
PROYEK
sistem lama ke baru)

3.4 LUARAN PROYEK
3.4.1 LUARAN PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)
Luaran atau outcome dari proyek pembangunan E-Surat (E-Mas) sudah
dapat dilihat dan dirasakan oleh pemerintah Kota Kediri. Luaran yang sudah
dapat dirasakan hasilnya sekarang diantaranya:
1. Proses disposisi dapat dilakukan langsung melalui aplikasi E-Surat.
2. Proses penyampaian informasi surat masuk/surat keluar menjadi lebih
cepat jika dibandingkan dengan cara tradisional.
3. Data surat terarsip secara digital.
4. Pengurangan penggunaan kertas.
5. Proses pencarian surat cepat dan akurat karna terarsip secara digital.
Dari luaran yang dirasakan oleh Pemerintah Kota Kediri, menunjukkan
bahwa proyek pembangunan aplikasi E-Surat (E-Mas) memberikan kontribusi
kepada pemerintah Kota Kediri dalam hal proses persuratan di pemerintahan,
karena mampu mengefisiensikan waktu penyebaran surat ke SKPD. Meskipun
proyek pembangunan E-Surat mampu memberikan luaran yang dirasakan oleh
pemerintah Kota Kediri, pengguna dari E-Surat hanya 7 dari 42 SKPD yaitu: (1)
Bagian Pengelolaan Data Elektronik, (2) Bagian Umum, (3) Bagian Hubungan
Masyarakat, (4) Badan Penanaman Modal Daerah, (5) Badan Kepegawaian
Daerah, (6) Sekretaris Daerah dan (7) Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah. Masih sedikitnya jumlah SKPD yang menggunakan aplikasi E-Surat (EMas) dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya:
1. Kualitas SDM yang tidak merata di seluruh SKPD
2. Komitmen walikota yang kurang sehingga beberapa SKPD merasa tidak
wajib menggunakan aplikasi E-mas.
3. Beberapa SKPD menganggap belum adanya jaminan atas keamanan data
dari aplikasi E-Surat.
4. Ketika ada surat dengan perlakuan khusus, misal perintah walikota atau
membijaki suatu masalah. (Perlakuan khusus itu jika tdk ada surat masuk
atau keluar lalu disuruh membuat surat keputusan dengan nomor dan
tanggal yang di antidatir atau diundur.
Meskipun aplikasi E-Surat belum digunakan oleh seluruh SKPD, namun PDE
sebagai penanggungjawab dari aplikasi ini terus berusaha untuk memperbaiki
performa dari aplikasi E-Surat serta adanya permintaan dari SKPD pemakai ESurat untuk memperbaiki bagian yang eror dan menambah fitur agenda. Hal
tersebut yang melatarbelakangi adanya proyek pengembangan E-Surat.
3.4.2 LUARAN PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS)
Luaran dari proyek pengembangan E-Surat (E-Mas) belum dapat dirasakan,
karena masih dalam tahap migrasi dar