DAMPAK POSITIF PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DA
DAMPAK POSITIF PERKEMBANGAN
TEKNOLOGI DALAM BIDANG KOMPUTERISASI
DALAM DUNIA KEARSIPAN
Disusun oleh:
ATMA DEWITA
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 8 JAMBI
TAHUN AJARAN 2009/2010
1
KATA PENGANTAR
P
uji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa,
karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan
karya
tulis
dengan
PERKEMBANGAN
judul
“DAMPAK
TEKNOLOGI
DALAM
POSITIF
BIDANG
KOMPUTERISASI DALAM DUNIA KEARSIPAN”. karya tulis ini disusun
dengan tujuan untuk mengetahui sekaligus untuk mengetahui dampak positif
perkembangan teknologi dalam bidang komputerisasi dalam dunia kearsipan, serta
untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan yang diadakan oleh ANRI
Penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah dengan
sangat membantu penyelesaian karya tulis ini. Penulis juga mengucapkan terima
kasih kepada rekan-rekan satu kelompok dan teman-teman yang membantu dan
bekerja sama dalam penyusunan karya tulis ini. Penulis menyadari bahwa karya
tulis ini masih banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik, saran
dan masukkan yang membangun dari para pembaca dan teman-teman sekalian.
Penulis juga berharap karya tulis ini dapat bermanfaat bagi para pembaca .
Jambi, 26 Oktober 2009
Penulis
DAFTAR ISI
2
KATA PENGANTAR ..........................................................................................i
DAFTAR ISI ........................................................................................................ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ............................................................................1
1.2 Tujuan penulisan .........................................................................2
1.3........................................................................................................
Metode Penulisan..........................................................................2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1........................................................................................................
Pengertian Arsip............................................................................3
2.2........................................................................................................
Fungsi arsip ..................................................................................4
2.3........................................................................................................
Peran arsip.....................................................................................5
2.4........................................................................................................
Peran arsip sebagai sumber informasi ..........................................6
2.5........................................................................................................
Peran arsip dalam bidang administrasi ........................................7
2.6........................................................................................................Pe
rkembangan teknologi dan dampaknya pada arsip.......................8
BAB III
PENUTUP
3
3.1 Kesimpulan ..................................................................................9
3.2 Saran.............................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................10
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap
organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan
kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena
itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung
proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang
berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi
dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan
organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka
harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai
4
dengan penyusutan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi yang terus
bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan kearsipan masih harus
ditumbuhkembangkan. Selama ini pengelola bidang tersebut di hampir sebagian
besar lembaga pemerintah nyaris tidak tertangani. Dalam kurun waktu lima tahun
terakhir tenaga-tenaga pengelola bidang tersebut semakin langka, kurang menarik
dan kadang masih dianggap remeh. etiap kali mendengar kata kearsipan atau
pengamanan asset adalah suatu tugas yang tidak menarik, membosankan, kurang
prospektif bahkan dianggap kurang prestise sehingga kurang menumbuhkan
kepeminatan bagi generasi muda. Generasi muda lebih menyukai bidang-bidang
yang dilakukan secara komputerisasi yang lebih canggih dan tidak membosankan.
Untuk itu menurutnya perlu penyegaran tenaga-tenaga muda yang terampil,
handal, punya minat yang tinggi untuk mengelola bidang kearsipan, pengamanan
obyek vital, serta pencegahan kebakaran. Pada hakekatnya pengelolaan kearsipan
sudah dirintis dengan sarana-sarana yang terkomputerisasi
1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui fungsi dan peran arsip dalam kehidupan sehari –
hari
2. Untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan.
3. Untuk
mengetahui
dampak
positif
perkembangan
teknologi
komputerisasi dalam bidang kearsipan.
1.3 Metode
5
Metode
yang
digunakan
adalah
metode
deskriptif,
untuk
memaparkan permasalahan yang dinilai layak untuk ditampilkan. Adapun
data yang digunakan di dapat dari buku-buku dan internet.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN ARSIP
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan
dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda
dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon,
Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan
dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita
6
mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology,
archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk
menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab
di
indera
dengar kita,
disamping
juga
sudah
cukup
tua
umur
kemunculannya.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa
keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara
maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan,
ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan
perpustakaan di perguruan tinggi.
Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat-surat yng
biasanya bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga
berhuungan satu dengan yang lain dan disimpan untuk digunakan
sewaktu-waktu
2.2 FUNGSI ARSIP
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua
yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan
(USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam
kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan,
pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan
kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung
7
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai
guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip
dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan dipergunakan di dalam
penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika
tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA
(Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu
instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi
penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan
organisasi..
Sekedar
sebagai
gambaran,
seorang
ahli
kearsipan
menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila
penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu
sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga
8
informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang
tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan
demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang
proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta
dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses
manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
2.3 PERAN ARSIP
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi
pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
-
endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari
memori kolektif instansi
-
pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
-
sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
-
memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
-
bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
-
bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
-
rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan
prestasi intelektual bangsa
-
bukti sejarah
9
A. PERAN ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut
teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan
arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip
akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai
informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi
mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus
dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya.
Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will
remain.. Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan
pribadi,
alasan
sosial,
alasan
ekonomi,
alasan
hukum,
alasan
instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan. Lebih dari
alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini
perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang
bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based
organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi
vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam
seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan.
B. PERAN ARSIP DALAM BIDANG ADMINISTRASI
10
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua
sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan
bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada
apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
-
Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari
pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
-
Arsip merupakan substansi informasi yang melekat
pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus
mempertimbangkan:
o
Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa
digunakan
untuk
kepentingan
operasional
intansi/korporasi secara fungsional
o
Agar
dikelompokkan
informasi
dalam
dalam
unit-unit
arsip
dapat
informasi
secara
spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi,
tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam
waktu yang secepat mungkin.
2.5 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN DAMPAKNYA PADA ARSIP
Dengan kemajuan teknologi penyimpanan arsip dapat dilakukan
dengan komputer maupun microfilm. komputer mempunyai banyak sekali
kelebihan dalam mengelola data-data yang berhubungan dengan arsip.
11
Dengan komputer, kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat
penyimpanan
yang
sangat
besar
karena
data-data
arsip
dapat
dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu data tersebut juga
mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara mendesak. Selain
itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar sehingga
satu komputer dapat
menyimpan ribuan arsip. Oleh karena itu, pada
zaman sekarang hampir setiap instansi menggunakan komputer untuk
mempermudah penyimpanan arsip serta data-data penting lainnya. Tidak
hanya di memori (hardisk) komputer, tetapi computer juga dapat
menyimpan data tersebut ke dalam format digital lainnya sehingga data
tersebut
mudah
dibawa,sepeti
diperbanyak
dalam
bentuk
dan
cd
mudah
dan
untuk
lainnya.
disimpan
Dengan
dan
komputer,
pengelolaan data arsip dalam bentuk apapun akan mudah untuk ditambah
dan diolah kembali.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Kemajuan teknologi terutama komputerisasi membawa banyak
sekali kemajuan yang berdampak positif bagi dunia kearsipan. Dengan
12
komputer, kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya
penyimpanan
yang
sangat
besar
karena
data-data
arsip
tempat
dapat
dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu data tersebut juga
mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara mendesak. Selain
itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar sehingga
satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip.
Saran
Adapun saran yangdapat saya berikan mengenai dampak teknologi
komputerisasi dalam bidang kearsipan adalah :
1.
Perlu adanya kalangan terutama generasi muda yang dilatih
dan mempunyai keterampilan dalam mengelola kearsipan,
mengingat sangat pentingnya arsip dalam kehidupan seharihari. Pelatihan ini dapat dilakukan dengan pengadaa
program-program pelatihan keterampilan tentang kearsipan
terutama dengan menggunakan kemajuan teknologi yang
ada seperti komputer.
2.
Perlu adanya peningkatan minat para generasi mida untuk
mengetahui tentang manfaat arsip, cara menggunakan dan
memeliiharanya, karena sangat minim sekali generasi muda
yang paham mengenai manfaat dan penggunaan karsip.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip dan Sejarah. 1980. Jakarta: ANRI
13
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Records Management, A Guide
to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman
Mykland, Liv. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and
Professionalism. Montreal:ICA
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. . 1992.
Records Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.
Ricks, Betty, et.al. . 1992. Information and Image Management: a
Records System Approach. South Western Publishing Co. Cincinnati
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. 1987.Maedke, Information
and Record Managemen. Los Angeles: California State University
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami
dan mengelola Informasi dan Dokume., Jakarta: Gramedia
Wallace, Patricia E., et.al.. 1992. Records Management Intregated
Information Systems. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Walne, Peter, eds. 1988. Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG.
Saur,
Sumber lainnya:
www.yahoo.com
www.google.com
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil
14
15
TEKNOLOGI DALAM BIDANG KOMPUTERISASI
DALAM DUNIA KEARSIPAN
Disusun oleh:
ATMA DEWITA
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 8 JAMBI
TAHUN AJARAN 2009/2010
1
KATA PENGANTAR
P
uji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa,
karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan
karya
tulis
dengan
PERKEMBANGAN
judul
“DAMPAK
TEKNOLOGI
DALAM
POSITIF
BIDANG
KOMPUTERISASI DALAM DUNIA KEARSIPAN”. karya tulis ini disusun
dengan tujuan untuk mengetahui sekaligus untuk mengetahui dampak positif
perkembangan teknologi dalam bidang komputerisasi dalam dunia kearsipan, serta
untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan yang diadakan oleh ANRI
Penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah dengan
sangat membantu penyelesaian karya tulis ini. Penulis juga mengucapkan terima
kasih kepada rekan-rekan satu kelompok dan teman-teman yang membantu dan
bekerja sama dalam penyusunan karya tulis ini. Penulis menyadari bahwa karya
tulis ini masih banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik, saran
dan masukkan yang membangun dari para pembaca dan teman-teman sekalian.
Penulis juga berharap karya tulis ini dapat bermanfaat bagi para pembaca .
Jambi, 26 Oktober 2009
Penulis
DAFTAR ISI
2
KATA PENGANTAR ..........................................................................................i
DAFTAR ISI ........................................................................................................ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ............................................................................1
1.2 Tujuan penulisan .........................................................................2
1.3........................................................................................................
Metode Penulisan..........................................................................2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1........................................................................................................
Pengertian Arsip............................................................................3
2.2........................................................................................................
Fungsi arsip ..................................................................................4
2.3........................................................................................................
Peran arsip.....................................................................................5
2.4........................................................................................................
Peran arsip sebagai sumber informasi ..........................................6
2.5........................................................................................................
Peran arsip dalam bidang administrasi ........................................7
2.6........................................................................................................Pe
rkembangan teknologi dan dampaknya pada arsip.......................8
BAB III
PENUTUP
3
3.1 Kesimpulan ..................................................................................9
3.2 Saran.............................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................10
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap
organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan
kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena
itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung
proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang
berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi
dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan
organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka
harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai
4
dengan penyusutan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi yang terus
bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan kearsipan masih harus
ditumbuhkembangkan. Selama ini pengelola bidang tersebut di hampir sebagian
besar lembaga pemerintah nyaris tidak tertangani. Dalam kurun waktu lima tahun
terakhir tenaga-tenaga pengelola bidang tersebut semakin langka, kurang menarik
dan kadang masih dianggap remeh. etiap kali mendengar kata kearsipan atau
pengamanan asset adalah suatu tugas yang tidak menarik, membosankan, kurang
prospektif bahkan dianggap kurang prestise sehingga kurang menumbuhkan
kepeminatan bagi generasi muda. Generasi muda lebih menyukai bidang-bidang
yang dilakukan secara komputerisasi yang lebih canggih dan tidak membosankan.
Untuk itu menurutnya perlu penyegaran tenaga-tenaga muda yang terampil,
handal, punya minat yang tinggi untuk mengelola bidang kearsipan, pengamanan
obyek vital, serta pencegahan kebakaran. Pada hakekatnya pengelolaan kearsipan
sudah dirintis dengan sarana-sarana yang terkomputerisasi
1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui fungsi dan peran arsip dalam kehidupan sehari –
hari
2. Untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan.
3. Untuk
mengetahui
dampak
positif
perkembangan
teknologi
komputerisasi dalam bidang kearsipan.
1.3 Metode
5
Metode
yang
digunakan
adalah
metode
deskriptif,
untuk
memaparkan permasalahan yang dinilai layak untuk ditampilkan. Adapun
data yang digunakan di dapat dari buku-buku dan internet.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN ARSIP
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan
dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda
dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon,
Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan
dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita
6
mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology,
archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk
menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab
di
indera
dengar kita,
disamping
juga
sudah
cukup
tua
umur
kemunculannya.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa
keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara
maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan,
ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan
perpustakaan di perguruan tinggi.
Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat-surat yng
biasanya bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga
berhuungan satu dengan yang lain dan disimpan untuk digunakan
sewaktu-waktu
2.2 FUNGSI ARSIP
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua
yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan
(USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam
kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan,
pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan
kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung
7
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai
guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip
dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan dipergunakan di dalam
penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika
tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA
(Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu
instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi
penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan
organisasi..
Sekedar
sebagai
gambaran,
seorang
ahli
kearsipan
menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila
penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu
sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga
8
informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang
tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan
demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang
proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta
dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses
manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
2.3 PERAN ARSIP
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi
pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
-
endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari
memori kolektif instansi
-
pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
-
sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
-
memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
-
bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
-
bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
-
rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan
prestasi intelektual bangsa
-
bukti sejarah
9
A. PERAN ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut
teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan
arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip
akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai
informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi
mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus
dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya.
Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will
remain.. Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan
pribadi,
alasan
sosial,
alasan
ekonomi,
alasan
hukum,
alasan
instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan. Lebih dari
alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini
perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang
bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based
organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi
vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam
seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan.
B. PERAN ARSIP DALAM BIDANG ADMINISTRASI
10
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua
sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan
bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada
apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
-
Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari
pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
-
Arsip merupakan substansi informasi yang melekat
pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus
mempertimbangkan:
o
Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa
digunakan
untuk
kepentingan
operasional
intansi/korporasi secara fungsional
o
Agar
dikelompokkan
informasi
dalam
dalam
unit-unit
arsip
dapat
informasi
secara
spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi,
tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam
waktu yang secepat mungkin.
2.5 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN DAMPAKNYA PADA ARSIP
Dengan kemajuan teknologi penyimpanan arsip dapat dilakukan
dengan komputer maupun microfilm. komputer mempunyai banyak sekali
kelebihan dalam mengelola data-data yang berhubungan dengan arsip.
11
Dengan komputer, kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat
penyimpanan
yang
sangat
besar
karena
data-data
arsip
dapat
dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu data tersebut juga
mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara mendesak. Selain
itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar sehingga
satu komputer dapat
menyimpan ribuan arsip. Oleh karena itu, pada
zaman sekarang hampir setiap instansi menggunakan komputer untuk
mempermudah penyimpanan arsip serta data-data penting lainnya. Tidak
hanya di memori (hardisk) komputer, tetapi computer juga dapat
menyimpan data tersebut ke dalam format digital lainnya sehingga data
tersebut
mudah
dibawa,sepeti
diperbanyak
dalam
bentuk
dan
cd
mudah
dan
untuk
lainnya.
disimpan
Dengan
dan
komputer,
pengelolaan data arsip dalam bentuk apapun akan mudah untuk ditambah
dan diolah kembali.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Kemajuan teknologi terutama komputerisasi membawa banyak
sekali kemajuan yang berdampak positif bagi dunia kearsipan. Dengan
12
komputer, kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya
penyimpanan
yang
sangat
besar
karena
data-data
arsip
tempat
dapat
dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu data tersebut juga
mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara mendesak. Selain
itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar sehingga
satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip.
Saran
Adapun saran yangdapat saya berikan mengenai dampak teknologi
komputerisasi dalam bidang kearsipan adalah :
1.
Perlu adanya kalangan terutama generasi muda yang dilatih
dan mempunyai keterampilan dalam mengelola kearsipan,
mengingat sangat pentingnya arsip dalam kehidupan seharihari. Pelatihan ini dapat dilakukan dengan pengadaa
program-program pelatihan keterampilan tentang kearsipan
terutama dengan menggunakan kemajuan teknologi yang
ada seperti komputer.
2.
Perlu adanya peningkatan minat para generasi mida untuk
mengetahui tentang manfaat arsip, cara menggunakan dan
memeliiharanya, karena sangat minim sekali generasi muda
yang paham mengenai manfaat dan penggunaan karsip.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip dan Sejarah. 1980. Jakarta: ANRI
13
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Records Management, A Guide
to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman
Mykland, Liv. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and
Professionalism. Montreal:ICA
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. . 1992.
Records Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.
Ricks, Betty, et.al. . 1992. Information and Image Management: a
Records System Approach. South Western Publishing Co. Cincinnati
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. 1987.Maedke, Information
and Record Managemen. Los Angeles: California State University
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami
dan mengelola Informasi dan Dokume., Jakarta: Gramedia
Wallace, Patricia E., et.al.. 1992. Records Management Intregated
Information Systems. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Walne, Peter, eds. 1988. Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG.
Saur,
Sumber lainnya:
www.yahoo.com
www.google.com
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil
14
15