Prosedur Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.
Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat
memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap
kegiatan dalam suatu instansi. Oleh karena itu suatu instansi pemerintahan dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan system kearsipan yang sesuai
dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi dipengaruhi oleh
pegawai yang bekerja di unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang ada
dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip serta pemeliharaannya. Fungsi
arsip sebagai ingatan, informasi dan sumber sejarah perlu dikelolah dengan baik
agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor.
Dalam setiap unit kegiatan arsip harus senantiasa siap untuk memberikan
pelayanan informasi yang akurat bagi masyarakat dalam memecahkan masalah
yang sering terjadi di masyarakat. Arsip merupakan salah satu produk dari
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit
pengelola pada setiap badan usaha.

1
Universitas Sumatera Utara

2

Dan arsip itu selalu menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan dokumen-dokumen, surat-surat berharga dan warkat dan inilah yang
disebut dengan Kearsipan. Dalam setiap urusan arsip pasti harus memudahkan
bagi seorang pegawai instansi untuk memudahkan pencarian arsip maka arsip
yang baik itu harus memiliki prosedur dan metode dalam pelakasaannya, sehingga
benar-benar sangat mendukung kinerja suatu perusahaan dan organisasi.
Prosedur adalah suatu rangkaian pola metode yang diberlakukan oleh
suatu organisasi dalam menunjang kinerja yang baik dalam dalam bidang apapun.
Prosedur inilah yang harus dapat menciptakan kebaikan, keteraturan, keefektifan
pekerjaan dalam arsip.
Ruang Arsip adalah sebuah ruangan khusus yang digunakan untuk
menyimpan berkas-berkas ataupun surat-surat berharga yang dianggap sangat
penting maupun biasa. Maka Arsip memiliki tempat khusus untuk tempatnya
sendiri. Kalau ruang arsip dibagian instansi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan, mereka menyediakan ruangan yang cukup kecil untuk menyimpan

beberapa arsip penting sedangkan arsip biasa hanya disimpan ditempat khusus
arsip seperti sebuah kotak laci untuk arsip. Hal ini dilakukan untuk mempermudah
dalam pencarian dokumen-dokumen arsip yang akan dibutuhkan kembali di
kemudian hari dalam pelayanan masyarakat.
B. Perumusan Masalah
Untuk mempermudah proses penelitian dan agar memeiliki arah yang
jelas dalam mengimplementasikan fakta dan data kedalam penulisan tugas akhir,
maka diperlukan perumusan masalah. Berdasarkan latar belakang permasalahan

Universitas Sumatera Utara

3

diatas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penyusunan Tugas Akhir
ini adalah :
“ Bagaimanakah prosedur penataan arsip dalam memudahkan pencarian arsip di
bagian Umum Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Sumatera Utara? ”
C. Tujuan Penelitian
Setiap penelitian mempunyai satu atau beberapa tujuan yang hendak
dicapai dan harus sejalan atau konsisten dengan judul dan permasalahan

penelitian. Adapun tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui prosedur
penataan arsip untuk memudahkan pencarian arsip pada bagian Umum
Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan bermanfaat dan berguna dalam hal :
1. Bagi Instansi
Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan
sumbangan pemikiran yang berguna dan sebagai pedoman dalam meningkatkan
maupun memperlancar kegiatan kearsipan yang baik.
2. Bagi Penulis
Untuk lebih memperdalam pengetahuan penulis Sebagai suatu tahap
untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berpikir secara ilmiah penulis
guna memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi dan memperoleh gelar
Diploma III dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Universitas Sumatera Utara

4

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Sebagai bahan acuan dan referensi bagi penelitian lain dan kalangan yang
tertarik untuk melakukan kajian penelitian dimasa yang akan datang dalam
penelitian ini.
E.

Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan dikantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja selama

1 (satu) bulan setengah. Dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut :
Table 1.1
Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian
No

KEGIATAN

MINGGU KE
1

1

Persiapan

2

Pengumpulan

2

3

4

5

6

Data
3

Penulisan

Laporan

Sumber Penulis (2015)

F. Sistematika penulisan
Penulisan tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dimana setiap bab
dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang Latar Belakang Penelitia, Perumusan
Masalah, Tujuan dan Manfaat penelitian.
Bab II : PROFIL INSTANSI

Universitas Sumatera Utara

5

Dalam Bab ini dapat dilihat bahwa ada beberapa sejarah ringkas Kantor
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja di Sumatera Utara, Jenis Usaha, Struktur
Organisasi, dan Uraian profil lainnya.
Bab III : PEMBAHASAN

Dalam Bab ini menjelaskan tentang Pengertian Arsip, Manajemen Arsip,
Prosedur Penataan Arsip,
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam setiap pelaksanaan Tugas Akhir selalu memuat kesimpulan ini
sebagai symbol bahwa /penulis dapat memberikan refrensi bagi pembaca dan
penulis itu sendiri. Maka dalam bab ini kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian
di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja dan daftar pustaka yang mencantumkan
semua refrensi penulis.

Universitas Sumatera Utara