Prosedur Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan

TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENATAAN ARSIP DALAM MEMUDAHKAN PENCARIAN
ARSIP PADA BAGIAN UMUM TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA
KOTA MEDAN

OLEH :

AZLINA
122103096

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN

Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Segala Puji dan syukur kehadiran Allah SWT, yang telah memberikan
hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Penataan Arsip dalam
Memudahkan Pencarian Arsip Pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja kota medan”.salawat dan salam juga penulis
sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga dan sahabatnya,
karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kelam yang
terang bederang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui.
Penulis telah banyak menerima bimbinga, saran, motivasi dan do’a dariberbagai
pihak selama penulisan tugas akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa
kerendahan hati ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepadayang terhormat :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. DR. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program

Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.

i
Universitas Sumatera Utara

4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
D-III Kesekrretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
5. Ibu Dra. Setrihiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing Penulis
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang dengan sabar
meluangkan waktunya untuk memeberikan bimbingan serta masukan dalam
penyususan Tugas Akhir ini
6. Bapak S. Armansyah, SH selaku kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan dan Bapak Ilyasak, SE selaku KASUBBAG

Umum Tata Usaha

Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
7. Kedua Orangtua Penulis Bapak Azhar Hafnie dan Ibu Pairah, terima kasih atas

dukungan semangat dan kasih sayang yang tak terhingga yang telah diberikan
dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
8. Untuk kakakku Karsini dan abangku Rinaldy terima kasih untuk dukungan
dan semangatnya bagi penulis.
9. Teman-teman seperjuangan yakni Yosi Jelita, Dini Rahmadhani, Rika Trisna,
Finda Chairina, Mazaya, Cindy, Febi, dan Anggi, beserta teman-teman yang
lainnya terima kasih atas kerja samanya, dan semua teman-teman penulis yang
selalu memberikan dukungan semangat satu sama lain terima kasih atas
bantuan dan dukungan selama penulis menempuh studi

dalam penulisan

Tugas Akhir.

ii
Universitas Sumatera Utara

iii
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ............................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................ iv
DAFTAR TABEL ................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... vii
BAB 1

PENDAHULUAN ................................................................. 1
A. Latar Belakang .................................................................. 1
B. Perumusan Masalah ...........................................................

2
C. Tujuan Penelitian ............................................................... 3
D. Manfaat Penelitian............................................................. 3
E. Jadwal Kegiatan ................................................................. 4
F. Sistematika Penelitian ........................................................ 4

BAB 1I

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ..............................

6

A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
Kota Medan ....................................................................... 6
B. Struktur Organisasi ............................................................ 9
C. Job Description ................................................................. 12
D. Kinerja Usaha Terkini ....................................................... 19
E. Rencana Kegiatan .............................................................. 20

BAB 1II

PEMBAHASAN ................................................................... 22
A. Pengertian Arsip ................................................................ 22
B. Pengelolaan Arsip .............................................................. 23
C. Prosedur Penataan Arsip.................................................... 31

iv
Universitas Sumatera Utara

BAB 1V

KESIMPULAN DAN SARAN ........................................... 38
A. Kesimpulan ...................................................................... 38
B. Saran ................................................................................. 39

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 40

v
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL

No.

Judul

Halaman

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Tugas Akhir ……………………………......... 4

vi
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR

No.

Judul

Halaman

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan …….......................................... 11

Gambar 3.1

Klasifikasi Arsip ……………………………………………... 24

vii
Universitas Sumatera Utara