Prosedur Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Penerbit Gramedia Pustaka Utama

Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung: Bandar Maju

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan Ketiga. Bandung : Mandar Maju

Sukonco, Badri.2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung : Alfabeta.

Undang-Undang No 7 tahun 1971 Arsip Nasional, Tentang Pokok Kearsipan. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia.

Wursanto, Ignatius. 2002. Kearsipan Cetakan ke-2. Yogyakarta : Kanisius Http//www.google.com blogarsip.com/2013/10/16.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu : 1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan. 2. Ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

3. Organisasi atau lembaga mengelola dan meyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Pada kenyataanya, pengertian arsip bukan hanya sesuatu yang berbentuk kertas, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, rekaman suara, dan dokumen-dokumen dengan segala macam penciptaanya yang diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti tujuan organisasi dan kegiatan pekerjaan pemerintah lainnya yang terkandung didalamnya (Sedarmayanti, 2003).

Pengertian arsip di negera Indonesia, diatur dalam undang-undang Nomor 7 tahun 1971 “Tentang Pokok Kearsipan” Pada Bab 1 yang berbunyi :

Arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diteriam aoleh badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok , dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dalam pengertian arsip tersebut pemerintah memepunyai kewajiban dang tanggung jawab sepernuihnya terhadap arsip-arsip yang dibuat dan duterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintahan dalam corak apapun , dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

B. Pengelolaan Arsip

Sebelum memulai proses pengelolaan arsip, menurut The Georgia Archieves (2004), dalam proses pengelolaan arsip perlu informasi dan bisa diakses serta digunakan. Sebagian informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan transaksi bisnis. Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa pada setiap dokumen arsip akan terdiri atas :

1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, maupun fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lainnya yang direkam dalam arsip.

2. Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin dan lembaga organisasi) dan logis dibalik pembuatran dokumen dari suatu arsip. 3. Konteks , merypakan”mengapa” dari suatu arsip. Tiga elemen teratas bisa dikelola dengan mudah oleh seorang pegawai bila tingkat kinerja seorang pegawai khususnya dalam hal surat-menyurat lebih dikelolah dengan baik, namun bagaimana konteks suatu arsip? Tentu memerlukan prosedur kerja yang berasal dari kebijakan administrasi Gambar 3.1 berikut yang menyajikan pengklasifikasian arsip yang teratur.

Sumber The Georgia Archieves (2004)

Gambar 3.1 Klasifikasi Arsip

1. Jenis arsip

Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya.Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang no 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :

a) Arsip dinamsi, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan, dan pelaksanaan tugas dilingkungan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

b) Arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakans secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pelaksanaan tugas kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi Negara.

DOKUMEN

(RECORD/ARSIP DINAMIS) AKTIF

ARSIP

INAKTIF

ARSIP STATIS (ARCHIVES)

c) Arsip aktif, yaitu arsip yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.

d) Arsip inaktif, yaitu arsip jangka panjang, dan arsip semi akttif. Dokumen yang disebut dengan semi aktif bila hnaya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen arsip jangka panjang mwmiliki nilai berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan sidimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokemen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang telah pensiun, pembelian bahan baku yagng sudah dibayar pada tahun anggaran lalu dan dokumen yang lalu nya.

2. Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu maslah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi.

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputuisan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Sebuah bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Sebuah informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindari terjadinya salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan

membantu mencapai efesiensi kerja. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan yang optimal.

3. Sistem kearsipan

Setiap organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui dimana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau ditempat lain. Untuk keperluan system pelacakan dapat menggunakan (Basuki, 2003) :

1) Sistem Manual

Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk. System ini mencakup :

a) Pemakaian buku Agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun system ini reatif mudah digunakan. Dan kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih menerapkan system ini.

b) Pemakaian kartu kendali yang dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau nomor yang digunakan. Kini kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih belum menggunakan system ini.

c) Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu. Kartu ini akan berisikan kolom

pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pembagian. Penggunaan kartu keluar tersebut guna mencegah terjadinya kehilangan arsip atau tidak dikembalikan.

2) Sistem Kearsipan Elektronik

Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untu dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Dengan penggunaan media elektronik maka akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, dan kehematan.

Maksud dari kecepatan ini adalah melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengelolaan data akan dapat dilakukan dengan waktu singkat. Penggunaan kehematan disini adalah dengan penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip. kegiatan kearsipan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mereka menggunakan media elektronik (komputer) dalam pengelolaan dokumen, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.

Penggunaan media tersebut diawali dengan penggunaan mikro film, dan selanjutnya akan dilanjutkan dengan menggunakan perangkat elektronik computer. Sistem kearsipan berbasis Komputer ini memiliki cabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi kedalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg,dll) atau dokumen (*.pdf,doc,txt,dll). Berupa bentuk format seperti inilah Kantor

Dinas Soasial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunkan computer untuk mepermudah segala aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan arsip. Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa pada kearsipan yang telah selesai didistribusikanakan selanjutnya akan dimasukkan ke computer dan disimpan dalam bentuk database. Pada arsip lembaran-lembaran surat yang sudah ada langsung ditransfer ke dalam file gambar/teks.

3) Guide (petunjuk)

Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :

a) Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, dan tanda-tanda pengelompokkan arsip.

b) Badan Guide, berfungsi sebagai menopang arsip arsip yang ada dibelakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan aesip jika mengunakan map snelhecter.kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan guide untuk mempermudah pencarian arsip dengan memisahkan beberapa arsip penting, dan umum.

4. Tujuan Penataan Arsip

Sistem penataan arsip yang baik dan aparatur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.

Tujuan penataan arsip (berkas) adalah :

1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 2. Menunjang terlaksananya penyusustan arsip dengan berdaya guna dan

berhasil guna.

3. Sarana penataan arsip terdiri atas dua macam yaitu perangkat lunak

1) Sarana Perangkat Lunak terdiri klasifikasi dan kode arsip

a) Kegunaan klasifikasi arsip adalah untuk mengelompokkan arsip yang mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis, dapat memudahkan penemuan arsip kembali.

b) Kegunaan kode arsip adalah untuk memebedakan urusan atau masalah lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip memberkaskan dan menentukan letak penyimpanan arsip.

4. Indeks, kegunaan indeks adalah untuk memudahkan pemberkasan, memudahkan penemuan kembali, dan memudahkan penyusutan.

5. Syarat mengindeks adalah singkat, jelas dan mudah di ingat, berorientasi pada kebutuhan pemakai ditentukan dari isi surat yang berupa kata benda atau pengertian kebendaan.

1) Jenis Indeks

a) Indeks arsip adalah tanda pengenal arsip yang membedakan arsip yang satu dan arsip lain, indeks ini dibuat oleh pengelolah dan ditulis pada kolom indeks dalam formulir pengendalian surat masuk.

b) Indeks relative adalah daftar indeks yang disusun berdasarkan abjad A sampai dengan Z.

2) Faktor yang menunjang kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip

Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat adalah merupakan tujuan dari penataan arsip setiap pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaany, apabila ada arsip yang dibutuhkan tidak atau belum dapat ditemukan pada waktu diperlukan. Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip termaksud dapat ditemukan dengan mudah pula.

Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh sebab itu perlu dipikirkan tentang pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan kembali arsip, sering mendapat kesulitan atau kegagalan, maka perlu dadakan penelitian, agar dapat segera diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau kegagalan tersebut, untuk kemudian dicari jalan keluar atau cara pemecahannya.

Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip ini, seharusnya berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada serta diperlukann, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja bahkan, untuk penyesuaian berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya.

Beberapa faktor yang menunjuang, dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :

1. Melakukan kegiatan menghimpun, megklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suati sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain adalah : 3. Kesederhanaan Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus

mudah, supaya bukan hnaya dimengerti oleh satu orang, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.

4. Ketetapan menyimpan arsip Berdasarkan sistem yang digunakan harus memugkinkan penemuan kembali arsip dengan ceapt dan tepat.

5. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia.

C. Prosedur Penataan Arsip

Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi :

1. Memisahkan (segregating)

Merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahan.

2. Meneliti Disposisi (examining)

Yaitu mengadakan penelitian, agar surat surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya, perlu mendapat persetujuan oleh penjabat yang berwenang. Didalam kantor Dinas

Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan setiap surat yang masuk akan dicatat dalam buku agenda dan pemberian kode/nomor pada surat laludidisposisikan oleh kepala dinas sebagai bengtuk persetujuan tindak lanjut terehadap diajukannya surat-surat yang masuk maupun keluar.

3. Memadukan (assembling)

Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang paling berkaitan.

4. Mengklasifikasi (classification)

Yaitu menentukan klasifikasi arsip dengan ini pencarian terhadap arsip akan lebih mudah.

5. Mengindeks (indexing)

Yaitu menentukan inti dari surat dan menentukan indeks arsip. 6. Tunjuk silang (cross reference).

Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk memprmudahkan pencarian kembali arsip (bial perlu).

7. Menyusun Arsip yang sudah diberi kode, sesuai dengan system yang digunakan.

8. Menyimpan Arsip

Yaitu secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing.

Prosedur pelaksanaan penataan arsip pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan prosedur penataan berdasarkan Alur Kerja. Dengan adanya penataan arsip dapat mempermudah dan memperlancar kebutuhan agar mempermudah pencarian arsip. Dalam penataan, arsip

membutuhkan prosedur kearsipan yang baik. Adapun yang menjadi metode prosedur kearsipan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

1. Penerimaan Surat Masuk

Tahap awal dalam proses pengarsipan adalah penerimaan surat masuk dari berbagai Lembaga, instansi, atau pihak yang memiliki kepentingan, pengelolaan surat tersebut lalu di terima oleh bagian kasubag kepegawaian umum, setelah itu bidang kepegawaian umum membaca dan meneliti lalu mencatat surat tersebut ke dalam buku agenda dan diberikan kartu disposisi. Setelah itu surat tersebut di berikan kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris Kepala Dinas.

Setelah itu sekretaris menulis surat masuk di dalam buku “surat masuk”, selanjutnya di serahkan kepada Kepala Dinas untuk mengisi kartu disposisi. Setelah kartu disposisi di isi oleh kepala dinas dan mengetahui semua tujuan dan diteruskannya surat tersebut. Bidang Kepegawaian Umum akan mengambil surat di sekretaris dan memasukkan tujuan surat tersebut di dalam buku ekspedisi. Langkah selanjutnya surat yang sudah tercatat di berikan kepada bagian yang sudah diperintahkan sesuai kartu disposisi yang di isi oleh Kepala Dinas. Kemudian surat itu di catat dalam buku “surat masuk”. Misalnya surat tersebut di tunjukkan kepada bidang PENTAKER (Penempatan Tenaga kerja), maka bidang PENTAKER mencatat surat tersebut kedalam buku surat masuki PENTAKER. Tahap terakhir sebelum surat diarsipkan, surat tersebut digandakan untuk mengantisipasi hilangnya arsip.

2. Pengelolaan surat keluar

Surat keluar yang dibuat oleh masing-masing bagian di Disnaker ini, kemudian diketik didalam database komputer sehingga menjadi surat yang di

inginkan. Surat keluar tersebut lalu dicatat ke dalam buku “surat keluar” dibagian yang mengeluarkan surat tersebut. Surat tersebut akan di catat kedalam buku surat dan di dalam buku tersebut di isi mengenai prihal, tanggal dan tujuan surat, selanjutnya surat yang telah diketik diberikan kepada bagian Kepegawaian Tata Usaha untuk di teliti. Bila pengetikan sudah dianggap sesuai maka di beri paraf oleh kepala bagian tata usaha. Selanjutnya surat di berikan kepada sekretaris kepala dinas, lalu di tandatangan penerima surat untuk diserahkan kepala dinas agar bisa di tanda tangan. Langkah selanjutnya surat yang akan dikeluarkan tersebut setelah dicatat kemudian di tandatangan oleh kepala dinas dan di serahkan kembali kepadsa bagian yang mengeluarkan surat teresebut.

3. Penyimpanan dan Penempatan Arsip

Penyimpanan arsip pada umumnya, menggunakan abjad, nomor, tanggal wilayah dan bulan. Namun sistem penyimpanan arsip yang ada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ini menggunakan sistem nomor/kode dan berdasarkan abjad . Arsip yang sudah di catat dan di gandakan disimpan di dalam box laci besi yang disusun sesuai nomor dan setiap laci diberikan keterangan. Untuk penyimpanan arsip disini Disnaker belum memiliki ruang khusus penyimpanan arsip. Maka dari itu mereka menyimpan arsip tersebut hanya di lemari brankas dan lemari khusus arsip. Dalam penempatan arsip yang disimpan di dalam laci besi terdapat Map khusus yaitu tanda khusus diatas Map untuk memudahkan temu kembalinya surat melalui mengelompokkan arsip yang mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis, dapat memudahkan penemuan arsip kembali.

4. Pengarsipan Surat

Diproses pengarsipan ini surat-surat masuk maupun surat keluar selanjutnya akan di arsip ada beberapa cara pengaturan atau teknik mengarsip secara logis dan sistematis sebagai berikut :

a. Sistem ini memakai metode penyusunan berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, mana benda dan subjek masalah.

b. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama.

c. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. d. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan.

e. Membuat petunjuk silang f. Memberikan kode surat.

g. Menyortir, yaitu memilah-memilah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

h. Menyusun menurut susunan abjad.

i. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

j. Filling cabinet, adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide yaitu untuk menyimpan dokujmen, surat-surat kantor.

k. Folder dalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map.

5. Pegawai Kearsipan

Mengingat pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup organisasi, maka arsip- arsip harus diurus, ditata dan dikelola dengan mempergunakan suatu sistempenyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, pemeliharaan, pengamanan, dan penyingkiran yang tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerjayang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apabila tidak didukung olehseorang pegawai kearsipan. Oleh karena itu, pegawai kearsipan merupakan unsur yang penting dalam menunjang pelaksanaan tata kearsipan, karena tanpa adanyapegawai kearsipan penyelenggaraan administrasi suatu organisasi tidak akan Untuk pegawai kearsipan,

Pada Kantor Disnaker Kota Medan memiliki beberapa pegawai yang sangat kompeten dalam pengarsipan sehingga ini sangat mempengaruhi proses pengarsipan pekerjaan kantor menjadi lancar khususnya para pegawai yang melaksanakan kegiatan ini adalah pegawai pengurus agenda surat masuk dan agenda surat keluar yang ada di Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha). Pegawai tersebut memiliki tugas sebagai berikut :

a. Menerima surat yang masuk, mencatat ke dalam kartu kendali dan membuat surat keluar.

b. Menyortir, menyusun surat, dan menyimpannya dalam filling cabinet menurut klasifikasi yang telah ada.

c. Membantu mencari kembali arsip-arsip yang dibutuhkan oleh kepala bagian maupun oleh pegawai bagian yang lain.

e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian atau kepala sub bagian.

Dalam hal penanganan arsip di Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) mereka lebih memahami mengenai kearsipan dibandingkan dengan pegawai yang lainnya karena para pegawai tersebut dipilih dan disesuaikan skill dan kebutuhan kantor itu sendiri.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat disimpulkan bahwa Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan meliputi :

1. Penerimaan keseluruhan surat masuk dan surat keluar Pada Disnaker dicatat dalam buku agenda guna memproses pengarsipan, lalu dikelola dengan memasukkan beberapa surat yang tertulis dalam bentuk file, dengan menggunakan database komputer untuk memudahkan pencarian arsip dan pendistribusian surat.

2. Pegawai pada bagian umum tata usaha kepegawaian Disnaker dalam menata arsip memiliki pengetahuan yang baik dalam kearsipan sehingga penataan arsip di Disnaker sudah baik dan efektif.

3. Pengarsipan surat yang diterapkan pada Kantor Disnaker Kota Medan dilakukan dengan metode penyusunan berdasarkan abjad dan dikombinasikan berdasarkan nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, mana benda dan subjek masalah.cara ini dianggap baik dan mudah untuk menemukan arsip itu kembali.

B. Saran

Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Bagian Umum Tata Usaha di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai berikut :

1. Pengarsipan surat yang telah diterapkan oleh Kantor Disnaker sudah lebih baik, namun penulis menyarankan untuk mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip agar proses pengarsipan lebih efektif.

2. Dalam meningkatkan pengetahuan pegawai dalam pengarsipan, penulis berharap agar Kantor Disnaker mengadakan pelatihan khusus dibidang kearsipan agar meningkatakan pengetahuan yang sudah dimiliki semakin meningkat.

3. Menurut hasil survey dilapangan, dapat dilihat ruang arsip pada kantor Disnaker Minim sekali. Oleh karenanya penulis menyarankan agar perlu menambah sarana dan prasarana yang dibutuhkan arsip seperti membuat ruang khusus arsip, menambah jumlah meja dan lemari brankas agar lebih memperlancar proses kegiatan kearsipan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

Kota Medan sebagai ibukota Provinsi Sumatera Utara merupakan pusat pemerintahan, pendidikan, kebudayaan dan perdagangan yang terletak di Pantai Timur Sumatera dengan batas-batas wilayah, sebagai berikut :

a. Sebelah Utara berbatasan dengan Selat Malaka,

b. Sebelah Selatan, Timur dan Barat berbatasan dengan Kabupaten Deli Serdang.

Luas wilayah kota Medan adalah 265,10 km2, yang terdiri dari kecamatan dan 151 kelurahan dengan jumlah penduduk Kota Medan tahun 2012 berdasarkan data dari Kantor Badan Pusat Statistik Kota Medan adalah 2.132.061 jiwa dengan jumlah rumah tangga (Kepala Keluarga) sebanyak 472.202 Kepala Keluarga.

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Medan yang merupakan tindak lanjut dari peraturan pemerintah nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Medan yang melaksanakan kewenangan pemerintahan dibidang sosial dan ketenagakerjaan di kota Medan sesuai dengan peraturan daerah kota Medan Nomor 2 Tahun 2009 tentang urusan pemerintah Kota Medan.

Pelaksanaan kewenangan pemerintahan dibidang sosial dan ketenagakerjaan sebelumnya ditangani oleh 2 (dua) Satuan Kerja Perangkat Daerah yaitu : Kantor Sosial Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah dibidang sosial, dan Dinas Tenaga Kerja Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah di bidang ketenagakerjaan.

Sebagaimana tugas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja yang melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah di bidang sosial dan ketenagakerjaan dalam rangka kewenangan desentralisasi san dekonsentralisasi, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja mempunyai fungsi SKPD yang melakukan Perencanaan, Pelaksanaan, Monitoring, dan Evaluasi Program dan Kegiatan yang berkaitan dengan urusan sosial dan urusan ketenagakerjaan di Kota Medan.

Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tahun 2012 merupakan pertanggungjawaban atas pencapaian sasaran tahun 2012 dan langkah strategis, sebagai amanat dalam instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kenerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.

1. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

Visi adalah cara pandang kedepan kearah mana Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Tenaga Kota Medan harus dibawa agar dapat eksis, antisipasif, dan inovatif. Jadi visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan Instansi Pemerintah. Pernyataan Visi ini merupakan gambaran yang menantang tentang

keadaan masa depan yang ingin dicapai oleh Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai berikut :

“PERLUASAN, PERLINDUNGAN KERJA DAN PENGENTASAN KEMISKINAN DALAM MAASYARAKAT MENUJU MEDAN KOTA

SEJAHTERA”

2. Misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas kesempatankerja

b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal

c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan d. Meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial

3. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

1) Kedudukan

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

2) Tugas Pokok

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang sosial dan ketenagakerjaan berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.

3) Fungsi

Dalam melaksanakan tugas, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja menyelenggarakan fungsi :

a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang

sosial dan ketenagakerjaan

c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan ketenagakerjaan dan

d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.

B. Struktur Organisasi

Organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang mempunyai peranan penting yang langsung berinteraksi dengan sosial. Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan dan instansi pemerintah disesuaikan dengan struktur yang ada. Fungsi dan struktur organisasi adalah untuk menentukan aktivitas–aktivitas dan memberikan wewenang kepada masing bagian untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab terhadap masing-masing perusahaan dan instansi pemerintah.

Struktur organisasi dapat mencegah terjadinya penyimpangan yang akan terjadi di dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat di terapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Struktur Organisasi pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kota Medan jo. Peraturan Walikota Medan Nomor 12 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok dan fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

Suatu perusahaan dan instansi dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Sumber: Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan (2015) Gambar 2.1

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas yang melaksanakan penyelenggaraan pelayanan bidang sosial dan ketenagakerjaan Dinas Sosial dan Teneaga Kerja Kota Medan yang terdiri dari :

1. Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menyelenggarakan tugas:

a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan

b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang sosial dan ketenagakerjaan

c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan ketenagakerjaan dan

d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2. Sekretariat menyelenggarakan tugas:

a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan b) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Dinas

c) Pelaksanaan dan penyeleggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumahtanggaan Dinas

d) Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketataklasanaan

e) Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Dinas f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja terdiri dari 6 (enam) bidang, yaitu : 3.1 Bidang Bina Sosial

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Bina Sosial

b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial, bimbingan sosial, kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial

c) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan bina sosial sesuai standar yang ditetapkan

d) Fasilitasi bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS)

e) Pelaksanaan pembinaan dan pelesterikan nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan, dan kesetiakawana sosial

f) Pemberdayaan Organisasi Sosial, Karang Taruna, Pekerja Sosial, Taruna Siaga Bencana, dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial lainnya

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang bina sosial

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.2 Bidang Pelayanan Sosial

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Sosial b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang,

c) Pelaksanaan rehabilitasi sosial bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS), penanggulangan bencana dan penanganan daerah kumuh

d) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana sesuai dengan urusan pemerintah kota

e) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan kegiatan undian dan pengumpulan dana sosial

f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang bina sosial

g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.3 Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga kerja

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pembinaan dan Penempatan Kerja

b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup penempatan kerja dalam negeri, luar negeri, dan informasi pasar kerja

c) Pemberian informasi ketenagakerjaan

d) Pemberian pengurusan penyaluran dan penempatan tenaga kerja serta perkuasan tenaga kerja dalam dan luar negeri

e) Pelaksnaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup penggunaan tenaga kerja asing sesuai dengan urusan pemerintah kota. f) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian lingkup

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pembinaan dan penempatan tenaga kerja

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.4 Bidang Hubungan Industrial Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Hubungan Industrial Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja

b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup hubungan industrial, syarat-syarat kerja dan purna kerja

c) Pelaksanaan pembinaann hubungna industrial, persyaratan kerja, organisasi pekerja, dan pengusahaan

d) Pemerantaraan dalam hal penyelesaian Perselisiha Hubungan Industrial dan Pemutusan Hubungan kerja (PHK)

e) Penelitian, pengesahan, pendaftaran, Kesepakatan Kerja Waktu tertentu (PKWT), Perjanjian, Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Bersama (PKB), Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja (PPJP),Pengerahan Pelaksana Pekerja kepada perusahaan lain

f) Pelaksanaan proses penetapan Upah Minimum Kota (UMK) dan Upah Maksimum Sektor Kota (UMSK)

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang hubungan industrial syarat-syarat kerja dan purna kerja

i) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.5 Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

b) Penyusuna petunjuk teknis lingkup pengawasan ketenagakerjaan c) Pelaksanaan pengawasan dan penyidikan terhadap

pelanggaran Norma Kerja Kesehatan dan Keselamatan Kerja, LingkunganKerja, Perlindungan terhadap Jaminan Sosial Tenaga Kerja d) Pelaksanaan pengawasan dan penggunaan tenaga kerja asing dengan

berkoordinasi kepada instansi terkait

e) Pelaksanaan pengawasan atas perusahaan-perusahaan penyediaan jasa tenaga kerja buruh.

f) Pelaksanaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup penggunaan alat-alat K-3 antara lain sesuai dengan urusan pemerintah kota.

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pengawasan ketenagakerjaan

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.6 Bidang Pelatihan dan Produktivitas

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelatihan dan Produktivitas

c) Penyelenggaraan pelatihan terhadap pencari kerja dan menyiapkan standarisasi, test kualifikasi dan memberikan perjanjian kepada Lembaga Pelatihan Kerja Swasta

d) Penyelenggaraan kegiatan pemagangan, pelatihan terhadap instruktur e) Pelaksanaan pembinaan terhadap pelaksanaan latihan/kursus yang

dilakukan oleh Lembaga Latihan Swasta, Pemerintah dan Perusahaan dibidang ketenagakerjaan

f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pengawasan ketenagakerjaan

g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

4. Sub Bagian Umum

a) Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Umum

b) Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum c) Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah

dinas, penataan kearsipan, perlengkapan dan penyelenggaraan kerumahtanggaan dinas

d) Pengelolaan administrasi kepegawaian

e) Penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketataklasanaan, dan kepegawaian

f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan Dn pengendalian

g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas h) Pelaksanaan tuga lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan

5. Sub Bagian Keuangan

a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan

b) Penyususnan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan c) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan

penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi

d) Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan

e) Penyususnan laporan keuangan Dinas

f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan

tugas

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

6. Sub Bagian Penyusunan Program

a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program b) Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan

program Dinas

c) Penyiapan bahan penyususnan rencana dan program Dinas d) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian

e) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan tugas

f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

D. Kinerja Usaha Terkini

Dalam upaya mewujudkan visi dan misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dan dalam urusan kurun waktu 2011-2015, tahun anggaran 2012 adalah tahun kedua dalam priode tersebut. Namun, sangat didasari berbagai keterbatasan termasuk anggaran yang tersebut pada tahun 2012 yang relatif kurang dibandingkan dengan tugas dan target/tujuan dari kewenangan dan tanggung jawab Dinas Sosial dan Tenaga Kerja khususnya menangani urusan sosial dan urusan ketenagakerjaan.

Adapun yang menjadi sasaran, indikator kinerja dan terget yang ditetapkan dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Sasaran Strategis (1) : Penanggulangan Kemiskinan Indikator kerjanya adalah:

1) Meningkatnya penanganan penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 13%. 2) Meningkatnya penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) yang

memperoleh bantuan sosial, dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2011 adalah 13%.

3) Menigkatnya jumlah sarana sosial sebagai tempat perlindungan dan pembinaan penyandang masalah kesejahteraan masalah kesejahteraan sosial (PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 105 unit sarana sosial.

b. Sasaran Strategis (2) : peningkatan Kesempatan Kerja dan Lapangan Kerja Baru

Indikator kinerjanya adalah:

1) Meningkatnya partisipasi angkatan kerja, dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 61%.

2) Menigkatnya pekerja yang ditempatkan, dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 35%.

3) Menigkatnya rasio daya serap tenaga kerja, dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 35%.

4) Menurunnya angka sengketa pengusaha pekerja, dengan target yang ingin docapai pada tahun 2012 adalah 200 kasus.

5) Menurunnya persentase jumlah tenaga kerja dibawah umur, target yang ingin dicapai adalah 30% realisasi yang dicapai pada tahun 2012 adalah tidak ada Dinas memberikan izin kepada anak yang dibawah umur untuk bekerja sehingga tercapai 100% dari target yang hendak dicapai.

6) Meningkatnya kebutuhan hidup layak minimum dan meningkatnya upah minimum regional (UMR), dengan target yang ingin docapai pada tahun 2012 adalah Rp.1.300.000.

E. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan / rencana strategis Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai berikut:

a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas kesempatan kerja

b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal

c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan d. Meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia

e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu instansi. Oleh karena itu suatu instansi pemerintahan dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan system kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.

Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja di unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang ada dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip serta pemeliharaannya. Fungsi arsip sebagai ingatan, informasi dan sumber sejarah perlu dikelolah dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor.

Dalam setiap unit kegiatan arsip harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat bagi masyarakat dalam memecahkan masalah yang sering terjadi di masyarakat. Arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengelola pada setiap badan usaha.

Dan arsip itu selalu menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan dokumen-dokumen, surat-surat berharga dan warkat dan inilah yang disebut dengan Kearsipan. Dalam setiap urusan arsip pasti harus memudahkan bagi seorang pegawai instansi untuk memudahkan pencarian arsip maka arsip yang baik itu harus memiliki prosedur dan metode dalam pelakasaannya, sehingga benar-benar sangat mendukung kinerja suatu perusahaan dan organisasi.

Prosedur adalah suatu rangkaian pola metode yang diberlakukan oleh suatu organisasi dalam menunjang kinerja yang baik dalam dalam bidang apapun. Prosedur inilah yang harus dapat menciptakan kebaikan, keteraturan, keefektifan pekerjaan dalam arsip.

Ruang Arsip adalah sebuah ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas ataupun surat-surat berharga yang dianggap sangat penting maupun biasa. Maka Arsip memiliki tempat khusus untuk tempatnya sendiri. Kalau ruang arsip dibagian instansi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, mereka menyediakan ruangan yang cukup kecil untuk menyimpan beberapa arsip penting sedangkan arsip biasa hanya disimpan ditempat khusus arsip seperti sebuah kotak laci untuk arsip. Hal ini dilakukan untuk mempermudah dalam pencarian dokumen-dokumen arsip yang akan dibutuhkan kembali di kemudian hari dalam pelayanan masyarakat.

B. Perumusan Masalah

Untuk mempermudah proses penelitian dan agar memeiliki arah yang jelas dalam mengimplementasikan fakta dan data kedalam penulisan tugas akhir, maka diperlukan perumusan masalah. Berdasarkan latar belakang permasalahan

diatas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :

“ Bagaimanakah prosedur penataan arsip dalam memudahkan pencarian arsip di bagian Umum Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Sumatera Utara? ”

C. Tujuan Penelitian

Setiap penelitian mempunyai satu atau beberapa tujuan yang hendak dicapai dan harus sejalan atau konsisten dengan judul dan permasalahan penelitian. Adapun tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui prosedur penataan arsip untuk memudahkan pencarian arsip pada bagian Umum Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan bermanfaat dan berguna dalam hal : 1. Bagi Instansi

Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran yang berguna dan sebagai pedoman dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kearsipan yang baik.

2. Bagi Penulis

Untuk lebih memperdalam pengetahuan penulis Sebagai suatu tahap untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berpikir secara ilmiah penulis guna memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Diploma III dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Sebagai bahan acuan dan referensi bagi penelitian lain dan kalangan yang tertarik untuk melakukan kajian penelitian dimasa yang akan datang dalam penelitian ini.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan dikantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja selama 1 (satu) bulan setengah. Dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut :

Table 1.1

Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian

No KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3 4 5 6

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Laporan Sumber Penulis (2015)

F. Sistematika penulisan

Penulisan tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dimana setiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

Bab I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan tentang Latar Belakang Penelitia, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat penelitian.

Dalam Bab ini dapat dilihat bahwa ada beberapa sejarah ringkas Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja di Sumatera Utara, Jenis Usaha, Struktur Organisasi, dan Uraian profil lainnya.

Bab III : PEMBAHASAN

Dalam Bab ini menjelaskan tentang Pengertian Arsip, Manajemen Arsip, Prosedur Penataan Arsip,

Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam setiap pelaksanaan Tugas Akhir selalu memuat kesimpulan ini sebagai symbol bahwa /penulis dapat memberikan refrensi bagi pembaca dan penulis itu sendiri. Maka dalam bab ini kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja dan daftar pustaka yang mencantumkan semua refrensi penulis.

PROSEDUR PENATAAN ARSIP DALAM MEMUDAHKAN PENCARIAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI

DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN

OLEH :

AZLINA 122103096

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Segala Puji dan syukur kehadiran Allah SWT, yang telah memberikan hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja kota medan”.salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga dan sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kelam yang terang bederang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Penulis telah banyak menerima bimbinga, saran, motivasi dan do’a dariberbagai pihak selama penulisan tugas akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepadayang terhormat :

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. DR. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

D-III Kesekrretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Setrihiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing Penulis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang dengan sabar meluangkan waktunya untuk memeberikan bimbingan serta masukan dalam penyususan Tugas Akhir ini

6. Bapak S. Armansyah, SH selaku kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dan Bapak Ilyasak, SE selaku KASUBBAG Umum Tata Usaha Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

7. Kedua Orangtua Penulis Bapak Azhar Hafnie dan Ibu Pairah, terima kasih atas dukungan semangat dan kasih sayang yang tak terhingga yang telah diberikan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

8. Untuk kakakku Karsini dan abangku Rinaldy terima kasih untuk dukungan dan semangatnya bagi penulis.

9. Teman-teman seperjuangan yakni Yosi Jelita, Dini Rahmadhani, Rika Trisna, Finda Chairina, Mazaya, Cindy, Febi, dan Anggi, beserta teman-teman yang lainnya terima kasih atas kerja samanya, dan semua teman-teman penulis yang selalu memberikan dukungan semangat satu sama lain terima kasih atas bantuan dan dukungan selama penulis menempuh studi dalam penulisan Tugas Akhir.

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2 C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penelitian ... 4

BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 6

A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 12

D. Kinerja Usaha Terkini ... 19

E. Rencana Kegiatan ... 20

BAB 1II PEMBAHASAN ... 22

A. Pengertian Arsip ... 22

B. Pengelolaan Arsip ... 23

B. Saran ... 39

No. Judul Halaman

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Medan ……... 11

ii

4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekrretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Setrihiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing Penulis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang dengan sabar meluangkan waktunya untuk memeberikan bimbingan serta masukan dalam penyususan Tugas Akhir ini

6. Bapak S. Armansyah, SH selaku kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dan Bapak Ilyasak, SE selaku KASUBBAG Umum Tata Usaha Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

7. Kedua Orangtua Penulis Bapak Azhar Hafnie dan Ibu Pairah, terima kasih atas dukungan semangat dan kasih sayang yang tak terhingga yang telah diberikan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

8. Untuk kakakku Karsini dan abangku Rinaldy terima kasih untuk dukungan dan semangatnya bagi penulis.

9. Teman-teman seperjuangan yakni Yosi Jelita, Dini Rahmadhani, Rika Trisna, Finda Chairina, Mazaya, Cindy, Febi, dan Anggi, beserta teman-teman yang lainnya terima kasih atas kerja samanya, dan semua teman-teman penulis yang selalu memberikan dukungan semangat satu sama lain terima kasih atas bantuan dan dukungan selama penulis menempuh studi dalam penulisan Tugas Akhir.

iv DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2 C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penelitian ... 4

BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 6

A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 12

D. Kinerja Usaha Terkini ... 19

E. Rencana Kegiatan ... 20

BAB 1II PEMBAHASAN ... 22

A. Pengertian Arsip ... 22

B. Pengelolaan Arsip ... 23

C. Prosedur Penataan Arsip ... 31

BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN ... 38

A. Kesimpulan ... 38

B. Saran ... 39

vi

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Tugas Akhir ………... 4

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Medan ……... 11