Strategi Layanan Informasi Studi Kasus d
STRATEGI DALAM LAYANAN INFORMASI : STUDI KASUS DI
PERPUSTAKAAN FAKULTAS GEOGRAFI UGM
OLEH
PURWANI ISTIANA
Pustakawan Universitas Gadjah Mada
[email protected]
ABSTRAK
Tulisan ini memaparkan strategi layanan yang dilakukan Perpustakaan Fakultas
Geografi. Perpustakaan adalah sebuah institusi yang harus terus tumbuh dan
berkembang sesuai perkembangan masyarakat yang dilayani. Terus melakukan
perubahan adalah kata kunci yang harus terus dilakukan agar layanan yang
disediakan dapat terus memenuhi kebutuhan penggunanya. Kepuasan pengguna
menjadi dasar dalam melakukan pengembangan layanan. Strategi layanan yang
dikembangkan memahami lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Strategi
evaluasi juga menjadi hal yang penting dalam melakukan pengembangan layanan
perpustakaan. Hasil evaluasi menjadi dasar dalam perencanaan pengembangan dan
peningkatan kualitas layanan berikutnya.
Kata Kunci: Strategi Layanan; Perpustakaan Fakultas Geografi; Strategi Evaluasi
A. PENDAHULUAN
Di era kemajuan teknologi informasi, di era pertumbuhan ekonomi dan sosial
saat ini, segala hal berubah dengan cepatnya. Teknologi informasi berkembang
demikian pesatnya. Barang atau produk cepat berubah dan berkembang. Belum
sempat kita membeli suatu jenis barang tertentu, sudah muncul produk/barang yang
lain dengan model dan kecanggihan yang berbeda. Pertumbuhan ekonomi masyarakat
semakin berkembang, tuntutan berbagai kebutuhan dan jasa, karena daya beli
masyarakat semakin tinggi. Tuntutan gaya hidup meningkat. Seseorang membeli
barang/produk terkadang bukan didasarkan karena kebutuhan, namun karena tuntutan
gaya hidup /gengsi atau karena alasan prestise. Mereka tidak keberatan untuk
mengeluarkan dana yang lebih besar untuk sebuah gaya hidup/gengsi. Demikian juga
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
1
dalam hal layanan. Masyarakat menuntut mendapatkan layanan yang baik/layanan
khusus atau layanan prima. Membayar sedikit lebih mahal untuk layanan berkualitas
bukan menjadi hal yang berat. Orang ingin merasa nyaman, merasa dihargai dan
diperhatikan. Yang lebih pasti lagi adalah kebutuhannya terpenuhi. Sebagai contoh :
ketika orang lapar, kebutuhannya adalah makan. Namun jika dia masuk ke suatu
tempat makan/rumah makan/pondok makan yang suasananya menyenangkan,
layanannya cepat dan ramah, hidangannya enak sesuai bahkan lebih dari yang diduga,
maka pasti seseorang tersebut merasa sangat puas dengan layanan rumah makan
tersebut. Bisa dipastikan bahwa orang tersebut punya keinginan suatu saat akan
kembali lagi, bahkan merekomendasikan rumah makan/tempat makan tersebut
kepada temen, saudara dan kenalannya.
Merekomendasikan suatu jenis layanan yang diterimanya kepada orang lain
seperti di atas, merupakan hal yang diharapkan bagi siapa saja unit/lembaga yang
menyediakan jasa layanan. Hal ini merupakan salah satu bentuk publikasi/promosi
yang sangat efektif. Layanan yang baik atau memuaskan pengguna, akan selalu
memberikan harapan bagi pengguna untuk kembali memanfaatkan jasa layanan yang
disediakan. Agar supaya layanan yang disediakan tetap menjadi layanan yang baik,
layanan yang unggul maka organisasi atau penyedia layanan harus terus -menerus
melakukan perubahan. Apapun jenis layanan yang disediakan, baik penyedia layanan
seperti rumah makan, penginapan, rumah sakit, transportasi, maupun penyedia jasa
layanan informasi seperti perpustakaan.
Paparan diatas mencoba meyakinkan pembaca bahwa layanan yang
memberikan kepuasan bagi pengguna sangatlah penting bagi sebuah jasa penyedia
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
2
layanan. Penulis melihat fenomena bahwa sebenarnya kita tahu,
perpustakaan
merupakan penyedia jasa layanan yakni jasa layanan informasi. Namun kenyataannya
perpustakaan belum secara khusus memberikan perhatian pada kepuasan pelanggan
atau pengguna. Jika perpustakaan mampu melakukan berbagai perubahan yang
banyak dilakukan oleh lembaga-lembaga atau penyedia jasa layanan pada umumnya
maka penulis yakin perpustakaan akan menjadi unit lembaga yang benar-benar sesuai
harapan pengguna.
Layanan informasi yang seperti apakah yang sesuai dengan harapan
pengguna? Jawaban atas pertanyaan tersebut tidaklah sederhana. Hal ini memerlukan
suatu kajian terhadap pengguna jasa layanan informasi. Intinya adalah bahwa
penyediaan dan pelaksanaan layanan informasi memenuhi tuntutan pencari/pengguna
informasi. Pencari informasi akan dengan mudah menggunakan informasi dalam
pengambilan keputusan. Pengguna layanan informasi juga akan terus berubah,
dibedakan dalam usia, tingkat pendidikan, jenis kelamin dan sebagainya, masingmasing membawa karakteristik yang berbeda. Dalam mensikapi hal-hal semacam itu ,
maka penyedia jasa layanan informasi (perpustakaan) harus jeli dan selalu mengikuti
perkembangan masyarakat yang dilayani. Prinsipnya adalah bahwa penyedia layanan
informasi (perpustakaan) merupakan unit yang harus terus berkembang, seiring
dengan kebutuhan pengguna informasi.
Menyadari apa yang telah disampaikan diatas bahwa perpustakaan harus
tumbuh dan berkembang maka Perpustakaan Fakultas Geografi pun sebagai unit
layanan informasi berupaya untuk memposisikan diri sebagai unit yang mampu
memberikan layanan informasi sebaik-baiknya kepada pengguna. Perpustakaan
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
3
Fakultas Geografi, merupakan salah satu jenis perpustakaan perguruan tinggi.
Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan yang dikelola oleh
perguruan tinggi dalam rangka menyediakan informasi bagi civitas akademika (Lasa,
2013). Tulisan selanjutnya mencoba memberikan alasan perubahan dan langkah
strategis dalam layanan informasi.
B. PEMBAHASAN
Harus Berkembang dan Berubah
Sebagai penyedia jasa layanan informasi , Perpustakaan Fakultas Geografi
berupaya berbenah guna memberikan layanan informasi yang semakin berkualitas.
Hal ini diupayakan dalam rangka melaksanakan tiga fungsi yakni sebagai pusat
layanan informasi untuk program tri dharma perguruan tinggi yakni pendidikan dan
pengajaran, penelitian serta pengabdian pada masyarakat (Darmanto, 2012). Berawal
dari infrastruktur seperti ruangan perpustakaan, mesin pendingin ruang, perabotan
meja kursi, penataan interior kemudian konten (koleksi) perpustakaan. Perubahan
akan terus berlanjut. Perubahan diupayakan untuk meningkatkan kualitas layanan
informasi di perpustakaan. Untuk menjaga layanan akan tetap baik bahkan
meningkat. Memastikan bahwa layanan atau produk yang disediakan perpustakaan
dapat diterima pengguna dengan baik. Hal ini mengingat perpustakaan diharapkan
menjadi tempat yang kondusif dan menyenangkan untuk mendukung proses belajar
mengajar.
Alasan lain mengapa perlu melakukan perubahan adalah bahwa kondisi
lingkungan yang mengalami perubahan yang begitu cepat. Keadaan ini menuntut
perpustakaan melakukan perubahan. Perubahan tuntutan kebebasan akses informasi,
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
4
memaksa perpustakaan harus mengambil langkah memberikan akses yang lebih
terbuka kepada pengguna. Perpustakaan memberikan layanan dengan sistem terbuka.
Implementasi IT di perpustakaan merupakan hal yang tidak dapat ditunda lagi.
Layanan WiFi area merupakan salah satu contoh bahwa perubahan lingkungan yang
begitu cepat, menuntut respon yang cepat pula dari perpustakaan sebagai penyedia
jasa layanan informasi. Di sisi lain perpustakaan harus mengkomunikasikan hal-hal
yang memerlukan kebijakan dari manajemen atas dalam hal ini pihak pengurus
fakultas.
Dampak ekonomi global juga merupakan alasan mengapa perpustakaan harus
melakukan perubahan. Lingkungan eksternal di luar perpustakaan seperti keterlibatan
perpustakaan dalam ISO 9001 : 2008, menuntut perpustakaan berbenah memperbaiki
diri dalam berbagai hal, terkait dengan dokumen-dokumen pelaksanaan tugas.
Ekonomi global menuntut bahwa suatu unit atau organisasi harusnya memenuhi
standar mutu pelayanan, salah satunya adalah ISO 9001:2008.
Sebelumnya
perpustakaan tidak pernah menyusun standar operasional prosedur, kemudian harus
menyusun dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan di perpustakaan. Instruksi
kerja, sebelumnya tidak dituliskan, kemudian dituntut menyusun instruksi kerja
sebagai pedoman dalam setiap langkah kerjanya.
Perpustakaan sebagai pendukung bagi keberhasilan organisasi induknya
dalam hal ini Fakultas Geografi. Oleh karena itu perpustakaan harus selalu siap
menyajikan data-data yang diperlukan pihak fakultas. Oleh karena itu perpustakaan
berbenah , mencoba melakukan pembenahan database koleksi, agar mudah diakses
dengan cepat. Perpustakaan juga memperbaiki penampilan dalam sajian website
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
5
perpustakaan
(www.lib.geo.ugm.ac.id).
Ke
depan
perlu
dipikirkan
untuk
mengembangkan berbagai layanan yang berbasis pada website perpustakaan
(Wicaksono, 2013). Hal ini juga memberikan kemudahan dalam rangka kegiatan
akreditasi program studi-program studi yang ada di fakultas. Upaya perekruitan
pegawai perpustakaan dengan mempertimbangkan ijazah sesuai dengan bidang
keahlian yaitu ilmu perpustakaan. Hal ini dilakukan guna memberikan kekuatan bagi
fakultas dan juga bagi perpustakaan dalam mengembangkan diri.
Telah disampaikan diawal bahwa perpustakaan berupaya untuk meningkatkan
kualitas layanan informasinya, guna memberikan kepuasan kepada pengguna. Artinya
disini bahwa perpustakaan berfokus pada pelanggan/pengguna. Pengguna sebagai
pusat perubahan. Kegiatan atau pilihan program yang dilaksanakan dengan
pertimbangan kebutuhan pelanggan/pengguna. Inilah alasan mengapa perpustakaan
harus terus berubah dan berkembang. Perpustakaan Fakultas Geografi melaksanakan
kegiatan
buka
sampai
dengan
pukul
19.00
wib,
berdasarkan
dengan
kebutuhan/permintaan pengguna. Sebelum dilaksanakan kegiatan tambahan jam
buka, dilakukan penyebaran kuisioner, untuk mendapatkan masukan dari mahasiswa.
Dengan demikian diharapkan pelaksanaan kegiatan penambahan layanan informasi
bermanfaat maksimal bagi pengguna perpustakaan. Tentu saja hal-hal semacam ini
juga terkait dengan sisi pendanaan, pengaturan jam kerja pustakawan dan jadwal
kegiatan perpustakaan lainnya.
Berbagai perubahan yang dilakukan perpustakaan tentunya membutuhkan
biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu dilakukan perubahan dalam rangka
mempromosikan apa yang dimiliki perpustakaan, supaya dapat dimanfaatkan secara
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
6
maksimal, baik koleksi maupun sumber daya lain di perpustakaan. Dengan adanya
website perpustakaan, maka ini sebagai upaya untuk mempromosikan apa yang
dimiliki perpustakaan dan juga apa yang menjadi kekuatan Fakultas Geografi sebagai
lembaga induknya.
Sebagai lembaga layanan informasi, maka perpustakaan harus mampu
memberikan layanan secara fleksibel. Untuk fleksibel maka perpustakaan harus
melakukan beberapa perubahan, perubahan aturan atau kebijakan yang mampu
memberikan ruang gerak bagi pustakawan untuk melakukan inovasi-inovasi sesuai
kebutuhan pengguna. Inovasi dan kreasi yang dilakukan pustakawan akan dapat
memberikan ide atau peluang baru dalam menciptakan ataupun menambah jenis
layanan lain yang diperlukan. Layanan yang perlu ditambahkan dengan melihat
perkembangan kebutuhan pengguna antara lain, layanan scanning dokumen, layanan
alih format dokumen dan sebagainya.
Poin-poin diatas merupakan strategi bagi perpustakaan agar mampu bersaing
dengan unit layanan informasi lain. Perpustakaan harus mampu menciptakan
keunggulan bersaing, sehingga tetap menjadi unit yang memberikan kontribusi baik
dalam proses pembelajaran mahasiswa maupun secara keseluruhan mendukung
lembaga induknya yaitu Fakultas Geografi.
Strategi Layanan Informasi
Pada paparan di atas, penulis mencoba menguraikan alasan-alasan mengapa
perpustakaan Fakultas Geografi sebagai unit layanan informasi perlu melakukan
perubahan-perubahan. Perubahan yang dilakukan tidak lain mencoba mensikapi apa
yang terjadi di lingkungan internal maupun eksternal perpustakaan. Agar supaya
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
7
perpustakaan tetap sebagai unit yang survive memenuhi tuntutan pengguna atau
pencari informasi. Selanjutnya penulis mencoba menyampaikan strategi yang
dilakukan dalam upaya layanan informasi di perpustakaan Fakultas Geografi. Dalam
bukunya Jo Bryson disampaikan bahwa strategi layanan informasi terkait dengan dua
hal yaitu strategi memahami lingkungan eksternal dan lingkungan internal.
Strategi Memahami Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal yang dimaksud di sini adalah keadaan sekitar dimana
lembaga/organisasi berkegiatan. Dalam memahami lingkungan eksternal ini, manajer
harus mampu mengidentifikasi perubahan, kecenderungan isu, kesempatan yang
dapat diambil oleh perpustakaan dan ancaman. Peluang atau kesempatan yang seperti
apa yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan. Misalnya potensial pengguna yang
dapat dijaring, kemungkinan pengguna dari luar fakultas atau dari luar universitas
yang dapat dijaring sebagai anggota perpustakaan. Siapa saja yang berkemungkinan
untuk menggunakan jasa layanan informasi di perpustakaan. Layanan perpustakaan
yang mana yang bisa lebih dikembangkan sesuai permintaan pengguna (pasar).
Potensi pasar yang mana yang bisa digarap, sehingga perpustakaan bisa memberikan
manfaat yang maksimal kepada pengguna. Sebagai contoh : Perpustakaan Fakultas
Geografi melihat segmen potensial yaitu mahasiswa yang sedang menyusun proposal
skripsi. Bekerja sama dengan dosen pengampu mata kuliah tersebut, perpustakaan
memberikan layanan khusus, bagi mereka yang akan menyusun proposal pada hari
Sabtu dan Minggu.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
8
Ketersediaan sumber –sumber dana. Sumber sumber dana yang dapat di raih
perpustakaan. Berapa anggaran yang diberikan pihak Fakultas kepada perpustakaan.
Hal ini merupakan poin penting dalam menentukan langkah-langkah yang dapat
diambil. Apakah memungkinkan untuk menarik dana dari pengguna. Saat ini
perpustakaan Fakultas Geografi memperoleh dana dari pendaftaran anggota , denda
keterlambatan dan biaya bebas perpustakaan. Dana tersebut dikelola perpustakaan,
selanjutnya akan kembali lagi kepada mahasiswa dalam bentuk pengembangan
koleksi perpustakaan. Sumber pendanaan lain yang diperoleh perpustakaan dari
layanan scanning, dan cetak artikel. Perpustakaan harus mampu terus berinovasi guna
mengembangkan layanan.
Memperhatikan perkembangan teknologi dan tuntutan informasi yang cepat,
maka, kendala geografi dalam akses informasi dapat diatasi dengan membangun
database yang dapat diakses dari luar perpustakaan. Akses website perpustakaan,
maka pengguna dapat memanfaatkan sebagian koleksi perpustakaan secara online.
Sebelumnya database koleksi perpustakaan hanya dapat diakses di lingkungan
fakultas, namun saat ini dan seterusnya dapat diakses dari mana saja.
Tingkat kemampuan inovasi teknologi , di perpustakaan Fakultas Geografi
terkendala dukungan pendanaan dari Fakultas (lembaga induk). Oleh karena itu
pengembangan inovasi teknologi belum dapat dilakukan sesuai harapan pengguna.
Misalnya masih terbatasnya jumlah unit komputer dan kualitas unit komputer yang
dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Di sisi lain perpustakaan berharap dapat
memberikan fasilitas yang memadai , namun kendala terbatasnya anggaran untuk
pengembangan inovasi teknologi, sehingga tidak banyak yang dapat dilakukan.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
9
Upaya lain yang dilakukan perpustakaan untuk mensikapi kebutuhan unit komputer
adalah memasang WiFi area di lingkungan perpustakaan. Mahasiswa dapat
menggunakan laptop pribadi untuk melakukan akses internet. Selain itu pustakawan
melakukan kegiatan men-download artikel-artikel bidang geografi melalui internet,
sehingga pengguna yang membutuhkan dapat langsung segera menghubungi
pustakawan.
Pengembangan layanan yang dilakukan perpustakaan berdasarkan pada survei
pengguna. Hal ini untuk menghindari pemborosan sumber dana. Sebagai contoh
untuk melaksanakan kegiatan menambah jam layanan, maka perpustakaan melakukan
survei pada pengguna. Apakah pengguna menghendaki tambahan jam layanan. Hal
ini untuk menghindari pemborosan dalam pembiayaan kegiatan. Tidak efektif jika
perpustakaan di buka sampai malam hari namun pengguna yang datang hanya satu
orang saja bukan?
Memahami lingkungan eksternal. Pola demografi. Dalam hal ini perpustakaan
harus memahami secara umum maupun detail profil demografi pengguna
perpustakaan. Menyangkut usia, daya beli, minat membaca, kemampuan akses
informasi dan sebagainya. Memahami profil pengguna bermanfaat untuk menyusun
program kegiatan yang akan diselenggarakan. Sebagai contoh, perpustakaan akan
memberikan kegiatan pelatihan bagi pengguna yang belum mempunyai kemampuan
dalam akses informasi. Sejauhmana pendalaman materi yang diberikan sangat
tergantung profil pengguna perpustakaan yang dilayani.
Bagaimana kondisi sosial –ekonomi mahasiswa atau pengguna perpustakaan.
Dengan memahami kondisi sosial-ekonomi eksternal , maka perpustakaan dapat
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
10
menentukan nominal biaya pendaftaran anggota, besaran denda keterlambatan,
besarnya biaya layanan yang harus (layak) dibayar pengguna. Denda keterlambatan
berfungsi sebagai pendidikan kedisiplinan di lingkungan akademik, sehingga bukan
semata-mata perpustakaan memungut sewa dari peminjaman buku (koleksi). Kondisi
sosial pengguna juga menjadi pertimbangan dalam menentukan jam tambahan
layanan perpustakaan.
Lingkungan eksternal lain yang perlu diperhatikan adalah lembaga-lembaga
yang terkait dengan perpustakaan, seperti Badan Pusat Statistik, Kementerian
Lingkungan Hidup, Program Studi Pendidikan Geografi Universitas Negeri
Yogyakarta, dan sebagainya. Terkait dengan lembaga tersebut, perpustakaan sering
berkomunikasi dan bekerja sama dalam hal tukar menukar koleksi, permohonan data,
langganan artikel online dan lain sebagainya. Hubungan dengan lembaga atau
institusi lain perlu dibina sehingga kegiatan perpustakaan terutama penyediaan
informasi terjamin.
Ketersediaan sumber-sumber informasi dan sumber daya merupakan
lingkungan eksternal pula. Bagaimana perpustakaan dalam hal ini manajer
(pengelola) perpustakaan memahami sejauh mana sumber-sumber informasi bidang
geografi tersedia dan dapat diperoleh. Ketersediaan sumber-sumber informasi bidang
geografi tentu saja berbeda dengan ketersediaan informasi di bidang yang lain. Bukubuku bidang geografi berbahasa Indonesia tidak sebanyak judul buku-buku bidang
ekonomi misalnya. Hal-hal semacam ini perlu dipahami oleh perpustakaan. Sumber
sumber daya yang dapat di raih perpustakaan. Sebagai contoh, berapa judul jurnal
yang dilanggan perpustakaan pusat yang terkait dengan bidang ilmu geografi.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
11
Perubahan banyaknya judul jurnal yang dilanggan oleh perpustakaan pusat, akan
mempengaruhi layanan informasi yang dapat diberikan kepada pengguna.
Strategi Memahami Lingkungan Internal
Selain strategi memahami lingkungan eksternal, perpustakaan juga harus
memahami lingkungan internal. Pengelola atau manajer perpustakaan harus
memahami individu-individu yang terlibat dalam organisasi. Masing-masing individu
yang terlibat semaksimal mungkin mampu memberikan kontribusi yang terbaik
dalam layanan informasi. Struktur organisasi kecil di perpustakaan fakultas geografi
memungkinkan organisasi tumbuh secara fleksibel, sehingga lebih mudah beradaptasi
dengan perubahan. Penanggungjawab perpustakaan langsung bertanggungjawab
kepada wakil Dekan bidang akdaemik, sehingga arus komunikasi lebih lancar dalam
pelaksanaan tugas.
Budaya organisasi/lembaga yang dibangun adalah komunikasi lateral dengan
anggota organisasi, tercipta hubungan yang harmonis penuh kepercayaan, sehingga
memotivasi anggota organisasi untuk berinovasi. Budaya organisasi merupakan
sistem nilai , kenyakinan, norma dan perilaku yang menciptakan iklim organisasi.
Budaya organisasi perlu dibangun oleh individu/kelompok dan hal ini membutuhkan
waktu beberapa tahun. Di lingkungan perpustakaan Fakultas Geografi membutuhkan
waktu beberapa tahun untuk membangun budaya organisasi. Di lingkungan internal
perpustakaan terbangun komunikasi yang harmonis dan kepercayaan penuh kepada
seluruh anggota organisasi. Kekuatan untuk saling bekerja sama menjadi suatu
budaya organisasi. Hal ini sudah menjadi budaya dalam organisasi di unit
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
12
Perpustakaan Fakultas Geografi. Akan ada perasaan /rasa yang tidak nyaman jika
individu tidak mampu menunjukkan komitmen kerja sama. Budaya organisasi ini
memberikan kekuatan pada organisasi untuk memberikan unjuk kerja yang baik
dalam layanan informasi.
Lembaga /organisasi harus mampu mensosialisasikan visi dan misi kepada
seluruh anggota. Kekuatan dalam memahami visi dan misi lembaga bagi anggota
akan menumbuhkan semangat untuk melakukan tugas dan tanggungjawab dengan
baik. Pemahaman visi dan misi memotivasi dalam pelaksanaan tugas. Dengan
memahami visi dan misi maka diharapkan roda kegiatan organisasi mendapat
dukungan dari seluruh anggota lembaga/organisasi. Setiap individu yang terlibat
dalam organisasi mampu maksimal berkontribusi dalam kegiatan organisasi.
Dalam strategi memahami lingkungan internal, diharapkan lembaga dalam hal
ini manajer/pengelola mampu memberikan perhatian/penghargaan/reward kepada
siapa saja individu yang mampu menunjukan prestasi dan inovasinya. Dengan
demikian muncul perasaan dihargai, perasaan mampu berkontribusi, yang pada
gilirannya akan menumbuhkan semangat untuk memberikan yang terbaik untuk
lembaga yang bersangkutan. Penghargaan terhadap individu tidak selalu berupa
materi. Pemberian kesempatan yang seluas-luas untuk mengembangkan diri
merupakan salah satu pilihan yang dapat diambil dalam memberikan penghargaan.
Perpustakaan memberikan kesempatan kepada stafnya untuk mengembangkan diri,
baik dalam bentuk keikutsertaan dalam acara seminar-seminar kepustakawanan,
pelatihan dan pendidikan lanjut.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
13
Lingkungan internal memanfaatkan teknologi. Dengan demikian komunikasi
berjalan dengan lancar. Bantuan teknologi , tugas-tugas dapat diselesaikan dengan
lebih baik. Semua individu mempunyai kesempatan yang sama dalam mengakses
berbagai informasi. Memperoleh kesempatan yang sama untuk mendapatkan
informasi. Hal ini menciptakan iklim yang kondusif dalam bekerja. Komunikasi antar
karyawan dilakukan dengan terbuka, staf dan manajer dapat berkomunikasi dengan
bebas, tanpa adanya tekanan.
Strategi Evaluasi
Kegiatan lembaga, dengan capaian yang telah dilakukan perlu dilakukan
evaluasi. Kegiatan yang telah dilaksanakan sebaiknya dievaluasi. Evaluasi ini
bertujuan untuk memberikan penilaian dan koreksi apakah kegiatan/program kerja
yang dijalankan sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Dalam layanan informasi di
perpustakaan apakah sudah sesuai dengan rencana, dan apakah target yang
diharapkan dapat tercapai, yaitu kepuasan pengguna perpustakaan. Bagaimana
pengaruh pencapaian target layanan informasi tersebut. Pengaruh terhadap
lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Apakah kendala yang dihadapi dalam
layanan informasi. Bagaimana kemungkinan-kemungkinan selanjutnya yang dapat
dilakukan.
Berbagai pertanyaan evaluasi layanan informasi di perpustakaan seperti
diatas, akan terjawab dengan melakukan kegiatan evaluasi. Penyebaran kuisioner
kepada pengguna layanan informasi dapat dilakukan, untuk mengetahui secara nyata
bagaimana layanan informasi yang diterima, dan untuk mendapatkan masukan guna
pelaksanaan layanan informasi selanjutnya, maupun dalam pengembangan layanan.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
14
Perpustakaan Fakultas Geografi secara rutin melakukan kegiatan evaluasi
layanan informasi, dengan membagikan isian kuisioner kepada pengguna
perpustakaan. Hal ini dilakukan pula jika perpustakaan akan melaksanakan kegiatan
baru, ataupun layanan baru. Dengan demikian perpustakaan berharap memperoleh
masukan dari pengguna perpustakaan, sebagai fokus utama dalam kegiatan layanan
informasi perpustakaan. Penyusunan laporan statistik perpustakaan juga merupakan
salah satu bahan yang dapat digunakan perpustakaan dalam mengevaluasi kegiatan
layanan. Berdasarkan data statistik pula diperoleh data dalam menyusun perencanaan
dan target kegiatan layanan selanjutnya. Selain itu juga meminimalkan hambatan
yang mungkin terjadi dalam layanan informasi.
C. PENUTUP
Strategi dalam layanan informasi yang dilakukan di Perpustakaan Fakultas
Geografi, mungkin belum detail sesuai dengan teori yang disampaikan oleh Jo
Bryson (2011) dalam bukunya Managing Information Services.Penulis mencoba
memaparkan apa yang telah dilakukan oleh perpustakaan Fakultas Geografi,
membumikan ide yang disampaikan oleh Jo Bryson (2011) tentang strategi dalam
layanan informasi. Bagaimana organisasi dalam layanan informasi, mampu bertahan
memberikan layanan informasi yang berkualitas dan terus melakukan perubahanperubahan. Perubahan yang dilakukan dengan memahami lingkungan eksternal dan
internal organisasi. Lingkungan eksternal yang terus berubah, tuntutan yang terus
meningkat. Lingkungan internal yang harus diperkuat dalam menghadapi perubahanperubahan lembaga. Membangun budaya organisasi yang kokoh, sehingga
membentuk watak individu yang memiliki komitmen dan loyalitas terhadap visi dan
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
15
misi organisasi. Lembaga/organisasi tidak lupa melakukan kegiatan evaluasi layanan
yang telah dilakukan. Melakukan perencanaan kegiatan layanan berdasarkan evaluasi
yang dilakukan.
DAFTAR PUSTAKA
Bryson, Jo. (2011). Managing Information Services . England: Ashgate Publishing
Limited.
Darmanto. (2012). Pemasaran Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jurnal Ilmu Informasi
dan Perpustakaan, 3 (2) p. 105-115.
Lasa, HS. (2013). Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Penerbit Ombak.
Wicaksono, Hendro. (2013). Layanan Referensi Berbasis Web yang Aksesibel bagi
Semua Orang. Visi Pustaka, 15 (2), p. 120-128.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
16
PERPUSTAKAAN FAKULTAS GEOGRAFI UGM
OLEH
PURWANI ISTIANA
Pustakawan Universitas Gadjah Mada
[email protected]
ABSTRAK
Tulisan ini memaparkan strategi layanan yang dilakukan Perpustakaan Fakultas
Geografi. Perpustakaan adalah sebuah institusi yang harus terus tumbuh dan
berkembang sesuai perkembangan masyarakat yang dilayani. Terus melakukan
perubahan adalah kata kunci yang harus terus dilakukan agar layanan yang
disediakan dapat terus memenuhi kebutuhan penggunanya. Kepuasan pengguna
menjadi dasar dalam melakukan pengembangan layanan. Strategi layanan yang
dikembangkan memahami lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Strategi
evaluasi juga menjadi hal yang penting dalam melakukan pengembangan layanan
perpustakaan. Hasil evaluasi menjadi dasar dalam perencanaan pengembangan dan
peningkatan kualitas layanan berikutnya.
Kata Kunci: Strategi Layanan; Perpustakaan Fakultas Geografi; Strategi Evaluasi
A. PENDAHULUAN
Di era kemajuan teknologi informasi, di era pertumbuhan ekonomi dan sosial
saat ini, segala hal berubah dengan cepatnya. Teknologi informasi berkembang
demikian pesatnya. Barang atau produk cepat berubah dan berkembang. Belum
sempat kita membeli suatu jenis barang tertentu, sudah muncul produk/barang yang
lain dengan model dan kecanggihan yang berbeda. Pertumbuhan ekonomi masyarakat
semakin berkembang, tuntutan berbagai kebutuhan dan jasa, karena daya beli
masyarakat semakin tinggi. Tuntutan gaya hidup meningkat. Seseorang membeli
barang/produk terkadang bukan didasarkan karena kebutuhan, namun karena tuntutan
gaya hidup /gengsi atau karena alasan prestise. Mereka tidak keberatan untuk
mengeluarkan dana yang lebih besar untuk sebuah gaya hidup/gengsi. Demikian juga
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
1
dalam hal layanan. Masyarakat menuntut mendapatkan layanan yang baik/layanan
khusus atau layanan prima. Membayar sedikit lebih mahal untuk layanan berkualitas
bukan menjadi hal yang berat. Orang ingin merasa nyaman, merasa dihargai dan
diperhatikan. Yang lebih pasti lagi adalah kebutuhannya terpenuhi. Sebagai contoh :
ketika orang lapar, kebutuhannya adalah makan. Namun jika dia masuk ke suatu
tempat makan/rumah makan/pondok makan yang suasananya menyenangkan,
layanannya cepat dan ramah, hidangannya enak sesuai bahkan lebih dari yang diduga,
maka pasti seseorang tersebut merasa sangat puas dengan layanan rumah makan
tersebut. Bisa dipastikan bahwa orang tersebut punya keinginan suatu saat akan
kembali lagi, bahkan merekomendasikan rumah makan/tempat makan tersebut
kepada temen, saudara dan kenalannya.
Merekomendasikan suatu jenis layanan yang diterimanya kepada orang lain
seperti di atas, merupakan hal yang diharapkan bagi siapa saja unit/lembaga yang
menyediakan jasa layanan. Hal ini merupakan salah satu bentuk publikasi/promosi
yang sangat efektif. Layanan yang baik atau memuaskan pengguna, akan selalu
memberikan harapan bagi pengguna untuk kembali memanfaatkan jasa layanan yang
disediakan. Agar supaya layanan yang disediakan tetap menjadi layanan yang baik,
layanan yang unggul maka organisasi atau penyedia layanan harus terus -menerus
melakukan perubahan. Apapun jenis layanan yang disediakan, baik penyedia layanan
seperti rumah makan, penginapan, rumah sakit, transportasi, maupun penyedia jasa
layanan informasi seperti perpustakaan.
Paparan diatas mencoba meyakinkan pembaca bahwa layanan yang
memberikan kepuasan bagi pengguna sangatlah penting bagi sebuah jasa penyedia
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
2
layanan. Penulis melihat fenomena bahwa sebenarnya kita tahu,
perpustakaan
merupakan penyedia jasa layanan yakni jasa layanan informasi. Namun kenyataannya
perpustakaan belum secara khusus memberikan perhatian pada kepuasan pelanggan
atau pengguna. Jika perpustakaan mampu melakukan berbagai perubahan yang
banyak dilakukan oleh lembaga-lembaga atau penyedia jasa layanan pada umumnya
maka penulis yakin perpustakaan akan menjadi unit lembaga yang benar-benar sesuai
harapan pengguna.
Layanan informasi yang seperti apakah yang sesuai dengan harapan
pengguna? Jawaban atas pertanyaan tersebut tidaklah sederhana. Hal ini memerlukan
suatu kajian terhadap pengguna jasa layanan informasi. Intinya adalah bahwa
penyediaan dan pelaksanaan layanan informasi memenuhi tuntutan pencari/pengguna
informasi. Pencari informasi akan dengan mudah menggunakan informasi dalam
pengambilan keputusan. Pengguna layanan informasi juga akan terus berubah,
dibedakan dalam usia, tingkat pendidikan, jenis kelamin dan sebagainya, masingmasing membawa karakteristik yang berbeda. Dalam mensikapi hal-hal semacam itu ,
maka penyedia jasa layanan informasi (perpustakaan) harus jeli dan selalu mengikuti
perkembangan masyarakat yang dilayani. Prinsipnya adalah bahwa penyedia layanan
informasi (perpustakaan) merupakan unit yang harus terus berkembang, seiring
dengan kebutuhan pengguna informasi.
Menyadari apa yang telah disampaikan diatas bahwa perpustakaan harus
tumbuh dan berkembang maka Perpustakaan Fakultas Geografi pun sebagai unit
layanan informasi berupaya untuk memposisikan diri sebagai unit yang mampu
memberikan layanan informasi sebaik-baiknya kepada pengguna. Perpustakaan
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
3
Fakultas Geografi, merupakan salah satu jenis perpustakaan perguruan tinggi.
Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan yang dikelola oleh
perguruan tinggi dalam rangka menyediakan informasi bagi civitas akademika (Lasa,
2013). Tulisan selanjutnya mencoba memberikan alasan perubahan dan langkah
strategis dalam layanan informasi.
B. PEMBAHASAN
Harus Berkembang dan Berubah
Sebagai penyedia jasa layanan informasi , Perpustakaan Fakultas Geografi
berupaya berbenah guna memberikan layanan informasi yang semakin berkualitas.
Hal ini diupayakan dalam rangka melaksanakan tiga fungsi yakni sebagai pusat
layanan informasi untuk program tri dharma perguruan tinggi yakni pendidikan dan
pengajaran, penelitian serta pengabdian pada masyarakat (Darmanto, 2012). Berawal
dari infrastruktur seperti ruangan perpustakaan, mesin pendingin ruang, perabotan
meja kursi, penataan interior kemudian konten (koleksi) perpustakaan. Perubahan
akan terus berlanjut. Perubahan diupayakan untuk meningkatkan kualitas layanan
informasi di perpustakaan. Untuk menjaga layanan akan tetap baik bahkan
meningkat. Memastikan bahwa layanan atau produk yang disediakan perpustakaan
dapat diterima pengguna dengan baik. Hal ini mengingat perpustakaan diharapkan
menjadi tempat yang kondusif dan menyenangkan untuk mendukung proses belajar
mengajar.
Alasan lain mengapa perlu melakukan perubahan adalah bahwa kondisi
lingkungan yang mengalami perubahan yang begitu cepat. Keadaan ini menuntut
perpustakaan melakukan perubahan. Perubahan tuntutan kebebasan akses informasi,
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
4
memaksa perpustakaan harus mengambil langkah memberikan akses yang lebih
terbuka kepada pengguna. Perpustakaan memberikan layanan dengan sistem terbuka.
Implementasi IT di perpustakaan merupakan hal yang tidak dapat ditunda lagi.
Layanan WiFi area merupakan salah satu contoh bahwa perubahan lingkungan yang
begitu cepat, menuntut respon yang cepat pula dari perpustakaan sebagai penyedia
jasa layanan informasi. Di sisi lain perpustakaan harus mengkomunikasikan hal-hal
yang memerlukan kebijakan dari manajemen atas dalam hal ini pihak pengurus
fakultas.
Dampak ekonomi global juga merupakan alasan mengapa perpustakaan harus
melakukan perubahan. Lingkungan eksternal di luar perpustakaan seperti keterlibatan
perpustakaan dalam ISO 9001 : 2008, menuntut perpustakaan berbenah memperbaiki
diri dalam berbagai hal, terkait dengan dokumen-dokumen pelaksanaan tugas.
Ekonomi global menuntut bahwa suatu unit atau organisasi harusnya memenuhi
standar mutu pelayanan, salah satunya adalah ISO 9001:2008.
Sebelumnya
perpustakaan tidak pernah menyusun standar operasional prosedur, kemudian harus
menyusun dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan di perpustakaan. Instruksi
kerja, sebelumnya tidak dituliskan, kemudian dituntut menyusun instruksi kerja
sebagai pedoman dalam setiap langkah kerjanya.
Perpustakaan sebagai pendukung bagi keberhasilan organisasi induknya
dalam hal ini Fakultas Geografi. Oleh karena itu perpustakaan harus selalu siap
menyajikan data-data yang diperlukan pihak fakultas. Oleh karena itu perpustakaan
berbenah , mencoba melakukan pembenahan database koleksi, agar mudah diakses
dengan cepat. Perpustakaan juga memperbaiki penampilan dalam sajian website
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
5
perpustakaan
(www.lib.geo.ugm.ac.id).
Ke
depan
perlu
dipikirkan
untuk
mengembangkan berbagai layanan yang berbasis pada website perpustakaan
(Wicaksono, 2013). Hal ini juga memberikan kemudahan dalam rangka kegiatan
akreditasi program studi-program studi yang ada di fakultas. Upaya perekruitan
pegawai perpustakaan dengan mempertimbangkan ijazah sesuai dengan bidang
keahlian yaitu ilmu perpustakaan. Hal ini dilakukan guna memberikan kekuatan bagi
fakultas dan juga bagi perpustakaan dalam mengembangkan diri.
Telah disampaikan diawal bahwa perpustakaan berupaya untuk meningkatkan
kualitas layanan informasinya, guna memberikan kepuasan kepada pengguna. Artinya
disini bahwa perpustakaan berfokus pada pelanggan/pengguna. Pengguna sebagai
pusat perubahan. Kegiatan atau pilihan program yang dilaksanakan dengan
pertimbangan kebutuhan pelanggan/pengguna. Inilah alasan mengapa perpustakaan
harus terus berubah dan berkembang. Perpustakaan Fakultas Geografi melaksanakan
kegiatan
buka
sampai
dengan
pukul
19.00
wib,
berdasarkan
dengan
kebutuhan/permintaan pengguna. Sebelum dilaksanakan kegiatan tambahan jam
buka, dilakukan penyebaran kuisioner, untuk mendapatkan masukan dari mahasiswa.
Dengan demikian diharapkan pelaksanaan kegiatan penambahan layanan informasi
bermanfaat maksimal bagi pengguna perpustakaan. Tentu saja hal-hal semacam ini
juga terkait dengan sisi pendanaan, pengaturan jam kerja pustakawan dan jadwal
kegiatan perpustakaan lainnya.
Berbagai perubahan yang dilakukan perpustakaan tentunya membutuhkan
biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu dilakukan perubahan dalam rangka
mempromosikan apa yang dimiliki perpustakaan, supaya dapat dimanfaatkan secara
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
6
maksimal, baik koleksi maupun sumber daya lain di perpustakaan. Dengan adanya
website perpustakaan, maka ini sebagai upaya untuk mempromosikan apa yang
dimiliki perpustakaan dan juga apa yang menjadi kekuatan Fakultas Geografi sebagai
lembaga induknya.
Sebagai lembaga layanan informasi, maka perpustakaan harus mampu
memberikan layanan secara fleksibel. Untuk fleksibel maka perpustakaan harus
melakukan beberapa perubahan, perubahan aturan atau kebijakan yang mampu
memberikan ruang gerak bagi pustakawan untuk melakukan inovasi-inovasi sesuai
kebutuhan pengguna. Inovasi dan kreasi yang dilakukan pustakawan akan dapat
memberikan ide atau peluang baru dalam menciptakan ataupun menambah jenis
layanan lain yang diperlukan. Layanan yang perlu ditambahkan dengan melihat
perkembangan kebutuhan pengguna antara lain, layanan scanning dokumen, layanan
alih format dokumen dan sebagainya.
Poin-poin diatas merupakan strategi bagi perpustakaan agar mampu bersaing
dengan unit layanan informasi lain. Perpustakaan harus mampu menciptakan
keunggulan bersaing, sehingga tetap menjadi unit yang memberikan kontribusi baik
dalam proses pembelajaran mahasiswa maupun secara keseluruhan mendukung
lembaga induknya yaitu Fakultas Geografi.
Strategi Layanan Informasi
Pada paparan di atas, penulis mencoba menguraikan alasan-alasan mengapa
perpustakaan Fakultas Geografi sebagai unit layanan informasi perlu melakukan
perubahan-perubahan. Perubahan yang dilakukan tidak lain mencoba mensikapi apa
yang terjadi di lingkungan internal maupun eksternal perpustakaan. Agar supaya
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
7
perpustakaan tetap sebagai unit yang survive memenuhi tuntutan pengguna atau
pencari informasi. Selanjutnya penulis mencoba menyampaikan strategi yang
dilakukan dalam upaya layanan informasi di perpustakaan Fakultas Geografi. Dalam
bukunya Jo Bryson disampaikan bahwa strategi layanan informasi terkait dengan dua
hal yaitu strategi memahami lingkungan eksternal dan lingkungan internal.
Strategi Memahami Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal yang dimaksud di sini adalah keadaan sekitar dimana
lembaga/organisasi berkegiatan. Dalam memahami lingkungan eksternal ini, manajer
harus mampu mengidentifikasi perubahan, kecenderungan isu, kesempatan yang
dapat diambil oleh perpustakaan dan ancaman. Peluang atau kesempatan yang seperti
apa yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan. Misalnya potensial pengguna yang
dapat dijaring, kemungkinan pengguna dari luar fakultas atau dari luar universitas
yang dapat dijaring sebagai anggota perpustakaan. Siapa saja yang berkemungkinan
untuk menggunakan jasa layanan informasi di perpustakaan. Layanan perpustakaan
yang mana yang bisa lebih dikembangkan sesuai permintaan pengguna (pasar).
Potensi pasar yang mana yang bisa digarap, sehingga perpustakaan bisa memberikan
manfaat yang maksimal kepada pengguna. Sebagai contoh : Perpustakaan Fakultas
Geografi melihat segmen potensial yaitu mahasiswa yang sedang menyusun proposal
skripsi. Bekerja sama dengan dosen pengampu mata kuliah tersebut, perpustakaan
memberikan layanan khusus, bagi mereka yang akan menyusun proposal pada hari
Sabtu dan Minggu.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
8
Ketersediaan sumber –sumber dana. Sumber sumber dana yang dapat di raih
perpustakaan. Berapa anggaran yang diberikan pihak Fakultas kepada perpustakaan.
Hal ini merupakan poin penting dalam menentukan langkah-langkah yang dapat
diambil. Apakah memungkinkan untuk menarik dana dari pengguna. Saat ini
perpustakaan Fakultas Geografi memperoleh dana dari pendaftaran anggota , denda
keterlambatan dan biaya bebas perpustakaan. Dana tersebut dikelola perpustakaan,
selanjutnya akan kembali lagi kepada mahasiswa dalam bentuk pengembangan
koleksi perpustakaan. Sumber pendanaan lain yang diperoleh perpustakaan dari
layanan scanning, dan cetak artikel. Perpustakaan harus mampu terus berinovasi guna
mengembangkan layanan.
Memperhatikan perkembangan teknologi dan tuntutan informasi yang cepat,
maka, kendala geografi dalam akses informasi dapat diatasi dengan membangun
database yang dapat diakses dari luar perpustakaan. Akses website perpustakaan,
maka pengguna dapat memanfaatkan sebagian koleksi perpustakaan secara online.
Sebelumnya database koleksi perpustakaan hanya dapat diakses di lingkungan
fakultas, namun saat ini dan seterusnya dapat diakses dari mana saja.
Tingkat kemampuan inovasi teknologi , di perpustakaan Fakultas Geografi
terkendala dukungan pendanaan dari Fakultas (lembaga induk). Oleh karena itu
pengembangan inovasi teknologi belum dapat dilakukan sesuai harapan pengguna.
Misalnya masih terbatasnya jumlah unit komputer dan kualitas unit komputer yang
dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Di sisi lain perpustakaan berharap dapat
memberikan fasilitas yang memadai , namun kendala terbatasnya anggaran untuk
pengembangan inovasi teknologi, sehingga tidak banyak yang dapat dilakukan.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
9
Upaya lain yang dilakukan perpustakaan untuk mensikapi kebutuhan unit komputer
adalah memasang WiFi area di lingkungan perpustakaan. Mahasiswa dapat
menggunakan laptop pribadi untuk melakukan akses internet. Selain itu pustakawan
melakukan kegiatan men-download artikel-artikel bidang geografi melalui internet,
sehingga pengguna yang membutuhkan dapat langsung segera menghubungi
pustakawan.
Pengembangan layanan yang dilakukan perpustakaan berdasarkan pada survei
pengguna. Hal ini untuk menghindari pemborosan sumber dana. Sebagai contoh
untuk melaksanakan kegiatan menambah jam layanan, maka perpustakaan melakukan
survei pada pengguna. Apakah pengguna menghendaki tambahan jam layanan. Hal
ini untuk menghindari pemborosan dalam pembiayaan kegiatan. Tidak efektif jika
perpustakaan di buka sampai malam hari namun pengguna yang datang hanya satu
orang saja bukan?
Memahami lingkungan eksternal. Pola demografi. Dalam hal ini perpustakaan
harus memahami secara umum maupun detail profil demografi pengguna
perpustakaan. Menyangkut usia, daya beli, minat membaca, kemampuan akses
informasi dan sebagainya. Memahami profil pengguna bermanfaat untuk menyusun
program kegiatan yang akan diselenggarakan. Sebagai contoh, perpustakaan akan
memberikan kegiatan pelatihan bagi pengguna yang belum mempunyai kemampuan
dalam akses informasi. Sejauhmana pendalaman materi yang diberikan sangat
tergantung profil pengguna perpustakaan yang dilayani.
Bagaimana kondisi sosial –ekonomi mahasiswa atau pengguna perpustakaan.
Dengan memahami kondisi sosial-ekonomi eksternal , maka perpustakaan dapat
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
10
menentukan nominal biaya pendaftaran anggota, besaran denda keterlambatan,
besarnya biaya layanan yang harus (layak) dibayar pengguna. Denda keterlambatan
berfungsi sebagai pendidikan kedisiplinan di lingkungan akademik, sehingga bukan
semata-mata perpustakaan memungut sewa dari peminjaman buku (koleksi). Kondisi
sosial pengguna juga menjadi pertimbangan dalam menentukan jam tambahan
layanan perpustakaan.
Lingkungan eksternal lain yang perlu diperhatikan adalah lembaga-lembaga
yang terkait dengan perpustakaan, seperti Badan Pusat Statistik, Kementerian
Lingkungan Hidup, Program Studi Pendidikan Geografi Universitas Negeri
Yogyakarta, dan sebagainya. Terkait dengan lembaga tersebut, perpustakaan sering
berkomunikasi dan bekerja sama dalam hal tukar menukar koleksi, permohonan data,
langganan artikel online dan lain sebagainya. Hubungan dengan lembaga atau
institusi lain perlu dibina sehingga kegiatan perpustakaan terutama penyediaan
informasi terjamin.
Ketersediaan sumber-sumber informasi dan sumber daya merupakan
lingkungan eksternal pula. Bagaimana perpustakaan dalam hal ini manajer
(pengelola) perpustakaan memahami sejauh mana sumber-sumber informasi bidang
geografi tersedia dan dapat diperoleh. Ketersediaan sumber-sumber informasi bidang
geografi tentu saja berbeda dengan ketersediaan informasi di bidang yang lain. Bukubuku bidang geografi berbahasa Indonesia tidak sebanyak judul buku-buku bidang
ekonomi misalnya. Hal-hal semacam ini perlu dipahami oleh perpustakaan. Sumber
sumber daya yang dapat di raih perpustakaan. Sebagai contoh, berapa judul jurnal
yang dilanggan perpustakaan pusat yang terkait dengan bidang ilmu geografi.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
11
Perubahan banyaknya judul jurnal yang dilanggan oleh perpustakaan pusat, akan
mempengaruhi layanan informasi yang dapat diberikan kepada pengguna.
Strategi Memahami Lingkungan Internal
Selain strategi memahami lingkungan eksternal, perpustakaan juga harus
memahami lingkungan internal. Pengelola atau manajer perpustakaan harus
memahami individu-individu yang terlibat dalam organisasi. Masing-masing individu
yang terlibat semaksimal mungkin mampu memberikan kontribusi yang terbaik
dalam layanan informasi. Struktur organisasi kecil di perpustakaan fakultas geografi
memungkinkan organisasi tumbuh secara fleksibel, sehingga lebih mudah beradaptasi
dengan perubahan. Penanggungjawab perpustakaan langsung bertanggungjawab
kepada wakil Dekan bidang akdaemik, sehingga arus komunikasi lebih lancar dalam
pelaksanaan tugas.
Budaya organisasi/lembaga yang dibangun adalah komunikasi lateral dengan
anggota organisasi, tercipta hubungan yang harmonis penuh kepercayaan, sehingga
memotivasi anggota organisasi untuk berinovasi. Budaya organisasi merupakan
sistem nilai , kenyakinan, norma dan perilaku yang menciptakan iklim organisasi.
Budaya organisasi perlu dibangun oleh individu/kelompok dan hal ini membutuhkan
waktu beberapa tahun. Di lingkungan perpustakaan Fakultas Geografi membutuhkan
waktu beberapa tahun untuk membangun budaya organisasi. Di lingkungan internal
perpustakaan terbangun komunikasi yang harmonis dan kepercayaan penuh kepada
seluruh anggota organisasi. Kekuatan untuk saling bekerja sama menjadi suatu
budaya organisasi. Hal ini sudah menjadi budaya dalam organisasi di unit
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
12
Perpustakaan Fakultas Geografi. Akan ada perasaan /rasa yang tidak nyaman jika
individu tidak mampu menunjukkan komitmen kerja sama. Budaya organisasi ini
memberikan kekuatan pada organisasi untuk memberikan unjuk kerja yang baik
dalam layanan informasi.
Lembaga /organisasi harus mampu mensosialisasikan visi dan misi kepada
seluruh anggota. Kekuatan dalam memahami visi dan misi lembaga bagi anggota
akan menumbuhkan semangat untuk melakukan tugas dan tanggungjawab dengan
baik. Pemahaman visi dan misi memotivasi dalam pelaksanaan tugas. Dengan
memahami visi dan misi maka diharapkan roda kegiatan organisasi mendapat
dukungan dari seluruh anggota lembaga/organisasi. Setiap individu yang terlibat
dalam organisasi mampu maksimal berkontribusi dalam kegiatan organisasi.
Dalam strategi memahami lingkungan internal, diharapkan lembaga dalam hal
ini manajer/pengelola mampu memberikan perhatian/penghargaan/reward kepada
siapa saja individu yang mampu menunjukan prestasi dan inovasinya. Dengan
demikian muncul perasaan dihargai, perasaan mampu berkontribusi, yang pada
gilirannya akan menumbuhkan semangat untuk memberikan yang terbaik untuk
lembaga yang bersangkutan. Penghargaan terhadap individu tidak selalu berupa
materi. Pemberian kesempatan yang seluas-luas untuk mengembangkan diri
merupakan salah satu pilihan yang dapat diambil dalam memberikan penghargaan.
Perpustakaan memberikan kesempatan kepada stafnya untuk mengembangkan diri,
baik dalam bentuk keikutsertaan dalam acara seminar-seminar kepustakawanan,
pelatihan dan pendidikan lanjut.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
13
Lingkungan internal memanfaatkan teknologi. Dengan demikian komunikasi
berjalan dengan lancar. Bantuan teknologi , tugas-tugas dapat diselesaikan dengan
lebih baik. Semua individu mempunyai kesempatan yang sama dalam mengakses
berbagai informasi. Memperoleh kesempatan yang sama untuk mendapatkan
informasi. Hal ini menciptakan iklim yang kondusif dalam bekerja. Komunikasi antar
karyawan dilakukan dengan terbuka, staf dan manajer dapat berkomunikasi dengan
bebas, tanpa adanya tekanan.
Strategi Evaluasi
Kegiatan lembaga, dengan capaian yang telah dilakukan perlu dilakukan
evaluasi. Kegiatan yang telah dilaksanakan sebaiknya dievaluasi. Evaluasi ini
bertujuan untuk memberikan penilaian dan koreksi apakah kegiatan/program kerja
yang dijalankan sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Dalam layanan informasi di
perpustakaan apakah sudah sesuai dengan rencana, dan apakah target yang
diharapkan dapat tercapai, yaitu kepuasan pengguna perpustakaan. Bagaimana
pengaruh pencapaian target layanan informasi tersebut. Pengaruh terhadap
lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Apakah kendala yang dihadapi dalam
layanan informasi. Bagaimana kemungkinan-kemungkinan selanjutnya yang dapat
dilakukan.
Berbagai pertanyaan evaluasi layanan informasi di perpustakaan seperti
diatas, akan terjawab dengan melakukan kegiatan evaluasi. Penyebaran kuisioner
kepada pengguna layanan informasi dapat dilakukan, untuk mengetahui secara nyata
bagaimana layanan informasi yang diterima, dan untuk mendapatkan masukan guna
pelaksanaan layanan informasi selanjutnya, maupun dalam pengembangan layanan.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
14
Perpustakaan Fakultas Geografi secara rutin melakukan kegiatan evaluasi
layanan informasi, dengan membagikan isian kuisioner kepada pengguna
perpustakaan. Hal ini dilakukan pula jika perpustakaan akan melaksanakan kegiatan
baru, ataupun layanan baru. Dengan demikian perpustakaan berharap memperoleh
masukan dari pengguna perpustakaan, sebagai fokus utama dalam kegiatan layanan
informasi perpustakaan. Penyusunan laporan statistik perpustakaan juga merupakan
salah satu bahan yang dapat digunakan perpustakaan dalam mengevaluasi kegiatan
layanan. Berdasarkan data statistik pula diperoleh data dalam menyusun perencanaan
dan target kegiatan layanan selanjutnya. Selain itu juga meminimalkan hambatan
yang mungkin terjadi dalam layanan informasi.
C. PENUTUP
Strategi dalam layanan informasi yang dilakukan di Perpustakaan Fakultas
Geografi, mungkin belum detail sesuai dengan teori yang disampaikan oleh Jo
Bryson (2011) dalam bukunya Managing Information Services.Penulis mencoba
memaparkan apa yang telah dilakukan oleh perpustakaan Fakultas Geografi,
membumikan ide yang disampaikan oleh Jo Bryson (2011) tentang strategi dalam
layanan informasi. Bagaimana organisasi dalam layanan informasi, mampu bertahan
memberikan layanan informasi yang berkualitas dan terus melakukan perubahanperubahan. Perubahan yang dilakukan dengan memahami lingkungan eksternal dan
internal organisasi. Lingkungan eksternal yang terus berubah, tuntutan yang terus
meningkat. Lingkungan internal yang harus diperkuat dalam menghadapi perubahanperubahan lembaga. Membangun budaya organisasi yang kokoh, sehingga
membentuk watak individu yang memiliki komitmen dan loyalitas terhadap visi dan
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
15
misi organisasi. Lembaga/organisasi tidak lupa melakukan kegiatan evaluasi layanan
yang telah dilakukan. Melakukan perencanaan kegiatan layanan berdasarkan evaluasi
yang dilakukan.
DAFTAR PUSTAKA
Bryson, Jo. (2011). Managing Information Services . England: Ashgate Publishing
Limited.
Darmanto. (2012). Pemasaran Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jurnal Ilmu Informasi
dan Perpustakaan, 3 (2) p. 105-115.
Lasa, HS. (2013). Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Penerbit Ombak.
Wicaksono, Hendro. (2013). Layanan Referensi Berbasis Web yang Aksesibel bagi
Semua Orang. Visi Pustaka, 15 (2), p. 120-128.
Dimuat di Media Informasi , Forum Komunikasi Perpustakaan , Universitas
Gadjah Mada, Vol. XXIII No. 2, 2014 hal. 1-12
16