Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Bahan Baku dan Produksi di PT. XYZ

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan

PT. XYZ didirikan oleh Hendra Wijaya pada tahun 1998 yang merupakan perusahaan swasta yang mengolah minyak kelapa. Sebelumya, PT. XYZ mengolah minyak kelapa. Namun, dikarenakan bahan baku yang diperlukan susah didapatkan, maka PT. XYZ beralih memproduksi minyak inti sawit (palm

kernel oil). Produk yang dihasilkan berupa minyak inti sawit (palm kernel oil),

ampas minyak inti sawit (palm kernel expeller), cangkang dan serat sawit. Namun, fokus utama produksi adalah palm kernel oil. Kapasitas produksi pabrik adalah 6 ton nutten (biji sawit)/jam.

2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha

Ruang lingkup bidang usaha PT. XYZ berupa palm kernel oil yang masih berupa bahan mentah. Bahan ini akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan produk berupa obat-obatan dan kosmetik. Selain itu, PT. XYZ juga menjual ampas minyak inti sawit atau palm kernel expeller (PKE) sebagai pakan ternak, cangkang dan serat sawit sebagai bahan bakar boiler pada pabrik kelapa sawit dan pabrik kayu. PT. XYZ menggunakan sistem produksi make to stock dimana produk diproduksi terlebih dahulu kemudian disimpan dalam tangki timbun yang kapasitasnya 600 ton. Kemudian pembeli akan datang ke pabrik dan mengambil minyak yang ditimbun sesuai dengan kontrak yang disetujui.

2.3. Lokasi Perusahaan

PT. XYZ berlokasi di Jalan Teuku Amir Hamzah KM 31. Dusun V A Kadir RT 0 RW 0 Tandem Hulu II, Hamparan Perak, Kabupaten Deli Serdang.

2.4. Daerah Pemasaran

Daerah pemasaran PT. XYZ yaitu di daerah sekitar Sumatera Utara, seperti Tanjung Balai, dan Belawan. PT. XYZ juga memiliki konsumen tetap, yaitu PT Wilmar, PT Musim Mas, PT Agro dan PT Asian Agri.

2.5. Proses Produksi

Proses produksi noten (biji sawit) menjadi palm kernel oil (PKO) dapat dibagi menjadi 8 tahapan (stasiun kerja) sebagai berikut.

1. Stasiun penerimaan dan penimbangan nutten (biji sawit) 2. Stasiun pemeriksaan

3. Stasiun penyaringan nutten (biji sawit) dari kotoran 4. Stasiun pemecahan nutten (biji sawit) menjadi inti sawit 5. Stasiun pembersihan inti sawit dari debu dan serat sawit 6. Stasiun pemisahan inti sawit dengan cangkang

7. Stasiun pemanggangan inti sawit 8. Stasiun pengepresan

9. Stasiun penyaringan minyak 10. Stasiun pengujian kualitas

11. Stasiun penimbunan palm kernel oil

2.5.1. Standar Mutu Bahan/Produk

PT. XYZ menghasilkan palm kernel oil dengan memperhatikan standar mutu bahan baku yang diolah. Standar mutu bahan baku yang diolah dilihat dari kadar asam lemak bebas atau fault free acid (FFA) yang harus dibawah 5%, kadar kotoran 5%, dan kadar air 0,4%. Produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ adalah

palm kernel oil (PKO), palm kernel expeller (PKE), cangkang dan serat noten.

Standar PKO harus memliki asam lemak bebas atau fault free acid (FFA) di bawah 5%, kadar air di bawah 0,5%, konsentrat minyak 7% dan warna minyak 17% sedangkan untuk palm kernel expeller, konsentrat minyak minimal 7%, cangkang dan serat sawit tidak ada ketentuan.

2.5.2. Bahan yang Digunakan 2.5.2.1. Bahan Baku

Bahan baku adalah bahan yang digunakan sebagai bahan utama dalam proses produksi, dimana sifat dan bentuknya akan mengalami perubahan fisik maupun kimiawi yang langsung ikut di dalam proses produksi sampai dihasilkannya barang jadi.

Bahan baku yang digunakan adalah nutten (biji sawit). Nutten adalah inti sawit yang masih bersatu dengan cangkangnya. Nutten (biji sawit) yang dipecah menghasilkan cangkang dan inti sawit. Inti sawit (kernel) diproduksi menjadi minyak palm kernel oil. Cangkang kemudian dijual ke pabrik yang menggunakan

2.5.2.2. Bahan Penolong

Bahan penolong adalah bahan yang digunakan dalam rangka memperlancar proses produksi, tetapi bukan bagian dari produk akhir. PT. XYZ juga menggunakan bahan penolong yang secara langsung digunakan di dalam proses produksi. Bahan penolong yang digunakan sebagai berikut.

1. Garam Non Iodium (NaCl)

Garam non iodium (NaCl) digunakan untuk campuran pada bak pemisah cangkang dan inti. Garam non iodium yang dipakai untuk satu kali pencampuran adalah 100 Kg. Satu kali pencampuran menggunakan 6000 Kg

nutten (biji sawit).

2. Susu Kapur (CaCO3)

Susu kapur (CaCO3) digunakan sebagai campuran untuk larutan di bak

pemisah. Susu kapur (CaCO3) berguna untuk menghemat bahan penolong

garam non iodium. Perbandingan campuran adalah 1 : 1. Jika Garam non iodium (NaCl) yang digunakan adalah 100 Kg maka Susu kapur (CaCO3) yang

digunakan adalah 100 Kg. 3. Air

Air digunakan sebagai bahan utama untuk larutan garam yang dicampurkan di bak pemisah. Air yang digunakan sebanyak 400 liter untuk sekali pencampuran. Dalam sekali pencampuran bahan baku nutten (biji sawit) yang dicampurkan adalah 6000 Kg.

Minyak thermo digunakan sebagai minyak panas yang membantu proses pengurangan kadar air nutten ( biji sawit).

5. Kayu

Kayu digunakan sebagai bahan bakar pada thermoheater.

2.5.2.3. Bahan Tambahan

Bahan tambahan adalah bahan yang digunakan sebagai pelengkap produk. Bahan tambahan adalah bahan yang digunakan dalam rangka meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan dan bahan ini merupakan bagian dari produk akhir. PT. XYZ tidak ada menggunakan bahan tambahan. Hal ini disebabkan oleh produk masih berupa bahan setengah jadi sehingga tidak digunakan kemasan.

2.5.3. Uraian Proses

1. Stasiun penerimaan dan penimbangan nutten (biji sawit) 2. Stasiun pemeriksaan

3. Stasiun penyaringan nutten (biji sawit) dari kotoran 4. Stasiun pemecahan nutten (biji sawit) menjadi inti sawit 5. Stasiun pembersihan inti sawit dari debu dan serat sawit 6. Stasiun pemisahan inti sawit dengan cangkang

7. Stasiun pemanggangan inti sawit 8. Stasiun pengepresan

10. Stasiun pengujian kualitas

11. Stasiun penimbunan palm kernel oil

2.6. Organisasi dan Manajemen

Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerja untuk mencapai suatu tujuan yang sama dan di antara mereka diberikan pembagian tugas sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing. Ditinjau dari segi badan atau struktur, organisasi merupakan gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama dari orang-orang dalam mencapai suatu tujuan.

2.6.1. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka hubungan kerja antara satu individu dengan individu lainnya dalam rangka mencapai satu tujuan dengan menggunakan aturan-aturan yang telah disepakati secara bersama. Struktur organisasi juga mempunyai peranan yang penting bagi suatu perusahaan dalam menentukan dan memperlancar jalannya roda perusahaan. Distribusi tugas, wewenang dan tanggung jawab serta keselarasan hubungan satu bagian dengan bagian yang lain dapat digambarkan dalam suatu struktur organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing karyawan dapat mengetahui dengan jelas dari mana perintah itu datang dan kepada siapa harus dipertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.

Struktur organisasi di PT. XYZ adalah struktur organiasasi campuran antara struktur organisasi lini dan fungsional seperti pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 menjelaskan bahwa pimpinan tertinggi dipegang oleh seorang manager pabrik dan ada beberapa asisten dimana didalamnya telah terlihat batasan-batasan pertanggungjawaban dari setiap bidang pekerjaan tersebut dan juga terdapat hubungan antara satu seksi dengan seksi lainnya melalui fungsi masing-masing.

Keterangan:

= hubungan fungsional = hubungan lini

Sumber : PT. XYZ

Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. XYZ MANAGER PABRIK ASISTEN GUDANG DAN TIMBANGAN ASISTEN LABORATORIUM ASISTEN PRODUKSI ASISTEN TATA USAHA/KANTOR Mdr. Produksi Mdr. Bengkel umum/ Listrik/workshop Karyawan Tata usaha/kantor Operator Petugas Lab.sortasi/Peneri maan noten Petugas Teknik/list rik/ workshop Satpam Mdr. Gudang dan Timbangan ASISTEN PEMASARAN Petugas Pemasaran KEPALA KEAMANAN DIREKTUR

2.6.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap jabatan pada struktur organisasi PT. XYZ dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.6.3. Jam Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja

Tenaga kerja yang bekerja di PT. XYZ terdapat karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana.

Jam kerja yang diberlakukan bagi setiap karyawan bagian pengolahan dibagi dalam 3 shift jam kerja untuk Senin-Jumat sedangkan untuk hari Sabtu hanya 1 shift. Pembagian shift dapat dilihat sebagai berikut.

1. Shift I : Pukul 08.00 WIB – 16.00 WIB dengan jam istirahat 12.00- 13.00

2. Shift II : Pukul 16.00 WIB – 24.00 WIB dengan jam istirahat 20.00- 21.00

3. Shift III : Pukul 24.00 WIB – 07.00 WIB dengan jam istirahat 05.00- 06.00

Karyawan yang berada di bagian kantor atau tata usaha dan laboratorium hanya 1 shift jam kerja dengan masa kerja selama 6 hari kerja dalam seminggu dengan jam kerja sebagai berikut :

1. Senin - Jumat

Pukul 07.30 WIB – 12.00 WIB : Jam Kerja Pukul 12.00 WIB – 14.00 WIB : Jam Istirahat

2. Sabtu

Pukul 07.30 WIB – 12.00 WIB : Jam Kerja

Satpam yang bekerja di PT. XYZ mengalami pergantian shift setiap seminggu sekali. Jumlah tenaga kerja di PT. XYZ adalah 53 orang dengan perincian seperti pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1. Jumlah Karyawan PT. XYZ

No Keterangan Jumlah Orang

Pimpinan

1 Direktur 1

2 Manajer pabrik 1

3 Asisten Laboratorium 1

4 Asisten Produksi 1

5 Asisten Pemasaran 1

6 Asisten Gudang dan Timbangan 1

7 Asisten Tata Usaha/Kantor 1

8 Kepala Keamanan 1

9 Mandor Produksi 1

10 Mandor Bengkel/Umum 1

11 Mandor Gudang dan Timbangan 1

Pelaksana (Petugas)

1 Laboratorium 1

2 Produksi (Operator) 29

3 Bengkel umum/listrik/workshop 3

4 Pemasaran 2

4 Karyawan 3

5 Personalia/Satpam 4

Total 53

2.6.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya

Selain pemberian gaji tetap, perusahaan juga memberikan imbalan kompensasi yang merupakan suatu bentuk balas jasa yang dinilai dengan uang, serta mempunyai kecendrungan untuk diberikan secara tetap, seperti pemberian bermacam-macam fasilitas kepada karyawan, pemberian tunjangan, dan pemberian insentif. Pemberian kompeensasi ini merupakan pendorong utama bagi karyawan untuk lebih meningkatkan semangat dan gairah dalam bekerja.

Agar kompensasi yang diberikan dapat memberikan efek positif, maka jumlah yang diberikan haruslah memenuhi kebutuhan secara minimal serta sesuai dengan peraturan yang ada.

Sistem pengupahan pada PT. XYZ sebagai berikut. 1. Untuk karyawan pengolahan

a. Gaji pokok bulanan

b. Premi pengolahan, dihitung berdasarkan sawit yang di olah. c. Catu beras.

d. Upah lembur

2. Untuk karyawan maintenance/ teknik, laboratorium, dan kantor a. Gaji pokok bulanan

b. Premi c. Catu beras

Selain pemberian gaji diatas, perusahaan juga memberikan beberapa tunjangan seperti berikut.

2. Tunjangan Keluarga

3. Tunjangan Pemakaman/kematian 4. Tunjangan Hari Raya dan Tahun Baru 5. Tunjangan Bahan Bakar

6. Santunan kematian antar karyawan

Keterangan:

= hubungan fungsional = hubungan lini

Sumber : PT. XYZ

Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. XYZ MANAGER PABRIK ASISTEN GUDANG DAN TIMBANGAN ASISTEN LABORATORIUM ASISTEN PRODUKSI ASISTEN TATA USAHA/KANTOR Mdr. Produksi Mdr. Bengkel umum/ Listrik/workshop Karyawan Tata usaha/kantor Operator Petugas Lab.sortasi/Peneri maan noten Petugas Teknik/list rik/ workshop Satpam Mdr. Gudang dan Timbangan ASISTEN PEMASARAN Petugas Pemasaran KEPALA KEAMANAN DIREKTUR

2.6.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap jabatan pada

struktur organisasi PT. XYZ dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.6.3. Jam Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja

Tenaga kerja yang bekerja di PT. XYZ terdapat karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana.

Jam kerja yang diberlakukan bagi setiap karyawan bagian pengolahan dibagi dalam 3 shift jam kerja untuk Senin-Jumat sedangkan untuk hari Sabtu hanya 1 shift. Pembagian shift dapat dilihat sebagai berikut.

1. Shift I : Pukul 08.00 WIB – 16.00 WIB dengan jam istirahat 12.00- 13.00

2. Shift II : Pukul 16.00 WIB – 24.00 WIB dengan jam istirahat 20.00- 21.00

3. Shift III : Pukul 24.00 WIB – 07.00 WIB dengan jam istirahat 05.00- 06.00

Karyawan yang berada di bagian kantor atau tata usaha dan laboratorium hanya 1 shift jam kerja dengan masa kerja selama 6 hari kerja dalam seminggu dengan jam kerja sebagai berikut :

1. Senin - Jumat

Pukul 07.30 WIB – 12.00 WIB : Jam Kerja Pukul 12.00 WIB – 14.00 WIB : Jam Istirahat

2. Sabtu

Pukul 07.30 WIB – 12.00 WIB : Jam Kerja

Satpam yang bekerja di PT. XYZ mengalami pergantian shift setiap seminggu sekali. Jumlah tenaga kerja di PT. XYZ adalah 53 orang dengan perincian seperti pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1. Jumlah Karyawan PT. XYZ

No Keterangan Jumlah Orang

Pimpinan

1 Direktur 1

2 Manajer pabrik 1

3 Asisten Laboratorium 1

4 Asisten Produksi 1

5 Asisten Pemasaran 1

6 Asisten Gudang dan Timbangan 1

7 Asisten Tata Usaha/Kantor 1

8 Kepala Keamanan 1

9 Mandor Produksi 1

10 Mandor Bengkel/Umum 1

11 Mandor Gudang dan Timbangan 1

Pelaksana (Petugas)

1 Laboratorium 1

2 Produksi (Operator) 29

3 Bengkel umum/listrik/workshop 3

4 Pemasaran 2

4 Karyawan 3

5 Personalia/Satpam 4

Total 53

2.6.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya

Selain pemberian gaji tetap, perusahaan juga memberikan imbalan kompensasi yang merupakan suatu bentuk balas jasa yang dinilai dengan uang, serta mempunyai kecendrungan untuk diberikan secara tetap, seperti pemberian bermacam-macam fasilitas kepada karyawan, pemberian tunjangan, dan pemberian insentif. Pemberian kompeensasi ini merupakan pendorong utama bagi karyawan untuk lebih meningkatkan semangat dan gairah dalam bekerja.

Agar kompensasi yang diberikan dapat memberikan efek positif, maka jumlah yang diberikan haruslah memenuhi kebutuhan secara minimal serta sesuai dengan peraturan yang ada.

Sistem pengupahan pada PT. XYZ sebagai berikut. 1. Untuk karyawan pengolahan

a. Gaji pokok bulanan

b. Premi pengolahan, dihitung berdasarkan sawit yang di olah. c. Catu beras.

d. Upah lembur

2. Untuk karyawan maintenance/ teknik, laboratorium, dan kantor a. Gaji pokok bulanan

b. Premi c. Catu beras

Selain pemberian gaji diatas, perusahaan juga memberikan beberapa tunjangan seperti berikut.

2. Tunjangan Keluarga

3. Tunjangan Pemakaman/kematian 4. Tunjangan Hari Raya dan Tahun Baru 5. Tunjangan Bahan Bakar

6. Santunan kematian antar karyawan