Sistem Informasi Manajemen Persediaan St (1)

Sistem Informasi Manajemen Persediaan
(Studi kasus di PT ”X”)

Oleh:
Victor Adijaya Kesumo 5303010004

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA
SURABAYA
2014

1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Industri

manufaktur

produksi serta

selalu

berkaitan dengan proses

sistem informasi,

proses produksi

yang

diharapkan adalah hasil yang paling baik, yaitu biaya yang
hemat dengan pendapatan yang optimal tanpa merugikan pihak
manapun,

baik

konsumen

maupun

perusahaan

sendiri,

sedangkan sistem informasi yang diharapkan bertujuan untuk
mencatat dan merekap kegiatan serta perencanaan produksi.
Karena sistem informasi menunjang suatu proses produksi agar
berjalan lebih efisien dan membantu pihak perusahaan dalam
mengambil keputusan.
Sistem

manajemen

informasi

adalah

sistem

untuk

mengubah pencatatan data menjadi bentuk yang lebih mudah
dipahami oleh seluruh manajer di berbagai bagian, serta
membantu mengefisiensikan waktu dalam perencanaa dan
pengawasan aktifitas pada bagian yang menjadi tanggung jawab
mereka. (Lucey,2005)
Upaya untuk menciptakan keadaan yang diinginkan
perusahaan tidak mudah karena dipengaruhi beberapa faktor dan
perusahaan harus mampu menangani faktor-faktor tersebut,
seperti perencanaan pengendalian persediaan bahan baku,
kelancaran proses produksi,

pengaturan produk, laporan

pendataan yang baik, serta kecepatan dalam mendapatkan data
yang diperlukan tersebut.

2

PT. “X” adalah pabrik manufaktur termos penyimpan panas
dengan merk “ELEPHANT”, bahan baku utamanya adalah biji
plastik yang dikirim oleh supplier -nya di Surabaya. Dalam
pemakaian biji plastik tersebut, jenis yang digunakan berbedabeda tergantung kualitas biji plastik yang diperlukan. Dalam
pemesanannya pihak perusahaan mengirim order melalui
faksimili dan memastikan order mereka di terima dengan
menghubungi melalui telepon. Untuk melakukan perencanaan
produksi, penjadwalan serta penghitungan hasil finished goods
dilakukan setiap harinya oleh supervisor yang bertugas dan di
rekap secara manual pada kertas-kertas yang disediakan. Jadi
jika bahan baku telah mencapai titik minimum perusahaan,
maka pihak perusahaan akan melakukan pemesanan ulang. Hal
inipun juga dicatat dan direkap pada beberapa kertas yang
menyebabkan banyak tumpukan kertas.
Sistem yang sekarang dirasa kurang optimal baik dari segi
perancanaan dan sistem informasi, karena dalam perancanaan
pemesanan bahan baku tidak terdapat pembelian secara
bersamaan sehingga menyebabkan biaya pemesanan yang
seharusnya bisa di minimalisir justru terjadi seperti biaya

pemesanan, bongkar muat, serta holding cost. Sedangkan jika
dilihat melalui sudut pandang sistem informasi sendiri hal ini
dirasa kurang efisien karena sistem pendataan dilakukan secara
manual, yang menyebabkan data rekapan tidak bisa diakses
langsung oleh pihak manajemen karena harus mencari-cari
terlebih dahulu. Oleh karena itu, diusulkan untuk melakukan

3

perbaikan sistem informasi manajemen persediaan di PT. “X”
dengan Jointly Order dan sistem pencatatan yang terkomputerisasi dan terintegrasi.
Joinly Order adalah metode yang dikembangkan oleh

Chopra untuk mengakomodasikan pemesanan pada supplier
yang sama dengan varian produk yang berbeda. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari fixed order cost. Untuk
memperbaiki sistem informasi sendiri dilakukan dengan
pembuatan program sistem informasi menggunakan software
XAMPP yang akan dilengkapi dengan notifikasi stok.

1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana membuat usulan perbaikan sistem informasi
manajemen persediaan dalam penerapan di PT. “X”

1.3 Tujuan Penelitian
1. Perbaikan sistem manajemen persediaan dengan tujuan
meminimasikan biaya total persediaan.
2. Membuat sistem informasi persediaan untuk memberikan
notifikasi periode order bahan baku.

4

1.4 Batasan Masalah
1.

Penelitian dengan Jointly Order dilakukan hanya untuk
bahan baku biji plastik dan pigmen.

2.

Perbaikan Sistem informasi dilakukan untuk aktifitas
dilantai produksi.

1.5 Asumsi penelitian
Asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah :
1.

Biaya dan waktu yang dipergunakan tidak berubah-ubah
selama penelitian.

2.

Harga bahan baku relatif konstan dalam waktu penelitian.

3.

Pengiriman barang dari supplier tidak pernah mengalami
keterlambatan.

4.

Kapasitas alat angkut dari supplier ke pabrik tidak terbatas.

1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan
laporan Skripsi ini meliputi :

BAB I

: PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang,
tujuan penelitian, rumusan masalah, batasan
masalah dan sistematika penulisan.

5

BAB II

: LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai teori-teori dan ilmu

database serta metode Jointly Order yang

dipakai dalam penelitian.
BAB III

: METODOLOGI PENELITIAN
Bab

ini

membahas

mengenai

alur

proses

perbaikan sistem informasi manajamen mulai
dari tahap pengumpulan data, pengembangan dan

verifikasi model, analisis sistem, desain sistem,
pengembangan tampilan program, penerapan,
sampai dokumentasi.
BAB IV

: PENGOLAHAN DATA
Pada bab ini memuat tentang tinjauan umum
perusahaan,

penjabaran

company

profile

perusahaan, serta pengumpulan data dan proses
pengolahan untuk penghitungan dengan Jointly
Order yang dilanjutkan pembuatan database

sistem informasi.

BAB V

: ANALISA
Bab ini memuat tentang analisis sistem yang
lama dan baru, mencatat perubahan yang terjadi
didalamnya.

BAB VI

: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran bagi
penulis tentang pembuatan dan penerapan sistem
informasi yang baru pada perusahaan terkait.

6

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Jointly Order

Metode yang dikembangkan oleh Chopra yang dipakai untuk
menggabungkan pemesanan barang menjadi satu, bertujuan
untuk meminimasikan biaya-biaya yang terjadi saat pemesanan
berlangsung. Perhitungan dilakukan dalam beberapa tahap
menggunakan rumus sebagai berikut :
a. Tahap I ( mengidentifikasi pemesanan tertinggi) :

Misalkan pada perhitungan terdapat tiga barang A1, A2,
dan A3. Setiap barang akan di hitung m-nya, yang
mempunyai m paling besar akan dijadikan acuan untuk
perhitungan di tahap II. Contoh :
Item
A1
A2
A3

Pi
26000
15000
23000

Hi
2600
1500
2300

C+ci
3300000
3180000
3300000

Ri
86749
51112
79558

C
3000000
3000000
3000000

2x(C+ci)
6600000
6360000
6600000

ci
300000
180000
300000

F
0.1
0.1
0.1

M bar
5.84584027
3.47199035
5.26543043

Maka A1 akan dijadikan acuan di perhitungan tahap II.

7

b. Tahap II (menghitung waktu pemesanan bersama):

Lalu

Tahap ini menghasilkan perhitungan berapa jarak tiap kali
pemesanan bersama dilakukan. Contoh :
Item
A2
A3
Hi
1500
2300

Pi
15000
23000
2 x ci
360000
600000

Ri
51112
79558

C
3000000
3000000

ci
180000
300000

F
0.1
0.1

M bar bar
14.59337749
17.46345708

Jadi bahan baku A2 dan A3 dipesan bersama tiap 1 kali
order, karena A1 pemesanan yang paling sering, maka di
ikutkan tiap kali pemesanan.

8

c. Tahap III ( Menghitung ulang atau memastikan
frekuensi tertinggi) :

Tahap ini untuk mengecek kembali perhitungan di tahap I.
Contoh:
Item
A1
A2
A3

Pi
26000
15000
23000

Ri
86749
51112
79558

ni
1
1
1

C
3000000
3000000
3000000

ci / ni
300000
180000
300000

ci
300000
180000
300000

2 ( C + Σ ci/ni )
7560000

Keterangan :
Pi

: Harga item per kg

Ri

: Permintaan bahan baku per tahun

C

: Fixed Cost

Ci

: Variable Cost

F

: Inventory Cost ( % )

Hi

: F x Pi

F
0.1
0.1
0.1

Hi
2600
1500
2300
Total

M
8.01122559

Hi x Ri
225547400
76668000
182983400
485198800

9

2.2 Lead Time

Waktu antara menerima pemesanan pelanggan dan pemenuhan
pesanan tersebut.

2.3 Safety Stock

Persediaan yang disediakan oleh perusahaan untuk
mengantisipasi terjadinya kekurangan, dimana yang berfungsi
ketika dalam suatu perusahaan terdapat permintaan secara
mendadak atau permintaan dalam skala besar.

2.4 Reorder Point

Titik minimum persediaan bahan baku, yang tentukan
perusahaan sebagai acuan dalam melakukan pemesanan ulang.

2.5 Fixed Cost dan Variable Cost

Biaya yang bersifat tetap yang tidak dipengaruhi seberapa
banyak produk barang atau jasa yang diproduksi ( fixed cost)
dan biaya yang berubah-ubah (variabel) yang selalu berubah
tergantung dari banyak sedikitnya barang atau jasa yang
diproduksi.
2.6 Biaya Pemesanan atau Order Cost

Semua biaya yang diperlukan dalam proses pemesanan,
biasanya bersifat variabel. Apabila dalam satu tahun perusahaan
membutuhkan bahan baku yang di beli sebanyak R unit, dan
setiap kali pembelian bahan baku sebanyak Q unit, serta biaya

10

tiap pemesanan sebesar O (ordering cost) rupiah atau S (setup)
rupiah, maka biaya pesan dapat dihitung dengan cara :

Biaya Pesan = (R /Q) x O atau (R/Q) x S

2.7 Inventory Cost atau Holding Cost

Biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam rangka penyimpanan
barang yang telah dibeli. Bersifat variabel tergantung dari
banyaknya bahan baku yang di simpan.

2.8 Optimal Order Size (EOQ)

Besarnya jumlah barang yang harus di pesan dengan biaya yang
paling minimum. Perhitungan EOQ bisa dilakukan dengan cara :

EOQ = R / n

Dimana R adalah permintaan dalam satu tahun dan n adalah
frekuensi pemesanan bersama yang dilakukan perusahaan.

2.9 Definisi Sistem Informasi Management
SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan

informasi

bagi

beberapa

pemakai

yang

mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan
perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang

11

telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan
apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut
tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan
output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh
pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat
keputusan untuk memecahkan masalah. ( McLeod,1995)
Sistem informasi management bertujuan untuk memenuhi
informasi umum untuk para manajer di dalam suatu perusahaan,
SIM menyediakan informasi berupa laporan-laporan atau output
hasil simulasi model matematik (dapat dalam bentuk tabular
atau grafik).(McLeod,1995)

2.10 Komponen Pembangun SIM



Hardware
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi atas komputer.

12


Software






Software Sistem:
1.

Sistem operasi

2.

Penerjemah bahasa

3.

Program utility

Software Aplikasi
1.

Software aplikasi pemrograman sendiri

2.

Software aplikasi paket jadi

Prosedur/Pedoman
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan
dalam bentuk fisik, seperti: buku panduan dan instruksi.

Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan:



1.

Intruksi untuk pemakai

2.

Intruksi untuk penyiapan masukan

3.

Intruksi pengoperasian untu karyawan pusat komputer

Model Manajemen
Model



untuk

analisa,

perencanaan,

pengawasan,

dan

pengambilan keputusan disebut model manajemen.
Database
Kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara
sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu prgram
komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

2.11 Perancangan Sistem Informasi

13

Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan
sistem baru dari sistem lama yang sudah ada, dimana masalah
pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem baru.
Analisis sistem adalah tahap setelah tahap perencanaan
sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem
(system design). Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai

penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian

komponennya

dengan

mengidentifikasikan

dan

hambatan-hambatan

yang

maksud

mengevaluasi
terjadi

dan

untuk

permasalahan,
kebutuhan

yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Dalam mengembangkan sistem, analisis menggunakan
kombinasi dari pendekatan bottom-up dan top-down. Berikut
adalah penjelasan dari pendekatan tersebut:
1.

Bottom-up Method

 Unsur dasar dari setiap pengolahan adalah pengelohan
transaksi dan peremajaan file.

 Unsur dasar ini terletak pada hierarki manajemen yang
paling dasar yaitu pengendalian operasional

 Pada tingkat manajemen ini akan terdapat tanggapan
nyata atas kebutuhan nyata

 Setelah ditambahkan dengan perencanaan, pengendalian,
dll, kebutuhan nyata akan sampai pada tingkat
manajemen yang lebih tinggi untuk diambil suatu proses
pengambilan keputusan. Sistem informasi dianggap
tumbuh

sebagai

tanggapan

atas

kebutuhan

yang

14

dinyatakan oleh manajemen dan personalia lainnya
dalam organisasi.

 Rencana

induk

pengembangan

mencerminkan

pelaksanaan dan keterpaduan keputusan yang pernah
diminta.
2.

Top-Down Method

 Ancangan dari atas ke bawah berusaha mengembangaka
suatu model arus informasi yang berintegrasidalam
organisasi dan mendesain sistem informasi yang sesuai
dengan arus informasi ini. Modul atau subsistem
didefinisikan dengan memakai modul sistem informasi.

 Untuk mendefinisikan rencana sistem menyeluruh,
pendekatan

dimulai

dengan

menentukan

tujuan

organisasi, jenis usaha, kegiatan atau fungsinya dan
kendalanya. Keputusan strategis dan taktis ditentukan
dan keputusan untuk operasi kegiatan diperinci.
3.

Kombinasi kedua metode

 Metode top-down digunakan untuk mendefinisikan suatu
struktur secara menyeluruh.

 Untuk pendekatan kebawah dan penetapan prioritasnya
dapat digunakan metode bottom-up yang melaksanakan
sistem dimulai dari segi operasionalnya.

 Pengalaman pada setiap tahap dijadikan acuan untuk
pengembangan pada tahap lain atau tahap berikutnya.
Diikuti dengan penyesuaian pada proses pengambilan
keputusan.

15

2.12 Prinsip Dasar Desain
1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi
sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk
memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan
fungsi-fungsi yang memiliki independensi rendah
menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang
terpisah

sehingga

memudahkan

kita

untuk

berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem
informasi

dapat

fungsional,

dipecah

antara

lain

menjadi
: data

7

subsistem

collection,

data

processing, file update, data storage, data retrival,
information report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah
sistem informasi:
1.

Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai
input ke sistem informasi.

2.

Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya
langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk
prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

3.

Data yang

dihasilkan dari sistem berbasis komputer

sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.

16

4.

Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data
harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut
diperlukan.

5.

Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6.

Pengumpulan

data

tidak

harus

on-line,

melainkan

tergantung dari kebutuhan informasi.
7.

Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera
setelah di kumpulkan.

8.

Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada
proses selanjutnya.

9.

Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah
sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.

10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis
data kecuali ada kendala sistem.
11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan
maintenance.
12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti
untuk keperluan audit.
13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus
update ke basis data.
14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua
field data.
15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur
reorganisasi secara periodik.
16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses
penyimpanan terakhir.

17

2.13 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) is a graphical representation of
the "flow" of data through an information system, modeling
itsprocess aspects. Often they are a preliminary step used to create
an overview of the system which can later be elaborated. DFDs can
also be used for the visualization of data processing (structured
design). A DFD shows what kinds of information will be input to and
output from the system, where the data will come from and go to,
and where the data will be stored. It does not show information
about the timing of processes, or information about whether
processes will operate in sequence or in parallel (which is shown on
a flowchart).( Davies,1995)

Gambar 2.1 Data Flow Diagram

18

Empat simbol dalam penggunaan DFD :

Function

Orang atau unit yang
mempergunakan atau
melakukan transformasi
data.

File /
Database

Penyimpanan data atau
tempat
data
yang
ditunjuk oleh proses.

Input /
Output

Orang atau unit terkait
yang
berinteraksi
dengan sistem tetapi
diluar sistem.

Flow

Aliran data dengan arah
khusus dari sumber
ketujuan.

2.14 Entity Relationship Diagram

Penyajian data dengan menggunakan Entity dan relationship
1.

Entity
-

Entity adalah objek yang dapat dibedakan dalam dunia
nyata

-

Entity Set adalah kumpulan dari entity yang sejenis

-

Entity Set dapat berupa :

19

o

Objek secara Fisik: Rumah, kendaraan, Peralatan

o

Objek secara konsep: Pekerjaan, Perusahaan,
Rencana

2.

Atribut

Karakteristik dari Entity atau relationship, yang menyediakan
penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut.
 Jenis Atribut:
-

Nilai Atribut : Data actual atau informasi yang
disimpan pada suatu atribut di dalam suatu entity atau
relationship

-

Key : Atribut yang digunakan untuk menentukan suatu
Entity secara unik

-

Contoh :

Atribut Simple : Atribut yang bernilai tunggal

20

-

Atribut Multivalue : Atribut yang memiliki sekelompok
nilai untuk setiap instant Entity

Contoh Atribut : Atribut Multivalue

-

Atribut composite : Suatu atribut yang terdiri dari
beberapa atribut yang lebih kecil yang mempunyai arti
tertentu

Contoh :

21

-

Atribut Derivatif : Suatu atribut yang dihasilkan dari
atribut yang lain.

Contoh:

3.

Relationship

-

Definisi : Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih
entity.

-

Relationship Set : Kumpulan Relationship yang sejenis

-

Derajat dari Relationship : Menjelaskan jumlah Entity

Contoh :

yang berpartisipasi dalam suatu Relationship

22

4.



Unary Degree (Derajat Satu)



Binary Degree (Derajat Dua)



Ternary Degree (Derajat Tiga)

Cardinality Ratio Constraint

-

Definisi : Menjelaskan batasan Jumlah keterhubungan satu
Entity dengan Entity lainnya.

23
 Jenis-jenis Cardinality Ratio
 1:1
Pegawai

Milik

Kendaraan

24

5.

Participation Constraint

Definisi:
Menjelaskan apakah keberadaan suatu Entity bergantung pada
hubungannya dengan entity lain

Jenis-Jenis Participation Constraint

1.

Total Participation

Keberadaan suatu entity tergantung pada hubungannya dengan entity
lain

25

2.

Partial Participation
Keberadaan

suatu

entity

tidak

tergantung

pada

hubungannya dengan Entity lain

6.

Weak Entity

Definisi:
Weak Entity: suatu entity dimana keberadaan dari entity tersebut
tergantung dari keberadaan entity lain

Entity yang merupakan induknya disebut Identifying Owner dan
relationship-nya
Disebut Identifyimg Relationship
Weak Entity Selalu mempunyai Total Participation Constraint
dengan Identifying Owner

26

27

28

Transformasi dari ERD ke Database Relational

1.

Setiap tipe Entity dibuat suatu relasi yang memuat semua
atribut simple, sedangkan untuk atribut composite hanya
dimuat komponen-komponennya saja.

2.

Setiap Relasi yang mempunyai atribut multivalue, buatlah
relasi baru dimana Primary keynya merupakan gabungan
dari primary key dari relasi tersebut dengan atribut
multivalue

3.

Setiap Unary Relationship 1:N, pada relasi perlu
ditambahkan suatu foreign key yang menunjuk ke nilai
primary key-nya.

29

2.15 Normalisasi
Yaitu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk
memenuhi kebutuhan pemakai didalam suatu organisasi.

Tujuan:

1. Menghilangkan kerangkapan data
2. Mengurangi kompleksitas
3. Mempermudah pemodifikasian data

Proses Normalisasi



Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis
berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.
Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan
tertentu maka tabel tersebut pelu dipecah menjadi beberapa
tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang
optimal.

30

Tahapan Normalisasi :

1) Bentuk tidak normal : Menghilangkan perulangan grup.
2) Bentuk Normal pertama (1NF) : Menghilangkan
ketergantugan sebagian.
3) Bentuk Normal kedua (2NF) : Menghilangkan
ketergantungan transitif.
4) Bentuk Normal ketiga (3NF) : Menghilangkan anomalianomali hasil dari ketergantungan fungsional.
5) Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF) : Menghilangkan
ketergantungan multivalue.
6) Bentuk Normal keempat (4NF) : Menghilangkan anomalyanomali yang tersisa.
7) Bentuk Normal kelima (5NF)

2.15.1 Ketergantungan Fungsional
yaitu atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional pada
atribut X (R.X -> R.Y) jika dan hanya jika setiap nilai X pada relasi
R mempunyai tepat satu nilai Y pada R.

2.15.2 Ketergantungan Fungsional Penuh
Atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional penuh pada
atribut X pada relasi R, jika Y tidak tergantung pada subset dari X
(bila X adalah key gabungan).

31

2.15.3 Ketergantungan Transitif
Ketergantungan transitif adalah atribut Z pada relasi R dikatakan
tergantung transitif pada atribut X, jika atribut Y tergantung pada
atribut X pada relasi R dan atribut Z tergantung pada atribut Y pada
relasi R.
X -> Y
Y -> Z
Maka = X -> Z

2.15.4 Bentuk Normal Kesatu (1NF)
Yaitu : suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kesatu
bila setiap data bersifat atomik yaitu setiap irisan baris dan kolom
hanya memepunyai satu nilai data.

2.15.5 Bentuk Normal Kedua (2NF)
Yaitu : suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kedua
bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kesatu dan
atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap key-nya.

2.15.6 Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Yaitu : suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal ketiga
bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kedua dan atribut
yang bukan key tidak tergantung transitif terhadap key-nya.

32

Contoh Normalisasi Database Perkuliahan

Tabel MAHASISWA-1 (Unnormal)
No-

Nama

Mhs

Mhs

2683

Welli

Jurusan

MI

KodeMK
M1350

M1465

5432

Bakti

Ak.

M1350
Akn201

Nama-MK
Manajemen
DB
Analisis
Perc.Sistim
Manajemen
DB
Akuntansi

Kode

Nama

Dosen

Dosen

B104

Ati

A

B317

Dita

B

B104

Ati

C

D310

Lia

B

B212

Lola

A

Nilai

Keuangan
MKT300

Dasar
Pemasaran

Tabel Kuliah (2NF)
Kode-MK
M1350
M1465

Nama-MK
Manajemen DB
Analisis
Perc.Sistim

Kode

Nama

Dosen

Dosen

B104

Ati

B317

Dita

M1350

Manajemen DB

B104

Ati

Akn201

Akuntansi

D310

Lia

B212

Lola

Keuangan
MKT300

Dasar
Pemasaran

33

Tabel MAHASISWA-3 (3NF)
No-

Nama

Mhs

Mhs

2683

5432

Welli

Bakti

Jurusan

MI
Ak.

Contoh Normalisasi Database Perkuliahan

Tabel Kuliah (3NF)
NoMhs
2683

Kode-MK

Nilai

M1350

A

2683

M1465

5432

M1350

5432

AKN201

5432

MKT300

B

C

B
A

34

Tabel Dosen (3NF)
Kode

Nama

Dosen

Dosen

B104

Ati

B317

Dita

D310

Lia

B212

Lola

35

BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN

START

PENGUMPULAN DATA:
1. DEMAND
2. LEAD TIME
3. ORDER COST
4. PEMAKAIAN BAHAN BAKU

PENGHITUNGAN DENGAN
JOINTLY ORDER

PENGHITUNGAN TOTAL
COST

ANALISIS SISTEM

DESAIN SISTEM

PENGEMBANGAN TAMPILAN
PROGRAM

PENERAPAN

KESIMPULAN

END

Gambar 3.1 Flowchart Penelitian

36

3.1

Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan pengumpulkan data-data
yang

diperlukan

dalam

perbaikan

sistem

informasi

manajemen persediaan untuk perusahaan terkait, seperti :
1. Data demand per tahun
2. Panjang lead time untuk tiap bahan baku
3. Material order cost
4. Data pemakaian bahan baku per tahun

Setelah mengumpulkan data tersebut dilakukan
perhitungan menggunakan metode Jointly Order. Kemudian
dilanjutkan dengan penghitungan total biaya kondisi mulamula di bandingkan dengan total biaya metode usulan.

3.2

Penghitungan dengan Jointly Order
Pada tahap ini data yang telah dihitung jumlah
pemesanan yang optimal menggunakan Jointly Order.

3.3

Perhitungan Total Cost
Perhitungan total cost dilakukan dan membandingkan
hasil perhitungan metode mula-mula dengan metode
penelitian yaitu Jointly Order.

37

3.4

Analisis sistem
Mengamati

dan

mencatat

kekurangan

pada

pembukuan yang lama, membuat Entity Relationship
Diagram, DFD, Flowchart, dan menentukan primary key
dalam masing-masing table, lalu mengelompokkan data
yang di dapat guna pembuatan sistem informasi yang baru.

3.5

Desain Sistem
Membuat sistem berdasarkan data yang telah didapat
dan dibutuhkan oleh perusahaan, yaitu :

1.

Pembeliaan bahan baku (purchasing)
Pengadaan bahan baku pembuatan termos yaitu
biji plastik polyphropylene, serta part-part yang di
pesan dari pihak luar seperti botol penyimpan
panas, karet botol, stiker, dan sekrup baik jumlah
dan pemilihan supplier , semua di jadwalkan oleh
factory manager .

Data yang didapat pada tahap ini berupa nota-nota
pemberlian serta kontrak pihak supplier dengan
perusahaan.

2.

Pemakaian bahan baku
Proses

ini

adalah

proses

produksi,

dengan

memakai bahan baku yang telah di beli dan berada
di gudang bahan baku. Untuk mengawali proses

38

produksi, pada tiap harinya factory manager telah
merencanakan baik jumlah, warna serta part-part
apa saja yang akan di produksi oleh 16 mesin
injeksi yang tersedia dalam sebuah kertas yang
berisi schedule table untuk dibagikan kepada
supervisor sebelum pada operator, dan juga di

simpan untuk laporan pada owner pada akhir bulan.

3.

Barang setengah jadi (work in process)
part-part yang telah di produksi disimpan terlebih

dahulu dalam tempat penyimpanan sementara
sebelum di lanjutkan ke proses selanjutnya yaitu
perakitan / assembly. Pada tahap penyimpanan
sementara ini perlu dilakukan pencatatan jumlah
yang part yang telah diproduksi dan yang sedang
diproduksi, guna menentukkan target produksi dari
lantai assembly.

4.

Barang jadi (finished goods)
setelah bahan baku melewati proses produksi dan
berubah menjadi part-part termos, maka akan
diproses lebih lanjut di lantai assembly. Pada
umunya perakitan termos terdiri dari body,
gantungan, cangkir (terdiri dari tutup dan karen
tutup), bottom, sekrup, stiker, plastik pembungkus,
kardus kecil, dan kardus besar. Dalam tahap akhir

39

ini, termos yang telah di pack akan disimpan dulu
dalam gudang bahan jadi sebelum dijadwalkan
untuk di pasarkan dengan jumlah yang di butuhkan
pasar.
Dengan cara desain basis data dilakukan menggunakan aplikasi
MySQL dan di running dengan XAMPP . Dalam tahap ini dilakukan
verifikasi dari Conceptual Data Model (CDM) untuk kemudian
dinormalisasikan menjadi Physical Database Management (PDM).

3.6

Pengembangan Tampilan Program
Pada bagian ini akan dilakukan pengembangan pada

tampilan program dan menambahkan program dan men fitur-fitur
lain seperti help, search, add, remove, save , serta menghosting
program supaya dapat di akses oleh bagian lain yang memiliki
password dan username sendiri. Menata ulang letak tampilan
program guna memudahkan pengaksesan oleh perusahaan.

3.7

Penerapan
Melakukan serah terima program yang telah dirancang

kepada perusahaan supaya di terapkan dalam bagian produksi.

3.8

Kesimpulan
Melakukan pencatatan dan analisa, pemantauan terhadap

sistem dan data yang telah ada, serta membuat kesimpulan dari
proses awal sampai akhir serta mencatat perbaikan-perbaikan yang
terjadi.

40

Bab 4
PENGOLAHAN DATA

4.1

Tinjauan Umum Perusahaan

4.1.1

Sejarah Perusahaan
PT

“X”

adalah

pabrik

manufaktur

yang

memproduksi salah satu alat rumah tangga yaitu termos,
pabrik ini telah berdiri selama lebih dari 15 tahun yang
semula di daerah rungkut berpindah ke Jalan Mastrip,
Surabaya.
Pada awalnya pabrik ini membuat sendiri bagianbagian termos, yaitu bagian dalam (botol penyimpan panas,
karet pengaman, dan tutup termos), bagian luarnya (body,
cangkir luar, bottom, dan gantungan), tetapi karena biaya
biaya untuk memproduksi sendiri semakin mahal, maka
memutuskan untuk meng-subkontrakkan sebagian part-nya
pada beberapa supplier, yaitu untuk botol, karet pengaman,
serta sekrup untuk menyatukan komponen. Untuk perakitan
dilakukan

oleh

PT

“X”

sendiri,

lalu

untuk

area

pendistribusian dilakukan didaerah lokal serta daerahdaerah di Indonesia lainnya.

41

4.1.2

Struktur Organisasi
Factory Manager

Supervisor Quality
Control

Quality Control

HRD

Administrator

Mekanik

Operator

Gambar 4.1.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah salah satu bagian yang penting
dalam tubuh perusahaan, karena hal ini adalah yang membagi
tugas, tanggung jawab serta wewenang suatu perusahaan
sehingga terjalinnya kinerja yang baik antar bagian.
Berikut job description untuk bagian-bagian yang berada di PT
“X” ini adalah :
1. Factory Manager
a. Menyusun laporan dan rencana produksi setiap hari
b. Menyusun kebijakan – kebijakan di lantai produksi.
c. Mengawasi seluruh kegiatan di lantai produksi.

2. Supervisor Quality Control
a. Memeriksa hasil jadi secara random dari operator.
b. Bertanggung jawab terhadap Factory Manager

42

3. Administrator
a. Membuat laporan keuangan di lantai produksi
b. Membuat surat jalan dan faktur penjualan.
c. Mencatat barang jadi yang masuk di gudang.
d. Bertanggung jawab terhadap Factory Manager

4. Human Resource Development
a. Membuat laporan kegiatan tiap karyawan
b. Menyeleksi tenaga kerja baru

5. Pengawas Quality Control
a. Memeriksa bagian-bagian termos yang telah di bersihkan
oleh operator
b. Bertanggung jawab kepada Supervisor QC

6. Mekanik
a.

Memperbaiki dan melakukan pengecekan terhadap
mesin

b.

Mengganti atau mengisi ulang bahan baku dalam mesin
injection

43

4.2

Pengumpulan Data

4.2.1

Nama material dan harga bahan baku
Dalam pembuatan termos, PT “X” melakukan
pemesanan beberapa material pada beberapa supplier
dengan

harga yang berbeda karena perbedaan kualitas.

Berikut material, nama supplier , jumlah pemesanan beserta
harga :
Tabel 4.2.1 Daftar material, supplier, jml dan harga

No
1

Nama
Material
Bottle

Supp*
China

2

Biji Plastik

A

3

Pigmen

X

Varian
none
1
2
3
Merah
Hijau
Biru

Jml / Pesan**
70.000-100.000 pcs
25-35 Ton
15-20 Ton
25-30 Ton
4-6 Ton
4-6 Ton
4-6 Ton

Lead Time :
Bottle

: 1 month

Biji plastik & Pigmen

: 1 week

Harga
Rp 42.500 / pc
Rp 26.000 / kg
Rp 15.000 / kg
Rp 23.000 / kg
Rp 17.500 / kg
Rp 18.000 / kg
Rp 15.000 / kg

44

Tabel 4.2.2 Data Pemakaian bahan baku tahun 2013

Pemakaian bahan baku

TahunBulan
13-Jan
13-Feb
13-Mar
13-Apr
13-Mei
13-Jun
13-Jul
13-Agus
13-Sep
13-Okt
13-Nop
13-Des
Total

Biji
Plastik
A1
(kg)
7996
7663
6948
7418
6317
6031
7428
7608
7298
7323
7347
7372
86749

Biji
Plastik
A2 (kg)
4247
3634
3278
4261
5297
5191
3438
4894
4251
4229
4207
4185
51112

Biji
Plastik
A3 (kg)
6956
6581
6426
6134
6284
6134
7741
6710
6663
6658
6653
6648
79558

Pigmen
Merah
(kg)
2371
2466
2099
2423
1943
2013
2365
2120
2163
1879
2425
2412
26679

Pigmen
Hijau
(kg)
2382
2455
1888
2068
2015
2452
2367
1855
1944
1764
2322
2476
25988

Pigmen
Biru
(kg)
2487
2377
1923
2453
1924
2425
2018
2360
1895
1879
1918
2201
25860

Holding cost asumsi 10%

Data Jumlah pemesanan ( M ) masing-masing bahan baku :
Tahun 2013 :
Biji Plastik A1 = 11x

Pigmen Merah : 8x

Biji Plastik A2 = 7x

Pigmen Hijau : 7x

Biji Plastik A3 = 9x

Pigmen Biru

: 8x

Botol : 6x

Botol
(biji)
32675
30137
35258
31187
35438
33351
33231
32093
39910
32301
30973
32387
398941

45

Daftar biaya untuk pemesanan bahan baku tahun 2013 ( per
satu kali pemesanan ) :
Tabel 4.2.3 Data Fixed Cost Biji Plastik dan Pigmen 2013

Biji Plastik

Fixed Cost
Biaya Pengiriman
Akomodasi Sopir dan
Kernet
Surat Jalan
Dokumentasi pengiriman
Asuransi ( 10% biaya
kirim )
Total

Pigmen

Rp2,200,000.00

Rp500,000.00

Rp300,000.00
Rp150,000.00
Rp150,000.00

Rp100,000.00
Rp50,000.00
Rp50,000.00

Rp200,000.00
Rp3,000,000.00

Rp50,000.00
Rp750,000.00

Tabel 4.2.4 Data Fixed Cost Bottle 2013

Fixed Cost
Biaya Telepon Indonesia-China durasi 5 menit
Biaya Fax Indonesia-China durasi 5 menit
Biaya Pengiriman (Transportasi laut, bea cukai,
PPN, pph, asuransi, dokumentasi impor)
Total
Total dengan pembulatan

Jumlah
Rp10,000.00
Rp10,000.00
Rp85,000,000.00
Rp85,020,000.00
Rp85,000,000.00

Tabel 4.2.5 Data Variable Cost atau Biaya Angkut 2013

Variable Cost (Rp 1.000,- / 25kg)
Bahan baku
Biji Plastik A1
Biji Plastik A2
Biji Plastik A3

Harga
Rp1,000.00
Rp1,000.00
Rp1,000.00

Bahan baku
Pigmen Merah
Pigmen Hijau
Pigmen Biru

Harga
Rp1,000.00
Rp1,000.00
Rp1,000.00

46

4.2.1.1 Perhitungan menggunakan Jointly Order
Tahun 2013
Step 1 :
Mengidentifikasi frekuensi pemesanan tertinggi :

Tabel 4.2.6 Tabel Hasil Perhitungan

Item
A1
A2
A3

Pi
26000
15000
23000

Hi
C+ci
2600
3001000
1500
3001000
2300
3001000
Keterangan :

Ri
86749
51112
79558

C
3000000
3000000
3000000

2x(C+ci)
6002000
6002000
6002000

: Harga item per kg

Ri

: Permintaan bahan baku per tahun

C

: Fixed Cost

Ci

: Variable Cost

F

: Inventory Cost ( % )

Hi

: F x Pi

acuan.

F
0.1
0.1
0.1

6.1301474
3.57403723
5.52150985

Pi

Karena A1 memiliki

ci
1000
1000
1000

yang paling besar, maka akan di jadikan

47

Step 2 :
Menghitung waktu pemesanan bersama :

Tabel 4.2.7 Tabel Hasil Perhitungan

Item
A2
A3
F
0.1
0.1

Pi
15000
23000
Hi
1500
2300

Ri
51112
79558

C
3000000
3000000

2 x ci
2000
2000

195.7907046
302.4759495

ci
1000
1000

Jadi bahan baku A2 dan A3 dipesan bersama tiap 1 kali
order, karena A1 pemesanan yang paling sering, maka di
ikutkan tiap kali pemesanan.

48

Step 3 :
Menghitung ulang frekuensi tertinggi dengan cara :

Tabel 4.2.8 Tabel Hasil Perhitungan M

Item
A1
A2
A3

Pi
26000
15000
23000

ni
1
1
1
Total

Ri
86749
51112
79558

ci / ni
1000
1000
1000
3000

C
3000000
3000000
3000000

ci
1000
1000
1000

2 ( C + Σ ci/ni )
6006000

F
0.1
0.1
0.1

Hi
2600
1500
2300
Total

Hi x Ri
225547400
76668000
182983400
485198800

M
8.9880855

Dapat diketahui pengendalian persediaan untuk Biji Plastik A1
yaitu :
Permintaan per tahun (R) = 86.749 kg
Order Frekuensi (M) = 9
Optimal Order Size (EOQ) = R/n = 86.749 / 9 = 9639 kg
Cycle Inventory = Q/2 = 9.639 / 2 = 5.422 kg
Reorder Point (B) = R.L / 52 = 86.749 x 1 / 52 = 1.668 kg

49

Tabel 4.2.9 Tabel Rangkuman data Biji Plastik Tahun 2013

Tahun 2013 Metode

Biji Plastik

Biji Plastik

Biji Plastik

mula-mula

A1

A2

A3

Permintaan ( R )

86749

51112

79558

Harga ( P )

26000

15000

23000

Fixed cost ( C )

3000000

3000000

3000000

Var cost ( c )

1000

1000

1000

Pemesanan bersama ( M )

11

7

9

Biaya simpan ( H )

0,1

0,1

0,1

Optimal Order Size ( Q )

7886

7302

8840

Cycle Inventory ( Q/2 )

3943

3651

4420

Reorder Point ( B )

1668

983

1530

Tahun 2013 Metode

Biji Plastik

Biji Plastik

Biji Plastik

Usulan

A1

A2

A3

Permintaan ( R )

86749

51112

79558

Harga ( P )

26000

15000

23000

Fixed cost ( C )
Var cost ( c )

3000000
1000

3000000
1000

3000000
1000

Pemesanan bersama ( M )

9

9

9

Biaya simpan ( H )

0.1

0.1

0.1

Optimal Order Size ( Q )

9639

5679

8840

Cycle Inventory ( Q/2 )

4819

2840

4420

Reorder Point ( B )

1668

983

1530

50

Dengan cara yang sama, maka dapat dihitung pula pengendalian
persediaan bahan baku pigmen dan hasilnya dapat dilihat pada tabel
dibawah ini :

Tabel 4.2.10 Tabel Rangkuman data Pigmen Tahun 2013

Tahun 2013 Metode
Mula-mula
Permintaan
Harga
Fixed cost
Var cost
Pemesanan bersama
Biaya simpan
Optimal Order Size
Cycle Inventory
Reorder Point

Pigmen Merah
26679
17500
750000
1000
8
0.1
3335
1667
513

Pigmen Hijau
25988
18000
750000
1000
7
0.1
3713
1856
500

Pigmen Biru
25860
15000
750000
1000
8
0.1
3233
1616
497

Tahun 2013 Metode
Usulan
Permintaan
Harga
Fixed cost
Var cost
Pemesanan bersama
Biaya simpan
Optimal Order Size
Cycle Inventory
Reorder Point

Pigmen Merah
86749
26000
3000000
1000
9
0.1
9639
4819
1668

Pigmen Hijau
51112
15000
3000000
1000
9
0.1
5679
2840
983

Pigmen Biru
79558
23000
3000000
1000
9
0.1
8840
4420
1530

51

4.2.1.2 Perhitungan EOQ bahan Baku Botol
Harga / satuan ( P )

= Rp 42.500

Demand / tahun ( tahun 2013 ) ( R ) = 398.941 buah
Holding Cost ( H )

= 0.1

Biaya order / pesan ( C )

= Rp 85.000.000

EOQ = ( 2.R.C / P.l )0.5
= ( 2 x 398.941 x 85.000.000 / 42.500 x 0.1 )0.5
= 89.325 buah

Frekuensi pemesanan = 398.941 / 89.325
= 4.47 kali

Biaya pemesanan awal

= 6 x 85.000.000
= Rp 510.000.000,-

Biaya pemesananan EOQ = 5 x 85.000.000
= 425.000.000,-

Pengehematan

= 510.000.000 – 425.000.000
= Rp 85.000.000,-

52

4.2.1.3 Total Cost
Metode mula-mula :
Biji Plastik
Total cost = Biaya pembelian + Biaya simpan + Biaya pesan
= ∑ ( Permintaan tahunan x harga item produk / unit ) + ∑
( biaya simpan x cycle inv x harga item produk / unit ) +
( pemesanan bersamaan x fixed cost ) + ∑ (var cost)
Tahun 2013
Total cost = [ ( 86.749 x 26.000 ) + ( 51.112 x 15.000 ) + ( 79.558 x

23.000 ) ] + [ ( 0,1 x 5422 x 26.000 ) + ( 0,1 x 3195 x
15.000 ) + ( 0,1 x 4972 x 23.000 ) ] ( 11 x 3.000.000 )
+ ( 7 x 3000.000 ) + ( 9 x 3.000.000 ) + ( 300.000 +
185.000 + 300.000 )
= Rp 4.964.097.925,00

Metode Usulan
Tahun 2013
Total cost = [ ( 86.749 x 26.000 ) + ( 51.112 x 15.000 ) + ( 79.558 x

23.000 ) ] + [ ( 0,1 x 3943 x 26.000 ) + ( 0,1 x 3651 x
15.000 ) + ( 0,1 x 4420 x 23.000 ) ] ( 9 x 3.000.000 ) +
( 1.000 + 1.000 + 1.000 )
= Rp 4.904.885.184,70

Penghematan

= Rp 4.916.097.925,00 - Rp 4.902.667.184,70
= Rp 57.648.741,30

53

Metode mula-mula :
Pigmen
Total cost = Biaya pembelian + Biaya simpan + Biaya pesan
= ∑ ( Permintaan tahunan x harga item produk / unit ) + ∑
( biaya simpan x cycle inv x harga item produk / unit ) +
( pemesanan x fixed cost ) + ∑ (var cost)
Tahun 2013
Total cost = [ ( 26.679 x 17.500 ) + ( 25.988 x 18.000 ) + ( 25.860 x

15.000 ) ] + [ ( 0,1 x 1667 x 17.500 ) + ( 0,1 x 1856 x
18.000 ) + ( 0,1 x 1616 x 15.000 ) ] ( 8 x 750.000 ) +
( 7 x 750.000 ) + ( 8 x 750.000 ) + ( 75.000 + 75.000
+ 75.000 )
= Rp 1.348.725.204.91

Metode Usulan
Tahun 2013
Total cost = [ ( 26.679 x 17.500 ) + ( 25.988 x 18.000 ) + ( 25.860 x

15.000 ) ] + [ ( 0,1 x 1667 x 17.500 ) + ( 0,1 x 1624 x
18.000 ) + ( 0,1 x 1616 x 15.000 ) ] ( 9 x 750.000 ) +
( 1.000 + 1.000 + 1.000 )
= Rp 1.337.585.540.63

Penghematan

= Rp 1.348.725.204.91- Rp 1.337.057.540.63
= Rp 11.139.664,29

54

4.2.1.4 Tabel Pemesanan Bersama Bahan Baku
Jenis / Periode
(minggu)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

Biji Plastik A1
Biji Plastik A2
Biji Plastik A3
Jenis / Periode
(minggu)
Biji Plastik A1
Biji Plastik A2
Biji Plastik A3
Jenis / Periode
(minggu)
Biji Plastik A1
Biji Plastik A2
Biji Plastik A3
Jenis / Periode
(minggu)
Biji Plastik A1
Biji Plastik A2
Biji Plastik A3
Gambar 4.2.11 Gambar tabel pemesanan bersama Biji plastik Tahun 2013

55

Jenis / Periode
(minggu)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

Pigmen Merah
Pigmen Hijau
Pigmen Biru
Jenis / Periode
(minggu)
Pigmen Merah
Pigmen Hijau
Pigmen Biru
Jenis / Periode
(minggu)
Pigmen Merah
Pigmen Hijau
Pigmen Biru
Jenis / Periode
(minggu)
Pigmen Merah
Pigmen Hijau
Pigmen Biru
Gambar 4.2.12 Gambar tabel pemesanan bersama Pigmen Tahun 2013

56

4.2.2

Proses Produksi

BIJI PLASTIK
DARI GUDANG
BAHAN BAKU

PEWARNAAN
BIJI PLASTIK

PEMBUATAN
PART-PART

WIP

A

INSPEKSI

PACKAGING

STORAGE

ASSEMBLY

A

Gambar 4.2.2.1 Aliran Bahan Baku

1.

Pemakaian Bahan Baku
Bahan baku yang disimpan dalam gudang, di transfer
ke bagian pewarnaan, yaitu bagian dimana biji plastik
Polyphropilene di campur dengan pewarna agar nanti hasil

part yang produksi sesuai dengan kebutuhan.

2.

Pembuatan Part
Biji plastik yang telah dicampur dengan pewarna di
masukkan kedalam16 mesin injeksi, setiap mesin injeksi
tersebut memiliki target produksi yang masing-masing telah
di tetapkan oleh Factory Manager dalam tiap shiftnya yang
dimana terdapat 3 shift per hari. Untuk melakukan
pengecekan dan pengawasan terhadap kinerja operator, di
tempatkan seorang Quality Control yang nanti akan
bertanggung jawab pada Supervisor Quality Control dan
Factory Manager .

57

3.

WIP ( Work in Process )
Setelah part dari masing-masing mesin injeksi
tersebut selesai di produksi, mereka tidak langsung di rakit
tetapi

masuk

masuk

kedalam

tempat

penyimpanan

sementara.

4.

Assembly

Dari tempat penyimpanan sementara, part yang akan
dijadikan termos dirakit dalam satu lintasan proses
perakitan yang terdiri dari 12 orang. Dalam tahap ini juga
terdapat proses inspeksi serta pengemasan yang nanti akan
siap untuk di pasarkan.

5.

Warehouse

Setelah perakitan dan packaging selesai, tahap
berikutnya adalah penyimpanan akhir yang diletakkan di
gudang bahan jadi. Dalam gudang ini semua kardus yang
berisi 12 termos tadi di tumpuk dan dapat menampung
sampai 15.000 kardus.

58

4.2.3

Data Laporan Perusahaan
Adapun dari hasil pengumpulan data yang didapat pada
PT “X” adalah sebagai berikut :
a. Laporan pemesanan dari supplier
Laporan ini berisi barang apa, waktu pengiriman,
jumlah serta harga-harga dari masing-masing harga dari
masing-masing supplier.

Tabel 4.2.3.1 Form pemesanan supplier

Supplier
Nama Supplier

:

No Telp

:

Alamat

:

Nama Barang

:

Jumlah

:

Harga

:

b. Laporan stok bahan baku
Laporan ini mencatat stok awal bahan baku utama
yaitu biji plastik, botol penyimpan panas,dan karet
pengaman yang di pesan dari masing-masing supplier.

59

Tabel 4.2.3.2 Form data stok bahan baku

Gudang

Nama barang

:

Stok awal

:

Penambahan

:

Tgl Penambahan

:

Stok akhir

:

c. Laporan pemakaian bahan baku
Laporan ini mencatat jumlah pemakaian bahan baku
dan biji plastik yang perlu dilakukan warna yang dibutuhan
oleh lantai produksi pada satu hari masa produksi tersebut.

Tabel 4.2.3.3 Form pemakaian bahan baku

Pemakaian Bahan Baku

Nama Barang

:

Pemakaian

:

Sisa Stok

:

60

d. Laporan produksi
Laporan ini berisi jadwal produksi dari tiap-tiap
mesin injeksi yang beroperasi. Mulai dari jumlah,
warna, bagian atau part yang diperlukan sampai nama
operator dan supervisor pada shift tersebut.

Tabel 4.2.3.4 Form data produksi

Produksi

Shift / Mesin

1 (Nama

2 (Nama

3(Nama

Operator)

Operator)

Operator)

16(Nama
....

Operator)

1 ( Nama Pengawas )
2 ( Nama Pengawas )
3 ( Nama Pengawas )

e. Laporan WIP
Laporan ini mencatat hasil produksi dari tiap mesin
injeksi yang beroperasi dan menambahkannya pada
WIP dari shift sebelumnya.

Tabel 4.2.3.5 Form pencatatan WIP

WIP

Nama Part

:

Jumlah

:

61

f. Laporan barang jadi atau finished good
Laporan ini berisi hasil dari jumlah perakitan partpart yang telah menjadi termos utuh. Jumlahnya dicatat

dan ditambahkan dengan stok yang sebelumnya telah
ada dalam warehouse.

Tabel 4.2.3.6 Form data stok finished goods

Barang Jadi

Nama

:

Jumlah

:

Jadwal Pengiriman

:

Jumlah Pengiriman

:

4.2.4

Gambaran Penyebab Masalah
PT ”X” ini dalam menyimpan berkas laporan masih
menggunakan sistem manual yang menyebabkan kesusahan
dan kurang efisien dalam menyampaikan informasi pada
pemilik perusahaan. Hal ini juga disebabkan tidak adanya
jaringan

antar

departemen

sehingga

mengalami

keterlambatan dalam memberi dan mendapat informasi.
Adapun penyebab-penyebab dalam permasalah ini adalah :

62

a. Pencatatan dan penyimpanan dokumentasi secara manual
Sistem pencatatan dan perekapan data untuk laporan
produksi masih di lakukan pada form-form. Hal ini
menyebabkan besar resiko terhadap terselip atau bahkan
hilangnya form tersebut.

b. Tidak terdapat sistem back up file
Karena pencatatan masih memakai sistem manual,
maka rekapan data masa lalu hanya berupa laporanlaporan yang jika hilang harus mencari yang memakan
banyak waktu.

c. Tidak terdapat jaringan informasi
Jaringan informasi memudahkan setiap departemen
dapat mengaksesnya setiap waktu, tentu hal ini sangat
menghemat waktu serta pekerjaan dalam membuat
rekapan laporan.

4.2.5

Kelebihan dan Kelemahan Sistem Baru

4.2.5.1 Kelebihan
Adapun kelebihan yang bisa didapatkan dari sistem
yang nanti akan diterapkan tersebut adalah :

63

a. Kecepatan dalam mengakses
Jika sistem yang semula digunakan dirubah menjadi
komputerisasi,
mengaksesnya

maka

tiap

sewaktu-waktu

departemen
secara

cepat

dapat
tanpa

menunggu laporan akhir.

b. Terdapat backup file
Jika form atau laporan terselip, maka tidak perlu
menghabiskan waktu dalam melakukan pencarian,
karena data telah tersimpan rapi dalam database.

c. Adanya notif untuk periode pemesanan.
Dalam sistem yang baru ini, nanti akan terdapat
peringatan atau note

untuk

mengingatkan

waktu

penjadwalan pemesanan saat memasuki periode waktu
tertentu.

4.2.5.2 Kelemahan Sistem
Beberapa kelemahan yang akan di hadapi dalam
pemakaian sistem baru :
a. Budaya Perusahaan
Karena terbiasa menggunakan sistem yang telah ada
selama bertahun-tahun, maka dalam memakai sistem
yang baru ini akan terasa lebih sulit dan tidak tidak
semudah sistem yang lama.

64

b. Pengadaan jaringan antar departemen
Untuk kemudahan dalam mengakses perkembangan
dilantai produksi ini, maka tiap departemen harus
mempunyai minimal satu unit komputer yang dapat di
gunakan untuk pengecekan.

c. Kesulitan dalam pemahaman fungsi dan tombol
dalam program
Dalam program nantinya akan ada kemungkinan sang
pemakai mengalami kebingungan tentang tujuan dan
fungsi dari tiap halamannya yang dikarenakan tidak
pernah menggunakan sistem baru ini.

4.2.5.3 Solusi
Dengan adanya kelemahan-kelemahan pada sistem
nantinya, maka akan disediakan penyelesaiannya sebagai
berikut :
a.

Membuat sistem yang baru dengan desain dan
bahasa yang mudah dimengerti sehingga
mudah untuk dioperasikan.

b.

Memberikan fitur tabel penjelasan untuk
setiap button.

65

4.3

Bisnis Proses
Dalam

menjalankan

proses

bisnisnya,

PT

”X”

mempunyai beberapa bagian yang menunjang kinerjanya
yaitu marketing, admin,dan production, semua itu di bawah
satu kepeminpinan seorang owner .
Untuk meramalkan dan memasarkan produk ditangani
oleh tim marketing yang nanti akan memberi laporan pada
bagian produksi tentang jumlah penjualan untuk periode
selanjutnya, saat dilantai produksi semua permintaan
kebutuhan termos ditangani oleh factory manager yang juga
bertugas untuk men-stok ulang bahan baku yang telah
terpakai. Dari hasil pengiriman dan penjualan, semua
pemasukkan dan pengeluaran pabrik akan di kelola oleh
bagian administrasi yang akan di serahkan pada owner tiap
periode tertentu.

4.4

DAD / DFD Context Diagram
Data Flow Diagram untuk PT ”X” terdiri dari dua level
yaitu level nol dan level satu, seperti gambar di bawah ini :

66

SUPPLIER
ID
PENGIRIMAN

DISTRIBUTOR

DATA
DISTRIBUTOR
DATA
SISTEM
PERMINTAAN
PRODUKSI

NO ID
PEMESANAN
DATA
SUPPLIER

NOTA
TAGIHAN

DATA
PESANAN
LAPORAN
PRODUKSI

LAPORAN
PENJUALAN

DIREKTUR
Gambar 4.4.1 DFD Context Diagram

SUPPLIER
ID
PENGIRIMAN

NO ID
PEMESANAN
DATA
SUPPLIER
DATA
PESANAN

SISTEM
GUDANG
BAHAN
BAKU

DISTRIBUTOR

DATA
SISTEM DISTRIBUTOR
GUDANG
DATA PERMINTAAN
BARANG
JADI
NOTA TAGIHAN

LAPORAN
PENJUALAN

LAPORAN
PRODUKSI
DIREKTUR

Gambar 4.4.2 DFD level satu

67

4.5

Kebutuhan Data Penunjang software and hardware
a. Software
Dalam mengoperasikan sistem ini dibutuhkan software
yang berfungsi sebagai tempat pembuatan database dan
implementasinya. Untuk itu digunakan aplikasi program
XAMPP untuk pembuatan database.

b. Hardware
1. PC komputer master atau server
Processor Core2Duo (minimal), RAM 1GB (minimal),
HDD 100GB (minimal)

2. PC pengguna lain
Processor Dual Core (minimal), RAM 512GB
(minimal), HDD 80GB (minimal)

4.6

Pembentukan Database
Dalam tahap ini, XAMPP adalah software yang bertugas
membuat database-nya. Data yang diperlukan dalam
database kali ini hanya terbatas di lantai produksi, sehingga
tabel yang digunakan adalah sebagai berikut :
 Tabel Supplier

 Tabel Operator

 Tabel Pembelian

 Tabel Gudang

 Tabel Pemakaian mesin

68
 Tabel Part

 Tabel Barang Jadi
Setelah menentukan tabel beserta atributnya, langkah
berikut nya adalah menyusun Conceptual Data Modeling
(CDM). Pembuatan CDM bertujuan untuk mengetahui alur
serta hubungan yang terjadi antar sesama tabel. Setelah
keseluruhan CDM terbentuk akan di lakukan generate
CDM menjadi Physical Data Modeling (PDM). PDM inilah
yang akan digunakan dasar pembuatan database.

Gambar 4.6.1 Conceptual Data Modeling

69

Gambar 4.6.1 Physical Data Modeling

4.7

Implementasi Database
Ada beberapa perubahan dalam sistem informasi pada
PT “X”, antara lain :
1.

Proses

penyimpanan

menjadi

sistem

yang

terkomputerisasi dan terintegrasi. Memudahkan dalam
meng-input dan mencari data.

2.

Pencatatan yang awalnya dilakukan beberapa kali,
sekarang hanya cukup sekali saja.

3.

Meminimalkan jumlah rangkapan form laporan yang di
gunakan.

70

4.8

Input

Menu input adalah menu yang digunakan menginput dan
mengedit data pada master data, seperti data di bawah ini :

Tabel 4.8 Ringkasan deskripsi Input

Tabel

Deskripsi

Nama Supplier

Tabel untuk mengetahui nama supplier

No Telp Supplier

Tabel untuk mengetahui nomor telepon supplier

Alamat Supplier

Tabel untuk mengetahui alamat supplier

Nama Barang

Tabel untuk nama bahan baku

Kualitas

Tabel untuk mengetahui kualitas bahan baku biji plastik

Warna

Tabel untuk mengedit warna dari bahan baku pigmen
Tabel untuk nama operator yang bertanggung jawab pada
mesin injection

Nama Operator
4.9

Proses
Pada bagian proses ini meliputi pengeditan dan
penambahan data sehingga dapat diproses agar mengalami
perubahan maupun mengalami perhitungan otomatis. Pada
bagian proses ini terdapat beberapa aturan yang telah
diterapkan oleh database sehingga dapat mencegah serta
meminimalkan terjadinya kesalahan. Berikut merupakan
rincian beberapa proses :

71

Tabel 4.9 Ringkasan deskripsi Proses

Tabel

Deskripsi
Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit
dan menambahkan data pemesanan
Pada bagian proses ini terdiri dari mengin