LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN pnpm
No
: 013/KAP/IV/2013
Medan, 1 Juni 2013-04-07
Lampiran
: 4 eksemplar
Perihal
: Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada
Yth, Direktur PT. Serat Sutra
Di Medan
Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil
PT. Serat Sutra untuk periode 20011/2012. Audit kami tidak dimaksudkan untuk
memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh
karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit
kami hanya mencakup bidang Keterlambatan Produksi yang terjadi dalam
perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan),
efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas Keterlambatan
Produksi yang dilakukan diharapkan dapat memberikan saran perbaikan atas
keterlambatan sistem produksi yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman
barang pada pelanggan sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat
dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi
dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit
kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi
Bab I
: Informasi Latar Belakang
Bab II
: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III
: Rekomendasi
Bab IV
: Ruang Lingkup Audit
Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan,
dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang
berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima
kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik &
Management Consultant Rawiatmaja
Tn. Pram Sanjaya dan Rekan
1
BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG
PT. Serat Sutra (selanjutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jl. CR No. 7
Medan, didirikan tanggal 13 April 1995 oleh para pendiri yang terdiri atas:
1. Ny. Shri Utami
2. Tn. Hendro Sukantja
3. Ny. Trini Ray
PT. Serat Sutra bergerak dibidang produksi industri tekstil. Tujuan produksi
adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil memenuhi
kebutuhan persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat
minim untuk menjaga stabilitas keuangannya. Perusahaan menghasilkan beberapa
jenis kain dengan bahan sadar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagian
masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersdia cukup dalam negeri.
Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra
adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu
pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi
kebutuhan pasar dalam negeri.
Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan
kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra
dan 4.750 meter kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi
yang dimiliki perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh. Produksi
disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi
pengolahan bahan yang tersedia. Susunan direksi perusahaan adalah sebagai
berikut:
Direktur Utama
: Ny. Shri Utami
Direktur Akuntansi dan Keuangan
: Ny. Trini Ray
Direktur Pemasaran
: Tn. Hendro Sukantja
2
BAB II
KESIMPULAN AUDIT
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami
lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. KONDISI :
a. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk
produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat,
sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan
penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku
sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi
hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan
untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal pengiriman yang
ditetapkan.
b. Karena
proses
produksi
harus
terus
berjalan,
supervisor
memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang
bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya
diproses, yang menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan ratarata sampai 15% untuk produk nonsutra.
c. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal
penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin
dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang berakibat
terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.
d. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari
pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam
jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang menyebabkan tertundanya
pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap
pesanan.
e. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak
disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan, yang
3
menyebabkan terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam
seminggu.
2. KRITERIA :
a. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara
ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal
produksi setiap jenis produk.
b. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
1. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi
setiap bulan untuk setiap jenis barang,
2. Biaya penyetelan (setup) mesin,
3. Upah lembur, dan Pengangguran sumber daya.
c. Jadwala produksi harus terintegrasi dengan :
1. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan
siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.
2. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap
untuk dioperasikan.
3. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja
sejak pesanan diterima.
d. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan
kapasitas produksi.
e. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang
lain.
f. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal
produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan
pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman
yang telah terjadwal.
3. PENYEBAB :
1. Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan
2. Saat beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi sering
belum siap karena masih diperbaiki
4
3. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk
melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan)
permintaan dari pelanggan.
4.
Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian
produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk
mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
4. AKIBAT :
1. Laba menurun selama 2 tahun terakhir secara signifikan
2.
Pengiriman barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk setiap
pesanan
3. Proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu
4. Terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur
Tengah menunda pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan
memenuhi pesanan berikutnya.
5. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang
dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal
pesanan yang telah ditetapkan.
6. Pasar dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume
penjualan tahun lalu yang mencapai 525 miliar.
7. PEJABAT YANG BERTANGGUNG JAWAB:
Direktur Utama dan Manajer Produksi
5
BAB III
REKOMENDASI
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus
menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat
dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak
memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan
jadwal jika ada tambahan (perubahan) pesanan dari pelanggan
2. Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan
pemeliharaan fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian
program
3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu
tepat dengan jadwal penggunaannya
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi
sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk
memperbaiki kelemahan tersebut.
REKOMENDASI :
1. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal
produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan
pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang
telah terjadwal.
2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan
rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman
barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
3. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check)
program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan
fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
6
4. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan
jadwal penggunaannya
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada
pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami
mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Keterlambatan Produksi.
7
BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan
hanya meliputi masalah Keterlambatan Produksi PT. Serat Sutra untuk periode
tahun 2011/2012. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem
pengendalian manajemen proses produksi, personalia yang bertugas dalam proses
produksi, dan aktivitas proses produksi yang dilaksanakan.
8
: 013/KAP/IV/2013
Medan, 1 Juni 2013-04-07
Lampiran
: 4 eksemplar
Perihal
: Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada
Yth, Direktur PT. Serat Sutra
Di Medan
Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil
PT. Serat Sutra untuk periode 20011/2012. Audit kami tidak dimaksudkan untuk
memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh
karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit
kami hanya mencakup bidang Keterlambatan Produksi yang terjadi dalam
perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan),
efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas Keterlambatan
Produksi yang dilakukan diharapkan dapat memberikan saran perbaikan atas
keterlambatan sistem produksi yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman
barang pada pelanggan sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat
dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi
dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit
kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi
Bab I
: Informasi Latar Belakang
Bab II
: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III
: Rekomendasi
Bab IV
: Ruang Lingkup Audit
Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan,
dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang
berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima
kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik &
Management Consultant Rawiatmaja
Tn. Pram Sanjaya dan Rekan
1
BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG
PT. Serat Sutra (selanjutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jl. CR No. 7
Medan, didirikan tanggal 13 April 1995 oleh para pendiri yang terdiri atas:
1. Ny. Shri Utami
2. Tn. Hendro Sukantja
3. Ny. Trini Ray
PT. Serat Sutra bergerak dibidang produksi industri tekstil. Tujuan produksi
adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil memenuhi
kebutuhan persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat
minim untuk menjaga stabilitas keuangannya. Perusahaan menghasilkan beberapa
jenis kain dengan bahan sadar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagian
masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersdia cukup dalam negeri.
Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra
adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu
pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi
kebutuhan pasar dalam negeri.
Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan
kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra
dan 4.750 meter kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi
yang dimiliki perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh. Produksi
disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi
pengolahan bahan yang tersedia. Susunan direksi perusahaan adalah sebagai
berikut:
Direktur Utama
: Ny. Shri Utami
Direktur Akuntansi dan Keuangan
: Ny. Trini Ray
Direktur Pemasaran
: Tn. Hendro Sukantja
2
BAB II
KESIMPULAN AUDIT
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami
lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. KONDISI :
a. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk
produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat,
sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan
penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku
sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi
hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan
untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal pengiriman yang
ditetapkan.
b. Karena
proses
produksi
harus
terus
berjalan,
supervisor
memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang
bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya
diproses, yang menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan ratarata sampai 15% untuk produk nonsutra.
c. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal
penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin
dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang berakibat
terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.
d. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari
pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam
jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang menyebabkan tertundanya
pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap
pesanan.
e. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak
disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan, yang
3
menyebabkan terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam
seminggu.
2. KRITERIA :
a. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara
ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal
produksi setiap jenis produk.
b. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
1. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi
setiap bulan untuk setiap jenis barang,
2. Biaya penyetelan (setup) mesin,
3. Upah lembur, dan Pengangguran sumber daya.
c. Jadwala produksi harus terintegrasi dengan :
1. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan
siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.
2. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap
untuk dioperasikan.
3. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja
sejak pesanan diterima.
d. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan
kapasitas produksi.
e. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang
lain.
f. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal
produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan
pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman
yang telah terjadwal.
3. PENYEBAB :
1. Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan
2. Saat beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi sering
belum siap karena masih diperbaiki
4
3. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk
melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan)
permintaan dari pelanggan.
4.
Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian
produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk
mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
4. AKIBAT :
1. Laba menurun selama 2 tahun terakhir secara signifikan
2.
Pengiriman barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk setiap
pesanan
3. Proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu
4. Terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur
Tengah menunda pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan
memenuhi pesanan berikutnya.
5. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang
dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal
pesanan yang telah ditetapkan.
6. Pasar dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume
penjualan tahun lalu yang mencapai 525 miliar.
7. PEJABAT YANG BERTANGGUNG JAWAB:
Direktur Utama dan Manajer Produksi
5
BAB III
REKOMENDASI
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus
menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat
dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak
memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan
jadwal jika ada tambahan (perubahan) pesanan dari pelanggan
2. Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan
pemeliharaan fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian
program
3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu
tepat dengan jadwal penggunaannya
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi
sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk
memperbaiki kelemahan tersebut.
REKOMENDASI :
1. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal
produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan
pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang
telah terjadwal.
2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan
rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman
barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
3. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check)
program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan
fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
6
4. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan
jadwal penggunaannya
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada
pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami
mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Keterlambatan Produksi.
7
BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan
hanya meliputi masalah Keterlambatan Produksi PT. Serat Sutra untuk periode
tahun 2011/2012. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem
pengendalian manajemen proses produksi, personalia yang bertugas dalam proses
produksi, dan aktivitas proses produksi yang dilaksanakan.
8