Shoffin Nahwa Utama, S.Kom., M.T

  Pengembangan Sistem Informasi Oleh : Shoffin Nahwa Utama, S.Kom., M.T

  Materi Pertemuan 3

   Keluhan dari langganan  Pengiriman barang yang selalu terlambat  Pembayaran gaji yang terlambat  Laporan yang tidak tepat waktu  Isi Laporan yang sering salah  Tanggung jawab yang tidak jelas  Waktu kerja yang berlebihan  Kehilangan kesempatan kompetisi pasar  Kesalahan-kesalahan menual yang terlalu tinggi  File-file yang kurang teratur  Peramalan penjualan dan produksi yang kurang tepat  dll

  Indikator Perubahan sistem

• Indikator perlunya perubahan sistem lama ke sistem yang baru:

  PERLUNYA SISTEM BERKEMBANGAN Pengembangan Sistem :

  Sistem Baru

• Memperbaiki Sistem yang
• Lama

  1. Adanya Permasalahan Ketidak beresan Pertumbuhan Organisasi

  Mengapa .... Sistem Berkembang ?

2. Untuk Meraih Kesempatan

  Metodologi Siklus Hidup Sistem

• •Andaikan CEO dimana Anda bekerja meminta Anda

  

untuk mencari suatu web-enabled atau software untuk

mendapatkan informasi untuk dan dari salespeople dalam

perusahaan Anda. Bagaimana Anda akan memulainya?

• •Oleh karena itu terjadi proses penyelesaian masalah

  

yang disebut dengan pendekatan sistem, Jika pendekatan

sistem untuk menyelesaikan masalah dikenakan pada

pembangunan dari pada penyelesain SI pada masalah

bisnis, maka disebut dengan Information Systems development atau Application development lanjutan Selidiki apakah betul-2 ada problem, apakah perlu analisis dan penelitian? Describe and analyse existing system problem Specify solution obyective Decribe potential solutions Evaluates various solutions Feasibility Logical design (

  What is to be done) Physical design (

  How to do it, with specification of report layouts, file types, and H/W, etc) Contoh Membangun Program

Program : satu set instruksi dalam bahasa komputer yang

• akan dijalankan komputer dalam memproses data.

  

Programming : proses pembuatan suatu program komputer

• Langkah :
• 1. Definisikan masalah

  2. Perancangan program

  3. Penulisan program

  4. Pengujian program

  5. Dokumentasi dan perawatan program

  Tim Pembangun

• System analist
• System Designer
• Computer programmers
• Programmer/Analist
• Chief Information Officer (CIO)
• System Integrator

Metodologi Siklus Hidup Sistem

Pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah mengguna kan

suatu orientasi sistem untuk mendefinisikan dan peluang dan

membangun penyelesaiannya Mempelajari suatu masalah dan

memformulasikan suatu penye lesaian melibatkan aktivitas

terinterrelasi sebagai berikut :

  

1. Mengenali dan mendefinisikan suatu masalah dan peluang

menggunakan systems thinking.

  

2. Membangun dan mengevaluasi alternativ-alternativ penyele

saian sistem (alternative systems solution)

  

3. Pilih solusi sistem terbaik yang sesuai dengan keperluan

Anda

  4. Rancang Solusi sistem terpilih

  

5. Implemenkan dan evaluasi keberhasilan dari sistem teran

cang.

  Metodologi Siklus Hidup Sistem

Metodologi : suatu cara yang disarankan dan dapat dipertanggung

  jawabkan secara akademis untuk melakukan suatu hal

  Siklus Hidup Sistem : penerapan pendekatan sistem untuk penge

  mbangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer (disebut juga dengan pendekatan air terjun)

  Tahap-tahap Siklus Hidup :

  1. Perencanaan

  2. Analisis

  3. Rancangan

  4. Penerapan System Development Life Cycle/(SDLC) dari James O’Brien

  1. Mengidentifikasi sistem a.Identifikasi masalah. *Keuntungan *Kelayakan : Operasional, Ekonomis, dan Teknis b.Penetuan kebutuhan . * Kecepatan dalam proses *Kemajuan dalam bisnis

  2. Merancang sistem a.Perancangan konseptual b.Perancangan rinci

  3. Membuat sistem

   a. Pengadaan h/w, s/w, dan jasa

   b. Pemrograman

   c. Pengujian/testing

• Cont…

  SDLC

  4. Implementation a.Pelatihan user

b.Penyiapan tempat.

c.Konversi sistem *Direct cut over *Phased

• *Parallel systems

• *Pilot

  5. Perawatan Sistem a.Audit b.Evalusi rutin

  Systems Systems

  Requirements Requirements

  Gb.1. Waterfall Systems Software Development Life Cycle Requirements

  Analysis Setiap successive

• Program Design

  phase hanya dapat dimulai bila: Coding phase

• sebelumnya telah

  Testing selesai formal decision

• has been made

STRUKTUR ORGANISASI

  GENERAL MANAGER SEKRETARIS

  WAKIL GENERAL MANAGER

  MANAGER HRD MANAGER ADM KEU MANAGER PRODUKSI Sistem Informasi Penggajian karyawan harian

  Bagian Personalia

  Laporan absensi Daftar Rencana gaji

  Gaji SIstem

  Bagian Pegawai

  Penggajian Keuangan

  persetujuan DFD sistem penggajian

  Proses Absensi

  1.0 Laporan

  absensi

  absen pegawai Proses

  Buat Gaji

  2.0 Proses Bayar

  3.0 Data absensi

  Data pegawai Data absensi Data gaji Bayar gaji

  Rancangan Menu Utama

  SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN SETUP FILE DATA PEGAWAI ABSENSI LAPORAN

• SETUP DATA GAJI

  Laporan data pegawai _• Per golongan

• _• Per dept _• Laporan absensi _• Rekap absen total _• Rekap absen dept _• Laporan daftar gaji
• _• Rekap gaji bulanan _• Rekap gaji harian
• Input Data pegawai
• Input data absensi
• SETUP DATA DEPT
• Edit data pegawai
• Edit data absensi
• UTILITY DATA
• Hapus data pegawai
• Hapus data absensi ^•
• EXIT

  

Rancangan Input

FORMULIR INPUT DATA KARYAWAN No. Induk : xxxxxxxx

Nama : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Jabatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kode Dept : xxxxxxxxx Tempat Lahir : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tgl.Lahir : dd-mm-yyyy

Alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kode Pos : xxxxx _{1. Islam 1. A 4. Hindu 4. O 3. Kristen Khatolik 3. AB} Agama : x Golongan Darah : x _{5. Budha 2. Kristen Protestan 2. B}

  1. Nikah _{3. Janda / Duda 2. Belum Nikah} Status : X Jumlah anak : X Top End Add Edit

  Prev Next Query Print Exit

  Rancangan Input

   INPUT DATA ABSENSI No. Absensi : xxxxxxxx No. Induk : xxxxxxxx Tanggal : dd-mm-yyyy Bulan : xxxxxxxxxxx Absensi : 9 Jam masuk : hh:mm:ss Jam keluar : hh:mm:ss Keterangan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Top End Add Edit

  Prev Next Query Print Exit

PERANGKAT SISTEM INFORMASI

  1. HARDWARE : komputer, printer, dan teknologi jaringan

  2. SOFTWARE

  

a. OPERATING SYSTEM : Windows, Linux, Novell Netware, dll

  b. APLIKASI : Ms.Office, GL, Corel Draw, dll c. UTILITY : anti virus, Norton Utility, Disk Doctor, dll.

  d. BAHASA PEMROGRAMAN : V.Foxpro, C++, Pascal, dll.

3. BRAINWARE :

  a. CLERICAL PERSONNEL

  b. FIRST LEVEL MANAGER

  c. STAFF SPECIALIST

  d. MANAGEMENT 4. DATA : dokumen bukti transaksi, nota, kuitansi, dsb.

5. PROSEDUR : Manual book, prosedur sistem pengendalian intern

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

  OPERATOR PERENCANAAN STRATEGIS, KEBIJAKAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERENCANAAN TAKTIS DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

  PERENCANAAN, PENGAWASAN OPERASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT LOW MANAGEMENT

  PEMROSESAN TRAN- SAKSI DAN RESPON PERMINTAAN

HUMAN ERROR

  Metode pengumpulan dan pengukuran data yang

• tidak tepat. Operator sistem tidak mengikuti prosedur
• pengolahan yang benar. Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Salah Pemeriksaan atau pencatatan.
• Salah dalam menggunakan dokumen induk / file
• induk. Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
>Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

ANALISIS SISTEM INFORMASI

  

1. Mengenali adanya elemen sistem pengolahan data  hardware / software /

brainware / data / prosedur.

   Mengenali elemen pengolahan data melalui sarananya  Mengenali elemen pengolahan data melalui contoh dokumen

  2. Melihat Interaksi antar manusianya dalam organisasi :

• – Interaksi atasan menugasi bawahan
• – Interaksi bawahan melapor ke atasan
• – Interaksi anatar manusia dalam rapat
• – Interaksi antar sistem pengolahan data

  3. Melihat aliran dokumennya  Flow of Dokumen (FOD)

  4. Melihat interaksi antara manusia dan media pelaksana sistem pengolahan datanya.

• – Analisis tugas  misal : kemampuan menghitung manusia X kemampuan menghitung kalkulator

• – Sintesis tugas  misal : interaksi kasir dengan cash register : pencarian nama

  barang dan harga satuan, hitung jumlah barang dikalikan harga satuan, hitung total pembelian, hitung kembalian jika sudah input nilai uang tunai, cetak bukti pembayaran 5. Menganalisis dokumen job description.

  

Model Hirarki manajemen

_{TOP Management Strategis rangkuman Jangka panjang (5– Visi, misi, strategis Neraca keuangan,} Lapisan Karakteristik Jangkauan Waktu Pengendalian Contoh _{Manajemen Informasi 10 tahun) perusahaan perkembangan luar tantangan dari peluang dan dengan} dibandingkan perusahaan

Middle Management Taktis Rekapitulasi, check- Jangka menengah Kinerja organisasi General ledger, tabel

_{list, verifikasi (bulanan s/d 1 dibandingkan pendapatan, tahun) dengan visi, check-list perusahaan, misi strategis instalasi First Line Operasional Transaksi, Jangka pendek Aktivitas / proses, Formulir success factor} dan critical

Management pencatatan (harian, transaksi pendaftaran,

_{mingguan) dibandingkan kuitansi (bukti organisasi acara, formulir dengan kinerja bayar), berita pencatatan,} laporan lembur

  

Sistem Informasi Penyewaan Video

Input Proses Output _

  Data pelanggan _ Data pemasok _ Detil penyewaan video _ Detil pengembalian _ video Faktur pembelian ^

Bukti pengembalian video

_ Daftar order video _ Daftar pelanggan _ Daftar video _

Laporan penyewaan video

_ Laporan pengembalian _ video

Laporan pembelian video

_ Rekapitulasi penyewaan video ^ Data pelanggan _ Data pemasok _ Transaksi penyewaan _ video Transaksi pengembalian _ video Transaksi pembelian _ video Pencetakan laporan

  Sistem Informasi Hotel

• Elemen Sistem Pengolahan Data :
• – Cash register di karis hotel dan kasir restoran
• – Buku pencatatan check-in dan check-out tamu hotel
• – Papan penggantung kunci kamar hotel
• – Formulir isian laundry
• Interaksi antar manusia :
• – Tamu melakukan check-in ke resepsionis
• – Tamu melakukan check-out ke resepsionis
• – Tamu menelepon pesanan makanan dan minuman ke restoran
• Aliran dokumen :
• – Perjalanan formulir pesanan laundry dari kamar tamu melalui hause- keeping sampai ke meja resepsionis atau kasir hotel
• Interaksi manusia dengan sistem pengolahan data :
• – Penulisan pencatatan check-in dan check-out tamu ke dalam buku tamu
• – Kasir-cash register
• –

  Pengisian formulir laundry oleh tamu atau petugas house –keeping

• – Pengisian laporan alokasi kamar tamu (status hunian) berdasarkan status kunci pada papan penggantungnya
• Job Description / struktur organisasi :
• – Dokumen / diagram prosedur check-in dan check-out
• – Struktur organisasi hotel

  Sistem Informasi Apotik

  Elemen Sistem Pengolahan Data :

• Cash register di kasir
• – Buku pencatatan resep dokter yang dilayani
• – Interaksi antar manusia :
• Pemberitahuan kepada apoteker adanya resep dokter yang perlu
• – diverifikasi
• Perjalanan resep dokter dari pembeli ke petugas kasir ke apoteker

  Aliran dokumen :

• – sampai pemberian obat
• Interaksi manusia dengan sistem pengolahan data :
• – Kasir-cash register

  Penulisan pencatatan resep ke dalam buku transaksi harian

• – Pembaharuan catatan stok obat, karena adanya transaksi pembelian
• – obat

  Job Description / struktur organisasi :

• Dokumen / diagram prosedur penjualan obat dengan resep
• – Dokumen / diagram prosedur penjualan obat bebas
• – Dokumen / diagram prosedur pengelolaan persediaan obat
>– Struktur organisasi apotik
• –

  Contoh : Sistem Informasi di Apotik Hasil survey :

  1. Data : - catatan persediaan obat

• daftar nama dan harga obat
• klasifikasi jenis obat

  2. Informasi : - laporan persediaan obat bulanan

• laporan penjualan obat mingguan
• laporan pembelian obat bulanan

  

3. Pengetahuan : - prosedur mengelola persediaan obat

• tata cara pemnjualan obat bebas
• prosedur penjualan obat dengan resep

  Contoh : Sistem Informasi di Hotel Hasil survey :

  1. Data : - daftar kamar hotel dan tarifnya

• klasifikasi kamar hotel
• data tamu yang sedang menginap hotel

  2. Informasi : - laporan hunian tamu bulanan

• laporan aktifitas bagian linen-laundry
• laporan restoran, bar-beverage
• daftar acara hotel

  3. Pengetahuan : - tata tertib tamu hotel

• daerah kunjungan wisata
• daftar menu special restoran
Top Management Middle Management

CHART OF ORGANIZATION

  Lower Management STAFF ASSISTANTS PRESIDENTS EXECUTIVE COMMITTEE

EXECUTIVE VICE PRESIDENT

  Vice President Vice President Vice President Vice President Vice President & Vice President Vice President

  INFO. SYSTEMS ADMINISTRATION MARKETING PRODUCTION COMPTROLLER & TREASURER ENGINEERING

  Director Director Director Manager Manager Manager Database Director PROMOTION SALES CUSTOMER COST FINANCIAL FINANCIAL Administrator E D P

SALES ACCOUNTING ACCOUNTING ANALYSIS

  Manager Manager Manager OPERATIONS SYSTEMS DATA INPUT Supervisor Supervisor Supervisor Manager Manager Manager

  TAX GENERAL REGULATORY PRODUCT A PRODUCT B PRODUCT C ACCOUNTING ACCOUNTING ACCOUNTING Supervisor Supervisor Supervisor SYSTEM PROGRAMM- DOCUMENT-

  ANALYSIS

ING ATION

  

Head Head Head

Supervisor Supervisor Supervisor ACCOUNT GENERAL PAYROLL

  RECEIVABLE LEDGER REGION 1 REGION 1 REGION 1 Head Head