Peranan IT dalam bisnis dalam
Peran IT dalam
transformasi model
bisnis
Sebuah teori dan penerapannya
Raynaldo 0731501017
Ratno 0731501016
Tommy 0731501020
Vandy 0731501021
Vicitta 0731501022
Yorita 0731501023
Dasar Teori
1 . Pendahuluan
Saat ini dimana saja, sulit untuk menghindari dari
informasi atau
tulisan tentang teknologi informasi (TI)
dan Internet. Hal ini tidak saja terjadi di negara Amerika
sana, akan tetapi di Indonesia juga.
Surat kabar dan
majalah dipenuhi dengan cerita sukes dan gagal dari
individu atau perusahaan yang merangkul TI dan
Internet. Teknologi informasi adalah sama dengan
teknologi lainnya, hanya informasi merupakan
komoditas yang diolah dengan teknologi tersebut. Dalam
hal ini, teknologi mengandung konotasi memiliki nilai
ekonomi. Teknologi pengolah informasi ini memang
memiliki nilai jual, seperti contohnya teknologi
database, dan security.
Dasar Teori
Hubungan IT dengan bisnis terutama dengan
sistem manajemennya
O’Brien (1999) mendefinisikan sistem informasi manajemen
sebagai sekelompok orang, prosedur, dan sumberdaya yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarluaskan informasi
dalam suatu organisasi. Sumberdaya tersebut terdiri atas
sumberdaya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software), sumberdaya data, dan jaringan (network).
Salah satu kategori dari sistem informasi yang secara umum
diaplikasikan didalam kegiatan bisnis adalah sistem informasi
manajemen berbasis web, atau yang lazim dikenal dengan istilah
internet.
Dasar Teori
Menurut Rosen (2000), internet merupakan
suatu jaringan global yang terbentuk dari
jaringan kecil, berhubungan dengan jutaan
komputer di dunia dan terhubung dengan
infrastruktur telekomunikasi. Bertolak dari
definisi tersebut, maka keberadaan internet
dalam dunia bisnis khususnya dalam rangka
menyambut era perdagangan bebas menjadi
sangat penting.
Dasar Teori
Semakin pentingnya peran it dalam
dunia bisnis
Sistem informasi manajemen dan berbagai
bentuk pengembangannya menjadi semakin
penting. Oleh karena itu, sistem informasi
manajemen harus mampu menciptakan
aksesibilitas, akurasi, validasi, dan generalisasi
informasi dalam rangka mendukung peningkatan
daya saing bisnis yang bersangkutan (Mc. Leod,
1995).
Dasar Teori
Namun demikian, pengembangan sistem informasi
manajemen yang optimal tidaklah mudah, karena arah
pengembangan tersebut harus searah dengan
kebutuhan bisnis sebuah organisasi secara global, tanpa
mengesampingkan faktor eksternal maupun faktor
internal organisasi, serta kondisi persaingan dengan
para kompetitornya. Hal tersebut senada dengan yang
diungkapkan oleh Schiefer dan Fritz (2003) bahwa fokus
dari sistem informasi manajemen dalam kegiatan bisnis
adalah menyediakan informasi manajerial yang
berkaitan erat dengan faktor-faktor keberhasilan kritis
(critical success factors) organisasi, baik ditinjau dari
aspek internal, maupun eksternal dalam rangka
pengembangan bisnis di pasar global
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi
dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau
dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah
perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.
Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi
adalah diterapkannya transaksi perbankan lewat internet
atau dikenal dengan Internet Banking. Beberapa transaksi
yang dapat dilakukan melalui Internet Banking antara lain
transfer uang, pengecekan saldo,pemindahbukuan,
pembayaran tagihan, dan informasi rekening.
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomi,
mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan
finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini
hadir di semua industri global, di mana perusahaan
multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna
bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang
cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan
terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat
memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal,
perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk
mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
Pada
ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh
pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi
mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi
yang dapat membantu proses bisnis yang ada.
Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai
dibangun dan secara konstan diminta untuk
mengembangkan suatu layanan, mengembangkan
suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis
berbasis teknologi informasi.
Teknologi Informasi dalam meningkatkan
keunggulan Kompetitif
Perusahaan di masa era informasi adalah masa transformasi yang
revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi
financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus
menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era
informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab
tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi tantangan
perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk
outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait
dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence
atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan
pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai
mitra bisnis yang memiliki core business di bidang tersebut,
terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal
Komunikasi Bisnis melalui Teknologi Informasi dan
Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya
pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.
Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan
suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi
yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua
informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana
bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui
Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).
Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data
dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan,
pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.
Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis
Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan
dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang
disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku
bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi
dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.
Internet sebagai media Komunikasi Bisnis
Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang
mempunyai akses ke internet.
1. Informasi untuk kehidupan pribadi : kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan
pribadi, rohani, sosial.
2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja : sains, teknologi, perdagangan,
saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum
komunikasi.
Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak
perusahaan dewasa ini menggunakan situs web untuk mengiklankan produk,
menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima
karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan
kelompok terpilih (pilihan).Salah satu penggunaan internet sebagai media
komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana
internet yang bisa menyajikan tulisan.
E-Commerce/Pandangan dalam Komunikasi
Bisnis
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang
dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan
dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang
digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk
perdagangan terbaru yang kian memudahkan
penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum,
e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk
transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa
dengan menggunakan media elektronik. Di dalam ecommerce, para pihak yang melakukan kegiatan
perdagangan /perniagaan hanya berhubungan melalui
suatu jaringan publik (public network) yang dalam
perkembangan terakhir menggunakan media internet.
Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe
aplikasi, yaitu :
a) Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang
menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk
melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah
segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan
berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian
lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi
yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan
pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk
yang ditawarkan.
b) Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk
mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular
yang berulang dalam jumlah besar antara organisasiorganisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh
International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai
“transfer data terstruktur dengan format standard yang telah
disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke
sistem komputer lain dengan menggunakan media
elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya
digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan
transaksi bisnis dengan para supplier mereka. EDI memiliki
standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga
organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara
langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang
lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga
terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja
dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
c) Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang
berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas
perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam
penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di
internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana
barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah
uang ditransfer ke rekening penjual.
Advantages of Information
Technology in Business
Increases production and saves time : Business
use technology to automate tasks.
eg: automated temperature censors used in
bakery
Improves communication through communication
technology : movement of information with in an
organization or business has become easily
eg: email, fax, mobile phone use for information
movement
Advantages of Information
Technology in Business
Improves data storage and file management :
Business use cloud hosting services to store
and backup business data
eg: hosting services make employee can
access data easily
Improves financial management : Business
owners can easily balance their books
eg: zahir, myob, SAP
Advantages of Information
Technology in Business
Cuts costs of operation and increases on ROI :
communication technology and social
technology have made business promotion
and product launch affordable
eg: put ad in social media relatively cheaper
and more effective than to put in television or
newpaper
Advantages of Information
Technology in Business
Improves business to consumer relationship :
business have embraced the social technology
to interact with their consumers and fans
eg: business can use internet to inform about
great deals and discount
Improves on business competitive advantage :
companies have used technology to gain
competitive advantage over their competitors
IT DALAM MODEL BISNIS
• Teknologi Informasi
Integration of Tools & Method
Menjaring / menangkap
data (Capture data)
Menyimpan data (Swing)
Mengolah (Process)
Mengirim (Distribute)
Menyajikan (Deliver)
USERS
Business Model Transformation
Business model transformation is never ending; it is a continuous journey of
discovery, not a destination.
Case I:
IT sebagai
pilar kemajuan
Trakindo
Utama
Trakindo Utama
Innovation Drive
2010
Customer Solution
Drive
2005 - 2010
Process Oriented
Drive
2000-2005
2. Extended System menunjang
management
dashboards serta
kemampuan analytics
maupun proses inovasi
3. Supporting System
- mendukung knowledge
management, sarana
kolaborasi (forum), dan
produktivitas seperti
sarana video conference
dengan cabang dan
sites, dsb.
1. Balance score card
2. BIG INVESTMENT IN I&T
1. Komersial
2. Customer
3. Proses Internal
4. Learning & growth
(6 sigma black belts, master black belts)
1. Main Business
System - mengadopsi
SAP
1. Accenture Global
2. R&D Department
Case II:
Integrated
Part
Procurement
Control
System
(TMMIN)
TMMIN Business Model Canvas
RESHAPE
WITH IT!
Manufacturing
R&D
Freight
Administration
INTEGRATED PART PROCUREMENT
CONTROL SYSTEM
TMMIN Business Process
Production
Planning
Part
Forecasting
Procurement Logistic
Financial
Integrated Part Procurement System
Secure Network
Two way communication between
TMMIN and supplier & Log Partner
Supplier
Supplier
Logistic
Partner
Supplier
System Improvement
< Current System>
ISSUE:
There are many systems & platforms which cause in-consistency and duplicate effort to input data on different systems
Some functions done manually (e.g. Order approval, capacity feedback, logistic control, etc.)
LPOS
AS400
Forecast
PCD
Daily order data
PORTAL
Global System
Windows
2000
Existing
Portal
Ordering
PCD, PuD, PAD
end of support
Supplier
NKBS
Windows
2000
Windows
XP
Unix
AS400
Receiving
PAD
end of support
GR slips
Truck Arrival System
end of support
Delivery
PAD
ICS, SAP
Invoicing & Payment
FD
Delivery docs
Forecast
< CURRENT >
Lead Time &
Man Hour Issue
PCD TMMIN
Receive forecast data consolidate data
< TO BE >
Forecast sent
by email
Forecast received
by email
Supplier
download data
Master data check
Integrated Part Procurement Control System
•
•
Receive forecast data
No
•
Forecast data
Production Planning •
Supplier Feeback
Master Data
PCD TMMIN
Improvement
Supplier download
and update status
Benefit
1
Share forecast data via web
portal
Ensure all data received by Supplier on time
2
Online status tracking
Actual status confirmation from Supplier
3
Supplier feeback
Able to analyze Supplier capacity more advance
4
Master data completeness check
Early detection of incompleteness master data for
receiving
Ordering
< CURRENT >
Lead Time &
Man Hour Issue
Order data
PUD manual
approval
Send Hardcopy
PO to Supplier
Receive Hardcopy
PO by Supplier
Supplier store
hardcopy
< TO BE >
Integrated Part Procurement Control System
•
•
Order data
No
Monthly Order •
•
Daily Order
Emergency Order
Component Part Order
Online PO Approval
Improvement
Supplier retrieve
PO data
Benefit
1
Purchase order online workflow
approval
Shortening lead time administration process
2
Share purchase order via web
portal
Reduce paper usage and Supplier get information
quicker
3
Online order status tracking
Actual order with notification base on standard
lead time
Delivery
< CURRENT >
TLMS + e-Kanban
DCL Data
PCD PIC print DCL
Part overflow
Give DCL
Hardcopy to LP
LP deliver goods
Offline
LP Offline Truck
arrival scan
LP Create delivery
summary manually
< TO BE >
TLMS + e-Kanban
DCL Data
(Delivery control list)
Integrated Part
Procurement
Control System
Online
LP get
DCL data
LP deliver goods
LP Online Truck
arrival scan
LP Retrieve delivery
summary
No
Improvement
Benefit
1
Share Delivery Control List Data via
Portal
Reduce paper and man hour on printing process
2
Online truck arrival status
Actual Logistic Partner performance
3
Delivery summary by System
Payment base on exact actual delivery
4
Truck capacity calculation
Efficiency truck and*) minimize
blow out
LP: Logistic Partner
possibility
DCL: Delivery Control List
Receiving
< CURRENT >
Unloading
Scan Manifest
Manual part missing
and damage recording
Post GR
data
Print GR Slip
GR manual Ready to giveSupplier Collect
to Supplier
approval
GR Slip
< TO BE >
Unloading
Scan Manifest
Part missing and
damage recording
+ Follow up
Post GR
data
GR approval by
system
Integrated Part
Procurement
Control System
Supplier GR
status inquiry
No
Improvement
Benefit
1
Part missing & damage recorded by
system
Increase stock accuracy and record supplier
performance
2
Goods receipt approval by system
Reduce paper and man hour for printing GR slip
3
Share goods receipt status via
Portal
Actual goods receipt status
Increase efficiency on handling goods receipt
problem
*) GR: Goods Receipt
Invoicing & Payment
r
plie
Sup C
PI
< CURRENT > Logistic Invoice Verification
N
I
TMM
PIC
IN
TMM
PIC
Download &
Supplier Fill
send GR data invoice no & qty
Send softcopy & Receive & register
HC to TMMIN Invoice by counter
< TO BE > Logistic Invoice Verification
IN
TMM
PIC
No
Invoice submission to
TMMIN
Improvement
Invoice data
Post
invoice
Payment process
& status
confirmation
r
pl i e
Sup C
PI
IN
TMM
PIC
r
plie
Sup C
PI
Online invoice
verification by
Supplier
Invoice
reconcile &
verification
Invoice
data
Post invoice
Integrated Part
Procurement
Control System
Payment
process &
status
Benefit
1
Online goods receipt summary
Eliminate goods receipt data sending process
2
Online invoicing process
Increase accuracy data base actual goods receipt
3
Online balance confirmation
More efficient process on reconcile TMMIN
Supplier Database
< CURRENT >
< TO BE >
ONE DATABASE IN
SUPPLIER COMMUNICATION PORTAL
Supplier email
forecast
Communication
Channel
Supplier
Performance
SEPARATED INFORMATION IN EACH DATA OR PIC
Supplier
Profile
No
Supplier
Capacity
New Supplier
Improvement
Supplier email Communication
forecast
Channel
Supplier
Profile
Supplier
Capacity
Supplier
Performance
New Supplier
Benefit
1
Integrated Supplier
performance
Supplier performance report base on actual business
process data
2
Communication channel
Clear window communication to each Supplier
3
Supplier profile and capacity
Information on each Supplier capacity to produce goods
4
Supplier self input
Data is belong to Supplier to update
Case III:
Electronic Voucher Integrated System
(TMMIN)
2/12
Background
x2
or more
Business Growth
Company Transaction
Multiplied
Work Overload (Muri)
Inefficient Manual
Processes
Easy to
make mistakes
3/12
Objectives
Objectives
1To
increase efficiency (reduce man hours)
2To
facilitate effective & efficient approval decision
3To
facilitate document tracking
5/12
Improvement
BEFORE
User
3
Finance
2
1
…
1
2
PV / RV
Creation
2
Payment
4
Verification & Approval
(8 – 11 steps)
Administration
(re-entry data)
Filing
Room
No data validation on
creation process
continuing defect
Muda transfer document
Muda re-entry data
3
Long Approval L/T
Potential loss of documents
4
Difficult tracking & audit
method
AFTER
Hardcopy &
Softcopy
Verification
ELVIS
FILING
ROOM
Scanned
Attachment
Valid data from creation
1 process (jidoka)
2
transfer document &
2 Eliminate
re-entry data
3
3
4
1
Shorten Approval L/T
(anywhere & anytime approval)
Online data recording
History for tracking & audit is
Verification & Approval
PV / RV Creation (Distributed by System)
Administration
verify only
4 available
Payment
11/12
SAMPLE: ELVIS Approval Screen
Notice
Two way communication
for confirmation
3
Approve
If all check items is
OK
1
2
Reject
If related PV / RV data
is not proper
(necessity & amount)
See Attachment
(proposal, evidence,
invoice, etc)
4
THE END OF PRESENTATION
transformasi model
bisnis
Sebuah teori dan penerapannya
Raynaldo 0731501017
Ratno 0731501016
Tommy 0731501020
Vandy 0731501021
Vicitta 0731501022
Yorita 0731501023
Dasar Teori
1 . Pendahuluan
Saat ini dimana saja, sulit untuk menghindari dari
informasi atau
tulisan tentang teknologi informasi (TI)
dan Internet. Hal ini tidak saja terjadi di negara Amerika
sana, akan tetapi di Indonesia juga.
Surat kabar dan
majalah dipenuhi dengan cerita sukes dan gagal dari
individu atau perusahaan yang merangkul TI dan
Internet. Teknologi informasi adalah sama dengan
teknologi lainnya, hanya informasi merupakan
komoditas yang diolah dengan teknologi tersebut. Dalam
hal ini, teknologi mengandung konotasi memiliki nilai
ekonomi. Teknologi pengolah informasi ini memang
memiliki nilai jual, seperti contohnya teknologi
database, dan security.
Dasar Teori
Hubungan IT dengan bisnis terutama dengan
sistem manajemennya
O’Brien (1999) mendefinisikan sistem informasi manajemen
sebagai sekelompok orang, prosedur, dan sumberdaya yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarluaskan informasi
dalam suatu organisasi. Sumberdaya tersebut terdiri atas
sumberdaya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software), sumberdaya data, dan jaringan (network).
Salah satu kategori dari sistem informasi yang secara umum
diaplikasikan didalam kegiatan bisnis adalah sistem informasi
manajemen berbasis web, atau yang lazim dikenal dengan istilah
internet.
Dasar Teori
Menurut Rosen (2000), internet merupakan
suatu jaringan global yang terbentuk dari
jaringan kecil, berhubungan dengan jutaan
komputer di dunia dan terhubung dengan
infrastruktur telekomunikasi. Bertolak dari
definisi tersebut, maka keberadaan internet
dalam dunia bisnis khususnya dalam rangka
menyambut era perdagangan bebas menjadi
sangat penting.
Dasar Teori
Semakin pentingnya peran it dalam
dunia bisnis
Sistem informasi manajemen dan berbagai
bentuk pengembangannya menjadi semakin
penting. Oleh karena itu, sistem informasi
manajemen harus mampu menciptakan
aksesibilitas, akurasi, validasi, dan generalisasi
informasi dalam rangka mendukung peningkatan
daya saing bisnis yang bersangkutan (Mc. Leod,
1995).
Dasar Teori
Namun demikian, pengembangan sistem informasi
manajemen yang optimal tidaklah mudah, karena arah
pengembangan tersebut harus searah dengan
kebutuhan bisnis sebuah organisasi secara global, tanpa
mengesampingkan faktor eksternal maupun faktor
internal organisasi, serta kondisi persaingan dengan
para kompetitornya. Hal tersebut senada dengan yang
diungkapkan oleh Schiefer dan Fritz (2003) bahwa fokus
dari sistem informasi manajemen dalam kegiatan bisnis
adalah menyediakan informasi manajerial yang
berkaitan erat dengan faktor-faktor keberhasilan kritis
(critical success factors) organisasi, baik ditinjau dari
aspek internal, maupun eksternal dalam rangka
pengembangan bisnis di pasar global
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi
dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau
dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah
perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.
Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi
adalah diterapkannya transaksi perbankan lewat internet
atau dikenal dengan Internet Banking. Beberapa transaksi
yang dapat dilakukan melalui Internet Banking antara lain
transfer uang, pengecekan saldo,pemindahbukuan,
pembayaran tagihan, dan informasi rekening.
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomi,
mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan
finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini
hadir di semua industri global, di mana perusahaan
multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna
bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang
cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan
terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat
memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal,
perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk
mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
Pada
ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh
pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi
mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi
yang dapat membantu proses bisnis yang ada.
Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai
dibangun dan secara konstan diminta untuk
mengembangkan suatu layanan, mengembangkan
suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis
berbasis teknologi informasi.
Teknologi Informasi dalam meningkatkan
keunggulan Kompetitif
Perusahaan di masa era informasi adalah masa transformasi yang
revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi
financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus
menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era
informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab
tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi tantangan
perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk
outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait
dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence
atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan
pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai
mitra bisnis yang memiliki core business di bidang tersebut,
terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal
Komunikasi Bisnis melalui Teknologi Informasi dan
Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya
pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.
Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan
suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi
yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua
informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana
bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui
Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).
Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data
dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan,
pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.
Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis
Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan
dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang
disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku
bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi
dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.
Internet sebagai media Komunikasi Bisnis
Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang
mempunyai akses ke internet.
1. Informasi untuk kehidupan pribadi : kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan
pribadi, rohani, sosial.
2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja : sains, teknologi, perdagangan,
saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum
komunikasi.
Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak
perusahaan dewasa ini menggunakan situs web untuk mengiklankan produk,
menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima
karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan
kelompok terpilih (pilihan).Salah satu penggunaan internet sebagai media
komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana
internet yang bisa menyajikan tulisan.
E-Commerce/Pandangan dalam Komunikasi
Bisnis
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang
dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan
dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang
digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk
perdagangan terbaru yang kian memudahkan
penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum,
e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk
transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa
dengan menggunakan media elektronik. Di dalam ecommerce, para pihak yang melakukan kegiatan
perdagangan /perniagaan hanya berhubungan melalui
suatu jaringan publik (public network) yang dalam
perkembangan terakhir menggunakan media internet.
Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe
aplikasi, yaitu :
a) Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang
menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk
melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah
segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan
berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian
lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi
yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan
pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk
yang ditawarkan.
b) Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk
mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular
yang berulang dalam jumlah besar antara organisasiorganisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh
International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai
“transfer data terstruktur dengan format standard yang telah
disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke
sistem komputer lain dengan menggunakan media
elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya
digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan
transaksi bisnis dengan para supplier mereka. EDI memiliki
standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga
organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara
langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang
lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga
terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja
dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
c) Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang
berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas
perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam
penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di
internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana
barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah
uang ditransfer ke rekening penjual.
Advantages of Information
Technology in Business
Increases production and saves time : Business
use technology to automate tasks.
eg: automated temperature censors used in
bakery
Improves communication through communication
technology : movement of information with in an
organization or business has become easily
eg: email, fax, mobile phone use for information
movement
Advantages of Information
Technology in Business
Improves data storage and file management :
Business use cloud hosting services to store
and backup business data
eg: hosting services make employee can
access data easily
Improves financial management : Business
owners can easily balance their books
eg: zahir, myob, SAP
Advantages of Information
Technology in Business
Cuts costs of operation and increases on ROI :
communication technology and social
technology have made business promotion
and product launch affordable
eg: put ad in social media relatively cheaper
and more effective than to put in television or
newpaper
Advantages of Information
Technology in Business
Improves business to consumer relationship :
business have embraced the social technology
to interact with their consumers and fans
eg: business can use internet to inform about
great deals and discount
Improves on business competitive advantage :
companies have used technology to gain
competitive advantage over their competitors
IT DALAM MODEL BISNIS
• Teknologi Informasi
Integration of Tools & Method
Menjaring / menangkap
data (Capture data)
Menyimpan data (Swing)
Mengolah (Process)
Mengirim (Distribute)
Menyajikan (Deliver)
USERS
Business Model Transformation
Business model transformation is never ending; it is a continuous journey of
discovery, not a destination.
Case I:
IT sebagai
pilar kemajuan
Trakindo
Utama
Trakindo Utama
Innovation Drive
2010
Customer Solution
Drive
2005 - 2010
Process Oriented
Drive
2000-2005
2. Extended System menunjang
management
dashboards serta
kemampuan analytics
maupun proses inovasi
3. Supporting System
- mendukung knowledge
management, sarana
kolaborasi (forum), dan
produktivitas seperti
sarana video conference
dengan cabang dan
sites, dsb.
1. Balance score card
2. BIG INVESTMENT IN I&T
1. Komersial
2. Customer
3. Proses Internal
4. Learning & growth
(6 sigma black belts, master black belts)
1. Main Business
System - mengadopsi
SAP
1. Accenture Global
2. R&D Department
Case II:
Integrated
Part
Procurement
Control
System
(TMMIN)
TMMIN Business Model Canvas
RESHAPE
WITH IT!
Manufacturing
R&D
Freight
Administration
INTEGRATED PART PROCUREMENT
CONTROL SYSTEM
TMMIN Business Process
Production
Planning
Part
Forecasting
Procurement Logistic
Financial
Integrated Part Procurement System
Secure Network
Two way communication between
TMMIN and supplier & Log Partner
Supplier
Supplier
Logistic
Partner
Supplier
System Improvement
< Current System>
ISSUE:
There are many systems & platforms which cause in-consistency and duplicate effort to input data on different systems
Some functions done manually (e.g. Order approval, capacity feedback, logistic control, etc.)
LPOS
AS400
Forecast
PCD
Daily order data
PORTAL
Global System
Windows
2000
Existing
Portal
Ordering
PCD, PuD, PAD
end of support
Supplier
NKBS
Windows
2000
Windows
XP
Unix
AS400
Receiving
PAD
end of support
GR slips
Truck Arrival System
end of support
Delivery
PAD
ICS, SAP
Invoicing & Payment
FD
Delivery docs
Forecast
< CURRENT >
Lead Time &
Man Hour Issue
PCD TMMIN
Receive forecast data consolidate data
< TO BE >
Forecast sent
by email
Forecast received
by email
Supplier
download data
Master data check
Integrated Part Procurement Control System
•
•
Receive forecast data
No
•
Forecast data
Production Planning •
Supplier Feeback
Master Data
PCD TMMIN
Improvement
Supplier download
and update status
Benefit
1
Share forecast data via web
portal
Ensure all data received by Supplier on time
2
Online status tracking
Actual status confirmation from Supplier
3
Supplier feeback
Able to analyze Supplier capacity more advance
4
Master data completeness check
Early detection of incompleteness master data for
receiving
Ordering
< CURRENT >
Lead Time &
Man Hour Issue
Order data
PUD manual
approval
Send Hardcopy
PO to Supplier
Receive Hardcopy
PO by Supplier
Supplier store
hardcopy
< TO BE >
Integrated Part Procurement Control System
•
•
Order data
No
Monthly Order •
•
Daily Order
Emergency Order
Component Part Order
Online PO Approval
Improvement
Supplier retrieve
PO data
Benefit
1
Purchase order online workflow
approval
Shortening lead time administration process
2
Share purchase order via web
portal
Reduce paper usage and Supplier get information
quicker
3
Online order status tracking
Actual order with notification base on standard
lead time
Delivery
< CURRENT >
TLMS + e-Kanban
DCL Data
PCD PIC print DCL
Part overflow
Give DCL
Hardcopy to LP
LP deliver goods
Offline
LP Offline Truck
arrival scan
LP Create delivery
summary manually
< TO BE >
TLMS + e-Kanban
DCL Data
(Delivery control list)
Integrated Part
Procurement
Control System
Online
LP get
DCL data
LP deliver goods
LP Online Truck
arrival scan
LP Retrieve delivery
summary
No
Improvement
Benefit
1
Share Delivery Control List Data via
Portal
Reduce paper and man hour on printing process
2
Online truck arrival status
Actual Logistic Partner performance
3
Delivery summary by System
Payment base on exact actual delivery
4
Truck capacity calculation
Efficiency truck and*) minimize
blow out
LP: Logistic Partner
possibility
DCL: Delivery Control List
Receiving
< CURRENT >
Unloading
Scan Manifest
Manual part missing
and damage recording
Post GR
data
Print GR Slip
GR manual Ready to giveSupplier Collect
to Supplier
approval
GR Slip
< TO BE >
Unloading
Scan Manifest
Part missing and
damage recording
+ Follow up
Post GR
data
GR approval by
system
Integrated Part
Procurement
Control System
Supplier GR
status inquiry
No
Improvement
Benefit
1
Part missing & damage recorded by
system
Increase stock accuracy and record supplier
performance
2
Goods receipt approval by system
Reduce paper and man hour for printing GR slip
3
Share goods receipt status via
Portal
Actual goods receipt status
Increase efficiency on handling goods receipt
problem
*) GR: Goods Receipt
Invoicing & Payment
r
plie
Sup C
PI
< CURRENT > Logistic Invoice Verification
N
I
TMM
PIC
IN
TMM
PIC
Download &
Supplier Fill
send GR data invoice no & qty
Send softcopy & Receive & register
HC to TMMIN Invoice by counter
< TO BE > Logistic Invoice Verification
IN
TMM
PIC
No
Invoice submission to
TMMIN
Improvement
Invoice data
Post
invoice
Payment process
& status
confirmation
r
pl i e
Sup C
PI
IN
TMM
PIC
r
plie
Sup C
PI
Online invoice
verification by
Supplier
Invoice
reconcile &
verification
Invoice
data
Post invoice
Integrated Part
Procurement
Control System
Payment
process &
status
Benefit
1
Online goods receipt summary
Eliminate goods receipt data sending process
2
Online invoicing process
Increase accuracy data base actual goods receipt
3
Online balance confirmation
More efficient process on reconcile TMMIN
Supplier Database
< CURRENT >
< TO BE >
ONE DATABASE IN
SUPPLIER COMMUNICATION PORTAL
Supplier email
forecast
Communication
Channel
Supplier
Performance
SEPARATED INFORMATION IN EACH DATA OR PIC
Supplier
Profile
No
Supplier
Capacity
New Supplier
Improvement
Supplier email Communication
forecast
Channel
Supplier
Profile
Supplier
Capacity
Supplier
Performance
New Supplier
Benefit
1
Integrated Supplier
performance
Supplier performance report base on actual business
process data
2
Communication channel
Clear window communication to each Supplier
3
Supplier profile and capacity
Information on each Supplier capacity to produce goods
4
Supplier self input
Data is belong to Supplier to update
Case III:
Electronic Voucher Integrated System
(TMMIN)
2/12
Background
x2
or more
Business Growth
Company Transaction
Multiplied
Work Overload (Muri)
Inefficient Manual
Processes
Easy to
make mistakes
3/12
Objectives
Objectives
1To
increase efficiency (reduce man hours)
2To
facilitate effective & efficient approval decision
3To
facilitate document tracking
5/12
Improvement
BEFORE
User
3
Finance
2
1
…
1
2
PV / RV
Creation
2
Payment
4
Verification & Approval
(8 – 11 steps)
Administration
(re-entry data)
Filing
Room
No data validation on
creation process
continuing defect
Muda transfer document
Muda re-entry data
3
Long Approval L/T
Potential loss of documents
4
Difficult tracking & audit
method
AFTER
Hardcopy &
Softcopy
Verification
ELVIS
FILING
ROOM
Scanned
Attachment
Valid data from creation
1 process (jidoka)
2
transfer document &
2 Eliminate
re-entry data
3
3
4
1
Shorten Approval L/T
(anywhere & anytime approval)
Online data recording
History for tracking & audit is
Verification & Approval
PV / RV Creation (Distributed by System)
Administration
verify only
4 available
Payment
11/12
SAMPLE: ELVIS Approval Screen
Notice
Two way communication
for confirmation
3
Approve
If all check items is
OK
1
2
Reject
If related PV / RV data
is not proper
(necessity & amount)
See Attachment
(proposal, evidence,
invoice, etc)
4
THE END OF PRESENTATION