Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Keefektifan Pengendalian Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara (USU) di prakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul

  kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November di peringati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

  Pada Tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Akuntansi, DIII Keuangan, DIII Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003. Tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada. Pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan di bentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

B. Visi dan Misi

  Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1.

  Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

  2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

  3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaa dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

  4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasisea selaku pelanggan (Customer) dan stakeholders lainnya.

  5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

  C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Adapun tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

  1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

  2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian- penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

  D. Struktur Organisasi dan Personalia

  Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan dan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.

  Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi di perlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

  Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

  Utara Rektor dan Pembantu

  Rektor Dekan dan Dewan Pembantu Pembimbing Dekan Fakultas Ketua dan Kepala Bagian Unit Sekretaris Tata Usaha Penunjang

  Departement Fakultas Fakultas Ketua Program Ketua program Ketua Studi Inter Studi Intra Lab/Studio/

  Departement Departement Ketua program Ketua Studi Intra Lab/Studio/

  Departement

  Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

  Pimpinan Universitas Sumatera Utara Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc(CTM).

  Sp.A (K) Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, M.LI Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak

  Drs.H.Arifin Lubis, MM, Ak

  Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Rismayani, MS Prof. Dr. Ramli, MS Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M.Ec Prof. Dr. Lic.rer.reg. Sirojuzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Dr. Isfenti Sadalia, ME Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc.Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Dr. Murni Daulay, M.Si Dr. Drs. Muslich Lufti, M.B.A

  Bagian Tata Usaha Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE Kasub. Pendidikan : Cut Nilawati, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos

  Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si Manajemen Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si Akuntansi Ketua : Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak Program Studi Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si Program Studi S1 Manajemen Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Sekretaris : - Program Studi S1 Akuntansi Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

  Program Studi DIII Akuntansi Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Program Studi DIII Keuangan Plt Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE,MSi Program Studi DIII Kesekretariatan Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : - E.

   Rincian Tugas (Job Description) a.

  Adapun rincian tugas Dekan adalah sebagai berikut : 1.

  Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III pada masing-masing bagian.

  2. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian

3. Mengawasi Pelaksanaan rencana Kerja Fakultas Ekonomi Uniersitas

  Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III b.

  Adapun rincian tugas Bagian Tata Usaha adalah sebagai berikut : 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

  2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

  3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

  4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

  5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

  6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

  7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

  8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

  9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

  10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

  11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

  7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

  3. Melakukan administrasi akademik.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.

  Adapun rincian tugas bagian akademik adalah sebagai berikut : 1.

  d.

  8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

  6. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas.

  c.

  5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

  4. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik.

  3. Melakukan administrasi akademik.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

  Adapun rincian tugas bagian Akademik adalah sebagai berikut : 1.

  4. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik.

  6. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas.

  7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

  8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

  e.

  Adapun rincian tugas bagian Umum dan Keuangan adalah sebagai berikut :

  1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

  2. Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan.

  3. Melakukan urusan persuratan dan kersiapan di lingkungan fakultas.

  4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

  5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

  6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

  7. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

  8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

  9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

  10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan bagian.

  7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

  Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

  Adapun rincian tugas bagian kemahasiswaan dan alumni 1.

  g.

  10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

  9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

  8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

  6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengankatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

  f.

  5. Memverfikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

  4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

  3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

  2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.

  Adapun rincian tugas bagian kepegawaian adalah sebagai berikut : 1.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan

  3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

  4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

  5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

  6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas.

  7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

  8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

  9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

  10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

  11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan.

  h.

  Adapun rincian tugas bagian perlengkapan adalah sebagai berikut: 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

  3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan.

  4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan

  5. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

  6. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

F. Jaringan Kegiatan

  Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

  Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : Penyelenggaran pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

  Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

G. Kinerja Kegiatan Terkini

  Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

  Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara beroentasi pada pendidikan, jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan adalah pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Semua kegiatan tersebut sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian serta pegabdian terhadap masyarakat.

  Fakultas tentunya tetap memiliki kegiatan-kegiatan yang bersifat kerohanian seperti perayaan-perayaan hari besar keagamaan sehingga diharapkan para civitas akademik memiliki nilai dan norma keagamaan.

H. Rencana Kegiatan

  Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

  1. Persiapan kuliah mahaiswa semester ganjil/genap 2.

  Perkuliahan semester ganjil/genap 3. Ujian mid semester, ujian akhir semester ganjil/genap 4. Wisuda mahasiswa

  Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

  1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

  2. Peningkatan jumlah lulusan dengan lulus tepat waktu dan indeks prestasi yang lebih baik,

  3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dan dosen serta ruang baca, 4.

  Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa sesuai dengan kurikulum yang ada,

  5. Memberikan dorongan kepada dosen untuk melanjutkan program studi

  6. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima, 7.

  Meningkatkan kerja sama pihak fakultas dengan instansi luar maka jenis beasiswa yang diberikan kepada mahasiswa pun bertambah,

  8. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram, 9. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan latihan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru 10. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied

  Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya 11. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah Umum yang diadakan pimpinan Fakultas.

  12. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

  13. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per Semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik