Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Keefektivitas Pengendalian Internal Penggajian Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG KEEFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL

PENGGAJIAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh :

MAYA RAHMADANI

072102038

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penyusunan tugas akhir dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penggajian Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Serta shalawat dan salam penulis hadiahkan kepada junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW, yang telah membawa kita ke jalan kebenaran yaitu jalan keimanan.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tak luput dari kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah yang disebabknan karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki.

Secara khusus penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tak terhingga kepada ayahanda H. Kadaman Idris dan ibunda tercinta Hj. Sumiyati Umar yang telah berjuang dengan keras memberikan perhatian dan kasih sayangnya yang tiada henti dalam menyelesaikan perkuliahan ini. Mungkin tugas akhir ini belum ada artinya dibandingkan dengan pengorbanan yang ayah dan ibu berikan kepada penulis selama ini, tapi Insya Allah tugas akhir ini akan menjadi awal dari kesuksesan penulis dimasa yang akan datang. Kepada kakak dan keluarga besarku tercinta terima kasih atas dukungan, kasih sayang, dan doa yang telah diberikan selama ini.

Selama dalam tahap pertama hingga penyelesaian tugas akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan moril, spiritual, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapakan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Iskandar Muda, SE, Ak, MSi, selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak selaku pembimbing yang telah

bersedia mengarahkan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan secara materil maupun spiritual.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini. Penulis mohon maaf jika masih ada kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan tugas akhir ini. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat dan menambah ilmu pengetahaun bagi kita semua. Amin.

Medan, Juni 2010 Penulis,

Maya Rahmadani

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI iii

DAFTAR TABEL v

DAFTAR GAMBAR vi

BAB I : PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang Masalah 1

1.2 Rumusan Masalah 3

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 4

1.4 Rencana Penulisan 5

1.4.1 Jadwal Survei/obsevasi 5

1.4.2 Rencana Isi 6

BAB II : FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA 6

2.1 Sejarah Ringkas 8

2.2 Visi dan Misi 9

2.3 Tujuan Umum Pendidikan Tinggi 11 2.4 Struktur Organisasi dan Personalia 12

2.5 Job Description 17

2.6 Jaringan Usaha/Kegiatan 22 2.7 Kinerja Usaha Terkini 22

2.8 Rencana Kegiatan 24

BAB III : TOPIK PENELITIAN 25

3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntans Penggajian 25

3.2 Pengertian Gaji 27

3.2.1 Unsur-Unsur Gaji 28 3.2.2 Sistem Penggajian 32 3.2.3 Prosedur Perhitungan Gaji 37 3.3 Pengendalian Internal Atas Penggajian 42 3.4 Efektivitas Pengendalian Internal Atas Penggajian 46 3.5 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Dalam Menunjang Keefektivitas Pengendalian

Internal Penggajian 47

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN 59

A. Kesimpulan 59

B. Saran 60

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir... 5

Tabel 3.1 Perhitungan PPh ...38

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas ...13  

 

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan adanya manajemen perusahaan (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efisien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor dominan dalam pencapaian suatu tujuan perusahaan. Agar perusahaan dapat bertahan dan semakin berkembang, maka diperlukan tenaga kerja yang berkualitas dengan tingkat kontra prestasi yang berbeda sesuai dengan prestasi yang disumbangkan pada perusahaan. Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan menjanjikan suatu kontrak prestasi yang berupa gaji. Karena aktivitas gaji bersifat berulang-ulang dan rutin, maka diperlukan adanya suatu sistem informasi akuntansi penggajian agar dalam pelaksanaannya dapat terkoordinir dengan baik.

Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang memerlukan ketelitian dalam penepatan, penggolongan, pencatatan serta pembayarannya.

Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan, penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai ketentuan-ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus ditetapklan kebijakan-kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan formulir-formulir atau catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut. Dalam suatu perusahaan (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan menimbulkan suatu gejala yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif atau pengalokasian biaya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

Dalam suatu perusahaan (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) yang besar, pimpinan perusahaan tidak mungkin mengendalikan secara menyeluruh terhadap biaya tenaga kerja. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai terhadap gaji.

Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan suatu sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem informasi akuntansi ini merupakan keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja.

Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penyusunan Skripsi ini penulis memilih judul:

“ PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

1.2 Rumusan Masalah

Setiap perusahaan pada umumnya selalu menghadapi masalah dalam menjalankan kegiatannya. Masalah merupakan faktor yang dapat menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan sehingga perlu dicari penyebab dan cara penyelesaiannya. Adapun perumusan masalah yang akan dibahas dalam skripsi minor ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif?

2. Apakah pengendalian internal atau penggajian yang ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif?

3. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas penggajian?

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian yang dapat diperoleh setelah melakukan penelitian adalah:

a. Untuk mengetahui dan menilai apakah penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang ditetapkan perusahaan telah efektif;

b. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal atas penggajian yang ditetapkan perusahaan telah efektif;

c. Untuk mengetahui dan menilai apakah sistem informasi penggajian dalam menunjang efektivitas pengendalian atas penggajian.

1.3.2 Manfaat Penelitian

a. Bagi perusahaan, diharapkan penelitian ini dapat menjadi masukan yang berarti;

b. Bagi masyarakat khususnya, di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penulis berharap hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dalam menambah wawasan dan pengetahuan;

c. Bagi penulis sendiri, panelitian ini diharapkan dapat memberikan pengalaman berharga dalam membandingkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama kuliah maupun secara mandiri dengan penerapannya di masyarakat dan sebagai memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumaetra Utara Medan.

1.4 Rencana Penulisan

Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.

1.4.1 Jadwal survei/ observasi

Adapun jadwal yang akan dilakukan adalah dimulai dari tanggal 5 April 2010 sampai dengan 14 Juni 2010. Agar lebih jelasnya dapat dilihat dari tabel berikut:

Table 1.1

Jadwal Penulisan

APRIL MEI NO KEGIATAN

III IV V I II III IV

1 Pengajuan Judul

2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data

4 Pengolahan dan Analisa Data 5 Penyusunan Tugas Akhir

6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir

1.4.2 Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.

BAB II :FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, serta rencana kegiatan Fakultas Ekonomi USU.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai pengertian sistem informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi penggajian, pengendalian internal, pengendalian internal atas penggajian di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Sebagaimana akhir dari tugas ini, maka penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang mungkin akan bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

2.1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum,Pertanian, dan Teknik. Dibandingkan dengan sejarah berdirinya fakultas-fakultas lain di Universitas Sumatera Utara USU), sejarah kelahiran Fakultas Ekonomi USU mempunyai keunikan tersendiri. Bila Fakultas– fakultas lain didirikan di Medan sesuai keberadaan USU sendiri, namun Fakultas Ekonomi malah didirikan di provinsi lain yaitu Banda Aceh, tepatnya pada tahun 1959 di Darussalam Universitas Syah Kuala (Unsyiah) Kutaraja Banda Aceh.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, maka pada tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akedemik Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan

Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Kesekretariatan. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan; b. Departemen Manajemen;

c. Departemen Akuntansi.

Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan; b. Jurusan Keuangan; c. Jurusan Akuntansi.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

2.2. Visi dan Misi

Visi dari Universitas Sumatera Utara adalah University For Industry. Sedangkan Misi dari USU adalah:

1. Mempersiapkan mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan kemampuan akedemik dan/atau vokasional untuk menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi dan seni

2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional

3. Mendukung pengembangan masyarakat sipil yang demokratis melalui peran USU sebagai sesuatu kekuatan moral yang otonom untuk mencapai kemampuan yang kuat dalam lingkungan kompetisi global melalui pengelolaan secara professional sumber daya manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara pembelajaran

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Sedangkan Misi Fakultas Ekonomi USU adalah

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar; 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen;

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN;

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (Costumer) dan stakeholders lainnya;

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

2.3. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan adalah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana;

2. Besifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan keahliannya;

3. Menerapkan pengetahuan dan ketrampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat;

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada didalam keahliannya;

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak, sebagai ilmuwan;

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan ketrampilan sesuai dengan bidangnya.

2.4. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi adalah susunan setiap jabatan dan hubungan antara jabatan-jabatan dalam organisasi. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pimpinan maupun bawahan yang ada di perusahaan akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan yang harus dilaksanakan, batas-batas kekuasaan yang ada padanya, kepada siapa harus bertanggungjawab dan siapa yang bertanggungjawab terhadapnya. Berhasilnya tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya dengan baik banyak dibantu dengan adanya struktur organisasi dengan baik.

Seorang pimpinan dapat bekerja dengan baik apabila pimpinan tersebut mengetahui jelas siapa saja yang sebenarnya dapat membantunya, siapa yang harus melapor dan bagaimana tesebut dengan para bawahannya.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai, suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,

melalui saluran tunggal. Struktur organiasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini.

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

_ _ _ _ _ _ _{Dewan Pertimbangan} Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha  Departemen  Ketua Lab/ Study bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Rektor dan Pembantu Rektor

Gambar 2.1

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA

Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng

Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak

ANGGOTA

Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak

Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc

Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE

Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak

Ami Dilham, SE, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

2.5. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

2.6. . Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

2.7. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam

mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2.8. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.

2. Perkuliahan semester genap / ganjil.

3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

3.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Sistem informasi akuntansi penggajian merupakan salah satu sistem akuntansi yang penting untuk menetapkan secara tetap dan teliti mengenai jumlah gaji yang harus diterima oleh setiap pegawai.

Pengeluaran gaji merupakan hal yang penting karena karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau terhadap hal lainnya yang bersifat tidak wajar dan juga penting untuk menjaga suasana kerja yang baik.

Keterlambatan atau kesalahan yang terjadi dalam sistem informasi penggajian dapat menyebabkan para pegawai tidak dapat menerima penghasilannya sedangkan di lain pihak kebutuhan hidupnya harus tetap terpenuhi.

Menurut Romney dkk (1997:2) pengertian sistem informasi akuntansi yaitu "An accounting information system (AIS processes data and transaction to provide users with the information they need to plan, control and operate their business". Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1995:1), dalam bukunya mengemukakan pengertian sistem informasi akuntansi yaitu "Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information, this information

information system perform this transformation with they are essentially manual systems or thoroughly computerized".

Dari kedua definisi diatas dapat ditarik simpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber, seperti manusia dan peralatan yang didesain untuk mengubah data dan informasi yang menjadi dasar bagi para pemakai untuk mengambil keputusan dalam merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan perusahaan guna mencapai tujuannya.

Yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi penggajian untuk kebanyakan perusahaan yaitu suatu sistem, prosedur dan catatan atau formulir yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya, berapa gaji yang harus dipotong, misalnya untuk pajak penghasilan pegawai, pinjaman pegawai pada perusahaan serta gaji serta sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada pegawai.

Bagi karyawan, gaji merupakan hal yang penting dan sensitif sebab menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang akan mempengaruhi motivasinya di dalam bekerja.

Bagi perusahaan, gaji merupakan bagian yang penting bagi unsur biaya perusahaan serta menyangkut jumlah yang materil, karenanya perlu ditekankan agar tujuan efisiensi atas gaji tersebut dapat tercapai.

3.2. Pengertian Gaji

Gaji adalah pemberian imbalan jasa oleh perusahaan kepada karyawan baik dalam bentuk upah, gaji, insentif, bonus atau dalam bentuk tunjangan merupakan hal yang rutin dihadapi oleh pimpinan perusahaan. Imbalan balas jasa dari suatu perusahaan biasanya merupakan fakor pertama kali yang dinilai oleh seseorang untuk bekerja di suatu perusahaan, tetap bekerja atau berganti pekerjaan ke perusahaan lain.

Pengertian tentang gaji, meliputi: pertama, gaji adalah bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variabel dan tunjangan lainnya (Armstrong dan Murlis, 1995 : 7). Kedua, gaji adalah uang atau sesuatu yang diberikan kepada pegawai atas dasar waktu pelaksanaan pekerjaan berupa minggu, bulan atau tahun dan bukan menurut jam atau hari (Dessler, 1984:350).

Menurut Patrick Hanks (1990:1144) definisi gaji dapat diuraikan sebagai berikut : "A fixed payment made by an employer, often monthly, for profesional an office work". Kemudian menurut Warren Reeve Fess (2006;7), pengertian gaji yaitu “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas jasa manejerial, administrative, atau jasa lain yang serupa. Tariff gaji biasanya disampaikan dalam satuan bulanan”. Sedangkan menurut Mulyadi (2001;14), pengertian gaji adalah “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penjualan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan, manajer, dan dibayarkan secara tetap setiap bulan”. Pengertian gaji dalam konteks ini adalah bagian pendapatan/penghasilan yang dimasukkan kedalam daftar gaji kemudian dihitung

sesuai dengan ketetapan yang ada pada perusahaan. Hasil bersih dari perhitungan tersebut kemudian dibagikan kepada pegawai/karyawan pada setiap bulan.

3.2.1. Unsur-unsur Gaji

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur-unsur gaji dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Yang dimaksud dengan unsur-unsur gaji yaitu bagian-bagian pendapatan atau penghasilan yang dimaksudkan kedalam daftar gaji karyawan dan setiap bulannya akan dibayarkan kepada karyawan-karyawan yang bersangkutan. Menurut G. Sugiyarso dan F. Winarni (2005;97) dalam buku Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran, unsur-unsur gaji seperti tertera di bawah ini:

1. Gaji pokok adalah haji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya;

2. Premi adalah gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan;

3. Lembur adalah gaji yang diberikan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya;

4. Bonus adalah upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiscal memperoleh keuntungan yang telah ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerja;

5. Catu merupakan gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang misalnya minyak, gula, beras, dan sebagainya;

6. Perlengkapan dan Sarana Lain merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung berupa bentuk jasa seperti hiburan, pelayanan kesehatan, dan transportasi.

Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh Pemerintah melalui Peraturan PerUndang-Undangan misalnya cuti, izin, dana pensiun, dan asuransi kecelakaan.

Dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.

Didalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai. Unsur-unsur gaji pada perusahaan milik Negara dan swasta memiliki perbedaan. Adapun unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

1. Gaji pokok

gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

2. Tunjangan

a. Tunjangan istri/suami

Tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang beristri/ besuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

b. Tunjangan anak

Tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri,

c. Tunjangan beras

Tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura (beras) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura (uang).

d. Tunjangan jabatan

Tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku, e. Tunjangan jabatan struktural

Tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,

f. Tunjangan jabatan fungsional

Tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara,

g. Tunjangan pajak penghasilan

Tunjangan ini biasanya disubsidi oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan,

Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:

1. PFK Beras;

2. Simpanan wajib 10%; 3. Sewa rumah;

4. Tunggakan;

5. Hutang Kelebihan; 6. Penghasilan lain-lain; 7. Pajak Penghasilan; 8. Tabungan perumahan.

Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Honorarium Program S-1 Ekstensi; 2. Honorarium Program S-1 Reguler; 3. Honorarium Program D-3.

Menurut Sunarto (2004), tujuan pembayaran gaji, yaitu:

1. Mendukung pencapaian strategi dan sasaran jangka pendek perusahaan dan memastikan bahwa tenaga kerja memiliki tenaga kerja terampil;

3. Membantu manajemen dan perubahan dengan menyesuaikan budaya gaji; 4. Mendorong kinerja bernilai lebih dengan memfokuskan pada penggajian

kinerja dan bidang-bidang yang memungkinkan tercapainya nilai lebih secara maksimal;

5. Memotivasi semua anggota perusahaan; 6. Memajukan kerja sama yang baik.

3.2.2. Sistem Penggajian

Sistem penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak jauh berbeda dengan sistem penggajian pada instansi pemerintah lainnya. Sistem penggajian merupakan rangkaian dari kegiatan yang saling berkaitan satu sama lain. Sebagaimana telah diketahui bahwa sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (Hall, 2001), demikian halnya dengan sistem penggajian yang terdiri dari beberapa prosedur yang saling berkaitan.

Sebelum penulis menguraikan prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem penggajian, terlebih dahulu penulis akan menjelaskan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian karena dokumen-dokumen tersebut sangat diperlukan dalam melaksanakan prosedur penggajian. Dokumen- dokumen penting dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Laporan absensi atau buku harian

Buku harian ini berfungsi sebagai pencatat daftar hadir setiap pegawai instansi yang dapat digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji

pegawai. Buku daftar hadir pegawai ini berupa daftar hadir biasa yang diisi dengan manual ( tanda tangan lansung ).

2. Daftar/ surat keterangan gaji

Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji. Daftar ini berisi jumlah gaji bruto pegawai dikurangi dengan potongan gaji ( PPh 21, iuran, dll ).

3. Amplop gaji

Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama pegawai, nomor identitas pegawai, dan jumlah gaji yang diterima pegawai dalam jumlah tetentu.

4. Bukti kas keluar

Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat Accounting Chief ke bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji.

Dokumen-dokumen yang secara umum digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2001), yaitu:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji: dokumen-dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain;

2. Kartu jam hadir: dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan;

3. Kartu jam kerja: dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu;

4. Daftar gaji : dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan;

5. Rekap daftar gaji: dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji;

6. Surat pernyataan gaji: dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji;

7. Amplop gaji: uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji;

8. Bukti kas keluar: dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji;

Sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana setiap prosedur memiliki fungsi masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda di dalam perusahaan. Menurut Ali (2000:325) arti dari prosedur adalah sebagai berikut: “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”. Pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Bagian Pembuatan Data

Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database.

Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPT). Setelah itu, baru pihak Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk disetujui.

2. Bendaharawan

Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek dan nomor Fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di Fakultas gaji dibagikan ke pegawai maupun dosen.

Khusus untuk pegawai maupun dosen yang Golongan III dan Golongan IV, gaji dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian oleh pihak Fakultas adalah sesuai yang dibutuhkan.

3. Internal Auditor

Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.

Menurut Mulyadi (2001) sistem penggajian terdiri dari jaringan prrosedur yaitu:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja, pencatatan waktu kerja, diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.

4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja

5. Prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.

Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan teori yang ada bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan sedangkan teori yang dikemukakan diatas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam

3.2.3. Prosedur Perhitungan Gaji

Besar kecilnya gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh instansi. Gaji pokok yang diterima pegawai berbeda jumlahnya, karena dipengaruhi oleh tingkat jabatan dan kedudukan dalam instansi. Gaji pokok pegawai juga menerima tunjangan lainnya.

Ketentuan untuk semua jenis tunjangan dan potongan diberikan berdasarkan ketetapan tabel golongan dan jabatan karyawan.

Gaji kotor bruto setiap pegawai adalah seperti yang telah dikemukakan sebelumnya merupakan gaji dasar ditambah tunjangan-tunjangan. Sedangkan gaji bersih yang diterima pegawai (take home pay) adalah gaji bruto dikurangi potongan-potongan lainnya.

Setiap pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dikenakan Pajak Penghasilan (PPh) pasal 21 terhadap gaji yang diterimanya, yang ditanggung penuh oleh perusahaan dan perhitungannya sesuai dengan PPh pasal 21.

Tabel 3.1

Perhitungan PPh pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Keterangan Ketentuan Perpajakan Th. 1999 Tidak kawin (TK) Rp 2.880.000,00

Kawin tidak ada tanggungan (KO) Rp 4.320.000,00 Kawin dengan tanggungan 1 orang (K1) Rp 5.760.000,00 Kawin dengan tanggungan 2 orang (K2) Rp 7.200.000,00 Kawin dengan tanggungan 3 orang (K3) Rp 8.640.000,00

Biayajabatan Rp 1.296.000,00 (maks.) * Ketentuan besarnya pajak untuk 1 tahun

Perhitungan pajak secara manual adalah sebagai berikut:

Misalnya : Kamariah dari bagian personalia memiliki gaji sebesar Rp 1.200.000,- dengan status Kl-Kawin dengan tanggungan 1 orang.

Penghasilan satu tahun (12 x Rp. 1.200.000,-): Rp 14.400.000,-

Biaya Jabatan (5% x Rp 14.400.000,-) (max Rp.1.296.000,-) (Rp 720.000,-)

Penghasilan tidak kena pajak (K1) : (Rp 5.760.000,-)

Penghasilan kena pajak Rp 7.920.000,-

PPh ps 21 Setahun = 10% x Rp 7.920.000,- = Rp 7.92.000,-

PPh ps 21 Sebulan = Rp 792.000,-/12 = Rp 66.000,00

Jadi PPh pasal 21 yang harus dibayarkan oleh Kamariah setiap bulannya sebesar Rp 66.000,-

Rumus secara sistematis pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

Pendapatan Bersih : Gaji Pokok + Tunjangan – potongan

Ketetapan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut:

1. Hari kerja

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan 6 (enam) hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai sabtu.

a. Senin - Kamis

Masuk : 08.00 - 12.00 wib Istirahat : 12.00 - 13.00 wib Masuk kembali : 13.00 - 14.00 wib b. Jumat

Masuk : 08.00 - 14.00 wib c. Sabtu

Masuk : 08.00 - 13.00 wib 2. Hari Istirahat

Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12.00 – 13.00 wib. istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.

3. Cuti

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian yaitu cuti tahunan selama 2 minggu dan cuti melahirkan selama 2 bulan.

Adapun perhitungan gaji yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:

1. Gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan serta ruang gaji menurut ketentuan yang berlaku;

2. Tunjangan istri/suami sebesar 10% dari gaji pokok;

3. Tunjangan anak sebesar 2,5% dari gaji pokok dalam hal kedua-duanya suami/istri, pegawai negeri yang gaji pokoknya lebih tinggi;

4. Tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku;

5. Tunjangan pengabdian wilayah terpencil besarnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

6. Tunjangan beras besarnya ditentukan sesuai dengan keputusan menteri keuangan;

7. PPh besarnya adalah 15% dari gaji,

8. Iuran Wajib Pegawai (IWP) sebesar 10% dari gaji,

9. Taperum (Tabungan Perumahan) dihitung berdasarkan besarnya golongan, yaitu:

i. Golongan I=Rp 3.000 ii. Golongan II=Rp 5.000 iii. Golongan III=Rp 7.000

Jadi besarnya gaji yang diterima oleh setiap pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dijabarkan sebagai berikut:

Tabel 3.2

Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Penghasilan

1 Gaji Pokok Rp xx

2 Tunjangan Istri/ Suami Rp xx

3 Tunjangan Anak Rp xx

4 Tunjangan lain-lain Rp xx

5 a. Tunjangan Jabatan Struktural Rp xx b. Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xx

6 Tunjangan Umum Rp xx

7 Tunjangan Tambahan Umum Rp xx

8 Tunjangan Papua Rp xx

9 Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xx

10 Tunjangan Beras Rp xx

Jumlah Bruto Rp xx

11 Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xx

12 Pembulatan Rp xx

Potongan

1 PFK Beras Rp xx

2 Simpanan Wajib 10% Rp xx

3 Sewa Rumah Rp xx

4 Tunggakan Rp xx

5 Hutang Kelebihan Rp xx

6 Lain-lain Rp xx

7 Pajak Penghasilan Rp xx

8 Tabungan Perumahan Rp xx

Jumlah potongan Rp xx

Jumlah

Bersih Rp xx

3.3. Pengendalian Internal Atas Penggajian

Pengendalian internal terdiri dari beberapa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang layak bahwa tujuan yang penting bagi organisasi akan terpenuhi. Istilah pengendalian internal telah mengisyaratkan tindakan-tindakan yang diambil di dalam organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas-aktivitas operasi.

Menurut Bodnar dan Hopwood (1995:8) definisi pengendalian internal adalah sebagai berikut: "An organization's internal control consist of the policies and procedures established to provide reasonable assurance that spesific organizational objectives will be achieved".

Jadi pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan yang spesifik dari perusahaan akan tercapai.

Tujuan pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke (1997:290) yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf, adalah sebagai berikut:

1. Effectiveness and efficiency of operations.

Pengendalian dalam organisasi dibutuhkan untuk mendorong efisiensi dan efektivitas pemakaian sumber daya yang dimiliki perusahaan, termasuk para personilnya untuk mengoptimalkan tujuan perusahaan. Manajemen harus memiliki informasi yang akurat dalam menjalankan usahanya karena berbagai jenis informasi digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis yang penting. Bagian penting lainnya dari efektivitas dan efisiensi adalah pengamanan atas aset

perusahaan. Aset fisik perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau dirusak bila tidak dilindungi oleh pengendalian yang memadai. Kondisi yang sama berlaku untuk aset non investor, fisik seperti piutang usaha, dokumen penting dan catatan-catatan (buku besar dan jurnal).

2. Reliability of financial reporting

Manajemen bertanggungjawab atas penyajian laporan keuangan kepada kreditur dan pemakai-pemakai lain. Manajemen memiliki tanggung jawab untuk meyakinkan bahwa informasi telah disajikan dengan layak sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

3. Compliance with applicable laws and regulations

Tujuan pengendalian internal adalah memastikan bahwa segala peraturan dan hukum yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan ditaati oleh karyawan perusahaan itu.

Masalah gaji harus mendapatkan perhatian pimpinan perusahaan, karena jumlah pos gaji yang sangat mudah untuk terjadi inefisiensi dan kecurangan. Oleh karena itu manajemen perusahaan harus menyelenggarakan pengendalian internal penggajian yang baik untuk mencegah terjadinya inefisiensi dan kecurangan.

Menurut La. Midjan (1999:279), pengendalian internal atas penggajian mempunyai prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. Perlu diciptakan falsafah manajemen sebagai landasan gaya operasi perusahaan atas gaji untuk mendukung ketepatan dan

kebenaran berikut atas efisiensi atas gaji yang di bayar berikut menghindari kemungkinan manipulasi atas upah;

2. Harus adanya organisasi internal yang memadai dimana terdapat pemisahan tugas yang serasi antara:

a. Fungsi penguasaan yang berwenang untuk menyetujui besarnya gaji;

b. Fungsi pencatatan yang mencatat atas absensi;

c. Fungsi perhitungan atas gaji oleh bagian akuntansi gaji, bagian akuntansi umum baik gaji kotor maupun gaji bersih; d. Fungsi pembayaran gaji oleh bagian keuangan.

3. Harus ditetapkan pembayaran gaji yang tepat untuk karyawan yang tepat jangan sampai membayar gaji karyawan yang fiktif;

4. Harus adanya standar atas tarif gaji yang memadai;

5. Secara periodik hams dilakukan pengamatan atas pembayaran gaji dan pencatatan kehadiran;

6. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji;

7. Dikembangkan pengawasan pihak ketiga mengenai kebenaran gaji yang diterima karyawan sesuai dengan prestasi kerjanya;

8. Untuk mengambangkan internal cek dengan menggunakan sistem pencatatan akan absensi;

9. Tunjangan dan potongan berikut penjumlahan telah betul dan telah melalui pengecekan;

10. Pemantauan penggunaan formulir-formulir penggajian.

1. Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara aktual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif,

2. Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (kelengkapan),

3. Transasksi penggaajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dengan tingkat upah semestinya,

4. Transaksi penggajian diklasifikasi dengan memadai.

Demi terciptanya sistem informasi atas gaji serta pengendalian internal gaji yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian internal auditor.

1. Bagian keuangan

Bagian keuangan bertugas memeriksa kebenaran perhitungan gaji yang telah disajikan oleh kepla bagian keuangan kemudian diberikan kepada masing-masing kabag lainnya.

2. Bagian akuntansi

Bagian akuntansi bertugas menandatangani semua bukti pembayaran gaji lalu membukanya kedalam buku besar gaji.

3. Internal auditor

Internal auditor bertugas mengawasi apakah prosedur pembayaran gaji berjalan dengan baik.

3.4. Efektivitas Pengendalian Internal atas Penggajian

Menurut Anthonny Govindarajan (1995:111), pengertian efektivitas adalah: "Effetiveness is determined by the relationship between input and output". Pengertian efektivitas diatas dapat juga dipahami sebagai derajat keberhasilan suatu organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa semakin besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai sasaran tersebut, maka dapat dikatakan semakin efektif pula unit tersebut.

Pengertian efektivitas menurut Arens dan Loebbecke (1997) adalah sebagai berikut: "Effectiveness refers to the accomplishment of objective where as efficiency refers to resources used to achieve those objectives”.

Dari kedua definisi di atas dapat dijelaskan bahwa efektivitas merupakan kemampuan suatu organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Suatu unit dikatakan efektif apabila kontribusi keluaran yang dihasilkan semakin besar terhadap nilai pencapaian sasaran tersebut. Efektivitas juga dapat dikatakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut yang berhubungan dengan hasil operasi perusahaan.

3.5. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Keefektivitas Pengendalian Internal Penggajian

Tujuan pengendalian internal atas penggajian adalah untuk menetapkan jumlah yang benar atas gaji yang dibayarkan kepada setiap karyawan dan untuk memperoleh keyakinan (jaminan) bahwa gaji yang dibayarkan adalah kepada orang yang berhak menerimanya. Selain itu juga untuk mencegah pembayaran gaji kepada karyawan fiktif atau jumlah gaji yang dibayarkan terlampau besar, terlampau kecil atau tidak benar.

Telah kita ketahui, bahwa sistem informasi akuntansi atas penggajian merupakan sistem dan prosedur yang digunakan untuk menetapkan berapa gaji yang harus diterima karyawan, berapa yang harus dipotong dan berapa sisa gaji yang benar-benar harus membayar kepada karyawan.

Untuk mencapai tujuan pengendalian internal atas penggajian, maka sistem informasi akuntansi atas penggajian mempunyai peranan yang sangat penting dimana sistem informasi akuntansi penggajian berperan dalam menyediakan dan mengkoordinir formulir, dokumen dan catatan yang memadai yang berguna dalam pengendalian internal penggajian.

Dengan kata lain, tujuan pengendalian internal penggajian dapat dicapai dengan dilaksanakannya komponen pengendalian internal penggajian dan peranan sistem informasi akuntansi penggajian dalam menyediakan dokumen, catatan, prosedur dan laporan.

bab ini penulis akan menguraikan sistem informasi akuntansi penggajian dalam menunjang efektivitas pengendalian internal penggajian.

Sistem informasi akuntansi penggajian yang telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memadai, karena unsur-unsur yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi penggajian yang memadai telah terpenuhi, sehingga dapat menunjang pengendalian internal atas gaji perusahaan yang tercermin dengan adanya :

1) Tujuan

Secara umum tujuan diadakannya sistem informasi akuntansi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk meningkatkan kualitas dari informasi tentang gaji yang dihasilkan dan membantu mengefektifkan pengendalian intern penggajian. Masalah gaji merupakan hal yang penting bagi perusahaan karena akan mempengaruhi prestasi, tingkat produktifitas kerja serta dedikasi pegawai kepada perusahaan.

2) Masukan

Dalam aktivitas penggajian, perusahaan telah melakukan pencatatan atas pembayaran gaji dan perhitungan gaji dilaksanakan oleh bagian keuangan yang berpedoman pada keputusan gaji karyawan dari bagian personalia pada saat pengangkatan pegawai.

3) Keluaran

Adanya keluaran berupa mengkaji ulang laporan yang diberikan bagian personalia oleh manajer personalia dan dalam pendistribusian

4) Penyimpanan Data

Segala data yang berkaitan dengan gaji, disimpan dalam bentuk arsip maupun file komputer.

5) Pengolahan

Perusahaan selalu menggunakan komputer dalam mengolah datanya. Hal ini dilakukan untuk menjamin akurasi dan informasi yang dihasilkan.

6) Instruksi dan Prosedur

Instruksi dan prosedur yang terinci mengenai penggajian ,dapat dilihat melalui selebaran yang memuat mengenai keputusan direksi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun melalui buku-buku panduan yang diterbitkan.

7) Pengguna

Para pengguna sistem informasi akuntasi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pejabat dan pegawai yang ada pada seksi administrasi dan keuangan serta seluruh pejabat dan pegawai lain yang ada di perusahaan.

8) Pengendalian dan pengukuran keamanan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah diterapkan penggunaan password khusus untuk membatasi akses ke data penggajian dan penggunaan kartu hadir dan daftar tertulis yang akan dijadikan dasar besarnya gaji yang dibayarkan kepada pegawai.

Sistem Informasi Akuntansi penggajian yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memadai tersebut didukung pula oleh terpenuhinya tujuan-tujuan Sistem Informasi Akuntansi. Hal ini dapat mendukung pengendalian internal atas penggajian di perusahaan yang tercermin dari tujuan-tujuan sebagai berikut:

1. Untuk mendukung operasi sehari-hari perusahaan

Sistem Informasi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan untuk mendukung operasi sehari-hari dalam perusahaan, sehingga memudahkan manajemen perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan.

2. Untuk mendukung pengambilan keputusan

Sistem Informasi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat berguna bagi manajemen dalam perusahaan untuk pengambilan keputusan internal perusahaan.

3. Untuk memenuhi kewajiban berkenaan dengan pengamanan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Sistem Informasi Akuntansi sangat berguna untuk memenuhi kewajiban berkenaan dengan pengamanan. Penggunaan sistem dengan menggunakan password khusus sangat membantu untuk menjaga keamanan informasi dalam perusahaan.

Dengan demikian jelaslah bahwa unsur-unsur dan tujuan Sistem Informasi Akuntansi penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara dapat mendukung keefektifan pengendalian internal penggajian dengan memadai.

Berdasarkan pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis akan menguraikan mengenai efektivitas pengendalian internal penggajian yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yang dinilai telah memadai. Hal ini dapat ditunjukkan dengan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian internal dalam perusahaan yang dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Lingkungan pengendalian

a. Nilai Etika dan kejujuran

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditetapkan peraturan yang tertulis antara lain mengenai jam masuk kerja, jam pulang kerja, dan hukuman disiplin yang berkaitan dengan ketidakhadiran seorang karyawan. Peraturan tersebut untuk dijalankan oleh setiap karyawan dalam praktik kerja sehingga dapat menjadi etika dan perilaku karyawan. Dengan demikian nilai etika dan kejujuran dapat dijadikan dasar pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan dalam mengurangi dan mencegah tindakan penyele wenga n ya ng dil akuka n ol eh individu-individu dalam perusahaan.

b. Komitmen terhadap kompetensi

Karyawan yang berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkompeten akan tugas yang ada dalam bagaian-bagiannya, ditunjang dengan latar belakang pengalaman yang memadai.

2. Dewan Komisaris atau Komite Audit

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terdapat Komite Audit yang bertanggung jawab secara langsung untuk mengawasi proses pelaporan keuangan, pengendalian internal, serta ketaatan hukum dan peraturan, tetapi langsung ditangani oleh bagian Accounting. Kegiatan yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik, karena Dewan Direksi dan Komite Audit dalam perusahaan telah bekerja sama dengan baik, baik dengan Auditor Internal maupun Auditor Eksternal dalam melakukan tugasnya.

3. Falsafah manajemen dan gaya operasi

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sangat ditekankan pengelolaan gaji dengan benar, tepat waktu, aman, dan akurat, sehingga dapat mendukung pengendalian internal penggajian. Perusahaan juga selalu menekankan kepada karyawannya untuk mentaati kebijakan mengenai gaji dan sistem akuntansi penggajian yang berlaku di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Struktur Organisasi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki struktur organisasi yang mencerminkan garis wewenang dan tanggung jawab yang ada

dalam pencapaian tujuan perusahaan. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari General Manager yang membawahi beberapa departemen. General Manager dibantu secara langsung oleh Executive Secretary, Executive Assistant Manager dan Head Departement. Hal ini juga didukung struktur organisasi dan Job Description yang telah menggambarkan pelimpahan wewenang dengan jelas dan tegas, sehingga dapat mempermudah dalam proses pelaporan dan memperjelas tingkat kepemimpinan.

5. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang berkaitan dengan prosedur penggajian ditekankan pada bagian personalia yang melimpahkan wewenang pelimpahan data gaji kepada bagian Administrasi Personalia, dan bagian Administrasi Personalia mempunyai wewenang dan tanggung jawab ini dapat mempermudah dalam proses operasi perusahaan, selain itu dapat memperjelas dalam proses pelaporan dan memperjelas tingkat kepemimpinan pada perusahaan. Kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat kebijakan khusus sehubungan dengan proses penerimaan, penempatan, pelatihan, promosi, maupun tindakan perbaikan dalam perusahaan, serta mengenai dilaksanakannya program pelatihan sumber daya manusia. Karyawan yang terdapat dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melewati masa percobaan kerja selama tiga bulan sebelum menjadi karyawan tetap dan sebelumnya telah diberitahukan mengenai sanksi yang ada.

6. Risk Assesment (perkiraan risiko)

Untuk menghindari penetapan risiko dalam pengelolaan gaji, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan aplikasi yang menggunakan payroll yang dapat memperkecil kesalahan yang terjadi sehingga perkiraan risiko yang mungkin timbul dapat diantisipasi secara memadai.

7. Control Activities (Kegiatan pengendalian)

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, hal-hal yang menyangkut aktivitas pengendalian dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Pemisahan tugas yang cukup

P a d a Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, t e r d a p a t p e m i s a h a n t u g a s d i a n t a r a d e p a r t e m e n - departeme n yang ada dala m per usa haa n, hal i ni dit ujukan unt uk menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan yang berhubungan dengan transaksi penggajian.

b. Prosedur otorisasi yang jelas

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berbagai tindakan pengendalian dilakukan dengan memeriksa tingkat keakuratan, kelengkapan dan tingkat otorisasi transaksi. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pengolahan informasi yang berkaitan dengan penggajian dalam bentuk dokumen dan catatan-catatan yang buat rangkap.

c. Dokumen dan catatan yang memadai

Dokumen dan catatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan objek dimana setiap t r a n s a k s i d i i k h t i s a r k a n m e l a l u i p r o s e d u r y a n g a d a s e h i n g g a memberikan jaminan bahwa setiap transaksi telah dicatat dengan benar. Sehingga tingkat keakuratan, kelengkapan dan otorisasi dalam transaksi penggajian dapat dilaksanakan secara mamadai.

d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan.

Untuk memenuhi unsur pengendalian fisik atas aktiva dan catatan, bagian personalia pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyediakan lemari arsip untuk menyimpan catatan penting. Pengendalian yang berhubungan dengan perlindungan peralatan, program, dan berkas data komputer adalah dengan digunakan password khusus asset dari perbedaan perhitungan antara catatan pengendalian dengan hasil perhitungan fisik.

e. Informasi dan Komunikasi

Sistem informal dan komunikasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah cukup memadai, sehingga manajemen mendapatkan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat. Hal ini ditunjukkan dengan adanya penggunaan alat bantu berupa komputer sehingga dapat memudahkan pengguna internal maupun eksternal untuk mengambil keputusan dalam transaksi penggajian.

f. Pemantauan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diadakan program khusus untuk melakukan pemantauan secara berkesinambungan mengenai aktivitas penggajian. Dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap pengendalian internal, sehingga apabila terdapat kelemahan atau kesalahan dalam kegiatan penggajian dapat segera diantisipasi.

Dengan diterapkan unsur-unsur pengendalian internal yang telah diuraikan di atas, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dinilai telah efektif dalam melaksanakan pengendalian internal penggajian pada perusahaan. Hal ini didukung pula dengan penerapan tujuan-tujuan pengendalian internal penggajian yang terpenuhi dengan efektif, hal ini tercermin dengan adanya:

1. Eksistensi atau Keberadaan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, tidak memungkinkan dimasukannya transaksi fiktif atau transaksi yang tidak ada dalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya, karena pihak yang berwenang dalam perusahaan selalu akuntansi lainnya, karena pihak yang berwenang dalam perusahaan selalu mengawasi dengan teliti transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penggajian.

2. Akurasi

Pencatatan transaksi yang berhubungan dengan penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diotorisasi dengan pantas oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan, karena bila terdapat

transaksi yang tidak diotorisasi dapat m e n y e b a b k a n t r a n s a k s i y a n g c u r a n g d a n a k a n b e r d a m p a k p a d a pemborosan aktiva yang akan merugikan perusahaan.

3. Kelengkapan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu menghindari kekeliruan dalam perhitungan gaji di berbagai tahap, karena dalam proses pencatatannya ada penilaian struktur pengendalian internal yang memadai.

4. Klasifikasi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, perkiraan transaksi gaji diklasifikasikan dengan pantas sesuai dengan bagan perkiraan klien yang dibuat dalam jurnal laporan keuangan, sehingga dapat dinyatakan dengan wajar.

5. Ketepatan waktu

Transaksi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dicatat pada waktu yang tepat, agar laporan keuangan tidak salah saji. Bila transaksi dicatat sebelum atau sesudah waktu terjadinya, memperbesar kemungkinan transaksi tidak dicatat dalam jumlah yang pantas.

6. Posting dan pengikhtisaran

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara transaksi penggajian perusahaan diikhtisarkan dalam bentuk jurnal dan berdasarkan perkiraan yang dicatat dalam buku besar dan berkas induk. Hal ini dilakukan untuk menjamin kebenaran klasifikasi dan pengikhtisaran.

Dengan demikian jelaslah bahwa dengan terpenuhinya unsur-unsur dan tujuan-tujuan pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dinyatakan telah efektif.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian intern gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Sistem informasi akuntansi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif;

2. Pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dinyatakan telah efektif

3. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan, berdasarkan yang berlaku didalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Sistem Informasi Akuntansi penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung keefektifan pengendalian internal penggajian dengan memadai.

4.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengemukakan beberapa saran sebagai berikut ini:

1. Sistem informasi akuntansi penggajian telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga tidak terdapat lagi kesalahan dalam penggajian;

2. Pengendalian intern gaji telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari;

3. Sistem pengendalian intern terhadap gaji mengenai fungsi pemotongan gaji yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan.

4. Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada pelaksanaan penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.penulis menyarankan sebagai berikut:

a. Mengenai peningkatan prestasi, sebaiknya ditentukan periodenya antara satu atau dua tahun, tidak hanya dengan cara kaderisasi, tetapi dilihat dari prestasi yang diberikan karyawan terhadap perusahaan, sehingga memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. Sebagai penunjang peningkatan prestasi kerja karyawan antara lain :

- catatan waktu kerja - catatan laporan hasil kerja

b. Sebaiknya adanya pemisahan tugas antara bagian yang mengentri data gaji dengan bagian yang mengolah data gaji. Hal ini untuk memudahkan pembagian tugas dan memudahkan pengawasan, sehingga setiap personil mempunyai tugas-tugas masing-masing dan dapat saling mengawasi. Oleh karena itu setiap personil dapat berkosentrasi dengan masing-masing dan data yang dihasilkan lebih akurat dan cepat waktu.

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A dan James K, Loebbecke., 1996, dialihbahasakan oleh Amir Abadi Yusuf, Auditing Pendekatan Terpadu, edisi revisi, Jakarta, Penerbit: Salemba.

Bodnar, George H. and William S. Hoopwood, 1995, Accounting Information System, sixth edition, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall. Inc.

Hank's Patrick, 1990, Concice Dictionary, Glasgow William Collins Son & Co

L a M i d j a n , 1 9 9 5 , S i s t e m I n f o r m a s i , P e n d e k a t a n M a n u a l P r a k t i k a Penyusunan Metode dan Prosed ur, edisi kesembilan, Bandung : Binanyanti

Romney, Marshall B., Paul J. Steinbart, Barry E. Cushing, 1997, Accounting Information System, seventh edition, United State of America: Addison Wesley Publishing Company, Inc.

Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Amir Abadi Yusuf.

Buku Satu, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Warrens, S Carl, James M Reeve, dan Philip E Fess. 2005. Pengantar Akutansi.

Edisi Kelima. Penerjemahan Aria Farahmita Amanaugrahani dan Taufik

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Cetakan Ketiga. Edisi Ketiga. Penerbit

Salemba Empat. Jakarta.

Sugiyarso, G dan F Winarni, 2005. Dasar-dasar Akunransi Perkantoran. Penerbit

Media Pressindo. Yogyakarta.

Pedoman Magang Diploma Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pedoman Karya Ilmiah dan Tugas Akhir

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

     

Dengan demikian jelaslah bahwa dengan terpenuhinya unsur-unsur dan tujuan-tujuan pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dinyatakan telah efektif.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian intern gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Sistem informasi akuntansi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif;

2. Pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dinyatakan telah efektif

3. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan, berdasarkan yang berlaku didalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Sistem Informasi Akuntansi penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung keefektifan pengendalian internal penggajian dengan memadai.

4.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengemukakan beberapa saran sebagai berikut ini:

1. Sistem informasi akuntansi penggajian telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga tidak terdapat lagi kesalahan dalam penggajian;

2. Pengendalian intern gaji telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari;

3. Sistem pengendalian intern terhadap gaji mengenai fungsi pemotongan gaji yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan.

4. Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada pelaksanaan penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.penulis menyarankan sebagai berikut:

a. Mengenai peningkatan prestasi, sebaiknya ditentukan periodenya antara satu atau dua tahun, tidak hanya dengan cara kaderisasi, tetapi dilihat dari prestasi yang diberikan karyawan terhadap perusahaan, sehingga memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. Sebagai penunjang peningkatan prestasi

- catatan waktu kerja - catatan laporan hasil kerja

b. Sebaiknya adanya pemisahan tugas antara bagian yang mengentri data gaji dengan bagian yang mengolah data gaji. Hal ini untuk memudahkan pembagian tugas dan memudahkan pengawasan, sehingga setiap personil mempunyai tugas-tugas masing-masing dan dapat saling mengawasi. Oleh karena itu setiap personil dapat berkosentrasi dengan masing-masing dan data yang dihasilkan lebih akurat dan cepat waktu.

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A dan James K, Loebbecke., 1996, dialihbahasakan oleh Amir Abadi Yusuf, Auditing Pendekatan Terpadu, edisi revisi, Jakarta, Penerbit: Salemba.

Bodnar, George H. and William S. Hoopwood, 1995, Accounting Information System, sixth edition, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall. Inc.

Hank's Patrick, 1990, Concice Dictionary, Glasgow William Collins Son & Co

L a M i d j a n , 1 9 9 5 , S i s t e m I n f o r m a s i , P e n d e k a t a n M a n u a l P r a k t i k a Penyusunan Metode dan Prosed ur, edisi kesembilan, Bandung : Binanyanti

Romney, Marshall B., Paul J. Steinbart, Barry E. Cushing, 1997, Accounting Information System, seventh edition, United State of America: Addison Wesley Publishing Company, Inc.

Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Amir Abadi Yusuf.

Buku Satu, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Warrens, S Carl, James M Reeve, dan Philip E Fess. 2005. Pengantar Akutansi.

Edisi Kelima. Penerjemahan Aria Farahmita Amanaugrahani dan Taufik

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Cetakan Ketiga. Edisi Ketiga. Penerbit

Salemba Empat. Jakarta.

Sugiyarso, G dan F Winarni, 2005. Dasar-dasar Akunransi Perkantoran. Penerbit

Media Pressindo. Yogyakarta.

Pedoman Magang Diploma Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pedoman Karya Ilmiah dan Tugas Akhir

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara